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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GD-PT-02

NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS VERSION: 20

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 1 de 21

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 • Adopción del procedimiento

2

• Cambio de la responsabilidad de aplicación “Oficina Asesora de Planeación” por “Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional”.

• Modificación del objetivo y el alcance. • Eliminación de la base legal (Numeral 3) de: los circulares No 07 de 2002 y No 04 de 2003 del

Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación sobre la organización de las Historias Laborales.

• Inclusión en la base legal (Numeral 3) de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.

• Eliminación en el numeral 4. Definiciones de: Aprobar, Documento controlado, Solicitud de creación o modificación de los documentos, Distribución de documentos, Difusión de documentos y Soporte del documento.

• Inclusión de las definiciones de copia controlada y copia no controlada. • Modificación de las políticas de operación, el desarrollo del procedimiento y los puntos de control.

3 • Modificación del documento para ajuste al desarrollo de las actividades en cumplimiento del

objetivo del mismo.

4

• Actualización de los registros, eliminación de GD-FO-01 y GD-FO-13. • Inclusión de la definición de Documento confidencial. • Ajuste de las políticas de operación de acuerdo a la ejecución del procedimiento con el software

de Gestión documental. • Ajuste del Desarrollo del procedimiento conforme la implementación del software de gestión

documental.

5 • Actualización de las Políticas de Operación. • Modificación del Desarrollo del procedimiento, se modificó la observación de la actividad 15.

6

• Eliminación del formato GD-FO-04 solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos.

• Actualización de las políticas de operación. • Actualización de las observaciones del flujograma.

7 • Inclusión política de operación sobre plazos de tiempo para la realización de los trámites de

solicitudes y aprobaciones por parte de los procesos en el Sistema Maestro.

8

• Actualización de las Definiciones: Se incluyó la definición de “Administrador maestro de documentos”.

• Desarrollo del procedimiento, se adecuaron las actividades con el desarrollo actual. • Puntos de control, se modificó el punto de control relacionado con la actividad 1 del flujograma.

Fecha de Vigencia: 13/12/2017








9 • Actualización de la Base Legal: Inclusión del Decreto 4485 de 2009.

10

• Actualización de la Base Legal: Eliminación de la Ley 87 de 1993 y del Decreto 4110 de 2004; e inclusión de la Directiva presidencial 04 de 2012 Política cero papel.

• Actualizaciones políticas de operación: Se actualizaron las políticas relacionadas con el manejo de copias controladas.

• Actualización Desarrollo de Procedimiento: Se incluyó la observación para la actividad No. 14. • Actualización Puntos de control: Se incluyó un punto de control en la actividad No. 14 del

flujograma.

11

• Actualizaciones políticas de operación: Se actualizaron las políticas relacionadas a la socialización/difusión de documentos, a la entrega de documentos a la Oficina de Control Disciplinario Interno.

• Creación de nueva política de operación indicando la obligatoriedad de solicitar, en caso de requerirse, ajustes a los procedimientos que sean afectados por resoluciones, circulares y/o memorandos.

12

• Base legal: Se incluye el Decreto 943 de 21 de mayo de 2014 y se elimina el Decreto 1599 de 2005

• Políticas de Operación: Se incluye la política de operación referente a la revisión de documentos publicados por parte del Gestor de Cambio; Se incluye la política en al cual se solicita al Gestor la revisión de la TRD de acuerdo con el documento publicado; Se actualiza la política referente a la distribución de copias controladas a la Oficina de Control Disciplinario interno.

• Desarrollo del procedimiento: Se incluye la actividad 15 “Revisar en el Software la publicación del documento” con el fin de establecer la responsabilidad que tiene el Gestor de Cambio en el proceso de actualización documental

• Puntos de control: Se incluye la actividad critica o vulnerable “Que se publiquen documentos con información incorrecta”

13

• Políticas de operación: Se incluye la política referente a la revisión metodológica previa a la revisión técnica

• Desarrollo del procedimiento: Inclusión del paso de revisión metodológica por parte de un asesor de la Oficina de Planeación, previo a la revisión técnica

• Puntos de Control: Actualización de la numeración de acuerdo con las actividades del diagrama

14

• Actualización Políticas de Operación: Se incluye la política de operación correspondiente a la revisión transversal que debe realizarse a los documentos del Sistema Integral de Gestión, cuando se modifique, elimine y/o cree un documento del Sistema; y se actualiza la política correspondiente a la suficiencia documental. Adicionalmente se actualiza la política de operación relacionada con la revisión de documentos, la cual se establece que sea mínimo una vez al año

• Actualización Desarrollo del Procedimiento: Se incluye en el flujo grama la columna correspondiente a “REGISTROS” de acuerdo a la Guía de Elaboración de Documentos del Sistema Integral de Gestión (GD-GS-01)

• Se incluye el numeral 10 “ANEXOS”.








15

• Se actualiza en general el documento, eliminando la palabra “MECI-Calidad”, toda vez que redunda en el nombre del Sistema Integral de Gestión.

• Actualización del Alcance: Se cambia la palabra “Funcionarios” por “Servidores” y se incluye en la finalización del documento la socialización.

• Actualización Documentos asociados: Se incluye la Norma ISO 9001 • Actualización de los Registros: Se elimina el registro GD-PT-40 “Registro Control de Errores de

Software”. • Actualización Políticas de Operación: Se organizan las políticas y se realizan los siguientes

ajustes: *En la política correspondiente a los documentos vigentes para uso, se incluyen los registros del Listado Maestro. *En la política correspondiente a la actualización de las Tablas de Retención Documental, se especifica que esta actualización deberá realizarse siempre que se cree o elimine un formato. *En la política de operación correspondiente a la emisión de resoluciones, circulares o memorandos que afecten procedimientos documentados en el Sistema Integral de Gestión, se especifica que es el área responsable quien debe actualizar la documentación a la que haya lugar.

• Actualización Desarrollo del Procedimiento: Se cambia la palabra “funcionario” por “Gestor de Cambio”, donde aplica.

• Actualización Puntos de Control: Se elimina el control “Validar que los documentos publicados correspondan a la información que registrada el módulo de documentos del software”, toda vez que esta ya este ya está contemplado en una política de operación.

16

• Actualización Encabezado: Se cambió el responsable de aplicación a Todos los Procesos. • Se ajusta el alcance del documento, especificando que la responsabilidad por aplicación es de

Todos los Procesos. • En general en el contenido del documento se ajusta el nombre a Sistema Integrado de Gestión. • En general en el contenido del documento se cambia el nombre “Sistema Maestro” por “Software”. • Actualización Base Legal: Se incluye el Decreto 103 de 2015 por el cual se reglamente

parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones” • Actualización de Definiciones: Se ajusta la definición de Copia Controla. • Actualización de Registros: Se elimina el Formato GD-FO-36 Lista de Distribución de Documentos

del SIG. • Actualización Políticas de Operación: Se actualizan de manera general las políticas de operación,

aclarando como debe realizarse la socialización y difusión de documentos transversales, el manejo de las copias no controladas, entre otras.

• Actualización Puntos de Control: Se elimina el control “Que no se sustituya la copia controlada de los documentos del SIG cuando se publique su actualización” correspondiente al registro Formato GD-FO-36 Lista de Distribución de Documentos del SIG.








17

• Actualización Objetivo: Se realiza ajuste de redacción • Actualización Alcance: Se incluye la aplicación por parte de todos los procesos del Ministerio de

Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. • Actualización Base Legal: Se incluyen el Decreto vigente por medio del cual se modifica la

estructura de Ministerio de Relaciones Exteriores y la Resolución vigente por la cual se crean los grupos internos de trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores

• Actualización Definiciones: Se eliminan las definiciones de conservación y documento confidencial, toda vez que no se desarrollan en el procedimiento y se incluyen las definiciones SIG Y SOFTWARE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

• Actualización Registros: Se incluyen los registros Software del Sistema de Gestión de Calidad y Correos electrónicos.

• Se incluye el numeral correspondiente a SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS.

• Actualización Políticas de Operación: Se incluyen las políticas: - Para la modificación, eliminación y/o creación de un documento del Sistema Integrado de

Gestión, el funcionario (s) responsable (s) deberá seguir los lineamientos establecidos en la Guía de Elaboración de Documentos (GD-GS-01), la cual se encentra publicada en el software de calidad de la Entidad.

- La actualización de los documentos del Sistema de Integrado de Gestión es responsabilidad de cada área y los Planes de Mejoramiento que se deriven de la desactualización de la información registrada en la hoja de información del documento en el Software y la registrada en el contenido del documento publicado, deberán ser suscritos y ejecutados por el área responsable del documento.

- Siempre que se realicen solicitudes de creación, modificación o eliminación de formatos del Sistema Integrado de Gestión, el funcionario que realice el tramite a través del Sistema Maestro, deberá indicar en la justificación de la actualización del mismo, el documento (Manual, Guía, Procedimiento, Programa) a los cuales se encuentra o se encontrará asociado el formato.

- La revisión de documentos debe realizarse por parte de las áreas responsables de los mismos, mínimo una vez al año, así como las actualizaciones que se requiera producto de esta revisión anual o que se den por cambios en los procesos. Esta revisión debe quedar documentada para efectos de revisión por parte de entes de control.

- Siempre que se cree un formato para el Sistema Integrado de Gestión, deberá realizarse la solicitud en el Sistema Maestro, simultáneamente con la solicitud de actualización del documento (Manual, Guía, Procedimiento, Programa) a los cuales se encuentra o se encontrará asociado el formato.

- Únicamente se cambiarán fechas de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad en el software de calidad, cuando se compruebe que es por un error en el Sistema, y estos cambios deberán ser realizados directamente por el proveedor del software a solicitud de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional. Esta política se incluye en cumplimiento de acción preventiva del Mapa de Riesgos Integrado, correspondiente a








documentar este control del riesgo “Manejo inadecuado de la vigencia de la documentación del Sistema Integral de Gestión con el fin de desvirtuar posibles hechos de corrupción, cometidos por servidores del Ministerio”

Se actualizan las políticas: - En caso de identificar que no coincide alguno de los campos indicados, el funcionario que

adelantó el trámite, deberá presentar el caso a la Dirección de Gestión de Información y Tecnología e informar por correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación dicha novedad.

- Una vez creado o eliminado un formato del Sistema Integrado de Gestión, el Gestor de Cambio deberá actualizar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad (Manual, Código, Guía, Proceso, Plan, Procedimiento, Programa, Formato, Instructivo o Caracterización de Producto) a los cuales se encuentre asociado el formato y la Tabla de Retención Documental.

• Actualización Desarrollo del Documento: Se incluyen los registros de Software de calidad y Correos electrónicos en las actividades que corresponde.

• Actualización Puntos de Control: Se incluye como registro del punto de control correspondiente

a la actividad 6 la “Notificación de aprobación de la solicitud en el Software de calidad”

18

• Se incluyen dos políticas de operación correspondientes a la distribución de documentos por parte de la Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional.

• Se ajusta el desarrollo del documento al nuevo esquema, de acuerdo a la Guía de Elaboración de Documentos.

• Se incluyen los siguientes documentos en su base legal: Ley 1753 de 2015 y Ley 1450 de 2011.

19

• Actualización Base Legal: Se elimina la Ley 1450 de 2011,'Por la cual se expide el Plan

Nacional de Desarrollo, 2010-2014, teniendo en cuenta que el documento ya tiene asociada la

Ley 1753 de 2015, 'por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por

un nuevo país”', publicada en el Diario Oficial No. 49.538 de 9 de junio de 2015.

• Actualización Documentos Asociados: Se incluye el documento IT-GS-03 Guía Registro Activos

de Información.

• Actualización Políticas de Operación: Se especifica las fuentes de información a tener en cuenta por el responsable de cada área, para la actualización de documentos del Sistema Integrado de Gestión.

20

• Se actualizada política de operación a fin de aclarar el alcance de los 10 días

calendario, en cuanto a:

Se realiza claridad de la fecha (10) Calendario contados de lunes a viernes teniendo en

cuenta que si hay días festivos el sistema lo tomara como un día calendario.

• Se documentan los controles preventivos definidos en el Mapa de Riesgos, a través de

las políticas de operación:

“En caso que un área del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio

requiera conocer la trazabilidad del trámite de un documento podrá solicitar formalmente








este requerimiento con su respectiva justificación a la Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional, esta información se deberá extraer de los reporte de auditoria del

Sistema que administra los documentos del Sistema Integrado de Gestión (reporte de logs) el

cual centraliza las fechas de los cambios efectuados a los documentos”.

“La Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional en cada vigencia realizará una

campaña cuatrimestral a fin de incentivar la actualización oportuna de los documentos del

Sistema Integrado de Gestión en cada proceso”.

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

LAURA LILIANA OLAYA SUAREZ Secretaria Ejecutiva 12/12/2017

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRÁN Asesora 13/12/2017

REVISÓ CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación

y Desarrollo Organizacional 13/12/2017

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación

y Desarrollo Organizacional 13/12/2017






1. OBJETIVO

Establecer las actividades para la creación, modificación, eliminación, revisión, aprobación y distribución de todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la solicitud realizada por parte de cualquier servidor de la Entidad para la elaboración, modificación o eliminación de un documento del Sistema Integrado de Gestión y finaliza con la publicación y socialización del nuevo documento y/o el archivo de las versiones anteriores. Este procedimiento es de responsabilidad de aplicación de todos los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

3. BASE LEGAL • Ley 1753 de 2015, 'por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un

nuevo país”', publicada en el Diario Oficial No. 49.538 de 9 de junio de 2015. • Ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del

Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. • Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

disposiciones. • Ley 57 de 1985 por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales • Decreto 103 de 2015 por el cual se reglamente parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras

disposiciones” • Decreto 943 de 21 de mayo de 2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno

(MECI). • Decreto 4485 de 2009. Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de

Calidad en la Gestión Pública. • Decreto vigente por medio del cual se modifica la estructura de Ministerio de Relaciones Exteriores • Acuerdo No 038 de 2002 por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594

de 2000. • Acuerdo No. 060 de 2001 por el cual se establecen pautas para la administración de las

comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. • Directiva presidencial 04 de 2012 Política cero papel • Resolución vigente por la cual se crean los grupos internos de trabajo del Ministerio de Relaciones

Exteriores






4. DEFINICIONES

ADMINISTRADOR MAESTRO DE DOCUMENTOS: Funcionario encargado de revisar que la justificación de las diferentes solicitudes de creación, modificación o eliminación, sea la adecuada para el tipo de solicitud.

COPIA CONTROLADA: Documento del SIG que se encuentran en medio magnético en el Software del SIG, y/o copia física y/o magnética de un documento. COPIA NO CONTROLADA: Toda copia de un documento del Sistema Integrado de Gestión que no cumpla con lo establecido para una copia controlada DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Listado que indica todos los documentos existentes del Sistema Integrado de Gestión. REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas. SIG: Sistema Integrado de Gestión SOFTWARE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: Aplicativo contratado por la Entidad para la gestión documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• GD-GS-01 Guía de Elaboración de documentos del Sistema Integrado de Gestión • IT-GS-03 Guía Registro Activos de Información • Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 • Norma ISO 9001

6. REGISTROS

• GD-FO-06 Registro difusión de documentos






• Tablas de Retención Documental • Correos electrónicos

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS

Módulo de Documentos - Software del Sistema de Gestión de Calidad

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

• Se consideran vigentes para su uso, los documentos que se encuentren incluidos en el Listado

Maestro de Documentos y Registros, disponibles para consulta de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en el Software del Sistema de Gestión de Calidad.

• La actualización de los documentos del Sistema Integrado de Gestión es responsabilidad de cada área y los Planes de Mejoramiento que se deriven de la desactualización de la información registrada en la hoja de información del documento en el Software y la registrada en el contenido del documento publicado, deberán ser suscritos y ejecutados por el área responsable del documento.

• Para la actualización de los documentos del Sistema Integrado de Gestión el responsable de cada área deberá como mínimo tener en cuenta las siguientes fuentes información y realizar las actualizaciones correspondientes:

➢ Requisitos legales. ➢ Gestión institucional. ➢ Indicadores de gestión. ➢ Auditorías internas y externas. ➢ Protección de datos personales. ➢ Registro de activos de información. ➢ Análisis costo-beneficio de los procesos. ➢ Mapa de Riesgos Integrado (Riesgos de Gestión y de Corrupción). ➢ Resultados de los espacios de participación y/o rendición de cuentas. ➢ Sugerencias, queja, peticiones, reclamos o denuncias de la ciudadanía. ➢ Resultados de los espacios de concertación y consulta de los grupos étnicos.

• Siempre que se cree un formato para el Sistema Integrado de Gestión, deberá realizarse la solicitud

en el Sistema Maestro, simultáneamente con la solicitud de actualización del documento (Manual, Guía, Procedimiento, Programa) a los cuales se encuentra o se encontrará asociado el formato.






• La revisión de documentos debe realizarse por parte de las áreas responsables de los mismos, mínimo una vez al año, así como las actualizaciones que se requiera producto de esta revisión anual o que se den por cambios en los procesos. Esta revisión debe quedar documentada para efectos de revisión por parte de entes de control.

• Para la modificación, eliminación y/o creación de un documento del Sistema Integrado de Gestión, el funcionario (s) responsable (s) deberá seguir los lineamientos establecidos en la Guía de Elaboración de Documentos, la cual se encentra publicada en el software de calidad de la Entidad.

• Cuando se requiera modificar, eliminar y/o crear un documento del Sistema Integrado de Gestión, la

dependencia responsable de la modificación del documento deberá revisar de manera transversal las implicaciones que se puedan generar en otros documentos del Sistema, y proceder de la siguiente manera:

➢ Si la actualización del documento afecta únicamente otros documentos del mismo proceso, la

dependencia responsable deberá actualizar los respectivos documentos simultáneamente. ➢ En caso de que las modificaciones afecten la gestión y por ende los documentos de otros

procesos de la Entidad, se deberá informar por medio escrito a la(s) dependencia(s) respectiva(s), con el objetivo de que inicien la revisión y actualización de las actividades y documentos que se afecten.

• Siempre que se realicen solicitudes de creación, modificación o eliminación de formatos del Sistema

Integrado de Gestión, el funcionario que realice el tramite a través del Sistema Maestro, deberá indicar en la justificación de la actualización del mismo, el documento (Manual, Guía, Procedimiento, Programa) a los cuales se encuentra o se encontrará asociado el formato.

• Cualquier documento del Sistema Integrado de Gestión (Manual, Código, Guía, Proceso, Plan, Procedimiento, Programa, Formato, Instructivo o Caracterización de Producto) que sea tramitado por el software de calidad, debe ser revisado metodológicamente por uno de los Asesores de Calidad de la Oficina Asesora de planeación y Desarrollo Organizacional, previo a la revisión técnica por parte del responsable del proceso al cual corresponda dicho documento.

• Posterior a la aprobación metodológica de un documento por parte del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, este será publicado en formato PDF con restricción de impresión, excepto los formatos que serán publicados en Word o en Excel según estén elaborados.

• Una vez, el funcionario que tramite la modificación, eliminación y/o creación del documento reciba la notificación por correo donde se informa que el documento ha sido publicado en el Software, antes de efectuar la socialización del mismo, deberá revisar que la información registrada en la hoja de información del documento en el Software y la registrada en el contenido del documento publicado coincida, específicamente en cuanto a:






➢ Nombre del documento ➢ Código ➢ Fecha de Vigencia ➢ Versión ➢ Nombres y fechas de “Elaborado por”, “Revisado metodológicamente por”, “Revisado por” y

“Aprobado por” En caso de identificar que no coincide alguno de los campos indicados, el funcionario que adelantó el trámite, deberá presentar el caso a la Dirección de Gestión de Información y Tecnología e informar por correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación dicha novedad.

• La difusión/socialización del documento modificado, creado y/o eliminado deberá ser realizada por parte de la dependencia que realizó la actualización documental, de la siguiente manera:

➢ Cuando sea un documento que afecte a varios procesos, quien realiza la modificación

socializará los cambios surtidos a través de medios masivos, según la necesidad y recursos disponibles.

➢ Cuando se trate de documentos transversales del Sistema Integrado de Gestión en adición a la socialización masiva, se informará al equipo de gestores de cambio con el propósito de que se efectué la multiplicación de la información al interior de las dependencias.

➢ Cuando se trate de un documento especifico que afecte un proceso o dependencia el gestor de cambio realizará la socialización y dejará registro en el formato GD-FO-06 Registro difusión de documentos.

➢ El responsable de realizar la socialización/difusión del documento modificado y/o creado, tendrá un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de publicación del documento, para llevar a cabo esta acción.

➢ En cualquier caso, la dependencia que realice la actualización documental conservará la evidencia de la socialización y difusión de los documentos modificados y/o creados.

• Una vez creado o eliminado un formato del Sistema Integrado de Gestión, el Gestor de Cambio

deberá actualizar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad (Manual, Guía, Procedimiento, Programa) a los cuales se encuentre asociado el formato y la Tabla de Retención Documental.

• Cuando se emitan resoluciones, circulares o memorandos que afecten procedimientos documentados en el Sistema Integrado de Gestión, el área o áreas responsables deberán realizar los ajustes que se requieran para el cumplimiento de las nuevas exigencias o requisitos en la documentación existente.

• Los documentos del Software de calidad que se impriman o se copien en un medio magnético (CD,

USB, celulares, computador de uso personal, entre otros) se consideran copias no controladas. El uso






de estas copias no controladas será responsabilidad de quien las use y por lo tanto asumirá las consecuencias que de esta tenencia y uso se deriven.

• Los documentos (códigos, Manuales, caracterización de proceso, planes, programas, procedimientos, instructivos, guías, caracterización de producto) controlados del Sistema Integrado de Gestión, corresponden a los documentos vigentes publicados en el Sistema Maestro y/o a la copia física y/o magnética que la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional distribuirá, bajo requerimiento, a la Oficina de Control Disciplinario Interno.

• En caso que un área del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio requiera conocer la trazabilidad del trámite de un documento podrá solicitar formalmente este requerimiento con su respectiva justificación a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, esta información se deberá extraer de los reporte de auditoria del Sistema que administra los documentos del Sistema Integrado de Gestión (reporte de logs) el cual centraliza las fechas de los cambios efectuados a los documentos.

• La Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional solo enviara documentos editables (códigos, Manuales, caracterización de proceso, planes, programas, procedimientos, instructivos, guías, caracterización de producto) a las diferentes áreas del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, cuando estos sean solicitados para actualización por parte de los gestores de cambio y/o responsables de las áreas. Estos se consideran documentos no controlados, por lo tanto, las áreas serán responsables del uso y disposición de estos documentos.

• Cuando se requiera usar documentos del Sistema Integrado de Gestión publicados en el Software pero que, por diversas circunstancias, tales como corte en el fluido eléctrico, caída del Software, fallas de interconectividad, entre otros, no se pueda consultar la documentación, la Oficina Asesora de Planeación solicitará por correo a la Dirección de Gestión de la Información y Tecnología los documentos que se requieran, vigentes al momento que se presente la indisponibilidad o falla.

• En cualquiera de las etapas de trámite de un documento (solicitud y/o aprobación por parte de los

responsables) el encargado de surtir dicho trámite tendrá un plazo de diez (10) Calendario contados de lunes a viernes teniendo en cuenta que si hay días festivos el sistema lo tomara como un día calendario, para hacer los ajustes y/o aprobaciones necesarias en el Software, si transcurrido este tiempo no se ha adelantado ninguna acción el trámite será revertido, por lo que en caso de necesitarse la modificación de algún documento deberá iniciar nuevamente el ciclo.

• Los Gestores de Cambio deberán asegurar la suficiencia documental de sus procesos, efectuando revisiones permanentes por lo menos una vez al año a los documentos publicados en el Software. Dicha labor deberá incluir la revisión de la normatividad aplicable y la información registrada en el






módulo de documentos del Software de calidad, adicionalmente deberá informar a la Oficina de Planeación el resultado de la misma.

• La Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional en cada vigencia realizará una campaña cuatrimestral a fin de incentivar la actualización oportuna de los documentos del Sistema Integrado de Gestión en cada proceso.

• Únicamente se cambiarán fechas de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad en el software de calidad, cuando se compruebe que es por un error en el Sistema, y estos cambios deberán ser realizados directamente por el proveedor del software a solicitud de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional.






9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar Proceso

2 Solicitar la elaboración, modificación o

eliminación de un documento del Sistema Integrado de Gestión

Gestor de Cambio – Funcionario Encargado

3 Revisar la solicitud

Funcionario encargado – Oficina Asesora de

Planeación y Desarrollo Organizacional

3.1

¿Se aprueba la solicitud?

Si

Remítase a la actividad número 5

No Remítase a la actividad

número 4









4 Informar al Gestor de Cambio

Funcionario encargado - Oficina Asesora de


Software de Calidad

Correo Electrónico

El funcionario recibe una notificación automática

del Sistema Maestro, vía correo electrónico, donde se le indican las causas

por las cuales se rechazó la solicitud

Remítase a la actividad

número 20

5 Remitir aprobación de la solicitud al

Gestor de Cambio del proceso según corresponda



Software de Calidad

Correo electrónico

El funcionario recibe una notificación automática

del Sistema Maestro, vía correo electrónico

5.1

¿La solicitud es de eliminación de un

documento?

Si



número 7

6 Enviar solicitud de eliminación para

aprobación técnica Gestor de Cambio –

Funcionario Encargado

Software de Calidad










7 Elaborar o modificar el documento y remitir por la plataforma a revisión

metodológica

Gestor de cambio – Funcionario Encargado

Software de Calidad

El documento debe realizarse de acuerdo a lo

establecido en la Guía Elaboración de

Documentos del Sistema Integrado de Gestión GD-GS-01. En la elaboración

o modificación del documento deben participar todos los procesos y/o áreas

involucradas

8 Revisar metodológicamente el documento



8.1 ¿El documento cumple con

la metodología?

Si



número 9









9

Devolver documento al Gestor de Cambio o funcionario encargado con las observaciones para su revisión y

corrección



Software de Calidad

Correo electrónico

10 Revisar técnicamente el documento Director / Jefe de

oficina / Coordinador

10.1

¿El documento es

correcto?

Si



número 11

11 Devolver documento Gestor de Cambio

para corrección Director / Jefe de


Software de Calidad

Correo electrónico

12 Remitir por la plataforma el documento

para aprobación metodológica Director / Jefe de


Software de Calidad

Correo electrónico









13 Revisar el documento

Jefe – Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional

13.1 ¿El documento cumple con

la metodología

Si



número 14

14 Devolver a aprobación técnica con

observaciones para su revisión



Software de Calidad

Correo electrónico


15 Aprobar metodológicamente el documento

y remitir documento para publicación



Para el caso de las anulaciones, una vez

aprobada su eliminación, el documento quedará en archivo magnético PDF en el Sistema Maestro, en la carpeta Versiones

Documentos. Excepto los formatos que quedan en Word o Excel según su

diseño









16 Revisar, codificar y convertir documento a

PDF si corresponde



Los formatos no serán convertidos a PDF para facilitar su uso por parte

de los usuarios

17 Publicar documento



Software de calidad

18 Revisar en el Software la publicación del

documento Gestor de Cambio –

Todas las áreas

La información a revisar es:

- Nombre del documento - Código - Fecha de Vigencia - Versión - Nombres y fechas de ¨Elaborado por¨, ¨Revisado metodológicamente por¨, ¨Revisado por¨ y ¨Aprobado por¨









19 Socializar el Documento Gestor de Cambio –

Todas las áreas

GD-FO-06 Registro difusión de

documentos

La socialización se realizará de acuerdo con

lo indicado en las políticas de operación, numeral 8 del presente

documento

20 Finalizar Proceso






10. PUNTOS DE CONTROL

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVI

DAD

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2

Aprobar la creación, modificación o eliminación de documentos, innecesarios o sin justa causa.

Revisar la pertinencia en el software de crear, modificar o eliminar documentos que no sean claves o necesarios para el desarrollo de las actividades de las áreas solicitantes.

Por cada solicitud

tramitada a través del software

Administrador maestro de documentos

Asesor Oficina

Asesora de Planeación y


Notificaciones de elaboración,

modificación o eliminación de

documentos en el software de

calidad

6

El documento no cumple con la metodología establecida por la Oficina Asesora de Planeación.

Aplicar la guía de elaboración de documentos.

Cada vez que se genere un documento

Gestor de Cambio / Funcionario

Notificación de aprobación de la

solicitud en el Software de

calidad

11. ANEXOS

No Aplica

historial de cambios versiÓn naturaleza del … · 1 • adopción del procedimiento 2 ... se...

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