construcciÓn y actualizaciÓn de informaciÓn base...
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CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BASE DEL
PROCESO DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA PARA EL DESARROLLO Y
AVANCE DE LA POLÍTICA 4: MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN
ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL TALENTO HUMANO, DENTRO DEL
MARCO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO 2008-2016 DE LA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
PAULA ANGÉLICA BERMÚDEZ SOSA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ
2018
CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BASE DEL
PROCESO DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA PARA EL DESARROLLO Y
AVANCE DE LA POLÍTICA 4: MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN
ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL TALENTO HUMANO, DENTRO DEL
MARCO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO 2008-2016 DE LA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
PAULA ANGÉLICA BERMÚDEZ SOSA
PROYECTO DE GRADO EN MODALIDAD DE PASANTÍA PARA OPTAR AL
TITULO DE INGENIERO INDUSTRIAL
DIRECTOR:
MSC. ING. LEONARDO EMIRO CONTRERAS BRAVO
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ
2018
Nota de aceptación
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
__________________________________________
Jurado
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a Dios principalmente por darme la salud, las diferentes oportunidades
en mi camino y la fortaleza para tomar la mejor decisión frente a dichas
oportunidades.
Agradezco a mi familia, por su apoyo incondicional, principalmente a mi madre por
su dedicación, sacrificio y esfuerzo, a mi padre por su apoyo y sus sabios
consejos. A mi hermano y primos por ser una base de apoyo en los momentos
difíciles y por sus sabios consejos también.
A la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, por darme la oportunidad de
ser parte de la comunidad universitaria donde adquirí grandes enseñanzas para mi
formación personal y profesional.
A mi director interno Leonardo Emiro Contreras Bravo y director externo John
Alberto Avilés Barragán por ser una guía durante el desarrollo de la pasantía.
A la Oficina Asesora de Planeación y Control, al Equipo SIGUD, y en especial a mi
facilitador John Mancera por su orientación, dedicación y seguimiento constante
para el desarrollo adecuado de este trabajo de grado.
A las Divisiones de Recursos Físicos y Almacén e Inventarios por permitir
desarrollar las actividades correspondientes, por su esfuerzo y colaboración para
el desarrollo exitoso de este trabajo. Y sobre todo, por haber conocido a unos
grandes seres humanos que trabajan en la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas
Paula Angélica Bermúdez Sosa
Autor
Contenido
AGRADECIMIENTOS ............................................................................................. 4
INDICE DETABLAS ................................................................................................ 7
ÍNDICE DE FIGURAS ............................................................................................. 7
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 8
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 9
1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .............................................................. 9
2. JUSTIFICACIÓN .............................................................................................. 9
3. OBJETIVOS ...................................................................................................... 10
3.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................ 10
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................... 11
4. ALCANCE Y LIMITACIONES ............................................................................ 11
4.1 ALCANCE ................................................................................................... 11
4.2 LIMITACIONES ........................................................................................... 12
5. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 12
5.1 MARCO HISTORICO .................................................................................. 12
5.2 MARCO REFERENCIAL ............................................................................. 16
5.2.1 MARCO CONCEPTUAL ....................................................................... 16
5.2.2 MARCO LEGAL .................................................................................... 17
5.2.3 MARCO NORMATIVO .......................................................................... 19
5.3 ESTADO DEL ARTE ................................................................................... 28
5.3.1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD
DISTRITAL (SIGUD) ...................................................................................... 28
5.3.2 ESTUDIO DE CARGAS LABORALES EN LA UNIVERSIDAD
DISTRITAL ..................................................................................................... 32
6. METODOLOGÍA ................................................................................................ 32
6.1 POBLACIÓN ............................................................................................... 32
6.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN ....................................................................... 32
6.3 DISEÑO METOLÓGICO .............................................................................. 33
6.4 FUENTES DE INFORMACIÓN ................................................................... 34
7. RESULTADOS .................................................................................................. 35
7.1 ANALISIS DEL ESTADO ACTUAL DEL PROCESO ................................. 35
7.1.1 PRESENTACIÓN DEL PROYECTO SIGUD ......................................... 35
7.1.2 INDUCCIÓN DE LOS PROCESOS ASIGNADOS ................................ 35
7.1.3 SOCIALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE REFERENCIA POR
PROCESO ..................................................................................................... 36
7.1.4 ANALISIS ESTADO INICIAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE
INFRAESTRUCTURA FÍSICA ....................................................................... 36
7.2 ANÁLISIS Y ACTUALIZACIÓN DE LA CARACTERIZACIÓN DEL
PROCESO DE GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA ........................... 43
7.2.1 CICLO PHVA ESTABLECIDO INICIALMENTE ....................................... 45
7.2.2 CICLO PHVA ACTUALIZADO ................................................................. 46
7.3 ANÁLISIS Y ACTUALIZACIÓN DE LA BASE LEGAL DEL PROCESO DE
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA ................................................... 46
7.4 AJUSTE Y ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO
........................................................................................................................... 53
7.4.1 PROCEDIMIENTOS ................................................................................. 53
7.4.2 FORMATOS ............................................................................................. 56
7.4.3 MANUALES ............................................................................................. 58
7.5 LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN BASE DE TIEMPOS DE
CARGAS LABORALES .................................................................................... 59
7.6 VALIDACIÓN Y AJUSTE DE INDICADORES DEL PROCESO ................. 64
7.6.1 MECANISMOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO PROCESO
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA ................................................ 68
7.7 VALIDACIÓN Y AJUSTE DEL MAPA INTEGRAL DE RIESGOS DEL
PROCESO ......................................................................................................... 70
7.7.1 RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO DE GESTIÓN DE
INFRAESTRUCTURA FÍSICA .......................................................................... 85
8. CONCLUSIONES .......................................................................................... 99
9. RECOMENDACIONES ................................................................................... 100
10. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................. 101
INDICE DETABLAS
Tabla 1. Contextualización estrategias de Gestión de Infraestructura Física
PEDUD 2007-2016 ................................................................................................ 37
Tabla 10. Indicadores iniciales proceso de Gestión de Infraestructura Física ....... 69
Tabla 11. Indicadores nuevos proceso de Gestión de Infraestructura Física ........ 69
Tabla 12. Nivel de probabilidad de riesgos ........................................................... 76
Tabla 14. Clasificación del control de riesgos ....................................................... 80
Tabla 15. Riesgo Residual .................................................................................... 84
Tabla 16. Análisis de causas de los riesgos del proceso Gestión de Infraestructura
Física ..................................................................................................................... 88
Tabla 17. Descripción de los riesgos del proceso Gestión de Infraestructura Física
.............................................................................................................................. 90
Tabla 18. Causas y consecuencias de los riesgos del proceso Gestión de
Infraestructura Física ............................................................................................. 92
Tabla 19. Control de los riesgos del proceso Gestión de Infraestructura Física ... 95
Tabla 20. Riesgos de corrupción proceso Gestión de Infraestructura Física ........ 96
Tabla 21. Consecuencias y controles de los riesgos de corrupción del proceso... 97
Tabla 22. Planes de mejoramiento proceso de Gestión de Infraestructura Física 99
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Modelo de un sistema de control de calidad basado en procesos ......... 21
Figura 2. Modelo de Sistema Integrado de Gestión .............................................. 22
Figura 3. Principios del MECI ................................................................................ 24
Figura 4. Estructura del MECI ............................................................................... 25
Figura 5. Modelo de Operación por Procesos Universidad Distrital Francisco José
de Caldas .............................................................................................................. 31
Figura 7. Ciclo PHVA actualizado proceso de Gestión de Infraestructura Física .. 46
Figura 8. Tipología de indicadores en la UDFJC ................................................... 66
Figura 10. Metodología para la administración del riesgo ..................................... 73
Figura 11. Contexto estratégico para la administración del riesgo ........................ 74
Figura 14. Puntaje en el impacto del riesgo .......................................................... 82
Figura 15. Descripción del impacto del riesgo ....................................................... 83
Figura 16. Criterios para la evaluación y medición del riesgo ............................... 84
Figura 17. Matriz DOFA, Proceso de Gestión de Infraestructura Física ................ 85
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo tiene como objetivo la construcción y actualización de la
información base del proceso de Gestión de Infraestructura Física
Este proyecto fue realizado a lo largo de 12 meses en pro del mejoramiento del
proceso mencionado, desempeñando el papel de monitor administrativo,
realizando actividades propias del SIGUD en labores auxiliares de la Oficina
Asesora de Planeación y Control de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas.
Con el acompañamiento y dirección del proyecto curricular de Ingeniería Industrial
y de la Oficina de Planeación y Control se desarrolló de conformidad con el plan
de trabajo establecido, la actualización y ajuste de la caracterización,
procedimientos, formatos, instructivos, protocolos, base legal, indicadores, riesgos
del proceso de Gestión de Infraestructura Física. Adicionalmente, se levantó la
información base para la realización del estudio de cargas laborales de dicho
proceso.
Se espera que los productos generados en el proyecto de grado permitan la
mejora de los procesos en la gestión y generación de decisiones de tipo
estratégica y operativa de la institución.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas, SIGUD, dentro de su metodología y orientación por garantizar un
desempeño institucional articulado y armónico, el cual permite el cumplimiento de
los fines esenciales de la universidad y su mejoramiento institucional a través del
Plan estratégico de desarrollo; está guiado por la Norma Técnica Distrital del
Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales NTD-SIG
001: 2011. De esta manera, la Oficina Asesora de Planeación y Control-Equipo
SIGUD, en busca de la modernización de la gestión administrativa, financiera y del
talento humano, ha identificado la necesidad de realizar un proceso de
construcción y actualización de información base debido al crecimiento que la
universidad ha presentado en los últimos años, este crecimiento hace necesario
adoptar modelos de organización flexibles y eficientes que ayuden al
fortalecimiento de la institución mitigando las deficiencias que presenta en la
actualidad la universidad, para así garantizar la gestión adecuada de los recursos
públicos, la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos administrativos,
financieros y la formación y desarrollo del talento humano. Para que todos estos
procesos sean llevados de manera adecuada y acorde a las metas propuestas con
la actualización, se hace necesaria una evaluación y valoración del aparato
administrativo de la Universidad, en términos de capacidad de respuesta y tiempos
de ejecución para garantizar la calidad y efectividad, y de ser necesario
reestructurar dicho aparato, acudiendo a metodologías que permitan identificar en
cada nivel jerárquico y en cada área funcional los requerimientos de personal en
términos de cantidad, conocimientos, nivel de especialización y demás.
2. JUSTIFICACIÓN
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, mediante la resolución 215 de
2014 “por la cual se ajusta y conforma el Sistema Integrado de Gestión de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas, SIGUD, y se establecen las
funciones a los equipos del Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, en los niveles
ejecutivo, técnico, operativo y evaluador y se establecen otras disposiciones”,
actualizó el Modelo de Operación por Procesos. Esta nueva estructura de gestión
le permite a la institución organizar, ordenar y articular la gestión que adelanta la
Universidad a través de sus diferentes unidades académicas y administrativas,
mediante la ejecución de procedimientos que conforman los 22 procesos que a su
vez integran dicho modelo de operación.
Este nuevo enfoque de gestión por procesos es una herramienta que está
enfocada a optimizar la gestión, minimizar el alto nivel de entropía administrativa y
disminuir la baja articulación que existe actualmente entre las divisiones y oficinas
que conforman estructuralmente la Universidad. Es por eso que el mantenimiento
y la actualización continua de la documentación de los procesos y procedimientos
garantiza ese cambio de paradigma organizacional que la universidad necesita.
Adicionalmente hay dos aspectos importantes que están relacionados con la
información del modelo correspondiente a la medición de la gestión mediante
indicadores y la administración de riesgos por procesos, aspectos que son
necesarios revisar, articular y armonizar con el modelo de operaciones.
La Universidad, dentro de lo establecido y acorde a su crecimiento, debe estar en
posibilidad de realizar un proceso de reestructuración de la planta de personal y
de carrera administrativa, con el fin de modernizar y robustecer los procesos
administrativos a través del estudio, revisión y ampliación de la planta de personal
administrativo, acudiendo metodologías que permitan el establecimiento de las
necesidades de recurso humano en cada nivel jerárquico y en cada área funcional
de la misma.
El estudio de cargas de trabajo es la herramienta adecuada para establecer las
necesidades de personal acorde a los tiempos de realización de las actividades
establecidas en los procesos y procedimientos propios de la administración de la
Universidad, que den como resultado una gestión adecuada desde el punto de
vista de calidad y oportunidad a la población Universitaria.
Así mismo la documentación del modelo de operación es la base y punto de
partida para desarrollar y actualizar otros instrumentos administrativos
fundamentales, relacionados con los planes y programas de la gestión y desarrollo
del talento humano como el manual de funciones y competencias entre otros.
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Construir y actualizar la información base del proceso de Gestión de
Infraestructura Física para el desarrollo y avance de la Política 4: modernización
de la gestión administrativa, financiera y del talento humano, dentro del marco del
Plan Estratégico de Desarrollo 2008-2016 de la Universidad Distrital Francisco
José de Caldas.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Construir y/o ajustar procedimientos, formatos y demás documentación
correspondiente al proceso de Gestión de Infraestructura Física con el fin
de cumplir con los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y los
requisitos inherentes al proceso.
Levantar la información base para la realización del estudio de cargas
laborales asociadas a los procedimientos del proceso de Gestión de
Infraestructura Física del Modelo de Operación por Procesos actualmente
implantado, para determinar de manera técnica los requerimientos y
necesidades del personal que conforman la Estructura Organizacional.
Rediseñar y/o construir los indicadores correspondientes al proceso de
Gestión de Infraestructura Física del Sistema Integrado de Gestión de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas, de acuerdo tanto a las
necesidades de este como a las necesidades propias del proceso.
Construir y/o validar el Mapa integral de Riesgos del proceso de Gestión de
Infraestructura Física del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas, que permita la generación de acciones
de mejora y la mitigación de los riesgos para evitar al máximo la
materialización de los mismos.
4. ALCANCE Y LIMITACIONES
4.1 ALCANCE
Este proyecto tiene como meta la actualización y ajuste del Sistema Integrado de
Gestión de la Universidad Distrital (SIGUD) por medio de la construcción,
documentación y/o validación de procedimientos, formatos, instructivos, protocolos
indicadores y mapa integral de riesgos del proceso de Gestión de Infraestructura
Física del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital. Adicionalmente
el levantamiento de la información base para la realización del estudio de cargas
laborales.
4.2 LIMITACIONES
Disponibilidad del personal encargado y el compromiso de los líderes para
culminar con éxito los diferentes objetivos propuestos en el presente documento.
Diferencia entre la relación de los tiempos de ejecución real de algunos
procedimientos y el cronograma planeado para el desarrollo de este proyecto.
5. MARCO TEÓRICO
5.1 MARCO HISTORICO
La Universidad Distrital fue fundada en 1948, por iniciativa del presbítero Daniel de
Caicedo, con el propósito de ofrecer educación a los jóvenes de los sectores
menos favorecidos de la ciudad, en carreras de corta duración que apuntaban a
resolver necesidades de la modernización y la urbanización.
A través de su historia, la Universidad Distrital ha tenido diferentes
denominaciones, que en cierto sentido revelan la incidencia del contexto político,
social y administrativo vivido por la ciudad y el país en su desarrollo. Entre ellas se
encuentran:
• Colegio Municipal de Bogotá, nombre con el cual fue fundada.
• Colegio Municipal Jorge Eliécer Gaitán, que modifico el nombre anterior en Julio
de 1948
• Universidad Municipal Francisco José de Caldas, en el año de 1950, mediante la
Resolución 139 del Ministerio de Defensa.
Con respecto a los programas académicos ofrecidos la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas se han desarrollado de la siguiente manera:
• Inicialmente: Ingeniería radiotécnica (de 3 años de duración), Ingeniería
topográfica (de 2 años de duración), Perito forestal, Ayudante de Geólogo y Perito
en Sondajes y perforaciones de pozos de Petróleo.
• En 1960 la Universidad ya contaba con dos facultades: Ingeniería Forestal e
Ingeniería Electrónica, en las cuales se ofrecían respectivamente las carreras de
Expertos Forestales y Expertos Radiotécnicos (de carácter nocturno). Igualmente
existían las secciones de Dibujo Lineal y de Topografía y Cartografía.
• En 1972 fueron creados los programas de Ingeniería Industrial e Ingeniería de
Sistemas, se conformó el Departamento de Ciencias Básicas, con áreas como la
química, la física y la biología; y el Departamento de Humanidades, con áreas
como la filosofía, la historia, la antropología e idiomas.
En la década del 80, la Universidad amplió su planta física, con la construcción de
la sede Macarena A y se introdujeron reformas en la organización académica,
tendiente a la estructuración de los programas alrededor de campos de
conocimiento y acción. Estos nuevos escenarios sentaron las bases para el
crecimiento de la oferta académica, la ampliación de cobertura y el surgimiento de
la investigación y la extensión como funciones esenciales de la institución.
En la década de los 90, se definieron nuevos alcances institucionales alrededor de
conceptos como la autonomía universitaria y la democracia participativa (Acuerdo
026 de noviembre 26 de 1991); se replanteó la estructura orgánica (Acuerdo 003
del 11 de febrero de 1992). En esta misma década surgió a Facultad Tecnológica
en el marco del Plan de Desarrollo “Formar Universidad”, en la perspectiva de
ofrecer educación de calidad a un amplio segmento estudiantil de Bogotá.
Adicionalmente, se fortalece la Facultad de Ingeniería y se crea la Facultad de
Medio Ambiente y Recursos Naturales, que ha sido la gran ventana de la
Universidad hacia la sociedad y el resto del mundo académico.
En diciembre del año 2005 se creó la Facultad de Artes - ASAB, a partir de la
integración definitiva de la Academia Superior de Artes de Bogotá a la Universidad
Distrital. Con esta nueva unidad académica, la Universidad dio un paso
significativo en la ampliación de cobertura y el fortalecimiento de sus funciones
misionales, así como en la perspectiva de su acreditación institucional. En marco
de la mejora administrativa el estado Colombiano estipula una normatividad
relacionada con la adopción de sistemas de calidad, modelos de control interno y
adopción de estándares para mejorar la gestión en las diferentes entidades que
conforman la Administración Publica.
Es así como, la Universidad Distrital, en el 2008 decide constituir un equipo de
trabajo, constituido por tres grupos: directivo, operativo y evaluador, como el
responsable de la implantación y coordinación de la implementación del MECI y la
NTCGP 1000:2004 de manera paralela; por lo cual el equipo de trabajo realizó el
diseño del sistema, levantamiento de información y socialización tomando como
piloto la Facultad de Ingeniería, gestión que presentó como primer resultado
productos como el Modelo de Operación por Procesos de la Universidad,
levantamiento de la documentación de los procesos y procedimientos de dicho
modelo de operación para los procesos Estratégicos y de Evaluación, Misionales y
de Apoyo, lo cual incluía treinta y cinco (35) Subprocesos, cien (100)
procedimientos y un (1) manual.
En el año 2009 después de haberse realizado la prueba piloto en la facultad de
ingeniería, se requería la realización de ajustes al modelo de operación y de
caracterizaciones, procedimientos, guías, instructivos y formatos del Sistema de
Gestión, que contó con la participación de los diferentes estamentos de la
comunidad universitaria, donde los resultados más significativos fueron: una
segunda versión del modelo de operación donde se identificaron diecisiete (17)
procesos, una reducción en el número de subprocesos y la implementación de un
sistema de información llamado Visión GTC, donde se encontraba parame trizada
la documentación de procesos y procedimientos, herramienta de apoyo del
SIGUD. Adicionalmente se realizaron algunas capacitaciones de sensibilización
sobre los fundamentos de las normas.
Ya en el 2010 se avanza en las caracterizaciones de los 30 subprocesos y se
incrementa el número de procedimientos caracterizados y formatos. También se
publica el modelo de operación en la página web de la Universidad y se crea un
blog del SIGUD para la divulgación de la información del Sistema Integrado de
Gestión. Durante estos primeros años se cuenta con un buen presupuesto para la
implementación de un proyecto de este tipo, sin embargo, ya para el 2011 se hace
una reestructuración del equipo SIGUD y no se asignan recursos que permitan
desarrollar el plan de acción establecido y ajustado de acuerdo a las
consideraciones del comité ejecutivo del SIGUD y del mismo Consejo Superior
Universitario. Por lo tanto, la Oficina Asesora de Planeación y Control con el
equipo operativo SIGUD reducido en más de la mitad, desarrolló actividades
oficialmente hasta Julio de 2011, mostrando como resultado final la publicación de
todos los documentos relacionados a los procesos de gestión y calidad que se
desarrollan en la Universidad en el aplicativo Visión GTC.
El desarrollo del SIGUD en el periodo de 2013-2015 se ve enmarcado en el Plan
Institucional de la Universidad Distrital, en el cual se establecen 5 fases
enmarcadas en el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), su desarrollo ha
sido el siguiente:
Durante el año 2013
Fase 0, Diagnóstico: Se diseñaron la metodología y la herramienta de
diagnóstico y la guía de Instrucciones para la aplicación de la herramienta, las
cuales fueron aplicadas a los 17 procesos inicialmente contemplados en el Modelo
de Operación vigente en correspondencia con la estructura funcional existente, se
consolidaron y socializaron los resultados obtenidos.
Fase 1, Planeación del SIG: Se avanzó en el tema referente a los
elementos de la planeación estratégica, así como la plataforma estratégica
(Sistema de Planeación de la Universidad), que sirvieron de base para la
definición del lineamiento de la política del sistema y la posterior construcción e
implementación de la política y los objetivos del SIG.
Fase 2, Diseño del SIG: El mayor impacto es referente a la estructuración de un
nuevo Modelo de Operación por Procesos y sus respectivas caracterizaciones, el
cual fue adoptado mediante la resolución 227 del 2014 en donde se definen 5
macro-procesos, y 22 sub-procesos, sobre el cual se inició la validación de las
respectivas caracterizaciones, la cual que tuvo un porcentaje de avance
importante en términos generales a todo el modelo, sin embargo, la Oficina
Asesora de Planeación y Control, a través del Equipo SIGUD , consideró
conveniente documentar y migrar la información de los Procesos y
Procedimientos a la herramienta BIZAGI. Adicionalmente, se establecieron a
través de una Guía, los lineamientos metodológicos para el diseño y
modelamiento por Procesos.
Fase 3, Implementación del SIG: Se desarrollaron actividades encaminadas a la
validación, documentación y actualización de Procesos y Procedimientos del
nuevo Modelo de Operación de la Universidad, con apoyo de estudiante de
Ingeniería Industrial.
Durante el año 2014
Fase 1, Planeación del SIG: Se formuló la Política y Objetivos del SIGUD, éstos
fueron presentados al Comité Ejecutivo del SIGUD, los cuales son aprobados y se
adoptan, mediante la Resolución N° 227 del 8 de agosto de 2014,
Fase 2, Diseño del SIG: Se crea el Subsistema Interno de Gestión Documental y
Archivo SIGA-UD y se modifica la composición de funciones del comité de archivo
mediante la Resolución 214 de julio del 2014. Además, se ha participo
continuamente en los Comités de Comunicaciones, Comité de Acreditación
Institucional, Comité de Continuidad de Negocio, Comité del SIGA-UD y el Comité
de Seguridad de la Información.
Así mismo, se establecieron las Responsabilidades y Funcionamiento del
Comité Ejecutivo del SIGUD y demás niveles de responsabilidad y autoridad del
Sistema Integrado de Gestión SIGUD mediante la Resolución N° 215 del 24 de
julio de 2014.
Fase 3, Implementación del SIG: Se rediseño y actualizo la documentación
(Procedimientos, Formatos, Guías e Instructivos) para 17 de 22 Procesos, los
cuales fueron aprobados por los Líderes y Gestores de Proceso. Adicionalmente,
se realizaron actividades encaminadas a socializar el Sistema Integrado de
Gestión, SIGUD.
Se rediseñó y actualizó la Página Web del Sistema Integrado de Gestión, SIGUD;
incluyendo la definición del Sistema y los Subsistemas, la Plataforma
Estratégica, los Procesos y la Normatividad.
Durante el año 2015
Fase 3, Implementación del SIG: Se realizaron diferentes actividades
encaminadas a la ejecución de esta fase las principales fueron:
- Creación y conformación de los Subsistemas de Gestión Ambiental(SGA),
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), Subsistema de Control
Interno y el Subsistema de Gestión de la Seguridad de la Información, donde se
establece la Política, los Objetivos y la Estructura de cada uno.
- Se elaboró el documento Manual Administración del Riesgo de Acuerdo con los
Subsistemas de Gestión de Calidad, Gestión Ambiental, Gestión de Seguridad de
la Información y Seguridad y Salud en el Trabajo.
-Se Validó y aprobó la Metodología para la Identificación de Riesgos.
- Se estableció el diseño de la matriz para la elaboración del Listado Maestro de
Documentos y el cuadro de caracterización documental en donde se registró la
documentación normalizada de los Procesos.
- Se Construyeron, validaron y aprobaron, los Indicadores con cada uno de los
Líderes de Proceso, identificando cada uno de los aspectos que se encuentran en
la Hoja de Vida del Indicador, incluyendo el Objetivo Estratégico al cual le aporta a
partir de los establecidos por el Consejo Nacional de Acreditación, CNA.
-Se estableció el diseño de las nuevas Caracterizaciones de Procesos y se
actualizaron en cuanto a la interacción entre Procesos (Proveedores, Entradas,
Salidas y Clientes) para su publicación en la Página Web del SIGUD.
Fase 4, Verificación del SIG: Se adelantaron actividades tendientes al
Seguimiento y Monitoreo de los Procesos, actualizando los Procedimientos, y la
documentación asociada a éstos. Y se realizó la formación de Auditores Internos
de conformidad con el Convenio suscrito con el SENA.
5.2 MARCO REFERENCIAL
5.2.1 MARCO CONCEPTUAL
Diseño y desarrollo: Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una
política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la
especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio. (INCONTEC, 2009)
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
(INCONTEC, 2009)
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados. (INCONTEC, 2009)
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
(INCONTEC, 2009)
Gestión: Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una
entidad. (INCONTEC, 2009)
Macro proceso: Conjunto de procesos que persiguen un resultado propuesto.
(Universidad de los Andes, 2013)
Mejora continua: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la
capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. (INCONTEC,
2009)
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados. (INCONTEC, 2009)
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso
(INCONTEC, 2009)
Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el
desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.
(INCONTEC, 2009)
Subproceso: Es un proceso por sí mismo, cuya finalidad hace parte de un Proceso
más grande. Se crea con la finalidad de reducir la complejidad del proceso y poder
definir controles adecuados. (BIZAGI, 2013)
5.2.2 MARCO LEGAL
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital se respalda en la
legislación del Estado Colombiano. A continuación, se nombra la normatividad
relativa al control interno y el sistema de gestión de la calidad para entidades
públicas:
Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y
funcionamiento de las entidades del orden nacional.
Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la
Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.
Decreto 4485 del 2009 por el cual por medio de la cual se adopta la actualización
de la norma técnica de calidad en la gestión pública
Decreto 943 del 2014. Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno
para el Estado Colombiano.
Decreto 514 de 2006: Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel
Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos
(SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.
Decreto 2913 de 2007: En donde se considera que el Modelo Estándar de Control
Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad.
Decreto 652 de 2011: Tiene como Objetivo adoptar la Norma Técnica Distrital del
Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, NTDSIG
001:2011.
Decreto no. 1075 del 26 de mayo de 2015 "por medio del cual se expide el decreto
único reglamentario del sector educación"
Decreto 1072 de 2015 “por medio del cual se expide el decreto único
reglamentario del sector trabajo”
Decreto 1083 de 2015 “por medio del cual se expide el decreto único
reglamentario del sector de función pública”
“ARTÍCULO 69. Se garantiza la Autonomía Universitaria. Las universidades
podrán darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la
ley.
ARTÍCULO 122. No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en
ley o reglamento y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén
contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el
presupuesto correspondiente.
ARTÍCULO 125. Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de
carrera. Se exceptúan los de elección popular, los de libre nombramiento y
remoción, los de trabajadores oficiales y los demás que determine la ley. Los
funcionarios, cuyo sistema de nombramiento no haya sido determinado por la
Constitución o la ley, serán nombrados por concurso público. El ingreso a los
cargos de carrera y el ascenso en los mismos, se harán previo cumplimiento de
los requisitos y condiciones que fije la ley para determinar los méritos y calidades
de los aspirantes.
ARTÍCULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses
generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad,
eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la
descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
• Ley 30 de 1992 (Diciembre 28) Por la cual se organiza el servicio público de la
Educación Superior.
• Decreto 785 del 17 de marzo de 2005. “por el cual se establece el sistema de
nomenclatura y clasificación y funciones y requisitos generales de los empleos de
las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de
2004”.
• Decreto 1227 de 2005. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de
2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998.
Artículo 95. Las reformas de las plantas de empleos de las entidades de la Rama
Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán motivarse, fundarse en
necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y
basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren.
Parágrafo. Toda modificación a las plantas de empleos, de las estructuras y de los
estatutos de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del poder público
del orden nacional deberán contar con el concepto técnico favorable del
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Artículo 96. Se entiende que la modificación de una planta de empleos está
fundada en necesidades del servicio o en razones de modernización de la
administración, cuando las conclusiones del estudio técnico de la misma deriven
en la creación o supresión de empleos con ocasión, entre otras causas.
• Decreto 1746 de 2006, “por el cual se modifica el Decreto 1227 de 2005”.
• Decreto 1083 del 26 de mayo de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.
5.2.3 MARCO NORMATIVO
El Sistema de Gestión de la Calidad para entidades está definido como la
herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el
desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la
prestación de los servicios a cargo de las entidades. En Colombia se estableció la
Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, con el fin de
dirigir y evaluar su desempeño en términos de satisfacción social en la prestación
de los servicios, la cual fue actualizada por la Norma Técnica de Calidad de la
Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Finalmente, en el año 2011, con el Decreto
652 de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. se adopta la Norma Técnica Distrital del
Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, NTDSIG
001:2011.
NTCGP 1000:2009:
La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP está dirigida a todas
las entidades de la rama ejecutiva del poder público y otros entes prestadores de
servicios, y se ha elaborado con el propósito de que éstas puedan mejorar su
desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que
respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes
La orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en
procesos, el cual consiste en determinar y gestionar, de manera eficaz, una serie
de actividades relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque es el control
continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales que
forman parte de un sistema conformado por procesos, así como sobre su
combinación e interacción.
Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un Sistema de Gestión de la
Calidad, enfatiza sobre la importancia de:
a) La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.
b) La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor.
c) La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso.
d) La mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas
Lo anterior se ve reflejado en la figura 1 en la cual se muestra el modelo general
del sistema de gestión de calidad basado en procesos, el cual muestra que las
partes interesadas juegan un papel significativo para definir los requisitos como
elementos de entrada, y que su satisfacción es el objetivo principal del modelo.
Figura 1. Modelo de un sistema de control de calidad basado en procesos
Fuente: NTCGP 1000:2009 Norma técnica de Calidad en la Gestión Pública
Los principios que se han enmarcado en la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública – NTCGP que la alta dirección de Entidades prestadoras de
servicios y la rama ejecutiva del poder público pueden utilizar para mejorar su
desempeño son los siguientes:
• Enfoque hacia el cliente
• Liderazgo
• Participación activa de los servidores públicos
• Enfoque basado en procesos
• Enfoque del sistema para la gestión
• Mejora continua
• Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones
• Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios
• Coordinación, cooperación y articulación
• Transparencia
-
NORMA TÉCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES (NTD-SIG 001:2011)
Una vez expedido el decreto 176 del 2010 “Por el cual se definen los lineamientos
para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las
entidades del Distrito Capital y se asignan unas funciones” la administración
distrital decide crear una norma que especifique los requisitos para estructurar un
Sistema Integrado de Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales,
teniendo en cuenta que este está enmarcado en el Sistema de Desarrollo
Administrativo (SISTEDA) establecido por la Ley 489 de 1998 y que se compone
de los siguientes subsistemas:
• Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).
• Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
• Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
• Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).
• Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
• Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).
• Subsistema de Control Interno (SCI).
• Subsistema Único de Acreditación (SUA).
Si bien los sistemas se gestionan de manera independiente, hay elementos
comunes que pueden ser administrados de forma integrada, para generar una
gestión efectiva y que los esfuerzos aunados, sistemáticos e inteligentes se
orienten a la satisfacción de los distintos usuarios y partes interesadas.
El desarrollo de la norma se basa en la implementación del ciclo PHVA (Planificar,
Hacer, Verificar y Actuar).
Figura 2. Modelo de Sistema Integrado de Gestión
Fuente: NTCGP 1000:2009 Norma técnica de Calidad en la Gestión Pública
Planificar
La planificación del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y organismo
distrital debe tener en cuenta los siguientes componentes:
• Planificación de los procesos
• Planificación de la gestión del riesgo
• Planificación operativa del Sistema Integrado de Gestión
• Planificación documental del Sistema Integrado de Gestión
• Planificación de recursos
• Planificación de la medición y el seguimiento
• Planificación de la comunicación y la participación.
Lo anterior en el marco de una planeación institucional, el compromiso de la alta
dirección y la definición de responsabilidades en el Sistema Integrado de Gestión.
Hacer
El hacer del Sistema Integrado de Gestión debe comprender los procedimientos
documentados y registros, los Controles operacionales, la prestación del bien o
servicio, los mecanismos de medición, la preparación y respuesta ante
emergencias, y la comunicación.
Verificar
El verificar del Sistema Integrado de Gestión debe comprender los siguientes
aspectos:
• Estructurar un procedimiento de evaluación periódica de lo legal
• Establecer un procedimiento para registrar, investigar y analizar los incidentes
relacionados con deficiencias detectadas en aspectos legales, ambientales,
manejo de información, salud ocupacional y seguridad industrial, entre otros.
• Realizar auditorías internas y revisiones por la dirección acordes con los
requisitos.
• Seguimiento y monitoreo de los procesos, bienes o servicios ofrecidos.
• Satisfacción de los usuarios y partes interesadas.
Actuar
El actuar del Sistema Integrado de Gestión en la entidad y organismo distrital debe
tener en cuenta la sostenibilidad, las acciones de mejora, las acciones correctivas
y las acciones preventivas.
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)
La Ley 87 de 1993 ,define el control interno como el sistema integrado por el
esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios,
normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por
una organización, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de
las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos
Con el objetivo de reglamentar su implementación el Gobierno Nacional expide el
Decreto 1599 de 2005 mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control
Interno MECI 100:2005, y con el fin de fortalecerlo acorde a las normas y
tendencias internacionales, se genera una actualización mediante el Decreto 943
del 2014, el cual se implementará a través del Manual Técnico del Modelo
Estándar de Control Interno, y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las
entidades del Estado.
El Modelo actualizado brinda a las organizaciones una estructura de control cuyo
fin último es garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos
institucionales, que sirva a las organizaciones para facilitar la implementación y
fortalecimiento continuo de sus Sistemas de Control Interno, este se basa en 3
principios los cuales se muestran en la figura 3.
Figura 3. Principios del MECI
Fuente: Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano
EL MECI pretende establecer acciones, políticas, métodos, procedimientos y
mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo que
permitan la autoprotección necesaria para garantizar una administración pública
transparente y eficiente; actuando bajo el imperio de la Constitución y las normas.
(Gutiérrez; Gutiérrez). Para lo cual su implementación se desarrolla de acuerdo a
una estructura general compuesta por dos módulos (Módulo de Control de
Planeación y Gestión, Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento) los cuales
se desarrollan mediante 6 componentes (Talento Humano, Direccionamiento
Estratégico, Administración del Riesgo, Autoevaluación Institucional, Auditoría
Interna y Planes de Mejoramiento) y 13 elementos, como se muestra en la figura
4.
Figura 4. Estructura del MECI
Fuente: Manual Técnico del Control Estándar de Control Interno para el estado colombiano
El proceso de Gestión de Infraestructura Física está regido por los siguientes
referentes normativos que rigen sus actividades:
Constitución política de Colombia de 1991, Asamblea Nacional
Constituyente
Ley 769/2002, Ministerio de Transporte, “Por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito Terrestre y se dictan otras disposiciones.”
Ley 30/1992, Congreso de la República, “Prestar a la comunidad un servicio con calidad, el cual hace referencia a los resultados académicos, a los medios y procesos empleados, a la infraestructura institucional, a las dimensiones cualitativas y cuantitativas del mismo y a las condiciones en que se desarrolla cada institución”.
Ley 872/2003, Congreso de la República, “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”.
Decreto 4485/2009, Presidencia de la República, “Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”.
Decreto 1599/2005, Presidencia de la República, “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano”.
Decreto 943/2014, Presidencia de la República, “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)”.
Decreto 2375/2006, Presidencia de la República, “Por el cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 872 de 2003”.
Decreto 092/2011, Presidencia de la República, “Por el cual se modifica el Decreto 926 de 2011”.
Decreto 652/2011, Presidencia de la República, “Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales”.
Decreto 734/2012, Presidencia de la República, “Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones”.
Decreto Nacional 1510/2013, Presidencia de la República, “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública”.
Decreto 340/2012, Ministerio de vivienda, ciudad y territorio, “Por el cual se modifica parcialmente el Reglamento de Construcciones Sismo Resistentes NSR-10”.
Norma ANSI/TIA/EIA-568-B/2001, EIA, “Estándares que tratan el cableado comercial para productos y servicios de telecomunicaciones”.
GTC 118 /2004, ICONTEC, “Guía de la Construcción. Ventanas y Puertas Aspectos Generales”.
NTC 4596 /2006, ICONTEC, “Señalización para Instalaciones y Ambientes Escolares”.
NTC 5183 /2003, ICONTEC, “Ventilación para una calidad aceptable del aire en espacios interiores”.
NTC 1500/2004, ICONTEC, “Código Colombiano de Fontanería”.
NTC 4596/2006, ICONTEC, “Señalización para Instalaciones y Ambientes Escolares”.
NTC 4595/2006, ICONTEC, “Planeamiento y Diseño de Instalaciones y Ambientes Escolares”.
NTC 5655/2008, ICONTEC, “Principios para el diseño ergonómico de sistemas de trabajo”.
NTC 1669/2009, ICONTEC, “Norma para la instalación de conexiones de mangueras contra incendio”.
NTC 2050/2010, ICONTEC, “Código Eléctrico Colombiano”.
NTC 2769-1/2010, ICONTEC, “Reglas de seguridad para la construcción e instalación de ascensores. parte 1: ascensores eléctricos”.
Acuerdo 060/2001, CSU, “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.
Acuerdo 008/2013, CSU, “Por el cual se expide el Estatuto Académico de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”.
Acuerdo 003/1997, CSU, “Por el cual se expide el Estatuto General de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”.
Acuerdo 01/2015, CSU, “Por medio del cual se adoptan transitoriamente los procedimientos contractuales de licitación pública, Concurso de Méritos, Selección abreviada de Menor Cuantía, Selección Abreviada Subasta Inversa, Acuerdos Marco de Precios, Bolsa de Productos, y se dictan otras
disposiciones”.
Acuerdo 02/2015, CSU, “Por medio del cual se adoptan políticas de Transparencia y Anticorrupción en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”.
Acuerdo 003/2015, CSU, “Por el cual se expide el Estatuto de Contratación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”.
Resolución 181331/2009, Ministerio de Minas y Energía, “Por la cual se expide el Reglamento Técnico de Iluminación y Alumbrado Público Retilap y se dictan otras disposiciones”.
Resolución 180540/2010, Ministerio de Minas y Energía, “Por la cual se modifica el Reglamento Técnico de Iluminación y Alumbrado Público – Retilap, se establecen los requisitos de eficacia mínima y vida útil de las fuentes lumínicas y se dictan otras disposiciones”.
Resolución 181568/2010, Ministerio de Minas y Energía, “Por el cual se hacen unas aclaraciones y modificaciones al reglamento técnico de iluminación y alumbrado público RETILAP y se dictan otras disposiciones”.
Resolución 90708/2013, Ministerio de Minas y Energía, “Reglamento técnico de instalaciones eléctricas RETIE”.
Resolución 90902/2013, Ministerio de Minas y Energía, “Por medio de la cual se expide el reglamento técnico de instalaciones internas de gas combustible”.
Resolución 90980/2013, Ministerio de Minas y Energía, “Por el cual se modifica y adiciona el Reglamento Técnico de Iluminación y Alumbrado Público, RETILAP”.
Resolución 9075/2014, Ministerio de Minas y Energía, “Por el cual se aclara y corrigen unos yerros en el Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas RETIE, establecidos mediante Resolución 9078 de 2013”.
Resolución 40492/2015, Ministerio de Minas y Energía, “Por la cual se aclaran y corrigen unos yerros en el Anexo General del Reglamento
Técnico de Instalaciones Eléctricas – RETIE, establecido mediante Resolución No. 90708 de 2013”.
Resolución 001/2001, Secretaría Distrital de Hacienda, “Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital.”.
Resolución 015/2009, CSU, “Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Desarrollo Físico de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Bogotá Distrito Capital”.
Resolución 194/2010, CSU, “Por la cual se ajusta y actualiza la documentación del Sistema Integrado de Gestión SIGUD, a través del Manual de Operaciones de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”.
Resolución 030/2013, CSU, “Por la cual se modifica la Resolución No. 015 de 2009 mediante la cual se adoptó el Plan Maestro de Desarrollo Físico de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Bogotá Distrito Capital”.
Resolución 1101/2002, Rectoría, “Por la cual se estable el Manual Descriptivo de Funciones Generales y Específicas y los Requisitos Mínimos para los Cargos de la Planta de Personal Administrativo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”.
Resolución 806/2012, Rectoría, “Por la cual se adopta, en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, el “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital”.
Resolución 262/2015, Rectoría, “Por medio de la cual se reglamenta el Acuerdo 03 de 2015, Estatuto de contratación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, y se dictan otras disposiciones”.
Resolución 629/2016, Rectoría, “Por medio de la cual se adopta el Manual de Supervisión e Interventoría de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”.
Resolución 298/2015, Rectoría, “Por medio de la cual se adopta el Protocolo de limpieza y desinfección de las áreas de Bienestar Institucional ubicadas en las sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”.
Resolución 299/2015, Rectoría, “Por medio de la cual se aprueba y adopta el Protocolo de limpieza y desinfección general para áreas comunes, ubicadas en las sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”.
5.3 ESTADO DEL ARTE
5.3.1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL
(SIGUD)
2008:
- Conformación del Equipo SIGUD el cual realizó el diseño del sistema,
levantamiento de información y socialización tomando como piloto la Facultad de
Ingeniería.
- Primer Modelo de Operación por Procesos de la Universidad.
2009 – 2010:
- Ajuste y publicación del Modelo de Operación por Procesos de la Universidad.
- Construcción de las caracterizaciones de los 30 subprocesos, procedimientos y
formatos.
2013:
- Diseño, aplicación y divulgación de herramientas de diagnóstico a los procesos.
- Diseño y publicación de un nuevo Modelo de Operación por Procesos el cual fue
adoptado mediante la resolución 227 del 2014 en donde se definen 5 macro-
procesos, y 22 sub-procesos.
- Inicio de la construcción de caracterización de los procesos.
- Inicio de implementación de la herramienta BIZAGI.
- Actividades encaminadas a la validación, documentación y actualización de
Procesos y Procedimientos del nuevo Modelo de Operación de la Universidad, con
apoyo de estudiante de Ingeniería Industrial.
2014:
- Formulación y adopción de la política y objetivos del SIGUD, aprobados
mediante la Resolución 227 de 2014
- Se crea el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo SIGA-UD y se
modifica la composición de funciones del comité de archivo mediante la
Resolución 214 de Julio del 2014.
- Establecen las Responsabilidades y Funcionamiento del Comité Ejecutivo
del SIGUD y demás niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado
de Gestión SIGUD mediante la Resolución N° 215 del 24 de julio de 2014.
- Actualización de la página web y documentación asociada a los procesos.
2015:
- Creación y conformación de los Subsistemas de Gestión Ambiental (SGA),
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), Subsistema de Control
Interno y el Subsistema de Gestión de la Seguridad de la Información.
- Se elaboró el documento Manual Administración del Riesgo de acuerdo con los
Subsistemas de Gestión de Calidad, Gestión Ambiental, Gestión de Seguridad de
la Información y Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Se Validó y aprobó la Metodología para la Identificación de Riesgos.
- Se inicia la identificación y valoración de Riesgos con los Líderes, Gestores y/o
Grupo de Promotores de Procesos.
- Se estableció el diseño de la matriz para la elaboración del Listado Maestro de
Documentos y el Cuadro de Caracterización Documental en donde se registró la
documentación normalizada de los Procesos.
- Se Construyeron, validaron y aprobaron.
- Se estableció el diseño de las nuevas Caracterizaciones de Procesos y
publicación en la Página Web del SIGUD.
- Se adelantaron actividades tendientes al Seguimiento y Monitoreo de los
Procesos, actualizando los Procedimientos, y la documentación asociada a éstos.
2016:
- Se modifican la política y objetivos del SIGUD, incorporando el cumplimiento de
requisitos legales, requisitos del SIGUD y los recursos necesarios para la
implementación, mantenimiento y mejora del Sistema, esta fue adoptada mediante
la resolución 506 del 2016.
- Se realiza la convocatoria y capacitación a estudiantes de Ingeniería Industrial
con el fin de que desarrollen la actualización de indicadores, mapas de riesgo,
procedimientos y documentación asociada a cada proceso.
El Modelo de Operación por Procesos de la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas es el conjunto de Procesos que lleva a cabo la Universidad para el
cumplimiento de su Misión y el desarrollo de sus planes, programas, proyectos y
actividades.
Se representa gráficamente como una cadena de valor, conformada por cuatro
tipos de procesos.
Figura 5. Modelo de Operación por Procesos Universidad Distrital Francisco José de Caldas
Fuente: Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Oficina Asesora de Planeación y Control
Los Procesos Misionales son los procesos esenciales de la Universidad los cuales
desarrollan la misión institucional por medio de la docencia, la investigación y la
extensión y proyección social, estos se enmarcan en el Macro-proceso de Gestión
Académica y se identifican con color verde.
Los Procesos Estratégicos son los procesos a través de los cuales la institución
genera los lineamientos, políticas y estrategias para el desarrollo y
direccionamiento de los demás procesos, estos se enmarcan en el Macro-proceso
Direccionamiento Estratégico y se identifican con color amarillo.
Los Procesos de Apoyo son los procesos necesarios para gestionar los recursos
institucionales, que soportan el desarrollo de los demás procesos, estos se
enmarcan en los Procesos de Apoyo a lo Misional y el Macro-proceso de Gestión
de Recursos y se identifican con color azul.
Los Procesos de Control y Evaluación son los procesos a través de los cuales se
realiza el seguimiento al desarrollo de los demás procesos, estos se enmarcan en
el Macro-proceso de Evaluación y Control y se identifican con color rojo.
5.3.2 ESTUDIO DE CARGAS LABORALES EN LA UNIVERSIDAD DISTRITAL
Inicia por el levantamiento de información por método subjetivo de evaluación por
entrevista directa con cada uno de los ejecutores de las actividades, validación y
aprobación del jefe inmediato, del gestor del proceso y por último el líder del
proceso, con el fin de diligenciar la matriz de cargas laborales y encontrar el
tiempo estándar.
Para el análisis e interpretación de resultados, se realiza el análisis de los tiempos
teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
• Evaluación de multi-actividades
• Proceso o procedimiento al cual pertenecen las actividades que realiza cada
funcionario.
• Área funcional y sede en la cual se realiza la actividad
• Nivel jerárquico del funcionario que realiza la actividad
• Nivel jerárquico que exige la actividad
• Tipo de vinculación laboral
6. METODOLOGÍA
6.1 POBLACIÓN
El proyecto se realizó interactuando con el personal administrativo de la
universidad. Principalmente se sostuvieron reuniones con los gestores y líderes de
los diferentes procesos en los que se desarrollaron los productos de la presente
pasantía en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en Bogotá,
Colombia.
6.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN
De acuerdo a su finalidad el presente proyecto es un tipo de investigación
aplicada, dado que está enfocado en resolver o solventar una situación
problemática específica, como lo es la falta de información precisa sobre los
recursos humanos utilizados y requeridos por los procesos, y de una mejora
continua dentro del Sistema Integrado de Gestión, que garantice una respuesta
adecuada frente a los requerimientos propios de la Universidad y de la sociedad.
De acuerdo al carácter o naturaleza de la investigación esta será de dos tipos:
• Exploratoria: Este busca indagar sobre un tema poco explorado o que no ha sido
abordado con el objetivo de obtener un conocimiento específico respecto a la
materia objeto de investigación (Landeau, 2007).
• Descriptiva: Comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la
naturaleza actual del objeto de estudio (Tamayo, 2003).
Debido a que en el presente proyecto se busca obtener un conocimiento
específico sobre el proceso de Gestión de Infraestructura Física, en cuanto a los
recursos humanos, procedimientos, instructivos, actividades y demás aspectos
relacionados con el nivel de cumplimiento de los requisitos legales y del Sistema
Integrado de Gestión, y sobre el cual la mayor parte de información principalmente
en los recursos humanos requeridos y utilizados, no ha sido documentado o
investigado con anterioridad a profundidad.
6.3 DISEÑO METOLÓGICO
Fases 0: Etapas de elaboración
Fase I: Diagnóstico
Esta comprende la recopilación y análisis de la información existente del proceso
(Caracterización, indicadores, mapa integral de riesgos, Normograma,
procedimientos, manuales, instructivos, formatos y demás documentación) con el
fin de determinar el estado inicial del proceso frente a su alineación con la
plataforma estratégica de la universidad, el cumplimiento de los requisitos legales
y del Sistema Integrado de Gestión.
El objetivo es reconocer el estado actual del proceso y a partir de este determinar
los posibles rezagos documentales, fortalezas y aspectos a mejorar.
Fase II: Ejecución
Esta fase se va a desarrollar de acuerdo al aspecto a examinar en el proceso:
• Actualización y ajuste documentación, levantamiento de información base para
cargas laborales: De acuerdo a los rezagos documentales identificados en la fase
de diagnóstico, se realizará las modificaciones o generación de la documentación
correspondiente, así mismo se realizará la toma de tiempos y levantamiento de
información de cargas laborales.
• Mecanismos de medición y seguimiento: Ajustar, construir, validar y apoyar la
medición de los indicadores del proceso, teniendo en cuenta su relación con la
plataforma estratégica y el objetivo del proceso.
• Mapa integral de riesgos: Validar el mapa integral de riesgos del proceso, y a
partir de este generar Acciones Correctivas para los Riesgos que se lleguen a
materializar y Acciones Preventivas para los que se identifiquen antes de su
materialización.
En cada una de las etapas anteriores, se realizará una socialización con los
Líderes y Gestores de Procesos con el fin de realizar la aprobación e
implementación respectivas, así mismo, se recibirán capacitaciones sobre la
metodología por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Control y la División
de Recursos Humanos.
Fase III: Análisis final y propuesta
De acuerdo a la información recopilada y generada en las fases anteriores, se
realiza un análisis integral del proceso con el fin de generar una propuesta con
respecto al perfil de cargo de las áreas relacionadas con el proceso y la cantidad
de funcionarios adecuada para el cumplimiento de sus funciones, así mismo, con
respecto a las posibles acciones correctivas y preventivas generadas a partir del
mapa de riesgos y el análisis de los indicadores.
6.4 FUENTES DE INFORMACIÓN
Información Primaria
La información primaria tuvo dos fuentes principales:
• Las reuniones con el profesional encargado y el Jefe de la oficina, esta
información se enfocó en entender cómo se llevan a cabo las actividades
inherentes al proceso, y evaluar el grado en el que la documentación
(caracterización, procedimientos, formatos e instructivos) y los indicadores
establecidos las reflejan o consolidan, adicionalmente se definieron los aspectos a
mejorar que fueron identificados por los funcionarios.
• La observación directa de las actividades inherentes al proceso, durante la cual
se identificó el tiempo, encargados, entradas, pautas, soportes y salidas de cada
actividad con el fin de establecer los riesgos presentes y los indicadores
aplicables.
• Se solicitó a los funcionarios los soportes documentales de cada actividad,
indicador o posible riesgo presente, la ejecución de cada etapa del procedimiento,
donde se pudo llegar a comprimir o eliminar actividades ociosas o innecesarias en
la ejecución del mismo.
El resultado de estas actividades se validó con las sesiones de concertación
posteriores a la construcción de los procedimientos, indicadores y mapas de
riesgo, bajo la supervisión de los gestores y los líderes de cada dependencia.
Información secundaria
Para la recolección de este tipo de información, se recurrió al marco de referencia
expuesto anteriormente. Se pudo observar la directa relación entre lo expuesto en
el estado del arte de este estudio y la recopilación de la información primaria
obtenida, dado que permitió realizar comparaciones objetivas y formular
evaluaciones y análisis de los procedimientos y distintos factores del proceso en
general.
Así como lo descrito en el estado del arte de este estudio, el marco legal y
normativo, destacando la Ley 87 de 1993, la Ley 872 de 2003 y las Normas
NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2014, constituyen una fuente de información
referencial importante, dado que brindan los lineamientos principales para la
implementación del Sistema Integrado de Gestión buscando la mejora continua y
la satisfacción de los usuarios
7. RESULTADOS
7.1 ANALISIS DEL ESTADO ACTUAL DEL PROCESO
7.1.1 PRESENTACIÓN DEL PROYECTO SIGUD
Se realizó una reunión con los pasantes que lidero el equipo SIGUD donde se
presentaron los aspectos generales del proyecto:
Objetivos
Alcance
Plan de trabajo
Lineamientos generales y metodologicos
Asignacion de procesos
7.1.2 INDUCCIÓN DE LOS PROCESOS ASIGNADOS
Se realizó una exposición y socialización por parte del equipo encargado del
Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital para los pasantes en
fundamentos básicos de acuerdo a las normas aplicables al SIG y a la
Universidad. Adicionalmente se realizó la explicación para la estandarización y
ajuste de los Manuales, Protocolos, Procedimientos y Formatos requeridos para
cada Proceso (incluye todos los niveles de la documentación). En esta etapa se
Identificaron los rezagos documentales que quedaron de la actividad
correspondiente a los procedimientos documentados y registrados en el SIG 2013-
2014.
7.1.3 SOCIALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE REFERENCIA POR
PROCESO
La Oficina Asesora de Planeación y Control realizó una reunión el lunes 30 de
enero del 2017 con los líderes y gestores de los procesos en el auditorio Sabio
Caldas donde se trataron temas como caracterización de procesos y
procedimientos, documentos y registros, normatividad asociada al proceso, tiempo
empleado en la realización de las actividades constitutivas de los procedimientos,
Información base para la realización del estudio de Cargas Laborales asociadas a
los Procedimientos del Modelo de Operación actualmente implantado,
adicionalmente se presentó a los Líderes y Gestores de Proceso, el grupo de
Pasantes Ingeniería Industrial.
7.1.4 ANALISIS ESTADO INICIAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE
INFRAESTRUCTURA FÍSICA
Se realizó un informe por parte del pasante, en el cual se ve reflejado el análisis
inicial del informe diagnóstico del proceso de Gestión de Infraestructura Física,
resultado de una minuciosa valoración, con la finalidad de determinar el
cumplimiento de los lineamientos y requerimientos del plan de desarrollo
estratégico de desarrollo 2007 – 2016 de la Universidad Distrital Francisco José de
caldas (PEDUD 2007-2016), para exponer la situación de la información
relacionada con la normatividad que le compete al proceso y finalmente evaluar el
estado de los procedimientos y documentación relacionada con los mismos.El
objetivo fue identificar las falencias en los procesos por medio del análisis de la
información para establecer un plan de mejora y ajuste a la información ya
existente. Así, por medio de este diagnostico se relacionó el proceso de Gestión
de Infraestructura Física con el Plan Estratégico de Desarrollo (2007-2016)
encontrando los siguientes resultados:
Objetivo general del Plan Estratégico de Desarrollo (Asunto Estratégico): La
Universidad contará con la infraestructura física, tecnológica, de conectividad y de
medios educativos adecuada y coherente para garantizar el desarrollo de sus
funciones misionales, la comunicación y la calidad de vida institucional.
Estrategias:
ESTRATEGIA DESCRIPCIÓN
1
Desarrollar la infraestructura física de la Universidad en concordancia con el
tamaño actual y las proyecciones de crecimiento, para dar sustento a las
actividades de docencia, investigación, creación, extensión y administración en
la Universidad.
2
Fortalecer los recursos físicos, tecnológicos, bibliográficos, para el desarrollo
de los planes de mejoramiento y crecimiento de la universidad.
3
Implementar un esquema de desarrollo tecnológico y plataforma de
conectividad, inscrita en redes académicas de alta velocidad.
4
Alinear la política institucional de autoevaluación y acreditación con la
orientación de recursos para la docencia, la investigación, la creación y la
proyección social universitaria.
Tabla 1. Contextualización estrategias de Gestión de Infraestructura Física PEDUD 2007-2016
Fuente: Elaboración propia
- - Políticas
Política Desarrollo físico y tecnológico de la Universidad
Programa 1 Desarrollo Físico y Tecnológico
Macro proyecto 1 Ampliación y Desarrollo Físico de la Universidad
Macro proyecto 2 Consolidación de la infraestructura de laboratorios, talleres y aulas
especializadas.
Macro proyecto 3 Creación y desarrollo de espacios culturales, parques temáticos,
tecnológicos y espacios deportivos
Macro proyecto 4 Consolidación de la Infraestructura Informática, de Comunicaciones y
Conectividad
Macro proyecto 5 Red de Bibliotecas y Centros de Documentación
Macro proyecto 6 Conectividad para el Sistema Integral de Información
Tabla 2. Contextualizaciones políticas de Gestión de Infraestructura Física PEDUD 2007-2016
Fuente: Elaboración propia
Teniendo en cuenta el análisis realizado del proceso en cuando al Plan
Estrategico de Desarrollo 2007-2016 se procedió a validar la misión y la visión de
la Universidad Distrtal Francisco José de Caldas para corroborar el nivel de
concordancia entre ambos.
MISIÓN DE LA UDFJC:
La misión de la Universidad Distrital “Francisco José de Caldas” es la
democratización del acceso al conocimiento para garantizar, a nombre de la
sociedad y con participación de Estado, el derecho social a una Educación
Superior con criterio de excelencia, equidad y competitividad mediante la
generación y difusión de saberes y conocimientos con autonomía y vocación hacia
el desarrollo sociocultural para contribuir fundamentalmente al progreso de la
Ciudad – Región de Bogotá y el país.
La caracterización del proceso, está relacionado con la misión de la Universidad,
ya que se centran en la educación superior de calidad y competitiva, y el proceso
de Gestión de Infraestructura busca brindar los espacios, materiales,
herramientas, equipos, entre otros elementos que contribuyan a la infraestructura
y garanticen el cumplimiento de dichos objetivos educativos.
VISIÓN DE LA UDFJC:
La Universidad Distrital “Francisco José de Caldas”, en su condición de
Universidad autónoma y estatal del Distrito Capital, será reconocida nacional e
internacionalmente por su excelencia en la construcción de saberes,
conocimientos e investigación de alto impacto para la solución de los problemas
del desarrollo humano y transformación sociocultural, mediante el fortalecimiento y
la articulación dinámica, propositiva y pertinente de sus funciones universitarias en
el marco de una gestión participativa, transparente y competitiva
La caracterización del proceso se acopla a la visión de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas, ya que la universidad ha de ser un centro de
producción de saberes con reconocimiento local, nacional e internacional, por lo
que el proceso de Gestión de Infraestructura Física tiene un papel importante,
debido a que los espacios, equipos, maquinas, herramientas y demás elementos
de la universidad deben ser de la mejor calidad para que la construcción de
saberes, conocimientos e investigación sean mucho más fáciles de llevar al más
alto nivel.
ANÁLISIS DEL OBJETIVO DEL PROCESO
El objetivo inicial del proceso es:
Garantizar a través de su gestión los servicios relacionados con administración de bienes, infraestructura, planta física, mantenimiento, compras, inventarios, aseo y seguridad, requeridos para el óptimo desarrollo de las actividades académico-administrativas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Teniendo en cuenta esto, se realizan una serie de observaciones para su posterior discusión al momento de realizar la actualización de la caracterización del proceso. De acuerdo al plan estratégico de desarrollo 2007-2016 de la Universidad Distrital se pudo extraer lo siguiente: Con base en el plan estratégico de desarrollo 2007 – 2016 de la Universidad Distrital Francisco José de caldas (PEDUD 2007-2016), el cual enmarca su operación en 6 variables estratégicas principales y su sexta variable es la de “Infraestructura y conectividad”, la cual trata de Infraestructura física, tecnológica, de conectividad y de medios educativos adecuada y coherente para garantizar el desarrollo de las funciones misionales de la universidad, la comunicación y el bienestar institucional; y es allí donde compete el proceso de Infraestructura física. La propuesta programática para el Plan de Desarrollo 2007 -2016, se organiza en cinco asuntos estratégicos, cada uno con una sistematización de estrategias, políticas, programas y proyectos desarrollados al nivel de objetivos, indicadores y metas trianuales. Con los anteriores elementos, la comunidad universitaria cuenta con la orientación estratégica que guiará la acción universitaria en los próximos 10 años y será la base para la definición de metodologías para la alimentación del Banco de Proyectos de la Universidad Distrital, BPUD, para establecer la prioridad en la asignación de recursos y para la elaboración de los Planes de Propuesta para la discusión. Desarrollo de las distintas unidades académicas y administrativas de la Universidad y su desglose en planes de acción anuales. Como estrategia general, se caracteriza por ser indicativo y flexible en cuanto a la capacidad de adaptarse a los cambios y transformaciones de sociedad y el Estado, en el entorno regional, nacional y mundial. Por lo tanto, se constituye en una carta de navegación que orienta las acciones y decisiones institucionales. CONTEXTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO
Luego de revisar la caracterización, los procedimientos, formatos, instructivos,
indicadores y mapa integral de riesgos se encontraron los siguientes errores u
observaciones en la documentación:
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO INFRAESTRUCTURA FÍSICA
Objetivo Alcance Objetivo propuesto Alcance
Garantizar a través de su gestión los servicios
relacionados con administración de
bienes, infraestructura, planta física,
mantenimiento, compras,
inventarios, aseo y seguridad,
requeridos para el óptimo desarrollo de las actividades
académico-administrativas de
la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Inicia con la Planeación Operativa y
ejecución de los diferentes
servicios y finaliza con el servicio prestado en las
distintas modalidades, incluyendo su seguimiento.
Garantizar a través de su gestión los
servicios relacionados con administración de
bienes, infraestructura, planta física,
conectividad, tecnología,
mantenimiento, compras, inventarios,
aseo y seguridad, requeridos para el
óptimo desarrollo de las actividades
académico-administrativas,
teniendo en cuenta las proyecciones
de crecimiento de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas,
Inicia con la Planeación Operativa y
ejecución de los diferentes servicios y
finaliza con el servicio prestado en
las distintas modalidades, incluyendo su seguimiento.
Tabla 3. Revisión de la documentación del proceso de Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
En cuanto a los procedimientos se tienen las siguientes observaciones:
Proceso Observaciones
Baja de Bien
Recibir bien
GIF-PR-001-FR-001, Solicitud Baja de Bien Tangible
GIF-PR-005-FR-006, Informe Baja de Software, en biznaga aparece como GIF-PR-005-FR-xxx, arreglar.
Reporte hurtos, un formato que no abre en biznaga
Evaluar destino del bien
Corregir: Ordenar él envió del bien a la bodega del almacén
Ejecutar la baja
Recibir acta del Consejo Superior Universitario donde aprueba la donación
Elabora resolución de baja del (falta la palabra bien)
Bien como apoyo académico
Definir grupo académico
Donde se nombran los actores del procedimiento falta tildes
Ingreso Bien Tangible Ingreso por compra SG
¿Qué es SG?
Ingreso por compra OG
¿Qué es OG?
Ingreso por compensación
Ingreso por elaboración propia y/o donación
Recibir solicitud de donación
Aprobar donacion
Recibir notificacion de el ingreso
Ingreso por sobrante de inventario 1. Solamente se recibe el informe, pero no
especifica el procedimiento exacto
Verificación bien a ingresar
Ingresar el bien
GIF-PR-002-FR-001, Comprobante de entrada al almacén no existe tal formato ni en la caracterización ni en la página
No aparecen en ningún momento los formatos GIF-PR-002-FR-002, Entrada Bien a Almacén y GIF-PR-002-FR-003, Salida Bien de Almacén
Levantamiento de Inventarios Arreglos preliminares
GIF-PR-003-FR-005, Registro Novedad
En la página aparece arreglar preliminares y no programar levantamiento como en el diagrama
Realizar inventario
Cruzar codigo de barras de los bienes con lista de inventario
Actualización inventario
Requerir la denuncia?, buscar otra palabra
Suministro de Bienes de Consumo Solicitud y verificación
Enviar notificaión de llegada a satisfacción de bienes de consumo, a la dependencia pertinente
Entrega
Asignación
Enviar informe de finalización de vigencia de bienes de consumo, ¿a dónde se envía?
Carga y Descarga Software Compra software
En el diagrama aparece comprar software, en la lista compra
GIF-PR-005-FR-007, Solicitud de compra de software
Utilización de software 8. En el diagrama aparece utilizar software,
en la lista utilización de un software 9. Informar a la sección de almacen
Fin último de un software 10. En el diagrama aparece dar de baja un
software, en la lista fin último de un software
11. Informar a la sección de almacen y contabilidad
12. GIF-PR-005-FR-006, Informe Baja de Software
Traslado de Bien 1. GIF-PR-006-FR-008, Solicitud Traslado Bien 2. Diligenciar formato de comprobante de salida
de almacén, no sale el formato GIF-PR-002-FR-003, salida bien de almacén.
Orden de Compra o Servicio Solicitud y verificación presupuesto 1. GIF-PR-007-FR-010, Solicitud de Compra
y/o Servicio 2. ¿El monto de la compra es mayor a 50
SMMLV?, porque por el No acaba
Escoger proveedor 1. GIF-PR-007-FR-009, Orden de Compra 2. Convocatoria publica
Autorizar pago 1. GRF-PR-004, Certificado de registro
presupuestal
Incorporación Inmueble Gestionar Necesidad Inmueble 2. GIF-PR-009-FR-011, Solicitud Asignación de
Espacios, ¿Por qué se maneja en necesidad de inmueble?
Gestionar inmueble ofrecido
Realizar incorporación 3. El contraro debe ser corregido
Asignación de Espacios 4. ¿El uso de los espacios es adecudo?
Asignación de Espacios Académicos Asignación semestral 5. En el diagrama aparece asignar espacio
semestral 6. Utilizar herramienta tecnologica de
asignación óptima
Asignación transitoria 7. En el diagrama aparece asignar espacio
transitorio
Adquisición de Seguros
Reporte y Gestión Hurtos 1. No aparece el formato ni en entrada ni en salida GIF-PR-012-FR-013, Reporte Hurtos
Gestión Contrato de Aseo Realizar estudio
Publicar concurso
Iniciar contrato
Supervisar contrato 2. Notificar dependencias correspondiente
Adicionar y/o liquidar contrato 3. Recibir polizas de cumplimiento por parte del
contratista
Gestión Contrato Ferretería Realizar estudio 4. Generar asignación presupuesta
Publicación concurso 5. Espera tiempo estipulado para presentación
de ofertantes
Iniciar y desarrollar el contrato 6. Autorización y firma director Recursos Físico 7. Presentación informe Sección de almacen
Adicionar y/o liquidar contrato 1. Elaborar estudio y propuesta economica
Gestión Contrato Taller-Combustible Realizar estudio 2. Analizar consolidaciones tecnicas de
licitaciones anteriores 3. Generar asignación presupuesta
Publicación concurso 4. Publicación concurso en el diagrama 5. Evaluacion de las observaciones
Iniciar y desarrollar contrato taller
Iniciar y desarrollar contrato combustible 1. Actualizar historico
Adicionar y/o liquidar contrato 2. Elaborar estudio y propuesta economica
Gestión Contrato de Vigilancia Realizar estudio 3. Diagnósticar los servicios operativos de a
Universidad
Publicar concurso 4. Publicación concurso en el diagrama
Iniciar contrato 5. Acompañar la efectiva entrega de los
puestos de trabajao
Supervisar contrato 6. Existe algun reporte de servicio 7. Seguimiento a equipos medios tecnologicos
Adicionar y/o liquidar contrato
Mantenimiento Locativo Evaluar necesidad
Gestionar Recursos 8. Gestionar necesidad en el diagrama
Realizar mantenimiento
Supervisar mantenimiento 9. Recibir informe del Dupervisor
Pago Servicios Públicos Ninguno
Supervisión de Arrendamientos Ingreso arrendamiento 10. Ingresar arriendo en diagrama 11. Generar informa de viabilidad
Supervisar el bien 12. Supervisar contrato de arrendamiento en
diagrama 13. Realizar seguimiento periodico de los bienes
Tabla 4. Revisión de los procedimientos del proceso de Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
7.2 ANÁLISIS Y ACTUALIZACIÓN DE LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
DE GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA
Se validó la información de la Caracterización del Proceso: Entradas, salidas,
actividades, grupos de interés etc. siguiendo los parámetros establecidos en la
Guía de Normalización de Documentos. Esta actividad se realizó mediante
reuniones de trabajo con el Gestor del proceso.
El cambio en la caracterización del proceso fue básicamente por un motivo, y es
porque ahora las compras de la universidad se realizan de acuerdo al plan Anual
de adquisiciones; es decir, que no se va a manejar mediante plan de compras. Por
lo tanto, la sección de compras ya no hace parte del proceso de Gestión de
Infraestructura Física. Para la revisión de esta caracterización se tuvo en cuenta:
Resolución 003 de 2017, “Por la cual se aprueba el Plan Anual de
Adquisiciones para la vigencia 2017”
Acuerdo 003 de 2015, “Por el cual se expide el Estatuto de
Contratación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”: De
este acuerdo se tuvo en cuenta principalmente el artículo 13 en el cual se
habla puntualmente de Plan Anual de Adquisiciones mencionando lo
siguiente:
La Universidad debe elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual
contendrá la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir
durante la vigencia fiscal. En dicho Plan se señalará la necesidad y
pertinencia de la adquisición, el valor estimado del contrato, el tipo de
recursos con cargo a los cuales la Universidad pagará el bien, obra o
servido, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en
la cual la Entidad iniciará el Proceso de Contratación.
Parágrafo 1: La Universidad podrá adquirir bienes y servicios para
actividades específicas de Docencia, Bienestar, Investigación, Ciencia y
Tecnología y Proyección Social, en forma independiente al Plan Anual de
Adquisiciones, previa autorización motivada del Comité Asesor de
Contratación, y solo en caso de que se comprometa la operación o la
prestación de los servicios del área interesada.
Parágrafo 2: El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser publicado en la
Página WEB de la Universidad y en el SECOP o en el sistema electrónico
que lo remplace, a más tardar el último día hábil del mes de enero de la
vigencia fiscal correspondiente, según la reglamentación que sobre el
presente Estatuto expida el Rector de la Universidad
7.2.1 CICLO PHVA ESTABLECIDO INICIALMENTE
Figura 6. Ciclo PHVA inicial del proceso de Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
Planear
• Analizar los Lineamientos para la elaboración del Plan Maestro de Desarrollo Físico; Proyectar los Lineamientos para la elaboración del Plan Anual de Compras y para el Plan Anual de Conservación y Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles y documentar los lineamientos para la elaboración del Plan Anual de Inventarios, Almacenamiento y Bajas.
Hacer
• Elaborar el Plan Maestro de Desarrollo Físico, Plan Anual de Inventarios, Almacenamiento y Bajas, Plan Anual de Conservación y Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles y un documento sobre las necesidades para proyectar el Plan Operativo Administrativo, Físico y Financiero.
Verificar
• Realizar seguimiento al Plan Operativo Administrativo, Físico y Financiero; realizar la verificación del Plan Maestro de Desarrollo Físico, Planes de Acción y Planes de Trabajo; revisar las especificaciones Plan Anual de Compras; revisar el Plan Anual de Conservación y Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles y revisar los Procedimientos de Supervisión y Control de los Contratos de aseo y vigilancia de la Universidad.
Actuar
• Ajustar el Plan Anual de Compras, el Plan Anual de Inventarios, Almacenamiento y Bajas, el Plan Anual de Conservación y Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles y los Procedimientos de Supervisión y control de los Contratos de aseo y vigilancia de la Universidad.
7.2.2 CICLO PHVA ACTUALIZADO
Figura 76. Ciclo PHVA actualizado proceso de Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
7.3 ANÁLISIS Y ACTUALIZACIÓN DE LA BASE LEGAL DEL PROCESO DE
INTERINSTITUCIONALIZACIÓN E INTERNACIONALIZACIÓN
Se realizó un diagnóstico de la normatividad inicial que se encuentra en los
procedimientos, encontrando que es necesario ajustarla de acuerdo a los
requerimientos actuales.
Planear
• Analizar los Lineamientos para la elaboración del Plan Maestro de Desarrollo Físico; Proyectar los Lineamientos para el Plan Anual de Conservación y Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles y documentar los lineamientos para la elaboración del Plan Anual de Inventarios, Almacenamiento y Bajas.
Hacer
• Elaborar el Plan Maestro de Desarrollo Físico, Plan Anual de Inventarios, Almacenamiento y Bajas, Plan Anual de Conservación y Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles y un documento sobre las necesidades para proyectar el Plan Operativo Administrativo, Físico y Financiero.
Verificar
• Realizar seguimiento al Plan Operativo Administrativo, Físico y Financiero; realizar la verificación del Plan Maestro de Desarrollo Físico, Planes de Acción y Planes de Trabajo; revisar el Plan Anual de Conservación y Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles y revisar los Procedimientos de Supervisión y Control de los Contratos de aseo y vigilancia de la Universidad.
Actuar
• Ajustar el Plan Anual de Inventarios, Almacenamiento y Bajas, el Plan Anual de Conservación y Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles y los Procedimientos de Supervisión y control de los Contratos de aseo y vigilancia de la Universidad.
Norma Comentarios
Ley 762 de 2002 - Por la cual se expide el
Código Nacional de Tránsito Terrestre y se
dictan otras disposiciones".
La ley 769 de 2002 corresponde a Por la
cual se expide el Código Nacional de
Tránsito Terrestre y se dictan otras
disposiciones.
La ley 762 de 2002 corresponde a por medio
de la cual se aprueba “Convención
Interamericana para la Eliminación de todas
las Formas de Discriminación contra las
Personas con Discapacidad”
Ley 872 de 2003 - "Por la cual se crea el
sistema de gestión de la calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Público y en otras
entidades prestadoras de servicios"
Reglamentada por el Decreto Nacional 4110
de 2004, Reglamentada parcialmente por el
Decreto Nacional 4295 de 2007
Decreto 1599 de 2005 - Por el cual se
adopta el Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado Colombiano
Derogado por el art. 5, Decreto Nacional 943
de 2014
Adoptase el Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado Colombiano MECI
1000:2005, el cual determina las
generalidades y la estructura necesaria para
establecer, documentar, implementar y
mantener un Sistema de Control Interno en
las entidades y agentes obligados conforme
al artículo 5º de la Ley 87 de 1993.
El Modelo Estándar de Control Interno para
el Estado Colombiano MECI 1000:2005 es
parte integrante del presente decreto.
Decreto 2375 de 2006 - Por el cual se
reglamenta el artículo 7° de la Ley 872 de
2003
Decreto 092 de 2011 - Por el cual se modifica el Decreto 926 de 2011
Decreto 652 de 2011 - Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los numerales 1, 3º y 4º del artículo 38 del Decreto Ley 1421 de 1993
Decreto 340 de 2012 - Por el cual se
modifica parcialmente el Reglamento de
Construcciones Sismo Resistentes NSR-10
Decreto 734 de 2012 - Por el cual se
reglamenta el Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública y
Derogado por el art. 163, Decreto Nacional
1510 de 2013
se dictan otras disposiciones
Guía Técnica Colombiana, GTC 118 de 2004
- Guía de la Construcción. Ventanas y
Puertas Aspectos Generales
Norma Técnica Colombiana, NTC 4596 de
1999 - Señalización para Instalaciones y
Ambientes Escolares
Norma Técnica Colombiana, NTC 4596 de
2006. Es la segunda edición
Norma ANSI/TIA/EIA-568-B de 2001 -
Estándar Cableado Comercial para
Productos y Servicios de
Telecomunicaciones
Norma Técnica Colombiana, NTC 5183 de
2003 - Ventilación para una calidad
aceptable del aire en espacios interiores
Norma Técnica Colombiana, NTC 1500 de
2004 – Código Colombiano de Fontanería
Norma Técnica Colombiana, NTC 4595 de
2006 - Planeamiento y Diseño de
Instalaciones y Ambientes Escolares
Norma Técnica Colombiana, NTC 5655 de
2008 - Principios para el diseño ergonómico
de sistemas de trabajo
Norma Técnica Colombiana, NTC 1669 de
2009 - Norma para la instalación de
conexiones de mangueras contra incendio
Norma Técnica Colombiana, NTC 2050 de
2010 – Código Eléctrico Colombiano
Norma Técnica Colombiana, NTC 2769-1 de
2010 - Reglas de seguridad para la
construcción e instalación de ascensores.
parte 1: ascensores eléctricos
Acuerdo 060 de 2001 - Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Acuerdo 003 de 1997 - Por el cual se expide
el Estatuto General de la Universidad
Estatuto general de la universidad
Distrital Francisco José de Caldas actualizado a: marzo de 2016
Acuerdo 01 de 2015 - Por medio del cual se
adoptan transitoriamente los procedimientos
contractuales de licitación pública, concurso
de méritos, selección abreviada de menor
cuantía, selección abreviada subasta
inversa, acuerdos marco de precios, bolsa
de productos, y se dictan otras normas
Acuerdo 02 de 2015 - Por medio del cual se
adoptan políticas de Transparencia y
Anticorrupción en la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas
Acuerdo 03 de 2015 - Por el cual se expide
el Estatuto de Contratación de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas
Reglamento Colombiano de Construcción
Sismo Resistente (NSR-10) de 2010 -
Norma Técnica Colombiana encargada de
reglamentar las condiciones con las que
deben contar las construcciones con el fin de
que la respuesta estructural a un sismo sea
favorable.
Resolución 181331 de 2009 - Por la cual se expide el Reglamento Técnico de Iluminación y Alumbrado Público Retilap y se dictan otras disposiciones
Resolución 180540 de 2010 - por la cual se modifica el Reglamento Técnico de Iluminación y Alumbrado Público – Retilap, se establecen los requisitos de eficacia mínima y vida útil de las fuentes lumínicas y se dictan otras disposiciones
Resolución 181568 de 2010 - Por el cual se
hacen unas aclaraciones y modificaciones al
reglamento técnico de iluminación y
alumbrado público RETILAP y se dictan
otras disposiciones
Resolución 9078 de 2013 – Reglamento
técnico de instalaciones eléctricas RETIE
Es Resolución 90708 de 2013
Resolución 90902 de 2013 - Por medio de la
cual se expide el reglamento técnico de
instalaciones internas de gas combustible
Resolución 90980 de 2013 - Por el cual se
modifica y adiciona el Reglamento Técnico
de Iluminación y Alumbrado Público,
RETILAP
Resolución 9075 de 2014 - Por el cual se
aclara y corrigen unos yerros en el
Reglamento Técnico de Instalaciones
eléctricas RETIE, establecidos mediante
Resolución 9078 de 2013
Es Resolución 90795 de 2014
Resolución 40492 de 2015 - Por la cual se
aclaran y corrigen unos yerros en el Anexo
General del Reglamento Técnico de
Instalaciones Eléctricas – RETIE, establecido
mediante Resolución No. 90708 de 2013
Resolución 1101 de 2002 - Por la cual se
estable el Manual Descriptivo de Funciones
Generales y Específicas y los Requisitos
Mínimos para los Cargos de la Planta de
Personal Administrativo de la Universidad
Distrital Francisco José de
Caldas.
Resolución 115 de 2009 - Por medio de la
cual se adopta el Plan Maestro de Desarrollo
Físico de la Universidad Distrital Francisco
José de Caldas
En SISGRAL aparece como - Por medio de
la cual se adopta el reglamento para el
desarrollo de audiencias públicas de
rendición de cuentas de la UDFJ.
Resolución 194 de 2010 - Por la cual se
ajusta y actualiza la documentación del
Sistema Integrado de Gestión SIGUD, a
través del Manual de Operaciones de la
Universidad Distrital Francisco José de
Caldas
Resolución 806 de 2012 - Por la cual se
adopta, en la Universidad Distrital Francisco
José de Caldas, el “Manual de
Procedimientos Administrativos y Contables
para el Manejo y Control de los Bienes en los
Entes Públicos del Distrito Capital”
Resolución 262 de 2015 - Por medio de la
cual se reglamenta el Acuerdo 03 de 2015,
Estatuto de contratación de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas, y se
dictan otras disposiciones
MECI 1000:2005 Actualizar a la MECI 1000: 2014
Tabla 5. Observaciones para la normatividad inicial del proceso de Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
Luego de realizar una revisión detallada de la normatividad de acuerdo a los
procedimientos y soportes necesarios para el adecuado cumplimiento del proceso
de Gestión de Infraestructura Física, el Normograma final para el proceso es el
siguiente:
Norma Comentario
Ley 769 Vigente
Ley 30 Vigente
Ley 872 Vigente
Decreto 4485 Vigente
Decreto 1599 Derogado
Decreto 943 Nueva
Decreto 2375 Vigente
Decreto 092 Vigente
Decreto 652 Vigente
Decreto 734 Derogado
Decreto Nacional 1510 Nueva
Decreto 340 Vigente
Norma ANSI/TIA/EIA-568-B Vigente
GTC 118 Vigente
NTC 4596 Nueva
NTC 5183 Vigente
NTC 1500 Vigente
NTC 4595 Vigente
NTC 5655 Vigente
NTC 1669 Vigente
NTC 2050 Vigente
NTC 2769-1 Vigente
Acuerdo 060 Vigente
Acuerdo 008
Acuerdo 003 Actualizado
Acuerdo 01 Vigente
Acuerdo 02 Vigente
Acuerdo 003 Vigente
Resolución 181331 Vigente
Resolución 180540 Vigente
Resolución 181568 Vigente
Resolución 90708 Vigente
Resolución 90902 Vigente
Resolución 90980 Vigente
Resolución 9075 Derogado
Resolución 40492 Vigente
Resolución 001 Vigente
Resolución 015 Vigente
Resolución 030 Vigente
Resolución 194 Vigente
Resolución 1101 Vigente
Resolución 806 Vigente
Resolución 262 Vigente
Resolución 629 Vigente Nueva
Resolución 298 Vigente Nueva
Resolución 299 Vigente Nueva
Vigente Nueva
Tabla 6. Normatividad para el proceso de Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
7.4 AJUSTE Y ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO
7.4.1 PROCEDIMIENTOS
En la fase de diagnóstico, se identificaron 19 procedimientos, los cuales fueron
revisados en su totalidad en conjunto con la sección de Almacén e Inventarios,
Recursos Físicos y Planeación. Así se realizaron las modificaciones pertinentes
garantizando que el procedimiento se desarrolla del mismo modo en el que se ve
reflejado en el diagrama de flujo.
Procedimiento Ajustes
GIF-PR-001, Baja de Bien
-Pasa de 3 a 2 fases, ya que la de ejecutar baja es innecesaria. -Se quita el software como bien ya que la evaluación del software la hace la Red de Datos -En las bajas por no utilidad y/o daño se divide en muebles o equipos de cómputo. -Según el tipo de baja cambia el orden o la definición de algunas actividades -La evaluación del bien se hace más sencilla, ya que el comité evalúa la entidad a la cual se le va a hacer la entrega y se hace la entrega respectiva
GIF-PR-002, Ingreso Bien Tangible
- Se elimina el subprocedimiento verificación bien a ingresar, ya que pasa a ser una actividad inmediatamente se recibe el bien. -Se modifican las actividades del subprocedimiento ingresar el bien, y se modifican los formatos a usar. -Se dejan los mismos tipos de ingreso, pero sus actividades se modifican un poco en orden y forma.
GIF-PR-003, Levantamiento de Inventarios
- En la línea de faltante se agrega faltante por hurto y faltante por dependencia con sus actividades respectivas - Se especifica la actividad de firma de aprobación de inventario para finalizar la actualización
GIF-PR-004, Suministro de Bienes de Consumo
- En la línea de faltante se agrega faltante por hurto y faltante por dependencia con sus actividades respectivas - Se especifica la actividad de firma de aprobación de inventario para finalizar la actualización - Se especifica la diferencia de entrega entre tóner y papelería
GIF-PR-005, Carga y Descarga Software:
Se elimina el procedimiento ya que no hace parte de almacén e inventarios, simplemente para a ser un procedimiento de la Red de Datos
GIF-PR-006, Traslado de Bien
- Los tipos de traslado pueden ser reintegro o traslado - Los traslados cambian las actividades cuando hay cambio de sede - Los reintegros se cargan al inventario del Jefe de Almacén mientras se generan solicitudes para entregar bienes
GIF-PR-007, Orden de Compra o Servicio
Se elimina el procedimiento ya que compras sale del proceso Gestión de Infraestructura según el Plan Anual de Adquisiciones
GIF-PR-008, Incorporación Inmueble
Se modifica el procedimiento teniendo en cuenta los diferentes tipos de incorporación que pueden presentarse en la Universidad, y siguiendo diferentes lineamientos establecidos a lo largo del levantamiento de información realizado
GIF-PR-009, Asignación de Espacios
Se modifica el procedimiento ya que se tienen en cuenta diferentes variables para la asignación de espacios (arriendos), el cual debe establecerse según un plan de infraestructura
GIF-PR-010, Asignación de Espacios Académicos
Se modifica el procedimiento ya que se tiene en cuenta el Sistema de Información Geográfica para la actualización de los espacios en el mapa
GIF-PR-011, Adquisición de Seguros
-Se modificó un la manera de adquirir los seguros, ya que ahora se realiza por medio de un corredor de seguros como intermediario, adicionalmente se tuvo en cuenta la opción de manejarlo sin corredor de seguros
GIF-PR-012, Reporte y Gestión de Hurtos
Se modifica el procedimiento ya que cambia el orden y se
agregan algunas actividades, teniendo en cuenta que el Formato
de Reporte de Hurtos no se utiliza
GIF-PR-013, Gestión Contrato de Aseo
-Se modifica el procedimiento ya que ahora todo el tema de aseo y cafetería se realiza por medio de Colombia Compra Eficiente -Aunque el proceso se realiza por Colombia Compra Eficiente, se mantienen las mismas fases
GIF-PR-014, Gestión Contrato Ferretería
- Se modifica el procedimiento ya que la convocatoria se realiza de manera diferente, al igual que la ejecución -Las actividades de ejecución y seguimiento se modifican de forma y orden
GIF-PR-015, Gestión Contrato Taller-Combustible
- Se cambian algunas actividades cuando se publica el concurso, ya que se puede hacer por convocatoria pública o por contratación directa, y cada una de ellas lleva ciertas actividades.
GIF-PR-016, Gestión Contrato Vigilancia
- En la fase realizar el estudio se modifican varias actividades ya que ahora la contratación se hace por medio de la BMC - La publicación del concurso se maneja por medio de la BMC - En la supervisión de este contrato se evalúa si existe alguna novedad, y si esta es de mayor o menor impacto cada bifurcación con una serie de actividades
GIF-PR-017, Mantenimiento Locativo
Se elimina el procedimiento mantenimiento locativo, y pasa a ser un subprocedimiento del procedimiento de Intervención, debido a que el mantenimiento locativo hace parte de los distintos tipos de intervención que se pueden presentar
GIF-PR-018, Pago Servicios Públicos
Se modifica un poco en la estructura del procedimiento ya que
los recibos pueden recepcionarse de dos maneras, entonces se
crea una bifurcación con sus respectivas actividades
GIF-PR-019, Supervisión de Arrendamientos
- Cambian algunas actividades y el orden de la fase ingreso arriendo - Se agregan algunas actividades a la fase supervisión del bien, dependiente la bifurcación dada
Tabla 7. Procedimientos iniciales proceso de Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
PROCEDIMIENTOS NUEVOS:
GIF-PR-017, Sistema Información Geográfica:
GIF-PR-018, Gestión de Correspondencia:
Así, debido a las actualizaciones de los procedimientos, se realiza un cambio en
nomenclatura de los mismos, los cuales se denominarán de ahora en adelante así:
1. GIF-PR-001, Baja de Bien
2. GIF-PR-002, Ingreso Bien Tangible
3. GIF-PR-003, Levantamiento de Inventarios
4. GIF-PR-004, Suministro de Bienes de Consumo
5. GIF-PR-005, Traslado de Bien
6. GIF-PR-006, Gestión Contrato de Aseo
7. GIF-PR-007, Gestión Contrato Ferretería
8. GIF-PR-008, Gestión Contrato Taller-Combustible
9. GIF-PR-009, Gestión Contrato Vigilancia
10. GIF-PR-010, Gestión Contrato Seguros
11. GIF-PR-011, Reporte y Gestión Hurtos
12. GIF-PR-012, Gestión Servicios Públicos
13. GIF-PR-013, Gestión Impuesto Predial y Automóviles
14. GIF-PR-014, Asignación Espacios Apoyo Académico
15. GIF-PR-015 Intervención
16. GIF-PR-016, Incorporación Inmueble
17. GIF-PR-017, Sistema Información Geográfica
18. GIF-PR-018, Gestión de Correspondencia
7.4.2 FORMATOS
Teniendo en cuenta la actualización realizada en los procedimientos, se procede a
la actualización de los formatos asociados a los mismos, realizando las
respectivas creaciones, modificaciones o eliminaciones. Inicialmente se presentan
15 formatos los cuales se ven reflejados en la tabla que se relacionan a
continuación:
Nombre del formato Observaciones
GIF-PR-001-FR-001, Solicitud Baja de Bien
Tangible
Se modifica teniendo en cuenta todas las
firmas necesarias y se ajusta la forma del
formato buscando optimizar espacios
GIF-PR-002-FR-002, Entrada Bien a
Almacén
Se modifica teniendo en cuenta que el formato
se utiliza por medio del sistema de información
ARCA
GIF-PR-002-FR-003, Salida Bien de
Almacén
Se modifica teniendo en cuenta que el formato
se utiliza por medio del sistema de información
ARCA
GIF-PR-003-FR-004, Levantamiento de
Inventarios
Se modifica ajustando espacios y teniendo en
cuenta las firmas que debe tener el formato
GIF-PR-003-FR-005, Registro Novedad Se modifica teniendo en cuenta las firmas que
debe tener el formato y los ítems que se
manejan cuando se realiza inventario
GIF-PR-005-FR-006, Informe Baja de
Software
Se elimina el formato ya que no se realiza
informe de baja de software, y adicionalmente
el software es manipulado por la Red de Datos
y no por Almacén e Inventarios
GIF-PR-005-FR-007, Solicitud de Compra de
Software
Se elimina el formato ya que no se realiza
informe de baja de software, y adicionalmente
el software es manipulado por la Red de Datos
y no por Almacén e Inventarios
GIF-PR-006-FR-008, Solicitud Traslado Bien Se modifica el formato teniendo en cuenta los
ítems necesarios para la ejecución óptima del
procedimiento
GIF-PR-007-FR-009, Orden de Compra Se elimina el formato ya que la sección de
compras sale del proceso Gestión de
Infraestructura Física
GIF-PR-007-FR-010, Solicitud de Compra y/o
Servicio
Se elimina el formato ya que la sección de
compras sale del proceso Gestión de
Infraestructura Física
GIF-PR-009-FR-011, Solicitud Asignación de
Espacios
Se modifica el formato de acuerdo a las
nuevas necesidades para la ejecución del
procedimiento
GIF-PR-009-FR-012, Asignación de
Espacios
Se elimina el formato ya que el procedimiento
se ajusta y se crean nuevo formatos
GIF-PR-012-FR-013, Reporte Hurtos Se elimina el formato ya que no se utiliza ni es
necesario, solo se requiere la denuncia para la
ejecución adecuada del procedimiento
GIF-PR-017-FR-014, Solicitud de Servicio Se elimina el formato ya que el procedimiento
mantenimiento locativo pasa a ser parte de
otro llamado intervención, y para este
procedimiento se crean nuevos formatos
GIF-GUI-001-FR-015, Solicitud de
Parqueadero
Se elimina el formato ya que la guía de
parqueadero se elimina también y pasan a ser
parte del procedimiento asignación de
espacios
Tabla 8. Formatos establecidos inicialmente proceso de Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
Así, de acuerdo a las modificaciones, eliminaciones e inclusiones realizadas se
realizó un cambio de nomenclatura a los formatos, por lo que de ahora en
adelante los formatos asociados a los procedimientos del proceso de Gestión de
Infraestructura Física se denominarán así:
1. GIF-PR-001-FR-001, Solicitud de baja bien tangible
2. GIF-PR-002-FR-002, Comprobante de entrada almacén
3. GIF-PR-002-FR-003, Comprobante de salida almacén
4. GIF-PR-002-FR-004, Acta de recibido
5. GIF-PR-003-FR-005, Levantamiento de inventarios
6. GIF-PR-003-FR-006, Registro de novedad
7. GIF-PR-005-FR-008, Solicitud de traslado bien
8. GIF-PR-005-FR-009, Autorización salida de elementos
9. GIF-PR-014-FR-010, Solicitud asignación de espacios apoyo académico
10. GIF-PR-014-FR-011, Concepto Adecuaciones
11. GIF-PR-014-FR-012, Control de asignación de espacios apoyo académico
12. GIF-PR-015-FR-013, Solicitud concepto intervención
13. GIF-PR-015-FR-014, Visita técnica
14. GIF-PR-015-FR-015, Estudio de permisos
15. GIF-PR-016-FR-016, Solicitud incorporación
16. GIF-PR-016-FR-017, Estudio Inmobiliario
7.4.3 MANUALES
Inicialmente el proceso de Gestión de Infraestructura Física no tiene manuales.
Sin embargo, de acuerdo a la información levantada y teniendo en cuenta la
normatividad vigente es necesario crear manuales al proceso, los cuales se
relacionan a continuación:
Nombre Manual Objetivo
GIF-MG-001, Manual para la asignación de
espacios apoyo académico
Este manual tiene como objeto normar la
utilización de los espacios físicos para
actividades de apoyo académico en la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas,
a fin de lograr un apropiado uso y
aprovechamiento del patrimonio mobiliario de
la Universidad
GIF-MG-002, Manual para la asignación
espacios bienes y-o servicios
Definir los procedimientos y criterios, para la asignación y supervisión de los espacios físicos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas destinados a ser arrendados para ofrecer bienes y servicios, a la comunidad universitaria, además del funcionamiento de establecimientos de comercio, o para cualquier otra actividad diferente a la académica, de conformidad con las políticas, normatividad y directrices emitidas por la Universidad, entidades Distritales y/o Nacionales.
GIF-MG-003, Manual para el uso de
estacionamientos
El propósito del presente documento es
exponer los lineamientos de normalización y
control sobre las conductas y relaciones que
se derivan del uso de los parqueaderos de la
Universidad Distrital “Francisco José de
Caldas.
GIF-MG-004, Manual de Intervención Coordinar las gestiones y acciones realizadas
en los procesos de intervención y uso de la
infraestructura física (edificios y zonas
comunes) en las diferentes sedes de la
Universidad Distrital, mediante la
estructuración de funciones, y procedimientos
que garanticen una eficiente comunicación
entre las dependencias relacionadas,
optimizando los recursos, manteniendo y
mejorando especificaciones de habitabilidad,
técnicas y arquitectónicas de la infraestructura
física de la Universidad Distrital.
GIF-MG-005, Manual para la gestión de
información geográfica
Ordenar y establecer la forma en que la
información y los datos son intervenidos en su
tránsito desde la fase de producción hasta el
mantenimiento y control de calidad de la
información con el fin de preservar los
atributos de la IG asociada a la planta física de
la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas en la ejecución de los procedimientos
de gestión de infraestructura física en la
institución, como parte de las acciones
adelantadas para dar cumplimiento a lo
establecido en la política No. 7 del Plan
Maestro de Desarrollo Físico 2008 – 2016 de
la Universidad Distrital.
GIF-MG-006, Manual de estandarización de
las representaciones arquitectónicas
Este manual aplica para la producción y
actualización de todas las representaciones
arquitectónicas de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas.
Tabla 9. Manuales proceso Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
7.5 LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN BASE DE TIEMPOS DE CARGAS
LABORALES
Método que se utilizó: Documentación objetiva de funciones o actividades por
Método de Estándares Subjetivos, utilizado para la medición de trabajos de
tipo administrativo y de carácter intelectual.
Se determinó el tiempo de una actividad con base en estimaciones de tiempos
realizados por el funcionario o contratista que tiene el conocimiento de ella, por su
experiencia, por medio de entrevistas directas, haciendo el registro de los tiempos:
mínimo, promedio y máximo para realizar la actividad en condiciones normales,
sin tener en cuenta inicialmente los tiempos de las situaciones inusuales que se
den ocasionalmente.
El tiempo resultante para realizar la actividad se calculó con la fórmula:
(
) ))
Dónde: T = Tiempo resultante.
= Tiempo mínimo asignado a la actividad.
= Tiempo promedio asignado a la actividad.
= Tiempo máximo asignado a la actividad.
En esta fórmula se le da más ponderación al tiempo promedio (4 veces), para que
el tiempo resultante tienda hacia éste, y se divide toda la suma por 6, porque es el
promedio de seis tiempos.
Adicionalmente, se tiene en cuenta el porcentaje de tiempo suplementario
determinado por los descansos, imprevistos, necesidades básicas, consultas,
fatiga, ruido o temperatura, condiciones físicas o ambientales del puesto de trabajo
etc., durante el periodo laboral, que se establece en un 7% para las actividades de
tipo administrativo (Departamento Administrativo de la Función Pública).
Diligenciamiento de GDTH-IN-002-FR-001 – Matriz de levantamiento de
cargas laborales:
Se realizó el registro de las actividades de todos y cada uno de los procedimientos
de los procesos; adicionalmente se registraron las actividades complementarias
que desarrollan todos y cada uno de los funcionarios y contratistas.
Los campos del formulario se diligenciaron de la siguiente manera:
Información general:
Proceso: Nombre del proceso acorde a lo establecido en el SIGUD.
Código L: Letras mayúsculas que identifican el Proceso.
Procedimiento: Nombre del procedimiento
Código #: Número que identifica el procedimiento en tres (3) dígitos
iniciando con el 0
Fecha: Fecha de inicio del levantamiento de la información en formato
Nombre del gestor del proceso: Nombre del gestor del proceso.
Cargo del gestor del proceso: Cargo funcional del Gestor del proceso,
acorde a la estructura orgánica de la Universidad.
Nombre del líder del proceso: Nombre del líder del proceso, que realizará la
revisión y aval de la información.
Cargo del líder del proceso: Cargo funcional del Líder del proceso, acorde a
la estructura orgánica de la Universidad.
Responsable(s) del levantamiento de la información: Nombre de la persona
que realiza el levantamiento de la información.
Información base de tiempos:
Actividad: Corresponde a la descripción de las actividades que hacen parte
del procedimiento, utilizar la “lista de verbos para definición de actividades
de la matriz de levantamiento de información de cargas laborales”, como
guía para la descripción de las actividades a registrarse de acuerdo al nivel
e importancia de la actividad y el nivel jerárquico de quien debería
realizarla.
Actividad complementaria: Marcar con una “X” si es una actividad
complementaria.
Sede donde se realiza la actividad: Registro de la sede donde se adelanta
la actividad.
Contratista: Registro con una "X" si la actividad es realizada por un
contratista.
Nivel jerárquico actual: El nivel corresponde a la jerarquía, naturaleza de las
funciones, responsabilidades, y los requisitos exigidos para el desempeño
de la actividad; utilizar el selector para registrar la información, acorde al
Manual de Funciones vigente en el caso de los funcionarios de planta y
provisionales, llenar con la información del cargo que ostenta en el
momento del levantamiento de la información. Para los contratistas llenar
de acuerdo a la jerarquía de la persona establecida en el contrato de
prestación de servicios.
Dependencia: Selector para registrar la información.
Denominación del cargo: Se refiere al nombre del cargo específico que
realiza la actividad, utilizar el selector para registrar la información (Solo
para los funcionarios de planta y provisionales).
Código: se llenó automáticamente al diligenciar la denominación del cargo
Grado: Grado del cargo que está desempeñando la persona, debe ser
coincidir con el número de la DENOMINACIÓN DEL CARGO seleccionada
(Solo para los funcionarios de planta y provisionales).
Cuenta con puesto de trabajo en instalaciones de la Universidad: Registrar
si la persona cuenta con puesto de trabajo, diligencie con “1” si el puesto de
trabajo es para una sola persona, si lo comparte con otra persona diligencie
“0.5”, si lo comparte con 2 personas diligencie con 0.33, etc.
Cuenta con Equipo de cómputo de la Universidad: Registrar si la persona
cuenta con equipo de cómputo, diligencie con “1” si el equipo es para una
sola persona, si lo comparte con otra persona diligencie “0.5”, si lo
comparte con 2 personas diligencie con 0.33, etc.
La unidad para medir el tiempo de los procedimientos es la hora laboral; se
deben registrar los números enteros en la casilla de horas, minutos o segundos
según sea el caso; no se deben registrar cifras decimales, con puntos o comas.
Se le solicita al funcionario o contratista, que establezca un tiempo mínimo, un
tiempo promedio y un tiempo máximo para realizar la tarea dentro de un caso
normal, no teniendo en cuenta los tiempos de las situaciones extremas que se
presentan ocasionalmente, ni descansos o suspensiones momentáneas de la
actividad; el tiempo que se registre debe ser el utilizado para la realización de
la actividad en una oportunidad.
Tiempo mínimo – Tm: Registrar en las casillas Seg., Min. y/u Horas de
acuerdo a la información suministrada y la asesoría que se realice para
establecer aquellos tiempos que sea necesario calcular.
Tiempo Mínimo - Tm (Horas): Se calcula automáticamente dando como
resultado la sumatoria de tiempos en horas hombre para cada actividad;
no realizar cambios en estas celdas, de ser necesario ajustar algún
resultado, se debe realizar el ajuste en las columnas de Seg., Min. y/u
Horas en el paso anterior.
Tiempo Promedio – Tp: Registrar en las casillas Seg., Min. y/u Horas de
acuerdo a la información suministrada y la asesoría que se realice para
establecer aquellos tiempos que sea necesario calcular.
Tiempo Promedio - Tp (Horas): Se calcula automáticamente dando
como resultado la sumatoria de tiempos en horas hombre para cada
actividad; no realizar cambios en estas celdas, de ser necesario ajustar
algún resultado, se debe realizar el ajuste en las columnas de Seg., Min.
y/u Horas en el paso anterior.
Tiempo Máximo – TM: Registrar en las casillas Seg., Min. y/u Horas de
acuerdo a la información suministrada y la asesoría que se realice para
establecer aquellos tiempos que sea necesario calcular.
Tiempo Máximo – TM (Horas): Se calcula automáticamente dando como
resultado la sumatoria de tiempos en horas hombre para cada actividad;
no realizar cambios en estas celdas, de ser necesario ajustar algún
resultado, se debe realizar el ajuste en las columnas de Seg., Min. y/u
Horas en el paso anterior.
Tiempo de trabajo por actividad T: Se calculan automáticamente dando
como resultado la sumatoria de tiempos en horas hombre para cada
actividad.
No. promedio de veces que se realiza la actividad en el mes: Este dato
debe provenir de la experticia del funcionario o contratista que realiza la
actividad resultante de las estadísticas que maneje en relación a la
misma; de ser necesario: realizar el análisis y establecer el dato. Para
actividades que se desarrollan en lapsos superiores a un mes
(bimensuales, trimestrales, semestrales, anuales, etc.), lleve el tiempo
de ejecución a tiempo mensual y llene esta frecuencia como 1.
Actividad permanente o esporádica: La actividad está determinada como
permanente o esporádica de acuerdo a los datos suministrados por el
entrevistado.
Documento de Identidad: Número de documento.
Nombres, apellidos y firma del entrevistado: Se solicita la firma del mismo, siempre
que los datos que se hayan registrado sean acordes a los suministrados por este.
Para el proceso de Gestión de Infraestructura Física se realizó el levantamiento de
información para cargas laborales de las actividades de los procedimientos:
17. GIF-PR-001, Baja de Bien
18. GIF-PR-002, Ingreso Bien Tangible
19. GIF-PR-003, Levantamiento de Inventarios
20. GIF-PR-004, Suministro de Bienes de Consumo
21. GIF-PR-005, Traslado de Bien
22. GIF-PR-006, Gestión Contrato de Aseo
23. GIF-PR-007, Gestión Contrato Ferretería
24. GIF-PR-008, Gestión Contrato Taller-Combustible
25. GIF-PR-009, Gestión Contrato Vigilancia
26. GIF-PR-010, Gestión Contrato Seguros
27. GIF-PR-011, Reporte y Gestión Hurtos
28. GIF-PR-012, Gestión Servicios Públicos
29. GIF-PR-013, Gestión Impuesto Predial y Automóviles
30. GIF-PR-014, Asignación Espacios Apoyo Académico
31. GIF-PR-015 Intervención
32. GIF-PR-016, Incorporación Inmueble
33. GIF-PR-017, Sistema Información Geográfica
34. GIF-PR-018, Gestión de Correspondencia
Así, a los cargos a los cuales se les realizó levantamiento de tiempos son:
Contratista Almacén e Inventarios
o Rocío Vivas
o Christian Barrera
Contratista Recursos Físicos
o Alfonso Rodríguez
1. Auxiliar Administrativo Recursos Físicos
1. Luis Alfredo Cepeda
2. Profesional Universitario Recursos Físicos
1. Víctor Salamanca
3. Auxiliar Servicios Generales
1. John López
4. Contratistas Oficina Asesora Planeación y Control
1. Paola Badillo
2. Diana Miranda
3. Estefanía González
4. Nelson Mora
5. Edwin Sánchez
6. Álvaro Gallardo
Para los procedimientos GIF-PR-014, Asignación Espacios Apoyo Académico,
GIF-PR-015 Intervención, GIF-PR-016, Incorporación Inmueble, GIF-PR-017,
Sistema Información Geográfica, se levantó la información con diferentes
contratistas de la Oficina Asesora de Planeación y Control, ya una actividad del
procedimiento puede ser realizada por uno o varios contratistas.
7.6 VALIDACIÓN Y AJUSTE DE INDICADORES DEL PROCESO
Se actualizaron los Indicadores del proceso de Gestión de Infraestructura Física,
identificado cada uno de los aspectos que se encuentran en la Hoja de Vida del
Indicador de acuerdo con la Guía de Construcción de Indicadores, incluyendo el
Objetivo Estratégico y del SIGUD al cual le aporta.
Es necesario que el análisis del objetivo permita dar respuesta a las siguientes
preguntas:
¿Contribuye a la estrategia, lineamiento u objetivo de la unidad académico
administrativa en que se enmarca el proceso?
¿El objetivo tiene importancia y es fácilmente diferenciable?
¿Se puede medir?
¿Se define como un objetivo único?
¿Se tiene un grado de control/ influencia sobre el resultado?
El indicador debe contar con criterios que permitan establecer la importancia del
indicador, asegurando que se mida las cosas correctas.
Criterios de Pertinencia
Criterio
¿Qué tan pertinente es el indicador al relacionarlo con el objetivo?
7 Alto
El indicador da suficiente información para determinar si se cumple o no
con el objetivo.
Medio
El indicador da suficiente información para tomar una decisión informada
acerca de si se cumple o no el objetivo, dado que se cuenta con
información adicional o se usa otro indicador complementario.
Bajo
El indicador no da mucha información y en el mejor de los casos ayuda a
hacer una suposición razonable.
Criterio de Valor
Criterio
¿Cuál es el Valor Objetivo del Indicador?
Alto
El indicador es importante pues:
1. Es un indicador de
2. Es importante para las partes interesadas sin importar si se relaciona con
un objetivo.
Medio
El indicador no está específicamente asociado con algún objetivo, pero
contribuye o podría contribuir a la efectividad de otro indicador
Bajo
Se solicitó el indicador, pero no contribuye a la evaluación de algún
objetivo.
Criterio de Facilidad
Criterio
¿Con que tanta facilidad se puede obtener los datos?
Alto
Los datos para calcular el indicador están disponibles en sistemas de
información o pueden ser calculados fácilmente con base en información
existente en los sistemas de información.
Medio
La información no existe en un sistema de información y sería necesaria la
implementación de un proceso para la recolección de la información. El
esfuerzo de implementación no es demasiado costoso o dispendioso.
Bajo
La información no existe en un sistema de información y requeriría un
esfuerzo significativo el obtenerla.
Los tipos de indicadores para medir la eficacia del proceso se clasifican en la
siguiente figura.
Figura 87. Tipología de indicadores en la UDFJC
Fuente: SIGUD, GI-GUI-003 Guía para la construcción de indicadores sistema integrado de gestión.
Para la estandarización documental de los indicadores diseñados en todos los
procesos, los pasantes usaron el formato aprobado por el SIGUD “GI-GUI- 003-
FR-004, Hoja de Vida Indicadores” el cual se referencia en el numeral 8.10 de la
guía, en este formato se establece que el indicador debe contener la siguiente
información diligenciada:
Nombre
Código
Objetivo
Fecha de creación
Fecha de actualización
Descripción del proceso
Forma de cálculo
Variables del indicador
Periodicidad de la Medición del Indicador
Rangos de Evaluación
Quién reporta el Indicador al Tablero
Tipo de indicador
Interpretación de los Resultados del Indicador
Instrucciones para el Cálculo de cada Variable
Definición de Términos
Responsables de la Medición
Verificación y Aprobación
Plan Estratégico de Desarrollo 2018-2030
Debido a que en este momento existe una propuesta del nuevo Plan Estratégico
de Desarrollo 2018-2030, se trabajaron los indicadores enfocados a los
lineamientos que le competen a los procesos materia de este proyecto grado.
1. Lineamiento estratégico 4. Garantizar, gestionar y proveer las condiciones
institucionales, para el cumplimiento de las funciones universitarias y el
bienestar de la comunidad.
1. 4.1. Desarrollo y actualización sostenible de la infraestructura
universitaria de manera articulada entre las sedes de la universidad.
Alineando los indicadores a los lineamientos y a las estrategias del Plan
Estratégico de Desarrollo 2018-2030 se procede a realizar una evaluación de los
indicadores formulados inicialmente.
MECANISMOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO PROCESO
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA
Se analizó el objetivo con el gestor del Proceso a partir del cual se obtuvieron los
elementos del Proceso que son necesarios mantener bajo control para garantizar
el logro del objetivo, así como las características o parámetros de eficiencia y/o
eficacia.
En la reunión el gestor evaluó los criterios de los indicadores ya establecidos:
Nombre del
indicador
Pertinencia Valor Facilidad Manejo del
Indicador
Observaciones
GIF-001, Bajas
de bien por
hurto
Bajo
Bajo
Alto
Eliminar
No es relevante para el
almacén llevar el
indicador de hurto, solo
es importante conocer la
cantidad de bajas
GIF-002, Bajas
de bien
aprovechables
Bajo
Bajo
Alto
Eliminar
No es relevante para el
almacén conocer las
bajas aprovechables, ya
que el CSU decide el
destino de la baja
GIF-003,
Inventarios
actualizados
Alto
Alto
Alto
Mantener
El indicador más
importante del almacén
GIF-004,
Donaciones
ingresadas a la
Universidad
Bajo
Bajo
Alto
Eliminar
Las donaciones son
esporádicas y por tanto
no es de relevancia
GIF-005,
Ordenes
proyectadas
realizadas
Bajo
Bajo
Alto
Eliminar
No es importante conocer
las ordenes proyectadas
realizadas, ya que las
órdenes de compra ya no
hacen parte del proceso
Gestión de
Infraestructura Física
GIF-006, Nivel
de
mantenimientos
realizados por
Alto
Alto
Alto
Mantener
Es indispensable conocer
el nivel de
mantenimientos
realizados por contratos,
se ajustan los niveles y la
contratos meta del indicador
GIF-007, Nivel
de insumos
empleados en
la ejecución de
contratos de la
división de
recursos Físicos
Bajo
Bajo
Medio
Eliminar
No es pertinente para
todos los contratos de
Recursos Físicos
GIF-008, Nivel
de hurtos de
elementos que
no pertenecen a
la Universidad
Medio
Medio
Alto
Mantener
Sigue siendo
indispensable conocer el
nivel de hurtos en la
universidad para tomar
medidas frente al
resultado
GIF-009, Nivel
de inclusiones
de elementos
en las pólizas
de seguros
realizadas
durante la
vigencia del
contrato
Medio
Medio
Alto
Mantener
Se mantiene el indicador,
sin embargo se ajusta la
meta del mismo
GIF-010, Nivel
de
mantenimientos
correctivos
Alto
Alto
Alto
Mantener
Se mantiene el indicador,
sin embargo se ajusta la
meta del mismo
Tabla 20. Indicadores iniciales proceso de Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
De acuerdo con la valoración anterior, se encuentra que es necesario formular
nuevos indicadores que permitan evaluar el cumplimiento del objetivo del proceso.
Es por ello, que en la siguiente tabla se ven reflejados los nuevos indicadores
Nombre del indicador Observaciones
Nivel de elementos de ferretería
no contemplados
Mide el porcentaje de elementos de ferretería no
contemplados contra el total de elementos contemplados
Nivel de ingresos a taller no
programados
Mide el porcentaje de ingresos a taller no programados
contra el total de ingresos a taller
Tabla 31. Indicadores nuevos proceso de Gestión de Infraestructura Física
Al tener la necesidad de eliminar y crear algunos indicadores, la lista de
indicadores actualizados queda de la siguiente manera:
2. GIF - 01, Inventarios actualizados
3. GIF - 02, Nivel de mantenimientos realizados por contratos
4. GIF - 03, Nivel de hurtos de elementos que no pertenecen
5. GIF - 04, Nivel de inclusiones de elementos en las pólizas de seguros
6. GIF - 05, Nivel de mantenimientos correctivos
7. GIF - 06, Nivel de elementos de ferretería no contemplados
8. GIF - 07, Nivel de ingresos a taller no programados
7.7 VALIDACIÓN Y AJUSTE DEL MAPA INTEGRAL DE RIESGOS DEL
PROCESO
En este proyecto se validaron los Mapas de Riesgos del Subsistema de Gestión
de Calidad y los Mapas de Riesgos de corrupción, con la finalidad contribuir
eficazmente al logro de los objetivos de los procesos materia de este trabajo de
grado y por ende al bienestar del personal administrativo, docentes y estudiantes.
Figura 9. Subsistemas
Fuente: Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Oficina asesora de planeación y control.
En la Capacitación hecha a los pasantes por el equipo del Sistema Integrado de
Gestión de la Universidad Distrital, en el Marco Teórico Institucional establecido en
la Guía Metodológica para la Administración de Riesgos se dieron las siguientes
directrices para la validación de los Mapas de Riesgos del Modelo de Operación
por Procesos.
La Administración del Riesgo se gestiona basándose en el concepto de
oportunidad, legalidad y como un asunto estratégico de la Universidad.
La Administración considera riesgos todos aquellos factores que afecten la
calidad académica y el desarrollo de los Procesos Misionales de Gestión de
Docencia, Gestión de Investigación y Extensión y Proyección Social.
La Administración del Riesgo considera los efectos del incumplimiento de la
legislación vigente y desarrollo jurisprudencial que puedan conllevar a
detrimento patrimonial, multas, pérdida de vigencia o no obtención de
licencias y permisos, hallazgos de las entidades de control, tutelas, fallos
judiciales en contra, y cualquier evento de daño antijurídico, ética pública y
compromiso ante la comunidad.
Se contempla como riesgo la falta de gestión en la suscripción y ejecución
de convenios y alianzas estratégicas que permitan potenciar el desarrollo
de las funciones misionales de la Universidad.
Se considera en la Administración del Riesgo la afectación de la visibilidad
positiva de transparencia y buena administración en los Procesos y
Procedimientos de la Universidad.
Si se llegara a implementar un nuevo Programa Curricular se tendrá en
cuenta la presente metodología con el fin de actuar de manera preventiva,
en la medida que el análisis, la evaluación y el tratamiento del riesgo así lo
determinen.
La identificación y valoración de riesgos se realizará cada vez que aplique
por cambió de normatividad o en casos puntuales que lo ameriten, entre
otros, cambio de sede, al detectar una epidemia o causas que no hayan
sido contempladas con anterioridad.
La Universidad reconoce que un tipo de riesgo son las actividades que
pueden causar alguna forma un impacto que generé algún cambio
ambiental, pérdida de imagen.
La Universidad dispondrá una herramienta que establezca las pautas para
la Administración de Riesgo.
Los resultados de la valoración de los riesgos previsibles en la contratación,
o de corrupción deben ser informados por la Oficina Asesora de Control
Interno a los estamentos de control, y todas las partes interesadas que
tengan alguna relación con la gestión para su mitigación y control.
Cuando se identifiquen riesgos de corrupción es perentorio darle
tratamiento, en el menor tiempo posible para lo cual se asignarán los
recursos necesarios, y se realizar monitoreo y permanente para su evitar su
materialización. Con ello se busca blindar a la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas ante cualquier riesgo de este tipo y de esa
manera mantener la imagen y probidad de la Universidad.
Los riesgos en la Universidad Francisco José de Caldas, se consideran y
clasifican en estratégico y operativo.
La Administración del Riesgo en La Universidad Distrital Francisco José de Caldas
se desarrolla en armonía con el Enfoque basado en Proceso; por lo tanto, los
análisis necesarios, se realizarán desde cada uno de los Procesos. El Proceso de
Administración del Riesgo comprende las actividades descritas en la figura.
Figura 80. Metodología para la administración del riesgo
Fuente: Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Manual de gestión para la administración de riesgo
Identificación de los Riesgos
En esta etapa se deben establecer las fuentes o factores de riesgo, los eventos o
riesgos, sus causas y sus consecuencias; Para el análisis se pueden involucrar
datos históricos, análisis teóricos, opiniones informadas y expertas y las
necesidades de las partes involucradas.
Establecimiento del Contexto
En la siguiente imagen se muestra esta etapa donde los Líderes y Gestores de
Proceso deben definir los parámetros internos y externos de los Procesos que se
han de tomar en consideración para la administración del riesgo a partir de los
factores que se definan es posible establecer las causas de los riesgos a
identificar.
Figura 91. Contexto estratégico para la administración del riesgo
Fuente: Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Manual de gestión para la administración de riesgo
- Identificar el Riesgo
La identificación del riesgo se realiza determinando las causas, con base en el
contexto interno, externo y del Proceso ya analizado para la entidad, y que pueden
afectar el logro de los objetivos.
Preguntas claves para la identificación del riesgo:
¿Qué puede suceder?
¿Cómo puede suceder?
A partir de este levantamiento de causas se procederá a realizar las actividades
descritas en la figura para la identificación del riesgo.
Figura 12. Identificación del riesgo
Fuente: Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Manual de gestión para la administración de riesgo
Analizar el Riesgo:
Esta etapa permite comprender el riesgo, el análisis de riesgo e involucra la
consideración de las causas y de las fuentes, sus consecuencias positivas o
negativas y la probabilidad de materialización de tales consecuencias, establecer
su probabilidad de ocurrencia y el impacto de sus consecuencias, positivas o
negativas.
Se determina el nivel de probabilidad de acuerdo con las siguientes opciones:
Nivel Descriptor Descripción Frecuencia
5 Seguro Se espera que el evento ocurra en la
mayoría de las circunstancias
Más de 1 una vez al
año
4 Probable Es viable que el evento ocurra en la
mayoría de las circunstancias
Al menos 1 una en el
último año
3 Posible El evento Podrá ocurrir en algún
momento
Al menos 1 una vez
en los últimos 2 dos
años
2 Improbable El evento puede ocurrir en algún
momento
Al menos 1 una vez
en los últimos 5 cinco
años
1 Raro El evento Puede ocurrir solo en
circunstancias excepcionales. (Poco
Comunes o Anormales)
No se ha presentado
en los últimos 5 cinco
años
Tabla 42. Nivel de probabilidad de riesgos
Fuente: Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Manual para la administración del riesgo
El nivel de impacto se mide a partir de las siguientes especificaciones:
Nivel Descriptor Impacto (Consecuencias) Cuantitativo Impacto (Consecuencias)
Cualitativo
5
Catastrófico
-Impacto que Afecta la ejecución
presupuestal total en un valor >=50%.
-Pérdida de cobertura en la prestación de los
servicios de la Universidad >=50%.
-Pago de indemnizaciones a terceros por
acciones legales que pueden afectar el
presupuesto total de la Universidad en un
valor >=50%.
-Pago de sanciones económicas por
incumplimiento en la normatividad aplicable
ante un ente regulador, las cuales afectan
en un valor >=50%.del presupuesto total de
la Universidad.
-Interrupción de las
operaciones de la Universidad
más de5 días.
-Intervención por parte de un
Ente de Control u otro Ente
Regulador.
-Pérdida de información crítica
para la Universidad que no se
puede recuperar.
-Incumplimiento en la meta y
objetivos institucionales
afectando de forma grave la
ejecución presupuestal.
-Imagen Institucional afectada
en el orden nacional o regional
por actos hechos de
Corrupción Comprobados.
4
Mayor
-Impacto que Afecta la ejecución
presupuestal total en un valor 20%
-Pérdida de cobertura en la prestación de los
servicios de la Universidad 20%
-Pago de indemnizaciones a terceros por
acciones legales que pueden afectar el
presupuesto total de la Universidad en un
valor 20%
-Pago de sanciones económicas por
incumplimiento en la normatividad aplicable
ante un ente regulador, las cuales afectan
en un valor 20% del presupuesto general de
la Universidad.
-Interrupción de las
operaciones de la Universidad
más de 2 días.
-Pérdida de información crítica
para la Universidad que puede
ser recuperada de forma
parcial o incompleta.
- Sanción por parte de un Ente
de Control u otro Ente
Regulador
- Incumplimiento en las metas
y objetivos institucionales
afectando el cumplimiento en
las metas de Gobernanza.
- Imagen Institucional afectada
en el orden nacional o regional
por incumplimiento en la
prestación del servicio a los
usuarios o ciudadanos.
3
Moderado
- Impacto que afecte la ejecución
presupuestal total en un valor 5%
-Pérdida de cobertura en la prestación de los
servicios de la Universidad 5%
-Pago de indemnizaciones a terceros por
acciones legales que pueden afectar el
presupuesto total de la Universidad en un
valor 5%
-Pago de sanciones económicas por
incumplimiento en la normatividad aplicable
ante un ente regulador, las cuales afectan
en un valor 5% del presupuesto general de
la Universidad.
-Interrupción de las
operaciones de la Universidad
por algunas horas.
-Reclamaciones o quejas de
los usuarios que podrían
implicar una denuncia ante los
Entes reguladores o una
demanda de largo alcance
para la Universidad.
-Inoportunidad en la
información ocasionando
retrasos e en la atención de los
usuarios.
- Reproceso de actividades y
aumento de carga operativa.
-Imagen institucional afectada
en el orden nacional o regional
por retrasos en la prestación
del servicio a los usuarios o
ciudadanos.
Investigaciones penales,
fiscales o disciplinarias.
2
Menor
-Impacto que afecta la ejecución
presupuestal total en un valor 1%
-Pérdida de cobertura en la prestación de los
servicios de la Universidad >=5%
-Pago de indemnizaciones a terceros por
acciones legales que pueden afectar el
presupuesto total de la Universidad en un
valor 1%
-Pago de sanciones económicas por
incumplimiento en la normatividad aplicable
ante un ente regulador, las cuales afectan
en un valor 1% del presupuesto general de
la Universidad.
-Interrupción de las
operaciones de la Universidad
por unas horas.
-Reclamaciones o quejas de
los usuarios que implican
investigaciones disciplinarias.
-Imagen Institucional afectada
localmente por retrasos en la
prestación del servicio a los
usuarios o ciudadanos.
1
Insignificante
-Impacto que Afecta la ejecución
presupuestal total en un valor 0,5%
-No hay interrupciones en las
operaciones de la Universidad.
-Pérdida de cobertura en la prestación de los
servicios de la Universidad >=1%
-Pago de indemnizaciones a terceros por
acciones legales que pueden afectar el
presupuesto total de la Universidad en un
valor 0,5%
-Pago de sanciones económicas por
incumplimiento en la normatividad aplicable
ante un ente regulador, las cuales afectan
en un valor 0,5% del presupuesto general de
la Universidad.
-No se generan sanciones
económicas o administrativas.
-No se afecta la imagen
institucional de forma
significativa.
Tabla 13. Nivel de impacto riesgos
Fuente: Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Manual para la administración del riesgo
La estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que pueda causar
la materialización del riesgo se muestra en la siguiente Matriz que muestra el
cruce de las dos variables y el resultado indica el nivel de riesgo:
Figura 13. Zona de riesgo Fuente: Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Manual de gestión para la administración de riesgo
Una vez seleccionada la probabilidad y el impacto en el Formato de Mapa Integral
de Riesgos, automáticamente se genera la Zona de Riesgo la cual establece la
posición en la Tabla de Calificación de Riesgos. Por lo que el resultado puede ser
el siguiente:
Nivel de Riesgo Bajo: Significa que su probabilidad de ocurrencia es rara,
improbable o moderada y su impacto es insignificante o menor, lo cual permite a la
Universidad o al Proceso asumirlo, sin necesidad de tomar otras medidas de
control diferentes a las que poseen.
Nivel de Riesgo Extremo: Su probabilidad es moderada, probable o casi certeza
y su impacto es moderado, mayor o catastrófico; por lo que es aconsejable
eliminar la actividad que genera el riesgo en la medida que sea posible. De lo
contrario, se deben implementar controles de prevención para disminuir la
probabilidad del riesgo, de protección para disminuir el impacto o compartir o
transferir el riesgo, si es posible a través de pólizas de seguros u otras opciones
que estén disponibles.
Si el riesgo se sitúa en cualquiera de las otras zonas (Nivel de Riesgo Moderado o
Alto): Se deben tomar medidas para llevar los riesgos a la zona baja o moderada.
Siempre que el riesgo sea calificado con impacto catastrófico, la Universidad debe
diseñar Planes de Contingencia para protegerse en caso de ocurrencia.
Valorar el Riesgo.
La valoración del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la
evaluación del riesgo con los controles identificados, esto se hace con el objetivo
de establecer prioridades para su manejo y para la fijación de políticas.
Determinar los Controles Existentes.
Clasificar los Controles de acuerdo a si es:
Controles Preventivos: Que disminuyen la probabilidad de ocurrencia que
un evento suceda o la materialización del riesgo,
Controles Correctivos: Que buscan combatir o eliminar las causas que
generaron, en caso de materializarse.
Calificar el Control. Para establecer la calificación del control es necesario
aplicar los siguientes criterios, de acuerdo a la Tabla de Escalas de
Calificación en el Formato de Mapa Integral de Riesgos:
Criterios de Calificación Nulo Bajo Medio
Bajo
Medio Medio
Alto
Alto
Nivel de Documentación 0 5 10 15 20 25
Nivel de Aplicación del Control 0 5 10 15 20 25
Nivel de Efectividad 0 5 10 15 20 25
Nivel de Seguimiento,
Evaluación y Mejora
0 5 10 15 20 25
Tabla 54. Clasificación del control de riesgos
Fuente: Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Manual para la administración del riesgo
Una vez analizado y calificado el control, automáticamente en el Formato se
establece el Nivel Total de la Calificación del Control, estos criterios se
encuentran establecidos en la Tabla de Calificación del Control
Riesgo Residual.
La Alta Dirección de la Universidad ha determinado que se presenta el riesgo
residual cuando los resultados de la evaluación de los riesgos y el análisis de los
controles actuales, se clasifican como riesgo Bajo Trivial 1, Bajo-Trivial 2, Bajo-
Trivial 3, Bajo-Aceptable 2, Bajo-Aceptable 4.
Estos valores en la Matriz de Calificación de Riesgo se encuentran en la zona de
color verde. El riesgo residual se determina cuando las acciones de tratamiento
han logrado reducir el riesgo a un valor Bajo Trivial o Bajo Moderado, o cuando los
niveles de riesgo evaluados y considerando los controles actuales su calificación
se determina como Bajo Trivial o Bajo Moderado.
Este riesgo residual se determina como el riesgo que permanece después del
análisis, valoración y determinación de los controles de riesgos realizados por la
Universidad y se aceptan dado que no genera mayor impacto en los objetivos de
seguridad definidos por la Universidad.
Tratar el Riesgo
En la columna Manejo del Riesgo en el Formato Mapa Integral de Riesgos el
tratamiento del riesgo puede implicar:
Evitar: Tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Es
siempre la primera alternativa a considerar, se logra cuando al interior de
los Procesos se genera cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o
eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones
emprendidas.
Reducir: Implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la
probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de
protección). La reducción del riesgo es probablemente el método más
sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas
más costosas y difíciles.
Compartir o transferir el Riesgo: Reduce su efecto a través del traspaso
de las pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de
seguros o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del
riesgo con otra entidad, como en los contratos a riesgo compartido. Por
ejemplo, la información de gran importancia se puede duplicar y almacenar
en un lugar distante y de ubicación segura, en vez de dejarla concentrada
en un solo lugar, la tercerización.
Asumir: retener el riesgo a través de la decisión informada.
El Plan de Mejoramiento del riesgo implica equilibrar los costos y los esfuerzos de
la implementación frente a los beneficios derivados con respecto a los requisitos
legales, reglamentarios, y otros, como la responsabilidad social y la protección del
ambiente natural.
Planes de Mejoramiento establecidos resultado de los mapas de riesgo:
El Plan de Mejoramiento del riesgo implica equilibrar los costos y los esfuerzos de
la implementación frente a los beneficios derivados con respecto a los requisitos
legales, reglamentarios, y otros, como la responsabilidad social y la protección del
ambiente natural.
Los controles deben denominarse de manera general, es decir que represente
todas las acciones correctivas o preventivas que se definen en el Plan de
Mejoramiento del Riesgo. Así mismo dichas acciones deben definirse en términos
del ciclo PHVA, con el fin de asegurar que el tratamiento mitigará el riesgo
identificado.
RIESGOS DE CORRUPCIÓN
El riesgo de corrupción es la posibilidad de ocurrencia de una conducta o
comportamiento que puede derivar en una actuación corrupta. El enfoque de
riesgo es preventivo, no reparativo, mediante su identificación es posible evitar la
exposición al mismo y la presencia de los efectos indeseables que genera la
corrupción. Una entidad es vulnerable a riesgos de corrupción cuando los factores
que los configuran están presentes, su posibilidad de ocurrencia es alta y el daño
que se puede causar con su presencia es elevado.
Identificación del Contexto
Para establecer el contexto se va emplear la técnica de Matriz DOFA,
estableciendo las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Se dejará
evidencia en un Acta en la cual se incluye el Mapa de Riesgos, por lo que primero
se debe identificar:
Identificar el Contexto Externo
Identificar el Contexto Interno
Determinar los factores generadores de riesgos de corrupción.
Identificar el Proceso
Establecer las Causas
Identificar los Eventos de Riesgo
Consecuencias
Valoración del Riesgo de Corrupción
Probabilidad
Impacto. Para determinar la asignación del puntaje en el impacto se debe
diligenciar el siguiente formato: GI-MG-001-FR-002. Formato para
Determinar el Impacto de los Riesgos de Corrupción con las ponderaciones
de la imagen
Figura 104. Puntaje en el impacto del riesgo
Fuente: Guía para la Gestión de Riesgo de Corrupción 2015, Departamento Administrativo de la Función Pública,
DAFP
.
Figura 1511. Descripción del impacto del riesgo
Fuente: Guía para la Gestión de Riesgo de Corrupción 2015, Departamento Administrativo de la Función Pública,
DAFP.
Determinar el Riesgo Inherente.
Corresponde a la primera calificación y evaluación del riesgo de corrupción. Ésta
se realiza a través del cruce de los resultados obtenidos de la probabilidad y del
impacto.
Controles.
En el Formato de Mapa Integral de Riesgos en la casilla de controles se deben
establecer los mecanismos con los que, hasta la primera valoración de riesgos,
cuenta la Universidad para mantener controlado el riesgo.
Establecidos los controles se debe determinar su naturaleza, por lo que es
necesario seleccionar en el Formato de Mapa Integral de Riesgos el tipo de control
de acuerdo con la siguiente tipificación:
Preventivos: Se orientan a eliminar las causas del riesgo, para prevenir su
ocurrencia o materialización.
Detectivos : Aquellos que registran un evento después presentado; sirven
para descubrir resultados no previstos y alertar sobre la presencia de un
riesgo. Correctivos: Aquellos que permiten, después de ser detectado el
evento no deseado, el restablecimiento de la actividad.
Una vez establecido el control y su naturaleza es necesario seleccionar sí o no, en
el Formato de Mapa Integral de Riesgos de acuerdo con los siguientes criterios y
las calificaciones de 0 a 15:
Figura 1612. Criterios para la evaluación y medición del riesgo
Fuente: Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Manual de gestión para la administración de riesgo
Determinar Riesgo residual
Para determinar el riesgo residual se comparan los resultados obtenidos del riesgo
inherente con los controles establecidos, para establecer la zona del riesgo final, la
cual automáticamente se establecerá en el Formato de Mapa Integral de Riesgos,
el cual se establece de acuerdo con la siguiente tabla:
Calificación de los controles Puntaje a disminuir
De 0 a 50 0
De 51 a 75 1
De 76 a 100 2
Tabla 65. Riesgo Residual
Fuente: Guía para la Gestión de Riesgo de Corrupción 2015, Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP.
Acciones Asociadas al Control.
Una vez establecido el riesgo residual se deben implementar los controles o las
acciones necesarias orientadas a reducir la posibilidad de ocurrencia del riesgo o
disminuir el impacto de sus efectos y tomar las medidas de protección. Por lo que
en el Mapa Integral de Riesgos se debe diligenciar
Periodo de Ejecución: En éste se diligencia el periodo en el que se realiza
o se ejecuta la acción de qué fecha a qué fecha.
Acciones: En este campo se registra las acciones necesarias para mitigar
el riesgo.
Registro: En esta casilla se registra la evidencia de la ejecución de la
acción.
7.7.1 RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO DE GESTIÓN DE
INFRAESTRUCTURA FÍSICA
Se realizó una matriz DOFA para realizar el posterior análisis de las causas que
generan los riesgos. Los resultados de la matriz DOFA se presentan a
continuación:
Figura 1713. Matriz DOFA, Proceso de Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
Oportunidades
Políticas estatales Uso de nuevos
tecnologías de la información
Interrelación con entidades externas
(Nacional e Internacional)
Potencialización del talento humano
Aprovechamiento del espacio físico
Generar estructura organizacional
Amenazas
Catástrofes naturales Corrupción Inseguridad informática Disponibilidad de
recursos y presupuesto Problemas de orden
público
Debilidades
Descentralización de la
información
Déficit de Infraestructura
Relación incompleta con otros procesos
Falta de cultura organizacional
Trazabilidad y transversalidad
Gobernabilidad Ambiguedad en
las funciones
Fortalezas Manejo del Sistema de
Información Talento humano
competente Responsabilidad de actores implicados
Normatividad clara Innovación en herramientas informáticas
Identificación de Causas.
Una vez se tienen identificados los factores tanto internos (debilidades, fortalezas)
como externos (oportunidades, amenazas) según el contexto, se establecen
aquellos elementos o actividades generadores (que causan) del riesgo y se
enlistan en la columna de causas. La identificación del riesgo se realiza
determinando las causas, con base en dicho contexto y cada proceso ya analizado
para la Universidad, y que pueden afectar el logro de los objetivos. Algunas
causas externas no controlables por la Universidad se podrán evidenciar en el
siguiente análisis:
VARIABLES (FA) CAUSAS
1
F Manejo del Sistema
de Información Pérdida de Información o manipulación indebida, Falta de
conocimiento del sistema de información, puede suceder en cualquier momento, Volver a hacer las actividades, pérdida
de equipos y elementos A Inseguridad informática
2
F Responsabilidad de actores implicados
Desviar el objetivo del procedimiento, incumplimiento de funciones, falta de sentido de pertenencia con la Universidad, puede suceder en cualquier momento, pérdida de elementos,
de información, mal manejo de recursos, mal uso del presupuesto, clientelismo.
A Corrupción
3
F Talento humano
competente Por la falta de recursos no se puede generar un programa de capacitación adecuado. Pude suceder al no tener una buena asignación y/o disponibilidad de recursos. Puede suceder en
cualquier momento. A Disponibilidad de
recursos y presupuesto
4 F Normatividad clara Evasión de las normas, por el conocimiento claro de las
mismas. Puede suceder en cualquier momento A Corrupción
5
F Innovación en herramientas informáticas
Incumplimiento en el objetivo del sistema de administración
de la planta física, pérdida de información, sobrecostos, reprocesos
A Inseguridad Informática
6
F Innovación en herramientas informáticas
No implementación de plataforma tecnológica, generando un control no adecuado de la infraestructura física
A Disponibilidad de
recursos y presupuesto
7
F Manejo del Sistema
de Información No aprovechamiento de las nuevas tecnologías y de los
nuevos sistemas de información, generando retraso en el desarrollo de la institución en materia informática. Puede
suceder en el momento de la implementación y/o cambio de la tecnología.
O Uso de nuevas
tecnologías de la Información
8
F Talento humano
competente Planteamiento inadecuado de modelos de potencialización
del talento humano. Puede suceder cuando se implementen programas de potencialización de talento humano. Que se
genere personal sobre o sub valorado para el desempeño del cargo.
O Potencialización del
talento humano
9
F Responsabilidad de actores implicados Las implementaciones de las políticas estatales no se lleven
a cabo de conformidad con lo establecido por factores endógenos o exógenos. Se presenta en el momento que se
presenten nuevas políticas y/o normas O Políticas estatales
10
F Normatividad clara
Incumplimiento de la normatividad establecida por las diferentes entidades, generando hallazgos de índole
administrativo, fiscal, disciplinario y penal O
Interrelación con entidades externas
(Nacional e Internacional)
11
F Innovación en herramientas informáticas No actualización de las herramientas informáticas, generando
deficiencias y mal uso en la infraestructura física O
Aprovechamiento del espacio físico
12
F Responsabilidad de actores implicados Definición e implementación de una estructura organizacional
no adecuada, generando atribuciones no pertinentes sobre la administración de la infraestructura física O
Generar estructura organizacional
13
D Descentralización de
la información Si existe dispersión en la información, existe menos control en el manejo de la misma, generando un alto riesgo de
favorecimiento a terceros por filtraciones en la información A Corrupción
14
D Déficit de
Infraestructura No es posible brindar una atención apropiada basada en estándares a la comunidad académica, generando
dificultades en el desarrollo de las actividades administrativas, de bienestar, académica e investigativas A
Disponibilidad de recursos y
presupuesto
15
D Trazabilidad y
Transversalidad Perdida de trazabilidad en la información por la inseguridad informática, bien sea pérdida o alteración de la información
A Inseguridad Informática
16
D Falta de cultura Organizacional Al no tener claro los valores, creencias y demás en la
universidad, la corrupción es un tema que está bastante presente A
Corrupción
17
D Déficit de
Infraestructura En la infraestructura, generando un mayor déficit de ésta mientras se realiza el proceso de recuperación y sobrecostos
en el mantenimiento. Los problemas de orden público generan deterioro prematuro A
Problemas de orden público
18
D Falta de recursos
Una catástrofe natural es una situación imprevisible, por tal motivo si no se cuenta con los recursos para atenderla en
ese momento, afectará directamente el funcionamiento de la institución A
Catástrofes Naturales
19
D Gobernabilidad
Al no existir una línea de autoridad que sea obedecida se puede generar que los diferentes actores de la institución
realice sus actividades según su propio criterio sin obedecer a unos planes y programas ya planteados por la dirección A
Corrupción
20
D Ambigüedad en las
funciones Al no contar con una estructura funcional clara, los
funcionarios pueden actuar en favor propio o de terceros A
Corrupción
21
D Descentralización de
la información Es posible empoderar a cada uno de los actores de la
institución asignándoles tareas para el desarrollo de ellas de manera autónoma dado el modelo descentralizado de nuestra universidad, lo cual puede generar manejos no
perceptibles de la información O
Potencialización del talento humano
22
D Relación con otros
procesos - Incompleta No sería posible generar un modelo de administración
integral, generando con esto la no armonización con políticas estatales y con otras entidades nacionales e internacionales Al no existir una sinergia entre procesos se puede generar redundancia en las actividades, desviando los objetivos de
las políticas y procesos
O
Políticas estatales
23
D Falta de cultura Organizacional Si no existe un modelo de cultura organizacional adecuado,
muy probablemente la capacitación que se le dé a los funcionarios no sea la más indicada y pertinente O
Potencialización del talento humano
24
D Trazabilidad y
Transversalidad Si no está claro cuál va a ser el devenir de la institución sería muy difícil poder llegar a plantear algún tipo de relación con
cualquier entidad. O
Interrelación con entidades externas
(Nacional e Internacional)
25
D Gobernabilidad Si no existe un gobierno universitario claro y contundente es
muy probable que las políticas estatales que nos pueden beneficiar no puedan ser aprovechadas porque
probablemente van a ser mal utilizados los recursos que se inviertan en nuestra institución
O Políticas estatales
Tabla 76. Análisis de causas de los riesgos del proceso Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
Con las causas identificadas en posible actualizar el mapa de riesgos de
subsistema de Gestión de Calidad, para lo cual se tendrá:
RIESGO DESCRIPCIÓN TIPO
Ejecución inadecuada
de actividades por parte
del personal
El personal del área no procede de manera correcta en
el desarrollo de sus actividades debido al
desconocimiento del deber ser estipulado en la
normatividad y en los procedimientos, además el
personal rota constantemente
Operativos
No aprovechamiento de
las nuevas tecnologías y
de los nuevos sistemas
de información,
generando retraso en el
desarrollo de la
institución en materia
informática.
Aunque existen sistemas de información y software
capaces de optimizar la gestión, muchas personas del
proceso como de procesos externos no conocen el
adecuado funcionamiento de estos sistemas y por lo
tanto recurren al manejo manual de la información
Operativos
Manejo incorrecto de los
bienes dados de baja
La carencia de un procedimiento adecuado para el
tratamiento final de todo tipo de bien dado de baja el
cual sirva a los trabajadores de guía para proceder
genera errores a lo largo del proceso
De
cumplimiento
Ejecución incorrecta de
los proyectos,
Liquidación inadecuada
de los contratos y
Demandas judiciales
El inapropiado seguimiento a la ejecución de proyectos,
el desconocimiento de la normatividad y una
inadecuada capacitación conlleva posibles obras
defectuosas con lo cual se podría generar detrimento
patrimonial y acciones judiciales, las cuales generan un
desgaste administrativo y patrimonial de la Universidad
Estratégico
Deterioro prematuro de
la infraestructura de la
Universidad
Por la falta de una programación y planeación
apropiada en los mantenimientos de la infraestructura,
se presenta deterioro prematuro acarreando la
limitación de uso y costos no programados para su
recuperación.
Operativos
Uso indebido de los
espacios físicos.
El uso inadecuado de los espacios físicos obedece al
déficit en la infraestructura de la Universidad de
diferentes tipos dotacionales y la ausencia de
campañas educativas con la comunidad académica en
cuanto a la conservación y uso de los espacios físicos.
Operativos
Interrupción de los
elementos de apoyo
(vehículos, plantas
eléctricas, ascensores,
bombas, entre otros) de
las áreas académicas y
administrativas
Una deficiente planeación y seguimiento a los
elementos de apoyo ( vehículos, plantas eléctricas,
ascensores, bombas, entre otros) puede generar
entorpecimiento a las actividades misionales y de
apoyo de la Universidad.
Operativos
Hurtos a los activos de
la Universidad
Los hurtos de elementos de la Universidad pueden
originarse por falta de recursos humanos y
tecnológicos para su cuidado lo mismo que por
Operativos
desconocimiento de los procedimientos de préstamo de
equipos.
Tabla 87. Descripción de los riesgos del proceso Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
Luego se identifica las causas que generan el riesgo y las consecuencias que se
producen de acuerdo a la posible materialización del riesgo como se aprecia en la
siguiente tabla:
RIESGO CAUSAS CONSECUENCIAS
Ejecución
inadecuada de
actividades por
parte del personal
Desconocimiento de los cambios
normativos por parte del personal de
área
Demandas judiciales.
Falta de actualización de los
procedimientos en la interfaz por parte
de los profesionales del SIGUD
Corrección de las actividades
ejecutadas erróneamente implica
Reprocesos
Políticas de contratación de la
Universidad, de acuerdo a su
funcionamiento, cultura e intereses
El personal desconoce cómo
proceder generando
incumplimiento o demora en las
actividades
No se informa de manera oportuna a los
profesionales del SIGUD los cambios
en los procedimientos
No
aprovechamiento
de las nuevas
tecnologías y de
los nuevos
sistemas de
información,
generando retraso
en el desarrollo de
la institución en
materia
informática
Falta de capacitación y socialización de
los software y sistemas de información
disponibles
Re procesos por el inadecuado
manejo de software
Falta de medidas preventivas y
reactivas de los sistemas tecnológicos
para proteger la información
Incumplimiento de las actividades
del proceso
Demora en la actualización de la
información en el sistema
Manejo incorrecto en la disposición final
de los bienes dados de baja por parte
del personal de Almacén
Demandas por parte de la
Secretaria de Salud y el
Departamento del Medio
Ambiente
No existe la trazabilidad de los bienes
desde que ingresan hasta que salen del
Contaminación del medio
ambiente
Manejo incorrecto
de los bienes
dados de baja
sistema
No hay disponibilidad de inmuebles
para el almacenamiento temporal de los
bienes que son dados de baja
Sanciones por la mala
disposición de los bienes dados
de baja
Falta de cultura organizacional
evidenciada en las actividades
inconclusas por parte del personal del
área
Ejecución
incorrecta de los
proyectos,
Liquidación
inadecuada de los
contratos y
Demandas
judiciales
Incorrecta supervisión e interventoría
de los contratos
Acciones Disciplinarias, Fiscales
y Penales
Mal uso delas metodologías y sistemas
de información para el reporte y
supervisión de los contratos por parte
de los responsables del seguimiento y
de la división de recursos físicos
Incumplimiento del Manual de
Supervisión e Interventoría
Ejecución indebida de requerimientos
debido a falta de planeación,
información y análisis de datos
Incumplimiento a las metas
financieras y de infraestructura,
enmarcadas dentro de los planes
estratégicos de la Universidad
Ausencia de capacitación y perfiles
inadecuados para el seguimiento de la
ejecución de los proyectos de
infraestructura
Incumplimiento de los objetos
contractuales y de las
especificaciones técnicas
contenidas en cada proyecto
Desconocimiento de la normatividad
interna y externa que debe ser aplicada
en la ejecución de cada uno de los
proyectos
Deterioro
prematuro de la
infraestructura de
la Universidad
Desconocimiento de los manuales de
mantenimiento
Costos adicionales por mala
ejecución de los mantenimientos
a los bienes muebles e
inmuebles de la Universidad
Inadecuado registro de las hojas de
control de los mantenimientos
realizados a la infraestructura de la
Universidad
No existe trazabilidad de los
mantenimientos de los bienes
muebles e inmuebles de la
Universidad
Falta de Insumos para la realización del
mantenimiento de la infraestructura de
la Universidad
Retrasos en los mantenimientos
programados
Vandalismo Detrimento patrimonial
Uso indebido de
los espacios
físicos
Falta de planeación de necesidades Deterioro prematuro de la
infraestructura
Inadecuada socialización de los usos
específicos de la infraestructura
Dificultad en los procesos de
Acreditación de la Universidad
Ausencia de campañas de
empoderamiento de la infraestructura
con la comunidad académica
Desplazamiento de la comunidad
académica a entornos diferentes
de la Universidad
Déficit de zonas de recreación y deporte
en las sedes de la Universidad
Reprogramación e incremento
del plan anual de mantenimiento
Insuficiencia en la capacidad instalada
de aulas de clases y laboratorios
Incremento de inmuebles en
calidad de arrendamiento
Interrupción de los
elementos de
apoyo (vehículos,
plantas eléctricas,
ascensores,
bombas, entre
otros) de las áreas
académicas y
administrativas
Planeación y seguimiento inadecuado a
los contratos de que proporcionan los
elementos de apoyo
Incremento en los costos de
operación
No se realiza un seguimiento apropiado
de los elementos de apoyo de la
universidad
Traumatismo en las actividades
académicas y administrativas
Uso inadecuado de los elementos dé
apoyo
Deterioro y reposición prematura
en los bienes de la Universidad
Hurtos a los
activos de la
Universidad
Daño de los recursos tecnológicos de
vigilancia
Procesos penales, fiscales y
disciplinarios a la comunidad
académica Personal insuficiente de vigilancia
Inadecuada identificación de las
personas que ingresan a la Universidad
Entorpecimiento de las
actividades académicas y
administrativas Deficiente registro de elementos al
ingreso y salida de la Universidad
Uso inapropiado de los procedimientos
para préstamo de elementos de la
Universidad
Incremento en el costo de las
pólizas de seguros de la
Universidad
Tabla 98. Causas y consecuencias de los riesgos del proceso Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
Teniendo identificados los riesgos del proceso y las consecuencias de los mismos
se procede a identificar los controles que son necesarios para controlar el riesgo
en caso de que se materialice el mismo, por lo que se obtiene:
RIESGO CONTROLES MANEJO DE
RIESGO
PLAN DE
MEJORAMIENTO
Ejecución
inadecuada de
actividades por
parte del
personal
Actualización de la información
documentada con la que se trabaja
Reducir (RE)
Sí
Revisión periódica de la veracidad de
los documentos con los que se trabaja
actualmente
Actualización, revisión y ajuste a los
registros de entrada y salida de bienes
Revisar que la cantidad de Bienes que
ingresan y salen sea la misma.
Establecer las capacitaciones y el
periodo de tiempo en que realizaran al
personal de área
Realizar las capacitaciones
establecidas en la normatividad en
periodos de tiempo indicados
No
aprovechamiento
de las nuevas
tecnologías y de
los nuevos
sistemas de
información,
generando
retraso en el
desarrollo de la
institución en
materia
informática.
Capacitaciones ante la implementación
de un nuevo sistema de información
Reducir (RE)
Sí
El personal crea una copia de
seguridad de la información
indispensable para el funcionamiento
del área
Manejo
incorrecto de los
bienes dados de
baja
Disposición provisional de espacios en
cada facultad para almacenar los
bienes dados de baja
Asumir (AS)
Sí
Disposición de espacios en cada
facultad para almacenar los bienes
dados de baja
Delegar la disposición final de los
bienes dados de baja a entidades
especializadas
Centralización de los bienes dados de
baja
Entrega de RAES dados de baja
conforme a lo establecido en el
cronograma
Ejecución
incorrecta de los
proyectos,
Liquidación
inadecuada de
los contratos y
Demandas
judiciales
Correcta aplicación del Manual
Supervisión e Interventoría.
Evitar (EV)
Sí
Actualización del manual de
supervisión e Interventoría por parte de
la Oficina Asesora de Planeación y
Control.
Establecer canales de comunicación
eficaces para generar soluciones
oportunas con las diferentes
dependencias de la Universidad.
Establecer un programa de
capacitación específico para
supervisión e Interventoría.
Establecer un programa de
capacitación con Expertos en la
normatividad aplicable en Contratación
pública
Deterioro
prematuro de la
infraestructura de
la Universidad
Seguimiento del Plan Anual de
Mantenimiento.
Reducir (RE)
Sí
Contar con centro de gestión
documental que contenga todos los
manuales de los bienes muebles e
inmuebles de la Universidad de acceso
público.
Planear y programar el suministro de
insumos de acuerdo al Plan Anual de
Mantenimiento.
Establecer un programa de gestión
social para la comunidad Universitaria
Uso indebido de
los espacios
físicos.
Realizar una planeación sistematizada
y geo referenciada de los espacios
físicos de la Universidad.
Evitar (EV)
Sí
Participación proactiva en los procesos
de evaluación y acreditación de la
Universidad
Diseño de campañas de educación y
empoderamiento para la comunidad
Universitaria.
Seguimientos constantes a los
diferentes espacios físicos de la
Universidad.
Cumplimiento a la Normatividad
vigente.
Interrupción de
los elementos de
apoyo (vehículos,
plantas
eléctricas,
ascensores,
bombas, entre
otros) de las
áreas
académicas y
administrativas
Llevar adecuadamente las lista de
chequeo de los elementos de apoyo de
la Universidad
Reducir (RE)
Sí
Realizar las actuaciones
administrativas y disciplinarias
correspondientes cuando algún actor
de la comunidad universitaria realice un
uso inadecuado de los elementos de
apoyo.
Hurtos a los
activos de la
Universidad
Planeación adecuada de los recursos
tecnológicos de vigilancia y del
personal requerido en cada una de las
sedes
Evitar (EV)
Sí Campañas de sensibilización con la
comunidad académica para el uso
adecuado del carné institucional como
mecanismo de identificación e ingresó.
Empleo de mecanismos biométricos
para el ingreso de personal a la
Universidad.
Socialización de los procedimientos de
préstamo de elementos con la
comunidad Universitaria.
Tabla 1910. Control de los riesgos del proceso Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
Luego, se procede a realizar el mismo análisis con el mapa integral de los riesgos
de corrupción. Los resultados se presentan en las siguientes tablas:
RIESGO DESCRIPCIÓN CAUSAS
Filtración de
información
confidencial o
importante en el
proceso
Filtración de información a
personas externas al proceso
(trabajadores o terceros), para
el manejo inadecuado de esta,
obteniendo beneficios
diferentes a la comunidad
Universitaria
Dispersión en la información, por tanto
menos control en el manejo de la misma
Desarticulación institucional. Falta de
respuesta por parte de las demás
Unidades debido a: cierre fiscal, periodo
de vacaciones
Intereses de terceros
Aprovechamiento
indebido de los
recursos de la
Universidad
Inapropiado uso de los
recursos tangibles e intangibles
de la Universidad
Realización de actividades según propio
criterio sin obedecer a unos planes y
programas ya planteados por la dirección
Falta de seguimiento a las labores y tareas
realizadas
Falta de planeación de los proyectos,
planes y demás actividades a realizar en el
proceso
Tabla 110. Riesgos de corrupción proceso Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
RIESGO CONSECUENCIAS CONTROLES TIPO
Filtración de
información
confidencial o
importante en el
proceso
Pérdida de información
confidencial para el
desarrollo del proceso
Control en el manejo de la
información, evitando la
dispersión de la misma
Detectivo
Daño o perdida de
bienes de la
Universidad
Generar clima y cultura
organizacional adecuado que
genere sentido de pertenencia
por la Universidad
Preventivo
Procesos de selección
poco objetivos o
direccionados
Veedurías ciudadanas Preventivo
Acompañamiento de entes de Detectivo
control
Aprovechamiento
indebido de los
recursos de la
Universidad
Perdida de elementos o
bienes de la universidad
Formatos de seguimiento a
materiales y ejecución de obras
Preventivo
Detrimento de los
recursos de la
Universidad
Auditorías internas Detectivo
Daños y perjuicios a
terceros que le pueden
llevar a afrontar
indemnizaciones
demandas y denuncias
a la universidad.
Reportes de la compañía
aseguradora de la Universidad
Correctivo
Procesos disciplinarios,
fiscales y penales.
Tabla 121. Consecuencias y controles de los riesgos de corrupción del proceso
Fuente: Elaboración propia
RIESGO PLAN DE MEJORAMIENTO
Ejecución
inadecuada de
actividades por
parte del personal
Acciones de control Acciones de seguimiento
Indicadores Periodo de
ejecución Acciones
Periodo de
ejecución Acciones
Febrero 1 de
2018
Actualización de la información
documentada con la que se trabaja
Agosto 1 de
2018
Asistencia a
reuniones-
Comunicación
Febrero 1 de
2018 Revisión periódica de la veracidad
de los documentos con los que se
trabaja actualmente
Marzo 1 de
2018
Asistencia a
reuniones-
Comunicación
Febrero 1 de
2018
Actualización, revisión y ajuste a
los registros de entrada y salida de
bienes.
Agosto 1 de
2018
Validación y
verificación
entradas y
salidas
Febrero 1 de
2018
Revisar que la cantidad de Bienes
que ingresan y salen sea la misma.
Febrero 1 de
2019
Validación y
verificación
entradas y
salidas
N/A
Febrero 1 de
2018
Establecer las capacitaciones y el
periodo de tiempo en que
realizaran al personal de área
Agosto 1 de
2018
Capacitacione
s programas N/A
Marzo 1 de
2018
Realizar las capacitaciones
establecidas en la normatividad en
periodos de tiempo indicados
Marzo 1 de
2018
Capacitacione
s realizadas
Deterioro prematuro
de la infraestructura
de la Universidad
Febrero 1 de
2018
Contar con centro de gestión
documental que contenga todos
los manuales de los bienes
muebles e inmuebles de la
Universidad de acceso publico
1 de Junio
de 2018
Validación y
verificación Nº Documentos actualizados
Abril 1 de
2018
Planear y programar el suministro
de insumos de acuerdo al Plan
Anual de Mantenimiento.
1 de
diciembre de
2018
Reuniones
realizadas
Manejo incorrecto
de los bienes dados
de baja
Mayo 1 de
2018 Disposición de espacios en cada
facultad para almacenar los bienes
dados de baja
Noviembre 1
de 2018 Asignación de
espacios
Nº de espacios asignados
Área de cada espacio
asignado
Febrero 1 de
2018 Delegar la disposición final de los
bienes dados de baja a entidades
especializadas
Diciembre 1
de 2018
Definición de
entidades a
entregar
bajas
Febrero 1 de
2018 Centralización de los bienes dados
de baja
Diciembre 1
de 2018
Definición de
entidades a
entregar
bajas
N/A
Ejecución
incorrecta de los
proyectos,
Liquidación
inadecuada de los
contratos y
Demandas
judiciales
Marzo 1 de
2018
Actualización del manual de
supervisión e Interventoría por
parte de la Oficina Asesora de
Planeación y Control.
Junio 1 de
2018
Revisión del
Manual de
supervisión e
Interventoría
Tiempo atraso actualización
del manual
Febrero 1 de
2018
Establecer canales de
comunicación eficaces para
generar soluciones oportunas con
las diferentes dependencias de la
Universidad
Agosto 1 de
2018
Revisión
funcionamient
o de canales
de
comunicación
Marzo 1 de
2018 Establecer un programa de
capacitación específico para
supervisión e Interventoría.
Junio 1 de
2018 Validación de
cumplimiento
capacitacione
s
Marzo 1 de Establecer un programa de
capacitación con Expertos en la
Junio 1 de Validación de
cumplimiento
2018 normatividad aplicable en
Contratación pública.
2018 capacitacione
s
Uso indebido de los
espacios físicos.
Abril 1 de
2018
Realizar una planeación
sistematizada y geo referenciada
de los espacios físicos de la
Universidad.
Octubre 1 de
2018 Validación de
cumplimiento
al sistema
Marzo 1 de
2018
Diseño de campañas de educación
y empoderamiento para la
comunidad Universitaria
Agosto 1 de
2018
Verificación
del programa
de campañas
Marzo 1 de
2018 Seguimientos constantes a los
diferentes espacios físicos de la
Universidad.
Agosto 1 de
2018
Verificación
de los
espacios
físicos
Interrupción de los
elementos de apoyo
(vehículos, plantas
eléctricas,
ascensores,
bombas, entre
otros) de las áreas
académicas y
administrativas
Junio 1 de
2018 Realizar las actuaciones
administrativas y disciplinarias
correspondientes cuando algún
actor de la comunidad universitaria
realice un uso inadecuado de los
elementos de apoyo.
Diciembre 1
de 2018
Verificación
del uso
adecuado de
elementos
Hurtos a los activos
de la Universidad
Marzo 1 de
2018
Campañas de sensibilización con
la comunidad académica para el
uso adecuado del carné
institucional como mecanismo de
identificación e ingresó.
Junio 1 de
2018
Verificación
de
cumplimiento
del programa
de campañas
Junio 1 de
2018
Empleo de mecanismos
biométricos para el ingreso de
personal a la Universidad.
Diciembre 1
de 2018 Validación de
la propuesta
$ Costo instalar nuevos
mecanismos
Marzo 1 de
2018 Socialización de los
procedimientos de préstamo de
elementos con la comunidad
Universitaria.
Junio 1 de
2018
Verificación
del
cumplimiento
de
socialización
N/A
Tabla 132. Planes de mejoramiento proceso de Gestión de Infraestructura Física
Fuente: Elaboración propia
1. CONCLUSIONES
Gracias a los resultados obtenidos en este trabajo se logró la actualización y
documentación de procesos que facilitan la implementación y seguimiento del
Sistema Integrado de Gestión en la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas, disminuyendo el rezago documental existente en los Procesos.
Con este proyecto se logró una interrelación con los demás procesos de la
Universidad, ya que se realizaba trazabilidad de los procedimientos entre los
pasantes, conectando los procesos, de esta manera se beneficia la institución y se
dan acciones de mejora continua que contribuyen a la satisfacción de todos los
usuarios involucrados tanto internos como externos, de acuerdo al numeral 4.1
Requisitos Generales de la NTCGP 1000:2009.
La etapa de diagnóstico donde se contextualizaron los procesos, permitieron una
adecuada selección de información de entrada para el desarrollo o y actualización
de los Procesos tema de este trabajo de grado, esto también facilitó la
identificación de factores críticos de éxito que deben ser monitoreados por medio
de indicadores y la valoración de riesgos generados en la ejecución de las
actividades.
La tipificación de los indicadores de gestión incrementa el control sobre los
procesos, buscando la eficiencia y la eficacia de los mismos para el cumplimiento
de los objetivos propuestos de cada proceso. Para el proceso de Control
Disciplinario se necesita un estudio a fondo por parte del gestor para encontrar los
indicadores idóneos que le permitan medir la gestión de la oficina, así como
también el impacto de su objetivo.
La Presidencia a través de la Secretaría de Transparencia estableció un conjunto
de medidas en el ámbito administrativo, penal, fiscal y de control para combatir la
corrupción en las entidades que conforman la administración pública. Se realizó la
identificación de los riesgos de calidad y de corrupción, importantes como
mecanismos de control donde se pueden Implementar protocolos de
investigaciones internas, protocolos de sanciones y correcciones. Adicionalmente
la identificación de riesgos permite la mejora continua de los procesos ya que se
generan planes de mejoramiento para mitigar dichos riesgos.
9. RECOMENDACIONES
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas debe continuar con los
proyectos encaminados a la actualización y seguimiento del Sistema Integrado de
Gestión con el apoyo de estudiantes del proyecto curricular de Ingeniería
Industrial, de esta manera se podrá mejorar los canales de comunicación entre los
diversos procesos y Unidades académico-administrativas que conforman el
modelo de operación.
Para el mejoramiento continuo de cada proceso y en sí de la Universidad se debe
realizar sensibilización acerca de la importancia de identificar, documentar y
socializar en su totalidad todos los procedimientos que generen valor a la
Universidad, ya que no se evidencia conocimiento y compromiso con los
lineamientos definidos por el SIGUD por parte de algunos funcionarios.
Programas de auditoría interna basados en riesgos que permitan identificar las no
conformidades y establecer acciones de mejora, correctivas y preventivas, en
cada uno de los procesos que integran el Modelo de Operación por Procesos,
garantizando el seguimiento y mejora continua de los mismos.
Se identificó que la medición de los indicadores se ve afectada directamente por la
falta de infraestructura con lo referente a capacidad y gestión de archivo, se
propone que junto con la medición de cada uno de los indicadores se realice el
seguimiento y control periódico de estos, para llevar a cabo una toma de
decisiones efectiva.
Con respecto a la construcción y validación de los Mapas de Riesgo una de las
recomendaciones es que se creen herramientas de control que se documenten,
apliquen, sean efectivas, y que permitan realizar un seguimiento, evaluación y
mejora con el fin de reducir el nivel del riesgo residual, esto porque se evidenció
que gran parte de los controles de los riesgos existentes no se han logrado
documentar, esto influye directamente en la efectividad del manejo de los riesgos
existentes.
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