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rchivo General de la N

ación 2004

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS

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ación 2004

MÓDULO 1

FUNDAMENTOS DE LOS ARCHIVOS Y LA ADMINISTRACIÓN DE

DOCUMENTOS

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ación 2004

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ación 2004

La obligación de los Órganos del Estado de proporcionar información a cualquier persona (art.1°.) sin que se motive o justifique su utilización (art.40.IV) excepto la información considerada reservada y confidencial

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Transparentar la Gestión Pública (art.4)Objetivo:

Beneficiados: Las personas y sus organizaciones (art.2)

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ación 2004

Los tres grandes ejes:

DISEÑO INSTITUCIONAL

OBLIGACIONES ESTÁTICAS

OBLIGACIONES DINÁMICAS

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Se crea el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

(art. 33)

DISEÑO INSTITUCIONAL

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OBLIGACIONES ESTÁTICAS

Establece la obligación del Estado, de publicar infomación reelevante para transparentar la Gestión Pública (arts.7-12),

excepto la reservada y confidencial (arts.13-19) a más tardar el 12 de junio de 2003 (art.2 transitorio)

GOBIERNO

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Establece la obligación del Estado de atender las solicitudes de información de los ciudadanos, debiendo entregarla en un plazo no mayor de 20 días hábiles (arts. 40, 41, 44 y

8 transitorio)

OBLIGACIONES DINÁMICAS

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COMITÉ DE INFORMACIÓN

Coordina y supervisa acciones tendientes a proporcionar información e instituye procedimientos para acceso a la información

Realiza gestiones a través de la Unidad de Enlace para localizar información

Confirma, modifica o revoca la clasificación de la información

Establece criterios específicos para la conservación, organización de archivos

Elabora informes

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Recibe y trámita solicitudes de información

Lleva registros de solicitudes

Propone procedimientos al comité de información

Coordina las obligaciones de

transparencia

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Artículo 32Obligaciones:

Asegurar el adecuado

funcionamiento de los

archivos,

Elaborar y poner a

disposición del público

una guía simple de sus

sistemas de clasificación y

catalogación y,

Completar la organización

del archivo

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PLAN NACIONAL DE DESARROLLO

2002-2006

POLÍTICA INTERIOR

Para ello propondrá la actualización del marco jurídico correspondiente y contribuirá a la modernización de los sistemas con los que operan los archivos que resguardan y catalogan la infomación elaborada por instancias gubernamentales oficiales.

LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS

Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA FEDERAL DOF 20/02/04

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ación 2004LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERALDOF 20/02/2004 DISPOSICIONES GENERALES

DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

CONTROL DE GESTIÓN ARCHIVOS DE TRÁMITE,

CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y

CONTROL EXPEDIENTES DE ARCHIVO

DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

TRANSITORIOS

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PROBLEMÁTICA A NIVEL INSTITUCIONAL

RECURSOS

FUNCIONAMIENTO

ORGANIZACIÓN

ARCHIVOS DOCUMENTACIÓN INFORMACIÓN

• CONFUSIÓN OPERATIVA• ORGANIZACIÓN HETEROGENEA• DISPERSIÓN ORGANIZATIVA• COTECIAD (IRREGULAR)

• FUNCIONAMIENTO TÉCNICO LIMITADO• INDEFINICIÓN DE POLÍT. Y PROCEDIMIENTOS• FUNCIONAMIENTO “DE 4 PAREDES”• UCAD, DIFICULTAD EN EL CONTROL,• PROGRAMACIÓN Y SERVICIO

• MATERIALES: LOCALES INHOSPITOS;• MOBILIARIO Y EQUIPO DE DESECHO.• HUMANOS: PERSONAL NO ESPECIALIZADO• SIN ESTIMULOS SALARIALES Y PROFESIONALES. • FINANCIEROS: AUSENCIA GENERALIZADA

• INEXISTENCIA DE DISPOSICIONES JURÍDICAS GLOBALES TENDIENTES A: REGULAR LA PRODUCCIÓN, USO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES

• DEFINICIÓN PARA LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO INTEGRAL DE LOS ARCH.

• REGULAR LA DISPOSICION Y USO DE RECURSOS INTEGRANDO POLÍTICAS DE DESARROLLO.

SITUACIÓN JURÍDICA

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PROBLEMÁTICA A NIVEL DOCUMENTAL

PRODUCCIÓN

CIRCULACIÓN

USO

CONTROL

CRECIMIENTO Y COMPLEJIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

EXPLOSIÓN DOCUMENTAL

ANÁRQUICA. ABUSO DE TÉCNICAS DE REPRODUCCIÓN, FALTA DE TÉCNICAS DE IDENTIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

INEXISTENCIA O LIMITADAS TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS, INDEFINICIÓN DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN, SATURACIÓN DE ARCHIVOS, DISPENDIO DE RECURSOS Y PROBLEMAS DE DEPURACIÓN

USO INADECUADO DE TESTIMONIOS OFICIALES, PROPIEDAD PRIVADA DE DOCUMENTOS PÚBLICOS, CONSERVACIÓN INEFICIENTE, USO LIMITADO DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN LAS GESTIONES PÚBLICAS

DOCUMENTAL EN LAS INSTITUCIONES, AUSENCIA DE POLÍTICAS DE CONTROL, AUSENCIA DE MECANISMOS INTEGRADOS DE MANEJO DE DOCUMENTOS A NIVEL DE ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES ENCARGADAS DE DICHA RESPONSABILIDAD COMO A NIVEL DE SU FUNCIONAMIENTO

RESULTADO = BLOQUEO DE LA CAPACIDAD INFORMATIVA

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ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACION

PÚBLICA DEL GOBIERNO DEL D.F.

OBJETIVO DETRABAJO

DOCUMENTACIÓNINFORMACIÓN

PROBLEMAS GLOBALES

A NIVELINSTITUCIONAL

A NIVELDOCUMENTAL

•ORGANIZACIÓN •FUNCIONAMIENTO•RECURSOS •JURÍDICOS

•PRODUCCIÓN•CIRCULACIÓN • USO•CONTROL

PROBLEMÁTICA

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• DISPERSIÓN Y DEBILIDAD ORGANIZATIVA.

• HETEROGENEIDAD Y OBSOLESCENCIA TÉCNICA.

• MASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

• PASIVIDAD E INEFICIENCIA EN LOS SERVICIOS.

• FALTA DE PREPARACIÓN Y MOTIVACIÓN DEL PERSONAL.

• INCONVENIENCIA DE LOCALES, MOBILIARIOS Y EQUIPO.

• ALTOS COSTOS Y RIESGOS DE OPERACIÓN.

• MARGINACIÓN ADMINISTRATIVA.

• DEPREDACIÓN Y APROPIACIÓN DE ARCHIVOS.

• INCREMENTO DE TRÁMITES O DESCONOCIMIENTO.

CIRCULO VICIOSO

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SISTEMA DE INFORMACIÓN:

Información

Documentación

Archivos

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INFORMACIÓN

CONOCIMIENTO QUE ES

COMUNICADO

DOCUMENTO

UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN

REGISTRADA EN UN SOPORTE, SIRVE DE

CONSULTA

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DOCUMENTO DE ARCHIVO

ES INFORMACIÓN CONTENIDA EN CUALQUIER

SOPORTE Y TIPO DOCUMENTAL, PRODUCIDA,

RECIBIDA Y CONSERVADA POR CUALQUIER

ORGANIZACIÓN (PÚBLICA O PRIVADA) O PERSONA

EN CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES LEGALES O

EN EL EJERCICIO DE SU ACTIVIDAD O FUNCIÓN

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+ =

+

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CARÁCTER DE LOS DOCUMENTOS

UNICIDAD: SON ÚNICOS A DIFERENCIA DE OTROSCOMO LOS LIBROS O REVISTAS QUE SONMÚLTIPLES.

ORGÁNICOS: SON PARTE DE UN TODO ESTRUCTURADO,DEBEN SU EXISTENCIA A UNA PERSONA O INSTITUCIÓN QUE LOS PRODUJO Y SOLOALCANZAN SENTIDO RELACIONÁNDOSE ENTRE SI.

SERIADOS: SE PRODUCEN UNO A UNO Y SE VANACUMULANDO DE MODO NATURAL EN LOSARCHIVOS, FORMANDO SERIES.

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SERIE DOCUMENTAL

+ +

+ +

Qué es? Un conjunto de expedientes de Estructura y contenido homogéneo

De Quién? De un mismo órgano o sujeto productor

Cuándo? En el ejercicio de sus atribuciones oFunciones específicas

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ARCHIVOES EL CONJUNTO DE DOCUMENTOS ACUMULADOS EN UN PROCESO NATURAL POR UNA PERSONA O INSTITUCIÓN (PÚBLICA O PRIVADA), EN EL TRANSCURSO DE LA GESTIÓN DE ASUNTOS DE CUALQUIER INDOLE, LOS PRODUCIDOS Y LOS RECIBIDOS, DE CUALQUIER FECHA, LOS CUALES SE CONSERVAN Y CUSTODIAN PARA SERVIR DE REFERENCIA, COMO TESTIMONIO Y FUENTE DE INFORMACIÓN A LAS PERSONAS O INSTITUCIONES QUE LOS PRODUJERON, A LOS CIUDADANOS Y O COMO FUENTE PRIMARIA PARA LA HISTORIA.

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ADMINISTRACIÓN DE

DOCUMENTOS

Conjunto de métodos y prácticas destinadas a

planear, dirigir y controlar la producción,

circulación, conservación, uso, selección y

disposición final de los documentos de archivo.

Propósito: lograr eficiencia y eficacia en el manejo

de los mismos a lo largo de su ciclo de vida

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LEGISLACIÓN

Ley marco referente a archivos (públicos, privados, administrativos e históricos)

Normas que reglamenten el uso, la conservación, el manejo y el flujo de los documentos.

Sanciones a quienes contravengan lo dispuesto.

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ESTRUCTURAElementos :

COORDINADOR DE ARCHIVOS

Oficialía de Partes

ARCHIVO DE TRÁMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO HISTÓRICO

Recursos humanos

Un órgano normativo y de

decisión

Los órganos operativos

Los canales de

comunicación necesarios

entre los distintos órganos

del sistema.

COMITÉ DE INFORMACIÓN

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PROGRAMA

ProducciónCirculación

UsoConservación

SelecciónEliminación

Cuadro de Clasificación

Catálogo de Disposición Documental

Los elementos que lo componen

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CICLO VITAL DE LOSDOCUMENTOS

Etapas (fases, edades) en las que se divide al documento de archivo conforme a su uso, valor y ubicación

ACTIVA INACTIVASEMIACTIVA

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CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN

CARACTERÍSTICAS FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVATIPO DE ARCHIVO TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO

USO CONSTANTEPOTENCIAL

CONSERVACIÓNPRECAUCIONAL

DIVERSOSOCIAL,

RELIGIOSO,ACADÉMICO,

POLÍTICO, ETC.USUARIOS ADMINISTRACIÓN E

INTERESADOSADMINISTRACIÓN TODOS

VALORES

PRIMARIOSADMINISTRATIVO

LEGALFISCAL

PRIMARIOSADMINISTRATIVO

LEGALFISCAL

SECUNDARIOSTESTIMONIALEVIDENCIAL

INFORMATIVOTRANSFERENCIA

DESTINO

PRIMARIA SECUNDARIA

DISPOSICIÓNDOCUMENTALVALORACIÓN

CONSERVACIÓNPERMANENTE

ELIMINARPROYECTOS DE

DIFUSIÓN

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CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN EN SOPORTES TRADICIONALES

TIEMPO DE CONSERVACIÓN

INST. TÉCNICOSETAPA USUARIO VALORESUBICACIÓN

ACTIVA

A partir de la creación o recepción del documento durante su gestión y hasta la conclusión del asunto.

Archivo de Trámite

•Archivos de oficina

•Archivos centrales

Los generadores o responsables del trámite del documento o público conforme a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Primarios:

•Administrativos•Contables o

Fiscales•Legales o

Jurídicos

Se conservan en oficinas durante el tiempo que dura el trámite y hasta su conclusión, son de uso frecuente

Transferencia primaria cuando el uso es exporádico

•Registro•Cuadro de clasificación•Inventario•Control de préstamos•Tabla de vigenciasExpedientes en formación

SEMIACTIVA

No prescriben los valores primarios pero su uso es exporádico

•Archivo de Concentración

Las unidades administrativas que hacen la transferencia a través de las cuales la Unidad de Enlace solicitarálos documentos que les demande la ciudadanía en atención a lo que señala la LFTAI.

Primarios:


Fiscales•Legales o

Jurídicos

Permanecen en el archivo hasta cumplir sus vigencias, se realiza el proceso de valoración para determinar su baja o transferencia al archivo histórico

•Registro y control•Tabla de vigencias•Inventarios•Formatos de préstamo

INACTIVA

Han prescrito sus valores primarios

Baja documental o transferencia secundaria al Archivo Histórico

Público en general

Secundarios:

•Informativos•Testimoniales•Evidenciales

•Se tramita la autorización de baja.•Contienen valores secundarios, transferencia al Archivo Histórico

•Control y registro•Guías, inventarios, catálogos•Difusión

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

TIEMPO DE CONSERVACIÓN

ETAPA INST. TÉCNICOS

VALORESUBICACIÓN USUARIO

ADMINISTRATIVA

Desde la generación, registro, trámite y conclusión hasta cumplir su vigencia documental

El servidor central de la Dependencia o servidores de unidades administrativas que cuenten con sistemas de manejo y conservación de archivos validados

Los autorizados para acceder a todos los servicios del sistema o parte de los mismos.Abiertos a la consulta ciudadana cuando no se encuentren dentro de las reservas que marca la Ley de Acceso y Transparencia a la Información Pública Gubernamental

Primarios:

•Administrativos

•Contables o Fiscales

•Legales o Jurídicos

El que corresponda a las vigencias establecidas para las series y/o documentos

Procede baja,autoriza AGN.

Sistema de manejo y preservación de archivos electrónicos*Cuadro de clasificación*Tabla de vigencias

HISTÓRICA

Servidor asignado para la conservación permanente de documentos y archivos institucionales

En su control y manejo se establecerán Unidades Informáticas

En acceso y consulta al público en general

Primarios:


Fiscales•Legales o Jurídicos

El Sistema deberágarantizar que los archivos sean conservados y utilizados

Sistema de manejo y preservación de archivos electrónicos

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Teoría de las tres edades.Rousseau

Documentos activos

Creación de documentos

Procedencia interna

Procedencia externa

Valor primario máximoConservación en los espacios administrativos

100% de

documentos creados

Eliminación de cierto número de documentos

TRANSFERENCIA

Documentos Semiactivos

Centro de procesamiento de semiactivos o centro de archivo

a) Primario reducido

b) Primario débil

c) Primario nulo

Eliminación de cierto número de documentos

Documentos inactivos

Valor secundario máximo

Depósito de archivo

5 a10% del conjunto de documentos creados

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SISTEMA DE:INFORMACIÓN-DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS

Sistema de información que recibe, registra, describe, clasifica, integra, preserva y

proporciona acceso a los documentos de archivo de acuerdo con sus vigencias

documentales y dispone de los mismos cuando éstas han prescrito.

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