ARCHIVOARCHIVO

Acumulados en Acumulados en un proceso un proceso

natural por una natural por una persona o persona o

entidad pública entidad pública o privada, en el o privada, en el

transcurso de transcurso de su gestión su gestión

Conjunto de Conjunto de DocumentosDocumentos

, sea cual , sea cual fuere su fuere su

fecha, forma fecha, forma y soporte y soporte materialmaterial

ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN DE LOS DE LOS

ARCHIVOSARCHIVOS

Base para la toma Base para la toma de decisiones en de decisiones en

lalaAdministración:Administración:

Gestión y ControlGestión y Control

Para los Para los ciudadanosciudadanos

Para la cienciaPara la cienciala investigaciónla investigación

y la culturay la cultura

PRINCIPIOS GENERALES PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICADE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA

Disponer de la Documentación

• ORGANIZADA

• Con miras a la RECUPERACIÓN para su USO ADMINISTRA-

TIVO

Administración son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial y Cultural.

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Finalidad de losFinalidad de losArchivoArchivo

Importancia deImportancia delos Archivoslos Archivos ResponsabilidadResponsabilidad

CICLO VITAL DEL DOCUMENTOCICLO VITAL DEL DOCUMENTO

HistóricoCultural

InvestigaciónCientífico

ARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIÓÓNN

ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRAL

ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTÓÓRICORICO

AdministrativoLegalFiscal

ContableTécnico

Valores Primario

s

Valores secundario

s

Documentación Activa

Documentación Semi-activa

Documentación Inactiva

UNIDAD DE UNIDAD DE DIGITACIÓNDIGITACIÓN

UNIDAD DE ALISTAMIENTO

PREPARACIÓN FISICA DE LA PREPARACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN

Limpieza Ordenamiento FoliaciónAlmacenamiento

• Identificación fondos Documentales

• Estructura Orgánico-funcional

• Agrupaciones Documentales

FASES ORGANIZACIÓNFASES ORGANIZACIÓN

UNIDAD DE UNIDAD DE CONTROL CONTROL

DOCUMENTALDOCUMENTALTERMINADO FINALTERMINADO FINAL

• Identificación de Temas o Asuntos

• Valoración Documental• Selección• Inventario

Ingreso de los datos documentales a las Bases de Datos.

ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN FÍSICAFÍSICA

Revisión de los Procesos desarrollados en las fases anteriores.

PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOSLIMPIEZA DE LA LIMPIEZA DE LA

DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN

Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene. El personal dedicado a esta tarea debe disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guates.

ESPACIO FISICO ESPACIO FISICO

CONDICIONES AMBIENTALESCONDICIONES AMBIENTALES

• Lugar seco y clima medio, alejado de la humedad y del Lugar seco y clima medio, alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.

•Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y envejecimiento.(envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS,

FLUORESCENTE FRÍAFLUORESCENTE FRÍA))

•Equidistante a la Secretaría.Equidistante a la Secretaría.

ESTILOS DE ARCHIVADORESESTILOS DE ARCHIVADORES

BIBLIOTECADiseñado especialmente

para tomos, revistas y libros

EXPEDIENTESEntrepaños para carpetas colgantes, para la máxima organización de su archivo.

PROVEEDURÌAPermite la colocación de

distintos tipos de material, ajustando la altura del entrepaño a voluntad del usuario ESCALONADO

Entrepaños escalonados para

CDS, cassettes, DAT, diskettes, cintas, betacam, etc.

 

PLANOTECAinnovador sistema de carros planeras extraíbles y cintas

colgantes para la sujeción de planos, con capacidad hasta

900 planos por carro.

EQUIPOS ESPECIALES Acorde a los

requerimientos de la empresa (equipo especial

para bóveda bancaria).

ARCHIVOMÒVIL ESTRUCTURA

Este sistema es ideal para archivar cajas, repuestos livianos, expedientes para

archivos de poco uso o inactivos.

FARMACIAEntrepaños especiales

para frascos, cajas, y medicamentos

en general.

ESTANTERÌAS CON MEZANINE CONVENCIONAL

ESTANTERÌAS MÒVILES A NOBLE

ALTURA

El sistema Tot-Alt (total altura) es un innovador y sorprendente sistema que ofrece un nuevo concepto de almacenaje

mediante estanterías móviles a doble altura maximizando x 4 la capacidad de almacenamiento de su espacio.

requerimientos.

COLGANTES

Para archivar expedientes

tamaño carta, oficio o extra oficio de hasta 8 cms. de

grosor

CONVENCIONALES

Para archivadores de GAVETAS VERTICALES

Y HORIZONTALES.

BIBLIORATOS O FOLDER AZ

En colores negro, azul, amarillo y rojo

para una mejor visualización de su

archivo.

TARJETAS IDENTIFICADORAS

Las láminas identificadoras permiten la rápida ubicación del documento requerido. Pequeñas para las carpetas colgantes y grandes para los

entrepaños.

LÀMINAS GRANDESLÀMINAS PEQUEÑAS

SEPARADOR V

Separador en forma de V, el cual se puede usar sujetado a

un entrepaño tipo EV.

SEPARADOR L

Sencillo separador en forma de L, para ser

usado como divisor de libros o materiales

REVISTERO

Útil almacenador de revistas, con visor

frontal para incluir la tarjeta de identificación, ideal para bibliotecas,

oficinas y revistas en el hogar.

BANDEJA RANURADA

Dinámico sistema de clasificación, ideal para

usuarios con continuo flujo de documentos y consulta.

ARCHIVO PERSONAL (Porta Carpetas)

Lleva la ventaja de clasificar en el sistema de carpetas

colgantes a su archivo personal o de negocios.

GAVETAS

as gavetas pueden ser usadas dentro de

sistemas de archivos móviles, fijos, estanterías o

simplemente sobre cualquier superficie.

CARRO PLANERA

Carro extraíble para planos colgados y sujetados mediante tiras de P.V.C. desprendibles. Este sistema permite la rápida

ubicación del plano y su continua manipulación sin causar daño al

mismo.                            

ENTREPAÑO ESCALONADO

Este entrepaño es ideal para pequeños materiales

como medicamentos, discos compactos,

cassettes, ect.

ENTREPAÑO EV

entrepaño de uso múltiple para carpetas colgantes o

material apoyado.

RECEPCIÓN CLASIFICACIÓN APERTURA

REGISTRO

REVISIÓN

RADICACIÓNREPARTO