FASES DE LA PLANIFICACION

Fase 1. Análisis de la situaciónEn esta primera etapa debe evaluar el entorno externo e interno de la organización que alberga o albergará el centro de información. De esta forma, usted podrá determinar sus puntos fuertes y débiles y sus oportunidades y amenazas. Puede hacerlo con un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).

Fase 2. Definición de la visión, misión, objetivos y metas VisiónLa visión es la imagen que se tiene del lugar adonde se quiere llegar: cómo queremos vernos, como institución, en un futuro definido.

La declaración de la visión debe responder a las siguientes preguntas:

¿Qué tratamos de conseguir? ¿Cuáles son nuestros valores? ¿Cómo produciremos resultados? ¿Cómo nos enfrentaremos al cambio?  ¿Cómo conseguiremos ser competitivos?

 MisiónLa misión es una declaración, aprobada por la institución de la que depende el centro de información, en la que se describen los objetivos generales de la organización y su oferta de servicios y productos.La misión responde a las siguientes preguntas:

¿Quiénes somos? ¿Qué nos hace diferentes? ¿Cuáles son nuestros valores y nuestros/as usuarios/as? ¿Cuál es nuestro “para qué”?

Los objetivos y las metasLos objetivos y las metas nos dan la base para llevar a cabo el proceso de planificación del centro de información y, posteriormente, nos ayudarán a la evaluación de sus resultados.

A la hora de determinar los objetivos y metas, tenga en cuenta que deben:

apoyar la misión del centro; responder a las características e información sobre los/as usuarios/as; considerar la cobertura o falta de recursos del centro de información. ¿Por qué son importantes los objetivos y las metas?Los objetivos y las metas son importantes porque:

guían la toma de decisiones de las personas encargadas de la planificación;

informan a los/as usuarios/as y al personal del centro sobre las actividades que se van a destacar;

ayudan al centro a conseguir sus propósitos;  proveen una base para el desarrollo de las actividades y tareas.

 MetaUna meta es un propósito general, amplio y a largo plazo que describe una condición deseada o futura hacia la cual el centro de información avanza durante los próximos tres o cinco años. Se puede expresar desde el punto de vista del centro o del/de la usuario/a, debe estar en armonía con la misión, y proporciona la estructura para el establecimiento de los objetivos.

 ObjetivoUn objetivo es un propósito a corto plazo. Describe los resultados que deben conseguirse en un periodo de tiempo determinado. Debe ser medible, realizable en un tiempo limitado, y su enunciado debe comenzar con un verbo de acción. Cumplir los objetivos ayuda al centro a alcanzar sus metas, roles y misión

 

Fase 3. Identificación de actividades y determinación de recursos necesarios para la puesta en marcha de un centro de información virtual 

En esta etapa se debe definir las actividades, asignar las tareas y determinar los recursos necesarios para conseguir las metas y los objetivos establecidos.

Revisar este ejemplo de actividades identificadas por el CRID puede serle de gran utilidad.

Recursos necesarios para la creación de un centro de informaciónAl crear un centro de información, tenga en cuenta cuáles son los recursos básicos:

recursos de información recursos humanos tecnologías de la información y de la comunicación (TIC) recursos virtuales: el sitio web del centro de información recursos físicos recursos financieros

Recursos de tecnologías de la información y de la comunicación (TIC)Un centro de información requiere de una infraestructura tecnológica con especificaciones mínimas para apoyar el desarrollo de sus funciones. Las puede observar en el siguiente cuadro.

 Recursos virtuales: el sitio web del centro de informaciónEl sitio web es el producto más visible del centro: permite dar a conocer sus productos y servicios; es el punto de encuentro e interacción con los/as usuarios/as y la imagen de la institución de la que forma parte el centro.

Recursos físicos: espacio y mobiliarioUn centro de información exige un espacio adecuado a sus necesidades y a los servicios que presta. Se sugiere un espacio físico mínimo de 60 m2. Esta

superficie irá aumentando en función del crecimiento del centro. También se puede hacer el cálculo sobre la base de 15 m2 por persona, cifras que incluyen el espacio para el equipo y la colección (Sánchez, 1983).

Recursos financierosLos recursos financieros permiten la creación, funcionamiento y sostenibilidad de un centro de información.

La institución que alberga el centro de información asigna a este un presupuesto determinado, en función de la planificación realizada.  

 PresupuestoEl presupuesto es un plan de gastos para un período determinado de tiempo y permite llevar a cabo las actividades del centro de información.

Es un instrumento para:

La planificación: porque refleja la distribución de recursos.El control: porque fija restricciones con respecto a inversiones y gastos.

Al elaborar el presupuesto, es conveniente tener en cuenta diversos aspectos.

Fase 4. Elaboración del plan de trabajoEl resultado de la planificación se plasma en el plan de trabajo: refleja las actividades y los recursos necesarios para su ejecución. Tenga en cuenta que el plan de trabajo debe ir acompañado de un cronograma y un presupuesto.

 

Fase 5. Evaluación de los resultadosEs la etapa final del ciclo de la planificación. Durante esta fase se revisa el plan: ¿se han cumplido las metas y objetivos?

Recuerde que las metas y objetivos tienen que ir vinculadas a la misión del centro de información. El objetivo de la evaluación es elaborar recomendaciones que puedan ser utilizadas por la persona responsable del centro de información y por el resto del personal para mejorar el trabajo del centro.

FUNCION DE LA PLANIFICACION

Es la función  que ha de prever los medios   adecuados y la eliminación de los obstáculos para la consecución de los  objetivos. La planificación es el punto de partida  y la base de la coordinación. Evita que muchos errores se lleguen  a cometer en el análisis previo.

 Proceso que determina los grandes objetivos de una organización y las políticas y estrategias que gobernarán la adquisición, uso y disposición de recursos para conseguir tales objetivos.

La primera de las actividades que componen la tarea de la dirección de la

empresa es la planificación, la cual consiste en fijar unos objetivos

empresariales, marcar las estrategias necesarias para conseguirlos, definir las

políticas de la empresa y establecer los criterios de decisión, siempre con la

intención de conseguir los fines de la empresa.

El proceso de planificación consta de una serie de etapas que se han de ir

cubriendo durante la elaboración de los planes. Estas etapas son las

siguientes:

Análisis de la situación de partida: se analiza la situación actual de la

empresa y su entorno, y se toma conciencia de las oportunidades

existentes para poder aprovecharlas.

Fijación de los recursos: se marcan los objetivos, tanto los generales

como los subordinados, es decir, se concretan las metas a las que se

quiere llegar.

Creación de alternativas o determinación de las líneas de actuación: se

marcan los diferentes caminos que lleven a la empresa hacia los

objetivos propuestos.

Evaluación de las alternativas: consiste en evaluar y analizar cada una

de las líneas de acción, es decir, estudiar los puntos fuertes y débiles y

evaluar los costes, los riesgos o las dificultades a superar.

Elección de una alternativa: en esta etapa se decide qué plan se

ejecutará.

Control y determinación de desviaciones: aunque se haya escogido una

alternativa con la seguridad de que es la mejor, es posible que la

realidad evoluciones de forma diferente y esta alternativa no funcione

como se esperaba; entonces, se debe volver a las alternativas anteriores

y realizar las modificaciones pertinentes. Por tanto, hay que hacer un

seguimiento periódico de los planes y corregirlos cuando sea necesario

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION

Las propuestas de planificación incluyen entre sus objetivos mejorar la toma de decisiones con la meta de concretar un fin buscado. Por consiguiente, una estrategia de planificación debe tener en consideración la situación presente y todos aquellos factores ajenos y propios que pueden generar repercusiones para lograr ese fin.

La importancia de planificar radica en la necesidad de organizar de manera coherente lo que se quiere lograr con los estudiantes en el aula. Esto implica

tomar decisiones previas a la práctica sobre qué es lo que se aprenderá, para qué se hará y cómo se puede lograr de la mejor manera.