consejo nacional del deporte, la educacion fisica y la

PROYECTO

CONSEJO NACIONAL DEL

DEPORTE, LA EDUCACION FÍSICA

Y LA RECREACIÓN

Guatemala febrero de 2017.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO

DEL FONDO ROTATIVO

institucional e interno

MANUAL PARA EL MANEJO DE LOS FONDOS ROTATIVOS

1

INDICE

DESCRIPCION PAGINA

Índice Acta de aprobación del instrumento Introducción

1 Consideraciones generales 4 2 Clases de fondos rotativos 5 3 Base legal 6 4 Definiciones 7

5 Normas específicas 9

6 Gastos que pueden realizarse con cargo al fondo 12 7 Descripción del procedimiento de constitución,

ampliación o disminución del Fondo Rotativo Institucional

13

8 Descripción del procedimiento de constitución, ampliación o disminución del Fondo Rotativo Interno.

15

9 Descripción del procedimiento de manejo del Fondo Rotativo Interno

17


2

ACTA DE APROBACION DEL MANUAL


3

INTRODUCCION

El Consejo Nacional de Deporte, La Educación Física y La Recreación-CONADER-, fue creado de conformidad a lo que establece el Decreto No. 76-92, Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte, artículo 9, ORGANO COORDINADOR,…y 29 PRESUPUESTO INTERINSTITUCIONAL, como parte de la modernización en la Administración Financiera del Estado, por parte del Ministerio de Finanzas Públicas quien ha venido impulsando constantemente cambios al Sistema Informático de Gestión –SIGES– y al Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- con el fin de adaptar estos sistemas a los cambios tecnológicos, hacerlos consistentes con las normativas vigentes, como, promover la transparencia en las operaciones y facilitar el registro de las operaciones en los mismos. Actualmente se está promoviendo cambios en los sistemas anteriormente indicados, con el fin de seguir con la aplicación de la Metodología del Presupuesto por Programas, específicamente en el módulo de Fondo Rotativo, por lo que se presenta el manual con el fin de orientar al usuario sobre los procedimientos administrativos a seguir para la ejecución de los fondos y en especial el registro de las constituciones, rendiciones y liquidación del Fondo en mención. El presente Manual establece las normas y procedimientos básicos, para la Constitución, Ampliación, Disminución, Rendición; Reposición, Rendición Final de los Fondos Rotativos de la Entidad. Para ponerlos en marcha se formula el presente manual de normas y procedimientos, el

cual es parte del sistema de control interno de la Dirección Administración Financiera

UDAF, quién es responsable de velar por el cumplimiento del proceso presupuestario y

contable de los Fondos.


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1- CONSIDERACIONES GENERALES

Es importante hacer mención que debido a la necesidad de agilizar pagos y que por

su naturaleza no pueden esperar el trámite normal de pago a través de Orden de

Compra por medio del SIGES y Comprobante Único de Registro CUR por medio del

SICOIN, se procederá a crear un Fondo Rotativo Institucional, monto deberán ser

propuesto por la Dirección Administrativa Financiera y aprobado por el Consejo

Directivo emitiendo el acuerdo correspondiente.

Dentro del cual se establecerá el Fondo Rotativo Interno y este a su vez constituirá

las cajas chicas de la siguiente manera: a) Caja chica de la Dirección Ejecutiva, b) Caja

Chica Condeder Quetzaltenango y c) Caja Chica Condeder Zacapa, los montos

deberán ser propuesto por la Dirección Administrativa Financiera y aprobado por el

Consejo Directivo de CONADER.

El presente manual tiene como finalidad proporcionar a los usuarios de los Fondos

Rotativos que utilizan el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN, un documento

que sirva de guía para conocer las clases de Fondos Rotativos y la naturaleza de los

mismos, así como los pasos a seguir desde la constitución hasta la liquidación de los

mismos.


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2- CLASES DE FONDOS ROTATIVOS

I. Fondo Rotativo Institucional

II. Fondo Rotativo Interno

I. FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL

Es la disponibilidad de efectivo que el Consejo Nacional del Deporte, La Educación Física y

La Recreación –CONADER- sitúa a una cuenta monetaria específica con el objetivo de

contar con los recursos financieros para cubrir gastos urgentes de funcionamiento y de

poca cuantía. Se constituye un solo Fondo para la institución al año.

II. FONDO ROTATIVO INTERNO

El Fondo Rotativo Interno es el Fondo asignado a una unidad administrativa autorizado

por el Consejo Directivo del CONADER, para que por medio de él realicen pagos, bajo la

responsabilidad de la Dirección Ejecutiva y el responsable de manejo del mismo.


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3- BASE LEGAL

a. Decreto 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 29 Autorizadores de

Egresos, ….,

b. Reglamento Interno del Consejo Nacional del Deporte, La Educación Física y la

Recreación, artículo 27, AUTORIZACION DE GASTOS,…y

c. Acuerdo del Ministerio de Finanzas Públicas No. 06-98, modificado con el

Acuerdo Ministerial 10-2012, por medio del cual se aprueban las normas para la

Administración de Fondos Rotativos para las instituciones del Estado.

d. Normas Generales de Control Interno Gubernamental 6.19 Constitución y

Administración de Fondos Rotativos. El Ministerio de Finanzas Públicas, a través

de la Tesorería Nacional y la Autoridad Superior de las entidades públicas, a

través de las unidades especializadas, reglamentarán y normarán los

procedimientos, para la constitución y administración de Fondos Rotativos.


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4. DEFINICIONES

CONSTITUCION

Es la asignación inicial de un Fondo Rotativo.

AMPLIACION

Es un incremento al monto original del Fondo asignado.

DISMINUCION

Es una reducción al monto original del Fondo asignado.

RENDICION

Para efectos del presente Manual, rendición es el acto por el cual cada unidad

administrativa a través del Formulario FR-03 detalla en que renglones de gasto se ha

ejecutado el Fondo asignado.

CONSOLIDACION

Es la integración de varias rendiciones que hacen las Unidades de Administración

Financiera en el formulario FR-02.

REPOSICION

Es el importe que reciben las unidades administrativas que ejecutan Fondos

Rotativos, derivado de las rendiciones o liquidaciones, que son con cargo a la cuenta

madre de la Entidad.


8

RENDICIÓN FINAL

Es la liquidación definitiva del Fondo Rotativo que realiza la Entidad, puede hacerse

una rendición final parcial que no constituye reposición de Fondo o bien una

rendición final total; donde el saldo del Fondo debe quedar a cero (0) y si existe un

remanente de efectivo debe realizarse el depósito del saldo de efectivo no

utilizado a la cuenta monetaria origen.


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5. NORMAS ESPECIFICAS

5.1 Solicitud, autorización y distribución de Fondo Rotativo Institucional.

a. La creación del Fondo Rotativo Institucional es facultad del Consejo Directivo,

mediante acuerdo correspondiente, previa solicitud del Director Ejecutivo. Si en

el futuro es necesario el incremento o disminución de la asignación, si el consejo

lo estima conveniente autorizar.

b. El Manejo del Fondo Rotativo Institucional se realizará a través de cuenta

bancaria y servirá únicamente para el reembolso del Fondo Rotativo Interno.

c. El Encargado de Tesorería procederá a la apertura de la cuenta monetaria, cuya

autorización se realiza con firmas mancomunadas y la habilitación de los Libros

de Bancos y Conciliaciones Bancaras autorizado por Contraloría General de

Cuentas para el registro de la cuenta.

5.2 Solicitud, autorización y distribución del Fondo Rotativo Interno

a. El Fondo Rotativo Interno es un proceso en la ejecución, que se debe utilizar

como un mecanismo para agilizar la ejecución del gasto, sin que reemplace los

procesos normales de SIGES y SICOIN.

b. La creación del Fondo Rotativo Interno es facultad del Director Ejecutivo,

mediante previa solicitud del Director Administrativo Financiero. Si en el futuro

es necesario el incremento o disminución de la asignación, si el Director

Ejecutivo lo estima conveniente autorizar.

c. Las compras realizadas por medio del Fondo Rotativo Interno, se realizarán por

modalidad especifica de baja cuantía, hasta por un monto máximo de diez mil

quetzales exactos (Q.10,000.00).

d. La custodia y resguardo del Fondo Rotativo Interno estará a cargo de la

Dirección Administrativa Financiera, a través de un empleado asignado por el

Consejo Directivo como responsable del Fondo.


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e. La liquidación o rendición final de Fondo Rotativo Interno, se realizarán cada

año a más tardar el quince de diciembre de cada ejercicio fiscal, salvo

disposiciones específicas emitidas por el ente rector.

f. El uso del Fondo Rotativo Interno será de acuerdo a las necesidades para

compras imprevistas que se presenten, los que deberán ser autorizados por el

Director Ejecutivo y hacerlo del conocimiento del Consejo Directivo.

g. Los cheques con cargo al Fondo Rotativo Interno serán firmados por el Director

Ejecutivo, Director Administrativo Financiero y/o responsable del mismo, de

manera mancomunada dos (2) firmas.

h. Los cheques que se emitan a través del Fondo Rotativo Interno deberán ser

librados a nombre de la persona y/o institución que provea el bien o servicio,

siendo imperativo indicar el número de Identificación Tributaria NIT.

i. Para las liquidaciones y rendiciones del Fondo Rotativo Interno, se utilizará el

SICOIN que agrupa los datos y recaba información necesaria para el manejo de

este Fondo, como la estructura presupuestaria.

j. Cuando se necesiten realizar compras con carácter urgente en días inhábiles

podrán efectuarse debiendo justificarlo en la factura y se realizara bajo la

estricta responsabilidad de El jefe inmediato.

k. El Responsable del Fondo Rotativo Interno deberá realizar la retención del

Impuesto al Valor Agregado e Impuesto sobre la Renta ISR y traslados de los

mismos a la Superintendencia de Administración Tributaria SAT, con forme lo

dictamine las leyes de la materia.

l. La Liquidación del Fondo Rotativo Interno debe de realizarse cuando se tenga el

40% del fondo utilizado, a través del módulo de Fondos Rotativos del SICOIN.

m. El Departamento de Contabilidad realizara los registros contables y el

Departamento de Tesorería acreditara a las cuentas de los Fondos Rotativos

correspondientes en un plazo no mayor de 2 días.


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n. Para los registros del Fondo Rotativo Interno, se llevarán los Libros de Bancos y

Conciliaciones Bancarias autorizado por la Contraloría General de Cuentas.


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6. GASTOS QUE PUEDEN REALIZAR CON CARGO AL FONDO ROTATIVO INTERNO

Con cargo a los Fondos Rotativos autorizados, únicamente podrán efectuarse gastos

programados en el Presupuesto Ejecutivo de Ingresos y Egresos del Estado

correspondientes a los siguientes grupos y renglones:

Grupo 1. Servicios no Personales, a excepción de los subgrupos: 15 Arrendamientos

y Derechos, 17 Mantenimiento y Reparación de Obras e Instalaciones y 18 Servicios

Técnicos y profesionales.

Grupo 2. Materiales y Suministros


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No.

Descripción de la Actividad Responsable

1 Solicita autorización de constitución, ampliación o disminución del Fondo Rotativo Institucional, por medio de oficio al Director Ejecutivo el cual debe contener: Justificación, monto, número de cuenta bancaria.

Dirección Administrativa

Financiera

2 Recibe y analiza la solicitud para la constitución, ampliación o disminución de los Fondos Rotativos Institucional y presenta al Consejo Directivo para su autorización.

Director Ejecutivo

3 Autoriza la constitución, ampliación o disminución del Fondo Rotativo Institucional.

Consejo Directivo

4 Traslada la aprobación a la Asesoría Jurídica para la emisión del Acuerdo Interno de constitución, ampliación o disminución del Fondo Rotativo Institucional.

Director Ejecutivo

5 Emite el Acuerdo Interno de constitución, ampliación o disminución del Fondo Rotativo Institucional y traslada al Consejo Directivo para su firma.

Asesoría Jurídica

6 Firma el Acuerdo Interno y traslada al Director Ejecutivo Consejo Directivo

7 Recibe y traslada a la Dirección de Administración Financiera el Acuerdo Interno del Fondo Rotativo Institucional.

Director Ejecutivo

8 Realiza las gestiones para la apertura de la cuenta bancaria y habilitación del libro ante Contraloría General de Cuentas del Fondo Rotativo Institucional, cuando se genere por primera vez la constitución del Fondo Rotativo Institucional.


Financiera

9 Registra el comprobante de Constitución, ampliación o disminución del Fondo Rotativo Institucional FR01 y traslada para su aprobación.

Departamento de Tesorería

10 Aprueba el FR01 y automáticamente se genera un CUR Contable en estado aprobado y con solicitud de pago en el SICOIN y traslada al Encargado de Tesorería para la acreditación correspondiente.

Departamento de Contabilidad

CONSEJO NACIONAL DEL DEPORTE, LA EDUCACION FISICA Y LA

RECREACION -CONADER-

Aprobación: 15/Febrero/2017 Página: 1 de 2

PROCEDIMIENTO: Constitución, ampliación o disminución de los Fondos Rotativos Institucional

UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE: Dirección de Administración Financiera

OBJETIVO: Estandarizar y normar la manera de solicitar, registrar y autorizar la constitución del Fondo Rotativo Institucional del CONADER.


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11 Gestiona el traslado de los recursos a la cuenta bancaria procede a elaborar cheque correspondiente o traslado mediante el mecanismo de transacciones de Entidades.


12 Revisa y de estar conforme firma el cheque y traslada al Director Ejecutivo para su firma, si se elabora cheque para su acreditamiento.


Financiera

13 Autoriza y firma cheque para la constitución, ampliación o disminución del Fondo Rotativo Institucional y traslada a la Dirección Administrativa Financiera.

Director Ejecutivo

144

Deposita a las cuentas de los Fondos Rotativos Institucional para que inicien sus operaciones, y realiza los registros en el Libro de Bancos.


15 Fin del procedimiento


15

No.

Descripción de la Actividad Responsable

1 Solicita autorización de constitución, ampliación o disminución del Fondo Rotativo Interno al Director Ejecutivo.


Financiera

2 Recibe la solicitud y autoriza la constitución, ampliación o disminución del Fondo Rotativo Interno, trasladando a la Asesoría Jurídica para que elabore la Resolución correspondiente.

Director Ejecutivo

3 Emite Resolución Interna para el Fondo Rotativo Interno y traslada al Director Ejecutivo para su firma.

Asesoría Jurídica

7 Recibe, firma y traslada a la Dirección de Administración Financiera la Resolución Interna del Fondo Rotativo Interno.

Director Ejecutivo

8 Realiza las gestiones para la apertura de las cuentas bancarias y habilitación de libros autorizados por Contraloría General de Cuentas del Fondo Rotativo Interno, cuando se genere por primera vez la constitución del Fondos Rotativos Interno.


Financiera

Registra el comprobante de Constitución, ampliación o disminución del Fondo Rotativo Interno FR01 y traslada para su aprobación.


10 Aprueba el FR01 y automáticamente se genera un CUR Contable en estado aprobado y con solicitud de pago en el SICOIN y traslada al Encargado de Tesorería para la acreditación correspondiente.


11 Gestiona el traslado de los recursos de la Cuenta del Fondo Rotativo Institucional a la cuenta bancaria del Fondo Rotativo Interno y procede a elaborar cheque correspondiente o


CONSEJO NACIONAL DEL DEPORTE, LA EDUCACION FISICA Y LA

RECREACION -CONADER-

Aprobación: 15/Febrero/2017 Página: 1 de 2

PROCEDIMIENTO: Constitución, ampliación o disminución de los Fondos Rotativos Interno

UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE: Dirección de Administración Financiera

OBJETIVO: Estandarizar y normar la manera de solicitar, registrar y autorizar la constitución del Fondo Rotativo Interno del CONADER.


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traslado mediante el mecanismo de transacciones de Entidades.

Realiza los registros correspondientes el Libro de Bancos autorizado por Contraloría General de Cuentas del Fondo Rotativo Institucional.


12 Revisa y de estar conforme firma el cheque y traslada al Director Ejecutivo para su firma, si se elabora cheque para su acreditamiento.


Financiera

13 Autoriza y firma cheque para la constitución, ampliación o disminución del Fondo Rotativo Institucional y traslada a la Dirección Administrativa Financiera.

Director Ejecutivo

144

Deposita a las cuentas de los Fondos Rotativos Institucional para que inicien sus operaciones, y realiza los registros en el Libro de Bancos.


Recibe los fondos acreditados o el cheque para su depósito en la cuenta correspondiente del Fondo Rotativo Interno y realiza los registros en el Libro de Bancos autorizado por Contraloría General de Cuentas.

Encargado del Fondo Rotativo Interno.



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No. Descripción de la Actividad Manejo del Fondo Rotativo Interno

Responsable

1 Revisa el expediente y determina que cumpla con los requisitos establecidos y si no cumple lo devuelve a la encargada de compras.

Encargado del Fondo

2 Procede a elaborar cheque a nombre del beneficiario con cargo a la cuenta monetaria del Fondo Rotativo y realiza el registro en el libro de bancos firmando el cheque y trasladando al Director Administrativo Financiero para firma.

Encargado del Fondo

3 Firmas mancomunadas de cheques con cargo al Fondo Rotativo

Director Ejecutivo

4 Solicita la firma del Director Ejecutivo, y notifica al proveedor o interesado de su pago

Encargado del Fondo

No. Descripción de la Actividad Reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno

Responsable

1 Reúne toda la documentación recibida al tener el 40% o más del fondo utilizado y procede a elaborar el Formulario de liquidación de fondo rotativo FR03 y traslada al Departamento de Contabilidad

Encargado del Fondo

2 Revisa la documentación de soporte y verifica los renglones de gasto aplicados y genera Comprobante Único de Registro CUR Regularización a nivel de solicitado y traslada al Encargado de contabilidad.

Auxiliar de Contabilidad

3 Solicita el CUR del gasto y genera el CUR contable en su estado aprobado y solicitud de pago.


4 Aprueba la reposición y transfiere los fondos a la cuenta bancaria del Fondo Rotativo Interno.


CONSEJO NACIONAL DEL DEPORTE, LA EDUCACION FISICA Y LA RECREACION

-CONADER-

Aprobación: 15/febrero/2017 Página: 1 de 3

PROCEDIMIENTO: Manejo, Reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno

UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE: Dirección Administrativa Financiera y Responsable del Fondo

OBJETIVO: Estandarizar y normar la manera de rendir gastos con cargo al Fondo Rotativo Interno del CONADER.


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5 Si la reposición es por medio de cheque asigna número de cheque, imprime cheque, y traslada a Dirección Administrativa Financiera para firma.


6 Verifican documentos, firman el cheque impreso y devuelve a Tesorería.

Director Administrativo Financiero

7 Entrega el cheque al responsable del fondo y realiza el registro en el Libro de Bancos de la cuenta de Fondo Rotativo Institucional.


8 Deposita a la cuenta monetaria del Fondo. Encargado del Fondo Rotativo


consejo nacional del deporte, la educacion fisica y la

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