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8/18/2019 DOP_UN4-Sesion 9_Descripción y Análisis de Procesos

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DISEÑO ORGANIZACIONAL

Y PROCESOS

Prof Carlos Foley

EPE


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Prof Carlos Foley

Unidad 4:

DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE


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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

La descripción o caracterización de procesos nos permite responder a lassiguientes preguntas:

1. ¿Cuál es el propósito del proceso? → RESULTADO

2. ¿Cual es la secuencia del proceso? → ACTIVIDADES

3. ¿Quiénes alimentan el proceso? → PROVEEDORES

4. ¿Qué recursos intervienen en el proceso? → INSUMOS

5. ¿A quién sirve el del proceso? → CLIENTES

6. ¿Cómo evaluamos el trabajo realizado? → METRICAS EINDICADORES

DISEÑO ORGANIZACIONAL Y PROCESOS – CARLOS FOLEY


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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOSDESCRIPCION DEL PROCESO

GLOSA PRINCIPAL DEL PROPÓSITO Y RESULTADO

PROVEEDORES

AGENTESINTERNOS Y

EXTERNOS QUEENTREGAN

INSUMOS,RECURSOS O

DATOS

INSUMOS

RECURSOS,DATOS Y

REQUERIM.

(ENTRADAS)

RESULTADO

PRODUCTO DELTRABAJO

REALIZADO

(SALIDAS)

CLIENTES

BENEFICIARIOSEXTERNOS Y/OINTERNOS DEL

PROCESOMÉTRICAS

CRITERIOS AMEDIR

ACTIVIDADES

LISTADO DE

PROCEDIM. AGRUPADOS

PARA LLEVAR A

CABO ELPROCESO

INDICADORES

FÓRMULAS DEMEDICIÓN DERESULTADOS



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EJEMPLO:

DESCRIPCION DEL PROCESO

Comprar materiales para abastecer la cadena de producción de la empresa.

PROVEEDORES

DPTO. DEPRODUCCIÓN

PROVEEDORESEXTERNOS DEMATERIALES

INSUMOS

PLAN DEPRODUCCIÓN

ABASTECIM. DEMATERIALES

RESULTADO

ENTREGA DEMATERIALES APRODUCCIÓN

PAGO APROVEEDORES

CLIENTES

DPTO. DEPRODUCCIÓN

DPTO. DEFINANZAS

MÉTRICA

CUMPLIMIENTODE PLAZO DE

ENTREGA

ACTIVIDADES

1. Análisis del plande producción.2. Determinaciónde requerimientos.3. Solicitud de 3cotizaciones.4. Selección delproveedor.

5. Emisión deórdenes decompra.6. Recepción yalmacenaje.7. Despacho demateriales.

INDICADOR

ENTREGAS ATIEMPO

TOTAL DEENTREGAS


PROCESO DE COMPRA DE MATERIALES


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EJEMPLO: PROCESO DE COMPRA DE MATERIALES

COMERCIAL PRODUCCIÓN LOGÍSTICA PROVEEDOR

INICIO

PRONÓSTICO

DE VENTAS

PLAN DE

PRODUCCIÓN

SOLICITUD

DE MATERIALES

CONSULTA DE

INVENTARIOS

¿HAY

STOCK?

ORDEN DE

DESPACHO

DESPACHO DE

MATERIALES

RECEPCIÓN DE

MATERIALES

FIN

SI

SOLICITUD

DE COTIZACIÓN

APROBACIÓN

EVALUACIÓN

DE PEDIDO

COTIZACIÓN

NO

NO

ORDEN DE

COMPRA

ORDEN DE

DESPACHO

RECEPCIÓN DE

MATERIALES

DESPACHO DE

MATERIALES

SI



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SIMBOLOGÍA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Documento: (cheques, facturas de compras, ventas, etc.)

Actividad: actividad manual, mecánica o por computador.

Conector: salida hacia, o entrada desde, otra parte del diagrama

de flujo. Se utiliza para evitar un cruce de líneas de flujo.

Líneas de Flujo: líneas que indican secuencia.

Inicio o término.



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SIMBOLOGÍA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

No

Sí

Decisión: indica cursos de acción alternos (Si/No).

Trabajo con terminal de computador.

Datos almacenados o base de datos.

Demora o espera.



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MEDICIÓN DE PROCESOS


La medición de los resultados de los procesos nos permite lo siguiente:

Verificar el cumplimiento de los objetivos.

Evaluar el nivel de desempeño en la ejecución de las actividades.

¿Que es importante medir?

TIEMPO

COSTO

RECURSOS APORTES

BENEFICIO

VALOR

EFICACIA

EFICIENCIA

PRODUCTIVIDAD

OBJETIVOS

CALIDADPRODUCTO

SERVICIOSATISFACCIÓN


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MEDICIÓN DE PROCESOS


MÉTRICA:

Variable o elemento que requieremedición.

INDICADOR:

Expresión matemática que permiteobtener el valor de la métrica.

META:

Valor que debe alcanzar una métricapara comprobar el cumplimiento delobjetivo propuesto.

EJEMPLO

VENTAS MENSUALES PROMEDIOPOR EJECUTIVO DE CUENTAS

VENTAS TOTALES DEL MESNRO. EJECUTIVOS DE CUENTAS

S/. 10,000


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TIPOS DE MÉTRICAS

CALIDAD

COSTO

TIEMPO


Verifican el cumplimiento de las expectitivas y lasatisfacción de las necesidades de los beneficiariosdel proceso.

Verifican el cumplimiento de las actividades delproceso respetando o reduciendo los gastosprevistos.

Verifican el cumplimiento de las actividades delproceso en un plazo igual o menor al previsto.


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EJEMPLOS DE MÉTRICAS E INDICADORES

PROCESO MÉTRICA INDICADOR

PRODUCCIÓNNivel de Mermasen Producción

Unidades DefectuosasProducción Total

LOGÍSTICADE SALIDA

Cumplimientodel Plazo de Entrega

Entregas a TiempoTotal de Entregas

VENTASEfectividad en

Cierre de Ventas _Nro. de Ventas_Cerradas_

Nro. de Visitas de Venta

ATENCIÓN ALCLIENTE

Efectividad en la Atención de Quejas

Casos ResueltosTotal de Quejas

MÉTRICAS E INDICADORES DE CALIDAD



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PRODUCCIÓNCosto Unitariode Producción

Costo Total de ProducciónUnidades Producidas

LOGÍSTICADE SALIDA

Costo Promediode Despacho

Costo Total de DespachoUnidades Despachadas

VENTASUso del Ppto. de Gastos

de RepresentaciónGastos de Representación

Ventas Totales

ATENCIÓN ALCLIENTE

Costo Unitario porResolución de Quejas

C. Total Atención al ClienteNúmero de Quejas

MÉTRICAS E INDICADORES DE COSTO



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PRODUCCIÓNHoras Extras

en ProducciónHoras Extras

Horas Trabajadas

LOGÍSTICADE SALIDA

Tiempo de Carga deUnidades Despachadas

___Horas Trabajadas___Unidades Despachadas

VENTASTiempo Promedio

por Visita a ClientesHoras Efectivas de Visita

Visitas Realizadas

ATENCIÓN ALCLIENTE

Tiempo Promedio de Atención de Reclamos

Nro. de Horas de AtenciónReclamos Atendidos

MÉTRICAS E INDICADORES DE TIEMPO



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¡ Muchas gracias

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