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ELECTROHUILA S.A E.S.P.
INVITACIÓN PÚBLICA A COTIZAR EHUI-SD-084/2016
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 OBJETO.
Interventoría al suministro e instalación de equipos de maniobra, control y
protección para la integración de subestaciones de ElectroHuila S.A. E.S.P.
1.2 NORMATIVIDAD APLICABLE
La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirá por el derecho
privado conforme a lo dispuesto en las leyes 142 de 1994, art. 32; 143 de 1994,
art. 8, y el Acuerdo No.- 018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue
expedido el Reglamento de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P, de igual
forma se aplicará la Normatividad Regulatoria aplicable.
Todos los términos de estos términos de referencia se rigen igualmente por las
resoluciones vigentes de la CREG.
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1.3 ALCANCE DEL CONTRATO
1.3.1 CONDICIONES PARTICULARES DE LOS TRABAJOS
1.3.1.1 ALCANCE DE LOS TRABAJOS
Electrohuila S.A. E.S.P. indicará las características generales de los proyectos a los cuales se les ejecutara la interventoría.
Para la realización de este trabajo el contratista asignará un equipo de trabajo tal y
como se indica más adelante.
El interventor tendrá la responsabilidad de las labores de Interventoría para lo cual
adelantará las actividades siguientes:
a) Verificación y coordinación general de los trabajos.
b) Coordinar con Electrohuila la realización de las pruebas de equipos, previo
a su envío y los datos deberán ser revisados y confrontados por la
interventoría.
c) Control, supervisión e inspección de las labores de: construcción de las
obras civiles de la subestación, incluyendo la localización y replanteo de las
obras, la vigilancia en la aplicación del Reglamento de Salud Ocupacional,
así como la revisión y aprobación de los suministros electromecánicos
incluidos dentro de los trabajos de la obra civil.
d) Control, supervisión e inspección de las labores de montaje
electromecánico de las estructuras metálicas y soportes de equipos,
montaje de los equipos de alto y media tensión, montaje de las IEDs, celdas
de media tensión tableros de control, protecciones y medida, cableado de
los equipos y tableros de la subestación, los sistemas de comunicaciones,
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supervisión, control y protección, de la supervisión de las pruebas y puesta
en servicio y supervisión de las pruebas de recepción, incluidos dentro del
alcance de los contratos a los cuales se le efectúa interventoría.
e) Programar y efectuar en coordinación con Electrohuila la recepción final del
objeto, actividad que debe quedar registrada en actas de entrega final, en
las cuales se consignará el estado final de los trabajos. Elaborar para
Electrohuila S.A. E.S.P. informe final de los contratos dentro del mes
siguiente al acta de recibo final de los mismos, en el cual se incluirá
detalladamente el estado en que se recibe el objeto de los contratos y las
condiciones de operación.
f) Programar y llevar a cabo las actividades para la liquidación final de los
trabajos contratados y elaborar el acta de liquidación final de los contratos,
verificando la validez de todos las adendas, inventario de materiales
utilizados, reintegro, paz y salvos, etc.
g) Vigilar el cumplimiento del Reglamento de Instalaciones Eléctricas (RETIE)
y el óptimo desempeño del sistema.
h) Vigilar el cumplimiento de la normatividad ambiental, así como el
cumplimiento de los lineamientos dados en la Licencia Ambiental.
1.3.1.2 SUPERVISIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN Y EL MONTAJE DE EQUIPOS
El oferente en el sitio de las obras y en representación de Electrohuila S.A. E.S.P.,
velará por el cumplimiento de las normas y reglamentos exigidos por el CÓDIGO
DE REDES (Resolución CREG 025/1995) y aquellas que lo modifiquen, en la
construcción y el montaje. La labor del oferente comprenderá:
Aprobar el diseño detallado presentado por el contratista de los trabajos en
subestaciones, Centro de Control, integración al SGD de Electrohuila y
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verificar la presentación del mismo por parte del contratista ante
ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
Aprobar el programa detallado de las labores de construcción, montaje y
desmontaje elaborado por el contratista.
Aprobar los suministros y equipos que el contratista utilizará en la
construcción y el montaje, así como también sus fuentes y abastecimientos.
Velar por el cumplimiento de las especificaciones técnicas que regirán la
construcción de las obras civiles y el montaje electromecánico.
Evaluar las propuestas de desviaciones o modificaciones a las
especificaciones técnicas para la construcción y el montaje que el
contratista solicite.
Velar por el buen funcionamiento de las instalaciones y servicios que se
requieran para la ejecución de los trabajos, actividades ambas de
responsabilidad del contratista.
1.3.1.3 SUPERVISIÓN DE LAS PRUEBAS Y PUESTA EN SERVICIO
El oferente exigirá al contratista el estricto cumplimiento del programa de pruebas
contemplado en las especificaciones técnicas del montaje y participará
directamente en la realización de las pruebas. Corresponderá:
Aprobar el cronograma de pruebas presentado por el Contratista.
Exigir el cumplimiento de las normas y regulaciones establecidas para la
realización de las pruebas incluidas en el programa.
Verificar la correcta realización de las pruebas a cada equipo, con su
correspondiente protocolo de pruebas y siguiendo las recomendaciones del
fabricante.
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Comprobar la realización adecuada de todas las pruebas funcionales, una
vez se hayan solucionado las falencias detectadas en las pruebas
individuales de equipos.
Revisión de la Topografía de los sitios de apoyo.
Revisión de las Contrapendientes de los sitios de apoyo.
Verificación del cumplimiento de las labores de construcción y montaje de
acuerdo a las recomendaciones del fabricante y de la experiencia del
interventor.
Supervisar junto a Electrohuila las pruebas de recepción de equipos, la
interventoría elaborará un informe en el cual se presentarán las pruebas
realizadas y sus resultados. Una vez instalados los equipos se realizarán
las siguientes pruebas:
- Pruebas funcionales y puestas en servicio de todos los sistemas que
componen la subestación: equipos de maniobra, sistemas de
medida, supervisión, protección y control.
- Inspección general a:
a. Correcto funcionamiento de suministros y componentes de
repuesto.
b. Efectiva puesta a tierra de todos los equipos y componentes
metálicos.
c. Adecuados acabados y limpieza.
d. Retiro de todos los materiales sobrantes, instalaciones
provisionales y equipos del contratista.
e. Verificación del cumplimiento de las distancias mínimas de
seguridad.
f. Revisión final, recepción y prueba de energización de la línea y la
subestación.
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1.3.1.4 FUNCIONES DE LA INTERVENTORÍA
En el marco de las labores de Interventoría se tendrá la responsabilidad de
realizar las actividades que a continuación se relacionan:
Dirección y coordinación general de los trabajos.
Control, supervisión e inspección de las labores de ingeniería para el diseño
de los sistemas de automatización de subestación y del centro de control de
Electrohuila.
Control, supervisión e inspección de las labores de construcción de las
Obras incluyendo el control y monitoreo ambiental, localización y replanteo
de las obras. Revisión y aprobación de los suministros electromecánicos
incluidos dentro de los trabajos de la obra civil.
Control, supervisión e inspección de las labores de montaje de los sistemas
de automatización de subestación, montaje de tableros y elementos de
control, protecciones, medida, comunicaciones y servicios auxiliares,
cableado de los equipos y tableros de la subestación y construcción y
montaje de la red de comunicación elegido, montaje de estructuras, tendido
y regulación del cable de comunicación, revisión final, recepción y pruebas
de los enlaces.
Dentro de las funciones del Interventor están las que se relacionan a continuación:
a. Evaluar en conjunto con Electrohuila y aprobar las especificaciones
funcionales de la automatización tanto en la subestación como en el
SISTEMA DE GESTIÓN DE DISTRIBUCIÓN DE ELECTROHUILA y
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de las modificaciones y trabajos en el Centro de Control de
Electrohuila.
b. Evaluar en conjunto con el Electrohuila y aprobar el programa de
ensayos de aceptación de los trabajos en subestaciones, Centro de
Control y SGD de Electrohuila, que presente el contratista.
c. Controlar la acción del contratista en cada uno de los frentes de
trabajo y velar por el cumplimiento de los contratos de construcción,
de las especificaciones técnicas en todas sus partes, de las normas
de seguridad industrial y salud ocupacional y de la gestión ambiental.
e. Atender consulta del contratista sobre la correcta interpretación de
los planos o especificaciones y elevar ante Electrohuila las consultas
necesarias para la solución por parte de ésta, cuando sea
indispensable.
f. Aprobar o rechazar los materiales de construcción y sus procesos de
elaboración, previo examen, análisis o ensayos que fueren del caso y
controlar constantemente la calidad de aquellos de acuerdo con los
planos y especificaciones.
g. Ordenar la localización, los replanteos, la construcción de las
diferentes obras y controlar la corrección y precisión de dichos
trabajos.
h. Decidir sobre los cambios en los planos y las especificaciones, previa
aprobación de Electrohuila.
i. Exigir a los contratistas el empleo de personal técnico capacitado y el
despido del que a su juicio o a juicio de Electrohuila sea descuidado,
incompetente, insubordinado o cuyo trabajo sea perjudicial para los
intereses de Electrohuila.
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j. Exigir la utilización de las herramientas apropiadas y velar por el
cumplimiento de los procedimientos de montaje indicados por los
fabricantes de los equipos.
k. Vigilar durante el desarrollo del contrato el estricto cumplimiento del
cronograma aprobado por Electrohuila, estudiar los incumplimientos
y recomendar a Electrohuila sobre la aplicación de sanciones.
l. Elaborar y presentar a Electrohuila los informes de rutina y
extraordinarios que ésta solicita.
m. Recibir, clasificar, inventariar los materiales suministrados por el
contratista quien suministra equipos y posterior entrega por medio de
acta, a los contratistas.
n. Recibir, inventariar y clasificar los materiales sobrantes y repuestos,
no utilizados por los contratistas, para su posterior entrega a
Electrohuila.
o. Controlar el oportuno suministro de materiales y mano de obra para
la ejecución de las diferentes labores.
p. Estudiar las reclamaciones de los contratistas cuando Electrohuila lo
solicite y hacer recomendaciones sobre su solución.
s. Verificar que la conexión de los equipos sea la indicada en los planos
y en las especificaciones técnicas.
t. Participar en las pruebas de campo y controlar que estas se ejecuten
de acuerdo con las normas e instrucciones del fabricante y
protocolos de Electrohuila.
u. Elaboración y presentación de memorias e informes técnicos, de
estudios y trabajos que se realicen durante la ejecución del proyecto,
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sobre temas incluidos en los Términos de Referencia o solicitados
por Electrohuila casos especiales.
v. Actualización de los planos esquemáticos, de cableado y de los
planos incluyendo todas las modificaciones realizadas durante la
fabricación, construcción, montaje y puesta en servicio de las obras.
w. Verificación y validación de integración y armonización con el Sistema
de Gestión de Distribución y Scadas del Centro de Control
implementado en Electrohuila, la información de las nuevas
subestaciones, equipos e IEDs nuevos a integrar al SGD y centro de
control en los contratos a los que se ejecutara la interventoría, en
relación al cumplimiento de los requerimientos regulatorios vigentes
y aquellos que pudieran presentarse durante el desarrollo del
contrato, incluidas las obligaciones definidas en la resolución SSPD
20102400008055 del 16-03-2010, resolución SSPD
20102400026285 del 30-07-2010 las que las complementen,
modifiquen o sustituyan, en cuanto al registro, validación, cargue y
certificación de la información operativa del SEH al Sistema Único de
Información (SUI) de la Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios (SSPD), en los respectivos formatos y medios de
reporte previamente establecidos regulatoriamente para este fin.
x Verificación y validación de cumplimiento del Sistema de Gestión de
Distribución implementado en Electrohuila del cumplimiento de la
resolución CREG 097 de 2008, CREG 179 de 2014 y las que la
complementen, modifiquen o sustituyan, en cuanto a la inclusión de
las herramientas tecnológicas necesarias que permitan cumplir a
cabalidad con todos los procedimientos, compilación, depuración y
tiempos definidos por la CREG para la medición, registro y reporte de
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información operativa al LAC, los procedimientos establecidos para el
reporte, validación y solicitud de modificación de la información de
maniobras y eventos, en los Activos de Conexión al STN y los activos
pertenecientes a los siguientes grupos de Activos de Uso de los STR:
Equipos de compensación, líneas de nivel de tensión 4 y módulos de
barraje. Esta información consolidada permitirá mantener actualizada
la Base de Datos correspondiente, para calcular los indicadores de
calidad, compensaciones, remuneraciones e ingresos de estos
activos. En los equipos de conexión al STN, líneas de nivel de
tensión 4 y equipos de compensación, se consideran incluidas las
respectivas bahías de acuerdo con lo establecido en esta Resolución
y la aplicación de instrumentos tecnológicos necesarios que permitan
el cumplimiento del nuevo Esquema de Incentivos y
Compensaciones a la Calidad del Servicio de Distribución de Energía
Eléctrica en Electrohuila S.A. E.S.P., para lo cual se deberán tener
en cuenta las interrupciones del servicio de energía a nivel de circuito
y trasformador, clasificación de interrupciones, grupos de calidad,
nivel de tensión, cálculo de Índices de Discontinuidad del Servicio,
cálculo del Incentivo por Variación Trimestral de la Calidad,
Compensación del Usuario “Peor Servido”, etc. Cálculo y validación
de los indicados ITAD y/o SAIDI y SAIFI según aplique en la
regulación vigente.
Las demás actividades que sobre Interventoría acuerden Electrohuila y el
Interventor.
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ACTIVIDADES TÉCNICAS:
Estudiar y conocer en detalle los pliegos de condiciones utilizados para los
proyectos a los cuales se le efectuará la interventoría
Revisión minuciosa de la ingeniería de detalle del proyecto.
Revisión detallada de las especificaciones de mano de obra y materiales en
relación con los trabajos a ejecutar.
Revisión y control de la calidad de equipos y materiales necesarios en la
obra, de acuerdo con los planos y especificaciones.
Revisión y aprobación del cronograma en detalle de la ejecución de los
contratos acorde con los tiempos contractuales de ejecución.
Atender consultas de los contratistas sobre la correcta interpretación de las
especificaciones.
Elevar ante Electrohuila S.A. E.S.P. las consultas necesarias para la
solución por parte de ésta, cuando sea necesario.
Coordinación y ejecución de reuniones con el contratista para definir las
cantidades de obra ejecutadas, verificación de los cálculos de obra y
aprobación de las actas de obra ejecutadas.
Controlar la acción del contratista en cada uno de los frentes de trabajo.
Velar por el cumplimiento de las normas de seguridad industrial y salud
ocupacional del personal del contratista, acorde con los requerimientos de
Electrohuila y legales vigentes.
Aprobar o rechazar los materiales de construcción y sus procesos de
elaboración, previo examen, análisis o ensayos que fueren del caso.
Controlar constantemente la calidad de los materiales de construcción y sus
procesos de elaboración de acuerdo con los planos y especificaciones.
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Ordenar y controlar la localización, replanteo y construcción de los
diferentes trabajos que tengan relación con los contratos a los cuales se les
efectúa la interventoría.
Celebrar semanalmente el primer día hábil a las 8:00 a.m. Comité de
seguimiento, con el contratista encargado de la construcción y la
interventoría; a la que podrá asistir personal de Electrohuila.
Decidir sobre los cambios de los planos aprobados y de las
especificaciones previa coordinación con Electrohuila S.A. E.S.P.
Revisión y aprobación de Dibujos y levantamientos topográficos.
Análisis de los resultados de laboratorio conducentes a la determinación del
tipo de suelo, capacidad portante, referente a los sitios de estructuras.
Revisión y aprobación de Cálculos eléctricos y mecánicos.
Revisión y aprobación de Cálculos y diseños de estructuras y cimentaciones.
Revisión y aprobación de los herrajes a utilizar.
Controlar y comprobar las cantidades mensuales ejecutadas por los
contratistas para efecto de pago.
Exigir a los contratistas el empleo de personal técnico capacitado, así como
el despido en caso de que a juicio del interventor o de Electrohuila S.A.
E.SP. sea descuidado o incompetente, insubordinado o cuyo trabajo sea
perjudicial para los intereses de Electrohuila S.A. E.S.P.
Exigir la utilización de las herramientas apropiadas y el uso de los
elementos de seguridad y protección personal acorde con la actividad que
se ejecute.
Velar por el cumplimiento de los procedimientos de montaje especificados
para los equipos, IEDs y demás elementos que tienen relación con el objeto
de los contratos a los cuales se les ejecuta la interventoría.
Velar por el cumplimiento de los procedimientos de montaje especificados
para equipos de patio de las subestaciones.
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Velar por el cumplimiento de los procedimientos de montaje especificados
por los fabricantes de los equipos.
Vigilar durante el desarrollo de los contratos el estricto cumplimiento del
programa y cronograma aprobado por la interventoría en coordinación con
Electrohuila S.A. E.S.P.
Estudiar los incumplimientos y recomendar a ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
sobre la imposición de sanciones.
Recibir y clasificar los materiales y repuestos sobrantes no utilizados por los
contratistas de montaje para su posterior entrega a ELECTROHUILA S.A.
E.S.P.
Recibir y clasificar en la subestaciones los equipos y materiales
desmontados.
Estudiar las reclamaciones de los contratistas cuando ELECTROHUILA
S.A. E.S.P. lo considere necesario.
Hacer las recomendaciones sobre solución a las reclamaciones de los
contratistas.
Controlar el desembalaje de los equipos y la izada y montaje de los mismos
en sus respectivos sitios.
Verificar la nivelación de los equipos de la subestación de acuerdo con las
tolerancias indicadas en las instrucciones del fabricante, dejando los
registros correspondientes.
Verificar que la conexión de los equipos sea la indicada en los planos y en
las especificaciones técnicas.
Supervisar las pruebas de campo, suministrando con dos semanas de
anticipación, la programación de ensayos individuales y funcionales.
Controlar que las pruebas de campo se ejecuten de acuerdo con las
normas e instrucciones del fabricante y protocolos normalizados.
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Elaborar y presentar mensualmente e informe final memorias e informes
técnicos de estudios y de trabajos que se realicen durante la ejecución del
proyecto.
Elaborar y presentar las memorias e informes técnicos solicitados por
ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
Verificar y aprobar los planos “AS BUILT” de disposición de equipos,
esquemáticos, de estructuras y de cableado.
Verificar la alineación de las bases de concreto y estructuras, antes de
autorizar el montaje de equipos.
Revisar, aprobar y hacer seguimiento en detalle al sistema de Gestión de
protecciones a implementar en Electrohuila dentro del alcance de los
contratos a los que se le ejecuta la interventoría.
Revisar conceptuar y efectuar las recomendaciones correspondientes a la
actualización al estudio de coordinación de protecciones. Supervisar,
acompañar la reposición de las protecciones, la parametrización e inyección
de las mismas acorde con el resultado del estudio de coordinación de
protecciones actualizado por el contratista.
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS:
Supervisar al personal del contratista en cuanto a cantidad, calificación,
herramientas, elementos de protección y seguridad, protección social.
Tomar los datos permanentes sobre rendimiento, duración y utilización de
personal de cada actividad.
Revisar el programa de construcción detallado presentado por el contratista
y aprobado por ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
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Controlar y vigilar la ejecución de los trabajos de construcción y montaje de
acuerdo con el cronograma de trabajo, elaborado por el contratista y
presentado a la Interventoría.
Realizar actas de reunión para inicio de labores de campo.
Presentar mensualmente informes de avance con las actividades
desarrolladas durante el periodo.
Entregar las actas mensuales de obra ejecutada, revisadas y aprobadas.
Estas serán realizadas por el contratista y contendrán las cantidades de
obra ejecutada.
Elaborar las actas de reuniones semanales de obra. En ellas se resumirán
los temas tratados durante las reuniones.
Entregar un informe semanal sobre recepción, entrega de materiales y
equipos, incluyendo inventario.
Elaborar el acta de revisión final y recepción de la obra. En ella se
consignará el estado final de las obras.
Presentar un informe mensual de la obra en los primeros 5 días hábiles del
mes. En él se incluirá detalladamente el estado, cronograma de avance,
proyección de terminación de obras y las condiciones de operación.
Presentar un informe final de la obra un mes después del acta de recibo
final del contrato de construcción. En él se incluirá detalladamente el estado
en que se recibe la obra y las condiciones de operación.
Elaborar el acta de liquidación final del contrato, verificando la validez de
todas las adendas, inventario de materiales utilizados, reintegro, paz y
salvos, etc.
Mantener un estrecho contacto con personal de ELECTROHUILA S.A.
E.S.P.
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Informar a ELECTROHUILA cualquier decisión que pueda afectar la
correcta ejecución del contrato, con la sustentación técnica y ajustes del
cronograma necesarios.
1.3.1.5 DOCUMENTOS A ENTREGAR
La Interventoría elaborará y entregará a ELECTROHUILA S.A. E.S.P. los
siguientes documentos:
Metodología para la ejecución de las actividades de Interventoría.
Programas de construcción detallada presentados por el Contratista y
revisados por la Interventoría.
Acta de reunión para inicio de labores de campo.
Actas mensuales de reunión con el Contratista.
Actas semanales de reunión con el Contratista.
Informe semanal de avance.
Actas mensuales de obra ejecutada.
Informe mensual de avance.
Informes detallados de las pruebas de montaje y de puesta en servicio.
Acta de revisión final y recepción de la obra.
Informe final de materiales y mano de obra.
Actas de liquidación del contrato de obra.
Actas de recepción de equipos.
EN GENERAL LA INTERVENTORÍA DEBERA CUMPLIR CON LO
ESTIPULADO EN EL DOCUMENTO DE GERENCIA 040 DE 2016 “MANUAL DE
INTERVENTORIA DE ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
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La interventoría presentará una (1) copia impresa de cada documento para
aprobación de ELECTROHUILA S.A. E.S.P. y una (1) copia en medio electrónico,
en forma de archivo digital editable de los documentos finales.
1.3.1.6 PERSONAL DE LA INTERVENTORÍA
Sera un requisito indispensable que la interventoría tenga o implemente una sede
en Neiva de tal manera que permita la interacción con Electrohuila en el momento
que así se requiera.
Deberá acompañar todas las actividades desarrolladas por los contratistas dentro
del desarrollo de los contratos y gestionar las consignaciones y permisos
necesarios para la ejecución de los trabajos relacionados.
Es responsabilidad de la Interventoría contar con el personal suficiente, experto e
idóneo que garantice la correcta y adecuada supervisión, seguimiento,
certificación y aprobación del proyecto en todas sus etapas y/o actividades que se
deben desarrollar, según la especialidad que corresponda, para poder realizar de
manera eficiente las labores de Interventoría que permita una correcta ejecución
del proyecto. A continuación se relaciona el personal mínimo solicitado al equipo
de Interventoría; no obstante, el oferente deberá considerar en el valor de su
oferta sin limitarse a estos, los demás profesionales y/o auxiliares que se
requieran para dar cabal cumplimiento al objeto a contratar y en cada una de las
funciones descritas en la presente solicitud de oferta.
El oferente deberá presentar el organigrama para atender sus actividades de
interventoría en cada uno de los frentes de trabajo y acorde con la especialidad de
la labor que se ejecuta; el personal asignado deberá demostrar experiencia
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certificada en trabajos y supervisión de la misma, acorde con el personal y perfil
solicitado al contrato al cual se le ejecuta la interventoría el cual se muestra a
continuación:
a) Un (1) Coordinador Proyecto:
Ingeniero (Electricista, Electromecánico, Sistemas), con experiencia mínima de
cinco (5) años en actividades de Interventoría y/o consultor en proyectos de
construcción y/o remodelación y/o montaje de equipos eléctricos en subestaciones
de redes eléctricas de media y baja tensión y/o procesos de automatización e
integración de subestaciones eléctricas a centros de control, buenas relaciones
humanas, capacidad para manejo de personal y resolver problemas.
Actividades a cargo:
Verificar las entregas parciales o totales de la obra contratada, de lo cual
se dejará constancia en las correspondientes Actas de Recibo Parcial o
Total según sea el caso.
Conocer de manera completa y detallada el contrato que se genere y
pertenezca al alcance de la interventoría a contratarse, el cronograma de
actividades para el desarrollo del contrato, planos y de cualquier otro
documento que haga parte del mismo.
Llevar un registro de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas
durante la ejecución y efectuar las recomendaciones y ajustes necesarios
para su adecuada ejecución.
Velar por el cumplimiento de las normas, especificaciones técnicas y
procedimientos, que se establezcan en los planos de construcción y/o
fabricación, y en general el cumplimiento del plan de calidad en lo que sea
aplicable.
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Colaborar con el contratista de obra con miras a la correcta ejecución y
cumplimiento del contrato.
Exigir el cumplimiento del contrato de obra en todas o en cualquiera de sus
partes.
Aprobar, rechazar y hacer seguimiento del plan y programa de trabajo para
el desarrollo del contrato.
Aprobar o rechazar y auditar el sistema de aseguramiento de calidad de
los trabajos del contratista de la obra.
Aprobar o rechazar el planeamiento, diseño y construcción de las obras
provisionales.
Inspeccionar la obra y velar porque se realice de acuerdo con los planos,
las especificaciones y demás documentos del contrato.
Recopilación de la información y estudio de las obras que van a ser
intervenidas.
Control y seguimiento del presupuesto del contrato a vigilar.
Revisión de procedimientos y atención de las solicitudes del contratista de
obra.
Elaboración de informes, de acuerdo a las solicitudes de ELECTROHUILA
S.A. E.S.P.
Control para el cumplimiento de las normas sobre gestión de riesgos, salud
ocupacional, higiene y seguridad industrial vigentes.
Acompañamiento a los replanteos de obra de los circuitos a intervenir,
para cuantificar las cantidades de obra y material y realizar la respectiva
Acta de Replanteo. Dentro del desarrollo del replanteo se deben tomar las
medidas de resistividad, calcular tensiones de paso y toque y determinar la
construcción de los sistemas de puesta a tierra idóneos para el sistema
eléctrico, en cumplimiento con el RETIE y la normatividad vigente.
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Control de los materiales mayores y equipos suministrados y entregados
por EHUILA a los contratistas de obra, los materiales menores
suministrados por el contratista.
Actualización y Entrega de material correspondiente en Obra Intervenida al
SPARD.
El CONTRATISTA será el responsable de solicitar a EHUILA, todos los
materiales necesarios para la ejecución de las obras, previo acuerdo y
revisión con el contratista de obra.
EL CONTRATISTA diseñará, implementará y mantendrá un sistema para
el seguimiento y control de las obras intervenidas.
EL CONTRATISTA realizará seguimiento y control de los cambios o
modificaciones en los planos, especificaciones técnicas para su
actualización en el SPARD.
Atender y resolver toda consulta sobre la interpretación correcta de los
diseños y planos y/o de las especificaciones.
Estudiar o recomendar los cambios sustanciales que sean necesarios o
convenientes en los planos o en las especificaciones y presentarlos a
consideración de ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
Decidir sobre los cambios en los planos o en las especificaciones, que no
afecten sustancialmente estos documentos.
Verificar que el contratista de obra haya obtenido los permisos, las
licencias y realizado los análisis y las evaluación de alternativas
constructivas, estudios de costos, etcétera.
Atender y resolver toda consulta sobre omisiones, errores o discrepancias
en los planos y/o diseños.
Conceptuar sobre la necesidad de ejecutar obra adicional o extra en el
contrato de obra, elaborar su justificación, análisis de precios y presentarlo
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a consideración de ELECTROHUILA S.A. E.S.P., previa ejecución de las
mismas.
Aprobar o rechazar los métodos de construcción, los acabados de las
obras, equipos, elementos, materiales, herramientas y calificación de la
mano de obra a ser incorporada en la obra y vigilar su oportuno suministro y
manejo.
Verificar el cumplimiento de entregas de datas, reportes de sellos, reporte
de usuarios, reporte de medidores, en los términos establecidos por
ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
Velar porque el contratista realice las obras de acuerdo con los planos y
diseños establecidos, las especificaciones y demás documentos del
contrato, realizar modificaciones a los diseños y planos de acuerdo a la
topología del terreno para el cumplimiento del RETIE.
Ordenar la reconstrucción de las partes de la obra defectuosas y practicar
la re-inspección.
Exigir que la obra sea ejecutada cumpliendo con todos los requisitos de
gestión de riesgos, salud ocupacional, higiene y seguridad industrial,
establecidos en las disposiciones legales.
Verificar y certificar en asocio con el contratista de la obra, la medición y
cómputo de las cantidades de obra ejecutadas, sus valores y precios para
los efectos de las actas parciales de pago.
Vigilar y controlar el buen uso y conservación de los elementos de
propiedad de ELECTROHUILA S.A. E.S.P. que estén al servicio del
contratista de obra.
Verificar que el contratista de la obra responda por el suministro de
calzado y vestido de labor. Además, velar por el suministro de los
elementos y herramientas necesarias para el desarrollo de su labor, así
como de los implementos de seguridad tales como cascos, botas, guantes,
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cinturones de seguridad, gafas, etcétera., y exigir su utilización durante el
desarrollo de los trabajos.
Asesorarse con Gestión Humana – Salud Ocupacional de
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. para el cumplimiento de las normas sobre
gestión de riesgos, salud ocupacional, higiene y seguridad industrial.
Asegurar que únicamente personal calificado ejecute los trabajos de
Interventoría y el aseguramiento de calidad.
Definir el procedimiento de verificación a ser aplicado a los trabajos de
Interventoría, garantizando que el procedimiento de verificación incluye al
menos lo siguiente: - Las listas de verificación incluyendo los aspectos
críticos a considerar. - La forma y alcance de la documentación que debe
producirse. - El período de retención de las pruebas y expedientes de
verificación. - Preparar y someter a la aprobación de ELECTROHUILA S.A.
E.S.P. un programa de verificación que incluya: Los trabajos que deben
verificarse. - Los nombres de los verificadores. El método y técnica
utilizados. - Las fechas previstas para las actividades de verificación. -
Ejecutar las verificaciones conforme al programa. - Documentar los
resultados, preparar los informes y documentos correspondientes y
presentar pruebas concretas de la verificación.
Realizar visitas mensuales a las bodegas de almacenamiento del
Contratista, para verificar el almacenamiento, estado e inventario de los
materiales entregados por ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
Verificar y velar que el contratista de obra realice los resanes y arreglos
que se ocasionen a los usuarios por motivos de las actividades de
remodelación.
Identificar, analizar y recomendar las medidas tendientes a minimizar y/o
controlar los riesgos a los que se exponen los trabajadores en el ejercicio
de sus actividades laborales.
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Velar por que el contratista de obra realice la investigación de accidentes
de trabajo, enfermedades profesionales y analizar y reportar el
comportamiento de la accidentalidad.
Planear, ejecutar y realizar seguimiento a programación de capacitación y
facilitar temas de capacitación específicos.
Asesorar, recomendar y capacitar al personal en el manejo, revisión y
reposición de los equipos y elementos de protección personal requeridos
para su labor.
Implementar y realizar seguimiento a los Programas sobre los sistemas de
vigilancia epidemiológica
Proponer, elaborar, actualizar y divulgar normas, listas de chequeo,
estándares y procedimientos de trabajo seguro.
Recomendar y exigir protecciones y procedimientos necesarios con el fin
de reducir los riesgos de accidentes de trabajo.
Presentar al finalizar las obras por parte del contratista de obra un registro
fotográfico punto a punto.
Atender, tramitar o resolver las consultas que haga el Contratista de obra
para el correcto desarrollo del contrato, así como estudiar las
reclamaciones que formule el contratista y recomendar las
correspondientes soluciones al Supervisor del contrato de Interventoría
designado por ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
Informar y emitir concepto a ELECTROHUILA S.A. E.S.P., sobre el
incumplimiento parcial o total en que incurra el contratista de obra, para que
se adopten las medidas pertinentes.
Conceptuar e informar a la oficina competente de ELECTROHUILA S.A.
E.S.P. si el Contratista de obra faltare a alguna algunas de sus obligaciones
contractuales con el fin que el ordenador del gasto determine a través de la
24
Secretaria General, si se aplican o no las medidas de apremio y penas
pecuniarias y/o terminación anticipada del contrato.
Velar porque la programación, aprobación y ejecución de las
consignaciones locales de los activos de ELECTROHUILA S.A. E.S.P. con
base a los tiempos establecidos en la resolución CREG 078 de 1998.
b) Dos (2) Residente de Interventoría:
Un (1) Ingeniero y un (1) tecnólogo (Electricista, Electromecánico), con experiencia
mínima de dos (2) años en obras de construcción y/o remodelación y/o montaje de
equipos eléctricos en subestaciones de redes eléctricas de media y baja tensión,
buenas relaciones humanas, capacidad para manejo de personal y resolver
problemas. Debe permanecer constantemente en terreno.
Actividades a cargo:
Control de los materiales y equipos suministrados y entregados por
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. al contratista de obra.
Atender y resolver toda consulta sobre la interpretación correcta de las
órdenes de trabajo para que sean ejecutadas cumpliendo especificaciones.
Apoyo en el seguimiento y control de los cambios o modificaciones en los
planos, especificaciones técnicas para su actualización en el SPARD.
Apoyo en la atención y solución de toda consulta sobre omisiones, errores
o discrepancias en los planos y/o de las especificaciones.
Aprobar o rechazar los métodos de construcción, equipos, elementos,
materiales, herramientas y calificación de la mano de obra a ser
incorporada en el servicio y vigilar su oportuno suministro y manejo.
25
Velar porque el contratista de obra realice el servicio de acuerdo con los
planos y diseños establecidos, las especificaciones y demás documentos
del contrato.
Ordenar la reconstrucción de las partes de la obra defectuosas y practicar
la re-inspección.
Vigilar y controlar el buen uso y conservación de los elementos de
propiedad de ELECTROHUILA S.A. E.S.P.S. que estén al servicio de EL
contratista de obra.
Llevar las bitácoras de campo que sean necesarias durante la ejecución de
las actividades, las cuales deberán ser firmadas en cada inspección por EL
CONTRATISTA y el personal asignado por ELECTROHUILA En caso de
existir desacuerdo con lo expresado en la bitácora, se deberá dejar
constancia de su inconformidad en la misma.
Verificar y velar que el contratista realice los resanes y arreglos que se
ocasionen a los usuarios por motivos de las actividades desarrolladas.
Realizar visitas mensuales a las bodegas de almacenamiento del
Contratista, para verificar el almacenamiento, estado e inventario de los
materiales entregados por ELECTROHUILA.
Debe estar permanentemente en terreno.
Generar registro fotográfico punto a punto de la ejecución de las obras.
c) Dos (2) Coordinadores de automatización y centro de control.
Ingeniero electrónico o de sistemas con mínimo Cuatro (4) años de experiencia
profesional y haber participado en cinco (5) proyectos de integración de
subestaciones eléctricas en SCADA SURVALENT y/o ABB como Ingeniero
integrador.
26
Actividades a cargo:
Es el encargado de verificar la configuración con respecto a
comunicaciones y señales integradas de los IED.
Verificar que las comunicaciones y las conexiones entre IED y concentrador
de señales funcionen correctamente y cumplan con lo requerido.
Verificar que las bases de datos (Puntos analógicos y digitales) locales y de
centro de control contengan todas las señales solicitadas y estén
configuradas de manera correcta.
Verificar que las comunicaciones entre las subestaciones y el centro de
control funcionen correctamente y cumplan con lo requerido.
Verificar que la interfaz gráfica de cada una de las subestaciones concuerde
con los unifilares de la empresa y contengan todos los elementos
solicitados tales como control panel, templete, navegación, señalización de
circuitos, etc.
Acompañar, verificar y aprobar las pruebas y la puesta en servicio local y
centro de control de la integración de las subestaciones.
Acompañar, verificar y aprobar las pruebas de verificación de señales
mediante ICCP con XM.
Acompañar, verificar y aprobar las pruebas de conectividad y correcto
funcionamiento entre Scada Survalent y OMS Spard mediante protocolo
OPC.
d) Un (1) Tecnólogo en seguridad y salud en el trabajo:
Tecnólogo en Seguridad y Salud en el trabajo con licencia vigente expedida por el
ente competente, con experiencia mínima de seis (6) meses en actividades de
control y supervisión de riesgos. Este perfil se acepta profesionales Seguridad y
27
Salud en el Trabajo, con licencia vigente. Nota: Debe permanecer constantemente
en terreno.
Actividades a cargo:
Suspender total o parcialmente la ejecución de las obras o servicios
cuando encuentre la presencia de peligro inminente que amenace la salud
o la integridad de los trabajadores de los contratistas, personas de la
comunidad, del medio ambiente y de los bienes relacionados directa o
indirecta con la obra o servicio.
Verificar que el Contratista le dé cumplimiento a lo estipulado en Decisión
Empresarial No 6440-031-2015 de ELECTROHUILA S.A. E.S.P., por medio
de la cual se actualiza el reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo
para los Contratistas de ELECTROHUILA S.A. E.S.P., cuyo alcance debe
cubrir a los subcontratistas que participen en la ejecución del contrato.
Informar en forma oportuna y escrita al Contratista cualquier violación a los
requisitos de seguridad, salud ocupacional y control de riesgos laborales,
que se observen durante la ejecución del proyecto, indicando las acciones
correctivas necesarias y los plazos para la ejecución de las mismas.
Identificar peligros, evaluar y controlar los riesgos, control operativo,
análisis de vulnerabilidad, emergencias, la medición y seguimiento del
sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Exigir al contratista de obra el reporte inmediato a la ARL, del accidente de
trabajo, y el informe de la investigación de los accidentes de trabajo leve,
grave o mortal, el cual debe contener el análisis de causalidad y las
acciones preventivas o correctivas implementadas, dentro de los 15 días
siguientes a la ocurrencia del accidente de acuerdo a la Res 1401 del 2007
y el Decreto 472 del 2015.
28
Realizar seguimiento a las acciones preventivas o correctivas
implementadas por el Contratista en caso de accidentes leves, graves y
mortales.
Diligenciar en forma mensual por cada cuadrilla, la lista de seguimiento y
control establecido.
Apoyo en la Verificación que EL contratista de obra responda por el
suministro de calzado y vestido de labor. Además, velar por el suministro de
los elementos y herramientas necesarias para el desarrollo de su labor, así
como de los implementos de seguridad tales como cascos, botas, guantes,
equipos de trabajo en alturas, gafas, etcétera., y exigir su utilización durante
el desarrollo de los trabajos.
Velar por que el contratista de obra realice la investigación de accidentes
de trabajo, enfermedades profesionales y analizar y reportar el
comportamiento de la accidentalidad.
Realizar seguimiento a los Programas sobre los sistemas de vigilancia
epidemiológica.
Verificar que el contratista de obra cuente con la identificación de peligros,
valoración de riesgos y determinación de controles, así como el
seguimiento a la implementación de los mismos según su priorización.
Proponer, elaborar, actualizar y divulgar normas, listas de chequeo,
estándares y procedimientos de trabajo seguro para la ejecución de la
interventoría.
Recomendar y exigir protecciones y procedimientos necesarios con el fin
de reducir los riesgos de accidentes de trabajo.
29
e) Un (1) Tecnólogo Administrativo:
Tecnólogo Gestión Financiera Tesorería, Tecnólogo en Gestión Empresarial,
Tecnólogo en Administración Financiera o Tecnólogo en Asistencia Administrativa
y experiencia mínima de seis (6) meses en actividades relacionadas con su
profesión Para este perfil se aceptan profesionales en Administración de
Empresas, Ingeniería Industrial, Administrador Financiero.
Actividades a cargo:
Verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales a cargo de los
contratistas sujetos a su responsabilidad.
Verificar los contratos suscritos entre el contratista de obra y cada uno de
los trabajadores, el cumplimiento de los perfiles exigidos, afiliación al
sistema de seguridad social integral los elementos de protección personal y
colectivo, la herramienta y equipos necesarios para las actividades a
ejecutar, las especificaciones técnicas de los vehículos asignados para la
obra, la realización de inducción a sus trabajadores (panorama de riesgos y
trabajos a ejecutar en cuanto a protocolos de seguridad, planes de
emergencia, general del programa a personal contratado) capacitaciones
(RETIE, primeros auxilios y rescates, riesgos en alturas), y demás
documentos y requisitos exigidos en la solicitud de oferta.
Control y seguimiento del presupuesto del contrato a vigilar.
Apoyo en la elaboración de informes.
Control y archivo de la documentación entregada por el contratista de obra
de acuerdo a las indicaciones de ELECTROHUILA.
Verificar que el contratista de la obra cumpla con todas las obligaciones
laborales tales como: no contratar personas menores de edad; suscripción
30
del contrato de trabajo del personal empleado en la ejecución de la obra; el
pago oportuno del salario cotizado y que éste no sea inferior al mínimo legal
vigente; el pago de las horas extras y del descanso dominical o festivo;
pago del subsidio de transporte; afiliación del personal empleado y pago
oportuno de los aportes a las empresas Promotoras de Salud E.P.S., a las
Administradoras de Fondos de Pensiones A.F.P. y a las Administradoras de
Riesgos Laborales A.R.L. (riesgo eléctrico); afiliación del personal
empleado y pago oportuno de los aportes a la Caja de Compensación
Familiar, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y al Servicio
Nacional de Aprendizaje SENA.
Verificar que el contratista de la obra cumpla con todas las disposiciones
legales aplicables al personal empleado en la ejecución del contrato, con
todas las regulaciones establecidas en el Código Sustantivo de Trabajo y
normas que lo complementen, para lo cual podrá revisar los libros de
contabilidad de EL CONTRATISTA DE LA OBRA con el fin de verificar los
respectivos pagos.
Digitalizar, escanear e indexar todos los documentos que se generen de la
orden del contratista de obra manteniendo actualizada la herramienta para
la administración de contratos. Se aclara que EHUILA deberá contar con la
información al día en sus sistemas de acuerdo a la ejecución del contrato.
Realizar las actas de inicio, mayor cantidad de obra, menor cantidad de
obra, avance parcial, suspensión, otrosíes, reinicio, entrega y recibo final y
liquidación final cuando a ellas haya lugar.
Verificar el cumplimiento del objeto del contrato.
Organizar la documentación del contratista de obra en legajos con máximo
200 folios los cuales serán entregados por EHUILA, foliar en forma
consecutiva a lápiz de mina negra en la parte superior derecha del
documento, ordenar la documentación por orden cronológico de acuerdo
31
con la fecha en que se produjo el documento, que como mínimo deberán
contener los siguientes documentos:
- Soporte de sondeos de mercado.
- Solicitud de justificación de pedido.
- Certificado de disponibilidad presupuestal, debidamente suscritos por el
encargado del área de presupuesto.
- Solicitud de oferta.
- Original de la oferta del contratista.
- Original del contrato, aceptación de oferta u órdenes de compra.
- Registro presupuestal debidamente suscrito por la persona encargada del
área de presupuesto.
- Actas suscritas durante la ejecución del contrato.
- Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo de pago de la prima
(incluye revisión y aprobación).
- Otrosíes u acuerdos modificados al contrato (en caso de haberse dado).
- Copia de las facturas, cuentas de cobro o documentos equivalentes.
- Copia de los comprobantes de egreso y pagos exitosos.
- Informes de seguimiento.
- Acta de entrega y recibo final.
- Acta de liquidación final del contrato (en caso de requerirse).
- Demás documentos que se generen durante el desarrollo del contrato.
Al finalizar los contratos objeto de interventoría y previa liquidación de los
mismos, cuando a ello haya lugar, se deberán devolver las carpetas con
todos los documentos del contrato en buen estado de conservación.
Revisar, emitir concepto, elaborar y gestionar, los otrosíes que se requieran
para el cumplimiento del objeto contractual.
32
Requerir a los contratistas con copia a las aseguradoras correspondientes,
cuando incurra en mora en el cumplimiento de alguna de las obligaciones
contractuales.
Solicitar a los contratistas el paz y salvo del pago de salarios y prestaciones
sociales de los trabajadores empleados para el desarrollo del contrato.
Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales
de carácter laboral vigente, así como las obligaciones parafiscales cuando
sea del caso.
Diligenciar los cuadros de control del personal.
Elaborar, adelantar los tramites y aportar los documentos necesarios para
realizar el acta de liquidación final, cuando a ella haya lugar.
Revisar las facturas, cuentas de cobro o documentos equivalentes
presentados por el Contratista, verificando que estén correctamente
diligenciadas y su contenido corresponda a las obras, actividades y
servicios entregados a satisfacción de ELECTROHUILA; revisar con su
firma el documento y allegarlo a la oficina de operaciones contables y
tributarias para su cotejo y causación.
Autorizar el pago de la factura o documento equivalente presentado por el
Contratista o en los módulos comerciales y sistemas creados.
Llevar el control de los dineros desembolsados al contratista durante el
desarrollo del contrato.
Cumplir y hacer cumplir todas y cada una de las cláusulas de los contratos.
Verificar que los montos, vigencias y objeto amparados en las pólizas
allegadas por el contratista, estén acordes con lo exigido por
ELECTROHUILA, en la minuta del contrato o aceptaciones de oferta, y
sean presentadas dentro del término exigido, cuando se hayan requerido.
33
Controlar el vencimiento de las pólizas de garantía que respaldan los
contratos, cuando se realicen modificaciones en el plazo y valor del
contrato.
Solicitar al contratista la firma del acta para pago de cuenta final, las
pólizas de calidad del servicio, estabilidad de la obra y de prestaciones
sociales u otras (según aplique), constatando igualmente la vigencia y el
valor asegurado para cada una de ellas.
Realizar el formato de aprobación y revisión de póliza.
1.4 CRONOGRAMA DEL PROCESO
La apertura de la invitación será el día 25 de abril de 2016, en la página
www.electrohuila.com.co y publicada en el periódico LA REPUBLICA el 23 de
abril de 2016.
FECHA LÍMITE PARA SOLICITAR ACLARACIONES
Las aclaraciones e inquietudes necesarias se podrán hacer a partir del día 28
de abril de 2016 y hasta el día 01 de mayo de 2016, las cuales serán resueltas
hasta el 05 de mayo de 2016.
Correo electrónico: [email protected]
Los proponentes podrán solicitar aclaraciones a través de la página web
www.electrohuila.com.co.
34
VALOR DEL DERECHO A PARTICIPAR
El derecho a participar en el presente proceso de contratación tendrá un valor no
reembolsable de dos millones setecientos mil pesos ($2.700.000) M/Cte.
Conforme a lo anterior la persona natural o jurídica que haya consignado la suma
en mención no podrá exigir su reintegro si decide no participar en el proceso. El
valor deberá consignarse a nombre de la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. en la
cuenta corriente número 390-01009-8 del Banco Popular, indicando en el
comprobante: “DERECHO A PARTICIPAR EN LA INVITACION PUBLICA EHUI-
SD-084-2016”. Copia del recibo de consignación se deberá adjuntar a la propuesta
lo cual dará el derecho a participar en la invitación pública EHUI-SD-084-2016. El
plazo máximo para consignar será el día 27 de abril de 2016.
1.5 PRESUPUESTO
Electrohuila pagará el valor del contrato con recursos provenientes del rubro
03057502001022 denominado “Automatización Subestaciones” del presupuesto
de ingresos y gastos de la vigencia 2016 y 2017.
1.6 SOLUCIÓN DE CONFLICTOS
Las diferencias que puedan surgir entre las partes derivadas directa o
indirectamente de la presente invitación o del contrato que surgiera de ella serán
dirimidas por la jurisdicción ordinaria.
Para todos los efectos se tendrá como domicilio contractual la ciudad de Neiva. Lo
anterior sin perjuicio de que las partes en común acuerdo puedan acudir a alguno
de los mecanismos alternativos de solución de conflictos previstos en la ley.
35
1.7 CAUSALES DE INADMISIBILIDAD DE LAS PROPUESTAS
No serán objeto de evaluación las propuestas respecto a las cuales concurran
alguna o varias de las siguientes circunstancias:
a. Presentación con posterioridad a la fecha y hora fijada del cierre de
convocatoria.
b. Haya sido enviada por correo electrónico, vía fax o cualquier medio
diferente a la entrega personal o mensajería.
c. El proponente se encuentre incurso en causales de inhabilidad incluidas en
el reglamento de contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
d. Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos.
1.8 LIMITACIONES PARA OFERTAR
No podrán ofertar en la presente invitación:
a. Las personas naturales o jurídicas que con anterioridad hayan sido
proveedores de Electrohuila S.A E.S.P. y durante la ejecución del
respectivo contrato se hubieren presentado diferencias tales que
imposibilitaran su liquidación por mutuo acuerdo.
b. Quienes hayan promovido contra Electrohuila la resolución de conflictos a
través de Tribunal de Arbitramento.
c. Consorcios o Uniones Temporales.
d. Los proveedores que han sido Re-evaluados por la Electrificadora del Huila
S.A. E.S.P., que por su calificación son CONDICIONALES y no han
36
presentado plan de mejora, no pueden presentar oferta en la presente
invitación; de igual forma los proveedores que por su calificación son NO
CONFIABLES, que no han cumplido el plazo de limitación para contratar de
6 meses y no han presentado plan de mejora.
e. Las personas naturales o jurídicas contra quienes Electrohuila S.A E.S.P
haya solicitado audiencia de conciliación extrajudicial y/o hubiere promovido
acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por incumplimiento de
contrato.
f. Las personas naturales o jurídicas que hubiesen promovido contra
Electrohuila S.A E.S.P convocatoria a conciliación extrajudicial o hubieren
iniciado acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por incumplimiento
de contrato.
1.9 ENTREGA DE PROPUESTAS
Las propuestas deberán ser presentadas en sobre cerrado en el área de recepción
de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio ¨El Bote¨
kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, a más tardar el 11 de mayo de 2016 a las
03:00:00 PM.
Cuando la oferta sea enviada por correo certificado o mensajería, se tomará como
hora y fecha de entrega la señalada por el reloj radicador o en su defecto el
funcionario encargado de recibirla.
37
2. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
2.1 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA
La propuesta debe contener los documentos que a continuación se indican:
a. Carta de presentación de la propuesta.
La cual debe contener nombre y firma del representante legal o sus suplentes,
dirección, número de teléfono, correo electrónico y número de fax, conforme al
Anexo No. 1 de los presentes términos. Es obligatorio el reporte de un correo
electrónico a través del cual la Empresa remitirá las comunicaciones que se
requieran en desarrollo de proceso pre-contractual y contractual.
b. Garantía de seriedad de la propuesta.
El proponente debe garantizar la suscripción del contrato, para lo cual debe
presentar garantía de seriedad de la propuesta mediante póliza, expedida por
compañía aseguradora establecida en Colombia, que cumpla los siguientes
requisitos:
Asegurado / Beneficiario: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P.
Valor asegurado: Diez por ciento (10%) de la propuesta económica.
Vigencia: Noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de
cierre de la invitación.
Tomador / Afianzado: El proponente.
Si el proponente es una persona jurídica, la póliza deberá contener el
nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y
Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, o el
documento correspondiente de acuerdo a su naturaleza jurídica. Si el
38
proponente es persona natural deberá figurar en la póliza el nombre de la
misma manera como esté en la cedula de ciudadanía.
Estar debidamente firmada por las partes (Tomador y Aseguradora).
Anexar el recibo de pago de la prima.
c. La oferta técnica - económica.
La oferta técnico económica debe presentarse en medio impreso, pesos
colombianos y en números enteros, sin decimales.
NOTA: Los anteriores documentos (a, b y c) se consideran “NO SUBSANABLES”
de tal forma que en el evento de omitirse su presentación la propuesta será
rechazada. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar la aclaración, complementación
o modificación respecto a cualquiera de los documentos anteriores que hubiesen
sido presentados.
Los documentos que a continuación se detallan tendrán la calidad de
“SUBSANABLES“. En este sentido el Comité Evaluador podrá solicitar su
remisión, aclaración, modificación, actualización o complementación según sea el
caso.
d. La oferta técnico económica en medio magnético en archivo editable
(Excel), en pesos colombianos y en número enteros, sin decimales.
e. Certificado de existencia y representación legal.
La fecha de expedición del anterior certificado no deberá ser mayor a los 90
días anteriores a la presentación de la propuesta.
39
f. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal de la Persona
Jurídica que oferta o de la Persona Natural proponente, según sea el caso.
g. Estados Financieros aprobados del último periodo contable a 31 de diciembre
de 2015 (Balance General y Estado de Resultado).
h. Registro Único Tributario – RUT actualizado.
i. Copia de la consignación de compra de pliegos.
La omisión de envío de la documentación, total o parcial, exigida en los términos
de referencia será un factor que Electrohuila S.A. E.S.P. tendrá en cuenta al
momento de calificar a todos sus proveedores.
Si el proveedor no anexa en su propuesta alguno de los documentos que son
considerados subsanables cualquiera de los miembros del comité evaluador podrá
solicitar al correo electrónico reportado por el proponente en la carta de
presentación, o cualquier otro medio expedito, que estos sean remitidos. El comité
evaluador otorgara un término hasta de cinco (5) días hábiles para la remisión
de los documentos, de no ser atendida la solicitud, la propuesta será descalificada.
2.2 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se presentan en original y medio magnético marcadas con el
nombre o razón social, dirección y correo electrónico del oferente, debidamente
selladas y foliadas (enumeradas las páginas), deberá ser entregada en el área de
recepción de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio
“El Bote” kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, antes de la hora y fecha de cierre para
40
la entrega de propuestas del presente proceso de contratación, establecida en el
numeral 1.9 donde se le entregará una constancia que registre la fecha y hora de
recibo de la misma.
Es importante que el Oferente verifique que todas y cada una de las páginas que
conforman la propuesta, incluyendo catálogos y documentación anexa como:
Certificados, cartas, formularios, entre otros, estén debidamente foliadas
(enumeradas) en forma consecutiva y ascendente.
La presentación de la oferta será evidencia suficiente de que el Oferente ha
examinado completamente el pliego de condiciones y especificaciones de esta
contratación y que ha obtenido aclaración suficiente y oportuna de Electrohuila
S.A. E.S.P. sobre los puntos inciertos o dudosos, así como que acepta
jurídicamente los términos y condiciones previstos en el mismo.
Como en el edificio “El Bote” kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, existe un control
previo de seguridad para autorizar el ingreso de las personas a estas
instalaciones, es conveniente que el oferente o su delegado, se presente con
suficiente anticipación respecto de la hora límite para la entrega de ofertas, debido
a que Electrohuila S.A. E.S.P. no se responsabilizarán por las demoras que
puedan ocurrir al momento de ingresar al edificio como consecuencia de los
controles de acceso existentes, los cuales, posiblemente, pueden llegar a incidir
en la entrega oportuna de la oferta.
41
3. EVALUACIÓN Y ACEPTACION DE PROPUESTAS
3.1 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Electrohuila S. A. E.S.P, tendrá en cuenta los siguientes parámetros para evaluar
las propuestas:
CRITERIO PUNTAJE
- Experiencia 300
- Capacidad económica y
financiera
200
Índice de liquidez 70
Nivel de endeudamiento 70
Capital de trabajo 60
- Valor económico de la oferta 500
TOTAL 1000
- EXPERIENCIA. (300 PUNTOS)
De acuerdo con las certificaciones o actas de liquidación de contratos ejecutados
por el Oferente en los últimos diez (10) diez años, con relación a trabajos
específicos relacionados con el objeto del contrato, es decir, en interventorías y/o
consultoría de implementación de Sistemas de Gestión de Distribución Eléctrica,
para tal efecto se asignará a cada propuesta una calificación así:
- Al oferente que acredite una experiencia igual o superior a 2.000 SMMLV
se le asignaran 300 puntos.
42
- Al oferente que acredite una experiencia mayor o igual a 1.000 SMMLV y
menor a 2.000 SMMLV, tendrá entre uno y doscientos cincuenta (1-250)
puntos, siguiendo una relación lineal.
- Al oferente que acredite una experiencia menor a 1.000 SMMLV tendrá
cero (0) puntos.
Se evaluarán máximo cinco (5) certificaciones por cada oferente, en caso de
presentarse más certificaciones se escogerán las cinco (5) cuyos montos
realmente ejecutados sean los más representativos a la fecha de liquidación del
contrato.
Las certificaciones deberán tener el valor del contrato, el número del contrato,
objeto, fecha de inicio, fecha de liquidación y valor real ejecutado de manera clara,
en caso de no tener integrada la totalidad de la información requerida se tomará
como cero.
Para efectos de escoger los contratos de los últimos diez años, se tomará como
referencia la fecha de liquidación del mismo. Estos diez (10) años serán
retroactivos desde la fecha del acta de recibo de propuestas y cierre de la
invitación a cotizar.
No se admiten ni se aceptan certificaciones de subcontrataciones ni auto
certificaciones.
Se aceptarán certificaciones en moneda diferente al peso colombiano, para cuya
evaluación se empleará la tasa de cambio vigente para la fecha del acta de
liquidación del contrato las cuales serán suministradas y certificadas por el
43
oferente, de acuerdo con la información del Banco de la República, para tomar ese
valor en pesos colombianos como base del cálculo de la experiencia.
Para la evaluación se procederá a expresar en salarios mínimos mensuales
legales vigentes al momento del acta de liquidación el valor correspondiente, para
lo cual se deberá diligenciar el siguiente cuadro:
ítem No.
contrato Objeto Valor* TRM
Valor ejecutado
en pesos
Fecha
liquidación SMMLV
Valor expresado
en SMMLV
1
2
3
4
5
Valor *: Cuando se trate de moneda extranjera
En la calificación de la experiencia Electrohuila S.A. E.S.P verificará si los
oferentes han realizado contratos con Electrohuila S.A. E.S.P en los dos últimos
años y su respectiva Re-evaluación como proveedor; de tal manera que una firma
Re-evaluada con calificación CONDICIONAL tendrá afectada negativamente la
calificación de la experiencia en 25 puntos por cada contrato; una firma Re-
evaluada con calificación NO CONFIABLE tendrá afectada negativamente la
calificación de la experiencia en 50 puntos por cada contrato y una firma con
calificación CONFIABLE no tendrá afectada la calificación de la experiencia.
Cuando el comité de re-evaluación de proveedores realice dos o más llamados de
atención a un proveedor que su contrato se encuentre en ejecución, este será
considerado PROVEEDOR CONDICIONAL, deberá ser informado de su nuevo
estado y deberá presentar un plan de mejoramiento. En las ofertas presentadas
44
por invitaciones públicas y directas tendrá afectada negativamente la calificación
de la experiencia en 25 puntos por cada contrato.
- CAPACIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA (200 PUNTOS)
En este análisis se verificará y calificará la capacidad del proponente para cumplir
con los términos del contrato a suscribirse y con la viabilidad financiera que el
mismo requerirá. Los indicadores se determinarán, con base en el balance general
del último periodo contable (31 de diciembre de 2015), debidamente firmado por el
representante legal, por su contador y/o revisor fiscal si es el caso.
- INDICE DE LIQUIDEZ (70 Puntos)
El índice de liquidez será el resultado de dividir el activo corriente sobre el pasivo
corriente y se calificara de la siguiente manera:
IL= Activo Corriente / Pasivo Corriente
IL < 1.5 Cero Puntos (0)
IL entre 1.5 y 2.0 tendrá de uno (1) a cincuenta (50) Puntos, siguiendo una
relación lineal
IL >2.0 setenta (70) Puntos.
- NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (70 Puntos)
El nivel de endeudamiento será el resultado de dividir el Pasivo Total sobre el
Activo Total y se calificará así:
NE= Pasivo Total / Activo Total
45
NE menor al 50%, setenta (70) Puntos
NE entre el 50% y 70%, tendrá de cincuenta (50) a un (1) punto, siguiendo una
relación lineal.
NE Mayor al 70%, Cero (0) Puntos
- CAPITAL DE TRABAJO (60 PUNTOS)
El capital de trabajo será la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo
Corriente y se calificará así:
CT= Activo Corriente - Pasivo Corriente
CT Mayor a 650 SMMLV, tendrá sesenta (60) Puntos.
CT Entre 330 SMMLV y 650 SMMLV, tendrá entre uno y cincuenta (1 - 50) puntos,
siguiendo una relación lineal.
CT Menor a 330 SMMLV, Cero (0) Puntos.
- VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA (500 puntos)
Cálculo del puntaje
La evaluación económica tendrá un valor máximo de 500 puntos. Este puntaje
será calculado así:
POi = (VOmin / VOi) * 500
Dónde: POi Puntaje de la oferta i
VOmin: Valor de la oferta más baja entre las calificables;
VOi: Valor de la oferta i.
46
El comité evaluador analizará las ofertas para determinar si se han cometido
errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán
corregidos para efectos de evaluación, especialmente si los valores unitarios
contienen decimales y/o los valores totales no se encuentran redondeados a cero.
Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por
la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido.
Se exige la presentación de los cuadros de precios y cantidades en medio
magnético editable (Excel), para facilitar la evaluación correspondiente.
3.2 NEGOCIACIÓN ECONOMICA
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá disponer que se proceda a llamar a negociar a la
oferta que se determine como la primera en orden de elegibilidad que se indique
en el informe de evaluación y que cumpla con las condiciones y términos de la
invitación. Si no se llegare a un acuerdo con este oferente, se podrá llamar a quien
ocupe el segundo lugar en el orden de elegibilidad y así sucesivamente, con el fin
de lograr acuerdos que permitan la celebración del contrato. El proponente contará
con cinco (5) días hábiles, contados a partir de la notificación, para manifestar de
forma expresa a Electrohuila S.A E.S.P, su decisión.
3.3. CRITERIOS DE DESEMPATE
En el evento de ser calificadas en el primer lugar varias ofertas con igualdad de
puntuación Electrohuila S.A. E.S.P. podrá escoger la oferta económicamente más
favorable.
47
3.4 CAUSALES PARA REVOCAR LA INVITACIÓN O DECLARARLA
DESIERTA
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. podrá revocar o declarar desierta total o
parcialmente esta invitación, sin que por esta causa deba dar contraprestación
alguna a los proponentes, si en su criterio considera que el proceso y/o las
invitaciones a cotizar presentadas, son inconvenientes a sus intereses.
Así mismo en los siguientes casos:
1. Cuando no se presente ninguna PROPUESTA.
2. Cuando ninguna de las PROPUESTAS se ajuste a las condiciones solicitadas
en estos términos.
3. En virtud del principio de transparencia, cuando claramente se compruebe la
violación de la reserva de la invitación a cotizar, antes de la fecha establecida para
la entrega de las mismas.
4. Cuando existan motivos que impidan la escogencia objetiva de la
PROPUESTA más favorable.
3.5 ACEPTACIÓN DE OFERTAS
Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará las ofertas que sean consideradas como las más
favorables y que hayan cumplido con los requisitos técnicos, contractuales,
económicos y parámetros de escogencia en general incluidos en los términos de
referencia, valorados de manera precisa y detallada de conformidad con la
ponderación establecida en estos términos.
Electrohuila S.A. E.S.P, se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente la
presente invitación.
48
Electrohuila S.A. E.S.P. por el hecho de haber invitado a presentar propuesta no
se obliga a contratar.
Es entendido que las personas que presenten ofertas conocen y se someten a las
condiciones establecidas en el presente documento y al Reglamento Interno de
Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P. (Acuerdo 018 del 29 de septiembre de
2006 emitido por la Junta Directiva).
3.6 TERMINACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá terminar la presente convocatoria en los siguientes
eventos:
a. Ninguna de las propuestas se ajuste a los términos de la convocatoria.
b. Se detecten actuaciones anómalas por parte del o los proponentes que
atenten contra la selección objetiva del proveedor.
c. Las propuestas se consideren inconvenientes para Electrohuila S.A. E.S.P.
La terminación del proceso de contratación no generara responsabilidad,
cualquiera sea su naturaleza, para Electrohuila S.A. E.S.P., situación esta que se
entiende aceptada por el proponente. La terminación del proceso de selección
será comunicada a los proponentes.
49
4. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
4.1 DURACIÓN DEL CONTRATO
El contrato tendrá una duración de dieciocho (18) meses contados a partir del acta
de inicio suscrita entre el INTERVENTOR y el CONTRATISTA sin sobrepasar el
31 de diciembre de 2017; el acta de inicio deberá ser suscrita en un término no
mayor a diez (10) días calendarios una vez firmado el presente contrato y
presentadas las pólizas correspondientes. El plazo del contrato que se derive de
la presente invitación estará estricta y directamente ligado al desarrollo de los
contratos objeto de interventoría y 2 meses más.
4.2 FORMA DE PAGO.
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. pagará al CONTRATISTA el valor del contrato
mediante pagos parciales, a los 30 días calendarios siguientes a la correcta
presentación de la factura que cumpla los requisitos de ley, debidamente
diligenciada acompañada del acta parcial suscrita entre el interventor y el
proveedor, informe de interventoría de las actividades realizadas, los pagos a la
seguridad social, la nómina y parafiscales. Para el pago de la última cuenta se
requiere acta de liquidación final del contrato así como las actas de recibo y
liquidación de los contratos a los cuales se les efectuara la interventoría y se haya
suscrito el acta de liquidación del contrato de interventoría.
50
4.3 LOZALIZACIÓN DEL PROYECTO
Los trabajos que se pretende ejecutar están localizados en Neiva y los municipios
dentro del departamento del Huila, que se muestran en el siguiente cuadro:
ÍTEM SUBESTACIÓN/PLANTA
1 ACEVEDO
2 ALGECIRAS
3 BALSILLAS
4 ALTAMIRA
5 BOTE
6 CAMPOALEGRE
7 CENTRO
8 COLOMBIA
9 EL PITAL
10 FORTALECILLAS
11 GALLEGO
12 GARZON
13 GIGANTE
14 HOBO
15 IQUIRA 1
16 IQUIRA 2
17 ISNOS
18 LA PITA
19 LA PLATA
20 NORTE
21 OPORAPA
22 ORIENTE
23 PAICOL
24 PALERMO
25 PEÑAS BLANCAS
26 PLANTA DIESEL
27 PITALITO
28 POTRERILLOS
51
29 PRAGA
30 RIVERA
31 SANTA MARÍA
32 SEBORUCO
33 SUR
34 TIMANÁ
35 VEGALARGA
36 YAGUARÁ
37 ZULUAGA
38 CDC - NEIVA
4.4 INTERVENTORIA.
Electrohuila S.A. E.S.P. efectuará la Interventoría al contrato a través de su propio
personal o mediante terceros contratados para tal efecto. La interventoría estará
facultada para liquidar el contrato.
4.5 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y RECURSOS REQUERIDOS
Información general
Electrohuila S.A. E.S.P. indicará las características generales de los proyectos a los cuales se les ejecutara la interventoría.
Medios de Transporte, Seguridad Industrial, Equipos, Herramientas y
Elementos de Oficina
Será responsabilidad del proveedor la adquisición y suministro de todos los
medios de transporte a utilizar, equipos, herramientas, elementos de oficina y
52
demás que sean requeridos para el desarrollo del contrato. El proveedor
transportará el personal bajo su responsabilidad observando la reglamentación
que para el efecto expidan las autoridades competentes. Los vehículos deberán
estar en buen estado.
El proveedor deberá garantizar la implementación total del programa de salud
ocupacional, el cual debe como mínimo contemplar los siguientes aspectos:
Subprograma de medicina preventiva y del trabajo
Subprograma de seguridad industrial
Subprograma de higiene industrial
Funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional - COPASO
Panorama de riesgos
Al inicio del contrato el proveedor deberá garantizar el suministro total de los
elementos de protección personal que en cada sitio de trabajo sea necesario para
proteger su integridad.
Previo a la ejecución del contrato, el proveedor deberá suministrar a Electrohuila
S.A. E.S.P. el listado del personal contratado para la ejecución de la obra. El
personal deberá estar afiliado al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud,
pensiones y riesgos profesionales).
El proveedor se obliga a cumplir con las normas de seguridad de Electrohuila S.A.
E.S.P. y atender las instrucciones que en tal sentido se le impartan de la
Interventoría en este sentido.
53
La interventoría al inicio del contrato velará que el contratista cumpla con los
programas de salud ocupacional, medicina preventiva y del trabajo, así como con
las normas de protección ambiental.
Identificación del Personal
El personal del proveedor deberá poseer su dotación (ropa de trabajo) en la que
este claramente identificada la firma proveedor y la leyenda "Proveedor -
ELECTROHUILA S.A. E.S.P.” e igualmente un carnet de doble faz que lo
identifique y lo autoriza para ejecutar los trabajos contratados. El carnet debe
portarse en un lugar visible.
El proveedor reportará a Electrohuila S.A E.S.P la entrega y restitución de carnés
que deberán estar debidamente codificados y numerados.
Condiciones Contractuales del Personal
La asignación salarial no deberá ser inferior al salario mínimo legal.
Desde el inicio, durante su desarrollo y hasta la terminación del contrato, el
proveedor se obliga a mantenerse a paz y salvo en el pago de salarios
correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de
seguridad social integral y aportes parafiscales.
Finalizada la ejecución parcial y cuando el proveedor presente las facturas para el
cobro de actas de recibo parcial, deberá antes del día 20 de cada mes reportar a
54
Electrohuila S.A. E.S.P., a través de la Interventoría, la relación completa de la
nómina correspondiente al mes inmediatamente finalizado de ejecución del
contrato donde conste su pago a cada trabajador y novedades de carácter laboral
(vinculaciones y desvinculaciones).
El proveedor deberá considerar dentro de su oferta que para la afiliación del
personal a la Administradora de Riesgos Profesionales - ARP, todos los
trabajadores de carácter operativo se clasifiquen en categoría cuatro (4) y todo el
personal de apoyo y oficina se clasifique en categoría uno (1) conforme al Decreto
1295 de 1994 y en consecuencia se apliquen las tablas establecidas en el Decreto
Reglamentario 1772 de 1994.
El Proveedor será responsable como único patrono, de los salarios, prestaciones
sociales y mantendrá al día y disponibles para la inspección de Electrohuila S.A.
E.S.P. todos los documentos que requiera para verificar el cumplimiento de sus
obligaciones laborales. Al finalizar el contrato o al momento del retiro de cualquier
trabajador del proveedor, éste deberá efectuar la liquidación.
4.6 GARANTÍAS
El proveedor seleccionado para la ejecución del contrato garantizará el
cumplimiento del contrato mediante la expedición a su costa y a favor de
Electrohuila S.A. E.S.P, de una garantía única del contrato mediante póliza
expedida por una compañía de seguros constituida en Colombia, que cubra los
siguientes amparos:
55
a. De cumplimiento del contrato. Equivalente al 10% del valor total del
contrato, vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días
más.
b. De pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del
personal a emplear. Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a
partir de su firma, durante el plazo del mismo y tres años más.
c. De responsabilidad civil extracontractual. Equivalente al 10% del valor total
del contrato, vigente a partir de su firma, durante el plazo del mismo y un año
más. Para la presente póliza, deberá figurar como Tomador: El contratista;
Asegurado: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. y Beneficiario:
Electrohuila S.A. E.S.P. y Terceros afectados.
d. De calidad del servicio. Equivalente al 30% del valor total del contrato,
vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días más.
La póliza deberá ser presentada a Electrohuila S.A. E.S.P. dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes a la firma del contrato. De no cumplirse con esta obligación
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá revocar la adjudicación de dicho contrato.
Cuando se realicen suspensiones y reiniciaciones el contratista está obligado a
ampliar las vigencias de las pólizas y enviará a la División de Servicios
Administrativos para su aprobación.
4.6 REQUISITOS DE LAS FACTURAS
Las facturas de venta deben cumplir como requisito mínimo las normas fiscales
vigentes establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
56
Las facturas deben ser presentadas en original y copia. En la factura, cuenta de
cobro o documento equivalente, se debe colocar el número de la orden o contrato
que Electrohuila S.A. E.S.P. haya asignado. Asimismo se debe indicar el concepto
que se está facturando, especificando además en qué municipio se prestó el
servicio facturado, si es el caso. El periodo contable de Electrohuila es del 1 al 15
de cada mes. El contratista deberá facturar de la misma manera en que quedó
establecido en el contrato el cual se elabora conforme a la oferta presentada.
4.7 OBLIGACIONES GENERALES DEL PROVEEDOR
Además de las obligaciones propias del contrato, el proveedor se compromete a
cumplir las siguientes:
a. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan.
b. Obrar con lealtad y buena fe.
c. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada.
d. Mantener vigentes todas las garantías en los términos del contrato.
e. Emplear personal calificado para la óptima ejecución del contrato.
f. Suministrar en cantidad, calidad y tiempo los equipos, herramientas y recursos
necesarios para la adecuada realización del contrato.
g. Reintegrar a la compañía Electrohuila S.A E.S.P la totalidad de los valores que
ésta tuviere que cancelar por concepto de eventuales condenas proferidas por
autoridades judiciales, administrativas o entes de control, derivadas de las
acciones u omisiones - de naturaleza civil, laboral o cualquiera otra - del
contratista y que se generen de manera directa o indirecta del presente
contrato.
57
4.8 ERRORES ARITMÉTICOS
Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las
operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos
de evaluación, se exige la presentaciones de los cuadros de precios y cantidades
en medio magnético, para facilitar la evaluación correspondiente.
Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por
la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido. Si al realizar la
corrección aritmética el valor de la oferta aumenta, el proponente deberá
modificar el valor asegurado de la póliza de seriedad de la oferta, de acuerdo
a las condiciones y al porcentaje establecido en los presentes términos de
referencia.
4.9 CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
En caso de que la oferta se aparte de las especificaciones técnicas en aspectos
de fondo, de tal naturaleza que el suministro en los términos propuestos no
satisfacen, el objeto de la Invitación, y que estas desviaciones no sean
convenientes para LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P., la propuesta
no será tenida en cuenta para el resto de la evaluación ni para la adjudicación
final.
4.10 REUNIONES DE EVALUACIÓN
Mensualmente deberá celebrarse como mínimo una (1) reunión con participación
del Director del proyecto, el Ingeniero Residente del proyecto y el Ingeniero
Interventor, con el fin de analizar los diferentes aspectos técnicos y administrativos
relacionados con el proyecto, sin perjuicio de que participen otros funcionarios de
las diferentes áreas de la Electrificadora del Huila S.A. - E.S.P.. De cada una de
58
estas reuniones se levantará un acta, la cual será mantenida en custodia por el
interventor.
De todas maneras, la responsabilidad sobre las decisiones y determinaciones del
proyecto, corresponde al INTERVENTOR y al CONTRATISTA.
4.11 RECIBO DEFINITIVO DEL PROYECTO
Ejecutados los trabajos e integraciones al Scada y SGD objeto de los contratos a
los que se les efectúa la interventoría o en los eventos de terminación anticipada
previstas en la Ley, previamente a la liquidación, el Interventor y el Contratista, se
extenderá el Acta de Recibo Definitivo de la obra, en la cual se dejará constancia
de la cantidad, valor y condiciones de la obra ejecutada, así como de las
observaciones a que haya lugar.
4.10 LIQUIDACIÓN
El contrato se liquidará en común acuerdo entre las partes dentro de los seis (6)
meses siguientes a su terminación.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá liquidar unilateralmente el contrato en el evento de
que no haya acuerdo al respecto con el proveedor.
59
ANEXO No. 1
MODELO CARTA DE PRESENTACION
Propuesta presentada a la Electrificadora del Huila S.A. – E.S.P. para la
_________________________________________________________________
Ciudad y fecha
Neiva
Nosotros, los suscritos ____________________________________, de acuerdo con
las condiciones que se estipulan en los documentos de invitación, hacemos la
siguiente propuesta para
la__________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_______________ y en caso de que nos sea aceptada por La Electrificadora del Huila
S.A. E.S.P., nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente.
Declaro así mismo que:
1. Conozco y me acojo al Reglamento Interno de Contratación de la
Electrificadora del Huila S.A. E.S.P (Acuerdo 018 de septiembre 29 de 2006).
2. Que tuve conocimiento de los términos de referencia y condiciones de la
presente invitación a través de la página web www.electrohuila.com.co.
3. Que recibí y tuve conocimiento del Manual de Salud Ocupacional y protección
ambiental para el contratista.
60
4. Conozco los documentos de la invitación y acepto los requisitos en ellos
contenidos.
5. He recibido los siguientes adendas y los documentos de invitación.
______________________________ (indicar en número y la fecha de cada
uno) y aceptamos su contenido.
6. Me comprometo a ejecutar totalmente el objeto de la invitación en un plazo de
__________________ ( ) meses, contados a partir de la fecha del acta de
inicio suscrita entre el interventor y el contratista.
7. No me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad de las señaladas en la ley
o el Reglamento de Contratación de Electrohuila, como tampoco en algún tipo
de prohibición especial para contratar.
8. En el evento de ser adjudicado el contrato, me comprometo a presentar las
garantías exigidas y a suscribir el contrato dentro de los términos señalados.
9. El valor de la propuesta es de:
___________________________
10. La presente propuesta consta de ________ ( ) folios debidamente
numerados.
Atentamente,
Nombre: ________________________________
Nit o C.C. No : __________________ De_________________
Matrícula No: _________________________
Dirección: ______________________________
Correo Electrónico ______________________________
Teléfono: ______________________________
Ciudad: _________________________________
______________________________
FIRMA
61
ANEXO No. 2
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN
(Publicado en la página Web wwwelectrohuila.com.co, en contratación).
62
ANEXO No. 3
ELECTROHUILA S.A. –E.S.P. al momento del pago practicará retenciones por
reteica conforme la siguiente tabla:
SERVICIOS COMPRASACEVEDO 6*1000 1 1
AGRADO 5,8*1000 5*1000 0,15 1 1
AIPE 9*1000 1 1
ALGECIRAS 4*1000 119.000 803.000
ALTAMIRA 5*1000 119.000 803.000
LA ARGENTINA 8*1000 8*1000 1 1
BARAYA 7*1000 148.765 892.590
CAMPOALEGRE 5*1000 114.909 114.909
COLOMBIA 10*1000 689.455 689.455
ELIAS 4*1000 119.000 803.000 GARZON 5*1000 1.034.183 1.034.183
GIGANTE 3*1000 1 1
GUADALUPE 7*1000 1 1
ISNOS 10*1000 1 1
LA PLATA 4*1000 119.000 803.000
NATAGA 5*1000 119.000 803.000
NEIVA 5*1000 149.000 893.000
PAICOL 4*1000 119.000 803.000
PALERMO 10, 5*1000 5*100 148.765 892.590
PITALITO 6*1000 1.171.000 1.171.000
SALADOBLANCO 5*1000 206.836 689.455
SAN AGUSTIN 6*1000 1.378.910 1.378.910
SANTA MARIA 4*1000 172.364 344.728
SUAZA 7*1000 1 1
TELLO 10*1000 2*1000 1 1
TERUEL 10*1000 1*1000 1 1
TESALIA 5*1000 1 1
VILLAVIEJA 7*1000 1 1
YAGUARA 10*1000 1 1
PALESTINA 8*1000 1.333.529 1.333.529
BASEMUNICIPIOS TARIFA
SOBRETASA
BOMBERIL
AVISOS Y
TABLEROS
63
ANEXO No. 4
INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCIÓN DE
PROVEEDORES
ELABORADO
19-04-2013
Propósito: Orientar a las personas naturales o jurídicas que deseen iniciar el
proceso de inscripción de proveedores de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P,
Trámite a seguir:
1. Ingrese a la página WEB www.electrohuila.com.co.
2. Seleccionar el link de CONTRATACION y posteriormente hacer clic en
formato de inscripción de proveedores.
3. Allí encontrará el FORMATO DE INSCRIPCIÒN DE PROVEEDORES, el
cual deberá ser impreso y diligenciado en su totalidad.
64
4. De acuerdo con el numeral 4 del formato de inscripción de proveedores, se
deberá adjuntar la siguiente documentación:
a. Carta de presentación y/o portafolio de servicios
b. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la
Cámara de Comercio, con una expedición no mayor a 30 días de
antelación a la fecha de envió del formulario de inscripción.
c. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN
actualizado.
d. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal.
Nota: Los documentos deberán ser escaneados en formato PDF en un tamaño
que facilite su legibilidad.
5. Una vez el proveedor cuente con la totalidad de la documentación detallada
en el numeral anterior, éste deberá enviar dicha documentación
únicamente vía email al correo
[email protected], detallando en el asunto
INSCRIPCION DE PROVEEDORES.
65
ANEXO No. 5
MANUAL DE INTERVENTORÍA
66
ANEXO No. 6
DOCUMENTO MA-ATH-04-001
MANUAL DE SALUD OCUPACIONAL Y PROTECCIÓN AMBIENTAL PARA
CONTRATISTAS