MINISTERIO DE OBRAS PBLICAS

Gestin y Monitoreo de Planes de Obras Pblicas Etapa de Implementacin de la Ejecucin del Plan Direccin de Planeamiento

SUBDIRECCION DE PLANIFICACION ESTRATEGICA Noviembre 2010

Contenido 1. Ciclo de un Plan ........................................................................................................................... 1

2. Implementacin del Plan ............................................................................................................ 2

3. Modelo de Gestin para el Control y Monitoreo del Plan .......................................................... 3

3.1. Acciones .................................................................................................................................. 3

3.2. Proyectos ................................................................................................................................. 4

3.3. Sistema de Indicadores ........................................................................................................... 4

3.4. Peso Especfico de Proyectos y Acciones ................................................................................ 4

3.5. Periodicidad del Monitoreo de Proyectos, Acciones e Indicadores ........................................ 4

3.6. Control del Estado de Ejecucin de Proyectos y Acciones ...................................................... 4

3.7. Anlisis Financiero Presupuestario ...................................................................................... 5

3.8. Programacin del Plan (Carta Gantt) ...................................................................................... 5

3.9. Otras Tcnicas y herramientas en uso en el MOP .................................................................. 5

4. Sistema de Monitoreo del Plan ................................................................................................... 6

4.1. Monitoreo de Planes ............................................................................................................... 6

4.1.1. Seguimiento ........................................................................................................................ 6

4.1.2. Evaluacin ........................................................................................................................... 6

4.1.3. Lnea Base ............................................................................................................................ 7

4.1.4. Actualizacin del Plan.......................................................................................................... 7

4.2. Instrumentos de Monitoreo del Plan ...................................................................................... 7

4.3. Informe Anual de ejecucin del Plan ...................................................................................... 7

4.4. Informes Peridicos de Seguimiento ...................................................................................... 8

4.5. Mesas de seguimiento de Seguimiento y Control de planes .................................................. 8

4.5.1. Coordinador del Plan .......................................................................................................... 8

4.5.2. PMO ..................................................................................................................................... 8

4.5.3. Directorio ............................................................................................................................ 9

4.5.4. Mesas de Coordinacin y Seguimiento del Plan ............................................................... 10

5. Sistemas de Informacin ........................................................................................................... 10

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Gestin y Monitoreo de Planes de Obras Pblicas Etapa de Implementacin de la Ejecucin del Plan

1. Ciclo de un Plan1 Este ciclo se aplica en planificacin estratgica pero es perfectamente aplicable al control de Planes

1 Ciclo Demming, Plan Do Check Act (PDCA)

Contempla la ejecucin de las inversiones y acciones planificadas por el plan

Se controla lo planificado vs lo real

Fija metas, plan de accin (proyectos y acciones a implementar) e indicadores

Definea las acciones correctivas o preventivas

Actualizar Planificar

ImplementarMonitorear

CONTROLAR

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2. Implementacin del Plan En la implementacin de un plan, cabe tener presente que el proceso de gestin de proyectos2 (en este caso de planes) es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas para proyectar actividades que permitan alcanzar los requerimientos del proyecto (en este caso plan). Estas se distribuyen y usan a lo largo de varios procesos de gestin de proyectos relacionados con reas de conocimiento y asociados a grupos de procesos.3 Como tal la Planificacin para la implementacin de un plan requiere establecer:

El Modelo de gestin del plan

El establecimiento de los roles de los involucrados en el desarrollo del Plan

El Sistema de monitoreo del Plan

Los Sistemas de informacin a utilizar en la administracin de los planes.

2 Proyecto entendido como consecucin de objetivos. "Un proyecto es una secuencia nica de actividades complejas e interconectadas que tienen un objetivo o propsito que debe ser alcanzado en un plazo establecido, dentro de un presupuesto y de acuerdo con unas especificaciones" (Ribera, 2000). 3 Segn PMBOK. El ms importante de los documentos publicados en la actualidad por el PMI es el PMBOK, A Guide to the Project Management Body of Knowledge. El Project Management Institute (PMI) es una organizacin internacional orientada a la difusin y determinacin de las mejores prcticas de gestin de proyectos.

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3. Modelo de Gestin para el Control y Monitoreo del Plan Un plan no debiera formularse a menos que se tenga definido cmo se lo va a gestionar, controlar y monitorear. Ello define la necesidad de establecer un Modelo de Gestin que debe concebirse como la herramienta para la supervisin continua o peridica de la ejecucin fsica de un plan determinado. Este debe considerarse como un documento formal, aprobado, usado para administrar y controlar la ejecucin del Plan. Debe ser distribuido y conocido por todos los participantes e incluye tanto los productos del Plan como los objetivos de este. Metodolgicamente debe establecer una aproximacin estructurada que permita guiar al equipo de administracin del plan durante su desarrollo. La mayora de las metodologas para planeacin de proyectos hacen uso de una combinacin de herramientas "duras" tales como software de administracin de proyectos y herramientas "blandas" tales como comits facilitadores e iniciadores. El Modelo de Gestin necesariamente debe considerar los elementos siguientes para su implementacin

3.1. Acciones Las acciones estn comprendidas por todas aquellas actividades que no estn asociadas a la ejecucin de proyectos pero que son necesarias para alcanzar los objetivos del Plan.

Elaboracin del Plan Implementacin del Plan

Ejecucin de Proyectos y Acciones

De

fin

ici

n R

esp

on

sab

les

Monitoreo del Plan

Actualizacin del Plan

Pla

zos

e In

dic

ado

res

Difusin de la Ejecucin

Directorio y Mesas del Plan

2009 - 2010 2010 - 2011 2011 - 2018

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3.2. Proyectos La concrecin de los proyectos para el Ministerio de Obras Pblicas son lo central para alcanzar la metas y objetivos establecidos en el Plan y su Monitoreo es indispensable en la toma de decisiones durante su implementacin. Para los mismos deben considerarse:

Antecedentes generales del Proyecto

Indicadores del Proyecto

Anlisis fsico financiero

3.3. Sistema de Indicadores Deben considerarse los indicadores establecidos para observar el logro de los objetivos de cada plan. Cada indicador deber detallar:

La denominacin: cada indicador debe disponer de un nombre que lo defina de una manera clara que imposibilite ambigedades en su interpretacin.

Las unidades de medida en que van a expresarse El procedimiento para la obtencin o clculo de cada indicador. La periodicidad con que se obtendrn y los datos necesarios para ello. Las fuentes donde debe obtenerse la informacin necesaria para su determinacin. El uso para el cual est pensado el Indicador (de trabajo, de divulgacin, ambos, etc.)

3.4. Peso Especfico de Proyectos y Acciones

A objeto de establecer e informar el avance de los Planes debe definirse el peso especfico de sus componentes, es decir su contribucin al logro de los objetivos estratgicos del Plan para el periodo establecido.

3.5. Periodicidad del Monitoreo de Proyectos, Acciones e Indicadores Debe establecerse las fechas en que se llevara a efecto el control de metas asociadas a proyectos, acciones e indicadores. Idealmente, y dadas las caractersticas de la inversin MOP y el ciclo presupuestario, este control debiera establecerse a lo menos una vez al ao, durante el primer trimestre de cada ao calendario, controlando los avances habidos durante el ao presupuestario previo y controlando las acciones e indicadores programados para dicho ao.

3.6. Control del Estado de Ejecucin de Proyectos y Acciones En las fechas que se establezcan como hitos de Control de los Planes se establecer la necesidad de realizar el anlisis de la informacin que proviene de la lnea base del plan durante su perodo de vigencia de modo de comparar la programacin y el estado de ejecucin de Proyectos y Acciones de los componentes del Plan. Para este Control se debiera hacer uso de los sistemas de informacin ministerial:

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3.7. Anlisis Financiero Presupuestario El anlisis financiero presupuestario debe orientarse a la estimacin los costos involucrados en procesos, acciones y proyectos requeridos para asegurar que el Plan se completar. Especficamente debe consignarse en los proyectos anuales de presupuestos el financiamiento requeridos para su concrecin.

3.8. Programacin del Plan (Carta Gantt) La carta Gantt debe identificar actividades especficas e hitos, incluye los procesos requeridos para asegurar una ejecucin exitosa del Plan, la dependencia de las actividades, su secuencia y duracin, as como los requerimientos de recursos para crear la programacin del Plan.

3.9. Otras Tcnicas y herramientas en uso en el MOP

a) Matriz RACI: La Matriz RACI es una tcnica sistemtica y participativa para:

Identificar todas las funciones (actividades, tareas, y decisiones) que se tienen que cumplir para una efectiva operacin y ejecucin.

Aclarar roles y niveles individuales de participacin en relacin a cada una de estas funciones.

Identificar los mejores mtodos para que el personal llene estos roles RACI proviene de una sigla en ingls:

R (Responsible) Es quien ejecuta una tarea / actividad. Su funcin es "HACER".

A (Accountable) Es quien vela porque la tarea / actividad se cumpla, an sin tener que ejecutarla personalmente. Su funcin es HACER HACER.

C (Consulted) Indica que una persona o rea debe ser consultada respecto de la realizacin de una tarea o actividad (generalmente por su conocimiento tcnico).

I (Informed) Indica que una persona o rea debe ser informada respecto de la realizacin de una tarea o actividad.

b) Matriz de Riesgos:

La matriz de riesgo de un proceso, es una descripcin organizada y calificada de sus actividades, de sus riesgos y de sus controles, que permite registrar los mismos en apoyo al gerenciamiento diario de los riesgos.

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c) PMBOK o A Guide to the Project Management Body of Knowledge4 : Esta gua es uno de los documentos ms importantes publicados en la actualidad por el Project Management Institute que produce documentos y prcticas generalmente aceptadas de direccin y de gestin de proyectos. Contiene prcticas que han sido compiladas y mejoradas durante los ltimos veinte aos gracias al esfuerzo de profesionales y acadmicos de diversos mbitos de ingeniera.

4. Sistema de Monitoreo del Plan

4.1. Monitoreo de Planes Para el monitoreo de un Plan es necesario disponer de una metodologa de seguimiento y control que permita obtener informacin fiable del estado de avance y que facilite su control. Esto es:

Evaluacin del Plan vs lo real

Identificacin de la brecha entre lo propuesto y lo logrado

Definicin de las acciones correctivas y preventivas que minimicen las brechas

4.1.1. Seguimiento El seguimiento comprende las etapas de Control y Consolidacin de informacin relevante de un Plan. Los elementos que deben considerarse para este fin son:

La programacin fsico financiera de cada una de las etapas de los proyectos contenidos en el Plan, as como los indicadores fsico, econmico y sociales de los proyectos.

El sistema de Seguimiento fsico, financiero y de indicadores, a travs del cual se monitorear la ejecucin de las inversiones contenidos en un plan determinado.

El anlisis peridico de la informacin del Plan, comparando la lnea base del Plan y la ejecucin real.

La elaboracin de informes peridicos que consolidan la informacin recolectada.

Las expectativas de usuarios y autoridades.

4.1.2. Evaluacin La evaluacin comprende:

La verificacin del cumplimiento de objetivos, metas y estrategias a la luz de los resultados del Seguimiento

El replanteamiento de objetivos cuando as se haya establecido en su formulacin.

La actualizacin y/o reformulacin de sus contenidos del Plan, si as correspondiese.

La evaluacin de las expectativas de usuarios y autoridades.

4 http://www.pmi.org

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4.1.3. Lnea Base La evaluacin del avance del plan requiere del desarrollo de una medicin inicial que sirva de base para valorar los avances al finalizar de las acciones y proyectos incluidos en el Plan, as como del Plan mismo. Esta primera evaluacin permitir comparar el estado inicial y final de los indicadores y de la informacin incorporada en los sistemas de informacin para acciones y proyectos La lnea de base para la medicin de la ejecucin representa un control administrativo que generalmente slo cambia intermitentemente y generalmente solo en respuesta a un cambio aprobado del alcance del plan, segn se haya establecido en su elaboracin.

4.1.4. Actualizacin del Plan Los responsables de las recomendaciones y validacin del Monitoreo debern haberse establecidos en el proceso de elaboracin del Plan, as como las razones que justifican su actualizacin y/o su reformulacin. En la evaluacin peridica tambin se deber evaluar el impacto parcial del plan.

4.2. Instrumentos de Monitoreo del Plan El sistema de seguimiento y control del Plan Estratgico debiera tener como principales mecanismos

El informe anual de ejecucin del Plan

los Informes peridicos de seguimiento y

las Mesas de seguimiento de Seguimiento y Control del Plan. Informe Anual de ejecucin del Plan.

4.3. Informe Anual de ejecucin del Plan Cada ao se presentar al Directorio del Plan el Informe Anual de ejecucin del Plan. Este Informe debiera recoger la informacin necesaria para evaluar el grado de avance global de ejecucin del Plan, as como informacin detallada de los Proyectos ms relevantes. Asimismo, establecer si existen razones que justifican su actualizacin y/o su reformulacin.

Detalle de la informacin de control del estado de Ejecucin de Proyectos y Acciones; y el control de indicadores.

Consolidacin de la Informacin e Informacin agregada.

Anlisis del grado de cumplimiento de objetivos y metas.

Anlisis de los Factores de Desviacin, o variacin respecto de lo previsto.

Recomendaciones para la Actualizacin Plan y/o reformulacin de estratgica.

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4.4. Informes Peridicos de Seguimiento Se elaborar, a lo largo del ao informes de seguimiento de los Proyectos: Estos informes darn cuenta del estado de ejecucin. Para ello, el Coordinador deber recabar peridicamente de los coordinadores asignados en cada Servicio la informacin relevante sobre el avance en la ejecucin. Estos informes debieran ser presentados al Directorio a travs de la mesa de coordinacin Interservicios una vez aprobados por sta, para su conocimiento y toma de medidas que se estimen necesarias, entre ellas establecer las prioridades inmediatas y decidir las acciones correctoras que sean necesarias para la ejecucin correcta del Plan. Una versin resumida debiera ser publicada en los medios que se definan al respecto Jira, Web o GIP

4.5. Mesas de seguimiento de Seguimiento y Control de planes Las Mesas de seguimiento de Seguimiento y Control de los planes vigentes, actualmente en el ministerio tiene los roles siguientes en su desarrollo. Se seala un esquema al respecto, que puede ser replicado en cualquier otro plan que se gestione con las debidas adecuaciones del caso.

4.5.1. Coordinador del Plan Las funciones del coordinador del Plan son:

Convocar a las Mesas de Seguimiento, coordinacin y Directorio del Plan e impulsar los procesos que se requieran en todos los niveles a fin de llevar a cabo su desarrollo y dar cumplimiento a las metas y objetivos propuestos;

recabar en cualquier momento, de los coordinadores asignados, informacin sobre la situacin de los Proyectos del Plan.

Preparar informes de seguimiento e informe anual de Monitoreo del plan

Difundir los avances del Plan

4.5.2. PMO PMO (del ingls project management office), es un departamento o grupo que define y mantiene estndares de procesos, generalmente relacionados a la gestin de proyectos, en este caso planes, dentro de una organizacin. Las PMO en el caso de planes, tal como se concibe dentro del MOP debiera proporcionar las funciones de respaldo para la Coordinacin del Plan bajo la forma de formacin, software, polticas estandarizadas y procedimientos.

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4.5.3. Directorio Al Directorio le corresponde establecer las orientaciones estratgicas para la implantacin del Modelo de gestin del Plan; aprobar el modelo de Gestin del Plan; establecer las prioridades inmediatas y decidir las acciones correctoras que sean necesarias para la ejecucin correcta del Plan. Para ello contar con informes peridicos de seguimiento y el Informe Anual de ejecucin del Plan

Ejecucin de Proyectos y Acciones

Jefes de Proyecto o encargados

Mesa Tcnica Regional

Directorio Sectorial

Convocatoria Mesas

Seguimiento, Coordinacin y Directorio

Preparacin

de Informes

Difusin

Avances del Plan

Coordinacin

del Plan

Mesa de Coordinacin interservicios

Directorio del Plan

Avance

Control Ejecucin

PMO

Monitoreo de Planes

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4.5.4. Mesas de Coordinacin y Seguimiento del Plan Estas mesas son instancias tcnicas de discusin y donde los coordinadores asignados a los proyectos darn cuenta de los avances en la ejecucin. Asimismo, son instancias de validacin en sus respectivos niveles de instrumentos, sistemas de informacin de control a utilizar durante el desarrollo del Plan. El seguimiento del Plan se realizar a partir de los compromisos adquiridos por los diferentes coordinadores de los Servicios. En este contexto, la figura de los coordinadores debiera ser un pilar fundamental en el seguimiento del plan

5. Sistemas de Informacin Se utilizaran todos los sistemas de apoyo vigentes en el MOP de forma de automatizar la carga de datos peridicos, la configuracin de alertas y la elaboracin de informes a modo de simplificar el procesamiento de indicadores y el anlisis de cumplimiento de objetivos metas e iniciativas Estos son:

Sistema Exploratorio: sistema de programacin de proyectos

Sistema SAFI: sistema de Administracin Financiera de Contratos

Sistema Sicof: Sistema de control Contable de gastos

Sistema SIT: sistema de Informacin territorial

Sistema GIP: Gestin Integrada de proyectos

Sistema de indicadores MOP y BI

Sistema de reportera del Plan ( a construir)