“EL PROCESO DE VALORACIÓN DOCUMENTAL”.

¿Quién de nosotros no ha oído, leído o pensado que con la valoración, el archivista tiene “el derecho de vida o muerte” de los documentos que integran los archivos y que son su responsabilidad. La selección documental en nuestra realidad archivística, es una necesidad de la Administración, porque su propósito es reducir el desequilibrio planteado por la producción y la acumulación documental. Estos grandes volúmenes de documentación, generan situaciones críticas y ha obligado a soluciones que aíslan y distorsionan el proceso de valoración al efectuarse por regla general bajo la presión del tiempo. Por ésto ha sido considerada como una práctica equivocada y desorganizada, al tener como resultado una solución “institucional” y en consecuencia, la documentación ha sido vendida, quemada o destruida. En la historia del pensamiento archivístico, la valoración documental es una intervención archivística que ha sido planteada por diversos autores que afirman su importancia, el carácter esencial de la acción y el alto grado de competencia científica y profesional que exige. Se descubren principios, métodos de trabajo, procesos y puntos de vista a veces contradictorios, divergentes y complementarios. Los autores tratan sin preocuparse por distinguir los aspectos teóricos y las prácticas de valoración. Algunos plantean la valoración documental como si se encontrara separada del resto de los procesos archivísticos y otros destacan su carácter total. Se habla de los valores que tienen los archivos, pero de un autor a otro es difícil saber si las mismas palabras expresan las mismas realidades. Actualmente conocemos los criterios que rigen el proceso de valoración, especialmente difundidos por la archivística norteamericana, a partir de Shellenberg, sin embargo, sus

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orígenes se encuentran básicamente en dos tradiciones europeas; la británica y la alemana. A continuación se presentan las tendencias que caracterizan los discursos en materia de la valoración documental en Alemania, Inglaterra y Estados Unidos y posteriormente una aportación de Canadá para su conocimiento y discusión y un punto de reflexión sobre nuestro proceso de identificación y valoración de la Administración Pública Federal. ALEMANIA. VALORAR PARA CONSERVAR. En Alemania se reconoce una larga tradición de racionalización de las actividades administrativas, los cuadros de selección documental datan desde 1832 y en 1858 encontramos que se prohíbe eliminar documentos sin que las autoridades archivístas de Baviera estuvieran informadas, y en 1897 se determina el papel del archivista nacional en materia de conservación; además, gran parte de las acciones se han centrado en la conservación antes de la destrucción. En el año de 1927, los archivos de Prusia decretan la obligación de hacer un inventario de todos los documentos producidos por la Administración Pública, para evaluar los documentos que se tienen que conservar. Situación que es importante al remarcar este vínculo que los archivistas alemanes establecen desde este momento, entre el inventario de los archivos y la valoración, siendo el primer elemento indispensable para una buena realización de la valoración. Meisner estableció en 1937 tres reglas básicas para la valoración:

• La edad de los documentos, • El contenido informativo, y • El orden jerárquico de las administraciones (Central,

regional y local). Este orden jerárquico, según el cual entre más bajo se encuentre en la escala una administración, menor será el valor de sus documentos, posteriormente hace precisiones

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relativas a la categoría de “intermedio” cuyos documentos se deberían de juzgar de acuerdo con el grado de autonomía del organismo productor al que se refieren. En relación con la valoración, encontramos desde este momento, ideas que todavía hoy se utilizan y que han caracterizado el discurso de los archivistas; la edad de los documentos, su contenido, y sobre todo, el papel del organismo productor y su posición jerárquica. En 1958, Zimmermann propuso que el contenido informativo del documento es el elemento determinante y en consecuencia de su utilización. Así, el uso de los documentos antes que el origen, es lo que hay que tomar en cuenta en primer lugar para la valoración. Inspirado en el dominio del mercado (económico), promovió el factor de la “demanda” que relaciona el contenido con la utilización. Otro Archivista alemán. Sechel, lanzó una severa crítica a esta propuesta, pero lo destacado de su aportación es la cuestión que él presenta sobre las relaciones entre historiadores y archivistas, entre Historia y Archivística. Se presenta como defensor de la Archivística y promulga por que ésta sea una “disciplina autónoma”, libre de cualquier enlace jerárquico hacia la Historia. Y apoyándose en el proceso de valoración, pregunta: ¿Es necesario ser Historiador para ser Archivista? Contesta que el Archivista en el acto de valorar se interesa por los documentos desde el punto de vista archivístico, en cambio, sostiene que cuando difunde los archivos y los vuelve accesibles, los tiene que trabajar como historiador. Esta forma de afrontar el proceso de valoración, lo llevó a considerar que se tendrían que alcanzar los siguientes objetivos: Clarificar las relaciones entre historiadores y archivistas

y precisar el papel de cada uno de ellos. Determinar que en el plan de la valoración, los intereses

del historiador no tienen por qué influir en el trabajo del archivista. Y precisar la respuesta a la pregunta:

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¿El Archivista tiene que ser Historiador?

Pregunta que todavía es de actualidad, y la respuesta también. Por otra parte, la propuesta del alemán Booms es que la Archivística sea una disciplina que permita una selección sensata, planificada, organizada y eficaz de todos aquellos archivos que den testimonio de todos y cada uno de los componentes de la sociedad. Con lo anterior, responsabiliza al Archivista y le exige trabajar de tal forma que la valoración no se abandone nunca al azar, y se pronuncia sobre el trabajo del historiador, argumentando que éste debería rechazar estar contento con los recursos que el azar le deja. Para dar una visión de conjunto Boms desarrolla las siguientes ideas: El Archivista debe tener un conocimiento profundo del

organismo o de la persona que ha producido los archivos. La contemporaneidad de la valoración. (Evaluar los

archivos con una escala de valores que sea contemporánea al periodo en que han sido creados). Y la valoración ha de permitir tener un máximo de

información en un mínimo de documentos. La importancia del organismo productor, la utilización de los archivos, la Archivística como una disciplina autónoma, la aplicación de una escala marxista (Pueblo, estado y cultura.) y los archivos como testimonio del conjunto de la sociedad son, temas que los archivistas alemanes han planteado al tratar la valoración que ellos asocian invariablemente a la conservación.

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INGLATERRA, VALORAR PARA ELIMINAR. Se dice que si se quiere caracterizar en algunas palabras los enfoques desarrollados en cuestión de valoración de Alemania e Inglaterra, se podría decir que los alemanes evalúan para conservar, mientras que los ingleses lo han hecho para eliminar. En Inglaterra se afrontó muy pronto el problema del exceso de documentos. En 1877 el “Acta de Registro de Oficinas Publicas” autorizaba a destruir los documentos posteriores a 1715 que no tuvieran valor para su uso legal, histórico, genealógico o anticuario. Y en 1898, la autorización se ampliaba a los fondos posteriores a 1660. Desde sus orígenes, en la archivística inglesa prima el punto de vista administrativo y son las personas de las oficinas las encargadas de seleccionar la documentación a conservar, antes de remitirla al archivo. Esta tradición es la que recoge Hilary Jenkinson, que en 1922 en su obra titulada Manual de Archivos Administrativos, obra que ha inspirado a diversas generaciones de archivistas en todo el mundo, indica la postura que el maestro tenía en materia de valoración, cuando establece que la eliminación es responsabilidad de las administraciones, el Archivista es un intermediario (servent, un buen servidor) entre la administración y los investigadores. En 1952 se estableció en Inglaterra el Comité Grigg, encargado de estudiar un nuevo método de selección. Y como resultado de sus trabajos se diseñó uno nuevo, basado en dos criterios; el administrativo y el histórico. En consecuencia y a partir de ese momento, los documentos son seleccionados en dos etapas. En la primera, realizada por las administraciones de origen a los cinco años de su

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tramitación entre el 50 y 90% es destinado a la destrucción, mediante la aplicación del criterio administrativo. Transcurridos veinticinco años llega la segunda revisión en la que, aplicando el criterio histórico, los documentos deben ser reducidos a un tamaño manejable, este proceso es aplicado por parte de los archivistas. Este método de selección fue criticado severamente en el informe Wilson de 1981, que entre otros aspectos reclamaba para los archivistas un papel más activo en la selección documental. El gobierno rechazó el reclamo. Esta situación posiblemente explica las pocas aportaciones que han tenido los archivistas ingleses en relación con la valoración, aparte del importante estudio RAMP que realizó Félix Hull en 1981 sobre la utilización de técnicas de muestreo. ESTADOS UNIDOS. LA SÍNTESIS DEL PROCESO DE VALORACIÓN. En la década de los cuarenta conocemos a dos archivistas americanos: Philiph Brooks en su libro La selección de los registros parasu preservación, nos trasmite dos ideas básicas en materia de valoración:

La eliminación de duplicados y la importancia que tiene definir lo que es el valor permanente, y éste se define en: El valor que la institución de origen da a los

documentos, y. La utilidad que tienen los documentos para la historia

administrativa de la institución a la que se refieren. Philip Bauer propone considerar la utilización, el costo de la adquisición y la conservación de archivos, definiendo cuatro tipos: Utilización por parte de las instituciones

gubernamentales. Utilización por la finalidad de protección de los derechos

de los ciudadanos.

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Utilización en el marco de investigaciones “serias”. Utilización para satisfacer la curiosidad de los

genealogistas o eruditos. Este autor establece tres criterios que permiten juzgar la utilidad: Las características y la importancia cualitativa de la

información contenida en los documentos. La pertenencia de su clasificación. La densidad y la importancia cualitativa del contenido.

A partir de los años sesenta, aparece Shellenberg, que se convirtió en el “padre de la teoría de la valoración”, su contribución fue elaborar los criterios de selección y valoración, al afirmar que los documentos tienen valores primarios y secundarios: Valor primario: El que tiene para la administración de

origen. (relaciona este valor con los aspectos legales, fiscales y administrativos).

Valor secundario: el que posee para la investigación y es

de dos tipos: Valor testimonial: documentos con información

sobre la historia, la organización y las funciones de la administración de origen. Valor informativo: documentos importantes para

la investigación en general. La obra de Shellenberg representa la síntesis de las corrientes inglesa y alemana que se incorporan al caso norteamericano, que se difunde internacionalmente. Estos principios permanecen en esencia y son fundamentales en el proceso de Valoración utilizado en gran parte del mundo. En 1970 la Sociedad de Archivistas Americanos le encarga a Brichford un Manual de Valorac ón en el cual afirma que “el i

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éxito de la valoración documental está directamente relacionado con el papel protagonista que desempeña el Archivista como representante de la comunidad de investigadores. Quien lleva a cabo la valoración debe abordar los documentos... “evaluando la demanda en función de la utilización de los documentos por los investigadores en el pasado, en el presente y la que se prevé que harán en el futuro”. En la obra encontramos cuatro consideraciones fundamentales: Las características de los documentos (Edad, volumen,

forma, características relacionadas con la función, con la prueba y con la información). Los valores administrativos (Valor primario de

Shellemberg: legal, fiscal y administrativo). Los valores de la investigación (Unicidad, credibilidad,

legibilidad, edad, accesibilidad material; frecuencia, tipos y claridad de la utilización). Los valores archivísticos (Relaciones que tienen los

documentos entre ellos y consideraciones de costos de conservación y de almacenamiento).

En los ochenta, el papel destacado es el de la norteamericana Helen Samuels que elabora un novedoso planteamiento de filosofia “social” más que de “estadista”, y ofrece el concepto de la “estrategia para documentar”. Éste consiste en estar consciente de que la escala de la moderna gestión documental, sólo puede comprenderse a través de un nivel analítico por encima del nivel del propio documento y de la institución que lo produce. Concibe esta estrategia para documentar como el análisis cooperativo multi-institucional que conjuga la actividad de valoración con muchos archivos, con objeto de documentar los temas, asuntos, actividades o funciones principales de la sociedad. Esta propuesta se complementa con su artículo escrito junto con Richard J. Cox. sobre la “Agenda para mejorar la identificación y conservación de los acervos de valor perdurable”, cuyo propósito principal es mejorar la destreza profesional de los archivistas para documentar la sociedad.

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Y señala que los archivistas requieren de un mecanismo como el del Comité de Fines y Prioridades (CGAP por sus siglas en inglés), que mantenga en primer plano los temas esenciales, mencione los éxitos y ayude a identificar las necesidades. Así, presentan los siguientes objetivos: Comprender las características y uso de los acervos: En temas como: Creación, administración y uso de los acervos por parte

de los creadores. El valor de los documentos para los usuarios

secundarios. Un informe documental extenso para determinar el

valor de los materiales archivísticos en el acervo. Identificar el impacto de la información tecnológica.

Desarrollar y aplicar estrategias de valoración y documentación, con propuestas como: Planificación y formulación continua y sistemática de

estrategias de valoración. Difusión de guías de valoración. Estimular el desarrollo de políticas de adquisición

institucionales.

Según estos autores cuando el Archivista valora, tiene el compromiso de traspasar el conocimiento de la institución de la cual provienen los archivos. Cabe aclarar que este planteamiento, ha sido objeto de criticas, ya que implica, de no ser en un nivel local y limitado, la amenaza de que se solapen los temas y funciones, y por tanto existe la posibilidad de que se dupliquen las tareas de investigación del Archivista. Por estos motivos, la estrategia para documentar es más apropiada para el mundo de los archivos privados que para los de la Administración Pública.

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Estados Unidos ha desarrollado un papel importante en materia de Valoración de los archivos. La contribución de los archivistas norteamericanos ha consistido en sacar provecho de las reflexiones ya hechas por los europeos, al elaborar criterios y nuevas formas de ver el tema, y sobre todo, de la síntesis que encontramos en la obra publicada en 1991 de Boles y Young sobre la valoración de los archivos, ellos identifican y estructuran los criterios de valoración en tres módulos básicos: Criterios ligados al valor de la información y a la decisión

que resultará de la valoración. Criterios ligados al costo de la conservación. Criterios ligados a las consecuencias de la decisión que

resultará de la valoración. Así encontramos desglosados aspectos como:

Valoración de la información 1.Circunstancias de creación.

1.1 Ubicación de la organización. ¿Dónde se ubica institucionalmente y

jerárquicamente la oficina generadora de la información?

1.2 Actividades de la unidad: ¿Cuáles son las funciones específicas de la unidad

generadora? 1.2 Función del archivo: Dentro del contexto de las funciones de la unidad.

¿Qué significado tiene el archivo para ésta? ¿Cómo se encuentran entrelazados los archivos

y las funciones de la unidad?

2 Análisis del contenido.

2.1 Limitaciones prácticas. 2.1.1 Legibilidad:

¿Son descifrables los archivos?

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2.1.2 Entendibilidad: ¿Son coherentes y claros los archivos?

2.2. Información duplicada. 2.2.1 Física: Ubicar si es que la información se encuentra duplicada en otro soporte. 2.2.2 Intelectual: Determinar si es que existe duplicidad

en la información contenida en los archivos o en archivos relacionados.

2.3 Análisis del Tópico. 2.3.1 Brecha en el tiempo. ¿En verdad los archivos cubren las expectativas de

un periodo determinado? ¿En realidad los archivos cubren el hueco?

2.3.1 Relación generador-tema: ¿Existe una relación directa o indirecta entre el

generador de los archivos y el tema? 2.3.2 Nivel de detalle:

¿La información es superficial o profunda? 2.3.3 Carácter de la información:

¿Qué tipo de preguntas responde la información de los archivos? (¿Por qué. Cómo. Qué, Dónde, Quién?)

2.3.5 Calidad de la información: ¿Cuál es la relación entre esta información y el

extenso universo de la información? Es nueva o verifica suposiciones que con anterioridad ha sido documentada, o complementa información ya existente?

3.Uso de los archivos.

3.1 Interés del investigador. ¿Existen personas para consultar la información de los archivos?

Tendencias y metodología de la investigación: Determinar la existencia de la metodología de los

usuarios de los archivos.

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3.2 Restricciones de acceso. Imposición de medidas para el acceso:

Determinar la existencia de las posibles limitantes para el acceso a la información consignada en los archivos.

Costos de guarda. A. Almacenaje.

1. Cantidad: ¿Cuánto espacio necesitan los archivos? 2. Tipo: ¿Qué características necesita el lugar donde se

resguardarán los archivos?

B. Procesamiento.

1. Nivel de experiencia: Dependiendo de la naturaleza de los archivos, determinar qué nivel de pericia se requiere para el manejo de la información. 2. Cantidad de trabajo: Determinar para la cantidad de trabajo que se requiere para descripción de los archivos. 3. Costo de los suministros: Determinar la cuantía de los suministros que se requieren para llevar a cabo el procesamiento de conservación.

C. Conservación.

1. Nivel de experiencia: Dependiendo de la naturaleza de los posibles problemas para la conservación, determinar qué nivel de pericia se necesita para encontrar las posibles medidas de solución. 2. Cantidad de trabajo: Determinar la cantidad de trabajo para llevar a cabo las medidas adoptadas para permitir la conservación.

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3. Costo de suministros: Determinar el costo de los suministros que se requieren para llevar a cabo las medidas de conservación.

D. Referencia.

1. Nivel de experiencia: Qué nivel de conocimientos se requiere para proporcionar acceso físico e intelectual a la información contenida en los archivos. 2. Cantidad de trabajo: Determinar la cantidad de trabajo que se requiere para adoptar las medidas para brindar un acceso físico e intelectual óptimo.

Implicaciones de las recomendaciones para la valoración

A. Consideraciones políticas

1. Origen de los archivos a. Autoridad / influencia: Que debe ser tomado en

cuenta la autoridad o el origen de los archivos, para reconsiderar su valoración?

b. Discrepancia en la valoración de los archivos: Definir si es que existe desacuerdo en la información contenida en los archivos.

2. Otras personas

a. Autoridad / influencia: Que debe ser tomado en cuenta la autoridad o el origen de los |archivos, para reconsiderar su valoración?

b. Discrepancia en la valoración de los archivos: Definir si es que existe desacuerdo en la información contenida en los archivos y otros individuos.

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B. Precedentes de procedimiento

1. Valoración de la información: En caso de que se implementen las recomendaciones de valoración, que precedentes deben ser establecidos, reafirmados, o cambiados, observando los componentes, subcomponentes y elementos de este modulo?

2. Costos de guarda: En caso de que se implementen

las recomendaciones de valoración, que precedentes deben ser establecidos, reafirmados, o cambiados, observando los componentes, subcomponentes y elementos de este modulo?

A pesar de las dificultades que hay que tomar en cuenta para su aplicación con el desarrollo de un buen número de criterios, Bolen y Young logran un buen modelo para el proceso de valoración. CANADÁ. UNA APORTACIÓN. La valoración de los archivos es un tema complejo, los archivistas alemanes, ingleses y norteamericanos, y seguramente, muchos otros, han abordado diferentes aspectos de esta cuestión. Situadas las tendencias que caracterizaron de manera muy general el proceso de valoración en Alemania, Inglaterra y Estados Unidos, el siguiente punto es presentar la contribución de Canadá en materia de valoración de los archivos, que desde mi punto de vista, es síntesis y enlace con estas tendencias. La Archivista Carol Couture, en 1995 define y propone cinco principios rectores para ser aplicados en todos los contextos que el Archivista tiene que incluir en el acto de valorar:

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Los archivos tienen que dar testimonio del conjunto de las actividades de la sociedad. Cuando se valora, el Archivista tiene que asegurar la

objetividad y la contemporaneidad del juicio que produce. Cuando se valora, el Archivista tiene que asegurar el

respetar las relaciones que unen la valoración con otras intervenciones archivísticas. Cuando se valora, el Archivista debe asegurar que hay un

equilibrio entre las finalidades administrativas y las finalidades patrimoniales de su intervención. Cuando se valora, el Archivista debe asegurar que hay un

equilibrio entre las consideraciones relativas al contexto de creación y aquellas relacionadas con su utilización.

MÉXICO. QUÉ SE HIZO, QUE HACEMOS Y QUÉ HACER EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL EJECUTIVO FEDERAL. En México es hacia mediados de la década de los sesenta en que puede ubicarse el impulso inicial dado dentro de la Administración Pública Federal, para reformar la situación de los servicios archivísticos gubernamentales con la puesta en marcha del Programa General de Reforma Administrativa en 1975. Sin embargo, es a partir del periodo 1977-1982 cuando se fortalece la posición del Archivo General de la Nación, especialmente en 1980 con el Acuerdo del Presidente de la República, mediante el cual, el Archivo se establece como el Órgano de consulta del Gobierno Federal en materia de Archivos y Administración de Documentos y vigoriza al Sistema Nacional de Archivos creado en 1977. De 1982 a 1988 las bases institucionales las encontramos en la propuesta del Sistema Red de Archivos, que cubre todas las áreas involucradas en el manejo documental, siguiendo un esquema de centralización normativa y descentralización operativa acorde con los fundamentos del

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Sistema Nacional de Archivos, y con las necesidades institucionales en materia de archivos. Una primera vertiente dentro del proceso de valoración fue la creación, en el Archivo General de la Nación, de una división especialmente dedicada a las regulaciones establecidas para el proceso de valoración secundaria. Este procedimiento normalizado de atención de solicitudes de valoración documental entre las dependencias del Ejecutivo Federal y el Archivo General de la Nación, que se acredita y consolida en 1998 en el Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación. Procedimiento que ha sido una válvula, para dar cause a los problemas de acumulación documental que provocan serias dificultades de espacio y manejo operativo en las instituciones. Como lo indican Juan Manuel Herrera y José Antonio Ramírez de León en su artículo “La experiencia de México”, “esta práctica, cumple una función adicional nada despreciable: como ha ganado carta de naturalidad, como está ampliamente difundida entre la comunidad archivística, es la forma en que se ha logrado difundir otros aspectos y posibilidades del problema de la identificación y valoración de los documentos en la Administración Pública Federal”. Y en el aspecto metodológico fue el proyecto del Registro Central de Disposición Documental cuyos propósitos son un manejo eficiente y confiable de las series documentales producidas por el Gobierno Federal; garantizar a través del registro de valoración secundaria, la conservación permanente de las series documentales socialmente útiles; establecer un instrumento de control de seguimiento de las series documentales producidas por las dependencias del Gobierno Federal, formular un mecanismo de trabajo de disposición documental basado en la identificación precisa de las series documentales y en la valoración de su información. El Registro Central de Disposición Documental se constituye por cuatro elementos centrales: Identificación, Valoración, Regulación y Control, y el eje común donde convergen estos elementos es la Serie Documental. Se afirma que los

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documentos no deben manejarse como elementos aislados, sino, como series de documentos relacionados entre sí. Estas relaciones obedecen a la procedencia institucional y a la función de la cual deriva su creación. Esta propuesta se fortalece con el trabajo realizado de 1989 a 1996 del Grupo Iberoamericano de Tratamiento de los Archivos Administrativos compuesto por representantes de España, Portugal, Brasil y México, cuyo objetivo fue definir y establecer un modelo de tratamiento de fondos, diferenciado del anglosajón y el francés. Con esta orientación se establecieron los siguientes acuerdos: Definir y contrastar las características históricas-

administrativas y archivísticas del área de Iberoamérica. Adelantar la fase de clasificación y ordenación en

referencia a la descripción. Singularizar como funciones independientes las

transferencias y el expurgo. Despojar de la terminología archivística los conceptos de

influencias foráneas. Introducción del criterio de la documentación

administrativa, dada la citada estructura de funcionamiento de la administración en áreas comunes y específicas y la interconexión entre sus distintos niveles.

En el campo de la Teoría archivística se defendieron y aportaron los conceptos fundamentales como fases independientes del tratamiento de fondos, previas a la descripción: La identificación y la Valoración. La Identificación entendida como el proceso de

investigación y sistematización de categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo o grupo fundamental.

La Valoración que se define como el proceso de

investigación y análisis de los testimonios administrativos, legales, jurídicos e informativos

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presentes en cada una de las series documentales que constituyen un fondo.

De las operaciones consideramos: Determinación de los valores primarios y secundarios (Análisis de las disposiciones que regulan el trámite, análisis de la información contenida en los documentos, y determinación de los plazos de conservación). El primer elemento del Registro Central de Disposición Documental, son las necesidades de identificación exigidas, si bien se parte de la definición de un esquema de clasificación completa y estable o de un inventario que ubique y describa las series documentales, con esto los campos a identificar de cada serie son: Procedencia institucional, Caracterización documental y Descripción informativa. En este caso el primer problema que se abordaba en la propuesta era el de la identificación de las series documentales que produce el gobierno Federal, y se puede asegurar que son la raíz del problema de las deficiencias tradicionales en materia de clasificación de documentos en las instituciones de origen. Por ello, la propuesta del Registro Central de Disposición Documental debía estar acompañada de un planteamiento que abordara globalmente el problema de la clasificación, así en el año de 1985, el Archivo General de la Nación inició el proyecto de Inventario de Grupos Documentales, tendiente a confeccionar un Sistema Único de Clasificación para el Gobierno Federal. En este sentido, el Sistema Único de Clasificación Documental propuesto para los archivos del Gobierno Federal, se concibe de manera integral, considerando paralelamente tanto el medio ambiente administrativo, como al sistema Red de Archivos del Gobierno Federal y los recursos que al respecto nos ofrece la Administración de Documentos, como es el Ciclo vital de la Documentación.

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Cabe aclarar, que los trabajos desarrollados para enfrentar operativamente algunos aspectos de identificación y valoración documental, así como algunos ejemplos de sus resultados, se pueden consultar en la publicación del Archivo General de la Nación de Colombia , titulada Archivos Administrativos Iberoamericanos. Modelos y Perspectivas de una tradición Archivística, en el artículo “ Experiencias Nacionales – México”. Actualmente, al hacer un balance a más de 15 años, los avances reales no dejan de ser lentos y poco alentadores, ya que nuestra Administración con una velocidad vertiginosa continúa incesantemente produciendo toneladas de documentos y registros informativos en diversos soportes que son en sí mismos nuevos retos. Acumulación documental, que se nos presenta con nuevos perfiles como: La existencia de los grandes volúmenes de

documentación que generan situaciones críticas, y que obliga a soluciones que aíslan y distorsionan el proceso de valoración al efectuarse por regla general bajo la presión del tiempo. El proceso de valoración es una más de las actividades y

no siempre es algo prioritario, es un mal necesario, y peor aún, existe la idea, del avestruz, de que si se evita el problema, el problema no existe. No hay difusión de los aspectos innovadores del

problema y poca discusión al respecto. La aplicación del proceso de valoración es heterogénea. Existe la idea vigente de que la documentación reciente

no es histórica, que el estatuto de documentación histórica es cuestión de tiempo. Si existen las tablas o cuadros de vigencia documental,

no son utilizados o existe indiferencia para su aplicación. La mayor parte de los procesos de valoración queda sin

registro. No hay consulta ni intercambio de información respecto

de lo que se está valorando y de lo que se quiere conservar.

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Con lo expuesto anteriormente, parece útil identificar algunas cuestiones que nos plantea la documentación, preguntas que permitan dar testimonio de la riqueza del tema y al mismo tiempo de la complejidad de sus componentes, de la problemática que la valoración documental nos plantea y la responsabilidad de sus respuestas. ¿Cuáles pueden ser, por ejemplo, las consecuencias de la elección que nos lleva a valorar para eliminar y no para conservar?. ¿Hemos de valorar para responder a las necesidades administrativas o a las necesidades de la investigación? ¿Cómo se puede tener un máximo de información en un mínimo de documentos? ¿Qué vínculos son necesarios establecer entre valoración y la adquisición, la valoración y el análisis de necesidades? ¿La valoración es una función o una misión de Archivista? ¿Qué es necesario entender por macrovaloración o cuál es su contrario, la microvaloración? ¿Cómo se pueden relacionar los principios, los métodos, los procesos y los criterios en materia de valoración? Insistir que el proceso de identificación y valoración documental no puede ser un suceso aislado, ni un programa circunstancial tiene que responder a una política pública, cuya esencia tiene que ser coherente, acumulativa y multirrelacionada y contar con un esfuerzo colectivo, inteligente y consensado. Sin embargo, hay que mencionar que esfuerzos aislados y de trabajo continuo han logrado consolidar propuestas en esta materia. Así, tenemos que en el acuerdo del 26 de abril de 2001 del Comité Técnico de Unidades de

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Correspondencia y Archivos del Ejecutivo Federal, se instaló un grupo para el desarrollo de un Cuadro de Clasificación para las dependencias, coordinado por Alicia Barnard Amozorrutia, Directora del Centro de Documentación de la Secretaría de Salud, esta idea consistió básicamente en la aplicación de la normatividad técnica con los siguientes criterios de clasificación que comprenden tres etapas: La Identificación, La Jerarquización y la Codificación. La Identificación. Es la formulación de categorías de agrupamientos

mediante una serie de mecanismos de semejanza e integración entre categorías, los instrumentos consultados son:

Ley orgánica de la Administración Pública Federal. Reglamentos Internos de Organización. Manuales de procedimientos. Catálogos de Actividades del Sector Público Federal. Cuadros de Clasificación vigentes de las Dependencias

del Gobierno Federal. Cabe señalar que el establecer categorías de agrupamientos documentales se debe hacer sobre la base de identificación de las funciones inherentes al conjunto de instituciones que integran a la Administración Pública. La Jerarquización. Es el establecimiento de los niveles de relación y/o coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas, en esta etapa, dichas categorías deben ser objeto de un proceso de comparación a través del cual puedan ser ubicadas en un contexto general de ordenación o “relación” el cual debe distinguir elementos diferentes que permitan ubicar la categoría de agrupamiento en el lugar que le corresponda.

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Una vez realizadas las etapas de codificación y jerarquización de las categorías de agrupamiento documental, se continúa con la etapa de: La Codificación. Que consiste en asignar una clave o código que además de sustituir el nombre propio o título de la categoría de agrupamiento para fines de abreviatura o identificación. El resultado de este trabajo fue un Cuadro de Clasificación conforme a las funciones comunes, está desarrollado para que los grupos básicos y los subgrupos sean respetados tal y cual aparecen, cuando sea necesario las unidades responsables que requieran de mayor especificación en sus archivos, puedan desagregar cada subgrupo hasta dos posiciones más, es decir, cada subgrupo podrá ampliarse dos claves más de manera horizontal. Ejemplo: GRUPO SUBGRUPO TERCERA POSICIÓN CUARTA POSICIÓN. 01 LEGISLACIÓN

01.1 LEYES 01.1 LEYES NACIONALES.

0.1.1.1 LEYES EN MATERIA DE SALUD 0.1.1.2 LEYES EN MATERIA DE EDUCACIÓN.

Como se ha señalado, se trata de un cuadro de clasificación que permite organizar los asuntos conforme a funciones y que pueden ser utilizados indistintamente por cada unidad responsable de acuerdo a distintas necesidades. Así, el Cuadro de Clasificación de funciones comunes se conforma por 11 grupos o secciones y de 232 series o subgrupos, pero como todo proceso para ponerlo en práctica es necesario cubrir la validación, la formalización, la inspección, la asesoría y la capacitación. La validación. Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación para el Gobierno federal

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La formalización. Atiende a los mecanismos de implantación y difusión en el ámbito de todos los archivos de la administración Pública. La capacitación. Tiene que ver con las capacidades de adiestramiento para conocer con profundidad las operaciones y procedimientos del Cuadro de clasificación. Ahora bien, teniendo ya un Cuadro de Clasificación, que de acuerdo a las conclusiones del grupo que lo elaboró, menciona que este es el primer trabajo para dar inicio a una serie de instrumentos homogéneos y normalizados interinstitucionales que coadyuven a facilitar el acceso a la información contenida en los archivos en su etapa activa y semiactiva, así como de optimizar procesos de valoración. En términos de la Valoración, el Cuadro de Clasificación de Funciones Comunes nos permite iniciar la primera etapa con la identificación y descripción de cada serie con sus respectivas subseries, así tenemos como punto de arranque 232 series o subgrupos. Como he mencionado, las decisiones validadas sobre la conservación o eliminación de documentos debe basarse en el amplio conocimiento de los documentos creados o recibidos por un organismo. Antes de emprender cualquier acción sobre los documentos de una organización, hay que conocerlos muy bien. Dentro del proceso de identificación los tres campos a trabajar para todas y cada una de las series son. Procedencia Institucional, que permite conocer el

organismo que generó la documentación y en consecuencia, la función de la cual deriva en relación directa. La caracterización documental, que informa de soportes,

tipología, volumen y organización. La descripción informativa, que cubre contenido

informativo, relación entre serie y función, administrativa

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o sustantiva, periodo que cubre la información y relación entre la serie en cuestión con otras series y otras fuentes de información afines.

Estos tres campos configuran el núcleo que identifica a una serie documental. La segunda etapa es propiamente la valoración del proceso intelectual que entraña el análisis de los documentos en el nivel macro (en sus series en vez de expediente por expediente o pieza por pieza) para determinar: El Flujo documental y su control en atención al uso y

valores de los documentos de una organización. En función del estudio y análisis se establecen plazos de

vigencia, así como aspectos relacionados al soporte y la conservación de los documentos y otros factores relativos a la eliminación total y/o parcial de los documentos. Al conjunto de documentos que debe incorporarse a un

sistema de gestión electrónica. En el proyecto del Registro Central de Disposición Documental el elemento básico de la información es la Cédula de Disposición Documental. Este es, propiamente el registro individual de cada serie documental: en su conjunto, las cédulas constituyen un instrumento de control a partir del cual pueden derivarse los mecanismos de regulación que se requieren para propiciar un tratamiento adecuado de las series. La Cédula de Disposición Documental y por extensión el Registro Central cubre cuatro aspectos interrelacionados: La identificación, la valoración, la regulación y el control, los dos primeros citados anteriormente. Cada uno de estos elementos, vale la pena subrayarlo, resulta insuficiente si se quiere manejar aisladamente sólo teniendo una buena base de identificación puede esperarse un análisis serie y confiable; asímismo, solamente en la medida en que la identificación y la valoración se tengan puede aspirarse a regular eficientemente y continuamente el movimiento natural de los archivos, de acuerdo con el ciclo vital de la documentación.

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Se presenta la relación de elementos que integran una Cédula de Disposición documental y una breve descripción de la información que debe ser requisada: SERIE DOCUMENTAL: Nombre Genérico de un grupo homogéneo y regular de documentos PROCEDENCIA INSTITUCIONAL: Nombre de la dependencia y de la unidad administrativa que generó la documentación. De existir cambios estructurales o funcionales en las entidades productoras a lo largo del período cubierto por la serie, deberán señalarse de manera general, remitiendo al esquema general de evolución institucional respectivo. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE: Relación detallada de los asuntos y materias contenidos en las serie documental haciendo énfasis en la regularidad de la información. Si se trata de una serie plenamente homogénea o de un formato uniforme, deberá detallarse el contenido informativo. Debe destacarse, también la importancia de la serie respecto ala función o actividad de la cual deriva su creación. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL: Descripción de la clase de documentos que contiene cada expediente individual de la serie. Soporte material y formato físico. Señalar, también, el número de copias y destino. PERÍODO QUE CUBRE LA SERIE: Anotar los años extremos – inicial y final de la serie en su conjunto. ORGANIZACIÓN DE LA SERIE: Indicar la forma en que está ordenada la documentación (numérica, alfabética, cronológica, etc.) y las reglas usadas para su organización. Señalar, asimismo, si tiene instrumentos descriptivos de acceso. VOLUMNE DE LA SERIE:

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Indicar en metros lineales o en metros cúbicos, el volumen total de la documentación y, si es posible, el volumen de acumulación anual. VALORACIÓN PRIMARIA: Señalar los plazos de vigencia administrativa, legal y fiscal que tiene la documentación, así como las disposiciones legales que los sustentan. VALORACIÓN SECUNDARIA: Dictaminar sobre el valor informativo, evidencial y testimonial de la serie. Evaluar la homogeneidad de la serie en relación a la información que contiene y a la función de la cual deriva. Establecer el valor que puede tener la información para fines distintos a aquellos para los que fue concebida. Se anotará aquí la síntesis del dictamen de valoración secundaria. MÉTODO DE SELECCIÓN: Señalar, en el caso de considerarse suficiente conservar una parte del conjunto total de la serie, que método de selección es el adecuado para conservar el mayor volumen de información. En su caso, deberán observarse los lineamientos de selección y muestreo. REPROGRAFÍA. Indicar, de ser necesario reproducir parcial o totalmente la serie en cuestión, que método reprográfico debe usarse. RESTRICCIONES A LA CONSULTA: Señalar si existe alguna razón para restringir le acceso general a la serie en cuestión. De justificarse, deberá indicarse el plazo de restricción y las condiciones de la consulta. SERIES AFINES: Mencionar aquellas series documentales que por su afinidad deban tomarse en consideración tanto en el proceso de valoración, como en la consulta. ARCHIVOS ESPECIALES: Anotar las observaciones pertinentes en el caso de que la serie incluya algún tipo especial de material (documento informático por ejemplo) OBSERVACIONES:

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Indicar las observaciones que por su naturaleza no puedan ser consideradas dentro de los rubros anteriores. En el año de 2002, ha propuesta de la Secretaría Técnica del Comité de Unidades de Correspondencia y Archivos del Ejecutivo Federal, Alicia Barnard, se instaló un grupo de trabajo de valoración para el proceso de identificación y valoración de series documentales, como ejemplo de esto se presenta un modelo de Cédula relativa a las CARPETAS DE COMITÉS. N° 1/2002

•Denominación: Expediente (Carpetas) de las sesiones de los

Consejos, Comités y Subcomités

•Vigencia documental aplicable a:

Presidencia de la República, Secretarías de Estado, Departamentos Administrativos, Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal, Procuraduría General de la República, organismos descentralizados y empresas con participación estatal mayoritaría así como fideicomisos con participación estatal mayoritaria

•Área responsable de la función y generadora de la documentación: Unidades Administrativas o equivalentes que coordinan o tienen a su cargo la secretaría general o técnica de un comité o subcomité.

•Base legal de la función que genera la documentación: Las leyes federales, reglamentos, decretos, acuerdos o normas que fundamenten la creación y actividades de un consejo, comité, subcomité. Valor documental: Administrativo

•Periodo de Conservación:

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•Originales en etapa activa (archivos de trámite): 2 años posteriores al año de elaboración

•Originales en etapa semiactiva (archivos de concentración): 3 años

•Copias de otros miembros del Comité: Etapa activa (archivo de trámite), máximo 3 años Nota: Se entiende por originales la que conserva el coordinador , secretario general o secretario técnico del Consejo, Comité o subcomité, el resto es considerada copia. Cuando se transfiere una copia o expediente de sesiones al archivo de concentración, se indicará en el inventario de transferencia el nombre del área donde se conserva los originales

•Conservación permanente: Unicamente los expedientes (carpetas) originales que se localizan en las áreas de coordinación, secretario general o técnico del consejo, comité o subcomité, responsable de remitir la documentación al Archivo de Concentración al cumplir sus 3 años de archivos de trámite.

El Archivo de Concentración, según sea el caso, la transfiere al Archivo Histórico de la dependencia, al Archivo General de la Nación o notifica a éste que conservará la documentación en sus acervos de forma permanente

•Fecha de dictamen: 28 febrero 2002 Fecha de aprobación: 26 de septiembre 2002

Dentro de la atribución que le confiere el artículo 48 fracción II del Reglamento Interior de la Secretaria de Gobernación al Archivo General de la Nación, relativa a “Establecer los lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la documentación liberada por las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal” Se propone que retome el liderazgo en este aspecto y se permita llevar a buen término el proyecto de 1986 sobre el establecimiento de un Registro Central de Disposición Documental, que entre otros objetivos tiene:

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Concentrar en un instrumento de control y seguimiento

las series documentales producidas por las dependencias del gobierno Federal, a partir del registro de los resultados del proceso de identificación y valoración de aquellas.

Una vez iniciado el proceso de identificación y valoración será factible realizar una variante propuesta por los archivistas canadienses relativa a la macrovaloración que proporciona instrucciones para la eliminación de documentos que se generaron por funciones comunes a varias o a todas las instituciones, denominado Plan General. Este goza de prioridad en los programas de gestión de documentos y abarca la totalidad de la Administración, por su utilidad de facilitar la eliminación de grandes cantidades de documentos, situación que se sustenta en el análisis de necesidades permitiendo un conocimiento profundo de las instituciones y de los archivos valorados. CONSIDERACIONES FINALES. Otras propuestas que habría que estudiar son la aplicación de los principios de la gestión sistémica de administración de documentos administrativos. Y por otra parte, las propuestas australianas, en particular a la gestión de documentos, la descripción y lo que se conoce como la revolución “Post-custodia”. A manera de reflexión es importante conocer la forma de cómo funciona nuestro pensamiento, éste es inseparable de los problemas que afrontamos. Los problemas no están sencillamente “ahí afuera”, son creación conjunta de los acontecimientos y lo que pensamos de ellos. Somos el elemento común de todos nuestros problemas y tenemos que ser muy conscientes que no vamos a resolver un problema con el mismo nivel de pensamiento que lo creó.

29

BIBLIOGRAFIA

1. La columna vertebral del texto está basado en este artículo de Couture, Carol, “La evaluación de los archivos, Estado de la Cuestión”. (Texto basado en una investigación para obtener un DESS de Archivistica)

2. Mundet, José Ramón, Manual de Archivística, Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994, 408 pp. (Biblioteca del libro; 63)

3. Cox, Richard J., y Helen W. Samuels, “Agenda para mejorar la identificación y

conservación de los acervos de valor perdurable” en Foro Archivístico, México, AGN, 1992, pág. 17-29.

4. Boles, Frank y Julia Marks Young “Exploring the Black Box: The Appraisal of University

Administrative Record”, en American Archivist, Vol. 48, No. 2/spring 1985.

5.Archivo General de la Nación, Dirección de Administración de Documentos del Gobierno Federal, Lineamientos generales para el establecimiento de un registro central de Disposición Documental. México

6.Cook Terry “Interacción entre la teoría y la práctica archivísticas desde la publicación del

manual holandés en 1898” en XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing, China, 1966.

7. Archivo General de la Nación, Dirección de Administración de Documentos del Gobierno

Federal, Sistema de Clasificación documental del Gobierno Federal.(Lineamientos para su diseño y desarrollo.

8. Llanos Sanjuán Joaquím, “Sistemas Archivísticas y Gestión de Documentos”

Universidad Pública de Navarra,

9. Herrera Huerta; Juan Manuel. “La selección documental: una solución dual”, en Boletín del Sistema Nacional de Archivos No. 5, mayo-junio de 1984, pp. 30-36

10. Herrera Huerta, Juan Manuel, José Antonio Ramírez de León, “La experiencia de

México” en Archivos Administrativos Iberoamericanos. Modelo y perspectivas de una tradición Archivística, Colombia, Archivo General de la Nación, Colombia, 117- 176.

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SELECCIÓN PROHIBE ELIMINAR INVENTARIO

VALORAR

Edad dedocumentos

Contenido informativo

Orden jerárquicoAdministración

Contemporaneidad de la valoración

•Tener conocimiento profundo del organismo o de la persona que ha producido los archivos

Tener un máximo de información en un mínimo de documentos

ACTA DE REGISTRO DE OFICINAS PUBLICAS

MÉTODO DE

SELECCIÓN

ADMINISTRATIVO

HISTORICO

QUE LA INSTITUCIÓNDE ORIGEN DA A LOS DOCUMENTOS

Y SU UTILIDAD PARA LA HISTORIA ADMINISTRATIVA DE LA INSTITUCIÓN A QUE SE REFIEREN

DE LAS INSTITUCIONES

PROTECCIÓN DELOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS

EN EL MARCO DE INVESTIGACIONES SERIAS

SATISFACER LA CURIOSIDAD DE LOS GENEALOGISTAS

O ERUDITOS

ADMINISTRACIÓN

DE ORIGENLEGAL

FISCALADMINITRAT

IVO

POSEE PARA LA

INVESTIGACIÓNTESTIMONIAL

INFORMATIVO

DOCUMENTOS:Edad

Volumen

Forma

Características/función

Prueba

Información

ADMINISTRATIVOS:Primario:

legal

fiscal

administrativo

INVESTIGACIÓN:Unicidad, Credibilidad

Legibilidad, Edad

Accesibilidad material

Frecuencia, Tipos

Claridad de la Utilización

ARCHIVISTICOS:Relaciones:Documentos entre ellosCostos de

conservaciónAlmacenamien

to

Características y uso de los acervos:CREACIÓN,ADMINISTRACIÓN Y USO

VALOR PARA LOS USUARIOS SECUNDARIOSINFORME DOCUMENTAL: Determinar

valor de losmateriales archivísticos

del acervoINDICAR, IMPACTO DE LA INFORMACIÓN TECNOLÓGICADesarrollar y aplicar

estrategias:PLANIFICACIÓN Y APLICAR ESTRATEGIAS DE VALORACIÓNDIFUSIÓN DE GUIAS DE

VALORACIÓN

VALOR DE INFORMACIÓN Y A LA DECISIÓN QUE RESULTARA

COSTO DE CONSERVACIÓN

CRITERIOS LIGADOS A CONSECUENCIAS DE LA DECISIÓN

POLÍTICAS DE ADQUISIÓN INSTITUCIONAL

VALORACIÓN DE LA INFORMACIÓN

CIRCUNSTANCIAS DE CREACIÓN

UBICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

FUNCIÓN DE LOS

ARCHIVOS

ANÁLISIS DEL CONTENIDO

LIMITACIONES

PRÁCTICAS

LEGIBILIDAD

ENTENDIBILIDAD

DUPLICIDAD

FÍSICA

ANÁLISIS

DEL TÓPICO

USO DE LOS ARCHIVOS

INTERÉS DEL

USUARIO

CLIENTELA

TENDENCIAS Y

METODOLOGÍA DE LA

INVESTIGACIÓN

RESTRICCIONES DE ACCESO

RECURSOS

IMPOSICIÓN DE MEDIDAS

PARA AL ACCESO

ACTIVIDADES DE LA UNIDAD

INTELECTUAL

BECHA EN EL

TIEMPO

CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

NIVEL DE DETALLERELACIÓ

N GENERA

DOR -TEMA

CARÁCTER DE LA

INFORMACIÓN

COSTOS DE GUARDA

ALMACENAJE

CANTIDAD

TIPO

PROCESAMIENTO

NIVEL DE EXPERIENCIA

CANTIDAD DE TRABAJO

COSTO DE SUMINISTROS

CONSERVACIÓN

NIVEL DE EXPERIENCIA

CANTIDAD DE TRABAJO

COSTO DE SUMINISTROS

REFERENCIA

NIVEL DE EXPERIENCIA

CANTIDAD DE TRABAJO

Los archivos tienen que dar testimonio del conjunto de las actividades de la sociedad

valoración con otras intervenciones archivísticas

Debe asegurar que hay un equilibrio entre finalidades administrativas y las finalidades patrimoniales de sus intervención

Tiene que asegurar la objetividad y la contemporaneidad del juicio que produce

Tiene que asegurar el respetar las relaciones que unen la

Debe asegurar que hay un equilibrio entre las consideraciones relativas al contexto de creación y aquellas relacionadas con su utilización.

ORGANIGRAMA DEL SISTEMA RED DE ARCHIVOS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

DOF 14-JUL-80UNIDAD CENTRAL

DE CORRESPONDENCIA

UNIDADES DE DOCUMENTACIÓN EN

TRÁMITE

UNIDADES REGIONALES DE

CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

UNIDAD CENTRAL DE MICROFILMACIÓN

UNIDAD DE ARCHIVO HISTÓRICO

UNIDAD CENTRAL DE

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

COTECIAD

PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL GOBIERNO FEDERAL 1982 - 1988

SUBSISTEMA DE OPERACIÓNReforma la estructura operacional

Sistemas TécnicosSistema Red de ArchivosSistema Único de ClasificaciónCatálogo de Disposición Documental

Recursos Humanos y MaterialesReforma al catálogo de puestos del Gobierno FederalSistema de capacitación archivísticaPrograma de normalización de locales, mobiliario y equipo archivístico.

PROGRAMA

Producción

CirculaciónUso

Concervación

Selección

Eliminación

Cuadro de clasificación

Catálogo de Disposición Documental

Los elementos que lo componen

REFORMA ADMINISTRATIVA 1977 - 1982

DISEÑO E INTEGRACIÓN DELSISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Regular, coordinar, homogeneizar y dinamizar el funcionamiento y el uso de los archivos administrativos e históricos en la administración de los poderes Federales, Estatales y Municipales a fin de convertirlos en fuentes esenciales de información acerca del pasado y del presente de la vida institucional.

Contribuir a reforzar la unidad nacional a través de la adquisición, concentración, preservación de documentos y otras evidencias importantes sobre la historia nacional y la vida institucional para uso de los historiadores, funcionarios, estudiosos y público en general.

REFORMA ADMINISTRATIVA 1977 - 1982

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS CONSOLIDACIÓN

“ Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación será la entidad central y de consulta del EjecutivoFederal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal.” Diario Oficial del 14 de julio de 1980.

ESTRUCTURASUBSISTEMA DE NORMALIZACIÓN

Archivo General de la Nación en su carácter de órgano rector,regulado por diversas instancias de enlace y coordinación intra e intermunicipal, estatal, federal y nacional.

SUBSISTEMA DE OPERACIÓNIntegrado por sistemas documentales institucionales.

PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL GOBIERNO FEDERAL 1982 - 1988

SUBSISTEMA DE NORMALIZACIÓNIntegra y formaliza

Comité de Modernización Archivística Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo (COTECUCA)Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD)

REGISTRO CENTRAL DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

REGISTRO CENTRAL DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL IDENTIFICACIÓN

VALORACIÓN

REGULACIÓN

CONTROL

Un manejo eficiente y confiable de las series documentales producidas por el Gobierno Federal

Establecer un instrumento de seguimiento de control de las series documentales producidas por las dependencias del Gobierno Fed.

Formular un mecanismo de trabajo de disposición documental basado en la identificación precisa de las series documentales yen la valoración de su información

España

Portugal

Brasil

México

Definir y contrastar las características históricas-administrativas y archivísticas del área de Centroamérica.

Despojar de la terminología archivística los conceptos de influencias foráneas

Adelantar la fase de clasificación y ordenación en referencia a la descripción

IDENTIFICACIÓN

VALORACIÓN

VALORACIÓNIDENTIFICACIÓN

Es el proceso de investigación y análisis de los testimonios administrativos, legales, jurídicos e informativos presentes en cada una de las series documentales que constituyen un fondo

Es el proceso de investigación de categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo o grupo documental

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

ESTRUCTURA NORMATIVA

NORMALIZACIÓN

JURÍDICA

NORMALIZACIÓN

CONCEPTUAL

NORMALIZACIÓN

TÉCNICACRITERIOS DE CLASIFICACIÓN

ESTRATEGIAS LINEAMIENTOS

LFTAIPG, REGLAMENTO

Art. 42, Reglamento de la LFTAIPG

IDENTIFICACIÓN

JERARQUIZACIÓN

CODIFICACIÓN

IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA

VALIDACIÓN

FORMALIZACIÓN

INSPECCIÓN Y ASESORIA

CAPACITACIÓN

NORMALIZACIÓN

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE FUNCIONES COMUNES

14ADMINISTRATIVOCOMUNICACIÓN SOCIAL09

23ADMINISTRATIVOPLANEACIÓN, INFORMACIÓN,EVALUACIÓN Y POLÍTICAS11

14ADMINISTRATOVPCONTROL DE AUDITORÍAS10

24ADMINISTRATIVOTECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LAINFORMACIÓN08

17ADMINISTRATIVO YCONTABLESERVICIOS GENERALES07

27ADMINISTRATIVORECURSOS MATERIALES Y OBRAPÚBLICA06

28ADMINISTRATIVO YCONTABLERECURSOS FIMANCIEROS05

21ADMINISTRATIVORECURSOS HUMANOS04

21ADMINISTRATIVO YCONTABLE

PROGRAMACIÓN,ORGANIZACIÓN´YPRESUPUESTACIÓN

03

18LEGALASUNTOS JURÍDICOS02

15LEGALLEGISLACIÓN01

SERIESVALOR PRIMARIOSECCIONESCÓDIGO

05 RECURSOS FINANCIEROS

05.1 Disposiciones en materia de recursos financieros Valor legal en copia05.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros Valor contable05.3 Gastos o egresos por partida presupuestal Valor contable05.4 Ingresos Valor contable05.5 Libros contables Valor contable05.6 Registros contables (glosa) Valor contable05.7 Valores financieros Valor contable05.8 Aportaciones a capital Valor contable05.9 Empréstitos Valor contable0.510 Financiamiento externo Valor contable05.11 Esquemas de financiamiento Valor contable05.12 Asignación y optimización de recursos financieros Valor contable05.13 Créditos concedidos Valor contable05.14 Cuentas por liquidar certificadas Valor contable05.15 Transferencias presupuestales Valor contable05.16 Ampliaciones presupuestales Valor contable05.17 Registro y control de pólizas de egresos Valor contable05-18 Registro y control de pólizas de ingresos Valor contable05.19 Pólizas de diario Valor contable05.20 Compras directas Valor contable05.21 Garantías, fianzas y depósitos Valor contable05.22 Control de cheques Valor administrativo05.23 Conciliaciones Valor contable05.24 Estados financieros Valor contable05.25 Auxil iares de cuentas Valor contable05.26 Estado del ejercicio del presupuesto Valor administrativo05.27 Fondo rotatorio Valor contable05.28 Pago de derechos Valor contable

05 RECURSOS FINANCIEROS

05.5 LIBROS CONTABLES

05.5.1 LIBRO MAYOR

O5.5.2 LIBRO DE DIARIO

05.5.3 LIBRO DE BALANCES

05.5.4 LIBRO DE INVENTARIOS

PROCEDENCIA INSTITUCIONAL

Permite conocer el organismo que generó la documentación y en consecuencia, la función de la cual deriva en relación directa

DESCRIPCIÓN INFORMATIVACubre contenido informativo, relación entre serie y función, periodo que cubre la información y relación entre la serie en

tió t

CARACTERIZACIÓN

DOCUMENTAL

Informa los soportes, tipología, volumen y organización

VALORACIÓN¿ CUÁLES ?

¿ CUÁNDO ?

¿ CÓMO ?

•Disposición

N° 1/2002

•Denominación:

Expediente (Carpetas) de las sesiones de los

Consejos, Comités y Subcomités

•Vigencia documental aplicable a:

Presidencia de la República, Secretarías de Estado, Departamentos Administrativos, Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal, Procuraduría General de la República, organismos descentralizados y empresas con participación estatal mayoritaría así como fideicomisos con participación estatal mayoritaria

•Área responsable de la función y generadora de la documentación:

•Unidades Administrativas o equivalentes que coordinan o tienen a su cargo la secretaría general o técnica de un comité o subcomité.

•Base legal de la función que genera la documentación:Las leyes federales, reglamentos, decretos, acuerdos onormas que fundamenten la creación y actividades deun consejo, comité, subcomité.

Valor documental:Administrativo

:

•Periodo de Conservación:

•Originales en etapa activa (archivos de trámite):

2 años posteriores al año de elaboración

•Originales en etapa semiactiva (archivos de concentración): 3 años

•Copias de otros miembros del Comité:

Etapa activa (archivo de trámite), máximo 3 añosNota: Se entiende por originales la que conserva el coordinador , secretario general o secretario técnico del Consejo, Comité o subcomité, el resto es considerada copia.

Cuando se transfiere una copia o expediente de sesiones al archivo de concentración, se indicará en el inventario de transferencia el nombre del área donde se conserva los originales.

•Conservación permanente:

•Unicamente los expedientes (carpetas) originales que se localizan en las áreas de coordinación, secretario general o técnico del consejo, comité o subcomité, responsable de remitir la documentación al Archivo de Concentración al cumplir sus 3 años de archivos de trámite.

•El Archivo de Concentración, según sea el caso, la transfiere al Archivo Histórico de la dependencia, al Archivo General de la Nación o notifica a éste que conservará la documentación en sus acervos de forma permanente

•Fecha de dictamen: 28 febrero 2002

•Fecha de aprobación: 26 de septiembre 2002