capÍtulo ii marco teÓrico a. antecedentes de la …

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CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

A. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

Borghol (2000), llevó a cabo el desarrollo de un sistema de información

para la automatización de los procesos administrativos de la Carpintería Las

7 Puertas, C.A. El propósito de este estudio fue desarrollar un sistema de

información para la automatización de los procesos administrativos de la

Carpintería Las 7 Puertas, C.A., basado en la necesidad de recolectar datos,

procesar información generada por las transacciones administrativas y emitir

reportes, con el objeto de controlar de manera eficiente los procesos

administrativos de la empresa.

Para la investigación se recopilaron datos de cada uno de los procesos

relacionados con el manejo administrativo, los cuales estuvieron identificados

por las actividades de Ventas, Inventario, Facturación, Personal, donde su

supervisor respondió a una entrevista de tipo informal. La investigación fue

clasificada según su propósito cómo aplicada, debido a que tiene cómo fin

principal resolver un problema en un período corto. Para el desarrollo del

sistema se utilizó la herramienta Access 97.

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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO

En la investigación se evidenció la importancia que tiene la integración

de las áreas de productividad de las empresas (Operaciones

Administrativas), en un gran equipo de trabajo que garantice un desempeño

óptimo de las diferentes actividades, que prestan los distintos servicios a un

proyecto. Los resultados de este estudio demuestran la falta de herramientas

que apoyen a un control de los procesos administrativos en mencionada

empresa.

Según Oberto (2000), quien desarrolló un sistema de información para

el control de los procesos administrativos en las áreas de la empresa

Servitema, C.A., el propósito general fue permitir controlar los registros:

Compras, Ventas, Producción, Horas-Equipos, Horas-Hombres en las áreas

de la empresa Servitema, C.A., para en un futuro implantarlo, automatizando

así las operaciones que se desarrollan dentro de ésta. El diseño de la

investigación se considera que es de tipo Exploratoria Aplicada Descriptiva.

Para este proyecto se utilizó un tipo de metodología ecléctica debido a que

se consideró las opiniones de dos autores como lo son: James Senn y Jonás

Montilva.

Tomando así los pasos descritos por ambos y formando una unión, la

cual presenta las siguientes fases: Investigación Preliminar, Determinación

de los Requerimientos, Diseño del Sistema, Desarrollo del Software, Prueba

del Sistema, Implantación del Sistema. Como resultado, se obtuvo un

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sistema de información que cumple con las necesidades y exigencias de la

empresa, al lograr un funcionamiento satisfactorio del mismo, siendo éste

eficaz y seguro al momento de realizar alguna operación en cualquiera de las

áreas. El sistema de información está basado en un lenguaje de

programación denominado Visual Basic 4.0, el cual se integra a un grupo de

terminales.

Henríquez (1999), desarrolló un sistema de información sobre

plataforma Internet para optimizar el proceso de ventas de la empresa A.

SOMOZA, Sucesores Refrigeración, C.A. (REFRISCO). El propósito central

de la investigación está constituída por el diseño de una página principal, de

conexión a otras secundarias y del desarrollo de un sistema de información

sobre plataforma Internet, con el fin de organizar y publicar la documentación

e información técnica de los productos ofrecidos por el Departamento de

Ventas de la empresa Refrisco. La investigación es de tipo proyectivo,

porque implica explorar, describir, explicar y proponer alternativas de cambio,

más no necesariamente ejecutar la propuesta.

La metodología utilizada es la metodología orientada a objetos de los

autores James Martín y James Odell, la cual hace consideraciones prácticas

que se dirigen a todas las fases del ciclo de vida de desarrollo de sistemas

(incluídos los que planean, analizan, diseñan, construyen y hacen

transmisión de sistemas).

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En dicho departamento no existía una herramienta administrativa capaz

de servir a clientes locales y remotos en la búsqueda y un manejo de

información que pudiese ser organizada por un ente administrativo que

sirviese a estos clientes. Por esta razón y para facilitar a los clientes una

información organizada de sus respectivos productos, se implementó el

sistema de información enlazado con Internet cuya finalidad es proporcionar

el acceso centralizado a las descripciones y características a los productos.

Calderón (1999), quien realizó la implantación de un sistema de

información para automatizar los procesos administrativos de la empresa

comercial El Gigante Express, C.A., expresa que el sistema permite registrar,

procesar, almacenar, eliminar y consultar información administrativa. La

investigación llevada a cabo de acuerdo con el propósito es aplicada, en

cuanto al método de estudio es descriptiva y de índole tecnológica. La

metodología utilizada para el desarrollo del sistema, consistió en el

seguimiento del ciclo de vida definido por James Senn (1992).

El sistema fue diseñado y desarrollado bajo el manejador de bases de

datos Visual FoxPro versión 6.0, en forma modular que permite el manejo de

la información de una manera amplia y que además su interfase es bastante

descriptiva y amigable para lograr el interés a los usuarios. Se realizaron las

pruebas al sistema y por unidades y, por último las pruebas de aceptación.

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Luego se procedió a la implantación y evaluación del sistema, con lo

que se permitió obtener los siguientes resultados: agilizar las actividades

diarias del usuario aumentando su productividad en el desarrollo de éstas,

existencia de un completo control sobre las actividades que se desarrollan en

la gerencia administrativa, mayor y mejor manejo de la información,

generación de reportes y estados de cuentas, mostrar reportes de inventario

que le permita al usuario saber la existencia de los artículos y, proporcionar a

través de reportes impresos o por pantalla los movimientos de compra y

venta que se efectúan.

Gauna (1998), llevó a cabo la implantación de un sistema de

información automatizado para el control del proceso "gestión ventas" en el

Departamento Administrativo de la empresa Premeca.

El objetivo principal de la investigación fue implantar en la empresa

Premeca un sistema de información automatizado para controlar el proceso

gestión ventas, el cual sustituiría los procedimientos manuales empleados

para realizar las actividades relacionadas a : facturación de servicios,

seguimiento contable a clientes, actualización y control de las cuentas por

cobrar resúmenes estadísticos de ventas y cobranzas así como también

garantizar la generación de información de forma automática y a su vez

permitir la toma de decisiones para obtener mejores resultados operativos

dentro de la organización.

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La metodología utilizada para llevar a cabo el desarrollo de sistema de

información automatizado fue MEDSI (Metodología estructural para el

desarrollo de sistemas de información) debido a que ésta permite establecer

un esquema de trabajo dividido en fases progresivas que van desde el

análisis preliminar del entorno actual hasta el desarrollo e implantación del

sistema de información con el cual se pudo automatizar y controlar

sistemáticamente los procesos con un mínimo de errores, disminuir el tiempo

de ejecución de todas las actividades y lo más importante proporcionar

información veraz y actualizada para la toma de decisiones a nivel gerencia y

administrativo.

Para desarrollar dicho sistema de información se utilizó el lenguaje de

programación Microsoft Visual Basic en su versión de 32 Bits conjuntamente

con el manejador de bases de datos Microsoft Access. Los resultados

obtenidos evidencian la necesidad que existía en la empresa de automatizar

sus procesos vitales contribuyendo con esto al aumento de la productividad y

mejoramiento continuo del trabajo, disminuir el tiempo de ejecución del

proceso gestión ventas y garantizar el control de las operaciones,

manteniendo a la empresa dentro del mercado de manera competitiva.

Por otra parte, López (1998), implantó un sistema de información

automatizado para el control de los procesos administrativos en la

Distribuidora Diaca. El propósito de esta investigación fue agilizar las

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actividades de la empresa por medio de la utilización de un sistema de

información que acompañado de una arquitectura cliente servidor y de

lectores ópticos englobase, todos los recursos informáticos necesarios para

registrar, procesar y consultar la data relacionada con la compra y venta de

artículos disminuyendo pérdidas de tiempo y dinero.

La investigación llevada a cabo se considera de tipo aplicada,

descriptiva, tecnológica debido a que el sistema propuesto presenta el

elemento central de información y es utilizada para facilitar el manejo de la

data. La metodología utilizada es de tipo ecléctica, conformada por cuatro

fases planeación y programación del proyecto, diseño conceptual, diseño

detallado e implantación, sus tentada por los autores Munson (1988) y

Graham (1996). La construcción del sistema se realizó a través del

manejador de base de datos Clarion para Windows versión 2.003.

Los resultados de la implantación de sistema indican que procesa datos

de manera eficiente a gran velocidad, brinda medidas de seguridad por orden

de autoridad, genera de manera automática la facturación que se maneja en

los puntos de caja, genera reportes diarios de ventas, inventario, cuentas por

pagar, cuentas por cobrar, pedidos, entre otros; realiza consultas a los

usuarios autorizados, genera etiquetas en código de barra para la marcación

de productos, todo esto con el fin de satisfacer los requerimientos de los

usuarios.

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Tricase (1998), desarrolló un sistema de información automatizado para

el control de los procesos administrativos de la Ferretería San José. El

propósito de la investigación fue aspirar a organizar y controlar por medio del

computador las actividades administrativas de la empresa como son: el

proceso de ventas y el de inventario.

La investigación es de tipo descriptiva, aplicada y tecnológica del

basado en un híbrido entre la metodología de James Senn (1997) y la de

Roger Pressman (1993), la cual está compuesta en cinco fases: Ingeniería y

análisis del sistema realizado reciben el nombre de SIACPA (Sistema de

información automatizado para el control de los procesos administrativos) y

fue desarrollado en Visual FoxPro, versión 5.0 en español. Este trabajo de

grado explora la finalidad del desarrollo de sistemas de información, los

pasos a seguir para obtener un sistema efectivo y eficiente que cumpla con

todos sus requerimientos bajo el cual fue elaborado.

Una vez finalizada la investigación se concluye que el objeto de un

sistema de información automatizado es llevar todos los procesos manuales

que no poseen suficiente control y que por ende presentan fallas, a una

forma automática, donde el hombre no tenga la misma responsabilidad al

procesar los datos ya que éste trabajo es exclusivo de la máquina, en este

caso el computador se encarga de observar la información generada para el

proceso de toma de decisiones.

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Áñez (1997), efectuó la implementación de un sistema de información

para el control de inventario y facturación en la Compañía Armaca. El

desarrollo de este trabajo se basó en el estudio del manejo del inventario y la

facturación del departamento de ventas, con la finalidad de agilizar los

procesos y garantizarle la confiabilidad, seguridad y oportunidad en la

información. Como etapa inicial se dividió el sistema de información en partes

más detalladas, se determinaron los procesos reales del mismo y se

plantearon los procedimientos a seguir, basados en los requerimientos del

usuario, constituyendo así la etapa de análisis del sistema.

Luego, se procedió al diseño lógico de las bases de datos a utilizar y su

respectiva representación, a través del uso del diagrama estructurado de

datos, diagrama entidad-relación y de la carta estructurada, pasos definidos

en el diseño del sistema. Finalizado el diseño, se procedió a la etapa de

implementación, donde de logró representar el sistema con los

requerimientos y necesidades del departamento de Ventas, empleando

herramientas de Windows y el Access 2.0 como manejador de las bases de

datos, bajo la metodología clásica del desarrollo de sistema según Yourdon.

Furuya (1997), diseñó un sistema administrativo de control de

inventario para empresas expendedoras de productos farmacéuticos. La

investigación estuvo dirigida al diseño administrativo de control de inventario,

que permitiera optimizar el funcionamiento de "Farmacia Selecta, S.A." La

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metodología empleada fue descriptiva, ya que se realizó un estudio de las

funciones y actividades de la empresa.

Se recolectó información a través de la realización de una entrevista al

administrador de la empresa, así como la observación directa de los

procedimientos utilizados; entre los más importantes se destacan: la forma

inoperante y poco adecuada para realizar las compras, que conlleva u

ocasiona fallas en procedimientos como revisión de los pedidos y almacenaje

de las mercancías en sus sitios establecidos. Por otra parte, se realizó

también una contabilización de las ventas y compras realizadas durante el

mes de Noviembre de 1996, a través de las cuales se pudo establecer

niveles mínimos y máximos por productos con los cuales se logrará un mejor

control sobre las compras.

Así también se diseñaron nuevos procedimientos más adecuados a la

empresa. Por último se sugirieron algunas recomendaciones, tendientes a

mejorar el funcionamiento del negocio. Entre éstas se pueden mencionar:

diseñar reportes de inventarios, ventas y compras, que permitan la toma de

decisiones oportuna, realizar por lo menos una vez al año un estudio para

observar la rotación del inventario que permita actualizar los niveles mínimos

y máximos a situaciones actuales, sacar cada cuatro meses los productos

próximos a vencer, entre otras.

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Morillo (1997), diseñó e implementó un sistema de información que

permitió el control administrativo de la empresa ISMELEC, S.A. Este trabajo

de grado tiene como propósito manejar de una manera más eficiente las

ventas, compras de artículos, utilidades y gastos que ocurren diariamente en

ella, en consecuencia, el administrador está en capacidad de dirigir con

mayor holgura de tiempo a los empleados, consultar información importante

sobre la marcha del negocio según sus necesidades y tomar decisiones

inmediatas y futuras.

De acuerdo a las fuentes de conocimiento utilizadas y al propósito de la

investigación se considera de campo y aplicada ya que se utiliza la

observación directa para la recolección de información, trabajando sobre

realidades de hechos, también se considera un proyecto factible porque

representa una respuesta a un problema. Se utiliza la metodología de Jonás

Montilva (1990).

El software utilizado fue Microsoft Visual Basic versión 4.0, Microsoft

PowerPoint versión 7.0, Microsoft Windows 95 versión 7.0, Microsoft Paint

para Windows 95 versión 7.0. Los resultados de esta investigación permiten

comprobar que con el uso de un buen sistema de información administrativo

la organización funciona eficientemente, controlando principalmente el

inventario de mercancía, lo que amplía el margen de satisfacción de un

cliente y por consiguiente el de la gerencia.

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Las investigaciones citadas anteriormente íntegramente constituyen un

valioso recurso de información necesario para desarrollar el sistema que se

pretende con la presente, tanto a nivel teórico como práctico.

Es sumamente importante recalcar lo importante que es documentar

previamente cualquier tipo de investigación para fortalecer los aportes

teóricos de las mismas y los conocimientos de los investigadores; así mismo,

la documentación efectuada permitirá ahondar en relación de las mejores

técnicas u aplicaciones para construir físicamente el sistema de información

que se requiere.

B. FUNDAMENTOS TEÓRICOS

Para una mayor comprensión de los capítulos que constituyen el

presente trabajo especial de grado se establecerán en éste los lineamientos

teóricos que soportan las decisiones tomadas para el cumplimiento de los

objetivos establecidos.

1. SISTEMAS

Cualquier conjunto de dispositivos que colaboran en la realización de

una tarea. En informática, la palabra sistema se utiliza en varios contextos.

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Una computadora es el sistema formado por su hardware y su sistema

operativo. Sistema se refiere también a cualquier colección o combinación de

programas, procedimientos, datos y equipamiento utilizado en el

procesamiento de información: un sistema de contabilidad, un sistema de

facturación y un sistema de gestión de base de datos.

1.1. TIPOS DE SISTEMAS

Los sistemas pueden clasificarse en dos rubros bien definidos de

acuerdo a la interacción que presentan los mismos:

v Sistema Abstracto; el cual es una disposición de ideas

interdependientes de manera ordenada, o como denota la enciclopedia

general de educación, un sistema abstracto es sólo conceptual, un

producto de la mente humana. No es posible verlo o señalarlo como una

entidad existente. Los sistemas sociales, religiosos y culturales son

ejemplos de sistemas abstractos.

v Sistema Físico; el cual es un conjunto de elementos materiales que

operan en relación con otros para lograr un objetivo o alcanzar una meta o

propósito común.

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1.2. ELEMENTOS DE UN SISTEMA

Según Senn (1992), Mourdick (1992), Laudon & Laudon (1996) y

Montilva (1999), coinciden en afirmar que los elementos de un sistema son:

v Entorno o Medio Circundante; debido a que todo sistema opera

dentro de un entorno. Medio ambiente que rodea al sistema, entre los

cuales existe una interrelación de efecto directo. Lo denominado como

entorno depende de los objetivos del sistema, de sus necesidades, así

como si es físico o abstracto.

v Límites o Fronteras de un Sistema; los cuales demarcan o separan

el entorno del sistema. Un sistema es lo que está dentro de sus límites y

todo lo que esté fuera de ellos constituye el entorno. Definen que

elementos están dentro del sistema y cuáles no.

Las características particulares de una frontera varían en función de

que un sistema sea físico o abstracto. En un sistema físico el límite es una

demarcación natural determinada por la estructura básica del sistema y por

los objetivos del mismo.

En los sistemas abstractos, por otra parte, los límites son definidos

típicamente por un observador.

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En cualquier circunstancia los límites de un sistema abstracto son

determinados por el nivel de percepción del observador, la intención y el

objetivo al determinar las nociones del observador acerca del funcionamiento

interno del sistema, y por el contrario en un sistema físico los límites son fijos.

v Entradas y Salidas; el sistema interacciona con su ambiente por

medio de los elementos de entrada y salida. Una entrada es todo aquel

dato que ingresa al sistema del entorno. Una salida es aquella información

que es generada por el sistema, a través del procesamiento de los datos

previamente ingresados.

Los límites además, delimitan la entrada y la salida, regulando el flujo

desde y hacia el sistema, protegiéndolo de agentes destructivos y

perjudiciales presentes en el ambiente. Los límites asumen un papel de filtros

de datos e información. Es importante recalcar que la data no siempre

presenta un aspecto similar a la salida; esto se debe a la codificación, donde

la data de entrada es recibida en el sistema y procesada para generar

información o salida. Por lo general la data de entrada es información simple

y que por si sola no tiene sentido, con la codificación la data adquiere

atributos que la transforman en información clara y específica.

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v Componentes del Sistema; dentro de los límites se haya todo

sistema el cual está constituido por varios componentes. Muchas veces un

componente puede ser un sistema, denominándose entonces como

subsistema. Los componentes de un sistema pueden trabajar entre sí para

lograr un fin determinado. Dentro del sistema, para una buena acción por

parte de los componentes, debe existir una buena relación entre ellos.

La información es transferida entre los componentes a través de

interfaces o elementos de interconexión. Las interfaces codifican o

decodifican la información a una forma que el sistema pueda usar.

2. INFORMACIÓN

El término información posee múltiples definiciones de acuerdo al área

donde desea aplicarse, una manera simple de definirlo es como un conjunto

de datos que íntegramente transmiten algo importante y con sentido, algo así

como: un sistema de datos que expresan contenido coherente y hace

referencia a algo palpable.

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2.1. TEORÍA DE LA INFORMACIÓN

Teoría relacionada con las leyes matemáticas que rige la transmisión y

el procesamiento de la información. Más concretamente, la teoría de la

información se ocupa de la medición de la información y de la representación

de la misma (como, por ejemplo, su codificación) y de la capacidad de los

sistemas de comunicación para transmitir y procesar información.

La codificación puede referirse tanto a la transformación de voz o

imagen en señales eléctricas o electromagnéticas, como al cifrado de

mensajes para asegurar su privacidad.

La teoría de la información fue desarrollada en 1948, por el ingeniero

electrónico estadounidense Claude E. Shannon, en su artículo, A

Mathematical Theory of Communication (Teoría matemática de la

comunicación). La necesidad de una base teórica para la tecnología de la

comunicación surgió del aumento de la complejidad y de la masificación de

las vías de comunicación, tales como el teléfono, las redes de teletipo y los

sistemas de comunicación por radio. La teoría de la información también

abarca todas las restantes formas de transmisión y almacenamiento de

información como: la televisión y los impulsos eléctricos que se transmiten

en las computadoras y en la grabación óptica de datos e imágenes.

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El término información se refiere a los mensajes transmitidos: voz o

música transmitida por teléfono o radio, imágenes transmitidas por

sistemas de televisión, información digital en sistemas y redes de

computadoras, e incluso a los impulsos nerviosos en organismos vivientes.

De forma más general, la teoría de la información ha sido aplicada en

campos tan diversos como la cibernética, la criptografía, la lingüística, la

psicología y la estadística.

3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Es un sistema formado por un conjunto hombre/máquina/proceso con

el fin de registrar, procesar y suministrar información para el apoyo de las

funciones operativas, de control, administrativas y de toma de decisiones de

una organización.

Para el autor Senn (1990, p. 15), los sistemas de información son como

cualquier otro sistema dentro de una empresa en cuanto a que tienen

propósitos e interactúan con otros componentes de la compañía.

La tarea de los sistemas de información consiste en procesar la

entrada, mantener archivos de datos en relación con la empresa y producir

información, informes y otras salidas. Los sistemas de información están

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compuestos por subsistemas que incluyen el hardware, software y

almacenamiento de datos para los archivos y bases de datos. El conjunto

particular de subsistemas, es decir, el conjunto específico de programas,

archivos y procedimientos, comprende una aplicación de sistemas de

información. Por lo tanto, los sistemas de información pueden tener

aplicaciones de compra, contabilidad o ventas.

Por otra parte, Jonás A. Montilva (1992, p. 13), declara acerca de un

sistema de información que:

Es un sistema caracterizado porque: 1) Es abierto, interactúa con su ambiente mediante el intercambio de información y se adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene, 2) Es un sistema hombre-máquina, ya que permite el uso de máquinas (Computadoras) que automatizan los procesos rutinarios de transformación, los cuales son controlados y dirigidos por el hombre, 3) Su entrada está constituida por datos y su salida por información, el proceso de transformación de datos en información constituye la función esencial del sistema de información.

Por lo tanto según este autor un sistema de información, es un sistema

con una excelente ingeniería humana que procesa datos a fin de: registrar

los detalles originados por las transacciones que ocurren, las entidades que

forman una organización y proporcionar información que facilite la ejecución

de las actividades, operaciones y funciones en una organización.

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Afirman Burch y Strater (1974, p. 71) que:

Un sistema de información es un ensamblaje formal y sistemático de componentes que ejecutan operaciones de procesamientos de datos para a) Satisfacer los requerimientos de procesamiento de datos legales y transaccionales, b) Proporcionar información a la gerencia para el apoyo de actividades de planificación, control y toma de decisiones y, c) Proporcionar una variedad de reportes, que sean requeridos por entes externos.

Estos autores refieren la importancia de los sistemas al momento de

generar información con alto grado de validez y confiabilidad, aspectos éstos

muy importantes en la ejecución de transacciones y procesos en las

empresas.

Opinan W. Barman, H. Matthes y A. Proeme (1979, p. 29) que:

Un sistema de información es un conjunto organizado de hombres, máquinas, programas y procedimientos para llevar a cabo unas funciones que cumplan unos objetivos deseados. En fin, el objetivo principal de un sistema de información es mantener el flujo de datos en una organización y suministrar información que facilite la ejecución de tareas, operaciones y funciones para el proceso de toma de decisiones.

La opinión de estos autores expresan un aspecto sumamente

importante, la interacción hombre-máquina. Es importante aclarar que los

sistemas son diseñados por y para los humanos y que de éstos últimos

depende en gran parte el buen funcionamiento de los sistemas.

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3.1. FACTORES QUE INFLUYEN EN UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información, desde su aparición han tenido un gran

impacto en las organizaciones, el cual está determinado por los factores

siguientes:

v El grado en que el sistema de información satisface los objetivos,

necesidades y requerimientos de información que tiene la organización.

v Los atributos de calidad que el sistema posee; confiabilidad facilidad

de uso, facilidad de mantenimiento, calidad de documentación, tiempo de

respuesta, etc.

v Una eficiente operación del sistema en un ambiente de restricciones

tales como costos, personal, tecnologías, etc.

3.2. ALCANCE DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El alcance de los sistemas de información varía según la empresa o el

área donde se realice, pero fundamentalmente, para especificar el

mencionado tópico, se deben cumplir los siguientes objetivos:

v Dar soporte a los objetivos y estrategias de la empresa; es decir, que

debe proveer toda información necesaria para el funcionamiento del negocio

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en un momento dado, ya sea ésta la información destinada a la actividad

diaria directamente productiva.

v Proporcionar a todos los niveles de la empresa la información

necesaria para controlar las actividades de la misma; lo que se refiere a decir

que la información deberá brindar la ejecución de funciones y el control y

verificación de las mismas.

v Adaptar a la evolución de la empresa; debido al dinamismo de las

empresas y su cambiante entorno y necesidades de información.

v Utilizar la información como un recurso corporativo que debería ser

planificado, gestionado y controlado para ser más efectivo a toda la

organización.

v Definir la evolución del sistema de información actual hacia el sistema

de información necesario; debido a que es sumamente recomendable partir

de la situación actual de una empresa para tratar de mejorar las situaciones

críticas.

3.3. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El autor Chiavenato (1990, p. 576), indica que existe una gran variedad

de sistemas y una amplia gama de topologías para clasificarlos de acuerdo a

ciertas características básicas, una de estas formas de clasificarlos es, en

cuanto a su constitución y en cuanto a su naturaleza.

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En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos y

abstractos. Son sistemas físicos o concretos cuando están conformados por

equipos, maquinarias y por objetos o cosas reales. En resumen cuando

están compuestos de "hardware", pueden ser descritos en términos

cuantitativos de desempeño. Los sistemas abstractos son cuando están

compuestos por definiciones, planes, hipótesis e ideas. Aquí los símbolos

representan atributos y objetos, que muchas veces sólo existen en el

pensamiento de las personas, en resumen cuando son compuestos de

"software". En realidad en ciertos casos, el sistema físico opera en afinidad

con el sistema abstracto.

En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o

abiertos. Los sistemas cerrados son los que interactúan con el medio

ambiente que los rodea, pues son herméticos a cualquier influencia

ambiental. Así, los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del

ambiente, y por otro lado tampoco influencian al mismo. En realidad, no

existen sistemas cerrados en la aceptación exacta del término.

Los autores han dado al nombre de sistemas cerrados a aquellos

sistemas cuyo comportamiento es totalmente determinado y programado y

operan con muy pequeño intercambio de materia y energía con el medio

ambiente. Él término también es utilizado para los sistemas completamente

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estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera

peculiar y rígida produciendo una salida invariable.

Los sistemas abiertos son los que interactúan con el ambiente a través

de entradas y salidas, además intercambian materias y energía regularmente

con el medio ambiente. Son eminentemente adaptativos, es decir, para

sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio.

Mantienen un juego recíproco con la fuerza del ambiente y la calidad de su

estructura es óptima cuando el conjunto de los elementos del sistema se

organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un

continuo proceso de aprendizaje y de organización.

3.4. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Es un sistema hombre-máquina, integrado por personas,

procedimientos y equipos. Esta característica puede causar confusión sobre

la posibilidad de no existir un sistema de información sin un computador,

opinión del todo falsa, pues se conoce que los sistemas de información

existen desde el mismo momento en que surgieron las organizaciones.

Sin embargo, se observa que el utilizar máquinas (computadores,

registradoras, calculadoras, etc.) han ayudado en la ejecución de las

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funciones de un sistema de información y en los actuales momentos, una

organización mediana o grande difícilmente puede concebir y usar un

sistema de información sin utilizar un computador que facilite el

procesamiento de los datos.

Por tanto, la relación hombre-máquina depende del grado o nivel de

colaboración de personas y del grado nivel de utilización de maquinas, por lo

tanto se puede hablar de sistemas de información totalmente manuales, de

sistemas de información totalmente mecanizados o de sistemas información

automatizados.

El objetivo del sistema de información es suministrar información que

facilite la ejecución de tareas, operaciones y funciones en una organización.

La información que necesite la gerencia es solo una parte que el sistema

puede aportar.

La operación central del sistema de información está constituida por el

procesamiento de datos, el cual permite capturar y procesar los datos

originados por las transacciones y entidades (procesamiento de

transacciones); producir y diseminar información para la organización y su

ambiente (procesamiento de información).

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3.5. FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Las funciones que un sistema de información tiene que cumplir están

determinadas por la aplicación que a dicho sistema vaya a dársele; sin

embargo, existen funciones que sea cual sea el objetivo del sistema deben

estar presentes en él. Estas son:

v Procesar transacciones; que se refiere a todos los procesos de

captura, recolección, clasificación, cálculo o almacenamiento de datos

originados por las transacciones que tienen lugar durante las actividades

cuya información procese el sistema. En la mayoría de los casos el proceso

de una transacción origina una actualización de los archivos maestros.

v Mantener archivos maestros; los cuales conservan los datos

relativamente permanentes de las entidades inherentes al sistema. Se dice

"relativamente permanente" porque muchos de sus datos ameritan

actualizarse constantemente. Los principales procesos de mantenimiento de

archivos maestros son: Ingresos de nuevos registros, eliminación de

registros, modificación de campos dentro del registro, actualización de

informes mediante proceso de transacciones, entre otros.

v Generación de informes; que son un producto significativo de un

sistema, dado que permite trasladar la información a sitios donde no se

disponga del sistema para leerla, un informe puede anexarse a un

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expediente legal, a un balance de resultado, llevarse a una reunión de

trabajo, multicopiarse, etc. Por otra parte, puede presentarse más

información en un solo golpe de vista que una pantalla, pueden recopilarse,

verse más de uno a la vez, firmarse en señal de conformidad, entregarse

como prueba o soporte de una transacción y múltiples aplicaciones más.

v Procesar preguntas o consultas; el sistema debe responder, un

manejador de base de datos es lo ideal para cumplir con esta función. Se

debe vigilar ciertos aspectos: 1) Mantener su información actualizada en todo

momento y en todos los puntos donde ésta pueda consultarse, 2) Garantizar

que cualquier registro o elemento sea fácilmente accesible al personal

autorizado, 3) Establecer y controlar todas las medidas de seguridad para

que la consulta responda sólo lo permitido y al usuario autorizado y 4) El

formato de presentación debe ser explicativo, conciso y muy entendible.

3.6. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El analista de sistemas, desarrolla diferentes tipos de sistemas de

información para satisfacer las diversas necesidades de una empresa. Sin

embargo, algunos autores clasifican los sistemas de información desde

diferentes puntos de vista, algunos los agrupan de acuerdo a la

comunicación formal o informal de información entre ellos, otros en base a

los requerimientos para los cuales fueron diseñados. Así existen varios tipos

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de sistemas de información con características propias y con diferentes

funciones y objetivos que cumplir dentro de la organización donde estén

implantados.

Burch & Strater, Davis, Philippakis & Kazmier y Lucas coinciden en

clasificarlos según la comunicación entre ellos:

v Sistemas de Información Formal; los cuales están basados en un

conjunto de normas, estándares y procedimientos con el propósito de

generar información específica y de ser entregada al usuario en la forma,

sitio y momento que la requiera. Dada su formalidad, esta información puede

ser fácilmente computarizada.

v Sistema de Información Informal; que se basan en la comunicación no

formalizada dentro de la organización. La información que manejan estos

sistemas es imprecisa, irregular e incierta, y el sistema no tiene normas o

estándares por donde regirse; por lo tanto es difícil computarizar.

M. J. Alexander clasifica los sistemas de información en base a su

naturaleza y objetivos, de la siguiente manera:

v Sistemas de Comunicación; son aquellos cuyo propósito es transferir

información entre varios subsistemas de la empresa, mediante

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computadores, impresoras, telex, terminales, etc. La información de salida de

uno o varios subsistemas representan los datos de entrada para otro o varios

de ellos, conformándose toda una red de comunicación entre los

subsistemas de la organización. El objetivo de esta red es impartir

conocimiento, pensamientos, ideas, percepciones, propiedades, órdenes y

datos organizados entre los subsistemas que lo componen.

v Sistemas de Información Organizacional; formados por los flujos o

canales de información entre los niveles jerárquicos de la organización. El

sentido de la comunicación puede ser de arriba hacia abajo o viceversa. Su

objetivo es transmitir las directivas organizacionales desde los niveles

gerenciales hacia los operacionales y suministrar la información de

retroalimentación útil para la gestión gerencial.

v Sistemas de Información Operativos; son aquellos que procesan los

datos inherentes a la realización de actividades básicas rutinarias de la

organización con el propósito de mantener registros de las mismas. Son

fácilmente automatizables dado su carácter de rutina, por lo que

generalmente cumplen con patrones predefinidos.

v Sistema de Procesamiento de Datos; el procesamiento de datos es la

función fundamental de todo tipo de sistemas de información sólo que su

objetivo se orienta a cada uno en específico. Sin embargo, existen sistemas

cuyo objetivo primordial es procesar volúmenes de información y

presentarlos de la forma requerida por el usuario para determinado fin en la

realización de sus actividades o tareas. Éste fue el propósito inicial básico de

49


los sistemas de información, luego comienzan a diseñarse con otros fines

menos operativos y más tácticos.

v Sistemas de Información Gerencial; son aquellos diseñados para

proporcionar a la gerencia información confiable para la toma de decisiones,

generalmente los datos de entrada de éstos sistemas son resúmenes o

balances producidos por subsistemas operativos.

v Sistemas de Apoyo para la Toma de Decisiones; son sistemas muy

especiales diseñados para realizar automáticamente el proceso de toma de

decisiones e indicar el tipo de acción a tomar en una situación particular de la

organización.

Otras definiciones de estas dos últimas clasificaciones de M. J.

Alexander también son explicadas por otros autores como:

Davis y Olson (1987, p. 5), definen un sistema de información gerencial

como un sistema integrado usuario-máquina para proveer información que

apoye las operaciones, la administración y las funciones de la toma de

decisiones en una empresa. Utiliza equipos y software de computador,

modelos para análisis, planeación, control, toma de decisiones y una base de

datos.

50


Para Stoner y Wankel (1989, p. 730), un sistema de soporte a las

decisiones es un sistema interactivo de fácil acceso y manejado por

personas novatas en computación para ayudarse en la planeación y en las

funciones de la toma de decisiones.

3.7. ELEMENTOS OPERACIONALES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Los elementos de un sistema de información pueden clasificarse de

tres maneras de acuerdo a su naturaleza en: componentes físicos,

componentes funcionales y resultados para los usuarios.

v Componentes Físicos; son todos los elementos físicos, tangibles o

visibles en un Sistema de Información, tales como: el hardware, el software,

la base de datos, los procedimientos y el recurso humano.

v Componentes Funcionales; los componentes funcionales son aquellos

que explican qué hace un sistema. Para Senn (1978, p. 31), un sistema de

información está dividido en tres componentes funcionales: 1) Subsistema de

procesamiento de transacciones que cumple con las funciones de

procesamiento de transacciones, 2) Subsistema de administración de datos,

que se encarga de cumplir con las funciones de manejo de la base de datos

y 3) Subsistema de procesamiento de información, que se encarga de

suministrar la información requerida por los usuarios.

51


v Resultados para los usuarios; un Sistema de Información es diseñado

para producir los resultados que el usuario espera de él. Por lo tanto, los

resultados son los elementos que mejor pueden describir un sistema. Para

Davis (1987, p. 33), se pueden clasificar en cuatro clases: 1) Los

documentos de transacciones, 2) Los informes planeados y las preguntas

planeadas, 3) La consulta y 4) Los informes ad hoc y las respuestas a

preguntas.

3.8. CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El éxito en la evolución de los sistemas de información en una

organización supone tener en consideración permanente las circunstancias

cambiantes, tanto externas como internas a la organización y a la propia

evolución de los sistemas de información.

Un modelo útil para identificar y conocer su evolución, es el modelo de

Nolan (1999), basado en el reconocimiento de la existencia de cuatro etapas

que enmarcan la evolución de un sistema de información y en la curva de

crecimiento en forma de “S” (ver figura 1). En una conclusión adelantada y

según este método la evaluación y dimensión del departamento de sistemas

de información dentro de cualquier empresa, suele tener la forma de la

siguiente curva, que relaciona el presupuesto invertido en tecnología de

información a lo largo del tiempo.

52


FIGURA 1. MODELO BÁSICO DE NOLAN. FUENTE: Nolan (1999)

3.9. ETAPAS DE LA EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Tanto para Senn (1992) como para Montilva (1992), cada sistema se

concibe según sus requerimientos y definiciones lo que origina visiones

particulares de la evolución del mismo. Sin embargo, argumentan que todos

coinciden en aspectos comunes como los que se indican:

v Inicio; es la etapa introductoria, de aprendizaje y escasa planificación y

control. Las aplicaciones se orientan hacia la reducción de costos y la

búsqueda de eficiencia en la operatividad del ordenador (operadores y

programadores).

INICIO EXPANSIÓN FORMACIÓN MADUREZ

P

T

PRESUPUESTO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

53


v Expansión o Contagio; entusiasmo en los usuarios producto de las

posibilidades ofrecidas por la nueva tecnología. Crecimiento en gastos y

experimentación. Nula planificación y control. Calidad no garantizada aún del

sistema.

v Formalización y Control; aparecen los primeros controles que fueran el

crecimiento de los presupuestos, así como el número de aplicaciones a

desarrollar, a favor de la calidad. Especialización del personal en tareas de

integración, control y efectividad del sistema existente.

v Madurez e Integración; se consigue la integración orgánica de las

aplicaciones así como que la planificación y control se adecuen a las

necesidades de la organización y el sistema de información (ya no

informática) sea convergente con los objetivos de la misma. Construcción del

sistema de información. Uso de base de datos.

Nolan (1999), ante la enorme velocidad en los cambios tecnológicos en

el campo de la tecnología de la información, introdujo un modelo alternativo

en el que combina la etapa de madurez con la de nuevos y diferentes ciclos

de vida. Este modelo es una importante guía para no caer en errores propios

de la introducción de tecnología de información, como es la ausencia casi

total de planificación que gestione adecuadamente la entrada e integración

de la misma, a lo largo del tiempo en la organización (ver figura 2).

54


FIGURA 2. APLICACIÓN DEL MODELO DE NOLAN. FUENTE: Nolan

(1999)

3.10. DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

El sistema de información de una organización, está conformado por

diferentes subsistemas de información interrelacionados, y como un todo

ayudan a alcanzar los objetivos. A fin de que el sistema de información

contribuya de forma efectiva y eficiente en la consecución de tales objetivos,

su desarrollo y mantenimiento deben estar enmarcados dentro de la

planificación organizacional y sujetos al mismo control gerencial que las

unidades funcionales.

INICIO EXPANSIÓN FORMACIÓN MADUREZ

P

T

PRESUPUESTO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

55


El éxito de un proyecto de desarrollo de un sistema de información

depende esencialmente de tres elementos: 1) La administración del proyecto, 2)

La metodología que se siga y 3) Las técnicas y herramientas que se utilicen.

Estos tres elementos constituyen el trinomio del desarrollo de un sistema de

información (ver figura 3).

FIGURA 3. EL TRINOMIO DEL DESARROLLO. FUENTE: Jonás Montilva

(1992, p. 60)

3.11. MÉTODO ESTRUCTURADO DE DESARROLLO DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Consiste en ejecutar modelos de desarrollo de sistemas de

información con el fin de diseñar el sistema de manera planificada y

ordenada. Tales modelos se representan como metodologías de desarrollo

las cuales varían de autor en autor; sin embargo en todas ellas se hallan

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

METODOLOGÍA UTILIZADA

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS

56


definidas fases importantes como lo son: la documentación, el análisis lógico

y físico, construcción del software, pruebas e implantación si se requiere).

3.11.1. MÉTODO DEL CICLO DE VIDA PARA DESARROLLO DE

SISTEMAS (SDLC)

Para el autor James Senn la metodología de desarrollo de sistemas de

información consta de seis fases que se describen a continuación:

v Fase 1, Investigación Preliminar; esta fase surge siempre con la

petición de una persona (administrador, empleado o analista de sistemas).

Esta actividad comprende tres partes: 1) Aclaración de la solicitud, debido a

que en muchas ocasiones la solicitud que proviene de los empleados y

usuarios no está formulada de manera clara, 2) Estudio de factibilidad y 3)

Aprobación de la solicitud.

v Fase 2, Definición de los Requerimientos del Sistema; en esta etapa

se busca comprender todas las fases importantes dentro de la empresa que

se encuentran bajo estudio. Para recabar la información necesaria se utilizan

las técnicas de entrevistas, cuestionarios, observación directa, entre otras; a

diferentes personas que están relacionadas con el área afectada. Finalmente

una vez recopilada toda la información, se estudia para luego proceder a

identificar las características que poseerá el nuevo sistema de información.

57


v Fase 3, Diseño del Sistema; en esta fase se procede con los detalles

que establecen la forma como el sistema cumplirá con los requerimientos

previamente identificados en la fase de análisis. Se identifican los informes y

otras salidas que el sistema arrojará tomando en cuenta a su vez la

localización exacta sobre el papel, pantalla, etc. Se indica cuáles son los

datos de entrada, los que serán calculados y almacenados. Se selecciona las

estructuras de los archivos y los dispositivos de almacenamiento, se

describen detalladamente los procedimientos de cálculos y los datos

individuales.

v Fase 4, Desarrollo del Software; en ésta se escriben los programas o

se modifica un software que se haya comprado. La decisión de lo que se va

a hacer depende del costo, del tiempo disponible y de la cantidad de

programadores que se requieren. También se realiza la documentación del

programa, la cual es esencial para probarlo y darle mantenimiento una vez

puesto en marcha.

v Fase 5, Prueba del Sistema; durante las pruebas el sistema se utiliza

en forma experimental con la finalidad de asegurar que no presente fallas y

funcione de acuerdo con las especificaciones y requerimientos de los

usuarios. Éstas pruebas regularmente no son llevadas a cabo por el grupo

que realizó el sistema, sino por personas ajenas a este grupo, para asegurar

que las mismas sean imparciales y por ende que el software sea más

confiable.

58


v Fase 6, Puesta en marcha; se verifica y pone en uso el nuevo equipo,

se da adiestramiento al personal que utilizará el sistema, se instala la nueva

aplicación y se construyen las bases de datos diseñadas. Ésta fase se puede

llevar a cabo de tres maneras diferentes: 1) Se escoge el área de la

compañía donde se implantará el sistema para luego llevarla a todas, 2) Se

corre en forma paralela el sistema nuevo con el sistema viejo, para comparar

los resultados o 3) Se cambia por completo de un día para otro al sistema

nuevo, en todas las áreas de la organización.

3.12. DESARROLLO DE NUEVOS ENFOQUES DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Uno de los temas más tratados en relación a los sistemas de

información se refiere al cuello de botella existente para el desarrollo de

nuevas aplicaciones. La metodología de desarrollo tradicional de sistemas es

una de las causantes de la elevada carga acumulada existente en las

empresas. Este procedimiento consume mucho tiempo para completar el

desarrollo del sistema; propiamente es muy costoso y difícilmente aplicable

cuando se trata del desarrollo de aplicaciones sofisticadas orientadas a la

toma de decisiones. Las alternativas de enfoque son:

59


v Enfoque de Software Envasado; también llamado compra de paquetes

de software, se basa en la premisa de que las empresas poseen una

variedad de aplicaciones computacionales en cierta forma muy parecidas.

Por lo tanto, es posible utilizarse en varias empresas al mismo tiempo. Otra

de las razones que hacen esta alternativa a menudo recomendable es que

normalmente hay empresas que se especializan en desarrollar determinados

paquetes de software de muy buena calidad. El diseño de un sistema de

información es una actividad que consume el 50% de los esfuerzos de

desarrollo.

Con un software envasado los costos de desarrollo comparados con un

proceso interno disminuyen considerablemente, por efecto la disminución en

los costos asociados al diseño. Ésta alternativa presenta una gran ventaja

organizacional porque ejerce un atractivo político en los gerentes, ya que

pueden fácilmente atribuirse las limitantes del paquete al mismo, en lugar de

a fuentes internas, y también contribuye a disminuir la fuerte resistencia

organizacional al esfuerzo de desarrollo de sistema.

v Enfoque de Desarrollo Mediante Prototipos; en muchas oportunidades

no es posible implementar software envasado y se hace necesario recurrir a

otras estrategias de desarrollo de sistemas. El enfoque de prototipos se basa

60


en la disponibilidad de hardware especialmente amigable, cómodo, flexible y

poderoso, y de moderno sistema de software de cuarta generación.

El concepto de prototipo no es nuevo, desde hace una década se

emplean en arquitectura, diseño, aeromodelismo, en la industria automotriz,

entre otros. En esencia, consiste en desarrollar en forma rápida un modelo,

un primer sistema que funcione, para luego proceder a su perfeccionamiento.

Es como lograr un sistema en "borrador" y luego pasarlo en "limpio" a medida

que va siendo utilizado. La versión en limpio queda definida por la aceptación

que obtenga de su usuario. El desarrollo mediante prototipos ataca de frente

a una de las debilidades mayores del enfoque tradicional: la definición de los

requerimientos de información.

Esto es cierto en el caso de las tareas poco estructuradas, donde el

usuario rara vez tiene claro que desea del sistema. En general, solo posee

una noción vaga de sus necesidades, sin poder describir en forma completa

sus requerimientos en papel. Esta alternativa le permite trabajar con un

sistema para determinar exactamente que necesita. También se anticipa a

las necesidades cambiantes de los usuarios ya que las modificaciones

pueden incorporarse rápidamente y sin mayores costos durante las primeras

etapas de desarrollo. Por estas razones, esta metodología se basa en la

61


premisa que para un usuario es más fácil definir aquello que no le gusta

acerca de un sistema que lo que le gustaría tener en el mismo.

v Enfoque de Desarrollo para Usuarios Finales: Este enfoque implica

usar herramientas amistosas para acceder a los datos, crear reportes y

ejecutar su propio procesamiento de información. Un sistema completo

puede ser constituido por sólo un usuario final, las razones por las que ha

tenido auge son las siguientes: 1) La metodología tradicional es gran

consumidora de tiempo y mano de obra y si el departamento de desarrollo no

está en capacidad de suplir la creciente demanda ésta alternativa es

considerada y 2) Los avances en términos de software han provocado una

nueva generación considerablemente más amistosa que los antiguos

métodos de planificación.

3.13. ANÁLISIS COSTO/BENEFICIO

El análisis costo/beneficio es uno de los aspectos del estudio de

factibilidad que determina si un sistema es aceptado o no. Este análisis es

esencial en la estructuración de un sistema de información, sin importar la

metodología que se utilice. El análisis de costo en los sistemas se realiza

sobre los elementos básicos: Hardware, software, personal y operación.

Estos costos se pueden obtener con razonable precisión y en forma rápida,

62


dependiendo de la organización. El análisis de beneficio es el estudio de la

planificación, control y ventajas operativas que pueden ser obtenidas en el

desarrollo y utilización de aplicaciones de los sistemas de información. Para

James Senn (1998, p. 203), existen varios tipos de costos y beneficios:

v Costos y Beneficios Tangibles o Intangibles: El término tangible se

aplica al costo y al beneficio cuando se conoce y se puede estimar un valor

(para el costo) y en la cuantificación de la reducción de gastos o menores

tasas de error (para el beneficio). Los costos y beneficios intangibles no son

estimados en términos de dinero y puede ser el valor de la pérdida de un

cliente o un descenso en la imagen de la compañía (para el costo) y el valor

de un mejor servicio al cliente, una respuesta más rápida a las solicitudes o

mejores condiciones de trabajo (para el beneficio).

v Costos y Beneficios Fijos o Variables: Son fijos cuando son constantes

y no cambian, sin importar cuánto se utilice un sistema de información. Los

costos y beneficios variables son aquellos en los que se incurre en

proporción a la actividad o el tiempo. También se le conocen como costos y

beneficios recurrentes y no recurrentes.

v Costos y Beneficios Directos o Indirectos: Son costos y beneficios

directos cuando se atribuyen a un sistema, es decir, utilizan el sistema o

hacen el trabajo directamente produciendo costos y beneficios. Reducir el

costo de los errores es un beneficio directo, como lo es aumentar la

63


velocidad de procesamiento. Los costos son indirectos, cuando son gastos

de apoyo de tipo extra, que mientras son reales o substanciales, no están

específicamente asociados con el sistema de información, sino que son el

resultado de operar otros sistemas o llevar a cabo actividades necesarias

dentro de la empresa, que apoyan al sistema. Los beneficios indirectos se

consiguen como un subproducto de otro sistema.

Los otros sistemas proporcionan un beneficio siempre y cuando el

sistema de información investigado esté funcionando correctamente. Para el

autor, existen dos puntos importantes de ésta clasificación: 1) Los proyectos

de sistemas no se deben desarrollar solo sobre las bases de beneficios

intangibles y 2) El costo de desarrollar e instalar un nuevo sistema es no

recurrente. Para realizar la comparación entre sistemas (actual y propuesto)

se utilizan diferentes estrategias dependiendo de las preferencias de la

gerencia para comparar los costos y beneficios con base en el tiempo, gasto

en efectivo o costos proyectados durante la vida del proyecto.

4. BASES DE DATOS

Según C. J. Date. (1993. p. 5), "una base de datos está configurada por

cierto conjunto de datos persistentes utilizado por los sistemas de

aplicaciones de una empresa determinada". En tal sentido, una base de

64


datos es una colección organizada de información, la cual puede ser de

cualquier clase. En una base de datos, una entidad o tabla, almacenará

información acerca de un objeto particular, y como por lo general se

necesitan más de un solo tipo de información, se hace necesario la

utilización de más de una de ellas, razón por la cual, una base de datos se

puede definir como un conjunto de una o más tablas.

4.1. COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS

Los componentes, constituyen para las mismas, los campos y registros,

o bien columnas y filas. Un registro es simplemente una forma significativa y

consistente de combinar partes y elementos de información acerca de algo.

Un campo representa un sólo elemento útil de información (elemento que

aparece en cada registro de la base de datos). De manera que un campo es

un elemento de información que al combinarlos con otros, constituye un

registro, el cual posee conocimientos de algo o alguien.

4.2. SISTEMA DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS

Para Riccardi (1994, p. 7), la gestión de bases de datos "es un conjunto

de herramientas que proporcionan al usuario una ayuda a administrar

información que se encuentra almacenada en una base de datos”, esto es,

una interfaz entre el usuario y los datos, (ver figura 4).

65


FIGURA 2. GESTIÓN DE UNA BASE DE DATOS. FUENTE: Sal Riccardi

(1994)

4.2.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASES

DE DATOS

En cuanto a las características de un sistema de gestión de bases de

datos y con soporte del Dr. Edgard F. Coal (1990, p. 9), se considera éste

por ser:

v Rápido; permite la búsqueda y manipulación con los registros de una

base de datos de tal forma que hace este proceso sea más óptimo y eficaz.

USUARIO

SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS

BASE DE DATOS

66


v Preciso; debido a que es menos probable que los cálculos realizados

contengan errores.

v Flexible; posee una facilidad para ver y analizar de diferentes formas

la información de la base de datos.

v Oportuna; posee una facilidad para la generación de registros, no

previstos o de última hora.

v Analista; puede generar informes y análisis que mensualmente

podrían tardar tiempo y a veces son imposibles de realizar.

v Económico; permite acceder con rapidez a la información ahorrando

tiempo y dinero, aspectos éstos muy considerados en las organizaciones.

v Seguro; facilidad de realizar copias de seguridad de los datos.

5. HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS

DE INFORMACIÓN

Todo diseñador de sistemas de información, al utilizar metodologías

para el desarrollo de los mismos, se ve necesitado a emplear ciertas

67


herramientas que le ayudarán a la realización del sistema. Tales

herramientas por lo general consisten en modelos, mapas, organizadores de

información que permiten planificar y coordinar los elementos de un sistema

de información.

5.1. DIAGRAMA DE ENTRADA-PROCESO-SALIDA-JERÁRQUICA (HIPO)

HIPO es otro método de uso común para desarrollar software de

sistemas. HIPO es una abreviatura del nombre en ingles de entrada-proceso-

salida-jerárquica, método que fue desarrollado por IBM para sus sistemas

operativos grandes y complejos. La hipótesis en la que HIPO se basa es que

es fácil perder la pista de la función deseada de un sistema o componente de

un sistema grande. Ésta razón expresa que es difícil comparar los sistemas

existentes contra sus especificaciones originales y por lo tanto, pueden

ocurrir fallas incluso en los sistemas técnicamente bien formulados.

Desde el punto de vista del usuario, una sola función puede a menudo

extenderse a varios módulos, por lo tanto, el interés del analista es entender,

describir y documentar los módulos y su interacción de forma que se obtenga

el detalle suficiente, pero que no se pierda de vista el panorama general.

68


Los diagramas de HIPO son descripciones gráficas del sistema, en vez

de prosa o narrativa. Ayudan al analista a responder tres preguntas guía:

v ¿Qué hace el sistema o módulo? (Se pregunta al diseñar el sistema).

v ¿Cómo se hace? (Se interroga al revisar el código para su prueba o

mantenimiento).

v ¿Cuáles son las entradas y salidas? (Se pregunta al revisar el código

para su prueba o mantenimiento).

Una descripción de HIPO para un sistema consta de una tabla visual de

contenidos y los diagramas funcionales. La tabla visual de contenidos

(VTOC) muestra la relación entre cada uno de los documentos que conforma

un paquete de HIPO.

Está formado por un diagrama de jerarquía que identifica los módulos

en un sistema mediante un número y en relación con los otros y brinda una

descripción breve de cada módulo. Los números en la sección de contenido

se relacionan con los de la sección de la organización.

v Diagramas funcionales; existe un diagrama por cada caja en el VTOC.

Cada diagrama muestra la entrada y salida (derecha a izquierda o de arriba a

abajo), los procesos principales, el movimiento de datos y puntos de control.

69


Los símbolos de los diagramas de flujo tradicionales representan los medios,

tales como cinta magnética, disco magnético y salida impresa. Una flecha

sólida muestra las rutas de control y una flecha hueca identifica el flujo de

datos.

Los números de la parte inferior del diagrama indican dónde se hallan

más detalles; es decir, se refiere a otros números de documentos.

Algunos diagramas funcionales contienen otros diagramas intermedios,

pero también muestran datos externos, al igual que datos desarrollados

internamente y el paso en el procedimiento donde se muestran los datos.

Se suele añadir una descripción de un diccionario de datos para

explicar aún más los elementos de datos usados en un proceso.

Los diagramas HIPO son efectivos para documentar un sistema.

También ayudan a los diseñadotes y los fuerzan a pensar en cómo cumplir

con las especificaciones y dónde hay que ligar las actividades y

componentes. Sin embargo, se basan en un conjunto de símbolos

especializados que requieren explicación, una preocupación adicional si se

compara con la simplicidad de, por ejemplo, los diagramas de flujo de datos.

70


5.2. DIAGRAMA DE FLUJO

Otro enfoque visual, pero más estructurado para el diseño y la

documentación de los programas es el diagrama de flujo ordinario. En los

diagramas de flujo se pueden encontrar ejemplos de los símbolos utilizados

para documentar tanto los sistemas como los programas.

Los diagramas de flujos son lineales y no se les otorga demasiada

atención a la entrada y la salida. Los diagramas de flujo de datos son

considerados como una herramienta grafica que se emplea para describir y

analizar el movimiento de datos a través de un sistema, ya sea que éste

fuera manual o automático, incluyendo procesos, lugares para almacenar

datos y retrasos en el sistema. Tales diagramas son la herramienta más

importante y la base sobre la cual se desarrollan otros componentes. La

transformación de datos de entrada en salida por medio de procesos puede

describirse en forma lógica e independiente de los componentes físicos

(computadores, gabinetes, entre otros).

6. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Para el autor Fishburn (1964), para resolver el modelo de decisión es

necesario encontrar una estrategia de acción cuyo valor relativo esperado es

cuando menos tan grande como el del valor esperado para cualquier otra

71


estrategia en un conjunto específico de ellas. El criterio fundamental para

seleccionar una estrategia consiste en que el tomador de decisiones

maximice el valor relativo total esperado. Según Ofstad (1961, p. 15), decir

que una persona ha tomado una decisión puede significar:

v Que ha comenzado una serie de reacciones de comportamiento a

favor de algo.

v Ha decidido realizar una cierta acción, sobre la cual no tiene dudas en

cuanto a lo que debe hacer.

v Efectuar un ajuste en relación a lo que debe hacerse en una cierta

situación, después de haber deliberado sobre algunos cursos alternativos de

acción.

El autor Churchman (1968, p. 17) dice, "el gerente es el hombre que

decide entre opciones alternativas. Debe decidir cuál de las acciones lo

conducirán a un cierto objetivo o conjunto de objetivos deseados".

Por otra parte, Herbert Simón (1960, p. 1) Sugiere, que los gerentes

dividen su tiempo en tres actividades: 1) Encontrar ocasiones para tomar una

decisión, 2) Encontrar posibles cursos de acción y 3) Elegir entre cursos de

acción. Además establece que estas actividades son las principales fases del

proceso de toma de decisión.

72


Con base a las definiciones anteriores, la toma de decisiones es el

proceso mediante el cual el tomador de decisiones se desplaza de su

posición actual a la posición en la cual quiere estar. El tomador de decisiones

cuenta con diversas alternativas y una elección encierra una comparación

entre éstas alternativas y la evaluación de sus resultados.

6.1. NIVELES DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

La toma de decisiones constituye un proceso esencial en la solución de

problemas organizacionales, puesto que va más allá de la simple selección

de alternativas e incluye un conjunto de pasos, mencionados a continuación:

1) Reconocimiento del problema o de la necesidad de decidir, 2) Formación y

análisis de alternativas, 3) Selección de alternativas, 4) Comunicación e

implantación de la decisión, 4) Seguimiento de la acción y retroalimentación

de resultados originados por la decisión tomada.

La complejidad de este proceso depende primordialmente del tipo de

decisión que se deba tomar. Davis (1974, p. 141) clasifica las decisiones,

sobre la base de la naturaleza de las actividades que originan la toma de

decisiones en programadas y no programadas. Una decisión programada se

especifica de antemano por un conjunto de reglas o procedimientos de

decisión debido a que la actividad o situación que la origina es rutinaria y

estructurada. Las decisiones no programadas se toman ocasionalmente, por

73


lo general una sola vez, y corresponden a problemas, actividades o

situaciones no repetitivas ni rutinarias, por lo que adolecen de reglas o

procedimientos preestablecidos.

La toma de decisiones ocurre en diferentes niveles de la organización,

lo que permite establecer una jerarquía de niveles gerenciales. En cada nivel

la información que requiere la toma de decisiones tiene sus características

propias al igual que las mismas decisiones. Según el autor James Senn

(1978, p. 72) los niveles de decisiones son los siguientes:

v Nivel estratégico; el proceso de toma de decisiones se denomina

planificación estratégica y consiste en decidir sobre los objetivos de la

organización, cambios, recursos utilizados y sobre las políticas que

gobiernan la adquisición, uso y distribución de recursos.

v Nivel Táctico; se denomina control gerencial y es el proceso mediante

el cual la gerencia asegura que los recursos se obtengan y utilicen

efectivamente en la consecución de los objetivos.

v Nivel Técnico; recibe el nombre de control operacional y garantiza que

las actividades o tareas se realicen eficientemente.

El desarrollo de un sistema de información implica el uso de los tres

niveles de toma de decisiones explicados anteriormente, en conjunto con los

requerimientos de información para con el mismo. Un sistema cuando es

74


diseñado innatamente debe ser adaptable, es decir, amoldable a los posibles

cambios que se pudiesen producir en la organización; en este caso, si bien el

sistema no es el organismo que esclarece cual decisión tomar, si es

fácilmente amoldable a la misma; es decir, que fácilmente se adapta a las

decisiones estratégicas que considere llevar acabo la empresa.

Un sistema de información para poder ser desarrollado, debe antes ser

autorizado a través de una decisión de nivel táctico, puesto que en este nivel

se analizan todos los aspectos que la gerencia de la empresa considere

factibles o no para la consecución del mismo.

El desarrollo de sistemas de información para automatizar procesos

constituye una acertada decisión de tipo técnica, puesto que esta

herramienta tecnológica y automatizada disminuye en gran escala la tasa de

error humano presente en la organización, lo que genera para la misma,

datos procesados con efectividad y eficacia.

7. GESTIÓN

El término gestión se puede decir que es sinónimo de la palabra

administrar. Consiste en efectuar diligencias para la consecución de algo o la

tramitación de un asunto. Dentro de la palabra gestión entran en juego

75


ejecutar planificaciones, coordinar, dirigir, gobernar, controlar y otros

términos afines.

8. VENTA

Venta es un acuerdo o contrato mediante el cual un vendedor

transmite una propiedad, real o personal, a un comprador a cambio de un

precio pagado con dinero. Una transacción de venta difiere de una

transacción de trueque, en que ésta no implica la transferencia de dinero.

8.1. CLASES DE VENTAS

La venta de una propiedad real debe hacerse siempre mediante un

contrato escrito. Se puede vender un bien dejando un período de prueba

para que el comprador pueda examinarlo; en este caso, el comprador es el

depositario de los bienes, pero la propiedad sigue perteneciendo al vendedor

hasta que el comprador decida aceptar los bienes, reconociéndole al

comprador el derecho a devolverlo si no queda satisfecho; en este caso, el

título de la propiedad se transmite al mismo tiempo que se transfieren los

bienes.

76


Una venta condicionada es aquella transacción que no implica la

transmisión de la propiedad sobre el bien hasta que no se cumplan

determinados requisitos; por ejemplo, cuando se paga un automóvil a plazos,

la propiedad del bien no se transfiere hasta que se ha pagado el último plazo.

8.2. ASPECTOS A CONSIDERAR EN UNA VENTA

v Derechos Legales; cuando el comprador no paga al vendedor, este

último puede actuar judicialmente contra el primero exigiéndole el pago del

precio acordado. De forma análoga, si el comprador no acepta los bienes, el

vendedor puede demandar una indemnización que vendrá dada por la

diferencia entre el precio del contrato y el valor de mercado. Si el comprador

no recibe los bienes comprometidos por acuerdo, podrá demandar al

vendedor una indemnización por incumplimiento de contrato o podrá exigir el

cumplimiento de este último.

Entre los aspectos importantes de una transacción de ventas se

pueden citar:

v Garantías; en toda venta la ley obliga al vendedor a otorgar ciertas

garantías. El vendedor garantiza que tiene derecho a vender unos bienes

que sirven para cumplir determinados fines. Los bienes se venden con una

77


descripción o una muestra, y llevan una garantía que asegura que no son

defectuosos y que se ajustan a la descripción o a la muestra. El vendedor

también puede aportar una garantía suplementaria; por ejemplo, en el caso

de los textiles, el vendedor puede garantizar que tienen unas determinadas

características de fabricación.

El incumplimiento de las condiciones, explícitas o implícitas,

establecidas en la garantía otorga al comprador el derecho a emprender

acciones legales por incumplimiento de contrato contra el vendedor para

obtener una indemnización; el comprador puede también rescindir el contrato

de venta y negarse a recibir los bienes. Sin embargo, si el comprador sabía,

al aceptar los bienes, que éstos no cumplían las estipulaciones establecidas

en la garantía, no podrá rescindir el contrato ni recuperar el dinero pagado.

Si el comprador sufriera daños personales debido a un defecto de

fabricación del producto, podrá emprender acciones legales contra el

productor por negligencia o por incumplimiento del contrato de garantía si los

daños derivaran de este incumplimiento.

v Embarque y Contratos; los productos se pueden vender pagando en

efectivo, o a precios FOB (free on board: libres de cargas antes del

embarque), o CIF (cost, insurance and freight: costes, seguros y transportes).

78


Al pagar en efectivo, los bienes se envían al comprador

transmitiéndole la propiedad. Si los bienes se envían a través de un

transportista, la propiedad es transmitida al comprador cuando éste los

recibe del transportista. Si los bienes se pagan al precio FOB, el comprador

tendrá que pagar los costes de envío desde el lugar donde son entregados al

transportista, transmitiéndose la propiedad desde el momento en que el

transportista se encarga de los bienes.

Cuando se paga el precio CIF, que incluye tanto el coste de los bienes

como un seguro y los costes de transporte hasta el lugar de destino, la

titularidad de los bienes se transmite al comprador desde el lugar desde

donde se envían.

En cada uno de estos contratos el momento y el lugar en que se

transmite la propiedad es relevante, porque el riesgo de pérdida debido a la

destrucción de los bienes debe asumirlo la persona que posee la titularidad.

8.3. PRECIO

Es el valor de mercado de los bienes, medido en términos de lo que

un comprador está dispuesto a dar para obtenerlos. Normalmente, los

precios se expresan en función de una cantidad de dinero; de hecho, la

79


principal razón por la que se utiliza el dinero reside en su utilidad para reflejar

el valor de los precios, pero en los sistemas de trueque los precios vienen

dados por el valor de un bien en relación con otros bienes que, a su vez,

tienen un determinado valor, por lo que todos los precios de todos los bienes

se determinan mutuamente sin que intervenga el dinero.

Los precios son el principal mecanismo de ajuste de la oferta y la

demanda, ya que el precio de cualquier bien, en una economía de libre

mercado, tiene que alcanzar el punto donde se equilibre la producción y el

consumo: éste precio de equilibrio refleja el punto donde concuerda lo que

los productores pueden costear y lo que los consumidores están dispuestos

a pagar. Por lo tanto, los precios determinarán qué y cuánto se produce,

cómo se produce y quién puede comprarlo. Por ello, son un tema crucial en

economía, en especial en la rama denominada microeconomía.

8.3.1. DETERMINACIÓN DE LOS PRECIOS MEDIANTE LA OFERTA Y LA

DEMANDA

Tanto los factores de oferta como los de demanda determinan los

precios de los bienes: los precios disminuirán si hay exceso de oferta y

aumentarán si la demanda es excesiva, hasta que se alcance el equilibrio.

80


Del lado de la oferta, los precios vienen dados por los costes de

producción y distribución, que a su vez están determinados por la escasez de

materia prima, la tecnología y las limitaciones de tipo organizativo como la ley

de los rendimientos decrecientes, los costes laborales, etcétera. El productor

determinará su estrategia de precios con el fin de maximizar sus beneficios,

aunque también puede tener otros objetivos como los contemplados en la

teoría de la empresa.

Sin embargo, la determinación de los precios también depende del

tipo de mercado: en un monopolio o en un oligopolio los precios se pueden

aumentar ya que no hay competencia. En un cártel las empresas pueden fijar

el precio si hay acuerdo entre ellas; la estrategia a largo plazo de una

empresa puede requerir que se establezcan precios inferiores a los del

mercado e incluso inferiores a los costes; la teoría de juegos puede estar

influyendo en las decisiones de las empresas. En la práctica, son pocos los

mercados perfectamente competitivos y son habitualmente los productores

los que salen beneficiados.

La demanda es la suma de las decisiones independientes de los

consumidores de un mercado que pretenden maximizar su utilidad. Por

supuesto, esto implica que los consumidores realizan elecciones racionales:

precisamente las que se intentan modificar mediante la publicidad y el

marketing.

81


Los costes que tienen que pagar los productores para alterar el

sentido de la demanda pueden afectar a los precios, al repercutir en ellos los

costes de promoción del producto.

Los consumidores decidirán comprar un producto en función de su

precio, pero realmente lo que determina la demanda efectiva es la cantidad

de bienes vendidos a un determinado precio y no el precio de venta, ya que

las empresas preferirán crear un nuevo producto antes que dejar que el

precio del producto conocido caiga hasta su nivel de equilibrio.

Por otra parte, el que los precios sean bajos no tiene por qué ser un

factor positivo: los bienes de calidad no se venderán con bajos precios

porque los consumidores pensarán que son defectuosos o porque perderán

su característica de exclusividad, que, de hecho, es la esencia de su utilidad.

En muchos modelos de economías de libre mercado se considera que

el precio al que se compra un bien se establece mediante una negociación,

pero esto ocurre pocas veces en las modernas economías integradas, por lo

que la relación entre precio y demanda no es tan directa como la que se

deriva de la teoría económica.

82


8.3.2. CONTROL DE PRECIOS E INFLACIÓN

Los gobiernos siempre han querido influir en la determinación de los

precios por varias razones. En las economías planificadas, los precios los fija

el Estado, por lo que las fuerzas del mercado no influyen en absoluto en la

determinación del precio. El fracaso de las economías planificadas modernas

refleja la eficiencia de los precios como mecanismo de ajuste económico; sin

embargo, suele ser habitual que los estados intervengan en el proceso de

fijación de precios, aunque en menor grado.

En algunos casos, esta intervención intentará elevar el nivel de

precios, como en el caso de la Política Agraria Común de la Unión Europea

(UE), mediante la cual los estados elevan los precios de los productos

agrícolas comprando los excedentes para proteger a los agricultores de la

UE. En otros casos, se intervendrá el mercado para mantener los precios

bajos, como en el de las concesiones públicas después de su privatización,

limitándose los beneficios de la empresa de servicios públicos para evitar

que exploten el monopolio efectivo del que disponen.

Además, los gobiernos pueden querer subvencionar mediante

subsidios determinadas empresas y mantener así sus precios a bajos

niveles, o también pueden establecer aranceles sobre las importaciones,

83


aumentando el precio de los bienes extranjeros. También se pueden

congelar los precios durante una guerra para evitar los efectos económicos

de la escasez.

El control de precios por parte del Estado suele ser parte de un

conjunto de medidas de políticas de rentas y precios cuyo fin es controlar la

inflación, que consiste en el persistente aumento del nivel de precios, lo

que no implica un cambio en el valor de los bienes, sino más bien en el

valor del dinero. Esto refleja el hecho de que el dinero es en sí mismo un

bien con su propio precio, en función del valor de otros bienes, y por lo

tanto su precio puede caer si su oferta es excesiva (argumento principal del

monetarismo).

Si la demanda es superior a la oferta, los precios deberían subir, pero

si el gobierno está manteniendo artificialmente los precios por debajo de su

nivel de equilibrio, no habrá inflación a pesar del exceso de demanda, lo

que acarreará escasez, racionamiento, la aparición del mercado negro y

otras deficiencias típicas de las economías planificadas. Si la unidad

monetaria de un país no tiene una demanda suficiente en los mercados de

divisas, la inflación podrá aumentar puesto que el precio de esa unidad

monetaria, en términos de las demás, caerá, lo que hará aumentar el precio

84


de sus importaciones y disminuir el de sus bienes de exportación, con lo

que caerá la actividad exportadora.

En economía existen muchas ideas y sistemas, como la doctrina

económica marxista, que consideran que existe un precio justo ideal,

determinado por una ley natural a la que se llega por mecanismos distintos

a los de la oferta y la demanda.

En la práctica, el mecanismo de los precios ha dado excelentes

resultados cuando se ha dejado que actúe libremente, pero sus efectos han

sido mediocres cuando se ha intentado variar los precios en función de

intereses altruistas o egoístas.

9. GESTIÓN DE VENTAS

Se puede decir que la gestión de ventas es aquel proceso de

marketing con el cual se pueden coordinar y administrar las actividades

comerciales que lleve a cabo una empresa en particular, específicamente

las actividades que tengan que ver con una venta ordinaria.

85


Al hacer referencia a todos los lineamientos que se deben cumplir en

una venta, es notorio aclarar que en vista de que son muchas las

consideraciones, el proceso de gestión de ventas, se subdivide en menores

procesos específicos, cada uno de las cuales se especializa en una rama

particular de la gestión de ventas

Por otra parte, Senn (1992) asegura, que las gestiones de procesos

como mercadotecnia, fabricación, personal, compras, ventas, entre otros;

necesitan el apoyo de los sistemas de información, esto con el fin de elevar

el rendimiento en los desempeños y obtener ganancias a nivel de

producción.

Por consiguiente, procesos tan extensos o complicados como la

gestión de ventas, que requieren manejar gran cantidad de información,

pueden optimizarse mediante sistemas de información para facilitar su

ejecución y control, lo que atrae a la empresa que lo aplique numerosos

beneficios.

Tal y como lo plantean Stanton, Etzel y Walker (1996), los procesos

antes mencionados constituyen íntegramente en una organización lo que se

conoce con el nombre de Marketing, es decir, un sistema total de actividades

comerciales cuya finalidad es planear, fijar el precio, promover y distribuir los

86


productos satisfactores de necesidades entre los mercados meta para

alcanzar los objetivos corporativos.

No se debe confundir marketing con ventas, puesto que ambos son

dos procesos distintos. Mientras que el marketing posee una visión que va

más allá de la organización, un proceso de ventas se orienta a nivel de la

empresa, es decir, hace hincapié en factores como: el producto, el volumen

de las ventas, las necesidades del vendedor, entre otros.

9.1. SUBPROCESOS DE LA GESTIÓN DE VENTAS

Como se expreso con anterioridad, un proceso de ventas para un mejor

control y desempeño del mismo, se divide en otros subprocesos específicos

más pequeños que estudian cada uno aspectos particulares del proceso del

cual provienen. A continuación se citan los más conocidos:

v Control de Proveedores; en el cual se lleva el control de todo aquel

ente que suministra insumos a la empresa. De este proceso se consideran

como parámetros importantes lo siguiente: 1) Las facturas que emite el

proveedor, 2) Las ofertas ofrecidas por los proveedores y 3) El precio de

adquisición de adquisición de cada producto.

v Designación de Precios; este proceso se basa en el análisis de los

siguientes factores: 1) Precios de la mercancía por los proveedores o precio

87


de adquisición, 2) Precios de los productos presentes en el mercado o en

otras empresas, 3) Tipo de cliente, puesto que algunos clientes por su

excelente relación con la firma, reciben descuentos en ciertos productos con

respecto a otros clientes que adquieren menor cantidad de productos en la

empresa y 4) Tipo y calidad del producto analizado.

v Control de Inventarios; consiste en un conteo de mercancía existente

en el almacén de la empresa, el cual debe coincidir con el deducible del

análisis de las facturas emitidas por la empresa a su clientela por concepto

de productos adquiridos. Este proceso permite conocer la existencia de

productos con que cuenta la organización en determinado momento, así

como establecer balances de los movimientos de productos en el almacén.

v Facturación; se lleva a cabo a través del uso de documentos impresos

(facturas emitidas) que detallan las operaciones realizadas, los cuales están

contenidos en talonarios registrados y autorizados por el ente gubernamental

de regulación tributaria de la nación. Se efectúa cada vez que un cliente

adquiere un producto y documenta la transacción (venta) realizada.

La factura es un documento que certifica la realización de una venta.

Almacena información sumamente importante como: 1) Datos de la empresa,

2) Datos de productos y 3) Datos de clientes; con el fin de efectuar

posteriores controles con el análisis de tales datos.

88


La facturación permite a la empresa llevar un control de las salidas de

la misma, así como establecer clasificaciones a la clientela de acuerdo al

número de adquisiciones que realiza a la empresa (clientes potenciales y

minoritarios) y por ende una nueva designación de precios, ofertas u

promociones y formas de pagos.

v Control de Saldos de los Clientes; es un proceso que lleva a cabo la

empresa con el fin de regular el comportamiento económico (saldos) de los

clientes con la misma. De este proceso es importante lo que se conoce como

facturas por cobrar, las cuales indican cuáles clientes poseen deudas con la

empresa y el tiempo de las mismas.

v Declaración de Impuestos; el impuesto constituye el pago tributario

que las organizaciones efectúan al gobierno. La determinación del monto

egresado se determina con el análisis de las facturas emitidas y recibidas en

un lapso determinado de tiempo que expresa el ente gubernamental.

Los anteriores subprocesos funcionan en una empresa de manera

particular, cada uno desempeña una función determinada; sin embargo, no

se debe obviar que los mismos constituyen de manera íntegra la gestión de

ventas y que el correcto desempeño de cada uno de ellos garantiza el éxito

del proceso general.

89


C. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS

ADMINISTRACIÓN: Proceso de planear, instrumentar y evaluar las

actividades de un grupo de personas que trabajan en la consecución de una

meta.

APLICACIÓN: Sistema de información que sirve de apoyo a la ejecución de

una o más funciones o actividades relacionadas de una organización.

Conecta a varias unidades funcionales que apoye. Es un subsistema

funcional del sistema integrado de información de una organización.

ARCHIVO: Lugar donde se almacenan documentos. En informática, refiere al

espacio donde se almacena todo tipo de información (datos de todo tipo,

documentos diversos, entre otros).

BACK-UP: Procedimiento de protección de todas las informaciones

(programas, datos, etc.) contenidos en un sistema informático, por copia

periódica de estas informaciones en soportes permanentes de memoria que

se conservan el abrigo de modificaciones e incidentes.

BALANCE GENERAL: Estado financiero que resumen los activos, pasivos y

capital contable de una compañía en determinado momento.

90


BIEN: Conjunto de atributos físicos y tangibles reunidos en una forma

identificable para satisfacer las necesidades de los consumidores.

CAMPAÑA PUBLICITARIA: Todas las actividades requeridas para

transformar un tema en un programa publicitario coordinado, cuya finalidad

es alcanzar una meta específica del producto o marca.

CANAL DE DISTRIBUCIÓN: Conjunto de personas y empresas que

intervienen en la transferencia de la propiedad de un producto, a medida que

éste pasa del fabricante al consumidor final o al usuario industrial.

CLIENTE: Individuo u organización que toma una decisión de compra.

CONSUMIDOR: Unidad individual u organizacional que usa o consume un

producto.

CONTROL: Consiste en comprobar, inspeccionar e intervenir ciertas

actividades, tareas y procesos.

CONTROL DE PROCESOS: Efectuar control en los procesos a través del

estudio de las actividades y tareas constituyentes, para inspeccionar su

funcionamiento.

91


DATOS: representaciones abstractas de hechos (eventos, ocurrencias o

transacciones) u objetos (personas, lugares, cosas, etc.), generalmente

formadas mediante combinaciones ordenadas de caracteres alfabéticos,

numéricos y especiales.

DATOS PRIMARIOS: Datos nuevos recabados específicamente para el

proyecto en cuestión.

DATOS SECUNDARIOS: Datos disponibles, previamente recopilados para

otro propósito.

ENTIDAD: Es un objeto tangible (persona, cosa, etc.), o intangible (concepto,

lugar, idea, etc.), que posee propiedades, denominadas atributos, que lo

identifican y lo diferencian de otro similar o de igual naturaleza.

ESTRATEGIA: Plan general de acción en virtud del cual una organización

trata de cumplir con sus objetivos.

HARDWARE: Todos los componentes físicos (monitor, teclado, memoria,

etc.) que tienen por finalidad operar como unidades básicas y hacer

funcionar perfectamente el equipo. Existe otro tipo de hardware que brinda

funcionalidad a los sistemas (impresoras, mouse, entre otros).

92


INTERFAZ: Frontera convencional entre dos sistemas o dos unidades, que

permite el intercambio de informaciones. Existen dos tipos de interfaz, la de

lenguaje natural y la gráfica de usuarios.

INTERFAZ DEL LENGUAJE NATURAL: Es una interfaz para un programa

de aplicación o bases de datos, por medio de la cual los usuarios introducen

peticiones en la forma de cualquier lenguaje humano.

INTERFAZ GRÁFICA DE USUARIOS: Una interfaz posee ventanas,

símbolos gráficos, menús desplegables y otras estructuras que manipulan

con frecuencia con un apuntador de ratón. Se le llama también sistema

operativo.

LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN: Lenguaje simbólico en el que una

instrucción del programa fuente da lugar a varias instrucciones máquina. Se

le conoce también como lenguaje de alto nivel.

MARKETING: Filosofía de hacer negocios que pone de relieve la orientación

al cliente y la coordinación de las actividades mercadológicas, a fin de

cumplir con los objetivos de desempeño organizacional.

MERCADO: Personas u organizaciones con necesidades que satisfacer,

dinero para gastar y el deseo de gastarlo. Cualquier persona o grupo con el

93


que un individuo o empresa tiene una relación actual o posible de

intercambio.

MEZCLA DE MARKETING: Combinación de cuatro elementos (producto,

estructura de precios, sistema de distribución y actividades promocionales)

que sirven para satisfacer las necesidades del mercado o mercados meta de

una empresa y, al mismo tiempo, alcanzar sus objetivos de marketing.

PLANEACIÓN: Proceso de decidir ahora lo que se hará más tarde,

incluyéndose el cuándo y el cómo se realizará.

PROCESAMIENTO DE DATOS: Proceso de transformación de datos

(provenientes de transacciones y entidades) en información. Consta de dos

actividades consecutivas y relacionadas que son: el procesamiento de

transacciones y el de información.

PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN: Proceso mediante el cual se

seleccionan, reducen y convierten datos almacenados para presentarlos y

distribuirlos en forma tal que tengan significado y aporten conocimiento al

elemento receptor.

94


PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: Proceso mediante el cual se

capturan, clasifican, ordenan, calculan, resumen y, finalmente, se almacenan

los datos originados por las transacciones en un sistema de actividades.

PRODUCTO: Conjunto de atributos tangibles e intangibles, que entre otras

cosas incluyen el empaque, color, precio, calidad y marca junto con los

servicios y la reputación del vendedor. Puede ser un bien, un servicio, un

lugar o una idea.

PROGRAMACIÓN ORIENTADA A OBJETOS: Manera de diseñar y codificar

que define a los programas como un conjunto de estructuras de datos que

tienen elementos de datos y conductas de programa. Es una estructura

encapsulada que tiene atributos y métodos.

PROMOCIÓN: Elemento de la mezcla de marketing de una compañía, que

sirve para informar, persuadir y recordarle al mercado el producto o la

organización que lo vende, con la esperanza de influir en los sentimientos,

creencias y comportamientos del receptor.

PUBLICIDAD: Todas las actividades que se requieren para presentar a una

audiencia un mensaje impersonal pagado por un patrocinador acerca de un

producto u organización.

95


RED: Conjunto de ordenadores interconectados para llevar a cabo el

tratamiento de datos y el intercambio de información, a través de tal

conexión.

SERVICIO: Actividad identificable y tangible que es el objeto principal de una

transacción encaminada a satisfacer las necesidades de los clientes.

SOFTWARE: Conjunto de instrucciones (programa) para funcionar de

manera adecuada. Tienen la función de controlar las operaciones que realiza

el computador.

TECNOLOGÍA: Aplicaciones de la ciencia con fines industriales y

comerciales.

TERMINAL: Órgano periférico de un ordenador, generalmente situado lejos

de la máquina, al que pueden enviarse datos y preguntas proporcionando

resultados y respuestas.

TOMA DE DECISIONES: Proceso mediante el cual se elige, entre diferentes

alternativas, un curso de acción que permita alcanzar un objetivo, resolver un

problema o solucionar un conflicto.

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TRANSACCIÓN: Evento o acontecimiento que ocurre dentro o en los límites

de una organización y que le afecta de algún modo.

UNIDAD FUNCIONAL: Conjunto de actividades en las que participan

personas y recursos con el fin de llevar a cabo una función particular de una

organización.

USUARIO: Persona (o grupo de personas) que hace (n) uso de un sistema

de información como un medio para la ejecución de sus actividades o tareas.

Puedo o no participar activamente en la operación del sistema de

información, de acuerdo al diseño de éste último.

UTILIDAD: Atributo de un objeto gracias al cual puede satisfacer

necesidades humanas.

VENTA AL DETALLE: Venta, y todas las actividades directamente

relacionadas a ella, de bienes y servicios a los consumidores finales para uso

personal, no industrial.

VENTA AL MAYOREO: Venta y todas las actividades relacionadas con ella,

de bienes y servicios a empresas y otras organizaciones para su reventa,

para su uso en la producción de otros bienes o en el funcionamiento de una

compañía.

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D. DEFINICIÓN DE VARIABLES

Las variables de estudio en la presente investigación están definidas

como:

v Gestión de ventas

v Sistemas de Información

1. GESTIÓN DE VENTAS

Conceptualmente (Picón E. 1998), la gestión de ventas está definida

como una serie de procedimientos administrativos como lo son: el registro y

la actualización de facturas, control de cuentas por cobrar, relaciones

históricas, estadísticas de ventas, servicios por clientes, soluciones de pagos

tributarios, entre otros.

Operacionalmente, consiste en recolectar, procesar automáticamente y

almacenar datos de actividades concernientes a facturación, registro de

cuentas por cobrar, control de inventarios, control de proveedores, toma de

decisiones, información global de clientes para los procesos que la requieran,

consultas, reportes impresos, informes detallados de movimientos de ventas,

entre otros; todo lo anterior en momentos determinados.

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2. SISTEMA DE INFORMACIÓN

Conceptualmente (Davis G. 1974, p. 5), un sistema de información

automatizado es una integración hombre-máquina que provee información

para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones

en una organización.

El término hombre-máquina hace referencia a que algunas tareas las

puede realizar mejor el humano y otras la máquina.

Operacionalmente, consiste en un software integrado desarrollado

bajo el método de programación orientada a objetos que automatiza la

gestión del proceso de ventas de la empresa PINTEXREV, C.A.

capÍtulo ii marco teÓrico a. antecedentes de la …

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