ESTABLECIENDO UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN PARTE NO. II

Elaborado por: Lic. Manfredo Josué Pastora Colindres.Email: compastriver@yahoo.comPágina: http://www.consultorapasriver.es.tl

ESTABLECIENDO UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

He creído necesario abordar en esta segunda parte el tema “ Estableciendo un Sistema de Administración”, dado a la importancia de la misma.

Hoy en día las organizaciones, están enfocada al seguimiento y sostenimiento de la calidad total, en cuanto a contar con sistemas administrativos que les permita la incorporación y liderazgo en los mercados.

Sin embargo esta no es una tarea del todo fácil, existen muchos elementos que intervienen en este proceso, así como factores ambos internos y externos de la organización.

Los sistemas administrativos deben tener la capacidad de poder conocer cada uno de los elementos así como de los factores existente y que al mismo tiempo puedan intervenir en el desarrollo de la empresa.

ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN UNA ADMINISTRACIÓN Y SU DEIFINICIÓN

Los elementos básicos que intervienen en una administración son las Tareas, la Estructura, Las Personas, El Ambiente, La Tecnología y la Competitividad, es necesario mencionar que en el primer tema procedimos a abordar parte de estos elemento.

El Sistema Administrativo, es desarrollado en todo un entorno en el cual, se interrelacionan cada uno de estos elementos, aunque la administración debe estar brindando un monitoreo constante y real, de las necesidades, uso, cantidad, y calidad requerida, así como la inserción e inercia entre ellos mismos.

Bien pudiéramos iniciar por definir, que es un elemento; Del latín elementum, un elemento es un principio químico o físico que forma parte de la composición de un cuerpo Para la filosofía antigua, existían cuatro elementos que suponían los principios fundamentales inmediatos para la constitución de los cuerpos: el aire, el agua, la tierra y el fuego.

DEFINICIÓN DE ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS

Teniendo en cuenta la definición de elemento, pudiéramos decir que para la Administración, elemento es todo principio, químico y físico que forma parte del cuerpo administrativo o bien del Sistema Administrativo, permitiendo de esta manera el buen funcionamiento eficiente y eficaz del mismo.

Por tanto, debemos de concebirlo como un cuerpo, o bien como todo un sistema, en el cual intervienen una serie de elementos que interactúan entre ellos mismos, con el fin de cumplir con los objetivos y metas ya estipuladas.

Toda organización es un cuerpo administrativo, es un sistema de administración, el cual debemos de mantenerlo sano y saludable, conocer cada parte de este cuerpo es lo que hace eficiente a la misma.

PROCESO QUE SE DESARROLLAN CON LOS ELEMENTOS

Como pudiéramos representar una interacción de los elementos, cuando en realidad estos forman parte de la administración en un determinado tiempo y espacio.

Así es cada elemento interactúa entre si mismo y otros elementos permitiendo de esta manera la generación de resultados, los cuales están en función a una línea estratégica, para el cumplimiento de los objetivos y metas, para comprender mejor este aspecto he procedido a la elaboración de un flujo que nos permita ver como los elementos interactúan. Figura No. 1

• Tareas• Actividades

Línea Estratégica

CLASIFICANDO LOS ELEMENTOS

La obtención de resultado por medio de la interacción de los elementos es algo que ha diario se desarrolla en las organizaciones, la definición de las tareas, actividades, es una tarea de suma importancia, permitiendo de esta manera, tener muy en cuanta las líneas estratégicas que se requieren alcanzar, por parte de la empresa.

Las líneas estratégicas, es el medio sobre el cual la organización puede lograr el cumplimiento de los objetivos y metas, cada Dirección de una organización puede estar apuntando al cumplimiento de una línea estratégica en especifico o bien en varias, siempre y cuando estas estén directamente relacionada con el Dirección organizativa en sí.

Lo conveniente será poder estructurar y definir la función de cada unidad organizativa, es en este punto donde radica la importancia de poder tener en cuenta el fin de cada organización, y sobre todo definir el funcionamiento de cada dirección, área y puesto de trabajo

CLASIFICANDO LOS ELEMENTOS

EL conocer bien la empresa y su fin es elemento importante para poder lograr el desarrollo profesional y empresarial, muchos pueden estar ocupando un determinado puesto de trabajo y realizando las funciones diarias, lo cual se puede volver monótono, !pero realmente este trabajador esta siendo eficiente¡, con el simple hecho de llegar a la empresa, sentarse y realizar lo mismo que hace todo los días.

¿Es realmente lo que las organizaciones, necesitan y lo que desean?, no será que las organizaciones están esperando es que este trabajador , tenga iniciativa y produzca ideas, sin embargo existen otros elementos, que muchas veces, van de la mano con lo anterior, y son los recursos financieros, remuneración, ambiente de trabajo, que permita el desarrollo de nuevas ideas, sin ser atentados por un despido, así como capacidad tecnológica, facilitar la tecnología necesaria, en si hay muchos elementos que intervienen en este proceso los cuales deben ser analizados, para la buena marcha organizacional y empresarial.

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Toda empresa esta en busca de maximizar sus riquezas, siendo una tarea del todo no fácil, como ya hemos mencionado que la dirección administrativa es determinante para el desarrollo empresarial, las buenas tomas de decisiones son las que permiten una buena marcha de la organización.

La buena marcha de la organización es parte del resultado de las buenas tomas de decisiones por parte del Gerente, Administrador, Directores de aéreas, Jefes, el involucramiento y apropia miento de cada uno de ellos es fundamental para el crecimiento y desarrollo de la organización.

Toda toma de decisión debe ser ejecutada tomando en cuenta el beneficio de la empresa y de todo su cuerpo, en esto se debe de tener en cuenta que muchas veces los intereses de los Directores o bien Ejecutivos, no siempre son los intereses de los accionistas, siendo estos los propietarios, sin embargo la búsqueda del balance de estos dos puntos de vistas deben ser desarrollado con la mejor destreza posible.

Si bien es cierto los accionistas buscan la maximización de las riquezas, por medio de la administración de una buena Junta Directiva y esta a la vez por medio de presidentes cooperativos, es claro saber que si las cosas no están marchando bien en la empresa, se pueda dar un posible cambio en estas estructuras, por parte de los accionistas.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

El cuerpo administrativo, debe ser visto como un todo, es necesario que la estructura organizacional contemple cada nivel organizacional y funcional de la misma, debe de tener muy en cuenta su fin y que parte ocupa dentro de dicha estructura y organización, a continuación representaremos una estructura básica la cual compone un cuerpo administrativo.

Figura No. 2 Accionistas

Junta Directiva

Presidente

Directores

Resto de la Estructura

Primer Nivel

Segundo Nivel

Tercer Nivel

Cuarto Nivel

Quinto Nivel

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La figura No. 2, nos muestra una estructura básica, sobre la cual toda organización opera, contando con cinco niveles básicos, los cuales van desde el primer nivel (Accionistas) , hasta el nivel quinto, (Resto de las Estructura), El primer nivel, espera los resultados positivos y sobre todo la maximización de las riquezas de la empresa y contando con poder realizar las mejores inversiones posible.

Segundo Nivel (Junta Directiva); Esta enfocada a poder ser una junta proactiva y capaz de emprender acciones que le permitan a los accionista la maximización de sus riquezas, cumpliendo con la misión y visión de la misma.

Tercer Nivel (Presidente); Habiendo sido elegido por la Junta Directiva, recae la responsabilidad de poder llevar a cabo el cumplimiento de los objetivos y metas y las tareas encomendadas para lo cual lo (a) han puesto, y de esta manera poder brindar los resultados esperados, el presidente deberá de tener la capacidad de poder llevar a cabo el cumplimiento de las líneas de acción así como las estratégicas por medio de cuarto y quinto nivel

INSERCIÓN DE LOS NIVELES ORGANIZACIONALES EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

FIGURA NO. 3

Valoración de los Resultados

Niveles organizacional

Definición de Visión y Misión

Definición de Objetivos y Metas

Definición de Líneas Estratégicas

Definición de Actividades y Tares

Obtención de Resultados o

Productos

INSERCIÓN DE LOS NIVELES ORGANIZACIONALES EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

La inserción de los niveles organizacionales en los procesos administrativo juega un papel fundamental en el desarrollo de la misma, sin embargo se debe de tener en cuenta que tipo de participación estarán desarrollando dentro de cada proceso, no se puede recaer en la duplicidad de funciones, los niveles deben de estar claro del papel que cada uno de ellos debe de desempeñar.

Tanto a niveles Directivos, Gerencias, Administrativos , Operativos y Técnicos, los procesos de la administración deberán ser ejecutados tomando en cuenta la Planificación, Organización, Dirección y Control, los elementos básicos que forman parte de la administración ocupan un especio de análisis y relación dentro de este proceso.

Todo administrador y tomador de decisiones deben de tener la capacidad y destreza de poder a entrarse al análisis y comprensión de lo que es la administración y como funciona, a continuación estaremos enfocando un esquema de lo que es el proceso administrativo.

PROCESO ADMINISTRATIVO FIGURA NO.4

RESUMEN

Antes de terminar esta presentación, quisiera agradecerte por esta aquí y expresarte que si eres un tomador de decisión, si estas ocupando un cargo dentro de una organización, empresa, institución, o bien cualquier tipo de negocio, es de suma necesidad que puedas contar con los elementos necesario que te permitan comprender como involucrarte desde tu puesto en cada proceso administrativo y sacarle el mejor provecho como profesional, permitiendo de esta manera tu eficiencia y calidad en el trabajo que estas desempeñando.

Quiero decirte que no hay obstáculos y que es el momento de poder ser un líder empresarial, te invito que adquieras nuestro documento “Estableciendo un Sistema Administrativo Eficiente”

MUCHAS GRACIAS