gestiÓn de riesgos en archivos - archivo general de ......modelo integrado de planeación y...
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GESTIÓN DE RIESGOS EN ARCHIVOS
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Unidad x:
Módulo x:
1. Panorama general de la gestión del
riesgo en Colombia
2. La normativa del sector cultura y del AGN sobre gestión
del Riesgo
3. Conclusiones y retos
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Unidad x:
Módulo x:
https://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Desastres_de_Colombia_por_n%C3%BAmero_de_v%C3%ADctimas
Desastres de Colombia
por número de víctimas
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Módulo x:
Antes de los años 70 en el país no habían normas o directrices
específicas y se atendían las emergencias de manera asistencial y concreta.
A partir de finales de los 70 se plantean normas y directrices ante los “desastres naturales” sin tener en cuenta necesariamente el papel
de contexto social y económico.
2012. Ley 1523. Desastre como la sumatoria de varios factores: antrópicos y la vulnerabilidad
1. Panorama general de la gestión del riesgo en Colombia
Fuente principal: La gestión del riesgo en el ordenamiento jurídico colombiano. Rojas Fajardo, Paula. Bogotá. Universidad de los Andes, Centro Interdisciplinario
de Estudios sobre Desarrollo. 2015. Documentos en desarrollo CIDER no. 5.
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Módulo x:
Esta evolución permitió pasar del concepto de “desastre
natural” al de desastre como “la intersección
de dos fuerzas opuestas: aquellos procesos que generan
vulnerabilidad por un lado y exposición física a una
amenaza por el otro”
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Unidad x:
Módulo x:
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Unidad x:
Módulo x:
https://www.youtube.com/watch?v=24dHi4tTtEc
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Unidad x:
Módulo x:
La norma de 2012 va en principio en concordancia con lo determinado por la
Oficina de las Naciones Unidas para la Reducción del Riesgo de Desastres –
UNISDR (confirmados por Colombia en el Marco de Acción de Hyogo 2005-
2015):
Desastre: “Interrupción seria del funcionamiento de una comunidad o
sociedad que causa pérdidas humanas y/o importantes pérdidas materiales o
ambientales (…) Un desastre es función del proceso de riesgo. Resulta de la
combinación de amenazas, condiciones de vulnerabilidad e insuficiente
capacidad o medidas para reducir las consecuencias negativas del riesgo”
(Estrategia Internacional para la Reducción de Desastres las Américas).
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Módulo x:
https://www.alertatolima.com/noticias/tolima/creciente-del-rio-guali-causa-preocupacion-en-honda-tolima
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Módulo x:
https://www.elheraldo.co/colombia/tres-muertos-y-un-centenar-de-desaparecidos-por-inundaciones-en-choco-350617
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Unidad x:
Módulo x: ¿Quién es el responsable?
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Módulo x:
La noción de gestión del riesgo surge en este contexto:
Existencia de procesos y actividades para identificar donde se pueden
originar riesgos, cómo disminuirlos o eliminarlos y que hacer en caso
de que no sea evitable.
En general los procedimientos que forman parte de la gestión del riesgo
se dividen en está legislación Colombiana así:
1) Gestión de amenazas: reducir la probabilidad, disminuir el impacto”
2) Gestión de vulnerabilidad: reducir las condiciones de vulnerabilidad
3) Gestión de emergencia o de respuesta inmediata
4) Gestión de la rehabilitación y reconstrucción
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Unidad x:
Módulo x:
La Ley de 2012 determina:
• Unas definiciones
• Crea un nuevo Sistema Nacional
• Instrumentos de planificación
• Sistemas de información
• Mecanismos de financiamiento
• Forma para realizar la declaratoria de desastres y calamidades.
También establece que los alcaldes y gobernadores tienen la función de conducir
estas políticas del gobierno nacional hacia el nivel territorial, de manera general
sin determinar limites en su competencia y sin decir cuáles son sus funciones
concretas frente a la gestión del riesgo.
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Unidad x:
Módulo x:
https://consejoderedaccion.org/webs/PistasEmergencias/capitulos/prepararse-asunto-de-periodistas.html
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Unidad x:
Módulo x:
Estas disposiciones deben aplicarse en armonía con el ordenamiento jurídico en su
conjunto, lo que para el caso de la gestión de riesgos para el contexto de los archivos e
información puede dar las pautas de su interpretación “pues aunque los
departamentos y municipios son entidades descentralizadas, la descentralización
no implica la ruptura total del vínculo entre el poder central y la entidad
descentralizada”.
En este contexto, otro de los aportes de esta Ley es que señala que se debe incluir la
gestión del riesgo en los
planes de desarrollo departamental y los planes de ordenamiento territorial, lo que hace
que estos planes, fundamentales en la planeación territorial, deban implementar
acciones pertinentes.
La gestión del riesgo en el ordenamiento jurídico colombiano. Rojas Fajardo, Paula. Bogotá. Universidad de los Andes, Centro Interdisciplinario de Estudios sobre Desarrollo. 2015. Documentos en desarrollo CIDER no. 5.
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Módulo x:Gestión del riesgo en la administración pública:
https://www.heflo.com/es/blog/gestion-de-riesgos/que-es-gestion-de-riesgos/
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Módulo x:
Decreto 1537 de 2001, estableció una serie de elementos técnicos requeridos para el desarrollo adecuado y fortalecimiento del Sistema de Control Interno de las diferentes entidades y organismos de la Administración Pública, uno de ellos es la “Administración del Riesgo”, considerando que la identificación y análisis del riesgo entrega información suficiente y objetiva que les permitirá aumentar la probabilidad de alcanzar sus objetivos institucionales.
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506921/MECI+2016.pdf/d44fdcb5-3629-42f0-8e7c-be9359b027fb
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Módulo x:
Guía para la administración del riesgo Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites.
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Guía para la administración del riesgo Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites.
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Módulo x:
Guía para la administración del riesgo
Departamento Administrativo de la
Función Pública (DAFP) Dirección de
Control Interno y Racionalización de
Trámites.
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Módulo x:
Guía para la
administración del riesgo
Departamento
Administrativo de la
Función Pública (DAFP)
Dirección de Control
Interno y Racionalización
de Trámites.
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Módulo x:
Guía para la administración
del riesgo Departamento
Administrativo de la
Función Pública (DAFP)
Dirección de Control
Interno y Racionalización
de Trámites.
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Módulo x:
Guía para la gestión por
procesos en el marco del
modelo integrado de
planeación y gestión (Mipg)
versión 1 Dirección de Gestión
y Desempeño Institucional julio
de 2020.
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Módulo x:
Aquí se debe analizar lo: político, económico, social, tecnológico, ecológico y legal (PESTEL)y las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas (DOFA)
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Unidad x:
Módulo x:
Castillo Segura, Claudia Cecilia. (2016) Propuesta metodológica para la identificación de riesgos asociados a la gestión documental.
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Unidad x:
Módulo x:
Castillo Segura, Claudia
Cecilia. (2016) Propuesta
metodológica para la
identificación de riesgos
asociados a la gestión
documental.
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Unidad x:
Módulo x:
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Nacional (Ley 1712 de 2014)
Modelo Integrado de
Planeación y Gestión
y el Modelo Estándar
de Control Interno –
MECI.
Metodología general
para la gestión del
riesgo (UNE-ISO
31000, 2010).
La Gestión del Riesgo de Corrupción.
Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de
2011)
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Módulo x:
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Módulo x:
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Unidad x:
Módulo x:
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Módulo x:
• Desde el sector cultura se emite la cartilla básica “Gestión del Riesgo para patrimonio material e infraestructura cultural” de 2014, que toma como principal referente jurídico a la Ley 5323 de 2012.
https://www.mincultura.gov.co/prensa/publicaciones/Paginas/Cartilla-b%C3%A1sica-de-gesti%C3%B3n-del-riesgo-para-patrimonio-material-e-infraestructura-cultural.aspx
2. La normativa del sector cultura y del AGN sobre gestión del Riesgo
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Unidad x:
Módulo x:
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Unidad x:
Módulo x:
En la cartilla del Ministerio de Cultura del año 2014 se
presentan a modo de orientación los fenómenos que
pueden amenazar al patrimonio material y que se
encuentran de acuerdo con lo propuesta por la Unidad
Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres –
UNGRD:
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Unidad x:
Módulo x:
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Unidad x:
Módulo x:
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Unidad x:
Módulo x:
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Unidad x:
Módulo x:
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Unidad x:
Módulo x:
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Unidad x:
Módulo x:
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Módulo x:En cuanto a las normas de archivo, relacionadas con este
tema, se hará un recuento muy general a las principales:
Acuerdo 050 de 2000
Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII “Conservación de documentos”, del
Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de
archivo y situaciones de riesgo.
ARTICULO 1º-Situación de riesgo para el material documental. Es un estado temporal que a corto plazo
produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y que a menudo produce
consecuencias dañinas e irreversibles para la integridad y el mantenimiento del material. Las situaciones
de riesgo involucran los daños producidos por agua e incendios, agentes vandálicos, hurto y vandalismo
entre otros.
PARÁGRAFO. Los desastres se clasifican en fenómenos naturales como terremotos, ciclones y
erupciones volcánicas y por situaciones causadas por el hombre como incendios, explosiones, actos
terroristas o conflictos armados que pueden ser producidos intencionalmente o resultantes de fallas
humanas.
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Unidad x:
Módulo x:
ARTÍCULO 2º-Planificación de preservación. La prevención de desastres y situaciones de riesgo
es una estrategia importante en la planificación general de la preservación. Un plan programado
acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando el
peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificación, evitando y
disminuyendo los costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se debe basar en el
establecimiento de medidas de prevención y protección de los acervos documentales y el
conocimiento de las estrategias de recuperación después del siniestro en la planificación de la
respuesta y la recuperación. Deberá incluir una capacitación y entrenamiento periódico del
personal al que se debe indicar entre otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de
tuberías de agua o conducciones eléctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de
evacuación.
PARÁGRAFO. El plan de prevención de desastres debe coordinarse con los programas
adelantados en las entidades por los comités paritarios de salud ocupacional en cumplimiento de lo
establecido por la ley y debe contar con un responsable o coordinador y un comité que apoyará
todas las medidas de reacción y recuperación.
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Módulo x:
Acuerdo 006 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del
Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000. Este Acuerdo reglamenta el
Sistema Integrado de Conservación –SIC, así como los planes de conservación documental y
los planes de preservación digital a largo plazo. En su artículo 21 establece los riesgos
mínimos que deben evaluarse para la formulación del plan de preservación digital a largo
plazo.
Sistema Integrado de Conservación: Es el conjunto de planes, programas,
estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo
el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas
organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de
información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando
atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y
accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su
disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.
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Unidad x:
Módulo x:
Tanto el plan de conservación documental como el plan de preservación
digital a largo plazo, deben contener:
Gestión de riesgos
ARTÍCULO 6° PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA:
• Capacitación y sensibilización
• Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e
instalaciones físicas
• Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
• Monitoreo y control de condiciones ambientales
• Almacenamiento y re-almacenamiento
• Prevención de emergencias y atención de desastres
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Unidad x:
Módulo x:
Programa de Gestión Documental – PGD
Este plan, se determina en el Decreto 1080 de 2015 que reglamenta la Ley 594 de
2000, Ley General de Archivos. Las fases de implementar el PGD deben estar incluidas
en el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, con las siguientes
orientaciones:
a) Debe estar alineado con los objetivos estratégicos.
b) Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo.
c) Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos
definidos.
d) Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo, con la
normatividad de cada sector (salud, educación, etc.).
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Unidad x:
Módulo x:
Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), que integra los sistemas de
gestión de la calidad y de desarrollo administrativo; se crea un único sistema de gestión
articulado con el sistema de control interno, el cual se actualiza y alinea con los mejores
estándares
internacionales, como son el modelo COSO 2013, COSO ERM 2017 y el modelo de las
tres líneas de defensa.
Cómo parte de lo identificado en los diversos planes y requerimientos de ley de la
entidades se publicó la “Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles
en entidades públicas. Riesgos de gestión, corrupción y seguridad digital” en 2018, que
precisamente pretende que se establezca un plan, una estrategia única y que se
contemplen en las entidades de todos los niveles los riesgos de manera clara y de
acuerdo con la realidad, y que se permita una planeación sistemática, simplificada y
eficiente.
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Unidad x:
Módulo x:
¿Cómo se engrana todo esto?
¿Cuando somo entidad del estado?
¿Cuando somos cabeza de sector?
¿Cuando somos gobernación?
¿Cuando somos alcaldía?
Miremos un ejemplo brevemente…
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Unidad x:
Módulo x:
Tipo de Factores
CONTEXTO
EXTERNO
POLÍTICOS: cambios de gobierno, legislación, políticas públicas,
regulación.
SOCIALES Y CULTURALES: demografía, responsabilidad social,
orden público.
TECNOLÓGICOS: avances en tecnología, acceso a sistemas de
información externos, gobierno en línea.
AMBIENTALES: emisiones y residuos, energía, catástrofes
naturales, desarrollo sostenible.
LEGALES Y REGLAMENTARIOS: Normatividad externa (leyes,
decretos, ordenanzas y acuerdos).
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Unidad x:
Módulo x:
CONTEXTO
INTERNO
FINANCIEROS: presupuesto de funcionamiento, recursos de inversión,
infraestructura, capacidad instalada.
PERSONAL: competencia del personal, disponibilidad del personal,
seguridad y salud ocupacional.
PROCESOS: capacidad, diseño, ejecución, proveedores, entradas,
salidas, gestión del conocimiento.
TECNOLOGÍA: integridad de datos, disponibilidad de datos y sistemas,
desarrollo, producción, mantenimiento de sistemas de información.
ESTRATÉGICOS: direccionamiento estratégico, planeación
institucional, liderazgo, trabajo en equipo.
COMUNICACIÓN INTERNA: canales utilizados y su efectividad, flujo
de la información necesaria para el desarrollo de las operaciones.
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Unidad x:
Módulo x:
CONTEXTO
DEL
PROCESO
DISEÑO DEL PROCESO: claridad en la descripción del alcance y objetivo
del proceso.
INTERACCIONES CON OTROS PROCESOS: relación precisa con otros
procesos en cuanto a insumos, proveedores, productos, usuarios o
clientes.
TRANSVERSALIDAD: procesos que determinan lineamientos necesarios
para el desarrollo de todos los procesos de la entidad.
PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS: pertinencia en los procedimientos que
desarrollan los procesos.
RESPONSABLES DEL PROCESO: grado de autoridad y responsabilidad
de los funcionarios frente al proceso.
COMUNICACIÓN ENTRE LOS PROCESOS: efectividad en los flujos de
información determinados en la interacción de los procesos.
ACTIVOS DE SEGURIDAD DIGITAL DEL PROCESO: información,
aplicaciones, hardware entre otros, que se deben proteger para garantizar
el funcionamiento interno de cada proceso, como de cara al ciudadano
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Unidad x:
Módulo x:
Es importante para la gestión de riesgos en archivos tener en cuenta la articulación de la normatividad, pues en ella se expresa el riesgo desde varios puntos de vista, pero todo encaminado a prevenir, evitar, anticipar y luego si es inevitable mitigar los daños.
https://eldiariodelllano.com/incendio-en-el-
hospital-de-aguazul-afecto-el-area-de-
archivo/
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Módulo x:
• La legislación en general está de acuerdo con las tendencias internacionales.
• La profusión de mandatos en la legislación sobre planes y programas sobre riesgos ha hecho que estos se encuentren diseminados en diferentes “momentos” institucionales.
• La normativa de archivos debe tomarse como referente para alimentar los planes generales. Lo anterior, dentro de la comprensión de la gestión documental y la política de archivos como transversal y unida fundamentalmente a la garantía de derechos y al cumplimiento de los fines del estado.
• La implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y su espíritu integrador hacía la sistematicidad y la simplificación debe ser tomado como la oportunidad para integrar los riesgos en archivos en un plan racional y único por entidad de acuerdo con su contexto y su autonomía.
• Las decisiones a partir de la ocurrencia de la sindemia deben hacer que se actualicen ciertos factores de riesgo y que se comprendan las causas de estos riesgos para la gestión documental y su influencia en las políticas de archivos nacionales.
• De todas maneras, se percibe en la realidad una actitud reactiva ante los fatores de riesgos, que aún es asistencialista y de emergencia.
3. Conclusiones y retos
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Módulo x:
Se debe ampliar el cuadro de amenazas pues a hoy hemos identificado, por
lo menos, que para el caso de las epidemias, pandemias:
• Este actual riesgo no procede directamente de los materiales.
• El riesgo puede afectar la manipulación y la intervención de soportes
físicos.
• El riesgo debe contemplar la cuarentena y el aislamiento preventivo
obligatorio, que afecta es a la gestión documental, no tan directamente a
la políticas de archivo.
• Se debe fortalecer el riesgo de la información en cuanto a riesgos
informáticos en este contexto.
• De deben contemplar riesgos en cuento al acceso a derechos que se ven
impedidos por la falta de acceso a la información.
GRACIAS