Ministerio de Cultura de España Nº de Formulario: 21Dirección General del Archivo Nacional de Costa RicaFundación Pro-Rescate de Documentos

Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica.

INFORMACIÓN GENERAL

DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO

(*) Nombre del Archivo: Archivo Central, Ministerio de Seguridad Pública.

Formas Excluidas:

Nombre Paralelo: Archivo Central, Ministerio de Gobernación, Policía y Seguridad Pública

(*) Acrónimo del Archivo: CR – MGPSP-AC

DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA

(*) Área Geográfica:

X Iberoamérica

(*) País: Costa Rica

(*) CCAA / 1 División Territorial: / Marcar con “X”

Provincia de:

o Alajuela o Cartagoo Guanacasteo Herediao Limóno PuntarenasX San José

Provincia / 2 División Territorial (Cantón): Central

(*) Municipio (Distrito): Zapote.

1

Núcleo de Población Menor: Barrio Quesada Durán

Calle: Avenida 36-38 Calle 13 Transversal.

Código Postal: 4768-1000, San José

DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO

Página Web:

http://www.msp.go.cr

Correo electrónico: archivo@msp.go.cr

Teléfono(s): 1. (506) 2583-43-73 2. (506) 2583-42-74

Fax: 1. Tele-fax: (506) 2227-48-66 Ext. 277

DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO

Horario de Apertura: De Lunes a Viernes 7:00 a.m. a 15:00 horas

Horario de Cierre: Sábados, domingos y feriados de ley.

Horas semanales de apertura: 40 horas

Marque con “X”

X Acceso Libreo Acceso restringido

DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO

Apellidos: Vargas / Álvarez

Nombre: Luis Enrique

Cargo: Encargado

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Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 15/junio/1999

HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS

TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO

Titularidad:

Marque con “X”

X Público o Privado

Tipo de Archivo: Marque con “X”

o Archivo General del Estadoo Archivo Notarialo Archivo Municipalo Archivo de Registros Públicoso Archivo Diocesanoo Archivo de Catedral o Colegiatao Archivo Parroquialo Archivo de Institución Penitenciariao Archivo de Asociación o Archivo de Colegio Profesionalo Archivo de Partido Políticoo Archivo Empresarialo Archivo Hospitalarioo Archivo de Centro Benéficoo Archivo de Centro Docenteo Archivo Universitarioo Archivo de Institución Científica y de Investigacióno Archivo de Medios de Comunicacióno Archivo de Organización Sindicalo Archivo de Organización Patronalo Archivo de Organismo Internacionalo Archivo Bancarioo Archivo de Cámara Agrariao Archivo de Derechos HumanosX No aplica a ninguna de las anteriores

Gestionado por: Marque con “X”

o Administración Autonómica / territorialX Administración Centralo Administración Localo Otras administraciones públicas

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o Poder Judicialo Poder Legislativo

Administración Central:

(*) Según el Ciclo Vital: Marque con “X”

o Archivo Histórico o Archivo Intermedio X Archivo Centralo Archivo de Gestión

DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO

HISTORIA

Historia del Archivo:

El Ministerio de Seguridad Pública tiene sus antecedentes en las anteriores fuerzas militares que funcionaron en Costa Rica desde 1821 hasta el año 1949, cuando se abolió el ejército. Desde ese momento se gesta la creación de distintas unidades encargadas de velar por la seguridad nacional.

Existen antecedentes de la existencia de un Archivo Policial desde el año 1924, creado con el propósito de atender denuncias de extravíos de cédulas, pasaportes, robos, vagancia, solicitudes de captura, etc. (DGAN, DSAE, Expediente de asesorías). A fines de la década de 1980 surgieron varias iniciativas para conformar un “archivo centralizado” debido a que en el Ministerio se estaba dando una “fuga de información y extravío de documentos” (oficio 282-87-DAYC de 19 de mayo de 1987 del Departamento de Eficiencia Administrativa).

De acuerdo con el informe de asesoría que brindó el Archivo Nacional en 1992, se destinó un espacio de 50 m² pero sin el equipo necesario ni personal a cargo. En el mes de noviembre de 1995, a raíz de la fusión de los Ministerios de Seguridad Pública y de Gobernación y Policía se dan los primeros pasos en la conformación del Archivo Central, pues se recibió una gran cantidad de documentos del Ministerios de Gobernación, lo que obligó a las autoridades a implementar medidas para la adecuada conservación de los documentos. Inicialmente se instaló en el primer piso de la Intendencia del Ministerio de Seguridad. En un local de 66 m² pero sin las condiciones adecuadas de seguridad.

El día Lunes 27 de diciembre de 1999, se crea el Archivo Central del Ministerio de Seguridad Pública, según decreto # 28340-S, publicado en La Gaceta Nº 251 y se nombró al señor Luis Vargas Álvarez como Encargado, esto se fundamenta en los inciso 3 y 18 del artículo 140 de la Constitución Política, artículo 28 inciso b) de la Ley General de la Administración Pública y la Ley del Sistema Nacional de Archivo 7202, creado con el fin de dictar normas que ordenen y faciliten a la administración y control eficiente en el manejo, medidas de conservación, clasificación, facilitación y de todos los documentos producidos por el Ministerio, con el fin de garantizar la eficiencia y la buena administración de los legajos.

Su función principal, es centralizar la documentación tramitada de todas las oficinas del Ministerio de acuerdo con los plazos de remisión establecidos en las tablas de plazo de conservación y eliminación de documentos, así como velar por la aplicación de políticas

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archivísticas implementadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.

Fundación del Archivo:

Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): 27/12/1999.

Norma de Fundación (Día / Mes / Año): Decreto # 28340-S, publicado en La Gaceta Nº 251

Supresión del Archivo

Fecha de Supresión: ______/_____/_____

Norma de Supresión:

EDIFICIO

Descripción del Edificio:

Está ubicado en la primera planta del edificioPresenta dos áreas de funcionamiento:

a) Área Administrativab) Área Técnica. c) Área del Depósito

Sus bases se construyeron en cemento y “perling” sus paredes son de “fibrolit”, los pisos son de cemento. La estantería: móvil y metálica fija. Se efectúa diariamente el control de la humedad y temperatura, a través del Higrómetro.

Metros Cuadrados de Depósito: 135 m²

(*) Metros lineales de estantería: 320 mts.

(*) Número de puestos de sala: 1 puesto

Facilidades para discapacitados:

Marque con “X”X Sío No

DOCUMENTACIÓN

(*) Metros lineales de documentos: 300 mts

GUÍAS DEL ARCHIVO

Guías: No hay_________________________________________________________________

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ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO

Estructura Administrativa:

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Estructura orgánica MSPMINISTERIO DE SEGURIDAD

PÚBLICA

Asesoría Jurídica Oficina de Relaciones Públicas y Prensa

Oficina de Planificación Institucional

Auditoría General

Políticas y Estrategias

institucionales

Formulación de planes,

programas y proyectos

Evaluación institucional

Asesoría y capacitación

Contraloría de Servicios

Consejo de Personal

Dirección General

Administrativa y

Unidad de Proyectos de

Infraestructura y Equipamiento

Policial (adscrita)

Dirección Recursos Humanos

Reclutamiento y Selección

Análisis y Evaluación

Remuneraciones y Compensaciones

Capacitación y Desarrollo

Control y Documentación

Dirección Administrativa

Servicios Generales

Proveeduría

Obras Civiles

Transportes

Dirección Financiera

Tesorería

Contabilidad

Presupuesto

Cobros Administrativos

Dirección Informática

Sistemas

Telemática

Soporte Técnico

Departamento de Sanidad

Departamento Disciplinario Legal

Guardia Civil (Adscrito)

Guardia de Asistencia Rural (Adscrito)

Policía Encargada del Control de Drogas no Autorizadas y de Actividades Conexas (Adscrito)

Policía de Fronteras (Adscrito)

Reserva de las Fuerzas de Policía (Adscrito)

Inspección General (Adscrito)

Departamento de Operaciones

Departamento de Inteligencia

Delegaciones Regionales

Dirección General de la Fuerza Pública Escuela Nacional de Policía

Dirección de Seguridad Comunitaria y Comercial Dirección de Servicios de Seguridad Privados

Dirección General de Armamento

Servicio Nacional de Guardacostas

Rondalla de la Fuerza Pública (adscrita)

Propuesta elaborada por Laura Espinoza con base en el Decreto Ejecutivo No. 32177-SP

SERVICIOS TÉCNICOS

RESTAURACIÓN

Marque con “X”Taller de restauración:

o SíX No

REPRODUCCIÓN.

Marque con “X”Servicios de reproducción documental

X Sío Noo

Servicios de fotocopias

X Sío No

Servicios de fotografías

o SíX No

Servicios de microformas

X Sío No

Servicios de reproducciones digitales

o SíX No

BIBLIOTECA

Marque con “X”

Biblioteca auxiliar

X Sío No

Nº de monografías: 100

Nº de Títulos de publicaciones periódicas: No

INFORMATIZACIÓN

Marque con “X”

Funciones informatizadas:X Sío No

Gestión de usuarios:o SíX No

Descripción de fondosX Sío No

Lenguajes DocumentalesX Sío No

Otra información:

Se utilizan 4 bases de datos: Informix, Oracle, Sybase, Access. El modo de ingreso de datos es en línea o multiusuario, se recupera la información a través de índices o llaves de acceso. Los modos de respaldo de la información es por medio de cintas y duplicación de las bases en los servidores. El uso del correo electrónico está regulado por la Dirección de Informática.

ESTRUCTURA DE LOS FONDOS

AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación

Denominación de la agrupación: Orgánico.

Agrupación Superior: Fondo: Ministerio de Seguridad Pública

CUESTIONARIO

DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIOFechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): 25/02/2008

Datos del informante:Apellidos: Vargas / Álvarez

Nombre: Luis Enrique

Cargo: Encargado

FUENTE EMPLEADA:

Entrevista personal

Dirección General del Archivo Nacional, Departamento Servicios Archivísticos Externos, Expediente de asesoría e informes archivístidcos del Ministerio de Seguridad Pública

OBSERVACIONES

Observaciones:

Elaborado por Laura Espinoza RojasRevisión: junio 2008

(*) Campos Obligatorios

MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICACUADRO DE CLASIFICACION

SUBFONDO 1 SUBFONDO 2 SUBFONDO 3 SUBFONDO 4 Tipo documental

Despacho Ministro LeyesReglamentosDecretosAcuerdosResolucionesCorrrespondencia

Asesoría JurídicaCorrespondenciaContratosReglamentosLeyesAcuerdos ResolucionesRecursos

Desahucios Administrativos

Correspondencia

Proyectos de resoluiciónDesahucios

Jurídico Administrativo Proyectos de resoluciónRecursos de apelaciónInformesCorrespondenciaDictámenesDirectricesProyectes de ley

Jurídico Contractual CorrespondenciaContratosExpedientes de carteles de licitaciónConvenios de cooperaciónCertificaciones

Oficina de Relaciones Públicas y Prensa

Correspondencia

Material de divulgación

Oficina de Planificación Institucional

Correspondencia

Plan EstratéticoPlanes Anuales OperativosExpedientes de presupuestoProyectos

Políticas y Estrategias institucionales

Correspondencia

OrganigramasMemoriasAutoevaluación del Sistema de Control Interno

Formulación de planes, programas y proyectos

Plan Nacional de Desarrollo

Marco General de la Estructura Básica del Plan Anual Operativo Institucional

Matriz de Desempeño InstitucionalMatriz de Desempeño ProgramáticoCorrespondencia

Evaluación institucional Planes Anuales OperativosMarco General de la Estructura Básica del Plan Anual Operativo InstitucionalMatriz de Desempeño InstitucionalMatriz de Desempeño ProgramáticoCorrespondencia

Asesoría y capacitación Expedientes de capacitación

Material de cursosCorrespondencia

Auditoría General CorrespondenciaExpedientes de AuditoríaInformes

Contraloría de Servicios

Correspondencia

Informes

Consejo de Personal Listas de servidores policiales elegiblesCorrespondenciaConcursos de antecedentes

Dirección General Administrativa y Financiera

Plan Operativo Anual Institucional

CorrespondenciaInformesExpedientes de presupuesto

Unidad de Proyectos de Infraestructura y Equipamiento Policial (adscrita)

Proyectos de infraestructura

Proyectos de equipamientoEstudios de prefactibilidadPresupuestosManuales de procedimientos

Rondalla de la Fuerza Pública (adscrita)

Correspondencia

Dirección Recursos Humanos

Expedientes de personal

Manuales de Clasificación de puestosCorrespondenciaCirculares

Departamento Reclutamiento y Selección

Expedientes de concursos internos y externos

Manual de Clasificación de puestosCorrespondenciaBoletinesExpedientes de oferentes

Expedientes de programas de orientación al empleadoEvaluacionesNóminas de elegibles

Departamento de Análisis y Evaluación

Estructura ocupacional de puestosCorrespondenciaManual de Clases InstitucionalEstudios de clasificación de puestos Evaluaciones

Departamento de Remuneraciones y Compensaciones

Estudios

InformesExpedientes de personalPlanillas de pagoDenunciasCorrespondencia

Departamento de Capacitación y Desarrollo

Estudios técnicos

CorrespondenciaExpedientes de becas

Departamento de Control y Documentación

Informes

Expedientes de personalCertificaciones

Correspondencia

Dirección Administrativa

Registro y control de vehículosCorrespondencia

Departamento de Servicios Generales

Correspondencia

Boletas de Mantenimiento

Departamento de Proveeduría Institucional

Facturas

LicitacionesCorrespondenciaExpedientes de activosRegistro Inmobiliario

Departamento de Obras Civiles

Expedientes de proyectos de construcciónCorrespondencia

Departamento de Transportes

Solicitudes de transportes

CorrespondenciaInventarios

Dirección Financiera Expedientes de presupuestoCorrespondenciaCaja chica

Departamento de Tesorería

Expedientes de presupuesto

Correspondencia

Departamento de Contabilidad

Libros contables

Inventarios financierosCorrespondencia

Departamento de Presupuesto

Expedientes de presupuesto

CorrespondenciaAnteproyectos de prespuesto

Departamento de Cobros Administrativos

Expedientes de cobro

Expedientes de indemnización

Correspondencia

Dirección Informática CorrespondenciaManuales técnicosLicitacionesFacturas proformaExpedientes de capacitación

Departamento de Sistemas

Correspondencia

Departamento de Telamática

Correspondencia

Departamento de Soporte Técnico

Correspondencia

Departamento de Sanidad

Correspondencia

EstudiosInformesCapacitación

Departamento Disciplinario Legal

Reglamentos

LeyesCorrespondenciaExpedientes de personalRecursos de revocatoria

Dirección General de la Guardia Civil (Adscrito)

Correspondencia

Dirección General de la Guardia de Asistencia Rural (Adscrito)

Correspondencia

Policía Encargada del Control de Drogas no Autorizadas y de Actividades Conexas (Adscrito)

Correspondencia

Expedientes de casosDepartamento de Operaciones

Departamento de Inteligencia

Correspondencia

Delegaciones Correspondencia

Regionales

Policía de Fronteras (Adscrito)

Correspondencia

Reserva de las Fuerzas de Policía (Adscrito)

Correspondencia

Inspección General (Adscrito)

Correspondencia

InformesInvestigaciones

Dirección General de la Fuerza Pública

Correspondencia

Circulares

Vicaría Episcopal Correspondencia

Centro de Servicios de Transporte

Correspondencia

Control de vehículos

Consejo Superior de Oficiales (Órgano de apoyo)

Correspondencia

Asesoría

Departamento Seguridad Aeroportuaria

Listados de personal

Correspodencia

Plan de emergencia de desastres aéreos

Departamento de Guardia Presidencial

Correspondencia

Controles

Administraciones Regionales (Órgano de apoyo)

Correspondencia

Centro de Servicios Policiales (Órgano de apoyo)

Correspondencia

Listados de suministros

Dirrección de Operaciones

Correspondencia

InformesDiagnósticos operacionales

Departamento de Planes y Operaciones

Correspondencia

ProyectosInformesInventario de activos

Departamento de Análisis y Tratamiento de la Información

Correspondencia

InformesEstadísticas

Departamento de Enlace y Comunicaciones

Correspondencia

Manuales de procedimientos

Dirrección de Unidades Especializadas

Correspondencia

Unidad Especial de Apoyo

Correspondencia

Unidad de Intervención Policial

Correspondencia

Unidad Canina Correspondencia

Unidad de Operaciones en Armas y Explosivos

Correspondencia

Unidad de Incidentes Radiológicos, Bacteriológicos y Químicos

Correspondencia

Unidad de Zapadores CorrespondenciaMapas

Unidad de Seguridad Interna

Correspondencia

Controles

Unidad Especial de Protección

Correspondencia

Dirrección de Policial de Apoyo Legal

Correspondencia

Dirrección de Servicio de Vigilancia Aérea

Correspondencia

Departamento de Operaciones

Correspondencia

Estudios

Departamento Técnico Aeronáutico

Correspondencia

Controles

Dirrección de Investigación Especializada

Correspondencia

Expedientes de investigación

Departamento de Investigación del Robo de Vehículos

Correspondencia

Expedientes de investigación de denuncias

Departamento de Investigación Penal Juvenil

Correspondencia

Expedientes de investigación de denuncias

Departamento de Investigación de Propiedad Intelectual

Correspondencia

Expedientes de investigación de denuncias

Departamento de Investigación de Explotación Sexual Comercial

Correspondencia

Expedientes de investigación de denuncias

Delegaciones Regionales Correspondencia

Expedientes de investigación de denuncias

Direcciones Regionales Correspondencia

Planes Anuales OperativosExpedientes de investigación

Escuela Nacional de Policía (Órgano Docente)

Planes de estudio

Programas de cursosCorrespondenciaListado de estudiantes

Consejo Académico CorrespondenciaPlanes anuales de capacitación

Programas de cursos

Departamento Administrativo

Expedientes de ejecución presupuestariaCorrespondenciaExpedientes de personal

Departamento de Investigación y Evaluación

Manuales de procedimientos

Correspondencia

Departamento Académico

Horarios

Material de cursosCertificadosCorrespondenciaPlanes de estudio

Academia del Servicio Nacional de Guardacostas

Correspondencia

Planes de instrucción

Programa de resistencia al abuso de drogas

Correspondencia

Expedientes de capacitación

Dirección de Seguridad Comunitaria y Comercial

Correspondencia

Departamento de Seguridad Comunitaria

Correspondencia

Diagnósticos comunitarios

Departamento de Seguridad Comercial

Correspondencia

Investigaciones

Dirección de Servicios de Seguridad Privados

Correspondencia

Departamento de Registro y Licencias

Correspondencia

Listados de trabajadores en empresas privadas

Departamento de Inspección

Correspondencia

Expedientes de Inspección

Dirección de la Reserva de las Fuerzas de Policía

Correspondencia

Dirección General de Armamento

Correspondencia

Departamento de Arsenal Nacional

Correspondencia

Departamento de Control de Armas

Correspondencia

Departamento de Explosivos y Registro de Armas

Correspondencia

Departamento de Museo de Armas

Correspondencia

Servicio Nacional de Guardacostas

Correspondencia