CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

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I Fundamentos de Excel 2010

Por Brady Palma Rodríguez.

El objetivo de este curso es presentar las características básicas de la herramienta que permitan al usuario

principiante conocer el entorno gráfico y los comandos esenciales de Excel.

El entorno gráfico

1. Libros, hojas y celdas

2. Columnas y filas

3. La cinta de opciones

4. Comandos de Excel

5. La barra de herramientas de acceso rápido

6. La barra de fórmulas

7. La barra de estatus

8. Crear nuevas hojas de Excel

Gestión de datos

9. Introducir datos a una hoja

10. Editar el contenido de una celda

11. Copiar y pegar celdas

12. Guardar un archivo

13. Manipular filas y columnas

14. Moverse entre datos

15. Inmovilizar filas y columnas

16. Buscar información

17. Reemplazar información

18. Ordenar información

19. Filtrar información

Técnicas de formato de datos

20. Formato de números

21. Formato de fechas y horas

22. Alineación de celdas

23. Bordes y relleno

24. Estilos de celda

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Libros, hojas y celdas

Excel es el programa de hoja de cálculo más utilizado del mundo y es parte de la suite Microsoft Office.

Existen otros programas de hoja de cálculo en el mercado, pero Excel se ha convertido en el líder indiscutible.

Excel nos permite manipular datos de muchas maneras ya sea para crear un presupuesto, gráficas, importar

datos desde diferentes fuentes, realizar un análisis financiero, crear tableros de mando y muchas cosas más.

Excel es una herramienta muy versátil y de un gran potencial.

Archivos de Excel

Todo el trabajo que se realiza en Excel se guarda en un archivo, el cual también es conocido como libro y

aquí es donde viene el concepto más importante: Cada libro de Excel está formado por hojas y cada hoja a

su vez está dividida en múltiples celdas.

Muchos usuarios nuevos de Excel se sienten intimidados al principio por estos términos, pero es de mucha

importancia que los comprendas y que te familiarices pronto con ellos. Para ayudar en este proceso te

mostraré cómo se reflejan estos conceptos dentro del programa.

Libro de Excel

En la parte superior de la ventana de Excel puedes observar que de manera predeterminada se nombra a un

nuevo archivo como Libro1. Ese nombre lo podrás cambiar después, pero debes recordar que un archivo de

Excel también es conocido como un libro.

Hojas de un libro

Ahora observa la parte inferior izquierda de la ventana de Excel y notarás unas pestañas con los

nombres Hoja1, Hoja2 y Hoja3.

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Esto quiere decir que este libro tiene tres hojas. Después aprenderemos a eliminar alguna de ellas o agregar

más hojas, solo recuerda que un libro puede estar formado por una o más hojas.

Celdas de una hoja

Finalmente observa que la parte central de la pantalla es una cuadrícula que forma pequeños recuadros.

Cada uno de estos recuadros es conocido como celda.

Para moverte entre dichas celdas puedes utilizar las flechas del teclado ya sea para moverte hacia arriba o

para moverte hacia abajo, hacia la derecha o hacia la izquierda. Así que no olvides este concepto básico de

Excel: Un libro está formado por hojas y cada hoja está dividida en celdas.

Columnas y filas Por Brady Palma Rodríguez el 2 de noviembre del 2011

Las hojas de Excel están formadas por columnas y filas las cuales dan forma a las celdas. De esta manera

cada celda tiene una dirección única dentro de la hoja que está precisamente definida por la columna y la fila

done está ubicada.

Columnas de una hoja de Excel

Las hojas de un libro de Excel 2010 tienen un máximo de 16,384 columnas y están identificadas por letras

siendo la última columna la XFD. Este máximo de columnas está presente desde la versión 2007.

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En versiones anteriores, como la versión de Excel 2003, el máximo de columnas de una hoja era de 256.

Filas de una hoja de Excel

En Excel 2010 podemos tener hasta 1,048,576 filas lo cual nos da el espacio necesario para la mayoría de

nuestras necesidades.

De igual manera, en las versiones anteriores a Excel 2007 el máximo de filas permitidas en una hoja era de

65,536.

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Dirección de una celda

Cada celda de una hoja tiene una dirección que estará formada por la columna a la que pertenece seguida

por el número de fila. Por ejemplo la dirección de la siguiente celda es D7 porque dicha celda se encuentra

bajo la columna D y pertenece a la fila 7.

La dirección de una celda también la puedes observar en el cuadro de nombres.

La cinta de opciones Por Brady Palma Rodríguez el 3 de noviembre del 2011

A partir de Excel 2007 se introdujo un nuevo elemento a la interfaz de usuario de Excel y que es conocido

como la cinta de opciones la cual nos da una nueva manera de organizar los comandos dentro del

programa.

La cinta de opciones viene a reemplazar a los menús y barras de herramientas que se utilizaban

anteriormente. Dentro de la cinta de opciones cada uno de los comandos pertenece a un grupo y que a su vez

pertenece a una ficha.

Las fichas de Excel 2010

Las fichas que se muestran de manera predeterminada en la cinta de opciones son las siguientes:

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1. La ficha Inicio tiene comandos que utilizamos frecuentemente, como Copiar y Pegar. También podemos

dar formato a las fuentes, a los textos y a los números.

2. La ficha Insertar contiene comandos que permiten agregar algunos objetos a las hojas de trabajo, como

las tablas, las imágenes y los gráficos.

3. La ficha Diseño de página nos permite seleccionar algunos temas para nuestras hojas de trabajo. También

podemos configurar la página y prepararla para su impresión.

4. La ficha Fórmulas contiene la biblioteca de funciones que organiza adecuadamente todas las fórmulas de

Excel y nos permite utilizarlas fácilmente para realizar cálculos.

5. La ficha Datos nos permite importar datos que provienen de fuentes externas como Access y archivos de

texto. Así mismo podemos encontrar comandos que nos ayudan a ordenar y filtrar nuestros datos.

6. La ficha Revisar nos muestra comandos para verificar la ortografía de nuestros documentos y también nos

permite insertar comentarios en las hojas de cálculo.

7. La ficha Vista contiene comandos para cambiar la apariencia de los datos en pantalla y nos permite hacer

acercamientos para tener una mejor visualización.

Comandos de Excel Por Brady Palma Rodríguez el 4 de noviembre del 2011

Los botones de comando en Excel 2010 son de diferentes tipos. Pueden ser botones simples, botones de

activación, botones desplegables o botones combinados. Cada uno de estos botones tendrá una función

específica dentro de Excel.

Botones simples

Este es el tipo de botón de comando más simple porque es suficiente con pulsarlo una sola vez para ver

reflejada la acción de manera inmediata. Ejemplos de estos botones simples son el comando Aumentar

tamaño de fuente y el comando Aumentar decimales.

Botones de activación

Los botones de activación son aquellos que permanecen activos después de ser pulsados y solamente se

desactivan cuando se vuelve a hacer clic sobre ellos. Una manera de identificarlos fácilmente es porque al

estar activados el botón mantiene un color diferente.

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Los comandos Negrita, Cursiva y Centrar son ejemplos de este tipo de botones.

Botones desplegables

Estos botones son los que muestran un menú al momento de pulsarlos.

Algunos ejemplos de este tipo de botones son el comando Formato condicional, Dar formato como

tabla y Estilos de celda que se encuentran dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio.

Botones combinados

Un botón combinado es el que tiene una parte de botón simple y una parte de botón desplegable. El

botón Pegar es una ejemplo de este tipo de botón porque en la parte superior es un botón simple y en la parte

inferior es un botón desplegable. Otro ejemplo de comando que tiene este comportamiento es el

comando Formato de número de contabilidad.

La barra de herramientas de acceso rápido Por Brady Palma Rodríguez el 5 de noviembre del 2011

La barra de herramientas de acceso rápido en Excel 2010 nos da la oportunidad de tener los comandos

que más utilizamos siempre a la vista. Estos comandos son independientes a los que se muestran en la cinta

de opciones.

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Cada usuario de Excel puede personalizar la barra de herramientas de acceso rápido agregando los botones

de comando que más utilice. Agregar nuevos botones es muy sencillo ya que solamente debemos elegir en la

cinta de opciones el comando que deseamos agregar y hacer clic con el botón secundario del ratón sobre el

botón del comando para seleccionar la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido del

menú contextual que se muestra.

Consideraciones especiales de la barra de herramientas

Es importante mencionar que no es posible modificar el tamaño de los botones que se muestran en la barra

de herramientas de acceso rápido. Para algunas personas el tamaño de los botones es muy pequeño y

desearían agrandarlos, pero no es posible. La única alternativa que se tiene es cambiar la resolución de

pantalla del equipo para verlos más grandes.

Otra consideración especial es que la barra de herramientas de acceso rápido siempre ocupa una sola

línea de botones. Nunca se acomodarán los botones en dos o más líneas.

La barra de fórmulas Por Brady Palma Rodríguez el 6 de noviembre del 2011

La barra de fórmulas en Excel es un elemento de suma importancia. Es a través de esta barra que podemos

introducir el contenido de una celda así como modificarlo. Además nos facilita la inserción de fórmulas dentro

del programa.

La barra de fórmulas se encuentra ubicada entre la cinta de opciones y el área de trabajo de la hoja. Esta

barra despliega los datos o las fórmulas contenidas en la celda activa y nos permite hacer una edición de esos

datos o fórmulas.

En el siguiente ejemplo la barra de fórmulas muestra el valor de la celda B1.

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En este otro ejemplo vemos que la barra de fórmulas despliega la fórmula que está contenida en la celda C1

mientras que el resultado de dicha fórmula es mostrado dentro de la celda.

En las imágenes anteriores también puedes observar el cuadro de nombres que se encuentra a la izquierda

de la barra de fórmulasy despliega en todo momento la dirección de la celda activa.

La barra de estado Por Brady Palma Rodríguez el 7 de noviembre del 2011

La barra de estatus, también conocida como la barra de estado de Excel, se encuentra en la parte inferior

de la ventana de la aplicación y nos provee de información útil para conocer el estado actual de Excel.

Además dentro de la barra de estado hay controles donde podremos elegir el tipo de vista que deseamos

tener en la aplicación, ya sea una vista Normal, una vista de Diseño de página o una Vista previa de salto de

página.

Cuando trabajamos con datos numéricos en Excel y seleccionamos dichas celdas, la barra de estado nos

muestra información relevante sobre los datos como el promedio, el recuento y la suma si necesidad de

realizar alguna acción adicional.

Personalizar la barra de estado de Excel

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Al hacer clic derecho sobre la barra de estado se mostrará un menú con todas las opciones que nos

permitirán personalizar la barra. Algunos indicadores que podemos agregar son el Bloqueo de mayúsculas el

cual indicará cuando la tecla bloqueo de mayúsculas esté presionada. Así mismo podemos agregar las

opciones Mínima y Máxima que nos darán información adicional sobre las celdas que seleccionemos.

La barra de estado siempre nos dará información oportuna sobre las acciones que ejecutamos dentro del

programa.

Crear nuevas hojas de Excel Por Brady Palma Rodríguez el 8 de noviembre del 2011

Cuando abres un nuevo libro, Excel coloca de manera predeterminada tres hojas, sin embargo puedes crear

nuevas hojas así como renombrarlas y también eliminar aquellas que ya no necesites.

Crear una hoja en Excel

La manera más rápida y fácil de crear una hoja en Excel es a través del icono que se muestra justo al lado

del nombre de las hojas.

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Con tan solo oprimir dicho icono se crearán nuevas hojas instantáneamente.

Renombrar una hoja

Para renombrar una hoja será suficiente con hacer doble clic sobre su nombre para que Excel permita editar

el texto.

Eliminar una hoja

Si estás seguro de querer eliminar una hoja solamente debes hacer clic derecho sobre su nombre y

seleccionar la opción de menúEliminar.

Debes estar totalmente seguro de querer eliminar una hoja porque dicha acción no se puede deshacer. La

última oportunidad que tienes en caso de que accidentalmente elimines una hoja es no guardar los cambios

para Excel mantenga la hoja y sea mostrada la próxima vez que abras el libro.

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Introducir datos a una hoja Por Brady Palma Rodríguez el 9 de noviembre del 2011

Una vez que has abierto Excel el programa está listo para recibir cualquier dato que proporciones. Ingresar

información en el programa es una tarea muy sencilla pero que muchos usuarios principiantes requieren

dominar.

Ingresar datos a una hoja de Excel

Se puede ingresar datos en Excel de diversas fuentes, pero la manera más básica es introducirla uno mismo

a través del teclado. Solo es importante saber que después de ingresar el texto dentro de una celda será

necesario pulsar la tecla Entrar o la tecla Tabulador.

Otra manera de ingresar información a Excel es a través de la importación de datos. Es posible tener un

archivo de texto que ha sido generado por alguna otra aplicación y traer los datos a Excel. Este tema es más

avanzado como para detallarlo en esta ocasión, pero puedes echar un vistazo al artículo Importar archivos de

texto para darte una idea de ese procedimiento. Así mismo se puede importar una base de datos Access y

utilizar la información en Excel e inclusive se pueden importar datos desde Internet.

Aunque son varios los métodos para ingresar datos en Excel, el más sencillo de todos es utilizar el teclado

del equipo para introducir los valores en las celdas de nuestra hoja de Excel.

Editar el contenido de una celda Por Brady Palma Rodríguez el 10 de noviembre del 2011

Es posible que después de haber ingresado todos tus datos a una hoja de Excel te des cuenta de que existen

algunos errores en las celdas por lo que será necesario realizar alguna modificación y edición de su

contenido.

Para editar las celdas podemos utilizar varios métodos.

Reemplazo total del contenido

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Este método sugiere reemplazar todo el texto de una celda por uno nuevo. Para realizar es suficiente con

posicionarse sobre la celda que será editara e introducir el nuevo texto lo cual reemplazará por completo el

contenido anterior.

Modo de edición de una celda

Si solamente necesitas modificar alguna letra o símbolo del texto de una celda y no deseas hacer un

reemplazo total, entonces puedes entrar al modo de edición haciendo doble clic sobre la celda a modificar.

De inmediato se mostrará un cursor intermitente que te permitirá editar el contenido de la celda sin necesidad

de eliminarlo todo.

Otra manera de entrar al modo de edición de una celda es seleccionándola y pulsando la tecla F2.

Editar una celda desde la barra de fórmulas

Una tercera opción para editar el contenido de una celda es a través de la barra de fórmulas. Solo necesitas

seleccionar la celda a modificar y hacer las correcciones directamente en la barra de fórmulas.

Si por alguna razón cometes alguna equivocación al estar editando las celdas puedes hacer uso del

comando Deshacer que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido. Para conocer más sobre

este comando consulta el artículo: Deshacer y rehacer en Excel.

Copiar y pegar celdas Por Brady Palma Rodríguez el 11 de noviembre del 2011

En ocasiones estarás en la necesidad de repetir la información contenida en alguna o en varias celdas en otro

libro, en otra hoja o simplemente necesitas repetir la información algunas filas abajo, para ello puedes utilizar

la funcionalidad de copiar y pegar.

Copiar celdas en Excel

Copiar es tan sencillo como seleccionar la celda o las celdas y pulsar el botón Copiar que se encuentra en la

ficha Inicio dentro del grupo Portapapeles.

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Una vez copiadas las celdas será necesario seleccionar la ubicación donde se pegarán los datos. Es en este

momento que puedes seleccionar una hoja diferente o inclusive ir a otro libro de Excel donde se pegarán los

datos.

Pegar celdas en Excel

Una vez que has elegido el destino adecuado solamente resta pulsar el botón Pegar que se encuentra en la

ficha Inicio dentro del grupo Portapapeles.

Atajos de teclado para copiar y pegar

Si la acción de copiar y pegar la realizarás en repetidas ocasiones será mejor utilizar un atajo de teclado para

evitar pulsar tantas veces los botones. Para copiar una celda puedes utilizar la combinación de teclas CTRL

+ C y para pegar las celdas copiadas puedes utilizar la combinación CTRL + V.

Guardar un archivo Por Brady Palma Rodríguez el 12 de noviembre del 2011

Cuando guardas un archivo de Excel lo puedes almacenar en la unidad de disco duro de tu equipo, en una

memoria flash o en un CD o DVD. Pero independientemente del medio donde se guarde debes hacerlo

frecuentemente para no perder los cambios hechos.

Evitar perder todo el trabajo que has hecho en Excel y adopta la buena práctica de guardar de manera

constante tu archivo. Es tan fácil como seleccionar el comando Guardar o el comando Guardar como de la

ficha Archivo.

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Un atajo de teclado para guardar un archivo es CTRL + G, si tienes el software en español, pero si tienes la

versión en inglés de Excel entonces el método abreviado de teclado será CTRL + S.

Guardar como versión anterior de Excel

Si vas a compartir tu archivo con alguien que no tenga Excel 2007 o Excel 2010 entonces será necesario

guardar el archivo de una manera especial de manera que pueda ser abierto por versiones anteriores de

Excel.

Abre el cuadro de diálogo Guardar como y asegúrate de seleccionar la opción Libro de Excel 97-2003.

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Puedes aprovechar y echar un vistazo a la lista Tipo para saber en qué otros formatos es posible guardar un

archivo de Excel. Descubrirás que puedes guardar un libro como archivo PDF, o como archivo de texto, e

inclusive como página web.

Manipular filas y columnas Por Brady Palma Rodríguez el 13 de noviembre del 2011

Aun cuando pareciera que ya tenemos listos nuestros datos en ocasiones es necesario agregar una nueva fila

o una nueva columna para poder añadir mayor detalle a la información. En Excel es muy fácil insertar una

columna o una fila.

Insertar filas y columnas

Podemos insertar una fila o columna con la opción Insertar del menú emergente que se muestra al hacer clic

derecho sobre el encabezado de una fila o columna. Pero existe otro método que también podemos emplear

para realizar esta acción.

En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsa el menú desplegable del botón Insertar y podrás observar las

opciones de menúInsertar filas de hoja y la opción Insertar columnas de hoja.

Eliminar filas y columnas

Al igual que para eliminar una fila o una columna con el menú emergente de los encabezados, también

podemos utilizar el menú desplegable del comando Eliminar que está dentro del grupo Celdas de la ficha

Inicio.

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Los comandos Eliminar filas de hoja y Eliminar columnas de hoja borrarán las filas o columnas

correspondiente a la celda activa o en su caso las filas o columnas del rango de celdas seleccionado.

Debes tener cuidado antes de eliminar alguna fila o columna ya que Excel no solicitará confirmación alguna

sino que procederá de inmediato a la eliminación de las celdas especificadas. Por supuesto que siempre

puedes recurrir al comando Deshacer en caso de eliminar información accidentalmente.

Moverse entre datos Por Brady Palma Rodríguez el 14 de noviembre del 2011

Los atajos de teclado son de mucha utilidad al momento de trabajar con Excel ya que nos ahorran tiempo al

movernos entre los datos de una hoja. De igual manera podemos seleccionar celdas utilizando el teclado.

Moverse entre las celdas

Para movernos entre las celdas de nuestra tabla de datos podemos utilizar los siguientes atajos:

CTRL + FIN. Nos llevará a la esquina inferior izquierda de nuestra tabla de datos. Es decir a la celda que

pertenece a la última fila y a la última columna de nuestros datos.

CTRL + INICIO. Nos lleva de regreso a la primera celda superior izquierda que contiene datos la cual

frecuentemente será la celda A1

CTRL + Flecha arriba. Movernos a la primera fila de la columna actual.

CTRL + Flecha abajo. Movernos a la última fila la columna actual.

CTRL + Flecha derecha. Movernos a la última columna de la fila actual.

CTRL + Flecha izquierda. Movernos a la primera columna de la fila actual.

Seleccionar celdas

También es posible hacer una selección de un rango de celdas utilizando el teclado. Considera los siguientes

atajos:

MAYÚS + Flecha derecha. Por cada pulsación de la Flecha derecha se selecciona una celda a la

derecha de la celda activa.

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MAYÚS + Flecha izquierda. Por cada pulsación de la Flecha izquierda se selecciona una celda a la

izquierda de la celda activa.

MAYÚS + Flecha arriba. Por cada pulsación de la Flecha arriba se selecciona una celda por arriba de la

celda activa.

MAYÚS + Flecha abajo. Por cada pulsación de la Flecha abajo se selecciona una celda por abajo de la

celda activa.

CTRL + MAYÚS + Flecha derecha. Selecciona todas las celdas a la derecha de la celda activa.

CTRL + MAYÚS + Flecha izquierda. Selecciona todas las celdas a la izquierda de la celda activa.

CTRL + MAYÚS + Flecha arriba. Selecciona todas las celdas por arriba de la celda activa.

CTRL + MAYÚS + Flecha abajo. Selecciona todas las celdas por abajo de la celda activa.

Inmovilizar filas y columnas Por Brady Palma Rodríguez el 15 de noviembre del 2011

Una hoja de Excel con muchos datos nos forzará inevitablemente a desplazarnos hacia abajo o a la derecha

en la hoja. Al hacerlo, perderemos de vista los títulos de las columnas lo cual nos impide distinguir

adecuadamente los datos.

La acción de inmovilizar filas o columnas también es conocida como inmovilización de paneles y no es más

que hacer que dichas filas o columnas permanezcan siempre visibles al desplazarse por la hoja de cálculo.

Los comandos de inmovilización se encuentran en la ficha Vista dentro del grupo Ventana al pulsar el botón

Inmovilizar.

Existen tres opciones para bloquear filas o columnas. La opción Inmovilizar fila superior hará que la Fila

1 siempre quede visible mientras nos desplazamos. Por otro lado, la opción Inmovilizar primera

columna dejará fija la Columna A.

Inmovilizar paneles

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Estas dos opciones inmovilizan ya sea una fila o una columna, pero si deseas inmovilizar tanto una fila como

una columna al mismo tiempo entonces deberás utilizar la opción Inmovilizar paneles. La única condición

importante para esta opción es que antes de oprimir el botón Inmovilizar paneles debes seleccionar la celda

adecuada.

La celda que deberás elegir será la celda que se encuentra por debajo de las filas a inmovilizar y a la derecha

de las columnas a inmovilizar. Por ejemplo, si quiero inmovilizar las primeras tres filas y las primeras tres

columnas de una hoja entonces debo seleccionar la celda D4 antes de pulsar el botón Inmovilizar paneles.

Buscar información Por Brady Palma Rodríguez el 16 de noviembre del 2011

El comando Buscar es una herramienta muy poderosa que nos ayuda a encontrar texto y valores dentro de

una hoja de Excel. Podemos limitar los resultados obtenidos al especificar criterios adicionales en la

búsqueda.

Sigue estos pasos para encontrar algún dato específico. Haz clic en la ficha Inicio y pulsa el botón Buscar y

seleccionar y elige la opción Buscar.

Búsqueda rápida en Excel

Dentro del cuadro de texto Buscar especifica el texto que deseas encontrar y pulsa el botón Buscar

siguiente.

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De inmediato Excel moverá la hoja a la celda donde ha encontrado el texto especificado. Si por el contrario

Excel no encuentra ninguna celda con ese contenido mostrará el mensaje “Microsoft Excel no encuentra los

datos de la búsqueda”.

Opciones de búsqueda en Excel

Si deseas proporcionar criterios de búsqueda adicionales, entonces debes pulsar el botón Opciones y el

cuadro de diálogo se expandirá permitiéndote ser más específico en la búsqueda:

Dentro de: Nos permite indicar si la búsqueda será dentro de la hoja o en el libro completo.

Buscar: Podemos elegir una búsqueda por filas o por columnas.

Buscar dentro de: Selecciona si deseas buscar en las fórmulas de cada celda o en sus valores que es lo

que vemos desplegado en cada celda. También puedes realizar una búsqueda en los comentarios de las

celdas.

Coincidir mayúsculas y minúsculas: Marca esta opción si deseas que la búsqueda concuerde con

mayúsculas y minúsculas.

Coincidir con el contenido de toda la celda: Excel encontrará aquellas celdas que coinciden en su

totalidad con el texto buscado.

Finalmente pulsa el botón Buscar siguiente para encontrar la siguiente coincidencia o pulsa el botón Buscar

todos para obtener una lista completa de los resultados de la búsqueda.

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Caracteres comodín en Excel

Opcionalmente puedes utilizar caracteres comodín en tu búsqueda. Utiliza el símbolo ? (signo de

interrogación) para indicar un solo carácter desconocido. Por ejemplo, al especificar el término de

búsqueda Gr?cia se encontrarán las palabras Gracia y Grecia.

Otro caracter comodín que podemos utilizar es el símbolo * (asterisco) para indicar varios carateres

desconocidos. Por ejemplo, al especificar una búsqueda como ante* se encontrarán todas las palabras que

comiencen con “ante” sin importar lo que siga. Esto retornará resultados de búsqueda como anterior,

antebrazo, antecedente, anteriormente, antesala, etc.

Reemplazar información Por Brady Palma Rodríguez el 17 de noviembre del 2011

El comando Reemplazar nos ayuda a buscar y reemplazar texto o números dentro de nuestras hojas de

Excel. Al igual que el comandoBuscar, este comando es parte del menú de opciones del botón Buscar y

seleccionar.

Buscar y reemplazar en Excel

En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar selecciona la pestaña Reemplazar.

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En el cuadro Buscar ingresa el texto que quieres localizar y en el cuadro Reemplazar con ingresa el texto

con el que será reemplazado el texto encontrado.

Además puedes pulsar el botón Opciones para especificar algunos criterios adicionales de búsqueda. Dichos

criterios son exactamente los mismo que para la pestaña Buscar y puedes consultar todo el detalle de dicha

opciones en la lección:

Una vez especificados todos los parámetros de búsqueda y reemplazo puedes pulsar el botón Reemplazar

todos para hacer un reemplazo al mismo tiempo de todas las ocurrencias encontradas. Si deseas reemplazar

de uno en uno puedes pulsar el botón Reemplazar que efectuará un solo reemplazo y de inmediato

localizará el siguiente resultado.

Si solamente deseas hacer una búsqueda sin hacer algún reemplazo puedes utilizar los botones Buscar

todos y Buscar siguiente.

Ordenar información Por Brady Palma Rodríguez el 18 de noviembre del 2011

Al ordenar los datos contenidos en una hoja de Excel podemos llegar a comprender mejor la información. Los

comandos de orden en Excel nos permiten ordenar los datos de manera ascendente y descendente.

Ordenar rápidamente en Excel

Podemos ordenar los datos de manera rápida utilizando los comandos A-Z y Z-A. Solamente selecciona una

celda que pertenezca a la columna por la que se realizará el ordenamiento y selecciona la opción Ordenar de

A-Z (ascendente) o la opción Ordenar de Z-A(descendente) que son parte del menú desplegable del

botón Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

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Estos mismos comandos los puedes encontrar en la ficha Datos como parte del grupo Ordenar y filtrar.

Ordenar por más de una columna

Si quieres ordenar los datos por más de una columna puedes utilizar el comando Orden personalizado que

también encuentras en el menú desplegable del botón Ordenar y filtrar en la ficha Inicio. Este comando

mostrará el cuadro de diálogo Ordenar el cual nos permitirá especificar todas las columnas por las que

deseamos ordenar los datos.

De la lista Ordenar por selecciona la columna por la que se ordenará y de la lista Criterio de

ordenación elige el tipo de ordenamiento ya sea ascendente o descendente. Para agregar una columna

adicional debes oprimir el botón Agregar nivel y de nuevo especificar los valores para cada una de las listas.

Al pulsar el botón Aceptar se aplicará el orden especificado para cada una de las columnas.

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Formato de números Por Brady Palma Rodríguez el 20 de noviembre del 2011

El formato de números en Excel es utilizado para cambiar la apariencia de los números que se muestran

como valores de las celdas. Al cambiar o modificar el formato no cambiamos el valor del número sino

solamente su apariencia.

La lista de formatos del grupo Número

Al aplicar un formato a un número mejoramos su apariencia y hacemos que los números sean más fáciles

de entender. Los formatos más comunes para los números incluyen la adición del signo de porcentaje (%),

separador de miles (,), el símbolo de moneda ($) y la cantidad de decimales a mostrar. Estos comandos los

puedes encontrar en la ficha Inicio en el grupo Número.

De manera predeterminada todas las celdas tienen un formato conocido como formato General el cual no

tiene ningún formato específico y despliega los valores tal como son, es decir, sin ningún símbolo, coma, etc.

Una manera rápida de cambiar el formato es utilizar la lista de Formatos que se muestra en el

grupo Número. Solamente pulsa la lista desplegable para observar las opciones disponibles y seleccionar la

que mejor se adapte a tus necesidades.

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El formato puede ser aplicado a una sola celda o a varias celdas a la vez, solamente debes hacer la selección

previa de las celdas antes de aplicar el formato.

El cuadro de diálogo Formato de celdas

Otro método de elegir el formato adecuado para los números es a través del cuadro de diálogo Formato de

celdas el cual se muestra con tan solo pulsar el indicador de cuadro de diálogo del grupo Número.

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Formato de fechas y horas Por Brady Palma Rodríguez el 21 de noviembre del 2011

Las fechas son un tipo de dato muy común dentro de Excel y aprender a darles el formato adecuado es de

suma importancia para poder presentar la información de manera adecuada. De igual manera el formato

de horas es importante.

Formatos de fecha y hora en Excel

De manera predeterminada en la lista de formatos que se encuentra en la ficha Inicio dentro del

grupo Número tenemos un par de formatos para fecha y otro para hora.

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Sin embargo en el cuadro de diálogo Formato de celdas tenemos muchas más opciones de donde elegir.

Asegúrate de elegir la categoría Fecha o la categoría Hora para tener acceso a los diferentes tipos de formato

adicionales:

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Fecha y hora en la misma celda

Es posible tener celdas que contengan un valor tanto de fecha como de hora. Esto es posible al separar la

información por un espacio tal como se muestra a continuación:

Observa cómo la barra de fórmulas muestra el contenido de la celda tanto con la fecha como con la hora sin

embargo el valor de la celda solamente muestra la fecha. Esto se debe a que la celda tiene un formato de

fecha. Si cambiamos al formato de la celda por unformato de hora entonces la celda se mostrará de manera

diferente:

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Para que la celda muestre ambos datos debe tener un formato personalizado el cual podemos elegir dentro

del cuadro de diálogoFormato de celdas.

Alineación de celdas Por Brady Palma Rodríguez el 22 de noviembre del 2011

Los comandos de Alineación que observas en la ficha Inicio nos ayudan a darle la orientación adecuada al

texto dentro de cada celda así como a combinar celdas independientes para formar una sola celda.

Ajustar el texto de una celda

El comando Ajustar texto nos ayuda a que el contenido de una celda se ajuste de manera que sea visibles

sin necesidad de ajustar el ancho de la columna.

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Excel ajustará el texto de la celda insertando saltos de línea de manera que sea visible con el ancho

especificado de la columna. Esto por supuesto afectará el alto de la fila como puedes observar en la imagen

superior.

Puedes ajustar la alineación vertical de las celdas que no se ajustaron con los comandos Alinear en la parte

superior, Alinear en el medio y con el comando Alinear en la parte inferior.

Combinar y centrar en Excel

El comando Combinar y centrar nos permite seleccionar varias celdas y hacer una sola de todas ellas. Una

vez que se han combinado las celdas se centrará el texto. Este botón tiene algunas opciones adicionales. Si

pulsas la pequeña flecha que se muestra a la derecha del botón se mostrarán dichas opciones.

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La primera es la opción ya comentada Combinar y centrar. La segunda opción es Combinar

horizontalmente la cual combinará cada una de las filas de las celdas seleccionadas. La tercera opción

es Combinar celdas la cual nos permite unir celdas tanto horizontal como verticalmente. La última opción nos

ayuda a Separar celdas combinadas.

Bordes y relleno Por Brady Palma Rodríguez el 23 de noviembre del 2011

Los bordes de celda que aplicamos en nuestra hoja de Excel aparecerán al momento de imprimir nuestro

documento, pero también nos ayudan a resaltar y dividir adecuadamente los datos de manera que podamos

visualizar la información correctamente.

Bordes de celdas

Para aplicar un borde podemos utilizar el botón Bordes que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha

Inicio.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

31

También podemos configurar los bordes de una celda desde el cuadro de diálogo Formato de celdas en la

pestaña Bordes.

Este cuadro de diálogo nos permitirá elegir un estilo de línea para los bordes así como un color adecuado.

Relleno de celdas

Además de poder utilizar el botón Color de relleno de la ficha Inicio, podemos seleccionar un color de relleno

para nuestra celda desde el cuadro de diálogo Formato de celdas dentro de la pestaña Relleno.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

32

Desde la pestaña Relleno podremos seleccionar un color sólido así como Efectos de relleno los cuales nos

permiten aplicar un efecto de color degradado. De igual manera podemos elegir un Estilo de Trama para

rellenar las celdas.

Estilos de celda Por Brady Palma Rodríguez el 24 de noviembre del 2011

Excel nos provee de estilos de celda predefinidos los cuales podemos utilizar para aplicar un formato a

nuestras celdas de manera rápida y conveniente. Y por si fuera poco también podemos definir y crear

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

33

nuestros propios estilos de celda.

Crear tu propio estilo de celda

Una vez que tienes ese estilo de celda que aplicarás continuamente a tus reportes, lo mejor es guardarlo

para que esté disponible en todo momento. Solamente selecciona la celda que contiene el formato adecuado

y pulsa el botón desplegable Estilos de celda y selecciona la opción Nuevo estilo de celda. Se mostrará el

cuadro de diálogo Estilo.

Pulsa el botón Aceptar y habrás creado un nuevo estilo de celda personalizado. Una vez creado el estilo

podrás acceder a él desde la sección Personalizada de la galería de estilos de celda. Si por alguna razón

necesitas eliminar un estilo de celda personalizado, debes hacer clic derecho sobre su nombre y seleccionar

la opción Eliminar.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

34

Copiar formato de celdas

Excel nos facilita la aplicación de formatos de celda al darnos un comando que hace una copia de un formato

y nos permite pegarlo en otra ubicación. Para utilizar este comando primero debemos seleccionar la celda o

rango de celdas que tienen el formato que deseamos copiar y entonces pulsar el botón Copiar formato que

se encuentra en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

Una vez copiado el formato procedemos a seleccionar las celdas destino las cuales adoptarán el mismo

formato que las celdas origen.

Copiar ancho de columna

El botón Copiar formato también nos permite copiar los anchos de columna. Solamente selecciona el título

de la columna que tienen al ancho que deseamos copiar, pulsa el botón Copiar formato y finalmente haz clic

en el título de la columna que adoptará el nuevo ancho de columna.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

35

II Fórmulas y funciones de Excel

Por Brady Palma Rodríguez el 4 de abril del 2012

Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la

facilidad con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que

necesitamos de nuestra información.

Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener fórmulas

que utilicen más de una función para lograr su objetivo. A continuación encontrarás una serie de artículos para

saber más sobre este tema de las fórmulas y funciones de Excel.

1. Fórmulas de Excel

2. Constantes y referencias de celda

3. Referencias absolutas y relativas

4. Precedencia de operadores aritméticos

5. Comparar valores en Excel

6. Ingresar fórmulas en Excel

7. Asignar nombres a celdas o rangos

8. Insertar funciones

9. Trucos para la autosuma en Excel

10. Funciones de tiempo en Excel

Funciones de texto

1. La función EXTRAE

2. La función CONCATENAR

3. La función ENCONTRAR

4. La función CARACTER

Funciones de fecha y hora

1. La función DIAS.LAB

2. La función DIAS.LAB.INTL

3. La función DIA.SEM

Funciones lógicas

1. La función SI

2. La función O

3. La función Y

Funciones matemáticas y trigonométricas

1. La función REDONDEAR

2. La función SUMAR.SI

3. La función RESIDUO

4. La función COMBINAT

5. La función ALEATORIO.ENTRE

Funciones de información

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

36

1. La función ESBLANCO

2. La función ES.NOD

3. La función ES.ERROR

4. La función ESERR

Funciones de búsqueda y referencia

1. La función BUSCARV

2. La función COINCIDIR

3. La función BUSCAR

Fórmulas de Excel Por Brady Palma Rodríguez el 9 de enero del 2012

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas

nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras.

Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados

actualizados cada vez que los datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos

cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus

necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las

mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=).

Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto

introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo

igual al inicio del texto:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

37

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra

celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado

dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar

referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra

fórmula

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que

conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

38

Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo

de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

Constantes y referencias de celda Por Brady Palma Rodríguez el 11 de enero del 2012

Las fórmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos introducir la

ecuación en la Barra de fórmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calculará el resultado. En el siguiente ejemplo

puedes observar un ejemplo de fórmula que utiliza solamente números:

Estos números son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiará y la fórmula siempre regresará

el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los números. Sin embargo una de las ventajas más

grandes al utilizar fórmulas en Excel es que podemos utilizar referencias de celda dentro de la ecuación.

Referencias de celda en fórmulas

Las referencias de celda nos ofrecerán un mayor grado de flexibilidad en nuestras fórmulas. Considera el

siguiente ejemplo

La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2 crearé la siguiente

fórmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar obtendré el resultado de la operación:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

39

La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una fórmula

con referencias de celdadependerá del valor de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las celdas

referenciadas cambia, entonces el resultado de la fórmula también será actualizado.

Si actualizo el valor de la celda A2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habrá dos actualizaciones en la

hoja de cálculo. En primer lugar se actualizará el valor de la celda A2 y en segundo lugar el resultado de la

fórmula de la celda D2 también será actualizado.

Observa que el resultado de la fórmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son siempre

constantes.

De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celda dentro de nuestras

fórmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la fórmula.

Referencias absolutas y relativas Por Brady Palma Rodríguez el 17 de marzo del 2011

Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y le hace

saber a Excel en dónde buscar los valores que se quieren utilizar en una fórmula. Pero ¿Cuál es la diferencia

entre las referencias absolutas y las referencias relativas?

Referencias relativas en Excel

Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al

utilizarla dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la siguiente:

=C1*2

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

40

Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la

referencia se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.

En este ejemplo la referencia C1 de la fórmula se fue incrementando automáticamente a C2, C3, C4 y C5

conforme fue cambiando de fila.

Referencias absolutas en Excel

Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la

puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas

permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por

ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A será siempre fija mientras que la fila

podría ajustarse automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre

fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.

Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta.

Nota que ahora la fórmula de la celda D1 está escrita de la siguiente manera:

=$C$1*2

Observa que sin importar a qué fila se copió la fórmula, la referencia siempre se mantiene hacia $C$1. Es

decir, aún cuando se halla copiado la fórmula a filas diferentes la referencia dentro de la fórmula permaneció

constante. Es importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de referencias porque te permitirá

escribir fórmulas efectivas en Excel.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

41

Precedencia de operadores aritméticos Por Brady Palma Rodríguez el 16 de junio del 2011

Un operador es un símbolo que especifica el tipo de cálculo matemático que se desea realizar en una fórmula,

por ejemplo la suma o la multiplicación. Si una fórmula contiene varios operadores, Excel realiza dichos

cálculos en un orden predeterminado.

Precedencia de operadores

Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer después del signo igual (=) y

calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en que son calculadas las

operaciones es el siguiente:

1. Porcentaje [%]

2. Exponenciación [^]

3. Multiplicación [*] y división [/]

4. Suma [+] y resta [-]

Seguramente el concepto quedará claro con un ejemplo. Considera la siguiente fórmula: =5+3*4-6/2

Las multiplicaciones y divisiones se calcularán primero obtiendo el siguiente resultado: =5+12-3 . El número 12

es el resultado de multiplicar 3*4 y el número 3 es el resultado de la división 6/2. Finalmente se realizará la

suma y la resta dando como resultado 14 que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel:

Uso de paréntesis con operadores aritméticos

Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en la precedencia de

operadores al utilizar paréntesis los cuales tendrán la preferencia sobre los operadores. Considera la

siguiente fórmula: =(5+3)*4-6/2

Esta es una fórmula similar a la anterior solamente que he colocado un paréntesis para la suma (5+3), la cual

será calculada antes que cualquier otra cosa dejando el siguiente resultado: =8*4-6/2 . Ahora que ya no hay

paréntesis Excel aplicará el orden predeterminado empezando con las multiplicaciones y divisiones para

obtener el resultado: =32-3 y finalmente hará la resta para obtener el resultado final de 29.

Observa cómo Excel efectivamente obtiene este resultado:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

42

Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritméticos en Excel y debes tomarlo muy en cuenta

al momento de crear fórmulas ya que definitivamente influirán en el resultado obtenido.

Comparar valores en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 1 de marzo del 2012

Para poder comparar valores en Excel debemos hacer uso de los operadores de comparación. A través de

estos operadores podremos saber si un valor es mayor, igual o diferente al valor con el cual lo estamos

comparando.

Al utilizar los operadores de comparación recibiremos como respuesta un valor VERDADERO o un valor

FALSO de acuerdo a como se haya evaluado la expresión.

Operador Igual a (=)

Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el operador igual a (=). Observa el

siguiente ejemplo:

La columna C contiene las expresiones de comparación entre los valores de la columna A y la columna B.

Observa cómo para la celda C2 el resultado es FALSO por que los valores comparados son diferentes.

En la imagen superior he colocado unos paréntesis alrededor de la comparación de manera que podamos

diferenciar el operador igual a (=) del signo igual que identifica el inicio de la fórmula. Sin embargo podemos

quitar los paréntesis y la fórmula funcionará correctamente.

Operador Mayor que (>)

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

43

El operador mayor que (>) nos permite saber si un valor es mayor que otro. Observa cómo funciona este

operador en los datos de ejemplo:

Podemos también juntar este operador con el signo de igual de manera que tengamos una

comparación mayor que o igual a (>=) la cual podremos utilizar para comparar valores. Observa la diferencia

en los resultados al utilizar este operador:

Operador Menor que (<)

El operador menor que (<) verifica que el valor de la izquierda de la expresión sea menor que el valor de la

derecha.

De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo igual para tener una

comparación menor que o igual a (<=). Observa los resultados:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

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Operador No igual a (<>)

El último operador de comparación es el operador de desigualdad (<>). Este operador nos ayuda a saber si

los valores comparados son diferentes, en cuyo caso obtendremos un valor VERDADERO.

Si los valores son iguales entre sí, entonces el operador nos regresará un valor FALSO como es el caso de la

celda C4 del ejemplo.

Es importante familiarizarse con los operadores de comparación porque serán de gran utilidad al momento de

trabajar con otras funciones de Excel.

Ingresar fórmulas en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 25 de enero del 2012

Para ingresar fórmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el símbolo igual (=) de manera que

indiquemos a Excel que la celda contendrá una fórmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de

utilizar diferentes métodos para ingresar nuestras fórmulas.

Ingresar una fórmula manualmente

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

45

La manera más simple de introducir una fórmula es capturando todo el texto que la compone directamente

en la celda o en la barra de fórmulas. Tal como cualquier otro texto podemos utilizar las flechas para

movernos entre el texto así como realizar cualquier edición con el teclado.

Ingresar fórmulas con el ratón

Existe un método alterno que nos permite ingresar una fórmula de una manera más rápida y menos

susceptible a errores. Con este método utilizamos el ratón para seleccionar las celdas que forman parte de

una fórmula.

Este método inicia igual que todos: introduciendo el símbolo igual (=) y cada vez que necesitamos introducir

una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratón en lugar de introducirla con el teclado.

Ingresar fórmulas con flechas

Este método es similar que el anterior. La diferencia es que en lugar de utilizar el ratón para seleccionar las

celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de Excel hacia la celda a la que deseamos

crear una referencia en nuestra fórmula.

Utilizar autocompletar para ingresar una función

Las fórmulas de Excel pueden utilizar funciones en cuyo caso podemos hacer uso de la funcionalidad de

Autocompletar la cual hace más sencillo introducir una función.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

46

En este ejemplo utilicé las facilidades del autocompletar y también del ratón para introducir las referencias de

las celdas dentro de la función.

Insertar nombres de rango en fórmulas

En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar dichos

nombres en nuestras fórmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene el nombre Ventas y el

rango C2:B7 el nombre Gastos. Podemos utilizar estos nombres en nuestras fórmulas de la siguiente manera:

La condición para utilizar un nombre de rango en nuestras fórmulas es que debemos conocer previamente el

nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres disponibles. Si no conocemos el

nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de

diálogo Pegar nombre el cual nos dejará seleccionar el nombre de una lista.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

47

Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no sucederá nada.

Editar fórmulas en Excel

Después de haber ingresado una fórmula es probable que tengamos la necesidad de realizar alguna

modificación. Para editar una fórmula podemos seguir cualquier de las siguientes opciones:

Seleccionar la celda y editar la fórmula directamente en la barra de fórmulas.

Hacer doble clic sobre la celda y editar la fórmula directamente en la celda.

Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la fórmula en la celda.

Asignar nombres a celdas o rangos Por Brady Palma Rodríguez el 26 de mayo del 2011

Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda como a un rango pero

también existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los represente adecuadamente.

Asignar un nombre a un rango de celdas

Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de la misma

posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango

a la que asignarás un nombre y haz clic en el cuadroNombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la

barra de fórmulas:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

48

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Fórmulas y el botón Asignar nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botón y se mostrará el cuadro de

diálogo Nombre nuevo:

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignarás a la celda o rango y oprime el botón Aceptar.

Utilizar un nombre en una fórmula

Como ejemplo final utilizaré el nombre que acabamos de crear dentro de una fórmula para que observes

cómo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la barra de fórmulas:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

49

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro de tus fórmulas

para facilitar tu trabajo.

Insertar funciones Por Brady Palma Rodríguez el 23 de octubre del 2011

El cuadro de diálogo Insertar función en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya

que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la función adecuada y nos da información sobre

sus argumentos.

Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y podrás hacer prácticamente

todo con el puntero del ratón.

Desplegar el cuadro de diálogo Insertar función

Existen tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre el botón Insertar

función de la fichaFórmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el cual

se muestra como fx. El tercer método es seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al

pulsar el botón Autosuma.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

50

Seleccionar la categoría de la función de Excel

De manera predeterminada se mostrará la categoría de funciones Usadas recientemente. Esto permitirá que

hagas una revisión rápida sobre la lista para saber si la función que buscas se encuentra ahí.

De lo contrario, puedes seleccionar la categoría de la función que estás buscando para poder encontrarla

rápidamente.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

51

Si no conoces la categoría de la función tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opción Todo

dentro de la lista desplegable lo cual mostrará todas las funciones de Excel y podrás buscar entre ellas. La

otra opción que tienes es utilizar el cuadro Buscar una función para introducir el nombre de la función que

buscar y oprimir el botón Ir para permitir que Excel encuentre dicha función.

Seleccionar la función

Una vez que has encontrado la función que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botón Aceptar o

también puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrará el cuadro de

diálogo Argumentos de Función.

Ingresar los argumentos de la función

Dentro de este nuevo cuadro de diálogo deberás seleccionar las celdas que contienen cada uno de los

argumentos de la función. Una vez que hayas terminado de especificar los argumentos deberás pulsar el

botón Aceptar para terminar con la inserción de la función de Excel.

Una ventaja del cuadro de diálogo Argumentos de función es que provee una descripción de ayuda para

cada uno de los argumentos de la función utilizada de manera que si has olvidado alguno de ellos puedas

rápidamente recordar el uso de cada uno de los argumentos.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

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Trucos para la Autosuma en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 25 de abril del 2011

En esta ocasión te daré dos consejos para aplicar la Autosuma fácil y rápidamente en tus hojas de Excel. El

primero de los trucos es el siguiente.

Seleccionar columna a sumar

Selecciona la celda justo debajo de la columna que deseas sumar:

Oprime la combinación de teclas[ALT] + [=]y Excel seleccionará correctamente la columna de datos que

deseas sumar:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

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Sumar columnas y filas

Antes de mostrarte el suguiente truco debo resaltar un comportamiento extraño de Excel. Tomaré la misma

tabla de datos de ejemplo y comenzaré a sumar las filas hasta llegar a la tercera fila en donde Excel

realmente no sabrá qué hacer:

Observa cómo después de haber sumado dos filas y llegar a la tercera fila Excel intenta sumar la columna en

lugar de la fila. El segundo truco que te mostraré ayuda a resolver la confusión de Excel y a sumar

rápidamente tanto filas como columnas. Para aplicar el truco selecciona todas las celdas de datos e incluye

una fila y una columna de resultados:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

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Después de seleccionar las celdas oprime el botón de suma ó el atajo de teclado que acabamos de

revisar[ALT] + [=]. Excel sumará automáticamente tanto columnas como filas y colocará los resultados en

las celdas vacías:

Ambos métodos te ayudarán a realizar las sumas de tus datos adecuada y rápidamente. Aprende otros

métodos abreviados de teclado en el artículo

Funciones de tiempo en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 3 de octubre del 2011

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

55

Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con información de tiempo. Estas funciones son de

gran utilidad para extraer información específica de hora, minuto y segundo de una celda que contiene un

dato de tipo Hora.

Cada función, de acuerdo a su nombre, extrae una parte específica de una hora con tan solo especificar la

celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la

siguiente información:

La función HORA en Excel

Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la función HORA de la siguiente manera:

Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas en el formato de 24-horas.

La función MINUTO en Excel

Para extraer la información de los minutos utilizamos la función MINUTO:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

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La función SEGUNDO en Excel

Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la función SEGUNDO:

Ya lo sabes, cuando necesites extraer información específica sobre una hora puedes hacer uso de las

funciones de tiempo para facilitar cualquier cálculo posterior.

La función EXTRAE en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 13 de febrero del 2012

La función EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo

único que debemos proporcionar es el número de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio

dentro de la cadena de texto.

Sintaxis de la función EXTRAE

La función EXTRAE tiene 3 argumentos:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

57

Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres.

Posición_inicial (obligatorio): El número de la posición que ocupa el primer carácter que deseamos

extraer. El primer carácter del Texto tiene siempre la posición número 1.

Núm_de_caracteres (obligatorio): El número de caracteres que se van a extraer del Texto a partir de la

posición inicial.

Ejemplo de la función EXTRAE

Para probar la función EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero ilustrativo en el cual

extraeré la palabra “Archivo 5” del contenido de la celda A1.

1. En la celda B1 comenzamos introduciendo la fórmula:

=EXTRAE(

2. Ya que el primer argumento de la función es la cadena de texto, haré clic sobre la celda A1 para obtener

la referencia de celda:

=EXTRAE(A1,

3. El segundo argumento de la función es la posición inicial de la palabra “Archivo 5” dentro de la cadena de

texto de la celda A1. Esta posición es la número 4.

=EXTRAE(A1,4

4. El último argumento es el número de caracteres que deseo extraer que son 9. Es importante considerar el

espacio en blanco como un carácter y de esta manera tengo la fórmula final:

=EXTRAE(A1,4,9)

De esta manera la función EXTRAE nos da el resultado esperado:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

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La función EXTRAE y las fechas

Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la función EXTRAE con datos de tipo fecha con la intención de

obtener información del día, del mes o del año. Sin embargo estos intentos siempre resultarán en un error ya

que las fechas en Excel son un número el cual tiene formato de celda especial para mostrarse como texto. La

solución para extraer las partes de una fecha es utilizar las funciones DIA, MES y AÑO.

La función CONCATENAR en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 15 de febrero del 2012

La función CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o más cadenas de texto en una misma celda lo

cual es muy útil cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer una

concatenación.

Sintaxis de la función CONCATENAR

La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento será un texto que se irá

uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que podemos especificar en la función es de 255 y el

único obligatorio es el primer argumento.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

59

Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unirá a la cadena de texto final.

Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los argumentos son opcionales a partir

del segundo argumento.

Ejemplo de la función CONCATENAR

La función CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la información está distribuida en varias

columnas y deseamos integrar la información en una sola. Por ejemplo, tengo información de los nombres de

los empleados en 3 columnas diferentes:

Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos seguir los siguientes

pasos.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

60

1. En la celda D2 comenzaré a escribir la función CONCATENAR especificando el primer argumento:

=CONCATENAR(A2,

2. Como segundo argumento debo especificar un espacio vacío de manera que el Nombre y el Apellido

paternos permanezcan separados en la nueva cadena de texto:

=CONCATENAR(A2," ",

3. Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que será el Apellido paterno con su respectivo

espacio:

=CONCATENAR(A2," ",B2," ",

4. Y como último paso en el quinto argumento irá el Apellido materno:

=CONCATENAR(A2," ",B2," ",C2)

La función CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2:

Sólo resta copiar la fórmula hacia abajo para que Excel realice la concatenación de los demás nombres.

La función ENCONTRAR en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 17 de febrero del 2012

La función ENCONTRAR en Excel nos devuelve la posición inicial de una cadena de texto, o de un carácter,

dentro de otra cadena de texto. La función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

61

Sintaxis de la función ENCONTRAR

La función ENCONTRAR tiene tres argumentos que son los siguientes:

Texto_buscado (obligatorio): Es la cadena de texto o carácter que se desea encontrar.

Dentro_del_texto (obligatorio): La cadena de texto donde realizaremos la búsqueda.

Núm_inicial (opcional): Indica la posición de la cadena Dentro_del_texto donde se comenzará la

búsqueda. El primer carácter siempre es el número 1. Si se omite este argumento se supone que se

realizará una búsqueda desde la primera posición.

Si el Texto_buscado es contrado, entonces la función ENCONTRAR regresa un número que indicará la

posición donde se encontró. Si no se encuentra ninguna coincidencia la función ENCONTRAR regresará el

error #¡VALOR!

Ejemplo de la función ENCONTRAR

A continuación podrás observar una serie de ejemplos de la función ENCONTRAR que nos ayudarán a dejar

claro su uso. Cada una de las funciones buscará un carácter específico dentro del texto de la columna A.

Observa los resultados:

El primer ejemplo nos muestra la siguiente fórmula:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

62

=ENCONTRAR("T", A2)

Esta fórmula encontrará la primera ocurrencia de la letra “T” (mayúscula) que se encuentra en la primera

posición y por lo tanto el resultado es 1. Como había mencionado anteriormente, la función ENCONTRAR es

sensible a mayúsculas y lo comprobamos con el segundo ejemplo:

=ENCONTRAR("t", A3)

Al buscar la letra “t” (minúscula), obtenemos como resultado la posición 4 aun cuando se ha iniciado la

búsqueda desde el primer carácter lo cual no indica que la búsqueda hace diferencia entre mayúsculas y

minúsculas.

El tercer ejemplo hace una búsqueda de la letra “i”:

=ENCONTRAR("i", A4)

Lo interesante de este ejemplo es que la cadena original tiene dos letras “i”, pero la función

ENCONTRAR regresa la posición de la primera, que es la posición número 9. Sin embargo, en el último

ejemplo utilizamos el tercer argumento de la función ENCONTRAR:

=ENCONTRAR("i", A5, 10)

Con el tercer argumento estoy indicando a la función ENCONTRAR que inicie la búsqueda a partir de la

posición 10, que es la letra “g”, y por lo tanto me regresa la posición de la segunda letra “i”.

Errores comunes con la función ENCONTRAR

Si la función ENCONTRAR regresa el error #¡VALOR! es probable que tengas alguno de los siguientes

problemas:

Si olvidamos que la función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas podemos

obtener el error #¡VALOR! porque la función no encontrará coincidencias.

Al utilizar el tercer argumento de la función, que indica la posición inicial de la búsqueda, debemos tener

cuidado de no especificar un número que sea mayor a la longitud de la cadena o de la contrario

obtendremos el error #¡VALOR!

La función CARACTER en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 20 de febrero del 2012

La función CARACTER en Excel regresa un carácter específico para un número entero que ha sido

proporcionado como argumento. Un computador tiene un juego de caracteres con un número entero asignado

y es precisamente ese número el que debemos proporcionar como argumento.

Sintaxis de la función CARACTER

La sintaxis de la función CARACTER solamente admite un argumento:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

63

Número (obligatorio): Número entero entre 1 y 255 que especifica el carácter que deseamos obtener.

Ejemplos de la función CARACTER

La función CARACTER puede ayudarnos a hacer uso de caracteres especiales o símbolos dentro de alguna

celda como pueden ser los saltos de línea o encontrar alguna letra del alfabeto.

Agregar un salto de línea

Cuando necesitamos agregar dos cadenas de texto que incluyan un salto de línea entre ellas podemos utilizar

la función CARACTER (10), que representa precisamente el salto de línea. Observa cómo la celda C2 hace la

unión de las cadenas de texto de la celda A1 y B1 pero introduce un salto de línea entre ambas.

Para ver reflejado el salto de línea debemos ir al cuadro de diálogo Formato de celdas (CTRL + 1) y

seleccionar la opción Ajustar textoque se encuentra en la pestaña Alineación.

Encontrar una letra del alfabeto

Si queremos saber rápidamente cual es la letra 10 del alfabeto podemos utilizar la función CARACTER que

nos dará el resultado inmediato sin necesidad de ir letra por letra.

Antes de mostrar el ejemplo debemos saber que la letra A (mayúscula) tiene asociado el código 65 y de esta

manera podemos imaginar que la primera letra del alfabeto es lo mismo que 64 +1, la segunda letra del

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

64

alfabeto será 64 +2, la tercera 64 + 3 y así sucesivamente. Si necesitamos conocer la décima letra del

alfabeto utilizaremos la fórmula CARACTER(64 + 10) :

La suma 64 + 10 que coloqué dentro de la función no es necesaria. Solamente lo he hecho para ilustrar de

una mejor manera que estoy buscando la décima letra del alfabeto pero obtendríamos el mismo resultado con

solo especificar la fórmula CARACTER(74) .

Puedes hacer un ejercicio y enlistar todas las letras del alfabeto de acuerdo a su posición. En la siguiente hoja

de Excel tengo las posiciones de las letras en la columna C y en la columna D mostraré la letra

correspondiente con tan solo hacer la suma del número 64 y la posición deseada:

La función DIAS.LAB en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 22 de febrero del 2012

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

65

La función DIAS.LAB en Excel nos ayuda a obtener el número de días laborables entre dos fechas

determinadas. La función DIAS.LAB nos permite especificar un conjunto de días de vacaciones que serán

excluidos de los días laborables contabilizados.

Sintaxis de la función DIAS.LAB

A continuación una descripción de los argumentos de la función DIAS.LAB:

Fecha_inicial (obligatorio): Es la fecha a partir de la cual se comenzarán a contar los días laborables.

Fecha_final (obligatorio): La fecha que marca el final de la contabilización de días laborables.

Vacaciones (opcional): Conjunto de una o varias fechas que serán excluidas del calendario de días

laborables.

La función DIAS.LAB contabiliza los días laborables de lunes a viernes y excluye los fines de

semana (sábado y domingo).

Ejemplos de la función DIAS.LAB

En el siguiente ejemplo podrás observar el número de días laborables que existen entre el 1 de enero del

2012 y el 22 de febrero del 2012.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

66

Con este resultado puedes comprobar que se han excluido los sábados y los domingos. Ahora incluiré una

lista de días de vacaciones de la siguiente manera:

Observa que he colocado un nombre para el rango de celdas B3:B5 y lo he llamado Vacaciones. En seguida

modificaré la función DIAS.LAB para que considere los días de vacaciones.

La función deja de contabilizar las fechas especificadas como vacaciones y lo puedes ver reflejado en el

resultado final.

Si por alguna razón llegamos a colocar en la lista de días de vacaciones la fecha de un sábado o de un

domingo esos días no surtirán ningún efecto porque la función DIAS.LAB no contabiliza esos días. Observa

en el siguiente ejemplo cómo he agregado a la lista de días de vacaciones un par de fechas que

corresponden a un sábado (18/02/2012) y un domingo (19/02/2012) y sin embargo el resultado de la función

DIAS.LAB no cambia respecto al ejemplo anterior:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

67

Observa que para este último ejemplo no utilicé el nombre Vacaciones en el tercer argumento de la función

sino que coloqué explícitamente la referencia para el rango B3:B7. Esto nos confirma que podemos utilizar

ambos métodos al momento de especificar la lista de días de vacaciones.

La función DIAS.LAB.INTL en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 24 de febrero del 2012

La función DIAS.LAB.INTL en Excel fue introducida en la versión 2010 y nos permite contar los días

laborables entre dos fechas pero con la ventaja de poder especificar los días de la semana que necesitamos

considerar como fines de semana además de los días de vacaciones.

La sintaxis de la función DIAS.LAB.INTL

La función DIAS.LAB.INTL tiene cuatro argumentos que nos permiten personalizar adecuadamente la

manera en como deseamos contar los días laborables.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

68

Fecha_inicial (obligatorio): Fecha donde se inicia el conteo de los días laborables.

Fecha_final (obligatorio): Fecha final del conteo de días laborables.

Fin_de_semana (opcional): Número que especifica el día o días que serán considerados como el fin de

semana.

Días_no_laborables (opcional): Conjunto de una o varias fechas que indican los días no laborables.

Si no especifica el argumento de Fin_de_semana la función DIAS.LAB.INTL hará el cálculo de días laborables

suponiendo un fin de semana de sábado y domingo.

Establecer un fin de semana personalizado

El tercer argumento de la función DIAS.LAB.INTL nos permite especificar los días de la semana que serán

considerados como fines de semana. Por ejemplo, si deseo especificar que el fin de semana está formado

sólo por el día domingo debo escribir la función de la siguiente manera:

=DIAS.LAB.INTL(B1,B2,11)

El número 11 en el tercer argumento de la función hará que se consideren sólo los domingos como el fin de

semana. Observa el resultado de la función recién escrita.

A continuación muestro la lista completa de números válidos para el tercer argumento de la función

DIAS.LAB.INTL:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

69

Considerar días no laborables

Para agregar una lista de días no laborables a la función DIAS.LAB.INTL podemos crear un rango con la

lista de fechas que deseamos que no sean contadas. En el siguiente ejemplo especificaré un fin de semana

de viernes y sábado y además agregaré tres fechas como días no laborables en el rango B3:B5:

La función DIAS.LAB.INTL en Excel es una función muy flexible que seguramente se adaptará

adecuadamente a la manera en cómo necesites realizar el cálculo de los días laborables.

La función DIASEM en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 27 de febrero del 2012

La función DIASEM en Excel nos devuelve el número que identifica a un día de la semana, es decir, nos

regresa un número entre 1 y 7 el cual indicará qué día de la semana corresponde a una fecha determinada.

Sintaxis de la función DIASEM

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

70

La función DIASEM tiene dos argumentos

Núm_de_serie (obligatorio): Es la fecha de la cual necesitamos conocer el día de la semana.

Tipo (opcional): Nos permite configurar el día asignado como primer día de la semana.

El segundo parámetro de la función es opcional pero nos permite configurar la manera en que la función

identifica los días de la semana. Por ejemplo, si especificamos el número 2 para este argumento, la función

DIASEM devolverá el número 1 en caso de que la fecha especificada sea lunes.

En base al número especificado en el segundo argumento será la numeración de los días. A continuación la

tabla de posibles valores para el argumento Tipo:

En caso de que se omita el argumento Tipo la función asumirá el valor 1 y regresará el número 1 al encontrar

un día domingo y el número 7 para un día sábado. Para las versiones anteriores a Excel 2010 solamente

están disponibles los valores 1, 2 y 3 para el argumento Tipo.

Ejemplos de la función DIASEM

Para conocer el día de la semana que corresponde a la fecha “14/02/2012” podemos utilizar la función

DIASEM de la siguiente manera:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

71

Ya que no hemos especificado el segundo argumento de la función, Excel asume que el número 1 es para el

día domingo y por lo tanto el 14 de febrero del 2012 que es martes tendrá asignado el número 3. Si ahora

utilizo el segundo argumento de la función para que asigne el número 1 al día lunes entonces la respuesta de

la función deberá cambiar. Observa el resultado:

De acuerdo a la tabla de valores del argumento Tipo puedes observar que al poner el valor 2 estoy indicando

a la función que el lunes tendrá asignado el número 1 y por lo tanto ahora la función DIASEM nos da como

resultado un 2 bajo esta nueva configuración que corresponde al día martes.

Mostrar el nombre del día

Si estás utilizando el comportamiento predeterminado de la función DIASEM (Domingo = 1, sábado = 7)

entonces puedes mostrar el nombre del día en lugar de un número. Para hacerlo debes asignar el formato

personalizado “dddd” a la celda que contiene la fórmula:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

72

La función DIASEM nos ayudará a conocer fácilmente el día de la semana que corresponde a cualquier

fecha especificada.

La función SI en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 29 de febrero del 2012

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para

determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado

obtenido en la prueba lógica.

Sintaxis de la función SI

Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores a devolver de

acuerdo al resultado de la función.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

73

Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es

VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de

la Prueba_lógica sea VERDADERO.

Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO.

La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también puede ser una

función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.

Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números, referencias a

otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la Prueba_lógica.

Ejemplos de la función SI

Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones

correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la

calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a

60. La función que utilizaré será la siguiente:

=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")

Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

74

Utilizar una función como prueba lógica

Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la función SI siempre y

cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de función

es la función ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso

de que sea un valor numérico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de la

columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”.

=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")

Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la hoja:

Utilizar una función como valor de regreso

Como último ejemplo mostraré que es posible utilizar una función para especificar el valor de regreso.

Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda de la columna A contenga un

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

75

valor numérico se le sume el valor que colocaré en la celda D1. La función que me ayudará a realizar esta

operación es la siguiente:

=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")

Como puedes observar, el segundo argumento es una función la cual se ejecutará en caso de que la prueba

lógica sea verdadera. Observa el resultado de esta fórmula:

Sólo en los casos donde la función SI era verdadera se realizó la suma. De la misma manera podríamos

colocar una función para el tercer argumento en caso de que el resultado de la prueba lógica fuera falso.

La función O en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 2 de marzo del 2012

La función O es una de las funciones lógicas de Excel y como cualquier otra función lógica solamente

devuelve los valores VERDADERO o FALSO después de haber evaluado las expresiones lógicas que se

hayan colocado como argumentos.

Sintaxis de la función O

La función O en Excel nos ayudará a determinar si al menos uno de los argumentos de la función es

VERDADERO.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

76

Valor_lógico1 (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada por la función.

Valor_lógico2 (opcional): A partir del segundo argumento las expresiones lógicas a evaluar con

opcionales hasta un máximo de 255.

La única manera en que la función O devuelva el valor FALSO es que todas las expresiones lógicas sean

falsas. Si al menos una expresión es verdadera entonces el resultado de la función O será VERDADERO.

Ejemplos de la función O

Para comprobar el comportamiento de la función O haremos un ejemplo sencillo con la siguiente fórmula:

=O(1=2, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)

Si analizas con detenimiento cada una de las expresiones verás que todas son falsas y por lo tanto la función

O devolverá el valor FALSO. Observa el resultado:

Como mencioné anteriormente, la función O devolverá un valor VERDADERO si al menos una de las

expresiones lógicas es verdadera. En nuestro ejemplo modificaré solamente la primera expresión para que

sea 1=1 de manera que tenga la siguiente fórmula:

=O(1=1, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)

Esto deberá ser suficiente para que la función O devuelva un valor VERDADERO:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

77

Funciones como argumento de la función O

Podemos utilizar funciones como argumentos de la función O siempre y cuando devuelvan VERDADERO o

FALSO como resultado. En el siguiente ejemplo utilizo las funciones ESNUMERO y ESTEXTO para evaluar el

tipo de dato de las celdas B1 y B2.

Ya que la celda B1 es un número la función ESNUMERO regresa el valor VERDADERO. Por otro lado la

celda B2 es efectivamente una cadena de texto y por lo tanto la función ESTEXTO devuelve el valor

VERDADERO. En consecuencia la función O también regresa el valor VERDADERO. Ahora intercambiaré

los valores de las celdas B1 y B2 de manera que tanto la función ESNUMERO como la función ESTEXTO

devuelvan FALSO.

No olvides que la función O en Excel siempre devolverá VERDADERO excepto cuando TODAS las

expresiones lógicas evaluadas sean falsas.

La función Y en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 4 de marzo del 2012

La función Y en Excel es una función lógica que nos permitirá evaluar varias expresiones lógicas y saber si

todas ellas son verdaderas. Será suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el

resultado de la función también sea FALSO.

Sintaxis de la función Y

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

78

Los argumentos de la función Y en Excel son los siguientes:

Valor_lógico1 (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada por la función.

Valor_lógico2 (opcional): Expresiones lógicas a evaluar, opcional hasta un máximo de 255.

La función Y solamente regresará el valor VERDADERO si todas las expresiones lógicas evaluadas son

verdaderas. Bastará con que una sola expresión sea falsa para que la función Y tenga un resultado FALSO.

Ejemplos de la función Y

Observa la siguiente fórmula y te darás cuenta de que todas las expresiones son verdaderas:

=Y(5=5, 1<3, 8>6)

Ya que todas las expresiones son verdaderas, la función Y devolverá también el valor VERDADERO.

Ahora agregaré una cuarta expresión que será falsa: 7<>7. Observa cómo será suficiente para que la función

Y devuelva el valor FALSO:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

79

Argumentos de la función Y

Cada un de los argumentos de la función Y puede ser una expresión lógica como en los ejemplos anteriores

pero también puede ser una función de Excel que devuelva un valor FALSO o VERDADERO.

Observa el siguiente ejemplo donde he combinado una expresión lógica con la función ES.PAR y la función

ES.IMPAR las cuales evalúan un número para indicarnos si es par o impar respectivamente.

Ya que tanto la expresión lógica como las funciones son evaluadas como verdaderas, entonces la función

Y nos un resultado VERDADERO. Ahora observa como al cambiar solamente el argumento de la función

ES.IMPAR con el número 6 (en lugar de 5), causará que la función Y nos devuelva el valor FALSO.

Si alguna vez necesitas estar seguro de que todo un grupo de expresiones lógicas sean verdaderas, la

función Y en Excel será una excelente opción para hacerlo.

La función REDONDEAR en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 6 de marzo del 2012

La función REDONDEAR en Excel nos ayuda a redondear un número a una cantidad de

decimales especificados. La cantidad de decimales especificados puede ser un número positivo, negativo o

cero.

Sintaxis de la función REDONDEAR

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

80

La función REDONDEAR tiene dos argumentos obligatorios:

Número (obligatorio): El número que va a ser redondeado.

Núm_decimales (obligatorio): La cantidad de decimales a la que se desea redondear.

Ejemplos de la función REDONDEAR

En la celda A1 tengo el valor 16.475 y utilizaré la función REDONDEAR con diferentes valores para el

segundo argumento de manera que podamos observar la diferencia.

Cuando el segundo argumento de la función REDONDEAR es mayor a cero entonces el número se

redondea a la cantidad de decimales especificada. Si colocamos un cero como segundo argumento, entonces

se redondeará hacia el número entero más próximo. Por el contrario, si especificamos un número negativo,

entonces la función REDONDEAR hace el redondeo hacia la izquierda del separador decimal.

Ahora observa el valor 2.3928 siendo redondeado a una, dos y tres posiciones decimales.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

81

Debes recordar que la función REDONDEAR hace siempre un redondeo hacia arriba a partir del número 5,

de lo contrario el redondeo ser realizará hacia abajo. Considera los siguientes ejemplos:

REDONDEAR(4.845,2) = 4.85

REDONDEAR(4.844,2) = 4.84

La función SUMAR.SI en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 8 de marzo del 2012

La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado

criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.

Sintaxis de la función SUMAR.SI

La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación.

Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.

Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

82

Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las

celdas especificadas en Rango.

El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un número hará que se

sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una expresión podremos

especificar alguna condición de mayor o menor que.

Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en cierta columna que

contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numéricos. Todos estos

casos quedarán más claros con los siguientes ejemplos.

Ejemplos de la función SUMAR.SI

El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas que

contienen el número 5.

Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el número 5, de lo

contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el número 5 y

suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condición establecida se hace la suma de ambas

celdas lo cual da el número 10 como resultado.

Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumare aquellas celdas que sean menores a 3. Observa el

resultado de esta nueva fórmula.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

83

Ventas de un vendedor

Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la función SUMAR.SI el cual nos deja

especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente ejemplo tengo una

lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor específico.

Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la celda F1.

El tercer argumento de la función contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que deseo sumar.

La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a Juan y

excluye el resto de celdas. Podría modificar un poco esta fórmula para obtener las ventas de un mes

específico. Observa el resultado de esta adecuación en la celda F5:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

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La función RESIDUO en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 11 de marzo del 2012

El residuo es el sobrante de una división inexacta. La función RESIDUO en Excel nos ayuda a obtener el

sobrante (residuo) que haya resultado de la división de dos números.

Sintaxis de la función RESIDUO

La sintaxis de la función RESIDUO es la siguiente:

Número (obligatorio): Número que será dividido. También conocido como dividendo.

Núm_divisor (obligatorio): Número por el cual se sea hacer la división.

Si la división entre Número y Núm_divisor no es exacta tendremos un residuo diferente a cero.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

85

Ejemplos de la función RESIDUO

RESIDUO(21, 5) = 1

RESIDUO(23, 5) = 3

RESIDUO(25, 5) = 0

Si el resultado de la función RESIDUO es cero será un indicador de que tenemos una división exacta y por lo

tanto tenemos un número que es divisible.

Comprobar la divisibilidad de un número

En el siguiente ejemplo tenemos una columna de números y otra columna de divisores. Podemos conocer

fácilmente las parejas de números que son divisibles utilizando la función RESIDUO y observando aquellos

que tienen un residuo igual a cero.

La función COMBINAT en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 13 de marzo del 2012

La función COMBINAT en Excel nos ayuda a obtener la cantidad de combinaciones posibles para un

número determinado de elementos. Una combinación es un subconjunto de elementos sin importar su orden

interno.

Sintaxis de la función COMBINAT

La sintaxis de la función COMBINAT es la siguiente.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

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Número (obligatorio): El número total de elementos

Tamaño (obligatorio): El número de elementos en cada combinación

Algunas consideraciones importantes sobre la función COMBINAT son las siguientes:

1. Los argumentos deben ser números enteros, en caso contrario, Excel truncará los números.

2. Si cualquiera de los argumentos es menor a cero, o si Número < Tamaño, entonces la función

COMBINAT regresará el error #¡NUM!

3. Cualquier argumento que no sea un valor numérico ocasionará que la función COMBINAT devuelva el

error #¡VALOR!

Ejemplos de la función COMBINAT

Para entender mejor la función COMBINAT hagamos un ejemplo muy sencillo. Tengo tres cajas etiquetadas

como A, B y C. ¿Cuántas posibles combinaciones de 2 cajas puedo hacer? La respuesta nos la da la función

COMBINAT:

COMBINAT(3, 2) = 3

Esta respuesta la podemos validar fácilmente porque efectivamente con las tres cajas puedo hacer las

siguientes combinaciones: [A, B], [A, C] y [B, C]. Si agrego una cuarta caja etiquetada como D el número de

posibles combinaciones aumenta a seis.

COMBINAT(4, 2) = 6

Las combinaciones posibles son las siguientes: [A, B], [A, C], [A, D], [B, C], [B, D] y [C, D].

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

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La función ALEATORIO.ENTRE en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 16 de marzo del 2012

La función ALEATORIO.ENTRE en Excel devuelve un número aleatorio que se encontrará entre el límite

inferior y el límite superior especificados. La función ALEATORIO.ENTRE siempre devolverá un número

entero.

Sintaxis de la función ALEATORIO.ENTRE

La función ALEATORIO.ENTRE tiene solamente dos argumentos:

Inferior (obligatorio): Límite inferior del número aleatorio generado.

Superior (obligatorio): Límite superior del número aleatorio generado.

La función ALEATORIO.ENTRE regresará un nuevo número aleatorio cada vez que se recalcule la hoja de

cálculo.

Ejemplo de la función ALEATORIO.ENTRE

Para generar un número aleatorio entre 1 y 100 escribe la siguiente fórmula en cualquier celda de la hoja.

=ALEATORIO.ENTRE(1, 100)

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

88

Para obtener un número aleatorio diferente solamente debes presionar la tecla F9 y tendremos un nuevo

número aleatorio entre 1 y 100.

Números aleatorios negativos

La función ALEATORIO.ENTRE también puede generar números aleatorios negativos. Por ejemplo, si deseo

tener un número aleatorio que se encuentre entre -50 y 50 puedo escribir la siguiente fórmula:

=ALEATORIO.ENTRE(-50, 50)

Solo recuerda colocar siempre en el primer argumento el límite inferior, que para este ejemplo es el número

negativo, ya que si inviertes los argumentos la función ALEATORIO.ENTRE devolverá el error #¡NUM!

La función ESBLANCO en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 20 de marzo del 2012

La función ESBLANCO en Excel es una función que comprueba el valor de una celda y devuelve el valor

lógico VERDADERO en caso de que sea una celda vacía, de lo contrario regresará el valor FALSO.

Sintaxis de la función ESBLANCO

La función ESBLANCO solamente tiene un argumento.

Valor (obligatorio): valor o referencia a la celda que deseamos validar.

Ejemplos de la función ESBLANCO

En la siguiente imagen puedes observar cómo la función ESBLANCO en la celda B1 regresa un valor

FALSO cuando pasamos como argumento la referencia de la celda A1 la cual contiene un texto.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

89

Por el contrario, si en la celda B2 utilizamos la función ESBLANCO para evaluar el contenido de la celda A2,

obtendremos un valor VERDADERO porque la celda A2 está vacía.

La función ESBLANCO regresará el valor FALSO cuando la celda que está siendo evaluada contiene un

error. Observa el siguiente ejemplo.

La función ESNOD en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 22 de marzo del 2012

La función ESNOD en Excel nos ayuda a saber si una celda contiene el error #N/A. Este tipo de error indica

que Excel no ha encontrado el valor especificado, es decir tenemos un valor No Disponible (N/A = Not

Available).

Sintaxis de la función ESNOD

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

90

Valor (obligatorio): El valor que deseamos evaluar para saber si contiene el tipo de error #N/A.

Ejemplos de la función ESNOD

En la siguiente imagen puedes observar en la columna A una serie de valores diferentes. La celda A1

contiene un texto, la celda A2 un número, la celda A3 es una celda vacía.

Las celdas inferiores contienen diferentes tipos de errores y solamente la celda A8 contiene el tipo de error

#N/A. Ahora en la columna B utilizaré la función ESNOD para evaluar los valores de la columna A. Observa

el resultado a continuación:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

91

De esta manera comprobamos que la función ESNOD regresará el valor VERDADERO solo en caso de

encontrar el tipo de error #N/A. Un uso muy práctico de la función ESNOD es para saber si el resultado de

otra función es específicamente el error #N/A. Observa la siguiente fórmula:

=ESNOD(BUSCARV("valor", D1:G14, 4))

En este ejemplo estoy utilizando la función ESNOD para saber si la función BUSCARV regresa un error del

tipo #N/A.

La función ESERROR en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 25 de marzo del 2012

La función ESERROR en Excel nos ayuda a comprobar si un valor es un error y nos devuelve el valor

VERDADERO o FALSO. El valor evaluado puede ser una celda o una fórmula cuyo resultado será evaluado.

Sintaxis de la función ESERROR

Valor (obligatorio): Es el valor que se desea evaluar.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

92

Ejemplos de la función ESERROR

La función ESERROR evalúa el valor de una celda para saber si contiene alguno de los errores de Excel.

Observa la siguiente imagen que contiene todos los errores posibles en Excel y a su lado el resultado de

la función ESERROR.

Sólo en el caso en donde la celda tenga un valor de error la función ESERROR devolverá el valor

VERDADERO. En el ejemplo anterior las celdas A9, A10 y A11 no contienen un error y por lo tanto la función

ESERROR devuelve el valor FALSO.

La función ESERR en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 27 de marzo del 2012

La función ESERR en Excel es una de las funciones de Información que nos permiten saber si el valor de

una celda o el resultado de una fórmula es alguno de los errores de Excel.

Sintaxis de la función ESERR

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

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Valor (obligatorio): El valor que se desea comprobar.

La función ESERR compara el valor contra todos los tipos de error en Excel excepto el error #N/A en cuyo

caso devolverá el valor FALSO.

Ejemplos de la función ESERR

A continuación podrás observar que en la columna A tengo todos los errores que son generados por Excel. En

la columna B he utilizado la función ESERR para evaluar el contenido de cada una de las celdas.

Es importante que observes cómo la función ESERR comprueba adecuadamente todos los errores

devolviendo el valor VERDADERO, pero al evaluar el tipo de error #N/A devuelve el valor FALSO. Debes

tener muy en cuenta esta peculiaridad de la función ESERR al momento de utilizarla en la validación de

errores en tu hoja de cálculo de Excel.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

94

La función BUSCARV en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 26 de enero del 2012

La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos

ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo

que podemos resolver con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un directorio telefónico.

Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio telefónico de nuestra

localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el nombre

dentro del directorio telefónico para entonces obtener el número correcto.

Crear una tabla de búsqueda

Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En

primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada

columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V”

en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la

columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas

de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que

se llamen igual.

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Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja

de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla

donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función

BUSCARV.

Sintaxis de la función BUSCARV

La función BUSCARV tiene 4 argumentos:

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla.

Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que

contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de

encontrar la coincidencia del Valor_buscado.

Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia

del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El

Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la

tabla la columna número 1.

Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero.

Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una

búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos

una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada

de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la función BUSCARV

Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de

números telefónicos seguimos los siguientes pasos:

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1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.

2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:

=BUSCARV(

3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el

primer argumento de la función:

=BUSCARV(E1,

4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de

columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda

debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:

=BUSCARV(E1,A2:B11,

5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el

número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas

empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el

tercer argumento con una coma (,):

=BUSCARV(E1,A2:B11,2,

6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda

exacta del nombre.

=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la función recién descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para

buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.

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Errores comunes al usar la función BUSCARV

Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el

primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.

Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un

error de tipo #REF!

Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo

#VALOR!

Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor

buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.

La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo

para aprender correctamente su uso y verás que podrás sacar mucho provecho de esta función.

La función COINCIDIR en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 29 de marzo del 2012

La función COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas y nos

devuelve su posición. En otras palabras, la función COINCIDIR nos ayuda a obtener el número de fila que

ocupa el elemento buscado.

Sintaxis de la función COINCIDIR

La función COINCIDIR tiene tres argumentos:

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Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la búsqueda.

Tipo_de_coincidencia (opcional): Un número que indica el tipo de coincidencia en la búsqueda.

El Tipo_de_coincidencia especificado en la función tendrá un efecto en la manera en que se hace la

búsqueda. Los siguientes valores son los posibles para el tercer argumento de la función COINCIDIR:

1: La función COINCIDIR encontrará el valor más grande que sea menor o igual al valor buscado. La

matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.

0: La función COINCIDIR encontrará el primer valor que sea exactamente igual al valor buscado. La

matriz de búsqueda puede estar en cualquier orden.

-1: La función COINCIDIR encontrará el valor más pequeño que sea mayor o igual que el valor buscado.

La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera descendente.

Cuando no se especifica el tercer argumento de la función COINCIDIR se utilizará de manera

predeterminada el valor 1.

Ejemplos de la función COINCIDIR

Comenzaré con un ejemplo de una búsqueda exacta con la función COINCIDIR. Para ello tengo una lista de

valores en la columna A y utilizaré la siguiente fórmula:

=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)

Observa el resultado de la fórmula:

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La función COINCIDIR nos devuelve el número 5 que es precisamente la posición que ocupa el valor

buscado. Ahora observa lo que sucede al utilizar la siguiente fórmula:

=COINCIDIR("JOX", A1:A10)

En primer lugar debemos saber que el valor “JOX” no está dentro de la lista así que no habría una

coincidencia exacta, pero al omitir el tercer argumento de la función estoy indicando que deseo hacer una

búsqueda aproximada. Observa el resultado:

La función COINCIDIR devuelve el número 9 porque es el elemento que contiene al menos una de las letras

del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia encontrada.

Notas adicionales sobre la función COINCIDIR

Algunas notas adicionales sobre la función COINCIDIR son las siguientes:

La función COINCIDIR no hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

Cuando la función COINCIDIR no encuentra alguna coincidencia devolverá el tipo de error #N/A.

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La función BUSCAR en Excel Por Brady Palma Rodríguez el 2 de abril del 2012

La función BUSCAR en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y como resultado

nos devolverá el valor correspondiente del rango de resultados que especifiquemos. La función BUSCAR se

puede utilizar en forma vectorial o en forma matricial.

Forma vectorial de la función BUSCAR

Comenzaré explicando la forma vectorial de la función BUSCAR. Bajo esta forma podemos buscar un valor

en un rango de celdas el cual debe ser una sola columna o una sola fila. La sintaxis para realizar la búsqueda

es la siguiente:

Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.

Vector_de_compraración (obligatorio): Un rango de celdas que está formado por una sola columna o

una sola fila en donde se realizará la búsqueda.

Vector_resultado (opcional): El rango de celdas que contiene la columna o fila de resultados que

deseamos obtener.

El Vector_de_comparación debe estar siempre en orden ascendente, de lo contrario la función devolverá

resultados incorrectos. En caso de especificar el Vector_resultado deberá ser del mismo tamaño

que Vector_de_comparación.

Ejemplo de la función BUSCAR en forma vectorial

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Para este ejemplo tengo una lista de alumnos con sus nombres, apellidos y calificaciones y de los cuales

deseo encontrar la calificación de alguno de ellos con tan solo especificar su nombre.

En la celda F1 colocaré el nombre del alumno y en la celda F2 la función BUSCAR la cual me ayudará a

obtener su calificación. Desarrollemos la fórmula paso a paso:

1. Introducir la función BUSCAR y especificar el primer argumento que es el valor buscado.

=BUSCAR(F1,

2. Como segundo argumento debo especificar el rango donde se realizará la búsqueda:

=BUSCAR(F1, A2:A6,

3. El último argumento será el rango que tiene los resultados que deseo obtener y que en este ejemplo son

las calificaciones en C2:C6:

=BUSCAR(F1, A2:A6, C2:C6)

Observa cómo la función BUSCAR regresa la calificación que corresponde al nombre buscado.

Si en lugar de la calificación quisiera obtener el apellido del alumno basta con cambiar el tercer argumento de

la función para indicar el rango que contiene los apellidos que es B2:B6.

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Forma matricial de la función BUSCAR

La función BUSCAR también puede ser utilizada con un arreglo, el cual debe estar formado por los valores

de búsqueda y los valores de regreso. La sintaxis para realizar la búsqueda de manera matricial es la

siguiente:

Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.

Matriz (obligatorio): Arreglo de valores que contiene tanto los valores de búsqueda y de resultados.

Ejemplo de la función BUSCAR en forma matricial

Hagamos un ejemplo sencillo para ilustrar el uso de la función BUSCAR en forma matricial. Supongamos

que tengo un arreglo con las vocales del abecedario: {“A”,”E”,”I”,”O”,”U”} y por otro lado un arreglo indicando el

número de vocales: {1, 2, 3, 4, 5}.

Dada una vocal en la celda A1 deseo saber qué número de vocal le corresponde. Para ello puedo utilizar la

siguiente fórmula:

=BUSCAR(A1,{"A","E","I","O","U"; 1,2,3,4,5})

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La función BUSCAR regresará el número de vocal que haya encontrado en la celda A1. Observa el

resultado:

III Gráficos y presentación de datos

Por Moisés Ortíz el 24 de mayo del 2011

Los gráficos en Excel te ayudarán a mostrar los datos de una forma más significativa de manera que las

personas puedan comprender fácilmente grandes cantidades de información de una manera visual.

Un gráfico también ayuda al análisis de datos de manera que se puedan encontrar tendencias importantes

que ayudarán en la toma de decisiones. A continuación una serie de artículos que te ayudarán en la creación

de gráficos en Excel.

1. Cómo crear un gráfico

2. Partes de un gráfico

3. Tipos de gráficos

4. Modificar el tipo de gráfico

5. Agregar un título al gráfico

6. Agregar etiquetas de datos a un gráfico

7. Dar formato a un elemento de gráfico

8. Cambiar la escala de un eje

9. Agregar líneas verticales a un gráfico

10. Esquinas redondeadas en gráficos

11. Alinear gráficos

12. Cómo imprimir un gráfico

13. Plantillas de gráficos

14. Gráfico de máximos y mínimos

15. Gráficos combinados en Excel

Adicionalmente puedes consultar artículos que muestran la creación de gráficos alternos que asombrarán a

tus superiores y compañeros de trabajo:

Gráfica de pastel dentro de una celda

Gráfica de barras dentro de una celda

Tabla de comparación con símbolos

Una alternativa a las barras de datos

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Cómo crear un gráfico en Excel Por Moisés Ortíz el 2 de mayo del 2011

Lo primero que debes hacer para crear un gráfico en Excel es organizar los datos que deseas trazar. Es

decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda “entender” la información y crear el

gráfico.

Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la información debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazará el

gráfico utilizando como base dicha información:

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Antes de continuar debo decir que es importante conocer los tipos de gráficos en Excel de manera que

puedas tomar la decisión adecuada sobre el gráfico a crear.

Crear un gráfico en Excel

El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupo Gráficos hacer clic

en el tipo de gráfico que has decidido crear. Para este ejemplo he decidido crear un gráfico de columnas por

lo que haré clic sobre Columna y seleccionaré la primera de las opciones:

Justo después de haber seleccionado el gráfico que deseas Excel lo incrustará en la hoja:

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Este gráfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto aprenderemos a

modificarlas y poder agregar características adicionales al gráfico.

Partes de un gráfico de Excel Por Moisés Ortíz el 26 de abril del 2011

Un gráfico de Excel está formado por diferentes partes que incluyen el área del gráfico, las series de datos,

ejes, leyendas, rótulos del eje, entre otros. El siguiente gráfico muestra las partes de un gráfico de

Excel que necesitas conocer:

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Área del gráfico. Esta es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico y que incluye todas

sus partes.

Título del gráfico. Texto descriptivo del gráfico que se coloca en la parte superior.

Puntos de datos. Es un símbolo dentro del gráfico (barra, área, punto, línea) que representa un solo valor

dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de una celda.

Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre sí trazados en un gráfico. Cada serie de datos

tiene un color exclusivo. Un gráfico puede tener una o más series de datos a excepción de los gráficos

circulares que solamente pueden tener una serie de datos.

Ejes. Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el eje vertical y

generalmente contiene datos. El eje X es conocido también como el eje horizontal y suele contener las

categorías del gráfico.

Área de trazado. Es el área delimitada por los ejes e incluye todas las series de datos.

Líneas de división. Son líneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera que faciliten

su lectura e interpretación.

Título de eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al eje correspondiente.

Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos.

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Tipos de gráficos en Excel Por Moisés Ortíz el 29 de abril del 2011

Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información adecuadamente es de

suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar el

gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos.

Tipos de gráficos más utilizados

Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:

Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través

del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que

en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de

tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis

especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de

área.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos

pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto

al total.

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Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de

tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.

Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico

de área es similiar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está relleno, el gráfico de área le

da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes

puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías

en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.

Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos en

una publicación posterior. Los gráficos presentados el día de hoy son los tipos de gráficos más utilizados en

Excel y pronto aprenderás a obtener el mayor provecho de cada uno de ellos.

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Modificar el tipo de gráfico Por Moisés Ortíz el 6 de mayo del 2011

Cuando has insertado un gráfico en Excel aparecen tres fichas contextuales en la cinta de opciones y una de

ellas es la Ficha Diseño. Los comandos de esta ficha los puedes utilizar para modificar el tipo de gráfico y

también su diseño.

En esta ocasión hablaremos un poco sobre el grupo de comandos Tipo que se encuentra dentro de la Ficha

Diseño:

Cambiar el tipo de gráfico

Si haces clic sobre el botón Cambiar tipo de gráfico se mostrará un cuadro de diálogo que te permitirá elegir

un nuevo tipo. Solamente haz clic sobre el ícono del nuevo tipo y acepta los cambios.

Por supuesto, debes tomar en cuenta que cada tipo de gráfico puede tener requerimientos especiales en

cuanto a la información que puede trazar. Lo más común es hacer un cambio entre el mismo conjunto de

tipos, es decir, cambiar de un gráfico de columna agrupada a un gráfico de columna agrupada 3D ó a un

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gráfico de cilindro agrupado. Pero no hay mejor manera de aprender que haciendo una prueba, así que no

tengas temor de experimentar ya que siempre podrás regresar al tipo de gráfico que tenías inicialmente.

El segundo comando dentro del grupo Tipo es Guardar como plantilla. Este comando permite guardar las

configuraciones de los gráficos de manera que puedas utilzarlas posteriormente. Es una característica de

Excel muy útil cuando tu trabajo es generar muchos reportes que utilizan los mismos tipos de gráficos una y

otra vez. Ya he publicado previamente sobre este comando así que es mejor que consultes el artículo:

Agregar un título al gráfico Por Moisés Ortíz el 9 de mayo del 2011

De manera predeterminada Excel no agrega un título al gráfico al momento de insertarlo, pero tú puedes

añadirlo de manera manual posteriormente. Sigue los siguientes pasos.

Título de un gráfico de Excel

Haz clic en cualquier lugar del área del gráfico que vas a modificar y selecciona el comando Título del

gráfico que se encuentra dentro de la ficha Presentación:

Se muestra la siguiente lista de opciones:

Ninguno. Esta opción significa que no deseas mostrar ningún título. También puedes utilizar esta opción

para remover el título existente.

Título superpuesto centrado. Centra el título sobre el gráfico y mantiene el tamaño actual.

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Encima del gráfico. Centra el título sobre el gráfico pero hace un espacio en la parte superior para

insertar el título modificando el tamaño del gráfico.

Una vez que ha seleccionado la opción adecuada, Excel insertará una caja de texto con las palabras “Título

del gráfico”.

Haz doble clic sobre la caja de texto y cámbialo al título adecuado. De manera opcional puedes aplicar un

formato al título. Haz clic en la opción de menú Más opciones del título y Excel mostrará el cuadro de

diálogo Formato del título del gráfico:

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Haz clic sobre cualquier sección y elige las opciones de formato que mejor apliquen al título. Una vez que has

terminado deberás hacer clic sobre el botón Cerrar.

Agregar etiquetas de datos a un gráfico Por Moisés Ortíz el 12 de mayo del 2011

Puedes agregar etiquetas de datos a un gráfico de Excel para ayudar a identificar los valores mostradas en

cada punto de una serie de datos. Excel permite diferentes opciones para la colocación y formato de las

etiquetas.

Etiquetas en gráficos de Excel. Sigue los siguientes pasos para agregar las etiquetas de datos a tu gráfico. Haz clic sobre cualquier lugar del

área del gráfico que deseas modificar y selecciona la ficha Presentación y el comando Etiquetas de datos:

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El menú se muestra con las siguientes opciones:

Ninguna. Ésta es la opción predeterminada y significa que no habrá etiquetas de datos en el gráfico.

Centro. Coloca las etiquetas de datos en el centro de cada punto de datos.

Extremo interno. Posiciona las etiquetas en el extremo interno superior de los puntos.

Base interior. Las etiquetas se mostrarán en el extremo interior inferior.

Extremo externo. Coloca las etiquetas por fuera de cada punto.

Selecciona la mejor opción del menú y Excel colocará las etiquetas de inmediato. Para personalizar aún más

las etiquetas haz clic en la opción de menú Más opciones de la etiqueta de datos y se mostrará el cuadro

de diálogo siguiente:

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Puedes configurar a detalle las etiquetas, inclusive puedes especificar que en lugar del valor la etiqueta

muestre el nombre de la serie o de la categoría. Una vez que hallas hecho los cambios apropiados haz clic en

el botó cerrar.

Recuerda que puedes remover fácilmente las etiquetas de datos del gráfico con solo seleccionar la opción

Ninguno del menú Etiquetas de datos.

Dar formato a un elemento de gráfico Por Moisés Ortíz el 17 de mayo del 2011

Al seleccionar un gráfico de Excel se muestra la ficha contextual Formato la cual contiene una gran cantidad

de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier parte del gráfico. Para poder aplicar el formato

debes seleccionar primero la parte del gráfico que deseas modificar.

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Seleccionar un elemento de gráfico

Mi recomendación es utilizar la lista desplegable de elementos de gráfico que se encuentra en la ficha

Formato dentro del grupoSelección actual:

Como puedes observar, esta lista contiene todos y cada uno de los elementos de tu gráfico. Al hacer clic

sobre cualquiera de los elementos de la lista se mostrarán unos controladores de selección alrededor del

elemento para indicar que ha sido seleccionado.

Aparte de este método de selección a través de la lista de elementos, también puedes seleccionar cualquier

parte de un gráfico haciendo clic directamente sobre dicho elemento lo cual colocará los mismos

controladores de selección que acabas de observar.

Dar formato a un elemento de gráfico de Excel

Ahora que el elemento ya ha sido seleccionado, puedes hacer cualquier cambio de formato a través de los

comandos de la ficha Formato y solamente se aplicarán al elemento recién seleccionado. Para este ejemplo

haré clic sobre uno de los Estilos de formapredeterminados:

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Al ejecutar el comando Excel aplicará de inmediato el formato correspondiente al elemento de gráfico

seleccionado:

Puedes modificar los contornos, el color de relleno, aplicar estilos de WordArt y algunos efectos de formas.

Solamente asegúrate de tener seleccionado el elemento adecuado antes de aplicar el formato. Debes tener

cuidado al estar haciendo estos cambios porque al seleccionar un elemento de gráfico lo puedes eliminar

fácilmente con tan solo oprimir la tecla Suprimir.

Cambiar la escala de un eje Por Moisés Ortíz el 20 de mayo del 2011

Cuando has creado un gráfico en Excel la escala del eje vertical no siempre es lo que esperabas. Si no estás

conforme con el formato colocado por Excel al eje vertical, puedes modificarlo fácilmente.

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Modificar escala del eje vertical

Selecciona el gráfico que vas a modificar y haz clic en la opción Eje Vertical de la lista de Elementos de

gráfico.

De inmediato el eje vertical será seleccionado en el gráfico.

Ahora haz clic sobre el botón Aplicar formato a la selección que se encuentra dentro del grupo Selección

actual de la ficha Formato:

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Se mostrará el cuadro de diálogo Dar formato a eje.

Observa cómo en las opciones del eje se encuentran los valores para Mínima y Máxima. Con esos valores

controlas la escala completa del eje vertical. Para este ejemplo colocaré 3,000 como valor mínimo.

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En cuanto aceptas los cambios Excel modifica la escala del eje vertical. Ahora el eje ya no comenzará en

cero si no que comenzará con el nuevo valor especificado:

Agregar líneas verticales a un gráfico Por Moisés Ortíz el 17 de junio del 2011

En ocasiones los datos de nuestros gráficos se interpretan y visualizan mucho más fácilmente si

agregamos líneas verticales a la cuadrícula de un gráfico. Para agregar este tipo de líneas sigue los

siguientes pasos.

Haz clic sobre el gráfico y selecciona el comando Líneas de cuadrícula que se encuentra en la ficha

Presentación. En las opciones que se muestran selecciona Líneas verticales de la cuadrícula primarias y

observarás las siguientes opciones:

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Al seleccionar la opción Líneas de división principales se mostrarán las líneas verticales correspondientes:

Si seleccionas la opción Líneas de división secundarias obtendrás el siguiente resultado:

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Si observas con cuidado notarás que existe una línea secundaría en el mismo lugar donde se trazaría una

línea de división principal. Si seleccionas la opción Líneas de división principales y secundarias no se

agregarán líneas adicionales a las líneas secundarias si no que se trazarán las líneas primarias sobre las

secundarias y notarás una diferencia de color entre ambas. Las líneas principales son de un color más oscuro

que las líneas secundarias.

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Esquinas redondeadas en gráficos Por Moisés Ortíz el 22 de febrero del 2011

Al momento de crear un gráfico en Excel se mostrará un borde alrededor del mismo con las esquinas en

ángulo recto. En esta ocasión mostraré como hacer para redondear las esquinas de un gráfico de Excel.

Un gráfico recién creado tiene un borde y esquinas como las siguientes.

Para cambiar las esquinas rectas por unas esquinas redondeadas sigue estos pasos. Haz clic derecho

sobre la gráfica y selecciona la opción Formato del área del gráfico:

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Redondear las esquinas de un gráfico de Excel

De inmediato se mostrará el cuadro de diálogo Formato del área del gráfico. Asegúrate de ir a la

sección Estilos de borde y marca la caja de selección Esquinas redondeadas:

Posteriormente cierra el cuadro de diálgo y podrás observar las esquinas redondeadas del gráfico:

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Cómo imprimir un gráfico Por Moisés Ortíz el 22 de mayo del 2011

Imprimir un gráfico en Excel es muy sencillo, pero el método que vayas a elegir dependerá de acuerdo a lo

que necesites. Puedes imprimir un gráfico junto con los datos de la hoja de Excel o sin ellos.

Cómo imprimir un gráfico en Excel 2010

Para imprimir un gráfico junto con los datos de la hoja de Excel realmente no tienes que hacer nada más que

imprimir la hoja de Excel. Es decir, seleccionar la opción Imprimir de la vista Backstage (Ficha Archivo) y

enviar a imprimir el documento.

Sin embargo, si quieres imprimir solamente el gráfico sin los datos de la hoja de Excel, entonces primero

debes hacer clic sobre el gráfico que vas a imprimir y una vez que está seleccionado puedes ir de nuevo a la

opción Imprimir en la vista Backstage.

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Observa como ahora la opción de Configuración indica Imprimir el gráfico seleccionado. Si envías a imprimir

con esta opción obtendrás una impresión que contendrá solamente el gráfico seleccionado.

Plantillas de gráficos Por Moisés Ortíz el 10 de enero del 2011

Una característica poco utilizada al graficar en Excel son las plantillas. Una plantilla de gráficos te permite

guardar rápidamente las configuraciones de un gráfico y volverlas a aplicar cuando lo creas conveniente.

Plantillas de gráficos en Excel

Las plantillas de gráficos en Excel son archivos .crtx los cuales guardan información sobre la configuración

de los ejes, las propiedades de relleno de los elementos, su posición dentro de la gráfica, etc. Las plantillas no

guardan datos del usuario, solamente guardan información sobre el formato y el diseño. Supongamos que

después de pensar en el diseño de tu gráfico finalmente llegas a un resultado como el siguiente:

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Para guardar este gráfico como plantilla debes seleccionarlo e ir a la ficha Diseño que se encontrará bajo el

menú contextualHerramientas de gráficos y posteriormente hacer clic sobre el comando Guardar como

plantilla.

De inmediato aparecerá el cuadro de diálogo Guardar plantilla de gráficos y deberás especificar un nombre

para tu plantilla y finalmente hacer clic en Guardar.

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Utilizar una plantilla de gráficos en Excel

Para poder utilizar la plantilla de gráficos en Excel debes seleccionar los datos sobre los cuales se basará el

nuevo gráfico.

En seguida debes hacer clic sobre la ficha Insertar y abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico. Para abrir este

cuadro de diálogo debes hacer clic sobre el ícono que se encuentra en la parte inferior derecha del

grupo Gráficos.

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En el cuadro de diálogo Insertar gráfico debes seleccionar la carpeta Plantillas y elegir la plantilla que

acabamos de crear. Finalmente debes hacer clic en Aceptar para crear el nuevo gráfico basado en tu plantilla.

De inmediato Excel mostrará un gráfico con las mismas caracteristicas y diseño que el gráfico creado

previamente.

Ahora ya tienes un gráfico similar, sólo deberás personalizar el título de la gráfica, porque recuerda que las

plantillas no guardan datos que el usuario haya especificado en el gráfico que se utilizó como base.

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Cuado tengas que crear gráficos que son muy complejos en su diseño y formato no olvides tomar ventaja de

las plantillas de gráficos en Excel. Esto te ahorrará tiempo y te permitirá generar gráficos con un formato y

diseño consistentes en todos tus reportes.

Gráfico de máximos y mínimos Por Moisés Ortíz el 28 de febrero del 2011

Es muy fácil crear un gráfico de máximos y mínimos en Excel. La creación se basa en un gráfico de área con

algunas modificaciones para dejar en claro la banda de máximos y mínimos dentro del gráfico. En primer lugar

debes preparar tus datos de la siguiente manera:

Máximos y mínimos con gráfico de área

Es importante obtener el promedio de los datos para que posteriormente podamos trazar una línea que los

distinga. Selecciona la tabla con los datos listos e inserta un gráfico de área:

El nuevo gráfico se vera como el siguiente:

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Debemos cambiar el orden de las series. Haz clic en el comando Seleccionar datos de la ficha Diseño:

Se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos:

Mueve la serie Promedio para dejarla debajo de Máximo. Ahora remueve la leyenda del gráfico y también los

ejes horizontales. Lo cual nos dejará un gráfico como el siguiente:

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133

Ocultar la serie Mínimo

Ahora haremos que el color de relleno de la serie Mínimo sea blanco. Para eso debes hacer clic derecho

sobre el área de la serie Mínimo y seleccionar la opción Dar formato a serie de datos. Eso mostrará el cuadro

de diálogo Formato de serie de datos, y en la sección Relleno selecciona la opción Relleno sólido y el color

blanco.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

134

En este momento tendrás un gráfico como el siguiente:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

135

El gráfico de máximos y mínimos

Para tener nuestro gráfico de máximos y mínimos iguala los colores de relleno de las

series Máximo y Promedio, pero toma una consideración especial con esta última, para la serie Promedio

agrega un borde de línea sólida.

Finalmente el gráfico de máximos y mínimos se verá de la siguiente manera:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

136

Gráficos combinados en Excel Por Moisés Ortíz el 27 de marzo del 2011

Un gráfico combinado en Excel se refiere a combinar dos tipos diferentes de gráfico para hacer uno solo.

Una combinación muy popular es la de un gráfico de columnas y otro grafico de línea como el siguiente:

Crear un gráfico combinado en Excel

Hacer un gráfico combinado es muy sencillo y en este ocasión te mostraré cómo hacerlo. Para este ejemplo

utilizaré la siguiente información:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

137

Selecciona toda la información e inserta un gráfico de columna:

Ahora debes hacer clic derecho sobre la serie de datos que convertiremos a línea, que en este caso es la

serie Ganancia:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

138

Selecciona la opción Cambiar tipo de gráfico de series y se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar tipo de

gráfico

Selecciona el tipo de gráfico Línea con marcadores y haz clic en Aceptar. El gráfico combinado aparecerá

en pantalla:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

139

Finalmente puedes agregar un título al gráfico y para ello debes selecciona el comando Título del gráfico que

se encuentra en el grupo Etiquetas de la ficha Presentación:

Gráfica de pastel dentro de una celda Por Moisés Ortíz el 21 de enero del 2011

Existe una manera sencilla de complementar tu tablero de control de Excel con gráficos de pastel dentro de

una celda tal como observas en la siguiente imagen:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

140

Es muy sencillo hacerlo, solo necesitas seguir estos pasos.

Descargar fuente de gráficos de pastel

El primer paso es descargar la fuente que contiene los pequeños íconos de las gráficas. Esta fuente se llama

“Pie Charts for maps” y contiene todos los íconos necesarios, empezando con el círculo vacío (letra “a”) y

terminando con el círculo lleno (letra “u”). Una vez que has descargado el archivo debes instalar la fuente en

tu computadora (Si no recuerdas cómo hacerlo aquí encontrarás un tip para instalar una nueva fuente en

Windows 7).

Fórmula para minigráficos de pastel

IMPORTANTE: Si ya has aplicado el SP1 de Office 2010, la función CAR cambia su nombre a

CARACTER.

Una vez instalada la fuente, abre la hoja de Excel donde se encuentran los datos que deseas graficar. En el

siguiente ejemplo tengo una tabla que tiene los datos de ventas para cada trimestre de un año. Utilizaré cada

uno de los porcentajes de ventas para crear el minigráfico adecuado.

En la columna C insertaré los minigráfico por lo que colocaré en la celda C2 la siguiente fórmula:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

141

=CAR(CODIGO("a") + REDONDEAR(B2*21,1))

Esta misma fórmula debe ser copiada a todas las celdas de la columna C que mostrarán la gráfica. Es

importante mencionar que aún no verás los minigráfico sino que la columna mostrará las letras que

corresponden al porcentaje adecuado y que podrá ser desde la letra “a” hasta la letra “u” tal como lo puedes

observar en la siguiente imagen:

Para poder ver los minigráficos deberás cambiar el tipo de fuente de la columna C al tipo “Pie Charts for

maps”, que es la fuente que instalamos en nuestro ordenador en el primer paso.

Listo, en este punto debes tener las gráficas de pastel dentro de las celdas. De manera opcional podrías

aplicar formato condicional para darle el aspecto que requieres, como el color del minigráfico, de acuerdo a

los porcentajes que representan.

Observaciones:

La limitante de este método es que al compartir tu archivo Excel con alguien más será muy probable que no

puedan ver las gráficas de pastel dentro de las celdas porque no tendrán instalada la fuente requerida.

Para que la otra persona vea las gráficas tendrá que descargar e instalar la fuente en su propio equipo.

Gráfica de barras dentro de una celda Por Moisés Ortíz el 24 de enero del 2011

Una gráfica de barras puede dar un significado especial a los datos en Excel ya que permite visualizar

adecuadamente la tendencia de los mismos.

De la misma manera que en el artículo Gráfica de pastel dentro de una celda, en esta ocasión mostraré un

comportamiento similar pero con una gráfica de barras que estará dentro de una celda de Excel.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

142

Descargar la fuente para gráficos de barras

El primer paso es descargar la fuente que nos ayudará a mostrar el minigráfico. Una vez que hayas

descargado la fuente debes instalarla en tu equipo (Clic aquí si no recuerdas cómo instalar una fuente). Esta

fuente tiene una representación de barra para cada número entre el 0 y el 9 por lo que debemos adecuar

nuestros datos para que tengan un valor en dicho rango y puedan ser representados por una barra.

Supongamos la siguiente tabla de datos:

Normalizar datos para gráfico de barras

Para normalizar la información se puede aplicar la siguiente fórmula a cada celda:

=REDONDEAR(día_semana/MAX(todos_días)*9,0)

La fórmula obtiene el valor máximo del rango de todos los días de la semana para un producto y lo utiliza

como divisor para las ventas de un solo día. Se multiplica por 9 porque es el rango que necesito para utilizar

la fuente adecuada. En un ejemplo concreto, la fórmula para las ventas del domingo del Producto A que se

encuentra en la celda C3 será la siguiente:

=REDONDEAR(C3/MAX($C$3:$I$3) * 9,0)

Esta fórmula se debe repetir para todas las demás celdas para obtener el siguiente resultado:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

143

Ahora que los datos ya están normalizados, debo concatenar cada uno de los valores en las columnas J a la

P y colocarlas en un nueva celda utilizando la función CONCATENAR. El resultado es el siguiente:

El resultado de la columna Q son los datos base para cada una de las barras. Sólo resta cambiar el tipo de

fuente de la columna Concatenado a bargraph que es la fuente que instalamos al principio:

Con este último cambio tendrás el resultado deseado.

Finalmente puedes ocultar las columnas con los datos normalizados y dar formato a las celdas de la

columna Concatenado para tener una presentación adecuada los minigráficos.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

144

Tabla de comparación con símbolos Por Moisés Ortíz el 11 de marzo del 2011

Una tabla de datos puede entenderse y visualizarse mejor si reemplazamos los datos por pequeños gráficos

(símbolos) que nos ayuden a comprender la información con tan sólo dar un vistazo. Para este ejemplo tengo

una tabla de datos que contiene las calificaciones de varios proveedores previamente evaluados. Estas

calificaciones van del 1 al 25. Observa cómo es difícil visualizar los puntos fuertes y débiles de cada proveedor

en la tabla:

Tabla comparativa con símbolos

Para mejorar la visualización reemplazaré los números por un símbolo que me ayudará a entender mejor los

datos. El resultado será el siguiente:

Para alcanzar esta visualización debes seguir los siguientes pasos: En una celda vacía agregaré los símbolos

que utilizaré, y para ello debes hacer clic sobre el comando Símbolo que se encuentra en la ficha Insertar:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

145

Este comando abre el cuadro de diálogo Símbolo y elegiremos la fuente Wingdings 2

Busca los símbolos que se muestran encerrados en un recuadro e insértalos en el siguiente orden:

Fórmula para conversión de datos

IMPORTANTE: Si ya has aplicado el SP1 de Office 2010, la función MED cambia de nombre a EXTRAE.

Para este ejemplo, los símbolos fueron insertados en la celda A8 y mi tabla de datos se encuentra en el rango

B2:G5. Es importante tener estas referencias de celda en mente para insertar el primer símbolo que

representará el valor de la celda B2 y que lo haré con la siguiente fórmula:

=MED($A$8,MULTIPLO.INFERIOR((B2-1)/5,1) + 1,1)

En esta fórmula puedes notar varias cosas importantes. En primer lugar la función MULTIPLO.INFERIOR ayuda

a convertir el dato de la celda B2 en un dato con valor entre 1 y 5 que permitirá a la función MED seleccionar

el símbolo adecuado de los que se encuentran en la celda A8.Recuerda que estos símbolos los estaré

insertando en celdas diferentes a las celdas que contienen los datos originales.

Es probable que observes en un inicio las celdas vacías, pero será suficiente con que cambies el tipo de fuente

de las celdas para que sean de tipo Wingdings 2 y muestren el símbolo que corresponde. Al autollenar el resto

de las celdas con esta fórmula tomarán los valores adecuados. Finalmente puedes darle el tamaño apropiado

a los símbolos y colores adecuados.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

146

Una alternativa a las barras de datos Por Moisés Ortíz el 7 de enero del 2011

En esta ocasión te mostraré un uso interesante de la función REPETIR y cómo puede ser una alternativa al

uso de las barras de datos en Excel. Cuando estás desarrollando un tablero de mando, también conocido

como dashboard, el utilizar gráficas dentro de celdas puede ser de gran ayuda.

Podemos mejorar la visualización de nuestros datos así como ayudar en la interpretación de la información si

utilizamos la función REPETIR para crear minigráficos de barras dentro de una celda.

Barras de datos con la función REPETIR

La función REPETIR (REPT en inglés) permite repetir un texto un número determinado de veces. Por ejemplo,

la siguiente fórmula mostrará “XXXXX”:

REPETIR("X",5)

Para obtener las gráficas dentro de celdas que observas en la imagen anterior debes repetir el caracter “|” y

darle formato de fuente Arial tamaño 8. Por ejemplo, la fórmula de la celda C2 es la siguiente:

REPETIR("|",B2) & " " & B2

En base al número de la celda B2 es la cantidad de veces que se repite el caracter “|” y al final de la cadena

de texto se concatena el mismo número para que se despliegue junto a las barras.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

147

Otro ejemplo de barras de datos

Existe un gran número de aplicaciones diferentes para esta técnica. Por ejemplo, para graficar valores

positivos/negativos:

Para este ejemplo he utilizado la función SI que nos ayuda a saber si el valor de la celda es positivo ó

negativo. La fórmula de la celda C2 es la siguiente:

SI(B2<0,REPETIR("|",-B2),"")

La fórmula de la celda D2, que nos ayuda a grficar las barras para los números positivos, es la siguiente:

SI(B2>0,REPETIR("|",B2),"")

Ya que B2 tiene un valor negativo, la única celda que mostrará las barras será la celda C2 y la celda D2 sólo

imprimirá una cadena vacía. Seguramente encontrarás alguna manera útil de utilizar esta técnica mientras

diseñas tus tableros de mando en Excel.

Introducción al uso de tablas en Excel Por Moisés Ortíz el 23 de abril del 2011

Tu información en Excel es muy útil si sabes como analizarla adecuadamente. Si tienes un conocimiento básico

de las tablas en Excelpodrás organizar la información de una manera fácil de entender.

Esta es una serie de artículos previamente publicados en este blog que te ayudarán a aprender lo escencial

para utilizar las tablas en Excel de manera que puedas presentar tus datos adecuadamente:

1. Cómo crear una tabla en Excel

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

148

2. Agregar filas a una tabla de Excel

3. Editar registros de una tabla de Excel

4. Aplicar estilos a una tabla de Excel

5. Filtrar registros de una tabla

6. Filtrar números en Excel

7. Filtrar datos por fecha

8. Filtrar datos de tabla por color

Finalmente, sabiendo que las tablas tienen valor por los datos que contienen, quiero sugerir que consultes el

siguiente artículo: Importar datos con una consulta web

Este artículo te mostrará cómo importar datos que residen en Internet (o Intranet) a tus hojas de Excel. Una

vez que los datos se encuentran en tu libro de Excel puedes darles formato como tabla y aplicar los

conocimientos adquiridos en los pasos anteriores para analizar la información.

Cómo crear una tabla en Excel Por Moisés Ortíz el 25 de marzo del 2011

El objetivo de una tabla de Excel es almacenar la información de una manera consistente para que sea más

fácil darle formato, ordenarla y filtrarla. Tú puedes crear una tabla en Excel que te ayude a analizar mejor la

información.

Cómo crear una tabla en Excel

Para crear una tabla en Excel, lo primero que debes hacer es ingresar los títulos de columna. Así que haz

clic en la celda en blanco en donde deseas introducir la nueva tabla e ingresa los títulos de columna como

pueden ser: No. de empleado, Departamente, Nombre, Apellido, etc. Los títulos de columna deben aparecer

siempre en una sola fila y sin celdas vacías entre ellos.

Ahora puedes comenzar a ingresar los datos justo por debajo de los títulos de columna que acabas de crear:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

149

Ahora asegúrate de que la celda activa sea cualquier de las celdas que contienen tus datos y haz clic en el

comando Tabla que se encuentra en el grupo Tablas de la ficha Insertar.

Excel detectará el conjunto de celdas que acabas de introducir y colocará un borde punteado sobre los datos,

al mismo tiempo que muestra el cuadro de diálogo Crear tabla, el cual automáticamente mostrará el rango de

celdas donde se encuentra la información. Si por alguna razón el rango de celdas desplegado es incorrecto,

utiliza el botón de selección para elegir el rango de celdas adecuado.

Tabla con encabezados

Antes de hacer clic en el botón Aceptar asegúrate de tener seleccionada la opción La tabla tiene

encabezados. Finalmente haz clic en Aceptar y Excel dará formato a la tabla e insertará filtros para cada una

de las columnas.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

150

Otra forma de insertar una tabla es haciendo clic en el comando Dar formato como tabla que se encuentra en

el grupo Estilos de la ficha Inicio. Con este comando puedes seleccionar desde un inicio el estilo que prefieres

dar a la tabla.

Agregar filas a una tabla de Excel Por Moisés Ortíz el 28 de marzo del 2011

Después de que has creado una tabla, se pueden pensar en varios métodos para agregar nuevas filas a una

tabla de Excel. La forma más directa de agregar una nueva fila es seleccionando la última celda de la tabla

(celda inferior derecha) y oprimir la tecla Tabulador.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

151

Al hacer esto, Excel añadirá una nueva fila a la tabla en donde podremos introducir la información apropiada

para el nuevo registro:

Observa cómo Excel coloca un borde sólido alrededor de las celdas que delimitan la nueva fila de la tabla.

Agregar filas a una tabla por Formulario

Existe otra forma de agregar filas a una tabla de Excel y es utilizando un formulario de captura de datos. El

comando Formulario no está incluido de manera predeterminada en la cinta de opciones por lo que será

necesario agregarlo manualmente. Haz clic en la flecha que se encuentra al extremo derecho de la barra de

acceso rápido y selecciona la opción Más comandos.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

152

Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel. En la lista comandos disponibles selecciona la

opción Todos los comandos y dentro de la lista encuentra el comando Formulario.

Haz cic en el botón Agregar y finalmente en el botón Aceptar para que el botón se muestre en la barra de

acceso rápido.

Ahora selecciona cualquiera de las celdas de la tabla y oprime el botón Formulario. Aparecerá un cuadro de

diálogo con los nombres de las columnas de la tabla del lado izquierdo y con los valores para cada fila en los

cuadros de texto junto a ellos.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

153

Para agregar un nuevo registro debes hacer clic sobre el botón Nuevo.

Introduce la información del nuevo registro de la tabla y al finalizar oprime el botón Cerrar y Excel colocará el

nuevo registro al final de la tabla.

Editar registros de una tabla de Excel

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

154

Por Moisés Ortíz el 31 de marzo del 2011

En el artículo Agregar filas a una tabla de Excel analizamos la alternativa de agregar registros a través del

comando Formulario. En esta ocasión analizaremos con mayor detenemiento las opciones que presenta dicho

cuadro de diálogo para editar registros de una tabla de Excel.

Si no sabes cómo agregar el comando Formulario a la Barra de acceso rápido te recomiendo leer primero el

artículo Agregar filas a una tabla de Excel donde se explica ese procedimiento. El comando Formulario abre el

siguiente cuadro de diálogo:

Crear, eliminar o restaurar un registro de la tabla

El botón Nuevo te permitirá agregar un nuevo registro a la tabla y lo colocará al final de la misma. El botón

Eliminar borrará el regsitro que estás visualizando en ese momento en la pantalla. Solo que antes de hacerlo

te mostrará un cuadro de diálogo de confirmación y sólo hasta que hagas clic en Aceptar se eliminará

permanentemente el registro.

Cuando editas alguno de los valores del registro en pantalla se activa de inmediato la opción Restaurar. Esta

opción te permite regresar los valores originales del registro actual en caso de que decidas no hacer cambio

alguno.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

155

Avanzar entre los registros de una tabla

El botón Buscar siguiente y Buscar anterior nos permiten avanzar o retroceder entre los registros de la tabla.

Esta misma funcionalidad la obtienes al mover la barra lateral.

En todo momento puedes observar el número de registro en el que te encuentras por arriba del botón Nuevo.

Buscar un registro utilizando criterios

El botón Criterios te permite buscar registros que cumplen con ciertas condiciones (criterios). Al hacer clic

sobre el botón Criterios se limpian todos los cuadros de texto y entonces se pueden utilizar caracteres

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

156

comodín para facilitar la búsqueda. Por ejemplo, el comodín ? puede reemplazar un solo caracter y el

comodín * es para múltiples caracteres. En este ejemplo buscaré todos los registros que tienen un

Departamento que comience con las letras “Fin” sin importar lo que esté escrito después:

Después de colocar el criterio debes hacer clic en el botón Buscar siguiente para que Excel muestre los

resultados que concuerdan con la condición recién especificada. Para los campos que son numéricos puedes

colocar criterios de “mayor que” ó “menor que”. Por ejemplo, para encontrar todos los registros que tengan un

número de empleado menor que 400311 utilizo el siguiente criterio:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

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Cuando termines de utilizar los criterios debes borrarlos y oprimir el botón Formulario para regresar al modo

inicial de edición. Finalmente el botón Cerrar cierra el cuadro de diálogo y nos permite regresar a la hoja de

Excel.

Aplicar estilos a una tabla de Excel Por Moisés Ortíz el 4 de abril del 2011

En Excel puedes aplicar formatos de tabla a tus datos. El comando Dar formato como tabla muestra una

amplia galería de estilos para tablas y que se encuentran divididos en tres secciones: claro, medio y oscuro.

Dar formato como tabla

Para dar formato a una tabla haz clic en cualquier celda dentro del rango de celdas que contienen los datos y

posteriormente haz clic sobre el comando Dar formato como tabla que se encuentra dentro del grupo Estilos

de la ficha Inicio y se mostrará la galería de formatos disponibles:

Haz clic sobre la imagen de miniatura del estilo que deseas y se mostrará el cuadro de diálogo Dar formato

como tabla

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

158

Estilos de tabla en Excel

Una vez creada la tabla puedes cambiar fácilmente su estilo, solamente haz clic sobre cualquier celda de la

tabla para que aparezca la ficha contextual Herramientas de tabla que contien el grupo Estilos de tabla.

Con tan solo hacer clic sobre un nuevo estilo la tabla adoptará la nueva configuración. Para ver más estilos

que los mostrados en pantalla puedes hacer uso de los botones de avance o retroceso ó hacer clic en el

botón Más para mostrar toda la gama de opciones de estilos disponibles.

Si necesitas un estilo diferente a los estilos predefinidos puedes crear tu propio estilo. Haz clic en la

opción Nuevo estilo de tabla.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

159

Eso mostrará el cuadro de diálogo Nuevo estilo rápido de tabla.

Realiza las configuraciones que se adapten a tus necesidades y al hacer clic en el botón Aceptar, se creará

un nuevo estilo que se mostrará en la sección Personalizada:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

160

Ahora ya puedes dar formato a las tablas usando tu propio estilo.

Filtrar registros de una tabla Por Moisés Ortíz el 10 de abril del 2011

Existe una característica en Excel conocida como Autofiltrar que permite esconder los regitros de una tabla de

Excel excepto aquellos que deseamos ver. Al filtrar los registros de una tabla sólo estamos mostrando un

subconjunto de los datos y de esa manera tenemos una mejor visibildiad de los mismos para realizar un buen

análisis.

Filtrar datos en Excel

El filtrado no re-ordena los datos, simplemente oculta de manera temporal los registros que no cumplen con

los criterios especificados. Para aplicar un filtro sobre los datos de una tabla siguie los siguientes pasos. Haz

clic dentro de la tabla y selecciona el comandoOrdernar y Filtrar que se encuentra en el grupo Modificar de la

ficha Inicio y dentro de las opciones mostradas selecciona Filtro:

Inmediatamente aparecen flechas de filtrado al lado de los encabezados de cada columna. Si ya habías dado

formato a los datos comotabla previamente, entonces estas flechas de filtrado ya estaban presentes. Ahora

haz clic sobre la flecha de filtrado de la columna que deseas filtrar y Excel desplegará una lista que incluye

cada uno de los valores únicos de la columna.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

161

Para aplicar el filtro en los datos remueve la marca de selección de la opción (Seleccionar todo). Esto limpirá

todas las cajas de selección permitiéndote seleccionar sólamente las opciones que estás interesado ver:

Filtrar por varios criterios o columnas

Puedes seleccionar múltiples cajas de selección para filtrar por varios criterios. Al hacer clic en el botón

Aceptar Excel desplegará sólamente los datos que cumplen son la selección realizada. También puedes

aplicar filtros en varias columnas a la vez, solamente repite los pasos que acabamos de revisar para cualquier

otra columna.

Podrás notar que una columna tiene un filtro aplicado porque el ícono de flecha de filtrado es reemplazado por

un ícono de filtro.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

162

Remover un filtro

Para remover un filtro puedes hacer clic sobre el ícno de filtro de la columna deseada y seleccionar la

opción Borrar filtro

Si has aplicado filtros a varias columnas y deseas quitar todos los filtros al mismo tiempo puedes hacer clic en

el comando Ordernar y filtrar y seleccionar la opción Borrar

Filtrar números en Excel Por Moisés Ortíz el 13 de abril del 2011

Excel provee múltiples opciones para filtrar datos numéricos como filtrar los valores superiores o inferiores,

filtrar los valores que son mayores o menores a un número específico, etc. Ya hemos visto cómo filtrar

registros de una tabla y cómo Excel coloca automáticamente flechas de filtrado para cada columna.

Filtros de número en Excel

Pero existe una opción de menú especial para las columnas que son numéricas y que revisaremos a

continuación. Haz clic sobre el icono de filtrado de una columna de datos numéricos y selecciona la opción de

menú Filtros de número. Observa las opciones disponibles:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

163

Primero probaremos la opción Diez mejores. Esta opción muestra el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez

mejores

En la primera lista de selección podrás decidir si deseas obtener los valores superiores o inferiores. En la

segunda opción puedes especificar el número de elementos que deseas observar (desde 1 hasta 500). En la

última lista de selección eliges si deseas filtrar los elementos o filtrar por su porcentaje. Un ejemplo de

porcentaje podría ser obtener los 10 clientes superiores por el porcentaje de ventas. Una vez que has

especificado los valores adecuados haz clic en Aceptar y Excel desplegará los registros que cumplen con el

criterio especificado.

Otra de las opciones de Filtros de número es filtrar por Superior del promedio o Inferior del promedio. Estas

opciones son directas y en cuanto las selecciones Excel aplicará el filtro automáticamente. Por último podrás

observar que el resto de los filtros posibles se puede realizar a través del cuadro de diálogo Autofiltro

personalizado

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

164

A través de este cuadro de diálogo podrás hacer comparaciones como: Igual a, mayor que, menor que, entre,

etc. Sólamente debes especificar la condición que necesitas y podrás filtrar números en Excel.

Filtrar datos por fecha Por Moisés Ortíz el 17 de abril del 2011

Si los datos de tu tabla incluyen fechas, puedes realizar un filtro en base a esas columnas de manera que

puedas analizar sólo el conjunto de información que te interesa. Haz clic sobre la flecha de filtrado de la

columna que contiene las fechas:

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

165

Filtros de fecha en Excel

Selecciona la opción de menú Filtros de fecha y podrás ver toda la gama de opciones que tienes disponibles

para filtrar la información. Dentro de la lista encontrarás dos clases de filtros, aquellos que necesitan de un

argumento para poder filtrar (filtros comúnes) y aquellos que están basados en una fecha de comparación que

generalmente es el día actual (filtros dinámicos).

Por ejemplo, al hacer clic en la opción Entre, se mostrará el cuadro de diálgo Autofiltro personalizado que

permitirá capturar los argumentos necesarios para aplicar el filtro.

Si por el contrario eliges un filtro dinámico como la opción de menú Hoy, Excel aplicará de inmediato el filtro

utilizando la fecha actual del sistema como referencia. Los mismo sucede con los filtros Ayer, Próxima

semana, Mes pasado, Este año, etc.

Recuerda que para quitar los filtros aplicados a una columna puedes hacer clic en el comando Borrar que se

encuentra en la ficha Datos.

Filtrar datos de tabla por color Por Moisés Ortíz el 20 de abril del 2011

Si has aplicado color a las fuentes o celdas de una tabla, entonces puedes filtrar por color los datos de

manera que obtengas solamente el subconjunto de datos de tu interés. Aquellas filas que no cumplan con el

criterio de color se ocultarán temporalmente.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

166

El color de las celdas puedes aplicarlo manualmente ó lo puedes aplicar utilizando formato condicional. En

este ejemplo supondremos que ese formato ya ha sido aplicado previamente a los datos.

Filtrar por color en Excel

Cuando se ha aplicado un color especial a las celdas, Excel habilita la opción Filtrar por color, la cual

mostrará las opciones de colores que tiene la columna que está siendo analizada en ese momento:

Dentro del submenú de colores puedes seleccionar el color adecuado para que el filtro sea aplicado y veas los

resultados de manera inmediata.

Recuerda que para mostrar de nuevo todos los datos debes borrar el filtro con el comando Borrar que se

encuentra dentro del comando Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

CURSO TOTAL DE EXCEL 2010

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Formato condicional en Excel

Por Moisés Ortíz el 7 de mayo del 2011

El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de

datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te

permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan

con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla. Esta es una serie de artículos que te

ayudará a comprender mejor este concepto.

1. Fundamentos de formato condicional

2. Resaltar celdas con formato condicional

3. Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores únicos

4. Reglas superiores e inferiores para analizar datos

5. Resaltar fines de semana con formato condicional

6. Resaltar filas alternas

7. Buscar valores usando formato condicional

8. Borrar reglas de formato condicional

Con la lectura de estos artículos tendrás una mejor idea sobre el formato condicional en Excel lo cual

mejorará tus habilidades con la herramienta y estarás en el camino correcto para convertirte pronto en un

usuario avanzado.