Qué es Administración por Proyectos

Por: MDI. Jesús María Silva Rdz.

En todas las culturas, a lo largo de la historia, los proyectos han tenido singular importancia

• Los métodos empleados para planear y ejecutar los proyectos en el correr de los siglos han sido diversos.

• En los últimos 50 años se han desarrollado los conceptos modernos de la Administración Profesional de Proyectos (APP), así como los métodos, sistemas y herramientas.

• En los últimos 10 años se han difundido en todas las áreas o industrias, aprovechando internet.

• El desarrollo de la Administración Profesional de Proyectos recibió el impulso inicial de la industria militar-aeroespacial y la industria de arquitectura-ingeniería-construcción.

• Hoy en día, los modernos conceptos de la Administración Profesional de Proyectos se emplean ampliamente en todo tipo de industria, negocio, empresa e institución gubernamental, en todo el mundo.

En nuestro entorno es poco común

concebir proyectos terminados a tiempo,

dentro del presupuesto y con la calidad

esperada, por lo general, cumplimos uno o

dos de estos requerimientos pero con

mucho desgaste.

Para considerar exitoso un proyecto necesitamos cumplir y superar las expectativas de nuestros clientes, lo cual implica:

• Concluir en el tiempo establecido.• Dentro de presupuesto.• De acuerdo con los requerimientos de

calidad estipulados.• Desarrollando relaciones a largo plazo con

nuestros proveedores y demás integrantes del equipo.

¿Qué es un proyecto?

Es un conjunto de esfuerzos

temporales, dirigidos a generar

un producto o servicio único.

Evolución de la APP por Harold Kerzner

• Período tradicional (1960-1985)Definición del éxito:

El éxito se mide en términos técnicos.

El tiempo de entrega y el presupuesto no se cumple, basta cumplir con la calidad.

Habilidades requeridas por el encargado del proyecto:

Las habilidades requeridas por el encargado del proyecto son técnicas, enfocadas a la experiencia y conocimiento específico enfocado al tipo de proyecto. El estilo de liderazgo es autoritario, efectuado por la persona con más experiencia.

• Período de Renacimiento (1985-1993)Definición del éxito:

El éxito se mide en función del apego al tiempo, costo y desempeño o calidad técnica. Habilidades requeridas por el encargado del proyecto:

Las habilidades técnicas del período anterior no son suficientes, se requiere el manejo efectivo de equipos humanos.

El liderazgo es más participativo.

• Período moderno (1993 a la fecha)

Definición del éxito:En función del apego al tiempo, costo, desempeño y aceptación del cliente.

Cliente satisfecho = proyecto exitoso

Habilidades requeridas por el encargado del proyecto:

Conocimiento del negocio, administración de riesgos e integración.No es suficiente el conocimiento, experiencia técnica y manejo de equipos humanos, se requieren habilidades de liderazgo, comunicación, hacer que las cosas sucedan, negociación, solución de problemas.

El método Escala

• Ofrece una guía para la Administración Profesional de Proyectos, que podremos aplicar a una gran variedad de ellos, pues todos tienen en común lo temporal y lo único.

Definición de éxito, según el Método Escala

Cumplir los objetivos de tiempo, costo y calidad, a satisfacción del cliente y de los involucrados clave al mismo tiempo que desarrollamos relaciones a largo plazo con proveedores y demás integrantes del equipo.

Participantes clave en proyectos

Cinco procesos en el desarrollo de proyectos

I

Inicio.Establecer la visión del proyecto, el qué la misión por cumplir y sus objetivos, la justificación del mismo, las restricciones y supuestos.

Planeación.Desarrollar un plan que nos ayude a prever el cómo cumpliremos los objetivos, tomando en cuenta todos los factores que afectan al proyecto.

Ejecución.Implementar el plan, contratar, administrar los contratos, integrar al equipo, distribuir la información y ejecutar las acciones requeridas de acuerdo a lo establecido.

Control.Comparar lo ejecutado o real contralo que planeamos, de no identificar desviaciones continuamos con la Ejecución. Si encontramos desvia-ciones acordamos la acción correctiva (planeación adicional)luego continuamos con laejecución, manteniendo informadoal equipo.

Cierre.Concluir y cerrar relaciones contrac-tuales profesionalmente para facilitar referencias posteriores alproyecto. Elaborar los documentoscon los resultados finales, archivos,cambios, directorios, etc.

Nueve áreas por considerar en la APP

1. Alcance.

Lo que incluye y no incluye el proyecto.

2. Tiempo.

Programa, calendario, entregas parciales y finales.

3. Costo.

Estimados de costo, presupuesto, programas de erogaciones.

4. Calidad.

Estándares relevantes, cómo cumplirlos y satisfacer los requerimientos.

5. Recursos humanos.

Equipo del proyecto que integra colaboradores tanto internos como externos y los roles y funciones de cada cual.

6. Comunicación.

Información requerida presentada en reportes, quién la genera, quién la recibe, frecuencia, juntas, medios de distribución.

7. RiesgoAmenazas por controlar, oportunidades qué capitalizar y planes de contingencia.

8. Abastecimientos.Estrategias de contratación, cotizaciones, concursos, contratos y administración de contratos.

9. Integración.Admón. de cambios, lecciones aprendidas e integración de todas las áreas.

Definición de la APP

La Administración Profesional de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto, con el fin de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de los involucrados.

Preguntas

1. ¿Qué es un proyecto?

2. ¿Cuándo se considera exitoso un proyecto?

3. ¿Quiénes son los participantes clave en un proyecto?

4. Menciona los cinco procesos clave en el desarrollo de un proyecto.

5. Menciona las nueve áreas por considerar en la Administración de Proyectos

Bibliografía

• Chamoun,Yamal. Admón. Profesional de Proyectos. La Guía. Ed. McGraw Hill. México. 2000. cap. 1