gestión documental integrada y unificada: el...

Gestión Documental Integrada y Unificada:El conocimiento archivístico motor para su implantación

Margarita Vázquez de Parga

Consultora gestión Documental y Archivos

San Luis de Potosí 15-18 Octubre 2013

Xxxv Reunión del Sistema Nacional de Archivos

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Informática El Corte InglésFormamos parte de El Corte Inglés, grupo españollíder en el mundo de la distribución

• La compañía del grupo especializada en tecnologías de la información comprometida con la calidad, y la innovación necesarias para adaptarse a los actuales modelos de e-Gobierno y de negocios.

• Alto posicionamiento en el ámbito de la empresa privada y en la administración pública.


Nuestra presencia“ Trabajando en 15 países y en la Comunidad Económica

Europea, con más de 3.000 empleados ”

EUROPA

AMÉRICA CENTRAL Y LATINOAMÉRICA

REPÚBLICA CHECA PRAGAITALIA MILÁN PORTUGAL LISBOAREINO UNIDO LONDRESBRUSELAS (Comunidad Económica Europea)

ARGENTINA BUENOS AIRESBRASIL SAO PAOLOCHILE SANTIAGOCOLOMBIA BOGOTÁCOSTA RICA SAN JOSÉREPÚBLICA DOMINICANA SANTO DOMINGOMÉXICO MÉXICO DFPANAMÁ CIUDAD DE PANAMÁPERÚ LIMA

NORTEAMÉRICAUSA MIAMI -BOSTON

ESPAÑAOFICINA CENTRAL MADRID+18 DELEGACIONES


E-Gobierno: Un nuevo concepto de Administración

• Al servicio del ciudadano• Accesible• Ágil, eficiente y eficaz• Simplificada• Interoperable• Sin Papel• Respetuosa con la privacidad de los

ciudadanos• Segura• TRANSPARENTE• Archivos administrativos que faciliten la

rendición de cuentas• Incorporación de las TIC más actuales e

innovadoras

Nuevo concepto de Administración E-Gobierno en México

• Ley Federal de procedimiento Administrativo

• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública Gubernamental

• Reglamento de la Ley de Transparencia…• Lineamientos desarrollo del Reglamento• Utilización de medios electrónicos en la

relación de los ciudadanos con la Administración

• EIDA Esquema de Interoperabilidad y Datos Abiertos

• Interconexión de las Administraciones • Accesibilidad de la información en la Web • Ley Federal de archivos


CLOUD

Multicanal

Presencial Electrónico

Movilidad Telefónico

Ciclo de vida del expediente y del documentoCiclo de vida del expediente y del documento

El modelo de E-Gobierno

La participación del archivista es fundamental desde el momento de la definición del modelo


Hacia una Gestión Documental integrada y unificada

• Impacto en la gestión documental: • Crecimiento de la producción de documentos electrónicos• Convivencia de documentos físicos y documentos electrónicos• Necesidad de contar con Sistemas de Gestión Documental

integrados y unificados que permitan:• Contemplar el ciclo de vida de los documentos y expedientes

en su totalidad: concepto del ciclo continuo• La gestión unificada de los documentos físicos y electrónicos

• Mantenimiento de los principios y metodología archivística para su gestión:

• Proyecto INTERPARES

El e-Gobierno ya es una realidad


Producción de documentos electrónicos

Producidos por las administracionesPor la automatización De la gestión

Imágenes Digitales de documentos analógicos: Sustitución de originales: Digitalización certificada Consulta y difusión, conservando los originales

Para garantizar la transparencia y rendición de cuentas del e-Gobierno los documentos electrónicos deben ser auténticos, íntegros y accesibles a largo plazo

Documentos presentados por los ciudadanos enlas Oficinas de enlace

Documentos nativos electrónicos Documentos digitalizados

Requisito: deben contar con signos de validación electrónica: firma, sello de tiempo


Sistemas de Gestión documental

Normas y estándares internacionales

La gestión de los documentos electrónicos

La plataforma de gestión Diseño del Sistema

ISO 15489: Diseño e implementación de Sistemas de Gestión documental

Familia ISO 30300: Certificación de calidad del Sistema de Gestión documental

ISO 14721-Modelo OAIS:Sistemas de gestión de documentos electrónicos

ISO 19005-1 PDF/A: formato de conservación a largo plazo

ISO 23081 de metadatos para gestión de documentos

Requerimientos funcionales de las aplicaciones para la gestión de documentos electrónicos de archivo

ISO 16175 1, 2 y 3: Diseño y funcionalidades de los Sistemas de Gestión de documentos electrónicos en fase de oficina

La participación de archivistas en su definición ha sido fundamental


Sistemas de gestión documental: norma ISO 15489

Fase 1Análisis

Situación

Fase 2Análisis

Actividad

Fase 4Informe

Sistemasexistentes

Fase 6Diseño del

Sistema

Fase 5DefiniciónEstrategia

Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios

Política

Normas Diseño

Implantación

Fase 7Implementación

Fase 1Análisis

Situación

Fase 1Análisis

Situación

Fase 2Análisis

Actividad

Fase 1Análisis

Situación



Fase 2Análisis

Actividad

Fase 1Análisis

Situación



Fase 2Análisis

Actividad

Fase 1Análisis

Situación



Fase 2Análisis

Actividad

Fase 1Análisis

Situación




Fase 3IdentificaciónDocumentos conservación



Fase 8Seguimiento

YAdaptaciones


El conocimiento archivístico es fundamental para el diseño e implementación del Sistema de Gestión Documental


Gestión de documentos electrónicos: OAIS/ISO 14721

ADMINISTRACIÓN

PLAN DE PRESERVACIÓN

CAPTURA

B.D. Gestión de información

Sistema de AlmacenamientoPIA PIA

PIC

Información descriptiva

Información descriptiva

CONSULTAYACCESO

PRODUCTORES

PIT

USUARIOS

PIC

E-firma

Sello de tiempo

E-Índice


Plataforma de gestión del SGDEA

Cuadro de Clasificación jerárquico multinivel

Requisitos funcionales obligatorios

Descripción

Transferencia Captura y Registro de documentos

Búsquedas, Recuperación y Presentación

Valoración, Conservación y Eliminación

Auditoría y Seguridad

Administración

La participación de archivistas es fundamental para el diseño funcional de la plataforma


E-Administración en España: Esquema Nacional de Interoperabilidad

Requisitos funcionales obligatorios

Elementos principales de interoperabilidad:

Operativos: Introducir elementos comunes de actuación

Semánticos: Aportar un lenguaje común en la AA PP

Técnicos: Facilitar la compatibilidad

Firma electrónica y certificados aceptados

Estructura y composición del documento y expediente electrónicos , Metadatos

Formatos aceptados para conservación a largo plazo

Objetivo: Hacer posible que las Administraciones puedan interoperar entre sí

Digitalización de documentos

Modelo de datos para intercambio de asientos registrales

Procedimiento de copiado auténtico y conversión de formatos


2013

MulticanalPresenci

al Electrónico

Movilidad Telefónico

Ciclo continuo del documento y expedienteCiclo continuo del documento y expediente

La solución de E-Gobierno de IECI

• Ingreso y salida de documentos

• Digitalización y compulsa de documentos físicos

• Distribución inmediata

• Integrado con el registro

• Facilidad de uso

• Documento electrónico nativo

• expediente electrónico nativo

• Integrado con servicios comunes de la administración.

• Integrado con tramitación y servicios comunes

• Gestión de documentos físicos y electrónicos

• Gestión de ingresos, descripción valoración, eliminación

• Cumple normativa

• Digitalización

CLOUD


Registro: modelo funcional

Certificado electrónico

Consulta registros

Sede Electrónica

Oficina registro 1 Oficina registro n

Unidades de Tramitación

Registro a otrosorganismos

SIRLibro único electrónico

DBPO

DCOCSV

Consulta documentos por CSV

Digitalización diferida

Framework de servicios

BPM

Integraciones

Registro electrónico

Distribución


Autenticación. Acceso a la sede electrónica con certificado digital

Formulario. Cumplimentación del formulario de solicitud correspondiente al trámite

Firma y Envío. Firma de la solicitud y envío de la misma, con los documentos anexos

Validación. Validación de documentos anexos, datos y firma de la solicitud

Registro. Creación del asiento de registro electrónico. Asignación de fecha y número de

registro

Emisión de justificante. Emisión del justificante de registro firmado por el Organismo

Inicio expediente. Inicio automático del expediente (opcional)

Sicres: Registro electrónicoSicres: Registro electrónico


Permite estructurar y modelar los procesos de negocio basado en flujos de trabajoarticulados con fases, trámites y documentos.

Inicio

Inicio

Revisión

Subsanación

Archivo

Instrucción TerminaciónArchivo

Informe

Propuesta

Notificación

Resolución

Notificación

Fases

Trámites

Documentos

Expediente electrónico

Registro de Entrada / Salida

Registro E/S

Enviar correo Esperar AR

Esperar recurso

Subprocesos

NormalizaciónGeneración automática

Reutilizables

Invesflow: Tramitación de Expedientes: modelo funcional


ArchiDOC: Modelo Funcional

Préstamos / Consulta

Clasificación yDescripción

Identificación yValoración

Gestión de Depósitos

GestiónTransferencias

Gestión de Eliminaciones

Documentos del ciudadanoDigitalización

Organización

Catálogo Procedimientos

Transferencias

Servicio a ciudadanos

Terceros

Geográficos

Sistemas Tramitadores

Gestión de Préstamos

Administración(Gestión de usuarios, auditoria, …)

Expediente Electrónico

Expediente Físico

Sistema de Gestión de Archivo

Archivo DigitalArchivo Físico

Servicios web a la Administración ENI

ISO 14721

ISO 1905-PDFA

ISO 23081

ISAD-ISAAR…EAD-EAC…


Casos de éxito de entre más de 100 instalaciones

Requisitos funcionales obligatoriosPrincipado de Asturias: Sistema SPIGA : Sistema Integrado Registro, Tramitación y Archivo

AL-SIGM: Sistema integrado para Gestión Municipal: 60 instalaciones

Administración del Gobierno de Canarias: Más de 1000 usuarios

Archivos de la Administración Foral de Navarra

Archivo General de la Nación de México

Confederación Nacional de Seguros y Finanzas (México

Archivo General de la Nación de Colombia

Archivo General de la Nación de Panamá

Archivo del Ministerio de Defensa de Colombia

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