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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS

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Archivos electrónicosPresentador: Ing. Benjamín Torres Bautista

btorres@segob.gob.mx

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Introducción

• Paradigma actual: Los archivos al sótano.

• Realidad de los archivos.• Algunas vertientes de desarrollo del

AGN:Abatir el rezago en el ordenamiento y descripción de fondos documentales e impulsar la homologación y aplicación de las normas internacionales, considerando el incremento de los archivos digitales.

• Diseñar e implantar un Programa de archivos virtuales para estimular la consulta a distancia de los acervos del Archivo General de la Nación.

• Sistema Administración de Archivos.

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Requerimientos Generales del Sistema

• Gestión integral de archivos: descripción, búsqueda de referencias, visualización de imágenes digitales y multimedia, gestión de archivos y control de investigadores.

• Basado en las normas ISAD(G), ISAAR(CPF).

• Consulta de la información descriptiva de las imágenes.

• Interfase para WEB.• Base de datos documental, para facilitar la

organización jerárquica de la información y entrada de datos descriptivos.

• Facilidades para asociación de imágenes y objetos multimedia.

• Base de datos relacional con estándar de conexión abierta ODBC.

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Módulos del Sistema

• Descripción de archivos– Cuadro de clasificación, áreas

temáticas y áreas de descripción.– Descripción en áreas temáticas.– Reglas de descripción de

autoridades, áreas de tipo de autoridad.

– Normalización de descriptores.– Descripción multinivel.– Descripción de documentos.– Integración de imágenes y objetos

multimedia.

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Módulos del Sistema• Consulta

– Consulta de descripciones e imágenes por cuadro de clasificación, de forma jerárquica, texto libre con operadores lógicos y/o sobre campos específicos.

– Acotación de consulta por ámbito jerárquico, cronológico y por tipología documental.

– Consulta a partir de autoridades.– Visualización y manejo de imágenes

digitalizadas.– Consulta por medio de la WEB.

• Preparación de instrumentos de consulta– Preparación de instrumentos de

descripción (guías, inventarios, catálogos, etc.).

– Generación de publicaciones e índices.

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Módulos del Sistema

• Gestión documental– Control del ciclo de vida de los

documentos desde archivos administrativos hasta históricos.

– Control de Transferencias (enviados, recibidos, por fecha, por política).

– Control de expurgos.– Control de valoraciones.– Control de baja documental.

• Gestión de fondos y depósitos– Control de ubicación de fondos.– Control de movimientos de fondos en

el archivo.

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Módulos del Sistema

• Gestión de usuarios– Registro de usuarios investigadores y

personal interno, además de expedición de credenciales.

– Definición de perfiles de usuario.– Control de solicitud y acceso a los

fondos.– Control de servicios de reproducción

de documentos.– Control de emisión de certificados.– Generación de informes, estadísticas y

memorias.

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Investigadores por Año

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Módulos del Sistema

• Gestión de conservación y restauración– Control de estado de conservación de

fondos.– Control y seguimiento de los procesos de

conservación y restauración.• Gestión de archivo de concentración

– Planificación y control de transferencias, ingresos y prestamos de documentos.

– Análisis y valoración de series documentales.

– Calendarios de transferencia y eliminación de fondos.

– Registros de altas y bajas de fondos.

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Ventajas del Software Comercial

• Aplicación desarrollada de forma integral, por lo que comprende opciones de catalogación y descripción de información, así como incorporación de imágenes digitalizadas y su puesta a disposición para su consulta en red.

• Se apega a estándares internacionales.• Implantación en menor tiempo que en el

caso de desarrollos internos.• Se puede contratar mantenimiento,

asesoría y soporte especializado del personal del proveedor.

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Desventajas del Software Comercial

• Además de estar asociado un costo de adquisición del software, se tienen otros costos como:– Costo de asesoría para Implantación.– Costo de mantenimiento de la base de

datos y de la aplicación para tener actualización de las últimas versiones y recibir soporte especializado.

• Dependencia del fabricante del software, en cuanto a modificaciones de la aplicación.

• No sería posible distribuir este software libremente.

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Desarrollo propioBeneficios:• Diseño específico para satisfacer las

necesidades de los usuarios del Archivo.• Se pueden hacer las adecuaciones

necesarias a la aplicación.• Apegado a estándares internacionales.• Se puede integrar como parte de un

proceso certificado bajo la norma ISO 9000.

• Tiempo de Desarrollo.

• Retrazo frente al software comercial.

• Puede ser proporcionado a otros archivos del país con infraestructura informática suficiente, lo que permitiría integrar al Sistema Nacional de Archivos.

Desventajas:

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• Apoyo económico.

Requerimientos

• Personal especializado en análisis de procesos.

• Personal especialista en archivonomía.

• Hardware– Servidor de página WEB.– Equipo de seguridad para la red de

datos.– Servidor de aplicaciones.– Computadoras personales para el

personal operativo.

• Personal especializado en análisis y desarrollo de sistemas.

• Software– Windows 2003 Server.– Visual Studio .NET 2003.– Microsoft SQL Server 2000.– Microsoft Project.– Microsoft Visio.

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Conclusiones

• Se esta gestionando el patrocinio para el desarrollo del Sistema de Administración de Archivos.

• El AGN esta probando el sistema de descripción documental el que sirve para captura y consulta de fondos documentales, series, documentos y expendientes bajo la norma ISAD (G).