curso de excel 2010 cent35

CURSO DE MICROSOFT EXCEL BASICO

PONER EN MARCHA EL PROGRAMA

Para poner en marcha el programa lo abrimos. Existen varias formas, por ejemplo Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

Nos aparece la pantalla del programa

Coordinación de Extensión Académica- Sistema de Gestión Certificado Bajo ISO 9001


Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante

Diferentes partes de la pantalla

Veamos ahora las diferentes partes de la pantalla comenzando por la parte superior

La Barra de Título. La barra de arriba muestra el nombre del programa y el nombre del fichero. Como no hemos dado nombre todavía al fichero pone Libro 1, si el fichero tiene nombre pondrá el nombre que le hemos dado. A la derecha se encuentran los botones típicos de Windows para reducir la imagen y para cerrar.

La Barra de Acceso Rápido. La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos...

La Cinta de Opciones. La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.

Es posible que en la versión que tengas instalada en tu equipo de Excel 2010 visualices otras fichas con más opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo herramientas y funcionalidades.

Ésta integración permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el



menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta. Si quieres ver con detalle cómo hacerlo, visita el correspondiente avanzado de personalización del entorno.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes. Para sal ir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior.

La Barra de Fórmulas. Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

La Barra de Etiquetas. Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las Barras de Desplazamiento. Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

La barra de estado. Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.

La Ayuda. Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel. Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante.

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.



La Hoja De Trabajo.El gran área formada por cuadrículas constituye la hoja de trabajo de la hoja de cálculo.

En nuestra pantalla a continuación tenemos las columnas designadas por letras. En la siguiente imagen las columnas A, B, C, D, E, F y G

La hoja de cálculo es mucho más grande de lo que aparece en pantalla. Si nos desplazamos a la derecha hasta el final llegamos en nuestra hoja de cálculo hasta las columnas XFA, XFB, XFC, XFD. Podemos desplazarnos por la hoja de cálculo utilizando las flechas del teclado.

Las filas se nombran mediante números. En la imagen las filas 1, 2, 3, 4, 5, 5 y 7

Las celdas se nombran por su columna y por el número de su filaEn la imagen las celdas nombradas por su columna y el número de línea. La celda activa es la celda 3 de la columna B que se designa B3. Escribimos primero la columna y después la fila.

EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL

Introducir Datos

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

Intro: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

Teclas de movimiento: Se valida el valor introducido en la cel da y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos flecha derecha será la celda contigua hacia la derecha.

Cuadro de aceptación: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la cel da seguirá con el valor que tenía.



Modificar Datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar l a tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modi ficar la información.

Después de teclear l a modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir..

Si después de haber modi ficado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reempl azar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo val or directamente sobre ésta.

Cambiar el tamaño de visualización de las filas y columnas

Vamos a escribir en la casilla B2 "Presupuesto Anual" y en la C2 "Total Ventas". Pulsamos con el botón izquierdo del ratón sobre la celda en la que deseamos escribir.

Podemos escribir directamente en la celda. por ejemplo "Presupuesto Anual. Nos situamos en la C2 y escribimos "Total Ventas".

Hemos escrito "Presupuesto Anual" pero solo se ve "Presupuesto". La palabra "Anual" está oculta por la siguiente columna.

Podemos hacer que se vea "Presupuesto Anual" ampliando la columna.



Nos situamos con el cursor en la barra donde están las letras que designan las columnas, entre las dos columnas. Véase la crucecita en la figura.

Y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón nos desplazamos.

Podemos cambiar el tamaño de visualización de las filas de igual modo. Nos situamos en la barra que muestra los números de las filas en la línea que queremos mover. Y manteniendo pulsado el ratón movemos la línea.

Podemos cambiar la visualización de toda la Hoja de Trabajo mediante el comando Zoom, de varias formas:

Una de las opciones es mediante la cinta vista las opciones de zoom

Haciendo clic en Zoom tendremos mas opciones para definir el tamaño que necesitamos para trabajar.

Otra forma de modificar el zoom es a través de la barra de estado



La Hoja De Trabajo

La hoja de trabajo se compone de centenas de columnas y varios miles de filas.

Para movernos por las distintas filas de la hoja de trabajo utilizando la barra de desplazamiento que se encuentra en el lateral derecho de la pantalla.

Y cambiar las columnas que se muestran en pantalla mediante la barra de desplazamiento inferior.

Otra forma de desplazarnos por la hoja de trabajo es a través de las teclas rápidas del teclado

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas.

Por ejemplo, para ir a la celda D15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.

Moverse por las Hojas

En la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos realizar por ejemplo en cada hoja un presupuesto y posteriormente integrarlos.



Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos, presupuestos o apartados analizados. Activamos por ejemplo la "Hoja número 2".

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

SELECCIONAR FILAS, COLUMNAS, BLOQUES DE CELDAS

Seleccionar Filas

Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy útil para realizar de forma conjunta operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo formato a un gran grupo de celdas es mucho más rápido marcar el grupo y aplicar a todas a la vez el nuevo formato.

Para seleccionar una fila pulsamos sobre el número que designa la fila. Y si queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado el botón y nos desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas 4,5 y 6.

Seleccionar Columnas

Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la columna donde se encuentran las letras que designan las columnas y pulsamos el botón izquierdo del ratón.

Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el botón del ratón y nos desplazamos a las siguientes columnas.

Seleccionar Bloques De Celdas

Podemos fácilmente seleccionar un rectángulo de celdas pulsando sobre la celda situada en una esquina y manteniendo pulsado el ratón nos movemos hacia la esquina opuesta.

Otra forma de hacerlo es marcar la primera celda y manteniendo pulsada la tecla de mayúsculas del teclado movernos a la última.



Seleccionamos por ejemplo desde la celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la B3 y nos movemos a la D5.

¿Qué hacer para seleccionar un conjunto de celdas salteadas? Por ejemplo queremos marcar las celdas B3, B4, B5 y las D3 y D4

Nos movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón. Mantenemos pulsada la tecla "Ctrl" (la tecla Control se encuentra en la esquina

inferior izquierda del teclado) pero soltamos el botón del ratón y nos movemos a D3

Nos movemos desde D3 a D4 manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón.

Seleccionar Todas Las Celdas

Puede ser útil seleccionar todas las celdas. Por ejemplo cuando queremos dar un mismo formato a todas las celdas

Pulsamos sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Arriba del "1" que designa la primera columna.

NOMBRAR CELDAS Y RANGOS

Excel permite un manejo fluido y sencillo de las celdas. Tanto a través de las columnas, las filas o manejando las celdas individualmente.

Pero Excel también tiene en los rangos otra herramienta sumamente potente para el manejo de información. La principal característica de los rangos es que se les puede dar un nombre, a un conjunto de celdas o incluso a una sola celda, que sería un conjunto de solo una celda.



¿Y por qué es tan importante el hecho de poder dar nombre a los rangos? Bueno, un rango no es más que un conjunto de celdas definido por sus celdas superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos puntos. Es fácil reconocer el rango situándolo mentalmente en la hoja de cálculo. Pero si la hoja es muy grande ¿Podríamos recordar exactamente la posición de todos los conjuntos y subconjuntos de celdas?

Es más sencillo hacer referencia a Ventas, que Z51:AZ54. Y a Compras que X32:Z37.

Veamos un ejemplo, para asignar un nombre, el primer paso es seleccionar el rango. C4:E4. Una vez que esté marcado escribiremos el nombre que deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres. Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos la tecla Intro.

Ya tenemos nuestro primer rango.

Veamos ahora sus ventajas, por ejemplo llevemos el puntero a alguna celda lejana por ejemplo la H49. Si ahora quisiéramos ir de nuevo a la posición de los meses, pero no nos acordamos de su rango solo tenemos que pulsar la tecla F5

Aquí se mostrara todos los rangos definidos, solo tendremos que seleccionar y aceptar. Para que Excel nos lleve de a la posición deseada.

Los rangos tienen muchas más utilidades que se vuelven más y más imprescindibles cuanto más grande y compleja es la hoja de cálculo en la que estamos trabajando

DAR FORMATO A LOS DATOS INTRODUCIDOS

Tenemos que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el formato. Anteriormente vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo hemos introducido los datos de nuestro presupuesto mensual y marcamos las celdas a las que deseamos dar formato.

Vamos a realizar un ejemplo en el que:



Pondremos una Línea de Contorno a nuestro presupuesto. Cambiaremos el tipo de letra a Verdana y aumentaremos el tamaño de las letras. Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita. En azul las letras correspondientes a los conceptos de gasto. Y el fondo de las celdas con números lo pondremos de color verde claro

En la pestaña Inicio hacemos clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente para abrir el cuadro de dialogo de Formato

También podemos acceder directamente a las funciones de formato más utilizadas a través de la cinta Inicio en la sección fuente.

Ejemplo de Formato

Vamos a poner una línea de contorno, es decir un recuadro alrededor de varias celdas.

Seleccionadas las celdas sobre las que queremos aplicar el formato.

En la pestaña Inicio hacemos clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente para abrir el cuadro de dialogo de Formato

En nuestro ejemplo en Línea hemos seleccionado una gruesa.

Pulsamos en bordes, Contorno Y Pulsamos Aceptar

Y nuestro presupuesto nos queda recuadrado.



Vamos a cambiar el tipo de letra a Verdana y aumentar a 16 el tamaño de las letras:

Seleccionamos las celdas. En la Cinta de Inicio en la sección Formato pulsamos sobre el botón que muestra un triángulo para cambiar el tipo de letra. Y seleccionamos por ejemplo Verdana.

Y aumentamos el tamaño de las letras a 16, pulsando sobre el siguiente botón y seleccionado 16

Para Poner "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita. Seleccionamos la celda que queremos poner en negrita. Y pulsamos la N de la Cinta de Inicio.

Vamos en nuestro ejemplo a poner de color azul las letras correspondientes a los conceptos de gastos:

Seleccionamos desde la celda donde pusimos Casa a la celda Ropa.

Y pulsamos sobre el botón Color de fuente. Marcamos el color deseado.

Poner el fondo de las celdas con números de color verde claro.

Seleccionamos las celdas a las que deseamos cambiar el color del fondo.

Pulsamos sobre Color de relleno. Y seleccionamos el color verde claro.

Hemos cambiado el tamaño de las columnas para visualizar las palabras completas. Como vimos anteriormente para cambiar el tamaño de las columnas



nos situamos con el cursor entre las letras que designan las columnas y manteniendo pulsado el botón del ratón nos movemos.

Y el resultado correspondiente a nuestro ejemplo para cambiar el formato nos queda como muestra la imagen de la derecha.

Formulario Formato de Celdas

Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde el cuadro de diálogo de Formato

Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato. Pulsando sobre la fecha en la parte inferior derecha de la sección formato. En el cuadro de diálogo de Formato de celdas que aparece pulsamos sobre la

pestaña de Fuente.

En este cuadro podemos cambiar la alineación de los datos introducidos, pulsando sobre la pestaña alineación y marcando una nueva opción.



Podemos cambiar el aspecto de las líneas que delimitan las celdas utilizando la pestaña Bordes y seleccionando por ejemplo unas líneas más gruesas.

Igualmente podemos cambiar el formato numérico en Número, y poner un formato monetario por ejemplo.

En este mismo formulario podemos cambiar el fondo de las celdas seleccionando diferentes tramas y proteger para ocultar o bloquear celdas.



Autoformatos en Excel

El aspecto de nuestras hojas es un aspecto importante, sobre todo si otras personas van a ver y evaluar nuestro trabajo.

Ya hemos tenido algún contacto con los formatos en Excel, pero hay una forma más rápida y sencilla de mejorar el aspecto de nuestro trabajo sin tener que dedicarle mucho tiempo ni esfuerzo.

Vamos a aprender a manejar los autoformatos. Veamos una página sin formatos.

El siguiente paso es seleccionar una celda que esté dentro de una tabla, por ejemplo C5. Hacemos clic sobre el botón Estilos de celda. Verás muchas opciones entre las que elegir. Al hacer clic sobre una de ellas, el estilo se aplicará automáticamente.

Alinear los Datos

Podemos llegar a las instrucciones para cambiar la alineación por varios caminos. Por ejemplo con los mismos datos que escribimos anteriormente ahora:

Los números los vamos a centrar con respecto a su celda:

Seleccionamos las celdas correspondientes a los números que queremos centrar.

En la cinta de Inicio pulsamos sobre el botón con la imagen de Centrar. Si la imagen centrar no aparece en su pantalla debe pulsar en el botón. Más Botones situado en el lateral derecho de la cinta.



Desbordamiento De Datos

Es bastante frecuente que cuando manejamos operaciones numéricas se produzca un desbordamiento de celda. Esto se produce cuando el dato no cabe en el espacio visible de la celda. Cuando esto ocurre la Excel nos llama la atención sobre ello con el símbolo "#"

Hay varias formas en que Excel actúa frente al desbordamiento, dependiendo si el desbordamiento se produce en una celda con datos textos o con datos numéricos

Si el desbordamiento se produce con datos texto, el comportamiento de Excel depende de la situación de la celda situada inmediatamente a su derecha.

Si está vacía, el texto se prolongara a su derecha libremente. Pero si está ocupada entonces solo será visible la parte del texto que quepa en la zona visible de la celda.

Si el desbordamiento es numérico, se produce al ser la cifra más extensa que la longitud de la celda, se muestra con el símbolo # repetido todo el ancho de la celda.

Eso no significa que haya habido un error o que hayamos perdido el resultado de nuestros cálculos. No, el dato sigue estando allí, para verlo solo tendremos que modificar el ancho de la columna hasta que aparezca el dato.

Puede haber otras ocasiones en que no nos importe ampliar un poco la celda. En estos casos podremos ver el contenido de la celda en notación científica.



La notación científica se lee simplemente multiplicando el numero mostrado por 10 elevado a la cifra que hay tras el signo +. En otras palabras, se corre la coma tantos puestos a la derecha como el número que haya tras el signo +.

OPERACIONES CON ARCHIVOS

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. Básicamente todas estas operaciones se encuentran en el menú Archivo

Guardar Un Libro De Trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente.

Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobrescribiéndolo.

Para Almacenar El Archivo Asignándole Un Nombre

Hacemos clic el menú Archivo y elegimos la opción Guardar como...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:



Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:

Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que se incluye en la ventana. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. Y por último haz clic sobre el botón Guardar.

Para Guardar Los Cambios Realizados Sobre Un Archivo

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl +G.

Si tratamos de guardar un archi vo que aún no ha sido guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permi tirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Cerrar Un Libro De Trabajo

Una vez hayamos terminado de trabaj ar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo. Seleccionar el menú Archivo y elige la opción Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos dará a escoger entre tres opciones:

Cancelar: El archivo no se cierra.

Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había guardado aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación.



No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la última vez que guardamos.

Empezar Un Nuevo Libro De Trabajo

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que ya estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. Ésta operación se denomina Nuevo

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberemos seguir los siguientes pasos: Selecciona el menú Archivo y el ige l a opción Nuevo.

Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:

Seleccionamos Libro en blanco en la lista de opciones y a continuación hacemos clic en Crear, en el panel situado más a la derecha. Pero también podemos partir de una plantilla, en vez de un libro en blanco.

Abrir Un Libro De Trabajo Ya Existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:



Exploraremos las carpetas hasta encontrar el libro que nos interese, selecciónamos con un clic y después pulsamos el botón Abrir.

Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscamos hay muchos otros archivos, podemos optar por escribir el Nombre del archivo en el recuadro. A medida que vayamos escribiendo, se mostrará un pequeño listado de los archivos que coincidan con los caracteres introducidos. Simplemente hacemos clic sobre él.

Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente. Seleccionaremos Reciente en el menú Archivo y hacemos clic sobre el que queremos abrir. Se mostrarán ordenados por fecha de última utilización, siendo el primero el más recientemente utilizado.

Si quieremos que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes hacemos clic sobre la chincheta que se encuentra a su derecha. Esto lo fijará en la lista hasta que lo volvamos a desactivar.

OPERACIONES NUMÉRICAS

Realizar Operaciones Numericas

Excel es una hoja de cálculo y como su nombre indica su función fundamental es trabajar con grandes volúmenes de números y realizar cálculos numéricos.

Sumar números:

Marcamos los números que deseamos sumar. Pulsamos sobre el símbolo Sumatorio que se encuentra en la Cinta de Inicio en la

seccion Modificar.



Componentes De Las Funciones

Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de fórmulas aparece la expresión =SUMA(B4:B7).

La anterior fórmula se compone de:

Comenzamos con el signo igual. Todas las fórmulas comienzan con el signo igual para indicarle al programa que se trata de una función y no de un texto.

A continuación la función, es decir la operación matemática que deseamos realizar. En nuestro caso SUMA

Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los números sobre los que deseamos realizar la operación. En este caso como queremos sumar los números que se encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos B4 dos puntos y B7.El formato es por ejemplo B4:B7

Sumas En Filas Y Columnas

Vamos a sumar por filas y por columnas.

Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.

Marcamos las celdas que contienen los números y dejamos celdas libres en la columna y fila siguientes.

Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma.

Y el resultado es que:

Los primeros cuatro números de la columna C son el resultado de sumar los dos números de cada fila.

Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los números de la columna superior.

Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de todos los números que tenemos inicialmente en las dos columnas

Operaciones Matemáticos



Las operaciones matemáticas fundamentales pueden realizarse directa y fácilmente con el programa Excel.

Para sumar directamente varios números:

Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para indicar al programa que se trata de una operación matemática.

Sumamos utilizando el signo + Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de cambiar

de celda. Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y

pulsamos Enter en el teclado.

Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos Enter en el teclado.

Dividir. Dividimos con el símbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter.

Potencias. Elevar un número a una potencia es multiplicar ese número por si mismo un cierto número de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un número a un número a una cierta potencia podemos emplear el símbolo ^ . Por ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enter en la celda aparece el resultado de 16.

El Orden En El Que Se Efectuan Las Operaciones Matematicas

En matemáticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado.

El programa Excel calcula en un cierto orden:

Primero las operaciones entre paréntesis. Las potencias Las multiplicaciones y divisiones Sumas y restas.

Por ejemplo realizaremos la la operación 4*(4-3) .NO es 4 por 4 menos 3 que daría como resultado 13 . Sino que primero se calcula el paréntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica por 4.Por tanto el resultado es 4

EJEMPLO

¿Cuál es el resultado de la operación 4+5*2-7*(2+3)^3 ?

El programa primero calcula el paréntesis (2+3) que da 5 Después calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125 A continuación las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125 que da

875 Nos queda 4+10-875 es decir 14 menos 875 que da como resultado un número

negativo -861



Orden De Las Operaciones

Lo más normal es que solo utilicemos formulas con dos operadores. Pero Excel es mucho más potente que esto. Con Excel podemos utilizar tantos operandos y operadores como necesitemos.

Vamos a ver algunos ejemplos:

Con un solo operador hacemos que el contenido de una celda aparezca en otra

Y si modificamos la celda original, tambien se modificara automáticamente la celda de la formula.

Con dos operadores:

Ya conocemos suficientemente este tipo de formulas, asi que no le dedicaremos mas tiempo.

Con mas de dos operadores.

Esto lo veremos mas claramente con un ejemplo.En la siguiente imagen calculamos los beneficios por participación, y le restamos los impuestos.

Hemos escrito la formula tal como la enunciamos: Los ingresos menos los gastos, divididos por el numero de participaciones y finalmente le restamos los impuestos.



El resultado obtenido es 534

Pero Excel tiene un sistema de prioridad de operandos, esto significa que Excel comprueba la formula primero y ejecuta las operaciones de dos en dos empezando por los operandos mas importantes según su orden de prioridad

El orden es el siguiente: Primero se ejecutan las operaciones que estan entre paréntesis, primero los mas anidados. Segundo la exponenciacion. Tercero la multiplicación y división, en caso de igual importancia se evalua primero el situado mas a la izquierda. Y por ultimo se evaluan la suma y la resta, con el mismo criterio de igualdad que la multiplicación y la division.

Asi pues en la operación anterior lo que hicimos realmente fue: dividir los gastos por el numero de participaciones y el resultado se lo restamos a los ingresos y al total le restamos los impuestos.

Para construir la formula que queriamos tendríamos que haber usado los paréntesis para priorizar las operaciones como en el ejemplo inferior

Observa la diferencia de resultados.

LISTAS

Excel tiene funcionalidades orientadas a facilitarnos la introducción de datos en las hojas de cálculo.

Una de ellas son las listas.

Las listas consisten en que mientras vamos introduciendo datos en una columna Excel crea automáticamente una lista con todos ellos. Y cuando vayamos a repetir un dato ya introducido, Excel nos permite seleccionarlo de la lista en vez de rescribirlo.

Por ejemplo, tras teclear esta columna de datos

Nos situamos en la primera celda vacía que haya tras los datos y pulsamos el botón derecho del ratón



En el menú que se ha desplegado, elegiremos la opción "Elegir de la lista".

Excel nos mostrara una lista con todos los datos introducidos en la columna hasta el momento.

Para insertar uno de ellos en la celda elegida solo tenemos que pulsar en él.

Excel tiene otras funciones de automatización relacionada con las listas, por ejemplo si escribimos Lunes y arrastramos la ventana

Veremos que una nota nos va mostrando los distintos días de la semana y si soltamos el ratón

Vemos que se crea automáticamente una lista con los días de la semana.



Para ahorrarnos trabajo Excel tiene predefinidas listas con los días de la semana, los días de la semana abreviados, los meses y los meses abreviados.

FUNCIONES

Las anteriores fórmulas utilizan los operadores matemáticos normales, mientras que las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parámetros. Las funciones son fórmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos.

Por ejemplo la función que nos permite realizar la suma de los números introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde:

Comenzamos la función con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata de una función.

El nombre de la función que queremos realizar. La operación que deseamos realizar en este caso SUMA

El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se encuentran los números a sumar.

En este curso en los primeros ejemplos estamos utilizando como argumentos de las fórmulas referencias de celdas. Pero en general los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices o referencias de celdas.

Las funciones adoptan la forma de =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...), donde los argumentos se encuentran separados por punto y coma.

Por tanto para sumar los números introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos varias posibilidades

Utilizar la función SUMA y escribir todos los argumentos uno detrás de otro =SUMA(A1;A2;A3;A4)

Utilizamos la función SUMA pero ahora resumimos las celdas escribiendo la primera, dos puntos y la última =SUMA(A1:A4)

Sumamos mediante el operador matemático suma u escribiendo todas las celdas =A1+A2+A3+A4

EJEMPLO

Vamos a partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen. Vamos a utilizar dos funciones:

Calcular las sumas y Una función para calcular que cantidad corresponde a las ventas más bajas de un

mes y zona.



El texto "Ventas mensuales" lo tecleamos en la celda A1 y luego hemos marcado desde la celda A1 a la E1 y pulsado el botón Combinar y centrar.

Para adaptar el formato de los números hemos utilizado el botón $ argentinos.

Vamos a utilizar primero la función Autosuma que conocemos para calcular los totales. Para sumar la primera columna la función quedaría =SUMA(B4:B7)

Independientemente del cálculo anterior vamos a calcular el mes y la zona al que corresponden la ventas más bajas utilizamos la función Mínimo que se designa por MIN.

Vamos a calcular el mínimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto el argumento es la zona de datos sobre la que deseamos calcular el mínimo. Es decir desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7)

La función queda =MIN(B4:C7). La escribimos en la celda B11y el resultado se muestra en la siguiente imagen.

Una de las cuestiones más interesantes de las Hojas de Cálculo es que nos permite cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta los nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el número 122,00 que aparece en la celda C7 por el número 350 y comprobaremos como afecta a la suma de su columna y al resultado mínimo de ventas.

Y el resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que hemos efectuado y la función mínimo también.

INSERTAR FUNCIÓN

El programa Excel cuenta con gran número de funciones predefinidas a las que se accede fácilmente partiendo del botón Pegar Función.

Nos situamos en la celda donde queremos colocar la fórmula y donde se mostrara el resultado de la función. en nuestro ejemplo vamos a calcular la media aritmética de los valores introducidos en las celdas A4, B4, C4 y D4 y el resultado queremos que aparezca



en E4. La media aritmética suma los números y los divide entre el número de elementos sumados. Por tanto nuestra función realizará la operación matemática de sumar 4+6+2+10 y dividir por cuatro.

En la Barra de Formulas pulsamos sobre el botón Insertar Función

Nos aparece un cuadro en el que tenemos primero que seleccionar el grupo en que se encuentra la función que deseamos utilizar, es decir pulsamos sobre una Categoría de la función. En nuestro ejemplo la función media aritmética se encuentra dentro la Categoría de funciones Estadísticas.

Y una vez seleccionada la Categoría de la función nos queda seleccionar a la derecha del cuadro el Nombre de la función, el nombre que designa a la media aritmética es PROMEDIO

Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. En nuestro ejemplo es el cuadro correspondiente a la función promedio.

Ahora se trata de especificar los argumentos de la función PROMEDIO. En nuestro caso consiste en especificar las celdas que contienen los números a los que queremos calcular la media aritmética. El programa automáticamente asume que son los números que se encuentran a la izquierda de la casilla donde estamos introduciendo la fórmula. Si el



programa no pone correctamente las celdas que queremos utilizar para el cálculo cambiamos los nombres de las celdas donde pone Número1.

Y en la celda marcada se coloca la función y nos muestra el resultado de aplicar dicha función a los argumentos seleccionados. En nuestro ejemplo la media aritmética da cinco y medio como se muestra en la celda E4 donde hemos introducido la fórmula

CREAR SERIES

Si necesitamos escribir una serie de números o una serie de términos como Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la creación de modo muy rápido de la serie.

Vamos a generar la serie con los meses del año.

Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie. Nos situamos en la esquina de la celda. Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botón del ratón nos

desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la serie.

Y el resultado cuando soltamos el botón será una serie con tantos términos como casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero igual podemos escribir todos los meses del año de forma automática.

Crear Series Numericas

Con Excel es fácil crear series numéricas.



Vamos a generar la serie numérica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de cálculo solo el 2 y el 4.

Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la siguiente.

Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas y aparece una crucecita negra.

Manteniendo pulsado el botón del ratón nos desplazamos a las celdas donde deseamos que se escriba la serie.

Y el resultado es la generación rápida y automática de una serie numérica

UTILIZAR NOMBRES DE RANGO EN LAS FUNCIONES

Hemos aprendido en anteriores lecciones la importancia de los rangos y como dar nombre a los rangos. En esta lección aprenderemos la utilidad de aplicar los rangos a las funciones.

Vamos a verlo con un ejemplo

Crearemos un rango para cada mes y también para cada articulo, como ya sabemos, simplemente seleccionando las celdas que deseemos y dándole el nombre de su titulo

Y también para el articulo

Ahora crearemos una formula que que sume las compras realizada en Enero. Para ellos solo tendremos que teclear en la celda correspondiente al siguiente formula "=Suma(Enero)"



Como podemos ver Excel ha calculado el resultado del sumatorio del rango de Enero, sin tener que introducir las celdas de inicio y final.

Podemos darle el nombre que queramos a los rangos, por ejemplo es mas fácil identificar el rango SumaComprasEnero, que simplemente Enero.

Los rangos tienen una peculiaridad mas, son referencias absolutas. Por ejemplo:

Si copiamos la formula de enero en febrero, al contrario de lo que ocurre en otras ocasiones, la formula no se actualizara con los datos de su nueva columna.

Si no que el resultado sigue haciendo referencia al contenido del rango que hemos definido como Enero.

La principal utilidad de esto es que podemos utilizar facilmente las rangos de las funciones en cualquier parte de la hoja de cálculo, sin preocuparnos por celdas, ni casillas. Simplemente tendremos que haber definido bien el rango como por ejemplo "ComprasEnero".

COPIAR

La secuencia para copiar el contenido de una o varias celdas, en las que la información ya está introducida y reproducirlas en otras es la siguiente:

Lo primero es seleccionar las celdas que vamos a copiar. Marcamos la celda o las celdas donde se encuentra la información que deseamos copiar.

Emplear el comando Copiar. Disponemos de varias opciones para llegar al comando copiar.

o Partiendo de la Cinta Inicio



o Pulsando el Botón DERECHO del ratón.

Seleccionar el área donde se copiara el contenido. Seleccionamos en la cinta de Inicio. Y pulsamos sobre Pegar

EJEMPLO

Vamos a escribir la palabra "gastos" en la celda A2 y a continuación en vez de escribir la palabra de nuevo la vamos a copiar en las celdas A4, A5 y A6.

Escribimos gastos en la celda A2 y pulsamos Enter. Pulsamos con el ratón sobre la celda A2 y la marcamos. Pulsamos el botón DERECHO del ratón y del menú que aparece seleccionamos

Copiar. El contorno de la celda se pone intermitente. En la celda A4, pulsamos para marcarla como lugar de destino de la copia. Pulsamos el botón DERECHO del ratón y del menú que aparece seleccionamos

pegar.



Marcamos la celda A5 y pulsando el botón DERECHO del ratón, en el menú que aparece, seleccionamos Pegar.

Repetimos la operación en la celda A6. Pulsamos la tecla de Escape "Esc", que se encuentra en la esquina superior

izquierda.

Y el resultado muestra las tres celdas donde hemos copiado el contenido de la A2. En la imagen la celda activa es la A6 como se muestra también en la Barra de fórmulas que muestra el nombre de la celda activa y su contenido.

Otra forma de copiar el contenido de una celda en otras es:

Marcar la celda Nos situamos en la esquina de la celda para que aparezca una crucecita negra. Manteniendo pulsada nos movemos a las siguientes celdas donde se reproduce la

información.

EJEMPLO

Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y vamos a copiar la palabra a las celdas C3, C4, C5 y C6.

Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y pulsamos Enter Marcamos la celda C2 y nos situamos en la esquina de la celda. Cuando aparece la crucecita negra, manteniendo pulsado el botón del ratón nos

movemos hasta C6. Soltamos el botón y aparece el resultado de copiar la celda.



Y el resultado

COPIAR FÓRMULAS

Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Cálculo es copiar las fórmulas introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de Cálculo.

Para copiar una fórmula se emplea el mismo método de Copiar y Pegar. Por tanto:

Seleccionamos las celdas donde se encuentra la fórmula que deseamos copiar. Pulsamos Copiar Marcamos las celdas donde queremos copiar la fórmula Pulsamos Pegar

EJEMPLO

Tenemos unos números en la columna A que queremos sumar a los números de la columna B.

Se trata de sumar el número de la celda A1 y el número de B1 y el resultado ponerlo en C1. Sumar el número de la celda A2 y la celda B2 y el resultado ponerlo en la C2. Y así con todas las filas de números.



Partimos de los números que se muestran en la primera imagen.

En la celda C1 vamos a introducir la fórmula para sumar los dos números de la primera fila. Escribimos =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado escribiendo el signo igual "=" que indica al programa que se trata de una fórmula. A continuación escribimos la operación matemática que queremos hacer que en nuestro ejemplo es SUMA. Y entre paréntesis las celdas sobre las que se realiza la operación. Vamos a sumar las celdas A1 y la B1, por lo que escribimos A1 indicando donde comienzan los datos, dos puntos y B1 indicando donde terminan los datos.

Pulsando Enter aparece el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece un 9 en la celda C1.

Pulsamos sobre la celda C1 Y pulsando en el botón DERECHO del ratón seleccionamos Copiar. El contorno

de la celda se poner intermitente. Marcamos desde la celda C2 a la C6 y pulsando el botón DERECHO del ratón

seleccionamos Pegar. Y pulsamos "Esc".

Y el resultado que aparece es el siguiente

Es importante observar que no hemos copiado el número 9 que estaba en la celda C1 sino la fórmula que estaba en esa celda. Y es importante comprender que la copia de la fórmula es una copia relativa y no absoluta. Es decir hemos copiado la fórmula =SUMA(A1:B1) y lo que aparece en C2 es =SUMA(A2:B2).



Al copiar la fórmula una fila más abajo el programa por defecto asume que los números que queremos sumar son también de la fila siguiente.

Si queremos que al copiar la fórmula en otra celda el resultado se mantenga y el programa no cambie el rango de celdas sobre el que se realiza la suma debemos emplear una copia absoluta.

Tenemos que escribir el signo del dólar "$" antes de las letras y los números que corresponden a las celdas. De esta forma la copia será absoluta y no relativa.

La anterior función quedaría =SUMA($A$1:$B$1)

Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:

Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el botón Pegar de la pestaña Inicio, hacemos clic en la pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un menú con más opciones para pegar. Deberemos elegir Pegado especial...

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botón aparece una lista desplegable en la que, a parte de la opción Pegado especial, aparecen las opciones más importantes de las vistas anteriormente. Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado.



MOVER

Para quitar la información que hemos introducido en una zona de la Hoja de cálculo y ponerla en otra, podemos utilizar el comando Cortar.

Para mover la información introducida en celdas, columnas o filas.

Seleccionamos el grupo de celdas, la columna o la fila que deseamos cambiar de ubicación.

Pulsamos sobre Cortar Marcamos donde queremos que se coloque la información que estamos

moviendo. Pulsamos Pegar

Si pegamos sobre una zona que contiene información, la misma la borramos al pegar una nueva información encima.

Si nos hemos equivocado al pegar o en cualquier otra acción, un botón muy útil y seguramente uno de los más utilizados es el botón de Deshacer que encontramos a continuación en la barra de Acceso Rápido.

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso

contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic



en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos

Aquí se puede ver todos los gráficos disponibles, seleccionamos uno y pulsamos Aceptar para empezar a crearlo. Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hi ciste).

Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato.

Añadir Una Serie De Datos

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas con los Datos:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo:



En el campo Rango de datos del gráfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crear el gráfico. En el caso de la i magen, hemos englobado de la celda A1 a la C6 (18 celdas). Para escoger los datos podemos escribir el rango o bien, pulsar el botón y seleccionar las celdas en la hoja.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series). hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio, se bastan con uno solo.

Utiliza el botón Editar para modificar el literal que se mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las series o categorías. En nuestro caso, por ejemplo, cambiaremos Series1 por Ventas.

El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y viceversa.

En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico. Por ejemplo, en la sección Ejes podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir Líneas de la cuadrícula para leer mejor los resultados:

En ambos casos dispondrás de dos opciones: las líneas o ejes verticales y los horizontales. Y para cada uno de el los podrás escoger entre distintas opciones: cuántas líneas mostrar, si los ejes tendrán o no etiquetas descriptivas, o qué escala de valores manejarán, entre otras.

En l a sección Etiquetas podrás establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico (Titulo del grafico, rotulos del eje, datos de la tabla) o configurar la Leyenda



Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que nos permitira modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo

Para terminar de configurar nuestro gráfico podemos ir a la pestaña Formato, donde encontraremos la sección Estilos de forma (que utilizaremos también más adelante para enriquecer la visuali zación de los objetos que insertemos), y los Estilos de WordArt

Estas opciones nos permitira aplicar diversos estilos sobre tus gráficos. Para ello, simplemente seleccionamos el área completa del gráfico o de uno de sus componentes (áreas, barras, leyenda...) y luego hacemos clic en el estilo que más se ajuste a lo que buscamos. Si no se quiere utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma/texto, Contorno de forma/texto y Efectos de forma/texto para personalizar aún más el estilo del gráfico.

INSERTAR FORMAS Y DIBUJOS

Una forma fácil de añadir dibujos como flechas o cuadrados es utilizar las opciones de formas que nos da la cinta insertar en su sección ilustraciones.



Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el programa. Seleccionamos la que más nos guste y hacemos clic sobre ella, enseguida podremos volver a la hoja de calculo y establecer el tamaño que queremos darle. Para ello hacemos clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón lo arrástramos hasta ocupar toda la zona que necesitamos que tome la forma.

Los gráficos y autoformas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambiosde tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es selecci onarlo, para ello hacemos cli c sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor.

Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacemos clic y lo arrastramos para conseguir el nuevo tamaño.

INSERTAR DIAGRAMAS CON SMARTART

Si lo que queremos es crear un di agrama de procesos u organigrama no será necesario que lo creemos a partir de formas. Podría ser muy tedioso ir dibujando cada uno de sus elementos. Para esa función existe la opción SmartArt, que encontraremos en la pestaña Insertar.

Al hacer clic en ella, se abre una ventana que nos permite elegir el tipo de diagrama que queremos. Hay muchos tipos entre los que podremos elegir: listas, procesos, ciclos, jerarquías, pirámides, etc.

Hay que seleccionar uno y pulsar Aceptar. De esta forma se insertará en la hoja de cálculo y apreciaremos algunos cambios en el entorno de trabajo. Mientras el diagrama esté seleccionado, veremos en la zona superior una nueva barra de Herramientas de SmartArt, que incluye dos pestañas: una para el Diseño y otra para el Formato



Las herramientas de formato son similares a las que ya hemos visto.

En la pestaña Diseño, la opción más utilizada es la de Agregar forma, que nos permite ir añadiendo elementos al diagrama en la posición que necesitemos. La posición será relativa al elemento que tengamos seleccionado.

Otra opción muy utilizada es De derecha a izquierda, que cambia de lado el elemento seleccionado.

Todo lo dicho hasta ahora sobre SmartArt concierne a la organización y formato de sus elementos. Pero un diagrama no tiene sentido si sus elementos no contienen un texto.

Cuando creamos un diagrama con SmartArt y se i nserta en la hoja de cálculo, se incluye además un pequeño recuadro con el esquema que sigue el mismo.

Podremos modificar el texto de los elementos desde ahí, o bien directamente desde el interior de los elementos.

Si borramos todo el texto de uno de los elementos desde el panel izquierdo, éste se eliminará del diagrama. Del mismo modo si pulsamos la tecla Intro desde un elemento, se creará uno nuevo al mismo nivel. Puedemos convertirlo en hijo pulsando la tecla Tabulación, y en padre pulsando Retroceso.

INSERTAR

Insertar Celdas

Nos situamos donde deseamos insertar la celda Seleccionamos la cinta de inicio y hacemos clic en

insertar en la sección celda Seleccionamos si queremos que se inserte la celda en

blanco arriba o abajo de donde estamos situados. Y pulsamos Aceptar



Insertar Columnas

Marcamos la columna donde deseamos añadir una nueva columna en blanco a su izquierda.

Seleccionamos insertar que se encuentra en la cinta de inicio Pulsamos sobre insertar columnas de hoja

Si queremos añadir varias columnas marcamos varias columnas antes de seleccionar Insertar. Podemos marcar las columnas pulsando sobre la Barra en que se encuentran las letras que dan nombre a las columnas y sin soltar el botón del ratón nos desplazamos.

El número de columnas en la hoja de cálculo se mantiene la cantidad maxima de columnas permitidas. Para añadir nuevas columnas el programa elimina las últimas. Por tanto si las últimas filas contienen datos el programa no permite añadir nuevas columnas.

Insertar Filas

Nos situamos a la altura donde queremos añadir una fila. La fila se añade arriba de donde estamos.

Pulsamos Insertar que se encuentra en la cinta de inicio Y pulsamos sobre Insertar filas de hoja

ELIMINAR

Eliminar Celdas

Seleccionamos las celdas que deseamos eliminar. Y hacemos clic sobre Eliminar que se encuentra en la

cinta de inicio En el cuadro que aparece marcamos si deseamos que

las celdas que ocuparan el lugar que hemos borrado se desplacen desde la derecha o izquierda y pulsamos Aceptar

Eliminar Columnas

Seleccionamos la columna que deseamos eliminar. Pulsamos sobre Eliminar en la cinta de inicio. Pulsamos sobre Eliminar Columna de Hola.

Eliminar Fila

Seleccionamos la fila que deseamos eliminar. Pulsamos sobre Eliminar en la cinta de inicio. Pulsamos sobre Eliminar fila de Hola.



ORTOGRAFÍA

Mediante la verificación ortográfica podemos comprobar los errores del texto.

Activamos la función de corrección ortográfica desde el Ortografía de la Cinta Revisar.

Igualmente podemos activar la corrección ortográfica pulsando sobre la tecla F7.

En el cuadro de diálogo que aparece podemos optar por:

Omitir si consideramos que la palabra no constituye una falta de ortografía y preferimos mantenerla.

Cambiar, si consideramos que efectivamente es un error. La palabra que escribimos la sustituimos por la que pone en Cambiar por. Si preferimos otra opción para realizar el cambio tenemos que marcarla entre las sugerencias o poner otra que nos parezca más adecuada.

Agregar incorpora la palabra al diccionario que se encuentra en el fichero que muestra Agregar palabras a. Agregar nos permite incorporar una palabra que es correcta y el programa la considera un error. Al incorporarla la próxima vez no aparecerá como error.

Cambiar todas, permite corregir el mismo error en el resto de la Hoja de cálculo



El comando Autocorrección nos permite activar o desactivar algunas funciones automáticas del programa como sustituir dos mayúsculas iniciales por una. Si tenemos activada Corregir DOs MAyúsculas cuando escribimos CAmión el programa lo sustituye automáticamente por Camión.

Para activar o desactivar las diferentes opciones del comando Autocorregir:

Pulsamos Inicio y seleccionamos Opciones Luego Revisión

AUTOCOMPLETAR

Ya hemos hablado de cómo Excel nos facilita la introducción de datos. Vamos a ver ahora otra de estas características.

La opción Autocompletar consiste en que Excel recuerda los datos que estamos introduciendo y si en la misma columna..

Introducimos un dato nuevo, Excel lo compara con los existentes y si empieza igual, Excel lo completa con los datos que coincidan con los caracteres introducidos



Si queremos aceptar su sugerencia sólo tendremos que pulsar la tecla Enter.Pero si queremos introducir otra palabra sólo tendremos que seguir tecleando ignorando su sugerencia

Si hubiera dos o más palabras que coincidieran su inicio, Excel no mostrara una sugerencia hasta que escribamos una letra que marcara la diferencia entre las dos opciones

Imprimir

Diseño de Impresión

En Excel 2010, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresión se utiliza el Diseño de página. Accedemos a esta opción desde la pestaña Vista.

La forma de visualizar la hoja cambiará de aspecto:

Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora, la única diferencia es que sabremos cómo quedará la hoja al imprimirla. Veremos los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página y sabremos cuántas hojas ocuparán y cómo se ajustan los datos a la página.

Si los datos ocupan más de una página, deberemos utilizar las barras de desplazamiento para ir viéndolas:



También aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas podremos ajustar los márgenes de forma sencilla, arrastrando sus límites. La pestaña Vista permite personalizar qué elementos mostrar

Con la opción Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores. La opción central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamaño real. Y Ampliar selección aumenta el zoom a 400%, centrándolo en la celda u objeto seleccionado. Cuando volvemos a la vista Normal, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará Excel los saltos de página. Estas líneas no se imprimirán.

Configuración de Página

Antes de imprimir la página suele ser necesario Configurar la página para definir cuestiones como la orientación, los márgenes y poner un título de cabecera. Todas estas opciones las podemos modificar a través de la cinta de Diseño de Página.

Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuración, deberemos pulsar el pequeño botón de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrirá una nueva ventana. El cuadro de diálogo Configurar página está organizado en varias pestañas:

La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.



Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma).

En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.

Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.



En la ficha Encabezado y pie de página podrás personalizarlos y ajustar diferentes parámetros

La última ficha es Hoja, que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si seleccionamos la opción Imprimir del menú Archivo, veremos la siguiente ventana:



En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuración de la impresión, que nos permitirán:

Elegir cuántas copias imprimir del documento.

Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto.

También podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada.

Opciones de Configuración como:

Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada. La intercalación.

Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se imprime X veces cada página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sería la impresión de tres copias de un libro que ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sería: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4

La orientación y el tamaño del papel.

Modificar los márgenes. Ajustar la escala de impresión. Acceder a la Configuración de página

Cuando esté todo listo para la impresión y quede como deseas, podrás pulsar el botón de la zona superior.



ÉXITO!!!!!


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