guía de aprendizaje unidad tablas de retencion

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL Código: F00x-P00x-GFPI versión: 01

Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Creación y Adecuación de

Programas de Formación Virtual y a Distancia

Versión: 02

Fecha: 25-01-2014

Estimado aprendiz, La Organización Documental se debe desarrollar bajo un eficiente proceso de la gestión de documentos en las empresas públicas y privadas, el cual se encuentra representado en procesos archivísticos. Por lo anterior durante esta semana, se conocerá las etapas o fases de ciclo vital, documento de archivos, gestión documental y TRD, que permitirán facilitar el proceso archivístico y correcto tratamiento de la documentación. A continuación usted encontrará descrita cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje N° 2, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el segundo contenido de estudio: Ciclo Vital y Tablas de Retención Documental y el material adicional, dispuesto para la realización de esta guía. Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de aprendizaje correspondiente.

Programa de Formación: Organización Documental en el Entorno Laboral

Código: 210602009

Resultados de Aprendizaje: Aplicar tablas de retención documental teniendo en cuenta principios archivísticos, la normatividad vigente y las políticas institucionales.

Competencia: Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales.

Duración de la guía ( en horas): 10 horas de aprendizaje autónomo.

Entendiendo que la realización de esta guía abarca un tiempo mínimo de diez (10) horas, en una semana de trabajo individual y colaborativo; se recomienda que se destinen dos (2) horas diarias para las actividades, y así obtener un desarrollo adecuado de la misma.

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 2

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

2. INTRODUCCIÓN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procedimiento Creación y Adecuación de Programas de

Formación Virtual y a Distancia

Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria Virtual

Versión: 02

Fecha: 25-01-2014

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Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía, resulta indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y webgrafías, en caso de que sea necesario. Evite usar contenidos, fragmentos de textos y para fraseos sin la correspondiente referencia y cita. Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado proceso y culminación del programa de formación. ¡Bienvenido!

3.1. Actividades de Reflexión inicial.

Descripción:

Es indispensable identificar la importancia de implementar las Tablas de Retención

Documental para la Organización Documental de los archivos, de tal manera que la gestión

documental sea eficaz y garantice tiempo y disponibilidad de la información en las empresas

públicas y privadas.

Después de haber repasado el segundo contenido de estudio, es importante que usted

indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de las temáticas planteadas.

Es por eso que se presenta el vídeo denominado:

Tablas de Retención Documental / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL

DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 2 – Actividad 2.

El cual usted deberá observar e interiorizar con detenimiento, y en el mismo identificar las

ventajas de utilizar las TRD para la gestión documental y en caso de no hacerlo que

implicaciones habrían en la organización.

3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE






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3.2 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización) Descripción: Además de conocer conceptos relacionados con Organización Documental, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral. Teniendo en cuenta las lecturas realizadas anteriormente, así como los conceptos del Ciclo Vital del Documento y el uso de las TRD en Organización Documental, es importante reforzarlos por medio de la siguiente actividad:

Caso N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas. Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes: 1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo? 2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación? 3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo? 4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser archivados esos documentos? 5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información? 6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD? 7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo? 8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa?






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3.4. Actividades de transferencia del conocimiento. Descripción: Participe en el Foro Temático 2, respondiendo de forma clara y argumentada la siguiente pregunta: a. ¿Cuál considera que es la importancia del ciclo vital del documento? Justifique su respuesta. Nota: Realice el aporte del foro a través del espacio Actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.

Ambiente(s) requerido:

Material (es) requerido:

estudio unidad Nº2.

ial interactivo unidad Nº2.

.

Ambiente(s) requerido:

Material (es) requerido:

d Nº2.

Material interactivo unidad Nº2.

.






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EVIDENCIAS Y EVALUACIÓN

Descripción de la evidencia:

1. Documento con el formato solicitado. 2. Foro temático unidad 2.

Productos entregables: Las actividades correspondientes a la unidad Nº2 son las

siguientes:

1. Archivo en Word con la actividad de aprendizaje resuelta. 2. Foro temático unidad Nº2.

Criterios de Evaluación:

Emplea las tablas de retención documental basándose en principios archivísticos, normatividad vigente y políticas institucionales.

GLOSARIO EN TERMINOS

Archivero: Es la persona especializada en gestionar los documentos a lo largo del ciclo de

vida, quien se dedica a la organización y mantenimiento de un archivo.

Archivo administrativo: Es aquel que garantizar la conservación de los documentos

habitualmente del periodo actual, fundamental para el correcto funcionamiento de la gestión o

administración. También se conoce como Archivo Intermedio.

Dependencia: Es el espacio indicado para el uso determinado de una función u oficio.

Legitimación: Es el cumplimiento de las condiciones o normatividad establecidas por la ley.

Racionalización: Reducción de procesos con el fin de aumentar los rendimientos,

organizando la producción.






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Nombre Cargo Dependencia Fecha

Sandra Milena Montoya López Eliana del Pilar Ospina

Expertas temáticas Centro de Gestión Tecnológica de Servicios

Marzo 2014

Julián Andrés Mora Gómez Líder de línea de producción

Centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial - Línea de producción

SENA Girardot Marzo 2014

Yiced Pulido Asesora pedagógica Centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial - Línea de producción


Luisa Fernanda B. Téllez Andrea Del Pilar Rodríguez

Editoras de contenido

Centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial - Línea de producción


BIBLIOGRAFÍA

Congreso Nacional de la República de Colombia. (2000). Ley General de Archivos.

Bonal Zazo, J. L. (2011). Clasificación y Ordenación. Universidad de Extremadura. Facultad

de Biblioteconomía y Documentación.

WEB GRAFÍA Universidad Surcolombiana. (s.a.) Guía para la Organización de los Archivos de

Gestión. Tomado de Archivo General de la Nación (2013, 15 de marzo) Acuerdo 005 de 2013.

Tomado de

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8261#.

4. CONTROL DEL DOCUMENTO ELABORADA POR :

guía de aprendizaje unidad tablas de retencion

Education