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CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BASE DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN
INTEGRADA Y AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN PARA EL DESARROLLO Y AVANCE DE LA
POLÍTICA 4: MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL TALENTO
HUMANO, DENTRO DEL MARCO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO 2007-2016 DE LA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
JUAN DIEGO URREA URIBE
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ
2017
CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BASE DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN
INTEGRADA Y AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN PARA EL DESARROLLO Y AVANCE DE LA
POLÍTICA 4: MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL TALENTO
HUMANO, DENTRO DEL MARCO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO 2007-2016 DE LA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
JUAN DIEGO URREA URIBE
Cód.: 20111015076
PROYECTO DE GRADO EN MODALIDAD DE PASANTÍA PARA OPTAR AL TITULO DE INGENIERO
INDUSTRIAL
DIRECTOR:
ING. JULIAN TRISTANCHO
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ
2017
Nota de aceptación
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Jurado
RESUMEN
El presente trabajo de grado se basó en la construcción y actualización de la información base de
los procesos de Gestión Integrada y el de Autoevaluación y Acreditación para así dar cumplimiento
de la Política 4: modernización de la gestión administrativa, financiera y del talento humano, dentro
del marco del Plan Estratégico de Desarrollo 2007-2016 de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas. La cual se desarrolló específicamente para el área administrativa de la universidad, en donde
se evidencian las condiciones de un modelo administrativo obsoleto que presenta divergencias en
los resultados de gestión.
Con lo mencionado anteriormente se hizo necesario desarrollar una evaluación y actualización de
los procesos pertenecientes al Sistema Integrado de Gestión (SIGUD), la documentación
(Procedimientos, Guías, Instructivos, manuales y demás documentación asociada), evaluación y
actualización de indicadores claves de proceso, finalmente los riesgos asociados a los procesos;
adicionalmente se realiza el levantamiento de información base para el estudio de cargas laborales,
quedando finalmente la documentación verificada, revisada y aprobada.
El proyecto estuvo enmarcado en una metodología de investigación exploratoria, que evidenció la
problemática específica, como lo es la falta de información sobre procedimientos y documentación
de los procesos y así mismo se deja la información para el estudio de cargas para determinar los
recursos humanos utilizados y requeridos por los procesos. Se emplearon una serie de técnicas e
instrumentos de recolección de datos como lo fueron Entrevistas, observación directa, análisis de
expertos, identificación de contexto interno y externo del proceso, entre otras.
Finalmente se obtiene el siguiente resultado de la actualización para los procesos:
Caracterización: se realiza actualización estableciendo el objetivo del proceso, su alcance y las
actividades específicas para cada fase del ciclo PHVA, se definen las entradas y salidas del proceso y
así mismo los proveedores y partes interesadas respectivamente. Normograma: Se actualiza la
normativa de los procesos dejándola vigente hasta el año 2017. Documentación: Para el proceso
de Gestión Integrada se actualizo y/o incluyo: un (1) manual, cuatro (4) procedimientos, cuatro (4)
guías, dos (2) instructivos y seis (6) formatos; Para el proceso de Autoevaluación y acreditación se
actualizo y/o incluyo: trece (13) procedimientos, tres (3) guías y dos (2) formatos. Indicadores: Se
actualizan los indicadores de los procesos dejando actualizadas sus hojas de vida quedando de la
siguiente manera: Proceso de Gestión Integrada: cuatro (4) Indicadores, Proceso de Autoevaluación
y Acreditación: Nueve (9) indicadores Riesgos: Se dejan establecidas y aprobadas las respectivas
Matrices de Análisis DOFA, los mapas integrales de riesgo y el análisis del impacto de los riesgos de
corrupción asociados a los procesos. Levantamiento de Información de cargas laborales: Matrices
de tiempos de ejecución de las actividades asociadas a los procedimientos de los procesos, por cada
uno de los Funcionarios y/o contratistas que realizan las actividades.
INTRODUCCIÓN
La actualización documental de todos los procesos y el levantamiento de la información base para
el estudio de cargas laborales de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas nace de la
necesidad de mejorar la cohesión de todas las partes u oficinas que componen a la universidad y
para dar cumplimiento a la ley de transparencia como ente público mostrando las actividades que
se realizan en la universidad en cada una de sus partes como esta descrita en el modelo de operación
por procesos, para lograr estos objetivos desde la Oficina de Asesora de Planeación y Control con
ayuda del equipo SIGUD y el grupo de pasantes de últimos semestres de Ingeniería Industrial, se
buscó la manera de reunir la información con las oficinas encargadas de ejecutar estos procesos, el
presente trabajo fue desarrollado específicamente en el proceso de Gestión Integrada donde su
gestor es el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Control y el líder el Rector; y el proceso de
Autoevaluación y Acreditación, donde su gestor es el Coordinador de la Oficina General de
Acreditación y Autoevaluación y su líder es el Vicerrector Académico.
Tras la ejecución de cada una las fases en las que se dividió el proyecto se lograron realizar los
objetivos propuestos mediante la conformación de mesas de trabajo de compuesta por los
representantes de las oficinas gestoras de los procesos; con la ayuda de estas mesa de trabajo la
recopilación de información y la creación de la documentación que hacía falta resulto ser más
eficiente y de mayor confiabilidad de la que ya existía, de igual manera el levantamiento de cargas
laborales resulto ser mucho más eficiente que las otras veces que se había realizado ya que en esta
ocasión esta parte del proyecto fue una fase posterior a la de la actualización procedimental, por
ende se usaron dichos procedimientos actualizados para levantar la información necesaria para el
análisis de cargas, dando así cumplimiento a los objetivos propuestos.
Los resultados obtenidos con este proceso sirven como cimientos para seguir gestionando y
mejorando los procesos aseguramiento de la calidad académica y administrativa en la universidad,
como fundamento para la mejora continua de la universidad y de los procesos que se llevan a cabo
en esta, a continuación se mostrara el desarrollo del proyecto en cada una de sus fases.
Contenido RESUMEN ............................................................................................................................................ 4
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 5
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................................. 9
1.1 Formulación del problema ................................................................................................. 9
2. JUSTIFICACIÓN .......................................................................................................................... 11
3. OBJETIVOS ................................................................................................................................. 11
3.1 Objetivo General............................................................................................................... 11
3.2 Objetivos Específicos ........................................................................................................ 12
4. ALCANCE Y LIMITACIONES ........................................................................................................ 12
4.1 Alcance .............................................................................................................................. 12
4.2 Limitaciones ...................................................................................................................... 12
5. ANTECEDENTES Y MARCO REFERENCIAL ................................................................................. 13
5.1 Antecedentes Institucionales ........................................................................................... 13
5.2 Marco Referencial ............................................................................................................ 17
5.2.1 Marco Conceptual..................................................................................................... 17
5.2.2 Marco Normativo ..................................................................................................... 18
5.3 Marco Legal ....................................................................................................................... 23
6. METODOLOGÍA ......................................................................................................................... 25
6.1 Tipos de Investigación ...................................................................................................... 25
6.2 Diseño Metodológico ....................................................................................................... 26
6.3 Desarrollo Metodológico.................................................................................................. 27
6.3.1 Actualización de la documentación y recolección de Información para estudio de
cargas 28
6.3.2 Actualización de Indicadores de proceso................................................................. 28
6.3.3 Análisis de Riesgos .................................................................................................... 29
6.4 Técnicas de recolección de la información ...................................................................... 30
6.4.1 Información Primaria ................................................................................................ 30
6.4.2 Información secundaria ............................................................................................ 30
6.5 Población .......................................................................................................................... 31
7. RESULTADOS ............................................................................................................................. 31
7.1 Resultados proceso Autoevaluación y Acreditación ....................................................... 31
7.1.1 Primera Fase Diagnóstico Proceso Autoevaluación y Acreditación........................ 31
7.1.2 Segunda Fase Ejecución Proceso Autoevaluación y Acreditación. ......................... 36
7.1.3 Tercera Fase Análisis Proceso Autoevaluación y Acreditación. .............................. 44
7.2 Resultados proceso Gestión Integrada ............................................................................ 52
7.2.1 Diagnostico Proceso de Gestión Integrada .............................................................. 52
7.2.2 Segunda Fase Ejecución Proceso Gestión Integrada. .............................................. 57
7.2.3 Tercera Fase Análisis Proceso Gestión Integrada. ................................................... 62
8. CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 70
BIBLIOGRAFÍA. .................................................................................................................................. 71
ANEXOS ............................................................................................................................................. 72
Indice De Tablas
Tabla 1 Desarrollo Metodológico para la actualización de documentación y levantamiento de
informacion de cargas laborales ....................................................................................................... 28
Tabla 2 Desarrollo Metodológico de los Indicadores de Gestión ..................................................... 29
Tabla 3 Desarrollo Metodológico de los Indicadores del análisis de riesgo ..................................... 30
Tabla 4 Contextualización proceso de AA en el PEDUD 2007-2016 .................................................. 32
Tabla 5 Evaluación del objetivo y el alcance del proceso ................................................................. 32
Tabla 6 Actualización de normativa .................................................................................................. 33
Tabla 7 Comparativa de procedimientos .......................................................................................... 34
Tabla 8 Evaluación Inicial de los procedimientos de Autoevaluación y Acreditación ...................... 35
Tabla 9 Actualización objetivo y alcance del proceso de autoevaluación y acreditación ................. 37
Tabla 10 Actualización fase planear .................................................................................................. 37
Tabla 11 Actualización fase verificar ................................................................................................. 38
Tabla 12 Actualización fase Actuar ................................................................................................... 38
Tabla 13 resumen de la actualización del Normograma del proceso de Autoevaluación y
acreditación ....................................................................................................................................... 38
Tabla 14 Resumen de la actualización del procedimiento Creación del proyecto curricular ........... 38
Tabla 15 Resumen de la actualización del procedimiento Obtención de acreditación de alta calidad
........................................................................................................................................................... 39
Tabla 16 Resumen de la actualización del procedimiento obtención de acreditación institucional 39
Tabla 17 Resumen de la actualización del procedimiento Autoevaluación ...................................... 40
Tabla 18 Resumen de la actualización del procedimiento de Renovación de registro calificado .... 40
Tabla 19 Resumen de la actualización del procedimiento de renovación de acreditación de alta
calidad ............................................................................................................................................... 41
Tabla 20 Resumen de la actualización del procedimiento de Renovación de Acreditación
Institucional ....................................................................................................................................... 41
Tabla 21 Comparativa final de procedimientos ................................................................................ 42
Tabla 22 Evaluación de indicadores del proceso de Autoevaluación y Acreditación ....................... 45
Tabla 23 Actualización realizada a los indicadores .......................................................................... 45
Tabla 24 indicadores finales del proceso de Autoevaluación y Acreditación ................................... 45
Tabla 25 Matriz DOFA Proceso Autoevaluación y Acreditación........................................................ 47
Tabla 26 Cruce para identificación de causas de riesgos asociados al proceso de Autoevaluación y
acreditación ....................................................................................................................................... 47
Tabla 27 Resumen General de la matriz de riesgos del proceso de Autoevaluación y Acreditación 49
Tabla 28 Contextualización proceso de Gestión integrada en el PEDUD 2007-2016 ....................... 53
Tabla 29 Evaluación del objetivo y el alcance del proceso ............................................................... 54
Tabla 30 Normativa propuesta para el proceso de Gestión integrada ............................................. 54
Tabla 31 Evaluación inicial de los procedimientos del proceso de gestión integrada ...................... 56
Tabla 32 Actualización objetivo y alcance del proceso de Gestión integrada .................................. 57
Tabla 33 Actualización de las actividades de las fases del ciclo PHVA del proceso de autoevaluación
y acreditación .................................................................................................................................... 58
Tabla 34 Actualización de la documentación del proceso de Gestión Integrada ............................. 58
Tabla 35 Resumen de la actualización del Normograma del proceso de Gestión Integrada ........... 62
Tabla 36Evaluación de indicadores del proceso de Gestión Integrada ............................................ 63
Tabla 37 indicadores finales del proceso de Gestión Integrada ....................................................... 64
Tabla 38Matriz DOFA Proceso Gestión Integrada ............................................................................. 65
Tabla 39 Cruce para identificación de causas de riesgos asociados al proceso de Gestión Integrada
........................................................................................................................................................... 65
Tabla 40 Resumen General de la matriz de riesgos del proceso de Gestión Integrada .................... 67
Índice De Ilustraciones
Ilustración 1 Diagrama de fases de ejecución del proyecto .............................................................. 26
Ilustración 2 Diagrama de fase complementaria: levantamiento de cargas laborales ..................... 27
Ilustración 3 Comparativa inicial de la actualización de procedimientos ......................................... 34
Ilustración 4 Comparativa de actualización de procedimientos ....................................................... 43
Ilustración 5 Evaluación de concordancia del objetivo del proceso con el PED ............................... 63
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 Formulación del problema
La administración pública se puede entender como un conjunto de organismos encargados de dictar
y aplicar disposiciones necesarias para que se cumplan las leyes, fomentar los intereses públicos y
resolver las reclamaciones de los ciudadanos, bajo la dirección u órdenes del poder ejecutivo.
Actualmente, la administración pública se encuentra inmersa en un entorno dinámico, complejo,
convulso e incierto, por lo cual requiere afrontar sin dilación grandes retos de modernización y
cambio, que propicien la adaptación de forma continua de la organización a las funciones que se le
requieren de la sociedad, propiciando una Administración más ágil, rápida y flexible y que responda
a las demandas de los ciudadanos.
En este marco la Universidad Distrital Francisco José de Caldas como ente universitario autónomo
de carácter estatal, cuyo propósito es la democratización del acceso al conocimiento para
garantizar, a nombre de la sociedad y con participación del Estado, el derecho social a una educación
superior, no está exenta de realizar una evaluación y mejoramiento continuo de la gestión
administrativa, financiera y del talento humano.
En la evaluación realizada para la construcción del Plan Estratégico de Desarrollo de 2007-2016 la
Universidad identifico que la capacidad existente está desbordada debido a que en los últimos diez
años, se ha consolidado como la segunda universidad pública de la ciudad y la cuarta del país, en
términos del número de estudiantes, que implicaron un incremento tanto en sus funciones
misionales como las relacionas con la gestión administrativa.
Teniendo en cuenta lo anterior se puede inferir que actualmente el área administrativa y financiera
de la Universidad se caracteriza por no agregar valor a los servicios que presta; su modelo
administrativo es obsoleto, presenta deficiencia e ineficiencia en la gestión, falta de información y
de difusión de la misma, para la toma de decisiones y para dar a conocer a la comunidad universitaria
y la ciudadanía los resultados de su gestión, presenta falta de transparencia en la mayoría de
procesos que adelanta, todo lo cual genera incertidumbre, arbitrariedad y discrecionalidad en la
gestión.
Para solventar esta situación la Universidad planteo mediante la política 4 del Plan Estratégico de
Desarrollo de 2007-2016 (el cual amplía su vigencia por el acuerdo del CSU del 20 de Diciembre de
2016), la modernización de la gestión administrativa, financiera y del talento humano cuya finalidad
es garantizar la gestión adecuada de los recursos públicos, la eficiencia, eficacia y efectividad de los
procesos administrativos, financieros y la formación y desarrollo del talento humano, de manera
que la comunidad universitaria asuma con compromiso y responsabilidad las decisiones que se
adopten en el marco de estrategias compartidas y sostenibles.
Para el desarrollo de esta política es necesario:
• Fortalecer y consolidar los procesos de planeación, seguimiento y evaluación de la gestión en
concordancia con los objetivos misionales.
• Mejorar la productividad de los recursos institucionales
Lo anterior se puede llevar a cabo mediante el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión
dado que es una herramienta que facilita la dirección y evaluación de la gestión partiendo el
cumplimiento de los fines esenciales de la Universidad y su mejoramiento institucional.
Por lo tanto para generar una mejora en la gestión administrativa, financiera y del talento humano
implica un diagnóstico, análisis y actualización de los diferentes procesos del Sistema Integrado de
la Universidad Distrital Francisco José de Caldas (SIGUD) teniendo en cuenta los recursos utilizados
y el cumplimiento de los requisitos inherentes al sistema y cada uno de los proceso.
De acuerdo al proceso de Gestión Integrada como proceso articulador de los subsistemas que
componen el sistema organizacional de la universidad, es necesario realizar una evaluación y
actualización de los procedimientos para poder mantener el ciclo de mejoramiento de la calidad
(PHVA) que se establece en la normatividad aplicable al proceso y de acuerdo a eso evidenciar las
oportunidades de mejora para el proceso.
Con base en la Certificación de acreditación de Alta Calidad otorgada a la Universidad Distrital
Francisco José De Caldas por medio de la resolución 23096 del 15 de diciembre de 2016, se evidencia
la necesidad de realizar una evaluación y actualización de los procedimientos actuales, debido que
la normativa aplicable para el proceso genera cambios en la realización de estos, adicionalmente
como una mención de reconocimiento Nacional ante la calidad de la prestación de los servicios
académicos de la universidad, es necesario establecer y mantener un modelo de autoevaluación y
mejora continua que permita fortalecer los criterios y propósitos de la función del proceso y a su
vez la integración de este con el modelo de operación por proceso.
Para que todos estos procesos sean llevados de manera adecuada y acorde a las metas propuestas
con la actualización, se hace necesaria una evaluación y valoración del aparato administrativo de la
Universidad, en términos de capacidad de respuesta y tiempos de ejecución para garantizar la
calidad y efectividad, y de ser necesario reestructurar dicho aparato, acudiendo a metodologías que
permitan identificar en cada nivel jerárquico y en cada área funcional los requerimientos de
personal en términos de cantidad, conocimientos, nivel de especialización y demás.
OBJETIVOS CUMPLIDO PROCESO CAPITULO
Construir y/o ajustar procedimientos, formatos y demás documentación correspondiente a los procesos de Gestión Integrada y Autoevaluación y Acreditación del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, con el fin de cumplir con los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y los requisitos inherentes a los procesos. Ver capítulo
Se realiza la actualización y validación de la documentación
respectiva a cada proceso asignado
Gestión integrada 7.1.2 7.1.3
Autoevaluación y acreditación
7.2.2 7.2.3
Determinar la información inicial que le permitan a la Universidad Distrital Francisco José de Caldas adelantar el estudio de cargas laborales para que se pueda establecer de manera técnica los requerimientos y necesidades de personal del proceso de Gestión Integrada y el proceso de autoevaluación y acreditación a partir del Modelo de Operación por Procesos, y asociadas a cada una
Se realiza el levantamiento de
cargas y se deja en las matrices
anexas al documento
Gestión integrada Anexo C: Matrices levantamiento de cargas
Autoevaluación y acreditación
de las unidades académicas y/o administrativas que conforman la Estructura Organizacional.
2. JUSTIFICACIÓN
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, mediante la resolución 215 de 2014 “Por la cual se
ajusta y conforma el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas, SIGUD, y se establecen las funciones a los equipos del Sistema Integrado de Gestión, SIGUD,
en los niveles ejecutivo, técnico, operativo y evaluador y se establecen otras disposiciones”,
actualizó el Modelo de Operación por Procesos. Esta nueva estructura de gestión le permite a la
institución organizar, ordenar y articular la gestión que adelanta la Universidad a través de sus
diferentes unidades académicas y/o administrativas, mediante la ejecución de procedimientos que
conforman los 22 procesos que a su vez integran dicho modelo de operación.
Este nuevo enfoque de gestión por procesos es una herramienta que está enfocada a optimizar la
gestión, minimizar el alto nivel de entropía administrativa y disminuir la baja articulación que existe
actualmente entre las divisiones y oficinas que conforman estructuralmente la Universidad. Es por
eso que el mantenimiento y la actualización continua de la documentación de los procesos y
procedimientos garantiza ese cambio de paradigma organizacional que la universidad necesita.
Adicionalmente hay dos aspectos importantes que se relacionan con la entrega de información del
modelo, estos corresponden a la medición de la gestión los cuales son: indicadores y la
administración de riesgos por procesos, aspectos que son necesarios revisar, articular y armonizar
con el modelo de operaciones.
Así mismo la documentación del modelo de operación es la base y punto de partida para desarrollar
y actualizar otros instrumentos administrativos fundamentales, relacionados con los planes y
programas de la gestión y desarrollo del talento humano como el manual de funciones y
competencias entre otros.
Por otra parte, La Universidad, dentro de lo establecido y acorde a su crecimiento, debe estar en
posibilidad de realizar un proceso de reestructuración de la planta de personal y de carrera
administrativa, con el fin de modernizar y robustecer los procesos administrativos a través del
estudio, revisión y ampliación de la planta de personal administrativo, acudiendo metodologías que
permitan el establecimiento de las necesidades de recurso humano en cada nivel jerárquico y en
cada área funcional de la misma.
El estudio de cargas de trabajo es la herramienta adecuada para establecer las necesidades de
personal acorde a los tiempos de realización de las actividades establecidas en los procesos y
procedimientos propios de la administración de la Universidad, que den como resultado una gestión
adecuada desde el punto de vista de calidad y oportunidad a la población Universitaria.
3. OBJETIVOS
3.1 Objetivo General
Construir y actualizar la información base de los procesos de Gestión Integrada y Autoevaluación y
Acreditación, para el desarrollo y avance de la Política 4: modernización de la gestión administrativa,
financiera y del talento humano, dentro del marco del Plan Estratégico de Desarrollo 2007-2016 de
la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
3.2 Objetivos Específicos
• Construir y/o ajustar procedimientos, formatos y demás documentación correspondiente a los
procesos de Gestión Integrada y Autoevaluación y Acreditación del Sistema Integrado de Gestión
de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, con el fin de cumplir con los requisitos del
Sistema Integrado de Gestión y los requisitos inherentes a los procesos.
• Determinar la información inicial que le permitan a la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas adelantar el estudio de cargas laborales para que se pueda establecer de manera técnica
los requerimientos y necesidades de personal del proceso de Gestión Integrada y el proceso de
autoevaluación y acreditación a partir del Modelo de Operación por Procesos, y asociadas a cada
una de las unidades académicas y/o administrativas que conforman la Estructura Organizacional.
4. ALCANCE Y LIMITACIONES
4.1 Alcance
De acuerdo a lo establecido en un principio el alcance del proyecto de pasantía se trató
principalmente de la actualización completa de la documentación (Caracterización, Procedimientos,
Manuales, Guías, Instructivos, Indicadores y mapas de riesgo por proceso) relacionada para el
proceso de Gestión Integrada y el proceso de Autoevaluación y Acreditación enmarcados en el
macroproceso de Direccionamiento Estratégico del modelo de operación por procesos de la
universidad.
Adicionalmente se realizó el levantamiento de la información base para el estudio de cargas
laborales de la universidad, cuya metodología fue proporcionada por la dirección de la oficina de
Gestión de talento humano.
La pasantía tenia inicialmente un tiempo definido para la entrega total de la documentación de un
semestre, sin embargo se realizó la solicitud de prórroga para la finalización total de la actualización
de la documentación y el levantamiento de la información para el estudio de cargas.
4.2 Limitaciones
El desarrollo de la pasantía se vio acompaña de una excelente disposición por parte del personal
encargado de brindar la información para el ajuste y actualización de la documentación, indicadores
y mapas de riesgo de los proceso, teniendo una participación activa de los gestores y líderes de los
procesos, sin embargo el proyecto estuvo limitado por la disponibilidad de tiempo del personal.
Adicionalmente se presentó un aumento de tiempo significativo en la fase de levantamiento de la
información para el estudio de cargas, por la necesidad de la evaluación individual de las personas
involucradas en la ejecución de las actividades de los procedimientos de cada proceso.
5. ANTECEDENTES Y MARCO REFERENCIAL
5.1 Antecedentes Institucionales
La Universidad Distrital fue fundada en 1948, por iniciativa del presbítero Daniel de Caicedo, con el
propósito de ofrecer educación a los jóvenes de los sectores menos favorecidos de la ciudad, en
carreras de corta duración que apuntaban a resolver necesidades de la modernización y la
urbanización
A través de su historia, la Universidad Distrital ha tenido diferentes denominaciones, que en cierto
sentido revelan la incidencia del contexto político, social y administrativo vivido por la ciudad y el
país en su desarrollo. Entre ellas se encuentran:
• Colegio Municipal de Bogotá, nombre con el cual fue fundada.
• Colegio Municipal Jorge Eliécer Gaitán, que modifico el nombre anterior en Julio de 1948
• Universidad Municipal Francisco José de Caldas, en el año de 1950, mediante la Resolución 139
del Ministerio de Defensa.
Con respecto a los programas académicos ofrecidos la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
se han desarrollado de la siguiente manera:
• Inicialmente: Ingeniería radiotécnica (de 3 años de duración), Ingeniería topográfica (de 2 años
de duración), Perito forestal, Ayudante de Geólogo y Perito en Sondajes y perforaciones de pozos
de Petróleo.
• En 1960 la Universidad ya contaba con dos facultades: Ingeniería Forestal e Ingeniería
Electrónica, en las cuales se ofrecían respectivamente las carreras de Expertos Forestales y
Expertos Radiotécnicos (de carácter nocturno). Igualmente existían las secciones de Dibujo Lineal
y de Topografía y Cartografía.
• En 1972 fueron creados los programas de Ingeniería Industrial e Ingeniería de Sistemas, se
conformó el Departamento de Ciencias Básicas, con áreas como la química, la física y la biología;
y el Departamento de Humanidades, con áreas como la filosofía, la historia, la antropología e
idiomas.
En la década del 80, la Universidad amplió su planta física, con la construcción de la sede Macarena
A y se introdujeron reformas en la organización académica, tendiente a la estructuración de los
programas alrededor de campos de conocimiento y acción. Estos nuevos escenarios sentaron las
bases para el crecimiento de la oferta académica, la ampliación de cobertura y el surgimiento de la
investigación y la extensión como funciones esenciales de la institución.
En la década de los 90, se definieron nuevos alcances institucionales alrededor de conceptos como
la autonomía universitaria y la democracia participativa (Acuerdo 026 de noviembre 26 de 1991); se
replanteó la estructura orgánica (Acuerdo 003 del 11 de febrero de 1992). En esta misma década
surgió a Facultad Tecnológica en el marco del Plan de Desarrollo “Formar Universidad”, en la
perspectiva de ofrecer educación de calidad a un amplio segmento estudiantil de Bogotá.
Adicionalmente, se fortalece la Facultad de Ingeniería y se crea la Facultad de Medio Ambiente y
Recursos Naturales, que ha sido la gran ventana de la Universidad hacia la sociedad y el resto del
mundo académico.
En diciembre del año 2005 se creó la Facultad de Artes - ASAB, a partir de la integración definitiva
de la Academia Superior de Artes de Bogotá a la Universidad Distrital. Con esta nueva unidad
académica, la Universidad dio un paso significativo en la ampliación de cobertura y el
fortalecimiento de sus funciones misionales, así como en la perspectiva de su acreditación
institucional.
En marco de la mejora administrativa el estado Colombiano estipula una normatividad relacionada
con la adopción de sistemas de calidad, modelos de control interno y adopción de estándares para
mejorar la gestión en las diferentes entidades que conforman la Administración Pública.
Es así como, la Universidad Distrital, en el 2008 decide constituir un equipo de trabajo, constituido
por tres grupos: directivo, operativo y evaluador, como el responsable de la implantación y
coordinación de la implementación del MECI y la NTCGP 1000:2004 de manera paralela; por lo cual
el equipo de trabajo realizó el diseño del sistema, levantamiento de información y socialización
tomando como piloto la Facultad de Ingeniería, gestión que presentó como primer resultado
productos como el Modelo de Operación por Procesos de la Universidad, levantamiento de la
documentación de los procesos y procedimientos de dicho modelo de operación para los procesos
Estratégicos y de Evaluación, Misionales y de Apoyo, lo cual incluía treinta y cinco (35) Subprocesos,
cien (100) procedimientos y un (1) manual.
En el año 2009 después de haberse realizado la prueba piloto en la facultad de ingeniería, se
requería la realización de ajustes al modelo de operación y de caracterizaciones, procedimientos,
guías, instructivos y formatos del Sistema de Gestión, que contó con la participación de los
diferentes estamentos de la comunidad universitaria, donde los resultados más significativos
fueron: una segunda versión del modelo de operación donde se identificaron diecisiete (17)
procesos, una reducción en el número de subprocesos y la implementación de un sistema de
información llamado Visión GTC, donde se encontraba parametrizada la documentación de
procesos y procedimientos, herramienta de apoyo del SIGUD. Adicionalmente se realizaron algunas
capacitaciones de sensibilización sobre los fundamentos de las normas.
Ya en el 2010 se avanza en las caracterizaciones de los 30 subprocesos y se incrementa el número
de procedimientos caracterizados y formatos. También se publica el modelo de operación en la
página web de la Universidad y se crea un blog del SIGUD para la divulgación de la información del
Sistema Integrado de Gestión.
Durante estos primeros años se cuenta con un buen presupuesto para la implementación de un
proyecto de este tipo, sin embargo ya para el 2011 se hace una reestructuración del equipo SIGUD
y no se asignan recursos que permitan desarrollar el plan de acción establecido y ajustado de
acuerdo a las consideraciones del comité ejecutivo del SIGUD y del mismo Consejo Superior
Universitario. Por lo tanto la Oficina Asesora de Planeación y Control con el equipo operativo SIGUD
reducido en más de la mitad, desarrolló actividades oficialmente hasta Julio de 2011, mostrando
como resultado final la publicación de todos los documentos relacionados a los procesos de gestión
y calidad que se desarrollan en la Universidad en el aplicativo Visión GTC.
El desarrollo del SIGUD en el periodo de 2013-2015 se ve enmarcado en el Plan Institucional de la
Universidad Distrital, en el cual se establecen 5 fases enmarcadas en el ciclo PHVA (Planear, Hacer,
Verificar, Actuar), su desarrollo ha sido el siguiente:
Durante el año 2013
Fase 0, Diagnóstico: Se diseñaron la Metodología y la Herramienta de Diagnóstico y la Guía de
Instrucciones para la aplicación de la Herramienta, las cuales fueron aplicadas a los 17 Procesos
inicialmente contemplados en el Modelo de Operación vigente en correspondencia con la
Estructura Funcional existente, se consolidaron y socializaron los resultados obtenidos.
Fase 1, Planeación del SIG: Se avanzó en el tema referente a los elementos de la
Planeación Estratégica así como la Plataforma Estratégica (Sistema de Planeación de la
Universidad), que sirvieron de base para la definición del Lineamiento de la Política del Sistema
y la posterior Construcción e Implementación de la Política y los Objetivos del SIG.
Fase 2, Diseño del SIG: El mayor impacto es referente a la estructuración de un nuevo Modelo de
Operación por Procesos y sus respectivas Caracterizaciones, el cual fue adoptado mediante la
resolución 227 del 2014 en donde se definen 5 macro procesos, y 22 subprocesos, sobre el cual se
inició la validación de las respectivas caracterizaciones, la cual que tuvo un porcentaje de avance
importante en términos generales a todo el Modelo, sin embargo, la Oficina Asesora de
Planeación y Control, a través del Equipo SIGUD , consideró conveniente documentar y migrar
la información de los Procesos y Procedimientos a la herramienta BIZAGI. Adicionalmente, se
establecieron a través de una Guía, los lineamientos metodológicos para el diseño y modelamiento
por Procesos.
Fase 3, Implementación del SIG: Se desarrollaron actividades encaminadas a la validación,
documentación y actualización de Procesos y Procedimientos del nuevo Modelo de Operación de la
Universidad, con el apoyo de los estudiantes de Ingeniería Industrial.
Durante el año 2014
Fase 1, Planeación del SIG: Se formuló la Política y Objetivos del SIGUD, éstos fueron
presentados al Comité Ejecutivo del SIGUD, los cuales son aprobados y se adoptan, mediante
la Resolución N° 227 del 8 de agosto de 2014,
Fase 2, Diseño del SIG: Se crea el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo SIGA-UD y
se modifica la composición de funciones del comité de archivo mediante la Resolución 214 de Julio
del 2014. Además, se ha participo continuamente en los Comités de Comunicaciones, Comité
de Acreditación Institucional, Comité de Continuidad de Negocio, Comité del SIGA-UD y el Comité
de Seguridad de la Información.
Así mismo, se establecieron las Responsabilidades y Funcionamiento del Comité Ejecutivo del
SIGUD y demás niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestión SIGUD
mediante la Resolución N° 215 del 24 de julio de 2014.
Fase 3, Implementación del SIG: Se rediseño y actualizo la documentación (Procedimientos,
Formatos, Guías e Instructivos) para 17 de 22 Procesos, los cuales fueron aprobados por los Líderes
y Gestores de Proceso. Adicionalmente, se está realizaron actividades encaminadas a socializar el
Sistema Integrado de Gestión, SIGUD.
Se rediseñó y actualizó la Página Web del Sistema Integrado de Gestión, SIGUD; incluyendo la
definición del Sistema y los Subsistemas, la Plataforma Estratégica, los Procesos y la Normatividad.
Durante el año 2015
Fase 3, Implementación del SIG: Se realizaron diferentes actividades encaminadas a la ejecución de
esta fase las principales se fueron:
• Creación y conformación de los Subsistemas de Gestión Ambiental (SGA), Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), Subsistema de Control Interno y el Subsistema de
Gestión de la Seguridad de la Información, donde se establece la Política, los Objetivos y la
Estructura de cada uno.
• Se Elaboró el documento Manual Administración del Riesgo de Acuerdo con los Subsistemas
de Gestión de Calidad, Gestión Ambiental, Gestión de Seguridad de la Información y Seguridad
y Salud en el Trabajo.
• Se Validó y aprobó la Metodología para la Identificación de Riesgos.
• Se estableció el diseño de la matriz para la elaboración del Listado Maestro de Documentos y el
Cuadro de Caracterización Documental en donde se registró la documentación normalizada de
los Procesos.
• Se Construyeron, validaron y aprobaron, los Indicadores con cada uno de los Líderes de Proceso,
identificando cada uno de los aspectos que se encuentran en la Hoja de Vida del Indicador,
incluyendo el Objetivo Estratégico al cual le aporta a partir de los establecidos por el Consejo
Nacional de Acreditación, CNA.
• Se estableció el diseño de las nuevas Caracterizaciones de Procesos y se actualizaron en cuanto
a la interacción entre Procesos (Proveedores, Entradas, Salidas y Clientes) para su
publicación en la Página Web del SIGUD.
Fase 4,Verificación del SIG: Se adelantaron actividades tendientes al Seguimiento y Monitoreo
de los Procesos, actualizando los Procedimientos, y la documentación asociada a éstos. Y se realizó
la formación de Auditores Internos de conformidad con el Convenio suscrito con el SENA.
Figura 1 Modelo de Operación por Procesos Universidad Distrital Francisco José de caldas
Fuente: http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/sigud/procesos
5.2 Marco Referencial
5.2.1 Marco Conceptual
Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
detectada u otra situación no deseable. (ICONTEC, 2015)
Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. (ICONTEC, 2015)
Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. (ICONTEC, 2015)
Diseño y desarrollo: Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa,
proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema,
producto y/o servicio. (ICONTEC, 2015)
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como
en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. (ICONTEC, 2015)
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados. (ICONTEC, 2015)
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. (ICONTEC, 2009)
Gestión: Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad.
(ICONTEC, 2015)
Macro proceso: Conjunto de procesos que persiguen un resultado propuesto. (Universidad de los
Andes, 2013)
Mejora continua: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir
los requisitos y optimizar el desempeño. (ICONTEC, 2015)
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (ICONTEC, 2015)
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (ICONTEC, 2009)
Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal
de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos. (ICONTEC, 2015)
Subproceso: Es un proceso por sí mismo, cuya finalidad hace parte de un Proceso más grande. Se
crea con la finalidad de reducir la complejidad del proceso y poder definir controles adecuados.
(BIZAGI, 2013)
Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos
(ICONTEC, 2015)
5.2.2 Marco Normativo
El Sistema de Gestión de la Calidad para entidades está definido como la herramienta de gestión
sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de
calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. En Colombia
se estableció la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, con el fin de
dirigir y evaluar su desempeño en términos de satisfacción social en la prestación de los servicios,
la cual fue actualizada por la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
Finalmente, en el año 2011, con el Decreto 652 de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. se adopta la
Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales,
NTDSIG 001:2011.
NTCGP 1000:2009
La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP está dirigida a todas las entidades de la
rama ejecutiva del poder público y otros entes prestadores de servicios, y se ha elaborado con el
propósito de que éstas puedan mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos
y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes
La orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, el cual
consiste en determinar y gestionar, de manera eficaz, una serie de actividades relacionadas entre
sí. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los
procesos individuales que forman parte de un sistema conformado por procesos, así como sobre su
combinación e interacción.
Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un Sistema de Gestión de la Calidad, enfatiza
sobre la importancia de:
a) La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.
b) La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor.
c) La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso.
d) La mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas
Lo anterior se ve reflejado en la figura 2 en la cual se muestra el modelo general del sistema de
gestión de calidad basado en procesos, el cual muestra que las partes interesadas juegan un papel
significativo para definir los requisitos como elementos de entrada, y que su satisfacción es el
objetivo principal del modelo.
Figura 2 Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en procesos
Fuente Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
Los principios que se han enmarcado en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – NTCGP
que la alta dirección de Entidades prestadoras de servicios y la rama ejecutiva del poder público
pueden utilizar para mejorar su desempeño son los siguientes:
• Enfoque hacia el cliente
• Liderazgo
• Participación activa de los servidores públicos
• Enfoque basado en procesos
• Enfoque del sistema para la gestión
• Mejora continua
• Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones
• Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios
• Coordinación, cooperación y articulación
• Transparencia
Norma Técnica Distrital Del Sistema Integrado De Gestión para las entidades y organismos
Distritales (NTD-SIG 001:2011)
Una vez expedido el decreto 176 del 2010 “Por el cual se definen los lineamientos para la
conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital y
se asignan unas funciones” la administración distrital decide crear una norma que especifique los
requisitos para estructurar un Sistema Integrado de Gestión aplicable a las entidades y organismos
distritales, teniendo en cuenta que este está enmarcado en el Sistema de Desarrollo Administrativo
(SISTEDA) establecido por la Ley 489 de 1998 y que se compone de los siguientes subsistemas:
• Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).
• Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
• Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
• Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).
• Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
• Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).
• Subsistema de Control Interno (SCI).
• Adicionalmente para los Hospitales del Distrito Capital, el Subsistema Único de Acreditación
(SUA).
Si bien los sistemas se gestionan de manera independiente, hay elementos comunes que pueden
ser administrados de forma integrada, para generar una gestión efectiva y que los esfuerzos
aunados, sistemáticos e inteligentes se orienten a la satisfacción de los distintos usuarios y partes
interesadas
Figura 3 Modelo Del Sistema Integrado de Gestión
Fuente: Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión (NTD-SIG 001:2011). Pag.1
El desarrollo de la norma se basa en la implementación del ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y
Actuar)
Planificar
La planificación del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y organismo distrital debe tener en
cuenta los siguientes componentes:
• Planificación de los procesos
• Planificación de la gestión del riesgo
• Planificación operativa del Sistema Integrado de Gestión
• Planificación documental del Sistema Integrado de Gestión
• Planificación de recursos
• Planificación de la medición y el seguimiento
• Planificación de la comunicación y la participación.
Lo anterior en el marco de una planeación institucional, el compromiso de la alta dirección y la
definición de responsabilidades en el Sistema Integrado de Gestión.
Hacer
El hacer del Sistema Integrado de Gestión debe comprender los procedimientos documentados y
registros, los Controles operacionales, la prestación del bien o servicio, los mecanismos de medición,
la preparación y respuesta ante emergencias, y la comunicación.
Verificar
El verificar del Sistema Integrado de Gestión debe comprender los siguientes aspectos:
• Estructurar un procedimiento de evaluación periódica de lo legal
• Establecer un procedimiento para registrar, investigar y analizar los incidentes relacionados con
deficiencias detectadas en aspectos legales, ambientales, manejo de información, salud
ocupacional y seguridad industrial, entre otros.
• Realizar auditorías internas y revisiones por la dirección acordes con los requisitos.
• Seguimiento y monitoreo de los procesos, bienes o servicios ofrecidos.
• Satisfacción de los usuarios y partes interesadas.
Actuar
El actuar del Sistema Integrado de Gestión en la entidad y organismo distrital debe tener en cuenta
la sostenibilidad, las acciones de mejora, las acciones correctivas y las acciones preventivas.
Modelo Estándar De Control Interno (MECI)
La Ley 87 de 1993 ,define el control interno como el sistema integrado por el esquema de
organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una organización, con el fin de procurar que
todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los
recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las
políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos
Con el objetivo de reglamentar su implementación el Gobierno Nacional expide el Decreto 1599 de
2005 mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 100:2005, y con el fin
de fortalecerlo acorde a las normas y tendencias internacionales, se genera una actualización
mediante el Decreto 943 del 2014, el cual se implementará a través del Manual Técnico del Modelo
Estándar de Control Interno, y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del
Estado.
El Modelo actualizado brinda a las organizaciones una estructura de control cuyo fin último es
garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales, que sirva a las
organizaciones para facilitar la implementación y fortalecimiento continuo de sus Sistemas de
Control Interno, este se basa en 3 principios los cuales se muestran en la figura 4.
Figura 4 Principios del MECI
Fuente: Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano- MECI 2014; pagina 10.
EL MECI pretende establecer acciones, políticas, métodos, procedimientos y mecanismos de
prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo que permitan la autoprotección necesaria
para garantizar una administración pública transparente y eficiente; actuando bajo el imperio de la
Constitución y las normas. (Gutiérrez; Gutiérrez). Para lo cual su implementación se desarrolla de
acuerdo a una estructura general compuesta por dos módulos (Módulo de Control de Planeación y
Gestión, Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento) los cuales se desarrollan mediante 6
componentes (Talento Humano, Direccionamiento Estratégico, Administración del Riesgo,
Autoevaluación Institucional, Auditoría Interna y Planes de Mejoramiento) y 13 elementos, como se
muestra en la figura 5.
AU
TOC
ON
TRO
L
Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna para el cumplimiento de los resultados esperados de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamentos establecidos en la Constitución Política.
AU
TOR
EGU
LAC
IÓN
Capacidad institucional para desarrollar y aplicar en su anterior métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y fortalecimiento continuo del sistema de control interno, en concordancia con la normatividad vigente.
AU
TOG
ESTI
ÓN
Capacidad para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos .
Figura 5 Estructura del MECI.
5.3 Marco Legal
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital se respalda en la legislación del estado
colombiano. A continuación se nombra la normatividad relativa al control interno y el sistema de
gestión de la calidad para entidades públicas:
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
ARTÍCULO 69. Se garantiza la Autonomía Universitaria. Las universidades podrán darse sus
directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la ley.
ARTÍCULO 122. No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento y
para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva
planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente.
ARTÍCULO 125. Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera. Se exceptúan los
de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los de trabajadores oficiales y los demás
que determine la ley. Los funcionarios, cuyo sistema de nombramiento no haya sido determinado
por la Constitución o la ley, serán nombrados por concurso público. El ingreso a los cargos de carrera
y el ascenso en los mismos, se harán previo cumplimiento de los requisitos y condiciones que fije la
ley para determinar los méritos y calidades de los aspirantes.
ARTÍCULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla
con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad,
imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de
funciones.
Ley 30 de 1992 (Diciembre 28) Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior.
Ley 87 de 1993: por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades
y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 489 de 1998: por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las
entidades del orden nacional.
Ley 594 de 2000: por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones.
Ley 872 de 2003: por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder
público y en otras entidades prestadoras de servicios.
Decreto 1826 de 1994: por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993
Decreto 2145 de 1999: por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de
las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan
otras disposiciones.
Decreto 2539 de 2000: Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de
1999.
Decreto 1537 de 2001: por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a
elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades
y organismos del Estado.
Decreto 785 del 17 de marzo de 2005. “por el cual se establece el sistema de nomenclatura y
clasificación y funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se
regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004”.
Decreto 1227 de 2005. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley
1567 de 1998.
Decreto 1746 de 2006, “por el cual se modifica el Decreto 1227 de 2005”.
Decreto 4485 de 2009: por el cual por medio de la cual se adopta la actualización de la norma técnica
de calidad en la gestión pública
Decreto 176 de 2010: por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un
Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital y se asignan unas funciones
Decreto 943 de 2014: por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno
Decreto 514 de 2006: por el cual se establece que toda entidad pública a nivel distrital debe tener
un subsistema interno de gestión documental y archivos (SIGA) como parte del sistema de
información administrativa del sector público.
Decreto 652 de 2011: tiene como objetivo adoptar la norma técnica distrital del sistema integrado
de gestión para las entidades y organismos distritales, NTDSIG 001:2011.
Decreto 1072 de 2015: por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector
trabajo
Decreto 1083 de 2015: por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector de
función pública
El proceso de Autoevaluación y Acreditación opera principalmente bajo los referentes normativos
que expide el Ministerio Nacional de Educación para lo concerniente a la oferta de programas
académicos, adicionalmente como fin estratégico de la universidad, también se debe tener en
cuenta la normativa referente a los procesos de Acreditación de Alta Calidad de Proyectos
Curriculares e Institucional, teniendo esto como referencia, el Modelo de Operación por Procesos
actualmente implantado ubica el proceso como un proceso estratégico y de esta manera los
lineamientos que se establecen y se adoptan a partir de este influyen de manera directa en la
estructura y el aseguramiento de la calidad académica de la universidad en general, de acuerdo a
esto la normativa principal aplicable al proceso es:
Ley 115 de 1994 Por la cual se expide la ley general de educación.
Ley 749 de 2002 Por la cual se organiza el servicio público de la educación superior en las
modalidades de formación técnica profesional y tecnológica, y se dictan otras disposiciones
Ley 1188 de 2008 Por la cual se regula el registro calificado de programas de educación superior y
se dictan otras disposiciones.
Decreto 1295 de 2010 Por el cual se reglamenta el registro calificado de que trata la Ley 1188 de
2008 y la oferta y desarrollo de programas académicos de educación superior.
Decreto 1075 de 2015 Decreto único reglamentario del sector Educación
Acuerdo 02 de 2011 Por el cual se establece la apreciación de condiciones iniciales para la
acreditación de programas académicos.
Acuerdo 02 de 2014 Por el cual se aprueban los lineamientos para la Acreditación Institucional
6. METODOLOGÍA
6.1 Tipos de Investigación De acuerdo a su finalidad el presente proyecto es un tipo de investigación aplicada, dado que está
enfocado en resolver o solventar una situación problemática específica, como lo es la falta de
información precisa sobre los recursos humanos utilizados y requeridos por el proceso, y de una
mejora continua del proceso dentro del Sistema Integrado de Gestión, que garantice una respuesta
adecuada frente a los requerimientos propios de la Universidad y de la sociedad.
De acuerdo al carácter o naturaleza de la investigación esta será de dos tipos:
• Exploratoria: Este busca indagar sobre un tema poco explorado o que no ha sido abordado con
el objetivo de obtener un conocimiento específico respecto a la materia objeto de investigación
(Landeau, 2007).
• Descriptiva: Comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual
del objeto de estudio (Tamayo, 2003).
El presente proyecto busca obtener un conocimiento específico sobre los procesos de Gestión
Integrada y Autoevaluación y Acreditación, en cuanto a los recursos humanos, procedimientos,
actividades y demás aspectos relacionados con el nivel de cumplimiento de los requisitos legales y
del Sistema Integrado de Gestión (Documentación asociada por proceso), adicionalmente recoger
la información inicial para el estudio de levantamiento de cargas la cual no ha sido documentada o
determinada con anterioridad a profundidad.
6.2 Diseño Metodológico
El diseño metodológico para el desarrollo de este proyecto estuvo a cargo de la Oficina de
Planeación y Control el cual fue estándar para todos los grupos de la pasantía, con el fin que las
directrices generales estuvieran acorde de las necesidades documentales del SIGUD facilitando la
estandarización de la actualización documental. La metodología conto con las diferentes fases
correspondientes a Diagnostico, Ejecución y Análisis como se muestra en la ilustración 1.
En el desarrollo de la fase de ejecución, en su etapa de actualización y ajuste de los procedimientos,
se incluyó la etapa paralela del levantamiento de información base para el estudio de cargas cuya
metodología fue establecida por la oficina de Gestión del Talento Humano como se describe en la
ilustración 2, tomando esta metodología como referencia se establece dentro del alcance del
proyecto que solo se realiza la etapa de ejecución, la cual hace referencia al levantamiento de la
información y validación de la misma; siendo la etapa de planeación y análisis responsabilidad de la
oficina de Gestión del talento humano.
Ilustración 1 Diagrama de fases de ejecución del proyecto
Elaboración Equipo SIGUD
Ilustración 2 Diagrama de fase complementaria: levantamiento de cargas laborales
Elaboración quipo SIGUD
6.3 Desarrollo Metodológico.
El primer paso para el desarrollo del trabajo fue revisar y analizar el estado actual de la información
suministrada por el equipo SIGUD de la Oficina Asesora de Planeación y Control acerca de los
procesos; teniendo en cuenta procedimientos, indicadores y formatos preestablecidos. Un pilar
fundamental en este paso fue el objetivo que se encuentra en la caracterización de cada uno de los
procesos, ya que toda la elaboración del proyecto debe ser enfocada a dar cumplimiento a éste.
Luego se dio inicio a la consolidación de la mesa de trabajo para así lograr entrevistas con las
personas designadas por los gestores del proceso con el fin de tener una visión más clara del
funcionamiento real de estos para así lograr presentar propuestas de procedimientos, indicadores
y mapas de riesgo que se ajustaran al cumplimiento del objetivo del proceso, siguiendo los
lineamientos dados por el Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta
Bizagi Process Modeler, Guía para la Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de
Gestión, Guía para la Construcción de Indicadores y Manual para la Administración de Riesgo
elaborador por el equipo SIGUD. Después de recibir la retroalimentación y hacer las correcciones
respectivas de cada una de las propuestas, se presentaron al gestor del proceso para su verificación
y aprobación.
6.3.1 Actualización de la documentación y recolección de Información para estudio de
cargas
LINEA DE ACCIÓN ACTIVIDADES
1. Presentación del diagnóstico del
proceso
Socializar con la mesa de trabajo el diagnóstico inicial del proceso, determinando los rezagos documentales existentes, las necesidades documentales del proceso y la metodología de trabajo para realizar la actualización
2.Evaluacion de la documentación
existente
Realizar una verificación de la información con las observaciones propuestas y establecer una propuesta inicial de la documentación.
3. Actualización de la documentación
Discusión, aclaración y documentación de procedimientos, Manuales Guías, instructivos, formatos, relacionados a cada uno de los procedimientos, elaborando propuesta para la evaluación del gestor del proceso.
4. Revisión de la documentación por parte del Gestor del
proceso
Revisión de la documentación y retroalimentación con la mesa de trabajo, presentando las observaciones para su respectivo ajuste.
4. Levantamiento de información para Estudio de cargas
laborales
Realización de entrevistas para la obtención de información necesaria y relevante para el estudio de cargas y complementar y verificar los procedimientos según las actividades faltantes descritas o determinadas en el levantamiento de información.
5. Ajuste de la Documentación
según observaciones
Ajustar la documentación final con: las diferentes observaciones, retroalimentaciones de las partes involucradas en el desarrollo y ejecución del proceso, normalización de documentos establecida para el SIGUD.
6. Aprobación por parte del Líder del
proceso Presentación y socialización de la documentación final al líder del proceso.
Tabla 1 Desarrollo Metodológico para la actualización de documentación y levantamiento de informacion de cargas
laborales
6.3.2 Actualización de Indicadores de proceso
LINEA DE ACCIÓN ACTIVIDADES
1. Presentación y análisis del objetivo
del proceso a Lideres
El objetivo del Proceso especifica el resultado esperado del Proceso, a partir del cual se obtienen los Factores Críticos de Éxito (aquel elemento del Proceso que es necesario mantener bajo control para garantizar el logro del objetivo del Proceso) así como, las características o parámetros de eficiencia y/o eficacia (Variables de resultado esperado del Proceso) Se determinó cuáles indicadores ya existentes se actualizan y fue pertinente además la creación de más indicadores
2.Creación de indicadores
Se definió el nombre de cada indicador; de manera que fuese preciso, único y concreto y que identificara el objetivo del Indicador
3. Evaluación la importancia del
indicador con respecto al objetivo
3.1. Se definieron criterios de pertinencia de cada indicador (¿Qué tan pertinente es el indicador al relacionarlo con el objetivo?) -Alto -Medio -Bajo 3.2 Se definieron criterios de valor de cada indicador (¿Cuál es el Valor Objetivo del Indicador?) -Alto -Medio -Bajo 3.3 Se definieron criterios de facilidad de cada indicador (¿Con que tanta facilidad se pueden obtener los datos?) -Alto -Medio -Bajo
4. Definición la fórmula de cálculo
del indicador
4.1 Se definió la expresión matemática que correlaciona el comportamiento, de la variable con respecto a una meta u objetivo esperado o planeado que va a indicar cuánto se ha conseguido con respecto a lo que se planeó
5. Definición del tipo, la unidad de
medida, la tendencia, la meta,
rangos y periodicidad del
indicador
5.1 Se definió tipo de indicador: Indicadores según calidad, eficacia, eficiencia o efectividad 5.2 Se definió unidad de medida para cada indicador 5.3 Se definió el tipo de trayectoria que se espera tenga el Indicador; se define como la dirección ascendente o descendente y constante en el que se desempeña el Indicador 5.4 Se estableció la meta o el resultado aceptable o esperado del comportamiento del Indicador 5.5 Se estableció los rangos del indicador , es decir los niveles de desempeño que pueden ser: adecuado, en riesgo o critico 5.6 Se determinó la frecuencia con la que se calcula el Indicador (diaria, semanal, quincenal, mensual, semestral, anual, etc.). 5.7
6. Documentación hoja de vida del
indicador
6.1. Se estableció la Hoja de Vida del Indicador que es la herramienta para establecer esquemas de medición más efectivos y útiles, en el cual se definieron los detalles de la información pertinente de cada Indicador formulado
Tabla 2 Desarrollo Metodológico de los Indicadores de Gestión
6.3.3 Análisis de Riesgos
LINEA DE ACCIÓN ACTIVIDADES
1. Presentación y análisis del objetivo de la fase de
elaboración de mapas de riesgo a pasantes
1.1. Contextualización al pasante en la administración de riesgos
2.Comunicación de la política, directrices y
responsabilidades de administración del riesgo a
lideres
2.1 Reunión de los lideres designados de cada área gestora, junto con pasantes y encargo del SIGUD para dar a conocer la política de administración del riesgo, directrices y responsabilidades
3. Identificación del riesgo 3.1 Se identificó el riesgo, la descripción de este, la clasificación y consecuencias
4. Análisis del riesgo 4.1 Se determinó la zona de riesgo a través de la multiplicación de calificación de la probabilidad y calificación del impacto
5. Valoración del riesgo 5.1 De acuerdo a la zona de riesgo en el cual quedo posicionado cada riesgo, se procedió a determinar los controles existentes, calificarlos y clasificarlos en preventivos o correctivos
6. Tratamiento del riesgo 6.1 Se define si el riesgo se evita, reduce, comparte o asume
7. Elaborar planes de mejoramiento
7.1 Posterior al tratamiento que se le dé al riesgo se desarrollan planes de mejoramiento
Tabla 3 Desarrollo Metodológico de los Indicadores del análisis de riesgo
6.4 Técnicas de recolección de la información
6.4.1 Información Primaria La información primaria se tomó de dos fuentes principales:
• Las reuniones con los equipos de trabajo de los procesos asignados, los líderes y gestores de los
procesos; esta información va enfocada a entender cómo se llevan a cabo las actividades
inherentes a los procesos, y evaluar el grado en el que la documentación (caracterización,
procedimientos, formatos e instructivos) y los indicadores establecidos las reflejan o consolidan,
adicionalmente definir los aspectos a mejorar que han sido identificados por los funcionarios.
• La observación directa de las actividades inherentes al proceso, durante la cual se identifica el
tiempo, encargados, entradas, pautas, soportes y salidas de cada actividad con el fin de
establecer los riesgos presentes, los indicadores aplicables.
• Solicitud a los funcionarios de los soportes documentales de cada actividad, indicador o posible
riesgo presente y observar de manera directa, la ejecución de cada etapa del procedimiento,
donde se pudo llegar a comprimir o eliminar actividades ociosas o innecesarias en la ejecución
del mismo.
El resultado de estas actividades se validó con las sesiones de concertación posteriores a la
construcción de los procedimientos, indicadores y mapas de riesgo, bajo la supervisión de los
gestores y los líderes de cada proceso
6.4.2 Información secundaria Para la recolección de este tipo de información, se recurre al marco de referencia expuesto
anteriormente. Se puede observar la directa relación entre lo expuesto en el estado del arte de este
estudio y la recopilación de la información primaria, dado que permite realizar comparaciones
objetivas y formular evaluaciones y análisis de los procedimientos y distintos factores del proceso
en general.
Así como lo descrito en el estado del arte de este estudio, el marco legal y normativo, destacando
la Ley 87 de 1993, la Ley 872 de 2003 y las Normas NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2014, constituyen
una fuente de información referencial importante, dado que brindan los lineamientos principales
para la implementación del Sistema Integrado de Gestión buscando la mejora continua y la
satisfacción de los usuarios
Investigación documental, en las que se estudiaron, seleccionaron y analizaran los documentos
(libros, artículos, oficios, normas, etc.) relacionados con los sistemas de calidad en entidades
públicas y gestión de procesos y procedimientos, así mismo, proyectos anteriores relacionados con
el proceso y el sistema de gestión y de control interno, adelantados por la Oficina Asesora de
Planeación y Control.
• Entrevistas a las personas, implicadas directa o indirectamente en el proceso.
• La observación directa, en cada dependencia relacionada con el proceso.
• Metodología dada por la División de Recursos Humanos.
6.5 Población El proyecto se realizó interactuando con el personal Administrativo y/o Académico de la
universidad. Principalmente se sostuvieron reuniones con los equipos designados para el
levantamiento de los procedimientos, los gestores y líderes de los diferentes procesos en los que se
desarrollaron los productos de la presente pasantía en la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas en Bogotá, Colombia.
El personal administrativo que participo en el desarrollo de entrevistas, jornadas de trabajo y demás
referente para la actualización, pertenecen a:
• Oficina General de Autoevaluación y Acreditación
• Oficina Asesora de Planeación y Control
• Coordinación de Acreditación de Facultad de Ingeniería
• Coordinación de Acreditación de Facultad Tecnológica
• Coordinación de Acreditación de Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales
• Coordinación de Acreditación de Facultad de Artes-ASAB
• Coordinación de Acreditación de Facultad de Ciencias y Educación
7. RESULTADOS
7.1 Resultados proceso Autoevaluación y Acreditación
7.1.1 Primera Fase Diagnóstico Proceso Autoevaluación y Acreditación. De acuerdo al Plan Estratégico de Desarrollo 2007 – 2016 de la Universidad Distrital Francisco José
de caldas (PEDUD 2007-2016), el cual enmarca su operación en 6 políticas principales y su segunda
política es la de “Gestión académica para el desarrollo social y cultural”, se realiza la evaluación
inicial de la caracterización del proceso de autoevaluación y acreditación.
El objetivo principal de la segunda política del PEDUD es el de “Mejorar en forma permanente la
cobertura con calidad y eficiencia de la oferta universitaria diversificándola, atendiendo a diversos
sectores de la población y desarrollando una cultura de excelencia en todas las instancias y niveles
de la organización y desarrollo académico” de acuerdo a esto se realiza la revisión de las estrategias
con las cuales se piensa alcanzar el objetivo y se identifican los principales proyectos con los que el
proceso de Autoevaluación y acreditación tiene que ver directamente.
Tabla 4 Contextualización proceso de AA en el PEDUD 2007-2016
Plan estratégico de desarrollo 2007 -2016
Estrategia Programa Proyecto Metas 2010 Metas 2016
Estrategia 1. Acreditación y
Fortalecimiento de la Cultura de Autoevaluación
Programa 1. Fortalecimiento de la calidad en
los programas de pregrado,
postgrado y a nivel
institucional
Acreditar y/o re acreditar Programas de Pregrado y
Postgrado.
Aumentar el 70% la acreditación de los programas actuales de pregrado. Hoy tenemos el 40%
El 90% de los programas de pregrado actuales y los nuevos deben estar acreditados. Hoy tenemos el 40%
Incrementar en el 50% el número de programas acreditados de posgrado. Hoy ninguno
Incrementar en el 85% el número de programas actuales y nuevos acreditados de posgrado.
Programa 2. Acreditación y
Autoevaluación y la Acreditación
Institucional
Fortalecer una cultura de autoevaluación y mejoramiento continuo.
Acreditar la universidad institucionalmente
El 100% de los programas deben haber logrado su autoevaluación
Consolidar y fortalecer los procesos de autoevaluación y posterior verificación de pares académicos hacia el logro de la Acreditación Institucional.
Contar con una evaluación internacional
Contar con dos evaluaciones internacional
Con esta información se realiza una evaluación de la relación entre el objetivo del proceso y el enfoque que establece el PEDUD para determinar si hay necesidad de correcciones, de la misma forma se evalúa el alcance que tiene el proceso y se verifica si es acorde a los lineamientos que establecen.
Tabla 5 Evaluación del objetivo y el alcance del proceso
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN
Objetivo Alcance Objetivo propuesto Alcance
Realizar de manera sistemática y
permanente un análisis valorativo y autónomo que permita verificar el grado de cumplimiento
de los objetivos institucionales.
Inicia desde la elaboración de los lineamientos que
permiten la autoevaluación hasta la renovación de los
registros calificados, la acreditación o re
acreditación.
Realizar de manera sistemática y permanente un
análisis valorativo y autónomo que permita
verificar la calidad en la
prestación de los servicios
académicos y el grado de cumplimiento de los
objetivos institucionales.
Inicia desde la elaboración de los lineamientos que
permiten la autoevaluación hasta la renovación de los
registros calificados, la acreditación o re
acreditación de programas e institucional.
Realizando la evaluación del objetivo se evidencia la necesidad de incluir la característica de calidad
a éste, debido que en el marco referencial (PEDUD) se define como estrategia el fortalecimiento de
la cultura de autoevaluación y como un programa para alcanzarlo es el fortalecimiento de calidad
en la prestación de los servicios académicos.
7.1.1.1 Análisis base legal del proceso
De acuerdo al normograma actual se realiza la evaluación de los rezagos existentes en la
normatividad competente al proceso de Autoevaluación y acreditación, donde se encuentran los
siguientes Observaciones:
Tabla 6 Actualización de normativa
Clasificación
de la Norma
Año Temática Expedida por Artículo
Aplicable
Decreto 4110
2004 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
Ministerio De Educación Nacional
Todo
Decreto 4485 2009 Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
Ministerio De Educación Nacional
Todo
Decreto 1295
2010 Por el cual se reglamenta el registro calificado de que trata la Ley 1188 de 2008 y la oferta y desarrollo de programas académicos de educación superior
Ministerio De Educación Nacional
Todo
Acuerdo 03
2014 Por el cual se aprueban los lineamientos para la acreditación institucional
Consejo Nacional De Educación Superior, CESU
Todo
Acuerdo 03
2011 Por el cual se establecen los lineamientos para la acreditación de programas de instituciones acreditadas institucionalmente
Consejo Nacional De Educación Superior, CESU
Todo
Resolución 704
2016 “Por la cual se modifican las funciones del Comité Institucional de Autoevaluación y Acreditación de Calidad de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, se adopta el Subsistema de Autoevaluación y Acreditación (SAA) y se asignan sus funciones
Rectoría Todo
Se realiza una evaluación del estado inicial de la caracterización del proceso, evaluando las
diferentes entradas y salidas del mismo en cada uno de sus componentes del ciclo PHVA, y de esta
manera realizar una presentación para poner en discusión en la mesa de trabajo para la respectiva
actualización y definir los aspectos o principios de mejora.
De acuerdo a la evaluación de la caracterización se evidencia que hace falta incluir como insumos
las normativas referentes a instituciones acreditadas institucionalmente.
7.1.1.2 Evaluación de los procedimientos
Con una de las metas alcanzada del PED la cual fue obtener la Acreditación Institucional de Alta
Calidad, el equipo de trabajo realizo un levantamiento previo de las necesidades documentales para
el proceso de Autoevaluación y Acreditación, para poder facilitar la actualización documental, de
acuerdo a esto se logró realizar los borradores de los procedimientos que deberían ser modificados
quedando como se muestra en la tabla:
Tabla 7 Comparativa de procedimientos
ACTUALES PROPUESTOS
AA-PR-001 Creación proyecto curricular AA-PR-001 Creación proyecto curricular
AA-PR-004 Autoevaluación AA-PR-002 Autoevaluación proyectos curriculares
AA-PR-009 Seguimiento al Plan de Mejoramiento AA-PR-003 Elaboración Seguimiento y evaluación del Plan de Mejoramiento Programas
AA-PR-005 Renovación de Registro Calificado AA-PR-004 Renovación de registro calificado
AA-PR- 002 Obtención de la Acreditación de Alta Calidad AA-PR-005 Obtención de la Acreditación de Alta Calidad proyectos curriculares
AA-PR-006 Renovación de la Acreditación de Alta Calidad AA-PR-006 Renovación de la Acreditación de Alta Calidad proyectos curriculares
AA-PR-008 Modificaciones para el Registro Calificado AA-PR-007 Modificación de Registro Calificado créditos del plan de estudios
AA-PR-008 Modificación de Registro Calificado denominación
AA-PR-009 Caracterización Modificación de Registro Calificado énfasis y modalidad posgrados
Nuevo AA-PR-010 Autoevaluación Institucional
Nuevo AA-PR-011 Elaboración Seguimiento y evaluación del Plan de Mejoramiento Institucional
AA-PR-003 Obtención de la Acreditación Institucional AA-PR-012 Obtención de la Acreditación Institucional
AA-PR- 007Renovación de Acreditación Institucional AA-PR-013 Renovación de la Acreditación Institucional
Ilustración 3 Comparativa inicial de la actualización de procedimientos
7.1.1.3 Revisión de los procedimientos
Se realiza la evaluación y comparación de los procedimientos propuestos con respecto a los que
estaban publicados en el portal web de la Oficina Asesora de Planeación y Control -SIGUD, para
evidenciar los principales cambios y establecer principios de mejora para la actualización de los
procedimientos.
Tabla 8 Evaluación Inicial de los procedimientos de Autoevaluación y Acreditación
Procedimiento Evaluación inicial y Principios de mejora
AA-PR-001 Creación proyecto curricular
Se encuentran problemas de lógica en la secuenciación de las actividades, falta establecer los formatos y el ciclo de vida de los documentos, no se encuentran establecidos algunos puntos de control, su base legal esta desactualizada, falta incluir como política de operación que la visita de pares no se realiza siempre y cuando la universidad cuente con acreditación institucional de alta calidad.
AA-PR- 002 Obtención de la Acreditación de Alta Calidad
Se tiene que especificar que este proceso es para los proyectos curriculares, Es necesario tener en cuenta los lineamientos que se generan para la acreditación de programas para una institución acreditada institucionalmente, Se debe actualizar la información de los formatos utilizados en el procedimiento y su ciclo de vida, falta incluir actividades faltantes, falta incluir documentos resultantes, mejorar la diagramación para especificar mejor la secuenciación de actividades con sus respectivos puntos de control. En las actividades falta incluir el diligenciamiento de la información a través de la plataforma SACES para la solicitud ante el CNA de la acreditación de alta calidad, así mismo falta incluir el punto de control para verificar el estado de la documentación e información diligenciada, Es necesario realizar una nueva diagramación que explique con mayor precisión el procedimiento que se debe realizar si la acreditación es negada por parte del CNA, especificando los puntos de control que se tienen que tener en cuenta si esto sucede.
AA-PR-003 Obtención de la Acreditación Institucional
Se debe establecer el ciclo de vida de los documentos, evaluar si estos inician desde un formato establecido y cuál es la disposición final del mismo, Adicionar la base legal correspondiente para el proceso
AA-PR-004 Autoevaluación
Es necesario definir dos procedimientos de autoevaluación, una para proyectos curriculares y otra para la autoevaluación institucional, debido que los responsables y actores son diferentes en los procesos, Es necesario la reorganización de actividades para tener mayor lógica en ejecución de estas, agregar la documentación resultante de las actividades y evaluar su ciclo de vida, incluir actividades faltantes y referenciar procedimientos asociados a este procedimiento, definir formatos y cartillas en la documentación, es fundamental la articulación de este procedimiento con el procedimiento de plan de mejoramiento ya que la autoevaluación es un insumo para el procedimiento de plan de mejoramiento, Se debe actualizar la base legal del procedimiento.
AA-PR-005 Renovación de Registro Calificado
Es necesario la reorganización de actividades para tener mayor lógica en ejecución de estas, agregar la documentación resultante de las actividades y evaluar su ciclo de vida, incluir actividades faltantes y especificar los tiempos máximos de respuestas que se pueden esperar en algunas de las actividades.
AA-PR-006 Renovación de la Acreditación de Alta Calidad
Agregar la documentación resultante de las actividades y evaluar su ciclo de vida, incluir actividades faltantes y especificar los tiempos máximos de respuestas que se pueden esperar en algunas de las actividades.
AA-PR- 007Renovación de Acreditación Institucional
Con la actualización por parte de la oficina de autoevaluación y acreditación se crea el procedimiento de autoevaluación institucional el cual debe referenciarse y diagramarse para dar mayor claridad a este procedimiento, El procedimiento se debe volver a diagramar con referencia a las actualizaciones que propone la oficina de autoevaluación y acreditación, es necesario evaluar los documentos resultantes y su ciclo de vida.
AA-PR-008 Modificaciones para el Registro Calificado
A este procedimiento se le realiza una actualización general, la cual lo divide en tres procedimientos dependiendo la modificación que se realiza en el registro calificado, es por esta razón que es necesario volver a realizar la diagramación de cada uno de los procedimientos, con las especificaciones que propone la oficina de autoevaluación y acreditación.
AA-PR-009 Seguimiento al Plan de Mejoramiento
A este procedimiento se le realiza una actualización general y se especifica si el plan de mejoramiento corresponde o no al plan de mejoramiento institucional, es por esta razón que es necesario volver a realizar la diagramación de cada uno de los procedimientos, con las especificaciones que propone la oficina de autoevaluación y acreditación.
7.1.1.4 Documentación General
El proceso no cuenta con ninguna Guía, formato u otra documentación asociada al proceso.
7.1.1.5 Evaluación de indicadores
Al iniciar el proceso contaba con tres indicadores que determinan principalmente cumplimiento,
eficacia y eficiencia, para evaluar los informes de condiciones iniciales:
• AA-001, Porcentaje de días empleados para la revisión de informes de CI
• AA-002, Porcentaje de cumplimiento de los informes de Condiciones Iniciales CI avalados
por el CIAYA
• AA-003, Porcentaje de informes de CI avalados por el CIAYA que culminan en la visita del
CNA
Se propone establecer indicadores que evidencien la realización a tiempo de las autoevaluaciones
por parte de los proyectos curriculares y a la vez la autoevaluación institucional.
Se sugiere implementar indicadores que permitan evidenciar el nivel de cumplimiento con el plan
de mejoramiento establecido para determinar el cumplimiento y realizar un mejor seguimiento al
plan de mejoramiento a través del tiempo.
7.1.2 Segunda Fase Ejecución Proceso Autoevaluación y Acreditación.
7.1.2.1 Actualización de la Documentación
Luego de realizar la socialización de los informes con el líder, gestor y el grupo de trabajo del
proceso, se inicia la actualización con la mesa de trabajo, en esta mesa se realiza la revisión de la
caracterización del proceso, con referencia a la naturaleza y objetivo del proceso, adicionalmente
se hace la evaluación de la normatividad que impacta directamente en las diferentes fases del ciclo
PHVA dejando esta manera se actualizada y verificada la ficha de caracterización del proceso.
La revisión de la documentación inicia con la evaluación de los procedimientos propuestos y su
respectiva diagramación, se realiza la presentación de los diagramas iniciales y se determinan los
cambios necesarios para los procedimientos.
Se realiza la evaluación de la documentación adicional y se establece la posibilidad de la
estandarización de los documentos: Guías, Formatos y Plantillas
Luego de realizar la correspondiente actualización y diagramación de los procedimientos se realiza
la presentación de estos al profesor Uriel Coy el gestor del proceso quien es el encargado de revisar
los procedimientos, el genera las diferentes observaciones para realizar la modificación y aclarar
varias actividades.
Se realiza la modificación en los procedimientos de acuerdo a las observaciones del profesor y se
presenta a los coordinadores de autoevaluación y acreditación de las facultades para que ellas
también presenten sus observaciones y de acuerdo a estas estas observaciones se realiza la
actualización final de los procedimientos y su respectiva diagramación, adicionalmente se ajusta la
documentación de acuerdo a las últimas observaciones realizadas.
7.1.2.2 Levantamiento de cargas laborales
En el marco de la fase de actualización se realizó el levantamiento de la información referente a los
tiempos y periodicidad de las actividades enmarcadas en los procedimientos utilizando la
metodología anteriormente mencionada, esto sirvió para retroalimentar a cada uno de los
funcionarios de los procesos la respectiva actualización y documentación asociada a estos y verificar
de manera específica las actividades que se presentan en los procedimientos.
7.1.2.3 Validación de la Documentación
Para la validación se presenta la versión final de la documentación a la Vicerrectoría Académica la
cual queda de la siguiente manera:
Caracterización y normograma:
Tabla 9 Actualización objetivo y alcance del proceso de autoevaluación y acreditación
Para la fase de planear se ajusta y actualiza:
Tabla 10 Actualización fase planear
Proveedores Para los proveedores externos se incluye los entes gubernamentales
Se incluye como proveedor interno los procesos de gestión integrada
Planear Se realiza el ajuste: Diseñar políticas institucionales para la autoevaluación y la acreditación de programas e institución, y su articulación con los referentes internos y externos
Productos Lineamientos, orientaciones y estándares para el desarrollo de procedimientos de autoevaluación, registro calificado y acreditación de calidad de programas e institución
Partes interesadas
Externos como están establecidos Internos: todos los procesos
Para la fase hacer se mantiene la descripción con las características actuales, modificando solo el
producto generado en la última actividad quedando de la siguiente manera: Informe de registro
calificado, autoevaluación y acreditación de institución y de proyectos curriculares.
Para la fase de verificar se ajusta y actualiza:
Tabla 11 Actualización fase verificar
Proveedores Para los proveedores externos se incluye los entes gubernamentales
Se incluye como proveedor interno todos los procesos
Insumos Proveedor gestión de docencia: Se modifica de la siguiente manera: Informe de registro calificado, autoevaluación y acreditación de institución y de proyectos curriculares.
Verificar Se mantiene la descripción
Productos Plan de mejoramiento producto de las autoevaluaciones para procesos de registro calificado y acreditación de alta calidad de programas e institucional.
Partes interesadas
Externos como están establecidos Internos: todos los procesos
Para la fase de Actuar se ajusta y actualiza:
Tabla 12 Actualización fase Actuar
Proveedores Se incluye como proveedor interno todos los procesos
Insumos Plan de mejoramiento producto de las autoevaluaciones para procesos de registro calificado y acreditación de alta calidad de programas e institucional.
Actuar Formular, socializar y proponer acciones de mejora enfocadas al mejoramiento de la calidad institucional
Productos Se mantienen
Partes interesadas
Externos como están establecidos Internos: todos los procesos
Con base en lo anterior se ajusta y actualiza la ficha de caracterización del proceso.
Adicionalmente se realiza la evaluación y actualización del normograma del proceso en la cual se
establece la normativa que se encuentra derogada, la vigente y se adiciona la normativa necesaria
que no se encontraba hasta el momento quedando de manera general como se muestra en la tabla
13:
Tabla 13 resumen de la actualización del Normograma del proceso de Autoevaluación y acreditación
Tipo de norma Leyes Decretos Acuerdos Resoluciones Circular
Estado inicial 5 8 7 4 0
Actualización 5 vigentes
6 vigentes 2 Incluidos
3 Derogados
6 Vigentes 1 Derogado 7 Incluidos
3 vigentes 2 derogadas 8 incluidas
1 incluida
Documentación Final del proceso
Finalmente con la actualización del proceso se establece el estado de los procedimientos y
documentación como se describe a continuación se presenta una descripción de la documentación
total del proceso:
Procedimiento de Obtención registro calificado Tabla 14 Resumen de la actualización del procedimiento Creación del proyecto curricular
Procedimiento de Obtención de Acreditación de Alta Calidad Tabla 15 Resumen de la actualización del procedimiento Obtención de acreditación de alta calidad
Estado actual del procedimiento Observaciones
Nombre del procedimiento
AA-PR- 002 Obtención de la Acreditación de Alta Calidad
se realiza modificación en el nombre especificado para proyectos curriculares y se cambia la numeración: AA-PR-005 Obtención de la Acreditación de Alta Calidad proyectos curriculares
Objetivo Realizar las gestiones y las actividades necesarias para la obtención de la acreditación por parte del CNA de los proyectos Curriculares.
No se modifica
Alcance Inicia con la decisión de acreditar el proyecto curricular informando al Comité Institucional de Autoevaluación y Acreditación de Calidad, y finaliza con la recepción de la resolución que otorga la Acreditación de Alta Calidad y la vigencia.
Se realiza modificación en el alcance debido que este termina en la Implementación y seguimiento al plan de mejoramiento que se genere a partir de la resolución de la acreditación
Base legal Desactualizada Es necesario tener en cuenta los lineamientos que se generan para la acreditación de programas para una institución acreditada institucionalmente
Actualización en la diagramación
Se actualiza la información de los formatos utilizados en el procedimiento y su ciclo de vida, se incluyen actividades faltantes, documentos resultantes, se me mejora la diagramación para especificar mejor la secuenciación de actividades con sus respectivos puntos de control.
Procedimiento de Obtención de Acreditación Institucional Tabla 16 Resumen de la actualización del procedimiento obtención de acreditación institucional
Estado actual del procedimiento Observaciones
Nombre del procedimiento
AA-PR-003, Obtención de Acreditación Institucional
Se modifica la numeración: AA-PR-012 Obtención de la Acreditación Institucional de alta calidad
Objetivo Definir las actividades necesarias para llevar a cabo la obtención de la Acreditación Institucional
No se modifica
Estado Inicial del procedimiento Observaciones
Nombre del procedimiento
AA-PR-001, Creación de proyecto curricular Se cambia a: AA-PR-001, Obtención de registro calificado
Objetivo Definir las actividades necesarias para la creación y aprobación de un nuevo proyecto curricular.
Se modifica el objetivo: Definir las actividades necesarias para la creación, aprobación y obtención de registro calificado por primera vez para un nuevo Proyecto Curricular.
Alcance
Inicia desde la Identificación de las necesidades para la creación de un nuevo Proyecto Curricular y termina en la comunicación por parte del Comité Institucional de Autoevaluación y Acreditación al Proyecto Curricular la obtención del Registro Calificado.
Se realiza cambio del alcance con respecto al que se encuentra publicado
Base legal Desactualizada se realiza la actualización
Actualización en la diagramación
Se modifica la diagramación y la secuenciación de las actividades, se establecen los formatos y el ciclo de vida de los documentos, se incluyen puntos de control que no estaban anteriormente.
en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Alcance Va desde la realización del Documento de Condiciones iniciales hasta la recepción de la resolución por el cual se otorga o se niega la acreditación de alta calidad a la institución
No se modifica
Base legal Desactualizada Se actualiza con la normativa correspondiente hasta el año 2015
Actualización en la diagramación
Se establece el ciclo de vida de los documentos, se modifica y actualiza la diagramación.
Procedimiento de Autoevaluación Tabla 17 Resumen de la actualización del procedimiento Autoevaluación
Estado actual del procedimiento Observaciones
Nombre del procedimiento
AA-PR-004 Autoevaluación Inicialmente el procedimiento se divide en dos: AA-PR-002 Autoevaluación proyectos curriculares y AA-PR-010 Autoevaluación Institucional
Objetivo Definir las actividades que permitan llevar a cabo la autoevaluación de un proyecto curricular con la participación de directivos, docentes, estudiantes y egresados con fines de alcanzar la renovación de registro calificado y la obtención o renovación de la acreditación de alta calidad.
No se modifica
Alcance Inicia desde revisión de la normatividad y capacitación a los docentes en los modelos de autoevaluación hasta la generación del documento de Autoevaluación y elaboración del plan de mejoramiento.
Se actualiza el alcance referenciando la disposición final del informe de la autoevaluación
Base legal Desactualizada Se actualiza con la normativa correspondiente hasta el año 2016
Actualización en la diagramación
Se reorganización las actividades para tener mayor lógica en ejecución de estas, agregar la documentación resultante de las actividades y su ciclo de vida, se incluye actividades faltantes y se referencia procedimientos asociados a este procedimiento, se incluyen formatos y cartillas en la documentación.
Procedimiento de Renovación de Registro Calificado Tabla 18 Resumen de la actualización del procedimiento de Renovación de registro calificado
Estado actual del procedimiento Observaciones
Nombre del procedimiento
AA-PR-005 Renovación de Registro Calificado Se modifica la numeración AA-PR-004 Renovación de registro calificado
Objetivo
Definir las actividades necesarias para renovar el registro calificado del proyecto curricular ante el Ministerio de Educación Nacional, para que pueda ser ofrecido por la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en cumplimiento de la Normatividad vigente.
No se modifica
Alcance
Inicia con la revisión de la normatividad y la capacitación de los docentes por el Comité Institucional de Autoevaluación y Acreditación, y termina con la comunicación de la notificación del Ministerio de Educación Nacional en respuesta de la solicitud de renovación de registro calificado.
Se realiza cambio en el alcance debido a una reorganización de actividades
Base legal Desactualizada Se actualiza con la normativa correspondiente hasta el año 2016
Actualización en la diagramación
Se reorganiza las actividades para tener mayor lógica en ejecución de estas, se agrega la documentación resultante de las actividades y su ciclo de vida, se incluye actividades faltantes.
Procedimiento de Renovación de Acreditación de Alta Calidad Tabla 19 Resumen de la actualización del procedimiento de renovación de acreditación de alta calidad
Estado actual del procedimiento Observaciones
Nombre del procedimiento
AA-PR-006, Renovación de Acreditación de Alta Calidad
Se especifica que la renovación se realiza para proyectos curriculares y se cambia la numeración AA-PR-006 Renovación de la Acreditación de Alta Calidad proyectos curriculares
Objetivo Realizar las gestiones y las actividades necesarias para la renovación de la acreditación por parte del CNA de los proyectos Curriculares.
No se modifica
Alcance Inicia con la verificación de que el proyecto curricular tenga Acreditación de Alta calidad, y termina con la recepción de la resolución que otorga la Acreditación de Alta Calidad y la vigencia.
Se actualiza el alcance con la opción de negación de la acreditación de alta calidad por parte del CNA
Base legal Desactualizada Se actualiza con la normativa correspondiente hasta el año 2016
observaciones del procedimiento
Se agrega la documentación resultante de las actividades y su ciclo de vida, se incluyen actividades faltantes.
Procedimiento de Renovación de Acreditación Institucional Tabla 20 Resumen de la actualización del procedimiento de Renovación de Acreditación Institucional
Estado actual del procedimiento Observaciones
Nombre del procedimiento
AA-PR-007, Renovación de Acreditación Institucional
Se modifica la numeración AA-PR-013 Renovación de la Acreditación Institucional de alta calidad
Objetivo Definir las actividades necesarias para llevar a cabo la renovación de la Acreditación Institucional en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
No se modifica
Alcance Va desde la realización del proceso de Autoevaluación Institucional hasta la recepción de la resolución por el cual se otorga o se niega la acreditación de alta calidad a la institución.
Se realiza la actualización del alcance iniciando este desde la verificación del estado de la acreditación de la universidad y finaliza con la implementación y seguimiento del plan de mejoramiento
Base legal Desactualizada Se actualiza con la normativa correspondiente hasta el año 2016
Actualización en la diagramación
El procedimiento se debe vuelve diagramar con referencia a las actualizaciones que propone la oficina de autoevaluación y acreditación, se incluyen los documentos resultantes y su ciclo de vida.
Procedimiento de Modificaciones para el Registro Calificado
A este procedimiento se le realiza una actualización general, la cual lo divide en tres procedimientos
dependiendo la modificación que se realiza en el registro calificado, es por esta razón que se vuelve
a realizar la diagramación de cada uno de los procedimientos, con las especificaciones que propone
la oficina de autoevaluación y acreditación.
Procedimiento de Seguimiento al Plan de Mejoramiento
A este procedimiento se le realiza una actualización general y se especifica si el plan de
mejoramiento corresponde o no al plan de mejoramiento institucional, es por esta razón que se
vuelve a realizar la diagramación de cada uno de los procedimientos, con las especificaciones que
propone la oficina de autoevaluación y acreditación.
Tabla 21 Comparativa final de procedimientos
INICIALES ACTUALIZACIÓN
AA-PR-001 Creación proyecto curricular AA-PR-001 Obtención de registro calificado.
AA-PR-004 Autoevaluación AA-PR-002 Autoevaluación proyectos curriculares
AA-PR-009 Seguimiento al Plan de Mejoramiento AA-PR-003 Elaboración Seguimiento y evaluación del Plan de Mejoramiento de proyectos curriculares
AA-PR-005 Renovación de Registro Calificado AA-PR-004 Renovación de registro calificado
AA-PR- 002 Obtención de la Acreditación de Alta Calidad AA-PR-005 Obtención de la Acreditación de Alta Calidad proyectos curriculares
AA-PR-006 Renovación de la Acreditación de Alta Calidad AA-PR-006 Renovación de la Acreditación de Alta Calidad proyectos curriculares
AA-PR-008 Modificaciones para el Registro Calificado AA-PR-007 Modificación de Registro Calificado créditos del plan de estudios
AA-PR-008 Modificación de Registro Calificado denominación
AA-PR-009 Modificación de Registro Calificado énfasis y modalidad posgrados
Nuevo AA-PR-010 Autoevaluación Institucional
Nuevo AA-PR-011 Elaboración Seguimiento y evaluación del Plan de Mejoramiento Institucional
AA-PR-003 Obtención de la Acreditación Institucional AA-PR-012 Obtención de la Acreditación Institucional de alta calidad
AA-PR- 007Renovación de Acreditación Institucional AA-PR-013 Renovación de la Acreditación Institucional de alta calidad
Ilustración 4 Comparativa de actualización de procedimientos
Guías
Las guías son los documentos en los cuales se describe detalladamente el uso de las plantillas y
como se debe consignar la información para los diferentes procedimientos.
• AA-GUI-001 Guía de uso del documento maestro de condiciones institucionales para la
solicitud o renovación de registro calificado
• AA-GUI-002 Guía para elaboración de exposición de motivos
• AA-GUI-003 Guía para elaboración de modificaciones al registro calificado de un proyecto
curricular
Formatos
El formato de plan de mejoramiento está acorde a las especificaciones que exigen el MEN y el CNA
para la presentación de planes de mejoramiento en el sistema de información SACES, para los
diferentes procesos que se tiene que realizar.
• AA-FR-001 Plan de mejoramiento CNA
• AA-FR-002 seguimiento plan de mejora CNA
Creación de proyecto curricular
Obtención de registro
calificado
Autoevaluación
Autoevaluación Institucional
Autoevaluación Proyectos
curriculares
Seguimiento al plan de
mejoramiento
Elaboración, seguimiento y evaluación del plan de
mejoramiento de proyectos curriculares
Elaboración, seguimiento y evaluación del plan de
mejoramiento de Institucional
Renovación de registro
calificado
Renovación de registro
calificado
Obtención de la acreditación de
alta calidad
Obtención de la acreditación de alta calidad Proyectos
curriculares
Renovación de la acreditación de alta calidad
Renovación de la acreditación de alta calidad Proyectos
curriculares
Modificaciones para el registro
calificado
Modificaciones para el registro
calificado al plan de estudio
Modificaciones para el registro
calificado denominación
Modificación de registro calificad
énfasis y modalidad de posgrados
Obtención de acreditación institucional
Obtención de acreditación
institucional de alta calidad
Renovación de acreditación institucional
Renovación de acreditación
institucional de alta calidad
Procedimientos Actuales
Procedimientos Propuestos
Plantillas
Son los documentos proporcionados por la Coordinación General de Autoevaluación y Acreditación,
en las cuales se tiene que consignar la información necesaria acorde al procedimiento que se vaya
a realizar, son documentos base para la elaboración de documentos maestros, informes de
autoevaluación y documentos de condiciones iniciales.
• Plantilla informe autoevaluación re acreditación proyectos curriculares Pregrado
• Plantilla informe autoevaluación acreditación proyectos curriculares Pregrado
• Plantilla informe autoevaluación renovación registro calificado proyectos curriculares
posgrado
• Plantilla informe autoevaluación re acreditación proyectos curriculares posgrado
• Plantilla informe autoevaluación acreditación proyectos curriculares posgrado
• Plantilla informe autoevaluación renovación registro calificado proyectos curriculares
posgrado
• Plantilla Documento maestro registro calificado especializaciones
• Plantilla Documento maestro registro calificado pre, maestrías y doctorados
• Plantilla documento condiciones iniciales pregrados y posgrados
Cartillas
Son las orientaciones metodológicas que están acordes con los lineamientos del Ministerio de
Educación y el Consejo Nacional de acreditación, en las cuales se explica cómo se tiene que formular,
desarrollar, recopilar: información, actividades, entre otros, para la elaboración de los diferentes
informes o documentos necesarios en los respectivos procedimientos.
• Cartilla de orientaciones metodológicas para la elaboración de autoevaluación de Pregrado
• Cartilla de orientaciones metodológicas para la elaboración de autoevaluación de posgrados
• Cartilla de orientaciones metodológicas para la elaboración, implementación, seguimiento,
acompañamiento y evaluación del plan de mejoramiento
7.1.3 Tercera Fase Análisis Proceso Autoevaluación y Acreditación.
7.1.3.1 Indicadores
De acuerdo a la metodología establecida y mencionada anteriormente para la construcción de los
indicadores del proceso se evaluaron y establecieron los siguientes indicadores y se actualizaron sus
hojas de vida.
Evaluación de los indicadores Iniciales del proceso:
Tabla 22 Evaluación de indicadores del proceso de Autoevaluación y Acreditación
Actualización de indicadores Tabla 23 Actualización realizada a los indicadores
Propuesta de indicadores nuevos Tabla 24 indicadores finales del proceso de Autoevaluación y Acreditación
Indicador Formula De calculo
Cumplimiento en la Renovación de Registros calificados.
# . ó .
# . . ∗ 100
Cumplimiento de los informes de autoevaluación y plan de mejoramiento de proyectos curriculares.
# ó ( )
# ó ∗ 100
Obtención de Registros calificados nuevos.
# . .
# . ó .∗ 100
Obtención de acreditación de proyectos curriculares por primera vez.
# . . .
# . ó . .∗ 100
Cumplimiento en la Renovación de la Acreditación de proyectos curriculares.
# . ó . .
# . . . ∗ 100
Porcentaje de estudiantes que participaron en los procesos de Autoevaluación Institucional
# ó .
# . ∗ 100
Porcentaje de profesores que participaron en los procesos de Autoevaluación Institucional
# ó .
# . ∗ 100
Porcentaje de Graduados que participaron en los procesos de Autoevaluación Institucional
# ó .
# . ∗ 100
Grado de satisfacción de la comunidad con el avance y mejoramiento de la universidad
# muy satisfecho + # ℎ
# ∗ 100
7.1.3.2 Mapas de Riesgo
Los riesgos del proceso de Autoevaluación y Acreditación se determinaron inicialmente desde la
identificación del contexto interno y externo del proceso, por medio de una análisis DOFA, el cual
permitió realizar el cruce entre fortalezas y amenazas, fortalezas y oportunidades, debilidades y
amenazas, debilidades y oportunidades; identificando de este modo las causas de los diferentes
riesgos del proceso como se muestra a continuación:
Tabla 25 Matriz DOFA Proceso Autoevaluación y Acreditación
FORTALEZAS AMENAZAS
1 Equipo de trabajo capacitado y pertinente
1 Cambio en la normativa aplicable al proceso
2 confianza y credibilidad en los procedimientos
2
Deficiencia en plataformas externas para consulta, registro y/o solicitudes
3 Procedimientos actualizados 3
4 Canales de comunicación permanentes con los involucrados en el proceso
4
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
1 Documentación extensa requerida para procedimientos
1 Crecimiento de la cultura de la calidad
2 Alta devolución de documentos incompletos a los proyectos curriculares
2 Adición de sistemas de información para manejo de datos
3
Deficientes canales de comunicación con dependencias de la universidad
3
4 Poca cantidad de profesores que se apropian de los procedimientos del proceso
4
De acuerdo a esta matriz se identificaron las siguientes causas de riesgo
Tabla 26 Cruce para identificación de causas de riesgos asociados al proceso de Autoevaluación y acreditación
VARIABLES (FA) CAUSAS
1 F
Equipo de trabajo capacitado y pertinente Anomalías en la plataforma SACES (MEN o CNA) que dificulta
el registro, solicitud o consulta en el sistema A
Deficiencia en plataformas externas para consulta, registro y/o solicitudes
2
F Procedimientos actualizados Desactualización de normativa asociada a procedimientos o
documentación A Cambio en la normativa aplicable al proceso
3 F
confianza y credibilidad en los procedimientos Anomalías en la plataforma SACES (MEN o CNA) que dificulta
el registro, solicitud o consulta en el sistema A
Deficiencia en plataformas externas para consulta, registro y/o solicitudes
4 F Canales de comunicación permanentes con los involucrados en el proceso
Suministro de información de forma incompleta e inoportuna por parte de las dependencias
A Deficiencia en plataformas externas para consulta, registro y/o solicitudes
VARIABLES (FO) CAUSAS
1
F
Procedimientos actualizados Desconocimiento por parte de la comunidad los
procedimientos establecidos Poca acogida a los procedimientos de Autoevaluación de
proyectos curriculares e institucional Saltos de conductos regulares definidos en los procedimientos
para aprobación y revisión de documentos O
Crecimiento de la cultura de la calidad
2
F
Canales de comunicación permanentes con los involucrados en el proceso Falta de espacios de socialización para el avance en los
procedimientos de la oficina Desconocimiento de fuentes de información que permitan
verificar información relacionada a los procesos O
Adición de sistemas de información para manejo de datos
3 F
confianza y credibilidad en los procedimientos Dificultad para la comunicación de los procedimientos
Poca interrelación con los demás procesos O
Crecimiento de la cultura de la calidad
4
F Equipo de trabajo capacitado y pertinente Manejo de información inapropiado por parte de
funcionarios y/o contratistas O
Adición de sistemas de información para manejo de datos
VARIABLES (DA) CAUSAS
1
D Documentación extensa requerida para procedimientos No cumplimiento de los plazos establecidos para el cargue de
información necesario para los procedimientos Falta de asignación de tiempos a docentes que manejan procedimientos referentes a de Registros calificados y
Acreditaciones de alta calidad de proyectos curriculares A
Deficiencia en plataformas externas para consulta, registro y/o solicitudes
2
D Poca cantidad de profesores que se apropian de los procedimientos del proceso
Falta de asignación de tiempos a docentes que manejan procedimientos referentes a de Registros calificados y
Acreditaciones de alta calidad de proyectos curriculares A
Deficiencia en plataformas externas para consulta, registro y/o solicitudes
3
D Alta devolución de documentos incompletos a los proyectos curriculares Desconocimiento de normativa asociada a los procedimientos
Falencias en la documentación necesaria para la presentación ante entes externos
A Cambio en la normativa aplicable al proceso
4
D
Deficientes canales de comunicación con dependencias de la universidad
Desconocimiento de normativa asociada a los procedimientos Desconocimiento de fuentes de información que permitan
verificar información relacionada a los procesos Desconocimiento por parte de la comunidad los
procedimientos establecidos Poca acogida a los procedimientos de Autoevaluación de
proyectos curriculares e institucional Suministro de información de forma incompleta e inoportuna
por parte de las dependencias
A
Cambio en la normativa aplicable al proceso
VARIABLES (DO) CAUSAS
1
D Documentación extensa requerida para procedimientos
Falencias en la documentación necesaria para la presentación ante entes externos
Falta de asignación de tiempos a docentes que manejan procedimientos referentes a de Registros calificados y
Acreditaciones de alta calidad de proyectos curriculares O
Crecimiento de la cultura de la calidad
2
D
Alta devolución de documentos incompletos a los proyectos curriculares Falencias en la documentación necesaria para la presentación
ante entes externos Falta de asignación de tiempos a docentes que manejan procedimientos referentes a de Registros calificados y
Acreditaciones de alta calidad de proyectos curriculares Información desactualizada de los proyectos curriculares
O
Adición de sistemas de información para manejo de datos
3
D
Deficientes canales de comunicación con dependencias de la universidad
Falencias en la documentación necesaria para la presentación ante entes externos
Manejo de información inapropiado por parte de funcionarios y/o contratistas
Suministro de información de forma incompleta e inoportuna por parte de las dependencias O
Crecimiento de la cultura de la calidad
4
D
Poca cantidad de profesores que se apropian de los procedimientos del proceso
Falta de asignación de tiempos a docentes que manejan procedimientos referentes a de Registros calificados y
Acreditaciones de alta calidad de proyectos curriculares Información desactualizada de los proyectos curriculares
O Crecimiento de la cultura de la calidad
Finalmente se establecen los riesgos asociados al proceso y sus respectivos controles con los cuales
se deja un riesgo residual, del cual se establece el plan de mejoramiento para el tratamiento del
riesgo si este queda en nivel alto o catastrófico.
Tabla 27 Resumen General de la matriz de riesgos del proceso de Autoevaluación y Acreditación
Causas
Cla
sifi
caci
ó
Riesgo Consecuencias
Zon
a d
e
Rie
sgo
Controles Zo
na
de
ries
go
resi
du
al
Man
ejo
del
ries
go
Anomalías en la plataforma SACES (MEN o CNA) que dificulta el registro, solicitud o consulta en el sistema
Exte
rno
Perdida de registro calificado por parte de los proyectos curriculares
No se puede ofertar el proyecto curricular
Cat
astr
ófi
co -
Inac
epta
ble
Fortalecer las jornadas de capacitación a los subcomités de autoevaluación y acreditación de los proyectos curriculares
Mo
der
ado
Asu
mir
Desactualización de normativa asociada a procedimientos o documentación
Inte
rno
Sanciones del por parte del Ministerio de Educación Nacional por oferta de proyectos curriculares sin registro calificado o que se presenten modificaciones no autorizadas
Realizar acompañamiento permanente a los proyectos curriculares que adelanten procedimientos de autoevaluación, establecimiento y seguimiento a los planes de mejoramiento
Causas
Cla
sifi
caci
ó
Riesgo Consecuencias
Zon
a d
e
Rie
sgo
Controles
Zon
a d
e
ries
go
resi
du
al
Man
ejo
del
ries
go
Suministro de información de forma incompleta e inoportuna por parte de las dependencias
Exte
rno
se afecta a la población estudiantil potencial que aspira a ingresar al proyecto curricular
Comunicación abierta y permite con las dependencias para garantizar la entrega a tiempo de información
Desconocimiento por parte de la comunidad los procedimientos establecidos Ex
tern
o Disminución en las
matriculas de nuevos estudiantes. (cobertura)
Documentación, publicación y socialización de información en página web institucional, cartillas, guías y procedimientos facilitando los la elaboración de documentos de condiciones institucionales, autoevaluación y planes de mejoramiento
Saltos de conductos regulares definidos en los procedimientos para aprobación y revisión de documentos
Exte
rno
Afecta el presupuesto de la universidad por la disminución de carga laboral de los profesores
Actualización permanente de los documentos de cuadros maestros para facilitar la obtención de información Institucional
No cumplimiento de los plazos establecidos para el cargue de información necesario para los procedimientos Poca acogida a los procedimientos de Autoevaluación de proyectos curriculares e institucional Suministro de información de forma incompleta e inoportuna por parte de las dependencias Falta de asignación de tiempos a docentes que manejan procedimientos referentes a de Registros calificados y Acreditaciones de alta calidad de proyectos curriculares
Inte
rno
Cambio en código SNIES generando la perdida de histórico ante el MEN
Anomalías en la plataforma SACES (MEN o CNA) que dificulta el registro, solicitud o consulta en el sistema
Exte
rno
No radicación oportuna de documento de condiciones
Perdida de buena imagen del proyecto curricular
Alt
o-
imp
ort
ante
Fortalecer las jornadas de capacitación a los subcomités de autoevaluación y acreditación de los proyectos curriculares
Baj
o
Asu
mir
Causas
Cla
sifi
caci
ó
Riesgo Consecuencias
Zon
a d
e
Rie
sgo
Controles
Zon
a d
e
ries
go
resi
du
al
Man
ejo
del
ries
go
Desactualización de normativa asociada a procedimientos o documentación No cumplimiento de los plazos establecidos para el cargue de información necesario para los procedimientos
Inte
rno
iniciales ante el CNA
Imposibilidad de empezar el proceso de Acreditación de alta calidad de proyectos curriculares
Realizar acompañamiento permanente a los proyectos curriculares que adelanten procedimientos de autoevaluación, establecimiento y seguimiento a los planes de mejoramiento
Suministro de información de forma incompleta e inoportuna por parte de las dependencias Falencias en la documentación necesaria para la presentación ante entes externos
Exte
rno
Perdida del historial de acreditación del proyecto curricular
Comunicación abierta y permite con las dependencias para garantizar la entrega a tiempo de información
Desconocimiento por parte de la comunidad los procedimientos establecidos In
tern
o
Disminución de proyectos curriculares con acreditación de alta calidad de la universidad
Documentación, publicación y socialización de información en página web institucional, cartillas, guías y procedimientos facilitando los la elaboración de documentos de condiciones iniciales, autoevaluación y planes de mejoramiento
Saltos de conductos regulares definidos en los procedimientos para aprobación y revisión de documentos
Exte
rno
Actualización permanente de los documentos de cuadros maestros para facilitar la obtención de información Institucional
Falta de asignación de tiempos a docentes que manejan procedimientos referentes a de Registros calificados y Acreditaciones de alta calidad de proyectos curriculares
Exte
rno
Desactualización de normativa asociada a procedimientos o documentación
Inte
rno
Perdida de Acreditación Institucional de Alta Calidad
Perdida de buena imagen de la universidad
Alt
o-i
mp
ort
ante
Fortalecer las jornadas de capacitación, socialización y divulgación de la acreditación institucional con la comunidad universitaria
Baj
o
Asu
mir
Suministro de información de forma incompleta e inoportuna por parte de las dependencias
Exte
rno
Incumplimiento con los objetivos del Plan Estratégico de Desarrollo
Comunicación abierta y permite con las dependencias para garantizar la entrega a tiempo de información
Causas
Cla
sifi
caci
ó
Riesgo Consecuencias
Zon
a d
e
Rie
sgo
Controles
Zon
a d
e
ries
go
resi
du
al
Man
ejo
del
ries
go
Desconocimiento por parte de la comunidad los procedimientos establecidos In
tern
o
Pérdida de confianza por parte de la comunidad universitaria y comunidad en general
Recoger las sugerencias de pares académicos para plantear acciones de mejora que permitan fortalecer la autoevaluación institucional
Saltos de conductos regulares definidos en los procedimientos para aprobación y revisión de documentos
Exte
rno
Disminución de recursos por parte del estado
Seguimiento permanente a la situación del plan de mejoramiento institucional para evidenciar el logro de las actividades propuestas
Dificultad para la comunicación de los procedimientos In
tern
o
Poca acogida a los procedimientos de Autoevaluación de proyectos curriculares e institucional Suministro de información de forma incompleta e inoportuna por parte de las dependencias Falencias en la documentación necesaria para la presentación ante entes externos
Exte
rno
7.2 Resultados proceso Gestión Integrada
7.2.1 Diagnostico Proceso de Gestión Integrada Con base en el plan estratégico de desarrollo 2007 – 2016 de la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas (PEDUD 2007-2016), el cual enmarca su operación en 6 políticas principales, donde para
el proceso de Gestión integrada, dos de estas políticas establecen los lineamientos que relacionan
al proceso con el PEDUD:
Política 1. Articulación, contexto y proyección estratégica.
Esta política se toma como referencia debido al programa 1 de la estrategia 4, en el cual se nombra
la promoción de planes y programas orientados para garantizar la gestión ambiental, ya que el
proceso de gestión integrada debe articular la gestión ambiental como un subsistema del sistema
integrado de gestión.
Política 4: Modernización de la gestión administrativa, financiera y del talento humano.
Esta política menciona como estrategias el desarrollo de modelos de gestión y planeación con los
nuevos esquemas de organización y de gestión eficiente de los recursos y la Modernización de
procesos, que permita la integración académico-administrativa de la Universidad, por lo cual
establece la reorganización de la universidad a través de un sistema integrado de gestión que
permita articular y garantizar de manera armónica, la interacción de los subsistemas que componen
el sistema integrado de gestión.
Tabla 28 Contextualización proceso de Gestión integrada en el PEDUD 2007-2016
Plan de desarrollo 2007-2016
Política Objetivo Estrategia Programa Proyecto
Política 1. Articulación, contexto y proyección estratégica
Crear las condiciones institucionales e interinstitucionales para garantizar la participación efectiva de la Universidad en diferentes instancias desde los cuales pueda incidir en la formulación de políticas públicas y acciones de impacto social en los campos estratégicos institucionales, para contribuir al desarrollo humano y social sostenible de la Ciudad Región de Bogotá y el país.
Estrategia 4. Promoción de los planes y programas encaminados a garantizar la gestión ambiental.
Programa 1. Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA)
Generar propuestas de servicios ambientales
Promover el conocimiento, protección y uso racional de la biodiversidad
Impulsar propuestas para el manejo del espacio público, el saneamiento ambiental, la gestión ambiental y los servicios públicos.
Articular la Universidad con instancias de incidencia en la organización del espacio público, el medio ambiente y su sostenibilidad.
POLITICA 4: Modernización de la gestión administrativa, financiera y del talento humano
Garantizar la gestión adecuada de los recursos públicos, la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos administrativos, financieros y la formación y desarrollo del talento humano, de manera que la comunidad universitaria asuma con compromiso y responsabilidad las decisiones que se adopten en el marco de estrategias compartidas y sostenibles
Estrategia 1. Institucionalización y desarrollo de modelos de gestión y planeación universitaria consistentes con los nuevos esquemas de organización y de gestión eficiente de los recursos.
Programa 1. Fortalecimiento de los procesos de planeación estratégica y de dirección universitaria.
Diseñar e implementar un sistema de administración y de gestión modernos, eficientes y eficaces y de Gestión Transparente
Estrategia 2. Modernización de procesos, que permita la integración académico-administrativa de la Universidad
Programa 1. Modernización Organizacional y Desarrollo Administrativo y Financiero
Realizar un rediseño Organizacional.
Con esta información se realiza una evaluación de la correlación entre el objetivo del proceso y el enfoque que establece el PEDUD para determinar si hay necesidad de correcciones, de la misma forma se evalúa el alcance que tiene el proceso y se verifica si es acorde a los lineamientos que establecen.
Tabla 29 Evaluación del objetivo y el alcance del proceso
RESOLUCIÓN 215 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: GESTIÓN INTEGRADA
Objetivo del SIG Objetivo Alcance Objetivo propuesto Alcance
El sistema integrado de gestión
de la universidad distrital
Francisco José de Caldas,
deberá orientar y fortalecer la
gestión, como una herramienta
que permita dirigir y evaluar el
desempeño, para permitir el logro
de los objetivos, el cumplimiento
de los fines esenciales de la
universidad y el mejoramiento
continuo
Articular y Gestionar
el Sistema Integrado
de Gestión a través
de un Análisis
Sinérgico y
Mejoramiento
Continuo que
contribuya al
cumplimiento de los
Objetivos
Institucionales.
Inicia con la
definición de las
directrices de la
Estructura Integral
del SIGUD y termina
con la
Implementación de
las Acciones de
Mejora.
Articular y fortalecer la Gestión
de los subsistemas que
integran el Sistema Integrado
de Gestión a través de un
Análisis Sinérgico que permita
establecer planes de
Mejoramiento Continuo que
contribuyan al cumplimiento de
los Objetivos Institucionales.
Inicia con la definición de
las directrices de la
Estructura Integral del
SIGUD, generando
planes de mejoramiento
continuo y termina con la
Implementación de las
Acciones de Mejora.
Se sugiere incluir en el Objetivo del proceso "El fortalecimiento en la gestión de acuerdo a lo
establecido en la Resolución 215 de Rectoría de 2014 e integrar la finalidad del programa 1 de la
Estrategia 1 de la Política 4 del PED, adicionalmente se propone establecer una evaluación continua
de la interacción de los subsistemas para generar Planes de Mejoramiento, que permitan
determinar acciones de mejora.
Análisis base legal del proceso
De acuerdo al normograma actual se realiza la evaluación de los rezagos existentes en la
normatividad competente al proceso de Gestión Integrada, donde se encuentra lo siguiente:
Normativa que no se encuentra incluida en el normograma
Tabla 30 Normativa propuesta para el proceso de Gestión integrada
Clasificación de la Norma
Año Temática Expedida por
Artículo Aplicable
Sugerencia de inclusión
Ley 87 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones
Congreso de la República
Toda Como normativa para la evaluación y el control de la universidad como entidad publica
Ley 489 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la constitución política y se dictan otras disposiciones.
Congreso de la República
Toda Ley que regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública.
Decreto 1537
2001 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.
Presidencia de la republica
Todo Como decreto que reglamenta la ley de control interno
Decreto 4110
2004 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
Presidencia de la republica
Todo Con este decreto se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTCGP 1000:2004, la cual determina las generalidades y los
requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades publicas
Decreto 4485
2009 Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
Presidencia de la republica
Todo Se reglamenta la actualización de la norma NTC GP1000
Resolución 227
2014 ”Por la cual se realiza el Mejoramiento Continuo a la Política, Objetivos, y Modelo de Operación por Procesos del Sistema Integrado de Gestión, de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, SIGUD y se dictan otras disposiciones”
Rectoría Todo
Resolución 004
2016 “Por la cual adopta el Manual para la Administración de Riesgos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”
Rectoría Todo
Resolución 207
2016 “Por la cual se establecen algunas directrices generales para la identificación, creación, revisión, aprobación, normalización y control de documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”
Rectoría Todo
Resolución 506
2016 “Por la cual se modifica la Resolución 227 de 2014, mediante la cual se realiza el mejoramiento continuo a la Política, Objetivos, y al Modelo de Operación por Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, SIGUD, y se dictan otras disposiciones.”
Rectoría Todo
Caracterización del proceso de Gestión integrada
Se realiza una evaluación del estado inicial de la caracterización del proceso, evaluando las
diferentes entradas y salidas del mismo en cada uno de sus componentes del ciclo PHVA, se realiza
una presentación de la ficha de caracterización más amigable para el lector, para poder definir los
aspectos o principios de mejora.
Para la fase de planear se puede especificar cuáles son los insumos por cada uno de los proveedores,
evaluando si estos insumos son internos o externos, esto genera mayor comprensión y claridad en
las entradas del proceso.
Es necesario evaluar las partes interesadas en cada una de las fases del ciclo PHVA debido que no
se presenta trazabilidad de información en otros procesos, ni se referencia como entradas de los
demás procesos.
Las actividades de verificación deben ser nombradas como controles que se realicen al sistema, no
como acciones que se realicen, debido que es una etapa informativa y de evaluación.
Evaluación de los procedimientos Tabla 31 Evaluación inicial de los procedimientos del proceso de gestión integrada
Procedimiento Evaluación Inicial
GI-PR-001, Planificación, Ejecución, Seguimiento y
Control Del SIGUD
La descripción de la actividad diligenciar plazos de cumplimiento de actividades, hace referencia a una actividad adicional, describiendo la actividad como un subproceso, se propone realizar una revisión para dividir las actividades y evaluar si se presenta punto de control. No se encuentra puntos de control que determine el grado de cumplimiento de las actividades, de esta manera no se contempla la opción del no cumplimiento de estas y las actividades que se generan respectivamente.
GI-PR-002, Identificación y Evaluación de Requisitos
Legales
Para el procedimiento de identificación y evaluación de requisitos legales se sugiere referenciar una fase en la que se especifique como se incluye la normativa aprobada o actualizada en el proceso al que esta nueva normativa aplique, generándose un punto de control que evalué la necesidad o no de la modificación del proceso o alguno de sus procedimientos, referenciando el procedimiento de elaboración y control de documentos.
GI-PR-003, Identificación de servicio no conforme
Inicialmente se hace referencia a un listado de productos y servicios no conformes por proceso, sin embargo no se presenta este listado en ningún proceso. Se referencia una actividad como un procedimiento, adicionalmente no se evidencia que procedimiento se debe realizar según sea la no conformidad que se presenta. Cuando se realiza un tratamiento a una no conformidad se puede estar generando una acción correctiva por lo cual es necesario evaluar la relación entre los procedimientos verificando y estableciendo una lógica adecuada que permita evidenciar claramente el proceso que debe seguir la no conformidad.
GI-PR-004, Acciones correctivas y preventivas
Cuando se realiza la actividad de evaluación de los resultados de la implementación de las acciones preventivas o correctivas no se tiene en consideración un resultado negativo, por esta razón es necesario en la evaluación generar un punto de control que especifique si la acción implementada es adecuada y corresponde a las necesidades, de lo contrario reconsiderar la acción preventiva o correctiva.
GI-PR-005, Elaboración y control de documentos
Hace falta referenciar en las actividades la evaluación del documento según los parámetros de la guía para normalización de documentos, esto se encuentra como política de operación sin embargo haría falta nombrarlo en el punto de control de la revisión de la solicitud; sus actividades se nombran de manera extensa por lo que se sugiere realizar una redefinición del nombre de las actividades.
Observaciones generales del proceso de gestión integrada
Con referencia a la caracterización no se hay un procedimiento que especifique la elaboración de
planes de calidad, programas de salud ocupacional y plan de mitigación del riesgo.
Las actividades establecidas en los procedimientos se estructuraron de manera extensa, se deben
definir de forma más concreta, de acuerdo con el Instructivo para la Elaboración de Procedimientos
en la Herramienta Bizagi.
Con base en el normograma actual del proceso de gestión integrada, se hace referencia a la
elaboración de planes y programas de gestión ambiental, sin embargo en los procedimientos
actuales no se encuentra ningún procedimiento que abarque la gestión ambiental.
Es necesario la especificación del ciclo de vida de los documentos para evidenciar la trazabilidad de
los mismos.
Se sugiere establecer un Procedimiento para realizar el seguimiento a los resultados de los
indicadores de gestión de cada proceso, de acuerdo como se determina en el Ciclo PHVA.
Evaluación de Indicadores
Actualmente se cuenta con 6 indicadores para el proceso de gestión integrada
• Acciones Correctivas- eficiencia
• Acciones Preventivas- eficiencia
• Acciones de Mejora - eficiencia
• Grado de satisfacción de la gestión del SIGUD- efectividad
• Solicitudes atendidas- eficacia
• Grado de cumplimiento de la planificación en el SIGUD – Eficacia
Se propone la realización de indicadores que permitan evaluar si las acciones que fueron
implementadas, fueron acertadas para el tratamiento o prevención de las inconformidades
presentadas.
Hace falta implementar indicadores de gestión ambiental, de evaluación de la eficacia de los
subprocesos que integran el sistema integrado de gestión e indicadores en donde se evidencie la
mitigación de los riesgos críticos.
7.2.2 Segunda Fase Ejecución Proceso Gestión Integrada.
7.2.2.1 Actualización de la Documentación
La actualización se inicia con evaluación de la caracterización del proceso de Gestión Integrada,
definiendo el objetivo, alcance y las diferentes actividades en cada una de las fases del ciclo PHVA
evaluando y modificando sus proveedores e insumos, y así mismo las salidas y partes interesadas.
De esta manera la actualización de la ficha de caracterización queda como se muestra a
continuación:
Tabla 32 Actualización objetivo y alcance del proceso de Gestión integrada
Tabla 33 Actualización de las actividades de las fases del ciclo PHVA del proceso de autoevaluación y acreditación
La actualización de la documentación se realizó de acuerdo a la metodología establecida por el
SIGUD, con base en esto se establecieron las diferentes mesas de trabajo y se procedió a revisar la
documentación teniendo en cuenta el diagnóstico del proceso que se realizó inicialmente.
Se hizo la actualización como se muestra a continuación:
Tabla 34 Actualización de la documentación del proceso de Gestión Integrada
Tipo de
Documento Documento Cambio realizado
Manuales GI-MG-001, Manual de
administración del riesgo
Se Incluye la descripción del análisis del contexto interno y externo para la evaluación de las causas de los riesgos a partir de la evaluación por medio del análisis DOFA, se actualiza con respecto al manual de imagen, se crean los formatos GI-MG-001-FR-001, Formato Matriz análisis DOFA contexto interno y externo y GI-MG-001-FR-007, Formato para determinar el impacto de los riesgos de corrupción, los cuales sirven para realizar la evaluación del contexto interno y externo y determinar el impacto que genera el riesgo de corrupción, respectivamente.
Procedimientos GI-PR-001, Planificación, Ejecución, Seguimiento y
Control del SIGUD
Se deja un procedimiento borrador el cual queda para modificación por parte del equipo SIGUD adicionalmente se modifica el formato para el registro de la planeación del SIGUD.
Tipo de
Documento Documento Cambio realizado
GI-PR-002, Identificación y Evaluación de Requisitos
Legales
Se modifica su diagramación, se incluye
una fase en la que se especifica cómo se incluye la
normativa aprobada o actualizada en el proceso al que
esta nueva normativa aplica, generándose un punto de
control que evalúa la necesidad o no de la modificación del
proceso o alguno de sus procedimientos, referenciando el
procedimiento de elaboración y control de documentos, se
modifica la diagramación completamente, dándole una
mayor claridad a las actividades, y se establece los
diferentes responsables para la realización de las
actividades
GI-PR-003, Identificación de Producto y/o Servicio No
Conforme
Se modifica el objetivo, el alcance dando mayor claridad a cada aspecto dejándolo en relación con la ISO 9001:2015, se actualiza la base legal correspondiente al proceso, en las políticas de operación se agrega el tratamiento que puede llegar a tener un producto y/o servicio no conforme, en la diagramación se referencia el enlace para la generación de plan de mejoramiento con el fin de realizar el respectivo seguimiento a las acciones tomadas para el tratamiento del Producto y/o servicio no conforme.
GI-PR-004, Acciones Correctivas, Preventivas y
de Mejora
Se elimina este procedimiento ya que se crea el procedimiento de plan de mejoramiento el cual incluye la identificación y ejecución de las diferentes tipos de acciones.
GI-PR-005, Elaboración y Control de Documentos
Se modifica la diagramación, dándole claridad a las actividades, se revisa el objetivo, el alcance y la base legal de procedimiento, se adiciona la descripción de la publicación de los documentos en el portal web de la Oficina Asesora de Planeación y Control.
GI-PR-004,Plan de mejoramiento
Se Crea el procedimiento de Plan de mejoramiento determinando la secuencia de creación, evaluación, seguimiento y calificación de los diferentes planes de mejoramiento, que Pueden surgir en la universidad, articulando este procedimiento, con su respectiva guía E instructivo, para dejar bien especificado el procedimiento
Guías
GI-GUI-001, Guía de Normalización de
Documentos para el Sistema Integrado de
Gestión
Se realiza la actualización de: Objetivo, responsables, políticas de operación, se agregan definiciones, se modifica la pirámide documental, se modifica el tipo de letra según el manual de imagen institucional y se incluye las directrices para la documentación del SIGUD con referencia al manual (http://sgral.udistrital.edu.co/xdata/rec/res_2016-653.pdf), se elimina el literal de formato de caracterización, se modifica el literal de diagramación de los procedimientos en la herramienta Bizagi especificando la diagramación completa en el instructivo, se modifica el literal de contenido de la norma para los documentos de nivel dos detallando los contenidos específicos de estos, se modifica el literal de actualización de manuales Finalmente
Tipo de
Documento Documento Cambio realizado
en los ANEXOS se actualiza la codificación de los procesos y de los diferentes documentos del SIGUD.
GI-GUI-002, Guía para la Construcción de
Indicadores Sistema Integrado de Gestión
SIGUD
Se incluye la identificación de los indicadores a partir de la metodología para evaluar los indicadores KPI, estableciendo la metodología de evaluación del objetivo del proceso y la evaluación de los indicadores con la pertinencia (Cumplimiento con el objetivo), valor (tiene importancia su evaluación) y facilidad (los datos para la evaluación del indicador son fácilmente identificables).
GI-GUI-003, Guía para la Identificación y Análisis de
Causas
Se elimina esta guía y se incluye la información que estaba presente en esta a la guía asociada al procedimiento de plan de mejoramiento, dejando completa la guía.
GI-GUI-004, Guía para la Realización de la Revisión
por Dirección
Se Reorganiza y complementa según la actualización de la norma ISO 9001 versión 2015, se incluye la evaluación de los aspectos e impactos ambientales, se complementa los numerales que tienen relación con los Subsistemas de Gestión Ambiental y Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
GI-GUI-003, Guía para levantamiento del plan de
mejoramiento de la Universidad Distrital
Se Crea la guía con el fin de especificar de manera detallada cada uno de los conceptos necesarios para el levantamiento de los planes de mejoramiento en la Universidad Distrital.
Instructivos
GI-GUI-001-IN-001, Instructivo para la
Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi
Se traslada la notación de la Guía de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión (GI-GUI-001), dejando completo el instructivo y dando claridad a la notación necesaria para la diagramación en la herramienta, se adiciona los patrones de modelamiento y se cambia el tipo de letra del documento según las directrices del manual de imagen institucional (http://sgral.udistrital.edu.co/xdata/rec/res_2016-653.pdf)
GI-GUI-003-IN-002, Instructivo Para la
Elaboración de Planes de Mejoramiento en la
Plataforma Odoo
Se crea el instructivo para especificar detalladamente cada uno de los pasos necesarios para la elaboración de los planes de mejoramiento en la plataforma Odoo
Formatos
GI-PR-001-FR-001, Formato Plan de Mejoramiento
Se Elimina el Formato debido a la inclusión del procedimiento de plan de mejoramiento
GI-PR-001-FR-002, Formato Planificación de Actividades
Se modifica el formato
GI-GUI-002-FR-003, Cuadro de Mando Integral
No se modifica
GI-GUI-002-FR-004, Hoja de Vida Indicadores
No se modifica
GI-PR-003-FR-005, Formato Producto y Servicio No
Conforme
No se modifica
GI-GUI-003-FR-006, Formato Análisis de Causas
No se modifica
Tipo de
Documento Documento Cambio realizado
GI-PR-004-FR-007, Formato Solicitud de Acción
Correctiva-Preventiva
Se elimina el formato de solicitud de acción correctiva- preventiva debido a la inclusión del procedimiento de plan de mejoramiento
GI-PR-004-FR-008, Formato Acciones Correctivas
Se elimina el formato de acción correctiva debido a la inclusión del procedimiento de plan de mejoramiento
GI-PR-004-FR-009, Formato Acciones Preventivas
Se elimina el formato de solicitud de acción preventiva debido a la inclusión del procedimiento de plan de mejoramiento
GI-FR-010, Formato Acta de Reunión
No se modifica
GI-FR-011, Formato Planilla de Asistencia
No se modifica
GI-PR-005-FR-012, Formato Solicitud Elaboración,
Modificación o Eliminación Documental
No se modifica
GI-FR-013, Listado Maestro de Documentos
No se modifica
GI-MG-001-FR-014, Mapa Integral de Riesgos
Se agrega una celda de selección para identificar el proceso que se registra en el formato, se actualiza con respecto al manual de imagen.
GI-GUI-001-FR-015, Formato de Caracterización
de Proceso
Se elimina las celdas que enlazan el normograma y los indicadores, se agrega una celda de selección para identificar el proceso que se registra en el formato, se actualiza con respecto al manual de imagen.
GI-GUI-004-FR-016, Formato para Registro de la
Información de Revisión por Dirección del Sistema
Integrado de Gestión
Se Reorganiza y complementa según la actualización de la norma ISO 9001 versión 2015, se incluye la evaluación de los aspectos e impactos ambientales, se complementa los numerales que tienen relación con los Subsistemas de Gestión Ambiental y Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
GI-PR-002-FR-017, Normograma por Procesos
Se agrega una celda de selección para identificar el proceso que se registra en el formato, se actualiza con respecto al manual de imagen.
GI-MG-001-FR-018, Identificación de servicios
Se crea el formato para la identificación de los servicios en la universidad
GI-MG-001-FR-001 Formato Matriz análisis DOFA
contexto interno y externo
Se crea el formato para determinar el contexto interno y externo del proceso.
GI-MG-001-FR-007 Formato para determinar el impacto
de los riesgos de corrupción
Se crea el formato para determinar el impacto que puede llegar a tener los riesgos de corrupción en el proceso.
Finalmente para el normograma se verifica la normativa vigente y se incluye la que no se encuentra
hasta el momento, se realiza el traslado de normativa a los procesos correspondientes:
Tabla 35 Resumen de la actualización del Normograma del proceso de Gestión Integrada
Tipo de norma Estado inicial Actualización
Leyes 9 8 vigentes 1 derogada
Decretos 34 30 vigentes 3 Incluidos 2 Derogados 4 Trasladados a otro proceso
Acuerdos 15 Vigentes Resoluciones 34 34 vigentes
4 incluidas Normas técnicas 4 2 Actualizadas
7.2.2.2 Levantamiento de cargas laborales
En el marco de la fase de actualización se realizó el levantamiento de la información referente a los
tiempos y periodicidad de las actividades enmarcadas en los procedimientos utilizando la
metodología anteriormente mencionada.
7.2.2.3 Validación de la Documentación
Para la validación se presenta la versión final de la documentación al Gestor del proceso el Jefe de
la Oficina Asesora de Planeación y Control y finalmente a la Rectoría como Líder del proceso.
7.2.3 Tercera Fase Análisis Proceso Gestión Integrada.
7.2.3.1 Indicadores
Para la evaluación de los indicadores del proceso de gestión integrada se utilizó la metodología
propuesta en la Guía para levantamiento del plan de mejoramiento de la Universidad Distrital, establecida
por el SIGUD.
Evaluación del Objetivo del proceso de Autoevaluación y Acreditación
Se realiza la evaluación del objetivo y se da respuesta a las preguntas que evalúan el objetivo y su
concordancia con el Plan Estratégico de Desarrollo quedando de la siguiente manera:
Objetivo
Articular y fortalecer la Gestión de los subsistemas que integran el Sistema Integrado de Gestión a
través de un análisis sinérgico que permita establecer planes de Mejoramiento Continuo que
contribuyan al cumplimiento de los Objetivos Institucionales
Evaluación del objetivo:
Ilustración 5 Evaluación de concordancia del objetivo del proceso con el PED
Evaluación de los indicadores actuales del proceso:
Luego se realiza la evaluación de los indicadores con respecto a la metodología planteada
Tabla 36Evaluación de indicadores del proceso de Gestión Integrada
Actualización de indicadores
Con la incorporación de un sistema de información como lo es Odoo para la creación, control y
seguimiento al plan de mejoramiento del cual se puede obtener los datos sobre los estados de las
acciones correctivas, preventivas y de mejora, el criterio de facilidad puede cambiar a alto, lo cual
permitiría que el manejo del indicador sea mantener, debido que puede ser importante para la toma
de decisiones si se tiene la información en su conjunto, sin embargo se realiza la propuesta
¿Contribuye a la estrategia, lineamiento u objetivo de la unidad académica y/o administrativa en que se enmarca el proceso?
¿El objetivo tiene importancia y es fácilmente diferenciable?
¿Se puede medir?
¿Se define como un objetivo único?
¿Se tiene un grado de control/ influencia sobre el resultado?
Indicadores de proceso
Tabla 37 indicadores finales del proceso de Gestión Integrada
Indicador Formula De calculo Observaciones
Actual Acciones Correctivas. # é
# ∗ 100
Se pueden unificar en un solo indicador que
evalúe el cumplimiento de los
planes de mejoramiento por
proceso
Actual
Acciones Preventivas. # é
# ∗ 100
Actual Acciones de Mejora. # é
# ∗ 100
Propuesto Cumplimiento con los
planes de mejoramiento
#planes de mejoramiento o é
# planes de mejoramiento∗ 100
Eliminado Grado de satisfacción del gestión del SIGUD
De acuerdo a la socialización realizada con la mesa de trabajo
y con el gestor del proceso se elimina
este indicador
Eliminado Solicitudes atendidas Se Elimina con base en análisis del indicador
Actual
Grado de cumplimiento de
la planificación en el
SIGUD
ú
ó
∗ 100
Propuesto Nivel de riesgos críticos
mitigados ú
∗ 100
Propuesto Índice de eficacia de los
procesos
# ó 90%
∗ 100
7.2.3.2 Mapas de riesgo
De igual forma como se presentó anteriormente para el proceso de autoevaluación y acreditación
se realiza el mismo análisis y levantamiento de información para los riesgos asociados al proceso de
Gestión Integrada
Identificación de contexto interno y externo:
Tabla 38Matriz DOFA Proceso Gestión Integrada
FORTALEZAS AMENAZAS
1 Se cuenta con una estructura de lineamientos documentales definidos
1 Cambios en la normativa o base legal que afecten el proceso
2 Modelo de operación por procesos Actualizado
2 Existencia de detractores del SIGUD en la Universidad
3
Personal profesional asignado específicamente a las actividades asociadas al Sistema Integrado de Gestión (SIG)
3 Desconocimiento del SIGUD por parte de la comunidad Universitaria
4
4 Falta de asignación de recursos para generar estrategias de comunicación vitales para el SIGUD
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
1 Falta de herramientas de gestión para la implementación seguimiento y evaluación para la mejora continua de los procesos
1 Crecimiento de la cultura de la calidad
2 Baja articulación con los subsistemas del SIGUD
2
Posibilidad de incluir pasantes del proyecto curricular de Ingeniería Industrial para la actualización permanente del SIGUD
3 Ausencia de proceso sistemático de Auditoria interna de Calidad
3 Interacción con entidades a nivel distrital, Nacional, e internacional y con la comunidad universitaria
4 Falta de motivación del recurso humano
4 Apoyar la gestión del conocimiento de la institución como alma mater
5 Falta de liderazgo y compromiso por parte de la alta dirección
5 Conformación del Grupo Promotor para el Mejoramiento Institucional
Cruce para determinar causas de riesgos:
Tabla 39 Cruce para identificación de causas de riesgos asociados al proceso de Gestión Integrada
VARIABLES (FA) CAUSAS
1
F Se cuenta con una estructura de lineamientos
documentales definidos Desactualización de la normativa vigente Vacíos normativos que afectan la gestión
Documentación desactualizada A Cambios en la normativa o base legal que afecten el
proceso
2
F Personal profesional asignado específicamente a las
actividades asociadas al Sistema Integrado de Gestión (SIG)
Gestión inadecuada de la Implementación del modelo de operación por procesos
Rezago en la implementación y documentación de los procesos
Incumplimiento en los tiempos propuestos en el plan A
Falta de asignación de recursos para generar estrategias de comunicación vitales para el SIGUD
de acción Falta de recursos asignados para las estrategias de
comunicación del SIGUD
3
F Modelo de operación por procesos Actualizado
Poca participación de la comunidad Académica y Administrativa en los procesos de implementación del
SIGUD Falta de recursos asignados para las estrategias de
comunicación del SIGUD Falta de espacios para la socialización del SIGUD Falta de apropiación por parte de los Lideres y Gestores de los procesos, para la actualización
permanente de la documentación asociada. A
Desconocimiento del SIGUD por parte de la comunidad Universitaria
4
F Modelo de operación por procesos Actualizado Desconocimiento de las ventajas propias de la gestión por procesos
Falta de espacios para la socialización del SIGUD Conflicto de intereses
A Existencia de detractores del SIGUD en la Universidad
VARIABLES (FO) CAUSAS
1
F Se cuenta con una estructura de lineamientos
documentales definidos
Volumen documental robusto y complejo Dificultad en la puesta en práctica por parte de los
pasantes en la actualización de la documentación y la gestión por procesos
Falta de credibilidad en las actividades a cargo de los pasantes
Poca disponibilidad y disposición por parte de los líderes y gestores del proceso para atender las
reuniones del SIGUD
O Posibilidad de incluir pasantes del proyecto curricular
de Ingeniería Industrial para la actualización permanente del SIGUD
2 F
Personal profesional asignado específicamente a las actividades asociadas al Sistema Integrado de Gestión
(SIG)
Disposición de recursos para la contratación de personal idóneo para la siguiente vigencia
Falta de recursos asignados para las estrategias de comunicación del SIGUD
Falta de espacios para la socialización del SIGUD O Crecimiento de la cultura de la calidad
VARIABLES (DA) CAUSAS
1
D Falta de herramientas de gestión para la
implementación seguimiento y evaluación para la mejora continua de los procesos
Falta de recursos asignados para las estrategias de comunicación del SIGUD
Falta de integración de un sistema de información adecuado para apoyar la evaluación del desempeño y
la mejora continua del SIGUD Modelos de Gestión Improvisados por parte de la
Función Pública (DAFP)
A Cambios en la normativa o base legal que afecten el
proceso
2
D Baja articulación con los subsistemas del SIGUD Desarticulación con coordinadores y gestores de los diferentes subsistemas de la universidad
Falta de alineación conceptual con los gestores de procesos
Lucha de poder a nivel de coordinación de subsistemas
A Falta de asignación de recursos para generar
estrategias de comunicación vitales para el SIGUD
3 D
Ausencia de proceso sistemático de Auditoria interna de Calidad
Falta de coherencia normativa en la definición de roles con respecto a la auditoria interna de calidad
Falta de recursos para la preparación de Auditores Falta de Coordinación por parte de la Oficina Asesora de Control Interno para asumir el rol de auditoria del
SIGUD A Cambios en la normativa o base legal que afecten el
proceso
4 D Falta de motivación del recurso humano
A Falta de asignación de recursos para generar
estrategias de comunicación vitales para el SIGUD Falta de recursos asignados para las estrategias de
comunicación del SIGUD
5 D
Falta de liderazgo y compromiso por parte de la alta dirección
Asumir ideologías personales que afectan y parcializan el compromiso, la gestión y participación en el
desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión
A Existencia de detractores del SIGUD en la Universidad
VARIABLES (DO) CAUSAS
1
D Falta de herramientas de gestión para la
implementación seguimiento y evaluación para la mejora continua de los procesos
Falta de recursos asignados para las estrategias de comunicación del SIGUD
Falta de integración de un sistema de información adecuado para apoyar la evaluación del desempeño y
la mejora continua del SIGUD Falta de espacios para la socialización del SIGUD
O Crecimiento de la cultura de la calidad
2
D Baja articulación con los subsistemas del SIGUD Falta de compromiso en todos los niveles de la
institución con respecto a la gestión de los subsistemas.
Demoras en la delegación de personal y asignación de sus tareas con respecto a la gestión por procesos
O Conformación del Grupo Promotor para el
Mejoramiento Institucional
3
D Ausencia de proceso sistemático de Auditoria interna
de Calidad Generación de Hallazgos, no conformidades y brechas por parte de los diferentes entes de control externos.
O Interacción con entidades a nivel distrital, Nacional, e
internacional y con la comunidad universitaria
4
D Falta de motivación del recurso humano Falta de recursos asignados para las estrategias de comunicación del SIGUD
Falta de integración de un sistema de información adecuado para apoyar la evaluación del desempeño y
la mejora continua del SIGUD Falta de espacios para la socialización del SIGUD
O Apoyar la gestión del conocimiento de la institución
como alma mater
5
D Falta de liderazgo y compromiso por parte de la alta
dirección
Asumir ideologías personales que afectan y parcializan el compromiso, la gestión y participación en el
desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión
Desarticulación con coordinadores y gestores de los diferentes subsistemas de la universidad
Falta de alineación conceptual con los gestores de procesos
Lucha de poder a nivel de coordinación de subsistemas
O Apoyar la gestión del conocimiento de la institución
como alma mater
Resultado del análisis de riesgos para el proceso de gestión integrada:
Tabla 40 Resumen General de la matriz de riesgos del proceso de Gestión Integrada
Causas
Cla
sifi
caci
ón
Riesgo Consecuencia
Zon
a d
e
Rie
sgo
Controles
Zon
a d
e
rie
sgo
Re
sid
ual
Man
ejo
de
l rie
sgo
Dificultad en la puesta en práctica por parte de los pasantes en la actualización de la documentación y la gestión por procesos
Inte
rno
Falta de interés y/o disponibilidad en la realización de las reuniones para generar la
Insatisfacción de los usuarios A
lta
imp
ort
ante
Fortalecer canales de comunicación que permita la interacción entre procesos a su vez entre subsistemas que integran el SIGUD
Baj
o
Ace
pta
ble
Asu
mir
Causas
Cla
sifi
caci
ón
Riesgo Consecuencia
Zon
a d
e
Rie
sgo
Controles
Zon
a d
e
rie
sgo
Re
sid
ual
Man
ejo
de
l rie
sgo
Desactualización de la normativa vigente
Inte
rno
actualización documental de los procesos, al igual que la falta de experiencia y de acompañamiento por parte de los gestores a los pasantes en todo el proceso de actualización.
Reprocesos
Seguimiento a los planes de mejoramiento a través de plataforma de información facilitando la verificación del avance en las acciones planteadas
Gestión inadecuada de la Implementación del modelo de operación por procesos
Inte
rn
o Demora en la
actualización documental
Realización de auditorías internas de calidad
Falta de apropiación por parte de los Lideres y Gestores de los procesos, para la actualización permanente de la documentación asociada.
Exte
rno
Pérdida de recursos
Revisión por la dirección
Volumen documental robusto y complejo In
ter no
Desarticulación con coordinadores y gestores de los diferentes subsistemas de la universidad; Falta de alineación conceptual con los gestores de procesos
Inte
rno
Falta de recursos asignados para las estrategias de comunicación del SIGUD Ex
tern
o
Falta de recursos y de personal que apoye la divulgación a la comunidad universitaria de los procesos y actividades realizados por el equipo SIGUD en la universidad.
Desgaste administrativo
Alt
a im
po
rtan
te
Socializar con comunidad universitaria el estado de la implementación del SIGUD
Alt
a im
po
rtan
te
Asu
mir
Poca participación de la comunidad Académica y Administrativa en los procesos de implementación del SIGUD
Exte
rno
Deterioro de la imagen administrativa
Revisión por la dirección
Falta de espacios para la socialización del SIGUD
Exte
rno
Pérdida de credibilidad
Monitorear constantemente los cambios normativos y socializarlos con forme al procedimiento GI-PR-002, Identificación y Evaluación de Requisitos Legales
Desconocimiento de las ventajas propias de la gestión por procesos Ex
ter
no
Demoras en la ejecución de actividades
Falta de credibilidad en las actividades a cargo de los pasantes Ex
ter
no
Disposición de recursos para la contratación de personal idóneo para la siguiente vigencia Ex
ter
no
Documentación desactualizada
Inte
rno
Falta de canales de comunicación que ayuden a mostrar el trabajo realizado por el equipo
Desgaste administrativo A
lta
imp
ort
ante
Seguimiento a los planes de mejoramiento a través de plataforma de información facilitando la verificación del avance en las acciones planteadas
Baj
o
Ace
pta
ble
Asu
mir
Causas
Cla
sifi
caci
ón
Riesgo Consecuencia
Zon
a d
e
Rie
sgo
Controles
Zon
a d
e
rie
sgo
Re
sid
ual
Man
ejo
de
l rie
sgo
Rezago en la implementación y documentación de los procesos In
ter
no
SIGUD y que a su vez retroalimenten con información para evaluar y mejorar todos los aspectos de desempeño del mismo.
Dificultad en la toma de decisiones.
Revisión por la dirección
Falta de compromiso en todos los niveles de la institución con respecto a la gestión de los subsistemas.
Exte
rno
Perdidas de recursos
Realización de auditorías internas de calidad
Generación de Hallazgos, no conformidades y Brechas por parte de los diferentes entes de control externos.
Exte
rno
Demora en la implementación del Sistema Integrado de Gestión
Insatisfacción de los usuarios
Vacíos normativos que afectan la gestión In
ter no
Falta de compromiso por parte de los diferentes entes externos al SIGUD que deberían realizar las labores de Auditoria, al igual que la falta de cumplimiento de la normativa de la Universidad para realizar las actividades de gestión a tiempo.
Pérdida de recursos
Alt
a im
po
rtan
te
Revisión por la dirección
Alt
a im
po
rtan
te
Asu
mir
Incumplimiento en los tiempos propuestos en el plan de acción In
ter no
Desgaste administrativo
Realización de auditorías internas de calidad
Modelos de Gestión Improvisados por parte de la Función Pública (DAFP) Ex
ter
no
Pérdida de credibilidad
Falta de coherencia normativa en la definición de roles con respecto a la auditoria interna de calidad
Exte
rno
Falta de recursos para la preparación de Auditores Ex te
r
no
Falta de Competencia por parte de la Oficina Asesora de Control Interno para asumir el rol de auditoria del SIGUD
Exte
rno
8. CONCLUSIONES
• Se realizó la construcción y ajuste de toda la documentación de los procesos con lo cual se
obtuvo:
Caracterización: se realiza la actualización de la caracterización de los procesos
estableciendo claramente el objetivo del proceso, su alcance y las actividades específicas
para cada fase del ciclo PHVA, se definen las entradas y salidas del proceso y así mismo los
proveedores y partes interesadas respectivamente. Normograma: Se actualiza la normativa
de los procesos dejándola vigente hasta el año 2017 Documentación: Para el proceso de
Gestión Integrada se actualizo y/o incluyo: un (1) manual, cuatro (4) procedimientos, cuatro
(4) guías, dos (2) instructivos y seis (6) formatos; Para el proceso de Autoevaluación y
acreditación se actualizo y/o incluyo: trece (13) procedimientos, tres (3) guías y dos (2)
formatos. Indicadores: Se actualizan los indicadores de los procesos dejando actualizadas
sus hojas de vida quedando de la siguiente manera: Proceso de Gestión Integrada: cuatro
(4) Indicadores, Proceso de Autoevaluación y Acreditación: Nueve (9) indicadores. Riesgos:
Se dejan establecidas y aprobadas las respectivas Matrices de Análisis DOFA, los mapas
integrales de riesgo y el análisis del impacto de los riesgos de corrupción asociados a los
procesos.
• La identificación de los indicadores permitió establecer los controles necesarios y los
enfoques que debe tener los procesos para ejercer control sobre el cumplimiento de
objetivos de proceso y a su vez objetivos institucionales debido que con esto se deriva la
eficiencia y la eficacia de los procesos buscando con esto un adecuado sistema integrado de
gestión, dejando en evidencia la responsabilidad que tienen todos los funcionarios con las
metas de la institución, el control de los riesgos y el mejoramiento continuo.
• El proceso del levantamiento de cargas laborales realizado en las diferentes oficinas
gestoras quedo soportado bajo la actualización de todos los documentos de los procesos
Actualizados, por medio de los cuales se realizaron las reuniones respectivas con los
funcionarios en donde se validaron las actividades de los procedimientos y los tiempos que
les tomaba a ellos hacer dichas actividades, la frecuencia con que lo hacían y si eran o no
actividades permanentes, con lo cual se obtuvo la información base para que la oficina de
recursos humanos adelante el análisis de cargas laborales en las diferentes oficinas.
• El levantamiento de cargas laborales con los funcionarios se realizó mediante las actividades
actualizadas de cada uno de los procedimientos y al tiempo de ejecución que ellos como
expertos nos suministraron, adicional a esto se midieron también aquellas actividades que
no hacen parte de los procedimientos pero que son ejecutadas por ellos y que de igual
manera les toma tiempo en su actividad laboral mensual.
BIBLIOGRAFÍA.
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales (NTD – SIG 001:2011) COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. 1993. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional. Bogotá D.C. 1998. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Bogotá D.C. 2003. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. 2000. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Sistema de Gestión de la Calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Manual de Implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014. GUTIÉRREZ, ÁLVARO HERNÁNDEZ. Cartilla Guía del Modelo Estándar de Control Interno Consultado en: http://www.fedecocc.org/cartillas/CARTILLA_GUIA_MECI.pdf MARÍA AMPARO DE LA ENCARNACIÓN GABÍN. Administración Pública, Ediciones Paraninfo, España, 2009. REBECA LANDEAU. Elaboración de Trabajos de Investigación, Editorial Alfa, Venezuela, 2007. TAMAYO, MARIO TAMAYO. El Proceso de Investigación Científica, Cuarta Edición, Editorial LIMUSA, México, 2003. GRYNA F., CHUA R., DEFEO J., PANTOJA M. Método Juran. Análisis y Planeación de la Calidad. Quinta edición. Editorial Mc Graw Hill. México. 2007. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica de Calidad NTC 1486, Editorial ICONTEC, Bogotá, Septima Actualización, 2015. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica de Colombiana NTC-ISO 31000, Editorial ICONTEC, Bogotá, 2011. BIZAGI. (2013). Recuperado el 12 de 2015, de BIZAGI: http://www.bizagi.com/es/
BIZAGI. (Enero de 2013). BIZAGI MODELADOR DE PROCESOS. Recuperado el 20 de Septiembre de 2013, de http://help.bizagi.com/processmodeler/es/. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Plan Estratégico de Desarrollo 2007-2016 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Informe de Gestión Plan de Acción Institucional SIGUD 2013 - 2015 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Informe SIGUD 2008 – 2011.
ANEXOS
Anexo A: Documentación Gestión Integrada
Anexo B: Documentación Autoevaluación y Acreditación
Anexo C: Matrices de levantamiento de cargas
Anexo D: Análisis Indicadores Gestión integrada
Anexo E: Análisis Indicadores Autoevaluación y Acreditación
Anexo F: Análisis de Riesgos Gestión Integrada
Anexo G: Análisis de Riesgos Autoevaluación y Acreditación
Anexo H: Actas de aprobación por lideres