1. LOS SISTEMAS En el contexto de las organizaciones empresariales se habla mucho de sistemas y de sus diferentes aplicaciones; pero al querer definirlos, utilizando hasta bibliografa especializada, es difcil encontrar una conceptualizacin clara y concisa. Por esta razn la mayor dificultad es la referente a la seleccin de la metodologa ms adecuada para disear Sistemas de Informacin. Como lgica consecuencia de este fenmeno encontramos, en la vida real, que se usa el computador (sistema) en aplicaciones que no son rentables, la actitud desfavorable hacia los Sistemas de Informacin Administrativos y el no aprovechamiento integral de dichos sistemas, tanto en las empresas pblicas como privadas. Como premisa inicial, aceptemos que un Sistema de Informacin es un conjunto complejo, que involucra muchas personas, mquinas y mltiples relaciones entre ellas, capacitado para aceptar y transformar datos y recursos de diferente ndole con el fin de producir informacin para conocer el resultado de una actividad. En tal sentido su diseo y desarrollo se asemejar al de cualquier conjunto complejo e interrelacionado de componentes humanos y fsicos, tales como un sistema de procesamiento de datos automatizado, una red de telecomunicaciones, una red de transporte, un automvil, un reloj mecnico, etc.; ya habremos observado que dichos sistemas se disearon y pusieron en funcionamiento para cumplir con un objetivo especfico y que se diferencian de los llamados sistemas naturales, tales como el sistema planetario, porque en su diseo no intervino la mano del hombre.

Esta es la primera e intuitiva divisin de los sistemas, en naturales y artificiales; siendo los primeros de origen fsico y biolgico y los segundos construidos por el hombre para satisfacer sus necesidades de acuerdo con los diferentes estadios de su desarrollo mental, social, cultural y tecnolgico. Se consider esta primera divisin entre los sistemas que nos rodean porque son los sistemas artificiales los que generan el problema del diseo; por lo contrario, los sistemas naturales no se disean, existen a travs del tiempo y slo es posible tratar de encontrar las leyes que rigen su comportamiento.

En las ciencias clsicas como la Fsica, la Qumica y la Biologa han predominado los estudios, generalmente exitosos, de los sistemas naturales y ello ha generado una arraigada influencia de su metodologa de anlisis sobre profesiones ms o menos alejadas de dichos sistemas naturales, tales como la ingeniera y en especial la Ingeniera de Sistemas, bautizndola, incluso, con el nombre de Anlisis de Sistemas.

Claro est que, en contraposicin, varios autores, entre los que sobresalen ACKOFF RUSSELL, HERBER SIMON, LUDWING VON BERTALANFFY y KENETH BOULDING, han demostrado la inconveniencia del enfoque analtico as como la necesidad de la CIENCIA DE LO ARTIFICIAL o CIENCIA DE LOS SISTEMAS que ms que analtica sea integral y haga nfasis en la sntesis, en los sistmico, por medio de la definicin de las interacciones entre los componentes del sistema. Dicha necesidad ha sido reconocida por otros autores, especializados en este campo, entre los que sobresales JOHN EMERY, ROBERT CLAUSS, JOHN JEWETT, BEN LANGEFORS y RICHARD TALL, quienes recomiendan que el lugar lgico donde debemos empezar nuestro estudio sea con aquellas teoras o conceptos que nos permitan caracterizar y disear sistemas artificiales, en general, para luego especializar dichas teoras sobre los sistemas de informacin. 1.1. CONCEPTOS Un sistema es un conjunto de elementos que interactan de alguna manera lgica e interdependiente. Por esta razn son abstractos, cuando sus elementos son conceptuales; o son concretos, cuando sus elementos son materiales.

Un sistema lo podremos caracterizar por medio de su estado; es decir, por medio del conjunto de propiedades relevantes y de los valores asociados a dichas propiedades que tiene el sistema en un momento dado.

Por ejemplo, el estado de un sistema industrial quedar caracterizado, en un intervalo de tiempo especfico, por propiedades tales como los productos que est fabricando, su estructura organizacional, la tecnologa utilizada, las materias primas y/o partes utilizadas.

De aqu que todo sistema tiene un medio ambiente que es el conjunto de elementos y propiedades relevantes que afectan de una u otra manera su estado pero que no le pertenecen. Es decir que, lo que pertenece al sistema es controlable y modificable de acuerdo con sus objetivos particulares; por lo contrario, lo que pertenece a su medio ambiente es incontrolable e inmodificable (en la gran mayora de los casos) por el sistema, porque su accin est ah, existe o no sin la intervencin del sistema en particular; por lo tanto debemos aceptarlo como una perturbacin que afecta su comportamiento, quirase o no.

Estas definiciones de sistema y de medio ambiente son subjetivas porque en realidad dependen de la perspectiva y capacidad de abstraccin del definidor, de tal manera que un mismo sistema puede ser identificado de diferentes formas por igual nmero de observadores. 1.2. LA TEORA GENERAL DE LOS SISTEMAS La Teora General de los Sistemas (T. G. S.), que fue propuesta por LUDWING VON BERTALANFFY, se basa en la sntesis relacional de los componentes de los sistemas, en la organizacin y el ordenamiento; acepta el comportamiento teleolgico, la interaccin recproca con el medio ambiente y el comportamiento aleatorio de sus actividades.

VON BERTALANFFY desarroll la T. G. S. partiendo de los sistemas naturales, fundamentalmente de los sistemas biolgicos y usando mtodos analticos pero logr introducir el concepto de sistema abierto. Como su aporte a la CIENCIA DE LO ARTIFICIAL es de aplicaciones limitadas, no se profundizar en lo referente a su desarrollo frente al estudio de sistemas empresariales. Sin embargo, tanto VON BERTALANFFY como otros teoricistas generales sobre sistemas, entre ellos BOULDING, FORRESTER y KLIR, tienen como objetivo desarrollar modelos matemticos que permitan identificar y cuantificar propiedades tales como totalidad, diferenciacin, mecanizacin, centralizacin, jerarqua, finalidad, crecimiento, competencia, estabilidad, etc., comunes a muchos sistemas naturales y artificiales; y con esto lo que se busca es la

posibilidad de predecir el comportamiento de un sistema bajo determinadas condiciones o limitaciones. 1.3. OTRAS TEORIAS GENERALES SOBRE SISTEMAS Existen otras teoras o principios generales sobre sistemas, las cuales han sido desarrolladas en forma independiente de la T. G. S., pero ellas guardan un alto grado de convergencia respecto a la consecucin de sus objetivos. Entre dichas teoras las ms importantes, respecto a la naturaleza de nuestro problema, son:

La Ciberntica, que comprende el estudio de la comunicacin y control en los animales y en las mquinas, tal como la defini WIENER.

La Teora de la Informacin, cuya principal preocupacin, un poco discordante con su nombre, son los problemas de las comunicaciones mirados como problemas de transmisin de smbolos, segn los criterios definidos por CLAUDE SHANON y WEAVER.

Y la Teora Estructural, que estudia las relaciones existentes entre las partes de los sistemas y su organizacin, enfatizando aspectos tales como jerarqua, centralizacin, descentralizacin, toma de decisiones y competencia; los autores que ms han aportado conceptos a esta teora son, entre los ms sobresalientes, KLIR y SIMON. 1.4. CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS Los sistemas reales o abstractos, naturales o artificiales, los podemos clasificar desde varios puntos de vista; por ello se presentan los que aportan mayor claridad a la solucin del problema que genera la comprensin de la funcionalidad de dichos sistemas y, ms an, su diseo, construccin y puesta en funcionamiento.

La clasificacin ms general es la propuesta por Kenneth Boulding, quien defini los niveles de complejidad funcional de los sistemas, y se presenta a continuacin:

1. SISTEMAS ESTRUCTURALES Estos sistemas son aquellos que sirven de soporte o de marco de referencia a otros sistemas; tales como la estructura de un edificio o la estructura fsica de los cristales; adems, son estticos.

2. SISTEMAS DINMICOS SIMPLES Estos son aquellos cuya estructura se caracteriza por su comportamiento dinmico; tales como las mquinas simples, las palancas, los motores elctricos, etc. Los sistemas en equilibrio pertenecen a esta categora; tales como el sistema planetario.

3. SISTEMAS DE CONTROL Estos sistemas son aquellos que mantienen un estado de equilibrio con base en la informacin de su comportamiento interno respecto a su diferencia con alguna funcin que es influenciada por una causa externa; tales como un termostato, un velocmetro, etc.

4. SISTEMAS AUTOSOSTENIDOS Estos sistemas abiertos son aquellos que intercambian, explcitamente, informacin con su medio ambiente para llevar a cabo sus funciones vitales, mantenerse y reproducirse; tales como las amebas, etc.

5. SISTEMAS VEGETALES Estos sistemas abiertos son aquellos conformados por la asociacin de entidades simples, pero interdependientes, entre los cuales existe una divisin de tareas; tales como un rbol.

6. SISTEMAS ANIMALES Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin funcional guiada por un comportamiento teleolgico, sentido instintivo de la existencia y por su movilidad; tales como los animales.

7. SISTEMAS HUMANOS Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin funcional guiada por un comportamiento teleolgico, sentido cerebral de la existencia, la posibilidad de razonamiento, autodeterminacin sobre sus actividades y las del medio que los rodea, la realizacin de procesos de abstraccin mental y la utilizacin de lenguajes simblicos; tales como el hombre.

8. SISTEMAS SOCIALES Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin compleja por estar conformados por grupos humanos homogneos; tales como los sistemas familiares, culturales, polticos, deportivos, econmicos, etc.

9. SISTEMAS TRASCENDENTALES Estos sistemas son aquellos cuya naturaleza y comportamiento estn fuera del alcance de la mente humana contempornea; tales como los fenmenos parapsicolgicos, esotricos, etc.

Una segunda clasificacin, respecto a los objetivos de esta investigacin, es la planteada por STAFFORD BEER, quien defini los criterios de determinacin y probabilidad de los sistemas, y que se presenta a continuacin:

1. SISTEMAS SENCILLOS Y DETERMINISTICOS Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin sencilla y un comportamiento dinmico totalmente predecible; tales como una cerradura, una caja fuerte, una silla, etc.

2. SISTEMAS COMPLEJOS Y DETERMINISTICOS Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin muy compleja, pero su comportamiento dinmico es totalmente predecible; tales como un jet, una planta qumica, un computador, etc.

3. SISTEMAS EXCESIVAMENTE COMPLEJOS Y DETERMINISTICOS Estos sistemas conforman una categora vaca, puesto que sistemas as no podran caracterizarse.

4. SISTEMAS SENCILLOS Y PROBABILISTICOS Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin sencilla, pero a su comportamiento dinmico slo podra determinrsele, probabilsticamente, la ocurrencia de algn evento particular; tales como los juegos de azar.

5. SISTEMAS COMPLEJOS Y PROBABILISTICOS Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin bastante compleja, pero a su comportamiento dinmico podra determinrsele, probabilsticamente, la ocurrencia de todos los eventos que dependen de su funcionamiento; tales como un sistema de administracin de calidad, administracin de inventarios, etc.

6. SISTEMAS EXCESIVAMENTE COMPLEJOS Y PROBABILISTICOS Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin sumamente compleja que no permiten una descripcin exacta ni la determinacin de su comportamiento; slo podran predecrseles, probabilsticamente, algunos eventos dependientes de su organizacin y funcionamiento; tales como el cerebro humano, la economa de un pas, etc.

Y una ltima clasificacin de los sistemas, referente a esta investigacin, es la propuesta por ACKOFF RUSSELL, quien tom como punto de partida la fenomenologa que implica el funcionamiento de los sistemas o sea su actividad respecto a su medio ambiente, y que se presenta a continuacin:

1. SISTEMAS QUE MANTIENEN UN ESTADO Estos sistemas son aquellos que reaccionan, exclusivamente, a un cambio definido en su organizacin y/o medio ambiente y producen una respuesta determinada; tales como el cerrojo de una puerta, un velocmetro, etc.

2. SISTEMAS CON PROPOSITO UNICO Estos sistemas son aquellos que responden de una manera diferente pero adecuada al mismo tipo de fenmenos, produciendo siempre el mismo resultado. Este tipo de sistemas seleccionan su comportamiento y se acomodan a los estmulos que perturban su organizacin; tales como un sistema de administracin de calidad, administracin de inventarios, etc.

3. SISTEMAS MULTIPROPOSITO Estos sistemas son similares a los de propsito nico pero persiguen varios propsitos, por lo menos dos, a partir de diferentes estados iniciales; tales como un sistema de ventas al pblico.

4. SISTEMAS CON FINALIDAD Estos sistemas son aquellos que persiguen dos o ms propsitos, pero su funcionamiento est limitado a lograr la misma finalidad; adems, dichos sistemas seleccionan su comportamiento, variable, pero no seleccionan los propsitos; tales como un traganquel (rockola) o un computador programado para jugar varios deportes..

5. SISTEMAS CON VOLUNTAD Estos sistemas son aquellos que, siendo sistemas con mltiples metas y un propsito, pueden seleccionar la meta a su libre albedro (voluntad); tales como las personas, los sistemas sociales, las empresas, etc.

2. LA ORGANIZACIN 2.1 CONCEPTO Teniendo en cuenta el concepto de sistema, discutido en la seccin anterior, podremos entender con claridad el concepto de Organizacin, definida por ACKOFF RUSSELL como un sistema con las caractersticas siguientes:

1. Es un sistema con voluntad porque contiene por lo menos un elemento o subsistema con voluntad, el cual tiene un propsito comn a la totalidad. 2. En el sistema existe una divisin funcional del trabajo para lograr la consecucin del propsito comn de los elementos que lo componen; cada uno de estos elementos es responsable de la seleccin de las posibles lneas de accin y de la escogencia de la mejor para su ejecucin. Estas lneas de accin pueden estar diferenciadas por el tipo de funcin (mercadeo, produccin, personal, finanzas e informacin), en el espacio (sucursales, subsidiarias o plantas en diferentes zonas geogrficas) o en el tiempo (diferentes turnos o pocas de produccin). 3. Cada subconjunto funcional del sistema puede tener conocimiento detallado o tener informacin bsica del comportamiento de los subsistemas restantes y responder a ese comportamiento por medio de la observacin y la comunicacin. 4. Por lo menos uno de los subconjuntos del sistema desarrolla funciones de control; es decir que, algn subconjunto comparar los resultados deseados con los resultados obtenidos del funcionamiento del sistema para llevar a cabo los ajustes necesarios y reducir las diferencias. Este sub-sistema es el que determina cuales deben ser los resultados.

Con base en esta definicin, que es muy similar a la que plantea FERNANDO DEL POZZO, podemos diferenciar los conceptos de organizacin y organismo, porque los organismos no contienen elementos con voluntad y por lo tanto no son generadores de variedad.

En la definicin de Organizacin estn presentes conceptos tales como: la divisin funcional del trabajo, que nos conduce al estudio de su estructura; el comportamiento dinmico, que nos conduce al estudio de su control; y la naturaleza de la voluntad, que nos conduce al estudio de las decisiones, las comunicaciones y de la informacin. 2.2 ESTRUCTURA 2.2.1 ESTRUCTURA SISTEMICA La estructura de cualquier sistema puede definirse como una radiografa del sistema estudiado, que nos muestra el nmero y clase de elementos que lo constituyen, as como el nmero y el tipo de relaciones que los interconecta; adems, ella nos muestra los lmites o fronteras de los sistemas respecto a su medio ambiente. No sobra aclarar que la definicin anterior es arbitraria porque un sistema, cualquiera que sea, siempre estar incluido en otro ms complejo y sus relaciones podrn dividirse en sub-componentes; lo anterior implica que la estructura de los sistemas sea, frecuentemente, producto de un proceso de abstraccin mental. Este aspecto es el que genera el problema del diseo y su solucin depende de la formacin terico-experimental del diseador.

Si consideramos la estructura de un sistema como un problema, para resolverlo tendremos que diferenciar los objetivos que definirn sus funciones, las fronteras que limiten su entorno y su constitucin fsica a nivel de componentes y relaciones.

Un ejemplo sencillo, que ilustra la lgica del proceso de diseo estructural, podra ser el siguiente: Consideremos el problema estndar de la dieta, donde tenemos ciertos alimentos bsicos que queremos mezclar para producir una dieta o men que satisfaga los requerimientos nutricionales de unos clientes al mnimo costo. Este sistema estar enmarcado por un medio ambiente definido por los precios, la disponibilidad y por las propiedades nutricionales de los alimentos. La estructura interna del sistema diettico estar definida por las variables de control que sealaran la cantidad de cada alimento en la dieta. Por ltimo, los objetivos estarn definidos por la funcin de utilidad o costo de la dieta y por la satisfaccin de los requerimientos nutricionales de los clientes. Es decir que, el

problema de diseo puede considerarse como un sistema de medios disponibles contra objetivos, enmarcado dentro de un medio ambiente definido por ciertos parmetros.

En este ejemplo, los medios son las clases y cantidades de alimentos y los objetivos son los requerimientos nutricionales de la dieta y sus costos respectivos; y, naturalmente, es muy sencillo porque en su presentacin no se plante la especificacin de la estructura jerrquica que implica la descomposicin de los objetivos generales en objetivos especficos o particulares para cada sub-sistema y para cada elemento de stos. Esta descomposicin debe llevarse a cabo hasta lograr que los objetivos de ms bajo nivel sean comprensibles y manejables sin necesidad de recurrir a nuevas descomposiciones; a dichos objetivos, de ms bajo nivel, se les llama tareas elementales.

Respecto a las propiedades de las estructuras jerrquicas podemos estudiar las ms relevantes, relacionadas con la seleccin estructural de un sistema, que son:

1. La descomposicin, la cual se refiere a la factibilidad tcnica, econmica y organizacional de aislar totalmente algunos sub-sistemas o elementos de otros, con el fin de optimizar su funcionamiento.

2. La casi-descomposicin, la cual se refiere a la poca o ninguna factibilidad tcnica, econmica y organizacional de aislar totalmente algunos sub-sistemas o elementos de otros con el fin de optimizar su funcionamiento. Esta propiedad es ms importante que la anterior respecto a la naturaleza de nuestro problema, puesto que es muy caracterstica en los sistemas sociales u organizaciones; y ello se debe a que a corto plazo cada sub-sistema o elemento se comportar algo independiente con respecto a los dems componentes del sistema, pero a largo plazo se comportarn, todos los subsistemas, como una unidad en busca de un objetivo comn y esto coincide con el principio de sinergia sistmica.

3. La representacin estructural tipo rbol, de los sistemas jerrquicos, la cual se refiere a las diferentes unidades organizacionales o nodos, a sus respectivas sub-unidades o

sub-nodos y a las relaciones de subordinacin a que haya lugar. En este tipo de representacin no se muestran otras relaciones, tales como las comunicaciones no jerrquicas, los acoplamientos de entradas y/o salidas de materiales ni la energa o la informacin (Ver figura 1-1).

4. La fragmentacin, la cual se refiere al grado de subdivisin de los nodos en sub-nodos y puede medirse por medio de la relacin entre el nmero de nodos existentes en la estructura arbrea seleccionada y la cobertura o nmero promedio de las tareas elementales que dependen de un nodo (Ver Figuras 1-2 y 1-3); y su medicin se hace con base en las ecuaciones:

F

n tn 1

, para n # 1

F

tp 1 tn 1

, para n = tp-1

En donde:

F N

= ndice de Fragmentacin = Nmero de nodos del sistema

Tn = Nmero de tareas elementales del sistema Tp = Nmero de tareas elementales promedio de los nodos.

5. La Complejidad de las tareas, la cual se refiere al alto nivel de funcionalidad que implican las mltiples relaciones entre los componentes de un sistema cuando no existe fragmentacin. Dicha complejidad puede medirse por medio del nmero de relaciones potenciales entre un grupo de tareas de un mismo nivel, al tiempo que refleja la complejidad de la tarea asignada al nivel superior.

Para una estructura con fragmentacin mnima, el grado de complejidad (C) ser:

C

2t p

1

Y para una estructura con fragmentacin mxima, el grado de complejidad (C) se reducir a:

C

tp 1 tn 1

2 tn

1

Lo anterior demuestra que un caso muy difcil de manejar se puede reducir a uno manejable; incurrindose, claro est, en el costo de sub-optimizacin que introduce la fragmentacin y que puede identificarse con cierto grado de ineficiencia.

6. La Comunicacin dentro del sistema, la cual se refiere a la comunicacin entre sus sub-sistemas y, a ms bajo nivel, entre sus componentes elementales. Claro est que una manera eficaz de reducirla ser mediante la fragmentacin y el uso obligatorio de los canales de comunicacin jerrquica que resulten; ahora, como esta decisin puede generar confusin o bloqueo en las comunicaciones, habr que utilizar canales directos entre actividades de diferentes ramas jerrquicas (Ver Figura 1-4).

Finalmente, luego de disear varias estructuras alternativas, habr que seleccionar una de ellas, para lo cual se pueden seguir los criterios siguientes:

1. Limitacin de las interacciones, la cual se refiere a la identificacin y seleccin de la estructura que tenga la mnima fragmentacin, y el mnimo nmero de canales de comunicacin; pero como no existen normas estandarizadas para la seleccin, sta queda limitada a la formacin profesional y prctica del diseador.

2. Asimilacin Nodal de las actividades, que se refiere a la micro-organizacin funcional de la estructura seleccionada, mediante la cual se optimizarn el proceso de casi-descomposicin, las comunicaciones y el nmero y clase de interacciones elementales. 3. Complementacin entre las actividades, la cual se refiere al proceso de interconexin de las tareas a nivel de elementos y de sub-sistemas, porque as se economizan canales de comunicacin y procesamientos de datos. 4. Relacin jerrquica entre los objetivos, la cual se refiere a la determinacin de la consistencia sinrgica que debe existir entre los objetivos de las tareas elementales respecto al objetivo de su correspondiente nodo, y as sucesivamente. De esta relacin depende, en proporcin directa, el comportamiento del sistema. 5. Estructuras tipo estrato, que implican la fijacin de un nivel adecuado de abstraccin organizacional, porque de esta manera podr definirse un conjunto de estratos correspondientes a cada unidad funcional del sistema. Este mtodo permite ir bajando de los niveles ms altos de la organizacin sistmica hasta el grado de afinacin que se necesite (Ver Figura 1-5). 6. Estructuras tipo capa, las cuales implican la definicin y clasificacin de las decisiones hasta llegar al grado ms fino de detalle. Por ejemplo, en una empresa cualquiera se toman decisiones logsticas; las cuales a su vez, servirn de gua para tomar decisiones tcticas; y, finalmente, stas pasarn a alimentar el proceso operacional de rutina o de decisiones operacionales (Ver Figura 1-6). 7. Estructuras tipo escaln, las cuales implican la descripcin de los niveles escalonados en que se podrn ubicar las diferentes unidades decisorias del sistema organizacional; esta descripcin es muy similar a los organigramas que usan las empresas (Ver Figura 1-7). 2.2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Tomando como punto de partida la definicin de Estructura Sistmica, que nos da la definicin intuitiva de la Estructura Organizacional, se proceder a estudiar los tpicos que son ms relevantes:

1. La nocin de autoridad, identificada como la necesidad de poseer una estructura jerrquica; porque la autoridad, para estos sistemas, parece proceder de las necesidades de reduccin y control de las actividades ms complejas que de la superioridad o importancia de las decisiones descritas en la definicin de las estructuras sistmicas. Dicha jerarquizacin, o niveles de autoridad, se basa en el beneficio que conlleva el proceso de simplificacin, ya que cada sub-sistema debe estar lo ms aislado posible y poseer un grado adecuado de independencia respecto a los dems, porque de lo contrario necesitara un volumen alto de informacin detallada acerca de los dems sub-sistemas. 2. La necesidad de acoplamiento interno, identificada como la necesidad de interaccin entre dos o ms subsistemas o elementos para cumplir sinrgicamente con los objetivos generales del todo. De aqu que se puedan utilizar acoplamientos en serie, en paralelo o retroalimentados (Ver Figura 1-8); pero en la vida real estos acoplamientos se presentan como una malla con alto grado de complejidad. 3. La necesidad de acoplamiento externo, identificada como la necesidad de reubicacin extra-organizacional de algunos sub-sistemas sin que ello conduzca a modificaciones internas del sistema organizacional. 4. El uso de estructuras tpicas, identificadas como el uso de estructuras aparentemente aisladas por medio de alta fragmentacin con el fin de minimizar o reducir las interacciones. 5. El uso de estructuras desacopladas, identificado como la necesidad de limitar el nmero de acoplamientos de entradas y salidas; especialmente cuando se trata de informacin, porque ella implica un potencial coordinador muy alto en cualquier tipo de Organizacin. Esto se puede lograr por medio de interfases estandarizadas, almacenamientos intermedios y con el uso de holguras entre dos o ms sub-sistemas siempre y cuando no perjudiquen el cumplimiento de los objetivos especficos y/o generales.

Teniendo en cuenta los puntos de vista anteriores, varios autores especializados en el estudio de los sistemas organizacionales, entre los que sobresalen RUSSEL, BEER,

GALBRAITH, SIMON, NOLAN y DEL POZZO, han desarrollado ciertos patrones estructurales tales como las organizaciones funcionales, centralizadas, descentralizadas, etc. Sin embargo, en este campo no existe consenso a cerca de cual es la mejor; pero si existe consenso en cuanto a la estructura jerrquica de los sub-sistemas de planificacin y control de las organizaciones, concluyndose que existen dos grandes sub-sistemas que son:

1. El Sub-sistema Logstico, que incluye a los elementos, actividades y recursos necesarios para transformar las materias primas en productos y servicios. 2. El Sub-sistema Administrativo, que incluye a los elementos, actividades y recursos necesarios para guiar y controlar todas las actividades de la Organizacin (Ver Figura 1-9).

3. CONTROL 3.1 CONTROL SISTMICO El estudio del control en los sistemas es la razn de ser de la Ciberntica, especialmente en los sistemas complejos y probabilsticas. Por ello se basar en los planteamientos desarrollados por STAFFORD BEER, ya que segn este autor el sub-sistema de control es difcil de identificar puesto que su existencia slo sera detectada mediante la observacin minuciosa del funcionamiento del sistema; y como el sistema problema de la investigacin cuenta nicamente con la visualizacin terica de su estado, entonces dichos planteamientos sern los adecuados.

Como el control se identifica a travs del conocimiento del estado interno de los sistemas, por medio de la deteccin de los estmulos externos que se lo modifican y de las respuestas que tienden a conducirlo hacia un estado ideal, entonces podremos concebirlo como el subsistema o el elemento que le permite a los sistemas conocer sus estados deseados (voluntad) e iniciar las acciones que corrijan las desviaciones introducidas en su funcionamiento. Por esta razn es que al disear un sistema de control no se necesita conocer anticipadamente todos los posibles estmulos que pueden afectar el estado del sistema que se desea controlar y slo ser necesario que ste sea capaz de medir su propia tendencia a alejarse de un comportamiento estable deseado y de utilizar un conjunto de reglas para seleccionar las respuestas que lo reubiquen en su estado homeosttico (Ver Figura 1-10).

Pero este sistema de control no correspondera a un sistema social o biolgico, por lo que habr que pensar en un controlador muy complejo, con muchos canales de entrada (Dispositivo Aferente), el cual recibe los estmulos que afectan al sistema y los conducir a un elemento receptor (Dispositivo Sensor) que es la entrada al proceso de control, considerndolo por ahora como una caja negra, cuyo elemento de salida (Dispositivo Motor) se encarga de ubicar la respuesta asignada al respectivo estmulo por medio de un

elemento de reparto (Dispositivo Eferente). Las respuestas del controlador sern las acciones que tienden a contrarrestar el efecto de los estmulos sobre el estado homeosttico del sistema; adems, aparece una nueva dificultad que consiste en identificar la correspondencia de un gran nmero simultneo de entradas y salidas, correspondencia que se presenta como una malla muy compleja de comunicaciones entre el dispositivo aferente y el dispositivo motor que se conoce con el nombre de Retculo Anastomtico (Ver Figura 1-11).

Esta clase de controladores es la que se encontrar en las Organizaciones Empresariales; para ellos bastar asociar los elementos del controlador descrito con las actividades del grupo de personas cuya responsabilidad es la funcin de control y que podra visualizarse de la siguiente manera: el dispositivo aferente corresponder al conjunto de canales de informacin bsica para el control de las diferentes actividades de la empresa, tales como comercializacin, ingeniera, produccin, personal, finanzas, gerencia e informtica; el dispositivo sensor corresponder al conjunto de personas y equipos que harn interpretable, para el controlador, los flujos de informacin o estmulos que le lleguen a travs del dispositivo aferente; el proceso de control corresponder al proceso realizado por el o los controladores mediante la interpretacin y comparacin de los estados homeostticos de cada actividad con la informacin de control (estmulos), generndose aqu el conjunto de decisiones o acciones a desarrollar para cada actividad y la interconexin entre cada estmulo y cada respuesta que diseminar el dispositivo efector, originndose de esta manera el retculo anastomtico representado en la actividad de la funcin controladora; y, finalmente, el dispositivo eferente corresponder al conjunto de canales de informacin que conducen las respuestas seleccionadas en el dispositivo motor (planes, instrucciones, etc.), hasta cada actividad de origen con el fin de que se restablezcan los estados homeostticos afectados.

Pero todos los sistemas artificiales, especialmente los de control, necesitan una funcin retroalimentadora cuya funcin consiste en contraatacar al estmulo original, afectando, lgicamente, al proceso de control; en el caso de la Figura 1-11, dicha funcin est representada por la lnea punteada (E2) que conecta al efector con el transductor. La

introduccin de esta nueva funcin afecta directamente el funcionamiento del sistema de control, hasta el punto de que estar regido bsicamente por el contenido de la retroalimentacin. Lo anterior se puede interpretar de la manera siguiente: Si tenemos una entrada (E1) muy dbil, ella ser amplificada enormemente por F1 (P) para producir la salida (S); si se ha introducido cualquier error en E1, ste ser amplificado enormemente; sin embargo, se ha comprobado que de acuerdo con las respuestas del controlador este fenmeno no tiene importancia porque la salida (S) depende fundamentalmente de F2 (P) y no de F1 (P). Este resultado es trascendental para los sistemas empresariales donde se da, con mucha frecuencia, el caso de estmulos dbiles que son enormemente amplificados pero en los que el proceso de control no conlleva acciones en donde F1 (P) sea determinante.

Cuando se trata de un sistema complejo, el problema de su control debe estudiarse mediante el concepto ciberntico de la variedad de estados que se puedan identificar en dicho sistema.

Por ello, cualquier sistema de control debe poder reconocer y procesar la variedad de estados asociada al funcionamiento del sistema que se desea controlar; proceso que puede deducirse de la Ley del Requisito de Variedad de ASBHY, quien plantea que la variedad de actuacin de cualquier controlador debe ser igual, por lo menos, a la variedad de la situacin a controlar. Por ejemplo, si queremos controlar, mecnicamente, la calidad de un proceso que produce un bien o servicio que puede tener N fallas, mutuamente excluyentes, debemos disear un controlador que pueda reconocer y evaluar a cada uno de esos N estados de falla; en el caso de que las fallas no sean mutuamente excluyentes, por lo que sus combinaciones originan nuevas fallas diferentes a las iniciales, el controlador deber incrementar su variedad a N! 3.2 CONTROL ORGANIZACIONAL El control, de acuerdo con el principio ciberntico de la retroalimentacin, es la esencia del funcionamiento de las Organizaciones como un sistema; de tal manera que lo ms significativo de las decisiones adaptativas y modificativas consiste en actuar sobre

comportamientos determinados, basados en el control, con el fin de reducir las desviaciones percibidas y gracias a ello es posible mantener una direccin consiguindose, por lo tanto, los objetivos del sistema organizacional. Los conceptos por los que ha atravesado el control, de este sentido, definen en cierto modo la evolucin del concepto de Organizacin como ente que acta sobre su entorno y su propia estructura, ajustando, en ambas situaciones, el esfuerzo que liga el entorno y la estructura del sistema a travs de la relacin medio-objeto.

Precisamente ahora, al describir la Organizacin como un sistema, se hace patente la importancia que para ella tiene la correccin de su propia actuacin y adaptacin a su entorno, aprovechando su experiencia y tornando positiva la informacin que recoge de ellos; esto se debe a que en el control reside la facultad de percepcin de la intensidad de los esfuerzos realizados por el sistema, en relacin con la oposicin del medio ambiente y de las desviaciones o deficiencias de su propia estructura, para lograr sus objetivos internos y externos; es decir que, a travs del control puede medirse el grado de eficacia y eficiencia con que se desempea la Organizacin, centrando sus esfuerzos en los objetivos de conjunto por medio del comportamiento percibido.

Lgicamente el control ha existido en toda organizacin industrial o comercial desde el momento mismo en que ellas han nacido para cumplir algn objetivo. TAYLOR al intuirlo y FAYOL al definirlo concretamente sobre las empresas, estaban constatando algo conocido empricamente; en efecto, la Organizacin como sistema social, siempre debe procurar dos cosas: cuidar que sus planes se cumplan y distribuir econmicamente la utilizacin de sus recursos. En general, puede decirse que la evolucin del control empresarial est basado en la evolucin del control empresarial est basado en la evolucin de sus tcnicas y sus campos de aplicacin, desde el rstico control del cumplimiento de las tareas asignadas a alguien, el control de los bienes producidos, el control de los recursos y especialmente el dinero, el control econmico de los precios, costos e inversiones, hasta los modernos controles introducidos por la informtica.

El ms inmediato futuro del control aparece ligado a la Era de los Sistemas, especialmente por la funcin de retroalimentacin de la empresa, para lograr su eficiente adaptacin al cambiante medio ambiente en que conviven las Organizaciones modernas.

Actualmente, tcnicas como la Gestin en Tiempo Real o herramientas como el Cuadro de Mando estn permitiendo un control con menos demoras y mayor exactitud en la informacin proporcionada al resto de las funciones empresariales; por esto, la funcin de controlar ha logrado un desdoblamiento en rganos especializados tratando que la empresa conozca los resultados de todas sus actividades para ser ms concientes de ellas y modificar la actuacin de sus miembros de tal forma que implique la realizacin de tres tareas fundamentales, a saber:

1. Conseguir los mltiples y diferentes objetivos de la empresa, dentro de plazos oportunos. 2. Conseguir los objetivos de la empresa con economa de recursos; es decir, generando beneficio. 3. Mantener motivado el equipo humano implicado en la consecucin de dichos objetivos.

El sistema de control tiene como finalidad asegurar que la empresa acte concientemente; es decir, que conozca las causas de sus fallas y de sus xitos, corrigiendo los primeros en la medida en que ellos sea posible y explotando los segundos a travs de la bsqueda de las condiciones ms favorables para desarrollar las diferentes actividades. Por lo tanto, el control se podr caracterizar como un sistema de coordinacin de resultados y objetivos que alimenta a un sistema de decisiones, encaminado a mantener estable y progresivo el desarrollo de la empresa; y esto debe ocurrir como un proceso natural y sistemtico cuya esencia es la informacin y su comunicacin entre los que la producen, la transforman y la utilizan por medio del cumplimiento de las siguientes tareas:

1. Determinacin de las actividades y caractersticas que se han de controlar. 2. Establecimiento de los puntos de control.

3. Desarrollo de un mtodo con una sensibilidad capaz de medir las caractersticas a controlar. 4. Desarrollo de un mecanismo de comparacin entre la informacin proveniente de los resultados y los objetivos, para evaluar las condiciones del medio. 5. Fijacin de las polticas y tablas de decisin que han de servir de entorno a las decisiones que han de producirse. 6. Determinacin de quines y cmo habrn de decidir.

Conocido ya el objetivo del control, es necesario que los controles sean comprendidos por los que ejecutan las actividades controladas y por los directivos que evalan sus resultados y esto slo ser posible si el control cumple con las siguientes caractersticas:

1. Claridad y simplicidad 2. Adaptabilidad 3. Eficacia 4. Eficiencia 5. Mantenibilidad. 6. Objetividad 7. Adecuacin 8. Oportunidad 9. Rentabilidad.

Para lograr sus objetivos, el sistema de control deber cumplir, adems, con las siguientes funciones:

1. Comparar los resultados de las actividades con los objetivos asignados a los responsables de obtener dichos resultados. 2. Suministrar informacin sobre la naturaleza y la magnitud de las desviaciones que suelen producirse entre los resultados y lo planificado. 3. Proporcionar las reglas y mtodos para evaluar dichas desviaciones durante el desarrollo de las actividades.

4. Definir los puntos focales de responsabilidad y suministrarle a stos los antecedentes y tipos de evaluacin, para efectuar la toma de decisiones cuyo producto sern las medidas correctivas a que den lugar las desviaciones halladas. 5. Conocer las causas que originan las desviaciones sobre el desarrollo de las actividades planificadas, para reducir al mnimo las confusiones que generarn la aparicin de futuras desviaciones y permitan mejorar el ciclo de vida de los controles. 6. Definir y apoyar la actuacin de los ejecutores, manteniendo sus esfuerzos dentro de las tolerancias que permitan los objetivos que se persiguen. 7. Verificar que todos los recursos y medios de la empresa sean utilizados en las cuantas previstas, de acuerdo con la planificacin de las mismas. 8. Motivar a los responsables de la ejecucin de las actividades para que den el cumplimiento prefijado a las acciones del control, por medio de su participacin en la discusin de los problemas que generan las desviaciones. 9. Comunicar a todos los responsables de las actividades los resultados de las acciones del sistema de control, para minimizar el efecto del sndrome policivo que ellas generan.

Pero dada la naturaleza de sus objetivos y funciones, el sistema del control ha de estructurarse siguiendo las siguientes premisas:

1. Paralelamente al sistema de informacin, porque la base de su actividad es informacional y de su forma de comunicacin depende buena parte de su eficacia. 2. En forma piramidal escalonada, porque cada nivel de la empresa se comporta como un filtro que toma medidas correctivas de acuerdo a la responsabilidad que le corresponde y a las actividades a su cargo; el paso a un nivel superior implica una sntesis de la informacin correspondiente en el nivel inmediatamente inferior, la cual a medida que asciende de nivel se convierte en informacin plurifuncional integrada.

3. Los componentes han de utilizar aquellos aspectos informacionales que suministran los datos claves sobre el desarrollo de las actividades y/o de sus resultados, que evidentemente es lo que se controla.

De lo anterior se deduce que la estructura que contenga a los componentes del control ser la del conjunto de relaciones que intervienen y definen el juego de competencias, responsabilidades y alcance de los objetivos y resultados que generan una red decisional dinmica, las cuales son el control mismo porque regulan los objetivos que persiguen todo el proceso de control; aunque la accin comienza con el establecimiento del esquema de objetivos a conseguir.

De aqu que los componentes del sistema de control sean: el subsistema de Control Integrado, el subsistema de Control de Gestin y el subsistema de Control Operacional, los cuales se explican en la Figura 1-12.

Este enfoque del control ser bsico para optimizar el PERFIL DE CALIDAD, porque as como se habla del perfil de rentabilidad de los productos, el cual es su cara oculta u orientada al interior de la empresa, la calidad es su cara visible u orientada al mercado que se quiere penetrar o ampliar. Para ello debe controlarse el comportamiento de factores tales como diseo, funcionalidad, fiabilidad, mantenibilidad, garanta, acabado, presentacin y precio del producto frente al perfil de calidad planeado y de la competencia. Y esto slo ser posible mediante el diseo y establecimiento de un sistema de calidad que administre el logro de un grado de calidad, tcnica y econmicamente rentable, al mantener bajo control de especificaciones de calidad a los procesos de investigacin de mercados, diseo de productos, adquisicin y almacenamiento de materiales, fabricacin y almacenamiento de productos, mercadeo y de servicios post-venta.

4. DINMICA 4.1 DINMICA SISTEMTICA La caracterstica dinmica de un sistema, o sea la evolucin de su comportamiento a travs del tiempo, puede considerarse como una consecuencia de las acciones modificativas que genera su sistema de control.

Los sistemas con retroalimentacin, sealados en el estudio de control, presentan un ciclo dinmico que funciona de la siguiente manera: El estado del sistema, en un instante cualquiera, est caracterizado por ciertos niveles de actuacin que son comunicados a un centro de decisin del mismo sistema que compare su estado actual con el que debera existir y determine la accin o evento que modifique dicho nivel de actuacin; esta accin se traduce, en la mayora de los casos, en algn tipo de flujo de rdenes que han de ser ejecutadas por los elementos del sistema que son afectados de acuerdo a la naturaleza de la orden. Vale la pena acotar que el nivel de actuacin o estado comunicado al centro de decisin no tiene, necesariamente, porque ser el verdadero; o sea que la informacin que explica dicho estado puede contener distorsiones de la realidad, y adems de stas pueden existir demoras en las actividades previas de la comparacin del estado real con el estado ideal.

Para aclarar los conceptos expuestos, consideremos el problema de reordenamiento en una bodega; supongamos que la decisin de reordenamiento se basa slo en el nivel de inventario, entonces el ciclo asociado al reordenamiento se podr identificar, funcionalmente, de la siguiente manera: la decisin de reordenamiento genera un flujo de rdenes al proveedor, quien despus de cierto tiempo de entrega agrega el nmero de unidades recibidas, del proveedor, al inventario, cambiando as su nivel anterior; este nivel es informado, por ejemplo, a produccin, posiblemente con algn error y/o demora, para que se tomen las decisiones acerca de los flujos de rdenes o requisiciones para la fabricacin. Puede notarse que el funcionamiento del ciclo es permanente, o sea que siempre estn ocurriendo cambios de algn punto del mismo; adems, la accin ejecutada dependen de la informacin y decisin presentes; sin embargo, el nivel o estado del inventario no depende solamente de la ltima accin sino que es una funcin de la acumulacin de todas las acciones pasadas o anteriores.

Este tipo de retroalimentacin corresponde al caso de retroalimentacin negativa, en que el sistema persigue una meta y responde como consecuencia de no estar en el nivel fijado como meta. El otro tipo de realimentacin es la positiva, la cual conduce a procesos de crecimiento porque la accin produce resultados que generarn, adems de las acciones de restauracin del estado, acciones que van a reforzar el logro de sus objetivos; un ejemplo de dicho caso sera el de una empresa que tiene como objetivo maximizar sus ventas y utiliza para lograrlo, adems de mantener sus niveles de inventarios, las alternativas de adquisicin que le proporciona el medio ambiente de los proveedores actuales y potenciales y las variaciones de precios, as como las de mercadeo proporcionadas por la publicidad. 4.2 DINAMICA ORGANIZACIONAL En el enfoque dinmico usado para estudiar las organizaciones se parte de la estructura de los flujos de acciones mencionadas en el punto anterior y la premisa es que cualquier Organizacin y cualquier problema dentro de ella puede ubicarse dentro de esos trminos.

Lo anterior nos conduce a pensar que, por medio de la identificacin y seguimiento de los flujos de acciones que tiene lugar en la Organizacin y de los ciclos de control que la regulan, podremos simular el comportamiento dinmico de la misma. De igual manera podremos disear y evaluar diferentes estrategias de control por medio del cambio de los ciclos y/o de las reglas de decisin que se utilizan en su funcionamiento. Debe quedar claro que al estudiar la dinmica organizacional, con base en su sistema de control, se debe tener acceso a la informacin que generan y reportan sus elementos a los controladores respectivos, puesto que del resultado de la comparacin entre el estado actual del sistema y el estado esperado se deducir la dinmica de dicho sistema.

5. LA INFORMACIN 5.1 CONCEPTO Conceptualizar claramente sobre la informacin es una tarea difcil y los mismos autores sobre sistemas de informacin no han podido ponerse, suficientemente, de acuerdo para emitir una connotacin clara y completa para dicho trmino, por lo tanto se transcribirn los dos conceptos ms claros, segn el criterio del autor de este trabajo: Informacin es una entidad tangible o intangible que reduce la incertidumbre acerca de algn estado o suceso. Informacin es un conjunto de datos procesados en forma significativa para un receptor especfico, con valor real y perceptible para tomar decisiones presentes o futuras.

Sin embargo, para entender mejor el significado de informacin es preciso estudiar su funcin de apoyo al proceso de toma de decisiones que se manifiesta en el conocimiento del estado de la organizacin, de su medio ambiente, de su comportamiento, de sus posibles proyecciones y en la comunicacin de las acciones que se derivan de las decisiones que se toman con base en dicho conocimiento. 5.2 TOMA DE DECISIONES La toma de decisiones, dndole una cobertura de accin bastante amplia, comprende el proceso de bsqueda de posibles cursos de accin alternativos y la seleccin del ms conveniente, frente a la comparacin de los estados de un mismo evento para modificar o respaldar sus resultados. Esto slo ser posible, necesariamente, mediante el acopio y entendimiento de una cantidad determinada de la informacin que refleja el estado del evento y el estado esperado.

Las decisiones pueden clasificarse bajo diferentes enfoques, tales como: decisiones estratgicas, administrativas y operacionales, cuando se tiene en cuenta el estrato organizacional que las genera; decisiones estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas, cuando se tiene o no un algoritmo para su generacin; y decisiones

deterministas, bajo riesgo y bajo incertidumbre, cuando se tiene en cuenta el grado de conocimiento de los eventos y de su medio ambiente.

Los mtodos clsicos para la toma de decisiones se basan en hbitos, rutinas administrativas y en la estructura organizacional, para el caso de las decisiones estructuradas; para las decisiones no estructuradas, estos mtodos incluyen el juicio, la intuicin, la creatividad, el ojo avizor y la seleccin y el entrenamiento de los ejecutivos. Dichos mtodos estn siendo reemplazados, gradualmente, por nuevos enfoques que enfatizan la racionalidad y la cuantificacin en la toma de decisiones; el ms importante de ellos es la Investigacin Operacional que es una especializacin del Mtodo Cientfico para la solucin de problemas de decisiones basado en la construccin y solucin de modelos en los que enfatizan herramientas tales como la Teora de los Grafos, Programacin Lineal y no Lineal, Probabilidades y Procesos Estocsticos, y la Simulacin. Hay que considerar, adems, otros aspectos que deben tenerse en cuenta para desarrollar procesos de tomas de decisiones, tales como los factores humanos y organizacionales. 5.3 COMUNICACIN Y VALOR La comunicacin, en el sentido de transmisin, se define como el sistema que permite trasladar el estado o nivel de un evento entre dos puntos; y sus elementos bsicos sern un transmisor de materia o energa, un canal y un receptor ubicados entre dichos puntos. Al concepto de comunicacin se le debe asociar el concepto de cantidad de informacin, porque la naturaleza del sistema de comunicacin, depender de la naturaleza y de la cantidad de los mensajes; dicho nmero de mensajes estar relacionado ntimamente con el nmero de estados a comunicar, con el grado de incertidumbre que exista acerca de ellos, con el tiempo necesario y con el costo asociado para transmitirlos a travs del sistema de comunicacin; claro que a mayor cantidad de informacin ste deber tener transmisores, canales y receptores capaces de reconocer, codificar, transmitir y discriminar dicha variedad de mensajes, lo cual implica mayor tiempo y/o costo.

Para determinar el valor de la informacin habr que definir primero el uso que se le dar, con base en la naturaleza del proceso de toma de decisiones al cual va dirigido;

esta asociacin conceptual permite desvirtuar la falsa premisa de que a mayor cantidad de informacin mayor ser su valor. 5.4 RELACIN INFORMACIN - ESTRUCTURA Cuando se estudi la Organizacin, bajo el punto de vista estructural, se encontr que era conveniente, por varios motivos, tratar de fragmentar o aislar algunas interacciones entre sus componentes y que, como alternativa a dicha fragmentacin, se tena la posibilidad de absorber las interacciones a travs de la coordinacin, lo cual se hace por medio de la transmisin de informacin entre los elementos; claro est que dicha transmisin de informacin implica la existencia de un sistema de comunicaciones que tiene un costo asociado, tal como se plante en la seccin anterior.

Por lo tanto, ahora se necesitar determinar el balance adecuado entre aislamiento y coordinacin, lo cual slo se lograr por medio de la informacin. Lgicamente este se conllevar al estudio de costos y beneficios asociados a cada uno de dichos enfoques organizacionales; y este balance consiste en que:

1. A mayor fragmentacin y desplazamiento (mayor independencia o aislamiento) se necesitar menor cantidad y calidad de informacin y se tendrn menores dificultades en el proceso de toma de decisiones asociado a la coordinacin; lo cual implica los altos costos de la independencia, incluidos los costos de la suboptimizacin y los bajos costos de la coordinacin.

2. A menor independencia o aislamiento (mayor interaccin o acoplamiento) se necesitar mayor cantidad y calidad de informacin y se tendrn mayores dificultades en el proceso de toma de decisiones asociado a la coordinacin; lo cual implica los bajos costos de la fragmentacin y los altos costos de coordinacin.

En esta descripcin se supone, implcitamente, que para cada canal de comunicacin utilizado se ha optimizado su eleccin en trminos de su valor y su costo; esta acotacin se hace con base en el nmero y estructura de los canales de comunicacin que se hacen necesarios para optimizar la coordinacin.

Puede observarse que al estudiar el contexto de la informacin no se ha tocado la implicacin del factor humano debido a su extensin y complicacin, pero es necesario destacar, aunque muy someramente, que la fragmentacin y el aislamiento excesivos conducen a una baja en el rendimiento de las personas; ello se explica en la falta de participacin, poca variedad en las labores y dems factores organizacionales que han estudiado los socilogos y siclogos.

Entonces, a menor fragmentacin se tendrn mejores condiciones organizacionales desde el punto de vista humano, pero no se podr hacer abstraccin de las consecuencias negativas (duplicacin, superdependencia, inseguridad, caos, etc.) que implica la excesiva reduccin de la fragmentacin. Esto produce otro problema de balance referido a la independencia-coordinacin, porque las consecuencias de un determinado grado de independencia o de coordinacin debern examinarse a la luz del comportamiento organizacional ms probable y de los costos que arrastrara. De aqu se deriva la importancia de la relacin informacin-estructura. 5.5 RELACIN INFORMACIN-CONTROL Ya se discuti la relacin existente entre la informacin y el proceso de toma de decisiones; pero ahora se profundizar esa relacin por medio del enfoque informacincontrol, puesto que los controles son la base de la toma de decisiones mediante la comparacin del estado actual del sistema contra uno esperado.

Considerando como uno de los orgenes de la informacin a cada una de las actividades de la Organizacin, observaremos que en diferentes instancias, dentro de la jerarqua del control, existen instrumentos que recopilan, relacionan y procesan la informacin pertinente a los estados de las diferentes actividades de los elementos y del sistema en general; esta informacin pasa a alimentar a los controladores o tomadores de decisiones, los cuales decidirn acerca de cuales acciones deben llevarse a cabo para corregir o mantener el comportamiento de dichas actividades.

Entonces, se deduce claramente que la funcin de control y la informacin mantiene una estrecha relacin con la dinmica o cambios de estado del sistema, naturalmente soportada por su estructu

6 .LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINSTRATIVOS 6.1 CONCEPTO Cuando se trat de definir el trmino informacin se encontr un alto grado de dificultad, a pesar de que en el desarrollo de este trabajo se ha utilizado una bibliografa no muy abundante pero si selecta y con el suficiente reconocimiento sobre el tema, pero ello se debe a que no tiene sentido el hablar de informacin por si sola, aislada.

Es as como en las secciones referentes a la informacin se la presenta ntimamente ligada a los procesos de planeacin, organizacin, coordinacin y control y con la estructura de la organizacin. En cambio un Sistema de Informacin enmarcado dentro de una Organizacin o un Sistema de Informacin Administrativo (S. I. A.), con base en los conceptos discutidos hasta ahora, puede definirse como el sub-sistema de la Organizacin compuesto por un conjunto de personas, equipos y procedimientos encargados de proveer la informacin necesaria para la toma de decisiones en que se fundamenta la planeacin, organizacin, coordinacin y control que la Organizacin desarrolla en busca de sus objetivos.

Claro est que este concepto es limitado porque separa el problema de la toma de decisiones del Sistema de Informacin, an cuando de l se podra deducir que dichas funciones se desprenden del S. I. A. que las apoya; por esta razn, ser ms conveniente definir un S I. A. hacindolo coincidir con el Sistema Administrativo porque, en sentido amplio, estara incluyndose a todos los componentes del proceso de toma de decisiones asociada a la planeacin, organizacin, coordinacin y control.

Hay que aclarar que, para cumplir con los objetivos de esta investigacin habr que restringir el sistema a disear respecto al cumplimiento de ciertas funciones basadas en la informacin formal o especificada y programada para tal efecto. Por lo tanto, toda informacin no especificada o informal, no sujeta a norma administrativa alguna, no formar parte del S.I.A.; dicha limitacin se sustenta en la realidad funcional de estos sistemas, a pesar de que la tendencia en los aos ochenta es integrar a ellos la mayor parte de la informacin de las organizaciones.

Otro problema que se presenta sistemticamente es el de su denominacin, por lo que es comn encontrar las expresiones: Sistemas de Informacin Gerencial, Sistemas de Informacin Gerencial por Computadora, Sistemas de Informacin a la Gerencia, Sistemas de Informacin por Computadora, Sistemas de Informacin Automticos, Sistemas de Informacin Administrativos, etc. Sin embargo, en el desarrollo de este trabajo se ha utilizado la denominacin SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVOS (S. I. A.), porque dichos sistemas estn involucrados dentro del contexto de las siguientes razones:

1. Porque caracteriza ampliamente a estos sistemas el implicar un volumen de informacin destinada a la administracin (planeacin, organizacin,

coordinacin y control) de la Organizacin, en general, y de cada una de sus actividades especficas. 2. Porque es posible que en muchas Organizaciones, o en muchas actividades especficas de stas cuyas operaciones impliquen volumen, complejidad, relaciones de tiempo y necesidades de clculo y archivo moderadas se puede disear y establecer un Sistema de Informacin sin tener que recurrir al uso del computador y a la tecnologa que ello implica; lo cual podra ser el caso de las empresas pequeas. 3. Porque no es objetivo de este trabajo que su autor tome partido en cuanto al uso obligado de los equipos automticos de procesamiento de datos, si no identificar, diagnosticar y disear un Sistema de Informacin Administrativo, basado en el uso del computador o no, que abra la posibilidad de mejorar el proceso tecnolgico y administrativo de la calidad en Colombia.

Este razonamiento es vlido ya que en todas las Organizaciones existe algn tipo de Sistema de Informacin, aunque solo se trate de una persona encargada de recolectar, procesar, almacenar, recuperar y comunicar informacin usando un archivador, unas cuantas cuentas, calculadoras, lpices y papel. De este ejemplo trivial se deducir un conjunto funcional para los Sistemas de Informacin Administrativos, pensando en que dicho sistema debe satisfacer las diversas necesidades de informacin de los usuarios y en que los datos utilizables deben ser cuantificables y organizables de tal manera que se

facilite su identificacin, ordenamiento, registro, procesamiento (clasificaciones, clculos y resumen), almacenamiento, recuperacin reproduccin y comunicacin.

De aqu se puede concluir que un Sistema de Informacin Administrativo es un conjunto de componentes definidos e interconectados lgica y funcionalmente, capacitado para realizar las operaciones de procesamiento de datos de una Organizacin mediante el cumplimiento de los siguientes objetivos: Suplir las necesidades de procesamiento de datos de la Organizacin. Y proporcionar informacin accesible, completa, clara, precisa, imparcial, verificable, cuantificable, flexible, oportuna y a un costo razonable para diferentes niveles de la Organizacin.

Para cumplir con estos propsitos, el S. I. A. debe contar, si no con todos, por lo menos con algunos de los siguientes elementos: medios de recoleccin y procedimientos para preparacin de datos; equipos y procedimientos para procesamiento de datos; equipos y procedimientos para entrada y recuperacin de datos en el equipo de procesamiento; aplicaciones y procedimiento para la explotacin del sistema en general; dispositivos y procedimientos para almacenamiento de datos; equipos y procedimientos para reproduccin de datos desde los medios de almacenamiento; medios y procesamientos para obtener y comunicar la informacin del caso (entradas-salidas); espacio fsico; procedimientos de control para los equipos, archivos, documentacin en general y para oficinas; y, obviamente, el equipo de personas capacitadas para la administracin y operacin del sistema.

Los anteriores enfoques conceptuales sobre los S. I. A. son vlidos, como ya se observ, para cualquier tipo de empresa u Organizacin, lo mismo que para el Sistema de Informacin asociado a ellas; pero al referirnos al sub-sistema de procesamiento de los datos que se necesita en el actual contexto empresarial y para el futuro, se observa que la tendencia de este proceso est encaminada hacia la automatizacin y centralizacin de la mayor parte de las actividades que transforman los datos e informacin bsica apta para surtir al proceso administrativo de la organizacin empresarial para su funcin vital que es la toma de decisiones.

Esto conduce el estudio hacia la perspectiva de estudiar los S.I.A. a travs de un enfoque, diferente, delimitado por el uso de los computadores para tener acceso a una

forma de procesamiento automtico y centralizado que genere economas en escala, en vez de usar un gran nmero de procesamientos aislados asociados a diferentes usos.

Con esta idea en mente se presenta, ahora, el novedoso concepto sobre S. I. A. desarrollado por OSCAR BARROS V., quien plantea una particin metodolgica del estudio de los Sistemas de Informacin Administrativos en dos grandes sub-sistemas a los cuales denomina EXTERIOR E INTERIOR. El Sub-sistema Exterior es el que comprende todos los procesos, procedimientos y actividades, incluyendo la planeacin, organizacin, coordinacin y control que realizan las personas; y el Sub-sistema Interior es el que comprende todos los procesos que se ejecutan automticamente dentro de los equipos de procesamiento de datos e informacin bsica (que, por supuesto, son operados por personas) y que puede denominarse Sistema de procesamiento de Datos (S. P. D.).

Ahora se caracterizar un S. I. A. cualquiera y para ello se explica, en trminos generales, la naturaleza de la Figura 1-14. Esta representacin coincide con los conceptos organizacionales tipo estrato presentados anteriormente y en los que el Subsistema Interior (S. P. D.) es un estrato considerado como una caja negra (no es objeto de esta investigacin inmiscuirse en la estructura detallada de los S. P. D.) a la que slo se le identifican unas interfases (perifricos para recepcin, validacin, codificacin, entrada y recuperacin de datos e informacin), hardware (equipos),

software(programas diversos), y archivos (biblioteca e informacin de computador) para producir la informacin que alimenta el proceso de toma de decisiones que se desarrolla fuera de ella; y el subsistema Exterior es un estrato conformado por un conjunto de cajas negras encargadas de realizar las funciones administrativas, que incluyen las tareas de planeacin; organizacin, coordinacin, control, ejecucin de actividades y de tratamiento o de uso de informacin que realizan las personas de la organizacin empresarial. Adems, se detalla un medio ambiente que incluir a todo lo que no pertenezca al sistema, pero que influye sobre l (estructura, procedimientos, etc.), y a unos canales de comunicacin que unen al Interior con el Exterior, a las funciones administrativas entre si y a stas con el medio ambiente para el intercambio de informacin (dichos canales forman parte del Exterior).

No sobra aclarar que todo el funcionamiento del Exterior est regido por los procedimientos organizacionales que regulan los procesos, actividades, decisiones y el flujo de informacin que circula por los canales de comunicacin; y recalcar que los procesos de toma de decisiones y control no estn limitados exclusivamente al exterior, porque existe la posibilidad de que hayan decisiones factibles de programar mediante el desarrollo de reglas o algoritmos y, por lo tanto, asignarse al Interior.

Como a los S. I. A. se les ha considerado superpuestos sobre la estructura general de la Organizacin, su estructura particular estar estrechamente integrada con tal estructura organizacional; por dicha razn, el nivel de coordinacin del S. I. A. depender del diseo estructural del Exterior. Esta distincin entre el Interior y Exterior de un S. I. A. ser muy til desde el punto de vista de diseo porque permite definir dos problemas que pueden resolverse en forma relativamente aislada y secuencial (primero el problema de diseo del Exterior, desde el punto de vista organizacional, y luego el problema de diseo del Interior desde el punto de vista del equipo del procesamiento de datos, de acuerdo con las necesidades del exterior). 6.2 EVOLUCIN Los sistemas de informacin, como tales, existen con el nacimiento de las Organizaciones, por lo que su evolucin se remonta a tiempos inmemoriales; a raz de esto el estudio de los S. I. A. se centrar slo en la evolucin de su sub-sistema de procesamiento de datos y en la evolucin administrativa que ha introducido el uso del computador. 6.2.1 TIPOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS La evolucin del sub-sistema de procesamiento de datos est enmarcada por las siguientes etapas: 1. ETAPA DE PROCESAMIENTO MANUAL Durante sus primeros siglos de vida, el hombre existi y vivi sin necesidad de llevar registros ni archivo alguno de sus actividades; pero siglos despus, con el nacimiento de las primeras organizaciones sociales, se fueron haciendo necesarias algunas adaptaciones a las formas de recordar ciertos detalles trascendentales para las tribus, siendo una de ellas la forma de contar sus haberes.

Por eso, cuando dichas tribus se transformaron en naciones, generando consigo las primeras actividades productivas y comerciales, ya no eran suficientes las piedras, tablas, papiros, ni bacos usados 3.000 aos antes de la era cristiana por los mercaderes de Babilonia y se pas a innovaciones tales como la auditoria de cuentas (Grecia) y los sistemas bancarios y presupuestos (Roma); para ello fue necesario que pasaran muchos siglos y se utilizara el pensamiento humano, papel, tinta, pluma, regla, libros, etc. (500 aos A.C.), para pasar ms tarde (1800) a usar libros de contabilidad y muchos mtodos de clculo usados todava en nuestros das.

Sin embargo, a pesar de las limitaciones en cuanto a exactitud y oportunidad, los mtodos manuales de procesamiento de datos, usados actualmente, tienen las siguientes ventajas: los datos y la informacin son manipulados en una forma legible para el hombre; los cambios y las correcciones se pueden hacer fcilmente; no se requiere un volumen mnimo de procesamiento para que sea rentable; son mtodos de fcil adaptabilidad a las condiciones cambiantes de las organizaciones.

2. ETAPA DE PROCESAMIENTO MECNICO

Esta etapa de la evolucin del procesamiento de datos, inspirada en la revolucin industrial, puede desglosarse en tres fases: la primera comprende el uso de las mquinas que mejoran la ejecucin de algn paso del proceso, tales como las calculadoras mecnicas, las mquinas de escribir, tabuladotas, seleccionadoras, etc.; la segunda comprende el uso de las mquinas que desarrollan y cambian ciertos pasos del procesamiento mediante una sola operacin, tales como las mquinas que calculan e imprimen resultados, las mquinas de contabilidad, las registradoras, etc.; y una tercera etapa que se caracteriza por el uso de mquinas y calculadoras que tiene capacidad para almacenar datos, cambiar muchos pasos del proceso y programrseles sus actividades, claro est que no pueden compararse con el computador; tales como mquinas controladoras de procesos, las actuales mquinas registradoras supermercados, las actuales calculadoras de bolsillo,. de muchos

3. ETAPA DE PROCESAMIENTO ELECTROMECNICO

Esta etapa de la evolucin del procesamiento de datos est caracterizada por el uso de los primeros computadores, los cuales no eran electrnicos (sus circuitos eran magnticos y controlados por medio de rels electromagnticos), muchos de sus componentes funcionaban mecnicamente y no usaban ninguna programacin ni archivos almacenados, tales como los primeros equipos de computacin construidos entre el MARK I (1944) y el UNIVAC (1959). De esta etapa hasta nuestros das se gan en velocidad de procesamiento y manipulacin de altos volmenes de datos, pero se perdi algo de exactitud y, adems, los datos que utiliza el equipo principal de procesamientos ya no son entendibles para muchas personas. Otros equipos caractersticos de esta etapa son las perforadoras, clasificadoras, tabuladotas, lectoras, etc. No sobra aclarar que el mejor perodo de explotacin de dichos equipos fue entre 1954 y 1962.

4. ETAPA DE PROCESAMIENTO ELECTRNICO

Esta etapa de la evolucin del procesamiento de datos se caracteriza, fundamentalmente, por el uso de los equipos electrnicos (computadores modernos) y abarca desde 1964 hasta la fecha. Claro est que ella ha sufrido cambios muy importantes que son el fruto del desarrollo de la tecnologa de los computadores de segunda generacin, los cuales ya empezaron a funcionar con tubos de vaco en vez de rels hasta llegar a los microcircuitos de estado slido (CHIPS) de los computadores actuales o de cuarta generacin; a raz de esto se ha ganado ilimitadamente en los volmenes de datos que se manejan y se introdujo y desarroll la programacin, velocidad y exactitud de los procesos. 6.2.2 IMPLICACIONES ADMINISTRATIVAS El uso del computador, como cerebro de los S. I. A., conduce a estudiarlos con una perspectiva generacional algo similar a la usada para dichos sistemas de procesamiento de datos:

1. PRIMERA GENERACIN

Esta generacin, que comprende los aos de 1950 hasta 1958, se caracteriz por el uso de aplicaciones nicas (computarizacin de una actividad simple y bien definida, tales como control de inventarios, cartera, nmina, etc.) y por su nfasis en la mquina (concentracin vital para resolver las dificultades del equipo y/o su programacin).

2. SEGUNDA GENERACIN

Esta generacin, que comprende los aos desde 1958 hasta 1966, se caracteriz por el uso de aplicaciones poli funcionales (computarizacin integradaza de varias actividades aprovechando las facilidades que introdujeron los computadores de la tercera generacin, tales como los bancos de datos) y por su nfasis en definir y mejorar la organizacin y uso del Sistema de Informacin.

3. TERCERA GENERACIN

Esta generacin, que comprende los aos desde 1966 hasta 1974, se caracteriz por el uso de los Sistemas de Informacin tipo multinivel (que adems de cubrir el nivel operacional, cubren o tratan de cubrir los niveles de control y de planeacin estratgica; enfatizando sus actividades de apoyo al proceso de toma de decisiones) y por la imperante necesidad de comprender mejor la Organizacin en general como requisito indispensable para apoyar las actividades de ms alto nivel dentro de ella.

4. CUARTA GENERACIN

Esta ltima generacin, que comprende los aos desde 1974 hasta el presente, se caracteriza por la consolidacin del apoyo organizacional basado en el S. I. A.; el desarrollo de las bases de datos, en las cuales un solo archivo multipropsito apoya a varias aplicaciones que hasta entonces haban sido independientes; y con el aporte decidido a la administracin para que distribuya sus recursos de personal, financieros y de inventarios, programe la produccin y cumpla los despachos eficaz y eficientemente, porque todos los datos relevantes se pueden usar oportunamente para cada decisin.

Claro est que todas las organizaciones que usan computadores no atraviesan dichas generaciones al mismo tiempo, por mltiples motivos; razn por la cual una organizacin cualquiera puede estar ubicada en alguna de ellas, dependiendo del criterio de los administradores.

Respecto a las organizaciones empresariales colombianas, esta clasificacin es vlida aunque con cierto retardamiento a travs del tiempo por obvias razones de adaptacin al desarrollo tecnolgico de los sistemas de procesamiento electrnico y general. 5.2.3 CARACTERSTICAS RELEVANTES Los S. I. A. modernos implican grandes cantidades de equipos, programacin y recursos humanos; por esta razn numerosos efectos, que no son relevantes en los sistemas pequeos, presentan dificultades enormes y proporcionales al crecimiento del sistema. De aqu se puede concluir que, la comprensin de la complejidad organizacional y funcional de un S. I. A. es una tarea de mucha importancia y tiene mucha relacin con la manipulacin de las siguientes caractersticas:

1. El sistema debe operar sobre una especificacin de vida til que sea capaz de absorber, adecuadamente, los desarrollos tecnolgicos y al mismo tiempo conservar sus especificaciones a pesar de los cambios a que se someten los programas individuales. 2. El sistema debe procesar muchos tipos diferentes de entradas y salidas, por lo que los recursos del procesador deben asignarse y programarse dinmicamente respecto a las diversas actividades del sistema. 3. El procesamiento debe ser dividido en un adecuado nmero de partes o programas porque el equipo y su programacin no estn, generalmente, capacitados para ejecutar todas las actividades al mismo tiempo. 4. Los programas debern operar sobre los datos que han sido almacenados en los archivos de computador (medios de almacenamiento) para tiempos variables de utilizacin; la organizacin de tales datos es un factor importantsimo para el comportamiento eficiente del sistema, as como los programas de explotacin, y deben estar disponibles en el equipo cuando se necesiten.

5. Las especificaciones operacionales del equipo pueden ser muy complejas, por lo que es posible que se necesite programacin especial.

6. Los requerimientos de equipo y programacin cambian a travs del tiempo, a medida que se desarrolla la organizacin, por lo que el diseo ptimo tambin ir cambiando; esto implica un diseo inicial consistente respecto a su vida til, pero flexible a las mejoras para reducir los costos que ello conlleva. 6.2.4 CLASIFICACIN Los S. I. A. pueden clasificarse desde varios puntos de vista:

1. SEGN EL TIPO DE INFORMACIN QUE PRODUCEN

Como el S. I. A. es el generador de la informacin que apoya el proceso de toma de decisiones, entonces se le puede clasificar con base en el tipo de informacin que los conecta con determinado nivel decisional. Esta clasificacin es muy importante porque implica un tipo de informacin especfico para cada categora y un modo particular de establecerla. De tal manera que, para decisiones de tipo operacional se necesita informacin interna, bien definida, detallada, histrica, actualizada, precisa y muy frecuente; para decisiones de tipo estratgico se necesita informacin externa, amplia, agregada, con orientacin al futuro, antigua, de baja precisin e infrecuente; para decisiones estructuradas se necesita informacin proveniente del uso de las reglas de decisin y la tendencia bsica es hacia la mecanizacin de la decisin; y para decisiones no estructuradas las necesidades de informacin son difciles de determinar y el S. I. A. slo sirve de apoyo para mejorar la decisin. Esta clasificacin no debe interpretarse en el sentido de sectorizacin o aislamiento de los S. I. A. de la organizacin; por lo contrario, debe interpretarse como una manera de estructurar el S. I. A. de la Organizacin para facilitar su integracin por medio de la definicin de los tipos y procesos de informacin necesarios.

Cualquiera de las decisiones anteriores es factible de manipular por medio de mtodos cuantitativos, usndolos: como gua para la toma de decisiones, pero esta aplicacin slo ser importante para el pensador racional o solucionador de problemas; como una

ayuda para la toma de decisiones, por medio del desarrollo de algn modelo total o parcial; o como base para la automatizacin de la toma de decisiones, por medio del uso de un modelo algortmico que pueda programarse y usarse en un Sistema de Informacin Administrativo.

2. SEGN EL TIPO DE PROCESAMIENTO QUE UTILIZAN.

Los tipos de procesamientos de datos utilizados son los siguientes:

Procesamientos tipo tanda, en el cual los datos de entrada se agrupan en lotes para procesarlos conjuntamente (de un mismo lote) en determinados perodos de tiempo; por esta razn, el tiempo de respuesta o salida de informes para un trabajo amplio y ello slo estara disponible en ciertos momentos fijos.

Procesamiento tipo taller, en el cual los trabajos se ordenan en lneas de espera y se procesan normalmente de acuerdo a una regla de prioridad fijada con base en la capacidad disponible de procesamiento del equipo; por esta razn, el tiempo de respuesta o de salida de informes para un trabajo depende de la capacidad de proceso del equipo, el tipo de programacin (por ejemplo, multiprocesamiento) y de la cantidad y naturaleza de las entradas.

Procesamiento tipo lnea, en el cual se tiene prioridad para el procesamiento de un trabajo en el equipo; por esta razn, el tiempo de respuesta o salida de informes para un trabajo es muy reducido.

Procesamiento tipo tiempo compartido, en el cual a cada trabajo se le garantiza un perodo de tiempo (pequeo) cada cierto intervalo; en este tipo de proceso los trabajos son realizados intermitentemente con base en la multiprogramacin y el tiempo de respuesta o salida de informes para cada trabajo depende de la cantidad y velocidad de los equipos y de la naturaleza de los trabajos.

3. SEGN EL PROPSITO PRINCIPAL DEL SISTEMA

De acuerdo al objetivo principal, los S. I. A. se pueden clasificar como:

Centros de Cmputo, en el cual los usuarios, comnmente, entregan datos y programas para ser procesados; una vez procesados los datos, luego de que el sistema (Interior) us su sistema operativo, compiladores, programas utilitarios, etc., el usuario recibe las salidas o informes. La caracterstica de este tipo de sistema es que los archivos de datos del centro no son actualizados, excepto los de registro y control de los trabajos realizados; y que el usuario es el que decide que problema resolver y escribe sus propios programas. Adems, el centro no tiene casi control sobre el trabajo que recibe, ni el usuario puede controlar la manera como es operado el sistema (Ver Figura 1-14).

Centros de almacenamientos y recuperacin de informacin, en los cuales la recoleccin y actualizacin de datos se separan del uso de tales datos; este tipo de sistemas se conoce como banco de datos y en ellos el usuario introduce una consulta y un programa buscar la respuesta que el sistema le reporta (Ver Figura 1-15).

Centros de comando y control, los cuales son muy similares a los bancos de datos pero las salidas se originan de acuerdo al estado del sistema y no por la accin del usuario (Ver Figura 1-16).

Centros de procesamiento de transacciones, en los cuales se introduce una transaccin o accin al sistema para que un programa actualice los archivos y produzca las salidas del caso y ello ocurre en momentos predefinidos y no a pedido del usuario; la mayora de los S. I. A. usados en las organizaciones privadas y pblicas caen dentro de esta categora. En la prctica, todos los S. I. A. son una mezcla de estos tipos de sistemas. (Ver Figura 1-17).

6.2.5 PROCESO DE DESARROLLO

El proceso de desarrollo de los S. I .A., ha demostrado que en la prctica es una tarea larga, nada fcil y no estructurada; sin embargo, la misma experiencia ha conducido al esbozo de un ciclo de desarrollo de los S. I. A. y acerca del cual ya existe gran consenso. Este ciclo constituye el semforo con que actualmente se gua dicho desarrollo, hasta constituirse en lo que hoy en da se conoce como Estndar Estructural para el diseo de Informacin Administrativos. Es importante afirmar que dicho ciclo est ntimamente ligado con la divisin de los S. I. A. en Interior y Exterior ya explicada; por lo que se definir una etapa de diseo del Exterior, que comprende el estudio, diseo y evaluacin de las funciones administrativas y de la informacin asociada (que se conoce tambin como diseo lgico, anlisis de informacin, etc.) y una segunda etapa que es la del diseo Interior que comprende la traduccin del diseo Exterior en la especificaciones que permitan su implementacin en un

hardware/software determinado (este diseo Interior tambin se conoce como diseo fsico, diseo del sistema, diseo computacional, etc.).

Para efectos de este trabajo se utilizarn los nombres de diseo lgico y diseo fsico. Y a continuacin se explican, con algn grado de detalle, las diferentes etapas del ciclo estructural estndar para el diseo de S. I. A.

1. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

En esta etapa se determina, en primer lugar, si el sistema es tcnica y operacionalmente realizable y si se justifica sobre las bases econmicas que lo delimiten; para ello habr que determinar los siguientes factores:

1. La magnitud del sistema y de los costos involucrados en l. 2. La urgencia de llevar a cabo el sistema. 3. La existencia de un sistema actual, el cual ser reemplazado por el nuevo sistema en estudio. 4. Recursos financieros disponibles para su desarrollo e implantacin. 5. Equipo y recursos humanos existentes. 6. Experiencia del grupo de diseo.

7. Decisin acerca de si el sistema se basar o no en el uso del computador.

2. DISEO LGICO

En esta etapa se determinar el tipo de estructura Organizacional y la malla de informacin bsica, para luego disear la estructura del S.I.A. de la Organizacin en general; para ello habr que desarrollar los siguientes pasos:

1. Definicin y seleccin de las actividades administrativas y de las maneras alternativas en que ellas pueden ser realizadas; esto implica el estudio de la informacin necesaria para cada caso y de aqu debe resultar la definicin de las entradas y salidas alternativas de cada actividad. 2. Evaluacin de las diferentes alternativas de la realizacin de las actividades e informacin asociada para seleccionar aquellas que conducen al balance de la relacin Costo-Beneficio. 3. Especificacin del flujo de informacin en el Exterior, mediante un conjunto de procedimientos que incluyan su relacin con las actividades. 4. Especificacin de requerimientos de informacin hacia el Interior, lo cual es una consecuencia de (1) y (2); esta especificacin debe incluir las entradas y salidas del Interior, con detalle de volumen, medio y frecuencia, as como los requerimientos de procesamiento (sin incluir los procedimientos de cmo satisfacerlos) y de almacenamiento.

3. DISEO FSICO

En esta etapa se especificar el tipo de hardware que satisfaga las necesidades del diseo lgico; para ello habr que definir los siguientes factores:

1. Equipos a utilizar, incluyendo el mtodo de seleccin. 2. Aplicaciones, programas y software en general, incluyendo los parmetros de elaboracin. 3. Secuencia del procesamiento y la relacin entre los programas. 4. Manera como se acopiarn y almacenarn los datos, as como el tratamiento para los archivos asociados.

5. Procedimientos asociados al manejo del computador, especialmente las interfases. 6. Documentacin del sistema en general. Esta fase incluye, por lo tanto, la generacin de los diseos factibles, la evaluacin de tales diseos, la seleccin de equipos y la optimizacin de los diseos factibles.

4. CONSTRUCCIN

Esta etapa, que realizan los programadores y codificadores, consiste en desarrollar los programas de computador y llevar a cabo la prueba general del sistema; lgicamente, se incluye aqu la adquisicin e instalacin de los equipos.

5. IMPLANTACIN

Esta etapa incluye la generacin y prueba de archivos, el entrenamiento del personal que operar el sistema, el procesamiento en paralelo con el sistema actual (sin existe) y la evaluacin de dicho procesamiento.

6. OPERACIN

Una vez evaluada la implantacin del sistema debe entrar a desarrollar las operaciones rutinarias y espordicas que se le asignaron en el diseo.

7. MODIFICACIN

Como las condiciones ambientales del S. I. A. sufren modificaciones con los cambios organizacionales, el sistema debe estar en capacidad de ser modificado adecuadamente para seguir supliendo, normalmente, las necesidades de informacin de la Organizacin.

Este proceso no es lineal, como ha sido explicado; por lo tanto pueden presentarse interacciones y, adems, traslapes entre algunas etapas o elementos de ellas.