ESTABLECIENDO UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

Elaborado por: Lic. Manfredo Josué Pastora ColindresEmail: compastriver@yahoo.com

Hoy en día existe una gran necesidad de contar con un “SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN EFICIENTE”, que permita la obtención de resultados de acuerdo a los objetivos y visión de las Empresas, Instituciones, Organizaciones, en sí de todo aquel tipo de organización orientada a negocio o bien la prestación y venta de bienes y servicios.

DEFINICIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN:

La buena ADMINISTRACIÓN, es el elemento importante para el desarrollo y crecimiento de una empresa, pero que podemos concebir como administración, existen muchas definiciones, sin embargo en nuestro escrito la estaremos concibiendo, como “El proceso que se encarga de diseñar, implementar y mantener un entorno favorable para la realización y ejecución de tareas y actividades llevadas a cabo por cada miembro de la organización, orientada al cumplimiento de los objetivos y metas de la organización para la que trabajan.”

ELEMENTOS DE ESTUDIOS DE LA ADMINISTRACIÓN:

La definición que hemos expresado es algo básica y orientativa, de la cual pudiéramos realizar una ampliación de la misma, hay elementos administrativos que son de importancia y sobre los cuales la administración se desarrolla, siendo las “Tareas, La Estructura, Las Personas, El ambiente, La Tecnología y la Competitividad”.

Las Tareas: Toda organización, requiere llevar a cabo el desarrollo de tareas que están estrechamente ligadas con las actividades y estas al mismo tiempo con las funciones de cada cargo las que están relacionadas con el fin de la organización.

Todo tipo de organización tiene un fin unas de carácter político, social, económico, cultural y otras que pueden ser mixtas, independientemente cual sea el fin todas requieren de la realización de tareas para poder llevar a cabo el cumplimiento de los objetivos y metas y por consiguiente el cumplimiento de su misión, como organización y empresa.

Comprendiendo un poco mejor la importancia de las tareas, realizaremos un esquema o bien un ciclo, en el que estaremos representando la importancia de la misma dentro de la organización:

Empresa

Visión y Misión

Direcciones, Áreas,

Unidades (Cargos y Funciones

Actividades

Tareas

Objetivos y Metas

El ciclo anterior, nos muestra la manera en que las tareas están estrechamente relacionadas dentro de una empresa, es ahí el nivel de importancia de la realización de las mismas y que estas a la vez, sean realizadas o bien ejecutadas con la eficiencia requerida.

Aunque la realización de ellas misma por si solas no tienen gran relevancias en el cumplimiento de la misión y visión de la empresa, aun formando parte un proceso en el cual se requiere de la eficiencia.

Todo Gerente, Administrador, debe de tener en cuenta el desarrollo de las mismas, así como los tiempos y la calidad requerida, es recomendable que dentro del proceso administrativo que se este llevando a cabo, sean analizado el resto de los elementos que componen el ciclo y la buena marcha de los mismos

No podemos hablar de administración sin conocer muy de cerca a la empresa, su MISIÓN Y VISÓN, hoy en día se escucha mucho esta palabra, sin embargo los pilares que las sostienen tienen que estar bien fundados, de lo contrario toda esta estructura se caería con facilidad.

Si bien es cierto el mercado es un gran universo de posibilidades en el cual podes innovar, y desarrollar grandes cosas, también es un mundo en el cual se pueden truncar todas las posibilidades de existencia y sobre vivencia de una organización o bien empresa.

Nuestra organización debe de contar con pilares totalmente fuertes, capaces de resistir toda tormenta, temblores, terremotos, y que estos le permitan continuar estando de pie, independientemente de los malos tiempos que existan.

RECURSOS ADMINISTRATIVOSLos recursos administrativos vienen a formar parte de los insumos que

toda empresa requiere para la realización y cumplimiento de sus productos, que podríamos comprender como PRODUCTO (Es el resultado ya sea tangible o intangible, proveniente de la realización de tareas, vinculadas al cumplimiento de actividades, dirigida al cumplimiento de los objetivos y metas de la organización).

Hemos realizado esta definición un poco generalizada para poder comprender que significa la palabra producto dentro del proceso para el desarrollo de una tarea ya terminada.

Es decir que nuestro producto, es el resultado del cumplimiento y realizaciones de tareas, las cuales son ejecutadas por personas que ocupan un cargo y estas al mismo tiempo cumplen con sus funciones.

Aunque la Administración se encarga del estudio de la ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN, debemos vincular la importancia de los recursos administrativos, como lo son; Los Materiales, Humanos, Logísticos , Financieros y Tecnológicos, ante el punto de vista administrativo pudiera decir que todos tienen gran importancia dentro del proceso que la administración desarrolla.

La administración de los recursos es de suma importancia y deben ser visto, estudiados y analizados, la necesidad de que las empresas retomen este tipo de análisis puede permitirles una garantía para el buen subsistir de las mismas.

Se hace necesario tomar en cuenta la calidad y cantidad requerida de cada recursos de la administración

Ciclo de Recursos Administrativos

Empresa

Humanos

Financieros

Logísticos

Tecnológico

La cantidad y calidad de los recursos administrativos, son elementos de estudios constante dentro de la administración, ya sea para una empresa que brinde servicios o bien para aquella que se encargue de elaborar activos fijos o bienes.

Es de suma importancia el análisis de los procesos que a lo interno de una empresa son desarrollados cada Dirección, Área, o bien unidad organizativa y administrativa, es encargada y responsable del desarrollo de funciones, actividades y tareas vinculadas a la creación y generación de productos.

La necesidad de los recursos así como el uso de los mismos, esta directamente relacionada con la demanda del mercado, si una determina empresa esta concibiendo la necesidad de un determinado recursos, es necesario el análisis científico del mismo que permita la comprobación de dicha necesidad.

Muchas empresas ya cuentas con Direcciones, sumamente especializadas que permiten el análisis constante de cada uno de estos recursos, por lo que procederemos ha realizar un esquema de las Direcciones y la relación administrativas de los mismos.

Organización

Dirección Financiera Recursos

Financieros

Dirección R.R.H.HRecursos Humanos

Dirección de Informática

Recurso Tecnológico

Dirección Administra

tivaRecursos Logistico

MERCADO

Si bien es cierto algunas empresas ya cuentan con unidades especializadas que tratan el tema del requerimiento y uso de los recursos, siempre sigue existiendo la necesidad como empresa de poder llevar a cabo el metodo que permita la administración adecuada de los mismos.

CASO: LA PROMOCION DE LUIS MARTINEZ:

Tomando como ejemplo, pudiéramos abordar el siguiente caso “LA PROMOCIÓN DE LUIZ MARTINEZ”, el cual es Ingeniero en programación y ha sido promocionado como Gerente Administrativo de una Industria que se encarga del Servicios de Transporte de Mercadería por Altamar.

Que seria lo primero que debe de tener en cuenta Luís Martínez, para poder llevar a cabo la administración de esta Industria dedicada al servicio de traslado de mercadería.

Bien pudieramos dar algunos indicadores con lo que esta empresa cuenta:Recursos; Humanos, Logisticos, Financieros, Técnologicos.

Datos del caso: Recursos Financieros. Recursos Humanos. Recursos Logísticos. Recursos Tecnológicos.

¿Se debe de conocer la cantidad y calidad existente y demandada de los mismos?

¿Cómo debe de proceder Luis Martínez, con el análisis de los recursos?

Luis Martínez, no esta acostumbrado a realizar investigaciones. ¿Por donde iniciaría, ud.? ¿Se requiere conocer el mercado, provedores y clientes existente?

Retos Administrativos:La administración esta llena de grandes retos, y toda esta batalla se lleva

a cabo a lo interno de la empresa, la administración de cada recurso existente debe ser ejecutado con la calidad requeridas, los procesos deben ser eficiente y eficaces permitir la realización y la obtención de productos sin incurrir en el desperdicio de costos.

Es aquí la necesidad de poder contar con la cantidad y calidad de los recursos en el lugar, tiempo y espacio necesario, la poca administración, te brinda como resultado la deficiencia en los procesos, desde este punto de vista muchas veces cuando existen los acenso muchos regresan a las escuelas, con el fin de poder estudiar administración y cumplir con ciertos retos.

Las empresas están dirigidas al desarrollo de productos y generación de servicios, todos de calidad, esto es otro enfoque que estaremos desarrollando el cual esta dirigido a la calidad total.

El Administrador, tiene que estar de cara a la implementación, desarrollo y ejecución de los recursos, previendo las necesidades existente y los resultados obtenidos por medio de cada proceso.

Las empresas deben de tener la capacidad de reinventarse constantemente de acuerdo a las necesidades del mercado, las demanda son señales que brindan los cliente, los cliente son el mercado, un cliente no satisfecho es un mercado no satisfecho, lo que implica reducción de ingresos para la empresa, lo cual no es bueno

El reto es como saber usar cada recurso de la empresa para el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización, los que al mismo tiempo estarán cumpliendo con la visión y misión que se persigue, cuantas empresas están realizando una valoración de estos resultados.

Valorando Resultados por medio de los recursos. Como puede una empresa poder valorar los resultados, se debe de

contar con la capacidad necesaria así como la metodología a implementar, para poder realizar una actividad como esta.

1. Se debe de tener en cuenta la visión y misión de la Organización.

2. Organización Empresarial. 3. Sistema y Procedimientos. 4. Nivel de Gestión Actual.

Estos son algunos de los elementos de manera general que requieren ser tomados en cuanta.

Muchas GraciasEn otra exposición estaremos cubriendo otras

necesidades empresariales y elementos de solución, como lo hemos realizado en la presente exposición.