sistema de clasificación de los archivos sicarxxi -...

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Sistema de Sistema de Clasificación de Clasificación de

Archivos del Siglo XXIArchivos del Siglo XXI

Sicar XXI

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Sistema de Clasificación de Archivos del Siglo XXIUna alternativa para la modernización de los archivos

de la Secretaría de Relaciones Exteriores

IntroducciónIntroducción

EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DEL SIGLO XXI (SICAR XXI) INICIA EN EL MES DE DEL SIGLO XXI (SICAR XXI) INICIA EN EL MES DE NOVIEMBRE DE 2001 POR INSTRUCCIONES DEL NOVIEMBRE DE 2001 POR INSTRUCCIONES DEL SECRETARIO DEL RAMO PARA TODAS LAS OFICINAS SECRETARIO DEL RAMO PARA TODAS LAS OFICINAS DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES Y DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES Y REPRESENTACIONES DE MÉXICO EN EL EXTERIOR, REPRESENTACIONES DE MÉXICO EN EL EXTERIOR, CON EL PROPÓSITO DE CLASIFICAR DE MANERA CON EL PROPÓSITO DE CLASIFICAR DE MANERA CORRECTA Y HOMOGÉNEA LOS DOCUMENTOS CORRECTA Y HOMOGÉNEA LOS DOCUMENTOS IMPRESOS Y ELECTRÓNICOS QUE ÉSTAS PRODUCEN.IMPRESOS Y ELECTRÓNICOS QUE ÉSTAS PRODUCEN.

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EL SICAR XXI CONSTITUYE UNA HERRAMIENTA EL SICAR XXI CONSTITUYE UNA HERRAMIENTA DE TRABAJO QUE PERMITE A LOS USUARIOS DE TRABAJO QUE PERMITE A LOS USUARIOS SIMPLIFICAR LOS PROCESOS DE CLASIFICACIÓN, SIMPLIFICAR LOS PROCESOS DE CLASIFICACIÓN, CAPTURA, DIGITALIZACIÓN Y RÁPIDA CAPTURA, DIGITALIZACIÓN Y RÁPIDA LOCALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE SE LOCALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE SE PRODUCEN EN LA SECRETARÍA.PRODUCEN EN LA SECRETARÍA.

ELLO, IMPLICÓ ROMPER INERCIAS Y ELLO, IMPLICÓ ROMPER INERCIAS Y ESQUEMAS OBSOLETOS EN MATERIA DE ESQUEMAS OBSOLETOS EN MATERIA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.



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ES UN SISTEMA AMIGABLE Y DE FÁCIL ES UN SISTEMA AMIGABLE Y DE FÁCIL OPERACIÓN PARA EL PERSONAL QUE LO UTILIZA.OPERACIÓN PARA EL PERSONAL QUE LO UTILIZA.

EN LA DIRECCIÓN GENERAL DEL ACERVO EN LA DIRECCIÓN GENERAL DEL ACERVO HISTÓRICO DIPLOMÁTICO RECAE LA HISTÓRICO DIPLOMÁTICO RECAE LA RESPONSABILIDAD DE DIRIGIR Y COORDINAR ESTA RESPONSABILIDAD DE DIRIGIR Y COORDINAR ESTA IMPORTANTE LABOR DE CONFORMIDAD CON LAS IMPORTANTE LABOR DE CONFORMIDAD CON LAS ATRIBUCIONES QUE TIENE ASIGNADAS Y QUE SE ATRIBUCIONES QUE TIENE ASIGNADAS Y QUE SE ENCUENTRAN EN EL REGLAMENTO INTERNO DE LA ENCUENTRAN EN EL REGLAMENTO INTERNO DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES.SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES.



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DIRIGIR Y COORDINAR LA GESTIÓN DIRIGIR Y COORDINAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA SECRETARÍA CONDOCUMENTAL DE LA SECRETARÍA CON BASE BASE EN LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN MATERIA EN LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN MATERIA ARCHIVÍSTICA, ASÍ COMO LA ORGANIZACIÓN, ARCHIVÍSTICA, ASÍ COMO LA ORGANIZACIÓN, VALORACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS VALORACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LAS UNIDADES DOCUMENTOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y DE LAS ADMINISTRATIVAS Y DE LAS REPRESENTACIONES DE MÉXICO EN EL REPRESENTACIONES DE MÉXICO EN EL EXTERIOR.EXTERIOR.

I.I.



Funciones del Acervo Histórico DiplomáticoFunciones del Acervo Histórico Diplomático

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DISEÑAR, PLANEAR Y EJECUTAR LOS PROCESOS DISEÑAR, PLANEAR Y EJECUTAR LOS PROCESOS DE AUTOMATIZACIÓN DE LOS ACERVOS DE AUTOMATIZACIÓN DE LOS ACERVOS DOCUMENTALES, ASÍ COMO LOS PROCESOS DOCUMENTALES, ASÍ COMO LOS PROCESOS TÉCNICOS PARA LA ORGANIZACIÓN, TÉCNICOS PARA LA ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN, CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE DESCRIPCIÓN, CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.LA DOCUMENTACIÓN.

ORGANIZAR Y COORDINAR LA PRESTACIÓN DE ORGANIZAR Y COORDINAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA ATENCIÓN Y ORIENTACIÓN SERVICIOS PARA LA ATENCIÓN Y ORIENTACIÓN DE LOS USUARIOS EN LOS ARCHIVOS DE DE LOS USUARIOS EN LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIONES E HISTÓRICO “GENARO CONCENTRACIONES E HISTÓRICO “GENARO ESTRADA” ESTRADA”

II.II.



III.III.

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ÁmbitoÁmbito

DESARROLLADO PARA LAS UNIDADES DESARROLLADO PARA LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA CANCILLERÍA, ADMINISTRATIVAS DE LA CANCILLERÍA, REPRESENTACIONES DIPLOMÁTICAS, REPRESENTACIONES DIPLOMÁTICAS, CONSULARES Y DELEGACIONES CONSULARES Y DELEGACIONES PERMANENTES DE MÉXICO EN EL EXTERIORPERMANENTES DE MÉXICO EN EL EXTERIOR



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ObjetivoObjetivo

GARANTIZAR LA CONSERVACIÓN ADECUADA GARANTIZAR LA CONSERVACIÓN ADECUADA DE LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DE DE LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES PARA EVITAR RELACIONES EXTERIORES PARA EVITAR PÉRDIDAS QUE IMPOSIBILITEN LA PÉRDIDAS QUE IMPOSIBILITEN LA RECONSTRUCCIÓN DE SUCESOS RECONSTRUCCIÓN DE SUCESOS RELEVANTES DE NUESTRA HISTORIA Y DE RELEVANTES DE NUESTRA HISTORIA Y DE LA HISTORIA MUNDIALLA HISTORIA MUNDIAL



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Características de diseñoCaracterísticas de diseño

SEGURIDAD EN EL ACCESO A LA BASE DE DATOS

HERRAMIENTAS DE DESARROLLO Y ALMACENAMIENTO DE ACUERDO A LAS NORMAS DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES

SISTEMA DISEÑADO PARA TRABAJAR EN RED



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Registro de expedientesRegistro de expedientes

TOMANDO COMO BASE EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN

• Por tema• Alfabética• Búsqueda por texto libre

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE LOS “NÚMEROS CLASIFICADORES”



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Consultas

BÚSQUEDAS COMBINADAS• Todas las combinaciones posibles

CONSULTA DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN• En forma temática y alfabética



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MultisesiónUSUARIO DE CAPTURA LOCAL • Captura, consulta, modificación y borrar registros.

USUARIO DE CAPTURA EN RED• Captura, consulta, modificación y borrar registros conectado a

una base de datos central.

USUARIO DE CONSULTA EN RED• Sólo consulta registros en una base de datos central.

USUARIO ADMINISTRADOR• Todos los privilegios de la base de datos para mantener

actualizados los catálogos.



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Concentración anual de expedientes

UNIDADES ADMINISTRATIVAS:• Servidores de la Secretaría de Relaciones Exteriores

en una base de datos central al concluir el año.

MISIONES EN EL EXTERIOR:• Disco compacto.



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Estadísticas de instalación y operación

Embajadas68

Consulados61

UnidadesAdministrativas

43

DelegacionesPermanentes

5Oficinas de Enlace

Consular 3

Embajadas 80%

Consulados 85%

Unidades 100%Administrativas

Delegaciones 80%Permanentes

Oficinas de 0%Enlace Consular

Instalación



Agosto – 2004

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Discos compactosEnviaron

20 Embajadas = 34%

10 Consulados = 18%

3 Unidades = 9%Administrativas

Embajadas68

Consulados61

DelegacionesPermanentes

5Unidades

Administrativas43

2 Delegaciones = 40%Permanentes



Agosto – 2004

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Requerimiento de equipo

PC Pentium IVPC Pentium IV•• Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows MeWindows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows Me

ó Windows XPó Windows XP ProfessionalProfessional•• Conexión a red opcionalConexión a red opcional

ESCÁNER ESCÁNER •• Con alimentador automático de documentosCon alimentador automático de documentos

IMPRESORAIMPRESORA•• LáserLáser

QUEMADOR DISCOS COMPACTOSQUEMADOR DISCOS COMPACTOS



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Sicar XXI

18Iconos del SicarXXI



Sicarxxi.lnk

Utilexxi.lnk

Imagevew.lnk

Acceso a la base de datos

Acceso a las Utilerías del

sistema

Programa para digitalizar

documentos

19Acceso al SicarXXI

FIL

******



20Componentes de la base de datos

CAMPOS DE

SELECCIÓN

CAMPOS AUTOMÁTICOS

BOTONESDE

CONTROL

CAMPOSDE

RESULTADOSDE

CONSULTAS

UBICACIÓNDE

EXPEDIENTES

CAMPODE

CAPTURA

INDICADORDE

ESTADO

NOMBRE DELA MISIÓN

NÚMERO DEREGISTROS

OPCIONES DESELECCIÓN

IDENTIFÍCADOR DE USUARIO



MÓDULOS

21Registro de un expediente en forma alfabética

APLICACIÓN DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LAORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LASDEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIONPUBLICA FEDERAL (DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION, 20 DEFEBRERO DE 2004)



22Registro de un expediente por temas




23Registro de un expediente mediante subtemas

ABUSO




24Consulta de expedientes por tema general



25Consulta de expedientes por tema particular



26Consulta de expedientes por subtemas



27Consulta de expedientes por números clasificadores

710 01 1



28Consulta de Expedientes por País



29Consulta de Expedientes por Año

2004



30Consulta de Expedientes por Descripción Compuesta

%EMBAJADA%INVENTARIO%



31Reporte del cuadro de clasificación



32Reporte del catálogo de países






Sicarxxi.lnk

Utilexxi.lnk

Imagevew.lnk

Utilerías del sistema

34Utilerías del sistema SicarXXI



35Diseño del SicarXXI en red

Base de Datos SicarXXI

UsuarioCliente 1 Usuario

Cliente 3

UsuarioCliente 2






Sicarxxi.lnk

Utilexxi.lnk

Imagevew.lnk

Acceso a la Base de datos

SOLO CONSULTAS

37Acceso al SicarXXI para usuario de solo consulta

ACONTRERAS

CONSULTA

*******

2004






Sicarxxi.lnk

Utilexxi.lnk

Imagevew.lnk

Acceso a la Base de datos

central

39Acceso a la base de datos central SicarXXI

ADMIN

******



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ConclusionesConclusionesEL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DEL EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DEL SIGLO XXI HA SIDO AMPLIAMENTE ACEPTADO EN SIGLO XXI HA SIDO AMPLIAMENTE ACEPTADO EN LAS OFICINAS LOCALES Y EXTERIORES DE LA LAS OFICINAS LOCALES Y EXTERIORES DE LA CANCILLERÍA. CON SU INSTRUMENTACIÓN, DIO CANCILLERÍA. CON SU INSTRUMENTACIÓN, DIO INICIO LA MODERNIZACIÓN DEL PROCESO DE INICIO LA MODERNIZACIÓN DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORESSECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES

EL SICAR XXI ES UN SISTEMA PERFECTIBLE QUE EL SICAR XXI ES UN SISTEMA PERFECTIBLE QUE INCORPORA INNOVACIONES DE LOS USUARIOS, INCORPORA INNOVACIONES DE LOS USUARIOS, CON EL FIN DE MANTENERLO ACTUALIZADO, CON EL FIN DE MANTENERLO ACTUALIZADO, TANTO EN LAS UTILERIAS COMO EN LOS TANTO EN LAS UTILERIAS COMO EN LOS CATÁLOGOS DE CLASIFICACIÓN. CATÁLOGOS DE CLASIFICACIÓN.



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MEDIANTE EL USO DE LOS MEDIOS MEDIANTE EL USO DE LOS MEDIOS ELECTRÓNICOS, EL SICAR XXI LOGRÓ UNIFICAR ELECTRÓNICOS, EL SICAR XXI LOGRÓ UNIFICAR LOS CRITERIOS PARA LA CLASIFICACIÓN Y LOS CRITERIOS PARA LA CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LA ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LA INSTITUCIÓN.INSTITUCIÓN.

EL SICAR XXI CONTRIBUYE A FORTALECER UNA EL SICAR XXI CONTRIBUYE A FORTALECER UNA CULTURA ARCHIVÍSTICA QUE EVITA LA PÉRDIDA CULTURA ARCHIVÍSTICA QUE EVITA LA PÉRDIDA DE TESTIMONIOS DOCUMENTALES Y PRESERVA DE TESTIMONIOS DOCUMENTALES Y PRESERVA EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES.SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES.



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Sicar XXI

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