implementaciÓn del software administrativo erp...
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Resumen—En este artículo se presenta la
implementación de una herramienta de software, que
permitirá a los directivos de la empresa tomar decisiones en
menor tiempo y controlar los costos de operación y
distribución.
Las actividades necesarias en la implementación serán
definidas en suplir las necesidades y requerimientos de los
usuarios que les permita minimizar tiempo al automatizar
los procesos, usando las ventajas del software SuiteOSS.
Abstract—This article presents the implementation of a
software tool, which allows company managers to make
decisions in a shorter time and control the costs of
operation and distribution.
The activities required in the implementation are defined
to meet the needs and the requirements of the users that
allow to minimize the time to automate the processes, using
the advantages of the SuiteOSS software.
Palabras claves- Implementacion, Enterprise Resource
Planing (ERP), Software ERP, Cadena de abastcimiento,
Aplicación.
I. INTRODUCCIÓN
Es común encontrar necesidades en tecnologías de
información y de procesos en aras de mejorar ciertas
debilidades de la organización que vienen
acompañadas de la obtención de información
eficiente y confiable, para que los directivos tomen
las decisiones en aras de minimizar las pérdidas
económicas y controlar los procesos [1; 4; 11]. Por
lo anterior se ha definido realizar la implementación
del software administrativo ERP (Enterprise
Resource Planning) SuiteOSS.
La empresa actualmente cuenta con sistemas de
información independientes [14] para cada tipo de
proceso que se desarrolla, siendo difícil administrar
inventarios, contabilidad y nomina con información
confiable y actualizada al momento de tomar
decisiones, esto ha generado problemas en obtener
saldos y costos de inventario en tiempo real, liquidar
conceptos de nómina en hojas de cálculo y
complementar en el sistema de información actual,
generar pago de parafiscales requiriendo verificación
en hojas de cálculo, demoras en la generación de
transferencias de nómina, informes contables
requieren mayor tiempo mientras se completan otros
procesos, dificultad en la liquidación de
importaciones de equipos de irrigación y dificultad
en el control de movimientos de puntos de venta y
análisis de ventas.
Por lo anterior, se ha requerido implementar un
sistema ERP integrado que supla las necesidades de
información confiable definiendo los procesos a
parametrizar [1; 2] en el software Suite OSS
desarrollado por la empresa Oasys Soft Solutions
Ltda., que permita mejorar la calidad de información
[5] mejorando los procesos y disminuyendo tiempos
de operación en el sistema para realizar análisis
confiables.
La implementación del software SuiteOSS será
realizado en las instalaciones del cliente en los
módulos contable, cuentas por pagar, cuentas por
cobrar, inventarios, compras, importaciones y
ventas, de acuerdo a los requerimientos del software
y de los recursos de hardware del cliente se utilizará
una base de datos Postgresql que permita mejorar el
IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE
ADMINISTRATIVO ERP SUITE OSS EN
UNA EMPRESA DE DISTRIBUCIÓN DE
EQUIPOS PARA IRRIGACIÓN
Nelson José Gámez Cubillos Universidad Distrital Francisco José de Caldas
2
tiempo de los procesos [7].
El éxito de la implementación de un ERP implica
un cambio en la cultura organizacional [1] apoyado
en tres aspectos: el producto, los procesos y las
personas con la combinación y sincronización de
estos se identifique la rentabilidad de la
implementación del sistema ERP [4].
II. DESCRIPCIÓN DE LA
HERRAMIENTA ERP
El ERP SuiteOSS condensa los datos de la empresa
en un solo sitio y los convierte en reportes
susceptibles de análisis para optimizar la toma de
decisiones. Cuenta con siete módulos
administrativos: Contabilidad, Cuentas por cobrar,
Cuentas por Pagar, Inventarios, Compras, Ventas y
nómina. Dos módulos para gestión de costos y
control de producción. Cuatro módulos opcionales
para Gerencia, CRM, punto de Venta, Importaciones
y ocho módulos para gestión de calidad ISO 9000:
indicadores de gestión, satisfacción al cliente, clima
organizacional, auditorias, producto no conforme, calificación y selección de proveedores, acciones
correctivas y gestión documental.
A. Arquitectura del ERP
La estructura modular del ERP SuiteOSS se
encuentra definida para administrar la información
de cada área de la organización [2; 6; 10], esto con el
fin de obtener informes gerenciales para la toma de
decisiones.
RELACIÓN CLIENTE(CRM)
COSTOS(TIMECOST)
PRODUCCIÓN(PRODUCCFRIEND)
INVENTARIOS(CLEANINVENT)
CONTABILIDAD NIIF(EASYCONTAB)
NOMINA(HUMANPARTNER)
GESTIÓN DE CALIDAD
ISO 9000
PUNTO DE VENTA(MEGAPOSS)
VENTAS(CLEANINVENT)
CUENTAS POR COBRAR
(PAYMENTPLUS)
COMPRAS(CLEANINVENT)
CUENTAS POR PAGAR
(PAYMENTPLUS)
INFORMACIÓN GERENCIAL
(LIGHTMANAGER)
DOCUMENTACIÓN(DOCMANAGER)
ACCIÓN CORRECTIVA
(ACTION FLOW)
SUITEOSS
IMPORTACIONES(IMPORTWAY)
Fig. 1 Arquitectura del ERP
III. IMPLEMENTACIÓN DEL ERP
El proceso de implementación fue definido con una
estrategia de tipo gradual [6], en el cual, cada
módulo no será implementado hasta completar el
anterior. Con la definición de los procesos de
información que se requieren parametrizar en el
programa [6], se ha iniciado con el módulo de
Nomina, el cual, no depende de otros módulos
previamente implementados y puede ser preparada la
información básica para iniciar los módulos
financieros, ya que no requieren un nivel de
personalización por tener un estándar por la
normativa contable [12].
Los módulos relacionados a la cadena de
abastecimiento, al requerir parámetros especificados
por el área contable son el último grupo en
implementar, ya que debe ser necesario incluir en la
automatización del proceso de ventas y compras
información que es administrada en hojas de cálculo
y son requeridos para informes gerenciales [6; 12].
A. Nomina (Humanpartner)
El primer módulo en ser implementado por facilidad
en captura de información y al no tener
dependencias de otras áreas o parámetros de
módulos del ERP, se inicia con la preparación de
listas de información básica a importar para
continuar con el establecimiento de conceptos de
pago y descuento con las cuentas contables que
aplican [10]; ya que el modulo requiere una
asignación contable individual a cada parámetro de
pago, descuento y por centro de costo, en la figura se
muestra el flujo de procesos para finalizar la
implementación.
INICIO
Registro Novedades de nomina
Importación empleados, cargos y
centros de costo
Parametrización conceptos de
nomina
Revisión y liquidación de
nomina
Procesamiento de nomina a
historico
Generacion Pila (Planilla de aportes)
Causación ContableComprobante de
nomina
FIN
Afinación de parametros
Cumple requisitos
normativos
NO
SI
Fig. 2 Diagrama de flujo simplificado proceso de implementación
Humanpartner
3
En el proceso de captura de información en el
módulo, se determinó incluir los valores que eran
calculados manualmente [6], con el fin de ser
automatizados disminuyendo el tiempo utilizado por
el usuario en la liquidación y contabilización de
nómina. La generación de informes desde el modulo
para liquidar el pago de parafiscales [8] reduce en un
80% la manipulación del usuario a comparación del
100% que se tenía con el sistema de información
anterior, reflejando una disminución en pagos
adicionales innecesarios a las entidades de seguridad
social y parafiscales.
B. Contabilidad (EasyContab)
El modulo contable está diseñado para obtener de la
información financiera y de la cadena de
abastecimiento los movimientos contables
necesarios de la operación [2; 6], esto depende
directamente de la parametrización de las cuentas
contables por tipo de documento y de la definición
de los impuestos que se aplicaran según las
condiciones del tercero y los montos. Un valor
agregado del programa es la auto codificación
contable, la cual consiste en generar los asientos
contables correspondientes al documento (Factura de
compra, remisión, Factura de venta entre otros) sin
intervención de un usuario, tomando por ejemplo, la
información de la transacción de artículos de
inventario con el precio especifico debe liquidar el
valor para la cuenta de ingreso, IVA asociado por
articulo si aplica, retenciones y por último el valor
de la cuenta por cobrar.
La implementación se realiza en dos etapas, la
primera etapa se realiza la preparación e importación
de plan de cuentas, catálogo de terceros, saldos
iniciales contables a diciembre 31 de 2015,
documentos pendientes de pagar y pendientes de
cobrar [10] y asignar la Parametrización contable de
los tipos de documentos de los procesos a desarrollar
en el ERP
Fig. 3 Ejemplo Parametrización concepto Factura de venta
El punto crucial para obtener una disminución en el
tiempo de registro contable es la parametrización y
por tal motivo es la primera parte para iniciar la
implementación de los demás módulos financieros.
La segunda tapa de la implementación corresponde
en tomar la información registrada que se refleja en
el módulo y realizar la causación en bloque de cada
tipo de documento por periodo para la generación de
informes contables y gerenciales que reflejan el
estado actual de la empresa y así el programa puede
ser liberado completamente operativo y entregado al
usuario responsable del área.
C. Cuentas por Cobrar CxC y Cuentas por Pagar
CxP (PaymentPlus)
Continuando con los módulos financieros y de
acuerdo al cronograma definido se preparó e importo
la información inicial en paralelo a la
implementación del módulo de nómina, para tener la
facilidad de realizar la parametrización contable de
nómina y de cartera. La información financiera
básica para dejar en producción los dos módulos, fue
requerido saldos iniciales de facturas de compra
pendientes de pago, anticipos de proveedores y
clientes y por último, las facturas de venta
pendientes de cobro todos a corte de 31 de diciembre
de 2015 [10].
El flujo de documentos de cada módulo se especifica
en la figura siguiente, con la reestructuración en el
proceso con el fin de obtener informes más
detallados sobre el estado de cuenta de clientes y
proveedores [6].
4
FACTURA IMPORTADOS
(CONCEPTO 38)NOTA DEBITO PROVEEDOR
(CONCEPTO 13)
NOTA CREDITO PROVEEDOR
(CONCEPTO 13)
Afecta CxC, CxP con causacion contable
Afecta CxC, CxP con causacion contable
Afecta saldo por documento con causacion contable
Afecta saldo por documento con causacion contable
Registro de compras / ventas
CIC
LO C
UEN
TAS
PO
R P
AG
AR
FACTURA DE COMPRA
(CONCEPTO 9)
COMPROBANTE DE EGRESO
(CONCEPTO 29)
NOTA BANCARIA(CONCEPTO 47)
Afecta CxC, CxP generado automaticamente
Afecta CxC, CxP generado automaticamente
ANTICIPO A TERCERO
(CONCEPTO 31)
FACTURA PROYECTOS
(CONCEPTO 7)NOTA DEBITO
CLIENTES(CONCEPTO 20)
NOTA CRÉDITO CLIENTES
(CONCEPTO 45)
CIC
LO C
UEN
TAS
PO
R C
OB
RA
R
FACTURA DE VENTA(CONCEPTO 17)
RECIBO DE CAJA(CONCEPTO 28)
ANTICIPO DE CLIENTE
(CONCEPTO 30)
Fig. 5 Ciclos de documentos de cuentas por pagar y cuentas por
cobrar
La relación de los documentos corresponde a la
afectación que se aplica a los saldos por pagar y
cobrar de cada documento con los pagos realizados
al estado de cuenta de cada cliente y proveedor. Los
cruces de este módulo son reflejados en la consulta
del ERP histórico de tercero y en el Informe de CxC
y CxP, que la gerencia utiliza como herramienta para
determinar los pagos a realizar de proveedores y la
cartera que los asesores deben recuperar de acuerdo
a los días de mora.
D. Compras, Ventas e Inventarios (Cleaninvent)
La actividad inicial para la implementación es la
preparación e importación del listado de artículos
codificados requiriendo la depuración y verificación
de duplicados, saldos iniciales de inventario con el
respectivo costo. Es parte preliminar es crucial para
la parametrización de líneas de inventario definidas
como gravados y no gravados los cuales tienen una
afectación de impuestos al momento de ser
facturados en venta y compra. En la siguiente figura
se ilustra el ciclo de documentos parametrizados que
facilitan la administración de inventarios y ventas
[2].
ORDEN DE COMPRA(CONCEPTO 7)
ENTRADA DE COMPRA(CONCEPTO 8)
FACTURA DE COMPRA
(CONCEPTO 9)
DEVOLUCION A PROVEEDOR
(CONCEPTO 12)
NOTA DEBITO PROVEEDOR
(CONCEPTO 13)
REQUISICIÓN VENTAS
(CONCEPTO 60)
REMISION DE VENTA(CONCEPTO 16)
FACTURA DE VENTA(CONCEPTO 17)
TRASLADO PROYECTOS
(CONCEPTO 7)
REMISION PROYECTOS(CONCEPTO 59)
FACTURA PROYECTOS(CONCEPTO 7)
NOTA CREDITO PROVEEDOR
(CONCEPTO 13)
REQUISICIÓN AGENCIAS
(CONCEPTO 86)
TRASLADO ENTRE BODEGAS
(CONCEPTO 60)
AJUSTE DEBITO(CONCEPTO 1)
AJUSTE CRÉDITO (CONCEPTO 2)
DEVOLUCIÓN REMISIÓN
(CONCEPTO 56, 85)
NOTA CRÉDITO CLIENTES
(CONCEPTO 45)
NOTA DBITO CLIENTES
(CONCEPTO 20)
Afecta Inventarios con causacion contable
Afecta CxC, CxP con causacion contable
Acumula Pedido
CIC
LO IN
VEN
TAR
IOS
CIC
LO V
ENTA
SC
ICLO
CO
MP
RA
S
Fig. 5 Ciclos de documentos módulos de compras, ventas e
inventarios
En el módulo de compras se determina el concepto
de Orden de Compra para iniciar el ciclo, con una
connotación especial para el programa (Acumula
Pedido), en el cual, los artículos registrados son
tomados para calcular en la consulta de rotación las
cantidades mínimas que se deben tener de inventario
y de acuerdo a las existencias y pedidos internos y de
clientes (Requisición de ventas y Requisición
Agencias) sugiere las cantidades necesarias para ser
pedidos al proveedor y reabastecer los
inventarios[2]. En esta ventana del programa el
usuario puede generar automáticamente las órdenes
de compra con las cantidades sugeridas de varios
proveedores según los artículos marcados.
Fig. 6 Consulta Rotación de Inventarios
5
Los documentos de ventas y compras por el tipo de
negocio de la empresa son una gran carga de
transacciones, que se convierte en información que
se debe verificar y ajustar por las deficiencias en la
liquidación de impuestos derivado de las
deficiencias del programa administrativo anterior
[6]. Este punto requirió una gran atención para
disminuir el tiempo en el cual el usuario debe
invertir en revisiones y ajustes [10], determinando
los requerimientos necesarios para desarrollar dentro
del ERP las mejoras en la interpretación de
condiciones de los impuestos parametrizados, y
lograr generar una causación contable fiable sin
necesidad de ajustes o intervención de usuarios o
consultores de soporte del ERP, en la siguiente
figura se muestra un ejemplo de causación de factura
de compra y factura de venta con los parámetros y
mejoras aplicados.
Fig. 7 Ejemplo auto codificación contable factura de compra
Fig. 8 Ejemplo auto codificación contable factura de venta en el ERP
E. Importaciones (Importway)
En las compras de los productos el 40% proviene del
extranjero, requiriendo un control y liquidación de
cada una de las importaciones de forma simple y
fácil de manipular omitiendo el control en hojas de
cálculo que se llevaba sobre cada nacionalización
con agentes aduaneros [9].
En el ciclo de importaciones se ha definido con el
mismo esquema de compras, con la facilidad de
generar automáticamente el costo de importación por
cada producto y la respectiva entrada de inventario
sin intervención del usuario [6], en la siguiente
figura se describe el ciclo optimo parametrizado en
el módulo identificando el documento autogenerado
en color azul.
ORDEN DE COMPRA INTERNACIONAL(CONCEPTO 62)
ENTRADA DE IMPORTADOS
(CONCEPTO 54)
FACTURA IMPORTADOS
(CONCEPTO 38)
DEVOLUCION A PROVEEDOR
(CONCEPTO 12)
NOTA DEBITO PROVEEDOR
(CONCEPTO 13)
NOTA CREDITO PROVEEDOR
(CONCEPTO 13)
Afecta Inventarios con causacion contable
Afecta Inventarios con causacion contable
Afecta CxC, CxP con causacion contable
Acumula Pedido
CIC
LO IM
PO
RTA
CIO
NES
Fig. 9 Ciclo de documentos compras de importados
Dentro de la información relevante para generar la
liquidación de una importación fue necesario definir
algunas actividades a controlar y de las cuales, se
debe registrar o asociar un documento del módulo de
cuentas por pagar (CxP) que se incluirá en el
prorrateo del costo a liquidar, en la figura siguiente
se muestra en la ventana de transacciones de
importway un ejemplo de documentos asociados a
las actividades de la importación.
Fig. 10 Ejemplo actividades de importación y documentos para
prorrateo de costo en el ERP
Con los documentos asociados a la importación se
enlaza la factura de compra de importados según el
ciclo definido, el valor de costo por artículo es pre
liquidado en la factura del proveedor para facilidad
del usuario verificar y generar automáticamente la
entrada de importados con la afectación de
inventario, así el movimiento de inventario en
6
tránsito culmina con los productos disponibles para
el abastecimiento de los puntos de venta. En la
siguiente imagen se muestra un ejemplo de
liquidación de una importación, en la cual el usuario
no necesita usar hojas de cálculo para realizar
liquidaciones adicionales y todo el proceso está
dentro del ERP [6].
Fig. 11 Ejemplo pre liquidación de importación en el ERP
F. Punto de venta (Megaposs)
El último módulo de la implementación del ERP
toma la parametrización definida en el ciclo de venta
de la bodega principal y se ajusta para la venta
directa, la cual requiere dinamismo y con el mínimo
de documentos ya que el tiempo es reducido para
generar la venta. En la siguiente figura se identifica
apenas un par de documentos aplicados a cada punto
de venta, donde la cotización es el único documento
que puede ser omitido por el usuario, ya que solo es
informativo y no tiene ningún tipo de afectación en
informes de inventario o abastecimiento del ERP.
COTIZACIÓN(CONCEPTO 14)
FACTURA PUNTO DE VENTA
(CONCEPTO)
Acumula PedidoAcumula Pedido Afecta Inventarios, CxC con causacion contable
Afecta Inventarios, CxC con causacion contableInformativoInformativo
CIC
LO P
UN
TO D
E V
ENTA
DEVOLUCIÓN EN PUNTO DE VENTA
(CONCEPTO)
REQUISICIÓN AGENCIAS
(CONCEPTO 86)
TRASLADO ENTRE BODEGAS
(CONCEPTO 60)
Afecta InventariosAfecta Inventarios
Fig. 12 Ciclo de documentos Puntos de Venta
En el ciclo de documentos el concepto de Traslado
que se encuentra en color gris no hace parte de los
registros del módulo de punto de venta, ya que este
documentos es generado desde el módulo de
inventarios y es administrado por el área de bodega,
donde se define como se abastece cada punto de
acuerdo al análisis de ventas realizado por la
gerencia de ventas. La requisición de agencia ha sido
definido igual que un pedido interno para ser
incluido en el análisis de abastecimiento de
productos que requieren en cada punto.
IV. PRUEBAS APLICADAS AL ERP
A. Nomina (Humanpartner)
En el módulo de nómina se registran las novedades
reportadas por cada jefe de área respecto a
incapacidades, prestamos/libranzas, horas extra,
rodamiento por kilometraje, vacaciones disfrutadas y
en dinero entre otras. Con lo cual la prenomina debe
liquidar automáticamente los días trabajados para
sueldo, retención por salario y valores de aportes a
seguridad social, en la figura 13 y 14 se evidencia el
valor calculado por el registro de vacaciones y otras
novedades aplicadas, donde el programa calcula el
total a pagar de acuerdo a los descuentos.
En la figura 14 y 15 se muestra el valor a pagar de
nómina del periodo 6 para el caso de retención y
licencia no remunerada aplicada luego de registrar
las novedades respectivas de los empleados.
Fig. 13 Registro de vacaciones Cárdenas Garcés Juan Carlos
Fig. 14 Prenomina Cárdenas Garcés Juan Carlos
7
Fig. 15 Prenomina Castaño Londoño Elkin
Fig. 16 Prenomina Herrera Valencia German
Posterior a tener registrado y revisado los valores
por empleado se procede a liquidar la nómina,
proceso que fija los valores para el histórico de
nómina y del cual se genera desprendibles para el
empleado, planilla de aportes y causación de
comprobante de nómina para contabilidad. En la
figura 17 se muestra un ejemplo de desprendible de
pago generado desde el programa del periodo
revisado.
Fig. 17 Desprendible de nómina periodo 6 liquidado
Los aportes de seguridad social que debe liquidar y
pagar la empresa puede ser generado desde el ERP
para cargar directamente al operador generando el
pago respectivo, en la figura 18 se visualiza la
información tomada del histórico para liquidar los
aportes del periodo en la planilla PILA [8].
Fig. 18 Liquidación PILA periodo 6
Por último, la contabilización de la nómina del
periodo 6 de acuerdo a lo parametrizado por
concepto y centro de costo como se visualiza en la
figura 19, es posible generar la contabilización de
valores de devengos y descuentos de nómina,
aportes de seguridad social y provisiones. Es
importante a los procedimientos del programa
siempre debe ser generado el PILA antes de generar
el comprobante contable, en la figura 20 se muestra
la venta desde la cual se causa contablemente el
comprobante, verificado y aprobado por el jefe del
área de contabilidad.
Fig. 19 Parametrización contable Concepto-Centro de costo
8
Fig. 20 Causación contable periodo 6
B. Contabilidad (EasyContab)
En el módulo de contabilidad fue necesario importar
los registros contables de enero a mayo desde el
software anterior , esto para minimizar el tiempo en
la nivelación de información y no sobrecargar de
actividades a los usuarios del área contable [10]. Fue
necesario preparar la información en Excel por cada
tipo de documento y estructurar por cada tabla
requerida en la base de datos del programa.
Luego de tener los 72.807 registros contables
relacionados a 17.873 documentos importados de
enero a abril de 2016, fue posible generar balance de
prueba por periodo, con lo cual, se compara los
saldos por cuenta con el software anterior. En la
figura 21 se muestra parte del balance de prueba
generado de enero a abril de 2016 verificado y
aprobado por jefe del área contable, con el cual se
determinó que la información es confiable y
concuerda el saldo inicial de mayo de 2016 para dar
continuidad a la afectación contable de los
documentos registrados en ERP SuiteOSS.
Fig. 21 Sección de Balance de prueba Enero a Abril de 2016
C. Cuentas por Cobrar CxC y Cuentas por Pagar
CxP (PaymentPlus)
La información importada de enero a abril de 2016
refleja en los módulos de cuentas por pagar y cobrar
los saldos de documentos para los informes de CxC
y CxP que se muestran en la figura 22 y 23 con corte
a 30 de abril de 2016. Debido a que no se contaba
con la información de cruces de documentos para
importar al ERP, fue necesario registrar cada egreso
y recibo de caja relacionando los documentos del
rango de meses a nivelar. Esto requirió invertir
tiempo extra por parte del usuario encargado de
tesorería [10], para nivelar la información y obtener
los informes actualizados para la continuidad en la
información del ERP que ya se estaba alimentando
desde los módulos de compras y ventas.
Fig. 22 Informe de cuentas por cobrar a abril 30
9
Fig. 23 Informe de cuentas por pagar a abril 30
Los saldos de los documentos de ventas y compras
son afectados por los egresos y recibos de caja, que
actualizan el estado de cartera de cada tercero y así
tener la información del flujo de caja que requiere la
gerencia para definir los pagos a proveedores. En la
figura 24 se muestra un documento de pago
(comprobante de egreso) que relaciona los
documentos pagados y visualiza los pendientes para
ser tomados como pago, al ser seleccionado cada
documento se actualiza automáticamente el valor de
los asientos contables a la cuenta respectiva que
corresponde el pago.
Fig. 24 Informe de cuentas por pagar a abril 30
D. Compras, Ventas e Inventarios (Cleaninvent)
Se determina tomar los movimientos de inventario
con saldo inicial a 30 de abril de 2016 [10], con el
costo respectivo se registran entradas de compra del
ciclo de abastecimiento parametrizado y quedan los
disponibles para realizar el registro de ventas, que en
el módulo correspondiente se afecta el inventario
con la remisión [13], en la figura 25 se muestra el
registro de inventario inicial en el ERP, con el cual
se inicia los movimientos de despachos y se verifica
en la consulta de saldos el disponible.
Fig. 25 Inventario Inicial a abril 30
Fig. 26 Consulta saldos de inventario por bodega periodo Mayo
En la figura anterior se tiene la consulta de saldos
verificado por el jefe de almacén, quien administra
los inventarios en la empresa y coordina los
despachos a los clientes.
Con el ciclo de ventas parametrizado se ha
registrado varios documentos de cada tipo, iniciando
con la requisición de ventas hasta el registro final de
factura de venta, en las siguientes figuras se
muestran un documento de cada tipo dentro de un
ciclo de venta aprobado y con el cual se ha dado
aprobación para dejar en operación los módulos de
compras, ventas e inventarios.
Fig. 27 Documento Requisición de ventas (Tipo pedido)
10
Fig. 28 Documento Remisión de ventas (Afecta Inventario,
Contabilidad)
Fig. 29 Documento Factura de venta (Afecta CxC, Contabilidad)
Con el ciclo de ventas de las figuras anteriores, se
puede generar la consulta de Árbol de documentos,
el cual, visualiza la relación desde la requisición de
ventas con las cantidades solicitadas por el cliente
junto a las cantidades despachadas por artículo. De
esta relación se obtiene informes sobre ventas para
programar los abastecimientos de artículos de
acuerdo a la rotación de inventario. En la figura
siguiente se muestra el ejemplo de la consulta.
Fig. 30 Consulta Árbol de documentos ciclo de ventas
El ciclo de compras fue revisado y verificado con el
mismo tipo de registro, en el cual se inicia con la
orden de compra hasta la factura, corroborando la
afectación de inventario, la causación contable y la
cartera por pagar. En las siguientes imágenes se
muestra un ejemplo del registro de prueba de una
compra a un proveedor nacional.
Fig. 31 Documento Orden de compra (Tipo pedido)
Fig. 32 Documento Entrada de compra (Afecta Inventario,
Contabilidad)
Fig. 33 Documento Factura de compra (Afecta CxP, Contabilidad)
El módulo de inventario afectado por las entradas de
compra, las remisiones y transferencias entre
bodegas, genera la información de saldos e
inventario costeado por bodega, en la figura 34 se
muestra la consulta de kardex de uno de los artículos
registrados en el ciclo de compra de las pruebas
aplicadas y se verifica y aprueba el cálculo de costo
promedio.
11
Fig. 34 Consulta Kardex por artículo
Los movimientos de inventario del periodo generan
la información de inventario costeado, que es
comparado con los movimientos en cuenta de
contabilidad obteniendo información confiable de la
administración de inventario en el módulo.
E. Importaciones (Importway)
Las compras registradas en el ERP correspondían solo a
compras nacionales, debido al ciclo de compra definido
para importaciones fue necesario determinar las
actividades y asociar los documentos de gastos
generados por nacionalización, se debe generar la
entrada de importados automáticamente con el costo
prorrateado. En las pruebas aplicadas con varios
documentos se ajustaron condiciones de cálculo en el
código del software para minimizar las diferencias entre
el costo calculado en hoja electrónica y el preliquidado
en importway [13], en las siguientes figuras se muestra
el documento de orden de compra internacional, con los
documentos de nacionalización asociados, la factura del
proveedor y la respectiva entrada de importados
liquidada, generada automáticamente por el ERP.
Fig. 35 Orden de compra y documentos de gastos asociados
Fig. 36 Factura Importados que genera entrada automática
Fig. 37 Entrada importados automática en moneda nacional
De acuerdo a la prueba realizada se verifica los
valores totales de la importación, comparados con la
liquidación realizada en hoja electrónica y verificado
por el encargado del área [10], se corrobora que los
costos por articulo tienen los mismo valores y en
algunos artículos la diferencia está dentro de los
márgenes de aceptación, por lo cual, el modulo entra
en operación normal.
F. Punto de venta (Megaposs)
El ultimo modulo en entrar en pruebas y operación,
requirió ajustes en el código [13] para permitir a los
usuarios de los puntos de venta el registro de
sistemas de riego de forma agil y con la posibilidad
de tener el precio por artículo, ya que anteriormente
se realizaba la suma manual del valor total de la
factura y se registraba en el software anterior. En la
siguiente figura se muestra un ejemplo de factura del
punto de venta asignado para pruebas de operación,
en el cual, se verifica que no aplique IVA al estar
asignado la opción de sistema de riego y evitar darle
al cliente un valor de factura erróneo.
12
Fig. 38 Registro de factura punto de venta (Megaposs)
Luego del registro de facturas es necesario generar el
informe diario de recaudos por punto de venta, el
cual es verificado por el área contable por los
movimientos de efectivo entre las agencias y la
principal, en la figura siguiente se visualiza la
consulta de recaudo diario de ventas efectuadas en el
punto de venta, con el resultado obtenido se inicia la
operación en todas las agencias de la empresa.
Fig. 39 Consulta cierre diario (Megaposs)
V. CONCLUSIONES
La implementación de un ERP demanda una gran
inversión de dinero y tiempo, el cual tiene como
objetivo principal controlar una gran proporción de
los procesos de la empresa y obtener el retorno de
esta inversión en la disminución del tiempo utilizado
en el registro de documentos, tener información
centralizada en una sola base de datos y consultas en
tiempo real para la toma de decisiones.
Durante la implementación desarrollada se
encontraron varios procesos documentales
inapropiados, que generaban inconsistencia en la
información y dificultad para obtener informes
consumiendo el tiempo de los usuarios al ser
controlados en hojas de cálculo.
La parametrización en el ERP de cada ciclo de
documentos tuvo varios ajustes, debido al cambio en
el método de administrar la información del sistema
anterior, fue necesario incluir en los procesos los
documentos como ordenes de compra y ordenes de
pedido del cliente, con el fin de controlar la
eficiencia en los despachos a clientes y en el caso de
proveedores, tener herramientas para realizar la
calificación que requiere el sistema de gestión de
calidad en implementación.
La facilidad de codificar contablemente los
documentos y las mejoras realizadas para calcular
los impuestos de acuerdo a las condiciones
parametrizadas, aumenta la confiabilidad del ERP y
la opción de causación en bloque por concepto y
periodo, disminuye el tiempo que se requería en
contabilizar toda la facturación de las agencias y la
bodega principal. Por otro lado, los movimientos de
inventario y el costo asociado continúa con pocas
diferencias la misma tendencia que se trasladó del
sistema anterior, para así obtener una consulta de
saldos y costo de inventario real al momento de
realizar el análisis por la gerencia para el
abastecimiento.
El área de recursos humanos tuvo una aplicación del
100% en cuanto a eliminar el uso de hojas de cálculo
para liquidar valores de nómina, así mismo, el
usuario ya no debe realizar registros contables de las
liquidaciones de personal y se evidencia una
disminución del error en los valores liquidados que
son de gran importancia por las consecuencias
legales que se pueden generar.
La facturación y administración de inventario en las
agencias tuvo mejoras al reducir el tiempo que
requiere un usuario para facturar a un cliente los
sistemas de riego, ya que tienen un número
considerable de artículos de diferentes marcas y
precios que dificultaban obtener un valor total de
venta.
Por último, la confiabilidad del ERP se determina
por la facilidad de obtener informes reales y en
menor tiempo comparado con el programa sucesor
13
resultado del entrenamiento realizado a cada usuario
en las áreas correspondientes de cada módulo
implementado, con la metodología de interactuar
con el usuario durante la parametrización,
explicación de registro en la herramienta ERP y al
final la capacitación de las opciones disponibles para
administrar el modulo y entrega en operación o
producción.
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