TALLER DE INGENIERÍA INDUSTRIALClase 11: Administración de Proyectos

Ing. Felipe Torres

El Proyecto

Un proyecto es una serie de actividades ordenadas encaminadas a lograr un objetivo con ciertas especificaciones, en un tiempo dado y con unos recursos determinados

Administración de Proyectos

Rol de Ingenieros en industria de servicios (financiero, transporte, gobierno, construcción, software, consultoras) y de manufactura

Ejemplos: Lanzamiento de un nuevo producto Rediseño de un proceso Expansión de una línea productiva

ProcesosProyectos

Ejemplo de un buen proyecto

Construcción de una casa en solo 3 horas

Ver Multimedia“Construcción de una casa en 4 horas”

Definir y organizar proyectos Proyectos exitosos definen claramente el

alcance, objetivos, y actividades. El proceso de un proyecto exitoso comienza

definiendo adecuadamente el equipo Un buen jefe de proyecto es motivador, profesor, y

comunicador. Debe ser capaz de organizar diferentes actividades y

trabajar con gente de variadas disciplinas. Jefe de proyecto establece las metas del proyecto,

hitos y como llegar a ellos. Jefe de proyecto evalua el avance y toma acción

cuando la planificación se ve amenazada

Definir y organizar proyectos

El alcance define el objetivo del proyecto y determina los productos entregables Cambios en el alcance incrementan costos y

retrasan el proyecto

Ciclo de vida de un proyecto

Característica de un proyecto: Inicio → Fin Concepción, se define la necesidad del

objetivo Planeación y evaluación, se detalla la forma

de ejecutarlo y si es viable Ejecución y control, se llevan a cabo las

actividades y que serealicen dentro del plazo,presupuesto y tiempo.

Terminación, se alcanza elobjetivo, se retiran losrecursos gradualmente.

Planificación de Proyectos

Plan de proyecto Documento que establece el objetivo, y

forma que se realizara un proyecto. Dos tipos de plan de acuerdo a como fluye

la información Top-down, directivos de la empresa definen los

principales aspectos del proyecto, y como se comunicaran

Bottom-up, los subordinados realizan la planeación y la ejecución, los ejecutivos solo coordinan

Planificación de Proyectos

Elementos básicos de un plan de proyecto: Objetivo Definir la estructura de trabajo (WBS) Programa de actividades Organización del equipo de proyecto Grafica lineal de responsabilidades Normas Presupuesto Riesgo

Objetivo

Meta, tarea o actividad a ser lograda en cierto tiempo. Es la razón del proyecto

Todas las actividades deben enfocarse a alcanzarlo Bien definido Entendimiento común en el equipo del objetivo

Los objetivos deben ser: Específicos No muy complejos Medibles, tangibles y verificables Realistas y alcanzables Dentro de presupuesto Consistente con planes, políticas, y procedimientos

Estructura de Trabajo

• Estrategia a seguir en la división del trabajo y en la definición de las principales actividades

• La estructura del trabajo también se conoce como Work Breakdown Structure o WBS

• Varias maneras de representar la estructura del trabajo, las mas comunes: Grafica de Arbol Listado con codigos:

1.0.0 Expansion de planta 1.1.0 Construccion de nave 1.1.1. Diseño 1.1.2. Licencias …….etc

Expansión de una Planta

Construcción de Nave

Diseño

Licencias

Levantar naves

Instalaciones

Diseño del Proceso

Compra de equipo

Definir especificaci

ones

Licitar y comprar

Arranque de Planta

Instalación de proceso

Corridas de prueba

Estabilización

Programa de actividades

Asigna tiempo al proyecto y muestra cuando deben comenzar y terminar cada una de las tareas

Se combinan dos factores: Orden lógico (o secuencia) Duración de cada actividad

Algunos métodos mas usados Graficas de Gantt Diagramas de PERT ó CPM (Critical Path

Method)

Organización del equipo de trabajo Diseña la cantidad de posiciones, el tipo

y su estructura para llevar a cabo el proyecto

Se construye en base a la experiencia del equipo que constituye el proyecto

Es un factor de éxito

Grafica lineal de responsabilidades

Relaciona la estructura del trabajo con el equipo que participará en el proyecto

Asigna los miembros del equipo diferentes grados de responsabilidades en cada tarea

TareasAdministrad

orDel

Proyecto

Administrador

Financiero

Administrador de

Mercadotecnia

AdministradorDe

Producción

Administrador de Contratos

Diseño del plan P I I I, O I

Negociar contratos con los socios

I R - I P

Desarrollo de un nuevo producto

N O N P -

Desarrollar esquemaanual de

operaciones

P N - I,N N

Establecer costo estándar

I P - - -

P- Principal responsableR- Revisión

N- Notificación

A- Aprobación

I- Proporciona información

Presupuesto

Planeación de gastos requeridos para cumplir los objetivos

Muestra la manera en la que se manejará el dinero dentro de las actividades

Análisis de Riesgo

Anticipación a las posibles contingencias del proyecto Incertidumbre, factores inciertos relacionados con

el proyecto Riesgo, se trata de cuantificar y prevenir

Medición del riesgo es cuantificar que tan posible es que ocurra (Ej. 50%) por el impacto (Ej. Perdidas de $10mill)

Administración del riesgo consta de tres etapas: Identificación del riesgo Análisis de riesgo Respuesta al riesgo

Análisis de Riesgo1. Identificación del riesgo

Lista de riesgos internos (de acciones del proyecto) y externos (del entorno) asociados al proyecto. Riesgos de inversión, del beneficio

esperado del proyecto Riesgos de estrategia, asociados a las

elecciones de cómo desarrollar el proyecto Riesgos condicionales, asociados a los

cambios en las condiciones de operación en el curso del proyecto

Riesgos asegurables, asociados a eventos ya conocidos estadísticamente (ej. Desastres naturales, incendios, etc)

Análisis de Riesgo2. Análisis de riesgo

Estudia factores que constituyen el riesgo al que está expuesto el proyecto

Racionalizar los riesgos Probabilidad de ocurrencia Impacto en el proyecto

Técnicas Cuantitativas, mediante estadísticas, o

mediante análisis de sensibilidad Cualitativas, mediante focus groups o

análisis histórico

Análisis de Riesgo3. Respuesta al riesgo

Práctica de reaccionar ante un riesgo percibido para minimizar los efectos negativos

Respuestas típicas orientadas a: Evitar Reducir Asumir Transferir Realizar estudios exhaustivos

Ejemplo de administración de riesgo

Fuentes de Riesgo Análisis del Riesgo Respuesta al Riesgo

• Falta de demanda Estudio de mercado Ingreso al mercado o evaluación de mercados alternativos

· Tasas de interés Análisis de sensibilidad. Cual serian los efectos de cambios en la tasa de interés en el proyecto

Tasa fija o variable, según expectativas e impacto

· Variaciones en tipo de cambio

Análisis econométrico Coberturas cambiarias

· Condiciones del Suelo

Estudio de mecánica de suelos. Refuerzo o búsqueda de terrenos alternativos

· Fallas en entregas de los proveedores

Historial de proveedores. Contratos con altas penalizaciones por incumplimiento de condiciones

CPM – Critical Path Method

Preguntas que podemos responder usando CPM

Esta el proyecto atrasado, adelantado o a tiempo?

Si el proyecto debe terminar antes de lo planeado, cuál es la forma de reducir su duración al menor costo?

Esta el proyecto sobre o bajo su presupuesto?

Tenemos suficientes recursos para terminar el proyecto a tiempo?

División del Proyecto en Actividades

ActividadDuración Esperada

(en meses)PredecesorInmediato

A – Do preliminary market analysis 1.0 -

B – Develop preliminary product designs 3.0 A

C – Do preliminary manufacturing study 1.0 A

D – Evaluate and select best product design 1.0 B, C

E – Develop detailed marketing plans 1.0 D

F – Design manufacturing process 3.0 D

G – Develop detailed product design 3.0 D

H – Build and test prototype 1.0 G

I – Finalize product design 1.5 F, H

J – Order components 1.0 I

K – Order production equipment 3.0 I

L – Install production equipment 2.0 K

Proyecto de Desarrollo de una Mountain Bike

Carta Gantt para el Proyecto Mountain Bike

La carta Gantt muestra el tiempo “mas temprano” de termino del proyecto.

Pero, no indica cuales son las actividades “criticas” (es decir, retraso en estas actividades retrasaría todo el proyecto).

Tampoco indica cuales actividades (y cuanto) deben acelerase para terminar el proyecto en un plazo determinado.

Grafo de Actividades

Actividad en el Nodo

Start

A

B

C

D

End

A

Actividad en el Arco

0

1

2

3

4

5

B

C

D

Inicio

A(1)

B(2)

C(4)

D(2)

Fin

Tiempos Fundamentales en un Grafo Para cada actividad identificamos seis tiempos:

1. D: Duración2. ES: Comienzo mas Temprano3. EF: Termino mas Temprano (EF = ES +D)4. LF: Termino mas Tarde5. LS: Comienzo mas Tarde (LS = LF – D)6. ST : Holgura. Máximo tiempo que una

actividad puede retrasarse sin aumentar la duración del proyecto.

ST = LS – ES = LF – EF

A(D)

ES EF

LS LF

Ejemplo:

Activity Predecessor DurationA -- 1B -- 2C A 4D B 2

Critical Path Method (CPM)

Activity Duration PredecessorA 3 --B 1 AC 2 BD 4 CE 4 AF 3 EG 2 D,FH 3 AI 2 H

Ejemplo: FCN Securities Demo (A)

A(3)

B(1) C(2)

E(4)

H(3)

D(4)

F(3)

I(2)

G(2) Finish

3 4

0 3

4 6 6 10

3 7 7 10

7 10

1012

1012

3 4

0 3

4 6 6 10

3 7 7 10

3 6

6 8

1012 Duración = 12

A(3)

B(1) C(2)

E(4)

H(3)

D(4)

F(3)

I(2)

G(2) Finish

Resumen de Método CPM Seis tiempos importantes para

cada actividad- Duración- ES, EF: Inicio y Término mas tempranos- LS, LF: Inicio y Término mas tarde- ST: Holgura.

Paso “Forward”

Paso “Backward”

Actividades Criticas y Caminos Criticos- Holgura: ST = LF-EF =LS-ES- ST es cero para las actividades criticas.

D. ES EF & as}predecesor sactividade todaspara max{EF

sino ,Inicio" Nodo" para 0 ES

D. LF LS & sucesoras} sactividade las todasde min{LS

sino ,Fin" Nodo"for EF LF