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MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

COMISIÓN DE CONTROL INTERNO

INFORME TÉCNICO:

AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL 2014

Diciembre, 2014

1

TABLA DE CONTENIDO

I. PRESENTACIÓN ................................................................................................. 2 II. EL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN ............................................................. 3

1. Planificación del proyecto ................................................................................ 3 2. Integrantes del Equipo gerencial ..................................................................... 3

3. Integrantes del Equipo de Enlaces .................................................................. 3 4. Procedimientos autoevaluados ........................................................................ 5 6. Guías aplicadas al proceso de Autoevaluación ............................................... 5 7. “Encerrona” ...................................................................................................... 6

III. RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN ...................................................... 6

1.-Guía General de Control Interno ..................................................................... 7 1.1.-Aspectos Generales .................................................................................. 7

1.2.-Ambiente de Control ................................................................................. 7 1.3.-Valoración de riesgos................................................................................ 7 1.4.-Actividades de control ............................................................................... 7 1.5.-Sistemas de Información ........................................................................... 8

2.1.-Dirección General ..................................................................................... 8 2.2.-Dpto. Administrativo Financiero ................................................................ 9

2.3.-Dpto. Archivo Histórico ............................................................................ 10 2.4.-Dpto. Archivo Notarial ............................................................................. 10 2.5.-Dpto. Cómputo ........................................................................................ 11

2.6.-Dpto. Conservación ................................................................................ 11

2.7.-Dpto. Servicios Archivísticos Externos .................................................... 12

3.-Evaluación de controles de procesos y procedimientos ................................ 13 IV. PLAN DE PERFECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2014 ...................................................................................................................... 14

1. Según la “Guía para la Autoevaluación General sobre el Cumplimiento de algunas medidas mínimas de la Ley y la Normas Generales de Control Interno”. ........................................................................................................................... 15 2. Según “Matriz Otros Criterios”. ..................................................................... 16

ANEXOS

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I. PRESENTACIÓN

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 17 de la Ley General de Control Interno, No. 8292 del 31 de julio de 2002 y, del acuerdo No. 18 tomado por la Junta Administrativa en sesión 29-2011 del 07 de septiembre del 2011, la Dirección General del Archivo Nacional llevó a cabo durante el segundo semestre del año 2014, la Autoevaluación de su Sistema de Control Interno (en lo sucesivo denominado ASCI por sus siglas). Por décimo segundo año consecutivo (2003 al 2014), la institución realizó la ASCI en forma exitosa, cuyos frutos se traducen en un reforzamiento del Sistema de Control Interno, tanto de las actividades sustantivas como las de apoyo logístico, logrado a través de un esfuerzo participativo de un alto porcentaje del personal de la organización, de nivel directivo, profesional, técnico y operativo. En la ASCI 2003 se logró autoevaluar 23 procedimientos de trabajo y formular un Plan de Mejoras con 29 acciones correctivas. Para el año 2004, los procedimientos autoevaluados fueron 24 y las acciones correctivas ascendieron a 94. En el año 2005 fueron autoevaluados 54 procedimientos y se esbozaron 83 acciones de mejora. En la ASCI 2006 se autoevaluaron 70 procedimientos y se generaron 126 acciones de mejora. En la ASCI 2007 se autoevaluaron 35 procedimientos que generaron 124 acciones correctivas. En la ASCI del 2008 se evaluaron 31 procedimientos y se generaron 94 acciones de mejora. En el año 2009 se evaluaron 25 procedimientos de trabajo y se generaron 95 acciones correctivas. En el año 2010 se evaluaron 39 procedimientos y se generaron 256 acciones correctivas. En el año 2011 se evaluaron 31 procedimientos y se generaron 149 acciones correctivas. En el año 2012 se aplicó el Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno institucional, recomendado por la Contraloría General de la República. En el año 2013 se evaluaron 17 procedimientos y se generaron 32 acciones correctivas y en el 2014 se evaluaron 9 procedimientos y se generaron 37 acciones correctivas.

Tabla 1 Número de procedimientos autoevaluados y número de acciones de mejora

ASCI 2003-2014

ASCI Número de

procedimientos Número de acciones

de mejora

2003 23 29

2004 24 97

2005 54 83

2006 70 126

2007 35 124

2008 31 94

2009 25 95

2010 39 256

2011 31 149

2012 Modelo de Madurez

2013 17 32

2014 9

Fuente: Informes de Autoevaluación del Sistema de Control Interno 2003-2013, Archivo Nacional.

3

II. EL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN

1. Planificación del proyecto

Dentro de la estructura del Plan Operativo Institucional del año 2014 se incluyó como una meta del programa Actividades Centrales, la realización del ejercicio de autoevaluación durante el segundo semestre de 2014, reforzando el componente de Valoración de Riesgo aplicando el (SEVRI). Se aplicará gradualmente a los procesos (sustantivos, logísticos y estratégicos), según su prioridad al Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional del Archivo Nacional, procurando eliminar, disminuir o aceptar los riesgos a los que está expuesta la institución en su quehacer diario. Cuando las causas que lo originan y su solución sean exógenas, se trasladará el riesgo a quien corresponda técnica y legalmente.

2. Integrantes del Equipo gerencial

Virginia Chacón Arias, Directora General

Graciela Chaves Ramírez, Subdirectora General

Dennis Portuguez Cascante, Jefe Departamento Administrativo Financiero

Ivannia Valverde Guevara, Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos

Javier Gómez Jiménez, Jefe Departamento Archivo Histórico.

Ana Lucía Jiménez Monge, Jefa Departamento Archivo Notarial.

Marco Antonio Calderón Delgado, Jefe Departamento Conservación.

Luis Carlos Rodríguez Carballo, Jefe Departamento Cómputo.

3. Integrantes del Equipo de Enlaces

Se enumeran y detallan a continuación los integrantes del Equipo de Enlaces, por unidad administrativa Dirección General:

1. Guiselle Mora Durán 2. Marianela Calderón Rivera 3. Maureen Herrera Brenes 4. Melina Leal Ruiz 5. Ana Marcela Avalos Mora 6. Jeannette Fernández González 7. Melissa Castillo Calivá

4

Departamento Servicios Archivísticos Externos:

1. Denise Calvo López 2. Natalia Cantillano Mora 3. Lilliana González Jiménez 4. Estrellita Cabrera Ramírez 5. Pablo Ballestero Rodríguez

Departamento Archivo Notarial:

1. Gabriela De Franco Castro 2. Mauricio López Elizondo 3. Melina Mora García 4. Siria Aguilar Castro 5. Ana Ferllini Camacho

Departamento Archivo Histórico:

1. Ana Patricia Segura Solís 2. Rosibel Barboza Quirós 3. Cynthia Arguedas Loaiza 4. Jafeth Campos Ramírez 5. Javier Gómez Jiménez

Departamento Conservación:

1. José Alberto Garro Zamora 2. Walter Bravo Chacón 3. Marco Calderón Delgado 4. José Manuel García Quirós 5. José María Cordero Álvarez 6. José Pablo Cortés Montoro 7. Fabio Jiménez Salas

Departamento Cómputo:

1. Luis Carlos Rodríguez Carballo 2. Jorge Zeledón Solano 3. Jorge Arturo Arias Eduarte 4. Petronila Mairena Traña 5. Rodrigo González García

Departamento Administrativo Financiero:

1. Elías Vega Morales 2. Marisol Urbina Aguirre 3. Jordi Sancho Luna 4. Danilo Sanabria Vargas 5. Adolfo Morales Loría 6. Rocío Rivera Torrealba

5

4. Procedimientos autoevaluados

Los procedimientos autoevaluados en el año 2014 y autorizados por la Dirección General fueron 9. Seguidamente se enlistan por unidad administrativa. Dirección General:

1. Administración de contenidos para el perfil institucional en las redes sociales de facebook y twitter

2. Mantenimiento de página web institucional Departamento de Conservación:

3. Cosido de expedientes de índices de instrumentos públicos.

Departamento Archivo Notarial:

4. Secuestro de documentos notariales

Departamento Archivo Histórico:

5. Tratamiento de la información bibliográfica Departamento Servicios Archivísticos Externos:

6. Establecimiento de la vigencia legal y administrativa y el valor científico cultural de documentos custodiados en el Archivo Intermedio a fin de efectuar la selección documental

Departamento Cómputo:

7. Mantenimiento de usuarios de red. Formulario: registro de usuarios de red 8. Atención de consultas y asesorías en temas informáticos y tecnológicos.

Departamento Administrativo Financiero:

9. Control y trámite de correspondencia que ingresa a través del servicio de mensajería interna y fax a las diferentes unidades administrativas.

6. Guías aplicadas al proceso de Autoevaluación

El Archivo Nacional aplicó básicamente tres instrumentos para la Autoevaluación de su Sistema de Control Interno, a saber: a. Guía General para la Autoevaluación General sobre el cumplimiento de algunas

medidas mínimas de la Ley General de Control Interno número 8292 y las Normas de Control Interno, documento elaborado por la Contraloría General de la República y disponible en su Sitio Web www.cgr.go.cr.

http://www.cgr.go.cr/

6

Para el análisis de la Guía General se conformaron cinco equipos, cada uno con funcionarios de los diferentes departamentos que participaron en el proceso de la ASCI 2014, liderados por un coordinador de equipo. A cada equipo le correspondió evaluar uno de los componentes del sistema de control interno.

Este formulario fue distribuido por la Comisión de Control Interno en soporte digital a los coordinadores de equipo en el proceso, con la instrucción de retomar la directriz girada en ejercicios anteriores, es decir, que el cuestionario debe ser respondido según la naturaleza de cada pregunta.

b. “Matriz de Otros criterios”. Es la contraparte institucional del cuestionario o guía de la Contraloría General de la República y se circunscribe a autoevaluar los criterios mínimos de control establecido en la legislación propia del Archivo Nacional. En función de los procedimientos elegidos, las jefaturas con su equipo de apoyo, esbozaron una serie de interrogantes, mismas que fueron sometidas a consideración de la Dirección General, unidad que realizó los ajustes.

c. “Matriz de otros controles”. Instrumento implementado a partir del año 2007 con el

propósito de inventariar los diferentes mecanismos de control existentes y propuestos en cada uno de los procedimientos y realizar el análisis respectivo.

7. “Encerrona”

Durante los días 25, 27 y 28 de noviembre de 2014, el Equipo Gerencial y Equipos de Enlace bajo la dirección de la Comisión de Control Interno, analizaron los resultados del ejercicio. Se contó con la participación de 43 funcionarios. Se revisó cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno (Ambiente de control, Valoración de riesgos, Actividades de control, Sistemas de información y Seguimiento), matrices de otros criterios y otros controles. Producto del análisis y discusión se generó el Plan de Mejoras de la ASCI 2014 el cual se presenta en este informe.

III. RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN

En la ASCI 2014, el total de preguntas atendidas para diagnosticar el estado del Sistema de Control Interno fue de 395, de las cuales 140 correspondieron al componente “Otros criterios”, lo que porcentualmente representa el 35% del total. El restante 65% del total de preguntas corresponden a la “Guía para la Autoevaluación General sobre el cumplimiento de algunas medidas mínimas de la Ley General de Control Interno y las Normas de Control Interno” recomendada por la Contraloría General de la República. En este sentido las preguntas atendidas del componente “Aspectos Generales” fueron un total de 16, lo que representa el 4% del cuestionario total; en el componente “Ambiente de Control” se atendieron 36 interrogantes que representa un 9% del total; el componente “Valoración de riesgos” un total de 57 preguntas para un 14%; las preguntas de “Actividades de Control” fueron 58 que significa un 15%; en cuanto al componente

7

“Sistemas de Información” el total de preguntas atendidas fue de 70 que representa un 18% y Seguimiento un total de 18 preguntas para un 5% del total. A continuación se describe lo indicado mediante la tabla 2.

Tabla 2

Número de criterios mínimos de control atendidos en la ASCI 2014 Componente funcional y “Otros criterios”

Componente funcional y “Otros criterios”

Cantidad de preguntas

Porcentaje %

1. Aspectos Generales. 16 4%

2. Ambiente de Control 36 9%

3. Valoración de Riesgos 57 14%

4. Actividades de Control 58 15%

5. Sistemas de Información 70 18%

6. Seguimiento 18 5%

7. Otros Criterios 140 35%

Total 395 100%

FUENTE: Componentes del cuestionario Guía General de la ASCI 2014 y preguntas de “Matriz Otros criterios”.

Se presentan seguidamente los resultados estadísticos de la ASCI 2014 para los diferentes componentes funcionales, así como a Otros criterios. Los planes de mejora del Sistema de Control Interno, se incluyen en el siguiente apartado según la Guía General de Control Interno y según Otros Criterios:

1.-Guía General de Control Interno

1.1.-Aspectos Generales El promedio institucional de cumplimiento de este componente es de 100%. 1.2.-Ambiente de Control El promedio institucional de cumplimiento del componente en análisis, es de un 97%, versus un 3% por mejorar. 1.3.-Valoración de riesgos El promedio global del Archivo Nacional en valoración de riesgos es de 100%. 1.4.-Actividades de control El promedio institucional es de 97% de cumplimiento versus un 3% por mejorar.

8

1.5.-Sistemas de Información Los resultados indican que el promedio institucional asciende a 94% versus un 6% por mejorar. 1.6.-Seguimiento La totalidad de las unidades administrativas obtuvo un 100% de cumplimiento.

2.-Guía de Control Interno “Matriz Otros criterios” Tal y como se aprecia en la tabla 3, a nivel institucional se tiene un nivel de cumplimiento del 75% que corresponden a 106 respuestas afirmativas y un 25% por mejorar, equivalente a 36 respuestas de “No” ó “Parcial”.

Tabla 3 Resultados obtenidos en la aplicación de la Guía de“Otros criterios”

Archivo Nacional

Departamento

Otros Criterios

Sí + N/A No + Parcial % Cumplimiento

% Mejora

Dirección General 21 9 70% 30%

Administrativo Financiero 9 3 75% 25%

Cómputo 21 8 72% 28%

Archivo Notarial 8 8 50% 50%

Archivo Histórico 14 3 80% 20%

Conservación 11 2 84% 16%

Servicios Archivísticos Externos 22 3

88% 12%

Promedio Institucional 106 36 75% 25%

FUENTE: Cuestionario Guía General de la ASCI 2014 y componente “Otros criterios”.

Seguidamente se hará una descripción estadística de los resultados obtenidos por unidad administrativa. 2.1.-Dirección General Siguiendo con el análisis de los datos de la tabla 3, se tiene que la Dirección General para la Autoevaluación de los 2 procedimientos seleccionados formuló 30 criterios mínimos de control, inherentes al marco jurídico y a la tecnicidad propia de cada área. Las respuestas obtenidas son: 21 corresponden a “Sí” lo que representa un 70% de cumplimiento y 9 a “No” o “Parcial” para un 30% por mejorar.

9

Gráfico 1

Resultados obtenidos en la aplicación de la Guía de “Otros criterios” ASCI 2014

2.2.-Dpto. Administrativo Financiero Esta unidad autoevaluó 1 procedimiento y estableció 3 criterios mínimos de control, vinculados al amplio marco legal que regula esta actividad y considerando sanas prácticas de administración. Las respuestas obtenidas son: 9 corresponden a “Sí” lo que representa un 75% de cumplimiento y respuestas 3 a “No” o “Parcial” para un 25% por mejorar.

Gráfico 2 Resultados obtenidos en la aplicación de la Guía de “Otros criterios”

ASCI 2014

10

2.3.-Dpto. Archivo Histórico Esta unidad autoevaluó 4 procedimientos y definió 4 criterios mínimos de control, según lo establecido en la legislación. Las respuestas obtenidas son: 14 corresponden a “Sí” lo que representa un 80% de cumplimiento y 3 respuestas de “No” o “Parcial” para un 20% por mejorar.


ASCI 2014

2.4.-Dpto. Archivo Notarial Esta unidad autoevaluó 1 procedimiento y definió 9 criterios mínimos de control, cuyo análisis muestra los siguientes resultados: 8 respuestas afirmativas que corresponde a un 50% de cumplimiento y 8 respuestas de “No” ó “Parcial” que representa un 50% por mejorar.


ASCI 2014

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2.5.-Dpto. Cómputo El Dpto. Cómputo autoevaluó 2 procedimientos y logró definir un total de 8 criterios mínimos de control, dando como resultado 21 respuestas afirmativas corresponde a un 72% de cumplimiento y 8 calificadas de “No” o “Parcial” lo que equivale a un 28% por mejorar.

Gráfico 5


2.6.-Dpto. Conservación Este departamento autoevaluó 1 procedimiento y esbozó 2 criterios mínimos de control interno. Los resultados son los siguientes: 11 respuestas afirmativas que representa un 84% de cumplimiento y 2 corresponden a “No” o “Parcial” para un 16% por mejorar.

Gráfico 6

12


2.7.-Dpto. Servicios Archivísticos Externos Esta unidad autoevaluó 1 procedimiento y definió 3 criterios mínimos de control. Los resultados son: 22 respuestas afirmativas que representa un 88% de cumplimiento y 3 respuestas calificadas de parcialmente o no, para un 12% por mejorar.

Gráfico 7


13

3.-Evaluación de controles de procesos y procedimientos

Seguidamente se presentan por departamento los datos estadísticos (en tablas y matrices) sobre la cantidad de mecanismos de control existente en los diferentes procedimientos autoevaluados y por unidad administrativa. Como anexo a este documento, se incorpora la descripción detallada de esos mecanismos. Para cada proceso y procedimiento autoevaluado, se identificó el responsable del mecanismo de control y una descripción breve, así como las siguientes variables: momento del control (antes, durante o posterior); tipo de control (manual o automatizado); tipo de respaldo (documentado o efectivo) y un análisis desde el punto de vista de la eficacia, eficiencia, utilidad y pertinencia, tomando para ello el criterio experto como elemento para determinar el valor (alto, medio o bajo).

Tabla 4 Número de mecanismos de control por procedimiento autoevaluado en 2014

Dirección General

Procedimiento Autoevaluado Número de Controles

1. Administración de contenidos para el perfil institucional en la redes sociales de Facebook y Twitter

4

2. Mantenimiento de página web institucional 4

Fuente: Matriz de controles de la Dirección General. 2014.


Departamento Administrativo Financiero


1. Control de trámite de correspondencia que ingresa a través del servicio de mensajería interna y fax a las diferentes unidades administrativas.

3

Fuente: Matriz de controles del Dpto. Administrativo Financiero. 2014


Departamento Archivo Notarial


1. Secuestro y control de devolución de documentos notariales.

9

Fuente: Matriz de controles del Dpto. Archivo Notarial. 2014.

14


Departamento Archivo Histórico


1. Tratamiento de la información bibliográfica. 4

Fuente: Matriz de controles del Dpto. Archivo Histórico. 2014.

Tabla 8

Número de mecanismos de control por procedimiento autoevaluado en 2014 Departamento Cómputo


1. Atención de consultas y asesorías en temas informáticos y tecnológicos.

4

2. Mantenimiento de usuarios de red. Formulario: Registro de usuarios de red.

4

Fuente: Matriz de controles del Dpto. Cómputo. 2014.


Departamento Servicios Archivísticos Externos


1. Establecimiento de la vigencia legal y administrativa y el valor científico-cultural de documentos custodiados en el Archivo Intermedio a fin de efectuar selección documental.

3

Fuente: Matriz de controles del Dpto. Servicios Archivísticos Externos. 2014.

Tabla 10

Número de mecanismos de control por procedimiento autoevaluado en 2014 Departamento Conservación


1. Cosido de expedientes de índices de instrumentos públicos notariales (índices notariales).

2

Fuente: Matriz de controles del Dpto. Conservación. 2014.

IV. PLAN DE PERFECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2014

Se presenta a continuación las acciones de perfeccionamiento del Sistema de Control Interno propuestas por cada jefatura de departamento y avaladas en la actividad plenaria realizada los días del 25, 27 y 28 de noviembre de 2014.

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1. Según la “Guía para la Autoevaluación General sobre el Cumplimiento de algunas medidas mínimas de la Ley y la Normas Generales de Control Interno”.

COD. PREG.

Descripción de la Acción de Perfeccionamiento

Plazo Año: 2015

UNIDAD RESPONSABLE I TRI II TRI

III TRI

IV TRI

A1323 Revisar, aprobar y divulgar el Manual de funciones de todos los departamentos del Archivo Nacional

x x x x RRHH y todos los departamentos

I1605 Revisar y comentar en las reuniones de departamento los procedimientos, manuales de usuarios, manuales de sistemas, guía de trámites y los medios para accesar estos documentos (manuales, electrónicos u otros).

x x x x Jefaturas de departamento y coordinadores

I1613 Establecer un espacio electrónico compartido para publicar todos los procedimientos, lineamientos, políticas, resoluciones y directrices, entre otros, con el fin de facilitar el acceso a la información.

x x x x

DCOMP/ DG / Planificación

I1649 Conformar un comité institucional de TI que evalúe y promueva, entre otros, las mejoras de los sistemas de información automatizados, de acuerdo con lo que disponen las normas técnicas de la Contraloría General de la República.

x DG / Jefaturas de Departamento y responsable de Archivo Central

I1652 Elaborar un plan estratégico de TI del Archivo Nacional para el periodo 2015 - 2018.

x x DCOMP / Comité Institucional de TI (Según conformación)

PLAN DE PERFECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2014

SEGÚN GUIA GENERAL DE CONTROL INTERNO

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2. Según “Matriz Otros Criterios”.

DETALLE DE LA ACCIÓN Plazo Año: 2015 UNIDAD RESPONSABLE I TRI II TRI III TRI IV TRI

Revisar, actualizar y tramitar el procedimiento “Control y trámite de correspondencia que ingresa a través del servicio de mensajería interna y fax a las diferentes unidades administrativas" y modificar su nombre a: “Control y trámite de correspondencia que ingresa a través del mensajero y la recepcionista".

X X

DAF/ Unidad de Planificación / JAAN

Incorporar en la propuesta de actualización del procedimiento “Control y trámite de correspondencia que ingresa a través del servicio de mensajería interna y fax a las diferentes unidades administrativas" la creación de una bitácora-cuaderno de la correspondencia recibida por parte del mensajero donde se registre la entrega al destinatario.

X X

DAF/SG

PLAN DE PERFECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2014

SEGÚN MATRIZ DE OTROS CRITERIOS

17

Incorporar en la propuesta de actualización del procedimiento “Control y trámite de correspondencia que ingresa a través del servicio de mensajería interna y fax a las diferentes unidades administrativas" una actividad relativa al envío de un correo electrónico por parte de la recepcionista con copia al Coordinador de Servicios Generales, donde se les comunique a las secretarias de las unidades administrativas que existe correspondencia para su departamento.

X x

DAF/SG

Revisar, actualizar y tramitar el procedimiento "Tratamiento de la información bibliográfica", y modificar su nombre a: "Tratamiento bibliotecológico de las colecciones Archivística y General".

X X

DAH / Unidad de Planificación / JAAN

_Incorporar en la propuesta de actualización del procedimiento "Tratamiento de la información bibliográfica": Exportar al final de cada mes los registros ingresados en la base de datos BIBLIO/BGRAL para la respectiva revisión por parte de la Jefatura (cantidad de registros y depuración)

X X

DAH / Coordinadora de Biblioteca.

_Incorporar en la propuesta de actualización del procedimiento "Tratamiento de la información bibliográfica" la revisión de los registros remitidos a la base de datos matriz e internet, por parte de la jefatura inmediata.

X X

DAH / Coordinadora de Biblioteca.

18

Exportar a un documento en Excel la totalidad de los registro de las bases de datos BIBLIO/BGRAL y mantenerlo actualizado, con el fin de tener un instrumento que reúna dicha información y que sirva como alternativa a las bases de datos.

X X X X

DAH/ Coordinadora de Biblioteca.

Revisar, actualizar y tramitar el procedimiento "Secuestro y control de devolución de documentos notariales".

X X

DAN/ Unidad de Planificación /JAAN

Incorporar en la propuesta de actualización del procedimiento "Secuestro y control de devolución de documentos notariales" los siguientes controles: _Verificar que el documento que se entrega con la solicitud sea el que esta registrado en el control _Firmar el acta de secuestro. _Aprobar la salida del documento notarial secuestrado del DAN.

X X

DAN

Coordinar con la Fiscalía General y el Ministerio Público horarios de devolución, medidas de conservación de los tomos devueltos, que acompañen con oficios de remisión con datos completos (correos masivos). X X

DAN

Aplicar una mejora al sistema GIN con el fin de que los listados de documentos secuestrados se generen en forma automática y actualizada.

X X

DCOMP-DAN

19

Incorporar en la propuesta de actualización del procedimiento "Secuestro y control de devolución de documentos notariales" los documentos y registros que lo apoyan (formularios, instructivos, oficios, registros).

X X

DAN

Solicitar cada 3 meses la devolución de los documentos notariales secuestrados a los despachos judiciales, con vista en la información generada en el GIN. X X X X

DAN

Emitir una recomendación a la Dirección General de las acciones legales que se pueden tomar ante la no devolución de documentos notariales secuestrados por los despachos judiciales. X X

DAN / Asesoría Legal

Incorporar en la propuesta de actualización del procedimiento "Secuestro y control de devolución de documentos notariales" las solicitudes de documentos notariales una vez que hayan transcurrido 3 meses desde la fecha de su secuestro. (Art. 24 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley 7202) .

X X

DAN

20

Controlar mediante un cotejo los documentos notariales secuestrados y devueltos para establecer la lista de los pendientes de devolución, a fin de solicitarlos a las autoridades judiciales correspondientes, de conformidad con el artículo 60 del Código Notarial, Ley 7764.

X X X X

DAN

Revisar, actualizar y tramitar el procedimiento "Atención de consultas y asesorías en temas informáticos y tecnológicos" para incluir actividades acorde con las necesidades actuales de los usuarios consultantes y modificar su nombre a: "Atención de consultas y asesorías en tecnología de información".

X X

DCOMP / Unidad de Planificación / JAAN

Incorporar en la propuesta de actualización del procedimiento "Atención de consultas y asesorías en temas informáticos y tecnológicos" los instrumentos de control (Registro de asesorías y consultas atendidas e informe técnico).

x x

DCOMP

Incorporar en la propuesta de actualización del procedimiento "Atención de consultas y asesorías en temas informáticos y tecnológicos" un registro sobre las consultas y asesorías en temas de Tecnología de la Información que se brindan a los usuarios del Archivo Nacional.

X X

DCOMP

21

Incorporar en la propuesta de actualización del procedimiento "Atención de consultas y asesorías en temas informáticos y tecnológicos" una boleta de solicitud para la gestión de consultas y asesorías en temas de Tecnología de la Información.

X X

DCOMP

Revisar, actualizar y tramitar el procedimiento Mantenimiento de usuarios de red. Formulario: Registro de usuarios de red", para incluir actividades acorde con las necesidades actuales de los usuarios de red y modificar su nombre a: Administración de usuarios de red.

X X

DCOMP/ Unidad de Planificación / JAAN

Redefinir las actividades de control del procedimiento "Mantenimiento de usuarios de red. Formulario: Registro de usuarios de red", ajustados a la nueva plataforma tecnológica de administración de usuarios (Registro de Usuarios de Red, Bitácora o log de control)

X X

DCOMP

Incorporar en la propuesta de actualización del procedimiento "Mantenimiento de usuarios de red. Formulario: Registro de usuarios de red" un registro de administración de usuarios de red.

X X

DCOMP

Incorporar en la propuesta de actualización del procedimiento "Mantenimiento de usuarios de red. Formulario: Registro de usuarios de red" un instrumento o formulario adecuado para la administración y registro de usuarios en la red.

X X

DCOMP

Revisar, actualizar y tramitar el procedimiento "Cosido de expedientes de índices de instrumentos públicos notariales (índices notariales.)"

X X

DCONS/Unidad de Planificación /JAAN

22

Incorporar en la propuesta de la actualización del procedimiento "Cosido de expedientes de índices de instrumentos públicos notariales (índices notariales)" que se anote la orden de trabajo en el instrumento "Control de trabajos individuales asignados" y su dada de baja una vez terminado el trabajo y devueltos los documentos.

X X

Jefatura DCONS

Formalizar y presentar ante la Junta Administrativa del Archivo Nacional el procedimiento Administración de contenidos para el perfil institucional en las redes sociales de Facebook y Twitter.

X X

Unidad de Proyección Institucional / Unidad de Planificación / JAAN

Incorporar al compendio de procedimientos que lleva la Dirección General el procedimiento Administración de contenidos para el perfil institucional en las redes sociales de Facebook y Twitter una vez que sea aprobado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

X

DG y jefaturas de departamento

Hacer del conocimiento de todos los funcionarios que participan de la ejecución el procedimiento Administración de contenidos para el perfil institucional en las redes sociales de Facebook y Twitter, una vez aprobado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

X

Unidad de Proyección Institucional

Realizar una consulta a la Asesoría Legal sobre la publicación de imágenes de personas físicas en el perfil institucional en las redes sociales de Facebook y Twitter.

X


Revisar, actualizar y tramitar el procedimiento “Mantenimiento de página web institucional" y modificar su nombre a: "Administración del sitio web".

X X

Unidad de Proyección Institucional/ Unidad de Planificación / JAAN

23

Elaborar los documentos y registros necesarios para implementar el procedimiento “Mantenimiento de página web institucional" (instructivos, formularios, registros, etc.)

X


Dar a conocer el procedimiento Mantenimiento de página web institucional, una vez actualizado, a los funcionarios que participan en su ejecución.

X X


Capacitar a los funcionarios involucrados en el procedimiento Mantenimiento de página web institucional, sobre la producción de materiales en Internet.

X

Unidad de Proyección Institucional/ DCOMP

Revisar, actualizar y tramitar el procedimiento "Establecimiento de la vigencia legal y administrativa y el valor científico-cultural de documentos custodiados en el Archivo Intermedio a fin de efectuar selección documental" y modificar su nombre a: "Valoración y selección de documentos custodiados en el Archivo Intermedio".

X X

AI / DSAE / Unidad de Planificación / JAAN

Diseñar un sistema de información automatizado para el control de transferencias de documentos con valor científico cultural del DSAE al DAH.

X X X X AI-DSAE / DAH / DCOMP

Incorporar al personal de Archivo Intermedio en el curso de Elaboración de tablas de plazos que imparte el Archivo Nacional.

X DAF-Capacitación / AI-DSAE

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