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8/6/2019 Manual Curso de Excel

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Curso de Excel

Instructor: Erik Olivares Lira 1 de 82

Excel

Instructor: Erik Olivares Lira



Curso de Excel


0. Introducción1. Qué es y para qué sirve EXCEL.2. Cómo arrancar EXCEL.3. La barra de menú.4. Las barras de herramientas.5. Administración de documentos.

a. Documento nuevo.b. Guardar como.

c. Cerrar un Librod. Abrir un documento existente.e. Abrir varios libros de trabajo a la vez.f. Crear automáticamente copias de seguridadg. Proteger Libros de Trabajo

6. Las celdas.a. Selección de celas.b. Ampliar o reducir una selección.c. Seleccionar celdas con el teclado.d. Copiar celdas.e. Pegado especial.f. Auto-rellenado.g. Borrado de celdas.h. Tipos de datos.

7. Formato de celdas.a. Fuente.b. Alineación.

c. Bordes.d. Tramase. Números.

8. Formato de celdas y filas.a. Alto de fila.b. Auto-ajustar.c. Ocultar y Mostrar filas y columnas.d. Ancho de columna.e. Auto-ajustar a la selección.

9. Formato de hojas.a. Cambiar nombre de la hoja.b. Ocultar Hojasc. Cambiar el color a la etiqueta de una hoja.d. Formato condicional

10. Insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas.a. Insertar y eliminar filas.b. Insertar y eliminar columnas.

c. Insertar y eliminar celdas.d. Insertar y eliminar hojas en un libro.11. Imágenes y gráficos.

a. Crear un grafico.b. Asistente para Gráficos.c. Modificar la posición de un grafico.d. Cambiar el tamaño de un grafico

12. Impresión.a. Vista Preliminar.b. Configurar Pagina.c. Encabezado y Pie de Página.d. Imprimir.

13. Aprender a usar fórmulas.a. Crear fórmulas.b. Funciones.c. Referencias de Celda y Rango.

14. Funciones Predefinidas.

a. Funciones Básicas.b. Insertar Fórmulasc. Funciones

15. El menú de ayuda.



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0. Introducción

EXCEL es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Estoquiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, etc., te resultará familiar utilizar Excel,puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar entodos los programas de Office.

Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja decálculo, explicado en otras palabras se define como un programa quees capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva.Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de lacuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números solo tienes que

introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarteen la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo sehace exactamente, pero es muy fácil).



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1.- Que es y para qué sirve Excel?

Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencillae intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se

pueden introducir números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números solo tienes que introducirlos uno debajo deotro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excelque quieres hacer la suma de lo que tienes encima.

Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensaqué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes quevolver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estáshaciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías quevolver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.

Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulacionesfácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir unpréstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importedel préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.

Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel XP, la pantalla, las barras, etc., parasaber diferenciar entre cada uno de ellos. También cómo obtener ayuda, por si en algúnmomento no sabes cómo seguir trabajando.

2.-Arrancar Excel

Vamos a ver las dos formas básicas de arrancar Excel.Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador;buscar Microsoft Excel, hacer clic sobre él, y se arrancará el programa.



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Desde el icono de Excel del escritorio.

Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior

derecha de la ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclascerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir



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La pantalla inicial

Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentesfundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácilentender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas

las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya quecada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, comoveremos más adelante.

3.- La barra de Menú

Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic enInsertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementosque se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estosmenús. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.

En Excel la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,básicamente, en mostrar de los menús sólo los comandos más importantes y los que elusuario va utilizando.



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Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos.

Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.

Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando,o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclaspara ejecutarlo desde el teclado.

Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas, o elcomando Hipervínculo que se activa pulsando al mismotiempo las teclas Ctrl., Alt. y K.

Otro menú desplegable

Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú asu lado con más opciones para que elijamos unade ellas.

Se reconocen porque tienen un triángulo a laderecha, por ejemplo en el menú Insertar,Imagen

Comando con ventana

Al hacer clic, aparece un diálogo en el que nos pediráque rellenemos algunos datos y que tendrá botonespara aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porquecada nombre termina con puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico«

Los diferentes menús de la barra se pueden activar pulsando Alt. + la letra subrayada del nombre delcomando. Por ejemplo Alt. + i para desplegar el menú

Insertar



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4.- La Barra de Herramientas

La Barra de Título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que loguardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están losbotones para minimizar , restaurar y cerrar .

La Barra de Herramientas Estándar

Contiene íconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más

habituales, como guardar , copiar , cortar , pegar, etc.

La Barra de Formato

Contiene operaciones más frecuentes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva,elegir tipo de fuente, etc. Hay operaciones que no están disponibles en un determinadomomento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nadaseleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro una de estas opciones puede ser el deshacer y rehacer.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir la casilla donde estamos situados.Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo

Las barras de desplazamiento

Permite movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hayque desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.



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La barra de estado el área horizontal situada en la parte inferior de la ventana de la hoja decálculo de Microsoft Excel, proporciona información acerca del estado de lo que se estáviendo en la ventana y cualquier otra información relativa al contexto.

Para mostrar la barra de estado haga click en el comando Opciones del menúHerramientas, haga clic en la ficha Ver y, a continuación, active la casilla Barra de estado

en Mostrar.

El panel de tareas

El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir quemostrará información diferente según lo que estemos haciendoen el momento de abrirlo. Si estamos insertando una imagen, elpanel de tareas será diferente y nos mostrará las opciones másusuales en el trabajo con imágenes.

Hay disponibles otros tres paneles de tareas, Portapapeles,Buscar e Insertar imagen prediseñada. Para acceder a ellos ir al triángulo que hay al lado

del título del panel y se desplegará una lista con lospaneles disponibles Al abrir Excel aparece el panel detareas, si no queremos que aparezca cada vez queabramos Excel, bastará con desactivar la casilla Mostar alinicio, que está en la parte inferior del panel.

En cualquier momento podemos abrir o cerrar el panel detareas desde el menú Ver, opción Panel de Tareas

La barra de tareas de Windows

Contiene el botón Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer,etc., y también un botón por cada documento de Excel que tengamos abierto, de forma quepodemos pasar de un documento a otro haciendo clic en estos iconos (según la versión deWindows tendremos varios iconos o uno solo que tiene asociada la lista desplegable detodos los documento de Excel abiertos). Esta barra no pertenece a Excel, sino a Windowscomo su propio nombre indica



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5.- Administración de Documentos

a) Documento Nuevo

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia unlibro de trabajo vacío, pero supongamos que queremoscrear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir lossiguientes pasos:

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo

O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra deherramientas.

En caso de utilizar el botón Nuevo, aparecerá un nuevo libroautomáticamente, pero si utilizamos el menú se abrirá el panelde tareas en la parte derecha de la ventana con el siguienteaspecto:

Haz clic sobre el enlace para empezar unlibro de trabajo vacío.

Automáticamente se abrirá un nuevo libro de trabajo

b) Guardar Como

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo yqueremos recuperarlo en otra ocasión paramodificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos quealmacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación

se denomina Guardar. También cuando tengamos unlibro ya guardado y lo modifiquemos, para que loscambios permanezcan deberemos guardar el libroantes de cerrar.



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Para almacenar un libro detrabajo, podemos utilizar varios métodos

Un método consiste enalmacenar el archivo

asignándole un nombre:Selecciona el menú Archivoy elige la opción Guardar como...

Aparecerá el siguientecuadro de diálogo

Si el fichero ya existía, esdecir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre,si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos eldocumento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevodocumento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento originaltendrás que seguir estos pasos:

En el recuadro Guardar haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidaddónde vas a grabar tu trabajo.

Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y

por último haz clic sobre el botón Guardar Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de lamodificación. Para ello:

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo

O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barrade Herramientas, se guardará con el mismo nombre quetenía.

También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl +G.

Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogoGuardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir laruta donde lo vamos a guardar



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c) Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo,convendrá salir de él para no estar utilizando memoriainútilmente. La operación de salir de un documento recibeel nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar undocumento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo,Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.

Si esta opción no se encuentra, recuerda el botón paraampliar el menú. En caso dedetectar un archivo al cual se leha realizado una modificación no

almacenada, Excel nos avisaráde ello mostrándonos elsiguiente cuadro de diálogo

Haz clic sobre el botón:

Cancelar para no cerrar el documento.

No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la últimavez que guardamos.

Sí para almacenar el documento antes de salir de él.

En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro dediálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenarácon el nombre que tenía

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no el de labarra de título que cerraría el programa Excel.

d) Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la

operación se denomina Abrir.Existen varias formas para abrir un archivo ya existente

Selecciona la opción Abrir del menú Archivo.



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O bien, haz clic sobre el botón Abrir de la Barra de Herramientas.

Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista dedocumentos abiertos anteriormente. Selecciona el menú Archivo. Al final de la ventanadel menú, Excel presenta una lista con los cuatro últimos documentos abiertos Haz clic

sobre el documento deseado. El primer documento de lalista es el último que se abrió

También para abrir un documento podemos utilizar la BarraNuevo libro que aparece normalmente en la parte derechade la ventana al abrir Excel. Si esta barra no aparece,seleccionar la opción Nuevo... del menú Archivo.

En el primer apartado Abrir un libro nos permiterecuperar un libro ya creado anteriormente. Los últimos libros utilizados aparecen enprimer lugar, en nuestro caso solamente disponemos de cuatro libros de trabajo

FACTURA_PRU, Venta frutas, Factura muebles, Precio IVA, los cuales podríamos abrir haciendo clic directamente sobre su nombre. Si el libro a recuperar no se encuentra en lalista tendremos que utilizar el enlace Más libros...

e) Abrir varios libros de trabajo a la vez

Podemos abrir varios archivos a la vez desde el cuadro dediálogo Abrir. Para ello

Seleccionar el menú Archivo y elegir la opción Abrir...

hacer clic sobre le botón Abrir de la barra deherramientas. seleccionar un archivo a abrir.

Pulsar la tecla CTRL del teclado, y manteniéndolapulsada seleccionar otro archivo. Hacer clic sobre elbotón Aceptar.

Todos los archivos se abrirán solo que uno de ellosse visualizará en pantalla, los demás estarán por debajo.

Botones del cuadro de diálogo Abrir

Cuando se abre el cuadro de diálogo aparecen varios botones en la parte superior. A continuación te los explicamos:



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Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, ynos permitirá volver atrás, es decir, la carpeta abierta anteriormente.

Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Misdocumentos, como ésta se encuentra en el disco duro D:, irá directamente a éste.

Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.

Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. Acontinuación habrá que especificarle un nombre.

Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobrela flecha de la derecha, elegiremos entre:

Iconos pequeños: para ver únicamente los nombres de los archivos con su iconode tamaño pequeño.

Iconos grandes: para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono detamaño grande.

Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos.

Detalles: para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha demodificación.

Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la partederecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.

Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista delarchivo seleccionado.

Además, en la parte izquierda, aparecen las carpetas más usadas, como Historial,Favoritos, Mis documentos,... para acceder directamente a ellas

f).- Crear automáticamente copias de seguridad

Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivooriginal. Para ello:

1 Seleccionar el menú Archivo.

2 Elegir la opción Guardar como...

3 Hacer clic sobre la flecha de la derechadel botón .

4 Elegir la opción Opciones generales...

Aparecerá el cuadro de diálogo de la



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derecha.

5 Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.

6 Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de opciones.

7 Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de guardar como.

El archivo copia de seguridad es un duplicado que tiene el mismo nombre que eloriginal, anteponiéndole Copia de seguridad de y con la extensión .XLK.

Si es la primera vez que se guarda el libro, no existirá copia, pero sino, al guardar unlibro, la copia de seguridad será el libro antes de la última modificación.

g).- Proteger Libros de Trabajo

Excel nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseñas.

Existen dos tipos de contraseñas:

Contraseña de protección: para que sólo puedan acceder al libro aquellaspersonas que conocen la contraseña.

Contraseña contra escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro detrabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan lacontraseña.

Las contraseñas pueden tener como máximo 15 caracteres, distinguiendo entremayúsculas y minúsculas.

Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, seguir los siguientes pasos:

1 Seleccionar el menú Archivo.

2 Elegir la opción Guardar como...

3 Hacer clic sobre la flecha de la derecha

del botón .

4 Elegir la opción Opciones generales...

Aparecerá el cuadro de diálogo de la

derecha.5 Escribir la contraseña en el recuadroContraseña de protección 0 en elrecuadro Contraseña contra escritura dependiendo del tipo de contraseña.



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Al escribir la contraseña aparecerán ***** para que nadie pueda verla.

6 Hacer clic sobre el botón Aceptar .

Aparecerá el cuadro de diálogo de laizquierda para confirmar la contraseña.

7 Volver a escribir la contraseña en elrecuadro.

8 Hacer clic sobre el botón Aceptar parasalir de la confirmación.

Si no hemos escrito las dos veces lamisma contraseña, Excel2000 nos pedirávolver a introducirla.

9 Hacer clic sobre el botón Guardar paracerrar el cuadro de guardar como.

El efecto de la protección al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la horade abrirlo.

Si hemos utilizado una contraseña de protección, aparecerá el cuadro de diálogo de laderecha.

Si conocemos la contraseña, escribirla en elrecuadro y Aceptar .

Excel recuperará el libro para poder realizar cualquier modificación sobre éste.

Si no conocemos la contraseña, Excel no nosdejará abrirlo.

Si hemos utilizado una contraseña contraescritura, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Si conocemos la contraseña, escribirla en el recuadro y Aceptar .

Excel recuperará el libro para poder realizar cualquier modificación sobreéste.

Si no conocemos la contraseña,podremos pulsar el botón Sólolectura en cuyo caso Excel lo abrirápero cualquier modificación setendrá que guardar con otro nombre.



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Si queremos borrar una contraseña, tenemos que abrir el libro con la contraseña paratener la posibilidad de modificarlo, y a continuación realizar los mismos pasos que a lahora de ponerla pero borrando lo que hay en el recuadro de contraseña.

6.- Las Celdas

a) Selección de celdas

Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar elaspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegirel más adecuado según la operación a realizar

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas conExcel, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que serealice la operación.

A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del punterodel ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otraoperación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste

en una cruz gruesa blanca, tal como: .

Para seleccionar una única celda solo tienes que hacer clic sobre la celda aseleccionar con el botón izquierdo del ratón

Selección de un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el

botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar ymantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta laúltima celda a seleccionar, después soltarlo y verás como lasceldas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color

Selección de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo

superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste

Selección de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de

la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste



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Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hojasituado entre el indicativo de la columna A y el de lafila 1 y hacer clic sobre éste.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada

Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramosseleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selecciónmanteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplopodemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clicsobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL

Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selecciónsea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada latecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección

Seleccionar celdas con el teclado

Si queremos seleccionar un rango de celdas consecutivas:

Situarse sobre la primera celda a seleccionar y pulsar la tecla F8.

Observa como en la barra de estado aparece el identificativo EXT que nos indicaque vamos a ampliar o extender nuestra selección.

Desplazarse con las flechas de dirección para ampliar la selección. Una vezterminada la selección, pulsar la tecla F8 para desactivar el modo Extender.

Si queremos seleccionar varias celdas no consecutivas:

Seleccionar el primer rango a seleccionar, pulsar la tecla MAYUS y al mismotiempo F8.

Observa como en la barra de estado aparece el identificativo AGR que nos indicaque vamos a añadir o agregar a nuestra selección.

Hacer clic sobre las celdas a añadir a la selección, hasta tener toda la selección



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deseada.

Pulsar las teclas MAYUS y F8 para desactivar el modo Agregar.

Para seleccionar una columna entera:

Situarse en cualquier celda de la columna a seleccionar.

Pulsar la tecla CTRL y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA.

Para seleccionar una fila entera:

Situarse en cualquier celda de la fila a seleccionar.

Pulsar la tecla MAYUS y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA.

Para seleccionar todas las celdas de la hoja:Situarse en cualquier celda.

Pulsar la tecla CTRL, MAYUS y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA

Seleccionar varias hojas de cálculo

Cuando estamos en una hoja de cálculo, se supone que ésta se encuentraseleccionada, sin embargo existen métodos para seleccionar más de una hoja.

Si queremos seleccionar varias hojas consecutivas:Seleccionar la primera hoja de la selección (bastará con tenerla como hoja activa).

Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic sobre la etiqueta de la última hojade la selección.

Si queremos seleccionar varias hojas no consecutivas:

Seleccionar la primera hoja de la selección (bastará con tenerla como hoja activa).

Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sobre la etiqueta de la siguiente

hoja de la selección.Repetir el último paso hasta tener todas las hojas deseadas seleccionadas.



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Si queremos seleccionar todas las hojas del libro de trabajo:

Hacer clic con el botón derecho sobre cualquier etiqueta de hojas, para queaparezca el menú contextual.

Elegir la opción Seleccionar todas las hojas.

Para deseleccionar alguna hoja:

Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sobre la etiqueta de la hoja adeseleccionar.

Cuidado, la hoja activa no se podrá deseleccionar

Copiar celdas

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro

de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición.

Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operaciónde Copiar duplicará las celdas seleccionadas alportapapeles de Windows y Pegar copia la

información del portapapeles a donde nosencontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemosque realizar hacerlo en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles lasceldas a copiar:

Seleccionar las celdas a copiar.

Seleccionar el menú Edición.

Elegir la opción Copiar.

Hacer clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadasindicándote la información situada en el portapapeles.



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En un segundo tiempo las pasamos del portapapeles a la hoja:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.


Elegir la opción Pegar.

Hacer clic sobre el botón Pegar de la barra deherramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otrasno vacías, se borrará el contenido de éstasúltimas.

No tienes por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya quesi se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo altamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior

izquierda del área pegada.Para quitar la línea de marca alrededor del áreacopiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientrastengas la línea de marca puedes volver a pegar el rangoen otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetosalmacenados en él con sucesivas copias.

Cuando el Portapapeles dispone de más de un elementoa pegar, aparecerá en la parte derecha de la ventana laBarra del Portapapeles. En caso de que no apareciese,

elegir la opción Portapapeles de Office... del menúEdición.

Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto apegar

Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic

sobre el botón .

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer

clic sobre el botón .

Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar .

Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra ono a la hora de copiar algún elemento. Para ello:



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Hacer clic sobre el botón .

Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, paraactivar en caso de querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en casocontrario

Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de lassiguientes opciones.

Si activamos la opciónRecopilar sin mostrar elPortapapeles de Officecopiará el contenido delportapapeles sin mostrarlo.

Si activamos la opciónMostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecerá en labarra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles

.

Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostraráen la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informándote del número de

elementos copiados.

Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnosla fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir,elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona elPegado especial.

Seleccionar las celdas a copiar.

Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Copiar, si esta opción no aparece,situarse primero sobre el botón para ampliar el menú.

Hacer clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas. Observa comoaparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la

información situada en el portapapeles.Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.

Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Pegado especial...

Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón Pegar de la barra de



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herramientas y elegir la opción Pegado especial....

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar lasopciones que se adapten al pegado que quieras realizar

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente lafórmula de la celda pero no el formato deésta.

Valores: Para copiar el resultado de unacelda pero no la fórmula, como tampoco elformato.

Formatos: Para copiar únicamente el

formato de la celda pero no el contenido.Comentarios: Para copiar comentariosasignados a las celdas.

Validación: Para pegar las reglas devalidación de las celdas copiadas.

Todo excepto bordes: Para copiar lasfórmulas así como todos los formatosexcepto bordes.

Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas losopciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas losopciones de formato de números de las celdas seleccionadas

Si hemos utilizado el botón de la barra de herramientas, alhacer clic sobre al flecha de la derecha del botón apareceuna lista desplegable en la que, a parte de la opción Pegadoespecial, aparecen las opciones más importantes. Sólo

tendremos que elegir el tipo de pegado.



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Autorrelleno

Vamos a manejar una herramienta muy útil de Excel como puede ser el autorrellenola cual nos ahorrará tiempo a la hora de crear una hoja de cálculo

Cuadro de rellenoCuando tenemos una celda o un rango seleccionado, si observamos la esquinainferior derecha de la selección aparece un pequeño cuadro negro, el controlador derelleno que nos sirve para copiar la selección en celdas.

Si lo que copiamos es una fórmula o un valor cualquiera se realizará la copia normal,sin embargo existen varias series de fechas, horas o meses que modificará laoperación normal de copiado.

Por ejemplo si en una copiamos una celda cuyo contenido en Enero en las celdascopiadas continuarán la secuencia de meses, Febrero, Marzo,...

Si por lo contrario copiamos una celda cuyo contenido es una fecha como por ejemplo 22/07/68, las celdas copiadas seguirán la serie de fechas, 23/07/68,24/07/68,...

Lo mismo ocurre con horas, si copiamos una celda con por ejemplo la hora 10:00, lascopiadas seguirán 11:00, 12:00,....

Cuando copiamos fechas las opciones de relleno pasan aser las siguientes:

Existen también otras series como podrían ser lasnuméricas.

Por ejemplo, supongamos que en la celda A1 tenemos elvalor 1 y en B1 el valor 2, ahora seleccionamos las dosceldas y con el controlador de relleno copiamos las celdas hacia la derecha, pues enlas celdas siguientes se seguirá la serie, 3, 4, 5,...

Si en vez de 1 y 2 tenemos 2 y 4 y copiamos con este método la serie de las celdassiguientes seguirá con números pares.

Cuando copiamos series numéricas, las opciones de relleno incluyen Rellenar serie

pero no Rellenar meses.

Borrado de celdas

Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser elformato (todo lo referente al aspecto de la celda, como puede ser el color el tipo de



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letra, la alineación del texto, etc.) o el contenido de éstas y utilizar el menú pararealizar el borrado deseado

Borrar celdas

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuacióndecidas borrarla.

Seleccionar la celda o rango de celdas a borrar.

Desplegar el menú Edición.

Escoger la opción Borrar (si no aparece la opción, hacer clic sobre el botón paraampliar el menú), entonces aparecerá otro submenú.

Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados aesas celdas y cualquier formato excepto laanchura de la columna y la altura de la fila.

Formatos: Borra el formato de las celdasseleccionadas que pasan a asumir elformato Estándar, pero no borra sucontenido y sus comentarios. Cuandohablamos de formato nos referimos a todaslas opciones disponibles en el cuadro dediálogo Formato Celdas.

Contenido: Elimina el contenido de lasceldas seleccionadas, tengan o nofórmulas, pero mantiene sus comentarios ysu formato.

Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdasseleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccionar la celda a borrar.

Pulsar la tecla SUPR

Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.



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Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES,

Es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número,una fecha u hora, o un texto

NÚMEROS Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9y los signos especiales + - ( ) / % E, ¼, etc.

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un númeronegativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).

Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo,

lo cual es típico en contabilidad.El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivalea 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.

Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si al finalizar un número se escribe ¼, Excel asigna formato Moneda al número y asíse verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolode porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero paraque no se confundan con números de fecha.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente aanotación científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

FECHA U HORA

Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en quedeseas que aparezca.

Al igual que los números, las fechas y las horas también aparecen alineados a laderecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será



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necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellasfechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemosintroducir el año completo.

Ejemplos:

1/12/99 1-12-99 2:30 PM14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031

TEXTO

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. Eltexto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedanreproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres detexto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las siguientes que están enblanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamenteen la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celdaFÓRMULAS, esdecir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos.Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como*, +, -, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres,referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barrade fórmulas y debe empezar siempre por el signo =

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca unerror. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí orechazar utilizando el botón No. Podemos detectar un error sin que nos avise cuandoaparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:

.



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Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá sabemás sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará uncuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentesopciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tieneel mismo aspecto que todas las demás fórmulas.Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o nopodríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca elsímbolo de la esquina de la celda

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Porejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando seutiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto,como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.



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También en estos casos, la celda, contendrá un símbolo en la esquina superior

izquierda tal como: .

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle unabuena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información másimportante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información másimportante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente.

A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto acambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas paramodificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma devisualizar números en la celda.

7.- Formato de Celdas

a) Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculocambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir lossiguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cualqueremos modificar el aspecto

Después de la barra de menús desplegar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas... Del cuadro de diálogo que se abre,

Formato de celdas, hacer clic sobre la pestaña Fuente.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.



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Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vistaprevia un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indicaque la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en lapantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos sondisponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva,Negrita, Negrita Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se

puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en elrecuadro.

Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre laflecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipode subrayado.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flechade la derecha podrás elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice ysubíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla deverificación que se encuentra a la izquierda.

Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuenteque Excel tiene por defecto

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitenmodificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida,como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda enla que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de laderecha para elegir otro tipo.

Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda,para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlodirectamente en el recuadro.

Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éstese activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.



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Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamospara poner o quitar la Cursiva.

Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar elSubrayado simple.

Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra Aaparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre elbotón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobrela flecha de la derecha y elegirlo.

b) Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos quedenalineados u orientados de una forma determinada.Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los

siguientes pasos:Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.Seleccionar el menú Formato.Elegir la opción Celdas...

Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas

Elegir las opciones deseadas. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacerclic sobre el botón AceptarA continuación pasamos a explicarte las distintas opcionesde la ficha.

Alineación del texto Horizontal: Alinea elcontenido de las celdas seleccionadashorizontalmente, es decir respecto de laanchura de las celdas. Al hacer clic sobrela flecha de la derecha podrás elegir entreuna de las siguientes opciones:

GENERAL: Es la opción de Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadasdependiendo del tipo de dato introducido,es decir, los números a la derecha y lostextos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea elcontenido de las celdas seleccionadas a laizquierda de éstas independientemente



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del tipo de dato.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derechade éstas, independientemente del tipo de dato.

LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de lacelda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito* y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar laanchura de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alinearátanto por la derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todaslas celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en laselección que contiene datos.Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido delas celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas.

Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto altamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una delas siguientes opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior deéstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura delas celdas

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior deéstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte

superior como por la inferior

ORIENTACION: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que semuestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulodesde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujasde un reloj. Excel ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a laorientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

A justar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe,utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues siactivamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar

exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido sevisualizará en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar : Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celdase reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una



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sola

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda.Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro porejemplo árabe, hebreo, etc.

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitiránmodificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida,como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdasseleccionadas pasará a ser Izquierda.

Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda,y a continuación nos centrará los datos

c) Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendobordes, seguir los siguientes pasos

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Desplegar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Hacer clic sobre la pestaña Bordes

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo

quedará nuestra selección en la celda A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.



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Preestablecidos: Se elegirá una deestas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier bordede las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un bordeúnicamente alrededor de las celdasseleccionadas.

Interior: Para crear un bordealrededor de todas las celdasseleccionadas excepto alrededor de laselección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de losbotones preestablecidos.

Dependiendo del borde a poner oquitar (superior, inferior, izquierdo,...)hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡OJO! Al utilizar los botonespreestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otroaspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha dela derecha podrá elegir un color para los bordes En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar

los bordes de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representadoen éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha delbotón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú

d) Tramas

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para

remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasosSeleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.


Elegir la opción Celdas



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Hacer clic sobre la pestaña Tramas.

Elegir las opciones deseadas del recuadroUna vez elegidos todos los aspectosdeseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómoquedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicarte lasdistintas opciones del recuadro.

Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto desombreado, bastará con elegir Sin Color

Trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de latrama

En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar elsombreado de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste,



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en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlodesde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ellotendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas

e) Números

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda . Para ello,seguir los siguientes pasos

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de losnúmeros.

Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestañaNúmero.

Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:.

Hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómoquedará nuestra selección en la celdaA continuación pasamos a explicarte lasdistintas opciones del recuadro

Categoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido enla celda. Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.

Número: Contiene una serie de opciones que visualizan los números en formatosenteros, con decimales y con punto de miles.

Moneda: Es parecido a la categoría Número,pero en vez del separador de miles nospermite visualizar el número con un símbolomonetario como podría ser ¼. Siempre lleva

junto con el símbolo monetario el separador de milesPorcentaje: Visualiza los números comoporcentajes. Se multiplica el valor de la celdapor 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sindecimales muestra 0,1528 como 15%, y con

2 decimales lo mostraría como 15,28%.Fecha: Visualiza la fecha correspondiente alnúmero introducido en la celda. Así el 1equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y asísucesivamente.En la Barra de Herramientas disponemos de una serie de botones que



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nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas seconvertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido eltipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el

símbolo ¼.Para que las celdas seleccionadas tengan el símbolo ¼ y dos decimales.

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y leañadirá el símbolo %).

Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio dealineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas

8.- Formato de Celdas y filas

Vamos a utilizar los métodos disponibles en Excel para modificar la altura de las filasde una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más presentable.

a) Alto de fila

Excel ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más

grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a15,75.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, serealizará la operación a la fila en la que nosencontramos.

Seleccionar del menú Formato y la opción Fila.

Se abrirá otro submenú.

Elegir la opción Alto... Aparecerá el cuadro dediálogo Alto de fila de la derecha en el que



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tendrás que indicar el alto de la fila, para indicar decimalesutilizar la coma ",".

Escribir la altura deseada, en este caso está 12,75 que es laaltura que tiene la fila por defecto.

Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios sehagan efectivos

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello: Colocar el puntero delratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees modificar, en lacabecera de la fila.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia.

Al final soltar el botón del ratón

b) Auto-ajustar

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla ala entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos. El primer métodoconsiste en utilizar el menú. Para ello:

Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.

Despliega el menú Formato.Elige la opción Auto-ajustar

Este segundo método es mucho más rápido:

Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la filaque deseas modificar, en la cabecera de la fila.

Tal como vimos a la hora de modificar la altura con elratón, el puntero del ratón se convertirá en unaflecha de dos puntas.

Haz doble clic.

c) Ocultar y mostrar filas

Vamos a ver la posibilidad de ocultar filas para que no se visualicen filas sin perder su contenido con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con la hoja de



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cálculo o simplemente porque contengan fórmulas intermedias y a continuaciónvolver a visualizarlas

Ocultar filas

La ocultación de filas es otra de las operaciones que en algún momento nos puedeser útil si por ejemplo en una fila aparecen fórmulas intermedias que no nos interesavisualizar una vez concluida la hoja de cálculo. En este caso no queremos queaparezcan las filas de datos intermediarios pero no podemos borrarlas porque lahoja de cálculo las necesita para realizar sus cálculos.

Los pasos son los siguientes:

Seleccionar las filas ocultar.


Elegir la opción Fila

Aparecerá otro submenú.

Elegir la opción Ocultar

Mostrar filas

Si deseamos mostrar las filas ocultas, por ejemplo para cambiar alguna fórmula decálculo intermedio:

Seleccionar entre qué filas o columnas se encuentran las filas a mostrar. Es decir, si

queremos mostrar las filas ocultas 4 y 5, habrá que seleccionar desde la fila 3 hastala 6. Cuidado, el rango debe ser continuo, es decir, arrastrando desde 3 hasta 6nunca con CTRL ya que sino las filas a mostrar no estarían incluidas en la seleccióna mostrar.

A continuación seleccionamos del menúFormato la opción Fila.


Elegimos la opción Mostrar.

Ocultar columnas

La ocultación de columnas es otra de las operaciones que en algún momento nospuede ser útil si por ejemplo en una fila aparecen fórmulas intermedias que no nos



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interesa visualizar una vez concluida la hoja de cálculo. En este caso no queremosque aparezcan las columnas de datos intermediarios pero no podemos borrarlasporque la hoja de cálculo las necesita para realizar sus cálculos.

La mecánica es idéntica a la de ocultar y mostrar filas:

Seleccionar las columnas ocultar.


Elegir la opción Columna.


Elegir la opción Ocultar

Mostrar columnas ocultas

Si deseamos mostrar las columnas ocultas, por ejemplo para cambiar algunafórmula de cálculo intermedio:

Seleccionar entre qué columnas seencuentran las columnas o mostrar.Es decir, si queremos mostrar lacolumna C oculta, habrá queseleccionar desde la columna B

hasta la D. Cuidado, el rango debeser continuo, es decir, arrastrandodesde B hasta D nunca con CTRLya que sino la columna C noestaría incluida en la selección Acontinuación seleccionamos delmenú Formato la opción Columna.


Elegimos la opción Mostrar Ancho de columnas

Vamos a utilizar los métodos disponibles en Excel para modificar la anchura de las

columnas de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más presentable.En Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna no es suficiente paravisualizar el contenido completo de una celda.



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Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dosmétodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientespasosSeleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso deno seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos

encontramos.




Elegir la opción Ancho...


Escribir la anchura deseada.

Hacer clic sobre el botón Aceptar

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello

Situar el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna

que desees modificar, en la cabecera de la columna.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: .

Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.

Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.

Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

Auto-ajustar a la selección

Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entradamás ancho, utilizando dos métodos distintos

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:



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Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura.




Elegir la opción Auto-ajustar a la selección. El segundo método es mucho másrápido.

Situarse sobre la línea divisoria ala derecha de la columna quedeseas modificar, en la cabecerade la columna.

Tal como vimos a la hora demodificar la anchura con el ratón,el puntero del ratón se convertiráen una flecha de dos puntas.

Hacer doble clic, automáticamentese ajustará el tamaño de lacolumna al mayor texto que hayas introducido en la columna

Ancho estándar de columna

Excel nos permite modificar la anchura estándar para todas las columnas de la hojaque tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientespasosSeleccionar el menú Formato.

Elegir la opción Columna, se desplegará unsubmenú como el que te mostramos.

Elegir la opción Ancho estándar...


Escribir la anchura estándar deseada.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.Todas las columnas pasan a tener la anchuraestándar, excepto aquellas que tuvieran asignadauna anchura particular



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Vamos a ver la posibilidad de ocultar columnas para que no se visualicen columnassin perder su contenido con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con lahoja de cálculo o simplemente porque contengan fórmulas intermedias y acontinuación volver a visualizarlas

9.- Formato de hojas

Vamos a ver algunos métodos para cambiar el nombre de las hojas de cálculo ypoder así identificarlas mejor.

a) Cambiar el nombre de la hoja

En Excel creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hojase referencia como Hoja1, Hoja2,.... Si trabajamos con varias hojas dentro del libroes aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, asísi utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primerahoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero,...

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismonombre.

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quierecambiar el nombre.

Seleccionar el menú Formato y Elegir laopción Hoja

Se abrirá otro menú.

Seleccionar la opción Cambiar nombre.

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, sunombre Hoja1 se seleccionará, tal

como: .Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

El segundo método es mucho más directo y rápido:



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Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta .

Escribir el nuevo nombre de la hoja.

Pulsar INTRO

Ocultar hojas

Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las hojas a ocultar.

No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una en el librode trabajo.

Seleccionar el menú Formato.

Elegir la opción Hoja.

Aparecerá otro submenú.Seleccionar la opción Ocultar.

Mostrar hojas ocultas

Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos:



Aparecerá otro submenú.Elegir la opción Mostrar...

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de laderecha con las hojas ocultas.

Seleccionar la hoja a mostrar.

Hacer clic en Aceptar

c) Cambiar color etiqueta de hojaExcel también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas decálculo. Para ello, seguir los siguientes pasos:



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Elegir la opción Color de etiqueta

Seleccionar el color deseado

Hacer clic en Aceptar.

Aquí te mostramos como quedarían scoloreáramos las etiquetas de las hojas.

d) Formato Condicional

Cuando es necesario distinguir las celdas de acuerdo al valor que tienen, ya sea parasaber si el dato es mayor al promedio obtenido, o si es menor a cero, etc. Se puedehacer uso del comando formato condicional del menú formato.

Este comando permite establecer criterios para el despliegue de las celdas de acuerdocon ciertos valores definidos por el usuario. Supóngase el caso en que se desea resaltar

aquellas celdas que contengan valores debajo del promedio obtenido.Para lograrlo primero se selecciona el rango y después se elige el comando formatocondicional.

El cuadro de diálogo que aparece, permitirá seleccionar el criterio a utilizar, que puedeser tomar en cuanta valores entre un límite inferior y otro superior, que sean iguales a undato, que sean mayores, mayores o igual, etcétera.



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Se da clic en formato para establecer características de despliegue de las celdas, comola fuente de la letra, los bordes y tramas.Se da clic en aceptar para agregar otro formato, si es que es necesario; se puedenmanejar hasta tres criterios.

Es conveniente aclarar que los formatos no pueden ser modificados utilizando elcomando celdas del menú formato o utilizando los microbotones de las tablas deherramientas

10.- Insertar filas, columnas, celdas y hojas

Vamos a ver las diferentes formas de insertar filas, columnas, celdas y hojas paraampliar una hoja de cálculo o un libro de trabajo y utilizarlas de la forma másadecuada dependiendo de la operación a realizar

a) Insertar filasEn muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuentade que nos falta alguna fila en medio de los datos yaintroducidos

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir otra, yaque las filas siempre se añaden por encima de laseleccionada.

Seleccionar el menú Insertar.

Elegir la opción Filas

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde estamossituados como fila seleccionada.

Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filascomo filas a añadir.

Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguiránhabiendo 65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filasañadidas. Si intentas añadir filas y no te lo permite seguro que las últimas filascontienen algún dato.

Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos



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aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón

No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no tepreocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando conla hoja de cálculo

b) Insertar columnas en una hoja

Excel también nos permite añadir columnas, al igualque filas

Para añadir una columna, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la columna delante de la cual quieresañadir otra, ya que las columnas siempre se añaden ala izquierda de la seleccionada.


Elegir la opción Columnas

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna dondeestamos situados como columna seleccionada.

Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en elprimer paso, como columnas a añadir.

Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnasvaríe, seguirán habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas,tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y no te lo permite,seguro que las últimas columnas contienen algún dato.

Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos

aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nuevacolumna.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botóny apareceré el cuadro de la derecha desde el cualpodremos elegir si el formato de la nueva columnaserá el mismo que la columna de la izquierda, que lade la derecha o que no tenga formato.



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No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya quedesaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo

c) Insertar celdas en una hoja

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sinoúnicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo

Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas.


Situarse sobre el botón para ampliar el menú.

Elegir la opción Celdas...

Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas.

Aparece el siguiente cuadro de diálogo.

Elegir la opción deseada dependiendo de si las celdasseleccionadas queremos que se desplacen hacia laderecha o hacia abajo de la selección.

Fíjate como desde aquí también te permite añadir filas ocolumnas enterasHacer clic sobre Aceptar.

Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya que seeliminan las del final de la hoja.

d) Insertar hojas en un libro de trabajo

Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro detrabajo, tendrás que añadir más. El número de hojaspuede variar de 1 a 255

Para añadir una hoja, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya quelas hojas siempre se añadirán a la izquierda de laseleccionada.


Elegir la opción Hoja de cálculo



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Eliminar filas, columnas, celdas y hojas

Vamos a ver las técnicas de eliminación de filas, columnas, celdas y hojasdisponibles en Excel para adaptar el modelo de una hoja de cálculo o de un libro de

trabajo al modelo deseado

Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a eliminar o selecciona lascolumnas a eliminar.


Elegir la opción Eliminar.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja decálculo, no varía el número de filas o columnas,seguirá habiendo 65536 filas y 256 columnas, lo quepasa es que se añaden al final de la hoja, tantascomo filas o columnas eliminadas.

Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a eliminar.

Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Eliminar...Elegir la opción deseada dependiendo de cómoqueremos que se realice la eliminación de celdas.Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia laderecha.

Observa como desde aquí también te permiteeliminar filas o columnas enteras.

Hacer clic sobre Aceptar



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Eliminar hojas de un libro de trabajo

Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a eliminar.


Situarse sobre el botón para que se amplíe el menú.

Elegir la opción Eliminar hoja

11.- Gráficos

Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de

cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación delos datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más de una serie de datos.

a) Crear un gráfico

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilitasu interpretación.

A la hora de crear un gráfico, Excel dispone de un asistente que nos guiará en lacreación de éste, de forma que nos resulte más fácil crearlo.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los

siguientes:

Seleccionar los datos a representar en el gráfico.

Seleccionar el menú Insertar y elegir la opciónGráfico...

O bien hacer clic sobre el botón Gráfico de la barrade herramientas.

b) Asistente para Gráficos

Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO



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En este paso nos pide elegir el tipo de gráfico.

En la ficha Tipos estándar tenemos los tipos más comunes y también tenemos mástipos de gráficos en la ficha Tipos personalizados.

Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elegir un subtipo.En la parte inferior del recuadroaparece una breve descripciónde éste.

Si pulsas sobre el botónPresionar para ver muestra y lomantienes pulsado, aparece enlugar de los subtipos, unamuestra de nuestro gráfico segúnlos datos seleccionados.

En todos los pasos del asistentese dispone de varios botones enla parte inferior del cuadro dediálogo, hacer clic sobre el botóndeseado:

Cancelar para no realizar elgráfico.

Atrás para ir al paso anterior delasistente. Si estamos en elprimer paso este botónaparecerá desactivado ya que no tiene sentido.

Siguiente para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, estebotón no tendrá sentido.

Finalizar para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones quetiene por defecto.

En caso de elegir el botón Siguiente, aparecerá el segundo paso del asistente:

DATOS DE ORIGEN

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datosqueremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas:



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En el recuadro Rango de datosaparecerá el rango seleccionadoantes de entrar en el asistente. Siéste último se realizócorrectamente no tendremos que

modificarlo, pero en casocontrario, al hacer clic sobre elbotón el asistente se convertiráen una barra más pequeña ypodremos rectificar el rangoseleccionando el nuevo rango arepresentar, después hacer clicsobre le botón para volver alasistente para gráficos.

Seleccionar la opción Filas oColumnas dependiendo de cómoestán introducidos en la hoja decálculo cada serie de datos.

En caso de no tenerlo claropuedes observar en la parte

superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico.

Hacer clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente paragráficos

En el recuadro Serie aparecerá cadaserie de datos representada ennuestro gráfico, nombradas comoSerie1, Serie2,...,

Para cambiar el nombre de cadaserie, seleccionarla y en el recuadroNombre: escribir directamente elnombre, o si éste está en algunacelda de la hoja de cálculo seríaaconsejable indicar la celda dondese encuentra, utilizando el botón

del recuadro Nombre.En el recuadro Valores estará elrango de celdas donde seencuentran los datos a representar para esta serie de datos.



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Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarloaparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie devalores.

Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla yhacer clic sobre el botón Quitar.

El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto delas series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, esdecir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo

utilizando el botón o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro,separando cada uno de ellos por punto y coma.

Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.

Hacer clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico

En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico,nombradas como Serie1, Serie2,...,

Para cambiar el nombre de cadaserie, seleccionarla y en elrecuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o siéste está en alguna celda de lahoja de cálculo seríaaconsejable indicar la celdadonde se encuentra, utilizando elbotón del recuadro Nombre.

En el recuadro Valores estará elrango de celdas donde seencuentran los datos arepresentar para esta serie dedatos.

Si quieres añadir alguna serie dedatos, dispones del botón

Agregar. Al utilizarlo apareceráotra serie nueva, dondetendremos que cambiar su

nombre y su serie de valores.Si lo que quieres es eliminar

alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de



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las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, esdecir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculoutilizando el botón o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro,separando cada uno de ellos por punto y coma.

Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.

Hacer clic sobre el botón Siguiente para pasar al paso 3 del asistente.Aparecerá eltercer paso del asistente para gráficos, el cuadro de diálogo

OPCIONES DE GRÁFICO:,

Que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.

Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico En la primera fichaTítulos, escribir en elrecuadro Título del gráfico:

el nombre que deseamosque aparezca en la partesuperior de éste.

Escribir en el recuadro Ejede categorías el título quele queremos asignar al ejede abscisas (X) (ejehorizontal).

Escribir en el recuadro Ejede valores el título que le

queremos asignar al eje deordenada (Y) (eje vertical).

Hacer clic sobre la ficha Eje,para seguir con las opcionesdel gráfico

Marcar la casilla Eje decategorías (X) si deseas que

se visualice, en nuestro caso,el eje X.

Junto con el eje decategorías podremosespecificar la escala utilizada



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para ver los rótulos.

Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas.Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y conlas otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos.

En cualquier caso, si elige la opción Automático, Excel tomará la decisión, ygeneralmente lo hace bien.

Hacer clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico.Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar laposición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.

Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadasmarcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten desubdivisiones menores denominadas marcas de graduación secundarias.

Por ejemplo en el gráfico de laderecha tenemos activadas las

líneas de división principalesdel eje Y, por eso nosaparecen las líneashorizontales en los valores 5,10, 15, 20 y 25 (marcas degraduación principales), estaslíneas nos permiten evaluar mejor qué valores estánasociados a cada serie encada valor de la X.

Activar o desactivar cualquierade los tipos de líneas del eje decategorías (X).

Activar o desactivar cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y).

Hay que tener en cuenta que las líneas de división nos son útiles para interpretar mejor el gráfico pero si abusamos de ellas el efecto puede ser contrario.

Una vez definidas las líneas de división, hacer clic sobre la ficha Leyenda, paraseguir con las opciones del gráfico, generalmente, Excel presenta una leyenda en laparte derecha del gráfico para identificar cada una de las series de datosrepresentadas en el gráfico.

Podemos configurar esa leyenda en la ficha Leyenda del paso 3 del asistente

Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.



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Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintostipos de ubicaciones oposiciones: Abajo, Esquina,

Arriba, Derecha, Izquierda.

Hacer clic sobre la ubicación

o posición deseada.Hacer clic sobre la fichaRótulos de datos, paraseguir con las opciones delgráfico

El asistente para gráficospermite asociar distintostipos de rótulos a losmarcadores de datos, elmarcador de datos es el

punto de intersección entreun valor X y un valor Y. Por ejemplo si activamos lacasilla valor apareceráencima de cada barra elvalor representado

Seleccionar el tipo de rótuloque deseas que aparezca

junto con los datos en el

gráfico.En caso de elegir algunaopción, nos permitirá activar la casilla Clave de leyendapara que aparezca junto conel rótulo el color de la serierepresentada.

Hacer clic sobre la fichaTabla de datos, paracompletar las opciones delgráfico

Dependiendo del tipo degráfico que se esté creando,Excel puede darte la opción



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de incluir una tabla de datos junto con el gráfico. Una tabla de datos es una tabla conlos valores representados en el gráfico

Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico.

Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar

la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de laserie de datos en la tabla.

Hacer clic sobre el botónSiguiente para completar elasistente para gráficos.

Aparecerá el cuarto y últimopaso del asistente para gráfico:UBICACIÓN DEL GRÁFICO,que nos permitirá elegir si

deseamos el gráfico junto conlos datos de la hoja de cálculo,o como otra hojaindependiente

Hacer clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráficoaparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuaciónpodrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja.

O bien, hacer clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráficoaparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hojasituarlo.

Hacer clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.

Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, Excel crea elgráfico en una posición y con un tamaño que debe ser predeterminado.

Modificar la posición de un gráfico

Para seleccionar un gráfico, hacer clic sobre él, aparecerá remarcado con un cuadroy con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nosindica que el gráfico está seleccionado.

Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja de cálculo:

Selecciona el gráfico y sitúa el puntero del ratón sobre él.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca que apunta hacia laizquierda.



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Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde deseescolocar el gráfico y después suelta el botón del ratón.

Para cambiar el tamaño de un gráfico:

Selecciona el gráfico y sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadoresalrededor del cuadro del gráfico (como si se deseara cambiar el tamaño de unaventana).

El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.

Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta la posicióndeseada.

Si deseas mantener la relación de aspecto, es decir, la proporción de su longitud ysu altura, mantén pulsada la tecla CTRL o MAYUS mientras arrastras.

Una vez conseguido el tamaño deseado suelta el botón del ratón

12.- Impresión

Vamos a ver las diferentes técnicasrelacionadas con la impresión de datos, comopuede ser la configuración de las páginas aimprimir, la vista preliminar para ver eldocumento antes de mandar la impresión ypor supuesto la operación de imprimir losdatos.

a) Vista preliminar

La vista preliminar es una herramienta quenos permite visualizar nuestra hoja antes deimprimirla. Nos permite ver los saltos depágina, márgenes, encabezados y pies depágina, el formato completo de la hoja.

Para visualizar la vista preliminar, seguir los siguientes pasos:

Selecciona el menú Archivo.

Elige la opción Vista preliminar. Si esta opción no aparece amplía el menú.

O bien, haz clic sobre el botón Vista preliminar de la barra de herramientas.



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Aparecerá la siguiente ventana

En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo.Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamosvisualizando la página 1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1).

En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones:

Para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE PAG delteclado.

Para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla AV PAG delteclado.

Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivadosAl situarsesobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en unalupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página.

Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará laparte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se



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volverá a visualizar la página entera.

Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón .Si lahoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón

, para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión.

Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el

botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar página.En

caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para cerrar la Vistapreliminar.

Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuasque nos indicarán donde hará Excel los saltos de página, estas líneas no seimprimirán

b) Configurar página

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel nos permite modificar factores queafectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación,encabezados y pies de página, tamaño del papel,...

Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientespasos :

Seleccionar el menú Archivo.

Elegir la opción Configurar página... Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a continuación. Dichocuadro consta de 4 fichas.

La primera de las fichas se denominaPágina y permite indicar característicascomo la orientación del papel, el tamañodel papel que utilizamos y otrosparámetros

Selecciona la orientación del papel,

vertical u horizontal. (En la impresora secolocará el papel siempre de la mismaforma).



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En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresoravenga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustandoautomáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de anchopor 1 de alto, así seimprimirá en una sola

hoja,...).Observa como en laparte derechadisponemos de 3botones:

Uno para ir directamentea la Vista preliminar, Sihas entrado a estecuadro desde vistapreliminar, este botón no

aparecerá.Otro para ir a laimpresión.

Y otro para ir a opcionesespecíficas de laimpresora seleccionada para imprimir.

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas aimprimir, utilizar la fichaMárgenes.

En esta ficha podrásmodificar los márgenessuperior:, inferior:,derecho: e izquierdo: delas hojas a imprimir. Por defecto éstos están a 0.



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c) Encabezados y Pie de Pagina

Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántoscentímetros del borde del papel queremos que se sitúen.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como

verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillasHorizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

Para definir losencabezados y pies depáginas se utiliza la fichaEncabezado y pie depágina.

En esta ficha tenemos dosrecuadros, que en nuestro

caso están vacíos, ya queno hay ningún encabezadoni ningún pie de páginaasignado a nuestra hoja decálculo. En estosrecuadros aparece unamuestra del encabezado ypie cuando hay algunodefinido.

En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro casono hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezadosa utilizar.

Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar encabezado...

En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido, en nuestrocaso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles pies depágina a utilizar.

Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie depágina...

Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la ficha Hoja que nospermite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja

En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir.



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En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:

Repetir filas en extremosuperior para que en cadapágina que se imprimaaparezca como título de

columnas aquella fila queestá indicada en eserecuadro.

Repetir columnas a laizquierda para que encada página que seimprima aparezca comotítulo de la fila aquellacolumna indicada en elrecuadro.

En el recuadro Imprimir podrás activar cualquierade las siguientes opciones:

Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.

Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.

Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita denuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de

filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnassuperiores) de la hoja

Imprimir Una vez que nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejableguardarla, y después, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas. Con ello se iniciadirectamente la impresión.

Si queremos cambiar alguna opción de impresión como puede ser la impresora dondequeremos que imprima o el número de copias deseadas, lo podremos hacer desde elcuadro de diálogo Imprimir que se abre desde la opción Imprimir... del menú Archivo

En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora con la que se



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supone se va a imprimir.

En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: paraelegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.

Con el botón Propiedades podremos cambiar algunas características de laimpresora.En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamosimprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo enDesde: y hasta:

En el recuadro Imprimir ,podrás indicar si deseasimprimir Todo el libro, osólo las Hojas activas(seleccionadas o nuestrahoja activa), o bien,Selección para imprimir sólo los objetos

seleccionados de la hoja.Por último en Número decopias: podrás indicar elnúmero de copias arealizar y si las quieresIntercalar.

13.- Aprender a usar Fórmulas

Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otrasceldas, nombres, funciones, u operadores.

Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-, Sen, Cos,etc...

a) Crear Formulas

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debeempezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:

OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos.Ejemplo: + - * / % ^

OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto.Ejemplo: &



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OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > =<= >= <>

OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celdareferenciada debe ser utilizado en la fórmula.

En Excel pueden ser:

Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango deceldas. Ejemplo: A1:G5

Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas.Ejemplo: A1, G5

Prioridad de los operadores Cuando hay varias operaciones en una mismaexpresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado.

Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la

resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que estánfuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridadnormal de los operadores.

Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, seresuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienenoperadores de comparación y por último las de operadores lógicos .

Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que sonresueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:

COMPARACIÓN

Igualdad (=)

Desigualdad (<>)

Menor que (<)

Mayor que (>)

Menor o igual que (<=)

Mayor o igual que (>=)

Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad(de mayor a menor):



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ARITMÉTICOS LÓGICOS

Exponenciación (^) Not

Negación (-) And

Multiplicación (*) y División (/) Or

Adición (+) y Sustracción (-)Concatenación de caracteres (&)

Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación esresuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando sepresentan adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación esresuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.

El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente unoperador aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores decomparación.

b) Funciones

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor ovalores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nosmostrará un mensaje de error.

1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejesespacios antes o después de cada paréntesis.

2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas ofunciones.

3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".

Ejemplo:

=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

Las formulas me sirve para analizar los datos que tengo en una hoja de calculo.Para introducir una fórmula para calcular un valor:

1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.

2. Escriba un signo igual (=).

3. Introduzca la fórmula.

4. Presione ENTRAR.

Hay que tener en cuenta lo siguiente:



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* Para introducir la misma fórmula en un rango de celdas, seleccione en primer lugar el rango, introduzca la fórmula y, a continuación, presione CONTROL+ENTRAR.

* También puede introducirse una fórmula en un rango de celdas, copiando unafórmula de otra celda.

c) Referencias de Celda y Rango

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo eindica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que sedesea utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintaspartes de una hoja de cálculo en una fórmula o bien, utilizar el valor de una celda envarias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en elmismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdasde otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otrosprogramas se denominan referencias remotas.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, querotula las columnas con letras (desde A hasta IV, en un total de 256 columnas) y lasfilas con números (del 1 al 65536). Para hacer referencia a una celda, introduzca laletra de columna seguida del número de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a lacelda en la intersección de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a unrango de celdas, introduzca la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquinainferior derecha del rango. A continuación, se muestran algunos ejemplos dereferencias.

Para hacer referencia a Utilice

* La celda en la columna A y la fila 10 A10* El rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 20. A10:A20

* El rango de celdas en la fila 15 y las columnas desde la B hasta la E. B15:E15

* Todas las celdas en la fila 5 5:5

Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10. 5:10

Todas las celdas en la columna H H:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J

También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeran las filas y

columnas de la hoja de cálculo. El estilo F1C1 es útil para calcular las posiciones delas filas y columnas en macros y puede ser útil para mostrar referencias relativas deceldas. En el estilo F1C1, Microsoft Excel indica la ubicación de una celda mediantela letra "F" seguida del número de fila y la letra "C" seguida del número de columna.



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14. Funciones Predefinidas

Funciones básicas

Se tienen funciones que por su amplia utilización se denominan básicas, éstas son lasumatoria de un rango de celdas, el valor máximo y el valor mínimo.Todas las funciones tienen un formato similar que comprende:j Nombre de la funciónj Parámetros

=Función (Parámetro1, Parámetro2,...)

Todas las funciones comienzan con un signo ³=´, esto hace que el paquete Excelidentifique a la celda como una fórmula o función.Las funciones de Excel pueden funcionar con una celda, un rango, o varios rangos

separados.Ejemplos de fórmulas son:

=SUMA(C1:C5,D8,E1:E3)

Insertar fórmulas

Una fórmula es una expresión que introducimos en una celda y que relacionavalores y fórmulas de otras celdas para producir un resultado. Una fórmula comienzasiempre con el signo igual (=) y puede contener textos, números, referencias deceldas, etc.

En la celda que contiene una fórmula se visualiza siempre el resultado de la misma yla fórmula en sí se visualiza en la barra de fórmulas.

La fórmula combina diferentes operadores para realizar los cálculos. Estosoperadores son:

Aritméticos:

Suma + Resta - Multiplicación * División /

Porcentaje % Exponente ^

De comparación Igual = Distinto <>



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Mayor > Menor < Mayor o igual >= Menor o igual <=

Ejemplos de fórmulas serían:

=12+5 Suma los valores numéricos 12 y 5=C1+C5 Suma el contenido de las celdas C1 y C5=(C1+C5)-A2 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el resultado lo resta de A2.=Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y Gastos=2^3 Eleva al cubo el número 2

Prioridad en las fórmulas

Es muy importante señalar que en una fórmula, la introducción de algunos de losdiferentes operadores tiene prioridad sobre otros. Observa el orden de prioridad delos operadores.

1. Porcentaje2. Exponente3. Multiplicación y división4. Suma y resta5. Unión de texto6. Comparación

Así, si introducimos la fórmula:

= 10 + 2 * 10 producirá un resultado de 30, pues primero se realiza la operación demultiplicación de 2 * 10 y finalmente se le suma el primer 10.= (10 + 2) * 10 producirá un resultado de 120, pues en este caso se producirá enprimer lugar la multiplicación del interior del paréntesis multiplicando su resultado por el último 10.

Mensajes de error

En algún momento puede producirse el hecho de que nos equivoquemos en larealización de una fórmula y que ésta intente realizar cálculos con datos erróneos.Por ejemplo, podemos intentar =C1+C2 habiendo un texto en C1 y un número en C2,por lo que Excel devolverá un mensaje de error. Observa los siguientes mensajes de



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error y su causa:

#¡DIV/0! Se está intentando dividir un número entre 0#N/A Valor no disponible

#¿NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce#¿NULO! Intersección no válida de dos áreas#¡NUM!Número utilizado de forma incorrecta#¡REF! Referencia no válida a una celda#¡VALOR! Operando o argumento erróneo####### Columna demasiado estrecha para ver los datos



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Primera práctica con fórmulasPráctica 1

1. Copia los siguientes datos:

2. Sitúa el cursor en la celda B7

3. Escribe la siguiente fórmula:=B3+B4+B5

4. Pulsa Intro

Aparecerá el resultado de la fórmula. Cuando trabajamos con fórmulas, Excelcalcula siempre el contenido de la fórmula que estamos utilizando. En este caso,podríamos introducir la fórmula. =100000+50000+25000 pero siempre daría elmismo resultado porque lo que hacemos es calcular una suma con números fijos.Por eso utilizaremos los nombres de las celdas. La ventaja será que siposteriormente cambiamos algún dato de las celdas, la fórmula se recalcularíaautomáticamente y volvería a darnos el resultado actualizado.

A continuación podríamos introducir la misma fórmula bajo la columna de losnúmeros de los gastos, pero lo que haremos será utilizar la potente función decopia de Excel.

5 . Sitúa el cursor en la celda B7 y pulsa el botón C opiar de la barra de herramientas(o bien la opción Edición ± C opiar ).

6. Sitúa el cursor en la celda E 7 y pulsa el botón Peg ar de la barra de herramientas(o bien la opción Edición ± Peg ar ).

La fórmula se ha copiar, pero Excel ha actualizado las celdas de la fórmula a lacolumna donde se encuentra el cursor actualmente.

7

. Sitúa el cursor en la celda A9

y escribe el siguiente texto:BENEFICIOS:

8 . Sitúa el cursor en la celda A10 y escribe la siguiente fórmula.

=B7-E7



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9. Pulsa Intro y verás que el resultado es negativo, es decir, los gastos han sidosuperiores a los ingresos.

10. Graba la hoja. Puedes darle el nombre que desees.

11. Accede a Archivo ± Cerrar

12. Accede a Archivo ± Nu evo y acepta el nuevo libro de trabajo

13. Copia la siguiente hoja

14. Sitúa el cursor en la celda B6 y escribe la fórmula:

=B2+B3+B4

(A partir de ahora supondremos que has pulsado Intro para validar la fórmula)

15 . Vuelve a situarte en B6

16. Sitúa el cursor del ratón en la esquina inferior derecha de la celda, de forma quesin pulsar nada, aparezca una cruz negra. Cuando la veas, pulsa click y sin soltar el ratón, ³arrastra´ hacia la derecha hasta la celda D6

Si ha funcionado correctamente, la fórmula de la celda inicial se habrá copiado enlas dos celdas de al lado, dando como resultado, la suma de cada columna.



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Para quitar la selección de color negro, puedes pulsar un click en cualquier partede la hoja.

Referencias

Cuando copiamos fórmulas de la forma que acabamos de ver, el contenido de lafórmula se actualiza a medida que copiamos en horizontal o en vertical. Si tesitúas en las celdas C6 y D6 y miras en la barra de fórmulas, observarás que cadacelda contiene la fórmula de su columna correcta. La referencia indica la posiciónde la celda contenida en la fórmula. Observa la siguiente hoja:

En este caso, en la primera fórmula de la celda B6 hemos sumado la columna B,pero también hemos incluido en la fórmula la celda F1 de forma que sume elcontenido de ésta celda en la suma de la columna. En la primera celda no pasanada, pero si volvemos a copiar la fórmula en las celdas de al lado, observaremosen la celda C6 lo siguiente: =C2+C3+C4+G2. Es decir, Excel ha copiado lafórmula, pero también ha desplazado la referencia de la celda F2 y ahora la haconvertido en G2. No hace falta mencionar que en G2 no hay ningún dato. Excelha tomado las referencias de la primera celda como posiciones relativas y las hacopiado hacia su derecha. En nuestro ejemplo, no nos interesa que la celda F2 semodifique a medida que copiamos la fórmula.

Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda F2 en referencia absoluta esdecir, que aunque copiemos la fórmula en otras posiciones, la referencia a la celdaF2 no cambie nunca.

Celdas relativas: indican la posición de la celda como desplazamiento a partir dela cual se está introduciendo la fórmula. Si las celdas referenciadas cambian deubicación, Excel ajusta las referencias para adaptarlas a la nueva posición.

Celdas absolutas: indican posiciones que no cambian. Una celda se convierte enabsoluta añadiendo antes y después de la letra de la columna el signo dólar ( $).Por ejemplo: $B$6

Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. Por ejemplo: $B6,A$7...



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Podemos convertir una celda en absoluta posicionando el cursor al lado delnombre de la columna y pulsando la tecla F4. Esto añade automáticamente elsigno dólar a la columna y la convierte en absoluta.

Siguiendo con nuestro ejemplo, si modificamos la fórmula de la primera celdacomo sigue: =B2+B3+B4+$F$2 y la volvemos a copiar hacia la derecha,

observaremos que Excel ha actualizado las columnas a las nuevas posiciones delas fórmulas (relativas), pero la celda F2 no cambia en la copia (absoluta).



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Práctica 2

1. Practica con la siguiente hoja. Las celdas que contienen las fórmulas son de color rojo. Deberás realizar las indicaciones que se adjuntan:

Función suma

Esta función tiene preestablecido sumar todos los elementos que se encuentren en elrango indicado. Puede sumar una lista, una fila o una matriz de celdas. Elprocedimiento es el siguiente:

y Colocar el cursor donde se desea el resultadoy Escribir la fórmula =SUMA(REF1:REF2). y Donde REF1 es la referencia de la primer celda que se

va a sumar y REF2 es la referencia de la última celda delrango.

NOTA:y Si dentro del rango especificado se encuentran celdas

que contengan un dato no numérico, sólo serán omitidas sin afectar el resultado.

y Se puede utilizar el botón de autosuma o la combinación de teclas

<ALT+=>



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Función promedio

Esta función tiene preestablecido obtener la media de todos loselementos que se encuentren en el rango indicado. Se puedepromediar una lista, una fila o una matriz de celdas.

El procedimiento es el siguiente:y Colocar el cursor en donde se desea el resultado.y Escribir la fórmula =PROMEDIO(REF1:REF2).y Donde REF1 es la referencia de la primer celda que se

va a sumar y REF2 es la referencia de la última celdadel rango.

Funciones matemáticas

Excel cuenta con una gran cantidad de funciones matemáticas, las cuales se utilizanpara facilitar algunos procedimientos.

ABS() Devuelve el valor absoluto de un número

ACOSH() Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número

ACOS() Devuelve el arco coseno de un número

ALEATORIO() Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1

ASENOH() Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número

ASENO() Devuelve el arco seno de un número

ATAN2() Devuelve el arco tangente de las coordenadas x e y

ATANH() Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número

ATAN() Devuelve el arco tangente de un número

CONTAR.BLANCO() Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango

CONTAR.SI() Cuenta las celdas en el rango que coincide con el argumento criterio

COS() Devuelve el coseno de un número

EXP() Devuelve e elevado a un número determinado



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LN() Devuelve el algoritmo natural de un número

LOG() Devuelve el logaritmo de un número en la base especificada

MDETERM() Devuelve la matriz determinante de una matrizMINVERSA() Devuelve la matriz inversa de una matriz

MULT() Devuelve la matriz producto de dos matrices

PI() Devuelve el valor Pi

POTENCIA() Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia.

RAIZ() Devuelve la raíz cuadrada de un número

SENO() Devuelve el seno de un ángulo determinado

TAN() Devuelve la tangente de un número

Funciones estadísticas

BINOM.CRIT() Devuelve el menor valor cuya distribución binomial acumulativa esmenor o igual que un valor de criterio.

COEF.DE.CORREL() Devuelve el coeficiente de correlación entre dos conjuntos dedatos.

CONTARA() Cuenta los valores que hay en la lista de argumentos.

CONVAR() Devuelve la covarianza, que es el promedio de los productos entre lasdesviaciones, de los valores por pares.

CRECIMIENTO() Devuelve los valores a lo largo de una tendencia exponencial

DEVEST() Calcula la desviación estándar de una muestra

DISTR.BINOM() Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendouna distribución binomial.



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DISTR.EXP() Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendouna distribución exponencial.

DISTR.GAMMA() Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo unadistribución gama.

DISTR.HIPERGEOM() Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria discretasiguiendo una distribución hipergeométrica

DISTR.LOG.NORM() Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria continuasiguiendo una distribución logarítmico-normal

MAX() Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos

MEDIA.ACOTADA() Devuelve la media del interior del conjunto de datos.

MIN() Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos.MODA() Devuelve el valor más común de un conjunto de datos

PEARSON() Devuelve el coeficiente de correlación producto o momento r dePearson.

PENDIENTE() Devuelve la pendiente de una línea de regresión lineal.

PERMUTACIONES() Devuelve el número de permutaciones para un númerodeterminado de objetos.

POISSON() Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo ladistribución de Poisson.

PRONOSTICO() Devuelve un valor siguiendo una tendencia lineal

VARP() Calcula la varianza de la población total



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Funciones financieras

AMORTIZ.LIN() Devuelve la depreciación en un periodo contable dado, utilizando elmétodo francés de amortización lineal completa.

CONTABILIDAD.RECIBIDA() Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de unvalor bursátil completamente invertido

CUPON.DIAS.L1() Devuelve el número de días desde el principio del periodo de uncupón hasta la fecha de liquidación

DB() Devuelve la depreciación de un bien durante un periodo específico usando elmétodo de depreciación de saldo fijo.

DURACION() Devuelve la duración anual para un valor bursátil con pagos periódicosde interés

DVS() Devuelve la depreciación de un bien durante un periodo parcial o especificadousando el método de depreciación por doble disminución del saldo.

INT.ACUM.V() Devuelve el interés acumulado para un valor bursátil con pagos deinterés al vencimiento.

INT.ACUM() Devuelve el interés acumulado para un valor bursátil que tenga pagos deinterés periódico.

INT.EFECTIVO() Devuelve la tasa de interés anual efectivo.

NPER() Devuelve el número de pagos de una inversión

PAGO() Devuelve el pago periódico de una anualidad

PRECIO() Devuelve el precio por $100 de valor nominal de un valor bursátil que pagauna tasa de interés periódica

RENDTO() Calcula el rendimiento en un valor bursátil que paga intereses periódicos

SLN() Devuelve la depreciación por método directo de un bien en un periodo dado

TASA.DESC() Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil

TASA() Devuelve la tasa de interés por periodo de una anualidad

TIR() Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión, sin costos de financiación



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o las ganancias por inversión.

VA() Devuelve el valor actual de una inversión

VF() Devuelve el valor futuro de una inversión

VNA() Devuelve el valor neto presente de una inversión a partir de flujos de caja queno tienen que ser constantes.

Funciones de búsqueda

Función buscarv

Una de las formas de utilizar las tablas de datos es aplicar fórmulas que permitanrealizar búsquedas dentro de la misma tabla.Excel permite localizar uno o varios datos en una tabla, tomando como referencia la

lista de valores de la primer columna.Para localizar un registro de una tabla de datos se debe realizar lo siguiente:

Elegir una celda en la cual se deberá escribir un dato que sirva como referencia. Aeste dato se le llama valor -buscado.

Definir el rango de celdas que compone la tabla de datos. Es recomendableasignar un nombre a la tabla de datos para facilitar la indicación. A ese rango sele llama rango de búsqueda.

Identificar por medio de números cada una de las columnas de la tabla de datos.No importa en qué columna inicie la tabla, Excel identifica siempre a la primercolumna con el número 1. Por medio de este número se indicará cuál es el dato

que se desea de la fila que corresponda a valor buscado. Colocar el cursor en la celda donde se desea que aparezca el dato buscado. Escribir la siguiente fórmula:

=BUSCARV(Valor buscado, Rango, Indicador de columna, orden)

Valor buscado. Puede ser un dato o la referencia de la celda que lo contenga.Rango. Es el rango donde se realizará la búsqueda.Indicador de columna. Debe ser un número entero que corresponda a la columnadonde se encuentra el dato buscado o la referencia de la celda que contenga esenúmero.

Orden. Para indicar si los datos de la primer columna de la tabla están ordenados, sepodrá indicar por medio de las notaciones VERDADERO o FALSO. Si esteargumento se omite, por defecto será VERDADERO.



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Función buscarh

Examina la fila superior de una matriz en busca de un valor particular y devuelve elvalor de la fila indicada. BUSCARH se utiliza cuando los valores de comparación seencuentran en la primer fila de una tabla de datos y se desea encontrar informaciónque se encuentre dentro de un número especificado de filas.

La fórmula deberá escribirse de la siguiente forma:

=BUSCARH(Valor buscado, Rango, Indicador de filas, orden)

Valor buscado. Es el valor que se busca en la primer fila del rango indicado y puedeser un valor o una referencia de celda.Rango. Es una tabla de información en la que se buscan los datos. Los valores de laprimera fila del rango pueden ser texto, números o valores lógicos.Indicador -filas. Es el número de fila del rango desde el cual se deberá devolver elvalor coincidente. Si indicador-filas es 1, devuelve el valor de la primera fila del rango;si indicador-filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila del rango y asísucesivamente.

Asistente para funciones

Excel cuenta con un asistente para insertar diversas funciones, las cuales realizanacciones preestablecidas.

Por medio de este asistente se pueden realizar cálculos financieros, matemáticos,estadísticos, etcétera.Para activar el Asistente para funciones se debe realizar lo siguiente:

Colocar el cursor en lacelda que se deseainsertar la función

Activar el menú insertar . Seleccionar la opción

función. Excel mostrará del lado

izquierdo una lista de lascategorías de lasfunciones.

Del lado derecho semuestran las funciones



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que corresponden a cada categoría. Al seleccionar una de las funciones Excel mostrará en la parte inferior de la caja de

diálogo la sintaxis de la función y una explicación de la aplicación de la misma. Una vez que se ha elegido la función, hacer clic en el botón de comando siguiente

o aceptar

Posteriormente seguir las instrucciones y anotar los datos que se piden en lasiguiente caja de diálogo

15. El Menú Ayuda

Para activar la Ayuda de Excel podemos hacer clic en el signo deinterrogación de la barra de menús. Veremos que podemos elegir entre varias formas de obtener ayuda.

Utilizar ¿Que es esto? . El cursor seconvierte en una flecha con unainterrogación y al colocarlo sobre unelemento de la pantalla nos da unaexplicación sobre la función de eseelemento

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