IMPLANTACIÓ D’UN SISTEMA INTEGRAT: ERP, WEB I CRM

A UN DISTRIBUIDOR D’INFORMÀTICA

XAVIER AZNAR ECHAVE Estudiant Grau d’Enginyeria Informàtica CONSULTORA: HUMI GUILL FUSTER UOC – JUNY 2014

ÍNDEX

• INTRODUCCIÓ

• OBJECTIUS PRINCIPALS

• OBJECTIUS ESPECÍFICS

• METODOLOGIA

• MODEL DE DISTRITIC

• ADOPCIÓ

• SELECCIÓ

• IMPLANTACIÓ

• POSADA EN MARXA

• LÍNIES FUTURES D’ACTUACIÓ

• CONCLUSIONS

INTRODUCCIÓ

• Sector distribució de productes i serveis TIC:

99% Pime + oligopoli de majoristes.

Mínimes barreres d’entrada:

Sobre-oferta a internet, alta competitivitat...

• Projecte per “DistriTiC”:

Pèrdua de clients en els darrers anys.

Sistemes d’Informació obsolets i poc integrats.

Sense presencia a Internet.

INTRODUCCIÓ

• Majorista ofereix:

+ de 10.000 productes disponibles.

Serveis electrònics:

Catàleg en línia.

EDI / XML: comandes, facturació,...

Serveis logístics: Dropshipment.

• Pla Estratègic de renovació dels SI de DistriTiC.

OBJECTIUS PRINCIPALS

• Detectar i eliminar illes d’informació:

Analitzar SI actuals, processos i organització.

• Seleccionar i implantar nous SIE:

Suficient cobertura de requeriments i necessitats:

Funcionalitats, cost, adaptabilitat, escalabilitat, etc...

Connectivitat i automatització amb el majorista.

Orientat als processos de la cadena de valor.

• Obtenir avantatges dels nous SI:

Reducció de costos, automatitzar tasques i millorar la

competitivitat.

OBJECTIUS ESPECÍFICS

MILLORA RELACIÓ CLIENT I RECONEIXEMENT DE LA

MARCA

AUGMENT VENDES

AUGMENT PRODUCTIVITAT

WEB I CRM

ERP

METODOLOGIA

ADOPCIÓ

PAC1

SELECCIÓ

PAC2

IMPLANTACIÓ

PAC3

POSADA EN MARXA

PAC3

GESTIÓ DEL PROJECTE

GESTIÓ DEL CANVI

• Etapes del cicle de vida del SI:

GESTIÓ DEL RISC

MODEL DE DISTRITIC

BOTIGA 1

BOTIGA 2

• COMPRES

• GESTIÓ D’ESTOCS

• FINANCES

• MÀRQUETING

• SERVEIS COMERCIALS

• DEVOLUCIONS

SERVEIS CENTRALS

DistriTiC

MAJORISTA MAJORISTA MAJORISTA

ADOPCIÓ

Aprovisionament

• Sistema MRP fet a mida.

• Comandes manuals a majorista

• Autoritzacions: Finances, Marketing

• Altes articles Excel.

Magatzem

• Sistema MRP.

• Conciliació estoc semi-automàtic.

• Trencaments d’estoc en alta demanda.

Venda

• Facturació manual Excel.

• Consultes Access sistema financer.

• Establiment de preus manualment.

Finances

• Sistema fet a mida. • Vendes Excel.

• Sense assessoria legal.

• Sense control pressupostari.

Màrqueting

• Excel històric vendes

• Documentació manual d’articles.

• Gestió pressupostaria accions manual.

• Propostes compra manuals.

Departament SI/TI

• Manteniment Infraestructura.

• Suport programari extern.

Devolucions

• Gestió a través d’ Excel.

• Comunicació manual botigues, incidències logístiques.

ADOPCIÓ OPCIÓ

TRIADA RAONS RISCOS

OPCIONS DESCARTADES

ERP

• Necessitat temporal, abans Nadal 2014. • Insatisfacció sistemes actuals. • Sistema modular, inferior complexitat

d’integració i cost que altres opcions. • Acord amb la legalitat fiscal espanyola.

• Inflexibilitat, dependència del proveïdor, no tornar enrere.

• Mala execució, procés llarg i costós. • Pèrdua de competitivitat. • Resistència al canvi.

• Sistema fet a mida. • Adaptació sistema

actual. • Best-of-Breed.

HORITZONTAL • Processos de negoci en els estàndards

del mercat de la distribució. • Definició incorrecta dels processos de

negoci. • ERP vertical.

BASAT EN PROGRAMARI

LLIURE

• Flexibilitat, adaptabilitat i escalabilitat amb independència del proveïdor.

• Comunitat nombrosa i creixent Suport i Qualitat.

• Model adequat per una PIME amb un pressupost modest.

• Costos ocults, models no 100% basats en programari lliure.

• Esforç massa elevat d’adaptació. • Falta de suport. • Producte poc acabat.

• ERP propietari.

SAAS

• Rapidesa en desplegament. • Baixa inversió inicial: actius fixos en

costos variables. • Entorn web, fàcil i accessible. • Reducció de costos en personal

especialitzat. • Escalabilitat i manteniment a cost reduït.

• Dependència connectivitat Internet. • Dependència proveïdor: negociació

SLA, plans de contingència, seguretat de les dades.

• Capacitat d’integració amb Web i CRM.

• Infraestructura TI en instal·lacions del client.

SELECCIÓ

Fase 1: Selecció de l’ERP

• Activitat1: Necessitat

• Anàlisi de la necessitat.

• Equip del projecte.

• Activitat 2: Primera Selecció

• Cerca al mercat.

• Primer contacte proveïdors.

• Entrevistar candidats.

• Llistat de criteris a considerar.

• Avaluar candidats.

• Documentar selecció.

Fase 2: Equip consultoria

• Activitat 1: Bases cerca

• Organitzar cerca.

• Criteris selecció.

• Selecció candidats

• Entrevistar candidats.

• Avaluar candidats.

• Decisió final – negociació.

Fase 3: Planificació i presentació general del projecte

METODOLOGIA DE SELECCIÓ MSSE

SELECCIÓ METODOLOGIA DE N’HUQ DE FCE

FUNCIONALITAT

ADAPTABILITAT

ESCALABILITAT

TCO

FACILITAT D’ÚS

CONFIANÇA

SUPORT

FORMACIÓ

…

FCE

IMPLANTACIÓ

FCE

DIMENSIÓ

EMPRESA

FCE

ERP SOFTWARE

LLIURE

FCE

PRIORITAT

DISTRITIC

SELECCIÓ DISTRITIC

FUNCIONALITAT DEPARTAMENTAL.

MODULARITAT, ADAPTABILITAT,

SENZILLESA.

SUPORT COMUNITAT.

REPUTACIÓ PROVEÏDOR.

TCO REDUÏT.

MODALITAT SAAS.

PRIMERA SELECCIÓ

ERP Func. Modul. Comunitat Reputació Proveïdor TCO SaaS Total

OpenERP 4 4 4 4 4 4 4 28

OpenBravo 4 4 3 4 4 3 4 26

Adempiere 4 4 3 3 2 4 3 23

AbanQ 3 4 2 3 2 4 3 21

Compiere 4 4 2 3 2 3 3 21

OpenXpertya 3 2 2 2 2 4 1 16

1. Molt Dolenta.

2. Dolenta.

3. Bona.

4. Molt Bona

SEGONA SELECCIÓ

Funcionalitat Dependència

Flexibilitat Adaptabilitat

Temps d’Implantació

TCO Comunitat

• Versió 100% codi

obert.

• + 1000 mòduls.

• Re-definició de fluxos.

• Mòduls EDI.

• Facturació electrònica.

• CRM i Web propis.

• 100 % flexible i

adaptable partint

d’una base

altament

funcional.

• Independència del

proveïdor.

• Partint de la versió 100% codi obert, suposarà un esforç menor.

Menor Comunitat creixent

• Versió gratuïta limitada

i poc funcional.

• Mòduls de pagament.

• Versió propietària

funcional però no

disponibilitat de codi.

• 100 % flexible

d’una base molt

menys funcional.

• Versió propietària

dependència total

del proveïdor.

• Partint de la versió 100% codi obert, suposarà un temps major.

Major, mòduls privatius

Comunitat decreixent

IMPLANTACIÓ

• Finalització de la fase d’iniciació del projecte:

Gestió del canvi: Comprensió de les resistències i accions.

Anàlisi dels implicats.

Pla de Comunicació:

• Explicar el perquè i com s’executarà el projecte.

Pla de Formació:

• Formar usuaris clau i resta d’usuaris, prototip, bbdd de coneixement,...

Gestió de riscos:

Riscos tècnics: infraestructura adequada, SLAs, seguretat,...

Riscos funcionals: definició processos, cobertura sistema, ...

Riscos de gestió del projecte: cap de projecte, establir òrgans i mecanismes gestió.

Riscos obtenció de beneficis: objectius clars i mesurables, realistes, promeses,...

IMPLANTACIÓ

Planificació i llançament del projecte:

IMPLANTACIÓ

Requeriments en Infraestructura:

POSTGREE SQL SERVIDOROPENERP

SERVIDOROPENERP WEB

Servidor Proxy

HTTP

FIBRA 100MB

HTTP

IMPLANTACIÓ

Instal·lació dels mòduls:

Gestió de

vendes

Comptabilitat

i finances

Gestió de

magatzems

MRP Gestió de

compres

Facturació electrònica i pagaments

CRM Website

Builder E-commerce

• SEGURETAT:

• Usuaris, grups i regles de

seguretat

• FLUXOS DE TREBALL:

• Redefinició dels fluxos existents a

OpenERP.

IMPLANTACIÓ Mòdul Adaptacions Fluxos

Gestió de compres

• Importació d’articles. • Documentació de productes. • Comandes proveïdor EDI/XML. • Estoc i preu en línia. • Actualització estat comandes.

• Aprovació d’altes d’articles. • Aprovació comandes.

Comptabilitat

• Activació pressupostos i comptabilitat analítica.

• Mòdul “Advanced Budget”, gestió comptabilitat pressupostària.

• Comptabilització automàtica de factures electròniques: XML i PDF.

• Mòdul “AET 347” i “340, libro IVA”.

• Aprovació comandes • Aprovació pressupostos.

Màrqueting • Oportunitats vinculades a comptabilitat

analítica.

• Sol·licitud d’altes d’articles. • Aprovació plans de

màrqueting.

Vendes • Mòdul per registrar quotes comercials. • Registre del número de sèrie al POS.

Devolucions • Nou mòdul “RMA claim” • Adjuntar fotografia del producte.

• Aprovació de devolucions.

IMPLANTACIÓ I POSADA EN MARXA

• Pla de proves:

Guions sobre aspectes funcionals.

Guions sobre aspectes tècnics.

Guions sobre migració i transformació de dades.

• Pla de migració de dades:

Primera fase: dades estàtiques

Històrics, mestres de dades, comandes de compra.

Segona fase: dades dinàmiques + estàtiques.

Justificació: dades + reals possibles, test migració dades.

• Posada en marxa i post implantació:

Dubtes, incidències, base de dades de coneixement, contactes d’usuaris clau.

Incidències tècnices: equip IT, implantador i proveïdor SaaS.

LÍNIES FUTURES D’ACTUACIÓ

• Àrea de recursos humans:

No prioritari per DistriTiC.

Escalable: Instal·lació i configuració mòdul OpenERP.

• Sistema d’intel·ligència de negoci:

Informes actuals són molt bàsics.

OpenERP possibilitat connectivitat amb sistemes BI.

• CRM i comerç electrònic especialitzats:

Mòduls OpenERP molt bàsics.

OpenERP ofereix connectivitat amb sistemes CRM i e-commerce externs:

CONCLUSIONS

• Seguiment acurat del projecte:

Etapes del cicle de vida cobertes amb algunes desviacions.

Retard en la documentació per part de DistriTiC.

• Objectiu acomplert:

OpenERP s’orienta a processos i cobreix necessitats i requeriments de

DistriTiC.

CRM i Web natius del propi sistema, millores possibles.

Escalable: possibilitat de connexió i adaptació amb nous sistemes.

• Adaptació, flexibilitat i robustesa dels SI empresarials opensource:

Grans possibilitats per les PIME més enllà de SAP, Microsoft o Sage.

Alta seguretat , sistemes horitzontals amb possibilitats verticals.

Comunitat creixent, forts competidors en el futur.

AGRAÏMENTS