Introduccin a la Archivistica y Administracin de Documentos

Alicia Barnard AmozorrutiaAlicia Barnard AmozorrutiaPrimera ReuniPrimera Reunin de Archivos del n de Archivos del

Poder Ejecutivo FederalPoder Ejecutivo FederalOctubre 25, 206 Octubre 25, 206

Administracin Pblica

Archivos y su historia

Principios de la Archivistica

Administracin de Documentos

Lineamientos para los Archivos del

Poder Ejecutivo Federal

ADMINISTRACIADMINISTRACIN PN PBLICABLICA

Ciencia social que estudia las instituciones y Ciencia social que estudia las instituciones y organizaciones que componen los aparatos organizaciones que componen los aparatos administrativos del gobierno en sus distintos administrativos del gobierno en sus distintos

niveles.niveles.

Instancia instrumental que le permite a un Instancia instrumental que le permite a un gobierno llevar a la prgobierno llevar a la prctica las decisiones ctica las decisiones

polpolticas que adopte el poder decisorio ticas que adopte el poder decisorio respectivo respectivo

FUNCIONES BFUNCIONES BSICAS DE LA ADMINISTRACISICAS DE LA ADMINISTRACIN PN PBLICABLICA

Ejercer la forma de gobierno que de manera soberana fue Ejercer la forma de gobierno que de manera soberana fue adoptada al interior del territorioadoptada al interior del territorioEstablecer relaciones con otros estados y gobiernos para lograrEstablecer relaciones con otros estados y gobiernos para lograrla coexistencia pacla coexistencia pacfica y soberana del estado propio frente a los fica y soberana del estado propio frente a los demdemssContar con la capacidad de imponer decisiones polContar con la capacidad de imponer decisiones polticas ticas soberanas, por la fuerza si llega a ser necesario, tanto al intesoberanas, por la fuerza si llega a ser necesario, tanto al interior rior del territorio como frente a quienes quisieran desconocer al del territorio como frente a quienes quisieran desconocer al estado desde el exteriorestado desde el exteriorAllegarse de recursos financieros para cumplir adecuadamente Allegarse de recursos financieros para cumplir adecuadamente sus funciones sus funciones Resguardar los bienes de la naciResguardar los bienes de la nacinn

ADMINISTRACION PUBLICA FEDERALADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

La Ley OrgLa Ley Orgnica de la Administracinica de la Administracin Pn Pblica seblica seala:ala:

Como se organizarComo se organizarn las Secretarn las Secretaras las cuales estaras las cuales estarn n encabezada por un Secretario de Estado (Artencabezada por un Secretario de Estado (Artculo 14)culo 14)

Como se definen los Como se definen los rganos desconcentrados que puede tener rganos desconcentrados que puede tener cada Secretarcada Secretara (Arta (Artculo 17)culo 17)

TambiTambin determina la obligatoriedad de expedicin determina la obligatoriedad de expedicin de n de manuales de organizacimanuales de organizacin, procedimientos y de servicios al n, procedimientos y de servicios al ppblico (Artblico (Artculo 20)culo 20)

Se detalla ademSe detalla adems el establecimiento de apoyo administrativo s el establecimiento de apoyo administrativo en materia de planeacien materia de planeacin, programacin, programacin, presupuesto, n, presupuesto, informinformtica, estadtica, estadstica, recursos humanos, recursos materiales, stica, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fizcalizacicontabilidad, fizcalizacin, n, archivosarchivos y los demy los dems necesarios s necesarios (Art(Artculo 20) culo 20)

INSTITUCIONES PBLICAS

EJECUTIVO SECRETARAS DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJERA JURDICA ORGANISMOS AUTNOMOS PROCURADURA GENERAL DE LA REPBLICA

LEGISLATIVO CONGRESO DE LA UNIN

- CMARA DE DIPUTADOS- CMARA DE SENADORES

- JUNTA DE COORDINACIN POLTICA- MESA DIRECTIVA- SECRETARAS GENERALES

JUDICIAL SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIN

- TRIBUNALES COLEGIADOS - TRIBUNALES UNITARIOS- JUZGADOS DE DISTRITO

ENTIDADES PARAESTATALES O SECTOR PARAESTATAL

ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS

EMPRESAS DE PARTICIPACIN ESTATAL

FIDEICOMISOS PBLICOS

EMPRESAS MERCANTILES DEL ESTADO

DEPENDENCIAS

SECRETARAS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS

CONSEJERA JURDICA

PROCURADURA GENERAL DE LA REPBLICA

UNIVERSO NORMATIVO

JERARQUA NORMATIVA

UNIVERSO NORMATIVO EN EL MBITO FEDERAL

CONSTITUCIN TRATADOS YCONVENIOS

INTERNACIONALESLEGISLACIN SECUNDARIA

(LEYES Y CDIGOS FEDERALES)

DECRETOS Y ACUERDOS DE LOS PODERES

(PRINCIPALMENTE DEL LEGISLATIVO)

REGLAMENTOS

(PRINCIPALMENTE DEL EJECUTIVO)

NORMAS TCNICAS

(ESENCIALMENTE EN EL EJECUTIVO)

CONVENIOS Y BASES DE COLABORACIN

NORMAS ADMINISTRATIVAS:

ACUERDOS OFICIOS CIRCULARES

MANUALES DE ORGANIZACIN

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS

LINEAMIENTOS, GUAS

DIFERENCIAS ENTRE LOS ARCHIVOS GRIEGOS Y DIFERENCIAS ENTRE LOS ARCHIVOS GRIEGOS Y ROMANOS ROMANOS

Los archivos estLos archivos estn n cerrados al pcerrados al pblico blico

Los archivos estLos archivos estn n ligados a la nociligados a la nocin de n de

democracia y son democracia y son fuente de informacifuente de informacin a n a

todo ciudadanotodo ciudadano

ROMAROMA

Se distingue un sistema Se distingue un sistema de archivos centrado en de archivos centrado en

el poderel poder

GRECIAGRECIA

No se distingue un No se distingue un sistema de archivossistema de archivos

Prevalece el sistema Prevalece el sistema cronolcronolgico, con subseries gico, con subseries cronolcronolgicas de recibidos y gicas de recibidos y

enviados. No existe enviados. No existe vinculacion vinculacion

Los archivos estarLos archivos estarn a n a cargo de los historiadores o cargo de los historiadores o eruditos con preocupacieruditos con preocupacin n

de historiadoresde historiadores

Los archivos se registran Los archivos se registran por asuntos por asuntos

Los responsables de los Los responsables de los archivos estararchivos estarn al servicio n al servicio

de oficinas y tendrde oficinas y tendrn n formaciformacin jurn jurdicadica

EUROPA OCCIDENTAL Y EUROPA OCCIDENTAL Y MERIDIONAL MERIDIONAL

Siglos XVI y XVIISiglos XVI y XVII

EUROPA CENTRALEUROPA CENTRAL--ORIENTAL ORIENTAL

Siglos XVI y XVIISiglos XVI y XVII

FINALES DEL SIGLO XIX. ALBORES DE LA FINALES DEL SIGLO XIX. ALBORES DE LA ARCHIVISTICA MODERNAARCHIVISTICA MODERNA

Nataly de Wailly, Archivos departamentales en el Nataly de Wailly, Archivos departamentales en el Ministerio Interior Frances, Circular de 1841Ministerio Interior Frances, Circular de 1841

Respects du fonds: AgrupaciRespects du fonds: Agrupacin de documentos n de documentos provenientes de una administraciprovenientes de una administracin, n,

establecimiento o persona moral determinadaestablecimiento o persona moral determinada

S. Muller, J.A. Feith y R. Fruin, Holanda 1898S. Muller, J.A. Feith y R. Fruin, Holanda 1898Manual para la clasificaciManual para la clasificacin y Descripcin y Descripcin de n de

Archivos Archivos

SIGLO XX. HACIA UNA DEFINICISIGLO XX. HACIA UNA DEFINICIN DE LA N DE LA ARCHIVARCHIVSTICA. Postulados STICA. Postulados

E. Casanova en E. Casanova en 19281928

T. Schellenberg en T. Schellenberg en 19581958

E. Lodolini en 1984E. Lodolini en 1984A. Heredia en 1987A. Heredia en 1987

Arad en 1980Arad en 1980J.R. Cruz Mundet en J.R. Cruz Mundet en

19941994

Tanodi en 1960Tanodi en 1960R. Bahuer en 1968R. Bahuer en 1968J. Ducharme y J.Y. J. Ducharme y J.Y.

Rousseau en Rousseau en 19801980

Archivistica cientArchivistica cientfica fica con base en con base en

principios y un principios y un mmtodo cienttodo cientfico fico

riguroso y riguroso y contrastablecontrastable

Ciencia en fase de Ciencia en fase de formaciformacinn

Disciplina con Disciplina con principios y tprincipios y tcnicas cnicas especespecficas para el ficas para el

tratamiento y la tratamiento y la organizaciorganizacin de los n de los

archivos archivos

DOCUMENTACIDOCUMENTACINN

Actividad que se ocupa de recuperar y analizar los documentos cientficos y otras fuentes de nuevos conocimientos, su almacenamiento de la informacin en ellos contenida y la recuperacin y difusin de la misma a fin de que alcance rpida y eficazmente a quienes puedan utilizarla

La documentacin se entiende como el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el tratamiento de stos con vistas a su divulgacin

IFLA define a la documentacin como las actividades destinadas a la coleccin, almacenamiento, clasificacin, seleccin, diseminacin y utilizacin de toda informacin. La unidad documental deja de ser el documento y pasa a ser la informacin en si misma.

BIBLIOTECONOMIA, ARCHIVONOMIA, BIBLIOTECONOMIA, ARCHIVONOMIA, DOCUMENTACIONDOCUMENTACION

Funciones bsicas

Recuperar, almacenar, difundir documentos e informacin

La rapidez y la La rapidez y la dindinmica de la mica de la informaciinformacin es n es obligatoria, se obligatoria, se difunde fuera del difunde fuera del sitio. sitio.

Su parSu parmetro de uso metro de uso estest dado por la dado por la necesidad del usuarionecesidad del usuario

SegSegn la etapa sus n la etapa sus usosusos

Transmitir, Transmitir, difundir, difundir, servirservir

No No necesariamente necesariamente conserva el conserva el documento, se documento, se almacena la almacena la informaciinformacinn

Conserva fConserva fsicamente sicamente los libros los libros

Se conservan Se conservan conforme a sus conforme a sus vigencias vigencias posteriormente se posteriormente se efectefecta seleccia seleccin para n para conservaciconservacin n permanente o baja permanente o baja

AlmacenarAlmacenar--Conservar Conservar

En forma En forma exhaustiva con la exhaustiva con la limitacilimitacin del n del tema y es tema y es precedida por la precedida por la selecciseleccin al inicio n al inicio del procesodel proceso

Es amplia no tiene Es amplia no tiene llmites mmites ms que los s que los establecidos por las establecidos por las propias caracterpropias caractersticas sticas de las bibliotecas. La de las bibliotecas. La recuperacirecuperacin puede n puede traducirse en traducirse en coleccionar coleccionar

La producciLa produccin n documental de una documental de una instituciinstitucin, se n, se selecciona para su selecciona para su conservaciconservacin temporal n temporal o permanente, o permanente, conforme a sus valores conforme a sus valores

RecuperarRecuperar

DOCUMENTACIONDOCUMENTACIONBIBLIOTECABIBLIOTECAARCHIVOARCHIVO

ARCHIVISTICAARCHIVISTICA

Estudio teEstudio terico prrico prctico de los principios, ctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes procedimientos y problemas concernientes

a las funciones de los archivos, a las funciones de los archivos, entendiendo por archivos tanto a entendiendo por archivos tanto a

documentos como su entorno, es decir, su documentos como su entorno, es decir, su organizaciorganizacin en edificios e instalaciones n en edificios e instalaciones

adecuadasadecuadasConsejo Internacional de Archivos Consejo Internacional de Archivos

ARCHIVOARCHIVO

Es uno o mEs uno o ms conjuntos de documentos, sea s conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, cual sea su fecha, su forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una acumulados en un proceso natural por una persona o institucipersona o institucin pn pblica o privada en el blica o privada en el

transcurso de su gestitranscurso de su gestin, conservados, n, conservados, respetando aquel orden, para servir como respetando aquel orden, para servir como testimonio, evidencia e informacitestimonio, evidencia e informacin para la n para la persona o institucipersona o institucin que los produce, los n que los produce, los

ciudadanos o para servir de fuentes de historiaciudadanos o para servir de fuentes de historia

Antonia HerediaAntonia HerediaArchivistica General. TeorArchivistica General. Teora y Pra y Prcticactica

SevillaSevilla

PRINCIPIOS DE LOS ARCHIVOSPRINCIPIOS DE LOS ARCHIVOS

El El Principio de ProcedenciaPrincipio de Procedencia establece que los establece que los documentos de cualquier naturaleza producidos documentos de cualquier naturaleza producidos

por una institucipor una institucin, organismo o individuo no n, organismo o individuo no deben mezclarse con los de otros. La deben mezclarse con los de otros. La

procedencia proporciona la base para la procedencia proporciona la base para la recuperacirecuperacin de la informacin de la informacin contenida en los n contenida en los

archivos archivos

El El Principio de Respeto al Orden OriginalPrincipio de Respeto al Orden Original, , establece que los documentos de archivo establece que los documentos de archivo

deberdebern conservarse de acuerdo con el orden n conservarse de acuerdo con el orden que le dio el que le dio el rea productora de los mismos rea productora de los mismos

Una unidad de informaciUna unidad de informacin n registrada en un soporte, registrada en un soporte, sirve de consultasirve de consulta

Documento que sin Documento que sin importar su forma o medio importar su forma o medio ha sido creado, recibido ha sido creado, recibido manejado y usado por un manejado y usado por un individuo u organizaciindividuo u organizacin n en cumplimiento de sus en cumplimiento de sus obligaciones legales o en obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad el ejercicio de su actividad o funcio funcinn

DocumentoDocumento

Documento de ArchivoDocumento de Archivo

Conocimiento que es Conocimiento que es comunicadocomunicado

InformaciInformacinn

DOCUMENTO DE ARCHIVO

unidad de informacin producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusin de una actividad que sirve de

evidencia; por lo general no es efmero, es decir, contiene informacin que es valiosa en el corto, mediano

y largo plazo.

DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO

La pieza especfica de informacin producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusin de una actividad individual o institucional que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar

evidencia de la actividad

FUNCIONES DE LOS ARCHIVOSFUNCIONES DE LOS ARCHIVOSOrganizar y poner en servicio la documentaciOrganizar y poner en servicio la documentacin administrativa en apoyo n administrativa en apoyo

a la toma de decisionesa la toma de decisionesAsegura la transferencia de archivos de uso esporAsegura la transferencia de archivos de uso espordico dico Aplicar principios y tAplicar principios y tcnicas de valoracicnicas de valoracin, seleccin, seleccin y baja de n y baja de

documentosdocumentosClasificar y mantener organizada la documentaciClasificar y mantener organizada la documentacin en sus diferentes n en sus diferentes

etapas.etapas.Elaborar instrumentos de acceso a los archivos, mediante la descElaborar instrumentos de acceso a los archivos, mediante la descripciripcin n

documental que facilite el acceso a la inforamcidocumental que facilite el acceso a la inforamcin n Ubicar a los archivos en Ubicar a los archivos en reas y locales adecuados para garantizar su reas y locales adecuados para garantizar su

conservaciconservacinnEstablecer manuales y procedimientos para lograr el desarrollo Establecer manuales y procedimientos para lograr el desarrollo

adecuado de estas funcionesadecuado de estas funcionesJosJos RamRamn Cruz Mundetn Cruz Mundet

Manual de ArchivManual de Archivstica, 2a. Edicistica, 2a. EdicinnMadrid 1996Madrid 1996

Motivos para la generacin de archivos gubernamentales

Produccin de evidencia de una actuacin o accin, individual o corporativaLa necesidad de asumir responsabilidad y dar cuenta del uso de recursos, ya sea dentro del rgano de gobierno o al congreso y finalmente a los ciudadanos La necesidad de asumir responsabilidad y responder por una accin en procesos legalesLa necesidad de cumplir con estatutos, reglas, normas, lineamientos obligatorios dentro de las oficinas de gobierno para crear documentos de archivoEl proporcionar una memoria institucional como medio para el seguimiento de trmites y actos de gobierno a travs del tiempoEl permitir al gobierno asegurar que sus intereses y aquellos de los ciudadanos que fundamentan sus derechos estn protegidosEl asegurar que un documento de archivo significativo de polticas y actividades del gobierno es conservado para la posteridadComo medio de registrar comunicaciones de y entre las organizaciones

DOCUMENTOSDOCUMENTOS

Flujo DocumentalFlujo Documental

Unidades de ArchivoUnidades de Archivo

AdministraciAdministracin n PPblica a travblica a travs de s de instituciones, instituciones, dependencias y dependencias y entidades oficiales entidades oficiales

Sociedad en grupos Sociedad en grupos o en forma individualo en forma individual

Capacidad derespuestaorganizada

ADMINISTRACIADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS N DE DOCUMENTOS

Conjunto de principios y procedimientos Conjunto de principios y procedimientos destinados a planear, controlar, dirigir y destinados a planear, controlar, dirigir y organizar las actividades destinadas al organizar las actividades destinadas al

manejo eficiente y eficaz de los manejo eficiente y eficaz de los documentos de archivo desde su creacidocumentos de archivo desde su creacin, n, circulacicirculacin, conservacin, conservacin, uso, seleccin, uso, seleccin y n y

hasta su disposicihasta su disposicin finalesn finales

HistHistrico rico Investigador Investigador y py pblico en blico en general general

Social Social

SecundarioSecundarioEvidencialEvidencialTestmonial Testmonial InformativoInformativo

InactivaInactiva

ConcentraciConcentracin n rea rea productoraproductora

InsitutcionalInsitutcional

Ocasional Ocasional

PrimariosPrimariosLegales o Legales o

jurjurdicosdicosAdministrativosAdministrativosContables o Contables o

FiscalesFiscales

SemactivaSemactiva

TrTrmitemiteArea Area productora en productora en atenciatencin a n a sus sus actividadesactividades

Institucional Institucional

Constante Constante

PrimariosPrimariosLegales o Legales o

jurjurdicosdicosAdministrativosAdministrativosContables o Contables o

FiscalesFiscales

ActivaActiva

ARCHIVOARCHIVOUSUARIOSUSUARIOSUSOSUSOSVALORESVALORESFASESFASES

TP

ETS

TP, Transferencia primaria, E: Eliminacin, TS: Transferencia Secundaria

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ASUNTOS DELEGISLACION

Leyes ydecretos

Acuerdos

Disposiciones Legales

DisposicionesAdministrativas

Conveniosy

Tratados

Circulares dereas mayores

Reglamentos

ASUNTOS JURIDICOS

Juicios y Amparos

Interposicin deRecursos

Administrativos

Demandas y Denuncias

ASUNTOS CONTABLES

Nminas

Comprobantes de Egresos

ValoresFinancieros Activo fijo Inversiones

Emprstitos

Crditos

ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

Proyectos, Informes,

Visitas tcnicas,Reportes

EvaluacinReportes

Trmites internos

Comites, reuniones de trabajo

Asuntos cuya gestin

orresponde a la funcin delegada

Informes de Labores

ELEMENTOS PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS

Regulacin y normatividad

Polticas y responsabilidades

Elementos a considerar en la administracin de documentos

Diseo e instrumentacin de un sistema

Administracin de documentos procesos y controles

Evaluacin y ajuste del sistema

Capacitacin

Regulacin y normatividad

Leyes, decretos, acuerdos, normas, reglamentos que

inciden en el manejo documental

Lineamientos y estndares obligatorios en el manejo de

los documentos

Manuales de buenas prcticas

Cdigos de tica

LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA GUBERNAMENTAL

ARTICULO 32. Corresponder al Archivo General de la Nacin elaborar, en coordinacin con el Instituto, los criterios para la catalogacin, clasificacin y conservacin de los documentos administrativos, as como la organizacin de archivos de las dependencia y entidades. Dichos criterios tomarn en cuenta los estndares y mejores prcticas internacionales en la materia.

Los titulares de las dependencia y entidades de conformidad con las disposiciones aplicables, debern asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, debern elaborar y poner a disposicin del pblico una gua simple de sus sistemas de clasificacin y catalogacin, as como de la organizacin de sus archivos.

LFTAIPGCONTEXTO

ACCESO A LAINFORMACIN INFORMACIN

RESERVADA

ARCHIVOSINFORMACIN CONFIDENCIAL

Solicitudes de

Informacin

Obligaciones de

transparencia

Datos Personales

La entregadaComo tal por

terceros

LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS, DOF. Febrero 20, 2004

DISPOSICIONES GENERALESDE LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS Control de gestin documental, elementos de descripcin.

Archivos de trmite, de concentracin e histricos. Atribuciones

Instrumentos de consulta y control archivstico, Cuadro de Clasificacin, Catlogo e Inventarios

Expedientes de archivo. Perfiles de descripcin

DE LA CONSERVACIN DE ARCHIVOS

DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS

TRANSITORIOS

Los archivos constituyen la memoria de las naciones y las sociedades, conforman su identidad y son la piedra angular

de las sociedad de la informacin.

Al proporcionar evidencia de acciones humanas transacciones y tramites, los archivos sustentan la

administracin y determinan los derechos de los individuos.

Al garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin oficial y al conocimiento de su historia son fundamentales

para la democracia, la rendicin de cuentas y el buen gobierno.

CONSEJO INTERNACIONAL ARCHIVOS, 2004

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