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Archivos y archivistas ante el reto de los documentos electrónicos

Reunión Nacional de Archivos 2010Querétaro, Qro.

13-16 de abril de 2010

Margarita Vázquez de PargaArchivista del Estado de España

Consultora de Gestión Documental y Archivos

El impacto de las TIC en todos los ámbitos de la sociedad:

El e-Gobierno y la administración interconectada

En España: Ley 30/1992 y desarrollo normativo y la Ley 11/207 de Acceso electrónico de los ciudadanos a las Administraciones Públicas y Reglamentos de Interoperabilidad y de Seguridad

En México:Ley Federal de procedimiento AdministrativoLey Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública GubernamentalReglamento de la Ley de Transparencia….Lineamientos de desarrollo del Reglamento

El gran reto archivístico: el impacto de las TIC

Se aprueba:la utilización de medios electrónicos en la relación de los ciudadanos con la AdministraciónLa interconexión de las Administraciones La disponibilidad de la información en la Web en las Unidades de Enlace de las dependencias

Objetivo: Facilitar la transparencia mediante el acceso a la información pública y alcanzar la oficina sin papel

La información deberá ser:ClaraCompletaVeraz,OportunaConfiable


Regula :La Clasificación y desclasificación de expedientes Su accesoEstablece la elaboración del inventario de expedientes clasificadosEl tramiento y acceso a la Información Confidencial:La protección de datos personales

El AGN responsable de expedir los lineamientos para la organización de los archivos de la administración federal


¿Cómo repercute el entorno electrónico en los Archivos, los archivistas y la archivística?

La evolución del mundo físico al mundo electrónico o virtual

Produce inquietud e inseguridad entre los profesionales

El entorno electrónico y su repercusión en la profesión

Nos preguntamos:

¿El e-Gobierno supone un cambio radical en nuestra profesión?

¿Estamos capacitados los archivistas para gestionar los documentos públicos administrativos producidos por medios electrónicos?

¿Los procesos establecidos en la metodología archivística y probados a lo largo del tiempo siguen siendo válidos?

O ¿han cambiado de tal forma que es necesario un nuevo perfil profesional para la gestión de los documentos y archivos electrónicos?

¿La formación actual es la adecuada o hay que revisar los curricula?

El nuevo entorno y su repercusión en la profesión

El e-Gobierno mantiene los principios fundamentales de la actuación administrativa:

El principio de legalidad de las actuaciones administrativas

El procedimiento administrativo es garantía de legalidad

El expediente administrativo es el instrumento de prueba legal de la resolución de los asuntos

Los procesos del tratamiento archivístico se mantienen vigentesLa iniciativa de INTERPARES (Luciana Duranti)

Los archivistas están capacitados para gestionar este nuevo entorno pero se deben actualizar los curricula y establecer programas de formación continuada

El nuevo entorno y su repercusión en la profesión

Producción de documentos electrónicos

Documentos presentados por los ciudadanos en los Registro de entradaCon firma electrónica

Producidos por las administraciones

Aplicaciones de TramitaciónNotificación electrónica

Imágenes Digitales de documentos analógicos

Digitalización certificada

Documentos y expedientes electrónicos

•El ciudadano puede elegir la forma de comunicarse con la administración

•La tramitación administrativa se automatiza

•Se otorga validez a la firma electrónica

Documentos de origen electrónico :Bases de datos acumulativas: Registro de E/S Ficheros de carácter temporal Ficheros cuyos datos se modifican Correos electrónicosGráficosInformación de la web

Documentos físicos convertidos a formato digital:Cualquier tipo de documento analógico, convertido a formato digital

Tipología de documentos electrónicos

Problemas Tecnológicos:Son documentos virtuales, Documentos dinámicos y facilmente modificablesDependencia tecnológica para su lectura Diversidad y obsolescencia de programas y hwDiversidad de formatos y estándares poco asentadosExpedientes mixtos con documentos en papel y electrónicos

AutenticidadIntegridadSeguridad

Disponibilidad

Ciclo de vida

Problemática de la gestión de los documentos electrónicosde archivo

Problemática de la gestión de los documentos electrónicos

Problemas Organizativos:– Dispersión en su Creación y

Producción– Evolución de los sistemas

informáticos– Gestión de los documentos

electrónicos en fase de tramitación orientado a datos y no a expediente

Ordenadorcentral

Sistema centralizado

Terminal

Terminal

Terminal

PC

PC PC

Sistema distribuido

Sistema interconectado

Problemática de la gestión de documentos electrónicos

Problemas Administrativos

– Dificultad para su identificación y valoración– Conciliación de Acceso versus privacidad– Escasa conciencia de las Administraciones Públicas de la

necesidad de gestionar y conservar los documentos electrónicos a largo plazo

– Concepto de histórico en el medio informático

La participación del archivista puede contribuir a reconducir esta situación

¿Y los archivistas…. dónde nos posicionamos?

Todavía muchos esperan en la meta …..

algunos se han incorporado a la mitad….

y unos pocos están en la salida


¿….. y en dónde debemos posicionarnos?

Sin duda alguna en la salida de la carrera: en el momento del diseño de los Sistemas de Gestión de las administraciones


Estrategia:Anticipar el momento de aplicar los procesos archivísticos

La inmediatez de la participación (Charles Dollar)

Cambiar el concepto de ciclo de vida de los documentos, que se inicia una vez cerrado el expediente, al de ciclo o “record” continuo, desde su diseño hasta su eliminación o transferencia a un archivo final

Participar en la planificación de la implantación del e-Gobierno


La Norma ISO 15489: Diseño de Sistemas de Gestión Documental

Define los procesos que deben realizarse para el tratamiento correcto de los documentos:

Identificación de procedimientosIdentificación de los tipos documentales que intervienen en cada procedimientoClasificaciónValoración de series documentales estableciendo los criterios de conservación-eliminaciónDefinición de metadatos a incorporar en la descripción, incluyendo los tecnológicos

La ISO 15489 incorpora los procesos de la metodología archivística, anticipando su aplicación al momento del diseño del Sistema de Gestión Documental


El equipo de trabajo, como en todo, clave del éxito

Multidisplinar y coordinado:

Técnicos de administraciónGestores administrativosArchiverosJuristasInformáticos

El trabajo en equipo

¿Qué entendemos por gestión de documentos electrónicos?

El tratamiento de los documentos administrativos producidos por medios electrónicos y validados con firma electrónica, a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su diseño hasta su transferencia final a un archivo histórico

Gestión electrónica de documentos

Fase de archivo.

Fase de producción y vida activa

Fase de creación.

Fase de diseño y análisis.

Gestión electrónica de documentos

El diseño del sistema de gestión documental es fundamental para garantizar la gestión correcta de los documentos lo largo de su ciclo de vida, garantizando su conservación, autenticidad, integridad y disponibilidad a largo plazo.

Definición de criterios, normas, arquitectura….

Aplicaciones de registro y tramitación Gestor de documentos

electrónicos

Gestor de documentos electrónicos de Archivo

En su ciclo de vida intervienen distintos elementos

Los documentos electrónicos requieren distintas formas de gestión durante su ciclo de vida, en fase de tramitación (SGDE) y en fase de archivo definitivo (SGDEA)

Sistemas de gestión documental: documentos electrónicos

CAPTURA

Gestor de documentos electrónicos

Gestor de documentos electrónicos de Archivo

Producción Tramitación Archivo

SGDE SGDEA

Intra e Interoperabilidad

Aplicaciones de registro y tramitación

diseño y creación

Documentos, metadatos, hw y sw

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos-Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Integración de SGDE y SGDEA

Unificación del cuadro de Clasificación de ambos Identificar los documentos en trámite y documentos de archivoDeclarar documentos de archivo y

borrar los de tramitaciónTransferencia de documentos del

SGDE al SGDEA mediante servicios web

ObligatorioOpcionalMantenimiento del contexto

Documentos de archivo

Documentos en trámiteOrientación

ObligatoriasOpcionalesEstructura de clasificación y almacenamiento

ObligatoriasOpcionalesNormas de conservación

ImpedidoPermitidaBorrado de documentos

ImpedidoPermitidoModificación de Documentos

SGDEA-MoReq2

SGDE- ISO 15489PROPIEDAD

Normas técnicas: Especificaciones sobre las aplicacionespara el ejercicio de las potestades

El Consejo Superior de Informática publica en1990 primeras especificaciones:• ATRIO , define los principios generales que deben cumplir los sistemas de gestión documental para las Administraciones,• SICRES, por la que se deben regir los sistemas automatizados de Registros de E/S de documentos • ESTROFA, para los sistemas de tramitación y seguimiento de expedientes,

Especificaciones técnicas que deben cumplir:• aplicaciones, • soportes, • tipos de ficheros Por los que se crean los documentos resultantes de la actividad registraly de la tramitación automatizada.

Sistemas de gestión orientados a datos

Sistemas de gestión orientados a datosFalta de control de documentosFalta de control de documentos

Metodología de Análisis y Gestión de RiesgosMetodología de Análisis y Gestión de Riesgos

Obsolescencia y deteriorotecnológicos

Obsolescencia y deteriorotecnológicos

• Obsolescencia de hw y sw•Deterioro de soportes y media

• Obsolescencia de hw y sw•Deterioro de soportes y media

• Falta de:• documentación del sistema• información contextual• metadatos

• Falta de:• documentación del sistema• información contextual• metadatos

•Acumulacion incontrolada de documentos•Destrucción y borrado•Manipulación de datos•Acceso incontrolado

•Acumulacion incontrolada de documentos•Destrucción y borrado•Manipulación de datos•Acceso incontrolado

AmenazasAmenazas

Conservación a largo plazo: Análisis y Gestión de riesgos

WWW.map.es/csi/criterios_conservacion.htm . (consultado sept. 2009)

Conservación a largo plazo: Análisis y Gestión de riesgos

– Datos que se deben analizar:• Tipología documental que se debe conservar• Valoración y Plazos de conservación• Durabilidad de los soportes y formatos • Niveles y tipos de accesibilidad• Amenazas que afectan a la información y consecuencias• Medidas organizativas y técnicas a adoptar.....

Datos fundamentales en el proceso de valoración de series De nuevo el valor añadido del conocimiento archivístico

Metodología de Análisis y Gestión de Riesgos: MAGERITMetodología de Análisis y Gestión de Riesgos: MAGERIT

Sistemas de Gestión de documentos

Gestión de documentos electrónicosGestión de documentos electrónicos

La gestión de los documentos electrónicos

La gestión de los documentos electrónicos

La plataforma de gestión de archivo

La plataforma de gestión de archivo

Normas Normas

El diseño del SistemaEl diseño del Sistema

• Norma ISO 15489•Diseño e implementación de Sistemas de Gestióndocumental

• Norma ISO 15489•Diseño e implementación de Sistemas de Gestióndocumental

• ISO 14721-Modelo OAIS•Sistema de gestión de documentos electrónicos

• ISO 14721-Modelo OAIS•Sistema de gestión de documentos electrónicos•Requerimientos funcionales

de las aplicaciones para la gestión de documentoselectrónicos de archivo

•Requerimientos funcionalesde las aplicaciones para la gestión de documentoselectrónicos de archivo

Sistemas de gestión documental: Norma ISO 15489

Fase 1Análisis

Situación

Fase 2Análisis

Actividad

Fase 4Informe

Sistemasexistentes

Fase 6Diseño del

Sistema

Fase 5DefiniciónEstrategia

Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios

Política

Normas Diseño

Implantación

Fase 7Implementación

Fase 1Análisis

Situación

Fase 1Análisis

Situación

Fase 2Análisis

Actividad

Fase 1Análisis

Situación



Fase 2Análisis

Actividad

Fase 1Análisis

Situación



Fase 2Análisis

Actividad

Fase 1Análisis

Situación



Fase 2Análisis

Actividad

Fase 1Análisis

Situación







Fase 8Seguimiento

YAdaptaciones


Análisis de la

Actividad

Funciones y Procedimientos que se tramitan

Formas y sistemas de tramitación

Tipos documentales producidos y formatos

Documentos necesarios

Encuesta

Sistemas de gestión documental

Clasificación e identificación de los documentos

identificación de procedimientos

y documentos

Política de conservación y eliminación existente

Inventario de Series documentales

Criterios de organización y clasificación

Catálogo de Procedimientos

Diseño de lasolución

Normas de transferencia Productos

Criterios para su valoración y eliminación

Selección sw de aplicación de gestión y de archivo

Política de digitalización de documentos


Catálogo de procedimientos y normas de organización y gestión

Definición de

Estrategia

Definición de Políticas de gestión documental

Normas a desarrollar de gestión documental

Diseño del Sistema

Prototipo de aplicación de gestión y archivo

Plan de implantación del Sistema

Productos Informe de criterios y pautas de digitalización


Sistemas de gestión documental: evaluación continua

Retroalimentación

Implantación de adaptaciones

Adaptaciones.

Sistema

El archivista es el más adecuado para realizar el seguimiento del funcionamiento del Sistema

Seguimiento y evaluación

Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos ISO 14721-OAIS

ADMINISTRACIÓN

PLAN DE PRESERVACIÓN

CAPTURA

B.D. Gestión de información

Sistema de AlmacenamientoPIA PIA

PIC

Información descriptiva

Información descriptiva

CONS ULTAY

ACCES O

PRODUCTORES

PIT

USUARIOS

PIC

E-firma

Sello de tiempo

E-Índice

Paquetes de Información

Contenedor conceptual de la información de contenido y la información de preservación encapsuladas en un objeto identificable por medio del empaquetamiento

Captura y Registro de

Documentos

Información de contenido

Información de preservación

Paquete de información

Empaquetar: unir, identificar y relacionar, de forma real o lógica, el contenido con la descripción y la información de preservación.

Paquetes de Información de transferenciaCaptura y

Registro deDocumentos

DocumentoM. Información y Gestión

Documento

Expediente

O.digital

Conversión XML-PDF-A

E-Firma Checksum

Check sum

Fichero

Os.digitales

M. Información y Gestión

Metadatos e-firma

Metadatos Representación

E-Índice

Paquetes de Información de ArchivoCaptura y


expediente

Documento

Pista de auditoría

Documento

MetadatosDescripción

Documento

Expediente

Os.digitales

ConversiónXML…

Informaciónrepresentación

Fichero

Metadatosadministrativos

Metadatoscontextuales

Os.digitales



Informaciónrepresentación

Paquete Información Archivo

Paquetes de Información de ComunicaciónCaptura y


PIC: Paquete de Información de Comunicación:

• Copia del PIA en respuesta a una solicitud

•Incluye los datos y metadatos estructurales, de descripción y de representación del PIA

• se eliminan metadatos administrativos

• traza de auditoría

• comprobante de autenticidad, originalidad e integridad (check sum)

El protocolo de transformación de los PIA en PIC comprueba:

• que la transferencia de datos coincide con la información descriptiva

• que los datos de los objetos digitales están completos, correctos, son legibles

Modelo de Requerimientos del SGDEA

Modelo de referencia

Requerimientos funcionalesopcionales

Introducción

Requerimientos funcionales obligatoriosRequerimientos esenciales

Terminología

Requerimientos nofuncionales

Requerimientos Gestión de metadatos

Apéndices yModelo de Metadatos

MÓDULO DE TEST DE CUMPLIMIENTO

Plataforma informática del SGDEA

Cuadro de Clasificación

Controles y Seguridad

Conservación Eliminación

Captura y Registro deDocumentos

Referenciación

Búsquedas RecuperaciónPresentación

Administración

Modelo de Requerimientos del SGDEA

Funcionalidades obligatorias

Cuadro de Clasificación

Pista de Auditoría

Valoración de Series documentales

Valoración de series documentales

Posibilidad de creación de tablas de valoración, sin límite,

Formato para Transferencia de documentos

Tiene que transferir documentos según el esquema XML de MoReq2Tiene que transferir la totalidad de los componentes manteniendo sus

relaciones

Gestión de Documentos

físicos

Eliminación documentos

físicos

Gestión Documentos en

tramitación

Integración conS. G. contenido

E-firma

EncriptaciónDerechos digitales

Sistemas distribuidos

IntegraciónConFAX

Categoría Seguridad

documentos

Requerimientos funcionales opcionales

Requerimientos funcionales opcionales

Gestión de documentos físicos

RepositorioDocumentosElectrónicosDe Archivo

Correos electrónicos y Ficheros adjuntos

Expedienteselectrónicos,

Imágenes,

Papel, fotografías, videos,

microfilm etc.

Gestión unificada de documentos de archivo

•El sistema de referencia y la valoración de series es la misma para los documentos físicos y electrónicos•Cambian los metadatos y la presentación de los documentos

Gestión de Documentos

físicos

Requerimientos de metadatos

Modelo de referencia

Requerimientos funcionalesopcionales

Introducción

Requerimientos funcionales obligatorios

Requerimientos esenciales Terminología

Requerimientos nofuncionales

Requerimientos Gestión de metadatos

Apéndices yModelo de Metadatos

MÓDULO DE TEST DE CUMPLIMIENTO

Requerimientos de metadatos

Tipos de metadatos:– Administrativos– Técnicos– Descriptivos

Número ilimitado de metadatosDefinición de distintos tipos de metadatos para distintos tipos de

documentosDefinición de metadatos obligatorios y opcionales Metadatos capturados de forma automática y manualValidación de metadatos desde fuentes externasMetadatos como elemento de búsqueda

Requerimientosmetadatos

El valor añadido del conocimiento archivístico

Muchas gracias por su atención

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