construcciÓn y actualizaciÓn de informaciÓn base del...

1

CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BASE DEL

PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA PARA EL

DESARROLLO Y AVANCE DE LA POLÍTICA 4: MODERNIZACIÓN DE LA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL TALENTO HUMANO,

DENTRO DEL MARCO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO 2008-

2016 DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

SANTIAGO DURAN MORA

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DE INGENIERÍA

PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C

2017

2

CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BASE DEL

PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA PARA EL

DESARROLLO Y AVANCE DE LA POLÍTICA 4: MODERNIZACIÓN DE LA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL TALENTO HUMANO,

DENTRO DEL MARCO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO 2008-

2016 DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

SANTIAGO DURAN MORA

CÓDIGO: 20121015028

Trabajo de grado en modalidad de pasantía para optar por el título de

Ingeniero Industrial basado en actividades de actualización y mejora del

Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital

Director:

Ing. Nestor Andrés Beltrán Bernal

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS


PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C

2017

3

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a mi familia y amigos, por su apoyo, por ser mi ejemplo, fortaleza y

fuente de inspiración en esta etapa de mi vida.

A la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, que me brindo grandes

enseñanzas para mi formación personal y profesional. A la Oficina Asesora de

Planeación y Control, al Equipo SIGUD y al Equipo de la Sección de Biblioteca,

por su orientación y dedicación para el desarrollo exitoso de este trabajo.

Santiago Duran Mora

Autor

4

CONTENIDO

AGRADECIMIENTOS ......................................................................................................................3

ÍNDICE DE TABLAS .........................................................................................................................6

ÍNDICE DE FIGURAS ......................................................................................................................8

ÍNDICE DE ANEXOS ........................................................................................................................9

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 13

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................................... 14

2. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................ 16

3. OBJETIVOS ................................................................................................................................ 17

3.1. OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................... 17

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................ 17

4. ALCANCE Y LIMITACIONES .................................................................................................. 18

4.1. ALCANCE ............................................................................................................................ 18

4.2. LIMITACIONES ................................................................................................................... 18

5. MARCO TEÓRICO .................................................................................................................... 19

5.1. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS ........... 19

5.2. MARCO HISTÓRICO ......................................................................................................... 20

5.3. MARCO REFERENCIAL ................................................................................................... 21

5.3.1. Marco Legal ................................................................................................................. 21

5.3.2. Marco Normativo Institucional ................................................................................... 23

5.4. MARCO NORMATIVO ....................................................................................................... 24

5.5. BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) ............................................................ 28

5.6. MEDICIÓN DE CARGAS LABORALES ......................................................................... 30

5.7. ESTADO DEL ARTE - SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA

UNIVERSIDAD DISTRITAL (SIGUD) ..................................................................................... 32

6. MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................... 35

6.1. PROCESO ........................................................................................................................... 35

6.2. PROCEDIMIENTO ............................................................................................................. 36

5

6.3. CONCEPTOS ASOCIADOS A LA MEDICIÓN DE CARGAS LABORALES ............ 37

6.4. INDICADOR ........................................................................................................................ 38

6.5. GESTIÓN DE RIESGOS ................................................................................................... 41

7. METODOLOGÍA ........................................................................................................................ 43

7.1. POBLACIÓN ....................................................................................................................... 43

7.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN ............................................................................................ 43

7.3. DISEÑO METODOLÓGICO ............................................................................................. 44

7.3.1. Fuentes de Información.............................................................................................. 47

7.3.2. Metodología para la Construcción y Actualización de la Documentación .......... 49

7.3.2. Metodología para el Levantamiento de Información de Cargas Laborales ....... 51

7.3.3. Metodología para la Validación y Ajuste de Indicadores ...................................... 56

7.3.4. Metodología para la Validación y Actualización del Mapa de Riesgos .............. 60

8. RESULTADOS ........................................................................................................................... 65

8.1. ANÁLISIS DEL ESTADO ACTUAL DEL PROCESO .................................................... 65

8.2. AJUSTE Y ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO ........... 73

8.2.1. Estado Final de la Documentación del Proceso..................................................... 73

8.2.1. Descripción y Justificación de Cambios .................................................................. 75

8.3. LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN BASE DE TIEMPOS DE CARGAS

LABORALES ............................................................................................................................... 99

8.4. VALIDACIÓN Y AJUSTE DE INDICADORES DEL PROCESO ............................... 103

8.5. VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO ... 108

8.5.1. Mapa de Riesgos ...................................................................................................... 108

8.5.2. Plan de Mejoramiento ............................................................................................... 111

9. CONCLUSIONES .................................................................................................................... 113

10. RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 115

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 116

INFOGRAFÍA ................................................................................................................................ 118

ANEXOS ........................................................................................................................................ 119

6

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Plan de Trabajo Pasantes Ingeniería Industrial 2016 – 2017 ................................. 45

Tabla 2. Aspectos a Diligenciar en la Documentación de Procedimientos, Guías e

Instructivos. ..................................................................................................................................... 50

Tabla 3. Factores Internos y Externos. ....................................................................................... 60

Tabla 4. Campos de Diligenciamiento de la Matriz Integral de Riesgos. .............................. 62

Tabla 5. Benchmarking de Procedimientos de Bibliotecas de Universidades a Nivel

Nacional. .......................................................................................................................................... 69

Tabla 6. Actualización de Procedimientos del Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica - 2017. ....................................................................................................................... 73

Tabla 7. Actualización de Guías del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica -

2017. ................................................................................................................................................ 74

Tabla 8. Actualización de Instructivos del Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica - 2017. ....................................................................................................................... 74

Tabla 9. Actualización de Formatos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica

- 2017. .............................................................................................................................................. 74

Tabla 10. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-001, Desarrollo de

Colecciones. .................................................................................................................................... 76

Tabla 11. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-002, Préstamo de

Material Bibliográfico. .................................................................................................................... 81

Tabla 12. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-003, Préstamo de

Espacios y Recursos Tecnológicos............................................................................................. 82

Tabla 13. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-004, Préstamo

Interbibliotecario - Cartas de Presentación. ............................................................................... 85

Tabla 14. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-005, Formación de

Usuarios. .......................................................................................................................................... 87

Tabla 15. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-006, Morosidad. ........ 89

Tabla 16. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-007, Registro y Entrega

de Trabajos de Grado en el Repositorio Institucional, RIUD. ................................................. 91

Tabla 17. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-008, Planificación e

Implementación de Actividades del Centro Cultural. ................................................................ 94

Tabla 18. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-009, Control de Activos

de Biblioteca.................................................................................................................................... 94

Tabla 19. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-010, Servicio de

Búsqueda y Recuperación de Información. ............................................................................... 96

Tabla 20. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-011, Servicio de

Extensión Cultural. ......................................................................................................................... 97

Tabla 21. Consolidado Documentos Remanentes del Proceso de Gestión de la

Información Bibliográfica. .............................................................................................................. 98

7

Tabla 22. Resumen Personal de Sección de Biblioteca de la Universidad Distrital

Entrevistado. ................................................................................................................................. 100

Tabla 23. Actividades y Cargos del Personal de Sección de Biblioteca de la Universidad

Distrital sin Entrevistar. ................................................................................................................ 101

Tabla 24. Actualización de Indicadores del Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica - 2017. ..................................................................................................................... 103

Tabla 25. Validación de Indicadores del Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica. .................................................................................................................................. 104

Tabla 26. Actualización de los Riesgos del Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica. .................................................................................................................................. 109

Tabla 27. Plan de Mejoramiento del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.

........................................................................................................................................................ 112

8

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos................... 25

Figura 2. Modelo Estándar de Control Interno. ......................................................................... 26

Figura 3. Modelo del Sistema Integrado de Gestión. ............................................................... 27

Figura 4. Modelo de Operación por Procesos - 2017. ............................................................. 34

Figura 5. Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital - 2017.

.......................................................................................................................................................... 34

Figura 6. Tipos de Indicadores ..................................................................................................... 39

Figura 7. Jerarquía de la documentación de la UDFJC. .......................................................... 50

Figura 8. GDTH-IN-002-FR-001, Matriz de Levantamiento de Cargas Laborales. ............. 53

Figura 9. Formato - Valoración y Manejo de Indicadores. ....................................................... 57

Figura 10. Tipología de indicadores en la UDFJC .................................................................... 59

Figura 11. GI-MG-001-FR-001, Matriz Análisis DOFA Contexto Interno y Externo. ........... 61

Figura 12. Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica dentro del Modelo de

Operación por Procesos de la Universidad Distrital. ................................................................ 66

9

ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo 1. Aviso de Convocatoria para la Realización de Pasantías como Opción de Grado.

........................................................................................................................................................ 120

Anexo 2. Circula de Rectoría. Presentación del Proyecto “Construcción y actualización de

información base para el desarrollo y avance de la Política 4: Modernización de la gestión

administrativa, financiera y del talento humano, dentro del marco del Plan Estratégico de

Desarrollo 2008-2016 de la Universidad Distrital Francisco José De Caldas”. .................. 123

Anexo 3. Ficha de Caracterización del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.

(Ver archivo digital adjunto). ....................................................................................................... 124

Anexo 4. Normograma del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica. (Ver

archivo digital adjunto). ............................................................................................................... 124

Anexo 5. Procedimiento GIB-PR-001, Desarrollo de Colecciones. ..................................... 125

Anexo 6. GIB-PR-001-IN-010, Instructivo para Adquisición por Compra y Suscripción de

Material Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto). ................................................................ 138

Anexo 7. GIB-PR-001-IN-011, Instructivo para Adquisición por Canje de Material

Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................................... 138

Anexo 8. GIB-PR-001-IN-012, Instructivo para Adquisición por Donación de Material


Anexo 9. GIB-PR-001-IN-013, Instructivo para Registro de Adquisición de Material


Anexo 10. GIB-PR-001-IN-014, Instructivo para Análisis y Descripción de Material

Monográfico Impreso. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................... 138

Anexo 11. GIB-PR-001-IN-015, Instructivo para Análisis y Descripción de Trabajos de

Grado. (Ver archivo digital adjunto). ......................................................................................... 138

Anexo 12. GIB-PR-001-IN-016, Instructivo para Análisis y Descripción de

Videograbaciones. (Ver archivo digital adjunto). ..................................................................... 138


Tecnológico. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................................... 138

Anexo 14. GIB-PR-001-IN-018, Instructivo para Análisis y Descripción de Publicaciones

Seriadas. (Ver archivo digital adjunto). ..................................................................................... 138

Anexo 15. GIB-PR-001-IN-019, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Gráfico.



Cartográfico. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................................... 138

Anexo 17. GIB-PR-001-IN-021, Instructivo Terminado Final de Material Bibliográfico y

Otros Formatos. (Ver archivo digital adjunto). ......................................................................... 138

Anexo 18. GIB-PR-001-FR-003, Formato Convenio de Canje. ............................................ 138

Anexo 19. GIB-PR-001-FR-012, Formato Solicitud de Adquisición de Material Bibliográfico.

........................................................................................................................................................ 141

10

Anexo 20. GIB-PR-001-FR-013, Formato Solicitud de Adquisición de Recursos

Electrónicos. .................................................................................................................................. 142

Anexo 21. GIB-PR-001-FR-014, Formato Consolidado de Adquisición de Material

Bibliográfico. .................................................................................................................................. 143

Anexo 22. GIB-PR-001-FR-015, Formato Material Bibliográfico Disponible para Canje. 144

Anexo 23. GIB-PR-001-FR-016, Formato Donación de Material Bibliográfico. ................. 145

Anexo 24. Procedimiento GIB-PR-002, Préstamo de Material Bibliográfico. ..................... 146

Anexo 25. GIB-PR-002-IN-001, Instructivo Impresión de Recibos de Préstamo. (Ver


Anexo 26. GIB-PR-002-FR-008, Formato Préstamo de Material Bibliográfico. ................. 151

Anexo 27. Procedimiento GIB-PR-003, Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos.

........................................................................................................................................................ 152

Anexo 28. GIB-PR-003-IN-002, Instructivo Solicitud de Espacios Sede Aduanilla de Paiba.


Anexo 29. GIB-PR-003-FR-006, Formato Solicitud de Espacios de Trabajo. .................... 159

Anexo 30. Procedimiento GIB-PR-004, Préstamo Interbibliotecario - Cartas de

Presentación. ................................................................................................................................ 160

Anexo 31. GIB-PR-004-FR-001, Formato Carta de Presentación. ...................................... 166

Anexo 32. GIB-PR-004-FR-004, Formato Convenio de Préstamo Interbibliotecario. (Ver


Anexo 33. GIB-PR-004-FR-019, Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario. ......... 167

Anexo 34. Procedimiento GIB-PR-005, Formación de Usuarios. ......................................... 168

Anexo 35. GIB-PR-005-GUI-001, Guía de Inducción de los Servicios de Biblioteca. (Ver


Anexo 36. GIB-PR-005-GUI-002, Guía de Uso del Catálogo en Línea. (Ver archivo digital

adjunto). ......................................................................................................................................... 174

Anexo 37. GIB-PR-005-GUI-003, Guía de Visitas Guiadas Biblioteca Ramón D´Luyz Nieto.


Anexo 38. GIB-PR-005-FR-020, Formato Evaluación de Servicio Formación de Usuarios.

........................................................................................................................................................ 175

Anexo 39. Procedimiento GIB-PR-006, Morosidad. ............................................................... 176

Anexo 40. GIB-PR-003-IN-002, Instructivo Solicitud de Espacios Sede Aduanilla de Paiba.


Anexo 41. GIB-PR-006-FR-002, Formato Solicitud de Paz y Salvos, Desbloqueos. ........ 185

Anexo 42. GIB-PR-006-FR-009, Formato Reporte de Consignaciones de Multas. .......... 186

Anexo 43. GIB-PR-006-FR-021, Formato Paz y Salvo. ......................................................... 186

Anexo 44. GIB-PR-006-FR-022, Formato Solicitud Suspensión de Multas. ...................... 187

Anexo 45. GIB-PR-006-FR-023, Formato Reposición de Material Bibliográfico. .............. 188

Anexo 46. Procedimiento GIB-PR-007, Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el

Repositorio Institucional, RIUD. ................................................................................................. 189

11

Anexo 47. GIB-PR-007-IN-004, Instructivo Administrador Plataforma RIUD. (Ver archivo

digital adjunto). ............................................................................................................................. 197

Anexo 48. GIB-PR-007-IN-005, Instructivo Gestor de Colecciones. (Ver archivo digital

adjunto). ......................................................................................................................................... 197

Anexo 49. GIB-PR-007-IN-006, Instructivo Revisor Aprobación o Rechazo de Documento

Final RIUD. (Ver archivo digital adjunto). ................................................................................. 197

Anexo 50. GIB-PR-007-IN-007, Instructivo Autor “Autoarchivo”. (Ver archivo digital

adjunto). ......................................................................................................................................... 197

Anexo 51. GIB-PR-007-IN-008, Instructivo Catalogador Normalización de Metadatos y

Publicación de Documentos. (Ver archivo digital adjunto). ................................................... 197

Anexo 52. GIB-PR-007-IN-009, Instructivo Recepción y Aprobación de Documentos -

Personal de Biblioteca. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................. 197

Anexo 53. GIB-PR-007-FR-010, Licencia y Autorización Especial para Publicar y Permitir

la Consulta y Uso de Contenidos en el Repositorio Institucional de la Universidad Distrital.


Anexo 54. Procedimiento GIB-PR-008, Planificación e Implementación de Actividades del

Centro Cultural.............................................................................................................................. 198

Anexo 55. Procedimiento GIB-PR-009, Control de Activos de Biblioteca. ......................... 207

Anexo 56. GIB-PR-009-IN-023, Instructivo Levantamiento de Inventario de Material


Anexo 57. GIB-PR-009-IN-024, Instructivo Levantamiento de Inventario de Equipos de

Oficina, Recursos Tecnológicos y Mobiliario. (Ver archivo digital adjunto). ....................... 213

Anexo 58. GIB-PR-009-FR-024, Formato Reporte de Novedades de Inventario de Material

Bibliográfico. .................................................................................................................................. 214

Anexo 59. GIB-PR-009-FR-025, Formato Inventario de Trabajos de Grado. .................... 215

Anexo 60. GIB-PR-009-FR-026, Formato Inventario de Publicaciones Seriadas ............. 216

Anexo 61. GIB-PR-009-FR-027, Formato Inventario de Equipos de Oficina, Recursos

Tecnológicos y Mobiliario. ........................................................................................................... 217

Anexo 62. GIB-PR-009-FR-028, Formato Informe Control de Activos. (Ver archivo digital

adjunto). ......................................................................................................................................... 217

Anexo 63. Procedimiento GIB-PR-010, Servicio de Búsqueda y Recuperación de

Información.................................................................................................................................... 218

Anexo 64. GIB-PR-010-FR-007, Formato Reporte de Servicios de Referencia. ............... 225

Anexo 65. Procedimiento GIB-PR-011, Servicio de Extensión Cultural. ............................. 226

Anexo 66. GIB-FR-005, Formato Entrega de Credenciales Sistema de Bibliotecas. ....... 235

Anexo 67. GIB-FR-011, Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres,

Clases, Presentaciones. ............................................................................................................. 237

Anexo 68. GIB-FR-017, Formato Solicitud de Publicación de Información. ....................... 239

Anexo 69. GIB-FR-018, Formato Planilla de Información. .................................................... 241

Anexo 70. Indicador GIB-001, Disponibilidad de espacio (área) asignado a los usuarios de

la Biblioteca. .................................................................................................................................. 242

12

Anexo 71. Indicador GIB-002, Índice de crecimiento de la colección bibliográfica

(ejemplares). ................................................................................................................................. 243

Anexo 72. Indicador GIB-003, Disponibilidad de recursos tecnológicos. ............................ 244

Anexo 73. Indicador GIB-004, Satisfacción del usuario. ........................................................ 245

Anexo 74. Indicador GIB-005, Nivel de consulta de la colección bibliográfica al año....... 246

Anexo 75. Indicador GIB-006, Participación de profesores en la adquisición de material

bibliográfico y de servicios de información. .............................................................................. 247

Anexo 76. Indicador GIB-010, Índice de inversión bibliográfica. .......................................... 248

Anexo 77. Indicador GIB-XXX, Índice de crecimiento en la prestación de servicios de

información. ................................................................................................................................... 249

Anexo 78. Matriz de Análisis DOFA - Contexto Interno y Externo del Proceso de Gestión

de la Información Bibliográfica. .................................................................................................. 250

Anexo 79. Identificación de Causas Internas y Externas de los Riesgos del Proceso de

Gestión de la Información Bibliográfica. ................................................................................... 251

Anexo 80. Mapa Integral de Riesgos del Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................................... 252

13

INTRODUCCIÓN

En el contexto actual de las organizaciones para el cumplimiento de los objetivos

estratégicos e institucionales, surge la necesidad de una interacción sinérgica

entre todos los actores, directos e indirectos, que intervienen en las actividades

desarrolladas por la organización; las cuales se desarrollan empleando

herramientas de planeación, operación y control entre las que se encuentra el

Sistema Integrado de Gestión. Un Sistema integrado de Gestión es una

herramienta productiva, un conjunto de acciones e instrumentos que permite la

cohesión sistemática e inteligente de las partes de la organización, con el objeto

de generar resultados favorables y beneficios como: la utilización óptima de los

recursos, la protección ambiental, y lograr la satisfacción tanto del usuario como

de las partes involucradas.

A partir de la entrada en rigor de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado

de Gestión para las entidades y organismos distritales NTD-SIG 001: 2011, La

Universidad Distrital Francisco José de Caldas, mediante la Oficina Asesora de

Planeación y Control comienza la estructuración del Sistema Integrado de Gestión

de la Universidad Distrital, denominado SIGUD, el cual es encargado de garantizar

un desempeño institucional articulado y armónico, para el cumplimiento de la

Misión y Plan Estratégico de Desarrollo de la Universidad Distrital.

El SIGUD, como fruto de su gestión, ha desarrollado un Modelo de Operación por

Procesos para la Universidad Distrital, el cual se divide por macroprocesos:

Direccionamiento Estratégico, Gestión Académica, Gestión de Recursos, Apoyo a

lo Misional y Evaluación y Control; dentro del Macroproceso de Apoyo a lo

Misional se encuentra inmerso el Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica.

Este proyecto consta del desarrollo de diferentes actividades enfocadas a la

actualización del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, tales como:

realizar el diseño, ajuste, estandarización y documentación de procedimientos,

levantar la información base para la realización del estudio de cargas laborales,

construir y/o validar los indicadores y mapas de riesgos, y apoyar la socialización e

implementación de los resultados obtenidos.

14

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La administración pública se puede entender como un conjunto de organismos

encargados de dictar y aplicar disposiciones necesarias para que se cumplan las

leyes, fomentar los intereses públicos y resolver las reclamaciones de los

ciudadanos, bajo la dirección u órdenes del poder ejecutivo. Actualmente, la

administración pública se encuentra inmersa en un entorno dinámico, complejo,

convulso e incierto, por lo cual requiere afrontar sin dilación grandes retos de

modernización y cambio, que propicien la adaptación de forma continua de la

organización a las funciones que se le requieren de la sociedad, propiciando una

administración más ágil, rápida y flexible y que responda a las demandas de los

ciudadanos.

En este marco, la Universidad Distrital Francisco José de Caldas como ente

universitario autónomo de carácter estatal, no está exenta de realizar una

evaluación y mejoramiento continuo de la gestión administrativa, financiera y del

talento humano.

En la evaluación realizada para la construcción del Plan Estratégico de Desarrollo

de 2008-2016, la Universidad Distrital identificó que en los últimos diez años, se ha

consolidado como la segunda universidad pública de la ciudad y la cuarta del país,

en términos del número de estudiantes. Este crecimiento se expresa no sólo en

sus funciones misionales sino en la gestión administrativa y ha desbordado las

capacidades de la organización existente.

Además, la situación actual del área administrativa y financiera de la Universidad

se caracteriza por no agregar valor a los servicios que presta; su modelo

administrativo es obsoleto, presenta deficiencia e ineficiencia en la gestión, falta

de información y de difusión de la misma, para la toma de decisiones y para dar a

conocer a la comunidad universitaria y la ciudadanía los resultados de su gestión,

presenta falta de transparencia en la mayoría de procesos que adelanta, todo lo

cual genera incertidumbre, arbitrariedad y discrecionalidad en la gestión1.

Para solventar esta situación la Universidad Distrital planteo dentro del Plan

Estratégico de Desarrollo de 2008-2016 la Política 4: Modernización de la gestión

administrativa, financiera y del talento humano, cuya finalidad es garantizar la

gestión adecuada de los recursos públicos, la eficiencia, eficacia y efectividad de

1 PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO 2008-2016. Universidad Distrital Francisco José de

Caldas. Pg. 53

15

los procesos administrativos, financieros y la formación y desarrollo del talento

humano.

El desarrollo de esta política es fundamental para el fortalecimiento de la gestión

administrativa de la Universidad Distrital, determinando necesario lo siguiente:

Fortalecer y consolidar los procesos de planeación, seguimiento y

evaluación de la gestión en concordancia con los objetivos misionales.

Mejorar la productividad de los recursos institucionales, a través de la

estandarización de actividades y procedimientos.

Por lo tanto generar una mejora en la gestión administrativa, financiera y del

talento humano, implica un diagnóstico, análisis y actualización de todos los

Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco

José de Caldas (SIGUD) teniendo en cuenta los recursos utilizados realmente y el

cumplimiento de los requisitos inherentes al sistema y a cada uno de los procesos.

De manera específica, será objeto de estudio el Proceso de Gestión de la

Información Bibliográfica, el cual cuenta con una documentación consolidada que

consta de: procedimientos, guías, instructivos y formatos; sin embargo, gran parte

de dicha documentación fue elaborada en el año 2014 y hasta la fecha no

presenta ninguna actualización.

Posteriormente, una vez actualizada la documentación rezagada del Proceso, se

requiere el levantamiento de la información base para la realización del estudio de

cargas laborales a cargo de la División de Recursos Humanos de la Universidad

Distrital, estudio que busca determinar y demostrar la cantidad de personal

requerido para el desempeño de las labores administrativas.

Así mismo, es importante ajustar y validar los indicadores y el mapa de riesgos

actuales, para poder evidenciar el nivel de seguimiento y control del Proceso,

mediante la aplicación y el desarrollo de la Metodología para la Administración de

Riesgos y Generación de Acciones de Mejora.

De esta manera, con la intención de dar cumplimiento a estas actividades

establecidas por el SIGUD, se llevó a cabo una convocatoria institucional por

medio de la Decanatura de Ingeniería de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas, para que estudiantes del Proyecto Curricular en Ingeniería Industrial,

apoyaran el desarrollo y avance de la Política 4: Modernización de la gestión

administrativa, financiera y del talento humano, del Plan Estratégico de Desarrollo

2008-2016 de la Universidad Distrital.

16

2. JUSTIFICACIÓN

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas actualmente cuenta con el

Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital (SIGUD), herramienta

enfocada en optimizar la gestión, minimizar el alto nivel de entropía administrativa

y disminuir la baja articulación que existe actualmente entre las divisiones y

oficinas que conforman estructuralmente la universidad. Es por eso, que el

mantenimiento y la actualización continua de la documentación de los Procesos

garantiza el cambio de paradigma organizacional que la universidad necesita para

afrontar el entorno dinámico en el cual se encuentra inmersa.

Adicionalmente, la universidad, dentro de lo establecido y acorde a su crecimiento,

debe estar en posibilidad de realizar un proceso de reestructuración de la planta

de personal y de carrera administrativa, con el fin de modernizar y robustecer los

procesos administrativos a través del estudio, revisión y ampliación de la planta de

personal, acudiendo a metodologías que permitan el establecimiento de las

necesidades de recurso humano en cada área funcional de la misma.

El estudio de cargas laborales es la herramienta adecuada para establecer y

proyectar las necesidades de personal, acorde a los tiempos de realización de las

actividades establecidas en los procedimientos propios de la administración de la

universidad. Así mismo, la documentación del Modelo de Operación por Procesos

es la base y punto de partida para desarrollar y actualizar otros instrumentos

administrativos fundamentales, relacionados con los planes y programas de

gestión y desarrollo del talento humano.

En concordancia con dichos requerimientos, la Universidad Distrital desde

Rectoría, Vicerrectoría Académica, y Vicerrectoría Administrativa y Financiera, se

encuentra desarrollando el proyecto de: “Construcción y actualización de

información base para el desarrollo y avance de la Política 4: Modernización de la

Gestión Administrativa, Financiera y del Talento Humano, dentro del Marco del

Plan Estratégico de Desarrollo 2008-2016 de la UD”, gestionado y dirigido por la

Oficina Asesora de Planeación y Control conjuntamente con la División de

Recursos Humanos.

Por lo tanto, el presente trabajo se soporta en la necesidad de actualización y

ajuste de los Procesos que componen el Sistema Integrado de Gestión de la

Universidad Distrital, específicamente el Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica, con el fin de entregar la información base para un posterior estudio

de cargas laborales a cargo de la División de Recursos Humanos.

17

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Construir y actualizar la documentación e información base del Proceso de

Gestión de la Información Bibliográfica del Sistema Integrado de Gestión de la

Universidad Distrital Francisco José De Caldas, que brinde soporte para realizar

una propuesta de mejora en la gestión del talento humano, el cumplimiento de la

normatividad aplicable y el desarrollo de las necesidades propias del Proceso.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Construir y ajustar procedimientos, guías, instructivos y formatos

correspondientes al Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, con

el fin de cumplir con los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y los

requisitos inherentes al Proceso.

Levantar la información base para la realización del estudio de cargas

laborales del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica dentro del

Modelo de Operación por Procesos actualmente implementado.

Rediseñar y/o validar los indicadores correspondientes al Proceso de

Gestión de la Información Bibliográfica, de acuerdo con las necesidades

propias del Proceso y del Sistema Integrado de Gestión.

Validar y actualizar el Mapa de Riesgos del Proceso de Gestión de la

Información Bibliográfica, permitiendo la generación de acciones de mejora.

Apoyar las actividades de socialización y sensibilización de la actualización

del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.

18

4. ALCANCE Y LIMITACIONES

4.1. ALCANCE

El presente proyecto, se delimita en el Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital,

contemplando inicialmente la actualización y ajuste de la documentación asociada,

para luego realizar el levantamiento de información base para el estudio de cargas

laborales acorde a los tiempos de realización de las actividades establecidas y

finalmente socializar los resultados obtenidos con el personal involucrado en la

ejecución del Proceso, a fin de aportar al desarrollo de la Política 4: Modernización

de la Gestión Administrativa, Financiera y del Talento Humano, del Plan

Estratégico de Desarrollo 2008-2016 de la UDFJC. Enmarcado dentro de lo

dispuesto en el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital y lo

dispuesto en la Norma NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2005.

El trabajo se basa en la normatividad académica propuesta por la Universidad

Distrital y la Facultad de Ingeniería, en cuanto a la presentación y sustentación de

trabajos de grado en la modalidad de pasantía. De acuerdo a lo dispuesto, por el

Consejo Académico de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas por

medio del Acuerdo N° 038 de julio 28 de 2015, por el cual se modifica el acuerdo

N° 031 de 2014, el proyecto de pasantías debe terminar con la entrega de un

informe final de las actividades realizadas durante el trabajo, relacionando los

conocimientos adquiridos de su área.

4.2. LIMITACIONES

La separación geográfica de cada una de las Bibliotecas de la Universidad

Distrital, lo que genera diferencias en la ejecución de procedimientos.

Parte de la información está basada en el conocimiento subjetivo de sus

realizadores.

El proyecto abarca un Proceso de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas y se limita a implementación de prácticas de calidad e

implementación de mejoras.

Disposición de tiempo por parte del personal a cargo del Proceso debido a

sus ocupaciones laborales.

19

5. MARCO TEÓRICO

A continuación se dará a conocer los aspectos generales enmarcados en el

desarrollo del presente trabajo e implementación, para ello, se presenta una

revisión conceptual y teórica que permite enmarcar el desarrollo del tema y guiar

el análisis del trabajo a realizar.

5.1. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS

En el desarrollo de las gestiones administrativas en las entidades públicas, se ha

involucrado el concepto de la calidad con el fin de lograr procesos armónicos y

estructurados; pretendiendo generar cambios organizacionales y transformaciones

en los procesos gubernamentales y el desempeño institucional.

Implementar un sistema de gestión de la calidad implica identificar y manejar las

actividades necesarias para lograr los objetivos impulsados por los clientes de la

organización, al igual que integrar un conjunto de elementos mutuamente

relacionados para emprender actividades tendientes a la mejora de la calidad, en

el que se incluya a personas, equipos, proveedores, materiales y procedimientos2.

El Sistema de Gestión de la Calidad para entidades está definido como la

herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el

desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la

prestación de los servicios a cargo de las entidades.

El proceso de seguimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión Integrado

implica la identificación de actividades necesarias para lograr los objetivos

orientados a la satisfacción de la Comunidad Universitaria.

En Colombia se estableció la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública

NTCGP 1000:2004, con el fin de dirigir y evaluar su desempeño en términos de

satisfacción social en la prestación de los servicios, la cual fue actualizada por la

Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:20093.

2 GRYNA, Frank M. Método Juran. Análisis y Planeación de la Calidad. Quinta edición. Pg. 18

3 NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Términos y definiciones.

20

Finalmente, en el año 2011, con el Decreto 652 de la Alcaldía Mayor de Bogotá

D.C. se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para

las entidades y organismos distritales, NTDSIG 001:2011.

5.2. MARCO HISTÓRICO

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas fue fundada en el año de

1948, por iniciativa del presbítero Daniel de Caicedo quien además, fue su primer

rector.

En el acta de fundación de la Universidad Municipal de Bogotá, como así se llamó,

se dice que era una Universidad creada por el Concejo de Bogotá, para darles

educación a los jóvenes más pobres de la ciudad. La Universidad aún mantiene

este signo y busca garantizar el acceso de las capas menos favorecidas con lo

cual ascienden a la escala social de valores como una forma de justicia y equidad

social.

La primera carrera que se creó fue radiotécnica, que con el tiempo se

transformaría en la carrera de ingeniería electrónica. La otra carrera fue topografía

que aún existe y que con el tiempo dio origen a la carrera de ingeniería catastral.

Otra carrera fue dedicada al cuidado y a la conservación de lo ambiental

denominada más tarde ingeniería forestal.

Al llegar a los 70´s, se crearon los departamentos de Física y Química y la

Universidad incrementa notablemente su población estudiantil. Debido a la

inexistencia de un lugar de trabajo propio que le permitiera a la Universidad

desarrollar sus actividades con cierta estabilidad, esta estuvo ubicada de manera

provisional en varios sectores. La Universidad siguió creciendo y fue nuevamente

ubicada en un espacio perteneciente al comisariato de la Armada Nacional. Allí

nacieron programas académicos tales como: Ingeniería de Sistemas, Ingeniería

Electrónica, Ingeniería Industrial, las cuales son de gran reconocimiento en

nuestro país. Posterior se logra la adquisición de los predios que dan sobre la

carrera séptima dentro de la misma nomenclatura de la calle 40 y en los que hoy

en día se encuentra la nueva Torre Administrativa y la Sede Central (de

Ingenierías).

Para los años de 1993 y 1994, surge la Facultad Tecnológica, se fortalece la

Facultad de Ingeniería y se crea la Facultad de Medio Ambiente y Recursos

21

Naturales, que ha sido la gran ventana de la Universidad hacia la sociedad y el

resto del mundo académico4.

El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD se hizo vigente

desde el 2008, es el conjunto de acciones y herramientas que sirven para dar

cumplimiento a los objetivos misionales, garantizar la satisfacción de las

necesidades y expectativas de la comunidad universitaria y la sociedad en general,

mediante la implementación y mejora continua de la gestión de procesos5.

Ya en el 2010 se avanza en las caracterizaciones de 30 subprocesos y se

incrementa el número de procedimientos caracterizados y formatos. También se

publica el modelo de operación en la página web de la Universidad y se crea un

blog del SIGUD para la divulgación de la información del Sistema Integrado de

Gestión.

5.3. MARCO REFERENCIAL

5.3.1. Marco Legal

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, por ser una entidad pública que

se encuentra en el territorio nacional colombiano se rige a partir de la Constitución

Política de Colombia de 1991 como eje fundamental, disposiciones tales como la

Planeación, la Libertad de enseñanza, la Autonomía Universitaria, las

características que posee la Universidad Distrital Francisco José de Caldas como

entidad pública, entre otras hacen que la Constitución Política de Colombia de

1991 sea inherente a la legalidad de la Universidad y su pilar legal en el cual se

encuentra fundamentada.

El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital se respalda en la

legislación del Estado Colombiano. A continuación se nombra la normatividad

relativa al control interno y el sistema de gestión de la calidad para entidades

públicas:

Ley 87 de 1993: “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control

interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.”

4 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “Historia.” [En línea]. Disponible en:

https://www.udistrital.edu.co/historia 5 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “Informe SIGUD 2008-2011,” 2011.

22

Ley 489 de 1998: “Por la cual se dictan normas sobre la organización y

funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones,

principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los

numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras

disposiciones.”

Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se

dictan otras disposiciones.” La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y

principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Ley 872 de 2003: “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la

Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.”

Su objetivo es mejorar los índices de efectividad, eficiencia y eficacia del estado,

así como cada una de sus entidades; además de permitirle evaluar el desempeño

institucional, en términos de calidad y satisfacción social.

Decreto 2539 de 2000: “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de

noviembre 4 de 1999”.

Decreto 1537 de 2001: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993

en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de

control interno de las entidades y organismos del Estado”.

Decreto 4110 de 2004: “Por la cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta

la norma técnica de la calidad en la gestión pública, la cual determina las

generalidades, y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar

y mantener un sistema de gestión de la calidad en los organismos, entidades y

agentes obligados conforme a la ley 872 de 2003”.

Decreto 1599 de 2005: “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control

Interno para el Estado Colombiano.” Su objetivo es fortalecer los procesos

institucionales y el desarrollo de una función administrativa pública, íntegra,

eficiente, visible ante la sociedad y de gran responsabilidad frente al cumplimiento

de su finalidad social.

Decreto 514 de 2006: "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel

Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos

(SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público."

Decreto 2913 de 2007: En donde se considera que el Modelo Estándar de Control

Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios por cuanto

tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de

23

las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con

calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los

objetivos, por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y

complementario.

Decreto 4485 de 2009: “Por el cual por medio de la cual se adopta la

actualización de la norma técnica de calidad en la gestión pública”.

Decreto 176 de 2010: “Por el cual se definen los lineamientos para la

conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del

Distrito Capital y se asignan unas funciones”.

Decreto 652 de 2011: Tiene como Objetivo adoptar la Norma Técnica Distrital del

Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, NTD –

SIG 001:2011, que determina las generalidades y los requisitos mínimos para

establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión

en las entidades y organismos distritales y agentes obligados.

Decreto 943 de 2014: “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control

Interno”.

Decreto 1075 de 2015: “Por medio del cual se expide el decreto único

reglamentario del sector educación”.


reglamentario del sector trabajo”.


reglamentario del sector de función pública”.

5.3.2. Marco Normativo Institucional

A continuación se nombra la normatividad institucional que soporta el

funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital:

Acuerdo No. 003 del Consejo Superior Universitario, emitido el 8 de Abril de

1997, “Por el cual se expide el Estatuto General de la Universidad Distrital

Francisco José de Caldas.”

24

Acuerdo No. 011 del Consejo Superior Universitario, emitido el 9 de Noviembre

de 1998, “Por el cual se adopta la Planta Global del Personal Administrativo de la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas al sistema de nomenclatura y

clasificación de empleos y a la escala salarial y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo No. 005 del Consejo Superior Universitario, emitido el 21 de Julio de

1999, “Por el cual se modifica el Acuerdo 011 del 9 de noviembre de 1998”

Resolución No. 375 de la Rectoría, emitida el 23 de Julio de 1999, “Por la cual

se incorporan a la planta de cargos a los funcionarios de la Universidad Distrital

Francisco José de Caldas”.


se distribuyen los cargos de la planta global de la Universidad Distrital Francisco

José de Caldas”.

Resolución 1101 de 2002, "Por la cual se establece el Manual Descriptivo de

Funciones Generales y Especificas y los Requisitos Mínimos para los cargos de

Planta de Personal Administrativo de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas".


se ajusta y conforma el Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, y se establecen las

funciones a los equipos del Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, en los Niveles

Ejecutivo, Técnico, Operativo y Evaluador y se establecen otras disposiciones”.

Resolución No. 227 de la Rectoría, emitida el 8 de Agosto de 2014, “Por la cual

se realiza el Mejoramiento Continuo a la Política, Objetivos y Modelo de Operación

por Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital

Francisco José de Caldas, SIGUD, y se dictan otras disposiciones”.

5.4. MARCO NORMATIVO

NTCGP 1000:2009

La NTCGP (Norma Técnica Colombiana en la Gestión Pública), permite a las

entidades del estado de la rama ejecutiva del poder público evaluar y dirigir el

desempeño institucional en términos de calidad y de satisfacción social. Los

lineamientos propuestos por esta norma promueven la adopción de un enfoque

basado en procesos, el cual permite determinar y gestionar de forma eficaz las

25

actividades que se ejecutan y se relacionan entre sí. Este enfoque proporciona un

control continuo entre los procesos que conforman el sistema, así como en la

interrelación de los mismos.

Un enfoque basado en procesos6, se utiliza dentro del Sistema de Gestión Integral

haciendo énfasis en la importancia de:

A. La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.

B. La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor.

C. La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso.

D. La mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas.

Esta norma emplea la articulación entre tres sistemas, caracterizada por la

adopción de un modelo basado en la gestión por procesos. La implementación

como un modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos.

Figura 1. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos.

Fuente: NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Pg. 2

MECI 2014

Con la entrada en vigencia del Decreto 1599 de 2005, se dispone la

implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI “el cual proporciona 6 ICONTEC. (2008). Norma técnica de calidad en la Gestión Pública. NTCGP 1000. Compatibilidad

con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo.

26

una serie de directrices dirigidas a controlar la planeación, gestión, evaluación y

seguimiento en las entidades de la administración pública”7.

Este modelo establecido para las entidades del estado, proporciona una estructura

para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del

estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos

institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del estado.

El MECI se formuló con el fin de que las entidades del Estado mejorarán su

desempeño institucional, mediante el fortalecimiento del control y de los proceso

de evaluación que deben llevar a cabo las oficinas de control interno, unidades de

auditoria interna o quien haga sus veces.

Para ello, las entidades públicas deberán realizar una evaluación sobre la

existencia, nivel de efectividad de cada uno de los elementos de control definidos

a fin de establecer el diseño, desarrollo o grado de ajuste necesarios para

implantación y mejora.

Se encuentra compuesto por Módulos, componentes y elementos de Control,

Figura 2.

Figura 2. Modelo Estándar de Control Interno.

Fuente: Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano– MECI 2014.

7 MECI 1000:2005. Modelo estándar de control interno para el estado colombiano. Generalidades.

27

NTD-SIG 001:2011

NTD-SIG es la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las

entidades y organismos distritales.

Esta norma específica los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de

Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales, y se constituye en una

herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en

términos de los sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI),

Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información

(SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS)

y la Gestión Ambiental (SGA)8.

Los elementos de la presente norma deben ser desarrollados siguiendo la

secuencia definida en los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo (PHVA),

Figura 3.

Figura 3. Modelo del Sistema Integrado de Gestión.

Fuente: NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión. Pg.15

8 NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión. Pg. 24

28

NTC-ISO 31000:2011

La ISO 31000 tiene como objetivo “ayudar a generar un enfoque para mejorar la

gestión del riesgo, de manera sistemática” 9 y brindar diversidad de posibilidades

para que de manera integral haya una gestión que permita lograr a cabalidad los

objetivos de las compañías. El documento normativo establece procesos y

principios para la gestión de riesgo, en la que recomienda a las organizaciones el

desarrollo, la implementación y el mejoramiento continuo, como un importante

componente de los Sistemas de Gestión.

Esta norma establece un número de principios que es necesario satisfacer para

hacer que la gestión del riesgo sea eficaz. Esta norma recomienda que las

organizaciones desarrollen, implementen y mejoren continuamente un marco de

referencia cuyo propósito sea integrar el proceso para la gestión del riesgo en los

procesos globales de gobierno, estrategia y planificación, gestión, procesos de

presentación de informes, políticas, valores y cultura de la organización.

Está constituida por la NTC 5254 que se conocía en Colombia para la Gestión de

riesgo y que tenía como referente la norma australiana AS 4360, la cual fue

anulada con la llegada de la ISO 31000. Además, fue trabajada con la guía ISO 73

(en Colombia la GTC 137), que reúne un vocabulario de gestión de riesgo, lo que

permite una colección de términos y definiciones relativas al tema.

5.5. BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)

Como lo indica la definición de la ABPMB (Asociación internacional de

profesionales de BPM) el “Business Process Management es un enfoque

sistemático para identificar, levantar, documentar, diseñar, ejecutar, medir y

controlar tano los procesos manuales como automatizados, con la finalidad de

lograr a través de sus resultados en forma consistente los objetivos de negocio

que se encuentran alineados con la estrategia de la organización.” El BPM es una

disciplina integradora que engloba técnicas y disciplinas parciales que abarca las

capas de negocio y tecnología, que se comprenden como un todo integrado en

gestión a través de los procesos10.

9 NTC-ISO 31000. Norma Técnica Colombiana. Pg.1

10 HITPASS, Bernhard. BPM Business Process Management: Fundamentos y Conceptos de

Implementación, Tema: Definiciones: Business Process Management. Pg. 18

29

La adopción de un enfoque basado en procesos permite estructurar la

organización de acuerdo a los lineamientos que dicta la norma técnica de calidad

en la gestión pública NTCGP 1000:2009. Por esta razón, la forma adecuada en la

que una organización debe gestionar sus procesos, es de manera transversal, con

el fin de crear valor evitando así una administración por departamentos tradicional

que limita y reduce la eficiencia del sistema.

El enfoque por procesos permite tener un control continuo sobre cada proceso

conociendo así las posibles modificaciones y su interacción con otros procesos

dentro del sistema integrado de gestión, en estos casos es importante tener en

cuenta los siguientes puntos:

La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.

La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor.

La obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso

La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas. (ISO

Ginebra, 2008)

Dado el dinamismo externo al cual están expuestas las empresas, es necesario

tener una documentación detallada de cada actividad organizacional. BPM

impulsa el entendimiento y modelado de todos los procesos por medio de la

documentación. Apoyándose en herramientas de software de modelado de

procesos, este punto puede ser alcanzado eficientemente.

Algo importante para tener presente es que BPM no es una tecnología de software,

pero se apoya y hace uso de las mismas para su implementación efectiva. En la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas se utiliza el software Bizagi

Modeler como la herramienta que permite modelar los procesos, este permite una

configuración fácil de propiedades para el proceso en general, así como para cada

uno de los elementos que lo componen. Estas propiedades pueden ser

compartidas por diferentes usuarios e instalaciones del Modelador, permitiendo

generar documentación estándar para un grupo de trabajo. El modelador de

procesos está en capacidad de generar automáticamente documentos MS Word o

PDF11.

11

BIZAGI BPM Suite-2014, “Descripción Funcional”. [En línea]. Disponible en:

https://www.bizagi.com/es/productos

30

5.6. MEDICIÓN DE CARGAS LABORALES

La medición del trabajo ha sido históricamente una necesidad para las empresas

ya que es un instrumento que apoya de manera importante la gestión del recurso

más valioso para las organizaciones: su recurso humano. Las personas son la

clave del mayor o menor rendimiento del trabajo en el logro de la eficiencia y

productividad, pero es sólo con evaluaciones objetivas como se puede evidenciar

si está de acuerdo con los intereses de la organización lo cual incluye a la

dirección y la ejecución.

El concepto de medición del trabajo tuvo sus inicios en el Taylorismo a comienzos

del siglo XX. Taylor en su obra Management Científico expone que “la medición

del tiempo objetivamente es necesario para ejecutar una tarea, de tal forma que se

obtenga una medida del rendimiento”12. Posteriormente Fayol retoma las teorías

de Taylor e incursiona en nuevos aspectos como por ejemplo en la división del

trabajo “la especialización da a lugar una mayor productividad”13 sin embargo

concuerda con Taylor en lo relacionado a la medida del trabajo como el mejor

modo de incentivos. Sin embargo, no debemos olvidar que el enfoque de estas

dos teorías es eminentemente solo en la tarea (optimización de la producción),

ven al hombre como un ser con una motivación únicamente económica

considerándolo poco más que una maquina humana. Posteriormente otros autores

y otras teorías humanizarán el trabajo y resaltarán otras necesidades que deben

ser satisfechas al trabajador.

Tal como lo expresa Alfredo Caso Neira en su libro Técnicas de medición del

trabajo: “Es cometido de la dirección de la empresa conseguir que los recursos

empleados se aprovechen y combinen de manera que la productividad obtenida

sea la mayor posible”14, esta afirmación refuerza la creciente necesidad de las

organizaciones de administrar de una manera eficiente sus recursos.

Por otra parte los autores Isabel Fernández, Peter González y Javier Puente en su

libro “Diseño y Medición de trabajos” lo definen como “la especificación de las

actividades de trabajo de cada individuo dentro de la organización, con el objetivo

12

TAYLOR, Frederick. Management Científico. Barcelona, 1970. Pg. 7 13

FAYOL, Henri. Administración general e industrial. México, 1961. Pg. 156 14

CASO NEIRA, Alfredo. Técnicas de medición del trabajo. Madrid, 2006. Pg. 11

31

de que estos desarrollen los trabajos asignados de manera que exista equilibrio

entre sus necesidades y las de la empresa”15.

Todas estas definiciones sustentan la hipótesis de que el trabajo puede ser

medido a través de métodos e instrumentos objetivos que le permita a las

organizaciones la gestión de su recurso humano. Ante estas observaciones

teóricas, es importante acotar que la medición del trabajo tiene para la

organización múltiples utilidades, entre ellas la planificación (de los recursos, de

los tiempos de entrega, presupuestos), el control (desempeño, utilización de la

capacidad de producción, costos, procedimientos de trabajo, identificación de

tiempos improductivos) y la toma de decisiones basada en datos.

De igual manera los autores Albert Suñé, Francisco Gil e Ignacio Arcusa afirman

que “la medida del tiempo es esencial para valorar y planificar el trabajo productivo,

para fijar plazos de entrega a clientes, equilibrar líneas de producción, hacer

presupuestos, asignar capacidades, medir objetivamente el desempeño de los

trabajadores, establecer puntos de referencia con miras a la mejora. La medición

del trabajo es importante para determinar el número de trabajadores necesario,

para establecer planes de trabajo, para determinar y controlar costos de mano de

obra”16.

Los autores mencionados se refieren ampliamente a la medición del trabajo en el

contexto de las empresas de producción, pero ¿Cómo se pueden medir las

labores que son administrativas?, ¿A través de qué metodologías puede una

empresa de servicios acceder a los beneficios que traen consigo la medición del

trabajo y la definición de estándares? Algunos autores hacen referencia a técnicas

que, si bien son pensadas en el trabajo en el área de producción, pueden ser

adaptados a la medición de labores administrativas. Por ejemplo, en el libro

Administración de Operaciones: Estrategia y Análisis, los autores nombran los

siguiente métodos de medición del trabajo “estudio de tiempos, enfoque a bases

de datos de estándares elementales, enfoque a bases de datos predeterminadas y

muestreo del trabajo” 17 ; en el libro Manual Práctico de Diseño de Sistemas

Productivos se define las siguientes metodologías: “para determinar los tiempos

de ejecución se pueden usar: estimación de los tiempos (valor estimado por

15

FERNANDEZ, Isabel; GONZALEZ, Peter y PUENTE, Javier. Diseño y Medición de trabajos.

Oviedo, 1996. Pg. 21 16

SUÑE, Albert; GIL, Francisco y ARCUSA, Ignacio, Manual práctico de diseño de sistemas

productivos. Madrid, 2004. 31p 17

KRAJEWSKI, Lee y RIZMAN, Larry. Administración de Operaciones: estrategia y análisis. México,

2000. Pg. 178

32

profesionales que poseen una gran experiencia en la ejecución de trabajos

similares), datos históricos, muestreo y cronometraje”18.

Es entonces viable aplicar instrumentos de la Ingeniería Industrial, para establecer

la capacidad administrativa actual y definir cómo afectará el crecimiento de la

Universidad Distrital al recurso humano necesario para suplir la gestión

administrativa requerida.

5.7. ESTADO DEL ARTE - SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA

UNIVERSIDAD DISTRITAL (SIGUD)

El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas, SIGUD, es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías,

instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional

articulado y armónico, para el cumplimiento de su Misión y Plan Estratégico de

Desarrollo.

En el año 2008 el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD

inició la normalización de los procesos administrativos y académicos mediante la

constitución de tres equipos de trabajo; el grupo directivo, operativo, y el evaluador.

En el año 2009 se creó un nuevo Modelo de operación por procesos. Con 17

procesos identificados. Se Caracterizan 23 subprocesos.

En el Informe de Gestión 2011 se actualizaron diversos procedimientos y se

sugirió la actualización de formatos y manuales.

Para el 2013, se estructuró un nuevo Modelo de Operación por Procesos y sus

respectivas Caracterizaciones, con el fin de dar cumplimiento a la Misión, los

Objetivos Institucionales y la Generación de Valor de las líneas de ofertas y

servicios de la Universidad. Se inició la validación de la Caracterización de los

Procesos que componen el nuevo Modelo de Operación de la Universidad, la cual

responde al Ciclo de Mejora Continua que comprende las fases de Planear, Hacer,

Verificar y Actuar.

Durante el año 2014 se crea el Subsistema Interno de Gestión Documental y

Archivo SIGA-UD y se modifica la composición de funciones del comité de archivo

mediante la Resolución 214 de Julio del 2014. Además, el Equipo SIGUD 18

SUÑE, Albert; GIL, Francisco y ARCUSA, Ignacio, Op. cit., Pg. 45

33

participó continuamente en los Comités de Comunicaciones, Comité de

Acreditación Institucional, Comité de Continuidad de Negocio, Comité del SIGA-

UD y el Comité de Seguridad de la Información. Así mismo, se establecieron las

Responsabilidades y Funcionamiento del Comité Ejecutivo del SIGUD y

demás niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de

Gestión SIGUD mediante la Resolución N° 215 de Rectoría del 24 de julio de 2014.

Durante el año 2015 y 2016 se llevó a cabo lo siguiente:

- Creación y conformación de los Subsistemas de Gestión Ambiental

(SGA), Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST),

Subsistema de Control Interno y el Subsistema de Gestión de la

Seguridad de la Información, donde se establece la Política, los

Objetivos y la Estructura de cada uno.

- Se validó y aprobó la Metodología para la Identificación de Riesgos.

- Se estableció el diseño de la matriz para la elaboración del Listado Maestro

de Documentos y el Cuadro de Caracterización Documental en donde

se registró la documentación normalizada de los Procesos.

- Se construyeron, validaron y aprobaron, los Indicadores con cada uno

de los Líderes de Proceso, identificando cada uno de los aspectos

que se encuentran en la Hoja de Vida del Indicador, incluyendo el

Objetivo Estratégico al cual le aporta, a partir de los criterios

establecidos por el Consejo Nacional de Acreditación (CNA).

Actualmente se ha diseñado, actualizado y elaborado la documentación que

incluye: Procedimientos, Formatos, Guías e Instructivos para los veintidós (22)

Procesos enmarcados dentro del Modelo de Operación por Procesos, Figura 4, los

cuales ya se encuentran aprobados por los Líderes y Gestores de Proceso.

Finalmente, cabe resaltar que el SIGUD está compuesto por siete (7) subsistemas,

Figura 5, y cada uno se rige bajo la normatividad correspondiente; Subsistema de

Seguridad y Salud en el Trabajo (S&SO) NTC-OSHAS 18001:2007; Subsistema

de Control Interno (SCI) Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000: 2014;

Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) NTC ISO 14001: 2004; Subsistema de

Gestión Seguridad de la Información (SGCI) NTC ISO 27001: 2006; Subsistema

de Responsabilidad Social (SRS) NTC- ISO 26000 Guía de Responsabilidad

Social; Subsistema de Gestión de Calidad (SGC) NTC GP:1000 2009 e ISO 9001:

2009; Subsistema de Acreditación Institucional (SAI) y Subsistema Interno de

Gestión Documental y Archivo (SIGA) Decreto 514 del 2006 y Ley 594 del 2000,

Ley General de Archivos.

34

Figura 4. Modelo de Operación por Procesos - 2017.

Fuente: Equipo SIGUD.

Figura 5. Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital - 2017.


35

6. MARCO CONCEPTUAL

6.1. PROCESO

De acuerdo a la normatividad descrita anteriormente, más precisamente

refiriéndose a la Norma Internacional ISO 9000:2005 y con el apoyo de la Norma

Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTC-GP 1000:2009, un proceso se

define como: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan

para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados”19.

Esto ligado a un conjunto de condiciones:

Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de

otros procesos.

Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en

práctica bajo condiciones controladas, para generar valor.

Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no

pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente

"proceso especial".

Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden

existir, según sea aplicable, los siguientes:

- Procesos estratégicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de

políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación,

aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la

dirección.

- Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación

del servicio): Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto

por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

- Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de

los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de

medición, análisis y mejora.

- Procesos de evaluación: Incluyen aquellos procesos necesarios para

medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora

19

ICONTEC Internacional. Norma Internacional ISO9000:2005, Términos relativos al proceso y al

producto, Pág. 12

36

de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y

auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de

los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

También es posible definir un proceso como “Conjunto de actividades

secuenciales o paralelas que ejecuta un productor sobre un insumo, le agrega

valor a éste y suministra un producto o servicio para un cliente externo o interno”20.

Esta cuenta con tres elementos, el INPUT o entrada principal, donde se justifica la

ejecución sistemática del proceso; La secuencia de actividades, donde se ejecuta

el proceso de un sistema definido en busca de los resultados esperados y el

OUTPUT o salida, que hace referencia a un producto determinado por

características estándar, dirigido a un cliente o usuario.

6.2. PROCEDIMIENTO

De acuerdo a la Norma internacional ISO 9000:2005 un procedimiento se entiende

como: “Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso”21.

Sujeto también a unas condiciones:

Los procedimientos pueden estar documentados o no.

Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el

término “procedimiento escrito” o “procedimiento documentado”. El

documento que contiene un procedimiento puede denominarse "documento

de procedimiento".

De igual manera, la información bibliográfica nos permite definir de la siguiente

forma: “Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las

actividades a seguir en un proceso, por medio de la cual se garantiza la

disminución de errores”22.

20

ICONTEC Internacional, Luis Fernando Agudelo Tobón, Gestión por procesos. 21

ICONTEC Internacional. Norma Internacional ISO9000:2005, Términos relativos al proceso y al

producto, Pág. 13 22

MELINKOFF, R. Procedimientos Administrativos, 1990.

37

6.3. CONCEPTOS ASOCIADOS A LA MEDICIÓN DE CARGAS LABORALES

ACTIVIDAD

Acciones que desarrolla un individuo o una institución de manera cotidiana, como

parte de sus obligaciones, tareas o funciones.

CARGAS LABORALES

Es el conjunto de requerimientos psicofísicos a los que se ve sometido el

trabajador a lo largo de su jornada laboral.

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

Proceso mediante el cual el analista recopila datos e información de la situación

actual de un sistema, con el propósito de registrarlo para su posterior análisis,

mediante el uso de una serie de instrumentos y técnica como: entrevista, encuesta,

observaciones, simulación o técnicas audiovisuales y de inspección.

MEDICIÓN DEL TRABAJO

Es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador

cualificado en llevar a cabo una tarea definida, efectuándola según una norma de

ejecución preestablecida23. La medición del trabajo sirve para conocer los tiempos

improductivos como por ejemplo ausencias no justificadas, retrasos, reprocesos y

poder tomar acciones para reducirlos y lograr así un tiempo estándar más eficiente.

Los resultados de la medición del trabajo le sirven a las Organizaciones para

planificar sus recursos y medir de manera objetiva el desempeño de sus

trabajadores y los resultados obtenidos.

TIEMPO ESTÁNDAR

Es el tiempo requerido para que un operario de tipo medio, plenamente calificado

y adiestrado, y trabajando a un ritmo normal, lleve a cabo una operación24. Este

tiempo incluye los suplementos por fatiga, por condiciones personales y por otras

condiciones relacionados al ambiente o requisitos para desarrollar el trabajo. Con

base en éste tiempo se lleva a cabo la definición de capacidades de producción,

tiempos de entrega, costos, definición de recursos entre otros.

23

CASO NEIRA, Alfredo. Op. cit., Pg. 11 24

NIEBEL, Benjamin. Ingeniería Industrial: Métodos, tiempos y movimientos. México, 1980. Pg. 301

38

6.4. INDICADOR

De acuerdo al Manual técnico del modelo estándar de control interno para el

estado Colombiano MECI 2014, se entiende por indicadores: “Conjunto de

mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública.

Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a

la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio

generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas

previstos”25.

Sin embargo en concordancia con la Guía para la construcción de Indicadores

Sistema Integrado De Gestión, un Indicador “Es una expresión cualitativa o

cuantitativa observable que permite describir características, comportamientos o

fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el

establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con los

periodos anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar el

desempeño y su evolución en el tiempo”26.

Los Indicadores sirven para establecer el logro y el cumplimiento de la misión,

objetivos, metas, programas o políticas de un determinado proceso o estrategia.

Los Indicadores permiten evidenciar el nivel de cumplimiento acerca de lo que

está haciendo la organización y sobre los efectos de sus actividades, a través de

la medición de aspectos tales como:

Recursos: Como talento humano, presupuesto, planta y equipos.

Cargas de Trabajo: Como estadísticas y metas que se tengan para un

período de tiempo determinado y el tiempo y número de personas

requeridas para realizar una actividad.

Resultados: Como ciudadanos atendidos.

Impacto: De los productos y/o servicios, tales como promoción en

educación o niveles de seguridad laboral alcanzados.

Productividad: solicitudes procesadas por persona,

Satisfacción del Usuario: Como el número de quejas recibidas, resultados

de las encuestas y utilización de procesos participativos, etc.

25

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, Manual Técnico del Modelo

Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, Pág. 95 26

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIGUD), “GI-GUI-002, Guía para la Construcción de

Indicadores Sistema Integrado de Gestión SIGUD”, Pág. 7

39

Tipos de Indicadores

De acuerdo a las diferentes metodologías encontradas para la gestión de

indicadores se hallaron diversas clasificaciones, de las cuales se extrajeron

únicamente cuatro (4), que son según su medición, calidad, nivel de intervención y

jerarquía, los cuales serán brevemente expuestos a continuación.

Figura 6. Tipos de Indicadores

Fuente: Elaboración propia.

Indicadores Según Medición

Indicadores Cuantitativos: Este tipo de Indicadores son una

representación numérica de la realidad.

40

Indicadores Cualitativos: Este tipo de indicadores permite tener en cuenta

una gran variedad de variables, y su principal característica es que su

resultado hace referencia a escalas de cualidades.

Indicadores Según Nivel de Intervención

Indicadores de Impacto: Hace referencia directa a las consecuencias o

efectos que se generan a mediano y largo plazo, respecto a procesos,

planes, programas, proyectos, que repercuten en la sociedad.

Indicadores de Resultados: Se refieren a los efectos de la acción

institucional y/o de un plan, programa, proyecto sobre la sociedad.

Indicadores de Producto: Hacen referencia tanto a la calidad, como a la

cantidad de bienes y/o servicios que son resultado de las actividades de

una institución o de un plan, programa o proyecto.

Indicadores de Proceso: Hacen referencia al alcance y seguimiento de las

acciones programadas, respecto a los recursos, sean tanto económicos,

como de material o humano.

Indicadores de Insumo: Hacen referencia al seguimiento de todos los

recursos disponibles y utilizados en una intervención.

Indicadores de Economía: Se entienden de acuerdo a la capacidad de la

entidad para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros

en el cumplimiento de sus objetivos.

Indicadores Según Jerarquía

Indicadores Estratégicos: Estos permiten hacer una evaluación de

productos, efectos e impactos, es decir, la forma, método, técnica,

propuesta, solución y alternativa son elementos que pertenecen, bajo el

criterio de estrategia, a todo el Sistema de Seguimiento y Evaluación.

Indicadores de Gestión: Este tipo de Indicadores mide el primer eslabón

de la cadena lógica de intervención, es decir, la relación entre los insumos y

los Procesos.

Indicadores según Calidad

Indicadores de Eficacia: Por medio de estos indicadores se pueden

establecer y controlar resultados referentes a planes, programas, proyectos

y políticas, de la misma manera que busca características para la

satisfacción del usuario respecto a productos y servicios.

41

Indicadores de Eficiencia: Estos hacen referencia al control de recursos

y/o insumos del proceso. La Norma NTCGP 1000- 2009, define la eficiencia

como la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Indicadores de Efectividad: Este concepto involucra la eficiencia y la

eficacia, es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo con

los costos más razonables posibles. Es la medida del impacto de nuestros

productos en la sociedad o en las partes interesadas27.

6.5. GESTIÓN DE RIESGOS

¿Qué es un riesgo?

De acuerdo a la Guía para la administración de Riesgos un riesgo se puede llegar

a entender como la posibilidad de que suceso tenga un impacto sobre los

objetivos institucionales o del proceso. Se puede expresar en términos de

probabilidad y consecuencias. También puede concebirse como una combinación

de la probabilidad de que ocurran una serie de eventos o exposiciones de peligros

con las consecuencias de que ocurra un evento peligroso específico28.

Mapa o Matriz de Riesgos

Este es un elemento o herramienta que permite una fácil representación de los

riesgos que están ligados a un proceso, sistema o entidad, por cuanto se registra

en ella la información del posible Riesgo.

Clases de Riesgos

Con el fin de definir políticas y tratamientos adecuados, las entidades han

realizado una clasificación de los posibles riesgos existentes, de tal forma que

también se puedan identificar las diferentes clases de impacto o las

consecuencias que estos puedan generar durante todas las fases del proceso.

Los riesgos se pueden clasificar de la siguiente forma:

Riesgo Estratégico: Asociado a la administración de las entidades. Este

se encuentra basado en la misión y el cumplimiento de los objetivos 27

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIGUD), “GI-GUI-002, Guía para la Construcción de

Indicadores Sistema Integrado de Gestión SIGUD”, Pág. 10-14 28

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIGUD), “GI-MG-001, Manual de Gestión para la

Administración de Riesgo”, Pág. 18

42

estratégicos, definición de políticas, diseño y conceptualización de la

entidad por parte de la alta gerencia.

Riesgos de Imagen: Se relaciona con la percepción y confianza por parte

de la ciudadanía hacia la entidad.

Riesgos Operativos: Se asocian hacia el funcionamiento y operatividad de

los sistemas de información institucional, definición de procesos, de la

estructura de la entidad, y de la articulación entre los mismos.

Riesgos Financieros: Estos se asocian al manejo de recursos de la

entidad, en el cual se contemplan: la ejecución presupuestal, elaboración

de estados financieros, pagos, tesorería y manejo sobre los bienes.

Riesgos de Cumplimiento: Se refieren a la capacidad de la entidad para

cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética y en general con

su compromiso ante la comunidad.

Riesgos de Tecnología: Se asocian a la capacidad tecnológica de la

entidad para la satisfacción de sus necesidades actuales y futuras en el

cumplimiento de la misión29.

Riesgo de Corrupción: Es la posibilidad de que por acción u omisión,

mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se

lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la

obtención de un beneficio particular.30

Administración del Riesgo

De acuerdo a la Guía para la Administración del Riesgo del Equipo SIGUD, la

administración del riesgo hace referencia a un conjunto de elementos de control

que al interrelacionarse permiten a la Entidad Pública evaluar aquellos eventos

negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de

sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar

oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. Se constituye en el

componente de control que al interactuar sus diferentes elementos le permite a la

entidad pública auto-controlar aquellos eventos que pueden afectar el

cumplimiento de sus objetivos.

29

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, Guía para la administración

del Riesgo, Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites, Pág. 10-11 30

SECRETARIA DE TRANSPARENCIA DNP, Manual Estrategias para la construcción del Plan

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Pg. 9

43

7. METODOLOGÍA

El desarrollo de esta pasantía se basa en varias metodologías que permiten

obtener información clara y pertinente, con el fin de realizar una interpretación

adecuada de los datos, que permita una aproximación a la realidad de las

actividades ejecutadas en la Universidad Distrital.

7.1. POBLACIÓN

La población de estudio de la pasantía es conformada por los funcionarios de la

Sección de Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

involucrados en el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, dentro del

Modelo de Operación por Procesos de la Universidad Distrital.

Con respecto a la selección de la muestra utilizada para realizar el estudio, se

empleó la Resolución 215 de Rectoría del año 2014, por medio de la cual se

designa el Líder – Vicerrector Académico y el Gestor del Proceso – Jefe de

Sección de Biblioteca, quienes en colaboración con el SIGUD establecieron los

funcionarios que por la naturaleza de su cargo y su experiencia en la realización

de actividades en el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, son

promotores del mismo.

7.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN

Histórica

En la primera fase del proyecto se utilizará una metodología histórica en la cual se

recolectarán datos de fuentes de información primaria que permitan tener un

acercamiento al estado actual del Sistema de Gestión Integrado.

Exploratoria

En una segunda fase se empleará una metodología exploratoria a través de la

cual se recopilará información secundaria que permita obtener conocimientos

específicos sobre el tema, y que apoye el cumplimiento de los cinco objetivos

específicos propuestos anteriormente.

44

Descriptiva

Finalmente se desarrollará una metodología descriptiva que corresponde a

profundizar acerca del estado actual del Sistema de Gestión Integrado mediante la

construcción, ajuste y validación de la documentación, así como de indicadores y

mapa de riesgos asociados al Proceso asignado, además de la realización de

entrevistas con todos los funcionarios que ejecutan el Proceso para el

levantamiento de las cargas laborales.

También hace parte de la ejecución del proyecto, el desarrollo de actividades de

socialización de resultados.

7.3. DISEÑO METODOLÓGICO

El desarrollo de la pasantía se dividió en tres (3) etapas fundamentales:

Etapa I: Diagnóstico

Comprende la recopilación y análisis de la información existente del Proceso de

Gestión de la Información Bibliográfica (caracterización, normograma,

procedimientos, formatos, indicadores, mapas de riesgos y demás documentación)

con el fin de determinar el estado inicial del mismo frente a su alineación con la

plataforma estratégica de la universidad, el cumplimiento de los requisitos legales

y del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital.

Etapa II: Ejecución

Validar y ajustar la información de la Caracterización del Proceso: Entradas,

salidas, actividades, grupos de interés etc. Incluyendo la revisión de la base

legal y la normativa asociada al mismo.

Construcción y ajuste de la documentación (procedimientos, guías,

instructivos y formatos) del Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica, siguiendo los parámetros establecidos en la Guía de

Normalización de Documentos del SIGUD, a través de la herramienta

Bizagi y herramientas ofimáticas, fundamentado en la aplicación de la

NTCGP 1000:2009 y el MECI 1000:2005.

Levantamiento de la información base para el estudio de cargas laborales,

mediante la realización de entrevistas con los funcionarios que ejecutan el

Proceso.

45

Etapa III: Análisis

Mecanismos de medición y seguimiento: Ajustar y validar los indicadores,

teniendo en cuenta su relación con la plataforma estratégica de la

Universidad Distrital y el objetivo propio del Proceso.

Mapas de riesgo: Validar y actualizar el mapa de riesgos del proceso, y a

partir de este, generar acciones correctivas para los riesgos que se lleguen

a materializar y acciones preventivas para los que se identifiquen antes de

su materialización.

Estas etapas se fundamentan en las líneas de acción enmarcadas dentro del plan

de trabajo entregado por el SIGUD a los pasantes de Ingeniería Industrial. Tabla 1.

Tabla 1. Plan de Trabajo Pasantes Ingeniería Industrial 2016 – 2017

LINEA DE ACCIÓN

ACTIVIDADES PRODUCTO

1. Presentación General del

Proyecto SIGUD

1.1. Realizar una presentación y descripción general del Proyecto, objetivos, metodología y Plan de Trabajo de conformidad con los Lineamientos Técnicos dados por la Oficina Asesora de Planeación y Control - Equipo SIGUD.

Presentación Proyecto SIGUD

2. Presentación e Inducción a

Pasantes

2.1. Realizar una exposición y socialización en Fundamentos Básicos de acuerdo a las Normas aplicables al Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, para orientar su Implementación así: • Contexto Estratégico de la Universidad Distrital • Organización Funcional de la Universidad Distrital. • Sistema de Planeación y Planes de Desarrollo de la Universidad Distrital. • Gestión de Calidad. • Antecedentes, generalidades y estructura del SIGUD de acuerdo a las Normas aplicables al Sistema Integrado de Gestión • Guía de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión. • Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi y la notación BPM en el modelamiento de Procedimientos. • Guía para la Construcción de Indicadores • Guía Metodológica para la Administración de Riesgos. • Metodología e Instrumentos con los que se realizará la recolección de la información para el levantamiento de tiempos de ejecución.

Pasantes Capacitados

46

3. Socialización de la Información de referencia por

Proceso

3.1. Socializar la información correspondiente a los Procesos del Modelo de Operación con cada uno de los Pasantes asignados por Proceso. • Caracterización de Procesos • Caracterización de Procedimientos • Documentos y Registros (Incluye todos los niveles de documentación) • Normatividad asociada al Proceso (Normograma) • Tiempo empleado en la realización de las actividades constitutivas de los Procedimientos • Información base para la realización del estudio de Cargas Laborales asociadas a los Procedimientos del Modelo de Operación actualmente implantado. • Presentar a los Líderes y Gestores de Proceso, el grupo de Pasantes Ing. Industrial

4. Análisis de la Base Legal y

documentación existente del

Proceso

4.1 Revisar y analizar la información con el fin de establecer inicialmente un contexto del Proceso y así identificar rezagos documentales, principios de mejora y ajuste a la información, actividades, entradas, salidas, Procedimientos, documentos y registros.

Listado de rezagos

documentales y principios de

mejora y ajuste

5. Validación y ajuste de la

información en Campo de la

Caracterización del Proceso

5.1 Validar la información de la Caracterización del Proceso: Entradas, salidas, actividades, grupos de interés etc. siguiendo los parámetros establecidos en la Guía de Normalización de Documentos. Esta actividad se realizará mediante reuniones de trabajo con el Líder, Gestor y Grupo Promotor del Proceso.

Manuales, Guías,

Procedimientos y Formatos elaborados y aprobados.

Matriz de

Levantamiento de Cargas validada.

6. Actualización y ajuste de

Procedimientos

6.1. Contextualización de la información de Procedimientos con la caracterización del Proceso.

6.2.1 Diseñar, ajustar, estandarizar y documentar los respectivos Procedimientos y Formatos asociados a cada Proceso, (incluye todos los niveles de la documentación y puntos de control). Esta actividad se realizará con los funcionarios ejecutores de cada una de las actividades de los Procedimientos. 6.2.2 Recibir Capacitación y orientación metodológica, por parte de la División de Recursos Humanos. 6.2.3 Realizar levantamiento de tiempos de ejecución de actividades de acuerdo a la Metodología e Instrumentos establecidos.

6.3 Socializar con los Líderes y Gestores de Procesos para la aprobación e implementación de Procedimientos, (incluye todos los niveles de la documentación).

47

7. Mecanismos de Medición y

Seguimiento

7.1. Recibir Capacitación en el Marco Teórico Institucional establecido en la Guía para la Construcción de Indicadores, que permita el ajuste, construcción y documentación de los Indicadores del Modelo de Operación por Procesos.


7.2. Ajustar, construir, validar y aprobar, los Indicadores con cada uno de los Líderes y Gestores de Procesos, identificado cada uno de los aspectos que se encuentran en la Hoja de Vida del Indicador de acuerdo con la Guía de Construcción de Indicadores, incluyendo el Objetivo Estratégico y del SIGUD al cual le aporta.

Hoja de Vida de Indicadores ajustadas por

Proceso

8. Riesgos asociados por

Proceso

8.1. Recibir Capacitación en el Marco Teórico Institucional establecido en la Guia Metodológica para la Administración de Riesgos, que permita la validación de los Mapas de Riesgos del Modelo de Operación por Procesos.


8.2. Desarrollar con los Lideres, Gestores, Cogestores y/o Grupo de Promotores de Procesos, la aplicación de la Metodología para la Administración de Riesgos.

Mapas de Riesgos

ajustados por Proceso

8.3. Validar los Mapas de Riesgos que cuenta la Universidad de conformidad con el Modelo de Operación por Procesos existente

8.4. Generar Acciones Correctivas para los Riesgos que se lleguen a materializar y Acciones Preventivas para los que se identifiquen antes de su materialización, aplicar el Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.

Acciones Correctivas y Preventivas


7.3.1. Fuentes de Información

Para el desarrollo de la pasantía se utilizaron las siguientes fuentes de

información:

Información Primaria

La información primaria se recolecto por medio de reuniones con los funcionarios

de la Sección de Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

involucrados en el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, a través de

entrevistas y observación directa, se obtuvo información de las actividades que se

ejecutan en cada procedimiento. Estas entrevistas personalizadas permitieron al

pasante entender el funcionamiento actual de cada procedimiento y de esta

48

manera, intuir algunas propuestas de ajuste, actualización y mejora para los

mismos.

Igualmente se concertaron entrevistas individuales y grupales con los funcionarios

para el levantamiento de cargas laborales y el diligenciamiento de las matrices de

tiempos.

El resultado de estas actividades se validó con las sesiones de concertación

posteriores a la validación y actualización de los procedimientos, indicadores y

mapa de riesgos, bajo la supervisión del Gestor del Proceso y el personal

designado por el mismo.

Información secundaria

Para la recolección de este tipo de información, se recurrió al marco de referencia

expuesto anteriormente, el estado del arte del estudio, el marco legal y normativo.

A continuación se mencionan las fuentes de información secundaria utilizadas:

Normas técnicas que orientan y fundamentan la base para los sistemas de

calidad (NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2014).

Normatividad nacional e institucional pertinente para la gestión y evaluación

del Proceso.

Bibliografía en general que desarrolle temas de actualización y

levantamiento de documentación.

Documentación del SIGUD hasta la fecha.

Realización de un benchmarking a universidades nacionales que cuenten

con un Sistema Integrado de Gestión, con el fin de contextualizar el

Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.

Se pudo observar la directa relación entre lo expuesto en el estado del arte de

este estudio y la recopilación de la información primaria obtenida, dado que

permite realizar comparaciones objetivas y formular evaluaciones y análisis de la

documentación y distintos factores del proceso en general.

49

7.3.2. Metodología para la Construcción y Actualización de la

Documentación

Se utilizó la siguiente metodología de trabajo con la Sección de Biblioteca para la

revisión y actualización de la documentación del Proceso de Gestión de la

Información Bibliográfica:

1° Reuniones de levantamiento de información con el personal encargado

del procedimiento.

2° Reuniones de presentación de propuestas de elaboración, modificación

y/o eliminación documental con el personal encargado del procedimiento.

3° Reuniones de aprobación por parte del Gestor del Proceso.

En las reuniones de levantamiento de información se identificó las necesidades de

elaboración, modificación o eliminación documental, lo cual es soportado en la

experticia y experiencia del personal encargado de cada uno de los

procedimientos.

Luego se realizó la construcción y ajuste de procedimientos, lo cual se desarrolló

de acuerdo a la “GI-GUI-001, Guía de Normalización de Documentos para el

Sistema Integrado de Gestión”, la cual muestra en el numeral 8.3.3 la

Diagramación de Procedimientos en la herramienta Bizagi; los aspectos que se

deben tener en cuenta para la diagramación son:

- Nombre del procedimiento

- Actores involucrados en el procedimiento.

- Fases del procedimiento

- Actividades

- Documentos generados en cada una de las actividades

También se establece la simbología a tener en cuenta para la descripción grafica

de actividades y su interrelación en el diagrama de flujo.

La guía estandariza el contenido para documentos del nivel dos y tres, en los

cuales se encuentran los procedimientos, guías e instructivos. Figura 7.

50

Figura 7. Jerarquía de la documentación de la UDFJC.

Fuente: GI-GUI-001, Guía de normalización de documentos para el sistema integrado de gestión. Pg.9

Los aspectos a incluir en la documentación se muestran en la siguiente tabla:

Tabla 2. Aspectos a Diligenciar en la Documentación de Procedimientos, Guías e Instructivos.

ASPECTOS DESCRIPCIÓN

Control de Cambios Se evidencian los cambios y modificaciones del procedimiento luego de su aprobación inicial.

Objetivo En la cual conduce al cumplimiento de un propósito orientado a la satisfacción del cliente.

Alcance Define el campo de acción y la aplicabilidad que tiene el documento.

Base Legal Referente a Normatividad Interna y Externa vigente que regula el documento.

Definiciones y Siglas Permiten el fácil entendimiento del documento para cualquier persona que tiene acceso al mismo.

Documentos y Registros

Se asocian los documentos relacionados con el procedimiento tales como formatos, actas, bases de datos etc.

Políticas de Operación Las cuales establecen lineamientos que regulan el documento.

Responsables Son los cargos que supervisan y ejecutan las actividades.

Flujograma y/o Contenido

Diagrama de actividades con fases y responsables, o contenido del documento.


51

La estandarización documental de procedimientos también se apoya en el

documento “GI-GUI-001-IN-001, Instructivo para la Elaboración de Procedimientos

en la Herramienta Bizagi”, el cual proporciona directrices para el uso de esta

herramienta de diagramación y da parámetros de documentación y

estandarización de los diagramas de flujo para que sean aplicados a todos los

procedimientos desarrollados en la Universidad Distrital.

Con base en estos lineamientos, el pasante construyó y actualizó los diagramas

de flujo que representan cada uno de los procedimientos y estandarizo la

documentación (guías, instructivos y formatos) asociada a los mismos.

Posteriormente se realizaban los ajustes pertinentes a la documentación y se

realizaban reuniones de retroalimentación, con el fin de refinar adecuadamente el

producto; y finalmente se presentaba la documentación consolidada al Gestor del

Proceso – Jefe de Sección de Biblioteca para solicitar su revisión y aprobación

oficial.

7.3.2. Metodología para el Levantamiento de Información de Cargas

Laborales

La metodología utilizada para realizar el levantamiento de la información base de

tiempos, se encuentra establecida en el “GDTH-IN-002, Instructivo para

Levantamiento de Información de Cargas Laborales” desarrollado por la División

de Recursos Humanos, en el cual se establecen las pautas para el

diligenciamiento de las matrices de tiempos y su posterior verificación.

Tiempo estándar

El resultado principal de algunos métodos de medición del trabajo es un tiempo

estándar; dicho tiempo estándar se define como la cantidad de tiempo que

requiere un funcionario experimentado para realizar una actividad específica a un

paso adecuado y normal de ejecución, y en condiciones claramente determinadas

y de conformidad con los métodos definidos.

Método a utilizar

Documentación objetiva de funciones o actividades por Método de Estándares

Subjetivos, que es el más utilizado para la medición de trabajos de tipo

administrativo y de carácter intelectual, debido a la dificultad para utilizar métodos

52

tales como el cronometrado utilizado para trabajos repetitivos o el estadístico, que

necesita de información previa estadística disponible.

Se determina el tiempo de una tarea con base en estimaciones de tiempos

realizados por los funcionarios que tienen el conocimiento de ella, por su

experiencia. Por medio de entrevistas directas, haciendo el registro de los tiempos:

mínimo, promedio y máximo para realizar la actividad en condiciones normales,

sin tener en cuenta inicialmente los tiempos de las situaciones inusuales que se

den ocasionalmente.

El tiempo resultante para realizar la tarea se calcula con la fórmula:

𝑇 = ((𝑇𝑚 + 4 𝑇𝑝 + 𝑇𝑀) / 6) ∗ (1.07)

Dónde:

T = Tiempo resultante.

Tm = Tiempo mínimo asignado a la tarea.

Tp = Tiempo promedio asignado a la tarea.

TM = Tiempo máximo asignado a la tarea.

En esta fórmula se le da más ponderación al tiempo promedio (4 veces) para que

el tiempo resultante tienda hacia éste, y se divide toda la suma por 6, porque es el

promedio de seis tiempos.

Adicionalmente, se tiene en cuenta el porcentaje de tiempo suplementario

determinado por los descansos, imprevistos, necesidades básicas, consultas,

fatiga, ruido o temperatura, condiciones físicas o ambientales del puesto de trabajo

etc., durante el periodo laboral, que se establece en un 7% para las actividades de

tipo administrativo (Departamento Administrativo de la Función Pública)31.

Se debe realizar el registro de las actividades de todos y cada uno de los

procedimientos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica establecido

en el Modelo de Operación por Procesos de la Universidad Distrital Francisco José

de Caldas; adicionalmente se deben registrar las actividades complementarias que

desarrollan todos y cada uno de los funcionarios y contratistas de la Sección de

Biblioteca de la Universidad Distrital.

31

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIGUD), “GDTH-IN-002, Instructivo para Levantamiento

de Información de Cargas Laborales”, Pág. 8-9

53

La información será registrada en el formato establecido por la División de

Recursos Humanos. Figura 8.

Figura 8. GDTH-IN-002-FR-001, Matriz de Levantamiento de Cargas Laborales.

Fuente: División de Recursos Humanos.

Los campos del formato se diligenciarán de la siguiente manera:

Información general:

Proceso: Registrar el nombre del proceso acorde a lo establecido en el SIGUD.

Código L: Registre las letras mayúsculas que identifican el Proceso, sin puntos,

comas o espacios.

Procedimiento: Registrar el nombre del procedimiento acorde a lo establecido en

el SIGUD.

Código #: Registre el número que identifica el procedimiento en tres (3) dígitos

iniciando con el 0.

Fecha: Registrar la fecha de inicio del levantamiento de la información en formato

Día/Mes/Año.

54

Nombre del gestor del proceso: Registrar el nombre del gestor del proceso, que

realizará la revisión y aval de la información.

Cargo del gestor del proceso: Registrar el cargo funcional del Gestor del

proceso, acorde a la estructura orgánica de la Universidad.

Nombre del líder del proceso: Registrar el nombre del líder del proceso, que

realizará la revisión y aval de la información.

Cargo del líder del proceso: Registrar el cargo funcional del Líder del proceso,

acorde a la estructura orgánica de la Universidad.

Responsable(s) del levantamiento de la información: Registrar el nombre de la

persona que realiza el levantamiento de la información.

Fecha: Registrar la fecha de inicio del levantamiento de información.

Información base de tiempos:

Actividad: Corresponde a la descripción de las actividades que hacen parte del

procedimiento.

Actividad complementaria: Marcar con una “X” si es una actividad

complementaria.

Sede donde se realiza la actividad: Registrar la sede donde se adelanta la

actividad.

Contratista: Registrar con una "X" si la actividad es realizada por un contratista.

Nivel jerárquico actual: El nivel corresponde a la jerarquía, naturaleza de las

funciones, responsabilidades, y los requisitos exigidos para el desempeño de la

actividad. Para los contratistas llenar de acuerdo a la jerarquía de la persona

establecida en el contrato de prestación de servicios.

Dependencia: Utilizar el selector para registrar la información.

Denominación del cargo: Se refiere al nombre del cargo específico que realiza la

actividad, utilizar el selector para registrar la información (Solo para los

funcionarios de planta y provisionales).

Código: se llena automáticamente al diligenciar la Denominación del cargo.

55

Grado: Registrar grado del cargo que está desempeñando la persona, debe ser

coincidir con el número de la Denominación del cargo seleccionada (Solo para

los funcionarios de planta y provisionales).

Cuenta con puesto de trabajo en instalaciones de la Universidad: Registrar si

la persona cuenta con puesto de trabajo, diligencie con “1” si el puesto de trabajo

es para una sola persona, si lo comparte con otra persona diligencie “0.5”, si lo

comparte con 2 personas diligencie con 0.33, etc.

Cuenta con Equipo de cómputo de la Universidad: Registrar si la persona

cuenta con equipo de cómputo, diligencie con “1” si el equipo es para una sola

persona, si lo comparte con otra persona diligencie “0.5”, si lo comparte con 2

persona diligencie con 0.33, etc.

Tiempo mínimo – Tm: Registrar en las casillas Seg., Min. y/u Horas de acuerdo a

la información suministrada y la asesoría que se realice para establecer aquellos

tiempos que sea necesario calcular.

Tiempo Mínimo - Tm (Horas): Se calcula automáticamente dando como

resultado la sumatoria de tiempos en horas hombre para cada actividad; no

realizar cambios en estas celdas, de ser necesario ajustar algún resultado, se

debe realizar el ajuste en las columnas de Seg., Min. y/u Horas en el paso anterior.

Tiempo Promedio – Tp: Registrar en las casillas Seg., Min. y/u Horas de acuerdo

a la información suministrada y la asesoría que se realice para establecer aquellos


Tiempo Promedio - Tp (Horas): Se calcula automáticamente dando como




Tiempo Máximo – TM: Registrar en las casillas Seg., Min. y/u Horas de acuerdo a

la información suministrada y la asesoría que se realice para establecer aquellos


Tiempo Máximo – TM (Horas): Se calcula automáticamente dando como




56

Tiempo de trabajo por actividad T: Se calculan automáticamente dando como

resultado la sumatoria de tiempos en horas hombre para cada actividad.

No. Promedio de veces que se realiza la actividad en el mes: Registrar el

número de veces promedio que se realiza la actividad en un mes, este dato debe

provenir de la experticia del funcionario o contratista que realiza la actividad

resultante de las estadísticas que maneje en relación a la misma; de ser

necesario: realizar el análisis y establecer el dato. Para actividades que se

desarrollan en lapsos superiores a un mes (bimensuales, trimestrales, semestrales,

anuales, etc.), lleve la frecuencia de la actividad a frecuencia mensual.

Actividad permanente o esporádica: registrar si la actividad está determinada

como permanente o esporádica de acuerdo a los datos suministrados por el

entrevistado.

Documento de Identidad: Registre el Número de documento sin puntos, ni

comas.

Nombres, Apellidos y Firma del Entrevistado: Registre los nombres, apellidos y

documento de identidad del entrevistado; posteriormente solicite la firma del

mismo, siempre que los datos que se hayan registrado sean acordes a los

suministrados por este.

Validación de la Información:

Finalmente, una vez realizado al levantamiento de Información Base de Tiempos

de las actividades de cada procedimiento y las actividades complementarias, el

pasante debe adelantar con el Gestor del Proceso y el personal designado por el

mismo, el proceso de validación de la información suministrada, que consiste en la

revisión de las actividades, frecuencias y tiempos registrados para realizar los

ajustes necesarios acorde a la experticia y conocimiento que tiene el Gestor del

Proceso acerca de las actividades del Proceso y las actividades complementarias.

7.3.3. Metodología para la Validación y Ajuste de Indicadores

El primer paso para ajustar los indicadores asociados al Proceso, es validar el

estado actual de los mismos, por lo tanto, el Equipo SIGUD hizo entrega de un

formato para la valoración y manejo de indicadores. Figura 9.

57

Figura 9. Formato - Valoración y Manejo de Indicadores.


Los campos del formato se diligenciarán según las instrucciones establecidas en

las capacitaciones dirigidas por el Equipo SIGUD:

Instrucciones:

La validación de los indicadores será realizada mediante reuniones con el Gestor

del Proceso y el personal designado por el mismo, donde se deben evaluar cada

uno de los indicadores del Proceso utilizando los siguientes criterios.

Criterio de Pertinencia:

¿Qué tan pertinente es el indicador al relacionarlo con el objetivo?

Alto - El indicador da suficiente información para determinar si se cumple o

no con el objetivo.

Medio - El indicador da suficiente información para tomar una decisión

informada acerca de si se cumple o no el objetivo, dado que se cuenta con

información adicional o se usa otro indicador complementario.

Bajo - El indicador no da mucha información y en el mejor de los casos

ayuda a hacer una suposición razonable.

58

Criterio de Valor:

¿Cuál es el Valor Objetivo del Indicador?

Alto - El indicador es importante pues: Es un indicador de primer nivel, está

en el tablero de control, o es importante para las partes interesadas sin

importar si se relaciona con un objetivo de negocio.

Medio - El indicador no está específicamente asociado con algún objetivo

de negocio pero contribuye o podría contribuir a la efectividad de otro

indicador.

Bajo - Se solicitó el indicador pero no contribuye a la evaluación de algún

objetivo.

Criterio de Facilidad:

¿Con que tanta facilidad se puede obtener los datos?

Alto - Los datos para calcular el indicador están disponibles en sistemas de

información o pueden ser calculados fácilmente con base en información

existente en los sistemas de información.

Medio - La información no existe en un sistema de información y sería

necesaria la implementación de un proceso para la recolección de la

información. El esfuerzo de implementación no es demasiado costoso o

dispendioso.

Bajo - La información no existe en un sistema de información y requeriría

un esfuerzo significativo el obtenerla.

Adicionalmente, en las columnas de “Observaciones” es necesario explicar la

razón por la cual se le da la valoración respectiva a cada criterio.

Una vez realizado el diligenciamiento del formato, automáticamente se genera el

Manejo del Indicador el cual puede ser:

Eliminar: Se debe retirar el indicador del tablero de control del Proceso.

Modificar: Se debe ajustar y/o actualizar la Hoja de Vida del Indicador.

Mantener: Se conserva el indicador.

Por último, si se requiere crear o modificar un indicador, se debe seguir los

lineamientos de estandarización de indicadores de acuerdo al documento “GI-GUI-

002, Guía para la Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión

SIGUD” en el cual se establece la construcción del sistema de indicadores con la

metodología para el diseño, documentación y mejoramiento del mismo.

59

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos para la documentación y ajuste

de indicadores:

Tipos de Indicadores que se documentan o ajustan.

Recursos utilizados en los procedimientos.

Metodología para la construcción de indicadores, establecida en la Guía

para la Construcción de Indicadores.

Los tipos de indicadores para medir la eficacia del Proceso se clasifican en la

siguiente figura.

Figura 10. Tipología de indicadores en la UDFJC

Fuente: GI-GUI-002, Guía para la Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión

SIGUD. Pg. 9

Para el ajuste de los indicadores del Proceso, se utiliza el formato aprobado y

entregado por el SIGUD “GI-GUI-002-FR-004, Hoja de Vida Indicadores” el cual se

referencia en el numeral 8.10 de la guía, en este formato se establece que el

indicador debe contener la siguiente información diligenciada:

Nombre

Rangos de Evaluación

Código

Quién reporta el Indicador al

Tablero

Objetivo

Tipo de indicador

Fecha de creación

Interpretación de los

Resultados del Indicador

60

Fecha de actualización

Descripción del proceso

Instrucciones para el Cálculo

de cada Variable

Forma de cálculo

Variables del indicador

Definición de Términos

Periodicidad de la Medición

del Indicador

Responsables de la Medición

Verificación y Aprobación

Cabe resaltar que en el desarrollo de la pasantía, el Proceso de Gestión de la

Información Bibliográfica realizó en mayor medida ajustes a los indicadores

presentados hasta la fecha.

7.3.4. Metodología para la Validación y Actualización del Mapa de

Riesgos

La adecuada caracterización de los riesgos dentro de una entidad puede ser de

vital importancia para su propio desarrollo, y para ello es necesario que se

establezca el entorno y ambiente organizacional de la misma entidad, al igual que

la identificación, análisis, valoración y definición de las acciones posibles para la

mitigación de un posible riesgo.

Para identificar y manejar los riesgos es necesario iniciar con la evaluación del

contexto estratégico de la entidad o dependencia a tratar.

Contexto Estratégico

Este se refiere a las condiciones tanto internas como externas del entorno que

pueden generar escenarios positivos o negativos dentro del cumplimiento de la

misión y objeto de una entidad.

Tabla 3. Factores Internos y Externos.

FACTORES EXTERNOS FACTORES INTERNOS

Son situaciones de carácter social, cultural, económico, tecnológico, político y legal de índole nacional o internacional.

Estas situaciones hacen referencia a la estructura interna de la entidad, sea infraestructura, personal, procesos desarrollados, tenencia de tecnología, etc.

Fuente: Tomado de la Guía para la administración del Riesgo DAFP.

61

El contexto estratégico es la base para la identificación del riesgo, dado que su

análisis suministrará la información sobre las causas del mismo.

Esta evaluación del contexto estratégico será realizada mediante reuniones con el

Gestor del Proceso y el personal designado por el mismo, donde se debe

diligenciar y aprobar el siguiente formato, Figura 11, entregado por el Equipo

SIGUD, lo cual consta del análisis y registro de una Matriz DOFA.

Figura 11. GI-MG-001-FR-001, Matriz Análisis DOFA Contexto Interno y Externo.


Analizar, Calificar y Valorar los Riesgos

Posteriormente, se requiere validar y actualizar el Mapa de Riesgos del Proceso,

teniendo en cuenta el análisis del contexto estratégico y de acuerdo a los

lineamientos establecidos por el documento “GI-MG-001, Manual de Gestión para

la Administración de Riesgo”, en el cual se establece el numeral 7.3.2 donde se

62

referencia el uso del formato “GI-MG-001-FR-014, Mapa Integral de Riesgos”, el

diligenciamiento de este formato debe desarrollarse de acuerdo a las instrucciones

del manual mencionado anteriormente y en conjunto con el Gestor del Proceso y

el personal designado por el mismo.

La información que debe registrarse en el formato para obtener la información

específica y estandarizada de cada riesgo se presenta en la siguiente tabla:

Tabla 4. Campos de Diligenciamiento de la Matriz Integral de Riesgos.

CAMPO DEFINICIÓN

Proceso Se selecciona el Proceso en el cual se van a evaluar los riesgos.

Objetivo del proceso Se diligencia automáticamente de acuerdo a la selección del proceso.

Causa o fuente

Son los agentes generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo; se pueden clasificar en cinco categorías: personas, información o normatividad, infraestructura, aplicativos, proceso y entorno.

Clasificación Se clasifica de acuerdo a los factores internos y externos que tiene el riesgo.

Riesgo Se escribe la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la Universidad y afectar el logro de sus objetivos.

Tipo de riesgos Se establece el tipo de riesgo de acuerdo a la Guía para la Administración de Riesgos (DAFP).

Consecuencias

Constituyen efectos sobre los objetivos de la Entidad, generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como: daños físicos y fallecimiento, sanciones, pérdidas económicas, de información, de bienes, de imagen, de credibilidad y de confianza, interrupción del servicio y daño ambiental.

Clasificación

Probabilidad: La puntuación se mide con criterios de frecuencia de acuerdo a la Guía del DAFP. Impacto: La puntuación se mide por las consecuencias que puede ocasionar a la entidad la materialización del riesgo de acuerdo a la Guía del DAFP. Zona de Riesgo: Se clasifica automáticamente basado en la Guía del DAFP.

Controles / Tipo de Control

Los controles deben denominarse de manera general, es decir que represente todas las acciones que se definen para el tratamiento del riesgo. Así mismo dichas acciones deben definirse en términos del PHVA, con el fin de asegurar que el tratamiento mitigara el riesgo identificado. Pueden ser

63

controles preventivos o correctivos.

Nivel

Se evalúa a través de la tabla de calificación de control elaborada por el SIGUD, dadas la calificación de los controles por parte de los responsables en criterios de nivel de documentación, nivel de aplicación del control, nivel de efectividad, nivel de seguimiento, evaluación y mejora.

Total nivel Corresponde al porcentaje total de efectividad en cada control definido.

Probabilidad e impacto Corresponde al porcentaje de riesgo controlado de acuerdo al tipo de control ejecutado ya sea para la disminución en la residual probabilidad o en el impacto.

Zona de riesgo residual Corresponde a la nueva valoración del riesgo luego de los controles identificados y evaluados.

Manejo del riesgo

Son las acciones a seguir luego de la calificación de riesgo residual, las decisiones se toman de acuerdo a la zona de riesgo residual establecida en el Manual para la Administración de Riesgos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.


Finalizada la identificación, análisis y valoración del riesgo se deben seleccionar

las opciones del tratamiento del riesgo, de la siguiente forma:

Evitar el riesgo: Primera alternativa a considerar que se enfoca en prevenir

la materialización del riego y es el resultado del adecuado uso de controles

y acciones tomadas.

Reducir el riesgo: Este se enfoca en tomar medidas que logren disminuir

la probabilidad y el impacto del riesgo. Este es uno de los métodos más

simples y económicos para el control de posibles eventos negativos dentro

de las entidades.

Compartir o transferir el riesgo: Reduce el impacto de las consecuencias

a través del traspaso o división de los riesgos hacia otras entidades o áreas

de la misma organización que las puedan controlar.

Asumir el riesgo: Una vez se ha reducido o transferido el riesgo, cabe la

posibilidad de generar un riesgo residual (nivel de riesgo que permanece

luego de tomar medidas de tratamiento de riesgo) que en muchos casos es

asumido por la alta gerencia del proceso, quienes elaboran planes para su

contingencia o manejo.

64

Plan de Mejoramiento

Después de elegir el manejo del riesgo, se debe proceder con la elaboración de un

Plan de Mejoramiento que contemple acciones correctivas y preventivas para

reducir los riesgos residuales que se encuentren en un nivel moderado, alto o

catastrófico, debido a que los controles establecidos en la actualidad no son

suficientes para mitigar todos los riesgos asociados al Proceso.

El Plan de Mejoramiento implica equilibrar los costos y los esfuerzos de la

implementación frente a los beneficios derivados con respecto a los requisitos

legales, reglamentarios, y otros, como la responsabilidad social y la protección del

ambiente natural.

Los controles deben denominarse de manera general, es decir que represente

todas las acciones correctivas o preventivas que se definen en el Plan de

Mejoramiento. Así mismo, dichas acciones deben definirse en términos del ciclo

PHVA, con el fin de asegurar que el tratamiento mitigará el riesgo identificado.32

En cada una de las acciones contempladas en el Plan de Mejoramiento, debe

establecerse lo siguiente:

Descripción del hallazgo: Descripción del riesgo que se requiere mitigar.

Causas del hallazgo: Causas de la manifestación del riesgo en cuestión.

Tipo de acción: Definir si se trata de una acción correctiva, preventiva o de

mejora.

Responsable de la acción: Encargado de responder por el Plan de

Mejoramiento, es decir el Gestor del Proceso.

Ejecutor: Profesionales designados por el Gestor del Proceso para llevar a

cabo las acciones establecidas.

Fechas de inicio y cierre: Fechas de inicio y finalización del Plan de

Mejoramiento, las cuales son establecidas por los responsables del

Proceso.

Indicador de seguimiento y cumplimiento: Herramienta para llevar

control de las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento.

Unidad de medida: Parámetro que define la interpretación del indicador.

Ejemplo: Porcentaje, número, desviación estándar, etc.

32

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIGUD), “GI-MG-001, Manual de Gestión para la

Administración de Riesgo”, Pág. 31

65

8. RESULTADOS

A partir del trabajo de campo realizado durante ocho (8) meses con el apoyo del

Equipo SIGUD, el Gestor del Proceso y los promotores del mismo, y con el fin de

dar cumplimiento a los objetivos planteados en este trabajo, se lograron los

resultados que se muestran a continuación.

8.1. ANÁLISIS DEL ESTADO ACTUAL DEL PROCESO

En el Modelo de Operación por Procesos de la Universidad Distrital, el cual se

divide por macroprocesos: Direccionamiento Estratégico, Gestión Académica,

Gestión de Recursos, Apoyo a lo Misional y Evaluación y Control, y dentro del

Macroproceso de Apoyo a lo Misional, se encuentra inmerso el Proceso de

Gestión de la Información Bibliográfica.

De acuerdo a la Resolución No. 215 de la Rectoría, emitida el 24 de Julio de

2014, “Por la cual se ajusta y conforma el Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, y

se establecen las funciones a los equipos del Sistema Integrado de Gestión,

SIGUD, en los Niveles Ejecutivo, Técnico, Operativo y Evaluador y se establecen

otras disposiciones”, se designa el Líder y el Gestor del proceso:

Macroproceso: Apoyo a lo Misional

Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica.

Líder del Proceso: Vicerrector Académico

Gestor del Proceso: Jefe de Sección de Biblioteca

Este Proceso cuenta con su respectiva documentación ubicada en la página

principal del SIGUD, donde se encuentra definido su caracterización,

procedimientos, guías, instructivos, formatos, indicadores y mapa de riesgos

correspondientes.

En la siguiente figura se señala donde se encuentra ubicado el Proceso de

Gestión de la Información Bibliográfica dentro del Modelo de Operación por

Procesos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

66

Figura 12. Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica dentro del Modelo de Operación por Procesos de la Universidad Distrital.


A continuación se presenta el análisis de la documentación actual del Proceso:

Ficha de Caracterización

CPA-GIB-03, Gestión de la Información Bibliográfica

Objetivo: Gestionar y proveer el acceso a fuentes de información académicas,

investigativas y culturales de la comunidad universitaria, a través de recursos y

servicios de información oportunos con el fin de apoyar la docencia, investigación

y extensión de la comunidad universitaria y fortalecer los Procesos Misionales de

la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Observación: Al mencionar los Procesos Misionales la redacción se torna

redundante, ya que estos se mencionan dos veces. Se requiere actualizar y

ajustar el objetivo del Proceso.

67

Alcance: Inicia con la identificación y selección de las necesidades de servicios e

información bibliográfica, hasta el acceso de los usuarios y el diseño de Planes de

Mejora.

Observación: Es necesario especificar mejor el alcance, de tal forma que se

señale claramente que la finalización del Proceso son el control y seguimiento a

los servicios de información.

Ciclo PHVA: Es coherente ya que presenta actividades y productos acordes a los

procedimientos del Proceso. La documentación mencionada en la ficha de

caracterización vigente debe ser actualizada según la nueva documentación

creada entre el 2015 y el 2016.

Observación: Se requiere realizar una actualización general del Ciclo PHVA, con

el fin de agregar los nuevos servicios prestados por la Sección de Biblioteca, al

igual que registrar la creación y ajuste de la documentación generada en la

pasantía.

Normograma

El normograma contempla las normas transversales a todo el Proceso de Gestión

de la Información Bibliográfica, las cuales también dan los lineamentos para la

construcción de sus actividades y procedimientos. Esta relación se observa en

cada procedimiento, donde se menciona la normativa que lo rige.

Observación: Este normograma debe ser actualizado con la inclusión de

normativas que no se tomaron en cuenta en su elaboración, así como normativas

nuevas que sean pertinentes adicionar, ya sea por que entran a corregir yerros de

leyes actualmente contempladas, o por su relación directa con el Proceso.

Procedimientos

Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con los

siguientes procedimientos documentados y aprobados por el SIGUD y Líder del

Proceso.

GIB-PR-001, Cartas de Presentación

GIB-PR-002, Conmutación Bibliográfica

GIB-PR-003, Donación de Publicaciones Seriadas

68

GIB-PR-004, Expedición de Paz y Salvos

GIB-PR-005, Formación de Usuarios

GIB-PR-006, Informe de Acreditación

GIB-PR-007, Pago y Suspensión de Multas

GIB-PR-008, Préstamo a Domicilio

GIB-PR-009, Préstamo Casillero

GIB-PR-010, Préstamo de Portátiles

GIB-PR-011, Préstamo de Espacio de Trabajo

GIB-PR-012, Préstamo en Sala

GIB-PR-013, Préstamo Interbibliotecario

GIB-PR-014, Reposición de Material

GIB-PR-015, Servicio de Bibliografías

GIB-PR-016, Servicio de Referencia

GIB-PR-017, Selección de la Información Bibliográfica

GIB-PR-018, Solicitud Adquisición de Material Bibliográfico

GIB-PR-019, Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio

Institucional, RIUD

Observación: Para la actualización de los procedimientos, se propone

principalmente la unión de procedimientos que comparten características similares

en uno solo. La razón por la cual se contempla esta propuesta de modificación, se

debe a un ejercicio de benchmarking en el que se consultó en distintas

universidades nacionales que cuentan con un Sistema Integrado de Gestión, la

manera como prestan los servicios en las respectivas Bibliotecas. En la Tabla 5 se

presenta el estudio realizado.

Además, los procedimientos actuales tienen los siguientes rezagos documentales

detectados previamente por el Equipo SIGUD:

No se cuenta con la trazabilidad documental dentro de los procedimientos,

la cual permita identificar el ciclo vital de los documentos y registros

utilizados, según se observa en la representación de los flujogramas de

actividades en la herramienta Bizagi.

La mayoría de los procedimientos carecen de actividades de control, lo cual

es un asunto clave al momento del control y seguimiento de los mismos.

69

Tabla 5. Benchmarking de Procedimientos de Bibliotecas de Universidades a Nivel Nacional.

UNIVERSIDAD EXTERNA

PROCEDIMIENTO EXTERNO

COMPARACIÓN CON LA UDFJC

Universidad Nacional de Colombia

U-PR-09.003.009, Adquisición de Material

Bibliográfico33

Actualmente existen tres (3) procedimientos en la UDFJC para la adquisición de material bibliográfico, sin embargo, la UNAL maneja solo uno donde contempla la compra, el canje y la donación de material bibliográfico (físico y digital).

Universidad Industrial de Santander

PBI.11, Procedimiento para la Entrega,

Préstamo o Renovación de Material

Bibliográfico34

En la Biblioteca de la UDFJC se manejan dos (2) procedimientos para el préstamo de material bibliográfico, debido a que se contempla por separado el préstamo externo al préstamo en sala. La UIS solo maneja un procedimiento donde da alcance a ambas opciones de préstamo.

Pontificia Universidad Javeriana

Biblioteca, Servicios Adicionales35

La Biblioteca de la UDFJC actualmente brinda tres (3) servicios adicionales a los servicios de información, estos son: préstamo de recursos tecnológicos, préstamo de casilleros y préstamo de espacio de trabajo, cada uno con su respectivo procedimiento; por otro lado, la Universidad Javeriana abarca estos préstamos como Servicios Adicionales.


De este ejercicio se resalta la simplificación de los procedimientos llevados en

bibliotecas universitarias nacionales, donde servicios similares son consolidados

en un solo procedimientos, a diferencia del Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica de la Universidad Distrital, el cual maneja procedimientos de manera

individual aun cuando estos comparten características similares en sus

flujogramas de actividades.

33

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SIGA, “U-PR-09.003.009, Adquisición de Material

Bibliográfico”. [En línea]. Disponible en: http://viceinvestigacion.unal.edu.co/fileadmin/recursos/siun/docs/calidad/macroprocesos/sinab/U-PR-09.003.009.pdf 34

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER, “PBI.11, Procedimiento para la Entrega,

Préstamo o Renovación de Material Bibliográfico”. [En línea]. Disponible en: https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/BIBLIOTECA/PROCEDIMIENTOS/PBI%2011.pdf 35

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, “Servicios Biblioteca”. [En línea]. Disponible en:

http://www.javeriana.edu.co/biblos/servicios-adicionales

70

Guías

Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con las

siguientes guías documentadas y aprobadas por el SIGUD y Líder del Proceso.

GIB-PR-010-GUI-001, Guía de Uso Préstamo Portátiles

GIB-PR-010-GUI-002, Guía de Responsabilidad del Usuario para el

Préstamo de Portátiles

GIB-PR-003-GUI-003, Guía de Política de Canje y Donación

GIB-PR-013-GUI-004, Guía de Políticas de Servicio Préstamo

Interbibliotecario

GIB-PR-010-GUI-005, Guía de Reglamento para el Préstamo de Portátiles

GIB-PR-009-GUI-006, Guía de Uso de Casilleros

GIB-PR-010-GUI-007, Guía Para el Control de Equipos Portátiles

Observación: Las guías se aprobaron y revisaron en el 2014 y hasta la fecha no

se reportan cambios, por lo tanto se debe considerar una nueva revisión y

respectiva actualización en caso de ser necesario.

Instructivos


siguientes instructivos documentados y aprobados por el SIGUD y Líder del

Proceso.

GIB-PR-006-IN-001, Instructivo para el Informe de Acreditación

GIB-PR-010-IN-002, Instructivo para el Préstamo de Portátiles

GIB-PR-010-IN-003, Instructivo de Registro Portátil en el SIB

GIB-PR-019-IN-004, Instructivo Administrador Plataforma RIUD

GIB-PR-019-IN-005, Instructivo Gestor de Colecciones

GIB-PR-019-IN-006, Instructivo Revisor Aprobación o Rechazo de

Documento Final RIUD

GIB-PR-019-IN-007, Instructivo Autor “Autoarchivo”

GIB-PR-019-IN-008, Instructivo Catalogador Metadatos y Publicación de

Documentos

GIB-PR-019-IN-009, Instructivo Recepción y Publicación Documentos

Finales – Personal de Biblioteca

71

Observación: Los instructivos presentan formatos de presentación diferentes, y

esto se debe a que unos fueron creados en el 2014 y otros en el 2016, por lo tanto

se necesita una revisión y actualización general.

Además, el contenido y desarrollo tanto de las guías como los instructivos, no

cumplen con los lineamentos de la Guía de Normalización de Documentos y

tampoco con su función principal, mostrar un paso a paso detallado para llevar a

cabo un fin, a excepción de los instructivos del procedimiento “GIB-PR-019,

Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio Institucional RIUD”

debido a que es el procedimiento más actualizado.

Formatos


siguientes formatos documentados y aprobados por el SIGUD y Líder del Proceso.

GIB-FR-001, Solicitud de Atención a Usuarios descargar

GIB-FR-002, Solicitud de Paz y Salvos descargar

GIB-FR-003, Carta de Solicitud de Convenio de Canje descargar

GIB-FR-004, Carta Renovación de Convenio Préstamo Interbibliotecario

descargar

GIB-FR-005, Evaluación de Servicio descargar

GIB-FR-006, Solicitud de Espacios de Trabajo descargar

GIB-FR-007, Solicitud de Información descargar

GIB-FR-008, Préstamo de Material descargar

GIB-FR-009, Registro de Consignaciones descargar

GIB-PR-019-FR-010, Licencia y Autorización Especial para Publicar y

Permitir la Consulta y Uso de Contenidos en el Repositorio Institucional de

la Universidad Distrital descargar

GIB-FR-011, Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres,

Clases, Presentaciones

Observación: Los formatos se realizaron en el 2014, (a excepción de los últimos

dos) y hasta la fecha no se reportan cambios, por lo tanto, podría considerarse

una respectiva actualización, según la experticia de los funcionarios a cargo del

Proceso.

72

Indicadores


siguientes indicadores documentados y aprobados por el SIGUD y Líder del

Proceso.

GIB-001, Disponibilidad de espacio (área) asignado a los usuarios de la

Biblioteca

GIB-002, Índice de crecimiento en el número de títulos

GIB-003, Disponibilidad Recursos Tecnológico

GIB-004, Satisfacción del Usuario

GIB-005, Nivel de consulta de la colección bibliográfica al año

GIB-AC-006, Participación de profesores en la adquisición de material

bibliográfico y de servicios de información

GIB-AC-007, Número y descripción de otras unidades bibliográficas y de

información que existen en diferentes dependencias académicas de la

institución

GIB-AC-008, Número de títulos, volúmenes y listado de bibliografía e

información de que disponen

GIB-AC-009, Estadísticas de los servicios prestados por la biblioteca y las

diferentes unidades de información especializadas, en los últimos tres años:

número de consultas discriminadas, por libros, revistas, material audiovisual,

base de datos y estudiantes, información para los últimos tres años

GIB-AC-010, Índice de inversión bibliográfica

Observación: Estos diez (10) indicadores son de eficacia, eficiencia, de gestión,

de impacto y económicos, sin embargo, algunos de ellos no explican de manera

clara las instrucciones para la medición de la fórmula establecida, y también se

presentan algunos con campos incompletos, principalmente aquellos estipulados

por Acreditación Institucional.

Mapa Integral de Riesgos

Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con un

Mapa Integral de Riesgos documentado y aprobado por el SIGUD y el Gestor del

Proceso. Sin embargo, al momento de la elaboración de dicho mapa de riesgos no

se tuvo en cuenta el contexto estratégico del Proceso, según lo estipula el Equipo

SIGUD.

73

Observación: Es necesario evaluar el contexto estratégico del Proceso de

Gestión de la Información Bibliográfica con el fin de establecer adecuadamente las

causas que generan los riesgos identificados, y poder validar el estado actual de

los mismos, como instrumento de tipo preventivo y según lo establece el “GI-MG-

001, Manual de Gestión para la Administración de Riesgo” del SIGUD.

Este análisis de entrada del estado actual del Proceso, da una base sólida para

identificar el nivel de documentación del mismo y da un acercamiento a los ajustes

que serán necesarios evaluar con el Gestor del Proceso y su equipo de trabajo.

8.2. AJUSTE Y ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO

8.2.1. Estado Final de la Documentación del Proceso

Al iniciar con la actualización del Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica éste contaba con diecinueve (19) procedimientos, siete (7) guías,

nueve (9) instructivos y once (11) formatos. El resultado de la actualización de la

documentación se presenta en las siguientes tablas según el tipo de documento;

cabe resaltar que la actualización se enfocó en dos aspectos:

1. Unión de procedimientos que compartían similitudes considerables.

2. Normalización de guías, instructivos y formatos realizados por la Sección de

Biblioteca, los cuales no habían sido presentados al SIGUD.

Tabla 6. Actualización de Procedimientos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica - 2017.

PROCEDIMIENTOS

ESTADO INICIAL

Número de procedimientos INICIAL 19

ESTADO ACTUAL

Procedimientos actualizados 4

Procedimientos eliminados 15

Procedimientos nuevos 7

Procedimientos sin cambios 0

Número de procedimientos FINAL 11


74

Tabla 7. Actualización de Guías del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica - 2017.

GUÍAS

ESTADO INICIAL

Número de guías INICIAL 7

ESTADO ACTUAL

Guías actualizadas 0

Guías eliminadas 7

Guías nuevas 3

Guías sin cambios 0

Número de guías FINAL 3 Fuente: Elaboración propia.

Tabla 8. Actualización de Instructivos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica - 2017.

INSTRUCTIVOS

ESTADO INICIAL

Número de instructivos INICIAL 9

ESTADO ACTUAL

Instructivos actualizados 6

Instructivos eliminados 3

Instructivos nuevos 17

Instructivos sin cambios 0

Número de instructivos FINAL 23


Tabla 9. Actualización de Formatos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica - 2017.

FORMATOS

ESTADO INICIAL

Número de formatos INICIAL 11

ESTADO ACTUAL

Formatos actualizados 9

Formatos eliminados 1

Formatos nuevos 18

Formatos sin cambios 1

Número de formatos FINAL 28


Como se muestra anteriormente en cifras, la intervención al Proceso de Gestión

de la Información Bibliográfica sufrió un cambio documental considerable, donde

se eliminó gran parte de la documentación con el objetivo de crear nuevos

procedimientos más concisos que describen ampliamente cada uno de los

Servicios prestados por la Sección de Biblioteca, los cuales abarcan la información

y políticas de aquellos eliminados.

75

8.2.1. Descripción y Justificación de Cambios

A continuación se presenta el Control de Cambios de la documentación

intervenida, incluyendo la justificación de cada eliminación, modificación o

elaboración, según corresponda. Dichos cambios fueron avalados oficialmente por

el Gestor y el Líder del Proceso mediante las reuniones de aprobación llevadas a

cabo durante la pasantía.

La información se encuentra separada por cada procedimiento final entregado por

el pasante, especificando si se trata de una unión entre procedimientos, una

elaboración, actualización o eliminación, teniendo en cuenta la documentación

(guías, instructivos y formatos) asociada a cada uno.

CPA-GIB-03, Gestión de la Información Bibliográfica (Ficha de

Caracterización)

La Caracterización del Proceso “CPA-GIB-03, Gestión de la Información

Bibliográfica” es modificada para dar alcance a la actualidad del Sistema de

Bibliotecas. La redacción del Objetivo en el tema de los Procesos Misionales era

redundante, ya que estos se mencionan dos veces, por lo tanto fue modificado

(Ver Anexo 3).

Se actualizó lo siguiente: el Objetivo, el Alcance, el Ciclo PHVA, la

Documentación Asociada, la Interacción con otros Procesos y los

Requisitos Aplicados a la Norma para dar alcance al Proceso de Gestión de

la Información Bibliográfica en la actualidad.

Se incluyeron los nuevos servicios brindados por el Sistema de Bibliotecas

(RIUD, Centro Cultural).

Se actualizaron las Partes Interesadas que se relacionan con el Proceso.

Adicionalmente, se ajustó toda la documentación asociada al Proceso

debido a la eliminación, modificación y elaboración de procedimientos,

guías, instructivos y formatos.

Normograma del Proceso

Se incluyó la base legal y la normativa asociada a los nuevos procedimientos, así

como la inclusión de normativas que no se tomaron en cuenta en su primera

76

elaboración, y normativas nuevas que fueron pertinentes adicionar, ya sea por que

entran a corregir yerros de leyes actualmente contempladas, o por su relación

directa con el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica y sus

procedimientos (Ver Anexo 4).

Procedimientos y Documentación Asociada

Tabla 10. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-001, Desarrollo de Colecciones.

GIB-PR-001, DESARROLLO DE COLECCIONES (Ver Anexo 5)

El Objetivo del Procedimiento es: Desarrollar las colecciones de las Bibliotecas a través de

sus diferentes formas de adquisición (compra, canje y donación) y formatos (físico y digital),

con información bibliográfica de calidad, actualizada, oportuna y pertinente para satisfacer las

necesidades de información de la Comunidad Académica.

Este documento da alcance a las funciones del Área de Selección y Adquisición, y del Área

de CAIB (Centro de Análisis de Información Bibliográfica) del Sistema de Bibliotecas de la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

PROCEDIMIENTOS ELIMINADOS

GIB-PR-003,

DONACIÓN DE

PUBLICACIONES

SERIADAS

El procedimiento GIB-PR-003, "Donación de Publicaciones

Seriadas" es eliminado debido a que se integra al nuevo

procedimiento GIB-PR-001, "Desarrollo de Colecciones", el cual

identifica y separa claramente la Adquisición por Donación de la

Adquisición por Canje, y es complementado con el nuevo

instructivo GIB-PR-001-IN-003, "Instructivo para Adquisición por

Donación de Material Bibliográfico" que contiene las políticas y

actividades desarrolladas actualmente en el Sistema de Bibliotecas

de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

GIB-PR-017,

SELECCIÓN DE LA

INFORMACIÓN

BIBLIOGRÁFICA

El procedimiento GIB-PR-017, "Selección de la Información

Bibliográfica" es eliminado debido que se integra al nuevo


contiene un mayor alcance y todos los responsables involucrados

en el procedimiento, junto con las actividades que se desarrollan

actualmente en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital

Francisco José de Caldas.

GIB-PR-018,

SOLICITUD

ADQUISICIÓN DE

MATERIAL

El procedimiento GIB-PR-018, "Solicitud Adquisición de Material

Bibliográfico" es eliminado debido a que se integra al nuevo


identifica y separa claramente la Adquisición por Compra y

77

BIBLIOGRÁFICO Suscripción de las otras formas de adquisición de material

bibliográfico, y es complementado con el nuevo instructivo GIB-PR-

001-IN-001, "Instructivo para Adquisición por Compra y Suscripción

de Material Bibliográfico" que contiene las políticas y actividades

desarrolladas actualmente en el Sistema de Bibliotecas de la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

GUÍAS ELIMINADAS

GIB-PR-003-GUI-003,

GUÍA DE POLÍTICA

DE CANJE Y

DONACIÓN

La guía GIB-PR-003-GUI-003, "Guía de Política de Canje y

Donación" es eliminada debido a que la información que contiene

se integra a los nuevos instructivos GIB-PR-001-IN-011,

"Instructivo para Adquisición por Canje de Material Bibliográfico" y

GIB-PR-001-IN-012, "Instructivo para Adquisición por Donación de

Material Bibliográfico", los cuales dan una descripción más

detallada y completa de las políticas y actividades de Canje y

Donación desarrolladas actualmente en el Sistema de Bibliotecas


INSTRUCTIVOS CREADOS

GIB-PR-001-IN-010,

INSTRUCTIVO PARA

ADQUISICIÓN POR

COMPRA Y

SUSCRIPCIÓN DE

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO (Ver

Anexo 6)

El Objetivo del Instructivo es: Establecer los parámetros para la

Adquisición por Compra y Suscripción de material bibliográfico, con

el fin de satisfacer las necesidades de información de la

Comunidad Académica.

GIB-PR-001-IN-011,

INSTRUCTIVO PARA

ADQUISICIÓN POR

CANJE DE MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO (Ver

Anexo 7)


Adquisición por Canje de material bibliográfico, con el fin de

satisfacer las necesidades de información de la Comunidad

Académica y fortalecer las relaciones interinstitucionales.

GIB-PR-001-IN-012,

INSTRUCTIVO PARA

ADQUISICIÓN POR

DONACIÓN DE

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO (Ver


Adquisición por Donación de material bibliográfico, con el fin de

contribuir a la preservación y buen uso de material bibliográfico

pertinente para la Comunidad Académica.

78

Anexo 8)

GIB-PR-001-IN-013,

INSTRUCTIVO PARA

REGISTRO DE

ADQUISICIÓN DE

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO (Ver

Anexo 9)

El Objetivo del Instructivo es: Establecer los pasos a seguir para

realizar el ingreso preliminar del material bibliográfico adquirido

(compra, canje o donación), con el fin de registrar los datos más

relevantes y generar el código de barras del mismo.

GIB-PR-001-IN-014,

INSTRUCTIVO PARA

ANÁLISIS Y

DESCRIPCIÓN DE

MATERIAL

MONOGRÁFICO

IMPRESO (Ver Anexo

10)

El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de

procesamiento y análisis técnico para el material monográfico

impreso (libros), con el fin de facilitar su acceso a los usuarios del

Sistema de Bibliotecas.

GIB-PR-001-IN-015,

INSTRUCTIVO PARA

ANÁLISIS Y

DESCRIPCIÓN DE

TRABAJOS DE

GRADO (Ver Anexo

11)


procesamiento y análisis técnico para los Trabajos de Grado (en su

formato impreso) producidos por la Comunidad Académica, con el

fin de facilitar su acceso a los usuarios del Sistema de Bibliotecas.

GIB-PR-001-IN-016,

INSTRUCTIVO PARA

ANÁLISIS Y

DESCRIPCIÓN DE

VIDEOGRABACIONES

(Ver Anexo 12)


procesamiento y análisis técnico para el material bibliográfico en

formato de videograbación, con el fin de facilitar su acceso a los

usuarios del Sistema de Bibliotecas.

GIB-PR-001-IN-017,

INSTRUCTIVO PARA

ANÁLISIS Y

DESCRIPCIÓN DE

MATERIAL

TECNOLÓGICO (Ver

Anexo 13)


procesamiento y análisis técnico para el material tecnológico

(computadores portátiles, impresoras, video beams, etc.), con el fin

de facilitar su acceso a los usuarios del Sistema de Bibliotecas.

GIB-PR-001-IN-018,

INSTRUCTIVO PARA


procesamiento y análisis técnico para las publicaciones seriadas

79

ANÁLISIS Y

DESCRIPCIÓN DE

PUBLICACIONES

SERIADAS (Ver

Anexo 14)

(revistas), con el fin de facilitar su acceso a los usuarios del

Sistema de Bibliotecas.

GIB-PR-001-IN-019,

INSTRUCTIVO PARA

ANÁLISIS Y

DESCRIPCIÓN DE

MATERIAL GRÁFICO

(Ver Anexo 15)


procesamiento y análisis técnico para el material gráfico en sus

diferentes presentaciones, con el fin de facilitar su acceso a los


GIB-PR-001-IN-020,

INSTRUCTIVO PARA

ANÁLISIS Y

DESCRIPCIÓN DE

MATERIAL

CARTOGRÁFICO (Ver

Anexo 16)


procesamiento y análisis técnico para el material cartográfico

representado en mapas y planos en cualquiera de sus soportes

(papel, medios electrónicos, medios magnéticos), con el fin de

facilitar su acceso a los usuarios del Sistema de Bibliotecas.

GIB-PR-001-IN-021,

INSTRUCTIVO

TERMINADO FINAL

DE MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO Y

OTROS FORMATOS

(Ver Anexo 17)

El Objetivo del Instructivo es: Describir las actividades para la

realización del Terminado Final del material bibliográfico, a partir

de los parámetros establecidos en el Centro de Análisis de

Información Bibliográfica.

FORMATOS MODIFICADOS

GIB-PR-001-FR-003,

FORMATO

CONVENIO DE

CANJE (Ver Anexo

18)

La Función del Formato es: Crear convenios o acuerdos de canje

con entidades académicas externas a la Universidad Distrital.

CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-003, “Carta de

Solicitud de Convenio de Canje” cambia de nombre a "Formato

Convenio de Canje" y de código a "GIB-PR-001-FR-003", para dar

alcance al nuevo procedimiento GIB-PR-001, “Desarrollo de

Colecciones”, el cual contiene la Adquisición por Canje de Material

Bibliográfico.

El contenido y la forma del documento cambian, deja de ser una

carta y se convierte en un formato con campos predeterminados,

los cuales son diligenciados en su mayoría por la entidad externa

80

con la cual se crea el convenio de canje.

FORMATOS CREADOS

GIB-PR-001-FR-012,

FORMATO

SOLICITUD DE

ADQUISICIÓN DE

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO (Ver

Anexo 19)

La Función del Formato es: Solicitar al Sistema de Bibliotecas de

la Universidad Distrital, la adquisición de material bibliográfico (en

sus diferentes formatos) que cumpla necesidades de información

pertinentes y coherentes.

GIB-PR-001-FR-013,

FORMATO

SOLICITUD DE

ADQUISICIÓN DE

RECURSOS

ELECTRÓNICOS (Ver

Anexo 20)

La Función del Formato es: Solicitar al Sistema de Bibliotecas de

la Universidad Distrital, la adquisición de recursos electrónicos

(bases de datos) que cumplan necesidades de información

pertinentes y coherentes.

GIB-PR-001-FR-014,

FORMATO

CONSOLIDADO DE

ADQUISICIÓN DE

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO (Ver

Anexo 21)

La Función del Formato es: Consolidar todo el material

bibliográfico (en sus diferentes formatos) que será adquirido en

calidad de compra.

GIB-PR-001-FR-015,

FORMATO MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO

DISPONIBLE PARA

CANJE (Ver Anexo

22)

La Función del Formato es: Mantener actualizado el material

bibliográfico disponible para canje, con el fin de informar

oportunamente a las entidades académicas externas con las

cuales se tiene un Convenio de Canje.

GIB-PR-001-FR-016,

FORMATO

DONACIÓN DE

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO (Ver

Anexo 23)

La Función del Formato es: Relacionar el material bibliográfico

recibido en calidad de donación, y registrar información básica del

donante.


81

Tabla 11. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-002, Préstamo de Material Bibliográfico.

GIB-PR-002, PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (Ver Anexo 24)

El Objetivo del Procedimiento es: Prestar el material bibliográfico en los diferentes

formatos a la Comunidad Académica en las Unidades de Información del Sistema de

Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Este documento da un alcance completo a los servicios de préstamo en sala y préstamo

externo de material bibliográfico de las Bibliotecas, tanto en colección abierta como en

colección cerrada.


GIB-PR-008,

PRÉSTAMO A

DOMICILIO

El procedimiento GIB-PR-008, "Préstamo a Domicilio" es eliminado

debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR-002,

"Préstamo de Material Bibliográfico", el cual contiene especificado

de manera precisa y completa los servicios de Préstamo en Sala y

de Préstamo Externo, y además, tiene en cuenta las diferencias en

el servicio cuando se trata de colección abierta y de colección

cerrada.

Adicionalmente, la denominación de Préstamo a Domicilio migró a

Préstamo Externo.

GIB-PR-012,

PRÉSTAMO EN SALA

El procedimiento GIB-PR-012, "Préstamo en Sala" es eliminado

debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR-002,

"Préstamo de Material Bibliográfico", el cual contiene especificado

de manera precisa y completa los servicios de Préstamo en Sala y

de Préstamo Externo, y además, tiene en cuenta las diferencias en

el servicio cuando se trata de colección abierta y de colección

cerrada.


GIB-PR-002-IN-001,

INSTRUCTIVO

IMPRESIÓN DE

RECIBOS DE

PRÉSTAMO (Ver

Anexo 25)

El Objetivo del Instructivo es: Generar un registro automático e

impreso del préstamo de material bibliográfico en las Unidades de

Información del Sistema de Bibliotecas.


GIB-PR-002-FR-008,

FORMATO La Función del Formato es: Registrar la información básica del

82

PRÉSTAMO DE

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO (Ver

Anexo 26)

material bibliográfico solicitado por un usuario.

CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-008, “Préstamo de

Material” cambia de nombre a "Formato Préstamo de Material

Bibliográfico" y de código a "GIB-PR-002-FR-008", para dar

alcance al nuevo procedimiento GIB-PR-002, “Préstamo de

Material Bibliográfico”, el cual contiene los servicios de Préstamo

en Sala y de Préstamo Externo.

En cuanto a forma se incluyeron dos (2) casillas en la parte inferior

izquierda, las cuales poseen el código y la versión del formato. El

contenido y los campos del formato no sufren ningún cambio.


Tabla 12. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-003, Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos.

GIB-PR-003, PRÉSTAMO DE ESPACIOS Y RECURSOS TECNOLÓGICOS (Ver Anexo 27)

El Objetivo del Procedimiento es: Prestar espacios de trabajo, casilleros y recursos

tecnológicos a la Comunidad Académica en las Unidades de Información del Sistema de

Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, para el apoyo de actividades

académicas.

Este documento da un alcance completo a los servicios de préstamo de espacios de trabajo y

préstamo de recursos tecnológicos de las Bibliotecas, teniendo en cuenta las diferencias

particulares de los espacios (Sede Aduanilla de Paiba), y de los recursos tecnológicos (video

beams, portátiles y audífonos), además, incluye el préstamo de casilleros.


GIB-PR-009,

PRÉSTAMO DE

CASILLEROS

El procedimiento GIB-PR-009, "Préstamo de Casilleros" es

eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR-

003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual

contiene especificado de manera precisa y completa el servicio de

Préstamo de Casilleros.

GIB-PR-010,

PRÉSTAMO DE

PORTÁTILES

El procedimiento GIB-PR-010, "Préstamo de Portátiles" es

eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR-

003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual


Préstamo de Portátiles.

GIB-PR-011, El procedimiento GIB-PR-011, "Préstamo de Espacio de Trabajo"

83

PRÉSTAMO DE

ESPACIO DE

TRABAJO

es eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-

PR-003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual


Préstamo de Espacios de Trabajo, y además, tiene en cuenta las

diferencias en el servicio cuando se trata de un espacio de la Sede

Aduanilla de Paiba con respecto a las demás Bibliotecas.

GUÍAS ELIMINADAS

GIB-PR-010-GUI-001,

GUÍA DE USO

PRÉSTAMO

PORTÁTILES

La guía GIB-PR-010-GUI-001, "Guía de Uso Préstamo Portátiles"

es eliminada debido a que no cumple su función como Guía, y la

información que contiene no es coherente con el tipo de

documento. Además, no cumple con la Guía de Normalización de

Documentos del SIGUD, ya que le hace falta la Base Legal, los

Documentos y Registros, y los Responsables.

Por lo tanto, no se conservará nada de este documento.

GIB-PR-010-GUI-002,

GUÍA DE

RESPONSABILIDAD

DEL USUARIO PARA

EL PRÉSTAMO DE

PORTÁTILES

La guía GIB-PR-010-GUI-002, "Guía de Responsabilidad del

Usuario para el Préstamo de Portátiles" es eliminada debido a que

no cumple de manera adecuada su función como Guía, y la

información que contiene no es coherente con el tipo de

documento. Además, no cumple con la Guía de Normalización de



Sin embargo, las condiciones de servicio y las políticas de este

documento son integradas como Políticas de Operación en el

nuevo procedimiento GIB-PR-003, "Préstamo de Espacios y

Recursos Tecnológicos", el cual contiene especificado de manera

precisa y completa el servicio de Préstamo de Portátiles.

GIB-PR-010-GUI-005,

GUÍA DE

REGLAMENTO PARA

EL PRÉSTAMO DE

PORTÁTILES

La guía GIB-PR-010-GUI-005, "Guía de Reglamento para el

Préstamo de Portátiles" es eliminada debido a que no cumple de

manera adecuada su función como Guía, y la información que

contiene corresponde a otro tipo de documento. Además, no

cumple con la Guía de Normalización de Documentos del SIGUD,

ya que le hace falta la Base Legal, los Documentos y Registros, y

los Responsables.

Sin embargo, el reglamento registrado en este documento es

integrado como Políticas de Operación en el nuevo procedimiento

GIB-PR-003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el

cual contiene especificado de manera precisa y completa el

84

servicio de Préstamo de Portátiles.

GIB-PR-009-GUI-006,

GUÍA DE USO DE

CASILLEROS

La guía GIB-PR-009-GUI-006, "Guía de Uso de Casilleros" es

eliminada debido a que no cumple de manera adecuada su función

como Guía, y la organización del documento no es clara. Además,

no cumple con la Guía de Normalización de Documentos del

SIGUD, ya que le hace falta la Base Legal, los Documentos y

Registros, y los Responsables.

Sin embargo, las condiciones de servicio y las políticas de este




precisa y completa el servicio de Préstamo de Casilleros.

GIB-PR-010-GUI-007,

GUÍA PARA EL

CONTROL DE

EQUIPOS

PORTÁTILES

La guía GIB-PR-010-GUI-007, "Guía Para el Control de Equipos

Portátiles" es eliminada debido a que no cumple de manera

adecuada su función como Guía, y la información que contiene se

encuentra reiteradamente en otros documentos. Además, no



los Responsables.

Sin embargo, las normas de servicio registradas en este





INSTRUCTIVOS ELIMINADOS

GIB-PR-010-IN-002,

INSTRUCTIVO PARA

EL PRÉSTAMO DE

PORTÁTILES

El instructivo GIB-PR-010-IN-002, "Instructivo para el Préstamo de

Portátiles" es eliminado debido a la información que contiene se

encuentra reiteradamente en otros documentos. Además, no



los Responsables.

Sin embargo, las normas de servicio registradas en este





GIB-PR-010-IN-003, El instructivo GIB-PR-010-IN-003, "Instructivo de Registro de

85

INSTRUCTIVO DE

REGISTRO DE

PORTÁTIL EN EL SIB

Portátil en el SIB" es eliminado debido a que la información que

contiene se integra al nuevo instructivo GIB-PR-001-IN-017,

"Instructivo para Análisis y Descripción de Material Tecnológico", el

cual da una descripción más detallada y completa del registro de

computadores portátiles en el SIB - ALEPH.


GIB-PR-003-IN-002,

INSTRUCTIVO

SOLICITUD DE

ESPACIOS SEDE

ADUANILLA DE

PAIBA (Ver Anexo 28)

El Objetivo del Instructivo es: Indicar los pasos a seguir para

realizar de manera virtual la reserva de Espacios Físicos en la

Sede Aduanilla de Paiba, con el fin de facilitar el acceso al servicio

de Préstamo de Espacios a la Comunidad Universitaria.


GIB-PR-003-FR-006,

FORMATO

SOLICITUD DE

ESPACIOS DE

TRABAJO (Ver Anexo

29)

La Función del Formato es: Registrar la asignación de un espacio

de trabajo, indicando la fecha, hora y lugar requeridos.

CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-006, "Solicitud de

Espacios de Trabajo" cambia de nombre a "Formato Solicitud de

Espacios de Trabajo" y de código a "GIB-PR-003-FR-006", para dar

alcance al nuevo procedimiento GIB-PR-003, "Préstamo de

Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual contiene el servicio de

Préstamo de Espacios de Trabajo.

El contenido y los campos del formato no sufren ningún cambio.


Tabla 13. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-004, Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación.

GIB-PR-004, PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO - CARTAS DE PRESENTACIÓN (Ver Anexo 30)

CONTROL DE CAMBIOS: El procedimiento GIB-PR-013, "Préstamo Interbibliotecario"

cambia de nombre a "Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación" y de código a

"GIB-PR-004", para dar alcance a la actualización de la documentación del Proceso de


Se actualizó lo siguiente: el Objetivo, la Base Legal, las Definiciones y las Políticas de

Operación, para dar alcance al procedimiento en la actualidad.

86

Se unió con el procedimiento GIB-PR-001, "Cartas de Presentación", debido a la gran

similitud con la atención de una Solicitud de Préstamo Interbibliotecario, donde la única

diferencia es el tipo de formato diligenciado y entregado al usuario.

Se ajustó el flujograma del procedimiento mediante la reorganización de las actividades y la

ampliación en las descripciones de las acciones llevadas a cabo actualmente, definiendo

claramente la diferencia en el servicio para los usuarios internos (Universidad Distrital) y los

usuarios externos (otras Bibliotecas/Instituciones).

Adicionalmente, se ajustó toda la documentación asociada al procedimiento debido al cambio

de codificación y a la creación de nuevos formatos.


GIB-PR-001, CARTAS

DE PRESENTACIÓN

El procedimiento GIB-PR-001, "Cartas de Presentación" es

eliminado debido a que se integra al procedimiento GIB-PR-004,

"Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación", el cual

contiene especificado de manera precisa y completa los servicios

de préstamo de material bibliográfico ofrecidos entre las

Universidades, y además, tiene en cuenta las diferencias en el

servicio cuando se trata de Cartas de Presentación y de una

Solicitud de Préstamo Interbibliotecario, tanto para usuarios

internos (Universidad Distrital) como externos (otras

Bibliotecas/Instituciones).

GUÍAS ELIMINADAS

GIB-PR-013-GUI-004,

GUÍA DE POLÍTICAS

DE SERVICIO

PRÉSTAMO

INTERBIBLIOTECARIO

La guía GIB-PR-013-GUI-004, "Guía de Políticas de Servicio

Préstamo Interbibliotecario" es eliminada debido a que no cumple

su función como Guía, y la información que contiene el documento

no es clara y no es legible. Además, no cumple con la Guía de

Normalización de Documentos del SIGUD, ya que le hace falta la

Base Legal, los Documentos y Registros, y los Responsables.

Por lo tanto, no se conservará nada de este documento.


GIB-PR-004-FR-001,

FORMATO CARTA DE

PRESENTACIÓN (Ver

Anexo 31)

La Función del Formato es: Solicitar la atención de un usuario en

una Unidad de Información externa al Sistema de Bibliotecas de la

Universidad Distrital, con la cual se cuente con un Convenio de

Préstamo Interbibliotecario vigente.


Atención a Usuarios" cambia de nombre a "Formato Carta de

87

Presentación" y de código a "GIB-PR-004-FR-001", para dar

alcance a la actualización del procedimiento GIB-PR-004,

"Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación", el cual

contiene el servicio de Cartas de Presentación.

En cuanto a forma se incluyeron dos (2) casillas en la parte inferior

izquierda, las cuales poseen el código y la versión del formato. El

contenido y los campos del formato no sufren ningún cambio.

GIB-PR-004-FR-004,

FORMATO CONVENIO

DE PRÉSTAMO

INTERBIBLIOTECARIO

(Ver Anexo 32)

La Función del Formato es: Crear o renovar Convenios de

Préstamo Interbibliotecario con entidades académicas externas a

la Universidad Distrital.

CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-004, "Carta

Renovación de Convenio Préstamo Interbibliotecario" cambia de

nombre a "Formato Convenio de Préstamo Interbibliotecario" y de

código a "GIB-PR-004-FR-004", para dar alcance a la

actualización del procedimiento GIB-PR-004, "Préstamo

Interbibliotecario - Cartas de Presentación".

El contenido del documento cambia, la carta ahora puede ser

usada tanto para creación como renovación de Convenios de

Préstamo Interbibliotecario, además, se incluyeron las políticas del

servicio, las sanciones, los horarios de atención y los formatos

utilizados por el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital.

FORMATOS CREADOS

GIB-PR-004-FR-019,

FORMATO SOLICITUD

DE PRÉSTAMO

INTERBIBLIOTECARIO

(Ver Anexo 33)

La Función del Formato es: Solicitar material bibliográfico en

calidad de préstamo a una Unidad de Información externa al

Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital, con la cual se

cuente con un Convenio de Préstamo Interbibliotecario vigente.


Tabla 14. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-005, Formación de Usuarios.

GIB-PR-005, FORMACIÓN DE USUARIOS (Ver Anexo 34)

CONTROL DE CAMBIOS: El procedimiento GIB-PR-005, "Formación de Usuarios" tiene la

siguiente actualización:


88



ampliación en las descripciones de las acciones llevadas a cabo actualmente, estableciendo

claramente la manera de recibir y procesar solicitudes de Formación de Usuarios

(Inducciones, Capacitaciones y Visitas Guiadas).

Adicionalmente, se agregó una actividad de control y seguimiento, la cual indica los tipos de

informes y reportes necesarios para el correcto desarrollo del procedimiento.

GUÍAS CREADAS

GIB-PR-005-GUI-001,

GUÍA DE INDUCCIÓN

DE LOS SERVICIOS DE

BIBLIOTECA (Ver

Anexo 35)

El Objetivo de la Guía es: Establecer las generalidades del

Sistema de Bibliotecas y los servicios disponibles, para la

realización de la Inducción a los estudiantes nuevos que ingresan

a la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

GIB-PR-005-GUI-002,

GUÍA DE USO DEL

CATÁLOGO EN LÍNEA

(Ver Anexo 36)

El Objetivo de la Guía es: Capacitar a los usuarios de Biblioteca

acerca del uso del Catálogo en Línea como herramienta de

acceso y uso a la colección bibliográfica de su interés, como

herramienta de apoyo en el aprendizaje académico de los

estudiantes, docentes, investigadores, administrativos y de

extensión de la Comunidad Universitaria.

GIB-PR-005-GUI-003,

GUÍA DE VISITAS

GUIADAS BIBLIOTECA

RAMÓN D´LUYZ NIETO

(Ver Anexo 37)

El Objetivo de la Guía es: Definir los pasos metodológicos en el

proceso que implica una visita guiada, con el fin de sensibilizar a

las personas participantes en la importancia del conocimiento a

fondo de los espacios y la historia de la Biblioteca Ramón D´Luyz

Nieto.

FORMATOS CREADOS

GIB-PR-005-FR-020,

FORMATO

EVALUACIÓN DE

SERVICIO

FORMACIÓN DE

USUARIOS (Ver Anexo

38)

La Función del Formato es: Valorar y retroalimentar el Servicio

de Formación de Usuarios por parte de los asistentes, lo cual

permite identificar fallas y establecer planes de mejora.


89

Tabla 15. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-006, Morosidad.

GIB-PR-006, MOROSIDAD (Ver Anexo 39)

El Objetivo del Procedimiento es: Verificar que el usuario no presente inconsistencias,

bloqueos o multas con los Sistemas de Información Bibliográfica y/o Académica, con el fin de

establecer el estado requerido conforme a la solicitud realizada.

Este documento da un alcance completo al tema de morosidad manejado en las Bibliotecas,

teniendo en cuenta las diferencias particulares de los tipos de Paz y Salvo, y las situaciones

de morosidad (multas, extravío o daño de material) en las que pueden incurrir los usuarios

que utilizan los servicios de la Biblioteca.


GIB-PR-004,

EXPEDICIÓN DE PAZ Y

SALVOS

El procedimiento GIB-PR-004, "Expedición de Paz y Salvos" es

eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-

PR-006, "Morosidad", el cual contiene especificado de manera

precisa y completa el servicio de Expedición de Paz y Salvos,

diferenciando según el tipo de Paz y Salvo solicitado, ya sea para

grados, para Cancelación, Aplazamiento, Retiro, Desbloqueo, o

por un requerimiento del Personal Administrativo de la

Universidad Distrital.

GIB-PR-007, PAGO Y

SUSPENSIÓN DE

MULTAS

El procedimiento GIB-PR-007, "Pago y Suspensión de Multas" es

eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-

PR-006, "Morosidad", el cual contiene especificado de manera

precisa y completa la forma de realizar el pago y la suspensión de

las multas generadas por la devolución tardía de recursos y

material bibliográfico por parte de los usuarios de la Biblioteca,

teniendo en cuenta la interacción actual del personal involucrado.

GIB-PR-014,

REPOSICIÓN DE

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO

El procedimiento GIB-PR-014, "Reposición de Material

Bibliográfico" es eliminado debido a que se integra al nuevo

procedimiento GIB-PR-006, "Morosidad", el cual contiene

especificado de manera precisa y completa la forma de realizar la

reposición de material bibliográfico extraviado o dañado por un

usuario de la Biblioteca, teniendo en cuenta la interacción actual

del personal involucrado.


GIB-PR-006-IN-022,

INSTRUCTIVO

REPOSICIÓN DE

MATERIAL


reposición de material bibliográfico extraviado o dañado por los


90

BIBLIOGRÁFICO POR

PÉRDIDA O DAÑO (Ver

Anexo 40)


GIB-PR-006-FR-002,

FORMATO SOLICITUD

DE PAZ Y SALVOS,

DESBLOQUEOS (Ver

Anexo 41)

La Función del Formato es: Registrar las solicitudes de Paz y

Salvo por Cancelación, Aplazamiento, Retiro, y Desbloqueo de

los usuarios del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital.


Paz y Salvos" cambia de nombre a "Formato Solicitud de Paz y

Salvos, Desbloqueos" y de código a "GIB-PR-006-FR-002", para

dar alcance al nuevo procedimiento GIB-PR-006, "Morosidad", el

cual contiene el servicio de Expedición de Paz y Salvos.

Se incluyeron dos (2) columnas en la tabla que indican una

solicitud de desbloqueo tanto del Sistema de Información

Bibliográfica como del Sistema de Gestión Académica.

GIB-PR-006-FR-009,

FORMATO REPORTE

DE CONSIGNACIONES

DE MULTAS (Ver

Anexo 42)

La Función del Formato es: Reportar periódicamente la

cantidad y el valor total de las multas registradas en las Unidades

de Información del Sistema de Bibliotecas.

CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-009, "Registro de

Consignaciones" cambia de nombre a "Formato Reporte de

Consignaciones de Multas" y de código a "GIB-PR-006-FR-009",

para dar alcance al nuevo procedimiento GIB-PR-006,

"Morosidad", el cual contiene el pago y suspensión de multas.

Se realizó una corrección al encabezado del formato, el cual

mencionaba un Macroproceso inexistente.

El formato del documento cambia de Word a Excel, además, se

agregó un campo para registrar el responsable que diligencia el

documento y la Biblioteca a la cual pertenece.

FORMATOS CREADOS

GIB-PR-006-FR-021,

FORMATO PAZ Y

SALVO (Ver Anexo 43)

La Función del Formato es: Entregar oficialmente a los usuarios

del Sistema de Bibliotecas los Paz y Salvos por Cancelación,

Aplazamiento y Retiro.

GIB-PR-006-FR-022,

FORMATO SOLICITUD

La Función del Formato es: Solicitar la suspensión total o

parcial de una multa registrada en el Sistema de Información

91

SUSPENSIÓN DE

MULTAS (Ver Anexo

44)

Bibliográfica.

GIB-PR-006-FR-023,

FORMATO

REPOSICIÓN DE

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO (Ver

Anexo 45)

La Función del Formato es: Registrar la recepción de material

bibliográfico entregado en calidad de reposición por los usuarios

del Sistema de Bibliotecas.


Tabla 16. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-007, Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio Institucional, RIUD.

GIB-PR-007, REGISTRO Y ENTREGA DE TRABAJOS DE GRADO EN EL REPOSITORIO INSTITUCIONAL, RIUD (Ver Anexo 46)

CONTROL DE CAMBIOS: El procedimiento GIB-PR-019, "Registro y Entrega de Trabajos de

Grado en el Repositorio Institucional, RIUD" cambia de código a "GIB-PR-007", para dar

alcance a la actualización de la documentación del Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica.


eliminación de responsables repetidos.

La última actividad de generación de Paz y Salvo se eliminó debido a que hace parte del

procedimiento GIB-PR-006, "Morosidad".

Se agregó una actividad de control y seguimiento, la cual indica los tipos de informes y

reportes necesarios para el correcto desarrollo del procedimiento.


de codificación.

INSTRUCTIVOS MODIFICADOS

GIB-PR-007-IN-004,

INSTRUCTIVO

ADMINISTRADOR

PLATAFORMA RIUD

(Ver Anexo 47)

CONTROL DE CAMBIOS: El instructivo GIB-PR-019-IN-004,

"Instructivo Administrador Plataforma RIUD" cambia de código a

"GIB-PR-007-IN-004", para dar alcance a la actualización del

procedimiento GIB-PR-007, "Registro y Entrega de Trabajos de

Grado en el Repositorio Institucional, RIUD".

Se realizó una corrección al encabezado del instructivo, el cual

92

tenía invertido el nombre del Macroproceso con el del Proceso.

Se agregó una Portada y una Tabla de Contenidos del instructivo.

La descripción de las actividades y los campos del instructivo no

sufren ningún cambio.

GIB-PR-007-IN-005,

INSTRUCTIVO

GESTOR DE

COLECCIONES (Ver

Anexo 48)


"Instructivo Gestor de Colecciones" cambia de código a "GIB-PR-

007-IN-005", para dar alcance a la actualización del








GIB-PR-007-IN-006,

INSTRUCTIVO

REVISOR

APROBACIÓN O

RECHAZO DE

DOCUMENTO FINAL

RIUD (Ver Anexo 49)


"Instructivo Revisor Aprobación o Rechazo de Documento Final

RIUD" cambia de código a "GIB-PR-007-IN-006", para dar


"Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio

Institucional, RIUD".






GIB-PR-007-IN-007,

INSTRUCTIVO AUTOR

“AUTOARCHIVO” (Ver

Anexo 50)


"Instructivo Autor “Autoarchivo”" cambia de código a "GIB-PR-

007-IN-007", para dar alcance a la actualización del





93




GIB-PR-007-IN-008,

INSTRUCTIVO

CATALOGADOR

NORMALIZACIÓN DE

METADATOS Y

PUBLICACIÓN DE

DOCUMENTOS (Ver

Anexo 51)


"Instructivo Catalogador Metadatos y Publicación de

Documentos" cambia de nombre a "Instructivo Catalogador

Normalización de Metadatos y Publicación de Documentos" y de

código a "GIB-PR-007-IN-008", para dar alcance a la

actualización del procedimiento GIB-PR-007, "Registro y Entrega

de Trabajos de Grado en el Repositorio Institucional, RIUD".






GIB-PR-007-IN-009,

INSTRUCTIVO

RECEPCIÓN Y

APROBACIÓN DE

DOCUMENTOS -

PERSONAL DE

BIBLIOTECA (Ver

Anexo 52)


"Instructivo Recepción y Publicación Documentos Finales –

Personal de Biblioteca" cambia de nombre a "Instructivo

Recepción y Aprobación de Documentos - Personal de

Biblioteca" y de código a "GIB-PR-007-IN-009", para dar alcance

a la actualización del procedimiento GIB-PR-007, "Registro y

Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio Institucional,

RIUD".




Se ajustó el flujograma del instructivo mediante la reorganización

de las actividades y la ampliación de algunas descripciones.


GIB-PR-007-FR-010,

LICENCIA Y

AUTORIZACIÓN

ESPECIAL PARA

PUBLICAR Y PERMITIR

La Función del Formato es: Este formato da alcance a los

Términos y condiciones de uso para publicación de obras en el

Repositorio Institucional de la Universidad Distrital Francisco José

de Caldas RIUD, que debe ser firmado por los Autores de los

Trabajos de Grado o Publicaciones

94

LA CONSULTA Y USO

DE CONTENIDOS EN

EL REPOSITORIO

INSTITUCIONAL DE LA

UNIVERSIDAD

DISTRITAL (Ver Anexo

53)

CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-PR-019-FR-010,

"Licencia y Autorización Especial para Publicar y Permitir la

Consulta y Uso de Contenidos en el Repositorio Institucional de la

Universidad Distrital" cambia de código a "GIB-PR-007 FR-10",

para dar alcance a la actualización del procedimiento GIB-PR-

007, "Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio

Institucional, RIUD".

El contenido y los campos del formato no sufren ningún cambio.


Tabla 17. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-008, Planificación e Implementación de Actividades del Centro Cultural.

GIB-PR-008, PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE ACTIVIDADES DEL CENTRO CULTURAL (Ver Anexo 54)

El Objetivo del Procedimiento es: Establecer las pautas generales para planear, diseñar e

implementar actividades en el Centro Cultural de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas.

Este documento da alcance a la gestión del Centro Cultural por parte del Sistema de

Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.


Tabla 18. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-009, Control de Activos de Biblioteca.

GIB-PR-009, CONTROL DE ACTIVOS DE BIBLIOTECA (Ver Anexo 55)

El Objetivo del Procedimiento es: Vigilar y salvaguardar los bienes que han sido

encomendados, cuidando que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con

los fines a los que han sido destinados.

Este documento da alcance a la gestión, revisión y validación de inventarios de bienes del

Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.


GIB-PR-009-IN-023,

INSTRUCTIVO

LEVANTAMIENTO DE

INVENTARIO DE

El Objetivo del Instructivo es: Establecer el número de

existencias de la colección bibliográfica física del Sistema de

Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas,

evaluando y reportando la pertinencia y estado físico del material

95

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO (Ver

Anexo 56)

bibliográfico.

GIB-PR-009-IN-024,

INSTRUCTIVO

LEVANTAMIENTO DE

INVENTARIO DE

EQUIPOS DE OFICINA,

RECURSOS

TECNOLÓGICOS Y

MOBILIARIO (Ver

Anexo 57)

El Objetivo del Instructivo es: Establecer el número de

existencias de equipos de oficina, recursos tecnológicos y

mobiliario del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital

Francisco José de Caldas, evaluando y reportando el estado

físico de los elementos.

FORMATOS CREADOS

GIB-PR-009-FR-024,

FORMATO REPORTE

DE NOVEDADES DE

INVENTARIO DE

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO (Ver

Anexo 58)

La Función del Formato es: Consolidar las novedades

identificadas del inventario de material bibliográfico físico

registrado en el SIB - ALPEH del Sistema de Bibliotecas.

GIB-PR-009-FR-025,

FORMATO

INVENTARIO DE

TRABAJOS DE GRADO

(Ver Anexo 59)

La Función del Formato es: Consolidar todo el inventario de

trabajos de grado (físico y digital) del Sistema de Bibliotecas.

GIB-PR-009-FR-026,

FORMATO

INVENTARIO DE

PUBLICACIONES

SERIADAS (Ver Anexo

60)


publicaciones seriadas del Sistema de Bibliotecas.

GIB-PR-009-FR-027,

FORMATO

INVENTARIO DE

EQUIPOS DE OFICINA,

RECURSOS

TECNOLÓGICOS Y

MOBILIARIO (Ver


equipos de oficina, recursos tecnológicos y mobiliario del Sistema

de Bibliotecas, describiendo detalladamente cada elemento.

96

Anexo 61)

GIB-PR-009-FR-028,

FORMATO INFORME

CONTROL DE

ACTIVOS (Ver Anexo

62)

La Función del Formato es: Presentar el análisis de resultados

del levantamiento de inventario de bienes de cada Unidad de



Tabla 19. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-010, Servicio de Búsqueda y Recuperación de Información.

GIB-PR-010, SERVICIO DE BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN (Ver Anexo 63)

CONTROL DE CAMBIOS: El procedimiento GIB-PR-016, "Servicio de Referencia" cambia de

nombre a "Servicio de Búsqueda y Recuperación de Información" y de código a "GIB-PR-

010", para dar alcance a la actualización de la documentación del Proceso de Gestión de la

Información Bibliográfica.



Se unió con los procedimientos GIB-PR-002, "Conmutación Bibliográfica" y GIB-PR-015,

"Servicio de Bibliografías", debido a la relación que comparten los Servicios de Referencia.


ampliación en las descripciones de las acciones llevadas a cabo actualmente, definiendo

claramente el Servicio de Conmutación Bibliográfica y el Servicio de Elaboración de

Bibliografías.


de codificación.


GIB-PR-002,

CONMUTACIÓN

BIBLIOGRÁFICA

El procedimiento GIB-PR-002, "Conmutación Bibliográfica" es


"Servicio de Búsqueda y Recuperación de Información", el cual

contiene especificado de manera precisa y completa el Servicio

de Conmutación Bibliográfica, y además, tiene en cuenta la

relación entre los distintos Servicios de Referencia ofrecidos por el

Sistema de Bibliotecas de manera presencial o mediante correo

electrónico.

97

GIB-PR-015, SERVICIO

DE BIBLIOGRAFÍAS

El procedimiento GIB-PR-015, "Servicio de Bibliografías" es



contiene especificado de manera precisa y completa el Servicio

de Elaboración de Bibliografías, y además, tiene en cuenta la

relación entre los distintos Servicios de Referencia ofrecidos por el

Sistema de Bibliotecas de manera presencial o mediante correo

electrónico.


GIB-PR-010-FR-007,

FORMATO REPORTE

DE SERVICIOS DE

REFERENCIA (Ver

Anexo 64)

La Función del Formato es: Reportar periódicamente los

Servicios de Referencia brindados en las Unidades de



Información" cambia de nombre a "Formato Reporte de Servicios

de Referencia" y de código a "GIB-PR-010-FR-007", para dar



contiene el Servicio de Conmutación Bibliográfica y el Servicio de

Elaboración de Bibliografías.

El formato del documento cambia de Word a Excel y la forma del

documento deja de ser una encuesta y se convierte en una

planilla. Además, se agregó un campo para registrar el

responsable que diligencia el documento y la Biblioteca a la cual

pertenece, así como las respectivas columnas para el registro de

los Servicios de Referencia brindados en cada Unidad de

Información.


Tabla 20. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-011, Servicio de Extensión Cultural.

GIB-PR-011, SERVICIO DE EXTENSIÓN CULTURAL (Ver Anexo 65)

El Objetivo del Procedimiento es: Promover la extensión, integración y desarrollo de la

Comunidad Académica y de la región, mediante programas y eventos que permitan la

difusión del conocimiento humanístico, social, científico, tecnológico y/o artístico con el fin de

beneficiar a la sociedad.

Este documento da alcance a la gestión del Servicio de Extensión Cultural por parte del

Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.


98

Tabla 21. Consolidado Documentos Remanentes del Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica.

DOCUMENTOS REMANENTES ELIMINADOS

GIB-PR-006, INFORME

DE ACREDITACIÓN

El procedimiento GIB-PR-006, "Informe de Acreditación" es

eliminado debido a que pertenece al Proceso CPE-AA-03,

"Autoevaluación y Acreditación", el cual da los lineamientos y

directrices que debe contener el informe entregado por el Sistema

de Bibliotecas. Además, los requerimientos y solicitudes de

acreditación surgen de ese Proceso únicamente.

GIB-PR-006-IN-001,

INSTRUCTIVO PARA

EL INFORME DE

ACREDITACIÓN

El instructivo GIB-PR-006-IN-001, "Instructivo para el Informe de

Acreditación" es eliminado debido a que no cumple de manera

adecuada su función como Instructivo, y la información que

contiene no aporta las pautas suficientes para realizar los

Informes de Acreditación, solo indica los títulos y subtítulos de los

contenidos. Además, no cumple con la Guía de Normalización de



FORMATOS REMANENTES CREADOS

GIB-FR-005, FORMATO

ENTREGA DE

CREDENCIALES

SISTEMA DE

BIBLIOTECAS (Ver

Anexo 66)

La Función del Formato es: Entregar las credenciales del

Sistema de Bibliotecas a la Dirección una vez terminado el

contrato.

GIB-FR-011,

AUTORIZACIÓN DE

PUBLICACIÓN DE

VIDEOS,

CONFERENCIAS,

TALLERES, CLASES,

PRESENTACIONES

(Ver Anexo 67)

SIN CAMBIOS

GIB-FR-017, FORMATO

SOLICITUD DE

PUBLICACIÓN DE

INFORMACIÓN (Ver

Anexo 68)

La Función del Formato es: Solicitar al Comité de

Comunicaciones del Sistema de Bibliotecas, la publicación de

determinada información a través de los distintos canales de

comunicación requeridos.

99

GIB-FR-018, FORMATO

PLANILLA DE

INFORMACIÓN (Ver

Anexo 69)

La Función del Formato es: Entregar el contenido a difundir,

completo y organizado, de una solicitud de publicación de

información.


8.3. LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN BASE DE TIEMPOS DE

CARGAS LABORALES

Para el levantamiento de la información base de tiempos de cargas laborales del

Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, se realizaron entrevistas

grupales e individuales con los funcionarios de la Sección de Biblioteca de la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Los tiempos y frecuencias de las

actividades laborales fueron diligenciados en el formato “GDTH-IN-002-FR-001,

Matriz de Levantamiento de Cargas Laborales” entregado por la División de

Recursos Humanos.

Una vez validada y aprobada la información por el Gestor y el Líder del Proceso, y

firmadas todas las matrices de tiempos por el personal entrevistado, se realizó la

entrega de ciento doce (112) matrices en físico y digital al personal de la División

de Recursos Humanos encargado del estudio de cargas laborales, mediante una

reunión de retroalimentación y solución de inquietudes acerca del trabajo de

campo realizado por el pasante.

Es importante resaltar que la función del pasante es la recolección de la

información base, el análisis y el estudio de cargas laborales posterior no hacen

parte del presente proyecto.

A continuación, se presenta un resumen sobre las entrevistas de cargas laborales

realizadas entre los meses de agosto y septiembre del año 2017:

100

Tabla 22. Resumen Personal de Sección de Biblioteca de la Universidad Distrital Entrevistado.

FACULTAD / SEDE

Área de Biblioteca

Cantidad de

Personal Actual

Cantidad de Personal

Entrevistado

Porcentaje de

Entrevistas

ADUANILLA DE PAIBA

Gestión Administrativa 11 10 91%

Selección y Adquisición 2 2 100%

CAIB 7 5 71%

TIC’s 3 0 0%

Servicios de Información 5 5 100%

FACULTAD DE ARTES ASAB


FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE

Y RECURSOS NATURALES


SEDE ADMINISTRACIÓN

DEPORTIVA Servicios de Información 2 2 100%



FACULTAD DE CIENCIAS Y

EDUCACIÓN – MACARENA A



EDUCACIÓN – CDOSO



EDUCACIÓN – MACARENA B


SEDE POSGRADOS


FACULTAD TECNOLÓGICA


SEDE BOSA PORVENIR


TOTALES ---------- 71 59 83%


101

Se entrevistó satisfactoriamente al 83% del personal de la Sección de Biblioteca,

incluyendo funcionarios de planta y contratistas por prestación de servicios. Las

razones por las cuales no se pudo entrevistar al 100% del personal son las

siguientes:

Licencia de maternidad (1 persona)

Incapacidad médica (1 persona)

Transferidos temporalmente a la Sede Bosa Porvenir (2 personas)

Personal de ingreso nuevo en los meses de julio, agosto y septiembre del

año 2017 (8 personas)

En la siguiente tabla se mencionan los cargos y actividades que desempeñan el

personal de Biblioteca que no fue entrevistado, con el fin de entregar la

información lo más completa posible a la División de Recursos Humanos.

Tabla 23. Actividades y Cargos del Personal de Sección de Biblioteca de la Universidad Distrital sin Entrevistar.

FACULTAD / SEDE

Cargo Actividades

ADUANILLA DE PAIBA

CPS – Profesional Universitario

Realizar la recepción, análisis, y procesamiento técnico del material bibliográfico adquirido.

Realizar control y seguimiento a los procedimientos del Área CAIB.

CPS – Técnico

Realizar la recepción, análisis, procesamiento técnico y distribución del material bibliográfico adquirido.

Controlar y verificar las existencias de material bibliográfico y mobiliario del CAIB.

CPS – Técnico

Recibir, revisar y distribuir la correspondencia física y digital recibida en Dirección de Biblioteca.

Realizar seguimiento a los requerimientos internos y externos solicitados a la Dirección de Biblioteca.

Verificar y consolidar la nómina del personal CPS de la Sección de Biblioteca.

CPS – Técnico

Brindar soporte a los sistemas de información del Sistema de Bibliotecas.

Realizar control y seguimiento al funcionamiento de la infraestructura tecnológica.

Apoyar proceso de capacitaciones en sistemas y aplicaciones.

102

CPS – Asistencial

Brindar soporte y mantenimiento a los equipos del Sistema de Bibliotecas.

Garantizar el buen estado y funcionamiento de los equipos de Videoteca y Sonoteca.

Realizar visitas técnicas a las Bibliotecas.

CPS – Asistencial

Brindar soporte y mantenimiento a los equipos del Sistema de Bibliotecas.

Garantizar el buen estado y funcionamiento de los equipos de Videoteca y Sonoteca.

Realizar visitas técnicas a las Bibliotecas.

FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE

Y RECURSOS NATURALES

CPS – Asistencial

Brindar servicios de información a la Comunidad Universitaria.

Atender requerimientos de referencia y morosidad.

Desarrollar las diferentes actividades requeridas por el Área.

CPS – Asistencial





EDUCACIÓN – MACARENA B

CPS – Asistencial




FACULTAD TECNOLÓGICA

CPS – Profesional Universitario

Gestionar y supervisar los servicios de información brindados a la Comunidad Universitaria.

Atender los requerimientos de paz y salvos, formación de usuarios y RIUD.

Garantizar la correcta prestación de servicios de la Biblioteca de la Facultad Tecnológica.

SEDE BOSA PORVENIR

CPS – Técnico


Realizar alertas documentales de material bibliográfico.


CPS – Técnico

Realizar la planeación y logística de actividades culturales.

Gestionar la realización y desarrollo de actividades culturales.


103

8.4. VALIDACIÓN Y AJUSTE DE INDICADORES DEL PROCESO

Inicialmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica contaba con

diez (10) indicadores, de los cuales cinco (5) fueron establecidos por Acreditación

Institucional en el año 2016. El resultado de la actualización de los indicadores se

consolida en la siguiente tabla:

Tabla 24. Actualización de Indicadores del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica - 2017.

INDICADORES

ESTADO INICIAL

Número de indicadores INICIAL 10

ESTADO ACTUAL

Indicadores actualizados 7

Indicadores eliminados 3

Indicadores nuevos 1

Indicadores sin cambios 0

Número de indicadores FINAL 8


Los cambios efectuados en los indicadores se justifican a través del ejercicio de

validación realizado en conjunto con el Gestor del Proceso y el personal

encargado de su medición y seguimiento, donde se analizó y ajustó la periodicidad

de las mediciones, la meta o valor esperado, la fórmula, variables e instrucciones

para el cálculo de la fórmula y la interpretación de los datos de cada uno de los

indicadores.

Con el fin de asegurar la facilidad de lectura y comprensión de los indicadores se

realizaron ajustes menores en aquellos que se decidió mantener dentro del

Proceso. La validación de los mismos se presenta a continuación:

104

Tabla 25. Validación de Indicadores del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.

Indicador Pertinencia Observaciones Valor Observaciones Facilidad Observaciones Manejo

del Indicador

GIB-001, Disponibilidad de espacio (área) asignado a los usuarios de la Biblioteca

Medio

La meta de este indicador es un estándar del CNA. Para la UD no se cumple para todas las Bibliotecas ya que la infraestructura física es deficiente respecto al número de usuarios que atiende.

Alto

Es importante para el Sistema de Bibliotecas porque permite identificar la necesidad de infraestructura física para el préstamo de servicios de información.

Medio

La información se obtiene de la División de Recursos Físicos y de la Oficina Asesora de Sistemas.

Mantener

GIB-002, Índice de crecimiento en el número de títulos

Alto

Está directamente involucrado con la gestión del Sistema de Bibliotecas para la adquisición de material bibliográfico.

Alto

Da alcance al PED 2018-2030 en la Estrategia 4.7 Fortalecer la gestión de la información y la memoria institucional, garantizando la disponibilidad de la misma a la Comunidad.

Alto

La información se obtiene del SIB - ALEPH. Cambiar periodicidad de la medición a Semestral, debido a diferentes tiempos de recepción de material bibliográfico nuevo.

Mantener

GIB-003, Disponibilidad Recursos Tecnológicos

Medio

Está asociado con el procedimiento GIB-PR-003, Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos.

Medio

En los últimos años el préstamo de portátiles ha sido un servicio clave para la Comunidad Académica.

Alto

La información se obtiene del SIB - ALEPH. Cambiar periodicidad de la medición a Semestral, debido a diferentes tiempos de recepción de recursos

Mantener

105

tecnológicos nuevos.

GIB-004, Satisfacción del Usuario

Alto Indicador de Impacto y Efectividad importante para evaluar el Proceso.

Alto

Herramienta para valorar la imagen del Sistema de Bibliotecas percibida por la Comunidad Académica.

Medio

Realizar las encuestas y su posterior análisis consume una cantidad moderada de tiempo y recursos humanos.

Mantener

GIB-005, Nivel de consulta de la colección bibliográfica al año

Alto

Está asociado con el procedimiento GIB-PR-002, Préstamo de Material Bibliográfico.

Alto

Da alcance al PED 2018-2030 en el Lineamiento 4. Garantizar, gestionar y proveer las condiciones institucionales para el cumplimiento de las funciones universitarias y el bienestar de la comunidad.

Medio

Se dificulta la obtención de estadísticas del material bibliográfico que no se encuentra en el SIB - ALEPH. Cambiar periodicidad de la medición a Trimestral.

Mantener

GIB-AC-006, Participación de profesores en la adquisición de material bibliográfico y de servicios de información

Medio

El indicador es compartido entre Gestión de la Información Bibliográfica y Gestión Docencia. Se depende de las políticas de los Proyectos Curriculares adscritos por Facultad.

Alto

Permite verificar el nivel de participación de los Docentes con el Sistema de Bibliotecas.

Bajo

Los datos no son manejados por el Sistema de Bibliotecas, por lo tanto obtener la información puede llegar a ser demorado. Tramitología con otras dependencias.

Modificar

GIB-AC-007, Número y descripción de otras unidades bibliográficas y de información

Medio

Está relacionado con el nivel de prestación de servicios, sin embargo el Sistema de Bibliotecas no se articula con las

Bajo

Es valioso contar con la información y comunicación con Unidades de Información externas al Sistema de Bibliotecas, sin embargo,

Bajo

No se tiene comunicación estable con Unidades de Información externas a la Sección de Bibliotecas.

Eliminar

106

que existen en diferentes dependencias académicas de la institución

Unidades de Información externas a ella creadas por las diferentes Facultades de la Universidad.

dicha información en formato de tabla descriptiva no se considera un indicador.

GIB-AC-008, Número de títulos, volúmenes y listado de bibliografía e información de que disponen

Bajo

Este indicador se encuentra registrado con anterioridad por el Sistema de Bibliotecas, donde se mide el aumento de la colección en sus diferentes formas y formatos (títulos, ejemplares, volúmenes). GIB, 002.

Medio

Este indicador solo muestra totales, en cambio el GIB, 002 indica el aumento de la colección, por lo tanto no sirve para medir el desempeño del Proceso.

Medio

Se dificulta la obtención de estadísticas del material bibliográfico que no se encuentra en el SIB - ALEPH.

Eliminar

GIB-AC-009, Estadísticas de los servicios prestados por la biblioteca y las diferentes unidades de información especializadas, en los últimos tres años: número de consultas discriminadas, por libros, revistas, material audiovisual, base de datos y

Bajo

Este indicador se encuentra registrado con anterioridad por el Sistema de Bibliotecas, donde se mide el porcentaje de uso de la colección de material bibliográfico. GIB, 005.

Medio

Este indicador solo muestra totales, en cambio el GIB, 005 indica la tasa de utilización de la colección de material bibliográfico, por lo tanto no sirve para medir el desempeño del Proceso.

Medio

Se dificulta la obtención de estadísticas de la información que no se encuentra en el SIB - ALEPH.

Eliminar

107

estudiantes, información para los últimos tres años

GIB-AC-010, Índice de inversión bibliográfica

Alto Relacionado con la capacidad para cumplir el objetivo del Proceso.

Alto

Es importante para el Sistema de Bibliotecas porque permite identificar el nivel de inversión aportado por la Universidad, y cualquier desviación presentada.

Alto

Los valores siempre están disponibles para su consulta, debido a los informes de inversión realizados.

Mantener

GIB-XXX, Índice de crecimiento en la prestación de servicios de información (NUEVO)

Alto

Está asociado con el nivel de atención de usuarios mediante los servicios de información, lo cual impacta directamente al objetivo del Proceso.

Alto

El Sistema de Bibliotecas no solo registra y evalúa los servicios de préstamos, también los otros servicios de información: Formación de Usuarios, PIB, RIUD, Préstamo de Recursos Tecnológicos y Espacios, etc.

Medio

Se dificulta la obtención de estadísticas debido a que gran parte de los datos no se encuentran en el SIB - ALEPH. La periodicidad de la medición se estableció de manera Semestral.

Elaborar


108

Los ajustes de los indicadores y la elaboración de uno nuevo, quedaron

debidamente registrados en el formato utilizado por el SIGUD “GI-GUI-002-FR-004,

Hoja de Vida Indicadores”, obteniendo como resultado los siguientes anexos:

a) Anexo 70. Indicador GIB-001, Disponibilidad de espacio (área) asignado a

los usuarios de la Biblioteca.

b) Anexo 71. Indicador GIB-002, Índice de crecimiento de la colección

bibliográfica (ejemplares).

c) Anexo 72. Indicador GIB-003, Disponibilidad de recursos tecnológicos.

d) Anexo 73. Indicador GIB-004, Satisfacción del usuario.

e) Anexo 74. Indicador GIB-005, Nivel de consulta de la colección bibliográfica

al año.

f) Anexo 75. Indicador GIB-006, Participación de profesores en la adquisición

de material bibliográfico y de servicios de información.

g) Anexo 76. Indicador GIB-010, Índice de inversión bibliográfica.

h) Anexo 77. Indicador GIB-XXX, Índice de crecimiento en la prestación de

servicios de información. (La codificación de este indicador será asignada

internamente por el SIGUD)

8.5. VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS DEL

PROCESO

8.5.1. Mapa de Riesgos

Para la validación del Mapa de Riesgos del Proceso, se realizó en primera

instancia un análisis del contexto estratégico del mismo dando como resultado una

Matriz DOFA (Ver Anexo 78), donde se identificaron los factores internos

(fortalezas y debilidades) y factores externos (oportunidades y amenazas) del

Proceso.

Luego se procedió con la identificación de las situaciones o actividades

generadoras de riesgos y que pueden afectar el logro de los objetivos del Proceso,

con base en el contexto previamente analizado. Este ejercicio se llevó a cabo

mediante la combinación por parejas de los factores internos y externos

establecidos, obteniendo como resultado las causas internas y externas de los

riesgos actualmente identificados en el Mapa de Riesgos (Ver Anexo 79).

109

Una vez establecido el contexto estratégico del Proceso, se realizó la actualización

del Mapa de Riesgos por medio de reuniones con el Gestor del Proceso y el

personal designado por el mismo. En las sesiones de trabajo se analizaron y

reevaluaron las causas, consecuencias, probabilidad e impacto de cada uno de los

riesgos según la experticia y experiencia de la mesa de trabajo, y teniendo como

punto de referencia el “GI-MG-001, Manual de Gestión para la Administración de

Riesgo” entregado por el SIGUD.

También se actualizaron los controles existentes de los riesgos revisados, donde

se ajustaron los niveles de documentación, aplicación, efectividad y seguimiento

de los mismos; adicionalmente, se registraron en el Mapa de Riesgos los nuevos

controles aplicados en la actualidad.

En resumen, se ajustaron los siete (7) riesgos identificados en el 2016 y se agregó

un octavo riesgo; en la siguiente tabla se presenta la actualización de los mismos:

Tabla 26. Actualización de los Riesgos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.

Riesgo Causas Consecuencias

1. Falta de material

bibliográfico para la

prestación del servicio.

Descripción Bibliográfica inadecuada del material bibliográfico.

Control y verificación del procesamiento del material bibliográfico.

Poco personal requerido para la recepción, catalogación y entrega de material bibliográfico.

Aumento de contratación de personal idóneo que cumpla con el perfil requerido.

Falta de requerimientos de información actualizados por parte de la Comunidad Académica a través de los Syllabus.

Solicitud de Syllabus actualizados a los Proyectos Curriculares.

Desconocimiento por parte de la Comunidad Académica del material bibliográfico adquirido por la Biblioteca.

Alertas e informes de adquisición de material bibliográfico a la Comunidad Académica.

Ubicación topográfica del material bibliográfico inadecuada por parte del personal de Biblioteca y de los usuarios.

Mantenimiento de las colecciones (organización del material bibliográfico).

2. Pérdida o deterioro de

material bibliográfico.

Infraestructura física en condiciones no adecuadas.

Mala prestación del servicio en Bibliotecas.

Deterioro físico del material por manipulación (factores biológicos, humano).

Disminución del préstamo del material y afectación en el apoyo a la Academia.

Pérdida o hurto de material bibliográfico.

El material bibliográfico no puede ser prestado. Colecciones incompletas.

Catástrofes naturales (inundaciones, incendios, temblores, etc.), que

Deterioro por condiciones biológicas y ambientales del material

110

generen alteración del estado de conservación y prestación de los servicios.

bibliográfico, por tener colecciones expuestas a agentes externos (hongos, ácaros, polillas, bacterias).

Devolución de material bibliográfico en la Biblioteca que no corresponde.

Material bibliográfico con baja circulación o fuera de circulación.

Préstamo de material bibliográfico fuera del SIB-ALEPH.

Pérdida de material de la biblioteca que puede ocasionar investigaciones disciplinarias.

3. Percepción deficiente de los

usuarios con respecto a la calidad de los

servicios ofrecidos por

Biblioteca.

Carencia y/o deficiencia de infraestructura tecnológica de redes de comunicación de la Universidad.

Detrimento de la imagen de la Biblioteca con respecto a los servicios que presta.

No hay un sistema unificado de usuarios de la Universidad.

No se logra atender a todos los usuarios que conforman la Comunidad Académica.

Obsolescencia de equipos. Mala imagen, no uso y/o desconocimiento de los servicios de la Biblioteca.

El usuario no está capacitado para el uso de los servicios de Biblioteca.

No aprovechamiento de los servicios prestados por Biblioteca.

4. Ejecución inadecuada de actividades del

Proceso.

Inadecuada ejecución de algunas actividades de los procedimientos.

Ausencia de mejoramiento continuo del Proceso.

Carencia de personal necesario para la prestación de los servicios.

No cumplimiento de las actividades misionales del Proceso.

Personal no capacitado y que no cumple con el perfil del cargo que desempeña.

Fallas en la ejecución de los procedimientos, que acarrearían demoras y posibles sanciones.

Comunicación poco efectiva para realizar las labores y los requerimientos.

Demoras y reprocesos para el desarrollo de las labores y requerimientos.

Tipo de contratación del personal de la Universidad (CPS) y alta rotación del mismo.

Falencias en el desarrollo de los procedimientos.

Tramitología para la generación, revisión y aprobación de información.

Demoras en la difusión y respuesta de requerimientos.

5. Demoras en la ejecución

presupuestal.

Demora en la elaboración de fichas técnicas por parte de la Biblioteca.

Límites de tiempo de ejecución presupuestal agotados para radicar.

Falta de soportes (cotizaciones, documentos de proveedores) por parte de los proveedores para los estudios económicos que soportan la ficha técnica.

No se puede seguir con el proceso de elaboración y aprobación de ficha técnica.

Variación en la TRM haciendo menos eficiente el presupuesto asignado.

Limita la contratación de algunos recursos o productos para la prestación de los servicios de Biblioteca.

Ajustes posteriores a la ficha técnica por otras dependencias.

Límites de tiempo de ejecución presupuestal gestionados por otras instancias.

111

6. Fallas en las conexiones de

red de la Biblioteca.

Intermitencias en las conexiones de red.

Insatisfacción de los usuarios internos y externos. No difusión de la información y no desarrollo de actividades propias de los procedimientos del Sistema de Bibliotecas.

Carencia en la comunicación para adelantar protocolos de mantenimiento de infraestructura tecnológica (hardware) de la Universidad.

Daño de los equipos y retraso en las actividades del Proceso.

Insuficiencia de contratos de soporte de mantenimiento de los equipos.

Deterioro de los equipos y sistemas de información de la Biblioteca.

7. Incumplimiento

de las obligaciones

contractuales de una de las

partes.

La no idoneidad de los contratistas. No se desarrolla el objeto contractual adecuadamente.

Incumplimiento de las condiciones previstas en el contrato por parte de la Universidad.

Sanciones económicas y disciplinarias para la Universidad y/o el contratista.

Incumplimiento de las condiciones previstas en el contrato por parte del contratista.

No se desarrolla el objeto contractual adecuadamente.

Evaluación deficiente de las pólizas. Reproceso de actividades contractuales, validez y cobertura de las pólizas.

Falta de evaluaciones psicotécnicas para la selección de nuevo personal.

No cumplimiento de los productos y/o servicios acordados en los contratos.

8. Disturbios y manifestaciones

en la Universidad

Distrital por la Comunidad Académica.

Insatisfacción de la Comunidad Académica por las reformas en la educación y/o de la Universidad Distrital.

Suspensión temporal del servicio en Biblioteca.

Riesgos a la integridad física de las personas (por inhalación, incendios, entre otros).

Ajustes a las fechas de préstamos, lo cual genera insatisfacción de los usuarios.


El Mapa de Riesgos completo se puede visualizar en el Anexo 80. Mapa Integral

de Riesgos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.

8.5.2. Plan de Mejoramiento

El Plan de Mejoramiento propuesto y avalado para el Proceso de Gestión de la

Información Bibliográfica busca mitigar aquellos riesgos cuya zona residual está

por encima del rango bajo y bajo-aceptable, con el fin de dar cumplimiento a la

Política de Administración del Riesgo de la Universidad Distrital.

112

Tabla 27. Plan de Mejoramiento del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.


Acciones Planteadas

Capacitación y socialización sobre los

procedimientos del Proceso. Control y

seguimiento a los servicios.

1 2 2018 1 5 2018

Proyección de personal requerido según

las necesidades de Biblioteca.6 11 2017 30 3 2018

Realizar campañas de sensibilización,

motivación y capacitación con el fin de

fortalecer las competencias

informacionales, de liderazgo y trabajo en

equipo del personal de Biblioteca.

1 2 2018 1 2 2019

Generar planes de contingencia y

documentar apropiadamente los

procedimientos.

6 11 2017 6 11 2018

Solicitar a la Red de Datos que garantice

el funcionamiento de Internet para atender

las necesidades de información de los

usuarios en el Sistema de Bibliotecas.

6 11 2017 6 11 2018

Fortalecer el personal del Área TIC en

Biblioteca encargado de adelantar el

soporte y mantenimiento del Sistema de

Bibliotecas.

6 11 2017 6 11 2018

PLAN DE MEJORAMIENTO 2017 - PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA

Ejecutor

Jefe de Sección de

Biblioteca y CPS

Profesional TIC's.

Jefe de Sección de

Biblioteca y CPS

Profesional TIC's.

Ejecución inadecuada

de actividades del

Proceso: Inadecuada

aplicación por parte del

Personal de Biblioteca de

los procedimientos

propios del cargo.

CPS Profesionales

Líderes de cada

procedimiento.

Jefe de Sección de

Biblioteca y CPS

Profesionales Líderes

de cada procedimiento.

Jefe de Sección de

Biblioteca en conjunto

con la División de

Recursos Humanos.

Jefe de Sección de

Biblioteca y CPS

Profesionales Líderes

de cada procedimiento.

Fallas en las

conexiones de red de

la Biblioteca: Dificultad

para el correcto

desarrollo y prestación

de servicios de Biblioteca

a la Comunidad

Académica.

Preventivo

Tipo de contratación del

personal de la Universidad

(CPS) y alta rotación del

mismo.

Porcentaje

Porcentaje

Número

Porcentaje

Descripción del

Hallazgo

Indicador de

Seguimiento y

Cumplimiento

(Número de

capacitaciones realizadas

/ Total de capacitaciones

programadas)*100%

Intermitencias en las

conexiones de red.Correctivo

Jefe de Sección de

Biblioteca

Jefe de Sección de

Biblioteca

Fecha Inicio

Jefe de Sección de

Biblioteca

Comunicación poco efectiva

para realizar las labores y los

requerimientos.

Jefe de Sección de

Biblioteca

Jefe de Sección de

Biblioteca

Responsable de la

Acción

Preventivo

Carencia de personal

necesario para la prestación

de los servicios.

Preventivo

(Personal contratado /

Personal

proyectado)*100%

Unidad de

medida

Porcentaje

Carencia en la comunicación

para adelantar protocolos de

mantenimiento de

infraestructura tecnológica

(hardware) de la Universidad.

Preventivo Jefe de Sección de

Biblioteca

Fecha de

Cierre

Inadecuada ejecución de

algunas actividades de los

procedimientos.

Preventivo

Causas del Hallazgo

Tipo Acción

(Preventiva,

Correctiva, de

Mejora)

(Número de actividades

realizadas / Total de

actividades de

sensibilización y

motivación

programadas)*100%

• Total planes de

contigencia establecidos

• Total documentación

elaborada

(Número de Bibliotecas

intervenidas / Total de

Bibliotecas)*100%

(Número de actividades

realizadas / Total de

actividades programadas

para el fortalecimiento del

Área TIC)*100%

Porcentaje

113

9. CONCLUSIONES

A través del trabajo realizado durante la pasantía se logró normalizar

satisfactoriamente toda la documentación asociada al Proceso de Gestión

de la Información Bibliográfica enmarcado en el Modelo de Operación por

Procesos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, sin embargo

esta es una labor que debe ser realizada constantemente con el fin de

mantener lo más actualizado posible el Proceso, labor que es

responsabilidad del Gestor del Proceso y su equipo de trabajo con el

acompañamiento del Equipo SIGUD.

El ejercicio de benchmarking realizado en distintas universidades

nacionales que cuentan con un Sistema Integrado de Gestión, facilitó la

identificación de ajustes requeridos en la documentación del Proceso de

Gestión de la Información Bibliográfica y sirvió como soporte para las

propuestas de mejoras implementadas por el pasante.

La actualización de la documentación del Proceso de Gestión de la

Información Bibliográfica se enfocó en dos aspectos principales:

1. Unión de procedimientos que compartían similitudes considerables.

2. Normalización de guías, instructivos y formatos realizados por la

Sección de Biblioteca, los cuales no habían sido presentados al

SIGUD.

Para el levantamiento de información de cargas laborales se utilizó el

Método de Estándares Subjetivos, donde se manejan tres (3) tiempos

diferentes para una misma actividad, lo cual permitió reducir la

incertidumbre de las actividades con tiempos altamente variables. Por

ejemplo, las actividades de realización de informes de gestión pueden durar

desde dos (2) horas, cuatro (4) horas o incluso hasta varias sesiones de

trabajo, esta clase de información quedó registrada a través del uso de

distintos tiempos (mínimo, promedio y máximo), permitiendo contemplar

adecuadamente el tiempo estimado de duración de este tipo de actividades.

La Sección de Biblioteca de la Universidad Distrital es la dependencia

responsable del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, sin

114

embargo, durante el desarrollo de la pasantía se identificó que el personal

asignado a esta dependencia también desarrolla procedimientos de otros

Procesos, tales como: elaboración de nómina de personal CPS, elaboración

de fichas técnicas, seguimiento y control de contratos, realización de

inventarios, gestión documental, entre otras. Esto se debe al crecimiento de

la dependencia y a la falta de apoyo de otras instancias de la Universidad,

lo que genera una sobrecarga de responsabilidades y actividades que no

hacen parte del objetivo del Proceso, las cuales consumen una cantidad

considerable de recursos de la Sección de Biblioteca.

La validación y ajuste de los indicadores del Proceso de Gestión de la

Información Bibliográfica, contribuye a evaluar el desempeño y

cumplimiento del objetivo del Proceso y de los lineamientos establecidos en

el futuro Plan Estratégico de Desarrollo 2018-2030 de la Universidad

Distrital, en este orden de ideas, el SIGUD es responsable de continuar con

el proceso de medición y seguimiento mediante la herramienta SpagoBi,

permitiendo que los indicadores apoyen el monitoreo real del

comportamiento del Proceso así como la toma de decisiones por parte del

Gestor y el Líder del Proceso.

La validación y actualización de los riesgos y controles generaron como

resultado un Mapa Integral de Riesgos más acorde a la realidad del

Proceso, lo cual permitió desarrollar una Gestión del Riesgo más pertinente

y coherente mediante la elaboración de un Plan de Mejoramiento que busca

aumentar la probabilidad de cumplimiento de los objetivos del Proceso, a

través de la mitigación de los eventos negativos identificados que impiden

la correcta ejecución de los procedimientos. Es importante tener en cuenta

que con el transcurrir del tiempo se puede contar con mayor información y

por tanto aumentar el conocimiento acerca del riesgo, es posible revisar los

controles establecidos y mejorarlos, a fin de contribuir a la mejora continua

del Proceso.

115

10. RECOMENDACIONES

Para que el Sistema Integrado de Gestión se implemente de forma

adecuada se deben identificar, documentar y socializar en su totalidad

todos los procedimientos que generen valor a la Universidad, de igual

manera es necesario crear y aplicar estrategias de socialización dirigidas a

los funcionarios involucrados en los procedimientos. Con el fin de

consolidar el compromiso con el SIGUD por parte de las diferentes

dependencias, se recomienda fortalecer las estrategias de comunicación.

Continuar con el apoyo de estudiantes y docentes del proyecto curricular de

Ingeniería Industrial en actividades de actualización y seguimiento del

Sistema Integrado de Gestión, tales como la medición de los indicadores, la

toma de evidencias y muestreo de los mismos, el seguimiento de los

controles establecidos en el Mapa de Riesgos documentado y el

mejoramiento continuo del Proceso de Gestión de la Información

Bibliográfica.

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas debe fortalecer la

comunicación y articulación entre dependencias y Procesos, para poder

reducir la tramitología y las actividades que no generan valor agregado,

situación recurrente e identificada a lo largo de la pasantía.

El estudio posterior de cargas laborales llevado a cabo por la División de

Recursos Humanos, debe tener en cuentas las siguientes consideraciones

propias del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica:

- La cantidad de servicios y el flujo de usuarios varía según cada Facultad,

lo que afecta las cargas laborales de cada persona según su asignación.

- La Sección de Biblioteca cuenta con un Área Administrativa robusta

debido a la realización de procedimientos de otros Procesos, lo cual se

ve reflejado en las actividades complementarias de algunos funcionarios.

Dar inicio al uso de software y sistemas de información destinados al diseño,

desarrollo, implementación y soporte del Sistema Integrado de Gestión, con

el fin de facilitar el registro de información por parte de los funcionarios

responsables, específicamente en el diligenciamiento y reporte periódico de

indicadores y planes de mejoramiento.

116

BIBLIOGRAFÍA

BELTRÁN, Jesús. Indicadores de gestión: guía práctica para estructurar

acertadamente esta herramienta clave para el logro de la competitividad. Bogotá:

3R Editores, 1998.

BERNHARD HITPASS. BPM Business Process Management: Fundamentos y

Conceptos de Implementación. Tercera Edición. Editorial BHH Ltda. Santiago de

Chile 2014.

CAMISÓN, CÉSAR. Gestión de la Calidad: Conceptos, enfoques, modelos y

sistemas. Madrid, Pearson, 2007.

CASO NEIRA, Alfredo. Técnicas de medición del trabajo. Madrid, 2006.

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 87 de 1993. Por la cual se

establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y

organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. 1993.


dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden

nacional. Bogotá D.C. 1998.


crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y

en otras entidades prestadoras de servicios. Bogotá D.C. 2003.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para la

Construcción de Indicadores de Gestión, Versión 2, Bogotá, 2012.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Manual de

Implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano

MECI 1000:2013.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Norma

Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Sistema de Gestión

de la Calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades

prestadoras de servicios.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para la

Administración de Riesgos, Cuarta Edición, Bogotá, 2011.

117

FAYOL, Henri. Administración general e industrial. México, 1961.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma

Técnica de Calidad NTC 1486, Editorial ICONTEC, Bogotá, Sexta Actualización,

2008.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma

Técnica de Colombiana NTC-ISO 31000, Editorial ICONTEC, Bogotá, 2011.

KRAJEWSKI, Lee y RIZMAN, Larry. Administración de Operaciones: estrategia y

análisis. México, 2000.

MEJÍA, Rubi Consuelo. Identificación de Riesgos. Primera Edición. Fondo Editorial

Universidad Eafit, julio 2013.

SUÑE, Albert; GIL, Francisco y ARCUSA, Ignacio. Manual práctico de diseño de

sistemas productivos. Madrid, 2004.

TAYLOR, Frederick. Management Científico. Barcelona, 1970.

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Guía de

Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión. Bogotá D.C.:

Oficina Asesora de Planeación y Control, 2015.

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Guía para la

Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión SIGUD. Bogotá D.C.:

Oficina Asesora de Planeación y Control, 2014.

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Instructivo para

Levantamiento de Información de Cargas Laborales. Bogotá D.C.: Oficina Asesora

de Planeación y Control, 2014.

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Manual de Gestión

para la Administración de Riesgo. Bogotá D.C.: Oficina Asesora de Planeación y

Control, 2015.

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Plan Estratégico de

Desarrollo 2008 – 2016 de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Bogotá D.C.: Oficina Asesora de Planeación y Control, 2007.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Guía Metodológica Para el Estudio

De Cargas de Trabajo, Bogotá, 2013.

118

INFOGRAFÍA

BIZAGI PÁGINA PRINCIPAL. Descarga de software académico.

http://www.bizagi.com/index.php/es

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y CONTROL – SIGUD. Proceso de


http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/sigud/pa/gib

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Servicios de Biblioteca.

http://www.javeriana.edu.co/biblos/servicios

SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Norma

Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión NTD-SIG 001:2011.

http://portel.bogota.gov.co/secretariageneral/dddi/educacion/docs/anexo_decreto_

652_2011_ntdsig.pdf

SISTEMA DE BIBLIOTECAS UNIVERSIDAD DISTRITAL. Información General.

http://sistemadebibliotecas.udistrital.edu.co:8000/

SISTEMA DE INFORMACIÓN SECRETARÍA GENERAL SISGRAL. Consulta de

documentos y normatividad de la Universidad Distrital.

https://sgral.udistrital.edu.co/xdata/

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Misión y Visión de

la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

http://www.udistrital.edu.co/universidad/quienes-somos/mision/

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER. Sistema de Gestión Integrado.

https://www.uis.edu.co/webUIS/es/sistemaGestionIntegrado/index.html

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. SIGA: Sistema Integrado de Gestión

Académica, Administrativa y Ambiental. http://unal.edu.co/en/siga.html

http://www.bizagi.com/index.php/es

http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/sigud/pa/gib

http://www.javeriana.edu.co/biblos/servicios

http://portel.bogota.gov.co/secretariageneral/dddi/educacion/docs/anexo_decreto_652_2011_ntdsig.pdf

http://portel.bogota.gov.co/secretariageneral/dddi/educacion/docs/anexo_decreto_652_2011_ntdsig.pdf

http://sistemadebibliotecas.udistrital.edu.co:8000/

https://sgral.udistrital.edu.co/xdata/

http://www.udistrital.edu.co/universidad/quienes-somos/mision/

https://www.uis.edu.co/webUIS/es/sistemaGestionIntegrado/index.html

http://unal.edu.co/en/siga.html

119

ANEXOS

120

Anexo 1. Aviso de Convocatoria para la Realización de Pasantías como Opción de Grado.

123

Anexo 2. Circula de Rectoría. Presentación del Proyecto “Construcción y actualización de información base para el desarrollo y avance de la Política 4: Modernización de la gestión administrativa, financiera y del talento humano, dentro del marco del Plan Estratégico de Desarrollo 2008-2016 de la Universidad Distrital Francisco José De Caldas”.

124

Anexo 3. Ficha de Caracterización del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 4. Normograma del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica. (Ver archivo digital adjunto).

125

Anexo 5. Procedimiento GIB-PR-001, Desarrollo de Colecciones.

126

CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción

06/13/2017 01 Elaboración de Documento.

OBJETIVO

Desarrollar las colecciones de las Bibliotecas a través de sus diferentes formas de adquisición

(compra, canje y donación) y formatos (físico y digital), con información bibliográfica de calidad,

actualizada, oportuna y pertinente para satisfacer las necesidades de información de la Comunidad

Académica.

ALCANCE

Inicia con la recepción de solicitudes de material bibliográfico a adquirir (compra, canje o donación)

y finaliza con la disposición del material bibliográfico en las diferentes Bibliotecas.

BASE LEGAL

Ley 23/1982, Sobre Derechos de Autor en Colombia.

Ley 30/1992, Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior; Art. 108. - Las

instituciones de Educación Superior tendrán la obligación de proporcionar a los estudiantes

servicios adecuados y actualizados de bibliotecas.

Ley 44/1993, Por la cual se modifica y adiciona la ley 23 de 1982 y se modifica la ley 29 de 1944.

Decisión Andina 351/1993, Régimen común sobre Derecho de Autor y Derechos Conexos.

Manifiesto de la IFLA/UNESCO/1994, Sobre la Biblioteca Pública.

Ley 527/1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de

datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de

certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 719/2001, Por la cual se modifican las Leyes 23 de 1982 y 44 de 1993 y se dictan otras

disposiciones.

Directrices IFLA/UNESCO/2001, Para el desarrollo del servicio de Bibliotecas Públicas.

Decreto 3942/2010, Por el cual se reglamentan las Leyes 23 de 1982, 44 de 1993 y el artículo 2°,

literal c) de la Ley 232 de 1995, en relación con las sociedades de gestión colectiva de derecho de

autor o de derechos conexos y la entidad recaudadora y se dictan otras disposiciones.

Norma ISO 11620/2014, Sobre Indicadores de Rendimiento para Bibliotecas.

Decreto 1075/2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector

Educación; Art. 2.5.3.2.2.1. - Evaluación de las condiciones de calidad de los programas; Numeral 8

- Medios Educativos.

(RCAA2) Reglas de Catalogación Angloamericanas 2° Edición/2003, Conjunto de reglas que se

aplican a la descripción bibliográfica.

(SCDD) Sistema de Clasificación Decimal Dewey 21° Edición/2000, Sistema de clasificación de

Bibliotecas.

(LEMB Digital) Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas Digital, Lenguaje

normalizado para la catalogación y clasificación de material documental.

DEFINICIONES

Adquisición: Obtención de material bibliográfico, a través de su forma (compra, canje o donación)

con el propósito de incrementar y complementar la colección de las Bibliotecas.

Base de Datos: Consiste en una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son

recolectados y utilizados por los sistemas de información. Una base de datos tiene que ser

compacta, fácilmente accesible, rápida, cómoda y debe ofrecer la información actual sometida a la

última actualización.

127

CAIB: Centro de Análisis de Información Bibliográfica. Área de la Sección de Biblioteca encargada

de realizar el análisis y catalogación del material bibliográfico.

Canje: Adquisición de publicaciones (periódicas, libros) de carácter científico y académico, mediante

intercambio establecido a través de un convenio entre instituciones.

Catalogación: Es el proceso de escribir los elementos informativos que permiten identificar un

documento y de establecer los puntos de acceso que van a permitir recuperarlo por autor, título o

materia que se conocen de antemano aplicando reglas ya establecidas internacionalmente.

Colección: Es el material bibliográfico que tiene disponible una Biblioteca.

Colección de audiovisuales: Compuesta por DVD, CD, videos, mapas, planos, diapositivas, casetes,

entre otros.

Colección de hemeroteca: Compuesta por publicaciones seriadas, boletines, diarios, semanarios,

entre otros.

Colección de referencia: Constituida por las obras de información que, por sus objetivos,

características y contenido, permiten obtener información de manera, ágil y rápida, tales como:

Enciclopedias, Diccionarios, Guías, Anuarios, Atlas, Bibliografías, Manuales y Compendios.

Colección de reserva: Conformada por los materiales que han sido seleccionados de la colección

general, por ser requerido por los docentes, un grupo numeroso de usuarios o a juicio del

personal encargado del servicio de cada una de las Bibliotecas de Facultad, necesarios para

trabajos de investigación o complemento para las clases.

Colecciones especiales: Compuesta por documentos que vienen presentados en formato diferente

del impreso: electrónico o digital.

Colección general: Compuesta por los diferentes libros, monografías y documentos de carácter

general o especializado en las diferentes áreas de los programas académicos que ofrece la

Universidad.

Colección institucional (Memoria institucional): Constituida por aquellos documentos publicados

y editados por la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Colección monografías de grado: Conformada por los trabajos de grado y monografías que los

estudiantes presentan para obtener el título universitario de pregrado y postgrado.

Compra: Adquisición de material bibliográfico en cualquiera de sus formatos (físico y digital),

mediante el uso de un presupuesto determinado.

Comunidad Académica: Se define Comunidad Académica a los estudiantes, docentes, grupos de

investigación e Instituciones de Educación, que participan activamente en el desarrollo del

conocimiento.

Cotización: Documento que se solicita a un proveedor, en el cual se establece el precio, la

descripción del bien o servicio a adquirir, la cantidad y las condiciones de entrega. Este documento

no genera ningún tipo de compromiso contractual.

Donación: Transacción realizada por cualquier persona natural o jurídica. Sea o no miembro de la

comunidad universitaria, el cual tenga la intención de donar al SIBUD, material bibliográfico o

hemerográfico de valor o interés académico, investigativo y cultural.

Material bibliográfico: Es todo material físico o digital, desde el cual se maneje alguna información

de interés, el cual puede ser almacenado de manera bibliográfica para hacer referencia del mismo y

para su fácil manejo.

Placa de inventario: Placa de identificación autoadhesiva de un bien (material bibliográfico), la cual

contiene: el logotipo de la Universidad Distrital, un código o número que identifique el bien o el

activo y el código de barras para lectura mediante escáner óptico.

Precatalogación: Es el conjunto de actividades para el ingreso preliminar del material bibliográfico

adquirido al SIB - ALEPH, lo cual consiste en el ingreso de los datos más relevantes del material

bibliográfico.

Publicaciones seriadas: Publicación de periodicidad fija cuyos ejemplares se suceden en orden

numérico y/o cronológico, con título común y numeración fija preestablecida.

Recursos electrónicos: Recursos especializados contratados que permiten acceso a documentos en

formato electrónico y digital, los cuales pueden ser consultados a través de plataformas virtuales.

128

Selección: Identificación y elección del material bibliográfico pertinente que se integrará a las

colecciones de las Bibliotecas.

Selección y Adquisición: Área de la Sección de Biblioteca encargada de realizar la adquisición del

material bibliográfico solicitado, a través de sus diferentes formas (compra, canje o donación).

Suscripción: Medio por el cual se adquiere el derecho a utilizar un recurso electrónico o a recibir

publicaciones seriadas a través de instituciones y/o editoriales que ofrecen estos servicios. Las

suscripciones se realizan por un tiempo mínimo de un (1) año.

SIB - ALEPH: Sistema de Información Bibliográfico de la Biblioteca.

SIBUD: Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Traslado interno: Acción de donar material bibliográfico por parte de docentes o grupos de

investigación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Usuario: Es toda aquella persona que utiliza un servicio en particular de la Biblioteca.

DOCUMENTOS Y REGISTROS

GIB-PR-001-IN-010, Instructivo para Adquisición por Compra y Suscripción de Material

Bibliográfico.

GIB-PR-001-IN-011, Instructivo para Adquisición por Canje de Material Bibliográfico.

GIB-PR-001-IN-012, Instructivo para Adquisición por Donación de Material Bibliográfico.

GIB-PR-001-IN-013, Instructivo para Registro de Adquisición de Material Bibliográfico.

GIB-PR-001-IN-014, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Monográfico Impreso.

GIB-PR-001-IN-015, Instructivo para Análisis y Descripción de Trabajos de Grado.

GIB-PR-001-IN-016, Instructivo para Análisis y Descripción de Videograbaciones.

GIB-PR-001-IN-017, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Tecnológico.

GIB-PR-001-IN-018, Instructivo para Análisis y Descripción de Publicaciones Seriadas.

GIB-PR-001-IN-019, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Gráfico.

GIB-PR-001-IN-020, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Cartográfico.

GIB-PR-001-IN-021, Instructivo Terminado Final de Material Bibliográfico y Otros Formatos.

GIB-PR-001-FR-003, Formato Convenio de Canje.

GIB-PR-001-FR-012, Formato Solicitud de Adquisición de Material Bibliográfico.

GIB-PR-001-FR-013, Formato Solicitud de Adquisición de Recursos Electrónicos.

GIB-PR-001-FR-014, Formato Consolidado de Adquisición de Material Bibliográfico.

GIB-PR-001-FR-015, Formato Material Bibliográfico Disponible para Canje.

GIB-PR-001-FR-016, Formato Donación de Material Bibliográfico.

GIB-FR-017, Formato Solicitud de Publicación de Información.

GIB-FR-018, Formato Planilla de Información.

GJ-PR-001-FR-004, Acta de Inicio de Contrato de CPS.

GJ-PR-003-FR-012, Acta de Liquidación.

GIF-PR-006-FR-008, Solicitud Traslado Bien.

GIF-PR-017-FR-014, Solicitud de Servicio.

GC-PR-003-FR-008, Estudios y Documentos Previos.

GC-PR-006-FR-028, Evaluación y Reevaluación de Proveedores.

GRF-PR-007-FR-005, Autorización de Giro.

Acuse de Recibo.

Oficio de Oficialización de Traslado de Bienes.

Consolidado de Estadísticas de la Versión de Prueba.

Oficio de Aprobación o Rechazo.

Listado de Material Bibliográfico Adquirido.

Listado de Entrega Firmado.

Informe de Gestión.

129

Ficha Técnica.

Minuta.

Pólizas Aprobadas.

Contrato.

Protocolo de Prueba.

Solicitud de Necesidad.

Tres (3) cotizaciones de los proveedores.

Estudio de Mercado.

Convenio Interadministrativo.

Listado de Material Bibliográfico Cotizado.

Carta de Exclusividad.

Factura del Proveedor.

Certificado de Pago de Aportes Parafiscales y/o Seguridad Social (salud, pensión y ARL).

Registro Único Tributario (RUT).

Certificado de Cámara de Comercio.

Certificación Bancaria.

Fotocopia de la Cédula del Representante Legal.

Acta de Recibo a Satisfacción.

Cumplido a Satisfacción.

Estado de Cuenta.

Acta de Terminación.

POLITICAS DE OPERACIÓN

POLÍTICA GENERAL - SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN

El Sistema de Bibliotecas a través de las diferentes formas de adquisición, fortalecerá los acervos

bibliográficos en medio físico y digital para brindar a los usuarios, material bibliográfico relevante,

oportuno y actualizado, requerido como apoyo al desarrollo de las actividades académicas,

docentes, investigativas y culturales en las diferentes áreas del conocimiento, relacionadas con los

planes de estudio de los Proyectos Curriculares de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas.

POLÍTICA GENERAL - CENTRO DE ANALISIS DE INFORMACION BIBLIOGRAFICA, CAIB

El procesamiento técnico de los materiales bibliográficos y la integración al catálogo del Sistema

de Bibliotecas, es responsabilidad del área de procesos técnicos, permitiendo el control documental

y la recuperación de la información. Estos procesos deben realizarse de acuerdo a las normas

válidas, de carácter nacional e internacional, que permitan un rápido acceso a los usuarios de las

diferentes sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN - CENTRO DE ANALISIS DE INFORMACION BIBLIOGRAFICA, CAIB

PROCESAMIENTO DE LOS RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS: El procesamiento de los recursos

bibliográficos en cualquiera de los soportes (libros, materiales audiovisuales, revistas, etc.) incluye la

preparación física, el análisis documental y la creación de registros que alimentarán el catálogo.

El procesamiento técnico debe cumplir con los estándares internacionales, contar con las

herramientas necesarias y la cantidad suficiente de personal para dar cumplimiento a esta tarea, de

acuerdo a lo estipulado en los manuales de procedimiento.

CONTROL Y SELLADO: A procesos técnicos le corresponde, tan pronto ingresen los recursos

bibliográficos, por canje, compra o donación, efectuar controles de llegada de los materiales

bibliográficos y colocar sellos de propiedad establecidos por la Universidad Distrital Francisco José

de Caldas.

ANÁLISIS DOCUMENTAL: El área de procesos técnicos es responsable de realizar el análisis

documental de los recursos bibliográficos que permita el acceso a estos recursos por parte de los

usuarios. El análisis documental incluye:

130

- Catalogación, descripción bibliográfica y asignación de puntos de acceso (por autor, título,

encabezamiento de materias).

- Análisis temático y clasificación.

- Los estándares internacionales para la normalización son las reglas Angloamericanas vigentes

y la implementación del nuevo código de Catalogación, Descripción y Acceso a los Recursos –

RDA-.

- Para la clasificación se utiliza el Sistema de Clasificación Decimal, Dewey, mientras para la clave

de autor las tablas Cutter.

NOTA: En los Instructivos asociados al presente procedimiento se encuentran las Políticas de

Operación específicas para cada forma de adquisición de material bibliográfico (compra, canje y

donación) y para las actividades que comprenden el análisis y procesamiento técnico de material

bibliográfico (registro de adquisición, catalogación, terminado final y entrega a bibliotecas).

RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO

Profesional Universitario - Jefe de Sección de Biblioteca

Profesional Universitario - Selección y Adquisición

Profesional Universitario - CAIB

Profesional Universitario - Líder de Servicios de Información

Profesional Universitario - Contratación

Profesional Especializado - TIC's

Profesional Especializado – Jurídico

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Equipo SIGUD y

Equipo Biblioteca

Cargo: N/A

Fecha: 22 de mayo de 2017

Nombre: Enith Mireya

Zarate Peña

Cargo: Jefe de Sección de

Biblioteca

Fecha: 13 de junio de

2017

Nombre: Giovanni Rodrigo

Bermúdez Bohórquez

Cargo: Vicerrector Académico

Fecha: 03 de noviembre de 2017

ELEMENTOS DEL PROCESO 1.1.1.1 Inicio

1.1.1.2 Realizar solicitud de adquisición.

Descripción

Realizar la solicitud de material bibliográfico según su forma de adquisición y en los fomatos

establecidos. Las formas de adquisición manejadas por el Sistema de Bibliotecas, son las siguientes:

1. ADQUISICIÓN POR COMPRA: Proceso mediante el cual se adquiere material bibliográfico en los

diferentes formatos (impreso, audiovisual y digital) haciendo uso de un presupuesto determinado.

Las solicitudes de Adquisición por Compra de material bibliográfico se realizan de la siguiente

manera:

Identificar los requerimientos de material bibliográfico que se consideren necesarios y pertinentes,

por Facultad y Proyecto Curricular.

131

Solicitar el material bibliográfico a adquirir, diligenciando los formatos correspondientes: GIB-PR-

001-FR-012, "Formato Solicitud de Adquisición de Material Bibliográfico" y/o GIB-PR-001-FR-013,

"Formato Solicitud de Adquisición de Recursos Electrónicos", registrando la información allí

requerida.

Radicar los formatos debidamente diligenciados en la Dirección de Biblioteca, o enviar los

formatos al correo electrónico de Selección y Adquisición.

2. ADQUISICIÓN POR CANJE: Adquisición de publicaciones (periódicas, libros) de carácter

científico y académico, mediante intercambio establecido a través de un convenio entre

instituciones. En dicho convenio se estipula que las publicaciones periódicas destinadas al canje

deben, ante todo, estar relacionadas con las temáticas que ambas partes tengan en común y que

por lo tanto sean académicamente pertinentes.

Las solicitudes de Adquisición por Canje de material bibliográfico se realizan de la siguiente

manera:

Identificar instituciones académicas e investigativas, o entidades que tengan relación en común

con la temática de los Proyectos Curriculares de la Universidad Distrital, y que manejen convenios

de canje.

Elaborar un oficio con la información académica de interés de la institución o entidad identificada,

teniendo en cuenta los datos de contacto del área que maneje los convenios de canje.

Radicar el oficio en la Dirección de Biblioteca, o enviar el oficio al correo electrónico de Selección y

Adquisición.

3. ADQUISICIÓN POR DONACIÓN: Transacción realizada por cualquier persona natural o jurídica.

Sea o no miembro de la Comunidad Universitaria, el cual tenga la intención de donar al Sistema de

Bibliotecas, material bibliográfico de valor e interés académico, investigativo o cultural.

Las solicitudes de Donación de material bibliográfico se realizan de la siguiente manera:

Traslado Interno: Diligenciar el formato GIF-PR-006-FR-008, "Solicitud Traslado Bien" con los

datos del material bibliográfico a entregar, y radicarlo en la Dirección de Biblioteca.

Donación: Elaborar un oficio manifestando la intención de donación, relacionando el material

bibliográfico que se desea entregar a la Universidad Distrital, y radicarlo en la Dirección de

Biblioteca o enviarlo al correo electrónico de Selección y Adquisición.

1.1.1.3 Recibir solicitud de adquisición.

Descripción

Recibir las solicitudes de material bibliográfico según su forma de adquisición y en los fomatos

establecidos. Las formas de adquisición manejadas por el Sistema de Bibliotecas, son las siguientes:

1. ADQUISICIÓN POR COMPRA

Para iniciar la recepción de solicitudes de Compra o Suscripción de material bibliográfico, es

necesario lo siguiente:

Elaborar oficio donde se soliciten los requerimientos de material bibliográfico que se consideren

necesarios y pertinentes, por Facultad y Proyecto Curricular.

Solicitar aprobación del oficio, por parte de Dirección de Biblioteca.

Realizar entrega del oficio a los Líderes de Servicios de Información de las distintas Bibliotecas,

para que sea radicado en los Proyectos Curriculares.

Realizar seguimiento al Proyecto Curricular para la entrega de solicitudes.

Recibir la solicitudes de material bibliográfico en los formatos correspondientes: GIB-PR-001-FR-

012, "Formato Solicitud de Adquisición de Material Bibliográfico" y/o GIB-PR-001-FR-013, "Formato

Solicitud de Adquisición de Recursos Electrónicos", diligenciado y firmado por el solicitante, y

radicado en la Dirección de Biblioteca o enviado al correo electrónico de Selección y Adquisición.

2. ADQUISICIÓN POR CANJE

Recibir solicitud de Adquisición por Canje a través de oficio radicado en Dirección de Biblioteca o

enviado por correo electrónico a Selección y Adquisición; estas solicitudes pueden ser realizadas por

la Comunidad Académica o ser propuestas desde el Área de Selección y Adquisición.

132

También es posible recibir una solicitud de convenio de canje proveniente de una entidad o

institución académica externa interesada en el material bibliográfico producido por la Universidad

Distrital.

3. ADQUISICIÓN POR DONACIÓN

Las solicitudes de Donación de material bibliográfico se reciben de la siguiente manera:

Traslado Interno: Recibir el formato GIF-PR-006-FR-008, "Solicitud Traslado Bien", diligenciado

por el docente interesado en realizar la donación de material bibliográfico.

Donación: Recibir intención de donación de material bibliográfico a través de un oficio radicado

en Dirección de Biblioteca o enviado por correo electrónico a Selección y Adquisición. Este tipo de

solicitud es realizada por personas o entidades externas a la Universidad Distrital.

Solicitar aclaraciones de la información consignada en los formatos al solicitante, en caso de ser

necesario.

Todas las solicitudes de material bibliográfico que envía la Comunidad Académica son

recepcionadas durante todo el año, ya sean radicadas en la Dirección de Biblioteca o enviadas al

correo electrónico de Selección y Adquisición.

1.1.1.4 Definir forma de adquisición.

Descripción

Identificar la forma de adquisición a procesar, según el tipo de solicitud recibida.

Iniciar el procesamiento de la solicitud según corresponda, siguiendo las actividades descritas en

los Instructivos de Adquisición de Material Bibliográfico:

GIB-PR-001-IN-010, Instructivo para Adquisición por Compra y Suscripción de Material

Bibliográfico

GIB-PR-001-IN-011, Instructivo para Adquisición por Canje de Material Bibliográfico

GIB-PR-001-IN-012, Instructivo para Adquisición por Donación de Material Bibliográfico

1.1.1.5 Forma de adquisición

Flujos

Adquisición por Compra o Suscripción

Adquisición por Donación

Adquisición por Canje

1.1.1.6 Adquisición por Compra o Suscripción

Proceso

Adquisición por Compra o Suscripción - Adquisición por Compra o Suscripción

1.1.1.7 Adquisición por Donación

Proceso

Adquisición por Donación - Adquisición por Donación

1.1.1.8 Adquisición por Canje

Proceso

Adquisición por Canje - Adquisición por Canje

1.1.1.9 Gateway

Flujos

Flujo

1.1.1.10 Gateway

133

1.1.1.11 Crear presupuesto, moneda y proveedores.

Descripción

Realizar la creación del Presupuesto, la Moneda y los Proveedores en el en el módulo de

Adquisiciones del SIB – ALEPH, siguiendo las actividades a desarrollar en el GIB-PR-001-IN-013,

"Instructivo para Registro de Adquisición de Material Bibliográfico":

I. Creación de Presupuesto

II. Creación de Moneda

III. Creación de Proveedores

Dar inicio a la precatalogación del material bibliográfico adquirido.

1.1.1.12 Precatalogar material bibliográfico adquirido.

Descripción

Preparar material bibliográfico, organizandolo por tipo de adquisición (compra, canje o donación).

Realizar la precatalogación del material bibliográfico adquirido, siguiendo las actividades a

desarrollar en el GIB-PR-001-IN-013, "Instructivo para Registro de Adquisición de Material

Bibliográfico":

IV. Precatalogación

Ubicar el material bibliográfico precatalogado en el lugar correspondiente para la entrega en físico

a CAIB.

1.1.1.13 Entregar material bibliográfico.

Descripción

Trasladar el material bibliográfico precatalogado al Área de CAIB.

Entregar el material bibliográfico al personal de CAIB:

Acompañar en el cambio de estado del material bibliográfico en el SIB - ALPEH. El estado de

proceso final debe ser Ingresado a CAIB (IC).

Ubicar el material bibliográfico en el lugar correspondiente.

Ingresar a SIB - ALEPH.

Elaborar un reporte de estado de proceso Ingresado a CAIB (IC) con la fecha de entrega del


Imprimir dos (2) copias del listado.

Verificar el material bibliográfico en físico con lo relacionado en el listado.

Firmar los listados de material bibliográfico entregado.

Entregar una copia del "Listado de Entrega Firmado" al personal de CAIB que recibe el material

bibliográfico.

1.1.1.14 Catalogar material bibliográfico.

Descripción

Recibir el material bibliográfico precatalogado y entregado por Selección y Adquisición.

Identificar el tipo de material bibliográfico a catalogar, dirigiéndose al instructivo de catalogación

correspondiente cuando sea necesario.

Organizar físicamente el material bibliográfico según su forma de adquisición (compra, canje o

donación).

Verificar físicamente que el material bibliográfico cuente con código de barras y placa de

inventario (cuando aplique).

Realizar la catalogación del material bibliográfico adquirido, en el SIB - ALEPH, siguiendo las

actividades a desarrollar en los Instructivos de Catalogación:

Ingresar a SIB - ALEPH para iniciar la catalogación.

Verificar existencia del título en el catálogo.

Crear nuevo registro (cuando aplique).

134

Describir el material bibliográfico utilizando las etiquetas pertinentes.

Guardar registro.

Ingresar el ejemplar.

Colocar el sello administrativo (cuando aplique).

NOTA: Cuando se reciba material bibliográfico en calidad de reposición se reutilizará el registro

indicado por el Área de Selección y Adquisición.

1.1.1.15 Entregar material bibliográfico.

Descripción

Organizar el material bibliográfico catalogado de acuerdo a la Biblioteca asignada.

Entregar el material bibliográfico catalogado al Profesional Universitario de CAIB para iniciar el

control de calidad del mismo.

1.1.1.16 Realizar control de calidad.

Descripción

Recibir material bibliográfico catalogado para iniciar control de calidad.

Tomar muestras aleatorias del material bibliográfico físico procesado por los catalogadores.

Verificar que la información registrada en el SIB - ALEPH sea correcta con el material bibliográfico

físico.

Retroalimentar al personal de CAIB el nivel de desempeño detectado, según se aprecie en la

calidad y pertinencia de los registros verificados.

Solicitar correcciones al catalogador responsable del registro:

Si el material bibliográfico no cumple con el control de calidad, el Profesional Universitario

devolverá el material bibliográfico al catalogador correspondiente para realizar las correcciones

pertinentes.

Si el material bibliográfico cumple con el control de calidad, se aprueba el inicio del Terminado

Final.

1.1.1.17 ¿El material bibliográfico se catalogó correctamente?

Flujos

Sí

No

1.1.1.18 Realizar terminado final.

Descripción

Recibir el material bibliográfico que cumple con el control de calidad.

Verificar que el material bibliográfico entregado cuente con el rótulo adhesivo de color y el sello

administrativo (de acuerdo al tipo de material bibliográfico).

Realizar el Terminado Final al material bibliográfico siguiendo las actividades a desarrollar en el

GIB-PR-001-IN-021, "Instructivo Terminado Final de Material Bibliográfico y Otros Formatos":

Asignar el Rótulo Adhesivo de Color.

Colocar el Protector de Puntos.

Colocar la Banda de Seguridad.

Colocar los Sellos de identificación de la Biblioteca (lomo, frente del libro, contenido).

Ubicar el Bolsillo y Ficha de Préstamo.

Colocar la Ficha de Vencimiento.

Elaborar e imprimir los Rótulos de Lomo, Bolsillo y de la Ficha de Préstamo.

Imprimir los listados de entrega de material bibliográfico.

Colocar los Rótulos de Lomo, Bolsillo y de la Ficha de Préstamo.

135

Verificar que el material bibliográfico procesado tenga, los sellos, el bolsillo, los rótulos, los

protectores y la banda de seguridad, según corresponda para el tipo de material bibliográfico. Si se

encuentra alguna carencia, es necesario retomar la actividad faltante para completar el Terminado

Final.

Entregar el material bibliográfico debidamente empacado en cajas, al personal encargado de

enviarlo a las Bibliotecas correspondientes:

Seleccionar el material bibliográfico a empacar por Biblioteca.

Ubicar el material bibliográfico en cajas de acuerdo al listado impreso.

Ubicar las cajas del material bibliográfico.

Realizar la señalización de las cajas para identificar el material bibliográfico a

desplazar.

1.1.1.19 Realizar solicitud de transporte.

Descripción

Diligenciar el formato GIF-PR-017-FR-014, "Solicitud de Servicio", en dicho formato se realiza:

solicitud de transporte y de personal de apoyo de la Sección de Recursos Físicos de la Universidad

para el desplazamiento de las cajas que tienen el material bibliográfico, adicional se relaciona la

cantidad de cajas, el tipo de material y el lugar de entrega.

Remitir dicho formato en físico y digital a Dirección de Biblioteca para que sea avalado y remitido

por correo electrónico a la Oficina de Recursos Físicos de la Universidad.

Realizar seguimiento a la solicitud, a fin de conocer fecha y hora de traslado.

1.1.1.20 Enviar a Recursos Físicos

Descripción

Radicar la GIF-PR-017-FR-014, "Solicitud de Servicio" previamente avalada por la Dirección de

Biblioteca, en la dependencia correspondiente (Oficina de Recursos Físicos).

1.1.1.21 Respuesta de Recursos Físicos

Descripción

Recibir confirmación de la solicitud con fecha y hora exacta de la realización del traslado.

1.1.1.22 Programar entrega del material.

Descripción

Recibir confirmación de la fecha y hora para realizar el traslado del material bibliográfico por parte

de la Oficina de Recursos Físicos.

Realizar programación con el personal de CAIB, para la entrega del material bibliográfico

procesado a las Bibliotecas.

Remitir por correo electrónico e informar telefónicamente a los Líderes de Servicios de

Información, lo siguiente:

Fecha de entrega del material bibliográfico por parte de Recursos Físicos.

Fecha de entrega del material bibliográfico por parte del personal de CAIB.

Cantidades a recibir de cajas y de material bibliográfico.

1.1.1.23 Apoyar entrega del material.

Descripción

Realizar una ultima verificación del material bibliográfico listo para entregar:

Listados, (2) dos copias en la caja.

Material bibliográfico completo y organizado.

Marcación de caja con destino (nombre de la Biblioteca).

Sellar las cajas listas para la entrega (empleando zunchos y/o cinta).

136

Organizar las cajas por Biblioteca destino.

Hacer entrega de las cajas al personal de Recursos Físicos encargados del traslado.

1.1.1.24 Traslado del material bibliográfico

Descripción

El traslado del material bibliográfico es realizado por el personal correspondiente de la Sección de

Recursos Físicos, mediante los medios de transporte pertinentes.

1.1.1.25 Entregar oficialmente material en las Bibliotecas.

Descripción

Acompañar personalmente la entrega del material bibliográfico en la Biblioteca correspondiente.

Verificar el número de cajas entregadas al personal de Biblioteca.

Validar el conteo del material bibliográfico realizado por el personal de Biblioteca, comparando el

título y el código de barras de los ítems relacionados en el listado de entrega.

Reportar las novedades que se presenten.

Una vez entregado y verificado el material bibliográfico, solicitar la firma de los listados del

material bibliográfico entregado.

Entregar una copia del "Listado de Entrega Firmado" al personal de Biblioteca que recibe el


Validar el cambio de estado en SIB - ALEPH del material bibliográfico, de Rótulado y Listo para

entregar (TL) a estado Circulación (IP).

1.1.1.26 Recibir material bibliográfico.

Descripción

Recibir material bibliográfico de acuerdo a la solicitud. Todas las cajas remitidas por CAIB estarán

marcadas y selladas.

Verificar el número de cajas remitidas por CAIB y el número de cajas recibidas por el personal de

Biblioteca.

Reportar las novedades que se presenten.

1.1.1.27 Verificar material bibliográfico.

Descripción

Ubicar las cajas y proceder a abrirlas.

Identificar los (2) dos listados de entrega donde se encuentra relacionado el material bibliográfico

de cada caja.

Iniciar el conteo comparando el título y el código de barras de los ítems relacionados en el listado

de entrega.

Realizar control de calidad al material bibliográfico en físico, teniendo en cuenta lo siguiente:

Revisión del Rótulo adhesivo de color, depende según la Biblioteca.

Revisión de la asignación de la Banda de Seguridad en el material bibliográfico.

Revisar la ubicación en los Sellos de Lomo del material bibliográfico:

Cabeza del libro – Borde Superior del libro ubicar (1) sello.

Pie de libro – Borde Inferior del libro ubicar (1) sello.

Frente del libro – Borde Frontal ubicar (1) sello.

Contenido del libro: ubicar (5) sellos o más sellos dependiendo del grosor en la margen inferior

hacia el centro.

NOTA: No se permiten sellos encima del contenido.

Revisión del Bolsillo y Ficha de Préstamo.

Revisión de la Ficha de Vencimiento.

137

Revisión de Rótulo de Lomo y el Rótulo de Bolsillo, verificando el título del material con el título

del libro. Verificar el N° topográfico del Rótulo de Lomo y el Rótulo de Bolsillo del material

bibliográfico con el SIB - ALEPH.

Revisión de los Protectores de Rótulos, los cuales deben estar ubicados encima del rótulo

adhesivo de color, y del rótulo de lomo.

Revisión del Sello administrativo, debe estar diligenciado.

Una vez recibido el material bibliográfico, firmar los listados de material bibliográfico entregado.

Entregar una copia del "Listado de Entrega Firmado" al personal de CAIB que entrega el material

bibliográfico.

Realizar cambio de estado en SIB - ALEPH:

Ingresar al SIB - ALEPH con usuario y contraseña.

Verificar que el material bibliográfico se encuentre registrado en el SIB - ALEPH, y

realizar cambio de estado del material bibliográfico de Rótulado y Listo para entregar

(TL) a estado Circulación (IP).

1.1.1.28 Organizar material para préstamo.

Descripción

Ubicar el material bibliográfico en carros trasportadores para su organización.

Organizar el material bibliográfico por número de clasificación a ubicar en la colección.

Dirigirse a las estanterías y mover la colección actual si es necesario, a fin de generar espacio para

el nuevo material bibliográfico que llegó a la Biblioteca.

Ubicar el nuevo material bibliográfico en la colección.

1.1.1.29 Realizar control y seguimiento.

Descripción

Recibir los listados de entrega con fecha y firma del personal de la Biblioteca que recibio el


Realizar archivo de lo entregado. En la carpeta de entregas debe ir:

Oficio con permiso de ingreso del material bibliográfico.

Listados de material bibliográfico con firma y fecha de recibido (Acuse de Recibo).

Realizar revisiones periódicas del SIB - ALEPH con el fin de garantizar los cambios de estado del

material bibliográfico:

Generar reportes por estado de proceso del material bibliográfico.

Detectar novedades que estén directamente relacionadas con los estados del proceso

Rotulado y Listo para Entregar (TL) y Catalogado (CT).

Tomar las acciones respectivas con el fin de normalizar el estado del proceso.

NOTA: Después de la entrega del material bibliográfico en la Bibliotecas, este no debe permanecer en

estado de proceso Rotulado y Listo para Entregar (TL) ni en Catalogado (CT).

1.1.1.30 Fin


Descripción

Realizar informes de gestión mensual y trimestral (ICARO) del Área de Selección y Adquisición,

detallando los siguientes aspectos:

Gestión durante el mes realizada en el Área de Selección y Adquisición.

Estadísticas del proceso de adquisiciones.

Adquisiciones de material bibliográfico por compra.

Cotizaciones realizadas.

138

Fichas Técnicas elaboradas.

Protocolos de Prueba realizados.

Evaluación de recursos electrónicos: Se realiza con las estadísticas obtenidas a través

de encuestas de satisfacción y evaluación, enviadas a los Proyectos Curriculares.

Suscripciones de recursos electrónicos.

Control y seguimiento de contratos de adquisición de material bibliográfico (físico y

digital).

Adquisiciones de material bibliográfico por donación.

Adquisiciones de material bibliográfico por canje.

Realizar Informe Plan de Acción de Inversión mensualmente.

Entregar los informes al personal encargado de realizar los consolidados.

1.1.1.32 Fin

Anexo 6. GIB-PR-001-IN-010, Instructivo para Adquisición por Compra y Suscripción de Material Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 7. GIB-PR-001-IN-011, Instructivo para Adquisición por Canje de Material Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 8. GIB-PR-001-IN-012, Instructivo para Adquisición por Donación de Material Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 9. GIB-PR-001-IN-013, Instructivo para Registro de Adquisición de Material Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 10. GIB-PR-001-IN-014, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Monográfico Impreso. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 11. GIB-PR-001-IN-015, Instructivo para Análisis y Descripción de Trabajos de Grado. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 12. GIB-PR-001-IN-016, Instructivo para Análisis y Descripción de Videograbaciones. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 13. GIB-PR-001-IN-017, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Tecnológico. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 14. GIB-PR-001-IN-018, Instructivo para Análisis y Descripción de Publicaciones Seriadas. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 15. GIB-PR-001-IN-019, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Gráfico. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 16. GIB-PR-001-IN-020, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Cartográfico. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 17. GIB-PR-001-IN-021, Instructivo Terminado Final de Material Bibliográfico y Otros Formatos. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 18. GIB-PR-001-FR-003, Formato Convenio de Canje.

141

Anexo 19. GIB-PR-001-FR-012, Formato Solicitud de Adquisición de Material Bibliográfico.

142

Anexo 20. GIB-PR-001-FR-013, Formato Solicitud de Adquisición de Recursos Electrónicos.

143

Anexo 21. GIB-PR-001-FR-014, Formato Consolidado de Adquisición de Material Bibliográfico.

144

Anexo 22. GIB-PR-001-FR-015, Formato Material Bibliográfico Disponible para Canje.

145

Anexo 23. GIB-PR-001-FR-016, Formato Donación de Material Bibliográfico.

146

Anexo 24. Procedimiento GIB-PR-002, Préstamo de Material Bibliográfico.

147

CONTROL DE CAMBIOS



OBJETIVO

Prestar el material bibliográfico en los diferentes formatos a la Comunidad Académica en las

Unidades de Información del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas.

ALCANCE

Inicia con la identificación de la necesidad de información del usuario y finaliza con la recepción y

reubicación del material bibliográfico prestado.

BASE LEGAL









disposiciones.









DEFINICIONES

Colección: Es el material bibliográfico que tiene disponible una biblioteca.

Colección abierta: Colección que puede ser consultada directamente por el usuario.

Colección cerrada: Colección que no permite acceso directo al usuario para su consulta. Esta debe

ser dispuesta al usuario por personal autorizado.



conocimiento.

Material bibliográfico: Es todo material escrito e impreso, desde el cual se maneje alguna

información de interés, el cual puede ser almacenado de manera bibliográfica para hacer referencia

del mismo y para su fácil manejo.

Material de referencia: Colección que comprende obras de consulta rápida tales como

diccionarios, enciclopedias, atlas, mapas, entre otros.

Material de reserva: Material que por su alto índice de consulta y/o relevancia académica está

disponible exclusivamente para consulta en sala. Dentro del SIBUD las publicaciones seriadas y los

trabajos de grado se consideran material de reserva.

Número topográfico: Conjunto de números y letras que permiten ubicar tanto virtualmente como

físicamente el material bibliográfico.

148

Préstamo en sala: Es el servicio de préstamo para consultar material bibliográfico únicamente

dentro de las instalaciones de la biblioteca.

Préstamo externo: Es el servicio de préstamo que permite al usuario utilizar el material

bibliográfico fuera de las instalaciones de la biblioteca dentro de un límite de tiempo.




Trabajos de grado: Son los trabajos presentados como requisito de grado de los estudiantes de los

programas académicos del nivel pregrado, maestría y doctorado de la Universidad, que estan

disponibles para su consulta.

Usuario: Es toda aquella persona que utiliza un servicio en particular.


GIB-PR-002-IN-001, Instructivo Impresión de Recibos de Préstamo.

GIB-PR-006-IN-022, Instructivo Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o Daño.

GIB-PR-002-FR-008, Formato Préstamo de Material Bibliográfico.


POLÍTICA GENERAL - SERVICIOS DE INFORMACIÓN

El Sistema de Bibliotecas proporciona servicios de información, actividades académicas y

culturales con el fin de fortalecer, acompañar, y satisfacer las necesidades de información de la

Comunidad Académica en los procesos de formación ciudadana, profesional e investigativa en la

construcción de cultura y proyección social.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Todo usuario del Sistema de Bibliotecas debe presentar su carné o documento de identidad

actualizado y en buen estado físico para utilizar el servicio de préstamo.

El Sistema de Biblioteca realizará atención a todos los usuarios (estudiantes, docentes, egresados,

administrativos, pensionados, comunidad). Todos los usuarios del Sistema de Bibliotecas que realice

préstamos debe estar libre de sanciones.

Para el préstamo de material bibliográfico, recursos tecnológicos y espacios, el tiempo de uso del

cual dispone el usuario dependerá del tipo colección y recursos que utilice, con una (1) posibilidad

de renovación por el mismo periodo.

El préstamo de material bibliográfico y recursos tecnológicos es personal e intransferible y el

solicitante del préstamo es responsable de la custodia y buen uso de los elementos.

Los horarios para la prestación del servicio se establecerán de acuerdo con las directrices de la

Dirección de Biblioteca.

El usuario es responsable del cuidado y uso de los recursos solicitados en préstamo. En caso de

daño o pérdida incurrirá en las sanciones establecidas por el Sistema de Bibliotecas.

Todo usuario que supere el tiempo de préstamo establecido por el Sistema de Bibliotecas (horas y

la fecha establecida en el préstamo), incurrirá en sanción pecuniaria o pedagógica según el tipo de

recurso o material bibliográfico.

Es responsabilidad del personal administrativo del Sistema de Bibliotecas, así como los usuarios

finales (docentes, estudiantes, administrativos) velar por la integridad y buen uso de todos los

recursos bibliográficos, tecnológicos, muebles y enseres.

149



Asistente - Circulación y Préstamo




Equipo Biblioteca

Cargo: N/A

Fecha: 14 de abril de 2017


Zarate Peña


Biblioteca


2017





ELEMENTOS DEL PROCESO

1.1.1.33 Inicio

1.1.1.34 Identificar necesidad de información del usuario.

Descripción

Saludar y presentarse cordialmente al usuario.

Informar que el servicio de préstamo de material bibliográfico requiere el carné estudiantil vigente

y en buen estado.

Identificar si el usuario requiere acompañamiento.

1.1.1.35 ¿El usuario necesita acompañamiento?

Flujos

Sí

No

1.1.1.36 Acompañar en la consulta.

Descripción

Acompañar al usuario en la búsqueda de información en el Catálogo en Línea.

Explicar la manera de consultar la disponibilidad del material bibliográfico.

Verificar que el material bibliográfico solicitado se encuentre disponible.

1.1.1.37 ¿El material bibliográfico se encuentra disponible en el sistema?

Flujos

No

Sí

1.1.1.38 Indicar el uso del formato de préstamo.

Descripción

Hacer entrega del formato GIB-PR-002-FR-008, "Formato Préstamo de Material Bibliográfico".

Indicar como se diligencia el formato con los datos del usuario, y la información que suministra el

SIB - ALEPH:

150

No. Topográfico

Volumen

Ejemplar

Autor

Título

Nombre Usuario

Identificación

Código

1.1.1.39 Informar al usuario otras opciones.

Descripción

Informar al usuario otros servicios de la Biblioteca que le puedan ser de utilidad para resolver su

necesidad, tales como:

Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación

Recursos electrónicos (Bases de Datos)

1.1.1.40 Fin

1.1.1.41 Atender solicitud de préstamo.

Descripción

Recibir el GIB-PR-002-FR-008, "Formato Préstamo de Material Bibliográfico", el cual se utilizará

para ubicar el material bibliográfico (cuando aplique).

Proceder con el servicio de préstamo solicitado, según el tipo de colección (abierta o cerrada) de

la Biblioteca.

1.1.1.42 ¿Es colección abierta o cerrada?

Flujos

Colección abierta

Colección cerrada

1.1.1.43 Préstamo en colección abierta

Proceso

Préstamo en colección abierta - Préstamo en colección abierta

1.1.1.44 Préstamo en colección cerrada

Proceso

Préstamo en colección cerrada - Préstamo en colección cerrada

1.1.1.45 Tiempo que el usuario usa el servicio

1.1.1.46 Recibir material bibliográfico

Proceso

Recibir material bibliográfico - Recibir material bibliográfico

1.1.1.47 Fin

Anexo 25. GIB-PR-002-IN-001, Instructivo Impresión de Recibos de Préstamo. (Ver archivo digital adjunto).

151

Anexo 26. GIB-PR-002-FR-008, Formato Préstamo de Material Bibliográfico.

152

Anexo 27. Procedimiento GIB-PR-003, Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos.

153

CONTROL DE CAMBIOS



OBJETIVO

Prestar espacios de trabajo, casilleros y recursos tecnológicos a la Comunidad Académica en las

Unidades de Información del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas, para el apoyo de actividades académicas.

ALCANCE

Inicia con la identificación de las necesidades del usuario y finaliza con la recepción y reubicación

del recurso prestado.

BASE LEGAL










Circular No. 4155/2016 de la Oficina Asesora de Planeación y Control, Asignación de Espacios

Físicos Biblioteca Ramón D´Luyz Nieto Sede Aduanilla de Paiba; Lineamientos Generales de

Asignación de Espacios Físicos - Se disponen las directrices y criterios para la reserva, asignación y

uso de los espacios físicos del Centro Cultural Biblioteca "Ramón Eduardo D'Luyz Nieto".

DEFINICIONES

Casillero: Espacio que se asigna al usuario con el fin de guardar sus objetos personales durante su

estadía en la Biblioteca.

Computador portátil: Considerado como un recurso tecnológico que forma parte del Sistema de

Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, utilizado para el préstamo.



conocimiento.

Elementos complementarios: Son los recursos adicionales que se entregan con los espacios de

trabajo, tales como: micrófonos, sillas, proyectores, etc.

Espacio de trabajo: Son sitios dispuestos para el desarrollo de actividades académicas, culturales o

de extensión de la Comunidad Universitaria.

Ficha de préstamo: Formato utilizado para registrar un préstamo efectuado a un usuario.

Recurso: Es un medio de cualquier clase (casillero, computador portátil, video beam, espacio de

trabajo) que permite satisfacer una necesidad o conseguir aquello que se pretende.

Recurso tecnológico: Es un medio que se vale de la tecnología para cumplir con su propósito.

(Portátiles, video beam)


Usuario: Es toda aquella persona que utiliza un servicio en particular en la Biblioteca.


GIB-PR-003-IN-002, Instructivo Solicitud de Espacios Sede Aduanilla de Paiba.

154

GIB-PR-003-FR-006, Formato Solicitud de Espacios de Trabajo.


POLÍTICAS GENERALES

El usuario siempre debe presentar su carné estudiantil vigente y en buenas condiciones para

realizar cualquier tipo de préstamo en la Biblioteca.

El usuario debe estar libre de multas y de bloqueos para realizar cualquier tipo de préstamo en la

Biblioteca.

El usuario debe verificar el estado del recurso en el momento del préstamo e informar al

responsable de la Biblioteca si se presenta alguna anomalía.

El usuario debe devolver el recurso en buenas condiciones y dentro del tiempo estipulado para

evitar sanciones.

La renovación de los préstamos esta sujeta a la demanda y disponibilidad del recurso. Se realiza

directamente en los puntos de Circulación y Préstamo de las Bibliotecas.

POLÍTICAS PERSONAL BIBLIOTECA

El computador portátil es una herramienta de trabajo dentro del Sistema de Bibliotecas de la

Universidad y un elemento devolutivo dentro de los inventarios de la Universidad Distrital FJC, es

responsabilidad del personal administrativo de la Biblioteca, así como los usuarios finales (docentes,

estudiantes, administrativos) velar por la integridad y buen uso del mismo. Y en caso de daño o

pérdida de uno o más equipos informar ante la instancia que corresponda.

En las Unidades de Información, diariamente en la apertura y cierre, y en el cambio de turno se

deberá realizar la revisión y entrega de inventario de recursos tecnológicos al personal de vigilancia,

en donde se verificará y sumarán el número físico de cada uno de los recursos tecnológicos para

relacionarlos en la minuta del personal de vigilancia, lo cual corresponderá al número total de

equipos asignados para dicha Unidad de Información.

El personal encargado y responsable dentro del Sistema de Bibliotecas del control y préstamo de

los recursos tecnológicos y espacios de trabajo, en cada una de las Bibliotecas y Unidades de

Información, debe revisar el estado de los recursos cada vez que se presten y de igual forma en el

momento de la devolución.

El personal de vigilancia en compañía del personal de Circulación y Préstamo, al cierre de la

Biblioteca revisará el estado de los casilleros, si encuentran casilleros en uso:

Reportarán en la minuta la información del usuario y de los objetos encontrados en

los mismos.

Informarán el siguiente día al usuario vía correo electrónico o telefónicamente, que

dejó sus elementos en el casillero y se le sancionará con la multa pedagógica, según el

número de días que demore en recoger sus pertenencias.

Si hay sospecha de la introducción de sustancias tóxicas o explosivas en el casillero, se

informara a los encargados de la seguridad de la Universidad y a la Dirección de

Biblioteca.

CONDICIONES DEL SERVICIO

1. Políticas Préstamo de Recursos Tecnológicos

El Usuario de la Comunidad Universitaria al firmar la ficha de préstamo del recurso tecnológico se

responsabiliza del cuidado y mantenimiento del recurso durante su uso. No está permitido

manipular ni el hardware, ni el software y el equipo debe ser devuelto en las mismas condiciones en

que se entregó. En caso contrario, el usuario deberá asumir la reparación de los daños o la

reposición del equipo.

Los recursos tecnológicos que se requieran utilizar en eventos o actividades fuera de la Biblioteca,

deben ser debidamente registrados y relacionados en la minuta del personal de seguridad al

155

momento de su salida e igualmente al momento de la devolución. El Usuario o funcionario que

movilice recursos tecnológicos fuera de las Bibliotecas deberá hacerse responsable por los mismos.

Las computadoras portátiles sólo podrán ser utilizadas por los usuarios en las instalaciones de las

Bibliotecas de la Universidad, sin excepción. El incumplimiento de este punto obtendrá una sanción

de quince (15) días en la suspensión servicio de préstamo.

En caso de pérdida, entrega del recurso tecnológico deteriorado o desmantelado en alguna de sus

partes, el usuario deberá devolver el material perdido o dañado en un término inferior a quince (15)

días, sin perjuicio de las sanciones a que hubiese lugar.

El carné del usuario permanecera en el puesto de Circulación y Préstamo hasta que él haga la

devolución del recurso tecnológico.

El uso de este servicio es personal e intransferible y el solicitante del préstamo es responsable de

la custodia y buen uso del recurso tecnológico. Prestar su cuenta a terceros ocasionará sanciones

por incumplimiento con quince (15) días en la suspensión del servicio de préstamo y la

correspondiente comunicación a la Coordinación del Proyecto Curricular.

Tiempo de préstamo y devolución de equipos portátiles:

Para toda la comunidad el préstamo será por un máximo de tres (3) horas;

dependiendo del horario, de la disponibilidad del equipo y en función de la demanda

con posibilidad de renovación por el mismo tiempo, pero no de reserva.

Los equipos deben ser devueltos encendidos y en funcionamiento con todos sus

componentes, programas y en buen estado.

El personal de la Biblioteca comprobará, en presencia del usuario, que el portátil se

encuentra en perfectas condiciones al momento de la devolución.

Al aceptar el préstamo del recurso tecnológico y de sus accesorios, el usuario automáticamente se

hace responsable de los costos de posibles reparaciones y reposiciones totales o parciales de los

componentes que resulten dañados por maltrato, mal uso, por sustitución no autorizada de

componentes o desperfectos en el equipo que sean imputables al usuario. El usuario podrá optar

por la reposición de los bienes afectados, en cuyo caso deberá entregar refacciones originales

nuevas para restablecer la funcionalidad del equipo.

2. Políticas Préstamo de Casilleros

Los casilleros se prestarán por cuatro (4) horas con posibilidad de renovación según la demanda y

disponibilidad de los mismos.

La Biblioteca no se hace responsable por la pérdida de objetos de valor guardados dentro de los

casilleros.

Está prohibido guardar en lo casilleros sustancias toxicas o explosivas que atenten contra la

integridad física o moral de la Comunidad Universitaria. Esto tendrá una sanción de un semestre (6

meses) sin servicio en el Sistema de Bibliotecas y se informará oficialmente al Proyecto Académico

al que pertenezca el estudiante.

La no entrega del casillero en la hora estipulada acarreará una multa pedagógica por cada hora de

retraso.

En caso de daño o pérdida del candado y/o llave, el usuario deberá cancelar el valor respectivo del

arreglo o reposición que le sea estipulado por la Biblioteca, quedando el préstamo suspendido

hasta tanto no se resuelva la situación.

El horario de servicio de casilleros iniciará quince (15) minutos después de la apertura de la

Biblioteca, y se suspenderá treinta (30) minutos antes del cierre de la misma.

3. Políticas Préstamo de Espacios de Trabajo

Las solicitudes de espacios se deben realizar mínimo 24 horas (solo en días hábiles) de antelación

al evento y se asignan según orden de llegada, siempre y cuando no exista un evento de mayor

prioridad para la institución que haya presentado el mismo requerimiento.

156

Los espacios NO serán asignados para actividades académicas que deban desarrollarse en las

diferentes sedes, tales como clases, cátedras, o espacios académicos que conformen un proyecto

curricular, exceptuando las actividades académicas que se asignen por parte de Vicerrectoría

Académica para un fin específico.

Los espacios de la Sede Aduanilla de Paiba se asignarán según la siguiente prioridad:

Los eventos de carácter académico, cultural o administrativo, que por sus

características impacten a la comunidad universitaria en general.

Los eventos de carácter académico, cultural o administrativo, que por sus

características impacten comunidad universitaria de una facultad determinada.

Los eventos de interés particular para las dependencias académicas y/o

administrativas.

NOTA: Los espacios físicos disponibles serán de uso exclusivo para las actividades de la

comunidad universitaria, solo se asignarán a entes externos siempre y cuando el evento

este organizado por alguna dependencia administrativa y/o académica de la Universidad.

Para los espacios de la Sede Aduanilla de Paiba, una vez se apruebe la solicitud, se enviará un

correo electrónico de confirmación al solicitante, el cual deberá entregarse (impreso) al ingresar a la

sede como soporte para la verificación y control de la asignación.

La apertura, cierre y custodia de la dotación y equipamiento de los espacios físicos será

responsabilidad de la empresa de vigilancia de la Sede; la atención de usuarios y administración de

los espacios estará a cargo del equipo perteneciente a la Sección Biblioteca que se designe para tal

fin, el desarrollo de estas actividades para una gestión óptima de los espacios físicos implica una

labor articulada entre los actores mencionados.

El horario de préstamo de los espacios físicos será de lunes a viernes de 7 am a 6 pm.

Se debe cumplir con las siguientes reglas básicas para el uso y permanencia de los usuarios en los

espacios físicos de uso académico:

No ingerir ningún tipo de alimentos en los espacios físicos de uso académico.

No realizar actividades recreativas o de ocio en los espacios físicos de uso académico

o actividades diferentes a las de tipo académico.

Los usuarios que no cumplan con las reglas básicas para el uso y permanencia de los espacios

físicos, tendrán las siguientes penalidades:

Primera vez: No se le asignaran espacios durante 15 días.

Segunda vez: No se le asignaran espacios durante 30 días.

Tercera vez: No se le asignaran espacios durante el resto del semestre.

NOTA: En todo caso a cualquier usuario que cometa algún daño en el mobiliario,

dotación y espacios físicos de la sede, se le deberá aplicar lo establecido en el estatuto

estudiantil (Acuerdo N° 27 de 1993, Artículo 84-causales de suspensión y expulsión) y

estatuto docente (Acuerdo N° 11 de 2002, Artículo 113 y 114).



Profesional Universitario - Espacios


157




Equipo Biblioteca

Cargo: N/A



Zarate Peña


Biblioteca

Fecha: 19 de julio de 2017





ELEMENTOS DEL PROCESO

1.1.1.48 Inicio

1.1.1.49 Identificar necesidad del usuario.

Descripción


Informar que el servicio de préstamo de espacios de trabajo y de recursos tecnológicos requiere el

carné estudiantil vigente y en buen estado.

Identificar el tipo de recurso que solicita el usuario.

1.1.1.50 ¿Se solicita un espacio de trabajo?

Flujos

Sí

No

1.1.1.51 Informar el trámite requerido.

Descripción

Informar al usuario como solicitar los espacios de trabajo según la sede:

Sede Aduanilla de Paiba: Se realizará la solicitud a través de una plataforma virtual

guiándose por el GIB-PR-003-IN-002, "Instructivo Solicitud de Espacios Sede Aduanilla

de Paiba". La respuesta de la solicitud será analizada por el personal de Biblioteca, y

enviada por correo electrónico al solicitante.

Otras Bibliotecas: Se entregará la planilla GIB-PR-003-FR-006, "Formato Solicitud de

Espacios de Trabajo".

Indicar como diligenciar los datos según corresponda.

Informar al usuario que debe presentarse puntualmente el día y hora solicitados en el puesto de

Circulación y Préstamo, para proceder con la entrega del espacio de trabajo.

1.1.1.52 ¿Se solicita un espacio de la Sede Aduanilla de Paiba?

Flujos

No

Sí

1.1.1.53 Analizar solicitud de préstamo.

Descripción

Recibir solicitud de préstamo al correo electrónico.

158

Estudiar solicitud de préstamo teniendo en cuenta: la disponibilidad del espacio, los horarios

de servicio, el usuario solicitante y la pertinencia de la actividad a realizar.

Dar respuesta de aprobación o rechazo a la solicitud mediante el correo electrónico. La

respuesta debe contener: la razón de aprobación o rechazo, las condiciones del servicio,

solicitar el listado de asistentes a la actividad a realizar, fecha y hora asignada del espacio, y

especificar al solicitante traer el correo de confirmación impreso el día de la entrega del espacio.

1.1.1.54 ¿Se aprobó la solicitud de préstamo?

Flujos

Sí

No

1.1.1.55 Fin

1.1.1.56 Revisar disponibilidad del recurso.

Descripción

Ingresar al SIB - ALEPH.

Revisar si hay disponibilidad del recurso solicitado (portátiles, video beams, audífonos,

casilleros). Para los recursos que no se encuentren catalogados en SIB - ALEPH, se revisa

físicamente el recurso.

1.1.1.57 ¿Se encuentra disponible el recurso solicitado?

Flujos

Sí

No

1.1.1.58 Entrega del recurso

Proceso

Entrega del recurso - Proceso principal


1.1.1.60 Recibir recurso

Proceso

Recibir recurso - Recibir recurso

1.1.1.61 Fin

1.1.1.62 Informar al usuario.

Descripción

Informar al usuario que el recurso solicitado no se encuentra disponible en el momento, o en

la fecha requerida.

Dar un tiempo estimado en el cual podrá encontrarse disponible el recurso.

1.1.1.63 Fin

Anexo 28. GIB-PR-003-IN-002, Instructivo Solicitud de Espacios Sede Aduanilla de Paiba. (Ver archivo digital adjunto).

Entrega%20del%20recurso%20-%20Proceso%20principal

159

Anexo 29. GIB-PR-003-FR-006, Formato Solicitud de Espacios de Trabajo.

160

Anexo 30. Procedimiento GIB-PR-004, Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación.

161

CONTROL DE CAMBIOS



08/11/2017 02

Modificación de nombre y de código.

Actualización de: Objetivo, Base Legal, Definiciones y Políticas de

Operación.

Ajuste en la descripción de actividades.

Inclusión del Servicio de Cartas de Presentación.

Diferenciación en la atención de usuarios internos (Universidad Distrital) y

usuarios externos (otras Bibliotecas/Instituciones).

Ajuste en la documentación asociada al procedimiento.

OBJETIVO

Brindar el servicio de Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación a la Comunidad

Universitaria en las Unidades de Información del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital


ALCANCE

Inicia con la identificación de las necesidades de información del usuario (interno o externo) y

finaliza con la recepción y reubicación del material bibliográfico prestado.

BASE LEGAL









disposiciones.









DEFINICIONES

Carta de Presentación: Documento de presentación del usuario de la Comunidad Académica a la

Unidad de Información prestamista, con el fin de acceder al servicio de consulta en sala en otras

Instituciones con las cuales se tienen convenio interinstitucional.


Colección abierta: Colección que puede ser consultada directamente por el usuario.

Colección cerrada: Colección que no permite acceso directo al usuario para su consulta. Esta debe

ser dispuesta al usuario por personal autorizado.

162



conocimiento.

Comunidad Universitaria: Está compuesta por todos los profesores e investigadores, todos los

estudiantes y todo el personal de administración y servicios de la Universidad Distrital.

Convenio de Préstamo Interbibliotecario: Es un pacto entre dos o más instituciones con el fin de

compartir sus recursos bibliográficos mediante la suscripción del convenio.




Material de referencia: Colección que comprende obras de consulta rápida tales como

diccionarios, enciclopedias, atlas, mapas, entre otros.

Material de reserva: Material que por su alto índice de consulta y/o relevancia académica está

disponible exclusivamente para consulta en sala. Dentro del SIBUD las publicaciones seriadas y los

trabajos de grado se consideran material de reserva.

Número topográfico: Conjunto de números y letras que permiten ubicar tanto virtualmente como

físicamente el material bibliográfico.

Préstamo en sala: Es el servicio de préstamo para consultar material bibliográfico únicamente

dentro de las instalaciones de la Biblioteca.

Préstamo externo: Es el servicio de préstamo que permite al usuario utilizar el material

bibliográfico fuera de las instalaciones de la Biblioteca dentro de un límite de tiempo.

Préstamo Interbibliotecario (PIB): Tipo especial de préstamo que se realiza eventualmente entre

Bibliotecas y consiste en la posibilidad de compartir en forma equitativa el uso de los distintos

acervos bibliográficos mediante la suscripción de convenios.




Colección Trabajos de grado: Son los trabajos presentados como requisito de grado de los

estudiantes de los programas académicos del nivel pregrado, maestría y doctorado de la

Universidad, que están disponibles para su consulta.



GIB-PR-004-FR-001, Formato Carta de Presentación.

GIB-PR-004-FR-004, Formato Convenio de Préstamo Interbibliotecario.

GIB-PR-004-FR-019, Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario.

Carta de Presentación (formato externo).

Solicitud de Préstamo Interbibliotecario (formato externo).








Todo usuario del Sistema de Bibliotecas debe presentar su carné o documento de identidad

actualizado y en buen estado físico para utilizar el servicio de préstamo.

163

El Sistema de Biblioteca realizará atención a todos los usuarios (estudiantes, docentes, egresados,

administrativos, pensionados, comunidad). Todos los usuarios del Sistema de Bibliotecas que

realicen préstamos deben estar libre de sanciones.

El Sistema de Biblioteca establece convenios interinstitucionales e interbibliotecarios- PIB con el

fin de fortalecer los procesos académicos, culturales, investigación para el desarrollo de la




Tienen derecho a acceder a este servicio aquellos usuarios que pertenezcan a instituciones

públicas o privadas que hayan oficializado el Convenio PIB con el Sistema de Bibliotecas de la


Los usuarios internos y externos deben presentar el documento “Solicitud de Préstamo

Interbibliotecario” y/o “Carta de Presentación” establecido por la institución, debidamente

diligenciado y firmado por el personal autorizado.

El usuario debe presentar el carné de la Institución a la cual pertenece, el cual se debe encontrar

en buen estado físico (sin rupturas, datos y fotos legibles).

Todos los usuarios que utilicen el servicio de Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación

se deben de regir según las políticas de las instituciones con la cual se tengan Convenio PIB.

Todo Préstamo Interbibliotecario debe tener fecha y firma de recibido y de entrega del material

bibliográfico en la Biblioteca correspondiente.

CONDICIONES DEL SERVICIO

1. Sanciones Institución en Convenio

La Institución en Convenio PIB será responsable que sus usuarios realicen la devolución oportuna

del material bibliográfico. La demora en la devolución del material, incurrirá en las sanciones que

estipule el Reglamento de Biblioteca.

En caso de que el usuario no realice la devolución oportuna del material bibliográfico en préstamo,

se suspenderá el servicio de préstamo interbibliotecario a la Institución en Convenio PIB por un

tiempo de quince (15) días calendario.

Para la pérdida o deterioro del material bibliográfico prestado, la institución en Convenio PIB debe

comprometerse a reponer el mismo título, para lo cual se le conceden un plazo no mayor a quince

(15) días calendario y hasta que no sea repuesto el material bibliográfico, el Convenio PIB estará

suspendido. En caso de que el material bibliográfico se encuentre agotado o descontinuado la

Institución en Convenio PIB solicitara al Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital el título

por el cual deberá ser remplazado.

La Institución en Convenio PIB que incurre tres (3) veces consecutivas en sanciones del servicio, el

Convenio PIB se suspenderá por lo que falte del semestre académico.

2. Políticas de la Universidad Distrital Francisco José De Caldas

Los usuarios externos tienen derecho a solicitar hasta dos (2) ejemplares con el tiempo de

préstamo establecido por el Reglamento del Sistema de Bibliotecas, con derecho a una (1)

renovación por el mismo tiempo.

La Biblioteca de la Universidad Distrital puede tener en préstamo Interbibliotecario hasta veinte

(20) ejemplares de forma simultánea por institución.

El material bibliográfico susceptible a préstamo interbibliotecario será aquel que se encuentre en

la colección general disponible para préstamo externo por un periodo de (5) cinco días hábiles.

El material bibliográfico susceptible para préstamo en sala podrá ser consultado por medio de

Cartas de Presentación y aplica para todas las colecciones del Sistema de Bibliotecas.

El material bibliográfico debe ser devuelto en perfecto estado de conservación y dentro de los

términos indicados por la Biblioteca prestamista.

164

3. Sanciones Usuarios Internos Universidad Distrital

El Usuario que no cumpla con la devolución del material bibliográfico en la fecha establecida por

la Institución en Convenio PIB, se le suspenderá el servicio de préstamo interbibliotecario por un

término de siete (7) días calendario en la Biblioteca de la Universidad Distrital.

El Usuario debe cumplir con las sanciones establecidas por la Institución en Convenio PIB.


Profesional Universitario - PIB






Equipo Biblioteca

Cargo: N/A

Fecha: 09 de mayo de 2017


Zarate Peña


Biblioteca

Fecha: 11 de agosto de

2017







Descripción


Informar que el servicio de Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación requiere el carné

estudiantil vigente y en buen estado.

Identificar la Institución/Biblioteca externa solicitada.

1.1.1.3 Verificar vigencia del Convenio PIB.

Descripción

Ingresar a la base de datos de Convenios de Préstamo Interbibliotecario del Sistema de Bibliotecas

de la Universidad Distrital.

Revisar si la Institución/Biblioteca externa solicitada se encuentra en la base de datos.

Verificar si actualmente se tiene establecido un Convenio de Préstamo Interbibliotecario con la

entidad externa.

1.1.1.4 ¿El convenio se encuentra vigente?

Flujos

No

Sí

1.1.1.5 Informar al usuario otras opciones.

Descripción

Informar al usuario que actualmente no se cuenta con un Convenio de Préstamo Interbibliotecario

con la entidad solicitada.

165

Informar al usuario otros servicios de la Biblioteca que le puedan ser de utilidad para resolver su

necesidad, tales como:

Préstamo de Material Bibliográfico (Colecciones del Sistema de Bibliotecas)

Servicios de Referencia Bibliográfica - Elaboración de Bibliografías - Conmutación

Bibliográfica

Recursos electrónicos (Bases de Datos)

1.1.1.6 Crear o renovar convenio.

Descripción

Comunicarse con la entidad externa mediante correo electrónico.

Tramitar la creación o renovación de un Convenio de Préstamo Interbibliotecario.

Elaborar un oficio diligenciando el formato GIB-PR-004-FR-004, "Formato Convenio de Préstamo

Interbibliotecario" con la fecha y datos correspondientes.

Solicitar aprobación del oficio por Dirección de Biblioteca.

Enviar mediante correo electrónico el oficio, previamente aprobado, junto con el formato GIB-PR-

004-FR-004, "Formato Convenio de Préstamo Interbibliotecario" a la entidad externa.

Recibir respuesta de confirmación del Convenio de Préstamo Interbibliotecario por parte de la

entidad externa.

1.1.1.7 Atender solicitud.

Descripción

Identificar el tipo de usuario que solicita el servicio.

Proceder con el servicio solicitado (Préstamo Interbibliotecario o Cartas de Presentación), según el

tipo de usuario (interno o externo) de la Biblioteca.

1.1.1.8 Tipo de usuario

Flujos

Usuario Externo

Usuario Interno (UD)

1.1.1.9 Préstamo Interbibliotecario Usuarios Externos

Proceso

Préstamo Interbibliotecario Usuarios Externos - Préstamo Interbibliotecario Usuarios Externos


1.1.1.11 Recibir material

Proceso

Recibir material - Proceso principal

1.1.1.12 Fin

1.1.1.13 Préstamo Interbibliotecario Usuarios Internos

Proceso

Préstamo Interbibliotecario Usuarios Internos - Préstamo Interbibliotecario Usuarios Internos

1.1.1.14 Fin

Recibir%20material%20-%20Proceso%20principal

166

Anexo 31. GIB-PR-004-FR-001, Formato Carta de Presentación.

167

Anexo 32. GIB-PR-004-FR-004, Formato Convenio de Préstamo Interbibliotecario. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 33. GIB-PR-004-FR-019, Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario.

168

Anexo 34. Procedimiento GIB-PR-005, Formación de Usuarios.

169

CONTROL DE CAMBIOS



09/11/2017 02


Operación.


Inclusión de un subprocedimiento para la solicitud de publicación de

información.

Inclusión de una actividad de control y seguimiento.

OBJETIVO

Formar usuarios autosuficientes y multiplicadores garantizando la apropiación de los servicios de

información y aprendizaje de las herramientas y recursos bibliográficos ofrecidos por el Sistema de

Bibliotecas de la Universidad Distrital, iniciando con los usuarios un proceso de formación constante

desde el ingreso mismo a la Universidad, con el fin de mantener un proceso continuo de formación

y actualización.

ALCANCE

Inicia con la recepción de solicitudes de Formación de Usuarios y finaliza con la elaboración de

informes de gestión para el análisis del servicio.

BASE LEGAL









disposiciones.









DEFINICIONES

Capacitación: Proceso continuo de enseñanza-aprendizaje que busca desarrollar habilidades en un

campo específico de desempeño.




conocimiento.

Formación de Usuarios: Conjunto de actividades desarrolladas por profesionales en las Unidades

de Información, con el fin de transmitir a los usuarios un mayor conocimiento del funcionamiento,

recursos y servicios de información de la Biblioteca.

170

Inducción: Presentación del funcionamiento y condiciones de los Servicios del Sistema de

Bibliotecas.

Instalación: La disposición del espacio, protocolo y elementos requeridos para la realización de un

evento.

Invitados: Participantes y/o asistentes a un evento.

Logística: Conjunto de los medios y métodos que permiten llevar a cabo la organización de un

evento.




Material publicitario: Conjunto de medios y soportes (separadores de libros, pendones, banners)

utilizados para transmitir un mensaje de promoción o invitación en particular.

Pieza gráfica: Composición visual en diseño, la cual puede variar en soporte y formato según sus

necesidades.





Recursos físicos: Se refiere a los equipamientos, suministros y materiales necesarios para el desarrollo

de cada tipo de actividad: desde equipos informáticos y audiovisuales a elementos museográficos,

pasando por material escolar, folletos informativos, identificaciones del personal o guiones impresos

para visitas. Transporte de los ponentes o de las obras que se vayan a traer ida y vuelta.



Visita Guiada: Actividad académica y cultural enfocada en la presentación de la historia e

importancia de una Biblioteca en específico, durante el recorrido de las instalaciones de la misma.


GIB-PR-005-GUI-001, Guía de Inducción de los Servicios de Biblioteca.

GIB-PR-005-GUI-002, Guía de Uso del Catálogo en Línea.

GIB-PR-005-GUI-003, Guía de Visitas Guiadas Biblioteca Ramón D´Luyz Nieto.

GIB-PR-005-FR-020, Formato Evaluación de Servicio Formación de Usuarios.



GI-FR-011, Formato Planilla de Asistencia.











Las solicitudes de Formación de Usuarios, la comunicación y documentación que surja del

procedimiento, debe ser enviada por los Líderes de Biblioteca al siguiente correo electrónico:

[email protected]

171

Se debe realizar promoción y seguimiento del portafolio de servicios del Sistema de Bibliotecas

con cada Proyecto Curricular de la Universidad Distrital mediante visitas presenciales por cada una

de las oficinas, por medio telefónico o vía correo electrónico.

En caso de que ocurra alguna eventualidad con una Formación de Usuarios, se debe informar a

Dirección de Biblioteca y al Líder de Formación de Usuarios.

La cantidad de asistentes no debe influir en la realización de la Formación de Usuarios.

Las solicitudes de Formación de Usuarios que requieran difusión de información en los medios de

comunicación para completar el aforo requerido, deben procesar la solicitud con el personal de

Comunicaciones con quince (15) días de anterioridad, diligenciando los formatos correspondientes:



Se debe verificar previamente la infraestructura física y tecnológica que se requieran utilizar

durante la Formación de Usuarios.

Se debe realizar la encuesta del nivel de servicio al finalizar la Formación de Usuarios mediante el

GIB-PR-005-FR-020, "Formato Evaluación de Servicio Formación de Usuarios".



Profesional Universitario - Formación de Usuarios




Equipo Biblioteca

Cargo: N/A



Zarate Peña


Biblioteca

Fecha: 11 de septiembre

de 2017






1.1.1.2 Recibir solicitud.

Descripción

Las solicitudes de Formación de Usuarios pueden ser generadas por:

Comunidad Académica

Servicios de Información del Sistema de Bibliotecas

Como parte de un Contrato de acceso a Recursos Electrónicos

Recibir la solicitud mediante correo electrónico o presencialmente, teniendo en cuenta la siguiente

información:

Descripción de la Formación de Usuarios solicitada (inducción de servicios de

información, capacitaciones o visitas guiadas)

Lugar y fecha requerida de la Formación de Usuarios

Lista de asistentes que van a participar en la Formación de Usuarios (cuando aplique)

Aclarar inquietudes de la Formación de Usuarios requerida con el solicitante, en caso

de ser necesario

172

1.1.1.3 Programar formación de usuarios.

Descripción

Programar la fecha de la Formación de Usuarios, verificando la disponibilidad tanto del personal

de Biblioteca como del espacio en el cual se realizará el curso.

Definir los espacios donde se llevará a cabo la Formación de Usuarios.

Identificar los requerimientos logísticos requeridos para la realización de la Formación de Usuarios.

La definición de los elementos y recursos se realiza según el tipo de inducción o capacitación a

realizar, y sus condiciones de funcionamiento.

Definir que permisos serán necesarios solicitar.

Realizar reuniones con el personal de Biblioteca que participa en la Formación de Usuarios, para

socializar lo siguiente:

Dar a conocer al grupo de trabajo que atenderá la Formación de Usuarios la

información necesaria para el desarrollo adecuado de la misma.

Dar a conocer los formatos para los registros de asistencia y la evaluación de la

Formación de Usuarios.

Notificar mediante correo electrónico al solicitante y al Profesional Universitario - Formación de

Usuarios, la confirmación de la solicitud con fecha, hora y lugar programado de la Formación de

Usuarios.

1.1.1.4 ¿Solicitud interna de capacitación?

Flujos

Sí

No

1.1.1.5 Solicitud de publicación de información

Proceso

Solicitud de publicación de información - Solicitud de publicación de información

1.1.1.6 Realizar logística previa de la formación.

Descripción

Verificar la disponibilidad de los recursos que requiera la Formación de Usuarios. La preparación

de los espacios necesarios será en función del aforo requerido y las necesidades técnicas del lugar

de desarrollo (Biblioteca, auditorios, salones de clase).

Iniciar los trámites administrativos necesarios (solicitud de espacios, solicitud de recursos físicos,

transporte), los cuales serán avalados y remitidos por la Dirección de Biblioteca ante la dependencia

correspondiente (cuando aplique).

Preparar el material publicitario que será entregado a los asistentes de la Formación de Usuarios

(cuando aplique).

Establecer el material audiovisual de apoyo (diapositivas, carteleras, videos) que se va a presentar.

Coordinar y supervisar la organización logística previa a la Formación de Usuarios, dependiendo

del lugar donde se realizará.

La Formación de Usuarios que requiera el uso de equipos de sonido, se realizará con anterioridad

pruebas de sonido y logística.

1.1.1.7 Realizar formación de usuarios.

Descripción

Realizar la inducción, capacitación o visita guiada programada.

Realizar control de asistencia de la Formación de Usuarios con el GI-FR-011, "Formato Planilla de

Asistencia".

Realizar registro fotográfico de la Formación de Usuarios.

173

Entregar el material publicitario a los asistentes una vez finalizada la Formación de Usuarios.

Solicitar el diligenciamiento del GIB-PR-005-FR-020, "Formato Evaluación de Servicio Formación

de Usuarios", con el objetivo de valorar el servicio prestado y así mismo poder identificar fallas y

establecer planes de mejora.

Para la Formación de Usuarios que se desarrolle en las Bibliotecas, garantizar la protección del

material bibliográfico con apoyo del personal de Biblioteca, resguardando la colección de pérdidas

y daños.

NOTA: Las capacitaciones llevadas a cabo por personal de entidades externas (acuerdos de contrato

con proveedores), siempre deben tener acompañamiento del personal de Biblioteca de la Unidad de

Información correspondiente.

1.1.1.8 Desarrollar formación de usuarios.

Descripción

Apoyar la organización y ejecución de la Formación de Usuarios, según su magnitud y el lugar en

el cual se desarrolle.

Apoyar el registro del control de asistencia de la Formación de Usuarios con el GI-FR-011,

"Formato Planilla de Asistencia".

Apoyar el registro del GIB-PR-005-FR-020, "Formato Evaluación de Servicio Formación de

Usuarios".

Realizar registro fotográfico de la Formación de Usuarios.

1.1.1.9 Tiempo de duración de la formación

1.1.1.10 Realizar devolución de recursos.

Descripción

Coordinar la entrega y disposición adecuada de los elementos y recursos tecnológicos utilizados.

Verificar con el personal de seguridad que todo se encuentre en buen estado (Auditorios y

Bibliotecas).

1.1.1.11 ¿La formación de usuarios se realizó a satisfacción?

Flujos

Sí

No

1.1.1.12 Reportar novedad o eventualidad.

Descripción

Identificar el motivo por el cual se canceló o se interrumpió la Formación de Usuarios programada.

Reportar por correo electrónico a la Dirección de Biblioteca y al Profesional Universitario -

Formación de Usuarios, la novedad presentada, informando la fecha, hora, lugar y tema de la

Formación de Usuarios cancelada.

Informar mediante correo electrónico al solicitante, el motivo por el cual se canceló o se

interrumpió la Formación de Usuarios. Se ofrecen disculpas y se propone una posible

reprogramación del curso al solicitante.

1.1.1.13 ¿Se puede reprogramar?

Flujos

Sí

No

174

1.1.1.14 Fin

1.1.1.15 Consolidar registros y documentos.

Descripción

Registrar el servicio de Formación de Usuarios realizado a través del siguiente link:

http://gemini.udistrital.edu.co/encuestas/index.php/47774?lang=cs, diligenciando los campos

correspondientes.

Consolidar el control de asistencia.

Consolidar las encuestas de evaluación de servicio.

Consolidar registro fotográfico de la Formación de Usuarios.

Realizar organización de toda la documentación asociada por cada Formación de Usuarios

(material publicitario implementado, planilla de asistencia, permisos y formatos empleados), para

realizar el correspondiente análisis del servicio.

Retroalimentar los resultados de la Formación de Usuarios con todas las partes involucradas,

dando y recibiendo sugerencias.

Entregar la documentación compilada de la Formación de Usuarios al Archivo de Biblioteca.


Descripción

REPORTE MENSUAL DE FORMACIÓN DE USUARIOS

Evaluar el nivel de servicio de las inducciones, capacitaciones y visitas guiadas

realizadas durante el mes.

Realizar reporte de Formación de Usuarios de las Bibliotecas, relacionando cada

Proyecto Curricular con la cantidad de solicitudes y los temas requeridos.

Entregar mensualmente a Dirección de Biblioteca y al Profesional Universitario -

Formación de Usuarios, el reporte de Formación de Usuarios.

INFORME GENERAL DE FORMACIÓN DE USUARIOS

Elaborar un informe de resultados, informe de gestión (ICARO), de las inducciones,

capacitaciones y visitas guiadas desarrolladas, para ser radicado en Dirección de

Biblioteca. Teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Objetivo

Temas de mayor solicitud

Número de usuarios capacitados por Biblioteca

Análisis general de Formación de Usuarios

Recomendaciones

Planes de mejora del servicio

1.1.1.17 Fin

Anexo 35. GIB-PR-005-GUI-001, Guía de Inducción de los Servicios de Biblioteca. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 36. GIB-PR-005-GUI-002, Guía de Uso del Catálogo en Línea. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 37. GIB-PR-005-GUI-003, Guía de Visitas Guiadas Biblioteca Ramón D´Luyz Nieto. (Ver archivo digital adjunto).

http://gemini.udistrital.edu.co/encuestas/index.php/47774?lang=cs

175

Anexo 38. GIB-PR-005-FR-020, Formato Evaluación de Servicio Formación de Usuarios.

176

Anexo 39. Procedimiento GIB-PR-006, Morosidad.

177

CONTROL DE CAMBIOS



OBJETIVO

Verificar que el usuario no presente inconsistencias o bloqueos en la expedición de Paz y Salvos,

con los Sistemas de Información Bibliográfica y/o Académica, con el fin de establecer el estado

requerido conforme a la solicitud realizada.

ALCANCE

Inicia con la recepción de solicitudes y finaliza con el control y seguimiento del procedimiento.

BASE LEGAL

Acuerdo 004/2006, Art 15. - Por cada día de exceso en el uso de libros de consulta general o por

cada hora de exceso en el uso de libros de referencia en la Universidad, el usuario deberá pagar una

décima parte de un salario mínimo diario legal vigente.

Circular No. 4155/2016 de la Oficina Asesora de Planeación y Control, Asignación de Espacios

Físicos Biblioteca Ramón D´Luyz Nieto Sede Aduanilla de Paiba; Lineamientos Generales de

Asignación de Espacios Físicos - Se disponen las directrices y criterios para la reserva, asignación y

uso de los espacios físicos del Centro Cultural Biblioteca "Ramón Eduardo D'Luyz Nieto".

Actualización Derechos Pecuniarios del Año Vigente, Resolución de la Secretaría General de la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas sobre el porcentaje de aumento del valor de las

multas.

DEFINICIONES

Aplazamiento de semestre: Condición en la cual el estudiante no se encuentra matriculado y

desea postergar los estudios universitarios temporalmente.

Cancelación de semestre: Condición en la cual el estudiante se encuentra matriculado y no desea

finalizar el semestre en curso.


Comunidad Universitaria: Se define Comunidad Universitaria a los estudiantes de pregrado y

posgrado, empleados, docentes, que se encuentren activos en el Sistema de Bibliotecas de la


Desbloqueo: Condición en la cual el solicitante desea reactivar su cuenta de usuario en el Sistema

de Bibliotecas.




Multa: Sanción económica generada por demora en la devolución del material de Biblioteca.

Paz y Salvo: Documento que expide la Biblioteca a un usuario solicitante, en el que consta la

inexistencia de obligaciones pendientes con esta Unidad.

Reposición de Material Bibliográfico: Reposición de material bibliográfico por el mismo título o

uno similar, por parte del usuario que lo reportó como perdido o deteriorado.

Retiro de la Universidad: Condición en la cual el estudiante no se encuentra matriculado y desea

retirarse de manera definitiva de la Universidad.

RIUD: Repositorio Institucional de la Universidad Distrital.

Sanciones: Bloqueo temporal del usuario en el SIB - ALEPH por la devolución tardía o la no

devolución de un recurso prestado.

Sanciones Pedagógicas: Es una charla de sensibilización o capacitación en el uso adecuado de los

recursos y herramientas que ofrece la Biblioteca, con el fin de incentivar al usuario.

178

Sanciones Pecuniarias: Es el valor monetario generado por la devolución tardía o la no devolución

de un recurso.



Situación de Morosidad: Situación en la cual un usuario del Sistema de Bibliotecas de la

Universidad Distrital, se encuentra sancionado por la demora en la devolución o la no entrega de


Suspensión de multa: Cancelación de una multa en casos de fuerza mayor sustentados por el

usuario.

Suspensión parcial de multa: Cancelación parcial de una multa en casos de fuerza mayor

sustentados por el usuario.



GIB-PR-006-IN-022, Instructivo Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o Daño.

GIB-PR-006-FR-002, Formato Solicitud de Paz y Salvos, Desbloqueos.

GIB-PR-006-FR-009, Formato Reporte de Consignaciones de Multas.

GIB-PR-006-FR-021, Formato Paz y Salvo.

GIB-PR-006-FR-022, Formato Solicitud Suspensión de Multas.

GIB-PR-006-FR-023, Formato Reposición de Material Bibliográfico.

Consignación Bancaria.

Denuncio de la pérdida del material bibliográfico.

Factura de la compra del material bibliográfico.

Carta de reposición.



Las solicitudes de Paz y Salvo (cancelación, retiro o aplazamiento) se realizaran por el titular del

carné universitario diligenciando el GIB-PR-006-FR-002, "Formato Solicitud de Paz y Salvos,

Desbloqueos", en caso de ser realizadas por terceros deben entregar la siguiente documentación al

momento de la solicitud:

Fotocopia de las Cédulas de Ciudadanía de ambas partes.

Oficio de autorización para la realización del trámite.

Comprobante médico (cuando aplique).

El usuario debe estar libre de multas y de bloqueos para tramitar cualquier tipo de Paz y Salvo.

Las solicitudes de Paz y Salvo para graduación deben ser dirigidas por la Secretaría Académica de

cada Facultad a Dirección de Biblioteca mediante el correo electrónico: [email protected].

Las solicitudes de Paz y Salvo de Personal Administrativo deben ser dirigidas por la Oficina de

Recursos Humanos a Dirección de Biblioteca mediante el correo electrónico:

[email protected].

Las solicitudes de Paz y Salvo para cancelación de semestre se deben regir conforme al Calendario

Académico vigente.

Los Paz y Salvos únicamente serán entregados en el puesto de Circulación y Préstamo en los días

hábiles Lunes, Miércoles y Viernes.

El material bibliográfico perdido o dañado durante su préstamo debe ser adquirido por el usuario

de acuerdo al GIB-PR-006-IN-022, "Instructivo Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o

Daño"; para estos casos la multa se suspendera de la cuenta del usuario una vez se verifique la

correcta reposición del material.

179

Entrega de Consignaciones Bancarias por conceptos de multas:

Las consignaciones se deben entregar a la Dirección de Biblioteca los cinco (5) primeros días de

cada mes, del mes inmediatamente anterior.

Los Líderes de Biblioteca deberán diligenciar en servicios no automatizados los datos de estas

consignaciones (el valor consolidado).

La portada y el formato de relación de las consignaciones deben ser los aprobados y

estandarizados para este propósito.

La portada y formato deben venir firmados con el visto bueno por cada Líder de Biblioteca, de lo

contrario no se recibirán en Secretaría de Dirección de Biblioteca.

Con la firma del visto bueno por parte del Líder de cada Biblioteca se garantiza a la Dirección de

Biblioteca que las consignaciones (cantidades, montos, orden) son los indicados en el formato y son

verídicos.

Los archivos digitales de los formatos de las consignaciones entregadas deberán ser enviados al

correo de la Dirección de Biblioteca ([email protected]) con copia a Gestión Documental de

Biblioteca.

SANCIONES

1. Sanciones Pedagógicas

Las sanciones pedagógicas siempre aplican para los siguientes préstamos:

Casilleros

Espacios de Trabajo (salas, auditorios)

2. Sanciones Pecuniarias

El valor de la multas se rige por el porcentaje establecido en la actualización de derechos

pecuniarios expedida anualmente por la Universidad Distrital.

Por cada día de devolución tardía de material bibliográfico prestado externamente o por cada

hora de devolución tardía de material bibliográfico de consulta en sala, el usuario deberá pagar una

décima parte de un Salario Mínimo Diario Legal Vigente, siempre y cuando el recurso (portátiles,

entre otros) y/o material bibliográfico sea devuelto en buen estado.


Profesional Universitario - Morosidad






Equipo Biblioteca

Cargo: N/A

Fecha: 13 de junio de 2017


Zarate Peña


Biblioteca







180


Descripción

Las solicitudes se dividen en tres (3) tipos según el trámite que se requiere realizar. Los tipos de

solicitudes son los siguientes:

PAZ Y SALVO PARA GRADOS / PAZ Y SALVO PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO

Recibir notificación (oficio) por correo electrónico por parte de la Secretaría Académica de

Facultad con la "Relación de estudiantes para expedición de Paz y Salvos", la cual indica los

estudiantes que requieren Paz y Salvo de Biblioteca para los trámites de grado.

Recibir solicitud por medio de correo electrónico y en físico por parte de la Oficina de Recursos

Humanos solicitando el Paz y Salvo de Biblioteca del Personal Administrativo que se retira de la

Universidad.

PAZ Y SALVO PARA CANCELACIÓN, APLAZAMIENTO O RETIRO / SOLICITUD DE

DESBLOQUEO


Identificar la necesidad que tiene el usuario, la cual puede ser alguna de las siguientes:

Cancelación de semestre (09): Condición en la cual el estudiante se

encuentra matriculado y no desea finalizar el semestre en curso.

Aplazamiento de semestre (10): Condición en la cual el estudiante no se

encuentra matriculado y desea postergar los estudios universitarios

temporalmente.

Retiro de la Universidad (11): Condición en la cual el estudiante no se

encuentra matriculado y desea retirarse de manera definitiva de la Universidad.

Desbloqueo: Condición en la cual el solicitante desea reactivar su cuenta de

usuario en el Sistema de Bibliotecas.

Informar como se realiza la solicitud de Paz y Salvo o Desbloqueo.

NORMALIZAR UNA SITUACIÓN DE MOROSIDAD


Identificar la Situación de Morosidad que se requiere normalizar, la cual puede ser alguna de las

siguientes:

Pago y/o Suspensión de Multas.

No devolución de material.

Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o Daño.

Proceder según la Situación de Morosidad identificada.

1.1.1.3 Tipo de Solicitud

Flujos

Grados / Personal Administrativo

Situación de Morosidad

Cancelación, Aplazamiento, Retiro, Desbloqueo

1.1.1.4 Verificar estado del solicitante

Proceso

Verificar estado del solicitante - Verificar estado del solicitante

1.1.1.5 ¿El solicitante se encuentra a Paz y Salvo?

Flujos

No

Sí

181

1.1.1.6 Informar al solicitante.

Descripción

Informar al solicitante del Paz y Salvo, según corresponda:

PAZ Y SALVO PARA GRADOS

Identificar la razón por la cual no se puede generar el Paz y Salvo de Biblioteca, teniendo en

cuenta la verificación anterior.

Notificar al Proyecto Curricular mediante correo electrónico o contacto telefónico el motivo por el

cual no se puede generar el Paz y Salvo del estudiante.

PAZ Y SALVO PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO



Notificar a la Oficina de Recursos Humanos mediante correo electrónico o contacto telefónico el

motivo por el cual no se puede generar el Paz y Salvo del Personal Administrativo.


DESBLOQUEO



Informar al solicitante personalmente el motivo por el cual no se puede generar el Paz y Salvo.

1.1.1.7 Situación a Normalizar

Flujos

Pago y Suspensión de Multas

Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o Daño

1.1.1.8 Pago y Suspensión de Multas

Proceso

Pago y Suspensión de Multas - Pago y Suspensión de Multas

1.1.1.9 ¿Se requiere Paz y Salvo?

Flujos

Sí

No

1.1.1.10 Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o Daño

Proceso

Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o Daño - Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o Daño

1.1.1.11 Realizar trámite solicitado.

Descripción

Realizar el trámite solicitado, según corresponda:


Relacionar los estudiantes que no se encuentren a Paz y Salvo con el Sistema de Bibliotecas, por

concepto de:

Devolución tardía.

No devolución de material.

No autoarchivo en RIUD (cuando aplique).

182

No aprobación de documentos en el RIUD por parte del Director (cuando

aplique).

No entrega de soportes en físico de trabajo grado a Biblioteca (cuando

aplique).

Una vez verificados todos los estudiantes del listado entregado por la Secretaría Académica de

cada Facultad, se procede a la elaboración del oficio de respuesta.


Una vez verificado el estado del Personal Administrativo solicitado por la Oficina de Recursos

Humanos, se procede a la elaboración del oficio de respuesta.


DESBLOQUEO

Realizar el cambio de estado solicitado, con fecha de expedición del Paz y Salvo. Los códigos son

los siguientes:

Cancelación de semestre (09).

Aplazamiento de semestre (10).

Retiro de la Universidad (11).

Dar click en el comando “Actualizar”.

Cerrar la sesión del usuario u oprimir F4, una vez realizado el cambio de estado requerido.

Resaltar los datos del solicitante al cual se le cambio el estado, en el formato GIB-PR-006-FR-002,

"Formato Solicitud de Paz y Salvos, Desbloqueos". Esto indica que se puede proceder con la

elaboración del Paz y Salvo.

1.1.1.12 ¿Es un Paz y Salvo individual?

Flujos

Sí

No

1.1.1.13 Elaborar oficio de Paz y Salvo.

Descripción

Realizar el oficio de respuesta según corresponda:


Proyectar un oficio dirigido a la Secretaría Académica de cada Facultad, dando respuesta a la

solicitud de Paz y Salvo de Biblioteca.

Adjuntar la "Relación de estudiantes para expedición de Paz y Salvos" señalando los estudiantes

que se encuentren a Paz y Salvo con el Sistema de Bibliotecas, e indicando aquellos estudiantes que

presenten alguna multa, sanción o inconsistencia.

Remitir oficio a la Dirección de Biblioteca para su aprobación y emisión oficial, junto con la

"Relación de estudiantes para expedición de Paz y Salvos".


Proyectar un oficio dirigido a la Oficina de Recursos Humanos, dando respuesta a la solicitud de

Paz y Salvo de Biblioteca.

Remitir oficio a la Dirección de Biblioteca para su aprobación y emisión oficial.

1.1.1.14 Aprobar oficio de Paz y Salvo.

Descripción

Recibir el "Oficio de Paz y Salvo".

Verificar la información.

Realizar correcciones o modificaciones si es necesario.

183

Aprobar y firmar el "Oficio de Paz y Salvo".

Remitir y radicar el "Oficio de Paz y Salvo" en físico y por correo electrónico en la dependencia que

corresponda (Secretaría Académica de cada Facultad - Oficina de Recursos Humanos).

1.1.1.15 Enviar oficio de Paz y Salvo.

Descripción

Radicar el "Oficio de Paz y Salvo", previamente avalado por la Dirección de Biblioteca, en la

Secretaría Académica de cada Facultad.

1.1.1.16 ARC-PR-009, Trámites para Grado

1.1.1.17 Elaborar Paz y Salvo individual.

Descripción

Revisar el formato GIB-PR-006-FR-002, "Formato Solicitud de Paz y Salvos, Desbloqueos",

identificando los solicitantes que se encuentren resaltados.

Verificar en el SIB - ALEPH el estado del Paz y Salvo.

Diligenciar el formato GIB-PR-006-FR-021, "Formato Paz y Salvo" con los datos del solicitante.

1.1.1.18 Solicitante reclama Paz y Salvo

Descripción

El solicitante se acerca al puesto de Circulación y Préstamo en los días hábiles (Lunes, Miércoles o

Viernes), y reclama el Paz y Salvo.

1.1.1.19 Entregar Paz y Salvo individual.

Descripción

Entregar al solicitante el formato GIB-PR-006-FR-021, "Formato Paz y Salvo" debidamente

diligenciado.

Solicitar la verificación de los datos del Paz y Salvo. En caso de presentar inconsistencias, se debe

elaborar un nuevo Paz y Salvo.

Solicitar la firma al usuario en la columna "Firma Recibido" del formato GIB-PR-006-FR-002,

"Formato Solicitud de Paz y Salvos, Desbloqueos".


Descripción

REPORTE MENSUAL DE CONSIGNACIONES

Verificar la cantidad de Consignaciones Bancarias a registrar.

Diligenciar el formato GIB-PR-006-FR-009, "Formato Reporte de Consignaciones de Multas", con

los datos de las Consignaciones Bancarias.

Registrar el Reporte de Consignación de Multas a través del siguiente link:


correspondientes.

Entregar mensualmente a Dirección de Biblioteca el formato GIB-PR-006-FR-009, "Formato

Reporte de Consignaciones de Multas" diligenciado con las Consignaciones Bancarias en físico.

REPORTE MENSUAL DE PAZ Y SALVOS POR CANCELACIÓN, APLAZAMIENTO, RETIROS Y

DESBLOQUEOS

Realizar reporte de Paz y Salvos emitidos en las Bibliotecas, relacionando cada Proyecto Curricular

con la cantidad de solicitudes de Cancelación, Aplazamiento, Retiro y Desbloqueos. Realizar análisis

de las situaciones encontradas.

Anexar el registro del formato GIB-PR-006-FR-002, "Formato Solicitud de Paz y Salvos,

Desbloqueos" utilizados en el mes.


184

Entregar mensualmente a Dirección de Biblioteca el reporte de Paz y Salvos.

INFORME MENSUAL DE MOROSIDAD

Generar el reporte de SIB - ALEPH de Morosidad.

Realizar análisis por Biblioteca de Morosidad.

Realizar informe mensual de morosidad de acuerdo a lo encontrado.

Remitir el informe a Dirección de Biblioteca y al Profesional Universitario - Morosidad.

1.1.1.21 Recibir reportes de morosidad.

Descripción

Recibir el formato GIB-PR-006-FR-009, "Formato Reporte de Consignaciones de Multas"

diligenciado con las Consignaciones Bancarias en físico, por parte del responsable de cada

Biblioteca.

Recibir el reporte de Paz y Salvos emitidos en las Bibliotecas, relacionado con la cantidad de

solicitudes de Cancelación, Aplazamiento, Retiro y Desbloqueos.

Radicar los reportes en Dirección de Biblioteca.

Archivar la documentación según corresponda.

1.1.1.22 Indicar el uso del formato de solicitud.

Descripción

Entregar el formato GIB-PR-006-FR-002, "Formato Solicitud de Paz y Salvos, Desbloqueos".

Explicar como diligenciar el formato, indicando al solicitante que debe marcar con una "X" la

casilla correspondiente al motivo de la solicitud, la cual puede ser por:

Cancelación de semestre (09).

Aplazamiento de semestre (10).

Retiro de la Universidad (11).

Desbloqueo.

Informar al solicitante que puede reclamar el Paz y Salvo en los días Lunes, Miércoles o Viernes. En

caso de presentarse algún inconveniente en la generación del Paz y Salvo, se le comunicará a través

del correo electrónico que tenga registrado en el Sistema de Bibliotecas.

1.1.1.23 ARC-PR-009, Trámites para Grado

Descripción

El Sistema de Bibliotecas recibe notificación (oficio) por correo electrónico con la “Relación de

estudiantes para expedición de Paz y Salvos”, por parte de la Secretaría Académica de cada Facultad.

1.1.1.1 Fin

Anexo 40. GIB-PR-003-IN-002, Instructivo Solicitud de Espacios Sede Aduanilla de Paiba. (Ver archivo digital adjunto).

185

Anexo 41. GIB-PR-006-FR-002, Formato Solicitud de Paz y Salvos, Desbloqueos.

186

Anexo 42. GIB-PR-006-FR-009, Formato Reporte de Consignaciones de Multas.

Anexo 43. GIB-PR-006-FR-021, Formato Paz y Salvo.

187

Anexo 44. GIB-PR-006-FR-022, Formato Solicitud Suspensión de Multas.

SI NO

Fecha de la suspensión:

Razón de la suspensión (Nota local SIB -

ALEPH):

Observaciones:

Biblioteca/Unidad de Información:

De aquí en adelante esta información es diligenciada por el Líder de Morosidad

Nombre:

Fecha de solicitud:

Nombre:

Correo electrónico:

Código/ID ALEPH:

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN (Realice la descripción de la situación presentada)

Documento de Identidad:

Proyecto Curricular:

Nombre:

Cargo:

DATOS SOLICITANTE

DATOS USUARIO

DATOS DEL PRÉSTAMO (Diligenciar manualmente en el caso que se requiera una SUSPENSIÓN PARCIAL)

Tipo de préstamo:

Material/Recurso prestado:

Estatus del usuario:

Código de barras del ítem:

Usuario ALEPH que realiza el préstamo:

Usuario ALEPH que realiza la devolución:

Fecha de préstamo:

Fecha de vencimiento:

Fecha original de vencimiento:

Suspensión Parcial

Suspensión por Reposición

DETERMINAR RESPONSABLE (Seleccione con una "X" el responsable de la multa)

DETERMINAR TIPO DE SUSPENSIÓN (Indique solo un tipo de suspensión a realizar, y el valor suspendido)

Suspensión Total

VALORTIPO DE SUSPENSIÓN

Causas Externas Responsabilidad Biblioteca Responsable Usuario

Fecha de devolución

Macroproceso: Apoyo a lo Misional Versión: 01

Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica Fecha de Aprobación: 03/11/2017

FORMATO: SOLICITUD SUSPENSIÓN DE MULTAS Código: GIB-PR-006-FR-022

188

Anexo 45. GIB-PR-006-FR-023, Formato Reposición de Material Bibliográfico.

N ombreIdent if ica

ciónC ód igo

Proyect o

C urr icula

r

A ut or T í t uloEd it o r ia

l

Ed ici

ón

A ñ

o

Ejemp

lar

C ód igo

B arras

SIB

Placa de

Invent ar i

o

A ut or T í t uloEd it o r ia

l

Ed ici

ón

A ñ

o

Ejemp

larV alo r

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

_______________________________________

FIRMA RESPONSABLE QUE ENTREGA

_______________________________________

FIRMA RESPONSABLE QUE RECIBE

FEC HA

EN TR EG

A

M A TER I

A L EN

D A TOS M A TER IA L B IB LIOGR A FIC O EN R EPOSIC IONN

o.

D A TOS U SU A R IOFEC HA

R EPOR

TE A

B IB LIO

TEC A

D A TOS M A TER IA L B IB LIOGR A FIC O

R EPOR TE EX TR A V Í O / PÉR D ID A / HU R TO / D ETER IOR O

C ON C EPTO

( SELEC C IO

N E SEGÚ N

C OR R ESPO

N D A )

Código: GIB-PR-006-FR-023FORMATO: REPOSICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO


Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica

Versión: 01

Fecha de Aprobación: 03/11/2017

Biblioteca/Unidad de

Responsable que entrega:Fecha Solicitud:

(DD/MM/AAAA)Responsable que recibe:

189

Anexo 46. Procedimiento GIB-PR-007, Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio Institucional, RIUD.

190

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN


07/17/2017 02

Modificación de código.


Actualización del alcance del procedimiento.

Inclusión de un subprocedimiento para la recepción y aprobación de

documentos.


Eliminación de responsables repetidos.


OBJETIVO

Establecer los parámetros para la entrega del documento final (trabajos de grado o Tesis) al Sistema

de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en formato digital RIUD

Repositorio Institucional y físico.

ALCANCE

Inicia con el registro del Estudiante (Autor) en la plataforma virtual del RIUD y finaliza con el control

y seguimiento del procedimiento.

BASE LEGAL

Acuerdo 004/2012, Por medio del cual se expide el estatuto de propiedad intelectual.

Acuerdo 023/2012, Por el cual se reglamenta la política editorial de la Universidad Distrital


Acuerdo 026/2012, Por la cual se establecen los procedimientos para la publicación de las tesis de

Postgrado de los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Acuerdo 030/2013, Por medio del cual se crea el Repositorio Institucional de la Universidad

Distrital Francisco José de Caldas.

Acuerdo 07/2014, Por el cual se establece un programa académico transitorio como opción de

grado para los estudiantes de pregrado que terminaron asignaturas del plan de estudios y aún no

han obtenido su titulación en un programa académico de pregrado de la Universidad Distrital


Acuerdo 031/2014, Por el cual se reglamenta el Trabajo de Grado para los estudiantes de pregrado


Acuerdo 038/2015, Por el cual se modifica el Acuerdo 031 de 2014, que reglamenta el trabajo de

grado para los estudiantes de pregrado de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y se

dictan otras directrices.

Resolución 176/2014, Por medio de la cual se reglamenta el aval institucional de los grupos de

investigación de la Universidad Distrital.



Decreto 1474/2002, Por la cual se promulga el “tratado de la OMPI, Organización Mundial de la

Propiedad Intelectual, sobre Derechos de Autor (WCT)”, adoptado en Ginebra, el veinte (20) de

diciembre de mil novecientos noventa y seis (1996).

DEFINICIONES

Autor de una obra: Son las personas creadoras de una obra artística, literaria o científica. En el caso

del Repositorio Institucional RIUD son los estudiantes y/o investigadores que ingresan sus

documentos (trabajos de grado y/o artículos) en el Repositorio.

191

Administrador RIUD: Persona encargada de supervisar, controlar y administrar funcionalmente las

estructuras que componen el repositorio, así mismo puede editar comunidades, sub comunidades,

colecciones, revisar métricas y metadatos.

Autoarchivo: Documento mediante el cual el autor de la obra carga el documento en el repositorio

registrando alguna información básica del mismo (metadatos) y aceptando las licencias de

publicación requeridas.

Creative Commons: Es un proyecto internacional que tiene como propósito fortalecer a creadores

para que sean ellos quienes definan los términos en que sus obras pueden ser usadas, que derechos

desean entregar y en qué condiciones lo harán.

Correo Institucional: Cuenta de correo electrónico otorgada por la

Universidad (@*.udistrital.edu.co)

Estructura Repositorio Institucional-RIUD: El Repositorio Institucional- RIUD está conformado por

Comunidades, Subcomunidades y Colecciones

Comunidades: Hacen referencia a la tipología documental por ejemplo: Trabajos de Grado.

Subcomunidades: Dentro de una comunidad puede existir un número ilimitado de

subcomunidades y colecciones. En el caso del Repositorio Institucional RIUD las subcomunidades

son las cinco (5) facultades, esta organización contribuye a la flexibilidad para acomodar las

distintas necesidades de las comunidades al permitirles: que políticas se desean aplicar como por

ejemplo: quienes contribuyen con contenido, si habrá proceso de revisión o quien podrá acceder

Colección: Las colecciones pueden estar organizadas de acuerdo a un tema, un tipo de información,

o cualquier otro método de organización que la comunidad considere útil para organizar sus

artículos digitales, para el caso del Repositorio Institucional RIUD cada colección es cada uno de los

Proyectos Curriculares que conforman las Facultades, ejemplo: Arte Danzario (ASAB)

Derechos de Autor: Los derechos de autor se dividen en dos categorías: morales y patrimoniales.

Derechos morales de autor: Son aquellos a los cuales ningún artista puede renunciar o ceder bajo

ninguna circunstancia, como, por ejemplo, la autoría sobre la obra o el derecho que tiene de

divulgarla.

Derechos patrimoniales de autor: Se refieren al contenido económico y a la explotación de las

obras. Por ejemplo, el derecho a que la obra sea comunicada públicamente o que sea

transformada.

Documento escrito: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus

funciones por instituciones o personas naturales o jurídicas, registrado en un tipo de soporte como

papel, discos magnéticos, fotografías etc.

Gestor de la Colección: Persona encargada de gestionar los permisos que tienen las colecciones

como asignar los autores, los revisores y a la biblioteca como parte del proceso de publicación de

los documentos cargados en el Repositorio Institucional RIUD

Label: Diseño institucional y estandarizado sobre la marcación del CD o DVD

Licencia de Uso: Documento con autorización o restricciones consignadas por el Autor (es) sobre

su obra (trabajos de grado, Tesis, Artículos, Informes)

Organización Documental: Proceso por el cual se clasifica y organiza el material físico que da

cuenta de un hecho o que brinda un valor probatorio para su eficaz conservación y recuperación en

el tiempo.

Preservación Digital: Acciones destinadas a mantener la accesibilidad de los objetos digitales a

largo plazo, Actividades necesarias para asegurar el acceso continuado a materiales digitales hasta

cuando sea necesario, a pesar de los obstáculos que representan los fallos en los soportes o los

cambios tecnológicos.

Repositorio: lugar para almacenar, generalmente por seguridad o preservación. Un repositorio

digital institucional es creado mantenido y autorizado por una institución o un grupo de

instituciones, que recoge los contenidos digitales generados por la actividad de los miembros de

esa institución, en este caso trabajos de grado, tesis, disertaciones, investigaciones etc.

Repositorio Digital: Lugar para almacenar, generalmente por seguridad o preservación de

información. Un repositorio digital institucional es creado mantenido y autorizado por una

institución o un grupo de instituciones, que recoge los contenidos digitales generados por la

192

actividad de los miembros de esa institución, en este caso trabajos de grado, tesis, disertaciones,

investigaciones etc.

Repositorio Institucional RIUD: Medio que permite conservar, recuperar y difundir la memoria

Institucional académica e investigativa de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Revisores: Todo trabajo de grado cualquiera que sea su modalidad, deberá tener un director, quien

será un docente de planta de la universidad, con idoneidad en el área o tema del trabajo de grado

que será asignado por el consejo curricular o quien haga sus veces.

Soporte físico en formato digital: (CD, DVD)

Subcomunidades: Dentro de una comunidad puede existir un número ilimitado de

subcomunidades y colecciones. En el caso del Repositorio Institucional RIUD las subcomunidades

son las cinco (5) facultades, esta organización contribuye a la flexibilidad para acomodar las

distintas necesidades de las comunidades al permitirles: que políticas se desean aplicar como por

ejemplo: quienes contribuyen con contenido, si habrá proceso de revisión o quien podrá acceder


GIB-PR-007-IN-004, Instructivo Administrador Plataforma RIUD.

GIB-PR-007-IN-005, Instructivo Gestor de Colecciones.

GIB-PR-007-IN-006, Instructivo Revisor Aprobación o Rechazo de Documento Final RIUD.

GIB-PR-007-IN-007, Instructivo Autor “Autoarchivo”.

GIB-PR-007-IN-008, Instructivo Catalogador Normalización de Metadatos y Publicación de

Documentos.

GIB-PR-007-IN-009, Instructivo Recepción y Aprobación de Documentos - Personal de

Biblioteca.

GIB-PR-007-FR-010, Licencia y Autorización Especial para Publicar y Permitir la Consulta y Uso

de Contenidos en el Repositorio Institucional de la Universidad Distrital.


POLÍTICA GENERAL - RIUD

El Sistema de Bibliotecas es el encargado de la administración del Repositorio Institucional de la

Universidad Distrital - RIUD, en donde se almacena, custodia, preserva y difunde la producción

académica y las colecciones digitales de la Universidad Francisco José de Caldas.


Los documentos finales para optar a un grado deben registrarse en el Repositorio Institucional-

RIUD.

El Autor debe registrarse con su correo institucional como usuario del Repositorio Institucional

RIUD.

El Autor debe registrar el documento en el Repositorio Institucional según los pasos establecidos

en la guía de Autoarchivo.

El Revisor será el único encargado de aprobar o rechazar los documentos registrados en el RIUD

por parte de los autores.

La Permanencia en Repositorio Institucional RIUD de documentos finales sin aprobación será

máximo 30 días. La Biblioteca retirara del Repositorio Institucional los documentos que excedan

este tiempo.

Se debe diseñar, crear, actualizar o eliminar las estructuras documentales definidas para el

Repositorio Institucional RIUD de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, cuando sea

necesario.

POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD

Cuando el trabajo de grado o tesis llegara a contener información de naturaleza confidencial,

reservada, privilegias o de carácter similar; o hace parte de una investigación que se adelanta y

cuyos resultados finales no se han publicado para no afectar la novedad o cualquier otra clase de

193

protección posterior, el (los) autor (es) deberá (n) indicar por escrito tal situación, con el fin de

aplicar las medidas correspondientes para que la información conserve estas restricciones.

RESPONSABILIDADES DEL AUTOR

El Autor debe enviar un correo electrónico al Gestor de la colección de su proyecto curricular

solicitando el permiso para registrar el documento de trabajo de grado o tesis en el Repositorio

Institucional.

El Autor debe registrar el documento en el Repositorio Institucional según los pasos establecidos

en la guía de Autoarchivo.

El documento registrado en el Repositorio Institucional debe estar en formato PDF/A para

preservación digital a largo tiempo. Consultar la guía conversión a formato PDF/A.

El archivo PDF/A no debe exceder las 20 Megas.

El Autor debe leer, descargar, imprimir y firmar la licencia de uso y publicación del documento

registrado en el Repositorio Institucional RIUD. Esta Licencia se encuentra disponible en el campo

“enlaces de interés “del RIUD.

POLÍTICAS DEL SISTEMA DE BIBLIOTECAS

Administrar el Repositorio Institucional de la Universidad Francisco José de Caldas RIUD.

Registrar los gestores de los Proyectos Curriculares de cada una de las colecciones creadas en el

repositorio.

Capacitar a la comunidad académica en el uso del Repositorio Institucional.

Revisar los documentos registrados por el autor, para supervisar metadatos, características del

formato (PDF/A) e incluir las listas de encabezamiento. Consultar Instructivo Catalogador

"Metadatos y Publicación de Documentos RIUD".

Publicar los documentos en el Repositorio Institucional RIUD.

Establecer las políticas, procesos y procedimientos para la entrega de trabajo de grado y tesis en

el Repositorio Institucional RIUD.

Entrega de paz y salvo del registro del documento final de trabajo de grado o tesis en el

Repositorio Institucional RIUD. Cuando se hayan cumplido los pasos requeridos como auto archivo,

aval del documento del Revisor y entrega del CD-ROM a la Biblioteca de Facultad.


Estudiante (Autor)

Coordinador del Proyecto Curricular (Gestor de la Colección)

Docente (Revisor)

Técnico - CAIB (Catalogador)

Profesional Universitario - RIUD


ELABORÓ REVISO APROBÓ


Equipo Biblioteca

Cargo: N/A



Zarate Peña


Biblioteca







194

1.1.1.2 Registrarse en la plataforma del RIUD.

Descripción

Ingresar al repositorio: http://repository.udistrital.edu.co/.

Desplegar el menú de servicios y hacer clic en “Mi RIUD”.

Hacer clic en el vínculo “¿Usuario nuevo? Haga clic para registrarse".

Ingresar solo su correo electrónico institucional (@udistrital.edu.co).

Esperar la confirmación.

Completar el registro haciendo clic en el link que le fue enviado por correo electrónico.

Completar los datos una vez se ingrese al link anterior.

Confirmar el registro.

1.1.1.3 Solicitar permiso de registro.

Descripción

Remitir un correo electrónico al Gestor de la Colección (Coordinador Proyecto Curricular)

solicitando el permiso para registrar el documento de trabajo de grado o tesis en el Repositorio

Institucional.

A continuación, se indica la información a enviar por correo electrónico:

Asunto: Permiso Registro trabajo de grado en el RIUD

Nombre del Autor(es)

Facultad

Proyecto Curricular

Titulo Trabajo de Grado /Tesis

Director de Grado

Documento de Identificación del Autor(es)

Código de estudiante del Autor (es)

Correo electrónico de contacto del Autor (es)

Teléfono de contacto del Autor(es)

1.1.1.4 ¿El Docente (Revisor) está registrado en el RIUD?

Flujos

No

Sí

1.1.1.5 Solicitar al Docente el registro.

Descripción

Solicitar mediante correo electrónico al Docente correspondiente el registro de sus datos en la

plataforma virtual RIUD.

1.1.1.6 Registrarse en la plataforma del RIUD.

Descripción

Ingresar al repositorio: http://repository.udistrital.edu.co/.

Desplegar el menú de servicios y hacer clic en “Mi RIUD”.

Hacer clic en el vínculo “¿Usuario nuevo? Haga clic para registrarse".

Ingresar solo su correo electrónico institucional (@udistrital.edu.co).

Esperar la confirmación.

Completar el registro haciendo clic en el link que le fue enviado por correo electrónico.

Completar los datos una vez se ingrese al link anterior.

Confirmar el registro.

http://repository.udistrital.edu.co/

http://repository.udistrital.edu.co/

195

1.1.1.7 Recibir y aprobar solicitud de permiso.

Descripción

Recibir por correo electrónico la solicitud de permiso para el registro del documento final en el

RIUD.

Asignar permiso al Autor para ingresar el documento.

Asignar las tareas de revisión a los Directores del trabajo de grado, según Instructivo de Gestor de

Colecciones. Esta actividad es de uso exclusivo del Gestor de Colecciones.

Notificar al autor permiso para iniciar con el registro del documento a publicar en el RIUD.

Notificar al revisor la asignación de permiso para iniciar revisión, aprobación o rechazo de los

documentos en el RIUD.

Las actividades a desarrollar por el gestor de la colección se describen en el GIB-PR-007-IN-005,

"Instructivo Gestor de Colecciones", se encuentra ubicado en ((Ir a enlaces de Interés Instructivos y

procedimientos. Página principal del RIUD).

1.1.1.8 Registrar documento final.

Descripción

Ingresar con el usuario y contraseña registrado previamente en el RIUD.

Ingresar al RIUD y registrar los datos correspondientes al documento final - trabajo de grado o

tesis.

Seleccionar y adjuntar el documento final a publicar en el RIUD.

Visualizar y confirmar la información registrada en el RIUD.

Escoger licencia Creative commons y aceptar licencia de uso y publicación.

Revisión y aprobación de documentos y entrega en físico de los documentos en la Biblioteca.

Las actividades a desarrollar por el Autor del documento, se describen en el GIB-PR-007-IN-007,

"Instructivo Autor “Autoarchivo”", se encuentra ubicado en ((Ir a enlaces de Interés Instructivos y

procedimientos. Página principal del RIUD).

1.1.1.9 Revisar documento final registrado.

Descripción

Recibir notificación por parte del Gestor de la Colección, sobre el permiso para iniciar revisión,

aprobación o rechazo de los documentos en el RIUD.

Identificar las tareas pendientes (documentos) de revisión, aprobación o rechazo.

Verificar el contenido del documento final, previsualizar tarea y aceptar o rechazar.

Aprobar o rechazar documentos finales.

Las actividades a desarrollar por el Revisor – Director trabajo de grado del documento, se

describen en el GIB-PR-007-IN-006, "Instructivo Revisor Aprobación o Rechazo de Documento Final

RIUD", se encuentra ubicado en ((Ir a enlaces de Interés Instructivos y procedimientos. Página

principal del RIUD).

1.1.1.10 ¿Se aprueba el documento final registrado?

Flujos

No

Sí

1.1.1.11 Recibir y aprobar documentos

Descripción

Revisión de formato físico y digital (Biblioteca):

Revisar contenido del CD-ROM

Revisar la presentación física del CD-ROM según Instructivo Autor “AutoArchivo” actividad N° 8.

Revisar La licencia de Uso (Nombres autores, firmas, cedulas, restricciones)

196

Firmar radicado de recibido al Autor de los documentos recibidos (CD, Licencia de Uso).

Revisión e inclusión de Metadatos del documento:

Seleccionar comunidades, Subcomunidades, Colecciones.

Seleccione el documento final a completar los metadatos.

Incluir materias para recuperar información.

Aprobar y Publicar el documento:

La Biblioteca una vez verificado el documento en el Repositorio Institucional, el contenido y los

parámetros establecidos para la entrega del CD-ROM junto con la licencia de uso y publicación,

procede a su publicación en el Repositorio Institucional RIUD.

Proceso

Recibir y aprobar documentos - Recibir y aprobar documentos

1.1.1.12 Normalizar metadatos y publicar documentos.

Descripción

Revisión e inclusión de Metadatos del documento:

Seleccionar comunidades, Subcomunidades, Colecciones.

Seleccione el documento final a completar los metadatos.

Incluir materias para recuperar información.

Las actividades a desarrollar por el Catalogador, se describen en el GIB-PR-007-IN-008,

"Instructivo Catalogador Normalización de Metadatos y Publicación de Documentos", se encuentra

ubicado en ((Ir a enlaces de Interés Instructivos y procedimientos. Página principal del RIUD).

Aprobar y Publicar el documento:

La Biblioteca una vez verificado el documento en el Repositorio Institucional, el contenido y los

parámetros establecidos para la entrega del CD-ROM junto con la licencia de uso y publicación,

procede a su publicación en el Repositorio Institucional RIUD.

1.1.1.13 Realizar control y seguimiento al RIUD.

Descripción

BRINDAR SOPORTE DE LA PLATAFORMA RIUD

Brindar soporte telefónico de la plataforma RIUD.

Brindar soporte de la plataforma RIUD mediante correo electrónico.

Capacitaciones sobre el RIUD al personal de Biblioteca.

Realizar reuniones con el proveedor del RIUD (cuando sea necesario).

REALIZAR CONTROL DE CALIDAD A LOS REGISTROS DEL RIUD

Realizar revisión de registros de metadatos aleatoriamente.

Revisar los documentos en PDF según los lineamentos descritos en el GIB-PR-007-IN-

007, "Instructivo Autor “Autoarchivo”".

Realizar reporte de productividad - estadístico.

REALIZAR INFORMES DE GESTIÓN

Realizar informe de gestión trimestral (ICARO) del RIUD.

Realizar informe mensual del RIUD.

Informe de inventario de material bibliográfico.

Informes de seguimiento a la plataforma RIUD.

ACTUALIZAR Y CONTROLAR LAS ESTRUCTURAS DOCUMENTALES DEL RIUD (cuando

aplique)

Diseñar, crear, modificar o eliminar las estructuras documentales definidas para

el Repositorio Institucional RIUD de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Así mismo detallar las consultas y restricciones que desde el perfil de administrador se

realizan en la plataforma del RIUD.

197

Diseñar estructura documental RIUD.

Ingresar al RIUD

Crear, modificar y actualizar Comunidades

Crear, modificar y actualizar Subcomunidades

Crear, modificar y actualizar la Colección y los flujos de trabajo asignados.

Revisar, restringir los documentos finales de los usuarios.

Realizar control y seguimiento al RIUD en la web.

Establecer informes de gestión del RIUD.

Las actividades a desarrollar por el Administrador del RIUD se describen en el GIB-PR-

007-IN-004, "Instructivo Administrador Plataforma RIUD", se encuentra ubicado en ((Ir a

enlaces de Interés Instructivos y procedimientos. Página principal del RIUD).

1.1.1.14 Fin

Anexo 47. GIB-PR-007-IN-004, Instructivo Administrador Plataforma RIUD. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 48. GIB-PR-007-IN-005, Instructivo Gestor de Colecciones. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 49. GIB-PR-007-IN-006, Instructivo Revisor Aprobación o Rechazo de Documento Final RIUD. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 50. GIB-PR-007-IN-007, Instructivo Autor “Autoarchivo”. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 51. GIB-PR-007-IN-008, Instructivo Catalogador Normalización de Metadatos y Publicación de Documentos. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 52. GIB-PR-007-IN-009, Instructivo Recepción y Aprobación de Documentos - Personal de Biblioteca. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 53. GIB-PR-007-FR-010, Licencia y Autorización Especial para Publicar y Permitir la Consulta y Uso de Contenidos en el Repositorio Institucional de la Universidad Distrital. (Ver archivo digital adjunto).

198

Anexo 54. Procedimiento GIB-PR-008, Planificación e Implementación de Actividades del Centro Cultural.

199

CONTROL DE CAMBIOS



OBJETIVO

Establecer las pautas generales para planear, diseñar e implementar actividades en el Centro

Cultural de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

ALCANCE

Inicia con la proyección anual de actividades del Centro Cultural y finaliza con la elaboración de

informes de gestión para el análisis de las actividades culturales realizadas.

BASE LEGAL


Constitución Política de Colombia/1991, Mediante la cual se reglamenta la ley 1675 de2013. Art

70.

Constitución Política de Colombia/1991, Mediante la cual se reglamenta la ley 397 de 1997. Art

71.

Constitución Política de Colombia/1991, Mediante la cual se reglamenta la ley 397 de 1997. Art

72.







Ley General de Cultura 397/1997, Por la cual se desarrollan los artículos 70,71, 72 y demás

artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural,

fomentos y estímulos a la cultura.





disposiciones.





DEFINICIONES

Actividad cultural: Conjunto de tareas realizadas por una persona o entidad con el fin de promover

la cultura y el arte.

Centro Cultural: Lugar de la Universidad Distrital destinado a mantener actividades que promueven

la cultura entre toda la comunidad universitaria.

Convenio: Acuerdo que se desarrolla en función de un asunto específico.




Cronograma anual: Representación gráfica y ordenada del conjunto de actividades a realizar en el

Centro Cultural a lo largo de (1) un año.

200

Evento: Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o cultural.

Ficha técnica: Documento que contiene toda la información de soporte para la solicitud de

aprobación de una necesidad a suplir.

Logística: Conjunto de los medios y métodos que permiten llevar a cabo la organización de las

actividades culturales.




necesidades.





Seguro o pólizas de obras: Este seguro es de los propietarios de las obras, y ellos son quienes

determinan el valor por el que deben estar aseguradas. En la póliza de seguros se establece como

beneficiarios al propietario de la pieza. Es conveniente que la póliza cubra el daño o perdida de la obra

por todos los motivos posibles.




GIB-FR-011, Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres, Clases,

Presentaciones.



GI-FR-010, Formato Acta de Reunión.






Cronograma Anual de Actividades.

Plan de Trabajo de la Actividad.


Ficha Técnica.

Minuta.

Pólizas Aprobadas.

Contrato.



Estudio de Mercado.










201



POLÍTICA GENERAL - CENTRO CULTURAL

El Centro Cultural contribuirá al fomento y dialogo de las identidades y la diversidad cultural,

propiciar el ejercicio de ciudadanías culturales activas y creativas, aportar a la transformación del

entorno, conllevar al fortalecimiento de lo público como espacio para el desarrollo social

ambientalmente sostenible y a la formación integral, en el marco de los objetivos de la política

cultural universitaria, distrital y nacional y buscan garantizar el acceso a los bienes y servicios

culturales de la Universidad en busca de fortalecer la gestión del sector cultural y afianzar la

convivencia y la solidaridad y generar bienestar y desarrollo social.

El Sistema de Biblioteca contribuirá al desarrollo cultural de Ciudad-Región, propiciando espacios

de participación en todas las manifestaciones culturales que vinculen las expresiones artísticas y

todos los campos de la ciencia, tecnología y del conocimiento, alimentando el diálogo de saberes

en torno a la construcción de identidad social a partir de diferencias y particularidades de los

diversos individuos, y grupos que hacen parte de la comunidad.


Para el desarrollo de las actividades programadas por el Centro Cultural se debe contar con el

apoyo de las diferentes instancias de la Universidad, para la difusión, y desarrollo de la actividad.

Se debe realizar un cronograma de actividades Culturales a fin de establecer el presupuesto anual

y su aprobación.

Se debe contar con un apoyo logístico por parte de la Oficina de Recursos Físicos en cuanto a:

mantenimiento, seguridad, traslado, limpieza, y organización para los eventos culturales.

Se debe realizar difusión de información con el acompañamiento de las diferentes instancias de la

Universidad (red de comunicaciones, red datos, emisora, Portal web de la Biblioteca, redes sociales,

publicaciones).

Todos los asistentes deben adoptar las reglas de la Biblioteca, incluyendo el uso de casilleros al

momento del ingreso (cuando aplique).

Las actividades que requieran el uso de equipos de sonido, deben programar con anterioridad las

pruebas de sonido y logística en el lugar del evento.

El horario en el que pueden desarrollarse las actividades culturales es de 8:00 am a 7:30 pm,

dependiendo igualmente de la disponibilidad de la Sede o de la Biblioteca.

Para la organización de cocteles no se debe solicitar bebidas alcohólicas. Además, si es un evento

formal (coctel), se debe contratar servicio de mesería (aportan copas, platos, menaje, manteles,

cubiertos).

POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN DE BIBLIOTECA

Se debe cumplir con las especificaciones de la pieza gráfica según los medios de comunicación de

la Universidad Distrital:

Correo Interno Universidad Distrital (UListas): La pieza gráfica no tiene

restricciones de dimensiones ni de tamaño de archivo.

Página Web Universidad Distrital:

745X300 pixeles, dimensiones obligatorias.

100 MB máximos.

Tipo de archivo en PNG o JPG.

Los créditos de la pieza gráfica deben ir a la derecha de la composición.

Portal SIBUD:

660X275 pixeles, dimensiones obligatorias.

100 MB máximos.

Tipo de archivo en PNG o JPG.

202

Redes Sociales Universidad Distrital: La pieza gráfica no tiene restricciones de

dimensiones ni de tamaño de archivo.

En caso de que alguna instancia externa aporte la pieza gráfica para la publicidad y comunicación

de la actividad, se debe editar la pieza con previo consentimiento de las partes, según las

especificaciones necesarias para la publicación en los medios de comunicación de la Universidad

Distrital, manteniendo en la mayor medida posible el diseño original de la pieza gráfica, incluyendo

los logos de todas las instancias que participan.

Para poder iniciar la elaboración de una pieza gráfica, el solicitante debe diligenciar los dos

formatos correspondientes:



Cuando las piezas gráficas necesiten usar imágenes, estas deben ser de uso libre (por derechos de

autor), de lo contrario se utilizarán fotografías tomadas por el personal de Biblioteca autorizado.

Las piezas gráficas siempre deben tener los logos de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas y del Sistema de Bibliotecas. Además, cuando la actividad tenga participantes externos, se

deben incluir los logos correspondientes a estos.

POLÍTICAS DE PERSONAL BIBLIOTECA

El personal de apoyo asignado debe colaborar activamente en la correcta ejecución de las

actividades, así como en la entrega y disposición de los espacios y recursos utilizados, una vez

finalizado el evento.

El personal de apoyo asignado a una tarea concreta debe permanecer en el espacio de desarrollo

de la actividad cultural, dando atención a los requerimientos que se presenten concernientes a su

asignación.

Para el uso de las instalaciones de la Sede Aduanilla de Paiba, se debe solicitar permiso al

Administrador de la Sede mediante un oficio al correo electrónico emitido desde Dirección de

Biblioteca.

POLÍTICAS DE EXPOSICIONES DE OBRAS DE ARTE

Las piezas no deben exceder en tamaño de almacenamiento de la Pinacoteca.

El Centro Cultural debe garantizar la guarda y custodia de las obras de arte.

Se debe identificar el tipo público que participa en el evento.

El Centro cultural debe contar con la estantería adecuada para el almacenamiento de la colección.

Se debe contar con los requerimientos mínimos de almacenamiento de obras de arte.

Las obras de una exposición deben estar aseguradas, por parte del expositor (cuando aplique).

Las colecciones son responsabilidad de la Universidad Distrital, y por lo tanto, la administración,

supervisión y control del mantenimiento de las mismas dependen de la Institución.



Profesional Universitario - Centro Cultural




Equipo Biblioteca

Cargo: N/A



Zarate Peña


Biblioteca


2017





203


1.1.1.2 Proyectar propuesta de actividades a realizar.

Descripción

Establecer objetivos, estrategias y metas de las actividades.

Definir los espacios donde se llevarán a cabo las actividades proyectadas.

Identificar posibles convenios institucionales según requiera la actividad.


Elaborar el "Cronograma Anual de Actividades" teniendo en cuenta el calendario académico, los

horarios de servicio, los responsables y la pertinencia. Este calendario es susceptible a cambios

durante el desarrollo del procedimiento.

Presentar propuesta a la Dirección de Biblioteca para aprobación.

1.1.1.3 Verificar propuesta de actividades.

Descripción

Revisar el "Cronograma Anual de Actividades" propuesto.

Verificar la viabilidad de las actividades planteadas.

Aprobar o rechazar el presupuesto.

Avalar o rechazar la propuesta.

1.1.1.4 ¿Se requieren correcciones o modificaciones?

Flujos

Sí

No

1.1.1.5 Elaborar plan de trabajo por actividad.

Descripción

Consolidar las actividades culturales aprobadas a realizar con las diferentes instancias y convenios

de la Universidad, a partir del presupuesto asignado al Centro Cultural.

Elaborar un "Plan de Trabajo de la Actividad". Para el desarrollo del documento se tendrá en

cuenta los siguientes ítems:

Propósito u objetivo: Definir el objetivo de la actividad. Expresa lo que se quiere alcanzar.

Acciones: Establecer el cómo se va a lograr el objetivo propuesto, a través de que medios.

Establecer la metodología, procedimientos y protocolos que se van a seguir para el desarrollo de

actividades. Se formulan el número de acciones que sean necesarias para dar respuesta a la

actividad planteada.

Responsables: Definir los agentes que participan en la actividad como es: el equipo de

producción que es el que concibe, planifica, produce y controla la ejecución del proyecto. Personal,

instituciones, entidades, instancias involucradas en la actividad.

Beneficiarios: Son las personas o agentes que se verán afectados positivamente por el desarrollo

de la actividad. Determinar el número y características socioculturales.

Metas: Expresa lo que se quiere lograr con las acciones. La meta debe ser medible, no

importando que sea cualitativa o cuantitativa, definir tiempo de ejecución.

Indicadores: Es la expresión de medida que evidencia el cumplimiento de las metas propuestas.

Permiten comparar los cambios antes y después de la actividad.

Cronograma: Realizar cronograma y describir las actividad a desarrollar. Establecer tiempos de

ejecución de la actividad.

204

Presupuesto: Especifica los recursos necesarios para realizar las acciones propuestas, estos

pueden ser en bienes o servicios. Establecer por cada recurso la unidad de medida, precio unitario,

cantidad, valor total, fuente de financiación.

Evaluación: El documento requiere describir el proceso que se seguirá para evaluar el

cumplimiento de lo propuesto, así como los instrumentos y espacios que se utilizarán. La evaluación

se realiza antes, durante y después de las actividades programadas.

Radicar el "Plan de Trabajo de la Actividad" en la Dirección de Biblioteca.

Presentar propuesta a la Dirección de Biblioteca para solicitar su aval.

1.1.1.6 Avalar plan de trabajo de la actividad.

Descripción

Revisar el "Plan de Trabajo de la Actividad".

Solicitar correcciones o modificaciones si es necesario.

Aprobar el "Plan de Trabajo de la Actividad", a fin de iniciar su ejecución.

1.1.1.7 ¿Requiere ejecutar presupuesto?

Flujos

No

Sí

1.1.1.8 Asignación de presupuesto

Proceso

Asignación de presupuesto - Asignación de presupuesto

1.1.1.9 Socializar con las instancias participantes.

Descripción

Programar reunión con las instancias involucradas en la actividad cultural a desarrollar, mediante

correo electrónico.

Realizar reuniones con las instancias que participan en la actividad, para presentar el plan de

acción a seguir.

Establecer los responsables para la ejecución de la actividad de acuerdo a los recursos aportados

por cada instancia. Cuando aplique se establecerán contraprestaciones.

Realizar registro de las reuniones en el formato GI-FR-010, "Formato Acta de Reunión".

Realizar socialización con Dirección de Biblioteca según lo acordado en las reuniones con las

instancias involucradas.

1.1.1.10 Establecer logística de las actividades.

Descripción

Establecer contacto y compromisos con todos los responsables involucrados (proveedores,

instancias internas, instancias externas) en el desarrollo de las actividades.

Informar al personal de apoyo de Biblioteca el protocolo de acción a seguir, según el tipo de

actividad cultural a realizar.

Definir cronograma para la preparación del lugar o los lugares concretos en los que se va a

desarrollar la actividad.

Revisar la disponibilidad de los recursos que requiera el evento. La logística de los espacios

necesarios será en función del aforo requerido y las necesidades técnicas (equipamientos

audiovisuales o escénicos, espacios de almacenamiento, mobiliario, transporte entre otros) o de

servicios de la actividad.

205



correspondiente.


Proceso


1.1.1.12 Desarrollar la actividad cultural.

Descripción

Toda actividad cultural se realiza con el apoyo del personal asignado, tanto interno como externo

de la Universidad.

Coordinar y supervisar la organización logística previa al evento, dependiendo del lugar donde se

realizarán las actividades culturales (montajes, adecuación de espacios, recepción de recursos).

Las actividades que requieran el uso de equipos de sonido, realizarán con anterioridad pruebas de

sonido y logística.

Realizar control de asistencia de la actividad cultural con el GI-FR-011, "Formato Planilla de

Asistencia".

Realizar registro fotográfico de la actividad cultural.

Verificar que el personal responsable de la actividad cultural se encuentre en el lugar que le

corresponde. Depende de la magnitud del evento, o de la realización de actividades simultáneas.

Para las actividades culturales que se desarrollen en las Bibliotecas, garantizar la protección del

material bibliográfico resguardando la colección de pérdidas y daños.

Para las conferencias, charlas y ponencias solicitar al/los expositor(es) el diligenciamiento del

formato GIB-FR-011, "Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres, Clases,

Presentaciones".

Para las exposiciones de arte, cuando aplique, tener en cuenta lo siguiente:

Realizar inventario de las piezas que ingresan a la Universidad Distrital.

Elaborar acta de recibo de obras que firman las partes que intervienen en el acto.

Legalizar el ingreso de las piezas.

Revisar si las obras están aseguradas y en caso de que no solicitar las pólizas correspondientes

(cuando aplique).

Cuando la exposición temporal finalice, se elaborará el acta de devolución de los objetos.

Supervisar las piezas en custodia de la Universidad. Para la supervisión de las piezas, se elaboran

actas de entrega a la vigilancia del sito, en quien recaerá la salvaguarda de las obras que

permanecen en lugares de exhibición.

Realizar registro fotográfico de obra por obra, a fin de tener un archivo en el banco de imágenes

(cuando aplique).

1.1.1.13 Apoyar la actividad cultural.

Descripción

Realizar las tareas requeridas para el desarrollo y puesta en marcha de las actividades culturales

programadas por la Biblioteca.

Apoyar la organización y ejecución de las actividades culturales, según su magnitud y el lugar en

el cual se desarrolle.

Establecer contacto con los invitados y/o gestores, y brindarles apoyo cuando lo requieran.

Apoyar el registro del control de asistencia de la actividad cultural con el GI-FR-011, "Formato

Planilla de Asistencia".

Realizar registro fotográfico de la actividad cultural.

Para las actividades culturales que se desarrollen en las Bibliotecas, garantizar la protección del


206

1.1.1.14 Tiempo de duración de la actividad cultural


Descripción

Toda actividad se realiza con el apoyo del personal asignado, tanto interno como externo de la

Universidad.

Coordinar la entrega y disposición adecuada de los recursos y espacios utilizados.


Bibliotecas).

Para las exposiciones de arte, con el personal de apoyo, desmontar todos los elementos utilizados

durante el evento, enmendando cualquier daño o desperfecto generado en las instalaciones

utilizadas.

Gestionar el transporte de vuelta de las obras, instrumentos y recursos que no pertenecen al sitio

utilizado para el evento.


Descripción


Consolidar registro fotográfico de la actividad cultural realizada.

Realizar organización de toda la documentación asociada por cada evento (material publicitario

implementado, planilla de asistencia, permisos y formatos empleados), para ser archivada.

Almacenar en medio magnético el registro fotográfico.

Retroalimentar los resultados de las actividades con todas las partes involucradas, dando y

recibiendo sugerencias.

Entregar la documentación compilada por evento al Archivo de Biblioteca. Se recopila todo lo

desarrollado al año, y al final del año se entrega para archivar.


Descripción

Evaluar la implementación de las actividades culturales.

Elaborar un informe de resultados, informe de gestión (ICARO), de cada actividad desarrollada,

para ser radicado en Dirección de Biblioteca. Teniendo en cuenta aspectos importantes como:

Resumen del evento.

Número de asistentes.

Presupuesto utilizado.

Registro fotográfico.

Valoración final cualitativa.

Recomendaciones futuras.

1.1.1.18 Fin

207

Anexo 55. Procedimiento GIB-PR-009, Control de Activos de Biblioteca.

208

CONTROL DE CAMBIOS



OBJETIVO

Vigilar y salvaguardar los bienes que han sido encomendados, cuidando que sean utilizados debida

y racionalmente, de conformidad con los fines a los que han sido destinados.

ALCANCE

Inicia con las solicitudes de adquisición de bienes y finaliza con la realización del Inventario Anual

de Activos de Biblioteca.

BASE LEGAL






Ley 734/2002, De los deberes del Servidor Público.





DEFINICIONES




conocimiento.

Equipos de Oficina: Conjunto de máquinas y dispositivos que se necesitan para llevar a cabo tareas

propias de una oficina, así como: Teléfonos, guillotina, grapadoras industriales, perforadoras

industriales, etc.

Inventario: Relación detallada, ordenada y valorada de los elementos (equipos de oficina, recursos

tecnológicos, mobiliario y material bibliográfico), que componen el patrimonio de una empresa.




Mobiliario: Es el conjunto de muebles, son objetos que sirven para facilitar los usos y actividades

habituales de la Biblioteca, así como: sillas, mesas, estantería, casilleros, sofás, sillones, y muebles en

general.



Recursos Tecnológicos: medio que se vale de la tecnología para cumplir con su propósito. Los

recursos tecnológicos pueden ser: computadores, impresoras, portátiles, táblet, audífonos, parlantes,

televisores, DVD, Blu-ray, máquinas de escribir, UPS, mouse, teclado, clientes delgados, CPU, video

beam, etc.


Trabajos de grado: Son los trabajos presentados como requisito de grado de los estudiantes de los

programas académicos del nivel pregrado, maestría y doctorado de la Universidad, que estan

disponibles para su consulta.

209



GIB-PR-009-IN-023, Instructivo Levantamiento de Inventario de Material Bibliográfico.

GIB-PR-009-IN-024, Instructivo Levantamiento de Inventario de Equipos de Oficina, Recursos

Tecnológicos y Mobiliario.

GIB-PR-009-FR-024, Formato Reporte de Novedades de Inventario de Material Bibliográfico.

GIB-PR-009-FR-025, Formato Inventario de Trabajos de Grado.

GIB-PR-009-FR-026, Formato Inventario de Publicaciones Seriadas.

GIB-PR-009-FR-027, Formato Inventario de Equipos de Oficina, Recursos Tecnológicos y

Mobiliario.

GIB-PR-009-FR-028, Formato Informe Control de Activos.


GJ-PR-003-FR-012, Acta de Liquidación.




Ficha Técnica.

Minuta.

Pólizas Aprobadas.

Contrato.



Cuadro Comparativo de Precios y Especificaciones Técnicas.

Estudio de Mercado.



Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).

Orden de Compra/Servicio.

Registro Presupuestal (RP).









Estado de Cuenta.

Acta de Terminación.



El Inventario del Sistema de Bibliotecas se debe realizar en periodo de Suspensión de Actividades

Académicas. Se realiza simultáneamente con el inventario del material bibliográfico, el cual está

programado para una duración de tres (3) semanas correspondientes a quince (15) días hábiles en

el periodo de suspensión de actividades académicas, dicho periodo corresponde a la instrucción

que cada Facultad determine.

210

La orientación y coordinación de las actividades de levantamiento de información correspondiente

al inventario, debe estar coordinado desde la gestión administrativa del presente procedimiento.

El inicio y finalización del inventario debe ser notificado por correo electrónico al Líder de Control

de Activos.

El personal del Sistema de Bibliotecas según corresponda (Servicios de Información, Selección y

Adquisición, CAIB, Innovación Tecnológica, Gestión Administrativa) debe realizar levantamiento de

información de inventario con todos los datos solicitados, descripción de observaciones o

novedades según sea el caso, y debe ser notificado al correo electrónico del Líder de Control de

Activos.

El Sistema de Bibliotecas de acuerdo a la información suministrada debe reportar ante las

instancias pertinentes, para el proceso de reparación o baja del material bibliográfico, equipos de

oficina, recursos tecnológicos y mobiliario.

Informar a cada persona del equipo de trabajo, cuál debe ser el papel ha de desempeñar en

levantamiento del inventario y los resultados a entregar.



Profesional Universitario - Control de Activos





Equipo Biblioteca

Cargo: N/A



Zarate Peña


Biblioteca








Descripción

Las solicitudes se dividen en tres (3) tipos según la necesidad identificada. Los tipos de solicitudes

son los siguientes:

ADQUISICIÓN DE BIENES

Recibir solicitud de adquisición de bienes para el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas.

Aplica para: mobiliario, papelería especializada, elementos de protección personal, entre otros.

Recibir solicitud de adquisición de infraestructura tecnológica para el Sistema de Bibliotecas.

Aplica para el parque informático del Sistema de Bibliotecas.

APERTURA DE UNA NUEVA BIBLIOTECA / REMODELACIÓN DE UNA BIBLIOTECA

Recibir notificación (oficio) por medio de correo electrónico y en físico por parte de la Oficina

Asesora de Planeación y Control, informando la fecha, cantidad, y condiciones de la entrega de

bienes (mobiliario, recursos tecnológicos) para la apertura o remodelación de una Biblioteca.

SOLICITUD DE INVENTARIO DE ACTIVOS DE BIBLIOTECA

Recibir notificación por parte de las Áreas del Sistema de Bibliotecas, para dar inicio al Inventario

Anual de Activos de Biblioteca.

211

1.1.1.3 Tipo de Solicitud

Flujos

Adquisición de bienes

Apertura o Remodelación de una Biblioteca

Inventario Anual


Proceso


1.1.1.5 Entrega de producto/ servicio

1.1.1.6 ¿Se reciben recursos tecnológicos?

Flujos

No

Sí

1.1.1.7 Recibir recursos tecnológicos.

Descripción

Coordinar la recepción de los recursos tecnológicos con el personal de apoyo de Biblioteca.

Recibir los recursos tecnológicos adquiridos:

Recibir y ubicar las cajas en el lugar correspondiente.

Verificar el recurso tecnológico físico con los listados de entrega del proveedor,

revisando: tipo de elemento, cantidad, especificaciones técnicas, y que el recurso

tecnológico se encuentre en buen estado.

Ubicar nuevamente los recursos tecnológicos en las cajas.

Validar las especificaciones del software y el hardware de los recursos tecnológicos.

Aprobar los recursos tecnológicos recibidos a satisfacción.

Entregar un Acuse de Recibo al contratista, el cual consiste en un "Listado de Entrega" o

"Factura/Remisión" con fecha y firma del personal de Biblioteca que recibe, aprobando la recepción

de los recursos tecnológicos.

Realizar entrega de los recursos tecnológicos por minuta al personal de vigilancia.

NOTA: Los elementos recibidos por adquisición se realiza con el acompañamiento del personal de

Sección de Almacén, dando un Vo.Bo a la "Factura del Proveedor" con el formato "Reporte de Entrada

de Almacén".

1.1.1.8 Gestionar recursos tecnológicos.

Descripción

Administrar la entrega de los recursos tecnológicos a las Áreas del Sistema de Bibliotecas teniendo

en cuenta las necesidades identificadas inicialmente.

Entregar los recursos tecnológicos según lo acordado inicialmente con el Área de Biblioteca

solicitante, con oficio de entrega de bienes.

Realizar control y seguimiento del desempeño de los recursos tecnológicos, asegurando su

correcto funcionamiento a través de acciones preventivas y correctivas.

1.1.1.9 Inventario Anual de Biblioteca

212

1.1.1.10 Recibir bienes.

Descripción

Coordinar la recepción de los bienes con el personal de apoyo de Biblioteca.

Recibir los bienes adquiridos:

Recibir y ubicar las cajas en el lugar correspondiente.

Verificar el bien físico con los listados de entrega del proveedor, revisando: tipo de

elemento, cantidad, especificaciones técnicas, y que el bien se encuentre en buen

estado.

Ubicar nuevamente los bienes en las cajas.

Aprobar los bienes recibidos a satisfacción.

Entregar un Acuse de Recibo al contratista, el cual consiste en un "Listado de Entrega" o

"Factura/Remisión" con fecha y firma del personal de Biblioteca que recibe, aprobando la recepción

de los bienes.

Realizar entrega de los bienes por minuta al personal de vigilancia, cuando se trate de recursos y

elementos de gran valor.

NOTA: Los elementos recibidos por adquisición se realiza con el acompañamiento del personal de

Sección de Almacén, dando un Vo.Bo a la "Factura del Proveedor" con el formato "Reporte de Entrada

de Almacén".

1.1.1.11 Aprobar pago

1.1.1.12 ¿Se requieren placas de inventario?

Flujos

Sí

No

1.1.1.13 Solicitar ingreso de bienes.

Descripción

Elaborar un oficio aprobado por Dirección de Biblioteca solicitando el ingreso de bienes a la

Sección de Almacén.

Elaborar un listado con la información y especificaciones de los bienes adquiridos, tales como: tipo

de elemento, cantidad, especificaciones técnicas, biblioteca destino y valor monetario.

Preparar la siguiente documentación, con apoyo del personal de Contratación, para la solicitud de

ingreso de bienes:

Contrato: Conjunto de documentos que contienen la minuta y las pólizas aprobadas

del contrato.

Factura del Proveedor: Registro que relaciona los productos o servicios prestados con

sus respectivos precios.

Acta de Recibo a Satisfacción: Documento que certifica que el producto o servicio

cumple con las especificaciones técnicas y de calidad solicitadas.

Listado de Bienes Adquiridos: Listado que contiene la información (tipo de elemento,

cantidad, especificaciones técnicas, biblioteca destino y valor monetario) de los bienes a

ingresar por la Sección de Almacén.

1.1.1.14 Enviar a Almacén

Descripción

Radicar la Documentación para Ingreso de Bienes, previamente avalada por la Dirección de

Biblioteca, en la Sección de Almacén.

213

1.1.1.15 Entrega de placas

Descripción

Sección de Almacén radica un oficio de respuesta a la solicitud de ingreso de bienes en Dirección de

Biblioteca, junto con paquetes de placas de inventario y su listado de relación por cada Biblioteca a

la cual se le asignaron los bienes.

1.1.1.16 Verificar las placas de inventario.

Descripción

Recibir los paquetes con las placas de inventario y su listado de relación por cada Biblioteca.

Verificar que el número de placas entregadas coincidan con el listado de relación entregado por la

Sección de Almacén.

Solicitar placas de inventario faltantes en caso de ser necesario.

Dar inicio a la asignación de placas de inventario a los bienes adquiridos.

1.1.1.17 Asignar placas de inventario.

Descripción

Recibir el listado que relaciona la placa de inventario con el bien correspondiente.

Preparar los bienes para la asignación de la placas de inventario, organizando por cajas y retirando

cualquier residuo (cintas) generado por el embalaje.

Asignar las placas de inventario (son autoadhesivas):

Seleccionar la caja a procesar.

Abrir la caja y extraer el bien.

Identificar el bien.

Ubicar la placa de inventario a asignar dentro del paquete de placas.

Adherir la placa de inventario en el bien según corresponda. La posición y ubicación

de la placa puede variar según el tipo de elemento o recurso.

1.1.1.18 Disponer bienes para su uso.

Descripción

Administrar la entrega de los elementos al personal de Biblioteca teniendo en cuenta: la

cantidad de personal y los elementos en reserva.

Distribuir los bienes según las necesidades de las Áreas del Sistema de Bibliotecas.

Entregar los bienes según lo acordado inicialmente con el Área de Biblioteca solicitante, con

oficio de entrega de bienes.

1.1.1.19 Inventario Anual de Biblioteca

Proceso

Inventario Anual de Biblioteca - Inventario Anual de Biblioteca

1.1.1.20 Fin

Anexo 56. GIB-PR-009-IN-023, Instructivo Levantamiento de Inventario de Material Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto).

Anexo 57. GIB-PR-009-IN-024, Instructivo Levantamiento de Inventario de Equipos de Oficina, Recursos Tecnológicos y Mobiliario. (Ver archivo digital adjunto).

214

Anexo 58. GIB-PR-009-FR-024, Formato Reporte de Novedades de Inventario de Material Bibliográfico.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DETERIORADO RÓTULO CD CASSETTE DISKETTE MAPAS CARTILLAS OTRO ANEXOERROR

CÓDIGO INCONSISTENCIA

Código:

GIB-PR-009-FR-024


Fecha de Aprobación: 03/11/2017Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica

Fecha Elaboración: (DD/MM/AAAA)Responsabe:

FORMATO: REPORTE DE NOVEDADES DE INVENTARIO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

Biblioteca:

CÓDIGO DE

BARAS

PLAQUETA DE

INVENTARIO

215

Anexo 59. GIB-PR-009-FR-025, Formato Inventario de Trabajos de Grado.

No.

Consecutivo

No. de

Inventario UDAutor(es) Título Biblioteca

Proyecto

CurricularAño

N°

EjemplaresCD Mapa Diskette Licencia

N° Handle

(RIUD -

Digital)

Responsabe:Biblioteca: Fecha Elaboración: (DD/MM/AAAA)

Otro - Observaciones

Código:

GIB-PR-009-FR-025

Versión: 01

Fecha de Aprobación:

03/11/2017

FORMATO: INVENTARIO DE TRABAJOS DE GRADO



216

Anexo 60. GIB-PR-009-FR-026, Formato Inventario de Publicaciones Seriadas

EDITOR ISSNAÑO INICIO DE

PUBLICACIÓNPERIODICIDAD VOLUMEN EJEMPLARES PLACAS

NÚMERO

PUBLICACIÓNAÑO

Biblioteca: Fecha Elaboración: (DD/MM/AAAA)

TÍTULO

Código:

GIB-PR-009-FR-026

Versión: 01


FORMATO: INVENTARIO DE PUBLICACIONES SERIADAS



Responsabe:

EXISTENCIAS

217

Anexo 61. GIB-PR-009-FR-027, Formato Inventario de Equipos de Oficina, Recursos Tecnológicos y Mobiliario.

Anexo 62. GIB-PR-009-FR-028, Formato Informe Control de Activos. (Ver archivo digital adjunto).

Responsabe:

MARCA SERIE ESTADOCÓDIGO ANTIGUO DESCRIPCIÓN DEL ELEMENTO


Fecha de Aprobación: 03/11/2017Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica

Fecha Elaboración: (DD/MM/AAAA)

OBSERVACIONESCÓDIGO NUEVO

FORMATO: INVENTARIO DE EQUIPOS DE OFICINA, RECURSOS TECNOLÓGICOS Y MOBILIARIO

Biblioteca:

Código:

GIB-PR-009-FR-027

218

Anexo 63. Procedimiento GIB-PR-010, Servicio de Búsqueda y Recuperación de Información.

219

CONTROL DE CAMBIOS



08/24/2017 02

Modificación de nombre y de código.


Operación.


Diferenciación en la atención de usuarios de manera presencial y

mediante correo electrónico.

Inclusión del Servicio de Conmutación Bibliográfica y del Servicio de

Elaboración de Bibliografías.



OBJETIVO

Brindar servicios de búsqueda y recuperación de información actualizada, precisa y pertinente a la

Comunidad Académica, a través de las diferentes herramientas y recursos bibliográficos que

proporciona el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

ALCANCE

Inicia con la solicitud de información del usuario y finaliza con la entrega de la información

bibliográfica recuperada.

BASE LEGAL









disposiciones.









DEFINICIONES

Colección: Es el material bibliográfico que tiene disponible la Biblioteca.



conocimiento.

Base de Datos: Consiste en una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son

recolectados y utilizados por los sistemas de información. Una base de datos tiene que ser

220

compacta, fácilmente accesible, rápida, cómoda y debe ofrecer la información actual sometida a la

última actualización.

Descripción Bibliográfica: Consiste en la representación de un documento a través de la

identificación de sus elementos principales, autor, título, editorial, etc.

Fuentes de información: Catálogos institucionales, bases de datos, materiales documentales,

Unidades de Información, Internet y especialistas en el tema.








Referencia bibliográfica: Conjunto de datos con que un autor remite a un documento que está

citando de forma directa o indirecta.

Referencista: Profesional de la Biblioteca capacitado para realizar y asesorar búsquedas,

recuperación de información y uso de fuentes y recursos de información.

Servicio de Conmutación Bibliográfica: Servicio de referencia que consiste en la obtención de

documentos que puedan encontrarse en fuentes de información bibliográfica externas al Sistema de

Bibliotecas de la Universidad Distrital, tanto a nivel nacional como internacional.

Servicio de Elaboración de Bibliografías: Servicio de referencia que consiste en la búsqueda de

referencias bibliográficas sobre temas específicos, a partir de la información disponible en las

colecciones físicas y/o electrónicas, tanto externas como internas del Sistema de Bibliotecas de la


Servicio de Formación: Tratan de educar al usuario en el uso de la Biblioteca y de los recursos

disponibles (en este ámbito de aplicación se busca apoyar al usuario en cuanto al uso de los

recursos electrónicos).

Servicio de Información: Resuelven las consultas y necesidades de información de los usuarios.

Servicio de Orientación: Asesoran al usuario en la elección de una obra o de una fuente de

información bibliográfica.

Servicios de Referencia: Servicios de orientación, asesoría y apoyo en búsqueda, localización y

recuperación de información dentro del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital o en

Unidades de Información externas, incluyendo bases de datos bibliográficas nacionales e

internacionales así como el uso de otras fuentes bibliográficas e informativas de otras instituciones.




GIB-PR-010-FR-007, Formato Reporte de Servicios de Referencia.










El servicio de referencia debe atender todas las solicitudes de información sin importar el tipo de

usuario o la complejidad de la consulta.

221

El referencista debe identificar la población objetivo. Ej: Estudiante, Docente, Investigador.

El referencista debe identificar las necesidades de información del usuario, para organizar el

servicio con el fin de ofrecer una respuesta pertinente a lo solicitado.

Informar los aspectos legales y las políticas de las Instituciones externas, para no incurrir en

errores o faltas al derecho de autor.

La búsqueda en fuentes de información debe iniciar en los recursos disponibles en del Sistema de

Bibliotecas de la Universidad Distrital.

Siempre que la información no se encuentre disponible en el Sistema de Bibliotecas de la

Universidad Distrital, informar al usuario el servicio alternativo que se puede ofrecer para la

recuperación de la información.

Cuando el tipo de servicio requerido sea la obtención de material bibliográfico físico, se debe

remitir a los procedimientos de GIB-PR-002, "Préstamo de Material Bibliográfico" o GIB-PR-004,

"Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación" según corresponda.

Las bibliografías y los documentos recuperados se entregarán en un plazo máximo de ocho (8)

días calendario.

El costo del Servicio de Conmutación Bibliográfica deberá ser asumido por el usuario solicitante,

acorde con la extensión del documento, soporte, envío, destino, entre otros (cuando aplique).

Las solicitudes de Servicios de Referencia, Elaboración de Bibliografías y Obtención de

Documentos deben ser manejadas mediante el siguiente correo electrónico: conmutacion-

[email protected]



Profesional Universitario/Técnico - Referencista




Equipo Biblioteca

Cargo: N/A

Fecha: 07 de junio de 2017


Zarate Peña


Biblioteca


2017






1.1.1.2 Recibir solicitud de información.

Descripción

Recibir solicitud de información por parte del usuario presencial, telefónica o mediante correo

electrónico.


Orientar al usuario al punto de atención de referencia.

1.1.1.3 ¿La solicitud se recibe mediante correo electrónico?

Flujos

No

Sí

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

222


Descripción

Establecer dialogo con el usuario.

Obtener información que pueda ayudar a formular la estrategia de búsqueda y a determinar el

perfil del usuario y su respectiva categorización. Para esto se puede tener en cuenta el siguiente

tipo de preguntas (cuando aplique):

¿A qué carrera pertenece?

¿Para qué es la información?

¿Dónde ha buscado?

¿Conoce sobre autores que manejen el tema?

¿Conoce un nombre diferente de lo que está buscando?

¿Conoce sinónimos de las palabras que esta utilizando?

¿A que materia pertenece el tema de la consulta?

¿Conoce términos relacionados?

¿Conoce términos generales?

¿Qué le gustaría encontrar?

¿Qué necesita: libros, revistas u otros documentos?

¿Qué tan actualizada necesita la información?

¿Necesita la información de un lugar geográfico en especial?

¿Necesita la información de un autor en especial?

¿Necesita la información de un título de revista en especial?

¿Para cuando necesita la información?

¿Qué tan especializada necesita la información?

Tomar nota del mayor número de datos posibles para lograr identificar y acotar el tema de

consulta.

1.1.1.5 ¿Es una búsqueda especializada?

Flujos

Sí

No

1.1.1.6 Normalizar términos de búsqueda.

Descripción

Normalizar los términos de búsqueda según los requerimientos de información del usuario,

logrando refinar la búsqueda de lo general a lo especifico, o viceversa, mediante la inclusión de

términos adicionales adecuados.

Realizar un listado con los términos principales, incluyendo términos relacionados y generales del

tema en el idioma que corresponda.

Seleccionar los términos normalizados más pertinentes al tema de búsqueda.

1.1.1.7 Establecer fuentes de información.

Descripción

Identificar las fuentes de información bibliográfica (físicas o digitales) de acuerdo al tema de

búsqueda.

Tener en cuenta algunos factores relevantes como el tipo de formato o tipo de documento

solicitado, disponibilidad, área temática, entre otros. Esto permitirá incluir o descartar algunas

fuentes de información.

Verificar disponibilidad de acceso a las fuentes de información bibliográfica.

223

1.1.1.8 Buscar en las fuentes de información.

Descripción

Buscar en las distintas fuentes de información bibliográfica (físicas y digitales) el tema solicitado

mediante el uso de términos normalizados, según la información solicitada teniendo en cuenta las

siguientes herramientas:

Catálogo en Línea del SIB - ALEPH

Colecciones de material bibliográfico del Sistema de Bibliotecas

BDIGITAL - Recursos electrónicos - Bases de Datos disponibles de la Universidad

Distrital

Descubridor Index - K

Repositorio Institucional de la Universidad Distrital - RIUD

Gestores bibliográficos (Mendeley, END NOTE)

OJS - Revistas Científicas Universidad Distrital

Catálogos de Instituciones Académicas y/o especializadas de las diferentes áreas del

conocimiento (local, nacional e internacional)

Redes de Instituciones Académicas y/o especializadas de las diferentes áreas del

conocimiento (local, nacional e internacional)

Herramientas de búsqueda y recuperación de información especializadas en las

diferentes áreas del conocimiento (tesauros, vocabularios controlados, indices, y otros)

Recursos electrónicos de acceso libre

Normas APA, ICONTEC, IEEE y otras

Evaluar la disponibilidad, pertinencia y coherencia de la información encontrada, según la

necesidad de información del usuario.

1.1.1.9 Validar los resultados de búsqueda.

Descripción

Realizar, en compañía del usuario, la revisión de los resultados encontrados.

Recibir retroalimentación por parte del usuario de los resultados de la búsqueda.

1.1.1.10 Definir el servicio requerido.

Descripción

Definir el tipo de servicio requerido para la recuperación y entrega de la información al usuario,

según sea el caso:

SERVICIO DE ELABORACIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS: Consiste en la búsqueda de referencias

bibliográficas sobre temas específicos, a partir de la información disponible en las colecciones físicas

y/o electrónicas, tanto externas como internas.

SERVICIO DE CONMUTACIÓN BIBLIOGRÁFICA: Consiste en la obtención de documentos que

puedan encontrarse en fuentes de información bibliográfica del Sistema de Bibliotecas de la

Universidad Distrital, tanto a nivel local, nacional e internacional.

PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: Si la información requerida hace parte de la

colección física del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital, se orienta al usuario en como

realizar el préstamo de material bibliográfico. Remitirse al procedimiento GIB-PR-002, "Préstamo de

Material Bibliográfico".

PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO (PIB): Si la información requerida hace parte de la colección

de Unidades de Información externas, se orienta al usuario en como realizar el préstamo

interbibiotecario de material bibliográfico. Remitirse al procedimiento GIB-PR-004, "Préstamo

Interbibliotecario - Cartas de Presentación".

224

1.1.1.11 Tipo de servicio

Flujos

Conmutación Bibliográfica

Elaboración de Bibliografías

Obtención de material bibliográfico físico

1.1.1.12 Servicio de Elaboración de Bibliografías

Proceso

Servicio de Elaboración de Bibliografías - Servicio de Elaboración de Bibliografías

1.1.1.13 ¿El usuario solicita la recuperación de un documento?

Flujos

No

Sí

1.1.1.14 Servicio de Conmutación Bibliográfica

Proceso

Servicio de Conmutación Bibliográfica - Servicio de Conmutación Bibliográfica


Descripción

Registrar los Servicios de Referencia realizados a través del siguiente link:


correspondientes.

Realizar informes estadísticos mensuales de los usuarios atendidos en los Servicios de Referencia,

teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Establecer el número de consultas de referencia y los temas mas consultados.

Consultas en bases de datos.

Servicios de Conmutación Bibliográfica.

Servicio de Elaboración de Bibliografías.

1.1.1.16 Fin

1.1.1.17 Gateway

Flujos

GIB-PR-002, Préstamo de Material Bibliográfico

GIB-PR-004, Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación

1.1.1.18 GIB-PR-002, Préstamo de Material Bibliográfico

1.1.1.19 GIB-PR-004, Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación


225

Anexo 64. GIB-PR-010-FR-007, Formato Reporte de Servicios de Referencia.

N° Tipo de ServicioFecha Solicitud

de Información

Fecha Entrega de

InformaciónUbicaciónUsuario / Solicitante Temática

Fuente de Información /

Base de Datos Consultada


FORMATO: REPORTE DE SERVICIOS DE REFERENCIA

Responsable:


Código: GIB-PR-010-FR-007

Versión: 02


Cargo/Rol:

Fecha Reporte:

(DD/MM/AAAA)Biblioteca:

226

Anexo 65. Procedimiento GIB-PR-011, Servicio de Extensión Cultural.

227

CONTROL DE CAMBIOS



OBJETIVO

Promover la extensión, integración y desarrollo de la Comunidad Académica y de la región,

mediante programas y eventos que permitan la difusión del conocimiento humanístico, social,

científico, tecnológico y/o artístico con el fin de beneficiar a la sociedad.

ALCANCE

Inicia con la realización de solicitudes y finaliza con la elaboración de informes de gestión para el

análisis de los eventos/programas realizados.

BASE LEGAL

Conpes 3222/2003, Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas.

Conpes 3533/2008, Plan Nacional de Cultura.

Conpes 152/2012, Plan Nacional de Lectura y Escritura PNLE.


Constitución Política de Colombia/1991, Artículos: 27, 61, 67, 69, 70, 71, 72 y 73.





Ley 98/1993, Ley del Libro en Colombia.



Ley General de Cultura 397/1997, Por la cual se desarrollan los artículos 70,71, 72 y demás

artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural,

fomentos y estímulos a la cultura.





disposiciones.


Decreto 133/2006, Política pública de Fomento a la lectura 2006-2016 prioridad II fortalecimiento

de las Instituciones educativas de educación formal y el desarrollo de actividades que fortalezcan y

estimulen los procesos lectores y escriturales de la comunidad académica; Prioridad II:

"Fortalecimiento de las Instituciones Educativas de educación formal y el desarrollo de actividades

que fortalezcan y estimulen los procesos lectores y escriturales de la Comunidad Académica".

Ley 1185/2008, Legislación y normas generales para la gestión, protección y salvaguardia del

Patrimonio en Colombia.




Ley 1379/2010, Por la cual se organiza la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y se dictan otras

disposiciones.

DEFINICIONES

Convenio: Acuerdo que se desarrolla en función de un asunto específico.

228




Evento: Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o cultural.

Extensión Bibliotecaria: La prolongación de los espacios de reconocimiento y promoción de

saberes e idiosincrasia que realizan las Unidades de Información de una Institución.

Ficha técnica: Documento que contiene toda la información de soporte para la solicitud de

aprobación de una necesidad a suplir.

Gestor Cultural: Persona que a nivel profesional, técnico o asistencial desarrolla actividades en los

ámbitos administrativo, académico social y/o artístico en el desarrollo de un evento.

Instalación: La disposición del espacio, protocolo y elementos requeridos para la realización de un

evento.

Invitados: Participantes y/o asistentes a un evento.

Logística: Conjunto de los medios y métodos que permiten llevar a cabo la organización de un

evento.




necesidades.

Plataforma de Circulación: Modelo que permite la gestión de actividades para la prestación de

bienes y servicios.

Protocolo: Orden de los pasos a seguir en el desarrollo de una actividad.





Servicio de Extensión Cultural: Conjunto de acciones encaminadas a promover la integración y

desarrollo de la sociedad mediante la difusión del conocimiento humanístico científico, tecnológico

y/o artístico con el fin de beneficiar a una comunidad.




GIB-FR-011, Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres, Clases,

Presentaciones.








Plan de Trabajo del Evento/Programa.


Ficha Técnica.

Minuta.

Pólizas Aprobadas.

Contrato.



229

Estudio de Mercado.


















Para el desarrollo de las actividades programadas desde el Servicio de Extensión Cultural se debe

contar con el apoyo de las diferentes instancias de la Universidad, para la difusión, y desarrollo de

los eventos/programas.

Los eventos/programas deberán ser de carácter académico culturales.

En los espacios de desarrollo de los eventos deberá colocarse el pendón del Sistema de

Bibliotecas.

La implementación y ejecución de todas las actividades que se desarrollen desde el Sistema de

Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas que estén directamente relacionadas

dentro del plan de acción de cada año presentado por Extensión Cultural, se entenderán

pertenecientes exclusivamente al procedimiento y servicio de Extensión Cultural, así sean

gestionadas de manera transversal por otras instancias del Sistema de Bibliotecas.

Las actividades que sean realizadas con otras instancias internas o externas a la Universidad

Distrital Francisco José de Caldas, se entenderán que son realizadas por la entidad participante y el

Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, debiendo estar los logos

de ambas entidades o dependencias en las piezas gráficas diseñadas para su debida divulgación.

El cronograma de actividades aprobado por la Dirección de Biblioteca para su implementación y

puesta en marcha, deberá ser de estricto cumplimiento por parte de las instancias del Sistema de

Bibliotecas requeridas para llevarse a cabo.

Las actividades propuestas deberán armonizar con el Plan Estratégico de Desarrollo de la


Las actividades deben promover el ejercicio de las políticas culturales a nivel nacional.

Las actividades culturales desarrolladas promoverán el desarrollo integral de la Comunidad

Académica.

Para el planteamiento o proyección de un evento a realizar y de acuerdo a la magnitud del mismo,

la solicitud debe ser remitida mínimo con cuarenta y cinco (45) días antes de su realización.

Se debe realizar difusión de información con el acompañamiento de las diferentes instancias de la

Universidad (red de comunicaciones, red datos, emisora, Portal web de la Biblioteca, redes sociales,

publicaciones).

Todos los asistentes deben adoptar las reglas de la Biblioteca, incluyendo el uso de casilleros al

momento del ingreso (cuando aplique).

230

Los eventos/programas que requieran el uso de equipos de sonido, deben programar con

anterioridad las pruebas de sonido y logística en el lugar de desarrollo; además, todo el montaje del

evento/programa se debe encontrar correctamente preparado un día antes de su ejecución.

El horario en el que pueden desarrollarse los eventos/programas es de 8:00 am a 7:30 pm,

dependiendo igualmente de la disponibilidad de la Sede o de la Biblioteca.

Se debe reportar cualquier novedad que ocurra previo, durante o posterior al evento/programa, y

se debe informar a la Dirección de Biblioteca y al Profesional Universitario - Extensión Cultural en

caso de que se cancele un evento.

POLÍTICAS DE PERSONAL BIBLIOTECA

El personal de apoyo asignado debe colaborar activamente en la correcta ejecución de los

eventos/programas, así como en la entrega y disposición de los espacios y recursos utilizados, una

vez finalizado el evento.

El personal de apoyo asignado a una tarea concreta debe permanecer en el espacio de desarrollo

del evento/programa, dando atención a los requerimientos que se presenten concernientes a su

asignación.

Para el uso de las instalaciones de la Sede Aduanilla de Paiba, se debe solicitar permiso al

Administrador de la Sede mediante un oficio al correo electrónico emitido desde Dirección de

Biblioteca.



Profesional Universitario - Extensión Cultural




Equipo Biblioteca

Cargo: N/A

Fecha: 03 de agosto de 2017


Zarate Peña


Biblioteca


2017






1.1.1.2 Realizar solicitud.

Descripción

Las solicitudes de Servicio de Extensión Cultural pueden ser generadas por:

Comunidad Académica

Dirección de Biblioteca

Profesional Universitario - Extensión Cultural

Identificar o proponer eventos/programas que promuevan la integración y desarrollo de la

Comunidad Académica mediante la difusión del conocimiento humanístico científico, tecnológico

y/o artístico.

Realizar la solicitud mediante correo electrónico y oficio físico, teniendo en cuenta la siguiente

información:

Descripción del evento/programa

Justificación del evento/programa

231

Fecha requerida de implementación

Beneficiarios

Radicar oficio en la Dirección de Biblioteca, y enviar el oficio al correo electrónico de Extensión

Cultural.


Descripción

Recibir las solicitudes de Servicio de Extensión Cultural a través de oficio radicado en Dirección de

Biblioteca o enviado por correo electrónico a Extensión Cultural.

Aclarar inquietudes del evento/programa requerido con el solicitante, en caso de ser necesario.

1.1.1.4 Diseñar propuesta del evento / programa.

Descripción

Establecer objetivos, estrategias y metas del evento/programa.

Definir los espacios donde se llevará acabo el evento/programa.

Identificar posibles convenios institucionales o interinstitucionales según el evento/programa.


Identificar los requerimientos logísticos requeridos para la realización de los eventos/programas.

La definición de los elementos y recursos se realiza según el tipo de evento/programa a realizar y

sus condiciones de funcionamiento.

Realizar un cronograma de actividades mediante la elaboración de la matriz de actividades que se

realizarán, incluyendo los puntos de seguimiento y control de cada etapa del proceso, el

cronograma con las fechas de la implementación y socialización.

Elaborar un "Plan de Trabajo del Evento/Programa". Para el desarrollo del documento se tendrá en

cuenta los siguientes ítems:

Propósito u objetivo: Definir el objetivo del evento/programa. Expresa lo que se quiere alcanzar.

Acciones: Establecer el cómo se va a lograr el objetivo propuesto, a través de que medios.

Establecer la metodología, procedimientos y protocolos que se van a seguir para el desarrollo del

evento/programa. Se formulan el número de acciones que sean necesarias para dar respuesta al

evento/programa planteado.

Responsables: Definir los agentes que participan en el evento/programa como es: el equipo de

producción que es el que concibe, planifica, produce y controla la ejecución del proyecto. Personal,

instituciones, entidades, instancias involucradas en el evento/programa.

Beneficiarios: Son las personas o agentes que se verán afectados positivamente por el desarrollo

del evento/programa. Determinar el número y características socioculturales.

Metas: Expresa lo que se quiere lograr con las acciones. La meta debe ser medible, no

importando que sea cualitativa o cuantitativa, definir tiempo de ejecución.

Indicadores: Es la expresión de medida que evidencia el cumplimiento de las metas propuestas.

Permiten comparar los cambios antes y después del evento/programa.

Cronograma: Realizar cronograma y describir las actividad a desarrollar. Establecer tiempos de

ejecución del evento/programa.

Presupuesto: Especifica los recursos necesarios para realizar las acciones propuestas, estos

pueden ser en bienes o servicios. Establecer por cada recurso la unidad de medida, precio unitario,

cantidad, valor total, fuente de financiación.

Evaluación: El documento requiere describir el proceso que se seguirá para evaluar el

cumplimiento de lo propuesto, así como los instrumentos y espacios que se utilizarán. La evaluación

se realiza antes, durante y después del evento/programa.

Radicar el "Plan de Trabajo del Evento/Programa" en la Dirección de Biblioteca, con copia al

Profesional Universitario - Extensión Cultural.

Presentar propuesta a la Dirección de Biblioteca para solicitar su aval.

232

1.1.1.5 Verificar propuesta del evento / programa.

Descripción

Revisar el "Plan de Trabajo del Evento/Programa" propuesto.

Verificar la viabilidad de las actividades planteadas.

Aprobar o rechazar el presupuesto.

Solicitar correcciones o modificaciones si es necesario.

Aprobar el "Plan de Trabajo del Evento/Programa", a fin de iniciar su ejecución.

1.1.1.6 ¿Se requieren correcciones o modificaciones?

Flujos

Sí

No

1.1.1.7 Gestionar contactos.

Descripción

Establecer contacto con los Gestores Culturales externos (cuando aplique):

Solicitar información de contacto del Gestor Cultural, mediante contacto telefónico o correo

electrónico.

Analizar hoja de vida del Gestor Cultural, verificando que cumpla con los requisitos del

evento/programa.

Presentar la descripción y funcionamiento del evento/programa al Gestor Cultural.

Establecer compromisos con el Gestor Cultural.

Establecer contacto con los Gestores Culturales internos UD:

Presentar el evento/programa a realizar al personal de Biblioteca y dependencias de la

Universidad Distrital involucradas.

Explicar el funcionamiento del evento/programa al personal de Biblioteca y dependencias de la


Establecer compromisos a desarrollar con el personal de Biblioteca y dependencias de la


1.1.1.8 ¿Requiere ejecutar presupuesto?

Flujos

No

Sí


Proceso


1.1.1.10 Socializar evento/ programa.

Descripción

Programar reunión con el personal de Biblioteca y dependencias de la Universidad Distrital

involucradas en el evento/programa a desarrollar, mediante correo electrónico.

Realizar reuniones con el personal de Biblioteca y dependencias de la Universidad Distrital que

participan en el evento/programa, para presentar el plan de acción a seguir:

Dar a conocer al grupo de trabajo que atenderá el evento/programa, la información necesaria

para el desarrollo adecuado de las tareas a seguir durante la implementación, ejecución y

posproducción del evento/programa.

Dar a conocer los formatos y protocolo a seguir para la documentación del evento, registros de

asistencia, evaluación del evento y entrega de reporte.

233

Establecer los responsables para la ejecución del evento/programa de acuerdo a la duración y

características de las actividades a realizar.

Para el uso de las Bibliotecas, se debe socializar e informar al Líder de Servicios de Información

correspondiente para que él informe al personal de Biblioteca el protocolo de acción a seguir,

según el tipo de evento/programa a realizar.

Realizar socialización con Dirección de Biblioteca según lo acordado en las reuniones previas al

evento/programa.


Proceso


1.1.1.12 Realizar logística previa del evento.

Descripción

Verificar la disponibilidad de los recursos que requiera el evento/programa. La logística de los

espacios necesarios será en función del aforo requerido y las necesidades técnicas (equipamientos

audiovisuales o escénicos, espacios de almacenamiento, mobiliario, transporte entre otros) o de

servicios del evento/programa.



correspondiente.

Coordinar y supervisar la organización logística previa al evento/programa, dependiendo del lugar

donde se realizarán las actividades (montajes, adecuación de espacios, recepción de recursos).

Efectuar las tareas conforme al Protocolo de Instalación socializado previamente.

Los eventos que requieran el uso de equipos de sonido, realizarán con anterioridad pruebas de

sonido y logística.

1.1.1.13 Realizar evento / programa.

Descripción

Todo evento/programa se realiza con el apoyo del personal asignado, tanto interno como externo

de la Universidad.

Recibir a los Gestores Culturales del evento/programa.

Realizar apertura del evento/programa.

Realizar control de asistencia del evento/programa con el GI-FR-011, "Formato Planilla de

Asistencia".

Realizar registro fotográfico del evento/programa.

Verificar que el personal responsable del evento/programa se encuentre en el lugar que le

corresponde. Depende de la magnitud del evento, o de la realización de actividades simultáneas.

Hacer el control y seguimiento durante el evento/programa, con el fin de garantizar el desarrollo

fluido de cada una de los pasos programados en el cronograma de actividades. El seguimiento

también proporciona la detección de situaciones no deseadas que puedan poner en riesgo la

presentación del evento/programa, con el fin de darle una solución en el menor tiempo posible.

Entregar el souvenir de regalo a los Gestores Culturales una vez finalizado el evento/programa.

Para los eventos/programas que se desarrollen en las Bibliotecas, garantizar la protección del


Para las conferencias, charlas y ponencias solicitar al/los expositor(es) el diligenciamiento del

formato GIB-FR-011, "Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres, Clases,

Presentaciones".

1.1.1.14 Desarrollar el evento / programa.

Descripción

234

Realizar las tareas requeridas para el desarrollo y puesta en marcha de los eventos programados

por la Biblioteca.

Apoyar la organización y ejecución del evento/programa, según su magnitud y el lugar en el cual

se desarrolle.

Establecer contacto con los invitados y/o gestores, y brindarles apoyo cuando lo requieran.

Apoyar el registro del control de asistencia del evento/programa con el GI-FR-011, "Formato

Planilla de Asistencia".

Realizar registro fotográfico del evento/programa.

1.1.1.15 Tiempo de duración del evento / programa


Descripción

Todo evento/programa se realiza con el apoyo del personal asignado, tanto interno como externo

de la Universidad.

Coordinar la entrega y disposición adecuada de los recursos y espacios utilizados.


Bibliotecas).

Gestionar el transporte de vuelta de los recursos que no pertenecen al sitio utilizado para el

evento.


Descripción


Consolidar registro fotográfico del evento/programa realizado.

Realizar organización de toda la documentación asociada por cada evento/programa (material

publicitario implementado, planilla de asistencia, permisos y formatos empleados), para ser

archivada.

Almacenar en medio magnético el registro fotográfico.

Retroalimentar los resultados del evento/programa con todas las partes involucradas, dando y

recibiendo sugerencias.

Entregar la documentación compilada por evento/programa al Archivo de Biblioteca. Se recopila

todo lo desarrollado al año, y al final del año se entrega para archivar.


Descripción

Enviar una comunicación de agradecimiento tanto a los Gestores Culturales o Invitados como a

todas las personas que participaron en la realización del evento/programa.

Evaluar la ejecución, logros, novedades e impactos del evento/programa.

Elaborar un informe de resultados, informe de gestión (ICARO), de cada evento/programa

desarrollado, para ser radicado en Dirección de Biblioteca. Teniendo en cuenta aspectos

importantes como:

Resumen del evento/programa.

Número de asistentes.

Presupuesto utilizado.

Registro fotográfico.

Valoración final cualitativa.

1.1.1.19 Fin

235

Anexo 66. GIB-FR-005, Formato Entrega de Credenciales Sistema de Bibliotecas.

237

Anexo 67. GIB-FR-011, Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres, Clases, Presentaciones.

239

Anexo 68. GIB-FR-017, Formato Solicitud de Publicación de Información.

241

Anexo 69. GIB-FR-018, Formato Planilla de Información.

242

Anexo 70. Indicador GIB-001, Disponibilidad de espacio (área) asignado a los usuarios de la Biblioteca.

25 9 2015 XX XX 2017

Creciente Decreciente Estático

X

X

Numerador:

1.

2.

Denominador:

1.

2.

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha: Fecha:

Promotor del Proceso

Gestión de la Información

Bibliográfica

Equipo SIGUD y Promotor

Enith Mireya Zarate

Jefe Sección de Biblioteca


Nivel:

REVISÓ APROBÓ

Consolidar y Reportar Datos

Validación, ajuste y actualización de la documentación del

Proceso. Pasantía SIGUD - 2017.

Actualización del Objetivo del Proceso.

Alineación con el PED 2018-2030.

Ajuste de la meta, cambia de alumno a

usuario.

205/10/2017

FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO

Gestor del Proceso Gestor del Proceso

Equipo SIGUD y Norma Bernal

Cargo:

VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN

ELABORÓ

Seguimiento y Análisis

Numero total de Usuarios (estudiantes)

La Sección de Biblioteca consolida el número total de usuarios que atienden en las Unidades de Información de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas.


Biblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y facilitar, mediante el trabajo de su personal, el uso de

los documentos para satisfacer las necesidades de información, de investigación, investigativas de sus usuarios.

Usuarios: Personas que hacen uso de los servicios e instalaciones de la Biblioteca.

Recursos: Activos de la Biblioteca, materiales, equipos, espacios.

Toma de Decisiones

INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)

Nivel de Medición

Numero de metros cuadrados de la Biblioteca por cada usuario, disponibles para el desarrollo de las actividades académicas de la Comunidad Académica de la Universidad

Distrital Francisco Jose de Caldas.

Instrucciones para el cálculo de cada Variable

Total de metros cuadrados de la Biblioteca

La Division de Recursos Físicos determina el area total de Biblioteca disponible.

Intervención

Jerarquia

Efectividad

X

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia

Dimensión de Evaluación

Calidad

Economia

X1 m2 - 2 m2

Semestral

Líder del ProcesoAdecuado

RANGOS DE EVALUACIÓN

0,5 m2 - 0,99 m2

ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO

LINEAMIENTO 4. Garantizar, gestionar y proveer las condiciones institucionales para el

cumplimiento de las funciones universitarias y el bienestar de la comunidad.

ESTRATEGIA 4.7. Fortalecer la gestión de la información y la memoria institucional,

garantizando la disponibilidad de la misma a la Comunidad.

OBJETIVO DEL PROCESO

UNIDAD DE MEDIDANOMBRE

Determinar la diponibilidad de espacio en m2 destinados para la Biblioteca a fin de dar cumplimiento a la formación, cobertura en el desarrollo

de actividades académicas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Disponibilidad de espacio (área) asignado a los usuarios de la Biblioteca Código:

TIPO DE INDICADOR

Otro

Division de Recursos Físicos

PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR

FÓRMULA

1 m2 por usuario(Total de metros cuadrados de la Biblioteca / Número total de usuarios)

Fecha de Creación Fecha de Actualización

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Nombre: GIB-001

Gestionar y proveer el acceso a fuentes de

información académicas, investigativas y culturales a

la Comunidad Universitaria, a través de recursos y

servicios de información oportunos, pertinentes y

actualizados con el fin de apoyar y fortalecer los

Procesos Misionales de la Universidad Distrital


DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR

Objetivo:

FORMA DE CÁLCULO

Meta o Valor Esperado

PROCESO

Unidad de MedidaTendencia esperada del Indicador


17/09/2014

Mensual Trimestral

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

Insumo

Total de metros cuadrados de la Biblioteca

Número total de usuarios

Metros cuadrados

Número

0 m2 - 0,49 m2

Impacto

Resultados

Estrategicos

Metros cuadrados por

usuario

Gestor del Proceso

Cuál?

Anual

VARIABLES DEL INDICADOR

FUENTE DE INFORMACIÓN

FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

Macroproceso: Direccionamiento Estratégico

Proceso: Gestión Integrada

Código: GI-GUI-003-FR-004

Versión: 02

Crítico En Riesgo

Sección de Biblioteca

Equipo SIGUD

QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO

243

Anexo 71. Indicador GIB-002, Índice de crecimiento de la colección bibliográfica (ejemplares).

25 9 2015 XX XX 2017


X

X

Numerador:

1.

2.

Denominador:

1.

2.




Total colección año actual

Total colección año anterior


Los números son suministrados por el Sistema de Información Bibliográfico.

Insumo


Índice de crecimiento de la colección bibliográfica (ejemplares)

4%(Total colección año actual - Total colección año anterior / Total

colección año anterior)*100Porcentaje X

(Total colección año actual - Total colección año anterior)

Nivel de Medición

Intervención

Jerarquia

Efectividad

Enith Mireya Zarate


Desarrollar las colecciones (libros, revistas, bases de datos, material digital) con información bibliográfica de calidad, actualizada, oportuna y

pertinente para la comunidad académica de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

El número de titulos del año anterior es suministrado por el Sistema de Información Bibliográfico.

Toma de Decisiones

REVISÓ

0%-1,9% 2%-3,9%

APROBÓ





Cambio de periodicidad de medición a

Semestral.

Ajuste del nombre y fórmula del indicador,

teniendo en cuenta el total de la colección

de material bibliográfico.

205/10/2017





Nivel:

Cargo:


ELABORÓ

Consolidar y Reportar Datos Seguimiento y Análisis


Biblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y facilitar, mediante el trabajo de su personal, el uso de los

documentos para satisfacer las necesidades de información, de investigación, investigativas de sus usuarios.

Colección Bibliográfica: Es el acervo bibliográfico disponible en diferentes formatos y soportes que incluye todas las áreas del conocimiento y que están debidamente

organizadas para garantizar a los usuarios su oportuno acceso a la información ya sea para préstamo externo o consulta interna en sala.

Tïtulo: Describe un documento que forma un todo separado bajo un título individual, se publique en una o varias unidades físicas, y sin tener en cuenta el número de copias del

documento que posee la Biblioteca.



Debe restarse el total de la colección actual con el total de la colección del año anterior.

Número de títulos año anterior

Porcentaje de crecimiento de la colección de material bibliográfico con respecto al año anterior.

X

Proceso Eficiencia

4%-100%

TIPO DE INDICADOR

Calidad

Impacto





FÓRMULA

Número

Número

Sistema de Información Bibliográfico


Fecha de Creación


PROCESO


Bibliográfica


FORMA DE CÁLCULO







Gestionar y proveer el acceso a fuentes de información

académicas, investigativas y culturales a la Comunidad

Universitaria, a través de recursos y servicios de

información oportunos, pertinentes y actualizados con

el fin de apoyar y fortalecer los Procesos Misionales de



Objetivo:


Resultados

Estrategicos

Producto

Gestión

Eficacia

Economia

Trimestral

Adecuado


Crítico En Riesgo Líder del Proceso Gestor del Proceso




Versión: 02


Anual


17/09/2014

Fecha de Actualización


Semestral


Equipo SIGUD


Cuál?Otro

Nombre: Código: GIB-002

Mensual

244

Anexo 72. Indicador GIB-003, Disponibilidad de recursos tecnológicos.

25 9 2015 XX XX 2017


X

X

Numerador:

1.

2.

Denominador:

1.

2.




Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia

Semestral Anual


Crítico En Riesgo Adecuado

Otro

Líder del Proceso Gestor del Proceso



Equipo SIGUD


Cuál?

Insumo

Número de recursos tecnológicos

Número de Usuarios

Número

Número

TIPO DE INDICADOR

Mensual Trimestral

1/1000 - 1/501 1/500 - 1/351

FORMA DE CÁLCULO

Meta o Valor EsperadoUnidad de Medida

Tendencia esperada del Indicador

PROCESO


Bibliográfica

OBJETIVO DEL PROCESO ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO

Fecha de Creación Fecha de Actualización


Nombre: Disponibilidad de recursos tecnológicos Código: GIB-003

FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR Código: GI-GUI-003-FR-004

Macroproceso: Direccionamiento Estratégico Versión: 02

Proceso: Gestión IntegradaFecha de Aprobación:

17/09/2014

(Número de recursos tecnológicos / Número de Usuarios)












Objetivo: Determinar el acceso a los recursos tecnologicos y de información, que permitan la generación de conocimiento, y minimizar la brecha de

ciencia y tecnología para los miembros de la Comunidad Académica.

Recursos tecnológicos por

usuarioX

1/350 - 1/100







FÓRMULA

1 recurso tecnológico por

cada 350 usuarios

X

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia


Recurso: Activos de la biblioteca, materiales, equipos, espacio.

Recurso tecnológico: Recurso que se vale de la tecnología para cumplir con su propósito. Los recursos tecnológicos pueden ser tangibles (como una computadora, una

impresora u otra máquina) o intangibles (un sistema, una aplicación virtual).

Usuario: Receptor de los servicios bibiotecarios. Persona que hace uso de los servicios e instalaciones de la Biblioteca.


Nivel de Medición

Número de recursos tecnológicos y de información disponibles por cada cierto número de estudiantes de la Universidad Distrital.


Número de recursos tecnológicos

La cantidad de recursos tecnológicos es suministrada por el Sistema de Información Bibliográfico.

Intervención

Jerarquia

Efectividad



Número de Usuarios

La Sección de Biblioteca consolida el número total de usuarios que atienden en las Unidades de Información de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas.




Nivel:

Cargo:




Enith Mireya Zarate


Toma de Decisiones

CAMBIO MOTIVO







Semestral.

Ajuste de las instrucciones para el

cálculo de la fórmula del indicador.

205/10/2017

FECHA VERSIÓN

245

Anexo 73. Indicador GIB-004, Satisfacción del usuario.

25 9 2015 XX XX 2017


X

X

Numerador:

1.

2.

Denominador:

1.

2.





Gestor del Proceso

70%





Versión: 02

Satisfacción del Usuario


Cuál?Otro

Número

Semestral Anual

Insumo

TIPO DE INDICADOR

Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia X

Eficacia


70%-100%


N° de usuarios satisfechos

Número

Mensual Trimestral

Adecuado Equipo SIGUDCrítico En Riesgo


















17/09/2014

Líder del Proceso

Porcentaje de satisfacción de los usuarios con los servicios de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en su conjunto o con los diferentes servicios

específicos (depende del contenido de la encuesta).

Fecha de Creación

FORMA DE CÁLCULO


PROCESO

N° de usuarios encuestados




Bibliográfica


FÓRMULA

Código: GIB-004

Objetivo:Evaluar el grado de satisfacción de los usuarios con los servicios de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en su

conjunto o con los diferentes servicios especificos.

Nombre:



(N° de usuarios satisfechos / N° de usuarios encuestados)*100 Porcentaje X

N° de usuarios encuestados

El Sistema de Bibliotecas establece una muestra del total de usuarios de la Biblioteca para realizar la encuesta.



Análisis estadístico de la encuesta para determinar el Número de usuarios de la Biblioteca satisfechos.

Efectividad

N° de usuarios satisfechos

X



Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

0%-49% 50%-69%


ELABORÓ APROBÓ





Satisfacción: Percepción que el usuario tiene sobre el grado en que se han cumplido sus necesidades y expectativas.

Servicios: Conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente.







205/10/2017


Toma de Decisiones

REVISÓ

Nivel de Medición

Intervención

Jerarquia



Nivel:



Enith Mireya Zarate



Cargo:

246

Anexo 74. Indicador GIB-005, Nivel de consulta de la colección bibliográfica al año.

25 9 2015 XX XX 2017


X

X

Numerador:

1.

2.

Denominador:

1.

2.




Equipo SIGUD


Cuál?Otro





Versión: 02

Nivel de consulta de la colección bibliográfica al año

80%

Número

Número



N° de préstamos registrados en las colecciones

N° total de ejemplares en las colecciones


Porcentaje

Anual


17/09/2014

Economia

Mensual Trimestral

Adecuado


Crítico En Riesgo

(N° de préstamos registrados en las colecciones / N° total de

ejemplares en las colecciones)*100

0%-49% 50%-69% 70%-100%


Insumo

TIPO DE INDICADOR

Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos




Nombre: Código: GIB-005

Objetivo:

Semestral















Fecha de Creación

Evaluar la tasa total de utilización de la colección de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Proceso Eficiencia

FORMA DE CÁLCULO


PROCESO


Bibliográfica


FÓRMULA



Toma de Decisiones




X

X

Gestión

Eficacia


Enith Mireya Zarate


Jerarquia



Biblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y faciliar, mediante el trabajo de su personal, el uso de los

documentos para satisfacer las necesidades de información, de investigación de los usuarios.

Colección Bibliográfica: es el acervo bibliográfico disponible en diferentes en diferentes formatos y soporte que incluye todas las áreas del conocimiento y que están

debidamente organizadas para garantizar a los usuarios su oportuno acceso a la información ya sea para préstamo externo o consulta en sala.

Préstamo: Entrega de material bibliográfico a un usuario, bajo ciertas condiciones y por un tiempo determinado.

Consulta: Búsqueda de información en una fuente documental para aprender una cosa o aclarar una duda.






Trimestral.

Ajuste de la fórmula y las instrucciones

para el cálculo de la fórmula del

indicador.

205/10/2017


Intervención

APROBÓ


Efectividad



ELABORÓ


El número de ejemplares de las colecciónes es suministrado por el Sistema de Información Bibliográfico.

N° de préstamos registrados en las colecciones

El número de préstamos de material bibliográfico es suministrado por el Sistema de Información Bibliográfico.

N° total de ejemplares en las colecciones



REVISÓ

Porcentaje de utilización de la colección de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

Nivel:

Cargo:


X

Nivel de Medición

Producto

247

Anexo 75. Indicador GIB-006, Participación de profesores en la adquisición de material bibliográfico y de servicios de información.

XX XX 2017


X

X

Numerador:

1.

2.

Denominador:

1.

2.




REVISÓ

Porcentaje de profesores que participan en la adquisición de material bibliográfico y servicios de información con respecto al total de profesores de la Universidad Distrital


Nivel:

Cargo:


X

Nivel de Medición

Producto


Número suministrado por la División de Recursos Humanos.

Número de profesores que participan en la adquisición de material bibliográfico y servicios de información

Número suministrado por los Proyectos Curriculares.

Número total de profesores de la Universidad



Intervención

APROBÓ


Efectividad



ELABORÓ





Ajuste de la fórmula y las instrucciones

para el cálculo de la fórmula del

indicador.

205/10/2017


Gestión

Eficacia


Enith Mireya Zarate


Jerarquia



Material Bibliográfico: Es todo material escrito e impreso, desde el cual se maneje alguna informacion de interes, el cual puede ser almacenado de manera biliogarfica para

hacer referencia del mismo y para su fácil manejo.

Servicios de Información: Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior,

generados para cubrir una necesidad o un objetivo.



Toma de Decisiones




X

Proceso Eficiencia

FORMA DE CÁLCULO


PROCESO


Bibliográfica


FÓRMULA















Fecha de Creación

Determinar el porcentaje de participación de profesores en la adquisición de material bibliográfico y de servicios de información de la Universidad

Distrital Francisco José de Caldas.




Nombre: Código: GIB-AC-006

Objetivo:

Semestral

0%-49% 50%-69% 70%-100%


Insumo

TIPO DE INDICADOR

Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Anual


17/09/2014

Economia

Mensual Trimestral

Adecuado


Crítico En Riesgo

(Número de profesores que participan en la adquisición de material

bibliográfico y servicios de información / Número total de profesores de

la Universidad)*100

100%

Número

Número

Proyectos Curriculares

División de Recursos Humanos

Número de profesores que participan en la adquisición de material

bibliográfico y servicios de información

Número total de profesores de la Universidad


Porcentaje

Equipo SIGUD


Cuál?Otro





Versión: 02

Participación de profesores en la adquisición de material bibliográfico y de

servicios de información

248

Anexo 76. Indicador GIB-010, Índice de inversión bibliográfica.

XX XX 2017


X

X

Numerador:

1.

2.

Denominador:

1.

2.




Equipo SIGUD


Cuál?Otro





Versión: 02

Índice de inversión bibliográfica

Pesos

Pesos


Rectoría

Inversión Bibliográfica de la Universidad

Inversión Total de la Universidad


Porcentaje

Anual


17/09/2014

Economia

Mensual Trimestral

Adecuado


Crítico En Riesgo

(Inversión Bibliográfica de la Universidad / Inversión Total de la

Universidad)*100


Insumo

TIPO DE INDICADOR

Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos




Nombre: Código: GIB-AC-010

Objetivo:

Semestral















Fecha de Creación

Determinar el índice de inversión bibliográfica de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Proceso Eficiencia

FORMA DE CÁLCULO


PROCESO


Bibliográfica


FÓRMULA



Toma de Decisiones




X

Gestión

Eficacia


Enith Mireya Zarate


Jerarquia



Índice: Lista o relación ordenada con algún criterio de libros, documentos, monedas, objetos en venta, etc., de una persona, empresa o institución, que generalmente contiene

una breve descripción del objeto relacionado y ciertos datos de interés.







205/10/2017


Intervención

APROBÓ


Efectividad



ELABORÓ


Información suministrada por Rectoría en informes de inversión de la Universidad.

Inversión Bibliográfica de la Universidad

Información suministrada por Sección de Biblioteca en informes de inversión de material bibliográfico.

Inversión Total de la Universidad



REVISÓ

Porcentaje de los ingresos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas destinados a la Inversión Bibliográfica.

Nivel:

Cargo:


X

Nivel de Medición

Producto

249

Anexo 77. Indicador GIB-XXX, Índice de crecimiento en la prestación de servicios de información.

XX XX 2017


X

X

Numerador:

1.

2.

Denominador:

1.

2.




Total servicios de información brindados del año actual

Total servicios de información brindados del año anterior


Dependiendo del servicio de información a analizar, los datos pueden ser obtenidos del Sistema de Información Bibliográfico o del Consolidado de Estadísticas

por servicio manejado en la Sección de Biblioteca. El cálculo de este indicador se realiza con cada tipo de servicio de información brindado en las Bibliotecas.

Insumo


Índice de crecimiento en la prestación de servicios de información

5%

(Total servicios de información brindados del año actual - Total servicios

de información brindados del año anterior / Total servicios de

información brindados del año anterior)*100

Porcentaje X

(Total servicios de información brindados del año actual - Total servicios de información brindados del año anterior)

Nivel de Medición

Intervención

Jerarquia

Efectividad

Enith Mireya Zarate


Garantizar el apoyo y la cobertura a la Comunidad Académica a través de recursos y servicios de información oportunos, pertinentes y

actualizados en las diferentes Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Dependiendo del servicio de información a analizar, los datos del año anterior pueden ser obtenidos del Sistema de Información Bibliográfico o del Consolidado

de Estadísticas por servicio manejado en la Sección de Biblioteca.

Toma de Decisiones

REVISÓ

0%-2,9% 3%-4,9%

APROBÓ





Nivel:

Cargo:


ELABORÓ





Recursos: Activos de la Biblioteca, materiales, equipos, espacios.

Servicios de Información: Un Servicio de Información, es un servicio bibliotecario que da respuesta a las necesidades de información académica y cultural de los usuarios,que

permita a las personas poder realizar sus actividades educativas.

Usuarios: Personas que hacen uso de los servicios e instalaciones de la Biblioteca.



Debe restarse el total de servicios de información brindados del año actual con el total de servicios de información brindados del año anterior.

Total servicios de información brindados del año anterior

Porcentaje de crecimiento en la prestación de los distintos servicios de información con respecto al año anterior.

X

Proceso Eficiencia

5%-100%

TIPO DE INDICADOR

Calidad

Impacto





FÓRMULA

Número

Número

Sistema de Información Bibliográfico / Consolidado de

Estadísticas

Sistema de Información Bibliográfico / Consolidado de

Estadísticas

Fecha de Creación


PROCESO


Bibliográfica


FORMA DE CÁLCULO







Gestionar y proveer el acceso a fuentes de información

académicas, investigativas y culturales a la Comunidad

Universitaria, a través de recursos y servicios de

información oportunos, pertinentes y actualizados con

el fin de apoyar y fortalecer los Procesos Misionales de



Objetivo:


Resultados

Estrategicos

Producto

Gestión

Eficacia

Economia

Trimestral

Adecuado


Crítico En Riesgo Líder del Proceso Gestor del Proceso




Versión: 02


Anual


17/09/2014



Semestral


Equipo SIGUD


Cuál?Otro

Nombre: Código: GIB-XXX

Mensual

250

Anexo 78. Matriz de Análisis DOFA - Contexto Interno y Externo del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.

PROCESO:

FECHA DE

ELABORACIÓN:

FECHA DE

REVISIÓN:

FECHA DE

APROBACIÓN:

1

Colección de material bibliográfico de

acuerdo a las necesidades de información

de las Facultades.

1

Falta de requerimientos de información

actualizados por parte de la Comunidad

Academica.

2

Recursos electrónicos para búsqueda y

recuperación de información (Bdigital y

Catálogo en Línea) disponibles.

2Falta de unificación de Sistemas de usuarios

de la Universiad (SIB, OAS).

3Colección digital de la producción

académica (RIUD).3

Manejo inadecuado del material

bibliográfico por parte de los usuarios

(daño, pérdida o hurto).

4Herramienta para procesamiento y

recuperación de material bibliográfico.4

Carencia y/o deficiencia de infraestructura

física y redes de comunicación de la

Universidad.

5Convenios interinstitucionales e

interbibliotecarios vigentes.5

Tipo de contratación del personal de la

Universidad (CPS) y alta rotacion del mismo.

6

Bibliotecas especializadas en todas las

Sedes de la Universidad brindando servicios

de información.

6Deficiencia en la comunicación con otras

dependencias.

7Divulgación y promoción de los servicios de

información de Biblioteca.7

Demora en el proceso contractual de la

Universidad de los requerimientos

originados en Biblioteca. Reprocesos

constantes.

8

Desarrollo de actividades culturales,

apoyando los procesos académicos

mediante el uso de espacios de trabajo

dotados tecnológicamente.

8Incumplimiento de las condiciones

previstas en los contratos.

9La Sección de Biblioteca cuenta con un

presupuesto asignado.9

Disturbios y manifestaciones en la

Universidad Distrital por la Comunidad

Académica.

10 10

1

Algunas colecciones de material

bibliográfico no ingresadas en el SIB -

ALEPH.

1

Proyección y desarrollo de nuevos servicios

de Biblioteca de acuerdo a las necesidades

de la Comunidad Académica.

2

Carencia y/o deficiencia de material

bibliográfico que satisfaga el desarrollo de

las actividades académicas.

2Crecimiento en la infraestructura física y

tecnológica.

3Deterioro del material bibliográfico y de los

recursos tecnológicos por uso.3

Creación de nuevos convenios

interinstitucionales e interbibliotecarios.

4Falta de control respecto a los riesgos que

ocurren en la Biblioteca.4

Respaldo del gobierno nacional respecto a

planes de promoción de lectura y

actividades culturales.

5Insuficiencia en el soporte y mantenimiento

de los equipos.5

6 Ejecución inadecuada de procedimientos. 6

7 Planta de personal incompleta. 7

8Comunicación poco efectiva para realizar las

labores y requerimientos.8

9 Demora en la ejecución de presupuesto. 9

10 10

FORMATO: Matriz Analisis DOFA Contexto Interno y

Externo

Código:

GI-MG-001-FR-001

Macroproceso: Direccionamiento EstratégicoVersión: 01

Proceso: Gestión IntegradaFecha de Aprobación:

OPORTUNIDADES

25/09/2017

DEBILIDADES

AMENAZAS

12/10/2017

12/10/2017

FORTALEZAS

Gestión de la Información Bibliográfica

Enith Mireya Zarate Peña - Jefe de Sección de Biblioteca

Enith Mireya Zarate Peña - Jefe de Sección de Biblioteca

NOMBRE DE QUIEN

ELABORO:

Santiago Duran Mora - Equipo SIGUD

Norma Clemencia Bernal Alvarez - Profesional Administrativo

NOMBRE DE QUIEN

REVISA:

NOMBRE DE QUIEN

APRUEBA:

251

Anexo 79. Identificación de Causas Internas y Externas de los Riesgos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.

PROCESO:

FECHA DE

ELABORACIÓN:

FECHA DE

REVISIÓN:

FECHA DE

APROBACIÓN:

F

Colección de material bibliográfico

de acuerdo a las necesidades de

información de las Facultades.

A

Falta de requerimientos de

información actualizados por parte

de la comunidad academica.

F

Recursos electrónicos para

búsqueda y recuperación de

información (Bdigital y Catálogo en

Línea) disponibles.

A

Carencia y/o deficiencia de

infraestructura física y redes de

comunicación de la Universidad.

FColección digital de la producción

académica (RIUD).

A

Falta de unificación de Sistemas de

usuarios de la Universiad (SIB,

OAS).

F

Herramienta para procesamiento y

recuperación de material

bibliográfico.

A



OAS).

FConvenios interinstitucionales e

interbibliotecarios vigentes.

A


bibliográfico por parte de los

usuarios (daño, pérdida o hurto).

F

Bibliotecas especializadas en todas

las Sedes de la Universidad

brindando servicios de información.

A




F

Divulgación y promoción de los

servicios de información de

Biblioteca.

ADeficiencia en la comunicación con

otras dependencias.

F

Desarrollo de actividades

culturales, apoyando los procesos

académicos mediante el uso de

espacios de trabajo dotados

tecnológicamente.

A

Demora en el proceso contractual

de la Universidad de los

requerimientos originados en

Biblioteca. Reprocesos constantes.

FLa Sección de Biblioteca cuenta con

un presupuesto asignado.

A





F

Bibliotecas especializadas en todas

las Sedes de la Universidad

brindando servicios de información.

A

Disturbios y manifestaciones en la

Universidad Distrital por la


Gestión de la Información Bibliográfica

Demoras en la atención y requerimientos de los usuarios. (Interna)

2

FORMATO: Matriz Analisis DOFA



Intermitencias en las conexiones de red. (Externa)

Carencia en la comunicación para adelantar protocolos de mantenimiento de infraestructura tecnológica (hardware)

de la Universidad. (Externa)

Tipo de contratación del personal de la Universidad (CPS) y alta rotación del mismo. (Externa)

Demoras en la atención y requerimientos de los usuarios. (Interna)

NOMBRE DE QUIEN APRUEBA: Enith Mireya Zarate Peña - Jefe de Sección de Biblioteca 12/10/2017

Falta de actualización y manejo del Syllabus por parte de los Proyectos Curriculares. (Externa)

Código: GI-MG-001-FR-001

Versión: 01


NOMBRE DE QUIEN ELABORO:Santiago Duran Mora - Equipo SIGUD

Norma Clemencia Bernal Alvarez - Profesional Administrativo25/09/2017

NOMBRE DE QUIEN REVISA: Enith Mireya Zarate Peña - Jefe de Sección de Biblioteca 12/10/2017

VARIABLES (FA)

1

CAUSAS

Insatisfacción de la Comunidad Académica por las reformas en la educación y/o de la Universidad Distrital. (Externa)

3

7

8

9

10

6

4

5


Pérdida o hurto de material bibliográfico. (Externa)

Deterioro físico del material por manipulación (factores biológicos, humano). (Externa)

Falta de requerimientos de información actualizados y en diferentes formatos (impresos y electrónicos) por parte

de la comunidad academica. (Externa)

Desconocimiento por parte de la Comunidad Académica del Material adquirido por la Biblioteca y sus servicios.

(Externa)

Comunicación poco efectiva para realizar las labores. (Interna)

Tramitología para la generación, revisión y aprobación de información. (Interna)

Ajustes posteriores a la ficha técnica por otras dependencias. (Externa)

Falta de soportes (cotizaciones, documentos de proveedores) por parte de los proveedores para los estudios

económicos que soportan la ficha técnica. (Externa)

252

Anexo 80. Mapa Integral de Riesgos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica. (Ver archivo digital adjunto).

DEjecución inadecuada de

procedimientos.

A




D Planta de personal incompleta.

A





DEjecución inadecuada de

procedimientos.

A

Tipo de contratación del personal

de la Universidad (CPS) y alta

rotacion del mismo.

D


material bibliográfico que satisfaga

el desarrollo de las actividades

académicas.


otras dependencias.

D


material bibliográfico que satisfaga

el desarrollo de las actividades

académicas.

A




D

Comunicación poco efectiva para

realizar las labores y

requerimientos.

A

Tipo de contratación del personal

de la Universidad (CPS) y alta

rotacion del mismo.

DInsuficiencia en el soporte y

mantenimiento de los equipos.

A





DDemora en la ejecución de

presupuesto.

A





D

Comunicación interna poco efectiva

para realizar las labores y

requerimientos.

AIncumplimiento de las condiciones


DDemora en la ejecución de

presupuesto.

AIncumplimiento de las condiciones


D

Falta de control respecto a los

riesgos que ocurren en la

Biblioteca.


otras dependencias.

D

Deterioro del material bibliográfico

y de los recursos tecnológicos por

uso.

A


bibliográfico por parte de los

usuarios (daño, pérdida o hurto).

D

Colecciones de material

bibliográfico no ingresadas en el SIB

- ALEPH.

A



OAS).

DInsuficiencia en el soporte y

mantenimiento de los equipos.

A




Descripción Bibliográfica inadecuada del material. (Interna)

Poco personal requerido para la recepción, catalogación y entrega de material bibliográfico. (Interna)

Carencia de personal necesario para la prestación de los servicios. (Interna)

5


Pérdida o hurto de material bibliográfico. (Externa)

Deterioro físico del material por manipulación (factores biológicos, humano). (Externa)

Catástrofes naturales (inundación, incendios, temblores,etc.), que generen alteración del estado de conservación y

prestación de los servicios. (Externa)

Infraestructura física en condiciones no adecuadas. (Externa)

Deterioro por condiciones biológicas y ambientales al material bibliográfico por tener colecciones expuestas a

agentes externos (hongos, acaros, polilla, bacterias). (Interna)

9

10

14

No realizar seguimiento a los contratos. (Interna)

Evaluación deficiente de las pólizas. (Externa)

La no idoneidad de los contratistas. (Externa)

Incumplimiento de las condiciones previstas en el contrato por parte de la Universidad. (Interna)

Incumplimiento de las condiciones previstas en el contrato por parte del contratista. (Externa)

Variación en la TRM haciendo menos eficiente el presupuesto asignado. (Externa)


Intermitencias en las conexiones de red. (Externa)

Carencia en la comunicación para adelantar protocolos de mantenimiento de infraestructura tecnológica de la

Universidad. (Externa)

CAUSAS

Devolución de material en la biblioteca que no corresponde. (Interna)

Préstamo del material fuera del sistema SIB-ALEPH. (Interna)

Poco personal requerido para la recepción, catalogación y entrega de material bibliográfico. (Interna)

Carencia de personal necesario para la prestación de los servicios. (Interna)

Ubicación topográfica del material bibliografico inadecuada por parte del personal de Biblioteca y de los usuarios

(colección abierta). (Interna)

Personal no capacitado y que no cumple con el perfil del cargo que desempeña. (Interna)

Comunicación poco efectiva para realizar las labores. (Interna)

Falta de evaluaciones psicotécnicas para la selección de nuevo personal. (Externa)

Falta de requerimientos de información actualizados por parte de la comunidad academica. (Externa)

Inadecuada ejecución de algunas actividades de los procedimientos. (Interna)


11

13

Demora en la elaboración de fichas técnicas por la Biblioteca. (Interna)

Falta de soportes (cotizaciones, documentos de proveedores) por parte de los proveedores para los estudios

económicos que soportan la ficha técnica . (Interna)

Ajustes posteriores a la ficha técnica por otras dependencias. (Externa)

Variación en la TRM haciendo menos eficiente el presupuesto asignado. (Externa)


La Ley de Garantías genera demoras en el proceso contractual. (Externa)

3

VARIABLES (DA)

4

7

6

Insuficiencia de contratos de soporte de mantenimiento de los equipos. (Externa)

Obsolescencia de equipos. (Interna)

Personal no capacitado y que no cumple con el perfil del cargo que desempeña. (Interna)

2

8

12

1

construcciÓn y actualizaciÓn de informaciÓn base del...

Documents