electrohuila s.a. e.s.p. · morosidad en el pago en el mercado atendido por electrohuila s.a. e.s.p...

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ELECTROHUILA S.A. E.S.P.

INVITACIÓN PÚBLICA A COTIZAR EHUI-SC-159/2017

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 NORMATIVIDAD APLICABLE

La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirán por el derecho privado

conforme a lo dispuesto en las leyes 142 de 1994, art. 32; 143 de 1994, art. 8, el Acuerdo No.

018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue expedido el Reglamento de

Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.

1.2 IDIOMA

El idioma que rige el presente proceso es el castellano. En consecuencia, de presentarse

documentos en otro idioma, estos deberán venir traducidos al español por un traductor oficial,

circunstancia que deberá acreditarse.

1.3 OBJETO

Suministro de servicios para la ejecución de las acciones de suspensión, reconexión,

verificación, persuasión y novedades en los sectores urbano y rural de los municipios de las

zonas Neiva-Norte, Centro, Sur y Occidente del Departamento del Huila, a los clientes con

morosidad en el pago en el mercado atendido por Electrohuila S.A. E.S.P - Proceso Gestión

Técnica de Cartera.

1.4 ALCANCE DEL CONTRATO

Con el fin de asegurar el logro de las metas de recaudo y cartera, el contratista deberá ejecutar

las labores operativas de suspensión, reconexión, seguimiento a usuarios con suspensión del

servicio de energía, a todos los usuarios para los cuales se ordenen estas labores, ejecutar las

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actividades de reconexión y reinstalación del servicio a todos los usuarios para los cuales se

generen estas órdenes, asegurándose que el servicio se restablezca de acuerdo con los

tiempos y las normas de calidad establecidas por Electrohuila S.A. E.S.P. para la prestación del

mismo. Las actividades de suspensión, reconexión, corte, reinstalación, revisión o seguimiento

a las suspensiones serán diariamente programadas por el Electrohuila S.A. E.S.P. y la

interventoría que designe, de acuerdo con la información generada, conforme a la mora o el

pago de la deuda.

1.4.1 ACTIVIDADES A DESARROLLAR

1.4.1.1 SUSPENSIÓN DEL SERVICIO

Actividad que comprende la interrupción del servicio de energía, mediante alguna de las

modalidades practicadas por Electrohuila S.A E.S.P., (desconexión de la acometida en baja

tensión en poste, en medidor o el retiro de cortacircuitos, fusibles o grapas de operar en

caliente para acometidas de media tensión) la cual incluye todas aquellas que por

incumplimiento de alguna de las obligaciones del suscriptor, usuario o cliente previstas en la

ley, en la regulación o en el contrato de condiciones uniformes. El contratista deberá disponer

de un mecanismo de identificación y almacenamiento de los elementos de propiedad del

cliente y/o Electrohuila S.A. E.S.P., retirados en la suspensión.

1.4.1.2 VERIFICACIÓN DE SUSPENSIÓN DEL SERVICIO

Actividad que comprende la realización de visitas periódicas de inspección en terreno al

inmueble suspendido, a fin de garantizar la continuidad de la suspensión e impedir la

reconexión no autorizada por la empresa. En los casos en que se encuentre el servicio

reconectado sin que se hubiere eliminado la causa que generó dicha suspensión, se deberá

suspender nuevamente. Si la reconexión se realizó mediante una conexión clandestina se

deberá levantar las pruebas suficientes que soportan la anomalía encontrada y se deberá

dejar suspendido.

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1.4.1.3 RECONEXIÓN DEL SERVICIO

Restablecimiento del servicio de energía a un inmueble, que refleja la eliminación de la causa

que originó la suspensión, desconexión de la acometida en baja tensión en poste, en medidor,

el retiro de cortacircuitos, fusibles o grapas de operar en caliente para acometidas de media

tensión. Para los casos que provienen de una verificación de la suspensión, el servicio

corresponde a la conexión de la acometida y demás materiales que hayan sido desconectados

y/o retirados.

1.4.1.4 GESTIÓN DE COBRO PERSONALIZADO (NOVEDADES Y ACUERDOS DE PAGO)

Actividad que comprende la visita en campo a los suscriptores o usuarios morosos por parte

de los auxiliares de corte para negociación de la deuda; esta actividad se realiza en el sector

rural, se debe realizar la suspensión del servicio en caso de no lograrse un acuerdo de pago.

Para cumplir las funciones de suspensión, reconexión y seguimientos el contratista, debe hacer

uso de terminales portátiles que permita relacionar toda la información.

1.4.1.5 PERSUASIÓN

Actividades consistentes en visita a clientes, previo a la suspensión, para entregar

comunicación y/o interacción para motivar al pago evitando la suspensión. El contratista

dispondrá del personal requerido y será Electrohuila S.A. E.S.P. quien suministre la

información para los clientes a visitar por persuasión, personal que reportará el trabajo a la

persona designada por Electrohuila S.A. E.S.P.

1.4.2 DESCRIPCIÓN, CANTIDADES Y PRESUPUESTO OFICIAL

Ver anexo No. 2.

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1.4.3 CONDICIONES GENERALES

Electrohuila S.A. E.S.P. entregará al contratista el cronograma de suspensiones mensual, como

documento de referencia que contiene fecha programada de suspensión.

El contratista deberá disponer de personal para gestión y desarrollo del contrato en sus oficinas,

una persona en las sedes de Saire, Bote, Garzón, Pitalito y La Plata para la atención al usuario

y gestión del contrato, adicionalmente el personal de terreno para las acciones de persuasión,

suspensión, verificación, reconexión y levantamiento de novedades que cumplan con el objeto

del contrato. El horario de trabajo del contratista, deberá ser como mínimo coincidente con el

horario de trabajo de Electrohuila S.A. E.S.P., con el fin de solucionar cualquier eventualidad y

el coordinador deberá permanecer en contacto permanente en caso de que requiera realizar

actividades por fuera de dicho horario, en todo caso las actividades tendrán que cumplirse

dando la importancia al cumplimento de los tiempos de reconexión.

El contratista debe contar con la disponibilidad de un sistema de información desarrollado en

Oracle, Fox Pro, Access u otro gestor de base de datos mediante el cual controle la gestión de

los trabajos realizados en cuanto a: Manejo estadístico de las operaciones, Manejo de personal

(nómina), Facturación de actividades, Intercambio de información en archivos planos con un

formato definido por Electrohuila S.A. E.S.P., generación de órdenes de ejecución de

actividades y reportes de resultados.

Electrohuila S.A. E.S.P. se reserva el derecho de establecer las acciones y montos de gestión

de cartera sin ningún condicionamiento por la parte contratista.

El contratista deberá entregar a Electrohuila S.A.-E.S.P. el análisis respecto al cumplimiento de

sus indicadores con comentarios y recomendaciones que contribuyan a cumplir las metas, así

como deberá elaborar y presentar a Electrohuila S.A. E.S.P. informes diarios de las labores

realizadas. Así mismo el contratista deberá presentar por escrito y en medio magnético

consolidados semanales de las labores realizadas con las cantidades de avance de tareas

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(persuasión, suspensiones, cortes, reconexiones, reinstalaciones y seguimiento), y estadísticas

mensuales de las mismas, e información mensual relevante para Electrohuila S.A. E.S.P, como:

a) Clientes que permanecen en la condición de suspensión o corte del servicio.

b) Clientes reconectados o reinstalados en forma fraudulenta o con el registro de la

medida sin eliminar la causa de la suspensión.

c) Clientes que se imposibilita la suspensión del servicio, especificando el motivo por el

cual no se puede realizar la acción. (Este punto se debe enviar correo diario informando a

la Interventoría).

d) Clientes con reconexión o reinstalación del servicio.

e) Informe de Gestión donde evidencie lo entregado por ciclo y compare lo gestionado.

(Usuarios y monto de cartera).

f) Clientes a los cuales no se les realizó la acción de persuasión, suspensión y

verificación ordenada por Electrohuila. S.A. E.S.P.

Mantener con los funcionarios responsables de la Interventoría de Electrohuila S.A. E.S.P.,

comunicación permanente sobre el estado de avance de las actividades. Atender y resolver

consultas sobre la correcta interpretación de los informes y los resultados y sobre los errores u

omisiones que estos puedan contener.

Elaborar y enviar a Electrohuila S.A. E.S.P. las actas de reunión efectuadas con los funcionarios

asignados por Electrohuila S.A. E.S.P. para la interventoría de los trabajos.

Los problemas o los inconvenientes que surjan, en la ejecución de las actividades, se

comunicarán, telefónicamente o por otro medio, a cualquiera de las personas designadas por

Electrohuila S.A. E.S.P. para la recepción de este tipo de situaciones, en un plazo máximo de 4

horas posteriores a la ejecución de la actividad.

Cada una de las labores se ejecutará de acuerdo con las normas técnicas de instalación,

vigentes en Electrohuila S.A. E.S.P., cualquier daño originado por error en la conexión del

cliente, será de exclusiva responsabilidad del Contratista.

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El contratista deberá entregar a Electrohuila S.A E.S.P.., todas las actas diligenciadas,

debidamente organizadas de acuerdo con las normas técnicas establecidas por Electrohuila

S.A E.S.P., clasificadas y marcadas de acuerdo al tipo de solicitud (Persuasión, Suspensión,

Verificación y Reconexión); también deberá tener en cuenta el ciclo al que pertenecen, la fecha

de ejecución y el número de la solicitud, con las identificaciones y separadores respectivos, de

acuerdo a la Tabla de Retención Documental del proceso de Control Cartera, lo cual será

establecido y acordado previamente con la interventoría . La entrega de las actas deberá

realizarse todos los lunes (martes si el lunes es festivo) con la totalidad de las actas

diligenciadas la semana anterior, con oficio dirigido a la interventoría de cartera resumiendo las

cantidades entregadas por cada uno de los ciclos.

Cualquiera que sea el tipo de suspensión utilizada, el auxiliar de corte instalará los sellos

adhesivos de suspensión (seriados y por colores de acuerdo con la actividad realizada),

suministrados por el contratista, de tal manera que permitan evidenciar manipulación de la

instalación por parte del suscriptor o usuario en el evento de una reconexión no autorizada,

estos sellos deben estar correctamente relacionados en la terminal portátil y correctamente

relacionados en el acta de suspensión entregada al cliente. La calidad, el color y el contenido

del sello de suspensión deberán ser presentadas previamente al interventor designado por la

Electrohuila S.A E.S.P., para su aprobación.

Los colores de los sticker o adhesivos de suspensión son:

SUSPENSIÓN: Color NARANJA NEON.

VERIFICACIÓN: Color ROJO.

En los casos donde el cliente se oponga o no permita la suspensión, el contratista con el apoyo

de Electrohuila S.A. E.S.P. procederá a solicitar el amparo policivo para lograr el objetivo de la

suspensión. En el caso de los edificios, donde se presenten dificultades para su realización, el

Contratista preparará los oficios dirigidos a los administradores de los citados edificios,

solicitándoles su cooperación, para lo cual Electrohuila S.A. E.S.P. le facilitará un oficio tipo,

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acudiendo luego el contratista, en la fecha señalada en el oficio, a la ejecución de la

suspensión.

Para los clientes del sector rural la suspensión debe realizarse cuando sea factible (usuario

terminal en baja tensión) con apertura de bucles en la red de baja tensión en la estructura o

poste más retirado del predio, en caso de no ser posible por encontrarse conectado otro cliente,

se debe realizar levantamiento de la topología eléctrica anexando las fotografías, estado de los

postes y propuesta que garantice la suspensión efectiva. La anterior información se debe

reportar a la empresa en los tiempos definidos para la entrega de información a Electrohuila

S.A. E.S.P.

Cuando por causas debidamente justificadas y originadas por Electrohuila S.A. E.S.P. el

contratista no pueda realizar la suspensión física del servicio a un cliente que fue entregado con

este propósito, el contratista debe elaborar un acta de visita registrando la causa por la cual no

se efectúa la suspensión y la demás información que la empresa requiera. En todo caso esta se

pagará como una acción de suspensión.

Para el desarrollo de gestión en recuperación de cartera el contratista deberá como mínimo

disponer de los equipos de cómputo que considere necesarios con los requerimientos de

hardware y software indispensables para su conexión al SIEC.

Toda la papelería, proformas y acciones necesarias para adelantar las actividades de gestión

de persuasión rural (actas de visita, créditos, sellos, volantes, folletos, publicidad radial) estarán

a cargo del contratista, sin embargo, todas las documentaciones asociadas con las gestiones

del contratista frente al cliente son de propiedad de Electrohuila S.A. E.S.P.

Las características técnicas de la papelería son:

a) Acta de visita, actas de suspensión, reconexión y verificación: Papel químico tamaño carta,

con dos copias.

b) Acuerdo de pago y recibo de pago: Papel químico tamaño carta y media carta con una copia

c) Sellos de condenación: Etiquetas adhesivas en tamaño de 7.5x2.5 cm, en colores

institucionales.

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d) Carpetas de archivo e acuerdo con el requerimiento de Electrohuila S.A E.S.P.

e) El diseño y la información requerida serán suministrados por Electrohuila S.A. E.S.P.

El contratista durante el día, en forma permanente deberá cargar al SIEC la totalidad de

acciones de suspensión ejecutadas con el propósito que cuando el cliente cancele la deuda,

realice un acuerdo de pago, por vía telefónica (Contact Center) o personalmente se acerque a

solicitar la reconexión del servicio en las oficinas del contratista encargado de realizar la

reconexión del servicio, ésta pueda ser generada de manera inmediata a través del sistema.

1.4.4 DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO SUSPENSIONES

Desde el Sistema Comercial – SIEC, Electrohuila S.A. E.S.P. genera las cuentas objeto de

suspensión para el respectivo ciclo de facturación, el contratista debe: Generar el

correspondiente archivo plano, organizar las cuentas a gestionar, proceder al cargue en cada

terminal portátil distribuyendo la asignación de trabajo para cada auxiliar o liniero. Esta

información será suministrada por Electrohuila al contratista para que se inicie la Gestión

Técnica de Cartera (suspensión reconexión).

Una vez cargadas las actas de suspensión en las respectivas terminales portátiles (TP), el

contratista debe ejecutar la suspensión física del servicio de energía eléctrica a cada uno de los

clientes entregados y diligenciar en su totalidad para cada acción la información requerida en la

terminal portátil, generando al cliente la impresión del acta de suspensión y conservando una

impresión debidamente firmada por quien atendió la visita o la observación en caso no de haber

nadie en el inmueble y el funcionario que ejecutó la acción, dejando el original en el inmueble al

que se le suspendió el servicio.

Igualmente deber realizar el registro fotográfico de la respectiva suspensión y reconexión donde

se pueda identificar y evidenciar la gestión, para lo cual el contratista deberá tomar al menos

tres fotos: Una panorámica del predio, una del medidor donde se evidencie número de contador

con la lectura y una donde se evidencie la suspensión en poste (fotografía del funcionario

efectuando la acción de suspensión en el poste, donde se evidencie la marcación del apoyo Ej.

B001234) o en PIN (fotografía del pin suspendido). Es importante aclarar que estas fotografías

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deben ser claras, debe usarse la terminal portátil para tal fin, sin embargo, en caso de no ser

clara la imagen, podrá hacerlo con celular o cámara de buena definición de tal forma que

permita observar la información requerida, en todo caso, las imágenes deben ser cargadas en

el SIEC. Sin este requisito no se cancelará la acción.

1.4.4.1 SUSPENSIÓN EN PIN DE CORTE

Comprende las siguientes actividades:

a) El contratista localiza el inmueble respectivo, verificando toda la información asignada.

b) Identificarse con el carné suministrado por el contratista y autorizado por Electrohuila S.A

E.S.P.

c) Verificación de la información comercial del cliente.

d) Tomar y registrar lectura del medidor.

e) Si el motivo por el cual se programa la suspensión del servicio no ha sido subsanado por el

cliente, operar para desconexión totalizador, termo magnético o pin de corte para des

energizar la carga.

f) Instalación de stickers o adhesivos de suspensión o cualquier otro elemento que designe

Electrohuila S.A E.S.P.

g) Diligenciamiento completo del acta de suspensión.

h) Entregar o dejar copia del formato de acta de suspensión al cliente.

i) En los servicios multifamiliares, es decir servicios ubicados en tableros de medidores el

servicio de energía se desconecta desde el bloque de conexiones del medidor, colocando

sticker en la tapa de la bornera del medidor.

j) En las cajas de medidores con ventana de inspección para el interruptor de la acometida se

debe abrir la caja del medidor, retirar la salida del interruptor y colocar un sello adhesivo,

luego se debe cerrar nuevamente la caja del medidor y colocar sello adhesivo en la ventana

y sello adhesivo en la chapa de seguridad.

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1.4.4.2 SUSPENSIÓN EN RED AÉREA DE BAJA TENSIÓN (EN POSTE)

Cumpliendo las normas de seguridad se realizará lo siguiente:

a) Si la orden de suspensión no tiene los datos correctos el auxiliar deberá reportar la

información pertinente para su corrección y actualización en el sistema comercial a través

de la terminal portátil.

b) Ejecutar la suspensión desconectando la acometida, fase(s) y neutro, de la red aérea en el

poste (No hay retiro de la acometida), dejando en el extremo del poste el terminal de la

acometida enrollado con el sticker o adhesivo de suspensión. Se debe dejar registro

fotográfico.

c) Si Electrohuila S.A. E.S.P. lo requiere se realizará retiro de material. Es responsabilidad y

obligación del contratista establecer un mecanismo de marcación del material retirado en

ejecución de las acciones de suspensión, el cual le permita de manera efectiva mantener

control permanente y su respectiva custodia.

d) A la finalización del contrato el contratista deberá entregar inventario de todo el material que

haya retirado a los clientes objeto de suspensión.

1.4.4.3 SUSPENSIÓN AUDITADA EN CUENTAS ESPECIALES Y MEDIA TENSIÓN

La suspensión cuentas especiales, consiste en las suspensiones que impliquen retiro de red o

conexiones de manera especial, cuyos montos de cartera son significativos y las condiciones

técnicas de la cuenta requieran de un tratamiento especial. Esta suspensión se realiza con el

personal en vehículo.

El contratista localiza el inmueble respectivo, verificando toda la información asignada.

Identificarse con el carné suministrado por el contratista y autorizado por Electrohuila S.A E.S.P.

Cumpliendo las normas de seguridad se realizará lo siguiente:

a) Confrontar el número del medidor de la orden con el existente en el domicilio. Si la orden de

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suspensión no tiene los datos correctos el auxiliar deberá reportar la información pertinente

para su corrección y actualización en el sistema comercial a través de la terminal portátil.

b) Tomar la lectura de los registros del medidor de energía y medir carga con la pinza

Voltiamperimétrica, proceder con la suspensión.

1.4.4.4 RECONEXIÓN DEL SERVICIO

El contratista deberá presentarse en el predio objeto de la reconexión identificándose con carné

e informando al cliente la acción a ejecutar y la causa de la reconexión (cancelación de la

deuda o celebración de acuerdo de pago).

El contratista debe ejecutar la reconexión física del servicio de energía eléctrica en el poste y/o

pin de corte según el caso a cada uno de los clientes que hayan eliminado la causa de la

suspensión (mora en el pago). Para ello deberá diligenciar en su totalidad toda la información

requerida en la terminal portátil del acta de reconexión, de la cual dejará una impresión al

cliente debidamente firmado por éste, el funcionario que ejecutó la acción o un testigo en caso

de negación a firmar o ausencia de quien habita el inmueble. Para el reconocimiento económico

al contratista, Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará como soporte la impresión del acta de

reconexión debidamente diligenciada y conforme lo registrado en la terminal portátil y el registro

fotográfico del medidor con la lectura encontrada, así como la conexión del apoyo donde se

efectuó la debida suspensión.

Para el caso de clientes suspendidos y conectados al sistema de distribución en nivel de

tensión II (13.8 KV) o III (34.5 KV), la reconexión en media tensión se realizará mediante la

colocación y cierre de las respectivas cañuelas y/o respectivo fusible. Este mismo

procedimiento se seguirá para los casos de clientes conectados en nivel de tensión I, que se

alimenten de un transformador exclusivo.

Una vez el cliente ha cancelado la factura vencida o ha suscrito un acuerdo de pago con

Electrohuila S.A. E.S.P., conforme a la correspondiente acta de reconexión generada en el

SIEC, el contratista deberá reconectar el servicio en el sector urbano dentro de las 24 horas

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contadas a partir del pago y en el sector rural 48 horas a partir del respectivo pago, dichas

horas se entienden siguientes a la fecha de realizado el pago o acuerdo de pago

respectivamente, sin ninguna excusa e independientemente de que el cliente de aviso personal

o telefónico del pago o acuerdo realizado. Con este propósito el contratista diariamente, cada

hora, debe generar en el SIEC la información necesaria (pagos ingresados, pagos en tránsito y

acuerdos de pago celebrados) que le permitan establecer los clientes sujetos de reconexión,

para proceder a realizar dicha acción de oficio en caso de que el cliente no se acerque a

notificar el pago de la deuda o acuerdo de pago sobre la misma.

El contratista deberá presentar la respectiva acta de reconexión debidamente diligenciada

señalando hora fecha y día de la reconexión, ordenadas por número en orden ascendente con

relación impresa y en medio magnético en el formato indicado, legajadas con carátulas

marcadas en la tapa superior donde se indique: Ciclo, fecha de la acción, número de cuentas,

valor cancelado.

1.4.4.5 ACCIONES DE VERIFICACIÓN Y/O SUSPENSIÓN EN POSTE

Esta actividad contempla la realización de las siguientes acciones:

Suspensiones de servicio que no fueron realizadas desde el pin de corte, en los casos que las

cajas panorámicas tengan candado o no fuera posible su acceso o en los casos que no había

acceso a la caja por rejas u otros obstáculos.

Suspensiones de servicio realizadas, que no reaccionaron a la suspensión y que por orden

expresa de Electrohuila S.A. E.S.P. se verificara, en tal evento si Electrohuila S.A. E.S.P. lo

ordena se corroborará que se encuentren suspendidas y de presentarse reconexión no

autorizada, deberá proceder a suspender en el poste con retiro de material, en tal evento el acta

deberá especificar el material retirado, la custodia y responsabilidad del mismo estará única y

exclusivamente a cargo del contratista. Las órdenes de verificación dependen del análisis que

Electrohuila S.A. E.S.P. determine en cada cuenta o de las que presente en sus informes el

contratista.

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Para los usuarios reincidentes o sea aquellos que constantemente se evidencia que realicen

reconexión no autorizada, se debe entregar informe técnico detallado de las acciones técnicas

que se requiere realizar, tales como blindaje de redes, cambios de alimentación, supresión de

redes, de manera que se imposibilite al máximo la reconexión no autorizada por el usuario

moroso. En todo caso la información se suministrará de acuerdo con los modelos establecidos

por la Electrohuila S.A E.S.P.

1.4.4.6 GESTIÓN DE PERSUASIÓN

El contratista deberá realizar acciones individuales de persuasión a los clientes morosos de

acuerdo con los parámetros determinados por Electrohuila S.A. E.S.P. con el propósito de

lograr la gestión de la cartera en mora. Para ello en cada caso particular y dependiendo de la

condición real del cliente en sitio, el contratista realizará actividades como:

a) Aplicación créditos solo en el sector rural: Conforme al programa de financiación que

determine Electrohuila S.A. E.S.P., el contratista propenderá para que el cliente moroso se

acoja al mismo. En este caso el contratista deberá diligenciar el respectivo formato que

contendrá la información necesaria para la aplicación posterior en el SIEC del respectivo

crédito. Los créditos gestionados en terreno, deben entregarse a Electrohuila S.A. E.S.P.

con la información del usuario del servicio, como mínimo fotografía de la cedula de

ciudadanía, fotografía del predio (con fecha), huella dactilar, datos y sitios de contacto

(celular, dirección en el pueblo, sitio donde mercadeo etc..), la calidad del usuario del

inmueble (arrendatario, propietario, tenedor etc.), e identificación del inmueble, nombre de

la finca o predio.

b) Cobro persuasivo a través del Contac Center: Una auxiliar de gestión de cartera deberá

informar al usuario que debe proceder en un término inmediato al pago de la factura, caso

contrario se suspenderá el servicio. Se debe solicitar la información del propietario o

usuario real del servicio, el número celular y fijo para contacto, si tiene dirección en el

casco urbano y la información que con claridad permita la suspensión del servicio.

c) Imposibilidad de cobro de la obligación: Levantamiento acta de visita para cuentas rurales

que en terreno no sea viable la recuperación de cartera (Inmuebles solos, abandonados,

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predio que ya tiene suspendido el servicio, cuenta en reclamación), el contratista deberá

diligenciar un acta de visita en el formato determinado por Electrohuila S.A. E.S.P. con

registro fotográfico que evidencie el estado de la medida (acometida y medidor), como

también del inmueble.

d) Cuando Electrohuila S.A. E.S.P. lo disponga en la zona urbana de los municipios el

contratista podrá realizar acciones individuales de persuasión a los clientes morosos, con

el propósito de lograr el pago del servicio antes de la suspensión. Para lo anterior y

dependiendo el caso, el contratista realizará acciones como: Aplicación de créditos o

levantamiento de acta de visita.

e) Solamente cuando Electrohuila S.A. E.S.P. lo disponga el contratista podrá realizar

acciones como aplicación de créditos o levantamiento de acta de visita en el sector urbano

de los municipios como una acción de persuasión.

f) Reporte de novedades: En la zona urbana o rural el contratista podrá efectuar revisiones

detalladas en aquellos casos en donde se observe que no existe el predio, el inmueble se

encuentre abandonado o exista una situación que genere la depuración de la información

en el SIEC, para este caso deberá presentar la correspondiente acta de visita debidamente

diligenciada con registros fotográficos impresos del inmueble, lote, etc. Lo anterior se

reconocerá bajo la acción de novedad, es importante aclarar que su reconocimiento queda

supeditado a los registros tales como acta de visita y toma fotográfica. Electrohuila S.A.

E.S.P. entregará los correspondientes procedimientos y protocolos que le permitan al

contratista a través del SIEC desarrollar las diferentes actividades para una efectiva

Gestión Técnica de Cartera.

g) Entrega de comunicación de persuasión: el contratista deberá adelantar la entrega de

comunicaciones emitidas por Electrohuila S.A. E.S.P. para adelantar persuasión en el

pago, el contratista deberá demostrar la entrega de la comunicación y recopilar la

información del cliente.

1.4.5 RECURSO HUMANO

La estructura mínima requerida por Electrohuila S.A. ESP es la considerada para la ejecución

del contrato, ello no limita al proveedor a presentarla más amplia para asegurar el control y la

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eficacia de las actividades contratadas, si así lo considera. En todo caso se deberá garantizar

los rendimientos definidos.

Todos los trabajadores serán de libre vinculación y/o desvinculación por el contratista y no

adquieren relación laboral, administrativa, ni de alguna índole con Electrohuila S.A. E.S.P., por

lo tanto, es responsabilidad del contratista el pago de salarios, indemnizaciones, bonificaciones

y prestaciones sociales a que ellos tengan derecho.

El contratista está obligado a pagar a los trabajadores que utilice en la ejecución de las

actividades objeto del eventual contrato que se celebre, el salario y las prestaciones sociales

cotizadas y a cumplir en general lo dispuesto en la Ley 100 de 1993 y normas laborales

vigentes a la fecha de su ejecución.

El contratista deberá ajustar los salarios de los trabajadores, cada primero de enero, con el

valor indicado por el Gobierno Nacional de incremento del salario mínimo.

Para todos los efectos se aplicará los valores ofertados para los años 2018, 2019, 2020 y 2021,

de tal forma que el contratista asume los ajustes que considere pertinentes como incremento de

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los salarios y en ningún caso podrá solicitar o efectuar ajustes asociados con este concepto o

con los que estén relacionados con el incremento de salarios.

El contratista deberá dotar a sus trabajadores de todos los elementos de protección personal

que se requieren en atención a la naturaleza de los trabajos y de acuerdo a las especificaciones

de Electrohuila S.A.E.S.P.

El contratista deberá mantener oportuna, permanente y detalladamente informada a Electrohuila

S.A. E.S.P. de cualquier conflicto laboral, colectivo, real o potencial, en relación con el personal

empleado en la ejecución del contrato y de cualquier otro hecho del cual tenga conocimiento

que pueda afectar el desarrollo del contrato o la seguridad en el desarrollo de las actividades

propias del mismo, de Electrohuila S.A. E.S.P., de sus empleados, o de sus bienes o de la

imagen corporativa de Electrohuila S.A. E.S.P.

El contratista favorecido entregará a Electrohuila S.A. E.S.P., en medio magnético todas las

hojas de vida del personal seleccionado para realizar las actividades objeto de esta contratación

con toda la documentación soporte de cada trabajador.

El contratista con cada uno de los trabajadores que vincule para efectos de iniciar la ejecución

de las actividades contratadas, obligatoriamente deberá formalizar por escrito el

correspondiente contrato laboral individual, el cual deberá estar suscrito por las dos partes. El

Representante Legal del contratista no podrá delegar en tercera persona la firma del contrato

laboral y el mismo deberá suscribirse como requisito previo para dar inicio al desarrollo del

término contractual. Para estos efectos Electrohuila S.A. E.S.P. no aceptará modalidades de

contratación diferentes a la directa entre el contratista y cada trabajador, en los términos ya

señalados. Los contratos laborales no deberán contener en su texto relaciones contractuales

diferentes a la laboral.

Para la suspensión urbana en pin, se dispondrá de un auxiliar para suspensión en pin y demás

acciones previstas en el contrato o las que determine el interventor de Electrohuila S.A E.S.P.

Es importante señalar que las cuentas que no puedan ser suspendidas en PIN se efectuarán en

poste por las parejas.

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La Acción de verificación y/o suspensión en poste, se dispondrá de personal el cual constará de

auxiliares y linieros; la suspensión para verificación se hará en poste o en todo caso estas

personas si no hay verificación harán las demás acciones.

Suspensión en poste: Se dispondrá de auxiliares y linieros para la intervención del área rural

dado que la suspensión se hará en poste, al mismo tiempo que ejecutarán las demás acciones

previstas en el contrato o las que determine la Electrificadora del Huila y / o el interventor.

Acción de persuasión y/o novedades: Para la acción de persuasión y/o novedades el contratista

debe contar con auxiliares para persuasión, los cuales efectuarán el trabajo en la zona y el sitio

que determine la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P., a través del interventor o la persona que

se designe para tal evento.

El personal estimado para el desarrollo del contrato es el siguiente:

Personal 2018 2019 2020 2021

Liniero 23 23 23 23

Auxiliar 41 43 43 43

Operativo 64 66 66 66

Coordinador 1 1 1 1

Supervisor 3 3 3 3

Profesional HSQ 1 1 1 1

Analistas 3 3 3 3

Auxiliar de apoyo 6 6 6 6

Auxiliar Contac Center 1 1 1 1

Administrativo 15 15 15 15

Total 79 81 81 81

El personal para apoyo de oficina es el siguiente:

a) Un coordinador que abarcará sus funciones para todas las zonas.

b) Tres supervisores que se encargarán de monitorear las actividades del personal en terreno

y de optimizar la ejecución y efectividad de las acciones encargadas.

c) Un encargado HSEQ del manejo de calidad y salud ocupacional cuyas funciones estarán

asociadas para todas las zonas.

de 80

d) Tres analistas en la sede del contratista en la ciudad de Neiva, Uno en el edificio

PROMISIÓN, SAIRE o en la sede que Electrohuila S.A. E.S.P. tenga su Contact Center,

dedicados al análisis de información de las acciones realizadas y su correspondiente

gestión.

e) Seis auxiliares de apoyo, uno en cada una de las sedes de Electrohuila S.A. E.S.P. (Saire,

Garzón, Pitalito, La Plata y oficina proveedor), conforme las funciones designadas.

f) Un auxiliar de Contac Center, quien se encargará de hacer gestión de persuasión de cobro

de cartera preventiva.

1.4.5.1 REQUISITOS Y PERFIL DEL PERSONAL

El personal requerido para la ejecución de las actividades de Gestión Técnica de Cartera,

(suspensión, reconexión, verificación, persuasión y/o novedad rural) debe tener las

competencias requeridas que a continuación se relacionan:

a) Comunicación: Competencia basada en la transmisión e intercambio de información,

conocimientos y experiencias, que lleve a la comprensión de los objetivos organizacionales

y al fortalecimiento de las relaciones interpersonales.

b) Trabajo en Equipo: Competencia basada en la colaboración y participación de cada uno de

los integrantes del equipo de trabajo con el fin de lograr un objetivo común para alcanzar las

metas y objetivos organizacionales.

c) Orientación al Cliente: Competencia para identificar las necesidades del cliente

interno/externo inherentes a la política y necesidades de servicio y superar sus expectativas.

d) Experticia técnica-profesional: Competencia para entender y aplicar los conocimientos, las

experiencias propias y las destrezas personales en la labor encomendada, propendiendo a

la constante actualización.

e) El personal requerido para la ejecución de las actividades de suspensión, reconexión y

de 80

persuasión rural, debe tener para dar inicio al contrato, la competencia requerida conforme a

los siguientes requerimientos mínimos:

COORDINADOR

Formación básica

Título profesional en Ingeniería industrial, eléctrica, electromecánica, administración de empresas y áreas afines a este proceso

Experiencia Los coordinadores deberán certificar que tiene como mínimo un (1) año de experiencia en administración de contratos y contar con certificado básico de trabajo en alturas

Acreditación experiencia

laboral

Adjuntar certificación en papel membrete de la empresa empleadora, firmada por la persona autorizada, en la cual deben aparecer el nombre completo, cargo, funciones que desempeñó, fecha de inicio y culminación de las mismas (Día, mes, año

Acreditación Adjuntar copia del diploma y/o acta de grado y matricula profesional.

SUPERVISOR

Formación básica

Titulo Tecnólogo en áreas relacionadas con administración e ingeniería o seis (6) semestres de estudios superiores en áreas relacionadas con la administración o la ingeniería y certificación básica de trabajo en alturas.

Experiencia El Supervisor deberá certificar que tienen como mínimo un (1) año de experiencia en actividades de suspensión y reconexión de servicios públicos domiciliarios.

Conocimientos directos

Manejo de terminales portátiles, Conocimiento en suspensión y reconexiones Administración del talento humano, Estadística básica y Manejo de herramientas informáticas (Office).

Conocimientos complementarios

Conducción de motocicleta acreditada con la licencia correspondiente.


laboral

Adjuntar certificación en papel membrete de la empresa empleadora, firmada por la persona autorizada, en la cual deben aparecer el nombre completo, cargo, funciones que desempeñó, fecha de inicio y culminación de las mismas (Día, mes, año)

Acreditación formación básica

Adjuntar copia del diploma y/o acta de grado.

LINIERO

Formación básica

Técnico con Matrícula profesional de técnico electricista- TE5, certificado de trabajo en alturas, conocimiento de normas de seguridad y excelentes relaciones humanas.

Experiencia Los Linieros deberán certificar que tienen como mínimo un (1) año de experiencia


Conducción de motocicleta acreditada con la respectiva licencia

de 80


laboral



Adjuntar copia de la matrícula profesional.

AUXILIAR DE TERRENO

Formación básica

Técnico con Matrícula profesional de técnico electricista- TE-1 y certificado avanzado de trabajo en alturas.

Experiencia Certificar que tienen como mínimo (6) meses de experiencia en actividades de suspensión y reconexión.


Conducción de motocicleta con respectiva licencia y servicio al cliente


Adjuntar copia del diploma y/o acta de grado y certificaciones correspondientes.


laboral

Adjuntar certificación en papel membrete de la empresa empleadora, firmada por la persona autorizada, en la cual deben aparecer el nombre completo, cargo, funciones que desempeñó, fecha de inicio y culminación de las mismas (Día, mes, año).

Otros Excelentes relaciones humanas, conocimiento de normas técnicas y de seguridad.

ANALISTA

Formación básica

Titulo Tecnólogo en áreas relacionadas con administración e ingeniería

Experiencia Como mínimo seis (6) meses en gestión de cartera o análisis de costos o estadísticos, o relacionados con gestión comercial.


Servicio al cliente, Sistemas, análisis de estadísticas

Conocimientos complementarios

Manejo de herramientas informáticas (Office).


laboral



Adjuntar copia del diploma y/o acta de grado. O constancias

PERFIL HSEQ

Formación básica

Profesional o especialista, con licencia en salud ocupacional

Experiencia Como mínimo seis (6) meses en el desarrollo de la profesión.


Identificar, intervenir y controlar peligros asociados con las actividades asociadas a redes eléctricas y acreditar conocimiento de requisitos legales establecidos en seguridad y salud en el trabajo para el sector eléctrico. Conducción de motocicleta con respectiva licencia

de 80

1.4.5.2 HOMOLOGACIÓN DEL PERFIL

Electrohuila S.A E.S.P. aprobará previamente la vinculación laboral del personal al respectivo

contrato, mediante la verificación de sus competencias para desempeñar las labores del cargo.

El personal vinculado para cumplir las actividades objeto del contrato podrá desempeñarse en

las actividades de suspensión, reconexión, verificación, persuasión y/o novedades de acuerdo

con las necesidades de Electrohuila S.A E.S.P.

1.4.5.3 ROL DEL COORDINADOR

El Coordinador General del contrato deberá coordinar, diseñar e implementar métodos,

controles periódicos y sistemas de trabajo que conlleven al cabal cumplimiento del objeto del

contrato por parte del personal designado a la operación, los cuales deberán ser informados a

la empresa. El coordinador general del contratista, tendrá asignado bajo su responsabilidad el

grupo específico de funcionarios operativos, a los cuales realizará seguimiento y medición

mensual, de acuerdo con los métodos de trabajo e indicadores de gestión que se definan. De

igual manera, será responsable de realizar las jornadas de retroalimentación al personal

operativo que tenga asignado, para garantizar el mejoramiento continuo de las actividades

objeto del contrato, entregar la información y reporte del análisis periódico de las acciones

objeto del contrato

El coordinador general estará ubicado en Neiva con cobertura en los municipios de la zona, y

tendrá a su cargo entre otras, las siguientes actividades:

a) Mantendrá una estrecha relación con el interventor del contrato o su delegado en las zonas

y reportará al mismo las novedades encontradas en la operación de las actividades objeto

del contrato.

b) Será el encargado de presentar a Electrohuila S.A E.S.P., cada mes cumplido, para

aprobación y trámite las actas de ejecución de las actividades objeto del contrato.

de 80

c) Respaldará la operación, coordinando la ejecución de actividades de suspensión,

reconexión novedades y/o persuasión de cartera cuando por necesidades del servicio lo

exijan, y de todas aquellas actividades objeto del contrato que así lo ameriten.

Le corresponderá, por lo tanto:

1) Consolidar y emprender las acciones de mejoramiento conforme a las exigencias del contrato,

al reporte de observaciones y novedades encontradas durante las acciones desarrolladas y

presentar informes periódicos de manera oportuna a Electrohuila S.A. E.S.P., según lo

establezca el interventor.

2) Realizar gestión investigativa a las quejas presentadas por los clientes por posibles

irregularidades en la realización de las actividades y presentar el informe formal del resultado

a Electrohuila S.A E.S.P. y proponer las acciones correctivas a que haya lugar.

3) Velar porque los procedimientos establecidos por las Electrohuila S.A E.S.P., se cumplan de

acuerdo con lo estipulado en estos pliegos de condiciones con sus respectivas condiciones y

especificaciones.

4) Velar por el cumplimiento e Implementar los programas de salud ocupacional y seguridad

industrial con las cuadrillas bajo su responsabilidad diseñados por el contratista y proponer las

acciones de mejoramiento a que haya lugar.

El contratista a través del coordinador, deberá elaborar e implementar indicadores de eficacia y

efectividad que permitan realizar la medición y el seguimiento permanente de la productividad de

este personal, en relación con el cumplimiento de las tareas encomendadas. el contratista, se

obliga a enviar a la interventoría de Electrohuila S.A. E.S.P. los resultados mensuales

consolidados de dicha actividad de medición y seguimiento, así como los planes de acción que

deberán considerar como oportunidades de mejora en el plan de calidad asociado a este proceso

de contratación.

de 80

1.4.5.4 ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR

El supervisor, conjuntamente con el coordinador del contrato deberán implementar métodos,

controles periódicos y sistemas de trabajo que conlleven al cabal cumplimiento del objeto del

contrato por parte del personal designado a la operación, los cuales deberán quedar claramente

explicitados.

Deberá hacer inspecciones a las labores de suspensión, verificación, reconexión a fin de

verificar que las acciones se hayan ejecutado, así como efectuara labores de persuasión con

los clientes que no han respondido al pago.

El supervisor, tendrá asignado bajo su responsabilidad el grupo de funcionarios operativos, a

los cuales realizará seguimiento y medición mensual, de acuerdo con los métodos de trabajo e

indicadores de gestión que se definan. De igual manera, será responsable de realizar las

jornadas de retroalimentación al personal operativo que tenga asignado, para garantizar el

mejoramiento continuo de las actividades objeto del contrato. La interventoría de Electrohuila

S.A. E.S.P. podrá solicitar al contratista la asignación de tareas de ejecución en terreno de

verificaciones al personal que conforma su grupo de supervisión, como control posterior de las

actividades realizadas por los trabajadores del contratista. En el mismo sentido, podrán

asignarse revisiones especiales que por el grado de complejidad y de confidencialidad

requieran realizarse por este personal de confianza.

Velará que las actividades programadas por Electrohuila S.A. E.S.P. se cumplan conforme al

cronograma de suspensiones y los estándares de servicio establecidos por Electrohuila S.A.

E.S.P.

Le corresponderá, por lo tanto, garantizar:

a) Que las personas encargadas Carguen y descarguen la información en las terminales

portátiles.

b) Consolidar el reporte que los analistas hagan de observaciones y novedades encontradas

de 80

durante las acciones e informar de ello de manera oportuna a Electrohuila S.A E.S.P. o al

coordinador del contrato para que este lo reporte.

c) Verificar que el trabajo se ejecute en la forma estipulada.

d) Propender porque se efectúen correctamente las suspensiones, las reconexiones, el

diligenciamiento de actas de visita, del acta de reconexión, así como la labor de

persuasión.

e) Verificar que se realice de manera adecuada la gestión investigativa en los sitios donde se

presenten quejas de los clientes por posibles irregularidades en la realización de las

actividades.

f) Velar porque los procedimientos establecidos por la Empresa se cumplan de acuerdo con

lo estipulado en estos Pliegos de Condiciones con sus respectivas condiciones y

especificaciones.

g) Las demás actividades determinadas en estos Pliegos de Condiciones, en la propuesta y

en los procedimientos.

h) Apoyar la gestión de mejoramiento de acciones y proponer las diferentes alternativas de

mejora que considere de acuerdo con situaciones encontradas en terreno.

i) Velar por el cumplimiento de los programas de salud ocupacional y seguridad industrial

con las cuadrillas bajo su cargo diseñados por el contratista.

j) Estar vigilante de los eventos que por acción u omisión por parte del personal a su cargo

puedan afectar a terceros.

k) Velar por el correcto desarrollo del contrato.

l) Presentar informes al coordinador de la gestión realizada en periodos determinados para

evaluar la efectividad de las estrategias establecidas para la realización de las actividades

del contrato.

m) Dar solución a los requerimientos de las demás zonas de ejecución del contrato en cuanto

al soporte solicitado por las mismas.

n) Vigilar el cumplimiento de los rendimientos del personal e informar al coordinador sobre

deficiencias y/o mejoras requeridas.

de 80

1.4.5.5 ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL ANALISTA

a) Consolidar el reporte que los auxiliares hagan de observaciones y novedades encontradas

durante las acciones e informar de ello de manera oportuna a Electrohuila S.A. E.S.P. o al

coordinador del contrato para que este lo reporte.

b) Verificar los ciclos que se han trabajado y mirar los clientes que no han reaccionado y

programar con el supervisor visitas de verificación.

c) Verificar y hacer reporte de las reconexiones a las cuales se les debe hacer retiro de cargo

por cancelar antes de la suspensión.

d) Realizar el cruce de los pagos en tránsito con la base de suspensiones para la realización

de las reconexiones a tiempo.

e) Identificar las cuentas que no han reaccionado al pago y cruzar con novedades para

posibles informes de depuración e informar al coordinador.

1.4.5.6 ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL AUXILIAR DE OFICINA

Además de las funciones que le corresponden como Auxiliar de oficina en su desempeño diario,

le corresponde:

a) Hacer revisión de las imágenes descargadas a diario por los funcionarios identificando

errores en las mismas e informando al coordinador para toma de acciones correctivas.

b) Verificar que las fotos estén en su totalidad para la entrega respectiva a la interventoría

c) Revisar que las fotos correspondan a las estipuladas por la interventoría.

d) Hacer revisión de la calidad de las imágenes entregadas por las zonas e informar al

coordinador

e) Hacer el archivo para la entrega a la interventoría según lo estipulado por Electrohuila S.A.

E.S.P.

f) Hacer revisión de la información física entregada para que cumpla con los requerimientos

de la interventoría en tiempo e información suministrada.

g) Dar apoyo a las labores de los analistas de cartera.

de 80

h) Atención al usuario.

i) Cargue y descargue de la información en las terminales portátiles.

j) Consolidar el reporte de observaciones y novedades encontradas durante las acciones e

informar de ello de manera oportuna a la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P.

k) Reportar los sitios donde se presenten quejas de los clientes por posibles irregularidades

en la realización de las actividades.

l) Velar por el cumplimiento en los tiempos de reconexión tanto cargue, así como la ejecución

de las mismas a partir de la fecha del pago.

m) Apoyar al analista.

n) Realizar las llamadas a través del Contac Center, para gestión de cartera.

1.4.5.7 ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL LINIERO

Además de las funciones que le corresponden como Liniero en cuanto a su desempeño diario,

le corresponde también apoyar las labores operativas de los supervisores del contrato en el

terreno en los casos en que se requiera y específicamente en:

a) Carga y descarga de terminales portátil en la sede del contratista o la sede de Electrohuila

S.A E.S.P.

b) Implementar conjuntamente con el supervisor métodos, controles periódicos y sistemas de

trabajo con el fin de cumplir el objeto del contrato en términos de oportunidad y calidad.

c) Reportar información clara y veraz de las actividades ejecutadas en terreno.

d) Realizar revisiones específicas programadas por el contratista o por Electrohuila S.A E.S.P.

e) Conducir la motocicleta y/o vehículo automotor para el desarrollo de las actividades objeto

de este contrato.

1.4.5.8 ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL AUXILIAR DE TERRENO

Además de las funciones que le corresponden como Auxiliar en su desempeño diario, le

corresponde:

de 80

a) Conducir la motocicleta y/o vehículo automotor para el desarrollo de las actividades objeto

de este contrato.

b) Recepción del trabajo diario para su desarrollo, previa programación efectuada por el

supervisor o por el analista.

c) Realizar revisiones específicas programadas por el contratista o por Electrohuila S.A E.S.P.

d) Entrega de información a supervisor o analista según sea el caso. Es responsabilidad del

auxiliar electricista, ingresar en la terminal portátil la información levantada en terreno de las

órdenes de trabajo ejecutadas y asegurar la calidad de esta información, identificar posibles

inconsistencias y reportarlas.

e) Las actas diligenciadas deben indicar la acción realizada de manera clara, para que el

personal de oficina evidencie la situación levantada en terreno.

1.4.6 SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES

El contratista se compromete a pagar al personal encargado de la ejecución de este contrato, el

salario y las prestaciones sociales cotizadas, que están incluidos en el modelo de costos

previsto en estos términos de referencia.

El salario del personal deberá ser como mínimo el siguiente:

Salario base (SB) =SMLMV del año 2017

FUNCIONARIO CONTRATO SALARIO

CORDINADOR DE PROYECTO 3.5 SB

HSEQ 2,5 SB

LINIERO 1,6 SB más auxilio de transporte

SUPERVISOR 2,5 SB

AUXILIARES DE TERRENO 1,4 SB más auxilio de transporte

ANALISTAS 1,7 SB más auxilio de transporte

AUX OFICINA 1,4 SB más auxilio de transporte

de 80

Es de resaltar que estos sueldos y salarios son diseñados para que el oferente pueda

seleccionar el perfil, la experiencia y la capacidad profesional del personal que nomine para el

objeto de la presente invitación pública.

Rendimientos diarios de las acciones que debe cumplir el contratista

No ACTIVIDAD 2018 2019 2020 2021

1 Suspensión de Servicio de Energía - Pin 43 43 43 43

2 Suspensión, verificación- urbana Poste sede 32 32 32 32

3 Suspensión- urbana Poste fuera sede 25 25 25 25

4 Suspensión, verificación - rural 10 10 10 10

5 Suspensión- Reconexión en camioneta urbano 15 15 15 15

6 Suspensión- Reconexión en Camioneta rural 8 8 8 8

7 Reconexiones pin urbana - Fac. cancelada - Sin servicio 40 40 40 40

8 Reconexion de Servicio de Energía - Poste sede 30 30 30 30

9 Reconexion de Servicio de Energía - Poste F.sede 20 20 20 20

10 Reconexion Rural 10 10 10 10

11 Actas de Visitas / novedades/Persuación Urbana 30 30 30 30

12 Actas de Visitas / novedades/Persuación Rural 15 15 15 15

Si no cumple los rendimientos estimados por Electrohuila S.A. E.S.P., el contratista deberá

presentar un informe por escrito justificando el incumplimiento de los rendimientos.

1.4.7 HERRAMIENTAS Y DOTACIÓN

El contratista deberá contar con los elementos necesarios (certificados y homologados) para

cumplir con las normas y los procedimientos que demande la actividad contratada, para ello

deberá cumplir con lo que determine el contrato y en especial lo siguiente. La herramienta a

utilizar en el contrato debe ser nueva.

A continuación, sin perjuicio de lo que durante la ejecución del contrato se requiera, se detallan

las cantidades estimadas de herramientas que se debe tener en la ejecución del contrato y la

de 80

vida útil estimada de cada elemento. La cantidad especificada debe contemplar el número de

personas requeridas en el contrato para cada actividad.

HERRAMIENTA AUXILIAR DE PIN UN. CAN. VIDA ÚTIL AÑOS

Casco dieléctrico con barbuquejo # 1 0.5

Gafas protectoras filtro UV # 1 0.3

Guantes dieléctricos a 1000 Voltios CLASE 0 par 1 1

Alicate # 1 0.5

Juego Destornilladores de pala y estría (aislados a 600 v) juego 1 0.5

Proba fase # 1 0.5

Pinza Voltiamperimétrica (2000 A) # 1 2

Llave lonchera # 1 2

Conos de señalización # 2 1

Botiquín para moto # 1 1

Cajón de Herramientas # 1 2

Cinta aislante # 1 0.5

Pinza pelacables # 1 2

Botas pantaneras par 1 1

HERRAMIENTA LINIERO UND. CANT VIDA ÚTIL AÑOS

Casco dieléctrico con barboquejo # 1 0.5

Gafas protectoras filtro UV # 1 0.3

Guantes Protectores - ingeniero reforzados par 1 0.3

Proba fase # 1 0.5

Llave lonchera # 1 2

Detector de tensión # 1 2

Cinta para señalización # 1 2

Guantes dieléctricos clase 4 par 1 2

Botas pantaneras par 1 1

Manila de Servicio m 20 0.5

Guantes dieléctricos a 1000 Voltios CLASE 0 par 1 1

Guantin de Tela par 1 1

de 80

Escalera de fibra de vidrio aislada de 12 pasos # 1 2

Arnés dieléctrico con faja lumbar # 1 1

Tercer pretal # 1 1

Cabo de posicionamiento - eslinga de posicionamiento # 1 0.5

Juego de pretales # 1 0.3

Línea de vida (Eslinga con absorbedor de caída) # 1 2

Pértiga # 1 2

Mosquetón de aseguramiento 5000 LB # 1 1

Equipo de rescate en alturas # 1 2

De manera indicativa se relacionan los elementos de dotación que fundamentalmente deben ser

considerados: Jean y camisa dieléctricos 100% algodón (cada 4 meses), botas dieléctricas

(cada 4 meses), casco dieléctrico con barbuquejo, chaleco reflectivo, botas de caucho

pantaneras (según el caso y donde se requiera), sobre todo impermeable, monogafas filtro UV

anti arco eléctrico, cinturón de seguridad, arnés de seguridad con faja, Eslinga de seguridad

Pretales, Tercer pretal, linterna grande con batería, pértiga dieléctrica de secciones (de 3 m o 6

m según el caso y donde se requiera) y guantes dieléctricos adecuados para maniobrar

instalaciones eléctricas en baja tensión (menor o igual a 1.000 voltios) y alta tensión (mayor a

1.000 voltios y menor o igual a 34.500 voltios). De todas formas, los elementos de protección

en cada lugar de trabajo, serán requeridos y exigidos por Electrohuila S.A. E.S.P. de acuerdo

con los posibles riesgos. La dotación debe ser con los colores institucionales de Electrohuila

S.A. E.S.P. Se debe calcular la entrega de dotación para todos funcionarios. En todo caso el

contratista debe asegurarse que el personal disponga de todos los elementos necesarios para

adelantar sus trabajos en óptimas condiciones de seguridad.

Para la iniciación de la ejecución del contrato es condición de obligatorio cumplimiento que el

contratista de manera efectiva haya suministrado a todo su personal los equipos, herramientas

y dotación mínima que la ley exige necesarios para el desarrollo de las actividades

encomendadas. Igualmente, que estén debidamente afiliados al sistema de seguridad social y

de pensiones.

de 80

DOTACIÓN LINIEROS Y AUXILIARES DE TERRENO

ELEMENTO UNID CANTIDAD VIDA ÚTIL AÑOS

Jean Dieléctrico 14 OZ # 3 1

Camisa índigo sin partes metálicas # 3 1

Botas dieléctricas par 3 1

Impermeable (pantalón camisa) # 1 1

Correa plástica y anti flama # 3 1

DOTACIÓN INGENIEROS DE OFICINA

ELEMENTO UNID CANTIDAD VIDA ÚTIL AÑOS

Jean Dieléctrico 14 OZ # 3 1

Camisa índigo sin partes metálicas # 3 1

Botas dieléctricas par 3 1

1.4.8 MEDIOS DE TRANSPORTE Y SEGURIDAD y SALUD EN EL TRABAJO

Será por cuenta del contratista la adquisición y suministro de todos los medios de transporte a

utilizar (automotor- motocicletas), equipos y herramientas y otros elementos básicos o

especiales en las cantidades necesarias que se consideren indispensables; elementos de

oficina como computadoras, impresoras, papelería, implementos de computación, escritura y

volantes en impresión tipográfica, etc. que sean requeridos para la ejecución normal de los

trabajos contratados.

Las motos para las labores operativas deberán tener un cilindraje mayor o igual a 125 c.c., de

cuatro (4) tiempos, aptas para trabajo en terrenos urbanos y rurales (doble-propósito), y deben

ser modelo no inferior a 2017.

El contratista deberá garantizar el funcionamiento continuo de las motocicletas y su reemplazo

oportuno en caso de presentarse avería o que no puedan ser utilizadas por cualquier razón; en

consecuencia, se deberá tener un plan de contingencia para reemplazar parcial o

definitivamente dicha motocicleta.

de 80

En caso de ser necesario, La Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. efectuará por intermedio del

interventor, las inspecciones a las motocicletas de acuerdo a la frecuencia que se defina, o

cuando a su criterio lo considere oportuno, La Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. a través del

interventor del contrato, solicitará periódicamente la documentación que certifique la condición

mecánica y estado de conservación general de los vehículos utilizados por el contratista en la

prestación del servicio contratado. Si el resultado de las certificaciones no es satisfactorio y/o se

encuentran vehículos con observaciones, se informará al contratista el plazo para su

normalización; de ser necesario, por la gravedad de las deficiencias encontradas, el vehículo

con observaciones podrá ser suspendido, plazo durante el cual no podrá ser interrumpido el

servicio como parte de las actividades propias de la interventoría, La Electrificadora del Huila

S.A. E.S.P. a través del Interventor del Contrato, solicitará semestralmente al contratista el

correspondiente certificado de la revisión técnico mecánica y de gases de cada uno de estos

vehículos, con el fin de verificar las condiciones mecánicas y estado de conservación de las

mismas.

El contratista transportará a todo su personal cuando sea necesario por su cuenta y bajo su

entera responsabilidad en vehículos o motocicletas en buen estado de operación y que

permitan a los ocupantes viajar sentados, según la reglamentación vigente del Ministerio de

Transporte y del Instituto de Tránsito y Transporte, incluyendo el plan de seguridad vial. Así

mismo, deberán tener los elementos de seguridad exigidos por el Reglamento de Tránsito.

El contratista deberá disponer permanentemente de 2 vehículos – tipo van (sencilla) para el

área urbana y 2 vehículos- camionetas doble cabina cuatro x cuatro para el área rural, las

cuales debe ser modelo no anterior al año 2017, apropiada para la zona de influencia, para de

manera continua y efectiva prestar apoyo en la ejecución de las diferentes actividades

contratadas para brindar apoyo al proceso, especialmente en las actividades a desarrollar en

las acciones y operaciones que requieran el uso de la escalera. Las actividades de suspensión

auditada y reconexiones poste urbano y suspensión auditada y reconexiones poste rural se

realizarán con las camionetas las cuales deben estar dotadas de escalera con sus respectivas

herramientas y equipos de protección.

de 80

Los vehículos usados para el desarrollo del trabajo objeto de esta contratación deben

identificarse con dos avisos ubicados en las puertas laterales del mismo o en un lugar visible,

con las siguientes características:

Dimensiones: 60 X 30 cm

Datos: Nombre de la firma Contratista

"Contratista ELECTROHUILA S.A. E.S.P.

El contratista deberá garantizar la implementación total del Sistema de Gestión en seguridad y

salud en el trabajo (SG-SST), el cual debe como mínimo contemplar los siguientes aspectos:

a) Subprograma de medicina preventiva y del trabajo.

b) Subprograma de seguridad industrial.

c) Subprograma de higiene industrial.

d) Funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional – COPASO.

e) Panorama de riesgos.

f) Cronograma de actividades y evaluación mensual.

El contratista exonera a Electrohuila S.A. E.S.P. de todo tipo de responsabilidad por el mal uso

de los elementos de seguridad.

1.4.9 MEJORAMIENTO TECNOLÓGICO

Durante el ejercicio del contrato Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar la incorporación de

nuevos desarrollos tecnológicos, de equipos hardware o programas aplicativos software, para el

mejoramiento del proceso comercial en el que se interviene conforme al objeto, como no es

predictivo el desarrollo de la industria y la tecnología, el proveedor del servicio evaluará,

cuantificará e incorporará la solicitud, previa aceptación de la propuesta técnica y económica y

para ello se hará ajuste en el contrato.

de 80

Para efectos de implementar las innovaciones tecnológicas disponibles en cuanto a carga y

descarga de datos vía Web, durante la ejecución del contrato Electrohuila S.A. E.S.P. indicará

al Contratista los requerimientos de comunicación necesarios para la transmisión de datos

empleando la red del operador de Internet móvil, que permita la carga – descarga desde

cualquier lugar, cuando se haga necesario.

1.4.10 COMUNICACIÓN

El contratista deberá garantizar hacia su organización interior una comunicación permanente y

efectiva mediante sistema celular, de voz y datos, que enlace cada grupo operativo con la

oficina central y las zonas atendidas; al igual que el grupo de supervisión.

El contratista deberá garantizar una comunicación frecuente y efectiva con Electrohuila S.A

E.S.P. a través de la Interventoría, Divisiones de Zona Neiva Norte, Zona Sur, Centro,

Occidente y División Control Cartera, mediante el suministro de comunicación celular, de voz y

datos, acerca del desarrollo normal del contrato, los problemas operativos y administrativos que

resulten y de sus soluciones adecuadas e inmediatas.

Electrohuila a través de la interventoría aprobará los equipos de comunicación que el contratista

pretenda emplear para el cumplimiento de esta obligación.

El contratista deberá suministrar dos (2) equipos celulares para la interventoría del contrato por

parte de Electrohuila S.A E.S.P., con su correspondiente plan de voz y datos, para desarrollar

las labores inherentes al objeto del contrato y ésta se hará responsable del buen uso y manejo

de los mismos.

1.4.11 INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN Y REEMPLAZO DE PERSONAL

Una vez seleccionado el contratista, Electrohuila S.A. E.S.P. dictará capacitación al personal

operativo y directivo sobre las acciones a ejecutar. Antes del inicio de ejecución del contrato

todo el personal del contratista deberá recibir la debida inducción y capacitación por parte del

de 80

contratista; para luego ser evaluado en forma oral y/o escrita por la Interventoría que finalmente

definirá su aceptación o rechazo. En todo caso el contratista deberá garantizar que el personal

que realizará las actividades objeto del contrato participe en la capacitación correspondiente,

dejando como soporte el registro de la capacitación.

Electrohuila S.A E.S.P. coordinará con el contratista la capacitación a sus empleados sobre la

adecuada atención al cliente, de tal forma que se garantice un óptimo y efectivo servicio de

información, trato y manejo de las situaciones que en el terreno y oficina se pueden presentar.

El contratista impartirá capacitación referente a normas de salud ocupacional, seguridad

industrial, procedimientos en caso de emergencia y manejo de situaciones difíciles a su

personal, de igual forma deberá estructurar el Comité de Salud Ocupacional de acuerdo con las

normas vigentes.

La capacitación referente a normas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

y de su Sistema de Gestión de Calidad será responsabilidad exclusiva del contratista. Este

deberá capacitar a su personal para que conozca las exigencias del contrato respecto de las

normas de seguridad, salud ocupacional y gestión de calidad, de manera que el personal que

se vincule al contrato comprenda y atienda todas las medidas que en ese sentido se tomen, de

acuerdo con lo prescrito en las normas existentes y las indicadas en el presente documento.

1.4.12 VINCULACIÓN DEL PERSONAL

Una vez finalizado el proceso de selección objetiva por el contratista, este enviará

oportunamente a la interventoría de Electrohuila S.A E.S.P., la relación de personas escogidas

para iniciar el proceso de capacitación. La capacitación se realizará de tal forma que el personal

seleccionado se considere apto para realizar las operaciones objeto del contrato.

Electrohuila S.A E.S.P. se reserva el derecho de realizar evaluaciones al personal de aspirantes

para garantizar la apropiación de los contenidos impartidos.

de 80

El contratista será el único empleador de los trabajadores utilizados para la ejecución de las

actividades contratadas y se compromete a cumplir respecto a ellos con todas las obligaciones

y responsabilidades que le impone la ley.

El contratista se obliga a presentar a Electrohuila S.A. E.S.P., en el momento en que ésta lo

solicite, todos los documentos que acrediten fehacientemente su calidad de empleador directo

de todas las personas que participan en la prestación de los servicios y su cumplimiento

respecto de todas las disposiciones laborales, provisionales y tributarias que contempla la

legislación vigente o las que más adelante entren en rigor y, en especial, de las relativas a

protección por riesgos derivados de accidentes de trabajo o enfermedades profesionales.

Durante el desarrollo del contrato, Electrohuila S.A. E.S.P. en caso de ser necesario, impartirá

la capacitación complementaria que se requiera para cada uno de los oficios, con el fin de

mejorar el nivel de conocimientos tecnológicos y de servicio al cliente de los trabajadores del

contratista; por lo tanto, el contratista deberá facilitar dicha labor. Esta capacitación

complementaria no tendrá costo para el contratista, pero deberá pagar los salarios,

prestaciones sociales y aportes parafiscales correspondientes de los trabajadores, por lo tanto,

no habrá lugar a pagos adicionales por este concepto.

1.4.13 INFORMACIÓN A ENTREGAR POR PARTE DEL CONTRATISTA

El contratista deberá cumplir con la entrega total de la información soporte de las acciones

ejecutadas dentro de los plazos establecidos para la liquidación parcial correspondiente a cada

periodo (mes) de operación, en el orden establecido y debidamente diligenciada. Durante el

proceso de liquidación parcial en caso de advertir inconsistencias o faltantes de información, la

correspondiente acción se declarará nula y por consiguiente no será sujeta de reconocimiento

económico.

de 80

1.4.14 INDICADORES DE DESEMPEÑO Y CUMPLIMIENTO

a) Efectividad de la suspensión

Suspensiones Efectivas por Ciclo

E. S.

= ----------------------------------------------------------------------- x 100

Suspensiones Entregadas por Ciclo

Se aceptará como conformidad de la actividad un índice mínimo de 80% de los clientes. El

indicador se debe calcular en pesos ($) y en número de clientes.

b) Efectividad de la reconexión

Reconexiones Efectivas por Ciclo

E. R.

= ---------------------------------------------------------------------- x 100

Suspensiones Efectivas por Ciclo

El indicador se debe calcular en pesos ($) y en número de clientes.

c) Oportunidad de la suspensión

La fecha de generación del archivo de suspensión será la indicada por ELECTROHUILA

conforme la programación entregada al contratista.

Índice Oportunidad = Fecha de realización suspensión –Fecha generación suspensiones.

1.4.15 PENALIZACIONES

a) Por suspensiones urbanas no ejecutadas sin la correspondiente justificación aprobada por

la interventoría, se descontará al contratista una suma equivalente a un (1) SMDLV.

b) Por suspensión rural no ejecutada sin la correspondiente justificación aprobada por la

interventoría, se descontará al contratista una suma equivalente a tres (3) SMDLV.

de 80

c) Cuando el contratista no reconecte el servicio, transcurrido más de un (1) día en lo urbano

y dos (2) días en el área rural, contados a partir del ingreso del pago en el SIEC - Sistema

Comercial de Electrohuila S.A. E.S.P. -o solicitud del cliente, se descontará al contratista

una suma equivalente a un (1) SMDLV por cada día de retraso. La fecha de referencia

para establecer la fecha límite de reconexión será la menor entre la registrada en el

sistema y la solicitud del cliente.

d) Cuando el contratista no realice la reconexión del servicio dentro de los términos

establecidos a los clientes que cancelaron la factura, en caso de sanción por algún ente de

control, o reclamación por daños causados al usuario por la demora en la reconexión el

contratista asumirá los costos y responsabilidades.

1.4.16 LIQUIDACIÓN DE LOS TRABAJOS EJECUTADOS

Cada mes calendario se consolidarán las operaciones realizadas y recibidas conjuntamente

entre el contratista y el interventor, lo cual se hará constar en actas firmadas por las partes.

Las actividades definidas en el alcance del contrato, se liquidarán mediante el siguiente

procedimiento:

a) Cantidad de acciones efectivas de suspensión, reconexión, verificación persuasión y/o

novedad por el precio unitario de cada acción. Los usuarios que el contratista reporte como

factura cancelada y que en la terminal lo registran como YC, no se cancelarán cuando se

evidencie que el usuario no pagó.

b) Cuando se ordene realizar una acción de suspensión y en su ejecución se detecte que el

usuario ha hecho el pago, ésta se liquidará al 70% de la acción de suspensión pin efectiva

en lo urbano y el 30% de la acción en el sector rural.

c) Las acciones que el contratista reporte como usuario sin servicio (SS), ésta se liquidará al

70% de la acción de suspensión pin efectiva en lo urbano y el 30% de la acción en el sector

rural.

d) Los acuerdos de pago serán cancelados de la siguiente forma:

de 80

100% del Valor unitario si se presenta toda la documentación requerida y existe pago de

cuota inicial de la deuda.

50% del Valor unitario cuando no existe pago de cuota inicial, pero se ha verificado la

gestión del contratista en lo referente a documentación y visita física al predio del cliente.

e) Cuando Electrohuila S.A. E.S.P. lo disponga en la zona urbana de los municipios, el

contratista podrá realizar acciones individuales de persuasión, novedades y actas de visita a

los clientes morosos, con el propósito de lograr el pago del servicio antes de la suspensión,

en esta acción se liquidará el pago correspondiente a una acción de suspensión en pin de

corte.

f) Las reconexiones que se realicen después de 24 horas en lo urbano y 48 horas en lo rural

no serán canceladas.

1.5 APROPIACIÓN PRESUPUESTAL

Electrohuila S.A. E.S.P pagará el valor del contrato con recursos provenientes de los siguientes

rubros:

CODIGO RUBRO NOMBRE VIGENCIA No. CDP VALOR

03051202001212 “Remuneración

servicios técnicos” 2018 DGF-2018-00033 $ 3.056.386.827







No obstante, conforme al anexo No. 2, el presupuesto oficial estimado para cada vigencia es el

siguiente:

de 80

VIGENCIA PRESUPUESTO OFICIAL

2018 $ 3.017.457.620

2019 $ 3.105.383.550

2020 $ 3.069.991.712

2021 $ 3.035.151.282

1.6. CONFIDENCIALIDAD

El oferente y su personal se comprometen en virtud de la presente solicitud de oferta y del

eventual contrato que se llegue a suscribir, a mantener la reserva y a no divulgar, ni el

contenido de documento alguno o de cualquiera de los procedimientos de Electrohuila S.A.

E.S.P. llegue a conocer, tenga acceso o le sea entregado por virtud de los trabajadores, ni a

utilizarla en provecho propio de un tercero, en virtud de la confidencialidad de la que goza la

misma.

1.7. SOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Las diferencias que puedan surgir entre las partes derivadas directa o indirectamente de la

presente invitación o del contrato que surgiera de ella serán dirimidas por la jurisdicción

ordinaria. Sin perjuicio de que las partes en común acuerdo puedan acudir a alguno de los

mecanismos alternativos de solución de conflictos previstos en la ley.

Para todos los efectos se tendrá como domicilio contractual la ciudad de Neiva.

de 80

C A P I T U L O II

TRÁMITE DEL PROCESO

2.1. CRONOGRAMA DE LA CONVOCATORIA.

ETAPA PRELIMINAR

EVENTO TÉRMINO LUGAR

Publicación Invitación El día cuatro (04) de diciembre

de 2017.

Periódico La República

Apertura de la Invitación a

presentar propuestas

El día cuatro (04) de diciembre

de 2017.

página Web

www.electrohuila.com.co

PROCESO DE SELECCIÓN

Inicio del término para la

presentación de propuestas. A partir de la invitación N/A

Aclaraciones

A partir de la apertura y hasta

el día cinco (5) de diciembre

de 2017, las cuales serán

resueltas el día seis (6) de

diciembre de 2017.

Los proponentes podrán solicitar

aclaraciones a través de la página

web www.electrohuila.com.co, o al

correo electrónico:

[email protected]

Derecho a participar

El plazo para compra de

pliegos será desde la

apertura, hasta el día once

(11) de diciembre de 2017.

Deberá consignarse en la cuenta

corriente número 39001009-8 del

banco popular a nombre de la

Electrificadora del Huila S.A E.S.P.,

indicando en el comprobante:

“VALOR PLIEGOS INVITACIÓN

PÚBLICA EHUI-SC-159-2017”. Con

copia del recibo de consignación se

obtendrá el derecho de participar en

la invitación pública EHUI-SC-159-

2017.

Vencimiento del término para

presentar propuestas - cierre

del proceso.

A más tardar el día 11 de

diciembre de 2017 a las

04:00:00 P.M.

Edificio Promisión Km 1 vía

Palermo. En sobre cerrado en el

Área de recepción de

correspondencia.

http://www.electrohuila.com.co/


de 80

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

Verificación e informe de los

requisitos habilitantes.

Dentro del primer (1) día

hábil siguiente a la

designación del comité

evaluador por parte del

Gerente.

Edificio Promisión Complejo

Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo

Término para subsanar

requisitos habilitantes – Si a

ello hubiere lugar.-

Dentro del primer (1) día hábil

siguiente al vencimiento del

término para la verificación o

validación de requisitos

habilitantes.


Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo

Evaluación de los factores de

ponderación.

Desde el vencimiento del

término para subsanar y hasta

el primer día hábil siguiente.


Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo.

DEFINICIÓN DEL PROCESO

Documento de aceptación de

oferta o declaratoria de

desierto.

A partir del vencimiento del

término anterior.

Gerencia General

SUSCRIPCION DEL CONTRATO

Suscripción del contrato.

Dentro de los dos (2) días

hábiles siguientes a la

expedición del documento de

aceptación.

División de Servicios Administrativos.

Presentación de las garantías.



suscripción del contrato.


Aprobación de las garantías.

Dentro del primer (1) día hábil

siguiente a la presentación de

las garantías.


Suscripción del acta de inicio.



aprobación de las garantías y

notificación al interventor.


Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo.

de 80

2.1.1. DERECHO A PARTICIPAR

El derecho a participar en el presente proceso de contratación tendrá un valor no reembolsable

de doce millones de pesos ($12.000.000) M/Cte. Conforme a lo anterior, la persona que haya

consignado la suma en mención no podrá exigir su reintegro si decide no participar en el

proceso. El valor deberá consignarse a nombre de la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. en la

cuenta corriente número 390-01009-8 del Banco Popular, indicando en el comprobante:

“DERECHO A PARTICIPAR EN LA INVITACIÓN PÚBLICA EHUI-SC-159-2017”. Copia del

recibo de consignación se deberá adjuntar a la propuesta lo cual dará el derecho a participar en

la invitación pública EHUI-SC-159-2017. El plazo máximo para consignar será el establecido en

el cronograma.

2.1.2. LIMITACIONES PARA OFERTAR

Los proveedores que han sido re-evaluados por la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P., que por

su calificación son CONDICIONALES y no han presentado plan de mejora, no pueden

presentar oferta en la presente invitación; de igual forma los proveedores que por su calificación

son NO CONFIABLES, que no han cumplido el plazo de limitación para contratar de 6 meses y

no han presentado plan de mejora.

2.1.3. ACLARACIONES

Solamente quienes hayan adquirido el derecho a participar podrán solicitar aclaraciones dentro

del plazo establecido en el cronograma. Para ello, deberán adjuntar a la solicitud de

aclaraciones, la prueba del cumplimiento del derecho a participar.

2.2. SUBSANACIÓN

Son subsanables todos los requisitos que no sean factor de ponderación.

de 80

En relación con la experiencia mínima y la capacidad económica y financiera, estas son

subsanables, advirtiéndose que la evaluación de estos factores de ponderación se hará sobre la

experiencia y la capacidad económica y financiera inicialmente acreditada.

2.3. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS

Electrohuila S.A. E.S.P. rechazará las propuestas en los siguientes eventos:

1. Cuando el proponente no aporte o no aclare en los plazos y condiciones determinadas por

la entidad, los documentos o la información que le haya sido requeridas para el

cumplimiento de los requisitos habilitantes, considerándose su propuesta inhábil, o su

propuesta no se considere favorable para la entidad.

2. Cuando en cualquier estado del proceso de selección se evidencie una inexactitud en la

información contenida en la propuesta, que de haber sido advertida al momento de la

verificación de dicha información no le hubiera permitido al proponente cumplir con uno o

varios de los requisitos habilitantes o técnicos.

3. Cuando la propuesta sea presentada luego de la fecha y hora exactas señaladas para el

cierre del término para presentar propuestas, radicadas en dependencias distintas a la

indicada en los presentes términos o haya sido enviada por correo electrónico, fax o

cualquier otro medio no autorizado. La hora de presentación será la que genere el SIMAD

al momento de radicación de la propuesta.

4. Cuando la propuesta sea alternativa, parcial, salvo que ello se permita, o cuando en ella se

formulen condiciones contractuales diferentes a las establecidas en los presentes términos

de referencia.

5. Cuando no exista correspondencia entre el objeto social del oferente y el objeto de la

presente contratación.

6. Cuando el valor de la propuesta exceda el valor del presupuesto oficial estimado para cada

vigencia, sin perjuicio de lo establecido en el numeral 3.3 Negociación económica y en el

estatuto de contratación.

7. Cuando el plazo ofrecido para la ejecución del contrato supere el establecido en los

presentes términos, sin perjuicio de lo establecido en el numeral 3.3 Negociación

de 80

económica y en el estatuto de contratación.

8. Cuando la propuesta sea presentada por el cónyuge o compañero permanente o quienes

se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero

civil con cualquier otra persona que formalmente presente propuesta dentro del presente

proceso.

9. Cuando no se suscriba la carta de presentación de la propuesta por la persona natural

proponente o por el representante legal de la firma del proponente o cuando no tenga la

autorización para hacerlo.

10. La ausencia de las autorizaciones que de conformidad con los estatutos se requieran para

representar y comprometer válidamente a la persona jurídica.

11. Cuando el proponente no cuente con la capacidad jurídica suficiente para la presentación

de la oferta.

12. Cuando una persona natural o jurídica participe directamente en más de una propuesta. En

este caso, se rechazarán todas las propuestas que incurran en la situación descrita.

13. Cuando el proponente no presente o no corrija la garantía de seriedad de la oferta en caso

de requerirse.

14. Cuando se descubra falsedad material o ideológica en cualquiera de los documentos de la

propuesta, o se descubra cualquier intento de fraude o engaño por parte del proponente a

la entidad o a los demás participantes.

15. Cuando el proponente se encuentre reportado en el boletín de responsables fiscales

(artículo 60 de la Ley 610 de 2000).

16. Cuando no se presente la propuesta económica inicial impresa o los conceptos de ésta no

correspondan a los solicitados tanto en su descripción como su cantidad.

17. Cuando una vez el proponente presente sus explicaciones a la propuesta considerada

como artificialmente baja, se determine que las mismas son insatisfactorias.

18. El proponente o sus integrantes estén incursos en alguna de las causales de inhabilidad

establecidas en el manual de contratación de la empresa o la ley, de acuerdo con la

naturaleza de la empresa y el régimen aplicable.

19. Cuando no puedan contratar de acuerdo con la calificación de la reevaluación como

proveedores.

20. Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos.

de 80

21. Cuando la oferta sea presentada por consorcio, unión temporal o cualquier forma conjunta.

2.4. ACEPTACIÓN DE OFERTAS

Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará la o las ofertas y adjudicará el o los contratos que se deriven

del presente proceso a la o las propuestas que sean consideradas favorables y cumplan los

requisitos y parámetros de escogencia incluidos en los términos de referencia, valorados de

manera precisa y detallada de conformidad con la ponderación establecida en estos términos.

Electrohuila S.A. E.S.P. por el hecho de haber invitado a presentar propuesta y recibir la misma

no se obliga a contratar.

Electrohuila S.A. E.S.P. podrá adicionar la cantidad a adquirir en el evento de que el valor total

de la oferta sea inferior al del presupuesto oficial, sin superar el monto del certificado de

disponibilidad presupuestal.

2.5. FACTORES DE DESEMPATE.

En el evento de que varias ofertas ocupen el primer lugar, Electrohuila S.A E.S.P. escogerá la

de menor valor. De persistir el empate, se adjudicará a quien haya obtenido el mayor puntaje en

experiencia, y de persistir aquel, se acudirá al mayor puntaje en capacidad económica y

financiera. De continuar el empate, se acudirá a la suerte mediante el sistema de balota.

2.6. ADJUDICACIÓN AL ÚNICO PROPONENTE.

La entidad adjudicará el contrato al único proponente si considera que la propuesta es favorable

a la entidad.

2.7. CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTO EL PROCESO

Electrohuila podrá declarar desierto el proceso cuando existan motivos o causas que impidan la

escogencia objetiva de la propuesta más favorable para la entidad. Así mismo lo hará en los

siguientes casos:

de 80

1. Cuando el procedimiento se hubiera adelantado con pretermisión de alguno de los

requisitos establecidos en el manual de contratación de la entidad o del presente término

de referencia y la irregularidad sea de aquellas que legalmente no pueda ser subsanada.

2. Cuando no se presente propuesta alguna.

3. Cuando ninguna de las propuestas presentadas se ajuste a los requerimientos y

condiciones establecidos en estos términos de referencia o sea considerada

inconveniente para la entidad.

4. Cuando se descubran acuerdos o maniobras fraudulentas por parte de los proponentes

durante el proceso que impidan o no garanticen la selección objetiva de la propuesta.

2.8. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

Una vez efectuada la adjudicación del contrato, el proponente favorecido deberá presentarse a

suscribir el respectivo contrato en el término establecido en el cronograma.

Si el adjudicatario, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado, le

sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad o se demuestre que la adjudicación se obtuvo

por medios ilegales, la entidad podrá revocar la aceptación de la oferta y adjudicar el respectivo

contrato al proponente que haya ocupado el segundo lugar, siempre y cuando su propuesta

sea igualmente favorable para la entidad.

2.9. GARANTÍAS

Si el adjudicatario no presentare las garantías en el plazo establecido en el cronograma, la

entidad podrá adjudicar el contrato al segundo en orden de elegibilidad siempre y cuando su

propuesta sea favorable para la entidad y así sucesivamente.

de 80

CAPÍTULO III

REQUISITOS, DOCUMENTOS, CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y DE EVALUACIÓN

3.1. REQUISITOS HABILITANTES Y DE PARTICIPACIÓN

A continuación, se señalan los requisitos, documentos y criterios habilitantes de los

proponentes, los cuales serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos de

habilitación para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje.

3.1.1. REQUISITOS DE CAPACIDAD JURÍDICA

3.1.1.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

La carta de presentación de la propuesta suscrita por el proponente se deberá presentar en el

anexo No. 1. Cuando se trate de persona jurídica, la carta de presentación deberá estar

suscrita por el representante legal, con facultad expresa para actuar en nombre y

representación del mismo.

En caso de que sea suscrita por el representante legal suplente, deberá hacerse constar la

circunstancia que lo habilita para actuar como tal.

Los proponentes deberán manifestar que no se encuentran incursos dentro de alguna de las

causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar establecidas en la ley atendiendo la

naturaleza de la entidad, así como en su manual de contratación.

3.1.1.2. ACREDITACIÓN DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

De conformidad con lo estipulado en el artículo 28 del Código de Comercio, los proponentes

comerciantes, personas naturales o jurídicas nacionales, deberán acreditar su inscripción en el

registro mercantil o existencia y representación legal respectivamente, mediante la presentación

de 80

del certificado expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad competente con no más de

treinta (30) días calendario de anticipación a la fecha de cierre de la presente convocatoria, en

el que conste la renovación y vigencia de la inscripción, así como la inscripción de al menos un

establecimiento de comercio, agencia o sucursal.

Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración no sea inferior al término de ejecución

del contrato y un (1) año más. En caso de prorrogarse el plazo de cierre del presente proceso,

el certificado conservará su validez.

Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar que cuentan con un

apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para

representarlas judicial o extrajudicialmente hasta la constitución de la sucursal en Colombia en

caso de resultar aceptada su propuesta. Sin embargo, en caso de ser adjudicatario del contrato,

para iniciar el mismo deberá presentar al supervisor del contrato, el certificado de inscripción en

el registro mercantil otorgado por cualquier Cámara de Comercio de Colombia.

3.1.1.3. AUTORIZACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA U ÓRGANO SOCIAL

COMPETENTE

En caso de existir limites estatutarios a las facultades del representante legal de las personas

jurídicas para presentar propuesta, firmar el contrato hasta por el valor del presupuesto total del

presente proceso de selección o contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá

presentar la respectiva autorización expresa del órgano competente, conforme a sus estatutos,

en la cual se le faculte para participar presentando la propuesta y firmar el contrato, en caso de

ser favorecida la propuesta hasta por el valor del presupuesto total del presente proceso de

selección.

3.1.1.4. RECIPROCIDAD

Los proponentes de bienes o servicios extranjeros recibirán, dentro del proceso de selección,

igual tratamiento que los nacionales siempre que exista un acuerdo, tratado o convenio entre

de 80

el país de origen de los bienes y servicios y la República de Colombia, conforme al cual a las

ofertas de bienes y servicios colombianos se les concede, en ese país, el mismo tratamiento

otorgado a sus nacionales en cuanto a las condiciones, los requisitos, procedimientos y

criterios, para la adjudicación de los contratos celebrados en el sector público.

En los casos en que la reciprocidad no tenga por causa un tratado, acuerdo o convenio entre

la República de Colombia y el país de que se trate, ella será demostrada mediante un informe

que al efecto expida la misión diplomática colombiana en el país de origen los bienes y

servicios y que deberá presentar junto con el proponente.

3.1.1.5. CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE

SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

Los proponentes deberán acreditar el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad

Social en Salud, Pensiones y Riesgos Laborales, así como los respectivos a las cajas de

compensación familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando corresponda, de los últimos

seis (6) meses anteriores a la fecha de presentación de la propuesta, en los cuales se haya

causado la obligación de efectuar dichos pagos, si se trata de personas jurídicas. Las personas

naturales deberán estar a paz y salvo y diligenciar y aportar con su propuesta en original el

anexo No. 4 Persona Natural “Declaración juramentada de pagos de aportes al Sistema de

Seguridad Social Integral y Parafiscales (Articulo 50 ley 789 de 2002).

En el caso de las personas jurídicas, deberán presentar con su propuesta debidamente

diligenciado el anexo No. 4A Persona Jurídica “Certificación de pago de aportes al Sistema de

Seguridad Social Integral y Parafiscales” suscrito por el revisor fiscal o por el representante

legal de la persona jurídica, según corresponda de conformidad con la ley.

En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de

las obligaciones mencionadas, los proponentes deberán declarar la existencia del acuerdo y la

manifestación de encontrarse al día en el cumplimiento del mismo. En este evento el oferente

deberá anexar certificación expedida por la entidad con la cual existe el acuerdo de pago.

de 80

Cuando se trate de una persona jurídica que no tenga más de seis (6) meses de constituida,

deberá acreditar los mencionados pagos a sus empleados a partir de la fecha de su

constitución.

3.1.1.6. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO

El proponente deberá presentar copia actualizada del Registro Único Tributario RUT, en que se

indique el régimen tributario al que pertenece. Además, deberán estar inscritos en la actividad

relacionada con el objeto del contrato, de no ser así se rechazará la propuesta.

3.1.1.7. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA

Los proponentes deberán constituir y presentar con su propuesta una garantía de seriedad a su

nombre y a favor de la entidad, por un valor equivalente como mínimo al diez (10%) por ciento

del valor de la propuesta, con vigencia de tres (3) meses contados a partir de la fecha y hora

fijada para el cierre de la convocatoria. En todo caso, la vigencia se extenderá hasta la

aprobación de las garantías que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.

La garantía de seriedad deberá ser constituida a nombre de la persona natural o jurídica

proponente (tomador/afianzado).

La garantía de seriedad debe estar firmada por las partes (Tomador y Aseguradora), la cual

debe venir acompañada del recibo de pago de la prima.

Cuando lo considere necesario, la entidad podrá solicitar a los proponentes la ampliación de la

vigencia de la garantía de seriedad. En caso de no acceder a la solicitud la oferta no será

considerada. El mayor valor que pueda generar la ampliación de dicha póliza, estará en todos

los casos a cargo del proponente.

La garantía de seriedad será devuelta a los proponentes que lo soliciten y cuyas propuestas no

de 80

fueren aceptadas una vez se haya perfeccionado el contrato.

La garantía de seriedad de la propuesta se hará efectiva a los proponentes o adjudicatario, en

los siguientes eventos:

a) El retiro de la oferta después del vencimiento del plazo para presentar propuestas, salvo

que cuente con la aceptación previa por parte de la entidad.

b) La no suscripción del contrato sin justa causa.

c) La falta de otorgamiento de la garantía de cumplimiento del contrato en el término

estipulado.

3.1.1.8. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE FONDOS

El proponente debe entregar la declaración de origen de fondos, diligenciada en el anexo No. 5

de este documento. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar información o documentación

adicional si no resultan satisfactorios los documentos remitidos, relativos a la financiación de los

proyectos. En el caso en que la información solicitada no sea remitida en las condiciones y

términos señaladas, se rechazará la propuesta.

En todo caso, con la presentación de su oferta el proponente autoriza a la entidad a que

consulte a través del medio que considere conveniente si se encuentra reportado en una lista

que lo vincule a actividades ilícitas o lavado de activos, en cuyo caso se rechazará la propuesta.

3.1.1.9. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES

Se deberá aportar el correspondiente certificado, sin perjuicio de que Electrohuila S.A. E.S.P.

verifique los antecedentes judiciales vigentes de los proponentes cuando se trate de personas

naturales y del representante legal en el caso de persona jurídica.

de 80

3.1.1.10. VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES FISCALES

Se deberá aportar el correspondiente certificado sin perjuicio de que Electrohuila S.A. E.S.P.

verifique que el proponente no se encuentre registrado en el boletín de responsables fiscales

emitido por la Contraloría General de la República. (Ley 610 de 2000 art. 60, Circular No. 005

de febrero 25 de 2008 de la CGN).

3.1.1.11. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS

Se deberá aportar el correspondiente certificado de antecedentes disciplinarios vigente de los

proponentes cuando se trate de personas naturales o del representante legal en el caso de

persona jurídica.

3.1.1.12. SITUACIÓN MILITAR

Acreditará tener definida la situación militar del proponente o de su representante legal,

tratándose de varón mayor de 18 y menor de 50 años.

3.1.1.13. CÉDULA DE CIUDADANIA

Deberá anexar fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal o de la persona

natural proponente, según sea el caso.

3.1.1.14. DERECHO A PARTICIPAR

Tratándose de procesos de invitación pública, deberá anexar la copia de la consignación de

compra de pliegos.

de 80

3.1.2. REQUISITOS DE CARÁCTER ECONÓMICO

3.1.2.1. CAPACIDAD FINANCIERA

El proponente deberá acreditar como capacidad financiera mínima la que le permita obtener al

menos cien (100) puntos en la evaluación del criterio de capacidad financiera según lo

dispuesto en el numeral 3.2.2.

3.1.2.2. ESTADOS FINANCIEROS

El proponente deberá presentar los estados financieros aprobados del último periodo contable a

31 de diciembre de 2016 (estado de situación financiera y estado de resultados).

3.1.2.3. PROPUESTA ECONÓMICA

El proponente deberá diligenciar y presentar su oferta en medio físico y magnético, en archivo

editable Excel, de acuerdo al anexo No. 3, propuesta económica, en cuyo caso, de presentarse

diferencias entre una y otra, prevalecerá la impresa. En el evento que solo se adjunte la

propuesta económica en medio magnético, esta se imprimirá, se tendrá como tal y se anexara

al expediente contractual.

El precio de la oferta deberá expresarse en moneda nacional, siendo de exclusiva

responsabilidad, los errores, omisiones o faltas en que incurra al indicar el precio de la oferta,

debiendo asumir los mayores costos o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones.

El precio de la oferta deberá ser el precio total que incluya los diferentes conceptos en que deba

incurrir.

Al formular la propuesta, el proponente acepta que estarán a su cargo todos los impuestos,

tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales

o municipales que hayan de causarse por la celebración y ejecución del contrato, así como los

gastos en los que deba incurrir en caso de adjudicársele el contrato tales como la constitución

de 80

de pólizas, los cuales no darán lugar a ningún pago adicional al de los precios pactados.

Igualmente, deberá tener en cuenta, entre otros aspectos, el plazo de ejecución del contrato, la

forma y el sistema de pago, las condiciones y especificaciones técnicas y todos los demás

factores que incidan en la ejecución del objeto del contrato derivado del presente proceso de

selección.

El proponente deberá contemplar e incluir en su propuesta todos los costos directos e indirectos

que se requieran para dar cumplimiento al contrato; así mismo deberá establecer los precios

unitarios y precios totales, en caso de discrepancia entre unos y otros, se aplicarán los

primeros.

Al presentar su propuesta el proponente acepta asumir el riesgo de la variación de los precios

ofertados durante la ejecución del contrato, producto de circunstancias como la inflación,

variación de la TRM, modificación normativa, orden público, entre otras.

Es entendido que las personas que presenten ofertas conocen y se someten a las condiciones

establecidas en el presente documento y el Reglamento Interno de Contratación de Electrohuila

S.A. E.S.P. (Acuerdo 018 del 29 de septiembre de 2006 emitido por la Junta Directiva).

El valor verificado con las correcciones de errores aritméticos de la propuesta será el utilizado

para la comparación con los correspondientes a otras propuestas y será el que se tendrá en

cuenta en la adjudicación y suscripción del contrato.

3.1.3. REQUISITOS DE CARÁCTER TÉCNICO

3.1.3.1. EXPERIENCIA MÍNIMA.

El proponente deberá acreditar como experiencia mínima la que le permita obtener al menos un

(1) punto en la evaluación del criterio de experiencia según lo dispuesto en el numeral 3.2.1.

de 80

3.1.3.2. CERTIFICADO DE CALIDAD

Dada la naturaleza de la actividad de comercialización de energía eléctrica, se hace necesario

que los proveedores presenten con su oferta el certificado de calidad NTC- ISO 9001:2008 o

NTC- ISO 9001:2015, vigente a la fecha de presentación de la propuesta, que tenga como

mínimo dengtro de su alcance la actividad de gestión técnica en recuperación de cartera, corte

y reconexión del servicio de energía eléctrica.

3.1.3.4. PLAN DE CALIDAD

El oferente deberá presentar el Plan de Calidad, donde se contemplen la totalidad de los

requisitos de la norma ISO correspondiente y la forma como se aplicarán a los servicios

contratados por Electrohuila S.A. E.S.P, recursos, responsables, controles, procedimientos a

aplicar, los registros que evidencien la ejecución de dichas acciones y el cronograma general de

la planificación del Sistema de Gestión de la calidad.

3.2. FACTORES DE PONDERACIÓN O EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Para efectos de la calificación, se considerarán únicamente las propuestas que cumplan con la

totalidad de los requisitos de habilitación, para lo cual se aplicarán los siguientes factores de

evaluación o ponderación:

CRITERIO PUNTAJE

- Experiencia 300

- Capacidad económica y

financiera

200

Índice de liquidez 70

Nivel de endeudamiento 70

Capital de trabajo 60

- Valor económico de la oferta 500

TOTAL 1000

de 80

3.2.1 EXPERIENCIA (300 PUNTOS)

De acuerdo con las certificaciones o actas de finalización o de liquidación que el oferente

presente de contratos ejecutados o en ejecución, en cuyo caso se tomará el valor ejecutado

acreditado, dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de vencimiento del plazo para

presentar propuestas, que contemplen actividades de suspensión y reconexión del servicio de

energía eléctrica, así como de gestiones de cobro (novedades) y de persuasión, se le calificará

así:

-Al oferente que acredite una experiencia entre 4.188 SMMLV y 8.376 SMMLV o mayor a

este, tendrá entre uno y trescientos (1 - 300) puntos, siguiendo una relación lineal.

-Al oferente que acredite una experiencia menor a 4.188 SMMLV tendrá cero (0) puntos.

Se evaluarán máximo cinco (5) certificaciones por cada oferente, en caso de presentarse más

certificaciones se escogerán las cinco (5) cuyos montos realmente ejecutados sean los más

representativos.

Las certificaciones, actas de finalización, de liquidación deberán tener el valor del contrato, el

número del contrato, objeto, fecha de inicio, fecha de terminación y valor real ejecutado de

manera clara, en caso de no tener integrada la totalidad de la información requerida se tomará

como cero.

No se admiten ni se aceptan auto certificaciones. Se aceptarán certificaciones en moneda

diferente al peso colombiano, para cuya evaluación se empleará la tasa de cambio vigente para

la fecha del acta de liquidación del contrato, las cuales serán suministradas y certificadas por el

oferente de acuerdo con la información del Banco de la República, para tomar ese valor en

pesos colombianos como base del cálculo de la experiencia.

Para la evaluación se procederá a expresar en salarios mínimos mensuales legales vigentes al

momento de la suscripción el valor correspondiente, para lo cual se deberá diligenciar el

siguiente cuadro:

de 80

ÍTEM NO. CONTRATO OBJETO VALOR* TRM VALOR EJECUTADO EN

PESOS

FECHA DE

TERMINACIÓN SMMLV

VALOR

EXPRESADO EN

SMMLV

1

2

3

4

5

Valor *: Cuando se trate de moneda extranjera

En la calificación de la experiencia Electrohuila S.A. E.S.P verificará si los oferentes han

realizado contratos con Electrohuila S.A. E.S.P. en los dos últimos años y su respectiva re-

evaluación como proveedor, de tal manera que una firma re-evaluada con calificación

CONDICIONAL tendrá afectada negativamente la calificación de la experiencia en 25 puntos

por cada contrato; una firma re-evaluada con calificación NO CONFIABLE tendrá afectada

negativamente la calificación de la experiencia en 50 puntos por cada contrato y una firma con

calificación CONFIABLE no tendrá afectada la calificación de la experiencia.

Cuando el comité de re-evaluación de proveedores realice dos o más llamados de atención a

un proveedor cuyo contrato se encuentre en ejecución, este será considerado PROVEEDOR

CONDICIONAL.

3.2.2 CAPACIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA (200 PUNTOS)

En este análisis se verificará y calificará la capacidad del proponente para cumplir con los

términos del contrato a suscribirse y con la viabilidad financiera que el mismo requerirá. Los

indicadores se determinarán, con base en el balance general del último periodo contable (31 de

diciembre de 2016), debidamente firmado por el representante legal, por su contador o revisor

fiscal si es el caso.

de 80

3.2.2.1 INDICE DE LIQUIDEZ (70 PUNTOS)

El índice de liquidez será el resultado de dividir el activo corriente sobre el pasivo corriente y se

calificará de la siguiente manera:

IL= Activo Corriente / Pasivo Corriente

IL < 2.0 cero Puntos (0)

IL entre 2.0 y 3.0 obtendrá de uno (1) a sesenta y nueve (69) puntos, siguiendo una relación

lineal

IL >3.0 obtendrá setenta (70) puntos.

3.2.2.2 NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (70 PUNTOS)

El nivel de endeudamiento será el resultado de dividir el Pasivo Total sobre el Activo Total y se

calificará así:

NE= Pasivo Total / Activo Total

NE menor al 40%, setenta (70) puntos

NE entre el 40% y 70%, tendrá de sesenta y nueve (69) a un (1) punto, siguiendo una relación

lineal.

NE Mayor al 70%, cero (0) puntos.

3.2.2.3 CAPITAL DE TRABAJO (60 PUNTOS)

El capital de trabajo será la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo Corriente y se

calificará así:

CT= Activo Corriente - Pasivo Corriente

CT Mayor a 1.047 SMMLV, tendrá sesenta (60) Puntos.

CT Entre 523 SMMLV y 1.047 SMMLV, tendrá entre uno y cincuenta y nueve (1 - 59) puntos,

siguiendo una relación lineal.

CT Menor a 523 SMMLV, Cero (0) puntos.

de 80

3.2.3 VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA (500 puntos)

La evaluación económica tendrá un valor máximo de 500 puntos. Este puntaje será calculado

así:

Media Geométrica = Raíz enésima del producto de las N propuestas que cumplieron los

requisitos, incluyendo el valor del presupuesto estimado.

Donde:

M = Media Geométrica del precio (Valor base)

N = Número de propuestas admisibles, incluye el presupuesto estimado

P1 = Presupuesto Estimado

P2, Pn= Precio de las propuestas que cumplieron los requisitos.

Valor económico de la oferta: se calificará de la siguiente forma:

El valor de la propuesta que se encuentre más cercano a la media geométrica, se ubicará en

primer lugar de elegibilidad; las demás propuestas se ubicarán de acuerdo con la cercanía del

valor, por debajo del primer lugar de elegibilidad.

Si la propuesta es de mayor valor al valor base (M), su puntaje se define así:

Pi = 500*(M/Px)²

Si la propuesta es de menor valor al valor base (M), su puntaje se define así:

Pi = 500*(Px/M)²

Dónde:

Pi: Puntaje asignado a la propuesta en consideración

Px: valor de la propuesta en consideración.

de 80

El comité evaluador analizará las ofertas para determinar si se han cometido errores en las

operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de

evaluación, especialmente si los valores unitarios contienen decimales o los valores totales no

se encuentran redondeados a cero. Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al

multiplicar el precio unitario por la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido.

Se exige la presentación de los cuadros de precios y cantidades en medio magnético editable

(Excel), para facilitar la evaluación correspondiente.

3.3 NEGOCIACIÓN ECONÓMICA

Electrohuila S.A. E.S.P. podrá disponer que se proceda a llamar a negociar a la oferta que se

determine como la primera en orden de elegibilidad en el informe de evaluación y que cumpla

con las condiciones y términos de la invitación. Si no se llegare a un acuerdo con este oferente,

se podrá llamar a quien ocupe el segundo lugar en el orden de elegibilidad y así sucesivamente,

con el fin de lograr acuerdos que permitan la celebración del contrato. El proponente contará

con dos (2) días hábiles, contados a partir de la notificación, para manifestar de forma expresa

a Electrohuila S.A. E.S.P., su decisión.

de 80

CAPITULO IV

CONDICIONES CONTRACTUALES GENERALES

4.1. OBJETO

El objeto del presente contrato está definido en los numerales 1.3 y 1.4 de estos términos de

referencia.

4.2. PRECIO

El precio estimado del contrato será igual al de la propuesta seleccionada, su valor final será

igual al resultado de multiplicar el número de actividades realizadas por el valor unitario de cada

una de ellas.

4.3. FORMA DE PAGO

Electrohuila S.A. E.S.P. pagará al contratista el valor total del contrato mediante pagos

parciales, a los 30 días calendarios siguientes a la correcta presentación de la factura que

cumpla los requisitos de ley debidamente diligenciada, acompañada del acta parcial suscrita

entre interventor y contratista de acuerdo al avance de los trabajos realizados, informe de

interventoría, pagos de seguridad social y nómina de los trabajadores.

Para el primer pago deberá adjuntar acta de inicio, listado de personal, cronograma de

actividades y afiliación de los trabajadores al sistema de seguridad social.

Para el pago de la última factura se requiere adicionalmente el acta de liquidación final del

contrato.

4.4. PLAZO DE EJECUCIÓN

El contrato deberá ejecutarse en un plazo de 48 meses previa suscripción del acta de inicio,

de 80

contados a partir del 1 de enero de 2018 y hasta el 31 de diciembre de 2021, sin perjuicio de

que Electrohuila S.A. E.S.P. lo modifique, en cuyo caso, no podrá sobrepasar el 31 de

diciembre de 2021.

4.5. GARANTÍAS

El proveedor seleccionado para la ejecución del contrato garantizará el cumplimiento del

contrato mediante la expedición a su costa y a favor de Electrohuila S.A. E.S.P, de una garantía

única del contrato mediante póliza expedida por una compañía de seguros constituida en

Colombia, que cubra los siguientes amparos:

a. De cumplimiento del contrato: Equivalente al 10% del valor total del contrato, vigente a

partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días más.

b. De pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del personal a

emplear: Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a partir de su firma,

durante el plazo del mismo y tres años más.

c. De calidad del servicio: Equivalente al 30% del valor del contrato, vigente a partir de su

firma, durante el plazo del mismo y 180 días más.

d. De responsabilidad civil extracontractual: Equivalente a 10% del valor total del contrato,

vigente a partir de su firma, durante el plazo del mismo y un año más. Para la presente

póliza, deberá figurar como Tomador: El contratista; Asegurado: Electrificadora del

Huila S.A. E.S.P. y Beneficiario: Electrohuila S.A. E.S.P. y Terceros afectados.

La póliza deberá ser presentada a Electrohuila S.A. E.S.P. dentro del término establecido en el

cronograma. De no cumplirse con esta obligación Electrohuila S.A. E.S.P. podrá revocar la

adjudicación de dicho contrato.

Cuando se realicen suspensiones y reiniciaciones el contratista está obligado a ampliar las

vigencias de las pólizas y enviarlas a la División de Servicios Administrativos para su

aprobación.

de 80

4.6. SUSPENSIÓN

Electrohuila S.A. E.S.P. podrá suspender la ejecución del contrato, sin que ello implique la

ampliación del plazo pactado entre las partes, cuando se presente incumplimiento del

contratista de obligaciones que lo lleven a infringir los reglamentos o poner en riesgo a

personas o cosas y hasta tanto se subsane la situación que generó la suspensión del contrato.

4.7. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA

Además de las obligaciones propias del contrato, el contratista se compromete a cumplir las

siguientes:

a. Garantizar el cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional o del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo.

b. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan.

c. Obrar con lealtad y buena fe.

d. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada.

e. Mantener vigentes todas las garantías en los términos del contrato.

f. Emplear personal calificado para la óptima ejecución del contrato.

g. Suministrar en cantidad, calidad y tiempo los equipos, herramientas y recursos necesarios

para la adecuada realización del contrato.

h. Reintegrar a la compañía Electrohuila S.A E.S.P. la totalidad de los valores que ésta tuviere

que cancelar por concepto de eventuales condenas proferidas por autoridades judiciales,

administrativas o entes de control, derivadas de las acciones u omisiones - de naturaleza

civil, laboral o cualquiera otra - del contratista y que se generen de manera directa o

indirecta del presente contrato.

i. Para efectos de legalización del contrato, el contratista deberá hacer llegar a la empresa

certificado de cuenta bancaria a través de la cual Electrohuila S.A. E.S.P. girará los saldos a

su favor mediante transferencia electrónica.

de 80

4.8. INDEMNIDAD

El proveedor se obliga a tener libre a Electrohuila S.A. E.S.P. de cualquier daño o perjuicio

originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las

subcontratadas o dependientes. En este sentido, en el evento en que Electrohuila S.A. E.S.P.

sea obligada a cancelar suma alguna a terceros por acción u omisión, directa o indirecta, del

proveedor, podrá solicitar a este el reintegro de dichos valores o promover las acciones legales

pertinentes orientadas a su recuperación.

4.9. LIQUIDACIÓN

El contrato se liquidará bilateralmente dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación.

4.10. SUPERVISIÓN

Electrohuila S.A. E.S.P. efectuará la supervisión al contrato a través de su propio personal o

mediante terceros contratados para tal efecto. La interventoría estará facultada para liquidar el

contrato.

4.11. RETEICA.

Al momento de los pagos se practicarán las retenciones de industria y comercio de acuerdo con

la tabla del anexo No. 6.

4.12. CONSULTA DE DOCUMENTOS ADICIONALES

Los interesados podrán consultar por la web los siguientes documentos:

a) Reglamento de contratación de la entidad, Acuerdo No. 018 de Junta Directiva.

b) Formato inscripción de proveedores, anexo No. 7.

de 80

Los siguientes documentos serán enviados en archivos PDF como anexos a los presentes

términos de referencia:

a) Manual de interventoría, Anexo No. 8.

b) Manual de salud ocupacional y protección ambiental para contratistas, Anexo No. 9.

de 80

ANEXO No. 1

MODELO CARTA DE PRESENTACION

Propuesta presentada a la Electrificadora del Huila S.A. – E.S.P. para la

_________________________________________________________________

Ciudad y fecha

Neiva

Nosotros, los suscritos ____________________________________, de acuerdo con las

condiciones que se estipulan en los documentos de invitación, hacemos la siguiente propuesta

para la_______________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

y en caso de que nos sea aceptada por La Electrificadora del Huila S.A. E.S.P., nos

comprometemos a firmar el contrato correspondiente.

Declaro así mismo que:

1. Conozco y me acojo al Reglamento Interno de Contratación de la Electrificadora del

Huila S.A. E.S.P (Acuerdo 018 de septiembre 29 de 2006).

2. Que recibí y tuve conocimiento del manual de Salud Ocupacional y protección ambiental

para el contratista.

3. Conozco los documentos de la invitación y acepto los requisitos en ellos contenidos.

4. He recibido las siguientes adendas y los documentos de invitación.

______________________________ (indicar en número y la fecha de cada uno) y

aceptamos su contenido.

de 80

5. Me comprometo a ejecutar totalmente el objeto de la invitación en un plazo de 48 meses,

previa suscripción del acta de inicio, contados a partir del 1 de enero de 2018 y hasta el

31 de diciembre de 2021, sin perjuicio de que Electrohuila S.A. E.S.P. lo modifique, en

todo caso, sin sobrepasar el 31 de diciembre de 2021.

6. No me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad de las señaladas en la ley o el

Reglamento de Contratación de Electrohuila, como tampoco en algún tipo de prohibición

especial para contratar.

7. En el evento de ser adjudicado el contrato, me comprometo a presentar las garantías

exigidas y a suscribir el contrato dentro de los términos señalados.

8. El valor de la propuesta es de:

___________________________

9. La presente propuesta consta de ________ ( ) folios debidamente numerados.

10. Acepto que el correo electrónico que más adelante registro sea utilizado por la entidad

para efectos de notificaciones.

Atentamente,

Nombre: ________________________________

Nit o C.C. No : __________________ De_________________

Matrícula No: _________________________

Dirección: ______________________________

Correo Electrónico: ______________________________

Teléfono y Celular: ______________________________

Ciudad: _________________________________

______________________________

FIRMA

de 80

ANEXO No. 2

DESCRIPCIÓN, CANTIDADES Y PRESUPUESTO OFICIAL

de 80

ANEXO No. 3

PROPUESTA ECONÓMICA

de 80

ANEXO No. 4

FORMATO DECLARACIÓN JURAMENTADA – PERONAS NATURALES

CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y

PARAFISCALES

PERSONA NATURAL1

Yo, (nombre de la Persona Natural), identificado con cédula de ciudadanía No. _____________,

mediante el presente documento me permito manifestar bajo la gravedad de juramento que me

encuentro al día y a paz y salvo por concepto de pago de aportes al sistema de seguridad social

y parafiscales que me resultan exigibles por la Ley.

Lo anterior en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo

23 de la Ley 1150 de 2007.

Dada en (nombre de la ciudad), a los ( ) días del mes de __________ de 2017.

ITEM No. DE PLANILLA FECHA DE PAGO

1

FIRMA:_________________________

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL

DOCUMENTO DE IDENTIDAD

FIRMA_______________________

NOMBRE DEL CONTADOR

DOCUMENTO DE IDENTIDAD Y TP

1Este formato aplica para personas naturales con establecimiento de comercio. Anexar Fotocopia de las Cédulas de Ciudadanía de los firmantes y fotocopia de la Tarjeta Profesional del contador.

de 80

ANEXO No. 4A

CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y

PARAFISCALES

PERSONA JURÍDICA

Yo, (nombre del REPRESENTANTE LEGAL2), identificado con cédula de ciudadanía No.

_____________, en mi condición de Representante Legal de (nombre de la empresa o entidad)

identificada con Nit. ________, certifico que durante los últimos seis (6) meses calendario

legalmente exigibles, la empresa ha realizado el pago de los aportes al sistema de seguridad

social y parafiscales exigidos por la ley y se encuentra al día y a paz y salvo por todo concepto

relacionado con dichos aportes.


23 de la Ley 1150 de 2007.


ITEM No. DE PLANILLA FECHA DE PAGO

1

2

3

4

5

6

FIRMA____________________________

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL


2Anexa Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía

de 80

Yo, (nombre del REVISOR FISCAL3), identificado con cédula de ciudadanía No.

_____________, y con Tarjeta Profesional No. _________ de la Junta Central de Contadores,

en mi condición de Revisor Fiscal de (nombre de la empresa o entidad) identificada con NIT.

________, luego de examinar los estados financieros de la empresa de acuerdo con las normas

de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, certifico que durante los últimos seis (6)

meses calendario legalmente exigibles, la empresa ha realizado el pago de los aportes al

sistema de seguridad social y parafiscales exigidos por la ley y se encuentra al día y a paz y

salvo por todo concepto relacionado con dichos aportes.


23 de la Ley 1150 de 2007.


FIRMA______________________

NOMBRE DEL REVISOR FISCAL


3Anexar fotocopia de la Tarjeta Profesional y Cédula de Ciudadanía.

de 80

ANEXO No. 5

DECLARACIÓN DE ORIGEN DE FONDOS

Yo, (nosotros) _____________________________________________________

Identificado (os) con el documento que abajo se indica, obrando en nombre propio y/o en mi

calidad de representante legal de

_________________________________________________________________, entidad

legalmente constituida, según certificado de existencia y representación que se anexa,

manifiesto (amos) bajo la gravedad del juramento que la información nuestra suministrada a

ELECTROHUILA S.A. E.S.P., es cierta, completa y actualizada. 1. Declaro (amos) también que

los recursos o bienes que utilizaremos en desarrollo de nuestros negocios con ELECTROHUILA

S.A. E.S.P. provienen de actividades lícitas, de conformidad con las leyes vigentes. 2. Que no

admitiré (mos) que terceros efectúen depósitos en mis (nuestras) cuentas con fondos

provenientes de las actividades ilícitas contempladas en el código Penal Colombiano o en

cualquier otra norma que lo adicione; ni efectuaré (mos) transacciones destinadas a favorecer

tales actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas. 3. Que todas las

actividades e ingresos que percibo (imos) provienen de negocios lícitos. 4. Que no me (nos)

encuentro (encontramos) en ninguna lista de personas reportadas o bloqueados por actividades

de narcotráfico, lavado de activos, subversión, terrorismo, tráfico de armas o delitos asociados

al turismo sexual en menores de edad. Que a la fecha y según nuestro leal saber y entender, en

mi (nuestra) contra no se adelanta ninguna investigación por ninguno de los hechos anteriores.

5. Las garantías y aseveraciones aquí contenidas estarán vigentes mientras nosotros tengamos

negocios con ELECTROHUILA S.A. E.S.P. Autorizo (amos) a resolver cualquier acuerdo,

beneficio, subsidio, negocio o contrato celebrado con ELECTROHUILA S.A. E.S.P. en caso de

infracción de cualquiera de los numerales contenidos en este documento, eximiendo a

ELECTROHUILA S.A. E.S.P., sus accionistas y directores, de toda responsabilidad que se

derive por información errónea, falsa o inexacta que yo (nosotros) hubiere (mos) proporcionado.

6. Autorizo (amos) a ELECTROHUILA S.A. E.S.P. para que consulte mi (nuestra) información

crediticia en las Centrales de Riesgo y ante los bancos de datos que estime necesarios. Los

de 80

datos aquí consignados obedecen a la realidad, y declaro (amos) haber leído, entendido y

aceptado libremente el presente documento.

OFERENTE

NOMBRE _____________________________

CALIDAD _____________________________

FIRMA _____________________________

C.C. / NIT _____________________________ Huella Índice Derecho

de 80

ANEXO No. 6

ELECTROHUILA S.A. –E.S.P. al momento del pago practicará retenciones por reteica conforme

la siguiente tabla:

MUNICIPIOS TARIFA

SOBRETASA

BOMBERIL

AVISOS Y

TABLEROS

SERVICIOS COMPRAS

ACEVEDO 6*1000 1 1

AGRADO 5,8*1000 5*1000 0,15 1 1

AIPE 9*1000 1 1

ALGECIRAS 4*1000 127.000 860.000

ALTAMIRA 4*1000 127.000 860.000

LA ARGENTINA 8*1000 8*1000 1 1

BARAYA 5*1000 159.295 955.770

CAMPOALEGRE 5*1000 159.295 955.770

COLOMBIA 10*1000 737.717 737.717

ELIAS 4*1000 127.000 860.000 GARZON 5*1000 884.250 884.250

GIGANTE 3*1000 508.000 3.440.000

GUADALUPE 7*1000 1 1

ISNOS 10*1000 1 1

LA PLATA 4*1000 127.000 860.000

NATAGA 5*1000 y 7*1000

5% del impuesto

a pagar 127.000 860.000

NEIVA 5*1000 159.295 955.770

PAICOL 4*1000 127.000 860.000

PALERMO 10, 5*1000 5*100 159.295 955.770

PITALITO 6*1000 1.338.613 1.338.613

SALADOBLANCO 5*1000 221.315 737.717

SAN AGUSTIN 6*1000 1.475.434 1.475.434

SANTA MARIA 4*1000 184.429 368.859

SUAZA 7*1000 1 1

TELLO 10*1000 2*1000 1 1

TERUEL 10*1000 1*1000 1 1

TESALIA 5*1000 1 1

VILLAVIEJA 7*1000 1 1

YAGUARA 10*1000 1 1 PALESTINA 8*1000 1.427.920 1.427.920

RIVERA 5*1000 122.953 122.953

BASE

de 80

ANEXO No. 7

INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCIÓN DE

PROVEEDORES

ELABORADO

19-04-2013

Propósito: Orientar a las personas naturales o jurídicas que deseen iniciar el proceso de

inscripción de proveedores de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P,

Trámite a seguir:

1. Ingrese a la página WEB www.electrohuila.com.co.

2. Seleccionar el link de CONTRATACION y posteriormente hacer clic en formato de

inscripción de proveedores.

3. Allí encontrará el FORMATO DE INSCRIPCIÒN DE PROVEEDORES, el cual deberá ser

impreso y diligenciado en su totalidad.


de 80

4. De acuerdo con el numeral 4 del formato de inscripción de proveedores, se deberá

adjuntar la siguiente documentación:

a. Carta de presentación y/o portafolio de servicios

b. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de

Comercio, con una expedición no mayor a 30 días de antelación a la fecha de

envió del formulario de inscripción.

c. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN actualizado.

d. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal.

Nota: Los documentos deberán ser escaneados en formato PDF en un tamaño que facilite su

legibilidad.

5. Una vez el proveedor cuente con la totalidad de la documentación detallada en el

numeral anterior, éste deberá enviar dicha documentación únicamente vía email al

correo [email protected], detallando en el asunto INSCRIPCION

DE PROVEEDORES.

mailto:[email protected]

de 80

ANEXO No. 8

MANUAL DE INTERVENTORIA

de 80

ANEXO No. 9

MANUAL DE SALUD OCUPACIONAL Y PROTECCIÓN AMBIENTAL PARA CONTRATISTAS

electrohuila s.a. e.s.p. · morosidad en el pago en el mercado atendido por electrohuila s.a. e.s.p...

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