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Curso de Excel

DIRECTORIO

LIC. MIGUEL ÁNGEL CORREA JASSODirector General

LIC. JAIME A. VALVERDE ARCINIEGASecretario General

DR. JOSÉ ENRIQUE VILLA RIVERASecretario Académico

ING. RUBÉN VILCHIS MELGAREJOSecretario de Administración

LIC. RICARDO M. HERNÁNDEZ RAMÍREZSecretario de Apoyo Académico

DR. BONIFACIO EFRÉN PARADA ARIASSecretario de Extensión y Difusión

ING. MANUEL GARZA CABALLEROSecretario Técnico

LIC. FRANCISCO GUTIÉRREZ VELÁZQUEZSecretario Ejecutivo de la Comisión de Operación

y Fomento de Actividades Académicas

ING. MANUEL QUINTERO QUINTEROSecretario Ejecutivo del Patronato

de Obras e Instalaciones

Curso de Excel

Juan Manuel Díaz Salcedo

I N S T I T U T O P O L I T É C N I C O N A C I O N A L

— México —

Curso de Excel

Primera edición: 2003

D.R. © 2003 INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

Dirección de PublicacionesTresguerras 27, 06040, México, DF

ISBN: 970-36-0017-4

Impreso en México / Printed in Mexico

Índice

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Excel

Información general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11La ventana de Excel (elementos principales) . . . . . . . . . . . . 11

Cómo poner nombre a una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . 14Punteros más usados y sus funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Rangos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Introducir datos en celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Impresión en la hoja de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Valores para los diferentes parámetros . . . . . . . . . . . . . . . . 24Ayuda en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Recomendaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Equipo periférico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Construcción de una hoja de cálculo

Formas de ingreso a un comando (instrucción o botón) . . 33Ajuste del ancho de columnas en forma manual y directa 33Ajuste de la altura de las filas en forma manual y directa . 36Insertar columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Agregar filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Colocar bordes a una celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Ajustar texto en una celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Otras opciones de la ventana formato de celdas . . . . . . . . 42

Opciones de la ventana formato de celdas . . . . . . . . . . . 43Control del texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Uso de la opción dibujo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Selección y combinación de celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Recomendaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Fórmulas

Cómo introducir fórmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Cómo desplegar todas las funciones de Excel . . . . . . . . . 50

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Curso de Excel8

Cómo desplegar las funciones por categoría . . . . . . . . . . 51Función suma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Información que se obtiene en la ventana de funciones . 54Modificar un rango después de realizar un cálculo . . . . . 54Insertar una nueva fila o columna después de realizar

los cálculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Cómo calcular un incremento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Calcular el promedio de columnas y filas . . . . . . . . . . . . . . . 58Recomendaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Base de datos

Cálculo del total de columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Cálculo del total de filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Copiar las fórmulas en filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66Copiar fórmulas en columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Determinación del valor máximo de un conjunto de datos 68Determinación del valor mínimo de un conjunto de datos 70Cómo salir de una función . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Graficación

Copiar una hoja de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73Asistente para gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Asignación de nombre a las series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78Movimiento de la gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Cambios en la gráfica obtenida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Insertar comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Plantillas

Elaboración de una plantilla de programa de actividades 85Presentación preliminar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Configuración de la página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Hoja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90Márgenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Enmarcar la plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92Definición de las actividades en la plantilla . . . . . . . . . . . . . 93Definición de las barras de actividades . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Copiar un objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Resultado final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Introducción

Lee esto antes de que inicies el uso de esta guía

Durante la preparación de esta guía se ha buscado ser lo máspráctico posible, evitando el uso de funciones poco comunes, asícomo el uso excesivo de texto para la explicación de cada tema.

Esta guía abarca los aspectos básicos más sobresalientes deExcel, de tal forma que desde las primeras dos prácticas puedasempezar a realizar incursiones formales en el uso de este pro-grama.

Es recomendable que antes de iniciar cada una de las prác-ticas, las leas primero y trates de entender las instrucciones, si lohaces notarás que su realización será mucho más fácil y el tiempodedicado se puede abreviar notablemente.

En general cada vez que encuentres la palabra Puntero oIndicador, nos referimos al señalador del ratón que aparece enpantalla.

Al final del texto encontrarás algunas recomendaciones parala adquisición de tu computadora o laptop, así como del equipoperiférico (impresora, escáner, quemador, etc.)

Seguramente encontrarás que algunas prácticas se te dificultarealizarlas, es normal que suceda esto por lo que no debe ser mo-tivo de desánimo, date oportunidad al intentar otras prácticas yposteriormente regresa con las que no tuviste éxito.

Durante la explicación sobre cómo introducir fórmulas se eli-gieron las funciones más representativas, detallando lo suficientepara que puedas hacer extensivo este conocimiento hacia otrasfunciones más avanzadas.

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Curso de Excel10

Observa la forma en que está presentado el índice, encontra-rás que puedes encontrar fácilmente los temas de tu interés.

Esta guía la puedes utilizar con las versiones 2000, XP y lo másreciente de Excel, y en caso de que requieras más información odesees complementar alguna función, activa la ayuda de Excel.

Excel

Introducción

Microsoft Excel es un programa de hoja electrónica de cálculola cual se utiliza para efectuar operaciones numéricas con ra-pidez y precisión. Principalmente te sirve para ordenar datos y sitienes necesidad podrás hacer cálculos y gráficas con ellos.

Información general

Funciones que se realizan con Excel:

• Introduce datos con mucha exactitud.

• Calcula datos rápidamente.

• Realiza análisis lógicos con datos, con preguntas como ¿qué pa-saría sí?

• Puedes cambiar fácilmente la presentación de los datos a travésde formatos.

• Los gráficos se elaboran fácilmente.

• Puedes compartir información con otros usuarios.

• Obtienes hojas de trabajo a partir de otras que ya existen.

La ventana de Excel (elementos principales)

La ventana de la hoja de cálculo contiene una cuadrícula de 256columnas que se ordenan alfabéticamente y 65536 filas que a lavez se ordenan numéricamente.

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Curso de Excel12

• Celdas: una celda queda definida por la intersección de unacolumna y una fila.

• Dentro de una Celda puedes escribir: texto, números, fórmulas ouna combinación de los mismos.

• Para activar una Celda simplemente coloca el puntero en la quedeseas y oprime el botón izquierdo del ratón.

• Observarás que al hacer esto la Celda seleccionada quedaenmarcada como se muestra en la siguiente figura:

• Dirección de una celda (ubicación): es identificada por las coor-denadas de la intersección de la fila y la columna, como lo podrásnotar en la siguiente figura:.

• El texto láminas se encuentra en la Celda A1.

• El texto matrices se encuentra en la Celda B1.

• El texto resortes se encuentra en la Celda C1.

• El texto punzones se encuentra en la Celda D1.

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←Columnas

Filas

Excel 13

• Barra de título: en esta barra se despliega el nombre del archivo.

• Registro de la dirección o ubicación de la celda: en este espacioaparece la ubicación de la celda que tienes activa; por ejemploen la figura anterior es la A2.

• Barra de fórmulas: haciendo uso de esta barra puedes escribir datosen la hoja de trabajo y se encuentra ubicada delante del signoIgual.

♦ Para hacer uso de esta barra, primero selecciona cualquiercelda.

♦ Ahora coloca el puntero sobre la zona de la barra de Fórmulas.

♦ Oprime el botón izquierdo del ratón y escribe cualquier valor.

♦ Observa cómo este dato se registra en la celda que tienes activa.

• Barra de herramientas más comunes: son la de Formato y Estándarque contienen los botones o comandos de Excel usados con mayorfrecuencia.

• Etiquetas de hojas: se encuentran en el extremo inferior izquierdode la hoja de trabajo.

Barra de título

→

↓

←

Zona para escribir datos(barra de fórmulas)Dirección de la celda

Signo igual

←

Curso de Excel14

♦ Permiten tener el trabajo en conjuntos llamados Libros de traba-jo (al iniciar Excel se encuentran usualmente tres hojas, pero pue-de haber hasta 255).

Cómo poner nombre a una hoja de trabajo

En el margen inferior izquierdo se encuentran tres etiquetas conlos nombres Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3.

• Coloca el puntero encima de cualquiera de ellas.

• Oprime el botón derecho del apuntador.

• Verás que se despliega la siguiente imagen:

14444244443 Etiquetas de hojas

←

Excel 15

• Con el botón izquierdo del apuntador oprime la opción Cambiarnombre.

• Ahora oprime la tecla Supr.

• Observa que el espacio se redujo apareciendo sólo la barra verticalpor lo que ahora puedes escribir Clase número 9.

• En la siguiente imagen se observa el resultado:

Punteros más usados y sus funciones

• Puntero de cruz: es uno de los más comunes y se despliega conti-nuamente sobre tu hoja de cálculo excepto en la zona de Barra deherramientas donde se despliega el puntero tipo flecha.

♦ El Puntero de cruz sirve para realizar dos tipos de selecciones:

Selección de una Celda: oprime el botón izquierdo del ratón so-bre cualquier Celda y observa cómo al hacerlo se enmarca laCelda correspondiente.

Selección de un rango: oprime el botón izquierdo del ratón en unaCelda y sin soltar, desplaza el ratón hasta seleccionar el númerode Celdas que deseas; una vez lograda la selección deja de opri-mir el botón y notarás que las Celdas elegidas se sombrean.

• Despliegue de submenú: deberás oprimir el botón derecho delratón y:

♦ Después de seleccionar una Celda o un rango, oprime el botónderecho del ratón.

Curso de Excel16

♦ Observarás que se despliega un submenú de opciones que tepermitirán realizar algunas actividades sobre la misma.

• Barra vertical: sirve para escribir un texto, un rótulo o algún valor.

♦ Esta barra te indica que puedes iniciar la escritura de una fórmulao de un texto.

♦ Simplemente oprime dos veces el botón izquierdo del ratón sobrecualquier Celda o sobre la Barra de fórmulas.

♦ Observa que se despliega una barra vertical la cual te indica quepuedes iniciar la escritura.

♦ Para empezar escribe en la Celda A1.

♦ Para salir de la Celda o de la Barra de fórmulas, simplementeoprime el botón izquierdo del ratón sobre cualquier otra Celda.

• Corrección de texto desde la Celda:

♦ Para corregir el texto, oprime dos veces el botón izquierdo delratón encima de la Celda que quieres modificar.

♦ Observa que se despliega el Puntero de barra vertical al final deltexto.

♦ Si ahora quieres colocar el puntero al inicio del texto, oprime elbotón izquierdo del ratón al inicio del mismo o en cualquier lugarque quieras corregir en la Celda.

Celda en la que seestá actuando

Puedes corregirel texto desdela celda

Barra de fórmulas,también desde aquípuedes corregir el texto

Puedes oprimir encualquier parte del texto

→

→

←

←

Excel 17

• Corrección del texto (desde la Barra de fórmulas)

♦ Observa que cuando escribes sobre una celda, el texto tambiénse despliega en la barra de fórmulas.

♦ Por lo que otra forma para corregir el texto en una Celda es opri-mir con el botón izquierdo del ratón sobre la Barra de fórmulas enel lugar donde quieres corregir el texto.

• Corrección total de un texto desde la Celda:

♦ Coloca el puntero en la Celda donde deseas hacer la correccióntotal y oprime el botón izquierdo del ratón.

♦ Ahora escribe el nuevo texto.

♦ Observa que no tuviste necesidad de seleccionar el texto ni detratar de colocarte dentro de él; esto es, la Barra vertical sedespliega automáticamente al momento en que inicias la escri-tura del nuevo texto.

• Flecha: escribe cualquier texto en la Celda A1 y A2.

♦ Con este puntero puedes realizar dos tipos de selección:

Selección normal o desplazamiento del contenido de una Cel-da: en este tipo de selección después de elegir la Celda o Cel-das, espera a que se despliegue la Punta de flecha la cual teindica que puedes iniciar la selección; ahora oprime el botón iz-quierdo del ratón y sin soltarlo desplaza el ratón hacia el nuevolugar donde quieras colocar la información de la Celda.

Selección de objetos y comandos: el Puntero de flecha se des-pliega al colocarse sobre las Barras de herramientas y el Menúprincipal de la Hoja de cálculo, en su momento verás que tam-bién aparece cuando te colocas sobre una grafica o sobre unaimagen.

• Cruz en la esquina de una celda: escribe cualquier texto en la CeldaA1 y A2.

Curso de Excel18

♦ Este puntero se despliega en la esquina inferior derecha de unaCelda o de un grupo de Celdas.

♦ Observa que al colocar el puntero en esa zona, toma la formade una pequeña cruz.

♦ Cuando esto suceda, oprime el botón izquierdo del Apuntadory sin soltarlo desplaza el ratón hacia cualquier lado.

♦ Observarás que al hacerlo el contenido de la Celda o rango se-leccionado se copia hacia donde le indiques.

Rangos

Un Rango es cualquier grupo de Celdas (dos o más) y queda de-finido por la primera y la última celda del rango, unidas por el signode dos puntos; por ejemplo el rango A8:B16 abarca todas lasceldas desde la A8 hasta la B16.

• Asignación de valores en un rango:

♦ Coloca el Puntero en la Celda A15.

♦ Oprime el botón izquierdo del Apuntador y sin dejar de oprimir,desplázalo hasta llegar a la Celda B17.

♦ Finalmente deja de oprimir el botón.

Al colocar el puntero en estepunto se despliega una celda

←

Excel 19

♦ Observa que la Celda activa es la A15.

♦ Verás que las Celdas del rango quedan sombreadas con otrocolor.

♦ Ahora sin mover nada:

Escribe 600 y oprime la tecla Aceptar (observa cómo en formaautomática se registra el dato en la Celda A15).

Escribe 500 y oprime la tecla Aceptar (representada por una pe-queña línea vertical que baja y cambia de dirección hacia la iz-quierda).

Escribe 400 y oprime la tecla Aceptar.

♦ Observa cómo en forma automática el Puntero pasó a la CeldaB15.




♦ El resultado final se presenta en la siguiente imagen:

Curso de Excel20

Lo interesante de este ejercicio es que al seleccionar un Ran-go, puedes escribir datos en forma continua dentro del mismo.

Introducir datos en celdas

• Rótulos (texto): se utilizan para identificar los datos de las Filas y Co-lumnas de una Hoja de trabajo, cuando se utilizan rótulos en unaCelda éstos se alinean a la izquierda.

• Valores: incluye los números, fórmulas y funciones usados en los cál-culos en la Hoja de trabajo.

♦ Para Excel un dato es un valor cuando es un número o empiezacon los siguientes símbolos: +,-,=,@,#, $.

♦ Cuando se utilizan estos símbolos todos los valores se alinean a laderecha de una Celda.

♦ Prepara la lista de rótulos y títulos registrados en la siguiente Tabla:

♦ Recuerda que los textos automáticamente se colocan a la iz-quierda de una Celda, mientras que los valores lo hacen a laderecha.

• Alineación de datos: para lograr que los datos escritos en las Celdaslos puedas colocar en lugares diferentes, utiliza las opciones de Ali-neación que aparecen en la barra de herramientas.

• Alineación por rango: la puedes realizar Celda por Celda o tambiénpuedes hacerlo mediante la selección de un Rango. Por ejemplo,

RELACIÓN DE LECTURAS OBTENIDAS DEL DIÁMETRO EXTERIOR DE UN PISTÓN (MM)

Excel 21

para centrar los textos y los valores, de la Tabla anterior primero se-lecciona el Rango, para lograr esto realiza lo siguiente:

♦ Coloca el puntero en la Celda A3 y oprime el botón izquierdo delratón.

♦ Sin dejar de oprimir desplaza el ratón hasta la Celda D8.

♦ Para que el rango se registre sólo oprime el botón izquierdo delratón en la última Celda.

♦ Una vez seleccionado el Rango, oprime cualquiera de las opcio-nes de alineación; por ejemplo, Centrar; el resultado será el si-guiente:

• Eliminación de valores en una celda; a continuación se describendiferentes formas para eliminar valores de una Celda:

♦ Coloca el puntero en la Celda A1.

♦ Oprime el botón izquierdo del ratón.

♦ Escribe 600.

♦ Ahora oprime el botón Cancelar .

♦ Observa que el valor desaparece.

♦ Finalmente escribe un nuevo valor, por ejemplo 70.

♦ Otra forma de eliminar el valor asignado a una Celda, es selec-cionarla y oprimir la tecla Supr, la cual se encuentra en el extremosuperior derecho (a un lado del bloque de números).


Curso de Excel22

♦ Con el botón izquierdo del ratón, oprime la Barra de fórmulas.

♦ Observa que se activan los siguientes botones:

Cancelar (un cruz en diagonal)

Introducir (una palomita)

♦ Estos botones son especialmente útiles cuando quieres alterar untexto, valor o fórmula directamente desde de la Barra de fór-mulas; por ejemplo, escribe en cualquier Celda la cantidad: 45.

♦ Ahora deberás oprimir la Barra de fórmulas con el botón izquier-do del ratón.

♦ Observa que se despliega el puntero de barra vertical.

♦ Cuando oprimes el botón de Cancelar eliminas el valor corres-pondiente en la celda.

♦ De igual manera, cuando quieras introducir un nuevo valor enuna celda, oprime el botón izquierdo del ratón en la barra deFórmulas.

♦ Ahora oprime el botón de Introducir.

♦ Ya puedes escribir un nuevo valor.

♦ Observa que cuando oprimes el botón Introducir, tienes que darnecesariamente el nuevo valor.

• Despliegue de la ventana de funciones: en la barra de fórmulas aloprimir la primera vez el signo de Igual, se despliega la ventana deFunciones y fórmulas; al hacerlo por segunda vez, desaparece laventana.

Barra de fórmulasIntroducir

Signo de Igual

→↓ ↓

↑

Cancelar

Excel 23

• Observa también que al oprimir dos veces (rápidamente) cualquierCelda con el botón izquierdo del ratón, se activan los tres botonesde la Barra de herramientas.

Impresión en la hoja de cálculo

Para realizar esta práctica, es necesario que prepares la siguientetabla:

• Desde la barra de herramientas, al oprimir el botón de Presentaciónpreliminar .

• Verás que se despliega la siguiente ventana.

• A continuación se describe brevemente la función de estos boto-nes que para actuar sobre ellos, simplemente oprímelos con elbotón izquierdo del ratón.

♦ Siguiente: se utiliza cuando se tiene más de una página (hojas olibros dentro del mismo archivo).

♦ Anterior: se utiliza cuando se tiene más de una página, despliegadiferentes páginas.

♦ Zoom: al oprimirlo te permite realizar el acercamiento de la Hojade trabajo; al oprimirlo por segunda ocasión retorna a su tamañoinicial.


Curso de Excel24

♦ Imprimir: al oprimir este botón te regresa a la Hoja de cálculo yobserva que se enmarca la zona de impresión con líneas pun-teadas.

♦ Lo que queda fuera de estas líneas punteadas no apareceráen la impresión.

♦ Para obligar a que entre la información dentro de la zona delíneas punteadas, utiliza los botones: Configurar y Márgenes.

• Configurar: al oprimir este botón se despliega la siguiente venta-na:

♦ Al oprimir los botones que se encuentran en la parte superior dela página (Página, Márgenes, Encabezado, Pie de página y Ho-ja), se despliegan diferentes ventanas. Cada una de éstas te soli-citará que proporciones los datos requeridos.

Valores para los diferentes parámetros

• Página

Orientación: verticalTamaño de papel: carta 216 x 279

Al oprimir estos botones,se despliegan diferentesventanas.

→

Excel 25

Calidad de impresión: oprime la punta de flecha al lado derechoy a continuación oprime la opción con el valor mínimo.

• Márgenes: antes de configurar esta opción observa que en la vistapreliminar de tu Hoja de cálculo no aparece ningún margen.

♦ Al oprimir este botón, se despliega una ventana con diferentes op-ciones para la configuración: superior, inferior, derecho, izquier-do, encabezado y pie de página:

♦ En todas estas opciones, coloca el puntero en la Punta de flechaque apunta hacia arriba (ubicada a la derecha de cada opción)y oprímela con el botón izquierdo del ratón hasta encontrar el va-lor de 2.5 (repite este procedimiento para cada una de las opcio-nes).

♦ Observa que al asignar cualquier valor, el Margen correspon-diente se mueve.

♦ Al oprimir la Punta de flecha que apunta hacia abajo, disminuyeel valor asignado.

♦ Finalmente oprime el botón Aceptar con el botón izquierdo delratón.

♦ Ahora observa que en la vista preliminar se despliega el nuevoajuste de los diferentes Márgenes.

→

Al oprimir el botón izquierdodel ratón en el espacio enblanco se despliega la barradel margen (prueba con losotros espacios en blanco).

Curso de Excel26

• Encabezado: al oprimir este botón, se despliega la siguiente ven-tana:

♦ Al oprimir el botón Personalizar encabezado, se despliega la si-guiente ventana:

♦ Observa que puedes elegir entre tres opciones para escribir elEncabezado.

♦ Para lograrlo coloca el Puntero en cualquiera de las opciones yoprime el botón izquierdo del ratón.

♦ Al hacerlo se despliega una Barra vertical, la que te indica quepuedes iniciar la escritura.

♦ Al oprimir el botón Aceptar, podrás observar el resultado final enla Vista preliminar.

←

←

←

Resultado

Ventana↓

Excel 27

• Pie de página: al oprimir el botón Personalizar pie de página, sedespliega una ventana similar a la anterior.

♦ Sigue las mismas instrucciones que se dieron para el botón En-cabezado.

♦ En este caso el resultado lo podrás observar en la parte inferiorde tu Hoja de cálculo.

• Hoja: al oprimir este botón, se despliega la siguiente imagen:

♦ En esta ventana es usual sólo activar (en caso necesario) la op-ción líneas de división.

♦ El usuario puede probar las otras opciones.

♦ El resultado final después de aplicar los diferentes parámetros deconfiguración, es el siguiente:

12

3

Parámetrospara imprimir


Curso de Excel28

♦ Observa los cambios efectuados en la Vista preliminar:

• Márgenes: al oprimir este botón se despliega la siguiente imagen:

♦ Coloca el puntero sobre las Líneas o las Marcas.

♦ Sin soltarlo, desplaza el ratón.

♦ Con esto se logra un ajuste manual de la posición del documen-to, ya sea horizontal o vertical,

• Saltos de página: al oprimir este botón, regresa la Hoja a la presenta-ción original de Excel.

♦ Ahora oprime nuevamente el botón de Vista preliminar.

♦ Observa que el botón Salto de página ahora dice Vista normal.

♦ Si oprimes este último botón te retorna a la página de Excel, y asísucesivamente.

• Cerrar: al actuar con este botón regresamos a la Vista original dela Hoja de trabajo.

• Ayuda: el uso de este botón se explica más a detalle en la siguientepráctica.

↑

Líneas

←

←

Marcas


Excel 29

Ayuda en Excel

Evita oprimir botones de los cuales no conozcas su funcionamien-to; sin embargo, si es mucho tu interés puedes pasar a la Ayudadel programa en turno (Windows, Word o Excel) para realizar estopuedes proceder de tres maneras:

1. Del Menú principal de la Hoja de cálculo oprime el símbolo de In-terrogación del submenú desplegado y selecciona Ayuda deExcel.

2. Directamente oprime la tecla F1, observarás que se despliega unaimagen que te guiará en la solución de tu problema.

3. Desde la Vista preliminar puedes oprimir el botón de Ayuda y ob-serva que por cualesquiera de estos métodos puedes obtener lainformación que buscas.

Recomendaciones

Si al momento de tener esta guía todavía no adquieres unacomputadora, a continuación te proporcionamos algunas de lascaracterísticas más importantes que tienes que considerar al ad-quirir un equipo.

• Si dispones de tiempo te recomiendo que construyas tu propiacomputadora, aprenderás mucho acerca de ella y te ahorrarasuna buena cantidad de dinero. Actualmente existen muchos ma-nuales que te ayudarán a construirla.

• Si te interesa adquirir una construida o ensamblada, existen variasalternativas: puedes adquirir computadoras de marca todas ellassin excepción son bastante caras, pero también puedes recurrir aalgunos lugares en el centro de la ciudad de México, donde lasensamblan con los componentes que tú les indiques. A continua-ción se dan algunas sugerencias al respecto:

• Características principales:

Procesador Intel Pentium III o IV

Curso de Excel30

Memoria RAM, 128 megas expandible a 500 (esta característica esmuy importante, no aceptes menos)Velocidad de procesamiento 800 MhzMotherboard Intel

• Características secundarias:

Disco duro mínimo 10 gigasTarjeta de video, Matrox

• Si tu actividad es empresarial:

Te recomiendo que adquieras una Laptop, este equipo te ayudarámucho dada su versatilidad, ya que la puedes llevar contigo prácti-camente a cualquier lugar donde se tenga corriente eléctrica.

• Características recomendables de una laptop:

Procesador Intel Pentium III o IVMemoria RAM, 128 megas expandible a 500 (esta característica esmuy importante no aceptes menos)Velocidad de procesamiento, 800 Mhz

• En el mercado de cómputo puedes encontrarlas armadas, lo cualte evitará también gastos mayores. Si vas a comprar una de mar-ca te recomiendo que la adquieras durante los meses de julio yagosto o a fin de año que es cuando se ofrecen las mejores ofer-tas y créditos.

Equipo periférico

• Quemador: este dispositivo te servirá para guardar información des-de tu computadora en unidades de CD, también para copiar infor-mación de programas desde una Unidad de CD a otra.

Los hay con diferentes funciones y diferentes precios, para serviciointerno en tu computadora y, en caso de que cuentes con una lap-top, para servicio externo.

• Ratón: de preferencia adquiere un Ratón óptico que además de ser

Excel 31

más ágil, te evitará problemas de mantenimiento; no inviertas másde 300 pesos en su compra.

• Impresora: si eres estudiante, te recomiendo la marca Epson y queno exceda tu compra de 600 pesos. La velocidad de impresióndebe ser de 4 a 6 páginas por minuto y tiene la ventaja de que loscartuchos son los más económicos del mercado, debes tener mu-cho cuidado con su uso ya que si dejas de utilizarla por más de dossemanas, se seca la tinta y se daña el cabezal quedando inser-vibles.

• Si tu actividad es empresarial: te recomiendo un aparato láser confunciones múltiples (copiado, impresión y escáner). Los cartuchosde estas máquinas son bastante caros pero se amortiza su costo conla cantidad de páginas que te puede imprimir.

• Escáner: este equipo te puede parecer innecesario, pero al haceralgunas cuentas sobre el costo de las copias y el tiempo que te llevarealizar un trabajo donde tienes que escribir demasiado, realmentees una inversión muy recomendable, de tal manera que puedes de-dicar el tiempo ahorrado a trabajos más productivos, por ejemploel estudio. Con este aparato puedes copiar texto o imágenes delibros o revistas hacia tu computadora, aquí hay que tener cuida-do con la resolución que obtendrás, esto es, el número de pixelespor pulgada, una buena sugerencia es 800 x 1200, de cualquierforma trata de no excederte en más de mil pesos en su compra.

• Equipo de seguridad: a nivel empresarial es recomendable adquirirlos mejores equipos, como estudiante procura tener lo mínimo reco-mendable:

♦ Lentes de protección: aunque las máquinas más actuales tienenya integrado equipo de protección, encontrarás que tus ojos seempezarán a poner muy irritados; este problema se corrige enbuena medida con el uso de lentes para computadora; los pre-cios y las marcas varían; no excedas tu compra en más de 200pesos.

♦ No Breack: después de una falla eléctrica este equipo tepermite tener algunos minutos, suficientes para respaldar la infor-mación que no guardaste. Sus precios varían dependiendo del

Curso de Excel32

tiempo de protección, que puede ir desde algunos minutos has-ta algunas horas.

• Regulador: este aparato lo que realiza es regular el voltaje de tulínea de corriente, lo cual protege tu aparato contra alguna descar-ga. Los hay de diferentes marcas y precios.

• El remplazo de tu equipo: tanto en el caso de la computadora per-sonal, como de la laptop, es recomendable que tengas muchocuidado con tu equipo, procura tener en mente el cambio de tuequipo después de tres años de uso, esto te permitirá tener un buenprecio de venta el cual te ayudará en la compra del nuevo equipo.

Construcción de una hoja de cálculo

Formas de ingreso a un comando(instrucción o botón)

Para la realización de esta práctica, abre un archivo en Excel,asígnale el nombre Excel-B, y guárdalo en la unidad (c). En la ma-yoría de los programas para PC, puedes ingresar a un comandoa través de cualquiera de los siguientes procedimientos:

1. Desde el Menú principal oprime la opción conveniente y del sub-menú desplegado, elige la instrucción deseada (ésta es la formamás lenta).

2. Desde la Barra de herramientas oprime con el botón izquierdo delratón el botón correspondiente.

3. Selecciona una Celda y oprime el botón derecho del ratón, delsubmenú desplegado elige la opción deseada.

4. Selecciona una Columna o una Fila y procede como en el caso 3.

5. Selecciona una imagen o una gráfica y procede como en el caso 3.

Ajuste del ancho de columnas en forma manualy directa

La franja superior de la Hoja de cálculo está definida por letras ycada letra define una Columna.

• Si colocas el puntero encima de las Líneas verticales, cambia suforma a dos flechitas apuntando a la izquierda y a la derecha.

33

Curso de Excel34

• Ajuste manual: para ajustar manualmente el ancho de la Columna,coloca el Puntero sobre las líneas donde aparecen las dos flechitas,

♦ Oprime el botón izquierdo del ratón y sin dejar de oprimir, desplá-zate hacia la izquierda o hacia la derecha.

♦ Observa que se despliegan dos líneas verticales punteadas y untexto que indica el ancho de la Columna.

♦ Deja de oprimir el botón izquierdo una vez que obtengas el anchodeseado.

• Ajuste directo: para ajustar el ancho de la Columna en forma prefi-jada, procede de la siguiente manera:

♦ Coloca el Puntero en la Celda A1.


♦ Del Menú principal, oprime la opción Formato.

←Apunta aquì

Ancho de la columna

Línea vertical

←

←

Construcción de una hoja de cálculo 35

♦ Del submenú desplegado, coloca el puntero en la opción Co-lumna.

♦ Oprime con el botón izquierdo del ratón la opción Ancho, comose indica en la siguiente imagen:

♦ Se despliega ahora una ventana, donde el valor de 10.71 es elvalor prefijado de la Columna.

• Valor prefijado: para cambiarlo puedes proceder de la siguientemanera:

♦ Oprime directamente la tecla de Retroceso o la tecla Supr (ubi-cadas en el extremo superior derecho del teclado).

♦ Observa que se elimina el valor prefijado, esperando que escri-bas el nuevo valor.

• Ajuste de ancho haciendo uso del botón derecho del ratón: en am-bos casos (manual o directo) puedes obtener el mismo resultadocuando después de seleccionada la Columna (A,B,C, etc.) oprimes

← Oprime esta zona

Curso de Excel36

el botón derecho del ratón y del submenú desplegado oprimes An-cho de columna.

♦ Para que obtengas el resultado esperado es necesario que opri-mas la Columna correspondiente (no la celda).

Ajuste de la altura de las filasen forma manual y directa

La Columna lateral izquierda de la Hoja de cálculo está definidapor números, cada número define una Fila.

• Si pasas el Puntero encima de las Líneas horizontales de cada Fila,el Puntero cambia su forma a dos flechitas apuntando hacia arribay hacia abajo.

→

Apunta aquí

• Ajuste manual: para ajustar manualmente la altura de la Fila:

♦ Coloca el Puntero sobre las líneas donde aparecen las dos fle-chitas.

♦ Oprime el botón izquierdo del ratón y sin dejar de oprimir, desplazael ratón hacia arriba o hacia abajo.

♦ Observa que se despliegan dos líneas horizontales y un texto queindica el ancho de la Fila.


♦ Deja de oprimir el botón izquierdo cuando obtengas la alturadeseada.

• Ajuste directo: en el Menú principal:

♦ Oprime la opción Formato.

♦ Coloca el puntero en la opción Fila.

♦ Con el botón izquierdo del ratón oprime la opción Alto, como seindica en la siguiente imagen:

• Se despliega ahora la siguiente ventana donde el valor de 12.75es el valor prefijado:

Línea horizontal

→←

Texto

Curso de Excel38

• Valor prefijado: para cambiarlo procede como se indicó en el casode las Columnas.

• Ajuste de la altura haciendo uso del botón derecho del ratón: enambos casos (manual o directo) puedes obtener el mismo resulta-do cuando después de seleccionada la Fila (1,2,3, etc.) oprimes el bo-tón derecho del ratón y del submenú desplegado oprimes Alto de fila.

♦ Para que obtengas el resultado esperado es necesario que opri-mas la fila correspondiente (no la celda).

Insertar columnas

Para visualizar mejor el resultado de Insertar columnas, escribe lassiguientes cantidades en las celdas que se indican:



♦ Ahora del menú principal oprime Insertar.

♦ Del submenú desplegado oprime Columnas.


• Observa en tu Hoja de cálculo que al Insertar la columna, el grupode datos se desplazó hacia la derecha.

Agregar filas

Escribe las siguientes cantidades en las Celdas que se indican enla siguiente imagen:

♦ Coloca el puntero en la Celda A1:


♦ Ahora del menú principal oprime Insertar.

♦ Del submenú desplegado oprime Fila.

♦ El resultado se muestra a la derecha de la imagen anterior.

• Insertar filas haciendo uso del botón derecho del ratón: puedes ob-tener el mismo resultado si después de seleccionar la Celda oprimesel botón derecho del ratón y del submenú desplegado eliges In-sertar...., la ventana que se despliega te da opción para que elijasInsertar filas.

Colocar bordes a una celda

Para realizar este ejercicio utiliza los datos de la siguiente imagen:

→Nueva columna

←Resultado deinsertar una fila

Escribe estascantidades

14

24

3

Curso de Excel40

♦ Coloca el puntero sobre la celda B2:


♦ Ahora de la barra de herramientas oprime el botón Bordes .

♦ Al oprimir la punta de flecha que apunta hacia abajo, se desplie-gan las opciones que se muestran en la siguiente imagen.

♦ Cuando oprimes cada una de las Celdas se despliegan en el Bor-de que seleccionaste.

♦ Realiza el ejercicio en diferentes Celdas y observa el resultado.

Ajustar texto en una Celda

Coloca el Puntero sobre la Celda A2:


♦ Escribe el texto: Departamento de ingeniería.

♦ Observa cómo el texto invadió las Celdas B2 y C2.


♦ Para que el texto escrito quede en una sola Celda, coloca el Pun-tero en la Celda A2.


♦ Ahora oprime el botón derecho del ratón.

♦ Verás que se despliega la siguiente ventana:

♦ Al oprimir la opción Formato de celdas, se despliega la imagenderecha.

♦ Para ajustar el texto escrito, en la Celda A2, selecciona la opciónAlineación.

♦ Elige Ajustar texto.

Esta ventana te da opciones para alinear el texto en forma ho-rizontal o vertical. Al oprimir las Puntas de flecha ubicadas a la de-recha de estas opciones, se obtienen más posibilidades. Es reco-mendable que oprimas las diferentes posibilidades y observes losresultados en tu Hoja de cálculo.

• Para inclinar un texto, oprime con el botón izquierdo del ratón elpunto rojo de la imagen anterior y sin soltar desplázalo a las dife-rentes marcas que se indican hacia arriba o hacia abajo:

←

Oprimir formatode celdas

←Punto rojo

Curso de Excel42

♦ Para nuestro ejercicio, selecciona la opción Horizontal y Centrar,se obtiene lo siguiente:

♦ Si deseas que el texto quede distribuido como se indica en la si-guiente imagen, cambia el ancho de la Columna en forma ma-nual y reduce la altura de la fila.

Otras opciones de la ventana formato de celdas

Antes de considerar más opciones, es necesario que prepares lasiguiente lista de datos:

• De esta lista, selecciona el Rango A1:C5.

• Para lograr esto, coloca el Puntero en la Celda A1.


• Oprime el botón izquierdo del ratón y sin soltar desplázate hasta laCelda C5.

• Una vez seleccionado el Rango, oprime el botón derecho del ratón.

• Del submenú desplegado, oprime la opción Formato de celdas.

• Verás que se despliega la siguiente ventana:

• Al oprimir el botón Aceptar, las diferentes selecciones realizadas seaplicarán al Rango que has elegido.

Opciones de la ventana formato de Celdas

• Número: con el botón izquierdo del ratón oprime cualquiera de lascategorías que aparecen en la ventana; en este caso observa quese oprimió Contabilidad desplegándose a la derecha un ejemplomuestra, que indica el número de decimales y el símbolo correspon-diente.

• Al oprimir el botón Aceptar, observarás en tu Hoja de cálculo quepara el Rango seleccionado (A1:C5), se despliegan los diferentesvalores.

→

←

←

←

Curso de Excel44

• Fuente: te permite seleccionar entre diferentes tipos y tamaños deletras con diferentes presentaciones.

• Bordes: con esta opción puedes enmarcar una Celda (o un Rango)asignando diferentes posibilidades de líneas y colores.

• Alineación del texto: en la siguiente imagen, al oprimir las Puntas deflecha, obtendrás opciones de Alineación del texto dentro de unaCelda. Recuerda que para poder ejecutarlas es necesario queescribas un texto en la Celda y a continuación apliques esta opción.

Control del texto

♦ Ajuste: te permite ajustar un texto muy extenso dentro de una Cel-da. Nuevamente selecciona primeramente la Celda y a conti-nuación aplica estas opciones.

♦ Reducir hasta ajustar: si el texto de tu Celda es muy extenso, selec-ciona una y aplica esta opción, con esto lograrás que el textoquede limitado dentro de la Celda seleccionada.

♦ Combinar Celdas: con esta opción puedes lograr que el texto deuna Celda lo puedas colocar dentro de dos o más. Selecciona

←

←

12

3

Al oprimir las puntasde flecha te daopciones dealineación

Control del texto

12

3


el texto y las Celdas, y aplica esta opción. Observa que ahoralas Celdas seleccionadas se convirtieron en una sola.

♦ Tramas: te permite elegir diferentes opciones para la aparienciade la Celda, como se muestra en la siguiente imagen:

Uso de la opción Dibujo

Esta Barra de herramientas puede ser de gran ayuda durante elproceso de redacción de un documento o para hacer algunasindicaciones especiales en Excel.

• Al oprimir el botón Dibujo se despliega en la parte inferior dela Hoja de cálculo la Barra de herramientas correspondiente.

• Para hacer uso del estilo de Flechas , primero tienes que pre-parar una flecha.

• Para lograr esto, oprime el botón .

←

←

Tramas

←

14

24

3

Colores

Oprime este botón paradesplegar las tramas

Curso de Excel46

• Para hacer uso de objetos en 3D oprime previamente, porejemplo, el botón Rectángulo o una Elipse .

• Al oprimir el botón Cuadro de texto , se despliega en pantallaun Puntero en forma de cruz.

• Al oprimir el botón izquierdo del ratón y sin soltar, desplaza el ratónhasta obtener una ventana de texto, que aproximadamente te per-mita el espacio suficiente para escribir el texto deseado.

• El resultado es una imagen como la siguiente:

• Al desplegarse este cuadro se puede observar lo siguiente:

1. Dentro de ella aparece una barra vertical, esperando que elusuario escriba el texto deseado.

2. Para ampliar el tamaño de la ventana, oprime el botón izquierdodel ratón dentro de ella, ahora coloca el puntero en cualquie-ra de los cuadritos que se despliegan alrededor de la ventana(por ejemplo el ubicado al centro y a la izquierda del rectán-gulo), oprime el botón izquierdo del ratón y sin soltar desplaza elPuntero hasta ampliar el rectángulo al tamaño deseado.

Selección y combinación de celdas

• Selección múltiple de celdas: con el botón izquierdo del ratón selec-ciona la Celda A1.

• Sin dejar de oprimir, desplaza el ratón hasta que quede selecciona-da la Celda C3.

• El resultado es el siguiente:


• Combinar celdas: esta opción se utiliza cuando se requiere que unaCelda esté compuesta por varias Celdas.

• Para realizar este ejercicio, selecciona las nueve Celdas que se in-dican en la imagen anterior.

• Coloca el Puntero sobre la zona de las nueve Celdas seleccionadas.

• Al oprimir el botón derecho del ratón, se despliega un submenú co-mo se muestra a continuación:

• Al seleccionar la opción Formato de celdas, se despliega la imagensiguiente:

14

44

42

44

44

3

Submenú desplegado alseleccionar las celdas yoprimir el botón derechodel ratón

→Oprime la opcióncombinar celdas

Oprime estapunta de flecha

←

Curso de Excel48

• Selecciona la opción Alineación.

• En Control del texto oprime el botón izquierdo del ratón para acti-var Combinar celdas.

• En Alineación del texto horizontal, oprime la punta de flecha y selec-ciona centrar.

• Realiza lo mismo con la Alineación vertical.

• Dentro de esta celda combinada, puedes escribir texto o valoresy a través de la opción Formato de celdas con la opción Bordes,Cambiar fuente (altura de las letras), Tamaño o Color el resultadopuede ser el siguiente:

Recomendaciones

• Si el Disco de 3 1/2 utilizado es nuevo, coloca sobre la portada princi-pal del disco el papel adhesivo que viene integrado en su compra.

• Este papel servirá para que escribas sobre él los diferentes archivosque se encuentren grabados en el disco.

• Te recomiendo escribir el nombre de los archivos con lápiz suave,a fin de poder reutilizar el papel cuantas veces sea necesario.

Fórmulas

Para iniciar esta práctica abre un documento en Excel, asígnaleel nombre Excel-C, guárdalo en una carpeta en la Unidad C.

Cómo introducir fórmulas

Para facilitar la comprensión de este tema, es necesario queescribas en tu Hoja de cálculo los textos y valores de la siguienteimagen:

• Antes de utilizar cualquier función es necesario seleccionar la Celdadonde se desea el resultado y posteriormente oprimir el signo igualde la Barra de fórmulas.

• Para introducir las funciones básicas de Excel puedes proceder dediferentes formas:

1. Escribir cada una de las Celdas sobre las que se desea aplicarla función; por ejemplo, =C2+C3+C4+C5.

2. Seleccionar las Celdas con el Puntero; esto se logra al colocar-lo sobre la Celda correspondiente y oprimiendo el botón izquier-do del ratón. Repite el mismo procedimiento con cada una delas Celdas: =C2+C3+C4+C5.

3. Haciendo referencia a una Función y a un Rango; por ejemplo,=Suma(A2:E2), para lograr esto, selecciona el Rango con el Pun-

4 9

Curso de Excel5 0

tero y aplicando la función que vas a realizar. En la siguientepráctica se dan más detalles al respecto.

Cómo desplegar todas las funciones de Excel

• Al oprimir sin soltar, la punta de flecha que se encuentra a la dere-cha del botón Suma, se obtiene lo siguiente.

• Observa que al final de este submenú se despliega la opción Másfunciones, al oprimir ésta se obtiene la siguiente ventana:

Al oprimir esta punta de flecha, sedespliega este submenú de funciones

Al oprimir este botónse despliegan todaslas funciones de Excel

↓

→

←

Botones dedesplazamiento vertical

Fórmulas 5 1

• De esta ventana, si oprimes la categoría Todas, al lado derecho sedespliegan las funciones que se pueden ejecutar en Excel.

• Al oprimir los botones de desplazamiento vertical, observarás la am-plia variedad de funciones con que cuenta.

Cómo desplegar las funciones por categoría

• Si oprimes cualquier Categoría de la función, al lado derecho sedesplegarán todas las funciones de la Categoría seleccionada.

Función suma

• Para proceder a ejecutar un ejemplo con esta función, utiliza laTabla de datos definida que a continuación se muestra:

• El problema consiste en calcular la suma de las Celdas de la Fila 2.

• Selecciona la Celda donde deseas obtener el resultado.

• Para este ejemplo la Celda es la G2, ahora oprime el signo de igualde la Barra de fórmulas.

• Verás que se despliega lo siguiente:

→Función deseada

→

Oprime estesigno de igual

→ Al oprimir el signo de igual se

despliega esta barra de funciones

Curso de Excel5 2

• Observa que se despliegan: la Barra de funciones, la Función de-seada, el Signo de igual en la Celda seleccionada (G3) y el Signode igual en la Barra de herramientas.

• La Barra de funciones puede desplazarse hacia otro lugar de la Hojade cálculo; para lograrlo, coloca el Puntero en cualquier lugar dela barra.

• Oprime el botón izquierdo del ratón y sin soltar, desplaza el Punterohacia otro lugar de la Hoja de cálculo.

• Para desplegar la función que necesitas, oprime la Punta de flechaque se encuentra al lado del botón de funciones yselecciona la Función deseada, para nuestro ejemplo se requierela función Suma.

• Recuerda que en la primera práctica se establecieron tres métodospara introducir funciones básicas en la Barra de fórmulas. Aplican-do estos procedimientos se obtiene lo siguiente:

1. Escribiendo la Celda:

♦ Escribe cada una de las Celdas sobre las que se desea aplicarla función, seguidas de la Función a realizar, en este caso el sig-no más.

♦ =B2+C2+D2+E2.

♦ Ahora oprime la tecla Enter (Aceptar).

♦ El resultado se despliega en la Celda G2.

←

Barra de funciones desplazada

Fórmulas 5 3

2. Selección de las Celdas con el Puntero.

♦ Esto se logra oprimiendo la Celda correspondiente con el bo-tón izquierdo del ratón, seguidas de la función a realizar en estecaso el signo más.

♦ =B2+C2+D2+E2.

3. Haciendo referencia a una Función y a un Rango:

♦ Oprime la función.

♦ Observa que al hacer esto se despliega la imagen siguiente:

♦ Selecciona el Rango con el Puntero y una vez definida la Funcióna realizar, coloca el Puntero en la Celda B2.

♦ Oprime el botón izquierdo del ratón y sin soltar desplaza el Pun-tero hasta la Celda E2.

♦ Oprime nuevamente el botón izquierdo del ratón para terminarla selección.

♦ Observa que al momento de seleccionar el Rango, la ventanade funciones desaparece y se vuelve a activar al terminar la se-lección.

Fórmula en la barra de fórmulas(función y rango)

Valores de lasceldas delrango

Función

Lo querealiza lafunción Resultado

Rango en laventana defunciones

←

←

←→

→

→

Resultado

→

Curso de Excel5 4

♦ Además el Rango se enmarca con líneas punteadas.

• En cualquier método es necesario que antes selecciones la Celdadonde deseas el resultado y posteriormente oprime el signo Igualde la Barra de fórmulas.

• En los tres procedimientos, la fórmula completa se despliega en laBarra de fórmulas y el Rango de la fórmula se despliega en la venta-na de funciones.

• De acuerdo con lo anterior se puede recurrir a tres procedimientosdiferentes para realizar la función Suma; sin embargo, el más prác-tico es el tercero, aquel en que simplemente se oprime la Funcióna realizar. Es importante mencionar que muchas veces es necesa-rio crear la fórmula o función en forma manual, esto es, cuando nose puede hacer uso del tercer procedimiento.

Información que se obtiene en la ventanade funciones

♦ Número 1, indica el argumento Rango o valores de la Fórmula yen el siguiente espacio se indica el resultado obtenido con la fun-ción seleccionada, en este caso, Suma.

♦ Lo que realiza la función: se indica debajo del espacio Número.

♦ Resultado de la fórmula: indica el resultado total.

• Si la posición en que esta ventana se despliega estorba la visibili-dad de las Celdas, desplázala hacia otro lugar.

• Para hacerlo simplemente oprime el botón izquierdo del ratón encualquier lugar de esta ventana y sin soltar, desplaza el Punterohacia la nueva ubicación.

Modificar un rango después de realizar un cálculo

Si después de efectuar un cálculo quieres cambiar el Rango pro-puesto, puedes proceder por dos métodos:

Fórmulas 5 5

1. Coloca el puntero sobre la barra de herramientas por delante dela letra de la Columna o del Número de fila que deseas cambiar.

• Oprime el botón izquierdo del ratón.

• Para este ejemplo vamos a cambiar la Celda B3 por la E3 comose muestra en la imagen:

↓

↑

Una vez que tienes el resultado de la suma, oprimedos veces la celda para hacer cambios

Coloca el puntero delante de la letra yoprime la tecla de retroceso

• Ahora oprime la tecla de Retroceso.

• Observa que la letra B se eliminó.

• Escribe la letra C.

• El resultado sería: =Suma (C3:E3) en la Barra de fórmulas.

2. Oprime dos veces con rapidez el botón izquierdo del ratón sobrela Celda en que quieres actuar.

• Al hacerlo, observarás que la Celda y el Rango se enmarcanen color azul.

• Ahora procede a realizar el cambio, tal y como se indicó en elmétodo anterior.

Curso de Excel5 6

Insertar una nueva Fila o Columna despuésde realizar los cálculos

• Antes de continuar inserta una nueva Fila, con el titulo Programade producción de gabinetes.

• Observa que todas las Filas cambiaron de posición.

• Ahora el resultado de la suma se encuentra en la Celda G3.

• Si la oprimes con el botón izquierdo del ratón, notarás que el Ran-go de la fórmula cambió pero no se altera el resultado.

• Esto es, puedes hacer arreglos de presentación en tu Hoja despuésde realizar cálculos, insertando Filas y Columnas y los resultados nose alteran, sólo se afectan los Rangos.

• Finalmente calcula la suma tanto de las filas, como de las colum-nas, el resultado es el siguiente:

Cómo calcular un incremento

Para realizar esta práctica utiliza el grupo de datos de la prácti-ca anterior y anexa la Fila Incremento estimado de la producción20%.

• Ajusta y centra el texto.

Fórmulas 5 7

• Para realizar esta práctica será necesario crear la fórmula, lo cualquiere decir que Excel no cuenta con una función para realizar estecálculo, por lo que al crear la fórmula lo harás en forma manual.

• Coloca el Puntero en la Celda B13.

• Oprime el botón izquierdo del ratón e igualmente el Signo de igualde Excel, ahora escribe:

= C11*1.2 (en caso de no aceptar esta fórmula, intenta =C11*1,2)

• Observa que en ambas fórmulas la diferencia es que en la primerase utiliza punto y en la segunda coma.

• El resultado (246) se despliega en la Celda B13.

• Como ejercicio realiza la misma operación para cada fila y co-lumna.

• Cuida de asignar el valor correcto de la Celda en la fórmula y veri-fica que el resultado sea correcto haciendo uso de una calcula-dora manual.

• Los resultados serían los siguientes:

• Observa que en las Celdas donde se reportan los resultados, seencuentran los valores de 302.4 y 416.4.

Curso de Excel5 8

• Estos valores se pueden redondear al valor inferior (302 y 416).

• Para lograrlo coloca el puntero en la Celda C13 y oprime el botónDisminuir decimales .

• Realiza lo mismo con la Celda E13, el resultado obtenido es el si-guiente:

Calcular el promedio de columnas y filas

Continuando con los resultados de la práctica anterior:

• Inserta una nueva Columna y Fila.

• Escribe el texto Promedio en las Celdas indicadas en la siguienteimagen:

• Para calcular el promedio de los datos de la Columna B, utilizare-mos el procedimiento de Función y rango, conforme a lo siguiente:

♦ Coloca el puntero en la Celda B10.

♦ Oprime el botón izquierdo del ratón y a continuación el Signo deigual de la Barra de fórmulas.

↑

←

Fórmulas 5 9

♦ Recuerda que al oprimir el Signo de igual se despliega la venta-na de Funciones.

♦ Si en la lista de funciones de Inicio no aparece la función Prome-dio, entonces la tienes que localizar.

♦ Para hacerlo oprime el botón Más funciones..., que se encuentraen tu ventana de funciones.

♦ De la ventana desplegada, oprime la categoría Estadísticas y en-seguida la función Promedio.

♦ Por último oprime el botón Aceptar.

• Al oprimir el botón Aceptar se despliega nuevamente la ventanade funciones pero esta vez se activa la función Promedio, como semuestra en la siguiente imagen:

→

En esta zona encontrarásinformación sobre lo querealiza la función seleccionada

Función

→

←

Función

Curso de Excel6 0

• Observa que ligado a la función, Excel reconoció un Rango auto-máticamente; es decir, el grupo de valores que se encuentran enci-ma de la Celda B10, o sea el Rango B3:B9.

• Como ejercicio realiza el mismo procedimiento y calcula el prome-dio de las Columnas y Filas faltantes; en la siguiente imagen se mues-tra el resultado final de estos cálculos:

• Para ajustar el número de decimales que debe llevar el resultadoobtenido, oprime cuantas veces sea necesario el botón Disminuirdecimales sobre la celda correspondiente.

• El resultado final es el siguiente:

Fórmulas 6 1

Recomendaciones

• Es recomendable que respaldes o guardes periódicamente tus ar-chivos.

• Una buena práctica es guardar éstos cada 15 minutos como má-ximo.

• Cuando asignes nombres a tus archivos, elige un nombre ade-cuado lo cual puede representar un importante ahorro de tiempoimproductivo.

• El nombre de un archivo puede tener hasta 256 caracteres lo cualte permite asignar un nombre perfectamente reconocido, que teinforme entre otras cosas, acerca de lo que trata, algún proyecto,fecha, horario o quién lo realizó.

• Al hacer esto, te darás cuenta de que te evitarás mucha pérdidade tiempo y molestias, ya que en su momento la búsqueda de ta-les archivos será relativamente fácil.

Base de datos

Una base de datos es un conjunto grande de datos, los cualespueden abarcar muchas filas y columnas. Con Excel aprenderásque es muy fácil manejar estas bases. A manera de ejemplo sepresenta una base de datos parcial, correspondiente al Censopoblacional de México en 1990.

• Para iniciar esta práctica, es necesario que transcribas a tu hoja decálculo los datos de la siguiente imagen:

• La interpretación de la información de este cuadro es la siguiente:

Columna A: se enlistan los diferentes estados encuestados.Columna B: se abrevia el nombre de cada estado.Columna C: se refiere a la población total de cada estado.Columna D: población masculina.Columna E: población femenina.Columna F: población de 0 a 4 años de edad.

• En las Filas y Columnas que encuentras títulos y no hay información,se llenarán gradualmente mediante los cálculos que se realizarán.

←

Por ejemplo para Aguascalientes durante el censo de 1990, secontabilizaron 98 013 habitantes, con edades de 0-4 años.

´

´´

63

Curso de Excel64

• Si lo consideras necesario puedes ampliar o cambiar la informaciónde la Tabla.

• A la Hoja 2 de igual manera cámbiale el nombre por el de Clavesdel censo.

• En la siguiente imagen se muestra el nombre de las Hojas.

• En la siguiente imagen se dan más detalles sobre el significado delas Claves del censo:

• Ajusta y centra los diferentes textos y valores de esta Base de datos.

Cálculo del total de columnas

Con el cuadro anterior procede a calcular el total de la ColumnaC (población total):

• Coloca el puntero en la Celda C11.

• Oprime el botón izquierdo del Apuntador.

• Después el Signo de igual de Excel.

• De la ventana desplegada oprime el botón de la función Suma.

• Verás que se despliega la ventana de la Función.

14444444244444443

Hojas 1 y 2, con los nombres cambiados

´

´´´

´

Base de datos 65

• Verifica que el Rango de la fórmula sea el correcto.

• El resultado final se obtiene al oprimir el botón Aceptar.

Cálculo del total de filas

Para calcular el total por fila se procede de forma similar al pro-cedimiento para Columnas.

♦ Coloca el puntero en la Celda J3.

♦ Oprime encima de la Celda el botón izquierdo del ratón.

♦ Después el Signo de igual de Excel.

→

←

Oprime la punta de flecha y del submenúdesplegado oprime la función suma

Rango

Curso de Excel66

♦ Ahora oprime el botón de la función Suma.

♦ Verás que se despliega la ventana de la Función.

♦ Verifica que el Rango de la fórmula sea el correcto.

♦ Observa que en la Barra de fórmula el Rango se ajustó recono-ciendo solamente los valores a la izquierda de la Celda J3, con-tinua para obtener el resultado de la Suma del rango C3:H3.

♦ El resultado final se obtiene al oprimir el botón Aceptar.

Copiar las fórmulas en filas

Hasta esta parte del curso, para calcular la Suma de los datos deuna Columna, o de una Fila, el cálculo se hacía columna por co-lumna o fila por fila. Con el procedimiento que se describe a con-tinuación se verá cómo al Copiar la fórmula de una Celda haciaotras Celdas, ésta se ajusta automáticamente al nuevo Rango de

´

← Resultado

´

Base de datos 67

las Columnas o Filas, según sea el caso. Continuando con el ejem-plo de la base de datos proporcionada al principio, copiaremosla fórmula de la Celda C11 a las Celdas: D11, E11, F11, G11, H11.

♦ Para lograr esto, observa que cuando se selecciona una Celda,en su esquina inferior derecha, aparece un cuadrito.

♦ Cuando se coloca el Puntero encima del cuadrito se despliegaen Excel una cruz pequeña.

♦ Cuando aparece ésta, oprime el botón izquierdo del ratón, y sinsoltarlo, desplaza el Puntero hasta abarcar las Celdas hacia don-de deseas copiar la fórmula de la Celda C11.

♦ Para nuestro caso Celdas: D11, E11, F11, G11, H11.

♦ El resultado final es el siguiente:

Cuadrito

14444444244444443

Al copiar la fórmula de la celda C11 elrango se ajusta automáticamente

→Resultados

´

←

Curso de Excel68

Copiar fórmulas en columnas

Como ejercicio, ahora copia la fórmula de la Celda J3, hacia lasCeldas J4, J5, J6, J7, J8, J9.

• El resultado es el siguiente:

Determinación del valor máximode un conjunto de datos

El Valor máximo se refiere al que dentro de un conjunto de datos,en una Columna o en una Fila es precisamente el mayor de ellos.Una vez determinado el valor máximo en una columna, se copia-rá la fórmula con el fin de conocer los valores máximos correspon-dientes.

• Coloca el puntero en la Celda C12.

• Oprime el botón izquierdo del ratón.

• Después el Signo de igual de Excel.

• De la ventana de funciones desplegada oprime el botón Más fun-ciones...

• Ahora selecciona la categoría Estadísticas.

• Oprime la función Máx, como se muestra a continuación:

↑Resultados

´

Base de datos 69

• Al oprimir el botón Aceptar se despliega la ventana de la función.


• Observa en la Barra de fórmula cómo el Rango se ajustó para ob-tener el resultado para el Rango C3:C9.

♦ El resultado final se obtiene al oprimir el botón Aceptar.

Función

↓

↑ ← Rango

↓

´

´

Curso de Excel70

• Verifica que la fórmula se copió de la Celda C12 hacia las CeldasD12, E12, F12, G12, H12.

• Para hacer esto, simplemente oprime con el botón izquierdo delratón en la Celda correspondiente y observa la fórmula que se des-pliega en la Barra de fórmulas.

Determinación del valor mínimo de un conjuntode datos

El Valor mínimo es el que dentro de un conjunto de datos en unacolumna o en una fila es precisamente el menor de ellos. Una vezdeterminado el Valor mínimo en una Columna, se copiará lafórmula a las columnas restantes.

♦ Coloca el Puntero en la Celda C13.


♦ Después el Signo de igual de Excel.

♦ De la ventana de Funciones desplegada oprime el botón Más fun-ciones...

♦ Ahora selecciona la categoría Estadísticas y oprime la funciónMín, como se muestra en la siguiente imagen:

Base de datos 71

• Al oprimir el botón Aceptar se despliega la ventana de la función.


• Observa en las Barras de fórmulas cómo el Rango se ajustó para ob-tener el resultado para el Rango C3:C9.

• El resultado final se obtiene al oprimir el botón Aceptar.

• Verifica que la fórmula se copió de la Celda C13 hacia las CeldasD13, E13, F13, G13, H13.

• Para hacer esto, simplemente oprime con el botón izquierdo la Cel-da correspondiente y observa la fórmula que se despliega en la Ba-rra de fórmulas.

• El resultado final se presenta en la siguiente imagen:

Función

↓

↑ ← Rango

↓´ ´

´´

→

Curso de Excel72

• Observa que en el caso de las Filas el Rango de cálculo fue F3:H3,y a partir de su resultado, se efectuó la copia hacia las Celdas deK3 y L3, para la obtención del Valor máximo y mínimo correspon-diente.

Cómo salir de una función

Muchas veces cuando trabajes en Excel, te encontrarás en si-tuaciones en que ya no te interesa o no te conviene continuardesarrollando el cálculo con una función. Cuando esto suceda,puedes contar con dos recursos para salir de la Función.

1. Con el botón izquierdo del ratón oprime la tecla Esc, que se en-cuentra en el extremo izquierdo de tu teclado. Con esto lograrásdesactivar la Función y la Ventana en turno.

2. Normalmente te encontrarás que cuando estás ejecutando unainstrucción tienes desplegada una Ventana, puedes oprimir conel botón izquierdo del ratón el botón Cancelar, y en ese momen-to se cancela la función correspondiente.

Es conveniente que también consideres esto, cuando ya noquieras continuar trabajando con tu archivo, ya que al tener ac-tiva alguna Función o que no la tengas concluida, al querer ce-rrar el archivo no te permitirá hacerlo, sigue entonces los pasosantes descritos.

´

´´

Graficación

Copiar una hoja de cálculo

Para iniciar esta práctica abre un documento en Excel, asígnaleel nombre Excel-E, guárdalo en una carpeta en la unidad (C)y procede a copiar la Base de datos creada conforme a lo si-guiente:

♦ Abre el archivo de la Hoja de cálculo creada al final del temasobre Base de Datos y coloca el Puntero en la orilla superior iz-quierda de la Celda A1.

♦ Ahora oprime el botón izquierdo del ratón y sin soltar desplaza elApuntador hacia la derecha y hacia abajo, hasta cubrir la CeldaL13.

♦ Cuando llegues a esta Celda suelta el botón izquierdo y paraconfirmar la selección oprime nuevamente el botón izquierdo ysuelta.

♦ Una vez que tienes la selección, oprime el botón derecho del ra-tón sobre ésta.

♦ Observarás que se despliega un submenú, del cual selecciona-rás Copiar.

♦ En este momento la copia realizada está en alguna parte de tucomputadora, esperando que lo coloques en algún otro lugar oarchivo.

♦ En la siguiente imagen se muestra el resultado de este procedi-miento:

73

Curso de Excel74

♦ Ahora abre el archivo que acabas de crear para esta práctica(Excel-E).



♦ Después oprime el botón derecho del ratón y selecciona Pegar.

♦ Al hacer esto último, observarás que la Base de datos copiadase despliega desde la Celda A1.

Asistente para gráficos

Para poder hacer uso del Asistente de gráficos es necesario queselecciones el Rango que se desea graficar. Esta práctica serealiza a partir de una Hoja de cálculo.

• Para seleccionar el Rango H3:H9, coloca el Puntero en la Celda H3.

• Oprime el botón izquierdo del ratón y sin soltar el botón izquierdo,desplaza el Puntero hacia abajo hasta llegar a la Celda H9.

• Para confirmar la selección oprime nuevamente el botón izquierdodel ratón.

1444444444444444444244444444444444444443La zona sombreada es el rango que se va a copiar, al oprimir el botónderecho encima del rango se despliega el submenú indicado, del cualselecciona Copiar.

´´

´

Graficación 75

♦ Una vez seleccionado el Rango oprime el botón Asistente paragráficos al hacerlo se despliega la siguiente imagen:

♦ En el Asistente de gráficos se requieren de cuatro pasos para su com-pleta ejecución, cada paso se visualiza a través de una ventana.

♦ Cada una de estas Ventanas se obtienen al oprimir en formasucesiva el botón Siguiente.

♦ Cuando oprimes en forma sucesiva este botón, podrás observaren la parte superior de cada ventana los siguientes títulos:

Paso 1: selección del tipo de gráfico.Paso 2: datos de origen.

´

´´

←

→

Pasos para realizar una gráfica

Oprime sucesivamenteel botón Siguiente

♦ El resultado de este procedimiento se muestra a continuación:

Curso de Excel76

Paso 3: opciones de gráfico.Paso 4: ubicación del gráfico.

• En cada uno de estos pasos, se requiere que proporciones informa-ción para la construcción de la gráfica.

Paso 1 de 4: selección del tipo de gráfico

♦ Una vez seleccionado el rango y al oprimir el botón de Asistentede gráficos , la ventana que se despliega es la siguiente.

♦ Si oprimes cualquiera de las opciones de Tipo de gráfico, se des-pliegan las diferentes opciones posibles para el tipo seleccio-nado.

♦ Al oprimir con el botón izquierdo del ratón el botón Presionar paraver muestra y sin soltar, se despliega una muestra de cómo seobtendrá la gráfica correspondiente.

♦ Si oprimes el botón Tipos personalizados, obtendrás sólo variantescon color y formas de los Tipos estándar.

♦ El tipo de Gráfico clásico es el de columnas, y es el que se utilizarácomo ejemplo.

14444244443

Al oprimir en Tipos degráficos, a la derechase despliega el Subtipocorrespondiente

14444244443

Oprime este símbolosi necesitas ayuda

Estas Subtipos degráficos, pertenecen altipo de gráfico:Columnas, el cualoprimiste a la izquierda

←

Graficación 77

♦ Al oprimir el botón Presionar para ver muestra se obtiene lo si-guiente:

♦ Al dejar de oprimir el botón izquierdo del ratón, se regresa a la ven-tana inicial.

♦ Si oprimes el botón Presionar para ver muestra unos cinco segun-dos, la imagen se estabiliza.

Paso 2 de 4: datos de origen

♦ Cuando oprimes el botón Siguiente se despliega la siguiente ven-tana:

14

24

3

Presiona este botónpara ver el tipo degráfico que obtendrás

Observa que estamuestra pertenece a laprimera opción de laimagen anterior

←

←

Curso de Excel78

♦ En la opción Series oprime en el espacio Fila.

♦ De esta ventana en la parte superior oprime Serie, al hacerlo seobtiene lo siguiente:

Asignación de nombre a las series

De la Base de datos que queremos graficar, puedes utilizar lasiniciales de cada Estado de la República. Es importante que elnombre de las series, sea escrito en el mismo orden en que apa-recen en la Base de datos, esto es, Aguascalientes, Baja Cali-fornia, etcétera para asignar nombres a las series se procede dela siguiente manera:

♦ De la ventana de Asistente para gráficos, paso 2 de 4, oprime laopción Serie 1 y selecciona la Serie 1 (oprime el botón izquierdodel ratón encima del Título).

12

3

Selecciona la Serie yen Nombre asígnaleel que correspondade tu base de datos

12

3

El nombre de la Serie sedespliega en esta zona

Graficación 79

♦ Observa que la selección se sombrea.

♦ Ahora coloca el Puntero encima del espacio Nombre.

♦ Oprime el botón izquierdo del ratón y escribe en ese espacio lasletras AGS (de la palabra Aguascalientes).

♦ Para asignar el siguiente nombre, selecciona nuevamente el títuloSerie 2.

♦ Coloca el Puntero en el espacio Nombre.

♦ Oprime el botón izquierdo del ratón y escribe las letras BCN (dela palabra Baja California Norte).

♦ Repite este procedimiento para cada una de las series, asignán-doles las letras que correspondan a cada estado de la República.

♦ El resultado final se muestra en la siguiente imagen:

♦ Observa en la ventana cómo ahora a cada color le correspon-de un nombre (las tres letras asignadas a cada serie).

12

3

Nombres asignadosa las Series

12

3

Nombres de las Seriescon color similar al delas columnas

Curso de Excel80

♦ Con los botones Agregar y Quitar, puedes agregar o quitar unaserie.

Paso 3 de 4: opciones de gráfico

• Una vez proporcionada la información correspondiente al paso 2de 4, la ventana que se despliega es la siguiente:

En esta ventana tienes que asignar diferentes condiciones paralas opciones que se despliegan en la parte superior. Continuandocon nuestro el ejemplo, proporciona los siguientes datos en la op-ción correspondiente:

♦ TítulosTítulo del gráfico: censo poblacional de México 1990.Eje de categoría (x): estados de la República.Eje de categoría (y): población de 15-19 años.

♦ EjeActivar Eje principal.Desactivar Eje de categorías (x).Desactivar Eje de categorías (y).

♦ Líneas de divisiónEje de categorías (x): desactivar ambas opciones.

←Opciones de estaventana

Graficación 81

Eje de categorías (y): activar Líneas de división princ... y desactivarLíneas de división secundaria.

• LeyendaActivar Mostrar leyendaUbicación: abajo

• Rótulos de datosActivar Mostrar valorActivar Clave de leyenda junto a rótulo

• Tabla de datosDesactiva o activa esta opción según tus necesidades.

Paso 4 de 4: ubicación del gráfico

En ese paso sólo tienes que activar la opción Colocar gráfico co-mo Objeto en (al activar esta opción puedes indicar en qué Hojade cálculo de tu archivo quieres que se coloque la gráfica; re-cuerda que Excel activa en forma automática tres hojas.

• Una vez realizada esta indicación oprime el botón Finalizar.

• El resultado final es el siguiente:

´

´

´

Curso de Excel82

Movimiento de la gráfica

Para seleccionar y desplazar la gráfica, procede de la siguientemanera:

• Coloca el puntero encima de la Gráfica.

• Ahora oprime el botón izquierdo del ratón.

• Sin soltar el botón, desplaza el ratón hacia cualquier lugar.

• En ese momento deja de oprimir el botón.

Cambios en la gráfica obtenida

En caso de que requieras efectuar algún cambio en la Gráficafinal obtenida, puedes proceder de dos formas:

1. Selecciona nuevamente el Rango de la gráfica.

• Si recuerdas en nuestro ejemplo, el Rango de la gráfica fue el H3:H9.

• Observa en tu pantalla que al seleccionar la gráfica, se enmarcaen color azul el Rango correspondiente en la Hoja de cálculo (paranuestro caso H3:H9).

• Ahora oprime el botón de Asistente para gráficos .

14

42

44

3

Rango de la gráfica

Graficación 83

• Al hacer esto se despliega nuevamente la secuencia de pasos delasistente, cada uno de los cuales cuenta con las indicaciones quele corresponden.

2. Para hacer cambios parciales simplemente coloca el Puntero en cual-quier elemento de la Gráfica.

• Oprime el botón derecho del ratón y elige la opción deseada enla ventana desplegada.

• En la siguiente imagen se muestra este procedimiento:

Insertar comentarios

Si alguna Celda cuenta con algún dato importante puedes aña-dir un comentario especial; para realizar esto, procede de la si-guiente manera:

• Selecciona la Celda y oprime el botón derecho del ratón.

• Del submenú desplegado, elige Insertar comentario, como se mues-tra en la siguiente imagen:

´

´

´

Curso de Excel84

• Al oprimir esta opción, se despliega una ventana en la cual pue-des escribir el texto que consideres necesario.

• Para salir de esta ventana de texto, oprime con el botón izquierdodel ratón cualquier celda fuera de la ventana.

• Observa que ahora la Celda tiene un triangulito del lado derecho,el cual indica, que la Celda tiene un Comentario.

• Para leer el Comentario de la celda, simplemente coloca el Punteroencima del triangulito que es de color rojo.

´´

Plantillas

Esta práctica te servirá para ejercitar los diferentes temas tratadosen las prácticas anteriores. La preparación de plantillas es una ta-rea muy común en los ambientes empresarial y académico, aun-que también encontrarás que lo puedes aplicar a diferentestareas en el hogar, es por eso que se considera importante incluireste tema, el cual te puede dar una visión importante en otro delos usos de Excel.

Elaboración de una plantilla de Programa deactividades

Antes de iniciar la elaboración de una plantilla es necesario hacerun plan de actividades, decidiendo los espacios en los que pre-tendes concretar la información. Esto lo puedes realizar en papelo apoyándote en una Hoja de cálculo en Excel. Para obtener lasolución que se muestra en la siguiente imagen, procede de la si-guiente manera:

• Selecciona dos Columnas y cuatro Filas (de preferencia seleccio-na las Columnas y Filas mostradas) activa la opción Formato deceldas y de la opción Alineación, activa los siguientes parámetros:

Alineación del texto: horizontal centrar, vertical centrar.Control del texto: ajustar texto y combinar celdas.

• Ajusta el ancho de las Columnas A y B a 14.

• Ahora escribe el texto que se muestra en la siguiente imagen:

85

Curso de Excel86

• Ahora para obtener los siguientes textos, sólo escribe los títulos ycon el botón de Justificar texto y respeta las posiciones in-dicadas.

• Para solucionar la siguiente imagen sólo escribe los títulos indica-dos, en las respectivas Columnas y Filas, y compara el resultadocon la plantilla al final de este tema.

• Prepara ahora los textos Programación y Actividades, como seindica en la siguiente imagen:

• Selecciona una Columna y dos Filas.

• Oprime el botón de Tamaño de fuente .

• Selecciona 8, en la celda inferior escribe Actividades.

• En la celda superior escribe Programación, para este último textooprime el botón Justificación .

→Diagonal

´

Plantillas 87

• Para trazar la diagonal, activa la Barra de herramientas de Dibujo.

• De ésta oprime el botón Línea .

• Observa que cambia el Puntero a una cruz pequeña.

• Oprime el botón izquierdo del ratón en lo que será el origen dela línea y sin dejar de oprimir desplázate a lo que será el final de lalínea.

• Oprime nuevamente el botón izquierdo del ratón en este últimopunto.

Prepara el texto: Primera semana

• Selecciona la Celda B6.

• Selecciona dos Columnas y cuatro Filas (de preferencia selec-ciona las columnas y filas mostradas).

• Activa la opción Formato de celdas.

• De la opción Alineación, activa los siguientes parámetros:

Alineación del texto: horizontal centrar, vertical centrarControl del texto: ajustar texto y combinar celdas

• Ahora escribe el texto Primera semana.

Presentación preliminar

Para observar el avance de lo que preparaste hasta el momento,oprime el botón de la Vista preliminar , y aquí observarás quela presentación está desordenada, por lo que será necesario rea-lizar algunos ajustes.

Curso de Excel88

Configuración de la página

• En la primera presentación la hoja se muestra en posición vertical.

• Para cambiar la orientación oprime con el botón izquierdo del ra-tón el botón Configurar.

• Verás que se despliega la ventana Configurar página.

• Elige la orientación Horizontal.

• Para terminar oprime el botón Aceptar.

• Observarás que ahora la página se orienta horizontalmente.

• Para conocer el espacio que ocupa tu hoja de cálculo dentro deuna hoja tamaño carta, oprime el botón Cerrar, al hacer esto, seregresa al ambiente de Excel.

• Del Menú principal oprime la opción Ver.

Plantillas 89

• Del submenú desplegado oprime Zoom (acercamiento).

• En el espacio correspondiente cambia el acercamiento (Zoom) al50%.

• Con el resultado que obtienes puedes tener una visualización máscompleta de la Hoja de cálculo y de la información contenida en lamisma.

• También encontrarás que se despliegan las líneas límite de una hojatamaño carta, estos son tus límites de impresión.

• Ajusta la información de tu Hoja considerando estos límites.

• De esta última imagen, puedes observar que para no rebasar la lí-nea del límite derecha de la hoja de papel, puedes acortar el an-cho de las Columnas.

• Para hacer esto, ajusta el ancho prefijado de todas las Columnasa 18.

→

→

Línea límite de la hojatamaño carta

Curso de Excel90

• La solución es la siguiente:

♦ Observa que al cambiar el ancho de las columnas, casi llegas allímite derecho de la hoja.

Hoja

♦ Nuevamente, de la ventana Configurar página oprime el botónHoja.

♦ Elige la opción Imprimir líneas de división.

♦ Después el botón Aceptar.

Ampliar el ancho de las columnaspara llegar al límite de la impresión

Plantillas 91

Márgenes

♦ De la ventana Configurar página, oprime la opción Márgenes.

♦ Observa que en la parte inferior encuentras Centrar en la página.

♦ Oprime la opción horizontalmente.

♦ Cambia los valores izquierdo y superior como se indica en la si-guiente imagen y oprime el botón Aceptar.

♦ En la siguiente imagen se muestra cómo afectaron en la Hoja decálculo los ajustes realizados.

Curso de Excel92

Enmarcar la plantilla

Aunque las líneas de división ayudan a tener una mejor visua-lización de la Hoja de cálculo, también puedes personalizar losmarcos de las celdas; para lograr esto, en Vista preliminar:

• Oprime el botón Cerrar para estar nuevamente en Excel.

• Selecciona todas las Celdas con las que ya trabajaste.

• La selección abarca el Rango A1:G6.

• Ahora oprime el botón de Bordes externos.

• Para que observes mejor el resultado, inserta una columna (ancho=1) y una fila (altura estándar).

• Observa que el Rango seleccionado aparece ahora enmarcado.

←

Marco

Plantillas 93

• Para lograr mejores resultados, oprime nuevamente la Celda o Ran-go que deseas enmarcar.

• Ahora desde la ventana de Formato de celdas, en la opción Bor-des, oprime Contorno.

• Observa que al oprimir los diferentes botones de esta ventana ob-tendrás diferentes soluciones sobre tu Rango seleccionado, en laHoja de cálculo.

Definición de las actividades en la plantilla

Curso de Excel94

La definición de la cuadrícula o marcos de las celdas, la puedesrealizar seleccionando el Rango y aplicando la opción Todos losbordes .

♦ Después de escribir todas las actividades, puedes obtener en unsolo movimiento toda la cuadrícula.

♦ Para la escritura de los textos, utiliza la opción Formato de celdas.

♦ De la opción Alineación, activa los siguientes parámetros:

Alineación del texto: horizontal izquierda, vertical centrar.Control del texto: ajustar texto.

♦ El ajuste de la altura de las filas lo puedes hacer manualmente.

Definición de las barras de actividades

♦ Coloca el puntero en el botón de Dibujo .

♦ Oprime el botón izquierdo del ratón, al hacer esto se despliegala siguiente imagen:

♦ Para nuestro ejercicio el rectángulo será trazado dentro de unacelda.

♦ De las opciones de la Barra de dibujo oprime el botón Rectángulo.

→

Con el botón izquierdo del ratónoprime la punta de flecha queapunta hacia abajo

Plantillas 95

♦ Observa que se despliega un Puntero en forma de cruz.

♦ Oprime el botón izquierdo del ratón y sin soltar arrástralo hastaformar el rectángulo dentro de la celda.

• Para aplicar color al rectángulo, oprime el botón izquierdo del ratónsobre el rectángulo.

• Ahora oprime el botón Relleno, como se muestra en la siguienteimagen:

• Observa cómo el rectángulo toma el color seleccionado.

• El rectángulo lo puedes ahora manejar como cualquier objeto, estoes, una vez seleccionado oprime el botón derecho del ratón.

• Al hacer esto se despliega el siguiente submenú:

Curso de Excel96

• De estas opciones, puedes Copiar y Pegar el rectángulo creadohacia diferentes celdas.

• De igual manera al oprimir la opción Formato de autoformas pue-des actuar sobre el objeto con las diferentes opciones que se mues-tran en la siguiente ventana:

• Observa que al actuar en la opción Colores y líneas y oprimir la Pun-ta de flecha de color se despliega una Paleta de colores.

• Al final de la misma puedes oprimir el botón Líneas de entramado,cualquier selección de las mismas afectará al rectángulo.

• Ahora bien ya que el rectángulo creado es un objeto, puedes alar-garlo o acortarlo.

• Para lograr esto, selecciona el rectángulo trazado y coloca el pun-tero en los cuadritos que se despliegan en las esquinas y al centro.

• Oprime el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo desplaza el ratónhacia la derecha o izquierda.

→

Plantillas 97

• Observa cómo se acorta o se alarga el rectángulo.

• Una vez que tienes preparado el primer rectángulo puedes copiaréste hacia diferentes Celdas, aplicarles color y alargarlos o acor-tarlos.

Copiar un objeto

Recuerda que para Copiar un objeto (el rectángulo y todos losvalores y textos de tu hoja de cálculo son objetos), simplemente:

• Selecciónalo oprimiendo el botón izquierdo del ratón.

• Oprime el botón derecho del ratón y del submenú desplegado eli-ge Copiar.

• Ahora elige la Celda donde deseas colocar tu objeto copiado.

• Oprime el botón izquierdo del ratón y a continuación el botón dere-cho del ratón.

• Del submenú desplegado oprime la opción Pegar.

Curso de Excel98

Resultado final

El Resultado final de la preparación de este ejercicio, se presen-ta en la siguiente imagen:

• El usuario puede elegir los colores y las tramas que más le agraden,toma en cuenta que el color amarillo sobre fondo blanco, al mo-mento de imprimir se define muy tenue, por lo que te recomiendotonos que contrasten con el blanco.

Plantillas 99

Impreso en los Talleres Gráficosde la Dirección de Publicacionesdel Instituto Politécnico Nacional

Tresguerras 27, Centro Histórico, México, DFMarzo de 2003. Edición: 500 ejemplares

CUIDADO EDITORIAL Y DISEÑO: Consuelo Andrade GilFORMACIÓN: Patricia Ortiz Flores

DISEÑO DE PORTADA: Tecla Ulloa PRODUCCIÓN: Alicia Lepre Larrosa

SUPERVISIÓN: Manuel Toral AzuelaPROCESOS EDITORIALES: Manuel Gutiérrez Oropeza

DIVISIÓN EDITORIAL: Jesús Espinosa MoralesDIRECTOR: Arturo Salcido Beltrán

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