estrategia de racionalizaciÓn · 2021. 1. 29. · racionalización de trámites, deberá elaborar...
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ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN
DE TRÁMITES
AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD
VIAL
Bogotá D.C., enero de 2021
Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 1
2.1 Objetivo general ......................................................................................................................... 1
2.2 Objetivos Específicos ............................................................................................................ 2
2.3 Alcance ...................................................................................................................................... 2
3. Definiciones .................................................................................................................................. 3
4. Normatividad ................................................................................................................................ 5
5. ¿Qué es la racionalización de trámites? ............................................................................. 6
6. La racionalización del trámite en la ANSV ......................................................................... 7
6.1 Paso 1. Preparación ....................................................................................................................... 8
6.2 Paso 2. Recopilación de información general ............................................................................ 8
6.3 Paso 3. Análisis y diagnóstico (priorización de trámites) ......................................................... 9
6.4 Paso 4. Formulación de acciones y rediseño del trámite ......................................................... 9
6.4.1 Actividades incluidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2021,
componente 2, racionalización de Trámites ...................................................................................... 9
7. Monitoreo y seguimiento ........................................................................................................ 11
8. Bibliografía .................................................................................................................................... 11
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1. INTRODUCCIÓN
La Agencia Nacional de Seguridad Vial ANSV, fue creada mediante la Ley 1702 de 2013, es una
Unidad Administrativa Especial de carácter descentralizado, del orden nacional, que forma parte
de la Rama Ejecutiva, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio
propio, adscrita al Ministerio de Transporte, tiene como finalidad la planificación, articulación y
gestión de la seguridad vial del país. Es el soporte institucional y de coordinación para la ejecución,
el seguimiento y el control de las estrategias, los planes y las acciones dirigidos a dar cumplimiento
a los objetivos de las políticas de seguridad vial del Gobierno Nacional en todo el territorio nacional.
En ese sentido la ANSV en cumplimiento de los lineamientos establecidos en el Decreto 2106 de
2019, la Ley 2052 del 25 de agosto de 2020, Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG
dentro de la Dimensión de “Gestión para el resultado con valores” y de la Política de
Racionalización de Trámites, deberá elaborar anualmente una estrategia de racionalización de
tramites como parte integral del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y la cual deberá
ser inscrita en el Sistema Único de Información de tramites –SUIT del DAFP, con el fin de fortalecer
así la relación del Estado con el ciudadano de manera transparente y participativa, prestando
un servicio de excelencia y facilitando la garantía del ejercicio de los derechos ciudadanos, a
través de la entrega efectiva de productos, servicios e información y generando un mayor valor
público en la gestión.
Es así como se presenta a la ciudadanía y demás grupos de valor la Estrategia de Racionalización
de Trámites 2021 que contiene el trámite a racionalizar desde los medios normativos,
administrativos y tecnológicos que le apliquen promocionando la agilidad y facilidad en la
ejecución y resultados de los trámites y procesos internos de la ANSV en el ejercicio de su
misión y atendiendo las disposiciones normativas vigentes y con los deberes y derechos de la
población colombiana, logrando así la cultura de la transparencia en las actuaciones
administrativas, el cumplimiento de las necesidades y expectativas del ciudadano asociadas a los
trámites y el acceso a la información y ejecución de los trámites.
Para la construcción de esta estrategia se realizó una consulta a la ciudadanía e interesados a
través de la página oficial de la entidad, así como por correo interno de la entidad, en el cual
se invitó a enviar sus propuestas, sugerencias y recomendaciones entre el 29 de diciembre
de 2020 y el 09 de enero de 2021.
2. OBJETIVOS Y ALCANCE
2.1 Objetivo general
Facilitar al ciudadano y grupos de interés el acceso y gestión del trámite actual y otros procesos
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administrativos relacionados que brinda la ANSV a través de la implementación de acciones que
permitan la simplificación, estandarización, eliminación, optimización o automatización logrando así
mayor transparencia en las actuaciones de la entidad.
2.2 Objetivos Específicos
Analizar el trámite actual de la ANSV y sus procesos administrativos relacionados
identificando sus oportunidades de mejora y racionalización.
Definir el plan de acción para la racionalización del trámite actual de la ANSV y sus
procesos administrativos relacionados.
2.3 Alcance
La Estrategia de Racionalización de Trámites de la ANSV definida para la vigencia 2021, que
facilita a los grupos de interés el acceso y la gestión del trámite actual y otros procesos
administrativos relacionados, se enmarca en los siguientes seis pasos de la Política de
Racionalización de Trámites establecidos en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG)
diseñado por el Departamento Administrativo de la Función Pública:
Ilustración 1. Pasos para la racionalización de trámites
Fuente: Función Pública, 2017.
1. Preparación
2. Recopilación de información general
3. Análisis y diagnóstico
4. Formulación de acciones de racionalización y rediseño
5. Implementación y monitoreo
6. Evaluación y ciclo continuo de racionalización
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3. Definiciones1
Actividades de valor añadido: Son esenciales para agregar valor al usuario y cumplir sus
expectativas. Estas actividades no son eliminables, al contrario, se pueden enfocar recursos
en optimizarlas y hacerlas más eficientes, de tal forma que agreguen mayor valor al usuario.
Actividades necesarias, pero sin valor añadido: No agregan valor al usuario, pero son
requeridas como soporte para ejercer los procesos de apoyo o estratégicos y se requieren por
razones de seguridad o motivos normativos. Si bien estas actividades se deben seguir
realizando, en ocasiones se debe tratar de minimizarlas (en algunos casos, con
racionalizaciones normativas se podrán eliminar).
Actividades sin valor añadido e innecesarias: No agregan valor ni son necesarias por
requisitos normativos o de gestión, por lo que se constituyen en actividades eliminables:
primeras alternativas de racionalización identificadas.
Ciudadanos: Es un concepto político-jurídico aplicado a cualquier persona que pertenece a
una nación especifica.
Comité Técnico para la Racionalización de Trámites: Nombrado por la Alta Dirección quien
designará a los servidores públicos que liderarán las iniciativas para la racionalización de
trámites durante cada ciclo de racionalización. Este Comité es el principal responsable de la
recolección de información, análisis, diagnóstico y apoyo para el cumplimiento de los
diferentes pasos de la metodología, además, debe servir como enlace entre las diferentes
áreas administrativas y misionales que intervengan en el trámite, y el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño para la validación y aprobación de la estrategia de racionalización a
incorporar en el Plan Anticorrupción. Este comité técnico podrá variar y ajustarse para cada
ciclo de racionalización, teniendo en cuenta los objetivos y trámites a priorizar en cada ciclo.
Para la ANSV equivale al Subcomité Técnico de Fortalecimiento Transversal.
Grupos de valor: Personas naturales (ciudadanos) o jurídicas (organizaciones públicas o
privadas) a quienes van dirigidos los bienes y servicios de una entidad. (Departamento
Administrativo de la Función Pública, 2017).
Política de racionalización de trámites: Hace parte del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión – MIPG y tiene como objetivo facilitar al ciudadano el acceso a los trámites y otros
procesos administrativos que brinda la administración pública por lo que cada entidad debe
implementar acciones orientadas a simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar
trámites y procedimientos administrativos.
Procedimientos administrativos: Conjunto de requisitos, pasos o acciones dentro de un
proceso misional, que determina una entidad u organismo de la administración pública o
particular que ejerce funciones administrativas para permitir el acceso de los ciudadanos,
1 Módulo 3. Gestión con Valores para resultados. Departamento Administrativo de la Función Pública
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usuarios o grupos de interés a los beneficios derivados de programas o estrategias cuya
creación, adopción e implementación es potestativa de la entidad.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados (productos/servicios) de
acuerdo con los requerimientos de la ciudadanía o partes interesadas.
Procesos de apoyo: Proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos
estratégicos, misionales y de evaluación.
Procesos de evaluación: Necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del
desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia de la entidad.
Procesos estratégicos: Son aquellos que tienen como tarea primordial el establecimiento de
políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación y disposición de recursos
necesarios, facilitan el seguimiento y la mejora contínua.
Procesos misionales: Corresponden a la cadena de valor que permite obtener el resultado
previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón de ser.
Racionalización administrativa: Mejora de los procedimientos internos y de las condiciones
de prestación del servicio asociados a los trámites y otros procedimientos administrativos.
Racionalización de trámites: Facilita el acceso a los servicios que brinda la administración
pública, y permite a las entidades simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar
los trámites existentes, acercando el ciudadano a los servicios que presta el Estado, mediante
la modernización y el aumento de la eficiencia de sus procedimientos.
Racionalización normativa: Corresponde al ajuste o modificación de instrumentos
normativos: Instrucciones, Resoluciones, Circulares, Decretos, Leyes, para simplificar o
racionalizar trámites y facilitar la interacción del ciudadano con el Estado.
Racionalización tecnológica: Incorporación de medios electrónicos para automatizar total o
parcialmente trámites y otros procedimientos administrativos, de modo que los mismos puedan
ser realizados en línea por los ciudadanos.
Trámite: Conjunto de requisitos, pasos, o acciones reguladas por el Estado, dentro de un
proceso misional, que deben efectuar los ciudadanos, usuarios o grupos de interés ante una
entidad u organismo de la administración pública o particular que ejerce administrativas, para
acceder a un derecho, ejercer una actividad o cumplir con una obligación, prevista o autorizada
por la ley.
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4. Normatividad
Constitución Política de 1991 (Artículos 83, 84, 209 y 333). Con el fin de facilitar las
relaciones de los ciudadanos con la administración pública, potencia los principios de
eficiencia, buena fe, celeridad, economía, confianza, ética y transparencia, mediante la
simplificación de los trámites que las personas jurídicas y naturales deben hacer ante
diferentes instituciones.
Ley 190 de 1995. “Por medio de la cual se dictan las normas tendientes a preservar la
moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la
corrupción administrativa”.
Ley 489 de 1998 (Artículos 18). Establece la supresión y simplificación de trámites como
política permanente de la Administración Pública.
Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción. “Por la cual se dictan normas orientadas a
fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción
y la efectividad del control de la gestión pública”.
Ley 2052 del 25 de agosto de 2020. “Por medio de la cual se establecen disposiciones
transversales a la rama ejecutiva del nivel nacional y territorial y a los particulares que
cumplan funciones públicas y administrativas, en relación con la racionalización de trámites
y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 2150 de 1995. “Por medio del cual se suprime y reforma regulaciones,
procedimientos o trámites innecesarios en la Administración Pública”.
Decreto 235 de 2010. “Por el cual se regula el intercambio de información entre entidades
para el cumplimiento de funciones públicas”.
Decreto 103 de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se
dictan otras disposiciones”.
Decreto 1081 de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del
Sector Presidencia de la República”.
Decreto 1008 de 2018 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la política
de Gobierno Digital y se subroga el Capítulo 1 del Título 9 de la Parte 2 del Libro 2 del
Decreto número 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones”.
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Decreto 2106 de 2019. “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar
trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”.
Documento CONPES 3292 de 2004. “Por medio del cual se establece un marco de
política para que las relaciones del gobierno con los ciudadanos y empresarios sean más
transparentes, directas y eficientes, utilizando estrategias de simplificación,
racionalización, normalización y automatización de los trámites ante la administración
pública”.
Guía Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano. Versión 2, 2015.
Guía metodológica para la racionalización de trámites. Versión 1, 2017.
5. ¿Qué es la racionalización de trámites?2
La racionalización de trámites facilita el acceso a los servicios que brinda la administración
pública, y permite a las entidades simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar
los trámites existentes, acercando el ciudadano a los servicios que presta el Estado, mediante
la modernización y el aumento de la eficiencia de sus procedimientos.
La racionalización de trámites se aplica principalmente con la finalidad de:
1. Facilitar al ciudadano y a los empresarios su interacción con el Estado.
2. Aumentar la transparencia en las actuaciones administrativas y disminuir la
discrecionalidad del funcionario público.
3. Atender las necesidades y expectativas del ciudadano asociadas a los trámites.
4. Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites.
5. Fortalecer el control social y el seguimiento a la implementación de las mejoras
propuestas.
Una racionalización o simplificación de un trámite implica:
Disminución de costos.
Disminución de requisitos para llevar a cabo el trámite.
Disminución de tiempos de ejecución del trámite.
Evitar la presencia del ciudadano en las ventanillas del Estado haciendo uso de medios
tecnológicos y de comunicación.
Ampliación de la vigencia de certificados, registros, licencias, documentos.
2 Módulo 3. Gestión con Valores para resultados. Departamento Administrativo de la Función Pública
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Otros aspectos que representen una menor carga para el ciudadano y un mayor valor
agregado.
La racionalización de trámites en la entidad se puede definir dentro de alguna de las siguientes
acciones:
Racionalización normativa: Ajuste o modificación de instrumentos normativos:
Instrucciones, Resoluciones, Circulares, Decretos, Leyes, para simplificar o
racionalizar trámites y facilitar la interacción del ciudadano con el Estado.
Racionalización administrativa: Mejora de los procedimientos internos y de las
condiciones de prestación del servicio asociados a los trámites y otros procedimientos
administrativos.
Racionalización tecnológica: Incorporación de medios electrónicos para automatizar
total o parcialmente trámites y otros procedimientos administrativos, de modo que los
mismos puedan ser realizados en línea por los ciudadanos.
6. La racionalización del trámite en la ANSV
Con la expedición del Decreto 2106 de 2019 “Por el cual se dictan normas para simplificar,
suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la
administración pública”, se realizó el traslado de competencias para atender el trámite para la
autorización de Sistemas Automáticos o Semiautomáticos y Otros Medios Tecnológicos para
la Detección de Presuntas Infracciones al Tránsito – “SAST”, a la Agencia Nacional de
Seguridad Vial, trámite que se encontraba a cargo del Ministerio de Transporte.
Es por esto, que, con ocasión a la expedición de este Decreto, durante la vigencia 2020, la
ANSV, elaboró un cronograma de trabajo para lograr su cumplimiento, el cual se desarrolló de
manera conjunta entre en el Ministerio de Transporte y las diferentes dependencias de la
Agencia tales como: La Dirección Infraestructura y Vehículos, Oficina Asesora de Planeación,
Oficina Asesora de Comunicaciones, Oficina Asesora Jurídica, Grupo TIC y el Grupo de
Atención al Ciudadano.
Dicho esto, a partir del 20 de agosto de 2020, la entidad posee un solo trámite inscrito en
Sistema Único de Información de Trámites (SUIT), del Departamento Administrativo de la
Función Pública-DAFP, el cual se encuentra disponible para todos los interesados en el portal
de datos del estado colombiano GOV.CO https://www.gov.co/ficha-tramites-y-
servicios/T76568, así como en la sección de Atención al ciudadano
https://ansv.gov.co/fotodeteccion.html y en el botón de transparencia de la página web de la
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entidad categoría 9.Trámites y servicios, de conformidad con la Ley de Transparencia y Acceso
a la Información Pública.
Así mismo, teniendo en cuenta que este trámite entró en operación ya racionalizado, no se
adoptaron nuevas medidas de racionalización para la vigencia 2020, esto de la mano de la
asesoría brindada por el DAFP.
Finalmente, la entidad verificó posibles acciones de mejora de este trámite, acciones que se
encuentran incluidas para su ejecución en la presente estrategia.
6.1 Paso 1. Preparación
Desarrollo de reuniones de socialización de la política de racionalización y metodología
a implementar en la ANSV.
6.2 Paso 2. Recopilación de información general
Análisis del mapa de procesos de la ANSV publicado en el sitio web de la entidad,
comprendiendo los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y
control. Desde este mapa de procesos se identifica el inventario de procesos.
Identificación del trámites, procesos o servicios que están asociados a los servicios de
la ANSV.
Verificación del procedimiento Solicitud para la autorización de trámite ante del DAFP
(nuevos trámites o Modificación Estructural de trámites existentes de la ANSV) (ANSV-
PDE-PR-05 V.01).
Verificación del registro en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT) del
trámite identificado, en el portal GOV.co del cual se encontró en el link
https://www.gov.co/ficha-tramites-y-servicios/T76568
Identificación de los usuarios del trámite "Autorización para la instalación de sistemas
automáticos, semiautomáticos y otros medios tecnológicos para la detección de
presuntas infracciones de tránsito – SAST (Cámaras de fotodetección)" los cuales
corresponden a Autoridades de Tránsito terrotoriales.
Verificación del procedimiento para la Autorización de sistemas automáticos,
semiautomáticos y otros medios tecnológicos para la detección de presuntas
infracciones de tránsito – SAST (ANSV-GEI-PR-01 V. 00).
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6.3 Paso 3. Análisis y diagnóstico (priorización de trámites)
La guía para la racionalización de trámites del DAFP señala: “se deben seleccionar
aquellos en los cuales se enfocarán los esfuerzos para el ciclo de racionalización. Lo
más recomendable es realizar el proceso de racionalización por ciclos, centrándose en
algunos objetivos limitados en cada uno de ellos, con el fin de mantener bajo control el
alcance del proceso”. Este paso no se requiere, teniendo en cuenta que la entidad solo
cuenta con un (1) trámite y no es necesario priorizar.
6.4 Paso 4. Formulación de acciones y rediseño del trámite
Formulación de la estrategia de racionalización de trámites para el ciclo 2021
cumpliendo con los parámetros establecidos por la Política de Racionalización de
Trámites en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.
Ejercicio de participación ciudadana con los grupos de interés de la ANSV usuarios
para validar las acciones propuestas en la estrategia de racionalización de trámites
para el ciclo 2021.
Posterior a la aprobación de la estrategia por las partes internas de la ANSV y el
ejercicio de participación ciudadana, se procederá a su registro en el Sistema Único de
Información de Trámites (SUIT), teniendo en cuenta el manual del usuario; así mismo,
se llevará a cabo la actualización del componente de racionalización del Plan
Anticorrupción de la ANSV y su correspondiente articulación con el Plan de Acción
Institucional.
6.4.1 Actividades incluidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
2021, componente 2, racionalización de Trámites
Se estima desarrollar las siguientes acciones de racionalización para el trámite "Autorización
para la instalación de sistemas automáticos, semiautomáticos y otros medios tecnológicos
para la detección de presuntas infracciones de tránsito – SAST, T76568.
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Situación actualMejora por
implementar
Beneficio al ciudadano o
entidad
Tipo
racionalizaciónAcciones racionalización
Fecha
inicioFecha final Responsable
Recursos
asociados
Generar un fácil acceso
desde la página web de la
ANSV al sistema de
información de
fotodetección para la
publicación de datos de los
SAST.
Mejorar la calidad y
cantidad de los atributos
que los ciudadanos y
autoridades competentes
pueden consultar en el
sistema de información de
fotodetección para la
publicación de datos de los
SAST.
31/12/2021
Componente 2: Racionalización de Trámites
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2021
Mejorar la comunicación
con la ciudadanía y
entidades involucradas
en el trámite.
Brindar a la ciudadanía
acceso a información de
manera oportuna en
relación con la
información relacionada
con SAST aprobados.
Mejoramiento
de los
componentes de
seguridad vial
que constituyen
la infraestructura
vial, vehículos y
el servicio de
transporte-
Fortalecimiento
Institucional
ACCIONES DE RACIONALIZACIÓN A DESARROLLAR PLAN DE EJECUCIÓN
Grupo TIC-
Grupo de
Gestión de la
Infraestructura.
Insuficiencia en la
difusión de información
para los ciudadanos
referente a la
autorización sistemas
automáticos,
semiautomáticos y
otros medios
tecnológicos para la
detección de presuntas
infracciones de tránsito
– SAST.
Facilitar a los
ciudadanos y
autoridades de tránsito
el acceso a la
información de los
sistemas de
fotodetección que
están debidamente
autorizados en el país.
Racionalización
tecnológica01/03/2021
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7. Monitoreo y seguimiento
El monitoreo y seguimiento se deberá realizar de manera coordinada con la Oficina de
Planeación y la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, de conformidad
con lo establecido en los artículos 2.1.4.5 y 2.1.4.6 del Decreto 1081 de 2015.
8. Bibliografía
Guía Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano versión 2, 2015.
Guía metodológica para la racionalización de trámites versión 1, 2017.
Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Consejo para la
Gestión y Desempeño Institucional, Versión 3, diciembre de 2019.
Elaboró: Oficina Asesora de Planeación
Fecha de Aprobación:
Versión sometida a opinión y participación de la ciudadanía y grupos de valor entre el 29 de diciembre
de 2020 y el 09 de enero de 2021.
Versión 1, aprobada mediante Acta No.1 del Comité Institucional de gestión y Desempeño del 25 de
enero de 2021.