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PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

GUÍA ORIENTADORA PARA EL APOYO A LA SUPERVISION EN LAS MODALIDADES DE ATENCIÓN A LA PRIMERA INFANCIA

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GUÍA ORIENTADORA PARA EL APOYO A LA SUPERVISIÓN EN LAS MODALIDADES

DE ATENCIÓN A LA PRIMERA INFANCIA

DIRECCIÓN DE PRIMERA INFANCIA

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS

2018

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Directora General Karen Abudinen Abuchaibe Director de Primera Infancia Juan Carlos Buitrago Ortiz Equipo de Apoyo a la Supervisión Dirección de Primera Infancia

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TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 5

1. OBJETIVO 6

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6

2. ALCANCE 6

3. DEFINICIONES 6

4. DESARROLLO 10

4.1 DESCRIPCIÓN DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN. 10

4.2 EQUIPO DE APOYO A LA SUPERVISIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PRIMERA

INFANCIA 11

4.2.1 CONSTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS Y REVISIÓN DE LINEAMIENTOS (GUÍAS,

INSTRUMENTOS, INSTRUCTIVOS, FORMATOS, REPORTES DE RESULTADOS Y

OTROS DOCUMENTOS) 13

4.2.2 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE ACTIVIDADES DE SOCIALIZACIÓN DEL

ESQUEMA DE SUPERVISIÓN (INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO)

14

4.2.3 ACOMPAÑAMIENTO Y ORIENTACIÓN DE LAS ACCIONES REALIZADAS POR

LOS PROFESIONALES DE APOYO A LA SUPERVISIÓN DE LAS MODALIDADES DE

ATENCIÓN A LA PRIMERA INFANCIA 16

4.2.3.1 ACOMPAÑAMIENTO PARA FORTALECER EL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN EN

SITIO 17

4.2.3.1.1. Acompañamiento en sitio orientado al fortalecimiento de las capacidades

técnicas, jurídicas y financieras de los equipos. 17

Visitas de acompañamiento técnico para el Apoyo a la Supervisión 17

Visitas de acompañamiento técnico focalizado para el Apoyo a la Supervisión 18

Visitas de acompañamiento jurídico para el Apoyo a la Supervisión: 18

Visitas de acompañamiento financiero para el Apoyo a la Supervisión: 18

Visitas estratégicas: 18

4.2.3.1.2. Acompañamiento en sitio a casos puntuales 20

Visitas a denuncias: 20

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4.2.3.2 ACOMPAÑAMIENTO ORIENTADO A FORTALECER EL ESQUEMA DE

SUPERVISIÓN VÍA REMOTA 20

4.2.4 SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN AL FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL

ESQUEMA DE SUPERVISIÓN 22

4.3 EQUIPO DE APOYO A LA SUPERVISIÓN DE LAS REGIONALES Y CENTROS

ZONALES 23

4.3.1 ENLACES REGIONALES 23

4.3.2 SUPERVISORES/AS Y PROFESIONALES DE APOYO A LA SUPERVISION DE

LOS CENTROS ZONALES 23

4.4 FASES DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN 26

4.4.1 FASE DE PREPARACIÓN Y PLANEACIÓN (PLANEAR) 27

4.4.2 FASE DE EJECUCIÓN Y REALIZACIÓN DE VISITAS (HACER) 29

4.4.2.1 Tipos de Visitas 29

4.4.2.2 Desarrollo de la visita de apoyo a la supervisión 31

4.4.3 FASE DE EVALUACIÓN (VERIFICAR) 34

4.4.3.1 Informe de la/el Supervisor 35

4.4.3.2 Socialización de resultados en Comités Técnicos Operativos 36

4.4.3.3 Socialización de resultados en Comité Técnico Regional 37

4.4.4 FASE DE PROCESOS DE MEJORA CONTINÚA (ACTUAR) 37

4.4.4.1 Reporte de resultados para Asistencia técnica y fortalecimiento 37

4.4.4.2 Presuntos incumplimientos 38

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INTRODUCCIÓN La “Guía Orientadora para el Apoyo a la Supervisión en las Modalidades de Atención a la Primera Infancia” es un documento que continuamente se retroalimenta y actualiza para garantizar su oportunidad, pertinencia y adaptabilidad a las disposiciones Institucionales del ICBF. Ha sido elaborado desde la Dirección de Primera infancia por un equipo interdisciplinario con base en lecciones aprendidas en territorio desde el año 2015, en los registros y productos derivados de dichas vigencias y en las disposiciones relacionadas emitidas por la Dirección General y la Dirección de Primera Infancia. Tiene el fin de orientar a las y los profesionales de los Equipos de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia (DPI), las Regionales y Centros Zonales acerca del funcionamiento y estructura del ejercicio del Apoyo a la Supervisión que se adelanta en los diferentes servicios de atención a la Primera Infancia del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) en las Modalidades Institucional, Comunitaria, Familiar y Propia e Intercultural.

Para fundamentar esta Guía Orientadora se consideró lo dispuesto en el “PLAN INDICATIVO ICBF 2015 – 2018”, el “Manual de Contratación”, en la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF”, en la Ley 1804 de 2016 y demás normas mencionadas en este documento orientadas a la Primera Infancia y a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Las actividades de Apoyo a la Supervisión en las Modalidades de Atención a la Primera Infancia se articulan con las políticas gubernamentales, particularmente con las acciones de participación, comunicación e interacción,1 como lo son los Pactos de la Legalidad y la Transparencia, las socializaciones de servicios por parte de las Entidades Administradoras de Servicios “EAS” y la conformación de Comités de Control Social en la Modalidad Propia e Intercultural de Educación Inicial (experiencia piloto en La Guajira). De manera complementaria, la Dirección de Primera Infancia promueve la cultura de la legalidad y la transparencia mediante espacios de participación en los que se vinculan familias, instituciones y organizaciones sociales para ejercer el control social de los recursos destinados a la atención de los niños y niñas en el territorio nacional. Se espera que este documento contribuya al mejoramiento continuo de la calidad de los servicios, para una construcción corresponsable, comprometida y certera de una realidad digna y justa con los niños y niñas en Colombia.

1 De acuerdo a la “Estrategia de Transparencia, Participación y Buen Gobierno: Estamos cambiando al mundo

2015-2018” de la cual se deriva el “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” del ICBF. Como instrumento preventivo de gestión, esta Estrategia se pone en marcha con actividades concretas que permiten orientar, prevenir y minimizar riesgos de corrupción y promueve la participación ciudadana como compromiso con el servicio público del ICBF.

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1. OBJETIVO

Orientar acerca del funcionamiento y estructura del ejercicio del Apoyo a la Supervisión que adelantan las y los profesionales de los Equipos de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia, las Regionales y Centros Zonales, en las Modalidades Institucional, Comunitaria, Familiar y Propia e Intercultural de Atención a la Primera Infancia del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Ofrecer referentes conceptuales y de operación que den cuenta de la estructura y funcionamiento de las áreas administrativa, técnica, financiera y jurídica del Esquema de Supervisión.

- Describir las actividades y responsabilidades de las y los profesionales de Apoyo a

la Supervisión en las Modalidades de Atención a la Primera Infancia en los niveles Nacional, Regional y de Centro Zonal.

2. ALCANCE

Este documento de consulta describe la estructura que enmarca las funciones a desempeñar por parte del personal contratado a través de contratos de prestación de servicios como Profesional de Apoyo a la Supervisión en las Modalidades de Atención a la Primera Infancia, y de los servidores públicos que ejercen funciones de apoyo a la supervisión. Inicia con la descripción de actividades y responsabilidades los profesionales de Apoyo a la Supervisión en los niveles Nacional, Regional y Zonal y finaliza desglosando las fases del Esquema de Supervisión.

3. DEFINICIONES

ACCIONES DE APOYO A LA SUPERVIÓN: son un conjunto de acciones estructuradas, tendientes a verificar de forma idónea, competente y diligente las condiciones de calidad en los diferentes servicios de atención a la Primera Infancia del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Son realizadas exclusivamente por profesionales, con perfil técnico y/o financiero, contratados específicamente para ser Apoyo a la Supervisión que realizan las y los supervisores de los contratos.

ACTA: Según la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF” es un documento donde se describe la forma de ejecución del contrato o lo tratado en una reunión o visita, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando responsables cada una de ellas.

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ACTA DE VISITA DE APOYO A LA SUPERVISIÓN: Documento que describe los resultados obtenidos y los compromisos adquiridos para subsanar evidencias de incumplimiento contractual encontradas a partir de una visita de Apoyo a la Supervisión. Esta Acta debe estar firmada tanto por quien recibe la visita como por quien la realiza. El original debe ser entregado por quien realiza la visita a la/el Supervisor del contrato en el Centro Zonal y de allí debe ser remitido al grupo jurídico de la Regional para finalmente reposar en la carpeta del contrato en cada Regional. Una copia del Acta debe reposar en el lugar donde se realice la visita (UDS ó EAS). En caso de no existir medios para fotocopiar el Acta, el mismo día de la visita el profesional de Apoyo a la Supervisión debe hacer transcripción exacta de la misma y dejar firmados ambos originales.

● ATENCIÓN INTEGRAL: De acuerdo con la Ley 1804 de 2 de Agosto de 2016, por la

cual se establece la “Política de Estado para el Desarrollo Integral de la Primera Infancia: De cero a siempre”, la Atención Integral es el conjunto de acciones intersectoriales, intencionadas, relacionales y efectivas encaminadas a asegurar que en cada uno de los entornos en los que transcurre la vida de niñas y niños, existan las condiciones humanas, sociales y materiales para garantizar la promoción y potenciación de su desarrollo. Estas acciones son planificadas, continuas y permanentes e involucran aspectos de carácter técnico, político, programático, financiero y social, y deben darse en los ámbitos nacional y territorial.

● CALIDAD: Según lo estipula la NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001

(Cuarta actualización) que retoma los principios de la gestión de la calidad descritos en la NTC ISO 9000 (Segunda actualización) “una organización orientada a la calidad promueve una cultura que da como resultado comportamientos, actitudes, actividades y procesos para proporcionar valor mediante el cumplimiento de las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas pertinentes”.

● CÓDIGO DE LA INFANCIA Y LA ADOLESCENCIA: Se expide mediante la Ley 1098 de 2006 y tiene por objeto establecer normas sustantivas y procesales para la protección integral de los niños, las niñas y los adolescentes, garantizar el ejercicio de sus derechos y libertades consagrados en los instrumentos internacionales de Derechos Humanos, en la Constitución Política y en las leyes, así como su restablecimiento. Dicha garantía y protección será obligación de la familia, la sociedad y el Estado.

● CICLO: Es la repetición de actividades periódicas que hacen parte del ejercicio de la Supervisión y a través del cual se definen los tiempos de entrega de la programación, cargue de soportes, consolidación, verificación, depuración y entrega de resultados, informes e indicadores. Es definido por el Grupo de Gestión y Análisis del Dato que hace parte del nivel Nacional - DPI.

● CICLO PHVA puede describirse brevemente como siguen Planificar: establecer los objetivos del sistema y sus procesos, y los recursos necesarios para generar y

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proporcionar resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización, e identificar y abordar los riesgos y las oportunidades; Hacer: implementar lo planificado; Verificar: realizar el seguimiento y (cuando sea aplicable) la medición de los procesos y los productos y servicios resultantes respecto a las políticas, los objetivos, los requisitos y las actividades planificadas, e informar sobre los resultados; Actuar: tomar acciones para mejorar el desempeño, cuando sea necesario.

● CLAUSULA PENAL: Según la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF” es una forma de regulación contractual de los efectos por el incumplimiento de un contrato bien sea para prevenirlo, sancionarlo, o indemnizarlo.

● COMPONENTES DE CALIDAD DE LA EDUCACIÓN INICIAL: Se establecieron seis

Componentes de Calidad para los servicios de Educación Inicial, para los cuales se definen los Estándares de Calidad, los cuales deben cumplirse progresivamente pues generan condiciones que contribuyen al Desarrollo Integral de las niñas y los niños. Los Componentes son a) Familia, Comunidad y Redes, b) Salud y Nutrición, c) Proceso Pedagógico, d) Talento Humano, e) Ambientes Educativos y Protectores y f) Administrativo y de Gestión. De acuerdo a los mismos se organizan los Instrumentos e Instructivos, acordes a cada Modalidad, y mediante los cuales se realiza el ejercicio de la Supervisión

● DPI: Acrónimo que hace referencia a la Dirección de Primera Infancia.

● ENTIDAD ADMINISTRADORA DEL SERVICIO - EAS: Instancia con quien el ICBF celebra contratos de aporte (asociaciones, fundaciones, corporaciones, cajas de compensación, cooperativas, universidades, etc.) para la atención a niños y niñas de acuerdo con las Modalidades de servicio definidas por el ICBF.

● ESQUEMA DE SUPERVISIÓN: El Esquema de Supervisión se menciona por primera vez en Plan “PLAN INDICATIVO ICBF 2015 – 2018” como “una de las principales estrategias para garantizar la Calidad del Servicio Público de Bienestar Familiar”. Desde el año 2015 surge en la Dirección de Primera Infancia como un mecanismo para organizar sistemáticamente acciones de apoyo a la Supervisión. El Esquema de Supervisión es realizado por profesionales de Apoyo a la Supervisión que laboran en los niveles Nacional Regional y Zonal.

● INSTRUMENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE VISITAS DE APOYO A LA

SUPERVISIÓN: Son los formatos utilizados para verificar las condiciones de calidad durante las Visitas de apoyo a la supervisión. Son el referente para la elaboración de compromisos y observaciones en el Acta de Visitas. Por ningún motivo deben ser aplicados sin antes haber estudiado al detalle los Lineamientos correspondientes, el Manual Operativo de la Modalidad y el Instructivo correspondiente al Instrumento, ya que ambos contienen importantes claridades, notas, especificaciones de tiempos,

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cantidades y demás aspectos determinantes para la verificación “in situ” de las condiciones de calidad, que varían en exigencias entre un servicio y otro. Es responsabilidad de el/la profesional que lo aplica autoformarse en el manejo integro de los Lineamientos, Manuales, Instructivos e Instrumentos antes de realizar las Visitas de apoyo a la supervisión. Cada Regional debe organizar estrategias, como los grupos de estudio, para asegurar que dichos documentos sean conocidos, apropiados y aplicados de manera idónea por sus profesionales.

● MODALIDAD: Formas en las que se presta un servicio a partir de las características de

la población y de las especificaciones técnicas del mismo, las cuales pueden ser institucional, familiar, comunitaria y propia e intercultural. Cada Modalidad a su vez cuenta con distintos tipos de servicios que responden a las particularidades de cada territorio y necesidades diferenciales de la población.

● “NAS”. Acrónimo que corresponde al concepto “Network Attached Storage” y que en español traduce almacenamiento conectado en red, es el nombre que se le da a la carpeta dedicada a compartir capacidad de un computador (servidor) con computadoras personales o clientes a través de la red.

● PROFESIONAL DE APOYO A LA SUPERVISION: De acuerdo con lo contemplado en el Artículo 83 del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011), para apoyar el ejercicio de supervisión adelantado directamente por la Entidad. El Instituto puede contratar personal de apoyo a través de contratos de prestación de servicios. En ningún caso, los contratistas por prestación de servicios asumen la supervisión de los contratos ni remplazan la función de la entidad. (“Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF”).

● SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: De acuerdo la Resolución 7070 de 2017 y el Manual del Sistema Integrado de Gestión del ICBF, el Sistema Integrado de Gestión es una herramienta gerencial la cual tiene el propósito de “promover y facilitar la mejora continua en la gestión del ICBF, orientada a lograr el impacto en los actuales y nuevos servicios que se prestan a los niños, niñas, adolescentes y familias colombianas. Está conformado por los ejes de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información”.

● SUPERVISIÓN: Consiste en el seguimiento y vigilancia técnica, administrativa,

financiera, contable, y jurídica que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por el mismo Instituto cuando no se requieren conocimientos especializados. Se orienta y apoya mediante la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF (G6.ABS)”.

● SUPERVISOR/A DEL CONTRATO: De acuerdo a la “Guía del Supervisor de Contratos y Convenios Suscritos por el ICBF” es la persona designada para la supervisión al interior del Instituto, debe ser funcionario/a del nivel técnico, profesional, asesor o

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directivo, que cuente con amplia experiencia en la materia, o que haya supervisado eficientemente esa clase de contratos en anteriores oportunidades, o que cuente con estudios en carreras afines al objeto del contrato que se va a supervisar. Preferiblemente la o el supervisor deberá pertenecer al área responsable de la ejecución del contrato. En el ejercicio de su actividad, el supervisor deberá tener en cuenta la Constitución Política de Colombia, El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y decretos reglamentarios (Ley 80 de 1993), La Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), las normas civiles y comerciales cuando apliquen, los principios y fines de la contratación estatal, el Estatuto Orgánico del Presupuesto (Decreto 111 de 1996), las normas especiales y atinentes al contrato objeto de la misma y de manera particular, los Artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”, que definen la supervisión y especifican las responsabilidades, facultades y deberes de la/el Supervisor.

● UNIDAD DE SERVICIO - UDS: Hace referencia al lugar donde se presta la atención a

niños y niñas y sus familias en las Modalidades de Primera Infancia en los diferentes servicios (Centros de Desarrollo Infantil, Hogares Infantiles, Jardines Sociales y HCB, entre otros).

4. DESARROLLO 4.1 DESCRIPCIÓN DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN. El Esquema de Supervisión de la Dirección de Primera Infancia del Instituto Colombiano de

Bienestar Familiar surge con el documento “PLAN INDICATIVO ICBF 2015 – 2018”, el

Numeral 4: “Pilares Estratégicos”, Apartado 4.1. “Cultura de la gestión de la calidad en la

prestación del servicio del ICBF, basada en la evaluación y supervisión”. Dentro del mismo

numeral se menciona que la verificación del cumplimiento de los estándares de calidad, por

Componente de Atención se realizará a través de un equipo de apoyo interdisciplinario

compuesto por profesionales psicosociales, pedagogos, nutricionistas y administrativos. De

acuerdo con lo señalado en la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de

contratos y convenios Suscritos por el ICBF”, Numeral 4.3.3 “De la Contratación de servicios

profesionales como apoyo a la Supervisión” según lo contemplado en el Artículo 83 del

“Estatuto Anticorrupción” (Ley 1474 de 2011): “para apoyar el ejercicio de supervisión

adelantado directamente por la Entidad, el Instituto puede contratar personal de apoyo a

través de contratos de prestación de servicios. En ningún caso, los contratistas por

prestación de servicios asumen la supervisión de los contratos ni remplazan la función de

la entidad”.

Con base en los dos documentos mencionados, a partir del año 2015 y de acuerdo a las

directrices emitidas por el ICBF y particularmente por la Dirección de Primera Infancia, el

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Esquema de Supervisión se ha ajustado para que las y los profesionales de Apoyo a la

Supervisión avancen hacia la verificación de las condiciones de calidad presentes en las

UDS y EAS, que permitan a la/el supervisor del contrato la toma de decisiones frente al

cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de las Entidades Administradoras

de Servicios que prestan los servicios de atención a la Primera Infancia.

Considerando que para que un servicio sea de Calidad, debe cumplir con los atributos de

eficiencia, eficacia y efectividad, como se proyectó en el “Plan Táctico y Operativo de la

Dirección de Primera Infancia 2018”, el Esquema de Supervisión se organiza en cuatro

áreas o ámbitos técnico, administrativo, financiero y jurídico, a partir de los cuales busca

posicionar sus acciones como de alta calidad. Sus funciones se basan en el conjunto de

condiciones técnicas y operativas establecidas en los diferentes Lineamientos, Manuales y

demás documentos definidos por el ICBF. Con base en lo anterior la implementación del

Esquema de Supervisión ha permitido medir los resultados, identificar alertas y proyectar

acciones relacionadas con la prestación de los servicios en cada una de las Modalidades

de atención que hoy operan en las 33 Regionales del país.

En términos generales el Esquema de Supervisión se dinamiza mediante el trabajo articulado de diferentes actores sociales con un mismo propósito: los equipos de Asistencia Técnica y administradores Cuéntame en todo el país, la Oficina de Aseguramiento de la Calidad, la Dirección de Contratación y el talento humano de las UDS y las EAS. Implica la acción coordinada entre: el Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia, los Equipos de Apoyo a la Supervisión del nivel Regional y Zonal, conformados por Enlaces de Supervisión de las Regionales y Profesionales de Apoyo a la Supervisión (perfil técnico y financiero) de cada Centro Zonal, las y los Coordinadores de Centros Zonales (Supervisores/as del Contrato) y las y los Directores Regionales (Ordenadores/as del Gasto), principalmente.

A continuación, se desglosan las actividades y responsabilidades de cada una de las

instancias que lo integra el Esquema de Supervisión y lo dinamiza a nivel Nacional,

Regional, de Centro Zonal y de EAS.

4.2 EQUIPO DE APOYO A LA SUPERVISIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PRIMERA INFANCIA El Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia revisa permanentemente los lineamientos generales y produce los documentos necesarios para el funcionamiento del Esquema de Supervisión. A partir de los mismos y basado en la evidencia de territorio, realiza socialización de los temas requeridos para implementar el Esquema, fórmula acciones de seguimiento para el adecuado ejercicio del apoyo a la supervisión, sugiere la programación de las visitas a realizar por parte de las y los profesionales de Apoyo a la Supervisión de los Centros Zonales, consolida y analiza los

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resultados de las visitas de apoyo a la supervisión, y brinda orientación y acompañamiento a las y los profesionales de Apoyo a la Supervisión en las Regionales y Centros Zonales avancen hacia la verificación de las condiciones de calidad presentes en las UDS y EAS, que permitan a la/el supervisor del contrato la toma de decisiones frente al cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de las Entidades Administradoras de Servicios que prestan los servicios de atención a la Primera Infancia. Para dar cumplimiento a lo anterior, el Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia se basa en el documento “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF”, en lo dispuesto en las minutas de los contratos de aporte, los lineamientos, manuales operativos y normas técnicas y demás directrices emitidas por el ICBF. Así mismo tiene en cuenta los resultados de las visitas de apoyo a la supervisión, las necesidades identificadas en el proceso por parte de los equipos de Apoyo a la Supervisión en las Regionales y Centros Zonales. Permanentemente hace seguimiento de la implementación del Esquema de Supervisión, generando acciones diagnósticas, identificando alertas y proponiendo acciones de mejora. El Equipo de Apoyo a la Supervisión de la DPI está conformado por profesionales con conocimientos y experiencia en diferentes áreas del conocimiento que nutren el diseño, implementación, evaluación, monitoreo y ajuste de la estructura y el funcionamiento del Esquema de Supervisión. Adelanta actividades agrupadas en los siguientes ejes de actuación.

Gráfica 1. Ejes de Actuación Esquema de Supervisión

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4.2.1 CONSTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS Y REVISIÓN DE LINEAMIENTOS (GUÍAS, INSTRUMENTOS, INSTRUCTIVOS, FORMATOS, REPORTES DE RESULTADOS Y OTROS DOCUMENTOS) La construcción de documentos, expresados en Guías, Instructivos, Instrumentos, reportes de resultados y otros documentos, y la revisión de lineamientos parte del ajuste periódico que se hace de los Lineamientos Técnicos y Administrativos, Manuales Operativos, de la normatividad aplicable a las Modalidades y de los Contratos de aporte. Se realiza con base en las lecciones aprendidas, aprendizajes, retroalimentaciones y resultados derivados de la implementación del Esquema de Supervisión en cada vigencia. Este eje de actuación del Esquipo de Apoyo a Supervisión se fundamenta en la concepción de mejoramiento continuo, y está dado por las cambiantes realidades socioculturales y económicas en que está inmerso el país. Cualquier solicitud de ajuste o modificación de los documentos producidos desde la DPI (Guías, Instructivos, Instrumentos, y del reporte de Resultados), deberá ser remitido a través de la/el Supervisor al Equipo de Apoyo de la Supervisión de la DPI, identificando claramente aquello que es susceptible de ajuste, argumentos y realizando propuestas para la modificación sugerida. La periodicidad para la revisión de estos documentos será acordada por la DPI, principalmente teniendo en cuenta los ajustes o modificaciones realizadas a los Manuales Operativos y las Minutas Contractuales. Los cambios y ajustes realizados a estos documentos revelan un proceso de construcción del conocimiento, basado en la evidencia, de corte participativo e interdisciplinario, por una parte, pero también ponen de manifiesto la necesidad de que los Equipos de las Regionales y Centros Zonales se actualicen permanentemente y hagan uso de las versiones más recientes disponibles en la Página Web del ICBF y la NAS. Los Instructivos e Instrumentos de Apoyo a la Supervisión, están diferenciados según las características, diferencias y similitudes de los servicios que se ofertan en cada Modalidad de Atención. Cada Instrumento se basa en un Instructivo orientador, que incluye el detalle de las definiciones de cada Variable y Criterios de Calidad, notas y especificaciones de condiciones particulares para su aplicación de acuerdo con las especificidades de la Modalidad y del territorio. El Equipo de Apoyo a la Supervisión de la DPI ajusta ambos documentos periódicamente con el aporte de los equipos de Apoyo a la Supervisión de las Regionales y Centros Zonales a partir de su experiencia en campo. Cada uno de los Instrumentos tiene una versión impresa y una versión digital. El siguiente gráfico ilustra la relación entre Instrumentos desarrollados hasta la fecha. En su mayoría se aplican en las visitas a UDS, de acuerdo a la Modalidad que corresponda y uno de ellos se aplica en visitas a EAS. Vale la pena aclarar que en el caso de servicios que se ofertan como Convenios, los instrumentos se deben ajustar según lo establecido por las partes.

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Gráfica 2. Instrumentos de Apoyo a la Supervisión.

Como se evidencia en el Gráfico 2, además de los Instrumentos definidos para la visita a EAS y a UDS para cada Modalidad, existe un instrumento denominado “Instrumento Especial” que permite revisar de manera sintética todos los Componentes de la Atención. La aplicación de este Instrumento se realiza en casos puntuales como transiciones y ajustes sustanciales entre contratos y Manuales Operativos, necesidad de contar con información concreta de EAS y UDS, diagnósticos ejecutivos sobre los servicios prestados y ante la verificación y seguimiento a denuncias, entre otros. El Instrumento Especial puede realizarse en cualquier momento del año y sus resultados son equiparables a los Instrumentos de cada Modalidad en su contenido. La DPI informa vía memorando las directrices sobre su aplicación. Vale la pena indicar que, de acuerdo con las coyunturas o dinámicas presentadas en el país, se diseñan instrumentos particulares que arrojen información específica sobre la prestación del servicio. 4.2.2 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE ACTIVIDADES DE SOCIALIZACIÓN DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN (INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO) La Dirección de Primera Infancia en articulación con otras instancias del ICBF, realiza actividades periódicas de inducción, capacitación/entrenamiento, que en su conjunto tienen como propósito la socialización del Esquema de Supervisión. Incluyen actividades de tipo presencial y virtual, y se desarrollan con metodologías tipo videoconferencia, Grupo de Estudio y Trabajo. Estas actividades son coordinadas por el Equipo de Apoyo a la Supervisión de la DPI y los niveles Regional y Zonal, garantizando así un desarrollo de contenidos transdisciplinario contextualizado a las realidades de cada Regional; y se

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enmarcan en el marco del Plan Institucional de Capacitación “PIC” vigente en conexión con otras plataformas del ICBF como el Aula Virtual del ICBF y el Aula Virtual de Saberes en Primera Infancia “AVISPA”. Con el diseño e implementación de las mencionadas actividades se busca fortalecer al talento humano en contenidos básicos y específicos acordes con su objeto contractual, incluyendo estrategias metodológicas diversas en encuentros presenciales y virtuales. Es preciso resaltar que para que haya una apropiación efectiva del importante volumen de información que se maneja al interior del Esquema de Supervisión es determinante el compromiso de las y los profesionales involucrados. Se requiere de la organización local de actividades de autoformación y heteroformación (formación entre pares), como lo son los grupos de estudio y los acompañamientos a personas nuevas durante los periodos de inducción y entrenamiento. Esta guía es enfática en reiterar que es fundamental que todas y todos los profesionales de los Equipos de Apoyo a la Supervisión se mantengan actualizados de las últimas versiones y hagan lectura y estudio detallado de Lineamientos, Manuales, Instrumentos e Instructivos emitidos desde la DPI. Así mismo deben estar al tanto de las Circulares, Memorandos, correos electrónicos y demás directrices emitidas por la Sede de la Dirección General, las Direcciones Regionales y las Coordinaciones Zonales. Los equipos de apoyo a la supervisión, quienes aplican los instrumentos de apoyo a la supervisión a las diversas UDS/EAS en territorio, deben generar estrategias a nivel zonal, regional y nacional para el dominio conceptual y práctico, de tal manera que se desarrolle de forma adecuada la puntuación en los criterios y variables que miden las condiciones de calidad y obligaciones contractuales. La realización periódica de actividades de socialización del Esquema de Supervisión posibilita la retroalimentación y comunicación entre los Equipos de Apoyo la Supervisión en los niveles Nacional, Regional y Zonal permitiendo realizar mejoras permanentes al Esquema. Todos los espacios que permitan el intercambio de conocimientos, basados los saberes y experiencias y no sólo en la información, favorecen un ejercicio de la Supervisión aterrizado a la realidad, verdaderamente útil, efectivo y al servicio de la primera Infancia que habita el territorio nacional. Con relación con los contenidos temáticos generales se sugieren el Sentido de la educación inicial, la Cultura, Identidad y Documentación institucional de referencia, el Sistema Integrado de Gestión y las Actividades de Movilización Social. En el plano específico se deben incluir la Estructura y procedimientos del Esquema de Supervisión DPI; los Lineamientos, Modalidades, Instructivos e Instrumentos de Apoyo a la Supervisión ; los Componentes Jurídico, Financiero y Técnico; Los Sistemas de Información; las Rutas de Articulación DPI –ICBF y Procedimientos y responsabilidades en el ejercicio de la supervisión; y aquellos temas que se consideren necesarios de acuerdo a las especificidades territoriales ( Modalidad Propia, Legalización de Cuentas, Contratación)

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Los contenidos mencionados buscan avanzar en el desarrollo de las competencias necesarias para adelantar un adecuado ejercicio de supervisión. Estas competencias, de acuerdo con la orientación del PIC 2018, son las siguientes:

SER: Convivencia y reconocimiento de la diversidad. Creatividad y adaptación. Habilidades comunicativas y de relacionamiento. Vocación de Servicio. Creatividad y adaptación. Inteligencia emocional. Ética y transparencia en la gestión pública. Trabajo en Equipo. Gestión por Resultados. Formas de Interacción.

HACER: Accountability (rendición de cuentas). Administración de datos. Gestión de Aprendizaje institucional. Gestión contractual. Planeación y organización. Gestión de la Información. Empatía.

SABER: Cambio cultural. Modelos basados en el Trabajo en Equipo. Procesamiento de datos en información. Generación y promoción del conocimiento. Enfoque de Derechos.

4.2.3 ACOMPAÑAMIENTO Y ORIENTACIÓN DE LAS ACCIONES REALIZADAS POR LOS PROFESIONALES DE APOYO A LA SUPERVISIÓN DE LAS MODALIDADES DE ATENCIÓN A LA PRIMERA INFANCIA Las y los profesionales de la Dirección de Primera Infancia de la Sede de la Dirección General que realizan Apoyo a la Supervisión desarrollan actividades de acompañamiento y orientación a las y los profesionales que se encuentran en las Regionales y Centros Zonales. Estos acompañamientos orientan a fortalecer el Esquema de Supervisión abordando asuntos relacionados con la aplicación de los Instrumentos de visitas, aspectos administrativos, técnicos, jurídicos y financieros de acuerdo a las Modalidades de Atención a la Primera infancia, principalmente. El Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia lidera acciones de revisión y análisis de la información que se encuentra diligenciada en el Sistema de Información Cuéntame, registrada por las EAS. Se enfoca particularmente en los siguientes aspectos:

1. Atenciones priorizadas específicamente referidas a: Registro Civil, Afiliación vigente al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), Familias y Cuidadores en Formación en cuidado y crianza, Esquema de Vacunación completo, Consulta de Crecimiento y Desarrollo, y Valoración y Seguimiento Nutricional.

2. Completo diligenciamiento por parte de las EAS de la información solicitada en el Sistema de Información Cuéntame y estipulada en la minuta contractual.

El Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia también realiza periódicamente un análisis de la información referente a la medida del perímetro braquial de las y los beneficiarios reportada por la EAS en el Sistema de Información Cuéntame, en

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los casos que este perímetro puntúe por debajo de 11.5 cm y que no tenga suministrada la información de la medida. Los resultados obtenidos a partir de estas acciones de revisión y análisis se presentan periódicamente en informes que se remiten a las Regionales con el fin de mejorar la calidad de la información consignada en el Sistema de Información Cuéntame y de generar alertas tempranas que deriven en acciones correctivas elaboradas por las y los supervisores. Las líneas y estrategias previstas para cumplir con los propósitos del acompañamiento se organizan en dos categorías: acompañamiento en sitio y acompañamiento vía remota. 4.2.3.1 ACOMPAÑAMIENTO PARA FORTALECER EL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN EN SITIO Profesionales del Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia se desempeñan como Enlaces Nacionales en cada Regional. Dentro de sus competencias está el desplazarse a las Regionales en distintos momentos del año de acuerdo con las necesidades que se van identificando durante la implementación del Esquema. Las actividades de acompañamiento en sitio se encuentran agrupadas de acuerdo a los siguientes aspectos, que son descritos en detalle más adelante:

Acompañamiento en sitio orientado al fortalecimiento de las capacidades técnicas, jurídicas y financieras de los equipos

Acompañamiento a casos puntuales

4.2.3.1.1. Acompañamiento en sitio orientado al fortalecimiento de las capacidades

técnicas, jurídicas y financieras de los equipos. Esta actividad va de la mano de las actividades de entrenamiento diseñadas por el Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia, pues implica un diálogo de saberes basados en la evidencia de territorio. Desde el acompañamiento se busca avanzar en la realización de los siguientes tipos de visitas que tienen lugar de manera conjunta con los Equipos de Apoyo a la Supervisión de las Regionales y de los Centros Zonales: Visitas de acompañamiento técnico para el Apoyo a la Supervisión Consisten en el acompañamiento realizado por los Enlaces de Supervisión de la Dirección de Primera Infancia a las y los profesionales de los roles técnicos adscritos a los Centros Zonales de las Direcciones Regionales, en el marco de la realización de la Visita de Supervisión a UDS. Bajo una metodología de diálogo de saberes se aplica de manera conjunta el Instrumento de Apoyo a la Supervisión que corresponda y se realizan sugerencias mutuas de mejora para generar gestión del conocimiento y fortalecimiento de la capacidad técnica de los Equipos de Apoyo a la Supervisión.

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Visitas de acompañamiento técnico focalizado para el Apoyo a la Supervisión Teniendo en cuenta los resultados de las Visitas de apoyo a la supervisión, se definirán unos acompañamientos puntuales a las Regionales de acuerdo con los componentes de la atención que requieran ser reforzados de manera prioritaria. En caso de evidenciarse debilidades frente al manejo de los Criterios de Verificación en el Componente de Salud y -Nutrición –por ejemplo-, se desplazará un/a profesional del área particular para revisar con los Equipos de Apoyo a la Supervisión las dificultades evidenciadas en dicho Componente, generar cualificación al talento humano e implementar acciones correctivas, de evaluación y monitoreo para garantizar el adecuado desarrollo del Esquema de Supervisión. Esta tarea, estará articulada con la Subdirección de Gestión Técnica de la Dirección de Primera Infancia.

Visitas de acompañamiento jurídico para el Apoyo a la Supervisión: Luego de tres meses de inicio del Esquema de Supervisión, después de tener resultados de las Visitas de Apoyo a la Supervisión y del inicio del ejercicio de requerimientos, se revisarán los Centros Zonales que deben ser priorizados en el marco del acompañamiento jurídico. Durante estas visitas, se revisarán los requerimientos emitidos y se darán recomendaciones a los supervisores sobre la elaboración de los mismos, así como los pasos a seguir en cada caso particular. En este mismo espacio se realizará reunión con la/el coordinador jurídico de la Regional y su equipo de trabajo a título de articulación interna y garantía de continuidad del proceso de supervisión. Este tipo de visita es realizado por profesionales jurídicos del Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia.

Visitas de acompañamiento financiero para el Apoyo a la Supervisión: Las visitas de acompañamiento financiero se realizarán en la misma lógica que las visitas de acompañamiento jurídico, pero con un énfasis en la realización de visitas a las Entidades Administradoras del Servicio (EAS). Adicionalmente, en caso de identificarse dificultades en puntos focales, por ejemplo, legalización de cuentas, se acompañará la realización de las actividades específicas a fin de generar la mayor claridad posible. Este tipo de visita es realizado por profesionales financieros del Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia. Visitas estratégicas: Las visitas estratégicas se realizan con el ánimo de determinar las principales debilidades y oportunidades de mejora en la prestación de servicios de Primera Infancia, en el marco de los Componentes de Atención establecidos en las Unidades de Servicio, así como en los componentes previstos en la visita a la Entidad Administradora del Servicio - EAS. Estas visitas se priorizan a partir de los siguientes criterios: i) Resultados de Visitas de Apoyo a la Supervisión realizadas por los Equipos de Apoyo a la Supervisión de los Centros Zonales; ii) Análisis de los enlaces de supervisión de la Sede de la Dirección General,

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realizado durante las Visitas de acompañamiento técnico, jurídico y financiero y Visitas de acompañamiento técnico focalizado; iii) Condiciones de complejidad en la prestación del servicio, asociadas a presuntos manejos inadecuados en la ejecución de los recursos; iv) Denuncias, actos de corrupción, maltrato, negligencia y demás situaciones negativas que puedan presentarse alrededor de la prestación o no del servicio; y v) Las solicitudes de Directores/as Regionales. Para tal propósito, se utiliza un Instrumento que contiene Variables y Criterios que buscan revisar de manera puntual la prestación del servicio en determinada Regional. Este tipo de visita cuenta con las siguientes características: i) Son realizadas por profesionales de Apoyo a la Supervisión de la DPI de diferentes perfiles, según el seguimiento a que haya lugar y en los casos que se considere pertinente se contara con el acompañamiento de un profesional del equipo de apoyo del Centro Zonal y; i) Al igual que en la totalidad de las visitas, estas no son anunciadas. Para todos los tipos de visitas mencionados arriba, los hallazgos identificados han de ser retroalimentados a la/el Supervisor del contrato quien, en cumplimiento de sus obligaciones, deberá garantizar la realización de acciones inmediatas a modo correctivo y preventivo, que propendan por el cumplimiento de lo pactado en el contrato de aporte. Es decir, que desde la Dirección de Primera Infancia se oficiara a la/el Supervisor y a la/el Ordenador del Gasto, informando las situaciones evidenciadas, generando así mecanismos de seguimiento desde la Sede de la Dirección General. El informe debe incluir con suma claridad todas las acciones pertinentes para subsanar lo descrito y presentar las recomendaciones de requerimiento contractual, siendo estas soportadas por el material probatorio idóneo y la descripción de las obligaciones suscritas en el contrato de aporte por la EAS. Para ello es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Que subsista una relación clara y precisa entre los hallazgos evidenciados en la visita a la UDS o EAS con lo diligenciado en el instrumento y respectiva acta de visita.

Que se cuente al finalizar la visita con todo el material probatorio necesario para dar cuenta de los posibles incumplimientos contractuales descritos en el acta de visita y en el instrumento aplicado, por el medio que se considere más idóneo y veraz.

Que los términos dispuestos para el cumplimiento de los compromisos descritos en el acta de visita sean prudenciales y que atiendan las condiciones y particularidades del territorio.

Es importante que el acta de visita sea firmada por el personal que atendió la visita de la UDS-EAS y del ICBF en el apartado de cierre de visitas.

El supervisor del contrato debe poner en conocimiento al representante legal de la EAS el acta de visita suscrita.

Que se haga seguimiento y verificación de cumplimiento por parte del Equipo de Apoyo a la Supervisión, de las actividades y compromisos presentados en el acta

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de visita. Se podrá adelantar esta actividad por el medio que considere más eficaz y están diferenciados según las características pertinente.

Por otra parte, en caso de evidenciarse faltas graves de la supervisión u omisiones en sus actuaciones, tanto durante la ejecución del Esquema de Supervisión como a propósito de los resultados de los distintos tipos de visitas, se remitirá el caso a las entidades de control competentes tanto internas como externas. 4.2.3.1.2. Acompañamiento en sitio a casos puntuales Las y los enlaces de supervisión de la Dirección de Primera Infancia adelantan de manera adicional visitas a denuncias con las que se revisa de manera directa la prestación del servicio en los territorios, fungiendo como apoyo a las y los Supervisores de los contratos. Visitas a denuncias: Las visitas a denuncias son de carácter puntual, de verificación ante presunto incumplimiento de una o más obligaciones contractuales o actividades específicas en la prestación del servicio. Estas denuncias pueden ser interpuestas por cualquier ciudadano/a a través de los canales institucionales destinados para ello: Línea Nacional de Atención al Ciudadano, remisión a la Dirección Regional, correo electrónico a funcionario/a de la Dirección a Primera Infancia, entre otros. La pertinencia de la realización de estas visitas por parte de funcionarios de la Sede de la Dirección General está determinada directamente por el criterio de la/el profesional líder del Equipo de Apoyo a la Supervisión, teniendo en cuenta la severidad de la denuncia y los actores involucrados en ella. El rol desempeñado por las y los profesionales de la Sede de la Dirección General no está limitado únicamente a la verificación expresa de los hechos de la denuncia. Debe garantizarse la recolección de las evidencias que los confirmen o desvirtúen y generar un panorama integral sobre todos los aspectos de la prestación del servicio. Los resultados de estas visitas, también son remitidos a la/el Supervisor quien es responsable de adelantar las acciones de tipo administrativo, necesarias para resolver los ámbitos denunciados. Es importante recordar que la información asociada en la denuncia deberá ser tratada de manera confidencial evitando la divulgación y/o circulación no autorizada, según lo dispuesto por la política de tratamiento de datos personales, política de seguridad de la información y lineamientos de protección al denunciante. 4.2.3.2 ACOMPAÑAMIENTO ORIENTADO A FORTALECER EL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN VÍA REMOTA De manera adicional a los acompañamientos realizados en sitio desde la Dirección de Primera Infancia se establecerán acompañamientos vía remota que no sólo estarán asociados a los apoyos que se brindan desde la Sede de la Dirección General, sino a actividades de seguimiento.

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Al respecto, se realizarán las siguientes actividades:

▪ Generación y actualización permanente de base de datos de los equipos por Regional para reenviar los correos y directrices impartidas por la Sede de la Dirección General, a todos las y los profesionales, en aras de garantizar que la uniformidad en la información.

▪ Acompañamiento técnico, administrativo jurídico y financiero: este acompañamiento dependerá de las necesidades y solicitudes puntuales que realicen las Regionales y/o Centros Zonales; así como del resultado del monitoreo permanente de la ejecución del Esquema de Supervisión, por parte del enlace de apoyo de la DPI.

▪ Articulación de acciones interinstitucionales (con otras dependencias del ICBF y al

interior de la Dirección de Primera Infancia) con el fin de promover la mejora continua en la prestación de los servicios, especialmente en aquellos casos que por la complejidad del mismo sea necesario definir rutas de atención integrales.

Teniendo en cuenta las articulaciones descritas, parte del acompañamiento del Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia, busca no solo fortalecerlas para avanzar en actuaciones integrales en cada una de las Regionales y Centros Zonales, sino definir rutas de trabajo conjunto que propendan por la prestación de un servicio óptimo a los niños y niñas del país. De manera adicional, el Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia, apoya en algunas ocasiones la programación de Visitas de Apoyo a la Supervisión para cada ciclo, en la cual se identifican las UDS y EAS que se visitaran de las distintas Modalidades de atención. Su identificación se realiza en base a la información registrada en el aplicativo Cuéntame y en los siguientes criterios de priorización:

Criterios de selección de las UDS: o Contratos de aporte suscritos: Se busca evaluar por lo menos una UDS por

contrato suscrito por las EAS en cada ciclo. o EAS con reporte de denuncias. o Ubicación geográfica y presupuesto.

Índice de calificación o calidad: al final de cada ciclo las UDS evaluadas contarán

con una calificación del ciclo previo, la cual permitirá la comparación de las UDS a nivel nacional.

Índice de accesibilidad territorial: este índice permite la agrupación de UDS con una afinidad geo territorial.

Distribución de talento humano por Centro Zonal.

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4.2.4 SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN AL FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN Como eje de actuación, el Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia, realizará acciones encaminadas a:

▪ Seguimiento al cumplimiento de los indicadores: de manera remota, los enlaces de supervisión de la DPI deberán realizar un seguimiento permanente al cumplimiento de los indicadores de supervisión y generar las alertas respectivas a través de correos electrónicos, memorandos o mensajes y gestionando las reuniones que sean necesarias que garanticen el avance en las metas.

▪ Verificación y seguimiento de la calidad de Información a partir de la revisión de los soportes de visitas (actas, formatos, evidencias audiovisuales, entre otros).

▪ Periódicamente y posterior al inicio de la vigencia de implementación del Esquema de Supervisión se aplican mecanismos para identificar la correcta comprensión de contenidos y apropiación del rol de apoyo a la Supervisión, así como el manejo adecuado de la información relativa a la realización de las visitas y aplicación de instrumentos e instructivos. Con base en falencias y fortalezas identificadas se diseñan estrategias para el fortalecimiento técnico del talento humano.

De manera particular, para el monitoreo de la adecuada ejecución del Esquema de Supervisión, se realizará seguimiento a los siguientes puntos: Desde el área Administrativa:

- Confirmación de recepción de programaciones de vistas mensuales en las Regionales.

- Verificación de cronogramas de Visitas de Apoyo a la Supervisión de los Centros Zonales y Regionales, incluidos los respectivos ajustes y solicitudes de cambios de EAS-UDS al área de gestión y análisis del dato.

- Monitoreo de asignación, apropiación y aprovechamiento de los recursos logísticos asignados a las Regionales para el adecuado desarrollo del esquema de supervisión.

Desde el área Financiera:

- Brindar orientación financiera a los Equipos de Apoyo a la Supervisión de los servicios de atención a la Primera Infancia de las Regionales y/o Centros Zonales que les sean asignados.

- Seguimiento y acompañamiento a los resultados de las visitas realizadas a las EAS por los perfiles financieros de Apoyo a la Supervisión de las Regionales.

Desde el área Jurídica:

- Seguimiento y acompañamiento para el trámite, subsanación y cierre de requerimientos por presuntos incumplimientos en la prestación del servicio por parte de las EAS,

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- Seguimiento y acompañamiento para el trámite de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, derechos de petición que pueden acontecer en el desarrollo del Esquema de Supervisión y que deban ser contestados por la Regional y/o Centros Zonales en los términos establecidos según el caso.

4.3 EQUIPO DE APOYO A LA SUPERVISIÓN DE LAS REGIONALES Y CENTROS ZONALES 4.3.1 ENLACES REGIONALES Los Enlaces Regionales, son profesionales en disciplina académica del núcleo básico de conocimiento en salud, nutrición, educación, ciencias humanas, ciencias políticas, administración y preferiblemente del núcleo básico del derecho, con conocimientos y experiencia en Apoyo a la Supervisión y en Primera Infancia. Son profesionales que actúan como canal de información entre el Equipo de Supervisión de la Sede de la Dirección General, las y los Supervisores y profesionales de Apoyo a la Supervisión de los Centros Zonales. Además se encargan de realizar el seguimiento a los objetivos mensuales que se plantean para los Equipos de Apoyo a la Supervisión, y apoyan labores asociadas a los siguientes temas: presentar los informes mensuales con los resultados derivados de los procesos de apoyo a la supervisión, proyectar los requerimientos y/o informes al ordenador del gasto, realizar control y seguimiento de los requerimientos y procesos sancionatorios, responder oportunamente las consultas jurídicas realizadas por los supervisores, apoyar la gestión y retroalimentación de los Indicadores PA-10 y M1-PM1-09, elaborar junto con el profesional financiero del Centro Zonal las liquidaciones del contratos (cuando requiera), verificar que las carpetas de los contratos de aporte de las Modalidades de Primera Infancia cuenten con las actas de inicio y demás documentación inherente al contrato de aportes, solicitud de viáticos para desplazamiento, entre otras actividades que hacen parte del Esquema de Supervisión de la Dirección de Primera Infancia. 4.3.2 SUPERVISORES/AS Y PROFESIONALES DE APOYO A LA SUPERVISION DE LOS CENTROS ZONALES

Los Centros Zonales en su mayoría, tienen a su cargo la supervisión de los contratos, en este caso el/la Supervisora es quien con el apoyo por un equipo de profesionales, es la/el responsable de desarrollar cabalmente las actividades propias de la supervisión, las cuales implican la verificación desde cuatro perspectivas: supervisión administrativa, financiera, legal y técnica. De acuerdo con lo establecido en la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos suscritos por el ICBF”, la/el Supervisor debe ser funcionario(a) vinculado a la planta que cuente con alta experiencia en la materia, que haya supervisado eficientemente contratos, que cuente con estudios en carreras afines al objeto del contrato, o cuando el

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ordenador del gasto lo determine. Dentro de las facultades de la/el supervisor se encuentran controlar, vigilar, prevenir, verificar, exigir, sugerir, informar, evaluar y realizar monitoreo permanente a las Entidades Administradoras de Servicio (EAS) y Unidades de Servicio (UDS). Adicionalmente, la/el Supervisor del contrato será el responsable de coordinar y liderar el Equipo de Apoyo a la Supervisión de los Centros Zonales, hacer seguimiento al cumplimiento del cronograma de visitas y consolidar la información correspondiente al ejercicio de supervisión según lo estipulado en la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos suscritos por el ICBF. Todo lo anterior contando con el apoyo de las y los profesionales de apoyo a la supervisión, quienes suministran las evidencias producto de las visitas de apoyo a la supervisión, requeridas para el ejercicio de la Supervisión. Los Equipos de Apoyo a la Supervisión en los Centros Zonales están conformados por profesionales con perfiles técnico y financiero, cuyo número varía dependiendo de la cantidad de UDS, EAS y contratos asignados, quienes se encargan de realizar las visitas a las EAS y UDS de las distintas Modalidades de Atención, aplicar los Instrumentos de Apoyo a la Supervisión vigentes y apoyar a la/el supervisor en las actividades inherentes a su labor de supervisión. Vale la pena aclarar que las funciones asignadas a las y los Supervisores en la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF”, son de responsabilidad exclusiva de las y los Supervisores, sin que esto excluya la posibilidad de adelantar dichas funciones con la asistencia de los profesionales que conforman los equipos de apoyo. a) Perfiles y funciones El Equipo de Apoyo a la Supervisión, es el conjunto de profesionales que cumplen con los siguientes perfiles:

Tabla 1. Perfiles del equipo de supervisión de los Centros Zonales

ROL PERFIL

COMPONENTES A

EVALUAR UNIDAD DE

OBSERVACIÓN

Profesional Técnico

Profesional en salud y/o nutrición – homologación profesional en enfermería con experiencia en salud y nutrición en programas de atención a la primera de un año, ingeniero de alimentos.

EVALUACIÓN INTEGRAL: Proceso pedagógico, Salud y Nutrición, Ambientes educativos protectores, - familia comunidad y redes,

talento humano Administrativo y de gestión).

UDS

Profesional en educación o pedagogía UDS

Profesional en psicología, trabajo social, desarrollo familiar, terapia ocupacional.

UDS

Profesional Financiero

Profesional en contaduría o administración financiera.

- Financiero - Administrativo - Talento Humano - Jurídico - Información - Control social

EAS

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-Prestación del servicio.

Tabla 2. Relación instrumentos/Modalidad, profesionales y duración de la visita

INSTRUMENTO/ MODALIDAD

PROFESIONAL DURACIÓN DE LA VISITA

Modalidad Institucional Profesional Técnico 1 día

Modalidad Familiar Profesional Técnico 1 día

Modalidad Comunitaria Profesional Técnico Medio día

Modalidad Propia Profesional Técnico 1 día

Instrumento Especial Profesional Técnico Medio día

Instrumento de Minuta y Cobertura

Profesional Técnico 2 horas

EAS Profesional Financiero

Varía dependiendo del número de cupos, en términos generales es de 1 día.

Las y los profesionales de Apoyo a la Supervisión con perfil técnico realizan las visitas de Apoyo a la Supervisión a las Unidades de Servicio y las y los profesionales de Apoyo a la Supervisión con perfil financiero realizan las visitas de Entidades Administradoras del Servicio. Esta distribución se realiza teniendo en cuenta el número de profesionales asignados para apoyar el ejercicio de supervisión en cada Centro Zonal. El tiempo estimado para la realización de las visitas a UDS es de 4 u 8 horas dependiendo de la Modalidad y el instrumento, y para EAS de 8 horas en promedio, tiempo en el cual se aplica el instrumento de apoyo de Apoyo a la Supervisión y se socializan las situaciones encontradas durante la visita. Las visitas a UDS deben realizarse dentro del tiempo de funcionamiento del servicio. Es necesario resaltar que más allá de las visitas que en ocasiones sean programadas por el Equipo de Apoyo a la Supervisión de la DPI, en el caso que la/el Supervisor de Contrato vea pertinente visitar una EAS y/o UDS por denuncias, por incumplimiento de las obligaciones contractuales o por motivos inherentes a la realización del ejercicio de la supervisión, éste tiene la autonomía y facultad de realizar las visitas que considere oportunas y deberá reportarlas al grupo de gestión y análisis del dato con el fin de que éste último lleve un control de las visitas ejecutadas en el ciclo correspondiente. Dicho control estará enfocado en la verificación de información y consolidación y análisis de resultados. En conclusión, dentro del Esquema de Supervisión, la/el Supervisor del contrato debe asegurar que la ejecución de los contratos cuente con mecanismos eficientes para el seguimiento y control administrativo, financiero, legal y técnico, dando cumplimiento a lo descrito en la Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF en la que se describen en detalle las acciones que se deben realizar para el adecuado seguimiento contractual.

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4.4 FASES DEL ESQUEMA DE SUPERVISIÓN Para garantizar la organización en la implementación del Esquema de supervisión y en armonía con el Sistema integrado de gestión de la Calidad, se definieron cuatro Fases de Operación que corresponden a su vez con el ciclo de calidad Planear, Hacer, Verificar y Actuar. La Fase de Preparación y Planeación (Planear), incluye las actividades relacionadas con la organización de las acciones previas del ejercicio de la supervisión a nivel general como lo son el ajuste de instrumentos e instructivos, el ajuste a la Guía orientadora, la preparación de jornadas de Planeación Táctica Operativa, de Inducción, entrenamiento y capacitación y la preparación de documentos previo a las Visitas de apoyo a la supervisión, apoyo en la programación de visitas, entre otras acciones. La siguiente es la Fase de Ejecución (Hacer) que se ejecuta mediante la realización de Visitas de Apoyo a la Supervisión a Unidades de Servicio y a Entidades Administradoras de Servicio. Involucra el desarrollo de todas las actividades de Apoyo a la Supervisión en sus componentes técnicos, legales, administrativos y financieros, lo cual incluye la realización de actas de visita, la identificación de hallazgos y generación de compromisos, la toma de evidencias en caso de incumplimientos y el trámite de legalización de cuentas, entre otras actividades. La tercera es la Fase de Evaluación (Verificar) que incluye la verificación y entrega de insumos por parte de la/el profesional de Apoyo a la Supervisión a la/el Supervisor del contrato para que éste a su vez realice el respectivo “Informe del supervisor”. Así mismo la/el profesional de Apoyo a la Supervisión realiza seguimiento a compromisos, gestión y análisis de la información reportada, revisión de la calidad de los datos aportados, generación de reportes y entrega de los mismos a las áreas competentes, entre otras actividades. Por último, se encuentra la Fase de Procesos de Mejora Continua (Actuar), que se constituye con la realización de estas acciones de mejora continua y, en los casos que amerite, el aporte de los insumos que requiera la/el Supervisor para que dentro de su competencia realice gestiones frente a presuntos incumplimientos.

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Gráfica 3. Fases de Implementación Esquema de Supervisión

Las acciones que constituyen estas Fases no siempre tienen lugar de forma lineal en el tiempo, son dinámicas. Pueden incluir otras acciones que durante el proceso el Equipo de Apoyo a la Supervisión de la DPI, la Dirección de Primera Infancia y la Dirección General del ICBF identifiquen como necesarias para el buen funcionamiento del Esquema de Supervisión. 4.4.1 FASE DE PREPARACIÓN Y PLANEACIÓN (PLANEAR) Previo a la realización de la visita, hay un momento de preparación de la visita en el que los profesionales de apoyo a la supervisión deberán conocer los documentos necesarios que les permitan analizar la información encontrada. De acuerdo a lo anterior, es importante que sea revisada la siguiente documentación: Lineamientos técnicos y administrativos, condiciones contractuales (minuta del contrato), recursos financieros (canasta), cupos, reportes del Sistema de Información Cuéntame (beneficiarios/as, reporte nutricional para proceder a verificar los planes nutricionales de los niños que tienen deficiencias nutricionales, las atenciones, talento humano etc.), resultados de visitas anteriores, entre otros.

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Gráfica 4. Información a revisar de manera previa a la realización de las visitas.

La consulta al Sistema de Información Cuéntame es un requisito indispensable para la realización de las visitas, ya que permite no solo verificar la calidad de la información registrada en el sistema por parte de las Entidades Administradoras de Servicio, sino que además le da mayor seriedad al desarrollo de la visita pues permite que los profesionales de Apoyo a la Supervisión lleguen con la información necesaria. Para el caso de las Unidades de Servicio, se sugiere consultar los datos de los niños registrados, el talento humano, la realización de las tomas de seguimiento nutricional, entre otros. En las EAS se sugiere revisar el número de niños que presentan riesgo de desnutrición, el talento humano y la información que se considere necesaria. Por otra parte, de manera particular para las visitas a Unidades de Servicio de las Modalidades Familiar, Propia e intercultural, la/el Supervisor deberá solicitar a la EAS los cronogramas de los encuentros pedagógicos a realizar en las diferentes unidades, con el fin de identificar la hora, fecha y lugar donde se realizará la visita. Por ningún motivo, las visitas serán anunciadas a la Entidad Administradora del Servicio – EAS o a la Unidad de Servicio - UDS, lo cual aplica para todas las Modalidades. Por lo anterior, en la preparación de la visita se debe tener en cuenta los siguientes elementos, algunos de los cuales aplican solo para visitas a Unidades de servicio y otros que aplican también para las visitas a las EAS:

Tablet completamente cargada. (En los Centros Zonales que cuentan con ese elemento)

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Instrumentos digitales (EXCEL). Formatos impresos (al menos dos de cada Modalidad). Actas de visita (al menos tres copias por cada UDS a visitar). Actas de visita que contenga compromisos de visita anterior. Actas de vista del ICBF para otras visitas (al menos dos copias) Listado de la muestra de beneficiarios/as a los que se les validarán los requisitos de

la documentación (según la Modalidad), teniendo en cuenta que la población corresponde a los cupos contratados en la UDS y no a la suma de cupos contratados con la EAS. La muestra para cada Modalidad se encuentra establecida en los instructivos de los Instrumentos de apoyo a la supervisión.

Gorro, bata de color claro, tapabocas (para ingresar al servicio de alimentos) según la Resolución 2674 de 2013 MinSalud. Bajo ninguna circunstancia se podrá acceder a estas zonas sin estos dos requerimientos, el incumplimiento por parte de esta directriz se constituye en una falta por parte del equipo de Apoyo a la Supervisión y de la UDS que lo permite. (aplica obligatoriamente para visitas a UDS y de manera particular a los componentes de Salud y Nutrición y de Ambientes educativos y Protectores).

Dispositivo para la captura de fotografías para realizar el registro fotográfico (cuando aplique y sea permitido). Las fotografías que constituyen evidencia de incumplimientos deben ser identificadas con el código de la UDS, número de contrato de la EAS y fecha de captura, y deben reposar en medio magnético o físico, en la carpeta del contrato.

4.4.2 FASE DE EJECUCIÓN Y REALIZACIÓN DE VISITAS (HACER) De acuerdo con lo descrito en la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF”, la/el Supervisor y el Equipo de Apoyo deberán realizar las actividades consignadas en dicho documento. De manera particular, se deben revisar las actividades relativas a la elaboración del informe de la/el Supervisor, así como el trámite de cuentas. Los equipos de Apoyo a la Supervisión de los Centros Zonales y Regionales podrán realizar los siguientes tipos de visitas: 4.4.2.1 Tipos de Visitas Visita de la Modalidad: Durante esta visita se hace la aplicación de instrumento de

Apoyo a la Supervisión de acuerdo al Servicio y la Modalidad. Estas visitas serán programadas para cualquiera de las Modalidades y Servicios y deben ser realizadas por los profesionales de Apoyo a la Supervisión del perfil técnico.

Visita a Entidades Administradoras del Servicio: Estas visitas serán realizadas por los profesionales de Apoyo a la Supervisión del área financiera y permiten la verificación de los componentes administrativo, jurídico, financiero, talento humano, información, control social y prestación del servicio con el instrumento diseñado para tal fin.

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Visitas Especiales: Las visitas especiales buscan revisar de manera sintética todos los componentes de la atención. La aplicación del Instrumento Especial, se realiza en casos puntuales, como transiciones, ajustes sustanciales entre contratos y manuales operativos, diagnósticos ejecutivos, verificación y seguimiento a denuncias, entre otros. Estos casos específicos son informados por la DPI vía memorando, desde donde se darán directrices sobre sus tiempos de aplicación. La aplicación del Instrumento Especial, puede realizarse en cualquier momento del año, dependiendo de las coyunturas y necesidades. Los resultados de este instrumento son equiparables a los instrumentos de cada Modalidad en su contenido.

Visita de seguimiento a compromisos: Visita de verificación de avances en compromisos adquiridos por la UDS o EAS en el marco de la visita de la Modalidad. Todas las visitas de seguimiento a compromisos que se realicen, se debe aplicar Instrumento de Verificación de minuta y cobertura, y contar con un acta firmada por las dos partes.

Visita de verificación de minuta y cobertura: El objetivo de estas visitas es realizar un control cercano al cumplimiento de minuta, revisando las variables que verifican el suministro efectivo de la alimentación a los beneficiarios asistentes en el momento de la visita; y de la cobertura es verificando que los usuarios registrados en el sistema de información Cuéntame correspondan a los registrados en RAM así como los beneficiarios asistentes al momento de la visita, para tal fin las y los profesionales de apoyo a la supervisión del rol técnico tendrán en cuenta:

Realizar tres (3) Visitas de apoyo a la supervisión, durante el periodo definido para el ciclo de visitas, a la misma UDS programada por el grupo de Gestión y Análisis del dato de la DPI.

o En la primera visita se realizará aplicación de Instrumento Especial teniendo en cuenta diligenciar todos los campos y anexar el Acta con los compromisos y fechas de cumplimiento.

o La segunda y tercera visita deberá realizarse en un lapso aproximado de una semana entre una y otra, aplicando el instrumento de verificación de minuta y cobertura, que se publicará en su momento. Adicionalmente, se deberá realizar el seguimiento a los compromisos pendientes en la UDS.

o En las visitas de Verificación de minuta y cobertura, siempre se deberá garantizar el diligenciamiento de los datos de cobertura (número de niños), sin excepción alguna verificando mediante llamado de asistencia y reporte de CUENTAME.

o La/el profesional de Apoyo a la Supervisión deberá garantizar su firma en el RAM como evidencia de su revisión hasta el día de realización de la visita; levantará registro fotográfico del mismo y remitirá este soporte para la certificación de cobertura a los supervisores de contrato con copia a los profesionales de Apoyo a la Supervisión del rol financiero para los respectivos descuentos.

o En caso de presentarse en la programación para visitas de Verificación de Minuta y Cobertura, UDS que durante el mes anterior cuenten con visita de la Modalidad, se

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realizarán segunda y tercera visita aplicando el instrumento de Verificación de Minuta y Cobertura.

Visitas Fallidas:

Las visitas que por motivos externos y ajenos a los equipos de Apoyo a la Supervisión no es posible realizar, serán denominadas como visitas fallidas. Serán fallidas por diversas razones tales como: Orden público, difícil acceso y/o UDS cerradas, entre otras. Deben tener un soporte con el cual se puedan constatar los motivos por los cuales no fue posible adelantar la visita, así como un acta de la visita.

Vale la pena hacer énfasis, en que en general en todas las visitas, es necesario que la/el profesional de perfil técnico entregue los instrumentos y en especial las Actas de Visita, mediante correo electrónico a las/los profesionales financieros con copia a las/los Supervisores de los contratos. Esta actividad es particularmente importante en las visitas de Verificación de minuta y cobertura, ya que permite garantizar que los profesionales financieros, cuenten con la información necesaria para realizar los respectivos descuentos a que haya lugar. Las actividades requeridas para la realización de estos descuentos, serán informadas por la Dirección de Primera Infancia. Para la realización de todos los tipos de visitas, mencionadas en esta sección es necesario tener en cuenta, de manera prioritaria los siguientes aspectos:

Todas las visitas deben realizarse de manera prioritaria y en la medida de lo posible en los momentos de entrega de paquetes alimentarios (Se debe tener en cuenta el cronograma que envía el operador para la entrega del paquete alimentario) o de ración servida.

Las visitas que no cumplan con el diligenciamiento total de la información bajo criterios de calidad y oportunidad NO serán tenidas en cuenta para la meta, por lo cual se solicita previo al cargue de los instrumentos y sus soportes, verificar detalladamente la información registrada en la totalidad de campos previstos en los instrumentos.

El formato de acta de visita será el mismo para las visitas realizadas por los profesionales técnicos y los financieros, independientemente de la modalidad y el servicio. Deberán diligenciar los campos que correspondan según tipo de visita.

Tener en cuenta que cada Visita de Apoyo a la Supervisión tiene como soporte un archivo Excel (Instrumento), un archivo PDF (Acta de Visita), estos archivos deben corresponder en cantidad, es decir, igual número de instrumentos y actas cargadas como soporte de cada visita.

4.4.2.2 Desarrollo de la visita de apoyo a la supervisión Las Visitas de Apoyo a la Supervisión tienen las siguientes etapas:

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Gráfica 5. Pasos en la realización de las visitas a UDS

El momento de la llegada, hace referencia a la presentación que el equipo de supervisión hace al responsable de la UDS acerca del propósito de la visita, los profesionales que la realizan, la metodología de verificación y las acciones a adelantar en desarrollo de la misma. Así mismo, se solicitan los documentos objeto de revisión. Se debe acordar que personas de las UDS o Entidad acompañarán y entregarán la información. Es importante llegar con buen ánimo, la cordialidad es la clave para que la visita se desarrolle en términos de respeto y se obtengan los resultados esperados. En el momento de la presentación se debe indicar el nombre, el cargo, preguntar el nombre de las personas que atenderán la visita y dirigirse a ellos por su nombre. La presentación personal debe ser acorde con el clima, usar ropa cómoda, teniendo presente que estamos en representación del ICBF por lo tanto el atuendo debe ser adecuado, se debe portar carnet y utilizar el chaleco institucional en los casos que se cuente con este elemento. Todos los profesionales que realizan visitas deben tener presente lo establecido en la “Guía de buenas prácticas de seguridad” que se encuentran en la Intranet del ICBF dentro del proceso de Gestión del Talento Humano.

Momento de llegada

Solicitar el Registro de Asistencia Mensual

Hacer un recorrido inicial

Verificar el servicio de

alimentación

Revisión documental

Entrevistas no estructuradas con el recurso

humano

Registro

fotográfico

Observación e interacción con niñas y niños

Socialización de

resultados Generación de compromisos

Firma del acta de visita y entrega

de la copia en la UDS

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Como primera medida se debe solicitar el Registro de Asistencia Mensual – RAM para verificar la cobertura y la asistencia a partir del conteo niño a niño, y luego realizar un recorrido inicial por toda la UDS con el propósito de identificar de manera general la prestación del servicio. Luego de estas actividades se inicia la aplicación del instrumento, en donde se propone verificar el servicio de alimentación, adelantar la revisión documental y realizar las entrevistas al talento humano y la observación e interacción con niñas y niños. Es importante tener en cuenta que las variables del instrumento se encuentran clasificadas de la siguiente manera:

- Variables que requieren verificación visual: son aquellas que se verifican realizando un recorrido por las áreas de la UDS correspondiente, se requiere identificar estas variables para que sean diligenciadas de manera simultánea con el recorrido (Techos y paredes limpias, directorio, visión, misión, entre otros).

- Variables que requieren verificación documental: son aquellas que se verifican mediante documentos, (Registro civil, Esquema de vacunación, POAI, entre otros)

- Variables que requieren entrevista semi estructurada: es otro tipo de verificación, una vez cuente con la información mediante la verificación visual o documental, se debe realizar entrevista no estructurada al talento humano con el fin de corroborar la información presentada (como una capacitación, socialización, conocimiento de la misión, la visión, entre otros). Es importante que en desarrollo de la visita se realice la observación e interacción con los niños y niñas, en la cual se observe como participan en las actividades, el agrado frente a la actividad y en algunos casos poder identificar situaciones de alarma que ameriten algún tipo de seguimiento.

El registro fotográfico puede realizarse de manera paralela a la aplicación del instrumento, se debe tener en cuenta que cuando se tomen fotografías a los espacios o actividades, es importante que los niños y niñas aparezcan de espalda a la foto o si es imposible, en el momento de imprimir la foto cubrir la cara de los niños y niñas. En aquellas situaciones en las que durante la realización de la visita a Unidades de Servicio se evidencian posibles vulneraciones a los derechos de los niños, es muy importante que los profesionales de Apoyo a la Supervisión activen las rutas de acuerdo a la situación encontrada, con el fin de garantizar la realización de las acciones inmediatas que permitan restablecer los derechos de los niños y niñas (por ejemplo: niños que presenten algún estado de malnutrición, o alteración del desarrollo, maltrato por parte de las agentes educativas, presunto abuso sexual entre otros). En cuanto a las visitas a las Entidades Administradoras del Servicio – EAS los pasos son los siguientes:

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Gráfica 6. Pasos en la realización de las visitas a EAS

En general algunos de los pasos para el desarrollo de visitas a EAS, son los mismos de las UDS, pero presentan algunas diferencias que se aclaran a continuación: En el paso dos, referido a la solicitud de documentos (nómina, cuentas por pagar, conciliaciones bancarias, facturas, provisiones, contratos, soportes de pago al talento humano, entre otros) se debe tener en cuenta dar un tiempo máximo entre treinta (30) y sesenta (60) minutos a los profesionales que atienden la visita para la entrega de los mismos. Así mismo, es importante verificar el almacenamiento de los alimentos y la Bienestarina cuando los espacios de almacenamiento se ubiquen en la sede de la EAS. En la visita a la EAS el registro fotográfico se realiza principalmente a los documentos y debe estar orientado a dejar constancia de evidencias sobre posibles incumplimientos contractuales. En el mismo sentido, vale la pena indicar que la visita a EAS se concentra en variables que requieren verificación documental. Igualmente, para esta visita además de los elementos mencionados para las visitas a UDS es importante cuando sea posible tener disponible una calculadora que permita realizar las operaciones matemáticas necesarias para verificar los datos contables. Los resultados de las Visitas de Apoyo a la Supervisión tanto de UDS como de EAS, es decir los instrumentos (ya sean en Excel o escaneados) y las actas de visitas (escaneadas), deben ser cargados en la NAS en los formatos y fechas estipuladas por el Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia. 4.4.3 FASE DE EVALUACIÓN (VERIFICAR) Luego del diligenciamiento de los Instrumentos y de acuerdo con los resultados, se inicia la etapa final de la visita en la que se analiza la información recolectada, se socializan los resultados obtenidos y se diligencia el Acta de Compromisos, en la cual queda plasmada la

Momento de llegada

Solicitar los documentos

previstos en el instrumento

Verificar el almacenamiento

de los alimentos y la bienestarina

Revisión documental

Entrevistas no estructuradas con el recurso humano

Registro fotográfico

Socialización de resultados

Generación de compromisos

Firma del acta de visita y entrega de la copia a la EAS

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verificación del cumplimiento de las variables por componentes que fueron evaluados. Para el cierre de la visita ya sea de UDS o EAS, se recomienda tener en cuenta los siguientes elementos:

● Manejar formas de comunicación no agresivas. ● Ser constructivo a la hora de abordar los incumplimientos detectados. ● Argumentar las razones por las cuales deben superarse prontamente los

incumplimientos desde el punto de vista de las afectaciones que se generan en las y los beneficiarios.

Gráfica 7. Acciones para el cierre de la visita

Luego de la socialización de resultados, las y los profesionales del Equipo de Apoyo a la Supervisión realizaran explicaciones técnicas referidas a los aspectos evaluados, los medios de verificación y las evidencias solicitadas, para que el ejercicio del apoyo a la supervisión sea claro y transparente. Después de la explicación de las recomendaciones, se establecen los compromisos que los responsables de las Unidades o EAS adquieren para subsanar las variables que deben mejorarse. Finalmente, la visita se cierra con la firma del Acta. Se debe dejar copia en medio digital o impreso, tanto del Instrumento como de las Actas y formatos diligenciados en el desarrollo de la visita. De acuerdo con lo establecido en la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF”, toda la documentación que se origine dentro de la visita de Apoyo a la Supervisión deber ser remitida mensualmente a la carpeta de contrato oficial, la cual reposa en la Coordinación Jurídica de la Dirección Regional. Por lo anterior, insumos como actas que se levanten en las Visitas de apoyo a la supervisión, Instrumentos y demás información cargada en la carpeta dispuesta para tal fin en la NAS, deben reposar en la Regional. 4.4.3.1 Informe de la/el Supervisor La/ el Supervisor deberá elaborar los informes periódicos y finales de cada contrato de aporte con base en los insumos derivados de las visitas de apoyo a la Supervisión. También debe realizar la verificación del cumplimiento de las obligaciones contractuales soportadas en los informes y evidencias presentadas por las EAS, según la frecuencia, lugar y plazo indicados por el ICBF en las cláusulas contractuales del SIGE según la “Guía de Adquisición de Bienes y Servicios de Calidad”. El Informe de la/el Supervisor se elabora de acuerdo con

Socialización de los resultados Recomendaciones Establecimiento de compromisos

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los parámetros metodológicos del modelo de informe indicado por el ICBF según la Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF, en el Formato de Informe de Supervisión del contrato. Este informe, deberá referirse a la totalidad de obligaciones exigibles para el periodo objeto de certificación. En caso en que el cumplimiento sea parcial o total, se dejará constancia en el Informe y las recomendaciones necesarias para enfrentar la situación. Adicionalmente se recomienda llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato; ya que para la elaboración periódica de los informes de supervisión, se deben tener en cuenta las comunicaciones enviadas entre supervisor y el contratista, de tal manera que al momento de diligenciar el informe, se cuente con información suficiente sobre la descripción, tipo e identificación del documento, asunto, destinatario, responsable de la respuesta y si esta se dio o no. Es importante tener en cuenta que toda la información debe reposar en la carpeta del contrato, tal y como se encuentra estipulado en las directrices referidas a la supervisión administrativa del contrato. Todas las situaciones relacionadas con la incorrecta, irregular o defectuosa ejecución de los recursos, deberán encontrarse sustentadas en documentos de trabajo en donde se concrete la evidencia suficiente que respalde el informe, junto con las recomendaciones y sugerencias del caso. 4.4.3.2 Socialización de resultados en Comités Técnicos Operativos

La/el Supervisor debe garantizar la realización de los Comités Técnicos con la frecuencia que se requiera (cláusula del contrato de aporte), para coordinar acciones y hacer seguimiento técnico, administrativo y financiero al contrato, así como establecer los procesos y procedimientos requeridos para la adecuada prestación del servicio. El Comité será el espacio pertinente para hacer seguimiento a las situaciones encontradas en las Visitas de apoyo a la supervisión, o aquellos casos en los que la EAS o UDS no demuestre acciones concretas sobre las recomendaciones del equipo supervisor transcurrido el tiempo para este fin. El Comité será además el espacio legítimo para la toma de decisiones en el marco de las obligaciones para la prestación del servicio, en concordancia con los Lineamientos Técnicos y la Política de Estado para el desarrollo integral de la Primera Infancia de Cero a Siempre y de aquellos impartidos por la Dirección de Primera Infancia del ICBF. Las funciones específicas del Comité Técnico Operativo zonal se encuentran descritas en los manuales y lineamientos operativos de cada Modalidad. Es importante señalar que en algunas sesiones es importante contar con la participación como invitados de las y los profesionales de Apoyo a la Supervisión.

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4.4.3.3 Socialización de resultados en Comité Técnico Regional De la misma manera que con el Comité Técnico Operativo, la/el Supervisor deberá garantizar que en los Comités Técnicos Regionales se retroalimente, desde los Centros Zonales, a las Regionales y a la Sede de la Dirección General, sobre los resultados del seguimiento a los contratos que materializan la Política de Estado para el Desarrollo Integral de la Primera Infancia de Cero a Siempre. Los Comités Técnicos Regionales estarán conformados por la/el Director Regional, la/el Coordinador de Asistencia Técnica, las/los coordinadores de los Centros Zonales, las/los profesionales referentes de Primera Infancia, las/los supervisores, y un/a representante de la Sede de la Dirección General. Estos Comités se reunirán mínimo una vez por semestre, y cuando los Comités Técnicos Operativos hayan sesionado. Las funciones específicas del comité técnico Regional se encuentran descritas en los manuales y lineamientos operativos de cada Modalidad. 4.4.4 FASE DE PROCESOS DE MEJORA CONTINÚA (ACTUAR) Las actividades que se adelantan en esta Fase se refieren a la entrega de la información a las distintas áreas competentes para avanzar en actividades de fortalecimiento del servicio, así como a las actividades que desde el punto de vista legal deban emprenderse en cuanto al cumplimiento de las obligaciones contractuales. A continuación, el detalle de cada una: 4.4.4.1 Reporte de resultados para Asistencia técnica y fortalecimiento Las/los Supervisores de los contratos y profesionales de Apoyo a la Supervisión deberán reportar periódicamente de manera formal, los resultados de las Visitas de Apoyo a la Supervisión a los Coordinadores de Centros Zonales (en los casos en los que éstos no sean las/los mismos Supervisores), a la coordinación de asistencia técnica y a la Dirección Regional, para el análisis interno de los resultados y la toma de decisiones que permitan a la Regional iniciar las acciones legales para el cumplimiento del contrato, o las actividades de asistencia técnica que permitan mejorar la prestación del servicio. Vale la pena indicar que estos informes incluyen un capítulo asociado con las PQRSF recibidas por Regional, como insumo que permite alertar a la Regional sobre la prestación del servicio. De acuerdo con los resultados obtenidos, se formularán planes de asistencia técnica para apoyar los compromisos y recomendaciones adquiridos durante las visitas a las UDS y EAS, ya sea de manera grupal o para cada caso en particular. Para tal caso se identifican y priorizan las debilidades en la prestación del servicio y se formulan planes de acción que buscan mejorar los aspectos débiles en la prestación del servicio, teniendo en cuenta los lineamientos técnicos de la Modalidad y las demás disposiciones del ICBF. Lo anterior quiere decir que los resultados de supervisión, son un insumo para las acciones y líneas técnicas que adelantan las áreas de asistencia técnica de cada nivel territorial. Por ello, se deben buscar mecanismos que garanticen la socialización de los resultados al

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interior de los Centros Zonales, Regionales y por supuesto a nivel nacional2. Este aspecto es muy importante pues la Supervisión, la Asistencia Técnica y los ejercicios de fortalecimiento son procesos complementarios que deben articularse en aras de garantizar una adecuada prestación del servicio. En los casos que el Equipo de Apoyo a la Supervisión de la DPI, identifique situaciones que ameriten una intervención especial, se remitirán a la Oficina de Aseguramiento de la Calidad para que, de acuerdo con el proceso de inspección, vigilancia y control, se realicen las visitas y auditorías selectivas para verificar la calidad de los servicios prestados de acuerdo con la normatividad vigente; se adoptan medidas de control y se propongan correctivos inmediatos cuando sea necesario. Nota. Para todos los periodos, los reportes deberán ser enviados a la/el Coordinador de Centro Zonal, la/el Coordinador de Asistencia Técnica y a la/el Director Regional para el análisis interno de las observaciones y la toma de decisiones que permitan a la Regional iniciar las acciones pertinentes para mejorar la prestación del servicio. 4.4.4.2 Presuntos incumplimientos En el marco de la Estrategia de Transparencia, participación y buen gobierno “Estamos cambiando el mundo 2015-2018 - Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” y de acuerdo con la Matriz de Riesgo de los procesos del ICBF contenida en dicha Estrategia, se identificaron situaciones de riesgo en el ejercicio de la supervisión referentes a la omisión de acciones por parte de las y los supervisores de contratos. Es por esto que, a fin de mitigar el riesgo identificado, la/el Supervisor debe cumplir a cabalidad con lo establecido en la Ley y en la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF”; puesto que en la rigurosidad del ejercicio de la supervisión se pueden evidenciar presuntos incumplimientos contractuales, a lo cuales el supervisor deberá requerir según considere pertinente para garantizar el cumplimiento del contrato. Frente de las observaciones obtenidas como resultados de las visitas de apoyo a la supervisión, el supervisor establecerá las acciones inmediatas a realizar indicando el tiempo establecido para su realización, razón por la cual se llevará a cabo el proceso de seguimiento de los compromisos y recomendaciones obtenidas a partir de las visitas de apoyo a la supervisión. Las y los Supervisores en ejercicio de sus competencias, deberán aplicar todas las acciones tendientes a velar por el cumplimiento del objeto contractual y de todas aquellas obligaciones inherentes al mismo, según lo dispuesto por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción; así mismo, el supervisor cuenta con la “Guía para el Ejercicio de Supervisión de Interventoría de Contratos y Convenios Suscritos por el ICBF” y el “Manual de Contratación del ICBF”, además de contar con asesoría por

2 En el nivel Nacional se entregarán los informes vía Memorando y se realizarán reuniones mensuales con la

Subdirección Técnica de la Dirección de Primera Infancia para garantizar la articulación de los dos ejercicios.

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parte de las y los profesionales jurídicos del Equipo de Apoyo a la Supervisión de la Dirección de Primera Infancia. Cuando a partir de una visita de Apoyo a la Supervisión a UDS y EAS se evidencie un presunto incumplimiento contractual, desde el punto de vista financiero, administrativo, técnico o jurídico, o situaciones que puedan afectar su cumplimiento, la/el Supervisor de contrato procederá a:

Exigir en todo momento la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, lo cual podrá efectuarse a través de los Requerimientos que deberán llevarse a cabo al momento de identificarse el presunto incumplimiento contractual, garantizando el cumplimiento de los principios y garantías procesales.

Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de efectuada la contratación.

Teniendo en cuenta lo anterior, y en virtud de las competencias en el marco de la Supervisión, las evidencias de acciones u omisiones que lleven a inferir un posible incumplimiento por parte de la EAS o de la UDS, la/el Supervisor inicialmente deberá requerir por escrito cuantas veces considere oportunas dentro del plazo de ejecución del contrato con el fin de conminar el cumplimiento del mismo. Las situaciones evidenciadas que son subsanables pueden establecerse a través de compromisos, para lo cual la UDS o EAS debe implementar acciones de mejora y generar estrategias para prevenir su recurrencia. Para el cumplimiento de los compromisos la/el supervisor debe establecer los plazos que considere pertinentes, los cuales no deben superar la fecha de terminación del contrato. Adicionalmente, si en el desarrollo de las Visitas de Apoyo a la Supervisión se identifican situaciones graves que atentan directamente contra la garantía de derechos de los niños y niñas beneficiarios de los programas de Primera Infancia, se deben realizar los requerimientos contractuales a que haya lugar, de acuerdo con lo establecido en el “Procedimiento de supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF”. El Requerimiento efectuado, debe describir la obligación(es) objeto de posible incumplimiento, causas y término otorgado para resarcir la falencia o ejecutar la obligación(es). Debe tenerse en cuenta, que el incumplimiento contractual, se refiere a la no realización, o irregular e incompleta prestación del servicio asumido contractualmente. La/el Supervisor deberá asesorarse del enlace jurídico de Primera Infancia de la Oficina Jurídica de la Regional, para solicitar cualquier acción de tipo contractual, judicial o extrajudicial frente a presuntos incumplimientos por parte del operador. La Oficina Jurídica deberá brindar asesoría a la/el Supervisor para requerir a la EAS, y a las Regionales con el fin de adelantar el proceso de incumplimiento contractual. Así mismo, la DPI podrá escribir a la/el Supervisor del contrato y a las/los Directores Regionales con el propósito de conocer

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las acciones adelantadas frente a las situaciones evidenciadas y el nivel de cumplimiento del objeto contractual (o Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General) cuando es suscrito en la Sede Nacional. La EAS deberán dar respuesta oportuna al Requerimiento de la/el Supervisor, quien determinará si la respuesta es satisfactoria y no da lugar a la aplicación del procedimiento sancionatorio, ó, por el contrario, si la respuesta no es satisfactoria frente al requerimiento, lo cual implica la elaboración de un informe de supervisión dirigido al ordenador del gasto y a la Oficina Jurídica de la Regional. Por otra parte debe tenerse en cuenta que en casos específicos, y ante la evidencia obtenida a partir de la realización de las Visitas de Apoyo a la Supervisión de situaciones que puedan afectar de manera grave la prestación de los servicios contratados y/o que vulneren inminentemente los derechos de las y los beneficiarios del Servicio, la/el Supervisor podrá de manera inmediata proceder a la presentación del Informe de Posible Incumplimiento, sin la necesidad de efectuar requerimiento previo a la EAS sobre el tema. Dicho documento debe estar soportado con las pruebas correspondientes sobre el hecho cuestionado. El informe de la/el Supervisor en relación con el posible incumplimiento debe permitirle a la/el Ordenador del Gasto establecer de manera clara el objeto de posible incumplimiento. Dicho concepto debe ser claro, probable y objetivo, en tal sentido el informe será remitido con las pruebas y documentación soporte correspondiente a la Oficina Jurídica de la Dirección Regional (Dirección de contratación cuando se suscribe en la sede de la Dirección General), a fin de que se inicien los trámites legales tendientes a determinar si hay o no incumplimiento. Este informe se convertirá en el insumo para la posible citación a audiencia dentro del trámite sancionatorio. Para poder argumentar un presunto incumplimiento, la/el supervisor debe tener clara la normatividad vigente, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas exigibles en el contrato y tener el soporte técnico para poder determinar que se está poniendo en peligro o en riesgo la debida ejecución del contrato. Por lo anterior, es importante que la/el supervisor tenga en cuenta lo estipulado en los Manuales Operativos vigentes de las Modalidades para la atención a la Primera Infancia, que para el caso de las Modalidades Comunitaria, Propia e intercultural, y Familiar, describen las causales de cierre de un servicio cuando sobrevengan circunstancias que impidan su normal funcionamiento y para los casos en que se ve afectada la vida e integridad de los niñas y las niñas, se debe proceder a realizar la suspensión temporal e inmediata. A continuación, se relacionan algunas situaciones que amenazan o vulneran los derechos de las niñas, los niños y las mujeres gestantes que son atendidas en las Modalidades de Primera Infancia, para lo cual la/el supervisor debería realizar requerimientos contractuales, dando un plazo cierto y perentorio para que la EAS de respuesta a la solicitud realizada. Se reitera que la/el Supervisor es autónomo en realizar los requerimientos que considere pertinentes si evidencia que se está incumpliendo la correcta ejecución del contrato.

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Si en los tiempos solicitados la EAS no da respuesta satisfactoria, se envía informe a la/el ordenador del gasto para que se inicie el Proceso Sancionatorio. Si, por el contrario, la respuesta es satisfactoria se debe proceder al cierre del Requerimiento. Como documento soporte para la realización de requerimientos se encuentra el Procedimiento para adelantar la supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF que describe las actividades a realizar por la/el supervisor en caso de evidenciar los presuntos incumplimientos. A continuación, a modo de ejemplo, se indican las acciones que puede iniciar el supervisor del contrato si evidencia un presunto incumplimiento.

Tabla 3. Identificación de situaciones que ameriten requerimiento contractual.

ORIENTACIONES PARA LA IDENTIFICACION DE SITUACIONES QUE AMERITEN REQUERIMIENTO CONTRACTUAL

COMPONENTE DE SALUD Y NUTRICION

Modalidad Criterios Acciones por parte del supervisor del contrato

Institucional/ Comunitaria

Las porciones servidas no corresponden a las establecidos en el ciclo de menú, según grupos de edad, validado por el Nutricionista del Centro Zonal o Regional. Tenga en cuenta

la minuta patrón aprobada por ICBF

• Hacer requerimiento a la EAS.

• Efectuar descuentos por ración servida en la certificación de pago

Familiar No cumplimiento de la minuta patrón y las derivaciones según las características de la población, aprobada por el Centro Zonal o Regional y avalada por el Comité Técnico

Operativo.

• Hacer requerimiento a la EAS. • Descuentos por ración servida

en la certificación de pago.

No entrega de refrigerio según las especificaciones de la minuta patrón, Formato Entrega de Refrigerios Modalidad

Familiar diligenciado a completitud

• Hacer requerimiento a la EAS. • Descuentos por ración servida

en la certificación de pago.

No se entrega de paquete alimentario según las especificaciones de la minuta patrón, el formato entrega de

Paquetes de Alimentos Modalidad Familiar no está diligenciado a completitud

COMPONENTE PEDAGOGICO


Institucional/ Familiar (DIMF)

No cuenta con un proyecto pedagógico y no se evidencia la implementación acorde a la edad de los niños y niñas


Institucional/Familiar/Comun

itaria

No cuenta con formato o documento de planeación de actividades

pedagógicas. (Se refiere al proceso sistemático, flexible, que llevará a cabo para organizar y prever el trabajo pedagógico

a realizar con los niños y niñas y familias, de forma no repetitiva y según los intereses que van planteando los niños

y niñas).


COMPONENTE ADMINISTRATIVO Y DE GESTIÓN

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Institucional/ Familiar/

Comunitaria

Cobertura y Registro de Asistencia Mensual RAM, se evidencian inconsistencias como:

- Diligenciada completamente excediendo la fecha de la atención

- Beneficiarios señalados como asistentes y no se evidencian dentro de la UDS

- Formatos paralelos - No se evidencia coincidencia entre el RAM y lo registrado

en el aplicativo Cuéntame.

• Hacer requerimiento a la EAS. • Luego de recibir la respuesta hacer informe al ordenador del

gasto para inicio de sancionatorio.

OBLIGACIONES GENERALES DE LOS CONTRATOS


Institucional/ Familiar

Se identifica que en la unidad de servicio se desarrollan actividades políticas


OBLIGACIONES RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACION DE RECURSOS



Inadecuada utilización de los recursos girados por el ICBF • Hacer requerimiento a la EAS.

Comunitaria Inadecuada utilización de los recursos girados por el ICBF • Hacer requerimiento a la EAS.

OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL TALENTO HUMANO



No Realiza los pagos oportunamente de acuerdo con la normatividad vigente


OTRAS CONSIDERACIONES


Institucional/ Familiar/ Comunitaria

Suspender la prestación del servicio sin justificación o sin previo aviso al supervisor del contrato.

• Apertura del procedimiento de cierre y notificación del acto, (para Modalidad comunitaria, familiar,

propia.) Mediante acto administrativo, máximo a los dos

días hábiles. • Descuentos en certificación de pago por los días no atendidos

• Solicitar reprogramación de las horas no atendidas.

• Para la Modalidad institucional requerir a la EAS.

Atender un tiempo inferior al establecido para la Modalidad sin contar con un previo acuerdo con el supervisor del

contrato (para casos excepcionales)

Reiterado incumplimiento

Maltrato físico, psicológico, abuso sexual, negligencia y accidente grave o la muerte de una niña o niño que esté

bajo cuidado

• Suspensión temporal e inmediata de la UDS (para

Modalidad comunitaria, familiar,

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propia.) Mediante acto administrativo, máximo a los dos

días hábiles. • En la Modalidad institucional el

supervisor debe solicitar a la Entidad Administradora que

proceda de acuerdo con en el Código sustantivo del Trabajo y

Código Procesal del trabajo y de la Seguridad Social, Art. 62.

Terminación del contrato por justa causa.

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

NUEVO DOCUMENTO

24/08/2017 Versión 1

Se realizaron ajustes de acuerdo a la actualización del Lineamiento Técnico, los Manuales Operativos de las Modalidades de Atención a la Primera Infancia. Se modificó en Numeral 4 “Desarrollo”, armonizándolo con las disposiciones del Sistema Integrado de Gestión de calidad. Se incluyó el Indicador M1-PM1-09

30/04/2018 Versión 2 Se incluye el rotulado de información “PÚBLICA” en todo el documento.

guÍa orientadora para el apoyo a la supervisiÓn en las

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