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PRESUPUESTO Jorge Eduardo Chávez Díaz Ingeniero civil industrial

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ADMINISTRACION FINANCIERA

PRESUPUESTOJorge Eduardo Chvez DazIngeniero civil industrialUnpresupuestoes unaprevisin, proyeccin o estimacin de gastos. Como tal, es unplan de accincuyo objetivo es cumplir una meta prefijada. Los presupuestos son parte de la administracin de las finanzas de familias, profesionales, empresas, organizaciones o pases.

Una persona puede hacer unpresupuestodonde calcule la cantidad de dinero que emplear durante el siguiente mes para gastos personales, como alimentacin, vivienda, transporte, servicios, compras y ocio, con el fin de no extralimitarse.Concepto de PresupuestoLasempresas, por su lado, realizan con cierta periodicidad unpresupuesto financierodonde incluyen ingresos, egresos, flujo neto, caja inicial, caja final, caja mnima, todo ello con el objetivo de evaluar su estado econmico.

Cuando solicitamos el trabajo de una persona, solemos pedir, por adelantado, un presupuestode la obra donde se detallen los costos que acarrear, como materiales, tiempo y mano de obra, con la finalidad de evaluar sus costes y ventajas en relacin con otros presupuestos.Concepto de PresupuestoElEstado, por su parte, debe presentara sus ciudadanos, anualmente y de la manera ms trasparente posible, el presupuesto asignado para el gasto pblico del siguiente ejercicio fiscal.

Independientemente de la finalidad delpresupuesto, ya sea para recortar o controlar gastos, evaluar el estado econmico de una empresa o conocer cmo son administrados los recursos econmicos de una nacin, su importancia radica en que nos permite establecer proyecciones,programas y planes de accin para manejar nuestro dinero de la manera ms eficiente posible.

No obstante, la palabrapresupuestotambin suele emplearse para significar una suposicin o pretexto: No sali de casa bajo elpresupuestode que iba a llover.Concepto de PresupuestoElpresupuesto base cero, como su nombre lo indica, es unmtodo presupuestarioutilizado en entornos empresariales o en organismos pblicos, donde las solicitudes de recursos son presentadas, evaluadas y justificadas empezando desde cero, es decir, sin tomar en consideracin periodos o presupuestos anteriores. En este sentido, es un procedimiento orientado a presentar, de manera razonada y transparente, todos los requerimientos presupuestarios relativos a programas o gastos de una organizacin. Su finalidad es evitar vicios, corrupcin o malos manejos de los fondos, as como reducir gastos innecesarios.Presupuesto Base CEROComopresupuesto de ventas o de ingresosse denomina laproyeccin de ingresos estimada por concepto de ventas para una empresa. Puesto que los ingresos son la principal fuente de fondos de una empresa, el presupuesto de ventas representa las expectativas de rentabilidad y sostenibilidad de esta. Es fundamental para determinar tanto el programa de produccin como la direccin comercial. Se basa en estudios, anlisis y pronsticos de la demanda en el sector, y es til para definir un plan de penetracin de mercado en empresas que estn iniciando su actividad y que basan su plan financiero en el presupuesto de ventasPresupuesto de VENTASUna herramienta gerencial imprescindible es un buen presupuesto. La proyeccin de los estados de resultados, los estados de situacin (balances) y los flujos de efectivo y de caja ayudan al tren ejecutivo a cumplir los siguientes objetivos.

1.- Analizar y planificar el futuroEl anlisis estratgico que debe hacer la empresa exige tanto el anlisis interno como del entorno, discriminando las posibilidades que se nos ofrecen y aprovechando aquellas que nos puedan ser tiles. El entorno se debe analizar desde lo poltico, pasando por lo econmico hasta llegar a lo local. Los enfoques se hacen en el campo virtual y real y en los mbitos de ventas, produccin, finanzas y fiscalidad, entre otros.

Objetivos de los Presupuestos2.- Asignar recursos a los diferentes departamentos y productos de la empresaSe cuantifican los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto de empresa, los costos de compras y/o produccin, se establecen los niveles de endeudamiento requeridos, se proyectan niveles de inventario, flujos de caja, compras de equipos y propiedades, distribucin de los almacenes y centros de distribucin y, sobre todo, se establecen que productos y/o servicios son viables y cules no. Se analizan los productos que no son productivos por si mismos pero que colaboran con la venta de otros artculos y se controlan los gastos asociados a estos. Se detectan costos de oportunidad y se descubren costos ocultos. En resumen, se analiza qu es qu y se distribuye el pastel de los recursos.

Objetivos de los Presupuestos3.- Identificar limitaciones en los procesos empresarialesAl realizar el anlisis interno podremos detectar eventuales cuellos de botella en los procesos de fabricacin, compra, venta, distribucin y administracin de la empresa analizada. Procedimientos y tareas que son susceptibles de ser mejorados y otros que deben ser eliminados o potenciados.

4.- Coordinar las actividades entre las diferentes gerencias y departamentosSe detectan tareas duplicadas, informes que terminan sepultados en un mar de papeles sin que nadie los lea o que tienen la misma informacin y son realizados por distintos departamentos. De igual manera, al tratar de optimizar ganancias y reducir costos, es ms probable coordinar las tareas entre las divisiones de la empresa de manera ms eficaz, optando por caminos ms cortos.

Objetivos de los Presupuestos5.- Establecer bases de comparacin para evaluar resultadosCmo s que estoy desvindome de mis objetivos si no tengo un modelo de comparacin? Ese modelo nos lo da el presupuesto. De esta comparacin debe resultar un anlisis serio de las desviaciones y su porque, para as adoptar las medidas correctivas y ajustar las bases de pronstico, de ser necesario.

6.- Comunicar al personal de la empresa los objetivos de la direccinEl conocer hacia dnde va la empresa, el saber la causa de las medidas que se estn adoptando, los niveles de exigencia que se esperan del personal y los resultados por los cuales seremos evaluados, sientan las bases para una comunicacin ms fluida y clara y permite que los colaboradores se sientan ms identificados con los objetivos de la compaa para la cual trabajan.

Objetivos de los PresupuestosPresupuestos: Son tiles en la mayora de lasorganizacionescomo: Utilitaristas (compaas denegocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeas empresas.Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones dela empresaen unoslmitesrazonables.Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar elriesgoen lasoperacionesde la organizacin.

Sirven como mecanismo para la revisin depolticasyestrategiasde laempresay direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Facilitan que los miembros de la organizacin Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin.Importancia de los PresupuestosLas partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin deprogramasdepersonalen un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas.Losprocedimientosinducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesariaLos presupuestos sirven comomediosdecomunicacinentre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.Una redde estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterioranlisis.Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan sucomportamientoen relacin con el desenvolvimiento del presupuesto

Importancia de los PresupuestosLos presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:

1)Segn la flexibilidad. 2)Segn el periodo de tiempo que cubren. 3)Segn el campo de aplicabilidad de la empresa. 4)Segn el sector en el cual se utilicen.

Clasificacin de los Presupuestos1) Segn la flexibilidad.

Clasificacin de los Presupuestos1.1 Rgidos, estticos, fijos o asignados

Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico.

1.2 Flexibles o variablesSon los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo de la presupuestacin moderna. Son dinmicos adaptativos, pero complicados y costosos.

2) Segn el periodo de Tiempo

Clasificacin de los Presupuestos2.1 A corto plazoSon los que se realizan para cubrir laplaneacinde la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao. Estesistemase adapta a los pases con economas inflacionarias.

2.2 A largo plazoEste tipo de presupuestos corresponden a los planes dedesarrolloque, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

3) Segn el Campo de aplicacin en la Empresa.

Clasificacin de los Presupuestos3.1 De operacin o econmicosTienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en unEstadode Ganancias y Prdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:

3.1.1 Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas yproductos.

3.1.2 Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades fsicas. Lainformacinnecesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades demquinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de losmateriales.Clasificacin de los Presupuestos3.1.3 Presupuesto de ComprasEs el presupuesto que prev lascomprasde materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades ycostos.

3.1.4 Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto deproduccin. Al comparar el costo de produccin con elpreciodeventa,muestrasi los mrgenes deutilidadson adecuados.

3.1.5 Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compaa. Debe ser preparado luego de que todas los dems presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y losgastos, la cantidad decapitalde trabajo.Clasificacin de los Presupuestos3.1.6 Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".

Clasificacin de los Presupuestos3.2 FinancieroEn estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos:

3.2.1 Presupuesto de TesoreraTiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja,bancosy valores de fciles de realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever losrecursosmonetarios que la organizacin necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.

3.2.2 Presupuesto de erogaciones capitalizablesEs el que controla, bsicamente todas lasinversionesenactivos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas deinversiny el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.4) Segn Sector de la Economa en el cual se utilizan

Clasificacin de los Presupuestos4.1 Presupuestos del Sector Pblicoson los que involucran los planes, polticas, programas,proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignacin de recursos para gastos e inversiones.

4.2 Presupuestos del Sector PrivadoSon los usados por las empresas particulares,. Se conocen tambin como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

Principios de la Presupuestacin1. Principios de previsinPredictibilidad.Determinacin Cuantitativa.Objetivo.

2. Principios de Planeacin.Previsin.CosteabilidadFlexibilidadUnidadConfianzaParticipacinOportunidadContabilidad por reas de responsabilidad.3. Principios de Organizacin1. Orden 2. Comunicacin.4. Principios de Direccin1. Autoridad 2. Coordinacin.5. Principios de Control1. Reconocimiento 2. Excepcin.3. Normas.4. Conciencia de Costos.Motivos del fracaso de la PresupuestacinLagerenciadebe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la altadirecciny a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.Motivos del fracaso de la PresupuestacinLa presupuestacin puede fracasar por diversas razones:

Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.

Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.

Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la organizacin.Motivos del fracaso de la PresupuestacinCuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas.

Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.

Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.

Motivos del fracaso de la PresupuestacinCuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin.

Cuando no se siguen las polticas de la organizacin.Calendario de la PresupuestacinEs la agenda en la cual se definen a travs del tiempo la ejecucin y el control (evaluacin) del presupuesto.

Depende del tipo de organizacin y puede ser:

Diario. Semanal. Quincenal. Mensual.Trimestral. Semestral.Anual.

Organizacin del PresupuestoToda organizacin al formular sus planes, deber delimitar especficamente las atribuciones y responsabilidades, para que cadapersonasepa cmo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar losderechosde las dems personas. Un plan orgnico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendircuentasde cada fase sobre la marcha.

Definicin de TrminosOBJETIVOS: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa. Tres son bsicas: supervivencia, crecimiento yrentabilidad.

POLTICAS:Serie de principios y lneas de accin que guan el comportamiento hacia el futuro.

PLANES:Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos.

ESTRATEGIA:Artede dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada situacin.

PROGRAMA:Cada una de las partes especficas de un plan al cual se le asignan los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas.ORGANIZAR:Asignar los recursos humanos, econmicos y financieros, estructurndolos en forma que permitan alcanzar las metas de las empresas.

EJECUTAR:Colocar en marcha los planes.

CONTROLAR:Comparar lo que se plane contra lo que se ha ejecutado. Incluye la asignacin de responsabilidades y, lamedicinde las previsiones en cuanto a variaciones y causas de las mismas.

PREVER:Determinar de manera anticipada lo que va a producir.

Definicin de TrminosEJEMPLO PRESUPUESTO FAMILAR

EJEMPLO PRESUPUESTO EMPRESA