CUENTAS DE COBRO

CAROLINA TAMAYOEnfermera- Especialista en Administración de la salud

Docente – UNITECNICAPrograma Técnico Adm.en Salud

CONCEPTO

La cuenta de cobro a pesar de no constituir un documento, contable ni fiscal, se utiliza como formato para cobrar una deuda o como constancia de la existencia de dicha deuda, por la prestación de un servicio o venta de bienes cuando no se esta obligado a facturar.

Aunque para la contabilidad de quien hace el pago debe hacerse un documento que le de validez contable como recibo de pago, una nota de contabilidad, comprobante de egresos o recibo de caja, etc…

Debe incluir datos como:

• Fecha y ciudad• Nombre de quien debe con identificación• Información del beneficiario• Concepto de la deuda• Valor en letras y cifras• Forma de pago• Documentos que se anexan• Firma de quien hace el cobro

Hay que tener en cuenta que quien exige cuentas de cobro para pagar un servicio puede requerir de determinada información o requisitos que debe tener la cuenta de cobro, lo cual deberá informar para el momento de su elaboración.

• No necesariamente se requiere de un formato, esta información puede ser consignada en forma de prosa, debe ser lo mas completa posible ya que esta información es la base para elaborar el respectivo soporte contable o para que se pueda tomar como modelo de documento equivalente a factura (segun Art. 3 Decreto 522 de Marzo de 2003)

• Otra de las características importantes de este documento es que este debe hacerse por el valor bruto de la operación ya que el pagador es el que realiza la retención respectiva en caso de corresponder.

• Cuando para el proveedor existe la obligación de expedir factura, la cuenta de cobro o el documento equivalente no proceden como soporte fiscal para costos y deducciones.

• Por excelencia la factura es el soporte ideal para procedencia de costos y deducciones, tal como se interpreta de la lectura del artículo 771-2 del estatuto tributario, y se entiende que cuando el proveedor está obligado a expedir factura conforme al artículo 615 del estatuto tributario, la factura se convierte en el soporte elemental.

• Es importante señalar lo que dice el inciso 3 del artículo 771-2 del estatuto tributario:

• “Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.”

• La norma es clara y contundente al señalar que sólo ante la ausencia de la obligación de expedir factura, el soporte de los costos y deducciones ser hará por medio de otros documentos, que podría ser el documento equivalente que elabore el mismo contribuyente, o la cuenta de cobro en algunos casos.

Requisitos para que la cuenta de cobro constituya soporte fiscal

• La cuenta de cobro que expide un prestador de servicios, por ejemplo, en principio no es un soporte fiscal válido, no obstante, si contiene la totalidad de los requisitos considerados por la norma para los documentos equivalentes a la factura, sí constituye soporte fiscal.

• Por regla general cuando se adquiere un bien o servicio a una persona natural que no esté obligada a facturar, quien hace el pago debe elaborar un documento equivalente a la factura, y a la vez el proveedor le emite una cuenta de cobro.

• Si la cuenta de cobro elaborada por el proveedor de los bienes o servicios contiene la totalidad de los requisitos propios del documento equivalente, esa cuenta de cobro se convertirá en sí misma en un documento equivalente, por lo que es válida como soporte fiscal en los casos en que ello procede.

• La falla principal que impide que una cuenta de cobro no sea válida como documento equivalente y en consecuencia tampoco sea válida como soporte fiscal, es la numeración consecutiva, toda vez que un requisito elemental de la cuenta de cobro es tener numeración consecutiva.

Qué es un Documento equivalente a la Factura?

• El documento equivalente a la factura más común o más utilizado, es el que debe expedirse cuando se le compra a una persona que no está obligada a expedir factura, y principalmente, cuando el régimen común adquiere bienes y servicios a responsables del régimen simplificado. Vemos entonces cuáles son los requisitos que debe cumplir este documento equivalente a la factura.

• Recordemos ahora cuáles son los requisitos de un documento equivalente según el artículo 3 del decreto 522 de 2003:

a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios

b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono

c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva

d) Fecha de la operación

e) Concepto

f) Valor de la operación

g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación

• Estos son los requisitos que debe cumplir el documento equivalente cuando es expedido por el comprador y no por el proveedor o vendedor.

• Si el documento equivalente a la factura es expedido por el vendedor o proveedor, no es obligatorio que incluya el nombre del adquiriente. Así lo dispone el artículo 4 del decreto 522 de 2003:

El documento equivalente en ningún momento puede reemplazar la

factura si existe la obligación legal de expedirla.

• Documentos equivalentes a la factura

1. Los tiquetes de máquina registradora. 2. Las boletas de ingreso a espectáculos

públicos. 3. Los tiquetes de transporte. 4. Los recibos de pago de matriculas y

pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.

5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.

• Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien prestan el servicio y su Nit.

2. Numeración consecutiva. 3. Fecha de expedición. 4. Descripción específica o genérica del servicio. 5. Valor de la operación.

• Siempre que el documento equivalente cumpla con los requisitos mínimos para su validez, y sea expedido por una persona que no este obligada a facturar, el documento equivalente constituye prueba suficiente para soportar los correspondientes costos y deducciones.