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Institución de Educación Superior Certificada en Calidad por el ICONTEC
En mayo de 2009, la Institución Universitaria de Envigado a través de la Oficina de Calidad, con el acompañamiento de un Equipo de Asesores del Grupo Regional ISO de la Universidad de Antioquia y el compromiso del Personal Administrativo y Docente de la Institución, emprendió el proyecto de "Implementación de un Sistema de Gestión Integral - SGI" bajo los estándares ISO 9001, NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005 y SISTEDA.
Catorce meses después, la Institución sometió su Sistema de Gestión Integral a la Auditoría de Certificación bajo los estándares ISO 9001:2008 y la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2009 ante el ICONTEC.
El día 29 de julio de 2010, la IUE recibió el concepto favorable para otorgársele la Certificación, por parte del ICONTEC.
El 16 de septiembre de 2010, el Rector Jaime Alberto Molina Franco recibió de manos de Adriana María Alonso Rozo, Directora Regional del ICONTEC, los documentos oficiales que certifican a la Institución Universitaria de Envigado en la NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008 / NTC ISO 9001:2008
Foto: Adriana Alonso Rozo, directora regional del ICONTEC; Jaime Alberto Molina Franco, rector y Mabilia Sánchez Sánchez, jefa de la oficina de calidad (izquierda a derecho)
Según el Rector, la Certificación representa un importante acierto que se sustenta en el haber logrado plasmar y estructurar el quehacer de la Institución Universitaria de Envigado en un sistema organizado por procesos que involucra temas tan importantes como la satisfacción del estudiante, la apertura del Centro de Información para la atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones, el fortalecimiento de los Procesos de Docencia, Investigación, y Proyección Social y Extensión, entre otros. Todo esto apuntándole a un Mejoramiento Continuo.
ISO 9001: 2008 es una Norma Internacional. Elaborada por la Organización Internacional para la Estandarización. Especifica los requisitos para un buen Sistema de Gestión de la Calidad.
ISO El significado de esta palabra es de origen griego, la cual significa IGUAL
ISO, en otros términos, significa hacer las cosas de una misma manera, de una manera lógica, de acuerdo a una documentación sistematizada, propendiendo por el orden, la oportunidad, la eficiencia y la eficacia.
Gestionar el riesgo de la mejor manera posible. Reducir costos. Mejorar la calidad de los productos y servicios ofrecidos. Supervisar y mejorar la producción en el trabajo. La motivación del talento humano. La satisfacción del cliente.
NTCGP 1000: 2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública El objetivo, para nuestro caso, es el Mejoramiento continuo de la gestión administrativa y académica de la Institución y la capacidad de ofrecer productos y servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los diferentes públicos de interés (clientes).
MECI 1000: 2005 Modelo Estándar de Control Interno Surge a partir de la Ley 87 de 1993 para el Sistema de Control Interno del sector público, compuesto por una serie de Subsistemas, Componentes y Elementos para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación de la Institución.
SISTEDA Sistema de Desarrollo Administrativo Planificar la gestión administrativa para facilitar bel cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales.
¿Qué le representa este logro a la Institución Universitaria de Envigado
y a su Comunidad Académica?
Importancia
Propósito
Beneficio Ventaja
Compromiso
Reto
Equipo Humano Mejora Continua Cultura del Trabajo en Equipo Planificación, Compromiso y Liderazgo
Estamos certificados en una Norma que propende por el Control de la Documentación.
Es importante contar con un buen sistema de Administración de Documentos para
poder identificar, almacenar y recuperar la información.
Los documentos son un recurso y un activo institucional. Como recurso, proveen
información y como activo, proveen documentación.
Información precisa, clara, oportuna y uniforme.
Documentación sistematizada y codificada para
identificar y archivar adecuadamente.
La Carpeta SGI nos ayuda a localizar los formatos,
documentos y registros que tengamos formalizados.
Comunicación Efectiva: Lenguaje común, una misma fuente. Un Sistema.
Guardar copias y utilizar formatos desactualizados le puede generar No Conformidades a la Institución en la Auditoría Anual de Recertificación por parte del ICONTEC
El Sistema de Gestión Integral está contenido en dos (2) Carpetas electrónicas, las cuales se han configurado en los Equipos de cómputo del Personal Administrativo y de los Docentes de planta.
Los Documentos aprobados sólo están disponibles en la Carpeta Sgi
Cuando se descargue un documento, es porque éste va a ser diligenciado, sea de forma manual o digital. No pueden guardar copias en sus computadores para futuros registros, debido a su actualización permanente.
Sistema de Gestión Integral
Código Versión
Archivo ListadosInventario Contiene toda la documentación del Sistema de Gestión Integral.
Archivo Listados
Listado de Servicios Listado Maestro de Documentos Internos Registros Listado de Documentos Externos Normograma CMI – Cuadro de Mando Integral
Proceso
Manuales
Indicadores Procedimientos
Riesgos
Formatos
Documentos Internos Documentos Externos
Servicios
Documentos InternosSon todos aquellos documentos que elabora la Institución.
Clases de Documentos Internos Caracterizaciones Mapa de navegación del Proceso. Resumen del proceso. Allí encontramos: Objetivo del Proceso Líder del Proceso Proveedores y Entradas: Todos aquellos insumos que requiero para realizar las actividades dentro de mi Proceso.Las Actividades clasificadas en la metodología PHVA Salidas: Resultados Cliente: Públicos de Interés Entre otros
Documentos Internos Código de Ética
Mapa de Procesos Modelo Pedagógico Institucional
PEF – Proyecto Educativo de Facultad PEI – Proyecto Educativo Institucional
Documentos Externos Documentos emitidos por otras entidades que se requieren aplicar en la IUE.
Ejemplos: Guías, Instructivos, entre otros. SISTEDA – Sistema de Desarrollo Administrativo Guía de Evaluación de Desempeño Laboral Modelo Estándar de Control Interno – Documento Técnico Propuesta de Política Pública sobre Educación Superior por Ciclos y por Competencias
Explican cómo o qué se debe hacer frente a algún tema, pero no tienen carácter de Ley.
Formatos Son Plantillas Preestablecidas. Una vez diligenciadas se convierten en Registros.
Plan de AulaFormato de informe de revisión y ajuste de contenidos virtualesFormato planeación por semanas Formato de registro para el diseño de contenidos virtuales Formato solicitud de montaje de contenidos y material de apoyo plataforma IUE
Procedimiento Es el Documento en el que se explica cómo se hace una actividad que hace parte de un Proceso. Es el paso a paso.
Ejemplos: Procedimiento de gestión de programas presenciales Procedimiento de gestión de programas a distancia
Ficha Técnica del Servicio Qué se requiere hacer para realizar la Solicitud de un Servicio.
Ejemplos: Asesoría en procesos académicos a estudiantesEvaluación de suficienciaApoyo a ECAESExámenes especialesCancelación de materias
Transferencia interna y externaCursos vacacionalesCursos dirigidosFormación de profesionales a nivel de pregrado
Indicadores Ejemplos: Retención estudiantil – CNA Tiempo promedio de permanencia de estudiantes por cohorte – SUE Nivel académico de los estudiantes de la IUEEvaluación de practicas académicasDesempeño pruebas ECAES – MEN Evaluación del desempeño docente
Informes: Comunicación interna o externa No tienen un Formato específico. Se utiliza el membrete y, por tanto, no tienen código o plantilla.
Oficina de Calidad