enkontrol modulo de bancos - gutsa.com.mx · en el cual se puede hacer la captura de las...

EnKOnTROL MODULO DE BANCOS

ÍNDICE ÍÍNNDDIICCEE INTRODUCCIÓN............................................................................................4

INICIO DE SESIÓN........................................................................................6

MENU PRINCIPAL .........................................................................................7

MENÚ DE MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS ................................................................ 7 MENÚ DE PROCESOS DIARIOS ............................................................................. 7 MENÚ DE CONCILIACIONES BANCARIAS .................................................................. 7 MENÚ DE FLUJO DE EFECTIVO.............................................................................. 7 MENÚ DE UTILERÍAS DEL SISTEMA ........................................................................ 8 MENÚ DE AYUDA ............................................................................................. 8 MENÚ DE VENTANA .......................................................................................... 8 MENÚ SALIR .................................................................................................. 8

BARRA DE HERRAMIENTAS ...........................................................................9

MENU DE MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS..................................................12

DEFINICIÓN DE COMPAÑÍA ............................................................................... 13 A,B,C A CUENTAS COMPLEMENTARIAS ................................................................. 16 A,B,C A CUENTAS DE INTERFASE ....................................................................... 18 A,B,C A CUENTAS DIFERENCIA CAMBIARIA............................................................ 20 A,B,C A TIPOS DE MOVIMIENTO......................................................................... 22 A,B,C A BANCOS .......................................................................................... 24 A,B,C A CUENTAS BANCARIAS........................................................................... 26 A,B,C A CUENTAS ......................................................................................... 28 A,B,C DE MONEDAS....................................................................................... 30 A,B,C A TIPOS DE CAMBIO............................................................................... 32 A,B,C DE PAÍSES.......................................................................................... 33 A,B,C DE ESTADOS ....................................................................................... 35 A,B,C DE CIUDADES ...................................................................................... 37 A,B,C A FIRMAS ........................................................................................... 39

MENU DE PROCESOS DIARIOS ....................................................................40

CARGA DE PÓLIZAS........................................................................................ 42 CAPTURA DE CHEQUES.................................................................................... 45 IMPRESIÓN DE CHEQUES.................................................................................. 47 GENERACIÓN DE CHEQUES AUTOMÁTICOS ............................................................. 49 REIMPRESIÓN DE CHEQUES .............................................................................. 53 IMPRESIÓN DE CHEQUES ELECTRÓNICOS............................................................... 56 CHEQUES RETENIDOS ..................................................................................... 58 CHEQUES CANCELADOS................................................................................... 60 CHEQUES CANCELADOS CON PÓLIZA.................................................................... 62 RELACIÓN DE SALDOS BANCARIOS...................................................................... 65 ESTADO DE CUENTA BANCARIO Y C.C. ................................................................. 67

Versión 7.03 1 de 181 ABRIL-2005


REPORTE DE MOVIMIENTOS .............................................................................. 69 REPORTE DE CHEQUES POR CUENTA .................................................................... 72 REPORTE DE CHEQUES .................................................................................... 75 RESUMEN POR TIPO DE MOVIMIENTO ................................................................... 77 REPORTE DE PÓLIZAS ..................................................................................... 79 REPORTE DE LIBRO DE BANCOS ......................................................................... 82 REPORTE DE SALDO DE CHEQUERA...................................................................... 85 REPORTE DE CHEQUES RETENIDOS ..................................................................... 88 RECEPCIÓN AUTOMÁTICA DE PAGOS. ................................................................... 91

Parametrización ...................................................................................... 91 ABC Código Deposito ............................................................................... 93 ABC Formatos de Importación de Excel....................................................... 94 Consulta de Cheques Devueltos................................................................. 95

MENU DE CONCILIACIONES BANCARIAS ....................................................96

DEFINICIÓN DE CONCILIACIÓN. ......................................................................... 97 MOVIMIENTOS DE EDO. CTA. DE BANCO. .............................................................. 99 ABC MOVIMIENTOS EN TRANSITO DE CHEQUERA. .................................................. 101 ABC A MOVIMIENTOS EN TRANSITO (BANCO)....................................................... 103 CONCILIACIÓN BANCARIA. ............................................................................. 105 CONCILIACIÓN MOVIMIENTOS EN TRANSITO......................................................... 106 CONCILIACIÓN MOVIMIENTOS DE CHEQUERA........................................................ 108 REPORTES................................................................................................. 110

Movimientos conciliados. ........................................................................ 110 Movimientos bancarios en transito. .......................................................... 112 Movimiento de Chequera en Transito........................................................ 114 Conciliación Bancaria. ............................................................................ 117

CIERRE DE CONCILIACIÓN BANCARIA................................................................. 120 ABC IMPORTA ESTADO CUENTA ....................................................................... 121 IMPORTA ESTADO CUENTA ............................................................................. 124 TRANSFERENCIA ESTADO DE CUENTA. ................................................................ 126 IVA POR PAGAR / ACREDITAR.......................................................................... 130

Fecha de Inicio...................................................................................... 130 Definición Cuentas de IVA....................................................................... 131 ABC a Control de Pólizas......................................................................... 133 Calculo Monto de IVA ............................................................................. 135 Reporte de Monto de IVA........................................................................ 137 IVA por Pagar / Acreditar........................................................................ 139 Reporte IVA por Acreditar ....................................................................... 140 Reporte IVA Pendiente de Acreditar......................................................... 142 Generación de Póliza.............................................................................. 144 Reporte de IVA por Trasladar .................................................................. 145 Reporte de IVA Pendiente por Pagar......................................................... 147 Generación de Póliza.............................................................................. 148

MENU DE FLUJO DE EFECTIVO ..................................................................149



A,B,C, A REPORTES..................................................................................... 150 COPIA DE REPORTES .................................................................................... 153 ABC A FLUJO DE EFECTIVO............................................................................. 154 FORMULAS ................................................................................................ 156

ABC a Formulas..................................................................................... 156 Detalle de Formulas ............................................................................... 158

MENU UTILERIAS DEL SISTEMA................................................................160

IMPRESORA ............................................................................................... 161 USUARIOS ................................................................................................ 162 NIVELES................................................................................................... 164 RELACIÓN DE PROGRAMAS-NIVEL ..................................................................... 165 CONTRASEÑA DE PROCESOS ........................................................................... 167 CAMBIAR DE USUARIO (ADMINISTRADOR) ........................................................... 168 MODIFICACIÓN DE CHEQUES DUPLICADOS........................................................... 169 MODIFICACIÓN DE MOVIMIENTOS SBO / SBO...................................................... 170 MODIFICACIÓN DE MOVIMIENTOS SCO / SBO...................................................... 171 MODIFICACIÓN DE MOVIMIENTOS SBO / SCO...................................................... 172 GENERACIÓN ARCHIVO CHEQUES ..................................................................... 173 TRANSFERENCIA DE CHEQUES DE NOMINA........................................................... 175 ACTUALIZACIÓN TIPO DE MOVIMIENTO DE CHEQUE ................................................ 176 LIBERADOR DE INSTANCIAS ............................................................................ 178

MENU AYUDA ............................................................................................179

MENU VENTANA ........................................................................................180

MENU SALIR .............................................................................................181



SISTEMA DE BANCOS

Introducción

El propósito de este manual es el de guiar al usuario para una rápida familiarización con el sistema por medio de recomendaciones para su mejor utilización.

El Sistema de Bancos, es un sistema computacional creado por ASSA, con el fin de proveer a su empresa de un medio rápido y confiable para obtener la información bancaria eficientemente, optimizando el uso de los recursos con los que cuenta su empresa. El Sistema fue diseñado con la filosofía de sistemas amigables y permitirá a todo usuario familiarizado con este tipo de operaciones obtener un alto aprovechamiento del sistema y sus beneficios. Este sistema le ofrece lo siguiente:

1. Hasta 99 movimientos configurables a considerar para el manejo de cuentas bancarias y clasificación para efectos de flujo de efectivo.

2. Control de saldos bancarios en línea.

3. Emisión de cheques en forma continua.

4. Registro de pólizas contables al momento de capturar el cheque gracias a

la comunicación instantánea con el Sistema de Contabilidad.

5. Cancelación de pasivos en el Sistema de Proveedores, mediante el Sistema de Contabilidad, en forma automática al registrar la póliza contable.

6. Cancelación de cuentas por cobrar en el Sistema de Clientes, mediante el

Sistema de Contabilidad, en forma automática al registrar la póliza contable.

7. Garantiza la congruencia entre los saldos contables y los saldos bancarios.

8. Formación de flujos de efectivo en el análisis de egresos ejercido por

períodos, definidos por el usuario, en base a la información capturada.

9. Agiliza la verificación de los estados de cuenta bancarios, ya que permite procesar la conciliación bancaria mediante el sistema.



10.Conciliación bancaria dinámica.

Es conveniente que el Sistema de Bancos sea solamente utilizado por personal

relacionado y autorizado del área de Finanzas y/o Tesorería.

Con este sistema el usuario manejará con oportunidad las cuentas bancarias contando así con un amplio rango de confiabilidad.



Inicio de Sesión

Para iniciar la sesión en el módulo debemos dar doble clic en el acceso directo que corresponde al sistema de bancos

Inmediatamente aparecerá la pantalla de acceso del sistema en la cual nos

solicitará los datos principales para identificarnos y abrir la base de datos.

Estos datos son:

• Compañía El sistema es multicompañía, debemos introducir el número de empresa que deseamos acceder para que sea abierta la base de datos correspondiente.

• Password Esta es la clave de acceso configurada por el administrador del

sistema que nos identifica como usuarios y que es única. Está compuesta por un número de usuario de cuatro dígitos y una contraseña (password) confidencial y personal.

Al teclear los datos correctamente se despliega la pantalla del sistema

principal que contiene el menú principal como se muestra a continuación:



MENU PRINCIPAL

Menú Principal se compone de 8 opciones estas le permitirán operar de manera eficaz y rápida los datos o información contable de los procesos diarios que se generan en toda entidad operativa. A su vez algunas de las opciones del Menú Principal se componen de submenús que posteriormente se detallan. Describiremos brevemente las opciones del menú principal Menú de Mantenimiento de Archivos

A través de este menú definimos las tablas de inicio del sistema y le damos mantenimiento a los catálogos que nos facilitan la operación diaria. Tablas como ciudades, países, estados y catálogos como las cuentas bancarias, de interfase y complementarias que son indispensables para iniciar la operación del sistema.

Menú de Procesos Diarios

En el cual se puede hacer la captura de las transacciones referentes a bancos. A través de las pólizas y generación de cheques, reportes, entre otros daremos seguimiento a la administración de nuestro flujo de efectivo.

Menú de Conciliaciones Bancarias

El cual nos permite configurar, capturar y analizar los movimientos bancarios reportados por los bancos y compararlos con los registrados en el sistema; desplegar en pantalla diferentes formatos de nuestros movimientos para controlar así los saldos bancarios y las proyecciones de movimientos en tránsito y generar conciliaciones bancarias.

Menú de Flujo de Efectivo

Este Menú nos facilita la definición de diferentes formatos de reportes para analizar nuestro flujo de efectivo, a través de los Tipos de Movimientos.



Menú de Utilerías del Sistema

Este menú nos permite la administración de los usuarios, passwords , así como definir niveles de los acceso al sistema y las opciones de menú a que se tiene derecho según lo establecido en las funciones operativas. También se puede realizar una revisión de posibles inconsistencias de la información ocasionadas por apagones y otros problemas, durante el proceso de captura. Estas opciones comparan los movimientos en el estado de cuenta del banco y los del auxiliar contable para asegurarse de que concuerden, además de la generación archivo cheques, Transferencia cheques de nomina, Actualización tipo movimiento de cheques.

Menú de Ayuda

Esta opción solo proporciona información de Copyright así como la versión del sistema.

Menú de Ventana

Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera que podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada.

Menú Salir

Esta opción no es un menú, es la decisión del usuario para cerrar la aplicación y salir totalmente del sistema.



Barra de Herramientas Los iconos de la barra de herramientas nos permiten realizar las siguientes actividades:

Configura la Impresora: Seleccionar y configurar las impresoras tanto locales como de red para utilizarse como dispositivos de salida según convenga en cada momento del proceso diario. Al presionar este botón se despliega el cuadro de diálogo:

Debemos seleccionar la impresora que deseamos y presionar el botón OK. Si

necesitamos ajustar la definición de la impresora oprimimos el botón Setup y entramos al menú correspondiente. Si no deseamos hacer cambios oprimimos el botón Cancel.

Salir: Al oprimir este botón el sistema asume que deseamos Salir del Sistema, pero nos envía la ventana de confirmación:

Si en verdad desea terminar su sesión de trabajo con esta aplicación presione

el botón Aceptar, en caso contrario presione el botón Cancelar. NOTA: En la esquina superior derecha se encuentra el botón marcado con una X. Al presionar este botón la sesión se termina automáticamente sin confirmar. Tenga precaución al utilizar esta opción ya que puede perder datos que no hayan sido grabados a la base de datos.



Otros iconos que se despliegan en la barra de herramientas durante las

sesiones de trabajo en las ventanas de captura son: Envía a Imprimir el reporte o catálogo seleccionado mostrándonos en la mayoría de las veces una vista preliminar.

Agrega un renglón en blanco que nos permite la introducción de datos para dar de alta un registro en la base de datos, también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl. + A

Nos permite Modificar información de un registro grabado previamente en la base de datos. También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl. + M

Grabar la información de la ventana activa en la base de datos. Por ejemplo Al dar de alta el registro para su uso posterior. también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl. + G

Cancela la información introducida hasta la última grabación en la base de datos. Regresando a la posición inicial de captura en el cuadro de diálogo. También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl. + C

Borra el renglón de la base de datos. Se debe tener cuidado con el uso de este botón ya que puede perder información importante. Cuando el registro en cuestión tiene asociadas otras transacciones en la base de datos, el sistema NO nos permite borrarlo para mantener la consistencia. También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl.+B

Busca información en la base de datos mostrándonos los catálogos, facilitando así la selección de las claves o códigos correctos en los campos de captura de los cuadros de diálogo. Se tiene la opción de las teclas rápidas: F1, CtrlF1 y/o ALT+F1 dependiendo de la opción a la que se ingrese La pantalla mostrada varía de acuerdo al catálogo en cuestión.

Salir o cerrar la última ventana abierta. Este botón nos facilita regresarnos a la ventana inmediata anterior abierta, cerrando correctamente la ventana actual. En la ejecución de reportes mientras nos muestra la vista preliminar, este botón nos facilita desplazarnos a la página anterior para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir. Se encuentra a la derecha del botón de Siguiente Página.

En la ejecución de reportes este botón nos facilita desplazarnos a la Siguiente Página para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.



Este botón nos permite Aumentar el tamaño (Zoom In) de la vista preliminar para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.

Este botón nos permite Disminuir el tamaño (Zoom Out) de la vista preliminar para revisar su contenido y formato antes de enviarlo a imprimir.

Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico

Cabe destacar que cada vez que se selecciona una opción dentro de cualquiera de los menús, aparece una serie de iconos debajo de la barra de menús y al mismo tiempo un menú adicional en la parte superior izquierda de la ventana denominado Edición y/o Reporte, las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación.


EnKOnTROL MODULO DE BANCOS MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS

MENU DE MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS

Este menú nos permite definir los catálogos que serán indispensables para la captura diaria, con ellos se facilita la operación ya que nos permite codificar diferentes datos. Los catálogos de Bancos, Cuentas Bancarias, Tipos de Movimientos e inclusive de Monedas y Ciudades, deben ser estructurados y definidos en este menú. El menú que se despliega es el siguiente:

Al entrar en alguna de las opciones del menú se habilitara un menú adicional llamado Edición las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación



Definición de Compañía

Al seleccionar esta se despliega una ventana donde aparecen el nombre y dirección de la empresa; éstos no son de acceso total al usuario final ya que automáticamente son campos que se inhabilitan. La ventana que se despliega es la siguiente:

En esta ventana se tiene la opción de definir lo siguiente:

• Leyenda 1, Leyenda 2 y Leyenda 3: En estos campos es posible insertar leyendas sobre alguna descripción específica o comentario que se desee, mismo que aparecerá impreso en los contra recibos.

• IVA: En este campo se define el porcentaje de IVA que manejará el

sistema.

• Sesión Única por Usuarios: Al seleccionar este check box el sistema bloquea que se puedan abrir dos sesiones de bancos utilizando la misma clave de usuario.

• Día de la semana para Corte: Dropdown donde seleccionas el día de la

semana, este afecta la ventana Generación de Cheques en el campo Fecha de Corte

• Día de la semana para Pago: Dropdown donde seleccionas el día de la

semana, este afecta la ventana Generación de Cheques en el campo Fecha de Pago.



• Parámetros para el manejo de cheques devueltos (Importación de

pagos clientes comercial)

I. Cuentas Comisiones Bancarias: En este parámetro defines la cuenta que será de comisiones bancarias.

II. Tipo Póliza: En este parámetro defines el tipo de póliza que se

utilizara. La póliza ahora es de dos dígitos.

III. Cuentas Comisiones Bancarias IVA: En este parámetro defines la cuenta que será de comisiones bancarias IVA.

IV. Descrip Pólizas Comisiones Banc : En este parámetro pones la

descripción del las pólizas de comisiones bancarias.

V. Descrip Pólizas Comisiones Banc IVA: En este parámetro pones la descripción del las pólizas de comisiones bancarias IVA.

VI. TM Devolución Comisión Bancaria: DropDown donde defines el

tipo de movimiento que afectara las devoluciones de las comisiones bancarias.

VII. TM Cancelación Depósitos: DropDown donde defines el tipo de

movimiento que cancelara los depósitos.

• Utilizar Password para cambiar monto a pagar: Al seleccionar este check box el sistema pide Password cuando deseas modificar la cantidad a pagar esto se encuentra en la ventana “Generación Automática de Cheques” (que esta en Proveedores y Bancos).

• Imprimir Cheque con Firma Digital: Este parámetro afecta la ventana

de Impresión de cheques, para utilizar la firma de manera digital. Esta se da de alta en la ventana de ABC Firmas.

• Tms para emisión de cheques por devoluciones de cheques por

comercial:

I. Por Cancelación: Dropdown donde defines el tipo de movimiento por cancelación.

II. Por Escrituración: Dropdown donde defines el tipo de

movimiento por escrituración



• Grabar: Al momento de ingresar lo datos antes mencionados se le da clic

al icono que se encuentra en la barra de herramientas “disco”. Esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl.+G.



A,B,C a Cuentas Complementarias

Cuando se utilizan diferentes monedas para la realización de transacciones con clientes y/o proveedores, debemos especificar las cuentas contables tanto en moneda nacional como en moneda extranjera con el fin de reflejar estos movimientos en la contabilidad. Debemos también incluir una cuenta que acumule la diferencia entre el importe en pesos y el importe en moneda extranjera para efectos de cuadre contable. De tal manera que se mantiene la consistencia entre el total en pesos mexicanos y el total en la moneda extranjera. La ventana que nos permite realizar esta operación es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta las cuentas complementarias es el siguiente:

• En el menú Edición se selecciona la opción Agregar , esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl+ A y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas.

• Rango de Cuentas, en Inicial y Final, se escribe el número de la

cuenta ó se puede utilizar el F1 y/o los binoculares que aparecen en la barra de herramientas para realizar la búsqueda de las cuentas.

• Cuenta Complementaria llevará el registro del diferencial que resulte

de la moneda extranjera contra la moneda nacional. Su búsqueda se puede realizar de la misma manera que se hizo con las cuentas definidas en el parámetro RANGO DE CUENTAS



• Moneda: Tipo de moneda para la cuenta de moneda extrajera.

• Grabar: Esto se puede hacer desde el menú Edición, ó también se puede

hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas



A,B,C a Cuentas de Interfase

Aquí se dan de alta las definiciones de las cuentas contables que estarán recibiendo asientos contables automáticos provenientes de otros sistemas que serán generadores de información (pólizas) en sus diferentes categorías o clasificaciones, tales como: Bancos, Documentos por Pagar (Proveedores), Documentos por Cobrar (Clientes) e Inventarios. Estas cuentas le permiten al sistema afectar movimientos relacionados entre la contabilidad y os sistemas que se hayan definido con Interfase y mantener congruencia entre la información de estos sistemas y la contabilidad. Llámese Cuenta de Interfase a las cuentas contables que enlazan los diferentes módulos del sistema con contabilidad. La ventana que se despliega es la siguiente

El procedimiento para dar de alta una cuenta de interfase es el siguiente:


• Cuenta: se dan de alta los registros a nivel de cuenta mayor, se tiene la

ayuda del F1 y/o binoculares de la barra de herramientas para realizar la búsqueda de la cuenta que se usará para realizar la interfase.



• Nivel: SubCuenta o SubSubCuenta, al cual se quiere activar la interfase. • Sistema: se selecciona del menú descendente, el sistema con el que se va a

hacer la interfase.

• Número Inicial y Número Final: se escriben los números que hacen referencia a un rango.

• Cuando la cuenta seleccionada sea de Clientes o Documentos por Cobrar se

habilitará la opción Afecta SCV (Vivienda) para las empresas que manejan el modulo de Vivienda, aquí definirán si la cuenta tendrá interfase con ese modulo o no.

• Grabar: Esto se puede hacer desde el menú Edición ó también se puede

hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas

NOTA Solo serán cuentas de interfase la de Bancos, Proveedores y Clientes. Así como sus respectivas Cuentas Complementarias en caso de usar moneda extranjera.



A,B,C a Cuentas Diferencia Cambiaria Mediante esta ventana se definen las cuentas de Diferencia Cambiara para registrar la diferencia del resultado por el tipo de cambio. Cuando se utilizan cuentas complementarias para la realización de transacciones con clientes y/o proveedores, debemos especificar las cuentas para la diferencia cambiaria, para el reflejo de estos movimientos en la contabilidad. Es importante mencionar que el sistema no determina automáticamente si la diferencia arroja una pérdida o utilidad cambiaria. La ventana que nos permite realizar esta operación es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta las cuentas de Diferencia Cambiaria es el siguiente:


• Rango de Cuentas, en Inicial y Final, se escribe el número de la

cuenta bancaria ó se puede utilizar el F1 y/o los binoculares que aparecen en la barra de herramientas para realizar la búsqueda de las cuentas.



• Cuenta Ganancia: En este parámetro se indica en que cuenta se

concentraran las ganancias de la fluctuación o diferencia Cambiaria.

• Cuenta Perdida: En este parámetro se indica en que cuenta se concentraran las perdidas de la fluctuación o diferencia Cambiaria.

• Grabar: Esto se puede hacer desde el menú Edición ó también se puede

hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas para finalizar la alta de la cuenta de diferencia cambiaria



A,B,C a Tipos de Movimiento

En el modulo de Bancos, se tiene definido como transacciones generales los Ingresos y Egresos a nuestras cuentas bancarias. Sin embargo, para un mejor análisis que nos facilite la definición de reportes como el de flujo de efectivo, debemos desglosarlas en diferentes Tipos de Movimiento de tal manera que al capturar las transacciones diarias, solo seleccionemos el que corresponda. Esto lo podemos hacer por medio de la siguiente ventana:

El procedimiento para dar de alta los Tipos de movimientos es el siguiente:

• Agregar: Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de

herramientas, o por medio del menú adicional Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Ctrl+A

• Clave: En este campo se introduce un número de dos posiciones para

identificar el tipo de transacción:

I. Cargos: Su rango esdel 01 al 50. II. Abonos: Su rango es del 51 al 99.



• Naturaleza: Este campo aparece automáticamente al teclear la Clave.

(Cargo o Abono).

• Conciliado por: En este parámetro se selecciona el círculo en blanco para indicar que Tipo de Movimiento será conciliado al comparar lo capturado contra el estado de cuenta del banco. Puede ser por Monto (Importe) o por Número (Referencia).

• Descripción: En este campo se escribe el nombre que identifica al Tipo

de Movimiento.

• Orden Sorteo: Este campo nos permite indicar si ese Tipo de Movimiento tiene alguna prioridad a la hora de hacer los reportes.

• Grabar: Una vez capturado los campos se procede a grabarlos, esto se

hace desde el menú Edición, también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl.+G. y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas (disco)

Se repite el procedimiento para agregar más tipos.



A,B,C a Bancos

Mediante esta ventana das de alta todos los datos relacionados a los bancos de los cuales de van a manejar las cuentas bancarias. La ventana que se despliega es la siguiente:

Los datos necesarios para activar los bancos son:

• Agregar: Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú adicional Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Ctrl+A.

• Banco: En este campo se pone un número, de preferencia consecutiva,

de dos posiciones que nos permite identificar el banco de nuestras actividades.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre del banco.

• Sucursal: En este campo se indica el nombre o identificación de la

sucursal de nuestro banco.



• Dirección: En este campo se introduce la calle, número y colonia donde

se encuentra esa sucursal bancaria. • Ciudad: En este campo se introduce la Cd donde se encuentra el banco. • Teléfono y Teléfono 2: En estos campo se teclean los números

correspondientes para establecer el contacto telefónico.

• Línea y Línea 2: En estos campo se ponen las líneas de crédito establecidas con la institución bancaria.

• Responsable: En este campo se escribe el nombre de la persona con la

que estableceremos el contacto.

• Grabar: Una vez capturado los campos se procede a grabarlos, esto se hace desde el menú Edición, también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl.+G. y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas (disco)



A,B,C a Cuentas Bancarias

Mediante esta ventana se puede dar de alta los datos de las cuentas bancarias, en las cuales se van a registrar las transacciones y que están relacionadas con los datos de los bancos que dimos de alta. Una vez que definimos los bancos en los cuales realizamos nuestras transacciones, daremos de alta las cuentas bancarias relacionadas con éstas. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta las cuentas bancarias es el siguiente:

• Agregar: Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú adicional Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Ctrl+A..

• Cuenta: En este campo se escribe un número de identificación de la

cuenta bancaria. Es consecutivo e independiente del número del banco. Se sugiere que se considere la SubCuenta asignada al banco en la contabilidad y la SubSubCuenta para esta cuenta bancaria.



• Descripción: En este campo se indica el número de cuenta bancaria, el número de contrato, etc., que describen a esta cuenta.

• Banco: Menú descendente donde seleccionamos el número del banco al

que corresponde esa cuenta. Automáticamente, aparecerá el nombre del banco.

• Cuenta Contabilidad: En este campo se escribe el número de cuenta

contable con sus tres niveles que se dio de alta en el catálogo de cuentas contables para afectar todas las transacciones bancarias originadas por esta cuenta bancaria.

• Moneda: Menú descendente donde se selecciona el tipo de moneda que

se utilizará para las transacciones en esta cuenta bancaria.

• Tipo Póliza: Menú descendente donde se selecciona el tipo de póliza con el que se identificarán las pólizas enviadas desde esta cuenta bancaria hacia la contabilidad. Cada cuenta bancaria debe estar identificada con una letra diferente de la A a la Z.

• Inicio de Operación: En este campo se pone la fecha a partir de la cual

empezamos a reflejar movimientos en el Sistema de Bancos.

• Ultimo Cheque: En este campo se indica el número del último cheque emitido por el usuario. A partir de ese número, el Sistema de Bancos controlará el consecutivo de cheques emitidos.

• Lugar de Emisión:

• Consecutivo de cheques Electrónicos: En este campo se indica el

número del último cheque electrónico emitido por el usuario. A partir de ese número, el Sistema de Bancos controlará el consecutivo de cheques electrónicos emitidos.

• Sucursal donde se creo la cuenta: En este campo se indica el numero

o identificación de la sucursal de nuestro banco.

• Numero de cuenta en el banco: En este campo se indica el número de cuenta bancaria que describen a esta cuenta, para las transferencias electrónicas.

• Grabar: Una vez capturado los campos se procede a grabarlos, esto se

hace desde el menú Edición, también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl.+G. y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas (disco)



A,B,C a Cuentas

La contabilidad tiene como uno de sus catálogos básicos el de Cuentas Contables que nos permite registrar todos los movimientos para realizar nuestros Estados Financieros. Desde el Sistema de Bancos tenemos, a través de esta opción, el acceso a este catálogo para facilitar tanto su consulta como su mantenimiento. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta las cuentas contables es el siguiente:

• Agregar: En el menú Edición se selecciona la opción Agregar , esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl+ A y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas.

• Cuenta: En este campo se introduce el número de cuenta contable de

mayor. Esta es numérica y de cuatro posiciones.

• SubCta: En este campo se teclea el número que corresponde a la SubCuenta de la cuenta de mayor que se dio de alta. Este puede ser hasta de cuatro dígitos.



• SSCta: En este campo se teclea el número que corresponde a la

SubSubCuenta de la Subcuenta y este puede ser hasta de cuatro dígitos

• Para dar del alta una Scta se busca la cuenta de mayor en el campo cuenta y se teclea el digito de la Scta., Descripción, Orden y Requiere, se hace este mismo procedimiento para dar de alta la Sscta

• Dígito: Este campo aparece el número del dígito verificador dado por el

sistema de manera única para cada cuenta. Este nos permite confirmar durante la captura que el resto de los números introducidos en los campos de la cuenta contable son los correctos. Este campo lo solicitará si se configura en el Sistema de Contabilidad de esa manera.

• Descripción: En este campo se teclea el nombre de la Cuenta,

SubCuenta o SubSubcuenta contable.

• Tipo Contable: Menú descendente donde se define el tipo de cuenta que se está introduciendo, ya sea Activo Circulante, Diferido, etc.,con el objeto de tener una estructura de catálogo universal. . Nota: Cuando se trata de una SubCuenta o SubSubCuenta, el sistema pone por default el tipo contable, ya que se basa en el tipo seleccionado para la cuenta de mayor.

• Tipo Resultado: En este parámetro se nos permite clasificar las cuentas

dependiendo de su objetivo, ya sea de Resultados o Balance.

• Transfiere Catálogos Prov/Ctes: Por medio de este botón el sistema nos permite llevar todos los proveedores y clientes al catálogo de cuentas contables, conforme a su definición en la opción de Cuentas de Interfase.

• Orden: Menú descendente donde le permitirá definir una cuenta contable

como cuenta de orden, es decir, aquella que no es ni de activo, pasivo o capital.

• Requiere Proveedores-Orden de Compra y/o Vivienda-Número de

Cliente: Check box que solo y exclusivamente será activado para la cuenta de interfase de Proveedores y Clientes respectivamente, como por ejemplo:

1103-0000-0000 Clientes (Vivienda, sí existe una empresa Promotora) 2100-0000-0000 Proveedores.

• En el menú Edición se selecciona la opción Grabar, esto también se

puede hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas



A,B,C de Monedas

Mediante esta ventana podemos dar de alta las monedas que utilizaremos para realizar transacciones comerciales con nuestros bancos. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para el registro de monedas es el siguiente:

• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra

en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+A y otra opción sería desde el menú Edición.

• Moneda Este campo es el número (máximo cuatro dígitos) que

identificará a la moneda.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre de la moneda.

• Tipo de Cambio: En este campo se introduce la equivalencia en moneda nacional de alguna moneda extranjera. Se debe tener especial cuidado en actualizar el tipo de cambio, además se recomienda definir al tipo de cambio en moneda nacional como la unidad (1.00) para facilitar la conversión de otras monedas.



• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en

forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G

Se repite el proceso para dar de alta las monedas que sean necesarias.



A,B,C a Tipos de Cambio En esta ventana se dan de alta los tipos de cambio de las monedas extranjeras. La ventana es similar a la siguiente:

El procedimiento para dar de alta un tipo de cambio es el siguiente:

• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas CTRL+A y otra opción sería desde el menú Edición.

• Moneda: Dropdown donde selecciona el tipo de moneda extrajera.

• Fecha: Se indica la fecha del tipo de cambio.

• Tipo de Cambio: El valor de la moneda en pesos.

• Grabar: Se presiona el icono que se encuentra en la barra de

herramientas para grabar el registro.



A,B,C de Países

Mediante esta ventana el sistema da la posibilidad de registrar los países donde se localizan los bancos con los cuales tendrá operaciones la empresa, la ventana desplegada en este caso se presenta a continuación:

El procedimiento para dar de alta un nuevo país es el siguiente:

• Agregar : Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Alt+A

• País: En este parámetro se debe escribir el nombre del país deseado (15

caracteres como máximo).

• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G

• Modificar/Borrar: Si después de grabar un país se quiere modificarlo,

solo hay que seleccionarlo y en el menú Edición elegir la opción Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lápiz.



• Borrar: Si el país seleccionado no cuenta con algún registro que haga

referencia a él (Ej. estado o ciudad), es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un clic sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo país ha quedado grabado .y siguiendo el mismo procedimiento se

pueden registrar tantos países como sean necesarios



A,B,C de Estados

Mediante esta ventana el sistema permite anexar todos los estados donde se localizan los bancos con los cuales la empresa tiene operaciones, para poder hacer esto, es necesario haber registrado en la opción anterior el país al cual pertenece el estado deseado.

El procedimiento para registrar nuevos estados es de manera similar al caso

anterior:

• Agregar : Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú adicional Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Alt+A

• Estado: En este campo se teclea el nombre del estado deseado (5

caracteres como máximo).

• País: Menú descendente se selecciona el país al cual pertenece el estado a registrar.





• Modificar/Borrar: Si después de grabar un estado se quiere modificarlo,


• Borrar: Si el estado seleccionado no cuenta con algún registro que haga

referencia a él (Ej. ciudad), es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un clic sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo estado ha quedado registrado, siguiendo el mismo procedimiento se

pueden registrar tantos estados como sean necesarios.



A,B,C de Ciudades

Mediante esta ventana el sistema permite registrar las ciudades donde están localizados los bancos en los que se hacen las operaciones, para esto se debe tener ya registrado el estado que corresponde a la ciudad que se van agregar. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta ciudades es el siguiente:

• Agregar : Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de

herramientas, o por medio del menú adicional Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Alt+A

• Ciudad: En este campo hay que escribir el nombre de la ciudad deseada

(25 caracteres como máximo).

• Estado: Menú descendente donde se selecciona el estado al cual pertenece la ciudad a registrar.





• Modificar/Borrar: Si después de grabar un ciudad se quiere modificarlo,


• Borrar: Si la ciudad seleccionada no cuenta con algún registro que haga

referencia a él (Ej. estado), es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un clic sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

La nueva ciudad ha quedado registrada, siguiendo el mismo procedimiento se

pueden registrar tantas ciudades como sean necesarias.



A,B,C a Firmas

En esta ventana se da de alta las firmas para usarla de manera digital, se

define la ruta donde se encuentra dicha firma. La ventana es similar a la siguiente:

El procedimiento para dar de alta la firma es la siguiente:

• Agregar: Presionas el icono de la barra de herramientas para agregar el registro.

• Empleado: Defines el numero de empleado.

• Nombre: Ingresas el nombre del empleado

• Password: Ingresas el password del empleado

• Ruta: Al presionar el botón “ruta” abre una ventana para realizar una

búsqueda de la firma.

• Nivel: Defines si el empleado tiene nivel Administrativo o Dirección.

• Grabar: Para grabar el registro se presiona el icono que se encuentra en la barra de herramientas.


EnKOnTROL MODULO DE BANCOS PROCESOS DIARIOS

MENU DE PROCESOS DIARIOS

Mediante este menú se nos permite la captura de las transacciones o movimientos de las cuentas bancarias y esto nos generará la afectación contable. A través de los estados de cuenta y saldos bancarios, entre otros reportes, daremos seguimiento a la administración de nuestro flujo de efectivo. Las opciones que conforman este proceso se describen a continuación:



Al entrar en alguna de las opciones del menú se habilitara un menú adicional

llamado Edición / Reporte las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación



Carga de Pólizas

Mediante esta ventana daremos de alta todos aquellos movimientos bancarios que por sus características no pueden ser generados automáticamente desde otros subsistemas. Entre ellos están los ingresos, las transferencias electrónicas, etc. La ventana que se despliega es la siguiente: Ejemplos de Tipos de Pólizas:

1. Pólizas de Diario 2. Pólizas de Proveedores 3. Pólizas de Nómina 4. Pólizas de Ingresos

El procedimiento para elaborar una póliza es el siguiente:

• Tipo de Póliza: Menú descendente donde debemos definir el tipo que corresponda al movimiento a realizar, por ejemplo, Ingresos, Transferencias Electrónicas. El tipo de póliza ahora es de dos dígitos etc.

• Póliza: Aparece por default y consecutivamente el número de la póliza. Si

solo se quiere consultar una póliza que ya está elaborada, se escribe el número de la cual se quieren consultar los datos y se presiona ENTER para que automáticamente éstos se desplieguen.

• Fecha: Este campo nos indica el período contable en el que se registrará

la póliza. Si deseamos otro período, debemos dar doble clic en el espacio en blanco a la derecha del número de la póliza y aparecerá el campo que nos permite cambiarnos de período.



• En el menú Edición se selecciona la opción Agregar , esto también se

puede hacer con las teclas rápidas Ctrl+ R y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas

• No.: Esta columna se refiere al número de partida o renglón que forman

los registros contables de la póliza.

• Cuenta: En este campo se escribe el número de cuenta de la cual se quiere hacer la póliza. Se puede utilizar la opción de Búsqueda por medio de los binoculares que están en la barra de herramientas y / o con las tecla de ayuda F1.

• En Mov es el número de identificación que el subsistema creó o asignó.

Los subsistemas de bancos, clientes y proveedores tienen la capacidad de generar asientos contables automáticos en función del movimiento que les da origen. A estos tipos de movimientos repetitivos y automáticos, dichos subsistemas les asignan un número de identificación

• En Referencia se pondrá el número del documento con el cual se

registrará o identificará el movimiento. Por ejemplo, el número de factura de un documento por pagar, por cobrar o un número de operación en caso de una transferencia electrónica. Este campo esta limitado a 6 dígitos.

• En el campo de CC es el número del centro de costo que haya generado

un gasto o costo. Está limitado a tres dígitos.

• En el campo de OC/Cte es el número de Orden de Compra para aquellos movimientos generados por subsistemas y sólo para aquellas cuentas que sean o no de interfase. Esta columna será transparente o no necesaria para capturar el movimiento. Esto se habilita desde la venta de ABC a cuentas contables.

• En el campo de Concepto es donde capturaremos información

representativa del movimiento, por ejemplo un número de factura o número de operación bancaria, pago a cuenta etc. Limitado a 40 caracteres en el campo.

• En el Tipo Movimiento se registra la naturaleza contable del movimiento

registrado. Por ejemplo, si es una cuenta de bancos y es una salida de dinero (Egreso), el Tipo Movimiento sería (2-Abono), o a la inversa entrada de dinero (Ingreso) el Tipo Movimiento sería (1-Cargo). Este se puede desplegar con la flecha de desplazamiento de opciones ascendentes según el número de tipo de movimiento que se haya dado de alta. No solamente existen Cargos y Abonos, también los hay de naturaleza diferente como: Cargos-Rojos y Abonos-Rojos.



• En Importe es el cuadre de la póliza donde se aplica el principio de

partida doble “a todo cargo corresponde un abono ”.

• El campo de St se selecciona solo para la primera línea.

• En el campo de Status aparece el estado que guarda una póliza (Capturada, Validada, Actualizada, Bloqueada y Errónea).

I. Capturada: Status que guarda toda póliza basada en el principio

de partida doble.

II. Validada: Status de póliza sin ningún error (posteriormente se analizará este procedimiento esencial para evitar errores de información que como su nombre lo indica pasó por un proceso de validación).

III. Actualizada: Status que guarda toda póliza que ya pasó el

proceso de validación y en la cual los asientos registrados podrán afectar libros contables o generar las respectivas consultas o reportes.

IV. Error: Status que el procedimiento de validación genera a una

póliza cuyos registros no se encuentren debidamente asentados.

• En el campo de Generada despliega y guarda el nombre del sistema que haya creado o generado la póliza. Este puede ser: Contabilidad, Proveedores, Clientes, Bancos, Nómina e Inventarios.

• En los campos de Cargos, Abonos y Diferencia, aparecen las

cantidades respectivas, según la cantidad tecleada en el campo de importe. NOTA En la captura de una póliza nunca puede existir diferencia entre los cargos y abonos ya que en el momento que se elija la opción de guardar, el sistema NO lo va a permitir y se tendrá que eliminar la diferencia neteando los cargos y abonos.

• Una vez terminada la captura de la póliza en el menú Edición se

selecciona la opción Grabar, esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas para garantizar el procesamiento de la información de la compañía.

NOTA En la opción de Eliminar Renglón, para cuentas con interfase (las cuales podemos identificar fácilmente por el color de la línea que es en gris oscuro y no en blanco como las cuentas sin interfase), el sistema abrirá una ventana para ingresar la contraseña de autorización la cual no está disponible para cualquier usuario.



Captura de Cheques

Mediante esta opción podemos realizar los cheques en forma Manual, aunque generalmente debemos generarlos en forma automática, y así afectar los saldos de los pasivos instantáneamente.

Antes de capturar los cheques manuales debemos tener en consideración todas aquellas afectaciones contables que se relacionan con la salida del dinero del banco. Esto es, la póliza del cheque debe estar lista también para capturarse. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para capturar cheques es el siguiente:

• Cuenta: En este campo se teclea o busca la cuenta bancaria a afectar. La búsqueda es sencilla se puede realizar por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.

• Agregar. Se le da clic al icono de la barra de herramientas ó se puede

hacer desde el menú Edición y seleccionas la opción Agregar Renglón y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A



• Cuenta: En este campo aparece el mismo número de clave que identifica

a la cuenta bancaria que se definió en la parte de arriba además se desplegará la descripción para validarla.

• Cheque: En este campo se desplegará automáticamente el folio

consecutivo que controla el sistema.

• Fecha: En este campo se teclea el día en que se está realizando la captura.

• Paguese a: Para llegar a este campo se debe oprimir ENTER o TAB en

donde se introduce el nombre completo del beneficiario. La búsqueda es sencilla se puede realizar por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.

• $: En este campo se captura el importe del cheque. Aparecerá la

protección con letra para validarlo.

• Concepto: Este campo puede estar integrado de varias líneas. Es un texto libre donde se indican datos más descriptivos respecto de la transacción u objetivo del cheque.

• Hecha Por: En este campo se digitan las iniciales de la persona que está

realizando la captura del cheque.

• C.C.: En este campo se introduce el número del Centro de Costo al que será abonado el importe del cheque. La búsqueda es sencilla se puede realizar por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.

• Tipo Mov.: Menú desplegable donde se selecciona el Tipo de Movimiento

con que identificará el egreso del banco.

• Grabar: Una vez definidos los datos anteriores debemos grabar la información oprimiendo el botón de la barra de herramientas “disco”, y se desplegará una pantalla similar a la descrita en el apartado anterior Carga de Pólizas, con la observación de que el primer renglón ya fue generado por el sistema afectando con un abono a la cuenta contable asignada a la cuenta bancaria. Debemos complementar los renglones de la póliza hasta cuadrar sus movimientos. Hasta entonces grabaremos nuevamente los datos para concluir el proceso.



Impresión de Cheques

Una vez capturados los cheques en forma manual o generados en forma automática, procedemos a imprimirlos. La pantalla que se despliega al seleccionar esta opción es la siguiente:

El procedimiento para imprimir el cheque es el siguiente:

• Cuenta Bancaria: En este campo introducimos el número clave que

identifica a la cuenta bancaria. La búsqueda es sencilla se puede realizar por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, esto también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o con las teclas rápidas ALT+F1.

• Cheques Inicial y Final: Este parámetro nos da la facilidad de

seleccionar un rango de cheque a imprimir simultáneamente. Debemos teclear los números correspondientes. También se puede realizar la búsqueda de manera sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, esto también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o con las teclas rápidas ALT+F1.



• Formato :En este parámetro hay varias opciones

I. Formato blanco: Con esta opción se selecciona si la impresión

es en papel blanco.

II. Forma Continua: Con esta opción se selecciona si la impresión es en forma preimpresa.

III. Leyenda: Con esta opción se selecciona si deseamos que se

imprima la leyenda PARA ABONO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO en el cheque.

IV. Leyenda Adicional: Esta leyenda aparece bajo requerimiento

previo del cliente.

V. Leyenda_Firmas: Con esta opción se encienden dos campos en esta ventana (REVISO y AUTORIZO) donde se escribe el nombre de las personas que firman los cheques.

• Procesar Impresión: Una vez que introducidos estos datos debemos

presionar el botón de que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” (Procesar Impresión), esto también se puede hacer por medio del menú Reporte / Procesar Impresión e inmediatamente se desplegará la ventana de la vista preliminar.

• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del

menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas.

• Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los

nuevos iconos desplegados:

I. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra dentro del reporte.

II. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del

documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.

III. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la

ventana de consulta por si se desea generar otra vista de algún cheque en una cuenta diferente



Generación de Cheques Automáticos

Con esta opción realizamos la afectación automáticamente de los pagos a proveedores. Esto es, pasivos que ya fueron capturados y autorizados para su pago en el Sistema de Proveedores. El reporte base para la selección correcta de las facturas de proveedores que serán pagadas parcial o totalmente, es la Requisición de Fondos que se obtiene en el Sistema de Proveedores.

Existen dos procedimientos ligeramente diferentes para generar los cheques automáticamente, dependiendo de cómo fueron autorizadas las facturas de proveedores. En los dos casos, la ventana que se despliega es la siguiente:

• Proveedor: En este parámetro introducimos la clave o número del

proveedor inicial. A la derecha del campo existe un cuadro en blanco etiquetado como al que es el rango final de proveedores. La búsqueda es sencilla se puede realizar por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.



• Centro Costo: En este parámetro capturamos el número del centro de

costo inicial del que deseamos generar los cheques. A la derecha del campo aparece un cuadro en blanco con la etiqueta al que es el rango final de centro de costo. La búsqueda es sencilla se puede realizar por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.

• Fecha Corte: Este campo nos permitirá filtrar las facturas que ya estén

vencidas a esa fecha para no generar pagos anticipados, salvo que expresamente lo especifiquemos en esta fecha adelantándola.

• Fecha Pago: Este campo será la que aparecerá como fecha del cheque.

• Facturas: En este parámetro existen 2 opciones:

I. Programadas: Son las que fueron aceptadas y marcadas en la

ventana de programación de pagos W_EK209 en proveedores.

II. Todas: Son las que fueron marcadas en la ventana Autorización de facturas W_SCP220 en proveedores, pero no han sido programadas pero que se pueden pagar.

• Procesar: En el parámetro Facturas se seleccionas la opción TODAS y al

darle clic en el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” se desplegarán las facturas que ya fueron autorizadas previamente y que cumplan con los requisitos de datos indicados en los campos capturados.

• Monto: En esta columna se nos muestra por default el importe total

pendiente de pago de la factura, para indicarnos si deseamos pagarlo en su totalidad. Si así es, aceptamos el importe mostrado, en caso contrario, introducimos el importe que vamos a pagar de esa factura.

• Tm Banco: En esta columna se desplegara el Tipo de Movimiento que

identificará la salida de dinero (egreso) y que este fue definido en los tipos de movimientos de proveedores o le capturamos el que deseamos para el pago de esa factura.

• Tm Prov: En esta columna se desplegara el TM que indique PAGO

(generalmente el número 51) para indicar que la afectación en el Sistema de Proveedores será un pago de facturas.



• Grabar: Al darle clic en el icono que se encuentra en la barra de herramientas “ disco” se desplegará una pantalla que pregunta si sesea generar los cheques ahora?, si la respuesta es “NO” termina la ventana, si la respuesta es “SI” Inmediatamente aparece la siguiente ventana:

En la cual seleccionaremos primeramente: • Cuenta Bancaria: Menú desplegable donde seleccionamos la Cuenta.

• Banco: Automáticamente aparece la descripción del Banco al que esta

relacionada dicha cuenta.

• Proveedor, Centro de costo, (Inicial y Final) Fecha Corte, Fecha Pago: Estos parámetros nos muestran los rangos seleccionados para generar los cheques. Podemos modificarlos para filtrar aún mas la generación de cheques.

• Tipo de Cambio: Este se utiliza para afectar cuentas bancarias en otras

monedas. Debemos capturar el valor del tipo de cambio que afectará estas transacciones. Este se puede modificar en el cuadro que se encuentra del lado derecho de la ventana



Existe un cuadro con 5 iconos que nos ayudan en lo siguiente:

• Preliminar: Si deseamos ver como se generan los cheques o con que números de cheques, esto para revisar los cheques antes de generarlos definitivamente.

• Procesar que pertenece a esta ventana para proceder a generar los

cheques. Se indicarán los beneficiarios, números de cheque e importes con que se generaron, así como el importe total de este proceso.

• Buscar: Esta opción la puedes usar en los campos de Proveedor, CC para

realizar la búsqueda de estos datos.

• Monedas: Al darle clic a este icono aparece una ventana donde defines el tipo de cambio cuando utilizas proveedores y cuentas en moneda extranjera.

• Salir: Cuando terminamos de generar el cheque debemos presionar este

botón para regresar a la ventana de Generación de Cheques.

Es importante tomar en cuenta la información que aparece en la parte inferior de las ventana ya que de cada factura seleccionada muestra: TM Bancos, TM proveedor, lo Facturado que es la suma de las facturas recibidas de esa orden de compra, Solicitado en la orden de compra, Pagado de la orden de compra, Recibido en almacén de la orden de compra, Máximo a Pagar según lo recibido.



Reimpresión de Cheques

Esta ventana funciona igual a la opción de Impresión de Cheques, con la diferencia de que no existe la opción de generarlo con un formato prediseñado en el sistema (formato en blanco) y solo se debe utilizar para aquellos cheques que fueron impresos correctamente y que por alguna razón se necesita otra impresión adicional.

La ventana es similar a la siguiente:

El procedimiento para la Reimpresión de cheques es la siguiente:

• Cuenta Bancaria: En este campo introducimos el número clave que identifica a la cuenta bancaria. La búsqueda es sencilla se puede realizar por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, esto también se puede hacer por medio las teclas rápidas ALT+F1.


seleccionar un rango de cheque a imprimir simultáneamente. Debemos teclear los números correspondientes y/o realizar la búsqueda es sencilla se puede realizar por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, esto también se puede hacer por medio de las teclas rápidas ALT+F1.



• Formato: Con esta opción se selecciona si deseamos que se imprima la

leyenda PARA ABONO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO en el cheque.

• Procesar Impresión: Una vez que introducidos estos datos debemos presionar el botón de que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” (Procesar Impresión), esto también se puede hacer por medio del menú Reporte / Procesar Impresión e inmediatamente se desplegará la ventana de la vista preliminar








Impresión de Cheques Electrónicos

Esta pantalla sirve para hacer la impresión de cheques de cuentas por pagar cuando la compañía utiliza la banca electrónica para efectuar dichos pagos. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento es el siguiente:

• Cuenta Bancaria: En este campo introducimos el número clave que identifica a la cuenta bancaria. La búsqueda es sencilla se puede realizar por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, esto también se puede hacer por medio las teclas rápidas ALT+F1.


seleccionar un rango de cheque a imprimir simultáneamente. Debemos teclear los números correspondientes y/o realizar la búsqueda es sencilla se puede realizar por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, esto también se puede hacer por medio de las teclas rápidas ALT+F1.



• Procesar Impresión: Una vez que introducidos estos datos debemos

presionar el botón de que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” (Procesar Impresión), esto también se puede hacer por medio del menú Reporte / Procesar Impresión e inmediatamente se desplegará la ventana de la vista preliminar.












Cheques Retenidos

Mediante esta opción podemos llevar un control de todos aquellos cheques emitidos que no han sido entregados y por lo tanto, no han sido cobrados y el saldo real de la cuenta bancaria que no ha disminuido. Sin embargo, necesitamos aclarar que por seleccionar los cheques en esta opción, no cambian los saldo en el sistema de la cuenta bancaria, es sólo un control de los importes no cobrados en cheques emitidos. Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana:

El proceso es el siguiente:

• Fecha Inicial-Final: En este campo se define el rango de fechas a consultar.

• Cuenta: En este campo se escribe el número de la cuenta de la que

queremos visualizar la información. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1.

• Banco: Este campo se llena de manera automáticamente y se despliega

el nombre del Banco al que pertenece la cuenta.

• Filtro Fecha: Cheque/ Retención / Liberación: Como su nombre indica es un filtro donde puedes ver todos los cheques, los cheques retenidos y los cheques liberados



Una vez definidos estos datos se desplegarán todos los cheques emitidos por esa

cuenta bancaria. ( Tipos de Movimientos, Fecha , Núm. De Cheque, Descripción, monto y una columna llamada ST)

• ST: Se refiere al status del cheque. Menú desplegable para seleccionar la opción Retenido.

• Grabar: Una vez que seleccionamos todo los cheques retenidos

presionamos el botón que se encuentra en la barra de herramientas “disco” y/o por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl.+G

Lo mismos realizamos para cada una de las cuentas bancarias que deseemos

controlar cheques retenidos.



Cheques Cancelados

Si los cheques emitidos no fueron entregados por algún motivo o están incorrectos, se deben cancelar dado que el consecutivo del sistema ya fue afectado. Al entrar a esta opción se despliega la siguiente pantalla:

El procedimiento para cancelar cheques es el siguiente:

• Cuenta: En este campo se escribe el número de la cuenta de la que

queremos visualizar la información. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio de la tecla rápida F1.

• Cancelar: Debemos localizar y seleccionar el numero del cheque que se

desea cancelar en la ventana de arriba. Si ese es el cheque correcto, entonces se presiona el botón Cancelar. El sistema desplegará la siguiente ventana para confirmar la acción:



Si es correcto cancelar este cheque presione el botón Aceptar, en caso

contrario, presione Cancelar.



Cheques Cancelados con Póliza Mediante esta ventana es posible realizar la cancelación de los cheques que su período contable esta cerrado (meses anteriores). La ventana que se presenta es la siguiente:

El procedimiento para realizar la cancelación de un cheque con póliza es el siguiente:

• Cuenta: En este campo seleccionas la cuenta de la cual realizaras la cancelación del cheque. La búsqueda puede ser con el icono que se encuentra en la barra de herramientas y /o con la tecla rápida F1.

• Rango de Fechas: En este parámetro introduces el rango de fechas a

consultar.

• Póliza Nueva: Menú descendente donde seleccionas el tipo de póliza.

• Fecha: Día en que se realiza la cancelación.

Una vez definido los campos anteriores seleccionas el cheque con el mouse y nos debemos de cambiar a la siguiente pestaña:



• Póliza: Pestaña donde defines los tipos de movimientos, la búsqueda de

estos se puede hacer con el icono que se encuentra en la barra de herramientas y / o con la tecla rápida F1

• Generar Póliza: Una vez definido los TM (CANCELACIÓN) se procede a

dar clic en este botón.

Donde presenta un aviso de que se genero la póliza de cancelación como el siguiente:



• Póliza de Cancelación: Pestaña donde se nos muestra lo siguiente:



Relación de Saldos Bancarios

A través de esta opción podemos consultar rápidamente los importes que tenemos como saldos a la fecha en las cuentas bancarias.

El procedimiento de consulta es el siguiente:

• Cuenta Inicial-Final: En este parámetro se introducen las cuentas de las que queremos revisar los saldos. . La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• Fecha Inicial-Final: En este parámetro se teclea el rango del periodo

que se desea consultar.

• Procesar. Una vez definidos los campos anteriores se le da clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión e inmediatamente se desplegarán los saldos de las cuentas solicitadas.

• Imprimir: Si se desea tener la información desplegada de manera

impresa se le da clic al icono que aparece en la barra de herramientas “impresora”esto también se puede hacer con la ayuda del menú Reporte/ Imprimir.



La vista preeliminar es la siguiente:



• En la barra de herramientas aparecen una serie de iconos :

I. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato

específico

II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra dentro del reporte.

III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del


IV. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la

ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas .

Nota: Al darle doble clic aparecen una serie de pantallas donde vemos el historial de la cuenta.



Estado de Cuenta Bancario y C.C.

A través de este reporte tenemos el detalle de todas las transacciones realizadas en la cuenta bancaria.


• Cuenta: En este parámetro se introduce el número de la cuenta de la cual queremos desplegar el estado de cuenta. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• Fecha Inicial-Final: En este parámetro se captura el periodo que se

desea consultar.

• Por Centro de Costo: Al seleccionar este check box el sistema nos ordenará la información por cada centro de costo.

• Procesar. Una vez definidos los campos anteriores se le da clic al icono

que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión e inmediatamente se desplegarán la información de las cuentas solicitadas

Nota: Si se presiona el rectángulo gris que se encuentra al inicio de cada renglón, automáticamente nos desplegará la pantalla de Reporte de Cheques con la información que hace referencia a ese renglón.



• Imprimir: Si se desea tener la información desplegada de manera impresa se le da clic al icono que aparece en la barra de herramientas “impresora”esto también se puede hacer con la ayuda del menú Reporte/ Imprimir





específico





ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas .



Reporte de Movimientos

Mediante esta opción se tiene un detalle de todas las transacciones realizadas en un período de tiempo definido La ventana que se despliega es la siguiente:


• Cuenta Inicial-Final: En este parámetro se introducen las cuentas de las que queremos revisar los saldos. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• Centro de Costo Inicial – Final: En estos parámetros se capturan los

centros de costos que deseamos reportar. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• Ordenar por C.C.: Al seleccionar este check box nos indica si deseamos

que primero aparezca el centro de costo de los movimientos.

• Período Inicial – Final: En este parámetro se captura el período dentro de las cuales se seleccionará la información.



• Formato: En este parámetro especificamos si se necesita un reporte en:

I. Detallado: Al seleccionar esta opción el sistema muestra en detalle los movimientos realizados (CC, Cheque ,fecha, TM , etc)

II. Resumen: Al seleccionar esta opción el sistema muestra solo

una línea indicando el movimiento realizado por Banco y Cuenta.

• Cheques: En este parámetro se encuentra la opción de Retenidos, si se desea que se muestre la información incluyendo los cheques retenidos que existen.

• Tipo de Movimiento Inicial-Final: En este parámetro debemos indicar

aquellos movimientos que deseamos que sean seleccionados para formar parte de nuestro reporte. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• Procesar: Una vez que llenamos los datos para el reporte, presionamos

el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”, esto también se puede hacer por medio del menú Reporte / Procesar Impresión e inmediatamente se desplegarán la información de las cuentas solicitadas


impresa se le da clic al icono que aparece en la barra de herramientas “impresora”esto también se puede hacer con la ayuda del menú Reporte/ Imprimir







específico





ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas, CC, TM, etc .



Reporte de Cheques por Cuenta

Mediante esta ventana podemos sacar un reporte de todos los cheques expedidos y se pueden ordenar por Centro de Costo. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Cuenta Inicial-Final: En este parámetro se introducen las cuentas de cheques que queremos revisar. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.


centros de costos de los que queremos información. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• Corte por CC: Al seleccionar este check box el sistema realiza el corte

por CC de los cheques que aparecen.

• Ordenar por Beneficiario: Como su nombre lo indica se ordenan los cheques de acuerdo al beneficiario (A-Z)

• Período Inicial – Final: En este parámetro se captura el período dentro

de las cuales se seleccionará la información





específico





ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas, CC, etc .



Reporte de Cheques

Mediante este reporte el sistema nos muestra todos los cheques emitidos por cada centro de costo o en consecutivo. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Cuenta Inicial-Final: En este parámetro se introducen las cuentas de

cheques que queremos revisar. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.


centros de costos de los que queremos información. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• Formato: Existen dos opciones en este parámetro y especificamos si se

necesita un reporte Detallado o en Resumen.

• Fecha Inicial – Final: En este parámetro capturamos el rango de fechas dentro de las cuales se seleccionará la información.

• Ordenar por C.C.: Al seleccionar este check box nos indica si deseamos

que primero aparezca el centro de costo de los movimientos.







• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas.



específico





ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas, CC, etc .



Resumen por Tipo de Movimiento

Mediante esta ventana se nos muestra un gran total para cada Tipo de Movimiento, detallando cada uno de las transacciones como cargos y abonos. Indica también las pólizas con las que están relacionadas. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Cuenta Inicial-Final: En este parámetro se introducen las cuentas de cheques que queremos revisar. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• Fecha Inicial – Final: En este parámetro capturamos el rango de fechas

dentro de las cuales se seleccionará la información.

• Procesar: Una vez que llenamos los datos para el reporte, presionamos el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”, esto también se puede hacer por medio del menú Reporte / Procesar Impresión e inmediatamente se desplegarán la información de las cuentas solicitadas









específico





ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas, etc .



Reporte de Pólizas

La emisión de cheques genera las pólizas automáticas a contabilidad. Esta opción permite imprimir un listado en modo de resumen o detalle de todas las pólizas generadas. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centro de Costo Inicial - Final: En este parámetro se teclea el rango de los centros de costo de los que se desea imprimir las pólizas. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• Pólizas Inicial – Final: En este parámetro se teclea el rango de los

números de pólizas que se desea imprimir. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.



• Tipo de Póliza Inicial - Final: En este parámetro se teclea el rango de

los Tipos de Pólizas a seleccionar para imprimirse. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• Período Inicial – Final: En este parámetro se teclea el rango de fechas

para filtrar las pólizas deseadas. • Status: En este parámetro se selecciona el status de las pólizas que

deseamos imprimir. Los Status son los siguientes;

I. Capturadas II. Bloqueadas

III. Validadas IV. Error V. Actualizadas

VI. General

• Reporte Resumido: En este parámetro se encuentran dos opciones:

I. Sí: Esta opción es para imprimir sólo los datos generales de las pólizas.

II. No: Esta opción es para generar el reporte detallado.

Si selecciona ésta última, se desplegará el cuadro en blanco con la etiqueta : • Póliza por hoja: Esto es para permitirnos imprimir una póliza en cada

hoja si se da un clic sobre el cuadro. En caso contrario, cada póliza se imprimirá de forma continua.

• Incluir los Movimientos de la Póliza: En este parámetro se encuentra

las opciones: TODOS Y RANGO DE CC. • Procesar: Una vez que llenamos los datos para el reporte, presionamos

el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”, esto también se puede hacer por medio del menú Reporte / Procesar Impresión e inmediatamente se desplegará la vista previa del reporte :





• Dentro del menú REPORTE existen unas serie de opciones igual a los

iconos que se encuentran en la barra de herramientas:

I. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico





ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas, etc .



Reporte de Libro de Bancos

Este reporte nos muestra un detalle de todas las transacciones realizadas en cada una de las cuentas bancarias en orden cronológico y por tipo de movimiento, mostrándolos como cargos o abonos, además de realizar un corte por pagina por cuenta definida. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para generar el reporte es el siguiente:

• Bancos Inicial – Final: En este parámetro se teclea el rango de los números de bancos de los que se desea la información. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.



• Centros de Costo Inicial – Final: En este parámetro se teclea el rango

de los centros de costo de donde se van a extraer los datos. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• Cuentas Bancarias Inicial y Final: En este parámetro se teclea el rango

de los números de clave que identifican a las cuentas bancarias de las cuales se desea imprimir los movimientos. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• Período Inicial y Final: En este parámetro se teclea el rango de fechas

que necesitamos sea seleccionada la información para el reporte.

• Corte de Página por Cuenta: Como su nombre lo indica al seleccionar está opción el sistema hará Corte de pag por cuenta.














ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas, bancos, cc etc .



Reporte de Saldo de Chequera

Este reporte nos muestra un resumen del saldo de las cuentas bancarias, tomando en cuenta el saldo inicial, los depósitos (ingresos), los cheques (egresos), nos da un saldo actual y finalmente indica los cheques retenidos para facilitarnos el análisis a través de un saldo ajustado. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Bancos Inicial – Final: En este parámetro se captura el rango de los

números de bancos de los que se desea la información. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.



• Cuentas Bancarias Inicial y Final: En este parámetro se captura el

rango de los números de clave que identifican a las cuentas bancarias de las cuales se desea imprimir los movimientos. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• Centros de Costo:, En este campo se puede capturar un CC

determinado. La búsqueda del CC se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• TODOS: Check box que al seleccionarlo el sistema deshabilita el campo

de captura del CC para buscar la información en TODOS los CC.

• Fecha Inicial-Final: En este parámetro se captura el rango de fechas que necesitamos sea seleccionada la información para el reporte.














ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas, bancos, cc etc



Reporte de Cheques Retenidos

Este reporte imprime una lista de los cheques que se seleccionaron con la etiqueta de Retenidos de tal manera que nos permite saber que importes no se han cobrado de nuestras cuentas bancarias. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Bancos Inicial – Final: En este parámetro se captura el rango de los

números de bancos de los que se desea la información. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.



• Cuentas Bancarias Inicial y Final: En este parámetro se captura el

rango de los números de clave que identifican a las cuentas bancarias de las cuales se desea imprimir los movimientos. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.

• Seleccionar rango de C.C.: Al seleccionar este check box

automáticamente se habilita el parámetro de Centros de Costo, Inicial y Final, para introducir los números correspondientes. . La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+ F1.













ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas, bancos, cc etc



Recepción Automática de Pagos.

Parametrización En esta ventana se hace la configuración para la importación del estado de cuenta (RAP). La ventana es similar a la siguiente:

La configuración se hace de la siguiente manera:

• Configurar las cuentas contables para los movimientos (Futuros Contratos / Escriturados / Cliente pago no aplicado / Para Clientes que no se manejen en cartera.).

• Definir con que TM de bancos se ingresaran los montos.

• Seleccionar la compañía de Vivienda/Clientes Con la que se

verificara la información de la referencia y la carga de movimientos a sx_movcltes.



• TM Pago Vivienda: Definir cual es el tm que se usara para el pago. Asi

como el tm de cancelación. Aquí también se definirá si se carga a sx_movcltes o no.

• Formato de Archivo: En este parámetro seleccionar Excel.

• Id de importación: Este es el numero del formato de importación que se

tiene que usar, en mi instalación estoy usando el numero 2.

• Validaciones: Existen un listado de validaciones que se seleccionan con un clic el check box según lo desee el cliente.

• Grabar: Se le da clic en el icono de la barra de herramientas o por medio

del Menú Edición y/o las teclas rápidas ctrl.+G



ABC Código Deposito

En esta ventana das de alta los códigos de deposito. La ventana es similar a ala siguiente:

La manera de dar de alta un código es la siguiente:

• Agregar: Presiona el icono que se encuentra en la barra de herramientas para que ponga un registro en blanco.

• Código: En este parámetro defines el código.

• Descripción: En este parámetro pones la descripción del código.

• Grabar: Para grabar el registro se hace por medio del icono que se

encuentra en la barra de herramientas.



ABC Formatos de Importación de Excel

En esta ventana se realiza la parametrización de los formatos de excel para su importación. La ventana es similar a la siguiente:

Para dar de alta el formato de Excel para la importación se necesita hacer l

siguiente:

• Importación: Al grabar por default dara el numero consecutivo y se debera ingresar el nombre del archivo.

• Ind Vigencia: Dropdown donde seleccionas “SI” tiene vigencia o “NO”

tiene vigencia el archivo.

• Grabar: Para que estos datos aparezcan en la parte superior derecha se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas.

• Seleccionar: Seleccionas de la parte superior derecha el formato para

parametrizarlo.

• Columna: Das un clic sobre la parte baja de los títulos de Columna / Campo y Naturaleza. Aquí definirás las columnas del archivo a importar.

• Agregar: Presiona el icono que se encuentra en la barra de herramientas

para que ponga un registro en blanco.

• Grabar: Para que estos datos aparezcan en la parte superior derecha se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas.



Consulta de Cheques Devueltos

En esta ventana realizamos la consulta de los cheques devueltos.

La consulta se realiza de la siguiente manera:

• Fecha de Proceso: En este parámetro defines el rango de fechas a consultar.

• Procesar: Al presionar el icono de procesar, muestra la información

deseada.


EnKOnTROL MODULO DE BANCOS CONCILIACIONES BANCARIAS

MENU DE CONCILIACIONES BANCARIAS Mediante esta opción el sistema nos permite conciliar los movimientos de la chequera contra los movimientos que reporta en banco en el estado de cuenta.

Al entrar en alguna de las opciones del menú se habilitara un menú adicional llamado Edición / Reporte las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación



Definición de Conciliación. Mediante esta ventana se realiza la captura de los datos de la cuenta y mes que se desea conciliar. La ventana que se despliega es la siguiente:

Los datos que solicita son:

• Se debe seleccionar en la línea de la cuenta que desean conciliar y en la parte inferios les despliega las conciliaciones que ya tiene registradas en esa cuenta.

• Agregar: En el menú Edición se selecciona la opción Agregar , esto

también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl+ A y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas .



Esto es con el fin de capturar la línea para la siguiente definición de conciliación en la que automáticamente le asigna la misma cuenta seleccionada y le incrementa el numero de la conciliación de esa cuenta.

• Fecha Inicial: Este campo nos indica el inicio del periodo que se desea conciliar.

• Fecha Final: Este campo nos indica el termino del periodo que se desea

conciliar.

• Saldo Inicial: Es el saldo con el que termino la conciliación del mes anterior y debe ser la misma que indica el estado de cuenta del banco.

• Saldo Final: Es el saldo con el que termina la conciliación que entrego el

banco.

• Grabar: Una vez capturados los campos se le da clic en el icono de la barra de herramientas “disco”o esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G



Movimientos de Edo. Cta. de Banco.

Esta opción es para cuando no se baja de Internet el archivo, del estado de cuenta que quieren conciliar, se capturan los movimientos en la opción Movimientos de Edo. Cta.de Banco.


• Cuenta: En este campo se captura la Cuenta de la que se desea capturar el estado de cuenta. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1.

• Conciliación: En este campo se captura el número de la conciliación que

desea capturar. . La búsqueda de la conciliación se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1.



• Agregar: En el menú Edición se selecciona la opción Agregar , esto

también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl+ R y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas esto es para iniciar la captura de los movimientos del estado de cuenta.

• Fecha: En esta columna se nos indica el periodo que se realizo cada

movimiento.

• TM: Menú descendente donde escoges el numero de identificación del movimiento 1 para Cargos, el 51 para los abonos y el concepto lo despliega en automático dependiendo de que TM se le capturo.

• Número: En esta columna se captura el numero del cheque, folio o

documento.

• Monto: En esta columna se captura el valor del cheque, folio o documento.

• Grabar: Una vez capturados los campos se le da clic en el icono de la

barra de herramientas “disco”o esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G



ABC Movimientos en Transito de Chequera. Esta opción solo se ejecuta en la primera conciliación, ya que se tienen que capturar los movimientos de la chequera en transito que se tengan de la conciliación anterior, y estos se generan con el numero de conciliación 0 (cero).


• Agregar: En el menú Edición se selecciona la opción Agregar , esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl+ R y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas esto es para iniciar la captura de los movimientos en transito.

• Banco: En este campo se captura el Banco del que se desea capturar

movimientos. La búsqueda del número del banco se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1.



• Cuenta: En este campo se captura la cuenta en que desea capturarle los

movimientos en transito. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1.

• Fecha: En campo nos indica el periodo que se realizo el movimiento.

• TM: Menú descendente donde se escoge el numero de identificación del

movimiento ya sea ingreso o egreso.

• Concepto:

• Número Este campo es el numero del cheque, folio o documento que se esta capturando.

• Monto: Este campo es el valor del cheque, folio o documento.

• En automático le asigna una “N” en el campo St y un “0” en el numero

de la conciliación




ABC a Movimientos en Transito (Banco). Con esta opción solo se ejecuta en la primera conciliación, ya que se tienen que capturar los movimientos del banco en transito que se tengan de la conciliación anterior, y estos se generan con el numero de conciliación 0 (cero). NOTA: EN LOS ABONOS DE LE DEBE CAPTURAR EL SIGNO NEGATIVO.


• Agregar: En el menú Edición se selecciona la opción Agregar , esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl+ R y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas esto es para iniciar la captura de los movimientos en transito

• Banco: En este campo se captura el número del banco que se desea

capturar movimientos. La búsqueda del número de banco se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1.



• Cuenta: En este campo se captura la cuenta a la que desea capturarle los

movimientos en transito. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1.

• Fecha: Este campo nos indica el periodo que se realizo el movimiento.

• TM: Menú descendente donde se selecciona el numero de identificación

del movimiento ya sea 1 para cargo y 51 para abonos.

• Numero: Este campo es el numero del cheque, folio o documento que se esta capturando.

• Monto: Este campo es el valor del cheque, folio o documento.

• En automático le asigna una “N” en el campo St y un “0” en el numero

de la conciliación.




Conciliación Bancaria. En esta opción el sistema concilia todos los movimientos que coinciden en monto, numero de cheque y fecha, bancos vs. chequera. en la que se le debe capturar la cuenta y el numero de la conciliación que desean ejecutar y darle un clic al botón de procesa impresión para que procese los datos según parámetros de la definieron de conciliación,


• Cuenta: En este campo se debe introducir el numero que identifica a la cuenta bancaria. . La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+F1.

• Número de Conciliación: En este campo se debe introducir el numero

dela conciliación que desea Procesar. La búsqueda de la conciliación se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+F1.

• Procesar Impresión: Una vez que introducimos estos datos debemos

presionar el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” e inmediatamente se procesa la conciliación.



Conciliación Movimientos en Transito. En esta ventana el sistema nos despliega todos los movimientos que no coincidieron automáticamente en la Conciliación Bancaria y se tienen pendientes de conciliar. Con esta opción se puede realizar la conciliación de manera manual. La ventana que se muestra es la siguiente:


• Cuenta: En este campo se introduce el numero que identifica a la cuenta bancaria. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1.

• No. Conciliación: En este campo se introduce el numero dela conciliación

que desea Procesar y al teclear el botón “ENTER” nos despliega los movimientos que estén como pendientes de conciliar. La búsqueda de la conciliación se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1.



Esta ventana se divide en:

I. Movimientos en Transito del Banco II. Movimientos en Transito de la Chequera

Donde existe una columna llamada FOLIO para captura del mismo, su propósito es revisar que cuadren los montos en los dos grupos. Se debe teclear en el campo FOLIO EN PROCESO el mismo número capturado en los campos llamados FOLIO, al momento de que las cantidades de ambas ventanas cuadran el sistema las “ilumina de azul” y nos despliega en la parte superior el monto que suma del folio en cada grupo de movimientos, después de esto se puede ir conciliando los movimientos con el botón que dice “Conciliar Movimientos” y los movimientos ya conciliados ya no los despliega al entrar otra vez a esta opción



Conciliación Movimientos de Chequera. En esta ventana el sistema nos despliega todos los movimientos que se tienen pendientes de conciliar. Con esta opción se concilian manualmente los movimientos que no coinciden con las conciliaciones anteriores.


• Cuenta: En este campo se debe introducir el numero que identifica a la cuenta bancaria. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1.

• Número de Conciliación: En este campo se debe introducir el numero

dela conciliación que desea Procesar y al teclear el botón “ENTER” nos despliega los movimientos que estén como pendientes de conciliar. La búsqueda de la conciliación se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1.



Esta pantalla se divide en dos grupos:

I. Cargos II. Abonos

Cada grupo de movimientos tienen una columna para capturarle un folio, y en caso de que sea el mismo valor (monto) se puede ir conciliando con el botón que dice “Conciliar Movimientos” y los movimientos ya conciliados ya no los despliega al entrar otra vez a esta opción.



Reportes

Movimientos conciliados. Mediante este reporte se tiene de manera impresa los movimientos conciliados para una cuenta y conciliación especifica. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para imprimir es el siguiente:

• Cuenta Bancaria: En este campo se debe introducir el numero que identifica a la cuenta bancaria. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+F1.

• Conciliación: En este campo se debe introducir el número dela

conciliación que desea imprimir. La búsqueda de la conciliación se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú reporte y/o las teclas rápidas ALT+F1.




presionar el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”, esto también se puede hacer desde el menú Reporte / Procesa Impresión e inmediatamente se desplegara la ventana de la vista preliminar como la siguiente:










ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas o conciliaciones .



Movimientos bancarios en transito. Mediante esta ventana el sistema te permite tener de manera impresa los movimientos bancarios en transito de una cuenta y conciliación en especifico. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:


• Cuenta Bancaria: En este campo se debe introducir el numero que identifica a la cuenta bancaria. . La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+F1.

• Conciliación: En este campo se debe introducir el numero dela

conciliación que desea imprimir. . La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+F1.




presionar el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” esto también se puede hacer desde el menú Reporte / Procesa Impresión e inmediatamente se desplegara la ventana de la vista preliminar como la siguiente:









ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas o conciliaciones etc



Movimiento de Chequera en Transito.

Este reporte muestra los movimientos de la chequera no conciliados . La ventana que se despliega es similar a la siguiente:


• Cuenta Bancaria: En este campo se debe introducir el numero que identifica a la cuenta bancaria. . La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+F1.


conciliación que desea imprimir. . La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+F1




presionar el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” esto también se puede hacer desde el menú Reporte / Procesa Impresión e inmediatamente se desplegara la ventana de la vista preliminar como la siguiente:






II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra

dentro del reporte.



Conciliación Bancaria.

Mediante esta ventana podemos imprimir la conciliación bancaria, y los movimientos que quedaron en transito del banco y de la chequera.


• Cuenta Bancaria En este campo se debe introducir el numero que identifica a la cuenta bancaria. . La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+F1.


conciliación que desea imprimir. . La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas ALT+F1




presionar el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” esto también se puede hacer desde el menú Reporte / Procesa Impresión e inmediatamente se desplegara la ventana de la vista preliminar como la siguiente






II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra

dentro del reporte.



Cierre de Conciliación Bancaria Esta ventana deja marcados los registros para que no sean considerados en las siguientes conciliaciones bancarias. Antes de iniciar la siguiente conciliación de la misma cuenta se debe cerrar la conciliación bancaria, ya que no permite iniciarla otra sin cerrar la anterior. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:


• Cuenta: En este campo se debe introducir el numero que identifica a la cuenta bancaria. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” y /o con la tecla rápida F1.

• Banco: Este campo se llena automáticamente al seleccionar la cuenta.

• Número de Conciliación: Este campo se debe introducir el numero dela

conciliación que desea Procesar. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” y /o con la tecla rápida F1.

• Aceptar: Una vez que introducimos estos datos debemos presionar el

botón de Aceptar e inmediatamente se procesa el cierre de la conciliación.



ABC Importa Estado Cuenta Mediante esta ventana se registran los formatos que se utilizaran para la importación del estado de cuenta. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

Los datos que solicitan son los siguientes:

• Agregar: En el menú Edición se selecciona la opción Agregar , esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl+ A y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas esto es para iniciar la captura de los formatos.



• Formato: En este campo se teclea un número con el que se identificaran

los formatos.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre de dicho formato.

• Separador: Menú descendente que indica la manera en que esta formateado el texto:

I. Ninguna: Esta opción indica que todas las columnas estarán

llenas con espacio los tipos de carácter y con 0 los tipos numéricos, es decir sin ningún tipo de separador.

II. Tab: Esta opción se refiere que en el archivo TXT las columnas

están separadas por TAB

• Ruta: En este campo se indica de donde se tomará el archivo texto para la importación.

• Cargo / Abono: Menú descendente que presenta una lista con los

posibles valores (0,1,2,3,4,+,-)

• Encabezado en la primer línea: Nos indica si esta seleccionado que el texto a importar tiene como primer registro los títulos de las columnas, si no es así se debe apagar la bandera

• Grabar: Una vez definidos los campos anteriores se da clic al incono que

se encuentra en la barra de herramientas “disco” o también se puede hacer desde el menú Edición y / o con las teclas rápidas ctrl.+G.

Cuando el separador seleccionado es NINGUNO los valores :

AÑO MES DIA FOLIO TIPO DE MOV. IMPORTE

Se debe indicar la posición en la cual se encuentran en el archivo texto y la longitud que tienen en el mismo, con esta definición se leerán los valores necesarios para registrar los movimientos del estado de cuenta. Cuando el separador seleccionado es TAB los valores: AÑO



MES DIA Se obtendrán de la columna fecha, indicando el número correspondiente a esta columna en el TXT, Contándolas de izquierda a derecha así como su longitud de cada uno de estos datos. Los valores: FOLIO IMPORTE $CARGO $ABONO Se obtendrán indicando únicamente el correspondiente número de la columna que ocupan en el TXT contándolas de izquierda a derecha. Con este separador solamente se podrán importar archivos TXT de hasta 20 columnas Para algunos formatos el Tipo de Movimiento (Cargo / Abono) puede variar, algunos formatos indicaran la columna como signo (+ / -), otros tendrán un número (1 Cargo / 2 Abono).



Importa Estado Cuenta Mediante esta ventan se realiza el proceso de la Importación del Estado de Cuenta que se configuro en la ventana ABC Importa Estado Cuenta. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

Los datos a ingresar son los siguientes:

• Cuenta: En este campo se indica la cuenta en la se que desea importar el estado de cuenta. La búsqueda de la cuenta es por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio la tecla rápida F1

• Número de Conciliación Bancaria: En este campo se indica el número

de conciliación en la que se desea importar el estado de cuenta. La búsqueda de la conciliación es por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio la tecla rápida F1.

• Formato: En este campo se indica el tipo de formato a utilizar, este se

capturo en la ventana ABC Importa Edo Cta. La búsqueda del formato es por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también se puede hacer por medio la tecla rápida F1.



• Ruta: Este campo se llena automáticamente al seleccionar el formato.

Esta se puede modificar si es necesario, pero este cambio no se vera reflejado en el ABC Importa Edo Cta.

• Re-Enumerar Cargos: Con esta opción se re-enumeran o asigna otro

número consecutivo a los Cargos (depósitos) cuando el banco les asigna un valor que ya exista en el estado de cuenta que se tenga capturado.

• Re-Enumerar Abonos: Con esta opción se re-enumera o asigna otro

número consecutivo a los Abonos (Cheques emitidos y / o Comisiones que cobra el banco) a los que el banco les puede asignar un 0 o un número qe ya exista en el estado de cuenta que se tenga capturado. Se considera que en caso de existir mas de un registro con el mismo número solamente el primero será considerado como el cheque y los demás serán manejados como concepto distinto

• Reemplazar la Conciliación: Cuando se desea eliminar totalmente los

registros previamente capturados y/o importados para la cuenta / conciliación indicada y así poder insertar nuevamente la información.

• Procesar: Una vez definidos lo anterior se da clic al icono que se

encuentra en la barra de herramientas “palomita” esto es para que el sistema realice la importación.

Cuando en la importación existan folios duplicados después de procesar el sistema mostrara un reporte con los Rechazos.



Transferencia estado de cuenta.

Mediante esta ventana podemos importar el estado de cuenta que se desea conciliar, agilizando con esta opción la captura manual del mismo que es la siguiente opción. Bajar de Internet el estado de cuenta que quieren conciliar, preparar el archivo al formato que Enkontrol requiere, y revisar el archivo que no tenga folios duplicados ya que Enkontrol no lo permite , copiar el archivo a la ruta de \\Servidor\Enkontrol\Aplicaciones\Bancos, con el nombre de estado_cuenta.txt, y entonces ejecutar la opción de Transferencia estado de cuenta

Los datos que solicita son los siguientes:

• Cuenta: En este campo se debe introducir el numero que identifica a la

cuenta bancaria. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” y /o con la tecla rápida F1.

• Banco: Este campo se llena automáticamente al seleccionar la cuenta.

• Numero de la Conciliación: En este campo se introduce el número de la

conciliación que desean transferir. La búsqueda de la cuenta se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” y /o con la tecla rápida F1.

• Aceptar: Una vez que introducimos estos datos debemos presionar el

botón de Aceptar para que haga la transferencia.



Para llevar a cabo el proceso antes mencionado es importante realizar una

configuración especial como la que a continuación se detalla: Instalar en el directorio \\Servidor\Enkontrol\Aplicaciones\Bancos el kontrol ini definido como : qetxt.ini con los siguientes datos:

Se debe crear un archivo llamado estado_cuenta.txt y debe tener el siguiente formato:

I. Cuenta: Numérico de 4 (número de cuenta del banco)

II. Referencia: Numérico de 6 ( número de cheque o movimiento)

III. Tipo de Movimiento: Numérico de 2 (1 deposito, 51 cheques

IV. Monto: Numérico de 17. 2 decimales (15 caracteres de enteros y 2 decimales dando un total de 17 incluyendo el signo para los cheques del lado izquierdo)

V. Fecha: Tipo de fecha de 10 posiciones (dd/mm/yyyy)



Además de lo anterior se debe de crear un ODBC de tipo texto que se llame edocta_bco_txt de tipo PB Intersolv 3.00 32-BIT TextFile



Por último se debe seleccionar la opción de Conciliaciones bancarias / Transferencia de Estado de Cuenta, automáticamente debe de poner en pantalla la cuenta y el banco, en caso de que SI aparezcan se debe hacer lo siguiente:

I. Revisar que estén bien los nombres externos

II. Revisar los nombres del ODBC

III. Revisar que el archivo de texto con el Estado de Cuenta y el qetxt.ini esten dentro del directorio de bancos dentro de las aplicaciones.



IVA por pagar / Acreditar

Con motivo de los cambios que sufre la Miscelánea Fiscal: La opción de IVA por Acreditar se desarrolló siguiendo el procedimiento de la SHCP en donde a partir de Enero del 2003 se debe pagar el impuesto del IVA mediante los cheques, transferencias ú otros movimientos reflejados en el Estado de Cuenta Bancario (en el año 2002 no importaba que estuviera cobrado ó no se pagaba el IVA por el concepto de cheque expedido). A continuación se detalla el procedimiento que se debe seguir para determinar la Declaración del IVA:

Fecha de Inicio

En ésta pantalla se define la fecha a partir de cuándo inicia el proceso para el pago de impuestos de IVA por medio de la conciliación bancaria, solo se considerará pagar ó acreditar IVA de los INGRESOS ó EGRESOS que aparezcan en los estados de cuenta bancarios

• Crear Póliza: En este parámetro se define la manera en como se harán las pólizas:

I. Acumulada

II. Por Centro de Costo

• Grabar: Una vez definido la fecha y el tipo de póliza (Acumulada o por CC) se le da clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “disco”. Esto también se puede hacer por medio del menú Edición y /o las teclas rápidas ctrl.+G.

NOTA: Si se inicia este proceso en meses posteriores a Enero se tomaran en cuenta los movimientos en tránsito de dichos periodos al que se esta declarando, si la decisión es de tomar los movimientos anteriores al 1 Enero del 2003 NO SE consideraran por el procedimiento aplicado anteriormente para la declaración del IVA



Definición Cuentas de IVA

Se deben definir previamente las cuentas de IVA en el catálogo de cuentas

contables, tal y como se muestra en las pantallas anteriores, se anexan ejemplos de cuentas contables en dado caso de que la empresa trabaje desglosando las cuentas de IVA, por ejemplo por concepto :

Edificación es bien sabido que el IVA de éste concepto se considera costo Urbanización es bien sabido que el IVA SÍ se debe acreditar

NOTA: Es muy importante NO OLVIDAR que se debe considerar la cuenta de IVA pagado del mes y de meses anteriores, porque si se expide un cheque al final del mes probablemente no aparezcan como cobrado en el mismo mes sino en el siguiente.


• Agregar: Se le da clic en el icono que aparece en la barra de herramientas ó por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A

• Sistema De este parámetro se despliega los sistemas : Clientes ó

Proveedores. Se explicará para el caso de Proveedores.

• Cuenta IVA la cuenta de Mayor correspondiente al IVA Acreditable



Si la empresa maneja detallando el tipo de IVA Acreditable a nivel Subcuenta

el desglose por concepto tales como: Costo Gasto Honorarios Fletes

Se capturan los campos de Cuenta IVA para Facturas Mes Anterior y del Mes

actual al nivel en el que se encuentran, en éste caso a nivel Subcuenta.

Si la empresa no maneja el desglose del tipo de IVA por concepto, entonces en los campos de IVA Mes anterior y actual se definirán las mismas cuentas solamente una vez.



ABC a Control de Pólizas

En ésta pantalla se definen los períodos de la conciliación que se haya

procesado, es una bitácora de conciliaciones, ya que con ella se lleva el control simultáneo de las conciliaciones en el sistema de bancos. Nota: No es imprescindible tener cerrada la conciliación para obtener información previa. Sin embargo, debemos de asegurarnos que estén conciliados los movimientos de todas las cuentas bancarias al 100% en el sistema de bancos.


• Sistema : Se define el sistema “Proveedores” ó “Clientes”, es un registro por cada uno.

• Folio : número consecutivo de identificación, además de que es

necesario, ya que es un parámetro obligatorio en el Cálculo del IVA.

• Año : año de la conciliación.

• Mes : mes de la conciliación.

• Tipo de Póliza : se selecciona como Póliza de Diario (en este ejemplo se seleccionó Proveedores).



• Período : Inicial y Final de la conciliación, debe ser siempre del 1 al día

último de cada mes, aunque previamente al definir el mes, el sistema le proporciona automáticamente los días del periodo, sin embargo; debe de asegurarse que éstos sean correctos.

Una vez que ésta tabla(Control de Pólizas) y la anterior(Definición de IVA)

quedan terminadas al 100%, se procede a efectuar el cálculo del IVA.



Calculo Monto de IVA

Este proceso calcula el monto de IVA que se va a aplicar a cada uno de los

cheques que fueron conciliados en un mes dado. El monto del I.V.A depende del porcentaje que se aplico a la factura del Proveedor o Cliente


• Cuenta : Cuenta bancaria asignada en el Sistema de Bancos.

• Banco : Asignado por default por el sistema, depende de la Cuenta Bancaria definida anteriormente.

• Sistema: Proveedores ó Clientes, este se define, dependiendo del cálculo

que se desea realizar.

• Folio : Número asignado o registrado en el Control de Pólizas, de la bitácora de conciliaciones.

• Rango de Fechas : Default del sistema según folio.

• Conciliación : Default del sistema según folio



• Botón Iniciar : Se inicia el proceso de cálculo dando clic en el icono de

Procesar (en forma de “palomita”) que se encuentra en la barra de herramientas.

Terminado el proceso se consulta la opción (del mismo menú) IVA por Pagar

/Acreditar o bien se emite el Reporte Monto de IVA de la sección de Proveedores o Clientes, dependiendo que información se requiera analizar



Reporte de Monto de IVA

Saca un reporte de los movimientos realizados por la compañía durante un

periodo

El procedimiento es el siguiente

• Cuenta : Cuenta bancaria asignada en el Sistema de Bancos. Su búsqueda puede ser por medio de el icono que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del menú REPORTE y/o con las teclas rápidas Ctrl.+F1

• Sistema: Proveedores ó Clientes, este se define, dependiendo de la

información del subsistema que se desea realizar una consulta previa.

• Folio : Número asignado o registrado en el Control de Pólizas, de la bitácora de conciliaciones. Su búsqueda puede ser por medio de el icono que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del menú REPORTE y/o con las teclas rápidas Ctrl.+F1



• Rango de cheques : Inicial y Fina de la cuental (Eje1-999999). Su

búsqueda puede ser por medio de el icono que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del menú REPORTE y/o con las teclas rápidas Ctrl.+F1

• Tipo de Reporte : Existen tres diferentes opciones de presentar la

información previa:

I. Cheques sin Considerar II. Desglosado

III. Análitico








ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas , tipo de reporte y/o folio



IVA por Pagar / Acreditar

Presenta los movimientos del calculo y solo permite cambiar el tipo de IVA

El procedimiento es el siguiente

• Cuenta : Cuenta bancaria asignada en el Sistema de Bancos. Su búsqueda puede ser por medio de el icono que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú EDICION y/o con la tecla rápida F1

• Sistema: Proveedores ó Clientes, este se define, dependiendo de la

información del subsistema que se desea realizar una consulta previa.

• Folio : Número asignado o registrado en el Control de Pólizas, de la bitácora de conciliaciones. Su búsqueda puede ser por medio de el icono que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del menú EDICION y/o con las teclas rápidas F1



Reporte IVA por Acreditar

Como su nombre lo indica este reporte arroja el IVA por Acreditar.


• Sistema: Este corresponde al modulo de Proveedores • Folio : Número asignado o registrado en el Control de Pólizas, de la

bitácora de conciliaciones. La búsqueda se puede realizar por medio de las teclas rápidas ctrl. + F1, desde el menú Reportes y/o desde el icono que aparece en la barra de herramientas.

• Procesar Impresión: Vista previa del reporte, se puede hacer desde el

menú REPORTE y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas “palomita”.








II. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.


ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otro folio.



Reporte IVA Pendiente de Acreditar

Como su nombre lo indica arroja el IVA pendiente de Acreditar.


• Sistema: Aparece por default el sistema de proveedores • Factura con Fechas mayor a: La fecha definida al inicio






II. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento

para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.




ventana de consulta por si se desea generar un reporte de otra fecha.



Generación de Póliza

Una vez que se efectúa el cálculo, se consulta la información y se determina que TODO está correcto, para cada una de las cuentas bancarias y asegurándose que los montos son los correctos se procede a generar la póliza contable.


• Folio: Solo se define el folio y puede realizar su búsqueda por medio del icono de la barra de herramientas, o la tecla rápida F1

Por default el sistema despliega el resto de la información:

I. Año II. Mes

III. Tipo de Póliza IV. Póliza (proporciona el consecutivo de la última póliza procesada)

V. Periodo.

• Procesar: Una vez que la información se ingresada se procede a darle clic

al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” para procesar

NOTA: El periodo o mes no debe de estar cerrado, sino la generación no se realizará



Reporte de IVA por Trasladar


• Sistema: En este caso el de clientes.


• Procesar: Para tener la vista previa del reporte se da clic en el icono que

aparece en la barra de herramientas “palomita”










ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otro folio.



Reporte de IVA Pendiente por Pagar


• Sistema: Aparece por default el sistema de proveedores • Factura con Fechas mayor a: En este campo defines la fecha en que

empezara a buscar las facturas.








ventana de consulta por si se desea generar un reporte de otra fecha.



Generación de Póliza



Por default el sistema despliega el resto de la información:

I. Año II. Mes

III. Tipo de Póliza IV. Póliza (proporciona el consecutivo de la última póliza procesada) V. Periodo.

• Procesar: Una vez que la información se ingresada se procede a darle clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” para procesar


EnKOnTROL MODULO DE BANCOS FLUJO DE EFECTIVO

MENU DE FLUJO DE EFECTIVO

Este menú nos facilita la definición de diferentes formatos de reportes para analizar nuestro flujo de efectivo, a través de los Tipos de Movimientos y/o a través de Fórmulas.

Al entrar en alguna de las opciones del menú se habilitara un menú adicional llamado Edición las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación



A,B,C, a Reportes

En esta opción se parametrizan las opciones para la elaboración de plantillas de los reportes de flujo de efectivo. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Agregar : Para crear un reporte se le da clic en el icono que aparece en la barra de herramientas , ó por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas ctrl.+A

• Clave: En este campo se pone un número consecutivo para llevar un

control de la cantidad total de las plantillas elaboradas. El campo es numérico donde se pueden hacer hasta 999 reportes.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre del reporte.

• Tipo: Menú desplegable y se selecciona cada cuando se utiliza el reporte;

puede ser semanal, mensual y anual.



• Guardar.: Se le da clic en el icono de la barra de herramientas o por

medio del Menú Edición y/o las teclas rápidas ctrl.+G

Al darle doble clic se despliega otra pantalla donde se definen los diferentes elementos que conformaran la plantilla del reporte:

En la parte superior de la ventana se definen los títulos, los datos son

meramente descriptivos con la inf de la Cía. dando doble clic aparece la siguiente ventana:



En el lado izquierdo de la ventana se definen los renglones o rubros que

contendrá la plantilla, dando doble clic aparece la siguiente ventana:



Copia de Reportes

Esta opción nos permite copiar los diseños de los reportes que ya generamos a otras compañías o nuevos reportes, evitándonos volver a teclearlos. La ventana que se despliega es a siguiente:

• Compañía: Menú descendente donde muestra las compañías existentes. • Reporte: Se seleccionas con el mouse el reporte en la parte superior de

la ventana y se desliza hasta donde aparece la leyenda Reporte Actuales de Flujos de Efectivo.

• Grabar: Una vez definido lo anterior se procede a grabar dicha copia

dando clic al icono que aparece en la barra de herramientas “disco”.



ABC a Flujo de Efectivo

En esta opción se captura la Cuenta Mayor y se especifica si es de Bancos o Proveedores. Lo anterior se utiliza para que el proceso del flujo de efectivo pueda identificar que cuentas va a utilizar para hacer procesos con las cuentas bancarias y que cuentas tomará para utilizarlas en procesos de cuentas de proveedores.



• Cuenta: En este campo se especifica una cuenta de mayor, previamente dada de alta en el Catálogo de Cuentas Contables.



• Tipo de Cuenta: En este campo se especifica si la cuenta es utilizada

para cuentas bancarias o para cuentas de proveedores.

• Guardar.: Se le da clic en el icono de la barra de herramientas o por medio del Menú Edición y/o las teclas rápidas ctrl.+G



Formulas

ABC a Formulas

En esta opción se dan de alta las fórmulas que podremos utilizara en el proceso del Flujo de Efectivo. La ventana es similar a la siguiente:



• Formula: En este campo se pone un número consecutivo para llevar un

control de la cantidad total de las formulas elaboradas. El campo es numérico donde se pueden hacer hasta 999 fórmulas.



• Nombre: En este campo se especifica un nombre para identificar la

fórmula.

• StoredProcedure a Ejecutar: En este campo se especifica el nombre de un StoredProcedure previamente programado. Dicho StoredProcedure nos puede servir para obtener información que no es posible obtener con los Tipos de Movimientos.

• Descripción: En este campo se especifica una descripción detallada del

funcionamiento de dicha fórmula.




Detalle de Formulas

En esta opción se dan se dan de alta los parámetros que llevará cada formula.

La ventana que se despliega es la siguiente:


• Formula: En este campo especificaremos un numero de Formula previamente dada de alta.

• Nombre: Nos despliega el nombre de la fórmula especificada.

• Descripción: Nos despliega la descripción de la fórmula especificada.

• Agregar : Para crear un reporte se le da clic en el icono que aparece en la

barra de herramientas , ó por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas ctrl.+A

• Linea: Es el numero consecutivo del parámetro de la fórmula. Dicho

numero se da de manera automática.



• Campo: Es en donde vamos a especificar el parámetro necesario para la

fórmula. Los parámetros que podemos utilizar son 4:

I. Centro de Costo II. Tipo de Movimiento

III. Cuenta Contable IV. Tipo-Grupo de Insumo

• Referencia: En este campo vamos a teclear una referencia para poder

identificar dicho parámetro dentro del Flujo de Efectivo.



EnKOnTROL MODULO DE BANCOS UTILERIAS DEL SISTEMA

MENU UTILERIAS DEL SISTEMA

A través de este menú definiremos, los diferentes niveles de acceso; a ellos asociaremos las opciones del módulo para configurar un rango de acción delimitado dentro del sistema. Por ejemplo, un nivel de captura de datos tiene menos opciones de acceso que un nivel de supervisión. Y por último definiremos los usuarios específicos del módulo con claves de acceso únicas.

Al entrar en alguna de las opciones del menú se habilitara un menú adicional

llamado Edición y /o Reporte las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación



Impresora

En esta opción el usuario tiene la posibilidad de definir las características propias de la impresora que utilizará para realizar la impresión de documentos dentro del sistema, ya sea una impresora local o una impresora de red.



Usuarios

Dentro de esta opción se asigna al usuario su nivel de acceso al sistema definido anteriormente, así como su clave de acceso al mismo. Al seleccionar la opción Usuarios dentro del menú Utilerías del Sistema se despliega la ventana siguiente:

El procedimiento para definir usuarios es el siguiente:

• Agregar.: Se le da clic al icono de la barra de herramientas ó se puede hacer desde el menú Edición y seleccionas la opción Agregar Renglón y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A

• Usuario Se asigna un número al usuario formado por cuatro dígitos como

máximo.

• Nombre En este parámetro se escribe el nombre del usuario.



• Password En este parámetro se asigna la clave de acceso del usuario,

misma que puede ser numérica o alfanumérica. Cabe mencionar que al iniciar la ejecución del sistema, éste solicitará al usuario su Password, el cual está compuesto por el número asignado al usuario, seguido por el Password asignado en este campo. Si el número de usuario es de un solo dígito deben llenarse con ceros los primeros dígitos.

• Nivel De este menú descendente se selecciona el nivel al cual será

asignado el usuario para su acceso al sistema.

• Grabar: Se graba la información con el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de disco ó con las teclas rápidas Ctrl.+G y/ó con el menú descendente Edición en la opción Grabar.



Niveles

Dentro de esta opción se realiza una ordenación de los usuarios, definiendo su nivel de acceso al sistema, el cual permitirá identificar el tipo de procesos que puede ejecutar un usuario dentro de ese nivel. Al seleccionar la opción Niveles Seguridad dentro del menú Utilerías del Sistema se despliega la siguiente ventana:

El proceso para definir niveles es el siguiente:

• Agregar. Se le da clic al icono de la barra de herramientas ó se puede hacer desde el menú Edición y seleccionas la opción Agregar Renglón y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A

• Nivel En este parámetro se escribe el número (máximo dos dígitos) que

identificará al nivel.

• Descripción En este parámetro registrar el nombre o concepto que hará referencia al nivel, este campo acepta como máximo veinte caracteres

• Grabar: Se graba la información con el icono que se encuentra en la

barra de herramientas en forma de “disco” ó con las teclas rápidas Ctrl.+G y/ó con el menú descendente Edición en la opción Grabar..



Relación de Programas-Nivel

Esta opción permite asignar los programas específicos que puede ejecutar un usuario dentro de un nivel de seguridad determinado. Al seleccionar la opción Relación de Programas-Nivel del menú Utilerías del Sistema se despliega la ventana siguiente:

Esta ventana se divide en 3 opciones

1. Nivel: Como su nombre lo dice es el Nivel de Acceso al sistema 2. Programa Descripción : Programas o ventanas a las que dicho

nivel NO TIENE ACCESO

3. Usuario tiene accesos solo a estas ventanas: Como su nombre lo indica son las opciones de acceso que tiene el nivel definido con anterioridad.



El proceso para relacionar niveles con programas es el siguiente:

• Seleccionar con el mouse el nivel

• Seleccionar Todo: Con este botón se seleccionan todas los programas ó

ventanas que aparecen a mano izquierda y a las cuales dicho nivel NO TIENE ACCESO

• Una vez seleccionada se arrastran hacia la ventana que se encuentra a

mano derecha “ usuario tiene accesos solo a estas ventanas” para que el nivel pueda tener acceso.

• Se selecciona la opción Grabar. Si es necesario asignar varios programas

a un mismo nivel debe repetirse el proceso..



Contraseña de Procesos

Existen algunos procesos que requieren de una clave de acceso para poder ejecutarse, esta opción permite modificar dichas claves para mantener la seguridad del sistema. Para ello se debe seleccionar la opción Contraseña de Procesos.

En la ventana que se despliega se selecciona el proceso al que se quiere

modificar la clave, en el campo Password se introduce la nueva clave (máximo cuatro caracteres), se graba la información y de ser necesario se repite el proceso

Para realizar el cambio de password hacemos lo siguiente:

• Te posicionas con el mouse en la ventana en la que se desea hacer el cambio de password

• Modificar: Se le da clic a este icono que se encuentra en la barra de

herramientas en forma de lápiz, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+M, el sistema pondrá el cursor en el campo Password y el usuario podrá realizar el cambio.

• Grabar: Una vez realizado el cambio del password se le da clic en el

botón que se encuentra en la barra de herramientas en forma de Disco para grabar los cambios, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+ G



Cambiar de Usuario (Administrador)

Esta opción permite cambiar de usuario sin salir del sistema adoptando las características de acceso propias del nuevo usuario.

Para cambiar de usuario se realiza lo siguiente: • Password: En este campo debemos teclear el password del nuevo

usuario

• Aceptar: Una vez tecleado se le da clic en este icono y el sistema cambiara el nivel de acceso del nuevo usuario.



Modificación de Cheques Duplicados

Mediante esta ventana verificas y corriges los cheques generados erróneamente en forma duplicada. En cuenta es la cuenta de cheques a afectar. Cheque el rango de cheques existentes. Periodo es la fecha. Se le da procesar. En la columna ST indica que cheque esta duplicado.


• Cuenta Inicial-Final: En este campo se introducen los números de las cuentas de cheques. La búsqueda de la cuenta es sencilla, se puede hacer por medio del menú Reporte, por medio del icono que aparece en la barra de herramientas “binoculares” y / o por medio de las teclas rápidas ALT+F1.

• Cheque: En este campo se introducen los números Inicial y Final de los

cheques correspondientes.

• Periodo Inicial-Final: En este parámetro se introduce el rango de fechas afectadas.

• Procesar: Una vez ingresado los datos anteriores se presiona el icono de

la “palomita” que se encuentra en la barra de herramientas para que se despliegue la información, esto también se puede hacer por medio del menú Reporte / Procesar Impresión.



Modificación de Movimientos SBO / SBO

Esta pantalla sirven para transferir los movimientos que existen en bancos pero NO en el auxiliar contable. Al entrar se despliega la información en la parte superior de la ventana. El sistema muestra una ventana similar a la siguiente:


• Si existiesen movimientos NO registrados en el auxiliar contable, aparecerían en la parte inferior de la pantalla. Para transferirlos, se selecciona el renglón y se presiona el botón de Traspasa.

• Después de eso se le da clic al icono que se encuentra en la barra de

herramientas “disco” para guardar dicho traspaso.



Modificación de Movimientos SCO / SBO

Esta opción permite revisar la consistencia entre el módulo de contabilidad y el de bancos. Verifica la existencia que por cada póliza de bancos le corresponda un solo cheque emitido. La información que aparece son los movimientos que si están en contabilidad pero no en bancos. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Cuenta de Mayor: En este parámetro se introducen los números Inicial y

Final de las cuentas de cheques. La búsqueda de la cuenta es sencilla, se puede hacer por medio del menú Reporte, por medio del icono que aparece en la barra de herramientas “binoculares” y / o por medio de las teclas rápidas ALT+F1.

• Periodo: En este parámetro se introduce el rango de fechas afectadas.

• Procesar: Se presiona el icono que se encuentra en la barra de

herramientas “palomita” o también se puede hacer por medio del menú Reporte / Procesar Impresión para que se despliegue la información.



Modificación de Movimientos SBO / SCO

Esta pantalla permite revisar la consistencia entre el módulo de bancos y el módulo de contabilidad, verificando que por cada cheque emitido exista una póliza contable. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Cuenta: En este parámetro se introducen los números Inicial y Final de las cuentas de cheques. La búsqueda de la cuenta es sencilla, se puede hacer por medio del menú Reporte, por medio del icono que aparece en la barra de herramientas “binoculares” y / o por medio de las teclas rápidas ALT+F1.

• Cheque: En este parámetro se introducen los números Inicial y Final de

los cheques correspondientes.

• Periodo: En este parámetro se introduce el rango de fechas afectadas.

• Procesar: Se presiona el icono de la “palomita” que se encuentra en la barra de herramientas o también se puede hacer por medio del menú Reporte / Procesar Impresión para que se despliegue la información



Generación Archivo Cheques

Genera un archivo en ASCII para leerse en archivos externos con información de la cuenta de cheques seleccionada. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Cuenta Bancaria: En este parámetro se teclea la cuenta de cheques correspondiente. La búsqueda de la cuenta es sencilla, se puede hacer por medio del menú Edición, por medio del icono que aparece en la barra de herramientas “binoculares” y / o por medio de la tecla rápida F1.

• Cheques: En este parámetro se introducen los números Inicial y Final de

los cheques afectados. La búsqueda de los cheques es sencilla, se puede hacer por medio del menú Edición, por medio del icono que aparece en la barra de herramientas “binoculares” y / o por medio de la tecla rápida F1.



• Procesar: Se presiona el icono de la “palomita” que se encuentra en la

barra de herramientas o también se puede hacer por medio del menú Edición / Procesar o con las teclas rápidas Ctrl. + P para que se despliegue una ventana similar a la siguiente:

En esta pantalla se selecciona el nombre del archivo con el que se quiere guardar.



Transferencia de Cheques de Nomina



Actualización Tipo de Movimiento de Cheque

Mediante esta ventana reclasificas los tipos de movimientos que se asignaron en cada cheque ya sea manual o automático. Este cambio solo afectara para los movimientos de la elaboración del flujo de efectivo. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:


• Cuenta: En este parámetro se teclea la cuenta inicial y final correspondiente. La búsqueda de la cuenta es sencilla, se puede hacer por medio del menú Edición, por medio del icono que aparece en la barra de herramientas “binoculares” y / o por medio de la tecla rápida F1.

• Fecha Inicial-Final: En este parámetro se introduce el período a

consultar.

• Procesar: Una vez definido los campos se le da clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”, esto también se puede hacer desde el menú Edición o con las teclas rápidas Ctrl.+P e inmediatamente se despliega la información.



• Tipo de Movimiento: Es una columna donde se desplegara el Tipo de

Movimiento que identificará la salida de dinero (egreso) y que este fue definido en los tipos de movimientos de proveedores o le capturamos el que deseamos para el pago de esa factura, y aquí nos da la opción de reclasificarlos y la búsqueda del TM se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares “ y / o con la tecla rápida F1.

• Grabar: Una vez definido el TM se le da clic en el icono que se encuentra

en la barra de herramientas “disco” esto también se puede hacer desde el menú Edición o con las teclas rápidas ctrl. + G



Liberador de Instancias

El Liberador de Instancias, como al principio de este manual se explico, le permitirá al Administrador del Sistema “desbloquear” una sesión. La filosofía de contraseñas en EnKontrol como en cualquier otro ámbito deben de ser PERSONALES E INSTRANSFERIBLES y dado que el producto es integral, internamente se lleva una bitácora de modificaciones o ajustes a los procesos más importantes del Flujo de Operación.


• En la columna Status aparece un menú descendente el cual solo le permitirá bloquear o desbloquear la conexión, una vez que se realice cualquiera de estas dos opciones, la conexión del usuario quedará liberada o bien bloqueada.

La información que le presenta de cada conexión es:

1. Sistema 2. Nombre del Usuario 3. Fecha de conexión 4. Hora de conexión 5. Status

Dirección IP (asignada por el Administrador de la Red).


EnKOnTROL MODULO DE BANCOS AYUDA

MENU AYUDA El menú que se presenta es el siguiente:

Al entrar en la opción se presenta la información de los Derechos Reservados e

información de la versión tal como se muestra en la ilustración:


EnKOnTROL MODULO DE BANCOS VENTANA

MENU VENTANA

Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera que podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada. El menú es el siguiente:


EnKOnTROL MODULO DE BANCOS SALIR

MENU SALIR Mediante este menú puede salirse del sistema. Nos manda un aviso que se muestra con la siguiente pantalla el botón Aceptar se sale del sistema y el botón de Cancelar se queda dentro del sistema.


enkontrol modulo de bancos - gutsa.com.mx · en el cual se puede hacer la captura de las...

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