conocimiento general de la pmo

Bienvenidos a la PMO(Project Management Office)

para el proyecto Outsourcing Operativo SNR

PMO - Wikipedia• Una oficina de gestión de proyectos, también conocida por sus siglas PMO (del inglés project management office), es un

grupo que define y mantiene estándares de procesos, generalmente relacionados a la gestión de proyectos , dentro de una

organización.

• La PMO es la fuente de la documentación, dirección y métrica en la práctica de la gestión y de la ejecución de proyectos.

• Una PMO puede basar sus principios de gestión de proyectos en metodologías y estándares en la industria, tales como

PMI, ISO 9000 y requisitos reguladores de algunos gobiernos como el Acta Sarbanes-Oxley en los Estados Unidos, han

propulsado a las organizaciones a estandarizar sus procesos.

• Organizaciones alrededor del mundo están definiendo, compartiendo y recogiendo buenas prácticas en la gestión de

procesos y proyectos. Cada vez más, se está asignando a las PMO la responsabilidad de ejercer una influencia total sobre

ellas, y de lograr una evolución de pensamiento que lleve hacia la continua mejora de la organización.

• Las PMO pueden operar en aspectos que van desde proporcionar las funciones de respaldo para la dirección de proyectos

bajo la forma de formación, software, políticas estandarizadas y procedimientos, hasta la dirección y responsabilidad

directas en sí mismas para lograr los objetivos del proyecto.

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos

http://es.wikipedia.org/wiki/ISO_9000

http://es.wikipedia.org/wiki/Acta_Sarbanes-Oxley

http://es.wikipedia.org/wiki/Acta_Sarbanes-Oxley

http://es.wikipedia.org/wiki/Estados_Unidos

PMO

• La PMO es la unidad responsable de la coordinación del conjunto de las líneas del proyecto de Outsourcing Operativo con la finalidad de estandarizar y optimizar el proceso de realización y los resultados del mismo.

PMO

DIRECTORA Dany Liliana Agón

Reyes

EXPERTOSEdgar Hoyos

Mauricio Pinzón

Líderes de cada líneaMesa de ayuda integral

DC Principal

DC Alterno

Conectividad

Hosting de Correo

Hosting de aplicaciones

Portal Institucional

Gestión de Conocimiento

Equipos soporteSoporte Nivel 1 Soporte Nivel …n

PASOS A SEGUIR

• El primer paso de la PMO, es establecer la metodología que marcará el rumbo a seguir para

la normalización de la Dirección del Proyecto. El proceso definido fija el marco de referencia,

la terminología común para todas las líneas del proyecto y precisa los roles y las

responsabilidades de cada una. En la definición de los procesos se utilizan los principios y los

modelos estandarizados, tales como las metodologías del Project Management Institute e

ITIL. Junto con los líderes de cada línea se garantizará el uso adecuado de la metodología

definida.

• El segundo paso es diseñar la ruta de implementación, a través de la definición y aprobación

del Plan de Gestión del Proyecto (Alcance, Tiempo, Costos, Recurso Humano. Calidad,

Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones).

Metodología – Marco de referencia

Inicio Planeación Ejecución Cierre

Seguimiento y Control

Necesidad

SoluciónIntegrada

SIN FISURAS

Alcance Tiempo Costos Calidad

Riesgos RecursoHumano Adquisiciones Integración

Comunicaciones

Metodología – Marco de referenciaEl esquema del Project Management Institute está integrado por 5 grupos de procesos y 9 áreas de conocimiento de la Administración de Proyectos.PROCESOS DE INICIACIÓN: Compuesto por aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto, entre ellos, definir el alcance inicial y comprometer los recursos financieros.PROCESOS DE PLANIFICACIÓN: Compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance, refinar los objetivos y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos. Los procesos de planificación desarrollan el plan para la dirección del proyecto.

PROCESOS DE EJECUCIÓN: Compuesto por aquellos procesos realizados para el completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, esto implica coordinar persona y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto en conformidad con el plan.PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: Compuesto por aquellos procesos requeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las cuales se requiera cambios. PROCESOS DE CIERRE: Compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a fin de completar formalmente el proyecto incluyendo las obligaciones contractuales.

http://www.pmi.org/

http://www.pmi.org/



Necesidad

SoluciónIntegrada

SIN FISURAS



Comunicaciones

Inicio

InicioProcesos

Actividades y Salidas

FormatosI06 - 01

•Formato Matriz de interesados

I06-001-Identificar líderes funcionales

• Matriz de líderes funcionales

I06-Gestión de las Comunicaciones I09-Gestión de la Integración

InicioProcesos

Actividades y SalidasPL09-001-Acta inicio

• Acta inicio

PL06-Gestión de las Comunicaciones PL09-Gestión de la Integración

Planeación



Necesidad

SoluciónIntegrada

SIN FISURAS



Comunicaciones

Planeación

Procesos

IndicadoresIPL01-001-Mediciones del desempeño del cronograma.

• Semanalmente

IPL01-002-Satisfacción de cliente con cumplimiento de plazos.

• Al finalizar el contrato

IPL01-003-Indice del desempeño del costo.

• Semanalmente

PL01-Gestión del

Alcance

PL02-Gestión de

Tiempo

PL03-Gestión de

Costos

PL04-Gestión de la Calidad

PL05-Gestión del

Talento Humano

PL06-Gestión de

las Comunicaci

ones

PL07-Gestión de los Riesgos

PL08-Gestión de

las Adquisicio

nes

PL09-Gestión de

la Integración

Planeación

Procesos

Actividades y SalidasPL01-001-Definir el alcance

• Descripción detallada del alcance

PL01-002-Crear EDT (WBS)

• EDT (WBS)• Línea base del alcance

PL01-Gestión del

Alcance

PL02-Gestión de

Tiempo

PL03-Gestión de

Costos


PL05-Gestión del

Talento Humano

PL06-Gestión de

las Comunicaci

ones


PL08-Gestión de

las Adquisicio

nes

PL09-Gestión de

la Integración

Planeación

Procesos

Actividades y SalidasPL02-001-Desarrollar el cronograma

• Cronograma del proyecto• Plan de gestión de tiempos

PL01-Gestión del

Alcance

PL02-Gestión de

Tiempo

PL03-Gestión de

Costos


PL05-Gestión del

Talento Humano

PL06-Gestión de

las Comunicaci

ones


PL08-Gestión de

las Adquisicio

nes

PL09-Gestión de

la Integración

Planeación

Procesos

Actividades y SalidasPL03-001-Determinar presupuesto

• Línea base de costos

PL01-Gestión del

Alcance

PL02-Gestión del

Tiempo

PL03-Gestión de

Costos


PL05-Gestión del

Talento Humano

PL06-Gestión de

las Comunicaci

ones


PL08-Gestión de

las Adquisicio

nes

PL09-Gestión de

la Integración

Planeación

Procesos

Actividades y SalidasPL04-001-Identificar requisitos y/o normas para el proyecto

• Plan gestión de calidad

PL01-Gestión del

Alcance

PL02-Gestión de

Tiempo

PL03-Gestión de

Costos


PL05-Gestión del

Talento Humano

PL06-Gestión de

las Comunicaci

ones


PL08-Gestión de

las Adquisicio

nes

PL09-Gestión de

la Integración

Planeación

Procesos

Actividades y SalidasPL05-001-Identificar roles y responsabilidades, organigrama.

• Plan de gestión de recursos humanos

PL01-Gestión del

Alcance

PL02-Gestión de

Tiempo

PL03-Gestión de

Costos


PL05-Gestión del

Talento Humano

PL06-Gestión de

las Comunicaci

ones


PL08-Gestión de

las Adquisicio

nes

PL09-Gestión de

la Integración

Planeación

Procesos

Actividades y SalidasPL06-001-Identificar stakeholder y necesidades de comunicación

• Plan de gestión de las comunicaciones

PL01-Gestión del

Alcance

PL02-Gestión de

Tiempo

PL03-Gestión de

Costos


PL05-Gestión del

Talento Humano

PL06-Gestión de

las Comunicaci

ones


PL08-Gestión de

las Adquisicio

nes

PL09-Gestión de

la Integración

Planeación

Procesos

Actividades y SalidasPL07-001-Planificar la gestión de los Riesgos

• Plan de gestión de riesgos

PL07-002-Identificar y valorar los riesgos

• Matriz de riesgos

PL07-003-Planificar la respuesta a los Riesgos

• Matriz de riesgos

PL01-Gestión del

Alcance

PL02-Gestión de

Tiempo

PL03-Gestión de

Costos


PL05-Gestión del

Talento Humano

PL06-Gestión de

las Comunicaci

ones


PL08-Gestión de

las Adquisicio

nes

PL09-Gestión de

la Integración

Planeación

Procesos

Actividades y SalidasPL08-001-Planificar las adquisiciones

• Plan de gestión de las adquisiciones

PL01-Gestión del

Alcance

PL02-Gestión del

Tiempo

PL03-Gestión de los Costos


PL05-Gestión del

Talento Humano

PL06-Gestión de

las Comunicaci

ones


PL08-Gestión de

las Adquisicio

nes

PL09-Gestión de

la Integración

Planeación

Procesos

Actividades y SalidasPL09-001-Integrar los planes para la Dirección del proyecto

• Plan para la dirección del proyecto

PL09-002-Aprobar plan para la dirección del proyecto con el cliente

• Plan para la dirección del proyecto

PL01-Gestión del

Alcance

PL02-Gestión del

Tiempo

PL03-Gestión de los Costos


PL05-Gestión del

Talento Humano

PL06-Gestión de

las Comunicaci

ones


PL08-Gestión de

las Adquisicio

nes

PL09-Gestión de

la Integración

Ejecución



NecesidadCliente

SoluciónIntegrada

SIN FISURAS



Comunicaciones

Ejecución

Procesos

EJ01-Gestión de la Calidad

EJ02-Gestión del Talento Humano

EJ03-Gestión de las Comunicaciones

EJ04-Gestión de las Adquisiciones

EJ05-Gestión de la Integración

IndicadoresIPL01-001-Nivel de anomalías en el material (bienes, entregables, artefactos, etc) entregado al cliente

• Cada vez que se realice una entrega

Ejecución

Procesos






Actividades y SalidasEJ01-001-Realizar el aseguramiento de la calidad

• Solicitud de cambio (acción preventiva, acción correctiva)

Ejecución

Procesos






Actividades y SalidasEJ02-001-Adquirir el equipo de trabajo

• Asignaciones del personal para el proyecto

Ejecución

Procesos






Actividades y SalidasEJ03-001-Distribuir la información

• Informes• Reportes

EJ03-002-Manejar las expectativas de los stakeholders

• Informes• Reportes

Ejecución

Procesos






Actividades y SalidasEJ04-001-Ejecutar las adquisiciones

• Contratos con proveedores

Ejecución

Procesos






Actividades y SalidasEJ05-01-Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

• Métricas de la ejecución




NecesidadCliente

SoluciónIntegrada

SIN FISURAS



Comunicaciones


Procesos

Indicadores

SC01-Gestión del Alcance

SC02-Gestión del Tiempo

SC03-Gestión de los Costos

SC04-Gestión de la Calidad

SC05-Gestión de las

Comunicaciones

SC06-Gestión de los Riesgos


Adquisiciones

SC08-Gestión de la Integración

ISC01-001-Mediciones del desempeño del cronograma.

• Semanalmente

ISC01-002-Satisfacción de cliente con cumplimiento de plazos.


ISC01-003-Indice del desempeño del costo.

• Semanalmente


Procesos






Comunicaciones



Adquisiciones


Actividades y SalidasVerificar el alcance

• Entregables aceptados

Controlar el alcance

• Solicitudes de cambio


Procesos






Comunicaciones



Adquisiciones


Actividades y SalidasSC02-01-Controlar el cronograma



Procesos






Comunicaciones



Adquisiciones


Actividades y SalidasSC03-01-Controlar los costos



Procesos






Comunicaciones



Adquisiciones


Actividades y SalidasSC04-01-Realizar el control de calidad



Procesos






Comunicaciones



Adquisiciones


Actividades y SalidasSC05-01-Informar el desempeño


Procesos






Comunicaciones



Adquisiciones


Actividades y SalidasSC06-01-Monitorear y controlar los riesgos

• Matriz de riesgos actualizada


Procesos






Comunicaciones



Adquisiciones


Actividades y SalidasSC07-01-Administrar las adquisiciones


Procesos






Comunicaciones



Adquisiciones


Actividades y SalidasSC08-01-Monitorear y controlar el proyecto


SC08-02-Realizar el control integrado de cambios


Cierre



Necesidad

SoluciónIntegrada

SIN FISURAS



Comunicaciones

Cierre

Procesos

IndicadoresICI02-001-Mediciones del desempeño del cronograma.


ICI02-002-Satisfacción de cliente con cumplimiento de plazos.


ICI02-003-Indice del desempeño del costo.


CI01-Gestión de las Adquisiciones CI02-Gestión de la Integración

Cierre

Procesos

Actividades y SalidasCI01-001-Cerrar las adquisiciones

• Actas de liquidación


Cierre

Procesos

Actividades y SalidasCI02-001-Cerrar el proyecto

• Actas de liquidación


conocimiento general de la pmo

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