gestión de la integración del proyecto · 2018-10-20 · consiste en documentar el inicio de un...

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Gestión de la Integración del

Proyecto

1

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Integración entre distintas Áreas de Conocimiento

2

Alcance

Integración(PM)

Adquisiciones

Recursos

Costo

Cronograma

Calidad

Comunicaciones

Riesgos

Interesados

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Integración entre distintos Grupos de Procesos

3

Iniciación Planificación EjecuciónSeguimiento

y ControlCierre

Project Manager

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Integración con la Empresa

4

• Estrategia de la Institución• Objetivos del proyecto• Áreas o Departamentos de la Institución

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Como realiza el PM la integración de todo el Proyecto?

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Actividad A través de En quien se apoya

Inicio El Acta de ConstituciónPatrocinador

Equipo de Trabajo

Planeación El Plan General del ProyectoEquipo de Trabajo

Patrocinador

Ejecución Reuniones de Seguimiento Equipo de Trabajo

Monitoreo y Control Minutas Equipo de Trabajo

Control Integrado de Cambios Documentos de Control de CambiosComité de Control de Cambios

Patrocinador

CierreDocumentos de CierreLecciones Aprendidas

Equipo de TrabajoDepartamento Financiero

Patrocinador

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Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

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Inicio Planificación EjecuciónSeguimiento y

ControlCierre

Integración

1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

3. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

27. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto28. Gestionar el Conocimiento del Proyecto

37. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto38. Realizar el control integrado de cambios

49. Cerrar el proyecto o fase

Alcance

4. Planificar la Gestión del Alcance5. Recopilar Requisitos6. Definir el alcance7. Crear la EDT/WBS

39. Validar el Alcance40. Controlar el Alcance

Cronograma

8. Planificar la Gestión del Cronograma9. Definir las Actividades10. Secuenciar las Actividades11. Estimar la Duración de las Actividades12. Desarrollar el Cronograma

41. Controlar el Cronograma

Costos13. Planificar la Gestión de los Costos14. Estimar los Costos15. Determinar el Presupuesto

42. Controlar los Costos

Calidad 16. Planificar la Gestión de la Calidad 29. Gestionar la Calidad 43. Controlar la Calidad

Recursos17. Planificar la Gestión de los Recursos18. Estimar los Recursos de las Actividades

30. Adquirir recursos31. Desarrollar al equipo 32. Dirigir al equipo

44. Controlar los recursos

Comunicaciones19. Planificar la Gestión de las Comunicaciones 33. Gestionar las Comunicaciones 45. Monitorear las

Comunicaciones

Riesgos

20. Planificar la Gestión de los Riesgos21. Identificar los riesgos22. Realizar el análisis cualitativo de los Riesgos23. Realizar el análisis cuantitativo de los Riesgos24. Planificar la respuesta a los Riesgos

34. Implementar la respuesta a los riesgos 46. Monitorear los riesgos

Adquisiciones25. Planificar la Gestión de las Adquisiciones 35. Efectuar las adquisiciones 47. Controlar las

adquisiciones

Interesados2. Identificar a los interesados

26. Planificar el Involucramiento de los Interesados

36. Gestionar la participación de los interesados

48. Monitorear el Involucramiento de los interesados

Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento

7

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Desarrollar el Acta de Constitución

8

Proceso Descripción


Consiste en documentar el inicio de un proyecto incluyendo una breve descripción yjustificación del producto o servicio a realizar en el proyecto. Se define de forma estimativalos objetivos, requerimientos, entregables, riesgos y costos.

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Patrocinador

Project Manager

Proyecto

Permite:

• Trasladar la idea del proyecto del Patrocinadoral Project Manager

• Establecer los limites y expectativas conrespecto a presupuesto, limites, restricciones,etc..

• Que el PM sepa hasta donde puede llegar y enque momento pedir ayuda


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Usualmente Como comienza un proyecto?

• Una idea del Patrocinador

• Enunciado del Proyecto (SOW – Statement of Work)

• Caso de Negocio

• Contrato


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Descripción de un SOW (Statement of Work)

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Sirve como base para un acuerdo contractual entre unproveedor y un cliente de un servicio. Permite definirel alcance y el enfoque que serán usados para laejecución y conclusión de un proyecto

• También es una descripción narrativa del producto oservicio que se realizará. Usualmente puede llevar:

• Descripción del Alcance del Producto• Necesidades de la Organización• Plan Estratégico

• El SOW se puede referir a:• Necesidad de Negocio• Descripción del Alcance del Producto• Plan estratégico

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Descripción de un Business Case

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• Proporciona la justificación que necesita un plan o cambio propuesto de negocio y porlo general define la distribución de capital y recursos que se requieren paraimplementar el caso de negocio propuesto.

• Describe la información necesaria para realizar la inversión en el proyecto. Es productode:

• Necesidades de la Organización• Requerimientos del Cliente• Demanda de Mercado• Requerimiento Legal

• Avance Tecnológico• Impacto Ecológico• Necesidad Social

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Acuerdos o Contratos

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• Son los contratos, memorandos de entendimiento, acuerdos de nivel deservicio (SLA’s), cartas de entendimiento, declaración de intenciones,acuerdos verbales, correos electrónicos o acuerdos escritos.

• Generalmente se utiliza un contrato cuando se lleva a cabo el proyecto paraun cliente externo.

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Que otras cosas tenemos que tomar en cuenta?

• Factores Ambientales de la Organización

• Activos de los Procesos de la Organización

Otros aspectos a Considerar

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Factores Ambientales de la Empresa

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• Estándares gubernamentales, estándares de la industria oreglamentos (De calidad, de seguridad, etc.)

• Cultura y estructura de la organización

• Condiciones de mercado

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Activos de los Procesos de la Organización

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• Procesos estándar de la organización, políticas y definición deprocesos

• Plantillas y Formatos a utilizar (como plantilla del Acta de Constitucióndel Proyecto)

• Información histórica y base de conocimientos de leccionesaprendidas

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Pasos para crear un Acta de Constitución o Project Charter

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1. Visión:

Identificar la visión del proyecto. La visión que resume el propósito por el cual se

realizara el proyecto, visión es a futuro.

2. Objetivos del Proyecto:

Sobre la base de la visión, una lista de tres a cinco objetivos a ser alcanzados por el

proyecto. Cada objetivo debería ser específico, medible, alcanzable, realista y de

duración determinada.

3. Alcance del Proyecto:

Con una visión clara y los objetivos del proyecto, es el momento de definir el alcance del

proyecto. El Alcance del proyecto define los límites formales del proyecto, describiendo

cómo el negocio será modificado o alterado por la entrega del proyecto

4. Entregables del Proyecto:

Se describen y si es posible se detallan los entregables, ya sea un producto o un servicio

que se deben entregar durante o al finalizar el proyecto.

5. Posibles Riesgos del Proyecto:

El último paso necesario para completar el documento de especificaciones del proyecto

es identificar los riesgos del proyecto, los problemas, los supuestos y limitaciones

relacionadas con el proyecto.

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• SOW, Contratos, Ideas, Business Case nos servirán comoinsumos

• Reuniones:• Patrocinador• Grupo de Personas con Experiencia (Juicio de Expertos)• Lluvia de Ideas

Como podemos realizar el Acta de Constitución?

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Juicio de Expertos

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Consiste en incluir a las personas que tienen todos los detalles técnicos y de gestión para definir laparte inicial del proyecto:

• Proyectos Pequeños: Personal de la empresa

• Proyectos Medianos: Personal de la empresa y quizá consultores

• Proyectos Grandes: personal de la empresa y consultores

• Diferentes Unidades de Negocios, Asociaciones, Grupos de Industria, Expertos en laMateria, Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

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Técnicas de Facilitación o Tipos de Reuniones

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• Lluvia de Ideas

• Resolución de Conflictos

• Reuniones de Personal

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El Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter)

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• Es un documento formal, que el patrocinador (sponsor) deberá aprobar (usualmentecon firma) para dar el inicio del proyecto, esta puede contener:

• Necesidades del Negocio• Supuestos• Restricciones• Requerimientos a Alto Nivel:

• Propósito o Justificación• Objetivos Medibles del Proyecto• Descripciones y Limitantes• Hitos Principales• Presupuesto General• Lista de Interesados (Stakeholders)• Requerimientos de Aprobación• Responsabilidades del Project Manager• Datos del Patrocinador

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Ejemplo de Acta de Constitución

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Proposito del Proyecto

Objetivos Generales del proyecto

Criterios de Exito

Requisitos de Alto Nivel

Supuestos a Alto Nivel

Restricciones de Alto Nivel

Descripcion de Alto Nivel

Riesgos de Alto Nivel

Principales Hitos

Las pantallas tienen que ser muy similares al sistema anterior, que es muy bueno, pero tecnologicamente ya esta atrasado

Todas las pantallas tienen que tener videos de ayuda para explicar su funcionamiento

Acta de Constitucion

Que todos los colaboradores puedan trabajar en modalidad work-from-home, desde cualquier computadora, tablet o telefono y desde

cualquier navegador

Realizar un cambio de sistema administrativo a uno que sea 100% web

Que los modulos de RRHH, CxC, CxP, Bancos, Contabilidad, Logistica y Facturacion realicen lo mismo que el sistema actual

Lograr tercerizar todos los servicios del proyecto: servidores, programadores, DBA, etc..

Que sea realizado el sisistema exclusivamente para la empresa ya que sera el diferenciador

Que los programadores lo realicen en Java, y en SQL Server ya que son herramientas ampliamente conocidas

Alcance: Tiene que tener por lo menos la misma funcionalidad que el sistema actual

Tiempo: Tiene que poder estar terminado antes del mes de octubre

Presupuesto: Podemos estar en el rango entre US$ 100,000.00 y US$ 150,000.00

Se estara migrando a un servidor en la nube

Los programadores cuentan con las habilidades necesarias para migrar de cliente-servidor a un sistema web

Que el sistema sea hackeado

Que haya problemas de flujo de efectivo

Que el sistema no logre estar listo para la epoca mas fuerte del año que es navidad

1. Revision del Sistema Actual Cliente-Servidor

2. Revision de todos los reportes actuales

3. Presentacion de las conclusiones

4. Desarrollo del Sistema

5. Desarrollo de los Reportes

6. Pruebas integrales del Sistema

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Ejemplo de Acta de Constitución

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Presupuesto de Alto Nivel

Principales Interesados

Aprobacion para Finalizacion del Proyecto

Nombre de Aprobador

Project Manager

Funciones del Project Manager

Limite de Autorizacion del Project Manager

Costo

Tiempo

Nombre del Patrocinador

Puesto en la Empresa

Firma del Patrocinador

Antonio Estrada

1. Gerente Financiero

2. Gerente de Ventas

3. Gerente de Mercadeo

4. Gerente de Compras

5. Gerente de Tecnologia

Hasta US$ 150,000.00

Hasta el 31 de octubre

Gerente de Tecnologia, posterior a que cada uno de los Principales Interesados (Gerente Financiero, Gerente de Ventas, Gerente de

Mercadeo y Gerente de Compras) hayan firmado de aceptacion los otros modulos

Eliseo Salazar

1. Coordinador de las reuniones de seguimiento semanales

2. Autoriza los gastos conforme el presupuesto (arriba de 15% de variacion debe presentar a Junta Directiva para aprobacion)

3. Actualiza y coordina las actividades conforme la linea base del cronograma (arriba de un 5% de variacion debe presentar a Junta

Directiva para aprobacion)

Gerente General

Fecha de Firma: 15-ene-2016

El presupuesto en estos momentos se dispone de un rango entre US$ 100,000.00 y US$ 150,000.00

Para aprobar la finalizacion del proyecto, se procedera con cada uno de los usuarios del sistema a comprobar que la funcionalidad actual

del ERP que es cliente-servidor este contemplada en el sistema web

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Desarrollar el Plan General del Proyecto

24

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ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






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Plan del Proyecto

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Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Se define en detalle la planificación del proyecto. Se definen las reglas del juego de cada una de lasáreas de conocimiento y se integran los planes subsidiarios al plan general. Asi como las líneasbase y la respuesta a los riesgos

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Planificación - Procesos vs Proyectos

27

Procesos Proyectos

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Planificación – Desarrollar el Plan del Proyecto

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Project Manager

Proyecto

• Plan Detallado del Proyecto (Reglas del Juego)• Planificar la Gestión del Alcance• Planificar la Gestión del Cronograma• Planificar la Gestión de los Costos• Planificar la Gestión de la Calidad• Planificar la Gestión de los Recursos• Planificar la Gestión de las Comunicaciones• Planificar la Gestión de los Riesgos• Planificar la Gestión de las Adquisiciones• Planificar el Involucramiento de los Interesados

• Línea Base del Alcance• Recopilar Requisitos• Definir el Alcance• Crear la EDT

• Línea Base del Cronograma• Definir las Actividades• Secuenciar las Actividades• Estimar los Recursos de las Actividades• Estimar la Duración de las Actividades• Desarrollar el Cronograma

• Línea Base del Costo• Estimar los Costos• Determinar el Presupuesto

• Planificación del Manejo de los Riesgos• Identificar los Riesgos• Realizar el Análisis Cuantitativo de los Riesgos• Realizar el Análisis Cualitativo de los Riesgos• Planificar la Respuesta a los Riesgos

Equipo del Proyecto

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Resumen Plan de la Dirección del Proyecto

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Plan del Involucramiento de los Interesados

Plan de la Gestión de las Adquisiciones

Plan de la Gestión de los Riesgos

Plan de la Gestión de las Comunicaciones

Plan de la Gestión de los Recursos

Plan de la Gestión de la Calidad

Plan de la Gestión del Costo

Plan de la Gestión del Cronograma

Plan de la Gestión del Alcance

Plan General de la Dirección del Proyecto (Integrado)

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Acta de Constitución del Proyecto o Project Charter

30

El equipo del proyecto utiliza el Acta de Constitución del Proyecto como punto de partidao entrada para establecer la planificación inicial del proyecto.

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Planes Subsidiarios

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Planes Subsidiarios Descripción

Plan Subsidiario:de la Gestión del Alcancede la Gestión del Cronogramade la Gestión del Costode la Gestión de los Recursosde la Gestión de la Comunicaciónde la Gestión de los Riesgosde la Gestión de las AdquisicionesDel Involucramiento de Los Interesados

Estos son los planes que se realizaran en base a las 9 áreas de conocimientorestantes que nos brindan reglas por las cuales el proyecto se estarárigiendo. Estos planes subsidiarios se realizan con el apoyo del equipo delproyecto y de los Gerentes Funcionales.

Línea Base:del Alcancedel Cronogramadel Presupuesto

La línea base se denomina a la primera versión del alcance, costo y tiempoque será la aprobada para inicial el proyecto, estas líneas base pasan por unproceso de refinamiento, hasta que se esta de acuerdo. Cualquier cambio aestas 3 líneas base se gestiona a través de una solicitud de cambio.

Plan de Gestión de Riegos:Identificar los RiesgosAnálisis CualitativoAnálisis CuantitativoRespuesta a los Riesgos

Al gestionar los riesgos hay que realizar los siguientes 4 procesos, que nosdará una idea de los riesgos identificados, clasificados, priorizados y para losque lo ameriten detallar la respuesta ante ellos.

Componentes Adicionales:Gestión del CambioPlan de Manejo de la ConfiguraciónMedición del DesempeñoCiclo de Vida del ProyectoEnfoque de DesarrolloRevisiones de la Gestión

Son los planes adicionales que quizá requeriremos para el correctodesarrollo del proyecto

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Reunión de Kick Off

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Es la reunión inicial en la cual definiremos lo siguiente:

1. Establecer el alcance, costo y tiempo inicial fijado por elpatrocinador

2. Identificar al equipo y asignar los roles3. Desarrollar el Plan Inicial4. Definir como mediremos el éxito de las actividades5. Revisar el plan e identificar riesgos potenciales y cuellos de botella6. Establecer la logística del equipo y la comunicación7. Escoger la metodología, así como la manera de trabajar8. Decidir que herramientas utilizaremos

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Quienes participan en el Kick Off Meeting?

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Estas reuniones pueden incluir a:• El Patrocinador (sponsor)• Miembros del equipo del Proyecto• Otros interesados (stakeholders)• Cualquier persona que este relacionada con el manejo del

proyecto.

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Plan General del Proyecto

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Project Manager

Proyecto

Equipo del Proyecto

Planes Subsidiarios

Plan del Proyecto

• Plan Detallado del Proyecto (Reglas del Juego)• Planificar la Gestión del Alcance• Planificar la Gestión del Cronograma• Planificar la Gestión de los Costos• Planificar la Gestión de la Calidad• Planificar la Gestión de los Recursos• Planificar la Gestión de las Comunicaciones• Planificar la Gestión de los Riesgos• Planificar la Gestión de las Adquisiciones• Planificar el Involucramiento de los Interesados

• Línea Base del Alcance• Recopilar Requisitos• Definir el Alcance• Crear la EDT

• Línea Base del Cronograma• Definir las Actividades• Secuenciar las Actividades• Estimar los Recursos de las Actividades• Estimar la Duración de las Actividades• Desarrollar el Cronograma

• Línea Base del Costo• Estimar los Costos• Determinar el Presupuesto

• Planificación del Manejo de los Riesgos• Identificar los Riesgos• Realizar el Análisis Cuantitativo de los Riesgos• Realizar el Análisis Cualitativo de los Riesgos• Planificar la Respuesta a los Riesgos

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Ejecución del Trabajo

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ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






36

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Ejecución del Proyecto

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Dirigir y Gestionar el Proyecto

Es liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto eimplementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto

Gestionar el Conocimiento del

Proyecto

Es el proceso de utilizar el conocimiento existente y crear nuevo conocimiento para alcanzarlos objetivos del proyecto y contribuir al aprendizaje organizacional

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Resumen Ejecución del Proyecto

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Gestionar el Conocimiento del Proyecto

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

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Diagrama de Ejecución, Seguimiento y Control

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Línea Base del Alcance

Planificación EjecuciónSeguimiento y Control

del Proyecto

Cerrar el ProyectoLínea Base del Tiempo (Cronograma)

Línea Base del Costo (Presupuesto)

Entregables

Cronograma de Ejecución

Contabilidad

Control Integrado de Cambios

Se cumplió?(Plan vs

Ejecución)

Cierre

Si

No

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Como verificaremos que el Trabajo sea realizado conforme al Plan?

Generalmente a través de varios tipos de reuniones

• Reuniones de Seguimiento: Lo mas breve posible, solo para ver como va el avancey los puntos principales del día o semana. Puntos anteriores solventados-PuntosNuevos por Resolver y No Resueltos

• Reuniones de Resolución de Puntos: Se trae uno o varios puntos para resolver, sehace resumen con puntos para próxima reunión, responsables y fechas

• Reuniones de Innovación: Todos participan, todos aportan ideas, se evalúan ideasy se pasa a reuniones de seguimiento

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Como tener Reuniones Efectivas?

• Empezar en tiempo• Identificarse como el líder, o identificarlo• Definir los objetivos de la reunión• Manejar el tiempo• Mantener la reunión orientada al objetivo• Tener respeto por todos los participantes (Los problemas son atacados, no las

personas)• Realizar un resumen de los puntos junto con responsables y fechas• Distribuir la minuta de la reunión dentro del día de la reunión o máximo al

siguiente día• Terminar la reunión en el tiempo pactado o antes

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Como comparar lo planeado contra lo ejecutado?

Definir el Alcance (SMART):• Especifico (Specific)• Medible (Measureable)• De Acuerdo (Agreed on)• Realista (Realistic)• Tiempo (Time)

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Planificación Ejecución

Línea Base del Tiempo (Cronograma)


Entregables


Contabilidad

Line base del Cronograma:• Cronograma detallado con

actividades medibles

Línea Base del Presupuesto:• Presupuesto en base a

cuentas contables

Entregables;• Son documentos u objetos

físicos que se logran enpasos para ir alcanzando eltotal del alcance delproyecto.

Cronograma de Ejecución:• Consiste en verificar si las

actividades a realizar serealizaron y en queporcentaje

Contabilidad:• Se trata en verificar que la

información contable tengarelación con el presupuestoque se realizo

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Diferencia entre Datos e Información

Al darle seguimiento a los proyectos obtendremos datos, que luego en el Monitoreo y Controltransformaremos en información. Ejemplo:

Dato: El albañil construyó 10 metros lineales de pared el día de ayer

Información: En la planeación está que se tenían que realizar el día de ayer 15 metros lineales depared, por lo que tenemos varias opciones:

1. Que el albañil trabaje mas tiempo, por lo que hay que actualizar el Plan de Costos, y de Recursos2. Contratar a otra persona para cumplir, por lo que hay que actualizar el Plan de Costos y el de

Recursos3. Establecer que no se cumplirá con lo esperado por lo que hay que actualizar el Plan del Alcance

(menos alcance) o el del Tiempo (mas tiempo)

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Solicitudes de Cambios

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• El conjunto de procesos de integración conocido como Planificación-Ejecución-Seguimiento-Control de Cambios es un proceso iterativo.

• Como la planificación no resulta perfecta, es necesario ajustarla y refinarla en base alos resultados de los datos de la ejecución, así como al seguimiento de los cambios.

• Esto nos alterará el plan que tenemos de manera integral, en Alcance, Tiempo y Costo,asi como en la calidad, recursos, comunicación, riesgos, adquisiciones e interesados

Planificación EjecuciónResultado Esperado

Cambios

No

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Registro de Incidentes

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• Los problemas, brechas, inconsistencias o conflictos que ocurren de manera inesperadase deben de llevar en un registro de incidentes.

• El llevar este registro de incidentes, ayudara a que se les pueda dar seguimiento demanera efectiva, asegurando que sean investigados y resueltos

• Esto nos alterará el plan que tenemos de manera integral, en Alcance, Tiempo y Costo,así como en la calidad, recursos, comunicación, riesgos, adquisiciones e interesados

No. Tipo de Incidente Nombre Fecha Descripcion Prioridad Persona Responsable

Fecha

Limite Estado Solucion Final

1

Pelea entre compañeros Juan Gomez 18-mar-17

Hubo una discusion fuerte entre dos

comparñeros, porque uno tomo el

almuerzo de otro en la refrigeradora y

se lo comio

MediaEliseo Gomez - Gerente de

RRHH25-mar-17 Pendiente

Al compañero que se comio el almuerzo, se le solicitara que pague el

almuerzo y compromiso de que eso no volvera a pasar, el otro estuvo

de acuerdo

Registro de Incidentes al 20/Mar/2017

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Resumen Ejecución del Proyecto

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Gestionar el Conocimiento del Proyecto

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

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Que Conocimiento del Proyecto existe?

Este se divide en:

• Conocimiento Explicito: Puede codificarse fácilmente mediante palabras,imágenes y números

• Conocimiento Tácito: Conocimiento que es personal y difícil de expresar comocreencias, percepciones, experiencia y el “saber hacer”

• Se ocupa de garantizar que las habilidades, experiencia y pericia del equipo deproyecto y otros interesados se utilice durante y después del proyecto.

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Con que contamos para trabajar la Gestión del Conocimiento?

• Registro de Lecciones Aprendidas Anteriormente

• Asignaciones del Equipo del Proyecto

• Estructura de Desglose de Recursos

• Registro de Interesados

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Que obtenemos? Registro de Lecciones Aprendidas

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Que es?Es todo aquel conocimiento adquirido en el proceso de realización del Proyecto

Aportan valor y conocimiento con el objetivo de que sea utilizado para proyectos futuros oen el proyecto actual

Cuando se tienen que desarrollar?Es conveniente irlas recopilando o apuntando durante el transcurso del proyecto

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Formato de Registro de Lecciones Aprendidas

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Identificador del Proyecto

Bien haberlo Hecho Mal haberlo Hecho

Bien NO haberlo Hecho Mal NO haberlo Hecho

Matriz de Lecciones Aprendidas

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Seguimiento y Control

51

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ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






52

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Seguimiento y Control del Proyecto

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Monitorear y Controlar el proyecto

Es el proceso de dar seguimiento, revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivosde desempeño definidos en el plan. Permite a los interesados comprender el estatus actual delproyecto.

Realizar el Control Integrado del Proyecto

Consiste en analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos, y gestionar loscambios a los entregables, los activos de los procesos de la organización, los documentos, etc.

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Resumen de la Ejecución y Seguimiento del Proyecto

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Plan General del Proyecto

Dirigir y Gestionar el Proyecto

Ejecutar Línea Base del Alcance

Ejecutar Línea Base del Tiempo (Cronograma)

Ejecutar Línea Base del Costo (Presupuesto)

Aseguramiento de la Calidad

Manejar las Comunicaciones

Efectuar las Adquisiciones

Gestionar la Participación de los Interesados

Recursos Humanos

Adquirir al Equipo

Desarrollar al Equipo

Gestionar al Equipo

Line Base (Alcance, Costo y Tiempo)

Verificar y Controlar el Alcance

Controlar el Cronograma

Controlar el Presupuesto

Controlar la Calidad

Controlar las Comunicaciones

Controlar los Riesgos

Controlar las Adquisiciones

Controlar el Compromiso de los Interesados

Monitorear y Controlar

Realizar el Control Integrado de los Cambios

Planificación del Proyecto

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Reuniones de Seguimiento, Monitoreo y Control

55

Las reuniones de seguimiento, nos permiten monitorear el desempeño delproyecto, estas tienen varias características:

• No necesariamente todos los miembros del equipo tienen que estar• Pueden ser remotas o presenciales• Son con varios miembros del equipo• A veces se puede solicitar solo a alguien nos indique el desempeño de sus

actividades

57

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• Proporcionan unadescripción de laestructura de lareunión

• Brinda un recuerdode los puntostratados y su estatus

• También lospróximos pasos atomar

• Los riesgos que sevislumbran a futuro.

Minutas

56

Las minutas son el recurso escrito de lo que se trato en una reunión deseguimiento.

Asistentes

Fecha:

Asunto:

Temas Tratados:

Responsabilidades: Responsabilidad Nombre Fecha de Compromiso

Verificar ingreso de proveedor, cada supervisor de

tienda estara pendiente, Jorge se los comunicaraJorge Saldaña 10-sep-17

Se realizara un analisis para determinar cuando

comenzaremos a pagar este internet, cuando el

sistema este listo

Pedro Lopez 01-oct-17

Se verificara de manera remota que se tenga

acceso y el ancho de banda establecido Saul Gonzalez31-oct-17

Riesgos: Descripcion Nombre Tipo

Que el sistema no este listo para octubre y se pague

internet sin que sea de utilidadSaul Gonzalez Medio

Que el sistema no este listo para octubre y exista

problemas por epoca de navidadSaul Gonzalez Medio

Que el sistema no este habilitado ante el ente

recaudador de impuestoPedro Lopez Alto

03-ago-17

Conectividad de Internet en las 5 Sala de Ventas Existentes

Debido a que se estara cambiando el sistema, es necesario que exista conectividad de internet

con el ancho de banda adecuado, en base a las necesidades. Se recomendo minimo 2 GB

Se necesita una redundancia con otro proveedor, para garantizar la disponibilidad el 100% del

tiempo

Minuta de SeguimientoSaul Gonzalez - Gerente de Tecnologia

Pedro Lopez - Gerente Financiero

Eliseo Salazar - Project Manager

Jorge Saldaña - Gerente de Ventas

58

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• Cual es la importanciade las minutas?

• Cuales problemaspueden irseresolviendo contiempo de antelación?

• Que hacer si algo seatrasa/adelanta?

• Si hay uncontratiempo queamenaza elalcance/costo/tiempoque podemos hacer?

Minutas

57Integración – Ejecución, Seguimiento y Control

Asistentes

Fecha:

Asunto:

Temas Tratados:






sistema este listo











03-ago-17





tiempo





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Minuta de Reunión:• Quienes participaron?• Asunto• Puntos Tratados• Compromisos (Que?,Quien?, Cuando?)• Seguimiento intermedio(antes de la próximareunión)• Reuniones especificas(finanzas, operaciones, áreatécnica)

Próxima reunión:• Que paso con los puntos

de la semana anterior?• Nuevos Puntos

(Compromisos)• Riesgos a la vista

Que debe de contener una Minuta?

58

Asistentes

Fecha:

Asunto:

Temas Tratados:






sistema este listo











03-ago-17





tiempo





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Resumen Ejecutivo• Identificadores del proyecto• Información General• Status General del Proyecto y Porcentaje Completado

Hitos y Entregables• Porcentaje Completado• Fecha Planeada de Inicio y de Finalización• Fecha Actual de Inicio y de Finalización

Puntos, Riesgos y Cambios• Puntos Pendientes• Riesgos Activos• Requerimientos de Cambio

Progreso del Equipo• Tareas en cronograma del ultimo periodo• Tareas completadas en el ultimo periodo• Tareas en cronograma para el próximo periodo

Que puede llevar un Informe del Desempeño del Proyecto?

59

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Ejemplo de Reportes de Seguimiento

60

ObjetivoTransformar los sistemas transaccionales de

Cliente-Servidor a Sistemas WebBeneficio

Cualquier persona relacionada con la empresa puede acceder el sistema desde

cualquier dispositivo en internet

LogrosSe logro identificar todas las pantallas del

sistema actualSe lograron identificar todos los reportes

Comentarios

Estatus: VerdeAvance: 70%

RiesgosLograr tener el sistema

antes de la época de Navidad que arranca el

30-OctCambios

Se incremento en 10 la cantidad de usuarios y se

agrego el modulo de Contrataciones el 15-may

CostosPlaneado: US$ 20,350.00Ejecutado: US$ 17,234.00Estimación al Termino (EAC): US$ 26,200.00

StakeholdersA Favor: 5Neutrales: 2En Contra: 1

Cronograma a Nivel de EDT

1. Revisión del Sistema Actual 10-Mar 9-Abr2. Revisión de Reportes Actuales 10-Abr 14-Abr3. Conclusiones 15-Abr 14-May4. Desarrollo del Sistema 15-May 14-Sep5. Desarrollo de los Reportes 15-Jul 14-Sep6. Pruebas Integrales del Sistema 15-Sep 30-Sep

Puntos Pendientes

1. Pendiente temas de autorización por parte de la SAT

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del Proyecto



Entregables


Contabilidad

Control de Cambios


Ejecución)

Cierre

Si

No

Si no se logro cumplir el objetivo, o el costo real no guarda relación con el costo presupuestado o el cronograma planeado no tiene relación con lo ejecutado, es momento de revisar y decidir los cambios que se realizaran.

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Tipos de Solicitudes de Cambios

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Iniciación Planificación EjecuciónMonitorear el Proyecto

Cierre

Control de Cambios

Tipo de Solicitud de Cambio Descripción

Acción CorrectivaNos permite alinear el desempeño futuro esperado contra el Plan del Proyecto

Acción PreventivaNos permite reducir la probabilidad de sufrir consecuencias negativasasociadas con los riesgos del proyecto.

Reparación de DefectosEs la identificación de algún defecto en algún componente del proyecto con una recomendación de reparar el defecto o de reemplazar.

ActualizacionesSon los cambios a la documentación, planes, etc., formalmente controlados para mostrar ideas o contenidos modificados o adicionales.

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CCB – ( Change Control Board)

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Es conveniente crear un Comité de Control de Cambios (ChangeControl Board – CCB) que son los responsables de revisar, aprobar orechazar los cambios solicitados.

Quienes deberían de formarlo?• Project Manager• Business Analyst o Product Manager• Pruebas o Quality Assurance• Mercadeo o Customer Service• Financial Manager

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Ejemplo de Formato de Solicitud de Cambio

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Asistentes

Fecha:

Asunto:

Tipo de Cambio: Accion Preventiva

Detalle:

Conclusiones:

No se habia considerado la redundancia en las salas de ventas

existentes, por lo que sera necesario el tenerlo para que si existe algun

problema con el provedor A, tengamos garantizado el servicio con el

Proveedor B. Dadas las condiciones de empresas de telecomunicacion,

solo existe un proveedor adicional, que nos ofrece el servicio. Esto

incrementa los costos del proyecto en un 5% y los costos operativos de

comunicaciones en un 25%.

Se da por aceptado el cambio, por decision unanime de todos los

miembros del comite


Reunion de Comite de Cambios (CCB)Saul Gonzalez - Gerente de Tecnologia




05-ago-17

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del Proyecto



Entregables


Contabilidad

Control de Cambios


Ejecución)

Cierre

Si

No

Después que se tomo la decisión de realizar un cambio, toca actualizar los planespara que reflejen la nueva ruta.

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del Proyecto



Entregables


Contabilidad

Control de Cambios


Ejecución)

Cierre

Si

No

Cuando ya se cumplió el objetivo, todos las actividades, se aceptaron losentregables, corresponde realizar el cierre del proyecto.

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Cierre del Proyecto

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ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






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Cierre del Proyecto

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Cierre del proyectoEs el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través detodos los Grupos de Procesos para completar formalmente el proyecto

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Cierre del Proyecto

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Las actividades necesarias para el cierre del proyecto incluyen:

Criterios de Culminación:• Documentos y entregables actualizados e incidentes resueltos• Confirmar la entrega y la aceptación formal de los entregables• Asegurarse que todos los costos hayan sido asignados• Reasignar las instalaciones, equipo y otros recursos• Cerrar las cuentas del proyecto• Reasignar al personal• Ocuparse del exceso de materiales• Reasignar al personal• Ocuparse del exceso de materiales• Elaborar los informes finales

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Cierre del Proyecto

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Culminación de Acuerdos contractuales:• Confirmar la aceptación formal del trabajo• Finalizar las reclamaciones abiertas o negociarlas• Actualizar los registros para tener los resultados finales• Archivar la información para uso futuro• Realizar un finiquito del proyecto

Otras Actividades:• Gestionar el intercambio y la transferencia de conocimiento• Medir la satisfacción de los interesados• Recopilar los registros• Auditar el éxito o el fracaso• Recopilar las lecciones aprendidas• Recolectar las sugerencias

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Que nos servirá servir para cerrarlo?

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• Entregables Aceptados: Incluye la verificación final deaceptación por parte del cliente (interno o externo), asícomo la verificación con el Patrocinador y el Gerente deProyecto.

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Informe Final de Cierre del Proyecto

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Proporciona un resumen del desempeño del proyecto:• Una descripción en forma resumida• Los objetivos del alcance, los criterios usados para

evaluar el alcance y evidencia de que se ha cumplido• Los objetivos de la calidad• Los objetivos de costos• Resumen de validación del producto, servicio o

resultado final

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Formato de Ejemplo de Reporte de Cierre

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Asistentes

Fecha

Objetivo del Proyecto

Alcance:

Costo:

Tiempo:

Conclusiones

Fecha Entregado Estatus

20-abr-17 Entregado

30-abr-17 Entregado

15-may-17 Entregado

25-ago-17 Entregado

30-ago-17 Entregado

30-sep-17 Entregado

25-oct-17 Entregado

30-oct-17 Entregado

Firmas de Aceptacion Pedro Lopez

Eliseo Salazar

Jorge Saldaña

Entregables

1. Documento de 100 paginas explicando el funcionamiento del sistema actual

2. Documento que muestra el funcionamiento de los 150 reportes actuales

3. Documento de la Conclusion despues de analizar los 2 documentos anteriores

4. Sistema funcionando con las 50 pantallas similares al sistema actual (desarrollo y QA)

5. 150 reportes desarrollados

6. Purebas de 1 mes comparando los datos de el sistema nuevo vs sistema anterior

7. Capacitacion e Implementacion a 200 colaboradores

Hubo varios contratiempos, por los que hubo que cambiar de proveedor de internet, para

garantizar el funcionamiento del sistema, y se contrato redundancia. Todos estan

aprendiendo ahora a usar el sistema desde diferentes dispositivos como: celulares,

tabletas, computadoras, etc.. Se recomienda dar una capacitacion en cuanto a cultura

del trabajo de manera remota. El departamento de ventas, esta muy contento ya que

tienen accesibilidad, y se desea ahora que se realicen unos modulos adicionales

Se solicitaba trasladar el sistema existente que es un sistema cliente-servidor a un

sistema en la web para que cualquiera (colaboradores, proveedores, clientes) pudiera

entrar desde cualquier dispositivo

Se cumplio con el tiempo en un 100%

8. Entrega del sistema al departamento financiero

Se logro llegar a tener en un 100% el sistema web probando desde 20 dispositivos

Se cubrio con un incremento del 10%, debido a que se necesitaba para octubre

Reporte de CierreJuan Estrada - Project Manager




31-oct-17

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ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






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Dudas

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gestión de la integración del proyecto · 2018-10-20 · consiste en documentar el inicio de un...

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