DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

Todas las empresas hacen o intentan hacer de manera consecuente un análisis de su situación en función de la producción o eficiencia del servicio. Se asume que la misión está supeditada a la producción. Esto puede ser cierto debido a que cuando la misión fue escrita o decretada no se tenían todos los elementos de juicio para una formulación completa. No hay que dejar a un lado que la productividad depende directamente del compromiso de las personas, por lo que un análisis en frío de sólo la producción, deja mucha tela sin cortar y probablemente la más importante. Hacer un diagnóstico involucra un conocimiento integral u holístico del medio interno y externo.

El valor del análisis interno y externo reside en la evaluación e interpretación de qué tan bien lo está haciendo el negocio con relación a la competencia y las tendencias en el mercado

En una empresa donde se comenzó una asesoría en transformación, al momento de comenzar la fase de contexto interno, el llamado líder de la organización informa que no hace falta convocar a toda la gerencia media porque él conocía demasiado bien todos los pormenores de los procesos que se llevan a cabo en su organización. Al llegar a la última fase del diagnóstico, los gerentes estuvieron en desacuerdo con los planteamientos y rechazaron la continuación del proyecto, aunque el proyecto se continuó y culminó por razones contractuales, los resultados de la transformación están todavía en espera. ¿En qué se falló?

FASES

FASE 1: INVESTIGACIÓN: Para descubrir las tendencias, innovaciones y características del mercado de competencia de la organización.

FASE 2: CONTEXTO INTERNO: Para determinar la manera como las acciones que conducen al logro de los objetivos son llevadas a cabo por los agentes organizativos, la organización que lo soporta y la tecnología que lo apoya.

FASE 3: ANÁLISIS RELACIONAL: Para obtener la correspondencia entre el pensar y el hacer de todas las entidades internas. Puede conducir a un estudio de procesos.

FASE 4: MODELO DE FUNCIONAMIENTO: Para obtener el mapa de Entidad-Relación en función y con relación a los objetivos corporativos planteados.

FASE 5: PROPUESTA DE CAMBIO: Para sugerir el camino a recorrer, proponer las sustituciones y/o las adecuaciones a realizar a los procesos o a la tecnología. Los cambios de actitud requeridos del personal y la manera más idónea de conseguirlos.

CRITERIOS PARA EL DESARROLLO

Para las Organizaciones que conocen su sistema de funcionamiento no les resulta engorroso abordar las adecuaciones, cambios o innovaciones ya que al poner en práctica las técnicas y herramientas que le son familiares disminuyen el camino a recorrer. La herramienta indispensable: ¡CONOZCA A SU GENTE!

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

El entorno continuamente turbulento, la globalización, los avances de la tecnología, no sólo han cambiado el contexto de las organizaciones sino que muestran una fuerte tendencia a continuar haciéndolo. La Planificación Estratégica hoy día es sinónimo de dinamismo, de cambiar la manera de pensar. Se debe dejar a un lado la búsqueda de “recetas” para solucionar los problemas.

La Planificación Estratégica no puede seguir siendo considerada como un evento que cubre sólo el aspecto administrativo-contable del negocio. Significa mas bien, estudiar y evaluar,

continuamente, tanto la organización como el entorno sociocultural, político, económico y tecnológico que la rodea.

La Planificación Estratégica ha de representar un marco de referencia útil solamente como parte de un pensamiento holístico. Sus pasos metodológicos, cualquiera que éstos sean, han de ser considerados como parte de la manera como el negocio enfrenta su complejo entorno y que a su vez lo llevará a institucionalizar el concepto de Transformación Organizacional.

En resumen, el objetivo de la Planificación Estratégica debe ser construir el compromiso y elevar el estado de conciencia de la organización y de sus líderes con relación a una visión holística de la vida que se ve afectada por todo lo que ocurre, no sólo en el ámbito de los negocios sino en el mundo en general.

FASES

FASE 1: POSICIÓN COMPETITIVA DEL NEGOCIO: Insumo Proveniente del diagnóstico de la organización.

FASE 2: IDENTIFICAR OPORTUNIDADES: Una vez que la organización tiene información sobre su posicionamiento en el mercado, está lista para realizar un análisis de brecha entre qué tan bien el negocio se percibe a sí mismo con relación a qué tan bien realmente es comparado con la competencia. Como resultado se obtienen diferentes opciones estratégicas que le permitirán alterar la manera de realizar negocios: cómo competir, contra quién competir y cuándo competir.

FASE 3: EVALUAR LA FACTIBILIDAD DE LAS ESTRATEGIAS: En este paso se evalúan las estrategias identificadas a la luz de la estructura del negocio y la tecnología de información existente para determinar su impacto en la organización.

FASE 4: IMPLEMENTAR ALTERNATIVAS: Consiste en formular una estrategia de negocio que integre la tecnología de información y en diseñar y llevar a cabo programas y proyectos dirigidos a cambiar la cultura organizacional para garantizar que el negocio se mueva hacia la dirección establecida. Estos programas o proyectos deben contemplar mecanismos de evaluación y control para asegurar que las estrategias que se están implementando, están dando los resultados deseados a la vez que la organización se prepara para futuros cambios.

CRITERIOS DE IMPLANTACIÓN

El enfoque de Planificación Estratégica que adoptemos debe considerar desde aspectos como la confianza, la aceptación, la ética, la lealtad y el trabajo duro hasta los nuevos descubrimientos en el campo de la ciencia y la tecnología.

El uso inteligente de la tecnología apropiada en las adecuadas dimensiones representará una diferencia significativa, pero ésta debe ser considerada al mismo nivel que los otros elementos mencionados arriba.

Es necesario reconocer que ninguna tecnología, metodología, teoría o proceso de innovación, por sí mismo, mejorará la competitividad de la organización sino que esto se logra con el uso integral y coherente de ellos.

TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL

La Transformación Organizacional es un proceso a través del cual se dinamiza el poder individual y colectivo de la organización para generar y mantener una actitud permanente de renovación, innovación y aprendizaje a tono con las características y las situaciones que se requieran y presenten como resultado o impacto de las relaciones internas y externas.

Considera a la organización como un sistema y con ello, los procesos conscientes e inconscientes que afecta la autoridad, los roles y las tareas dentro del mismo.

Transformación Organizacional no es un fin en sí mismo. Significa adoptar una nueva cultura en la cual el personal se encarga de transformar sus propios roles (no se refiere a la transformación de ellos como individuos) lo cual implica aceptar, no solo el movimiento de sus propios pensamientos sino también de sus sentimientos y deseos. Igualmente implica reconocer el nivel de incertidumbre que se crea alrededor del nuevo rol a asumir. El proceso de Transformación Organizacional genera resistencia en el personal, debido a que toman los cambios como afrenta personal. Se necesita entonces convencerlos de que las dimensiones de la transformación se orientan a establecer una relación distinta entre el rol individual y el trabajo en el sistema de funcionamiento.

FASES

Para el logro de una transformación trascendente en la organización debemos distinguir y estar atentos a las fases que se proponen a tal fin y a las que puedan surgir como resultado del proceso de aprendizaje.

Este proceso involucra entre otras, el estudio y contextualización de las perspectivas psicológicas y socio-políticas que son propias de la organización y las que determina el entorno global.

Fases sugeridas:

1: FASE DE CONCEPCIÓN: Para identificar o descubrir los objetivos reales que inducen entrar en un proceso de transformación.

2: FASE DE PLANIFICACIÓN: Para determinar las estrategias más idóneas y contextualizadas para la intervención del personal y en general a la organización.

3: FASE DE EJECUCIÓN Y CONTROL: Para asignar a cada miembro o entidad las responsabilidades, actividades y tareas a realizar, asignando además un calendario de retroalimentación y empoderamiento.

4: FASE DE EVALUACIÓN: Para ajustar las expectativas descritas en el objetivo general con los resultados obtenidos, realizar los ajustes necesarios y reorientar en la medida de las posibilidades internas y externas el logro del objetivo planteado.

5: FASE DE MANTENIMIENTO: Para asegurar el cumplimiento y la continuidad de los cambios efectuados a los procesos, la tecnología y al personal, de tal manera que se convierta en aprendizaje organizacional.

CRITERIOS PARA EL DESARROLLO

Para llevar a cabo una transformación organizacional que se mantenga en el tiempo y que no caiga en obsolescencia a corto plazo, debemos considerar la manera como las personas aprenden a aprender y en analogía el cómo las organizaciones aprenden.

Igualmente es necesario reconocer que la organización puede estar sufriendo del “mal de ego” cuyo síntoma determinante es la dificultad hablar de sus deficiencias, debilidades y hasta de sus gustos y aversiones.

Los implantadores de estas estrategias deben esforzarse para que este mal cause el menor impacto posible en la determinación de los objetivos y metas corporativos. Tomar en cuenta el entorno empresarial y global en todos sus ámbitos contextualizados a la empresa. Usar además las técnicas y herramientas comunicacionales que se adaptan a la organización.

Un proverbio chino señala que "Si me cuentas me he de olvidar, si me muestras lo he de recordar, pero si me involucras he de

entender".

Para Edgar Schein esta relación entre la teoría y la práctica es ejemplificada señalando que

"Uno puede leer algo y buscar donde están las correlaciones en relación a lo que la ciencia

formal le enseña a uno en materia de conceptos y "constructos", o en cambio uno puede ir

directamente a experimentar algo. Existe frecuentemente una enorme brecha entre lo que uno

experimenta y lo que uno sabe conceptualmente".