curso excel - introducciÓn

Todo lo que

necesita saber

para comenzar a

utilizar Microsoft

Excel

MÓDULO 1:

Introducción

a Excel

VIRGINIA CACCURI

/CapacitacionEnInformatica Capacitación en

INFORMÁTICA

@ProfCaccuri

https://www.facebook.com/CapacitacionEnInformatica

https://twitter.com/ProfCaccuri







































CURSO DE EXCEL – NIVEL INICIAL

MÓDULO 1: INTRODUCCIÓN A EXCEL 2007

1

Capacitación en

INFORMÁTICA

/CapacitacionEnInformatica @ProfCaccuri [email protected]

http://virginiacaccuri.blogspot.com/

Contenidos del Módulo 1 ¿Qué es Excel? ............................................................................................................................................................. 3

La interfaz de Excel .................................................................................................................................................... 4

La Cinta de opciones ............................................................................................................................................. 5

¿Qué encontramos en cada ficha de la Cinta de opciones? .................................................................... 6

Fichas contextuales ............................................................................................................................................... 8

Selector de cuadro de diálogo ............................................................................................................................ 9

El Botón de Office (2007) ........................................................................................................................................ 10

Barra de herramientas de acceso rápido ........................................................................................................... 11

EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN .............................................................................................................. 13

Barras inferiores ....................................................................................................................................................... 13

Barra de estado .................................................................................................................................................... 13

Vistas de la hoja de cálculo ................................................................................................................................ 15

Zoom ....................................................................................................................................................................... 15


Elementos de una hoja de cálculo ....................................................................................................................... 16

El área de trabajo ................................................................................................................................................. 17

Modificar la estructura de un libro....................................................................................................................... 19

Insertar hojas de cálculo .................................................................................................................................... 19

Eliminar hojas de cálculo .................................................................................................................................... 21

Personalizar las etiquetas de las hojas de cálculo ....................................................................................... 22

Ocultar hojas de un libro .................................................................................................................................... 24

Ocultar un libro completo .................................................................................................................................. 26





mailto:[email protected]




























































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Capacitación en

INFORMÁTICA



Mover hojas de cálculo dentro del mismo libro ........................................................................................... 27

Copiar hojas de cálculo dentro del mismo libro ........................................................................................... 29

Mover o copiar hojas de cálculo a otro libro ................................................................................................. 30


Modificar la estructura de una hoja de cálculo ................................................................................................. 32

Seleccionar filas y columnas .............................................................................................................................. 32

Insertar filas y columnas ..................................................................................................................................... 34

Eliminar filas y columnas .................................................................................................................................... 34

Ocultar filas y columnas ..................................................................................................................................... 35

Modificar el tamaño de las filas y las columnas ............................................................................................ 36

Ocultar las líneas de la cuadrícula de una hoja de cálculo......................................................................... 37

Inmovilizar filas o columnas ............................................................................................................................... 38


































































3

Capacitación en

INFORMÁTICA



¿Qué es Excel? Excel 2007 es un programa para crear hojas de cálculo, integrada en la suite ofimática

Microsoft Office. Se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos.

Con Excel podemos crear planillas de cálculo, para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre

los mismos. Excel nos resultará de utilidad para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para

analizarlos, escribir fórmulas para realizar cálculos y presentarlos a través de una amplia variedad de

gráficos, con aspecto profesional.

FORMATOS DE ARCHIVOS

Los archivos de Excel 2007, 2010 y 2013 se guardan de forma predeterminada con el formato .XLSX, todos los

archivos que creamos en cualquiera de estas tres versiones se pueden abrir sin problemas en cualquiera de

ellas.











































































4

Capacitación en

INFORMÁTICA



Los escenarios de aplicación de Excel son muy diversos. Por ejemplo, podemos aprovechar la

distribución de la hoja de cálculo –en filas y columnas- para organizar datos personales o

laborales de forma rápida y sencilla, como por ejemplo, las comidas de la semana, planificar

nuestras vacaciones, o llevar un control de gastos familiares; pero también podremos utilizar

las potentes herramientas de cálculo para crear informes contables y financieros, como

estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados; también podremos

elaborar presupuestos, realizar un control de ingresos y egresos, administrar fácilmente datos

de ventas y facturación, o resumir datos de planillas extensas para enfocarnos solo en las

variables que necesitamos analizar.

Y estos son solo algunos ejemplos. Excel es un programa potente y versátil que provee las

herramientas necesarias para resolver todas las necesidades relacionadas con problemas de cálculo

y análisis de datos.

Con Excel podemos trabajar con hojas de cálculo que están integradas en libros. Un libro

es un archivo de Excel formado por un conjunto de hojas de cálculo, que pueden

contener diferentes tipos de elementos y datos.

La interfaz de Excel A partir de su versión 2007 Microsoft Office ha presentado un cambio importante en

su interfaz. De una organización de comandos en menús –propios de la versión 2003-

ha pasado a la interfaz Microsoft Office Fluent.

Excel 2007, 2010 y 2013 presentan la interfaz Microsoft Office Fluent –también conocida como

Ribbon, por su denominación en inglés- que organiza y agrupa a los comandos en fichas y grupos

lógicos en una banda horizontal denominada Cinta de opciones; este entorno, sencillo e intuitivo

facilita la rápida localización de las herramientas del programa.






































































5

Capacitación en

INFORMÁTICA



La Cinta de opciones Cada ficha de la Cinta de opciones está dividida en grupos que contienen a los comandos específicos

que están relacionados con un tipo de procedimiento, actividad o elemento seleccionado. Algunos

grupos tienen un pequeño indicador en la esquina inferior derecha, denominado Selector de cuadro

de diálogo, que nos permite abrir un cuadro de diálogo similar al de las versiones anteriores de Excel,

donde podemos encontrar comandos y otros parámetros que no aparecen en la Cinta de opciones.

CINTA DE OPCIONES DE EXCEL 2007


FICHAS

GRUPOS

SELECTOR DE CUADRO DE

DIÁLOGO

FICHAS

GRUPOS


DIÁLOGO







































































































































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Capacitación en

INFORMÁTICA




¿Qué encontramos en cada ficha de la Cinta de opciones?

FICHA INICIO

Muestra grupos y

comandos relacionados

con los formatos de las

celdas y con su alineación;

las opciones para copiar,

cortar y pegar y otras

funciones asociadas con la

búsqueda y con el

ordenamiento de datos.

ATAJOS DE TECLADO

Si presionamos la tecla [ALT] veremos que en la Cinta de opciones se activan letras y números que

nos permiten acceder a las fichas, grupos y comandos utilizando el teclado en lugar del mouse.

FICHAS

GRUPOS


DIÁLOGO

ATAJOS DE TECLADO

Además del mouse, podemos también acceder a la Cinta de opciones desde el teclado. Si presionamos la tecla

[ALT] veremos indicadores con letras o números junto a las fichas, grupos y comandos. Al presionar la tecla o el

número accedemos a la opción correspondiente.



















































































































7

Capacitación en

INFORMÁTICA



FICHA INSERTAR

Encontramos herramientas

para insertar tablas, tablas

dinámicas, gráficos e

imágenes. También

podremos agregar cuadros

de texto o encabezados de

página, entre otras

opciones.

FICHA DISEÑO DE PÁGINA

El grupo principal de esta

ficha es Configurar página,

donde encontramos los

comandos para definir el

tamaño de la hoja para la

impresión, ajustar los

márgenes o cambiar la

orientación, entre otras

opciones.

FICHA FÓRMULAS

El grupo más importante de

esta ficha es Biblioteca de

funciones, donde

encontraremos las distintas

funciones, agrupadas por

categorías. FICHA DATOS

Contiene comandos

relacionados con el

ordenamiento y el manejo

de datos de datos, como

por ejemplo, filtros

validaciones y las

consolidaciones.





















































































8

Capacitación en

INFORMÁTICA



FICHA REVISAR

Incluye las herramientas

destinadas al control de la

ortografía y de la

traducción, además de

herramientas relacionadas

con la inclusión de

comentarios en las celdas y

con la protección de la

información.

FICHA VISTA

Contiene grupos

relacionados con las

distintas formas de

visualizar datos de las hojas

de cálculo; también

encontraremos comandos

que nos permitirán

administrar las ventanas,

cuando trabajamos con

varios libros abiertos al

mismo tiempo.

Fichas contextuales Las fichas contextuales son fichas especiales que solo aparecen en la Cinta de opciones cuando

insertamos o seleccionamos determinados objetos en una hoja de cálculo, como por ejemplo

gráficos, tablas, tablas dinámicas, imágenes o formas. Al igual que las fichas comunes, están divididas

en grupos lógicos que contienen comandos relacionados con el objeto seleccionado y que solo son

necesarios para ese objeto.











































































9

Capacitación en

INFORMÁTICA



Selector de cuadro de

diálogo El selector de cuadro de diálogo

nos permite acceder a un cuadro

de diálogo similar al de versiones

anteriores de Excel, para utilizar

comandos que no aparecen en la

Cinta de opciones o para configurar

otros parámetros. Por ejemplo, si hacemos clic en el selector de cuadro de diálogo del grupo Número

de la ficha Inicio se abre el cuadro de diálogo Formato de celdas en la solapa Número.

OCULTAR COMANDOS

Si hacemos doble clic sobre cualquiera de las fichas de la Cinta de opciones, automáticamente se ocultarán los

grupos y comandos, quedando visibles solo las pestañas de las fichas. Al hacer clic sobre una ficha, se expandirá

su contenido. Si volvemos a hacer doble clic sobre cualquiera de las fichas, restauramos la Cinta de opciones.





















































































10

Capacitación en

INFORMÁTICA



El Botón de Office (2007) Los comandos para administrar archivos se encuentran ahora en el Botón de Office

de Excel 2007.

El Botón de Office es el círculo con el logo de

Microsoft Office que vemos en la parte

superior izquierda de la Cinta de opciones. Al

hacer clic en este botón se despliega un rectángulo

dividido en dos paneles: el panel izquierdo muestra los

comandos relacionados con el manejo de archivos,

como por ejemplo, [Nuevo], [Abrir], [Guardar] o

[Imprimir], entre otros. Los comandos del panel

izquierdo que tienen una flecha abren nuevas

opciones en el panel derecho.

De forma predeterminada, cuando hacemos clic en el Botón de Office, el panel derecho

muestra la lista de los últimos libros de Excel que utilizamos en ese equipo.

LA FICHA ARCHIVO

Excel 2010 y Excel 2013 han reemplazado el Botón de Office de Excel 2007 por la ficha [Archivo]. Aquí

encontraremos los mismos comandos que en el Botón de Office, pero cuando hacemos clic en esta ficha se

despliega una ventana a pantalla completa denominada Vista Backstage, que permite configurar distintas

opciones del comando seleccionado.





















































































11

Capacitación en

INFORMÁTICA



Barra de herramientas de acceso rápido La Barra de herramientas de acceso rápido agrupa un conjunto de comandos que

necesitamos utilizar de forma frecuente.

La Barra de herramientas de acceso rápido contiene un conjunto de comandos independientes de la

ficha activa en la Cinta de opciones. De forma predeterminada se encuentra por encima de la Cinta

de opciones, a la derecha del Botón de Office y muestra el acceso directo a los comandos [Guardar],

[Deshacer] y [Rehacer]. Pero podemos personalizarla cambiando su ubicación o agregando y

quitando comandos, de acuerdo a nuestras necesidades.

Para cambiarla a una nueva ubicación, debemos

desplegar la flecha que se encuentra a la derecha de

esta barra –al acercar el puntero del mouse

veremos la etiqueta Personalizar barra de

herramientas de acceso rápido- y seleccionamos la

opción [Mostrar debajo de la cinta de opciones].

Automáticamente, esta barra de herramientas se

ubicará por debajo de la Cinta de opciones, más

cerca de la hoja de cálculo. Para restablecerla a su

ubicación original, desplegamos nuevamente la

flecha que aparece a la derecha de la barra y

seleccionamos la opción [Mostrar encima de la cinta de opciones].











































































12

Capacitación en

INFORMÁTICA



Para agregar o quitar comandos de la Barra de

herramientas de acceso rápido, desplegamos el

menú Personalizar barra de herramientas de acceso

rápido y hacemos clic para marcar o desmarcar los

comandos que deseamos mostrar o quitar de esta

barra.

AGREGAR COMANDOS A LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO

Una forma rápida de agregar nuevos comandos a esta barra es haciendo clic con el botón secundario del mouse

sobre el comando que deseamos agregar desde la Cinta de opciones y en el menú contextual hacemos clic en

la opción [Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido].











































































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Capacitación en

INFORMÁTICA



EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN

1. Agregue los comandos [Nuevo], [Abrir] e [Impresión rápida] a la Barra de

herramientas de acceso rápido.

2. Coloque la Barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la Cinta de opciones.

3. Quite el comando [Abrir] de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Barras inferiores Aunque suelen pasar desapercibidas, las barras que se encuentran en la parte

inferior de la ventana de Excel 2007 ofrecen opciones interesantes que vale la pena

descubrir.

Barra de estado Esta barra es la pequeña banda horizontal que podemos observar en parte inferior de la ventana de

Excel, debajo de las celdas y de los nombres de las hojas, y que muestra diferente tipo de información.

Entre otras opciones, la Barra de estado informa si tenemos activado el BLOQ MAYÚS de nuestro

teclado o el teclado numérico. Además, podremos activar algunas operaciones básicas para que, al

seleccionar un grupo de celdas en la hoja de cálculo, aparezcan resultados de manera automática,

como por ejemplo, el promedio o la suma de los datos (si son numéricos), o el recuento de la cantidad

de celdas seleccionadas.











































































14

Capacitación en

INFORMÁTICA



Para modificar las opciones de información que se mostrarán en

la Barra de estado debemos hacer clic con el botón secundario del

mouse sobre ella. Accederemos al menú contextual Personalizar

barra de estado, donde podremos activar o desactivar diferentes

operaciones de cálculo, así como agregar otras opciones de

información.

LISTO!

En la parte izquierda de la Barra de estado vemos información sobre el estado de una celda seleccionada: Listo cuando no

realizamos ninguna acción; Introducir, si estamos ingresando datos en una celda vacía; o Modificar, cuando estamos editando

el contenido de una celda.
















































































15

Capacitación en

INFORMÁTICA



Vistas de la hoja de cálculo A la derecha de la Barra de estado encontramos la Barra de vistas, que nos permite ver la hoja de

cálculo en la que estamos trabajando de diferentes maneras. De izquierda a derecha, encontramos

las siguientes opciones de visualización:

Zoom Desde la barra deslizante Zoom (a la derecha de la Barra de vistas) podemos controlar el porcentaje

de acercamiento o de alejamiento de la hoja de cálculo en la que estamos trabajando. Los niveles de

zoom se pueden establecer en un rango comprendido entre 10% y 400%. El control del zoom se

puede realizar haciendo clic en los indicadores (-) para alejar o (+) para acercar. También se puede

mover el deslizador con el mouse, hacia la izquierda para alejar o hacia la derecha para acercar. En

cualquier caso, el porcentaje de zoom se mostrará a la izquierda de la Barra de zoom.

Normal: es la

utilizada por defecto

en Excel, con un

porcentaje de zoom

del 100%

Diseño de página: nos

permite visualizar la hoja

de cálculo en el formato

de impresión.

Vista previa de salto de

página: desde esta

vista podemos ver los

saltos de página, es

decir, los lugares

donde se dividirá la

hoja de cálculo al

momento de realizar

una impresión.



















































































































16

Capacitación en

INFORMÁTICA




1. Escriba tres números en tres celdas consecutivas. Seleccione las tres celdas y

observe los resultados en la Barra de estado.

2. Escriba tres palabras en tres celdas consecutivas. Seleccione las tres celdas y observe los

resultados en la Barra de estado.

3. Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la Barra de estado por y en el menú

Personalizar barra de estado tilde las opciones [Mínima] y [Máxima]. Vuelva a seleccionar las

tres celdas en las que ingresó números y observe nuevamente los resultados.

Elementos de una hoja de cálculo Muchas de las funciones que realizamos con Excel pueden realizarse con una

calculadora; sin embargo, la posibilidad de desplegar la información en la pantalla nos

permite comparar y analizar datos, establecer relaciones, realizar proyecciones y

estimaciones y, además, presentar en forma gráfica la información numérica, lo que

provoca un mayor impacto visual y facilita la comprensión de la información.

Al iniciar Excel 2007 accedemos a un nuevo libro que presenta, de forma predeterminada, 3 hojas de

trabajo, aunque esta cantidad de hojas se puede modificar eliminando las que no necesitamos o

agregando hojas adicionales. Cada una de las hojas de cálculo presenta una cuadrícula formada por

espacios verticales denominados columnas y espacios horizontales denominados filas. Para facilitar

nuestra ubicación en el espacio de trabajo, las columnas están identificadas con letras y las filas, con

números. La intersección de una columna y una fila es una celda. Por ejemplo, A1 es la celda ubicada

en la intersección de la columna A con la fila 1.






































































17

Capacitación en

INFORMÁTICA



El área de trabajo

FILAS

Cada uno de los espacios horizontales en los que se divide una hoja

de cálculo. Se identifican con números, desde la fila 1 hasta la fila

1.048.576.

CUADRO DE NOMBRES

Muestra la referencia a la celda activa, como por ejemplo, A1. Desde

aquí también podemos asignar nombres personalizados para

identificar a las celdas.

CUADRO DE

NOMBRES

COLUMNAS

FILAS

INSERTAR

FUNCIÓN

BARRA DE

FÓRMULAS

CELDA

ACTIVA

CONTROLADOR

DE RELLENO

BARRAS DE

DESPLAZAMIENTO

ETIQUETAS DE

HOJA DE CÁLCULO





































































































































































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Capacitación en

INFORMÁTICA



COLUMNAS

Cada uno de los espacios verticales en los que se divide una hoja de

cálculo. Se identifican con letras, desde la columna A hasta la

columna XFD.

INSERTAR FUNCIÓN Abre el cuadro de diálogo Insertar función, que nos permite acceder

a las diferentes categorías de funciones de Excel.

BARRA DE FÓRMULAS

Muestra el contenido de la celda activa. Si el contenido de esa celda

se obtuvo a partir de una fórmula, muestra la fórmula. Desde aquí

también podemos escribir y editar fórmulas y funciones.

CELDA ACTIVA

Es la celda seleccionada. Cada celda representa una posición

específica dentro de la hoja de cálculo que indica la intersección

entre una columna y una fila. La celda activa se identifica porque

cuando está seleccionada se muestra con un recuadro grueso.

CONTROLADOR DE

RELLENO

Cuando seleccionamos una celda, en su esquina inferior derecha

aparece un pequeño cuadrado, denominado controlador de relleno.

Al acercar el mouse, el puntero toma la forma de una cruz fina.

Utilizando este controlador podemos ingresar rápidamente datos,

copiando el contenido, rellenando series de datos o copiando la

fórmula de la celda activa en las celdas adyacentes.

ETIQUETAS DE HOJA DE

CÁLCULO

Cada hoja de un libro de Excel se identifica con una etiqueta que, de

forma predeterminada, recibe el nombre de Hoja1, Hoja2 y Hoja3,

respectivamente, aunque podemos modificar estos nombres, así

como agregar o eliminar hojas.

BARRAS DE

DESPLAZAMIENTO

Nos permiten desplazarnos por la hoja de cálculo, en sentido

vertical y horizontal.

Las celdas de la hoja de cálculo son unidades de información independientes entre sí, en

las que podemos escribir diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas, horas.

Las operaciones de cálculo se realizan a través de fórmulas y funciones que utilizan

operadores aritméticos como =, +, -, * (multiplicación) o / (división), y operadores lógicos

o de comparación, como por ejemplo, >, <, >=, entre otros.






































































19

Capacitación en

INFORMÁTICA



Modificar la estructura de un libro Cada libro de Excel 2007 tiene una estructura predeterminada, pero podemos

personalizarlo para ajustarlo a nuestras necesidades.

Insertar hojas de cálculo Los libros de Excel 2007 contienen -de

forma predeterminada- 3 hojas de

cálculo. Pero si nos resultan

insuficientes o solo necesitamos utilizar

una sola hoja, podemos agregar o eliminar hojas. Para agregar hojas a un libro, el

RANGO DE CELDAS

Un rango es un conjunto de celdas

seleccionadas. Para seleccionar un rango

hacemos clic en la primera celda que

queremos seleccionar y hacemos clic con

el botón principal del mouse mientras

arrastramos hasta seleccionar la última

celda. Luego, desde el Cuadro de

nombres podemos definir un nombre

específico para ese rango, como por

ejemplo, VENTAS, o aplicar acciones en

bloque, como cambiar el formato

simultáneamente a todas las celdas del

rango seleccionado.





















































































20

Capacitación en

INFORMÁTICA



procedimiento más sencillo es utilizar la solapa [Insertar hoja de cálculo], que aparece a la

derecha de las etiquetas que identifican a las hojas. Al hacer clic con el mouse sobre esta

solapa, se insertará automáticamente una hoja nueva, a continuación de las existentes.

Otra forma para agregar nuevas hojas de cálculo es utilizar el

menú contextual que se despliega al hacer clic con el botón

secundario del mouse sobre alguna de las etiquetas de las

hojas. Desde la opción [Insertar] accedemos al cuadro de

diálogo Insertar, donde seleccionamos la opción [Hoja de

cálculo]. Con este procedimiento, la nueva hoja de cálculo

que agregamos se ubicará delante de la hoja desde la cual

accedimos al menú contextual.

Además de una nueva hoja de cálculo, a través

del cuadro de diálogo Insertar podemos agregar

otros elementos, como por ejemplo, una nueva

hoja para crear Gráficos o seleccionar plantillas.

INSERTAR UNA HOJA DE SOLUCIONES DE HOJA DE CÁLCULO

Cuando accedemos al cuadro Insertar vemos dos solapas: la solapa [General] desde donde podemos insertar

una hoja de cálculo, una hoja de gráficos o una hoja de macros; y la solapa [Soluciones de hoja de cálculo] desde

donde podemos acceder a hojas prediseñadas que podemos completar con nuestros propios datos. Por

ejemplo, Amortización de préstamo o Informe de gastos, entre otras opciones.
















































































21

Capacitación en

INFORMÁTICA



También podemos insertar

nuevas hojas de cálculo

desde la Cinta de opciones.

Para ello, vamos a la ficha

Inicio y en el grupo Celdas

hacemos clic en la flecha

que aparece a la derecha del comando [Insertar], y en el menú desplegable seleccionamos la opción

[Insertar hoja].

Eliminar hojas de cálculo

Para eliminar las hojas de cálculo que no

necesitamos, hacemos clic con el botón secundario

del mouse sobre la etiqueta de la hoja que

deseamos eliminar y en el menú contextual

elegimos la opción [Eliminar].











































































22

Capacitación en

INFORMÁTICA



También podemos eliminar hojas de cálculo

desde la Cinta de opciones. Para ello, vamos

a la ficha Inicio y en el grupo Celdas hacemos

clic en la flecha que aparece a la derecha del

comando [Eliminar]; en el menú desplegable

seleccionamos la opción [Eliminar hoja].

Debemos ser cuidadosos en la selección de la

hoja que vamos a eliminar, ya que este procedimiento no se puede recuperar. Si la hoja que

intentamos eliminar contiene datos, aparecerá un mensaje de advertencia. Podemos cancelar si nos

equivocamos en la selección o eliminar la hoja en forma definitiva.

Personalizar las etiquetas de las hojas de cálculo De forma predeterminada, las hojas de cálculo de un libro de Excel 2007 se identifican como Hoja1,

Hoja2 y Hoja3, respectivamente. Pero podemos identificarlas con rótulos que nos informen mejor

acerca de su contenido. Para modificar el nombre predeterminado de la hoja, hacemos doble clic con

el botón principal del mouse sobre el rótulo de la etiqueta de hoja que queremos cambiar y

habilitamos el modo de edición de la etiqueta que nos permite escribir nuestro propio texto. El

nombre de una etiqueta de hoja puede contener hasta un máximo de 31 caracteres, incluidos los

espacios. Se puede utilizar cualquier tipo de carácter, tales como letras, números y caracteres

especiales. El rótulo de etiqueta no admite la aplicación de estilos tales como Negrita, Cursiva o

Subrayado, ni modificar el color de la fuente del rótulo.











































































23

Capacitación en

INFORMÁTICA



Otra forma de modificar el rótulo de la etiqueta es haciendo

clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de la

hoja, y desde el menú contextual seleccionamos la opción

[Cambiar nombre].

También podemos personalizar las etiquetas

modificando su color. Para ello, hacemos clic

con el botón secundario del mouse sobre la

etiqueta de hoja a la que deseamos cambiar

de color y en el menú contextual

seleccionamos la opción [Color de etiqueta].

Al acceder a la opción [Color de etiqueta] se

despliega una paleta de colores desde la cual

podemos seleccionar el color que deseamos

para nuestra etiqueta.
















































































24

Capacitación en

INFORMÁTICA



Ocultar hojas de un libro Si tenemos muchas hojas en un libro y se nos dificulta el desplazamiento de una a otra, podemos

ocultar temporalmente las hojas que no estamos utilizando. Para ocultar una hoja de cálculo

podemos elegir entre uno de estos dos procedimientos:

1. Con el botón secundario del mouse hacemos clic

sobre la etiqueta de la hoja que deseamos ocultar y en

el menú contextual seleccionamos [Ocultar].

2. Desde la ficha Inicio accedemos al grupo

Celdas y hacemos clic en [Formato]; en la

categoría Visibilidad seleccionamos [Ocultar

y mostrar>Ocultar hoja].

Ocultar una hoja no significa que la eliminaremos o que perderemos su contenido;

simplemente, la quitamos temporalmente de la vista. Cuando necesitamos volver a la hoja

que ocultamos, la mostramos.
















































































25

Capacitación en

INFORMÁTICA



Para volver a mostrar una hoja de cálculo que ocultamos, hacemos

clic con el botón secundario del mouse sobre una de las etiquetas

de las hojas visibles, y elegimos la opción [Mostrar].

Otra forma de mostrar nuevamente la hoja

de cálculo que ocultamos es desde la ficha

Inicio; en el grupo Celdas hacemos clic en

Formato y en la sección Visibilidad hacemos

clic en [Ocultar y mostrar>Mostrar hoja].

En ambos casos, cuando no tenemos

ninguna hoja oculta, la opción [Mostrar hoja]

o la opción [Mostrar] aparecerán

deshabilitadas, ya que no cumplirían

ninguna función. Estos comandos solo se

habilitan cuando tenemos hojas ocultas.











































































26

Capacitación en

INFORMÁTICA



Ocultar un libro completo Si estamos trabajando con varios libros (archivos) abiertos, puede resultarnos de utilidad la

posibilidad de ocultar temporalmente alguno de ellos. Para ocultar un libro de Excel vamos a la ficha

Vista y en el grupo Ventana hacemos clic en el comando [Ocultar ventana]; el libro desaparecerá de

nuestra vista.

Nuevamente es importante recordar que al ocultar un libro no lo cerramos ni lo

eliminamos, simplemente lo quitamos temporalmente.

Para volver a mostrar el libro oculto, accedemos

nuevamente a la ficha Vista y en el grupo Ventana

hacemos clic en el comando [Mostrar ventana].

Este comando aparecerá deshabilitado si no

tenemos ningún libro oculto.
















































































27

Capacitación en

INFORMÁTICA



Cuando hacemos clic en el comando [Mostrar ventana]

aparecerá un pequeño cuadro de diálogo en el que debemos

seleccionar el libro que deseamos volver a mostrar.

Mover hojas de cálculo dentro del mismo libro Podemos cambiar el orden en el que se muestran las hojas, incluso luego de haber ingresado datos

en ellas. Excel nos ofrece dos procedimientos para ayudarnos a reordenar las hojas del libro, en el

orden que necesitemos.

1. Mantenemos presionado el botón

principal del mouse sobre la hoja que

queremos desplazar mientras

arrastramos. Aparecerán dos

indicadores: una flecha hacia abajo y un

rectángulo que representa a una hoja.

Cuando soltamos la presión del mouse, la hoja se ubicará en su nueva posición, con todo su

contenido.

2. Hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de la hoja que deseamos mover,

y en el menú contextual seleccionamos la opción [Mover o copiar]. En el cuadro de diálogo Mover o

copiar seleccionamos la nueva ubicación para la hoja que estamos desplazando. La hoja seleccionada

se ubicará delante de la hoja que seleccionemos en este cuadro de diálogo. También podemos

ubicarla la final haciendo clic en la opción [(mover al final)].











































































28

Capacitación en

INFORMÁTICA



SELECCIONAR VARIAS HOJAS SIMULTÁNEAMENTE

Para seleccionar varias hojas simultáneamente debemos utilizar la tecla [CTRL], si las hojas no son adyacentes,

o la tecla [MAYÚS], si las hojas son adyacentes. En ambos casos, mantenemos presionada la tecla que

corresponda en cada caso, mientras hacemos clic con el mouse sobre las etiquetas de las hojas que deseamos

seleccionar.





















































































29

Capacitación en

INFORMÁTICA



Copiar hojas de cálculo dentro del mismo

libro Si necesitamos copiar el contenido completo de una hoja de

cálculo, podemos seleccionarlo y luego utilizar los comandos

[Copiar] y [Pegar], pero también es posible usar el cuadro de

diálogo Mover o copiar para copiar la hoja completa. Para

acceder a este cuadro de diálogo hacemos clic con el botón

secundario del mouse sobre la etiqueta de la hoja que

deseamos copiar, seleccionamos la opción [Mover o copiar] en

el menú contextual, y en el cuadro de diálogo Mover o copiar

tildamos la opción [Crear una copia].

La hoja que copiamos se identificará con

el nombre de la hoja original, seguido por

un número entre paréntesis, que indica la

cantidad de copias de esa hoja.











































































30

Capacitación en

INFORMÁTICA



Mover o copiar hojas de cálculo a otro libro También podemos mover o copiar hojas desde un libro en el

que estamos trabajando hacia otro libro de Excel. Para ello,

hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la

etiqueta de la hoja que deseamos mover o copiar, y desde el

menú contextual seleccionamos [Mover o copiar]. En el cuadro

de diálogo, desplegamos las opciones que aparecen debajo de

[Al libro] haciendo clic sobre la flecha de la derecha, y elegimos

alguna de las opciones. Luego de seleccionar el libro,

aparecerán las hojas del mismo, y procedemos de la misma

forma que lo hicimos para mover o copiar una hoja dentro del

mismo libro.

Si tenemos abiertos otros libros de Excel, aparecerán en este listado. También podemos hacer clic en

[(nuevo libro)] y automáticamente se abrirá un nuevo libro de Excel conteniendo a la hoja de cálculo

que movimos o copiamos desde el libro de origen.






































































31

Capacitación en

INFORMÁTICA



EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN 1. Inicie un nuevo libro de Excel 2007.

2. Inserte una nueva hoja de cálculo al final de las existentes.

3. Inserte una nueva hoja de cálculo delante de la Hoja2.

4. Elimine la hoja de cálculo que insertó al final (Hoja4).

5. Cambie el nombre de cada una de las hojas:

a. Hoja1 > PRESUPUESTO DEL MES DE MAYO

b. Hoja 5 > VENTAS

c. Hoja2 > INFORME DE GASTOS

d. Hoja3 > INGRESOS – EGRESOS

6. Cambie el color de las etiquetas de cada una de las hojas.

7. Mueva la hoja VENTAS al final de las existentes.

8. Copie la hoja INFORME DE GASTOS dentro del mismo libro

9. Copie la hoja VENTAS a un nuevo libro de Excel.

10. Oculte el libro.

11. Vuelva a mostrarlo.






































































32

Capacitación en

INFORMÁTICA



Modificar la estructura de una hoja de cálculo Las hojas de cálculo tienen una estructura predeterminada, pero podemos

personalizarlas para ajustarlas a nuestras necesidades.

Cada hoja de cálculo de un libro de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas, lo

que nos da un total de 17.179.869.184 celdas. Evidentemente, es un gran espacio para

desarrollar nuestras planillas. Sin embargo, podemos ampliar aún más esta capacidad

agregando más filas y columnas, o también eliminar las filas y columnas que no utilizamos.

Otros procedimientos que podemos aplicar para modificar la estructura predeterminada

de una hoja de cálculo es variar el tamaño de las filas y las columnas (el alto y el ancho,

respectivamente), inmovilizar filas o columnas o dividir sectores en una hoja de cálculo.

Seleccionar filas y columnas Antes de aplicar alguno de los procedimientos para insertar o eliminar columnas, debemos

seleccionar una o varias filas o columnas, de acuerdo a nuestras necesidades. La cantidad de filas o

columnas que se insertarán o eliminarán depende de la cantidad de filas o columnas que

seleccionemos.

Para seleccionar una única fila o columna, hacemos clic con el botón principal del mouse sobre el

encabezado de la fila o de la columna que deseamos seleccionar. Con este procedimiento se

seleccionará la totalidad de la columna o de la fila seleccionada, según corresponda.
















































































33

Capacitación en

INFORMÁTICA



Para seleccionar más de una fila o una columna, podemos utilizar diferentes procedimientos, según

se trate de una selección adyacente o no adyacente. Para seleccionar con el mouse columnas o filas

adyacentes, debemos hacer clic sobre el encabezado de la primera columna o fila que deseamos

seleccionar y, manteniendo presionada la tecla [MAYÚS] (o SHIFT) hacemos clic en la última fila o

columna que queremos incluir en la selección. Para seleccionar columnas o filas no adyacentes,

debemos mantener presionada la tecla [CTRL] mientras hacemos clic sobre los encabezados de las

filas o columnas que deseamos incluir en la selección.

DESPLAZARNOS RÁPIDAMENTE POR UNA HOJA DE CÁLCULO

Si presionamos la combinación de teclas [CTRL]+[INICIO] nos posicionaremos en la celda A1; si presionamos

[CTRL]+[FIN] iremos a la celda XFD1048576. Si la hoja contiene datos, al presionar [CTRL]+[FIN] iremos a la

última celda del rango de datos.

SELECCIÓN DE COLUMNAS

ADYACENTES

(tecla MAYUS)

SELECCIÓN DE COLUMNAS NO

ADYACENTES

(tecla CTRL)




































































































34

Capacitación en

INFORMÁTICA



Insertar filas y columnas Para insertar filas o columnas, el primer paso es seleccionar la cantidad de las mismas que deseamos

agregar utilizando alguno de los procedimientos de selección que vimos en el apartado anterior.

Luego de realizar la selección de filas o columnas podemos aplicar alguno de estos dos

procedimientos:

1. Con el botón secundario del mouse:

hacemos clic sobre la selección y en el menú

contextual elegimos la opción [Insertar].

2. Desde la Cinta de opciones: en la ficha

Inicio vamos al grupo Celdas y hacemos

clic en el comando [Insertar]; en el menú

desplegable seleccionamos [Insertar

filas de hoja] o [Insertar columnas de

hoja], según corresponda.

Eliminar filas y columnas Para eliminar filas o columnas aplicamos procedimientos similares. Una vez seleccionadas las filas o

columnas que deseamos eliminar, podemos utilizar el botón secundario del mouse y en el menú

contextual elegimos [Eliminar]; o desde Inicio/Celdas desplegamos el menú [Eliminar] y elegimos

[Eliminar filas de hoja] o [Eliminar columnas de hoja], según corresponda.











































































35

Capacitación en

INFORMÁTICA



Ocultar filas y columnas Si trabajamos con planillas de datos muy extensas,

podemos ocultar filas o columnas para visualizar

mejor los datos que nos quedan distantes entre sí. O

tal vez necesitamos ocultar momentáneamente datos

de algunas filas o columnas de nuestra hoja de cálculo.

Los procedimientos son similares a los que utilizamos

para insertar o eliminar filas o columnas. El primer

paso es siempre seleccionar las filas o columnas que

deseamos ocultar.

1. Para ocultar filas o columnas utilizando el botón

secundario del mouse, hacemos clic sobre la selección y en el menú contextual hacemos clic en

[Ocultar].

2. Para ocultar filas o columnas desde la Cinta de opciones, vamos a la ficha Inicio y en el grupo Celdas

hacemos clic en [Formato]; en el menú desplegable vamos a categoría Visibilidad y hacemos clic en

[Ocultar y mostrar > Ocultar columnas] u [Ocultar y mostrar > Ocultar filas], según la selección que

realizamos previamente.

Cuando ocultamos una columna aparece una línea negra gruesa

que nos indica que allí tenemos una columna oculta. Lo mismo

sucede cuando ocultamos una fila.

Para volver a mostrar las columnas o las filas ocultas seleccionamos las filas o las columnas anterior

y posterior a la que ocultamos; luego vamos a la ficha Inicio y en el grupo Celdas hacemos clic en

[Formato]; en el menú desplegable vamos a categoría Visibilidad y hacemos clic en [Ocultar y mostrar

> Mostrar columnas] u [Ocultar y mostrar > Mostrar filas], según corresponda.











































































36

Capacitación en

INFORMÁTICA



O podemos hacer clic con el botón secundario del mouse sobre la selección, y en el menú contextual

hacemos clic en [Mostrar].

Modificar el tamaño de las filas y las columnas

De forma predeterminada, cada celda de una hoja de cálculo de Excel 2007 tiene un alto

de fila de 15 puntos y un ancho de columna de 10,71 puntos. Este valor representa el

número de caracteres que se pueden mostrar en una celda con formato de fuente

estándar, es decir, con el tipo y tamaño de fuente predeterminados: Calibri, de 11 puntos.

Pero de acuerdo al diseño que deseamos para nuestra

planilla, podríamos necesitar modificar esos valores. La

forma más rápida de hacerlo es utilizando el mouse;

para cambiar el ancho de una columna, debemos hacer

clic con el botón principal del mouse en el borde del

lado derecho del encabezado de columna y

arrastramos hasta que la columna tenga el ancho que

deseamos.

Para cambiar el alto de una fila, hacemos clic con el

botón principal del mouse en el borde inferior del

encabezado de la fila, y arrastramos hasta que la fila

tenga el alto que deseamos.
















































































37

Capacitación en

INFORMÁTICA



También podemos modificar el alto de las filas y el

ancho de las columnas desde la Cinta de opciones.

Para ello, en la ficha Inicio vamos al grupo Celdas y

hacemos clic en [Formato]; en la categoría Tamaño

de celdas del menú desplegable encontramos las

opciones que nos permitirán establecer valores

específicos.

Ocultar las líneas de la cuadrícula de una hoja de cálculo De forma predeterminada, cuando iniciamos un nuevo libro de Excel 2007 las hojas de cálculo

muestran las líneas de división de las celdas. Si deseamos ocultarlas, vamos a la ficha Vista y en el

grupo Mostrar u ocultar quitamos la tilde de verificación de la opción [Líneas de cuadrícula]. Si

deseamos mostrarlas nuevamente, tildamos esta opción.

AJUSTE AUTOMÁTICO DE FILAS

Cuando aumentamos el tamaño de la fuente,

el alto de la fila se ajusta automáticamente.

AJUSTE AUTOMÁTICO DE COLUMNAS

Para ajustar automáticamente el ancho de la

columna al contenido de la celda, hacemos doble

clic en el borde de la derecha del encabezado de

columna.
















































































38

Capacitación en

INFORMÁTICA



Inmovilizar filas o columnas En planillas extensas nos resultará útil inmovilizar ciertas filas o columnas para mantenerlas visibles

mientras nos desplazamos por el resto de la planilla. Para poder utilizar estas herramientas, debemos

dirigirnos a la ficha Vista y dentro del grupo Ventana hacemos clic en [Inmovilizar paneles]. En el menú

desplegable encontramos las siguientes opciones:

1. [Inmovilizar paneles]: permite visualizar

tanto filas como columnas que se

encuentren por encima y a la izquierda de

la selección actual. De esta forma,

podremos visualizar encabezados de filas

y de columnas cuando nos estemos

desplazando por otra parte de la hoja.











































































39

Capacitación en

INFORMÁTICA



2. [Inmovilizar fila superior]: sólo

congela la primera fila de la hoja.

3. [Inmovilizar primera columna]: sólo fija la columna A.

Para quitar las inmovilizaciones de filas o columnas que aplicamos, vamos a Vista/Ventana

y hacemos clic en [Inmovilizar paneles]; la primera opción del menú desplegable es ahora

[Movilizar paneles], y al hacer clic sobre esta opción la hoja de cálculo volverá a su estado

original.











































































40

Capacitación en

INFORMÁTICA




1. Inicie un nuevo libro de Excel 2007.

2. En la celda A1 escriba VENTAS DEL MES DE MAYO.

3. En las celdas A2, B2, A3 y B3 ingrese respectivamente los siguientes valores: 4560, 5670, 3200

y 2400.

4. Modifique el ancho de la columna A para que se ajuste a la extensión del texto de la celda A1.

5. Seleccione la columna B e inserte una nueva columna.

6. Seleccione la fila 3 e inserte una nueva fila.

7. Oculte la columna B y la fila 3.

8. Vuelva a mostrar la columna B y la fila 3.

9. Inmovilice la columna A.

10. Haga clic en la barra de desplazamiento horizontal y mueva la hoja de cálculo hacia la derecha.

Observe qué sucede.

11. Quite la inmovilización de paneles que acaba de aplicar.










































































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