capÍtulo ii marco teÓrico 1. antecedentes

CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO

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CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

1. ANTECEDENTES A continuación se presentan los más relevantes trabajos de investigación,

considerados de interés como soporte práctico a la elaboración de este

estudio, tomando en cuenta sus fundamentos teóricos, instrumentos

aplicados para la recolección de los datos y resultados que de una u otra

forma guarda relación con el presente tema de investigación.

De esta forma, Ordóñez (2000), realizó una investigación titulada: Diseño

de un Sistema de Información Administrativo Contable en materia tributaria

para medianos contribuyentes, personas jurídicas del Municipio Maracaibo,

con el propósito de obtener una herramienta que mediante su aplicación,

ayudó a solucionar problemas contables – administrativos. El diseño se

clasificó como no experimental, transaccional descriptivo; y el tipo de

investigación fue aplicada, prospectiva y descriptiva.

La población quedó constituida por 70 empresas obtenidas por medio de

un listado suministrado por el SENIAT las cuales poseían enriquecimientos

neto global anual entre 2001 a 3000 unidades tributarias, el tamaño de la

muestra fue de 42 empresa estudiadas según su muestreo intencional.


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La recolección de los datos se llevó a cabo mediante dos instrumentos: a)

una guía de observación dirigida a obtener información de la normativa legal

vigente, b) un cuestionario a las empresas, conformado por 40 ítems, y cuya

confiabilidad fue calculada por medio del coeficiente de estabilidad y

equivalencia, resultando un valor rtt 0,77. La interpretación de los datos fue

de tipo cuantitativo (estadística de frecuencia y porcentaje) y de tipo

cualitativo.

Este proceso permitió analizar los procedimientos administrativos

contables en materia tributaría empleados por los medianos contribuyentes,

así como identificar los aspectos legales existentes en materia tributaría.

Finalmente, se realizaron las conclusiones y recomendaciones

correspondientes al análisis, concluyendo que existe una fuerte ausencia de

sistemas de información tributarios, lo cual originó que gran cantidad de

contribuyentes emplee personal externo para el manejo de la información

tributaria así como, que los requerimientos establecidos por los entes

administradores de los tributos son los mismos para cualquier persona

jurídica, llevando toda la información recolectada a la realización del diseño

de la investigación, mediante la determinación de los procedimientos

tendentes a satisfacer y a la definición de las estructuras, procedimientos y

especificaciones.


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Este trabajo especial de grado, fue de gran ayuda en cuanto al desarrollo

de los siguientes términos: definición de sistemas, Catacora (1997), ciclo de

vida y desarrollo de un sistema, Montilva (1993); así como también las

características de los mismos por Loaiza (1993).

Una vez finalizada la investigación, el diseño quedó estructurado en cinco

módulos prácticos que contemplan los aspectos de configuración general del

sistema, contabilidad, tributación, inventario y nómina.

Por otra parte, León y Restrepo (2.000), realizaron una investigación que

tuvo como propósito Diseñar un Sistema Contable para la Empresa

Cerrajería El Candado C.A. La metodología utilizada fue de tipo descriptivo,

aplicada, prospectiva y transversal, calificándose el diseño de la

investigación como no experimental. La población quedó constituida por

cinco sujetos representados por el personal administrativo.

La recolección de los datos se llevó a cabo a través de un cuestionario y

de una entrevista estructurada la cual fue aplicada al personal administrativo

de la empresa, el cual estaba conformado por treinta (30) ítems, cuyo

contenido fue clasificado con respuestas abiertas y de elección forzosa.

La investigación determinó carencia de parámetros, procedimientos,

normas, políticas, control y análisis de los procesos contables, razón por la

cual existió la necesidad de presentar un Sistema Contable que logrará

sistematizar los procesos contables de la empresa de tal manera que

basados en el desarrollo y evolución del mismo se lograra la máxima eficacia


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y eficiencia de todas las actividades financieras, económicas y contables con

el propósito de cumplir con el objetivo general de la investigación.

Debe señalarse que esta investigación tiene similitud con el estudio que sé

esta realizando, puesto que diseñaron un Sistema Contable, para definir

cada una de las operaciones en la empresa. Como los procedimientos,

normas y políticas Catacora (1997), que requiere el desenvolvimiento eficaz

y eficiente en cada una de las operaciones de venta, compra, manejo del

efectivo, de inventario, de impuestos y retenciones y de todas aquellas

operaciones bancarias, así como también, la manera de realizar un Plan de

cuentas Redondo (1995), Ziaurriz, Montengua, Fernández (1987).

Los resultados del diseño quedaron estructurado de la siguiente manera:

Plan de Cuenta, Proceso Contable, Mecanismos de Análisis de la

Información Contable-Financiera, Recurso Técnico, Humano y Financieros y

por último los lineamientos generales para la implantación del sistema

Igualmente, Leal y Sánchez (2000), realizaron un Diseño de un Sistema

Contable para la Unidad “América Norte”; el cual tenía como finalidad tener

una mayor organización y control que le permitiera obtener una información

rápida y precisa, a fin de garantizar los intereses y objetivos de la empresa.

La metodología fue de tipo descriptiva, de campo y transversal y su diseño

no experimental y transaccional. La población comprendía cuatro (4)

personas, sujetos adscriptos a los departamentos operativos de la unidad,

los cuales fueron objeto de entrevistas estructuradas y observación directa.


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Así mismo, se llevo a cabo una revisión documental de los soportes y

documentos relacionados con los registros de las operaciones, ocasionadas

necesariamente de su gestión, para que de esta manera determinar las

características y requerimientos del sistema contable a diseñar, basándose

en los procedimientos, normas y políticas contables, los reportes e informes y

la metodología a utilizar para analizar la información que se obtiene.

Posteriormente se diseñaron flujogramas considerando la presentación de

los elementos descritos anteriormente, así como otras características de

índole operativos – administrativos para facilitar su futura aplicación, y con

ello, optimizar el seguimiento de dicho procedimiento y la consecución de los

objetivos de la unidad Educativa “América Norte” en el Estado Zulia.

La investigación concluyó con la ausencia de manuales contables que

expresaran de forma clara y detallada los lineamientos, normas, políticas y

guías de acción a tomar en el desarrollo y ejecución de los procedimientos

contables y en el registro de las transacciones.

Esta investigación permitió obtener una base de información teórica para

guiar los aspectos de la presente investigación con relación a la contabilidad,

como su definición, objetivos, fundamentos y procedimientos contables,

Kholer (1979), Ziaurriz, Montengua, Fernández (1987), lo cual se hace

necesario para el desarrollo de un Sistema Contable para la empresa de

Repuestos Yasmín C.A..


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Una vez culminada la investigación, el diseño quedó formado por Políticas

Contables, Normas Contables, Procedimientos Contables y el Código de

Cuentas.

Al respecto, González y Urdaneta (2000), diseñaron un Sistema Contable

Administrativo para la Empresa Oximat, C.A. Esta investigación tuvo como

propósito el estudio de las posibilidades que ofrece un Sistema Contable

Administrativo. Su desarrollo fue de tipo descriptivo con una población de

cinco (5) personas, constituidas por el personal que labora en él área

Contable Administrativa de la empresa.

Se recolectó información a través de la realización de un cuestionario, en

donde las preguntas fueron abiertas y en algunos casos resultaron comunes

para todos los empleados en el sistema contable – administrativo, por lo que

se analizó la información obtenida de manera integral; mientras que en el

caso de los ítems se dirigieron sólo a las personas que ocupan una función

específica dentro del procedimiento por lo cual se hace un análisis por

separado; este sé sometió al juicio y a la validación de 5 expertos en el área

de conocimiento.

El diseño fue de tipo no experimental descriptivo transversal. El estudio

llegó a las siguientes conclusiones:

a) Los procedimientos de cuentas por pagar, se dieron a través de

requisiciones de mercancías realizadas de manera informal, las mismas se

ejecutaban tomando en cuenta las fallas de inventario para luego realizar la


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orden de compra, aún cuando no existen normas especificas para llevar a

cabo estas actividades.

b) Con relación a los procedimientos de gastos generales, se pudo conocer

que la empresa no manejaba ningún tipo de políticas que le permitieran el

control presupuestal para las erogaciones donde los gastos son autorizados

por la administración de la empresa se puede concluir, que el procedimiento

de ajustes y de cierres se cumplió debido a que la empresa sigue todos los

pasos regidos por la Ley.

Por último, los resultados descriptivos detectaron que los procesos

Contables Administrativos no se cumplen adecuadamente y por ende las

políticas establecidas por la empresa no brindan el apoyo necesario para el

desarrollo de las funciones de Contabilidad Administrativa en la empresa. Se

determinó de igual manera que deben cumplirse a cabalidad las normas

para cada una de las áreas de la Contabilidad Administrativas y verificación

de los datos necesarios para la efectividad de las Operaciones Contables

La investigación permitió observar un modelo para el desarrollo de un

diseño de un Sistema Contable, determinando los aspectos coincidentes con

los estudiados por la presente investigación entre las cuales se encuentran la

definición, Chiavenato (1993), clasificación, funciones de los sistemas Pozo

(1996), así como, los aspectos que influyen en los sistemas de la

contabilidad Catacora (1996).


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El diseño quedó estructurado por la Definición del Sistema, Objetivos del

Sistema, Estructura Organizativa de la Empresa y Procedimientos Contables

Administrativos.

Por último, Campos y Guanipa (2000), elaboraron un Diseño de un

sistema contable por Áreas de Responsabilidad para el departamento de

mantenimiento de la empresa Costa Norte Construcciones C.A. (División

taller Zona Industrial.

El presente diseño permitió establecer cada uno de los procesos contables

que se pueden llevar en las actividades operativas del departamento de

mantenimiento. La metodología utilizada fue descriptiva, debido a que se

obtuvo un diagnostico con relación al estado actual del proceso operativo del

departamento. Los instrumentos utilizados en la investigación fueron:

observación directa y una entrevista aplicada a la población que fue

conformada por seis (6), trabajadores del departamento, cuyos resultados

fueron ilustrados por medios de cuadros a través de un análisis por

indicador.

Los resultados indicaron que la ausencia de un Sistema Contable limita a

la gerencia obtener información confiable y relevante y al detalle para la toma

de decisiones debido a que se desconoce la influencia del desempeño de

cada subunidad que integra al departamento, por lo tanto, se formularon una

serie de recomendaciones las cuales consistían en aplicar normas y

procedimientos al proceso contable, para regularizar y estandarizar el mismo,

utilizar formatos para un mejor control, registro e interpretación de la


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información resultante del proceso contable, estas ayudaron a disminuir los

problemas existentes, por otra parte se alcanzaron los objetivos propuestos

sugiriendo aplicar el diseño lo mas pronto posible.

Esta investigación ayudó en cuanto al desarrollo de los términos básicos

referente a Sistema contable, su función, importancia en las organizaciones,

así como lo relacionado en la teoría del Plan de Cuentas, Catacora (1997),

de esta manera pudo concluir que todo lo relacionado al marco teórico se

fundamento en los trabajos de investigación nombrados anteriormente y con

la revisión bibliográfica usada para profundizar más en la terminología usada

y presentada en este proyecto.

Como conclusión se puede decir que todos los proyectos de investigación

citados y expuestos anteriormente, sirvieron de guía en el suministro y

racionamiento de datos e información necesaria, para cumplir correctamente

con los objetivos específicos y el objetivo general de la presente

investigación, asimismo, para conocer las investigaciones ya realizadas en el

campo de estudio, la metodología utilizada y conocer los lineamientos

básicos empleados en el desarrollo y avance de las mismas.

Los resultados dela investigación quedaron estructurados de la siguiente

manera: a) Flujograma el cual está representado por proceso y operaciones

del Departamento de Mantenimiento, Determinación por partidas contables

de los costos que genera los costos que genera el Departamento de

Mantenimiento, Clasificación de las operaciones a nivel contable. b) Normas

y Procedimientos para el Proceso Contable del Departamento Contable. c)


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Formatos. d) Comprobantes de Contabilidad. Presupuesto y Formas de

Desempeño. e) Controles internos para el Proceso Contable. f) Organigrama

del Departamento de Mantenimiento identificado por el área de

Responsabilidad.

2. – FUNDAMENTACION TEORICA

A continuación se describen los principales planteamientos teóricos y

conceptos que fundamentan la materia a tratar en esta investigación, con la

correspondiente exposición de los autores más reconocidos en el área. Todo

esto servirá de gula para conocer y manejar los términos adecuados

respecto al Diseño de un Sistema Contable y para el entendimiento de las

bases teóricas.

2.1. SISTEMA

2.1.1. DEFINICIÓN DE SISTEMA

El sistema es un conjunto de cosas, elementos o componentes que

poseen un objeto común. Para Marcano (1992 p.17), un sistema es un

conjunto de acciones, con una disposición definida de sus componentes y

elementos, que posibilitan recibir un ordenamiento de su estructura y en la

que cada integrante o unidad se rige por un plan y un fin común, coexistiendo

sistemáticamente y equilibradamente.

Catacora (1997), coincide al establecer que un sistema es un conjunto de

partes que se relaciona entre sí, para lograr un objetivo común los cuales


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ayudan a que las toma de decisiones sea óptima y coherente con las metas

de la empresa. De esta forma el proceso de toma de decisiones, por el que

atraviesa todo gerente, administrador, o director, sean de tipo financiera o no

financiera, se basará en la información que genere el sistema implementado

por la organización.

Según Smith, (1990,p.44), él término de sistema total sugiere que los

componentes se relacionen dinámicamente, para crear un conjunto

sinergístico superior a la nueva suma de sus componentes, de manera tal

que los resultados alcanzados por un componente no pueden evaluarse

considerándolos de manera aislada, sino que debe considerarse en el

contexto de funciones continuas y juzgársele según su aporte a la

consecución de los objetivos como un todo.

Así mismo, Chiavenato (1993, p.7), expresa que cualquier sistema puede

ser considerado un subsistema de un sistema o un macro sistema constituido

por varios sistemas de acuerdo con el interés del punto de vista.

La organización en si misma es un sistema compuesto por muchos

sistemas interrelacionados, que reciben y generan información útil para otras

entidades y personas; y cada uno de los subsistemas se conforma por varias

partes identificables, organizadas de modo funcional para trabajar como un

todo.

Por otra parte, la información que genera el sistema debe poseer

características esenciales como por ejemplo: veracidad, confiabilidad,


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precisión, certeza y eficacia, de forma que las decisiones que deban tomar

los gerentes presenten el menor margen de error posible.

Se observa entonces, que al hablar de sistema se deben tener en cuenta

elementos tan importantes como la relación que existe entre cada uno de los

componentes de ese sistema, para que trabajen en forma coordinada y

lógica, y alcancen el objetivo común de forma eficiente, y generen dentro de

una organización, toda la información que se necesite para la toma de

decisiones.

2.1.2. ELEMENTOS DE UN SISTEMA Según Andrade (1996, p.4), todo Sistema está compuesto por una serie de

elementos que además de caracterizarlo, son parte esenciales que le

permiten llevar cabo su función de manera continua. Los elementos del

Sistema son:

Ambiente: Es el medio que rodea al Sistema con el cual se

encuentra interactuado, bien sea tomando de él insumos para

transformarlos o entregándole los bienes o servicios producto de su

proceso de transformación.

Entradas: Son los insumos o materia prima que requiere el Sistema

para transformarlos y cumplir con su objetivo, los cuales reciben del

medio que le rodea, ya sea en forma de bienes o servicios, los cuales

provienen de los sistemas llamados proveedores.

Procesos: Consiste en la transformación de los insumos que entran

en los Sistemas, a los que se le suma un valor agregado a fin de


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convertirlo en bienes o servicios que servirán como insumos para otros

Sistemas. Para cumplir con el proceso, el Sistema cuenta con una serie

subsistemas que funcionan en forma interrelacionada.

Salidas: Son los bienes o servicios o producto del proceso de

transformación llevado a cabo por el Sistema y que deja de manifiesto el

objetivo del mismo.

Retroalimentación: Es el medio que activa y transforma al Sistema a

través del envió de señales que alertan sobre las fallas que puedan

estarse presentando en su funcionamiento y que afectan su producto

final.

El mismo autor indica que cuando las fallas son corregidas de manera

oportuna (mantenimiento del Sistema), el Sistema se mantiene en buen

estado de funcionamiento, pero si por el contrario no se corrigen, esto podría

traer como consecuencia el desechar el Sistema.

2.1.3. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS

Todo sistema que se diseñe o se implemente en una empresa debe

cumplir ciertas características que Murdick y Munson (1998), establecen

como:

Homeostasis: se refiere a que todo sistema debe de buscar su

estabilidad para lograr su existencia; si una variable se desvía es

necesario controlarla o modificarla para mantener el equilibrio.


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Adaptabilidad: es la capacidad que debe tener todo sistema para

evolucionar y atravesar por diferentes estados sin disminuir su eficacia y

sin perder la orientación hacia el objetivo propuesto.

Eficiencia: es la facultad que debe poseer el sistema para lograr su

objetivo utilizando una mínima cantidad de recursos que te permitan ser

adaptables y seguir los principios de la homeostasis.

Sinergia: es el funcionamiento del sistema como un todo, donde se

unen las energías de sus componentes.

Entropía: es el movimiento de un sistema hacia el desgaste,

desorden, desintegración o discrepancias.

En otras palabras, los sistemas deben ser armónicos y flexibles, ya que de

ellos dependerá que se mantenga vivo e interactuando con el medio

ambiente en el cual se desenvuelven, logrando de esta forma alcanzar los

objetivos propuestos en el tiempo.

2.1.4. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS

Tal como ilustra Catacora (1997 pp. 44-46), los sistemas pueden

clasificarse en dos tipos:

Sistemas Integrados: son aquellos que implica el compartir

información entre dos o más sistemas, trabajan en conjunto buscando

eliminar la redundancia de la información y facilitando de esta manera el

acceso a datos y a su vez la elaboración de informes.

Sistemas no integrados: Es donde la información es transferida al

final de los períodos previamente definidos, para estos sistemas no


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existen el concepto de información compartida y funciona de manera

independiente.

2.1.5. FUNCIONES DE LOS SISTEMAS

Según Del Pozo (1996 p.15), todo sistema debe encontrarse diseñado

para:

Conseguir los fines y objetivos perseguidos.

Adaptarse al medio y a la situación dentro de la que ha de

desenvolverse.

Conservar su equilibrio interno o lo que es lo mismo, mantener los

puntos, reglas o modelos sobre lo que esta constituido.

Mantener su cohesión interna, es decir, permanecer integrado.

2.1.6. CICLO DE VIDA Y DESARROLLO DE UN SISTEMA

Los sistemas para lograr los objetivos planteados, atraviesan por etapas

definidas que se conocen como el ciclo de vida de un sistema.

Así entonces, Montilva (1993, pp. 61-63), explica que un sistema tiene

origen o nacimiento por causa de una necesidad, que es en donde se inicia

su Crecimiento, por la definición del proyecto (del sistema) y su puesta en

marcha; luego comienza su operación y mantenimiento por un periodo

durante el cual alcanza el máximo rendimiento posible Maduración; más

tarde factores como la entropía, los avances tecnológicos, las presiones

externas o internas, la dinámica de organización, entre otros, tornan por

obsoleto e ineficaz el sistema, lo que origina su paralización o Muerte.


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En este punto es en donde toma la decisión de renovar el sistema,

originando un nuevo ciclo de vida, por lo que marca su fin definitivo.

Por otro lado, en todo sistema se puede identificar fases o etapas, en las

que Catacora (1997, pp. 34-38), determina se observa el desarrollo del

sistema tales como:

Análisis: es en donde se identifica el problema por el cual se hace

necesario diseñar o implementar un sistema. El objeto de esta fase es

obtener conocimientos del entorno ampliado, dentro del cual se ubicara el

nuevo sistema, a fin de determinar las deficiencias y los problemas que

presenta el actual sistema, en caso de existir.

Fijación de Requerimientos: En esta fase es en la que se

determinan las necesidades y los objetivos a desarrollar, estableciendo

los requerimientos de información que desean tener los usuarios para

tomar decisiones, las funciones, restricciones y atributos, así como fijar la

cantidad de operaciones que se pueden estandarizar.

Diseño y Desarrollo: Es la etapa en la cual se detalla y se especifica

el proceso del sistema, la forma de cómo va a funcionar y la relación entre

sus distintos componentes, de modo que se satisfagan los

requerimientos, restricciones y atributos.

Implementación: Ya diseñado el sistema se debe probar dentro del

ambiente real de operación para el que se desarrollo, verificar su

funcionamiento e implementarlo, de forma permanente en la


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organización, mediante el adiestramiento de los usuarios y la iniciación de

las actividades rutinarias propias del mismo.

Mantenimiento del sistema: Es la necesidad de realizar

modificaciones menores al sistema para mantener su operatividad. Este

mantenimiento se realiza con el fin de corregir errores en el sistema.

Para la presente investigación se establecerá como metodología de

desarrollo la indicada por el autor Catacora tomando en cuenta todas las

fases establecidas por el autor, debido a que la investigación tiene como

finalidad en poner en funcionamiento el sistema a diseñar.

2.1.7. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Una de las fases en las cuales se sustenta el proceso para guiar las

actividades de un negocio, es el soporte que dan los sistemas de información

aplicados a las organizaciones. “ Para tener éxito Loaiza, (1993, p.13),

afirma que, toda empresa necesita un buen sistema de información que le

permita al dueño o al administrador saber en cualquier momento el estado

real de su negocio”.

En las empresas se realizan cotidianamente una serie de actos de muy

diversa naturaleza, encaminados todos ellos a la consecución de los fines

corporativos. El empresario necesita tener conocimiento de cada una de

esos actos, de su importación y grado de realización, con el objeto de poder

planificar y controlar las actividades de la unidad productiva. Razón por la

que debe disponer de un sistema de información eficiente, capaz de llegar


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hasta él ultimo rincón de la empresa, y a cuya labor de detección no escape

ningún hecho que pueda tener un significado económico dentro de ella.

Por ello, Ziaurriz, Montengua y Fernández ( 1987, p.32), establece que el

sistema de información a aplicar en la organización debe estar en

condiciones y además de resumir y clasificar adecuadamente los datos

obtenidos, descubrir las relaciones entre ellos, con objeto de que el

administrador pueda abarcarlos en su totalidad si resultar desbordado por la

cantidad de información recibida.

Las grandes compañías fundamentan su desarrollo y se defienden de la

competencia porque poseen eficientes sistemas de información, gran razón

por la que las pequeñas empresas deben poseer un sistema de información,

que le permita competir y sobrevivir.

Loaiza, (1993 p.13), hace referencia a que un empresario para tomar

decisiones, necesita estar bien informado lo cual significa recibir información

oportuna, contable y tan precisa como sea posible: en una palabra

información útil.

2.1.8. ASPECTOS QUE INFLUYEN EN LOS SISTEMAS Y LA

CONTABILIDAD.

Con respecto a este punto, Catacora (1997 pp.63-64), declara que la

mayoría de las empresas que están sujetas a regulaciones de tipo legal

tratan de establecer sistemas tanto manuales como mecanizados que

permitan cumplir con las obligaciones a las cuales están sujetas, debido a


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esto los gerentes de la nueva era requieren de sistemas enfocados hacia la

generación de información financiera oportuna, para así evitar retrasos en la

información que pueda perjudicar el desenvolvimiento normal de las

operaciones del negocio.

Algunas de las razones por las cuales se presentan retraso en la

información financiera de un negocio son: servicios externos de contabilidad,

personal no capacitado, ausencia de normas y procedimientos establecidos.

2.2. FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

2.2.1. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD

La Contabilidad es una disciplina científica dedicada a clasificar y resumir,

en términos monetarios, las transacciones mercantiles de un negocio u

organización cualquiera, interpretar sus resultados, a lo cual se refiere Kholer

(1979 p.109), estableciendo la importancia de que se realicen los asientos en

términos monetarios y en orden cronológico. Es una ciencia instrumental

que se ocupa de sistematizar y generalizar los métodos contables, al tiempo

que investiga la consecución de otros nuevos, afanándose en la construcción

de un cuerpo metodológico que proporcione una herramienta de análisis a

otras ciencias.

Esta disciplina, surgió por la necesidad de contar con una estructura para

el registro, la clasificación y la comunicación de datos económicos, y la

realidad de que se ocupa la Contabilidad es la economía financiera de

personas, entidades, empresas y gobiernos.


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Asimismo, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, organismo por el

cual se guía la Federación Venezolana de Contadores Públicos, para

establecer los principios y normas contables a utilizar en el país, en su

Boletín A-1, párrafo 10, expresa: La contabilidad financiera es una técnica

que se utiliza para producir sistemáticamente y estructuradamente

información cualitativa, expresada en unidades monetarias, de las

transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos

económicos identificables y cuantificables que le afectan, con el objeto de

facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha

entidad económica.

La contabilidad es analítica en el sentido de que se toma una gran

masa de datos de transacciones, los clasifica dé forma que quede

una pequeña cantidad de masa de datos, en renglones que

presenta en forma adecuada, información relevante sobre la

situación y progreso de una empresa. La contabilidad se encarga

de analizar y valorar los resultados económicos, planificar los

sistemas y procedimientos a seguir y controlar el cumplimiento de

lo programado.

2.2.2. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad en el desarrollo de sus actividades como disciplina

científica, persigue ciertos objetivos que Ziarruiz, Montengua y Fernández

(1987, p. 88), establece como los siguientes:


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Establecer el beneficio o pérdida obtenida por la empresa en un

período contable.

Establecer, en la medida de lo posible, las perspectivas del futuro, es

decir, la evolución que va a experimentar los resultados de la empresa en

el siguiente y posteriores períodos contables.

Suministrar datos que permitan comprobar la evolución de la empresa

a lo largo del tiempo, y el grado de ejecución conseguido en cada uno de

los objetivos empresariales.

Suministro de información financiera, sistemática y organizada acerca

de cualquier entidad económica.

Registra detalladamente todas las transacciones financieras.

Determina la situación patrimonial y la composición de los activos y los

pasivos.

2.2.3. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD

Señala Guerra (1998, p.29) que el propósito fundamental de la

Contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad

económica. De modo que la Contabilidad cumple variados cometidos de

gran importancia para los diversos objetivos de las entidades, entre los que

se pueden mencionar:

Elemento de prueba de las operaciones

Presta ayuda a los directivos

Servicio de información al público interesado

Sirve de Auxiliar a la administración


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Da a conocer los resultados de la organización a los entes

reguladores del Estado

Es la materia prima para el trabajo del auditor

La Contabilidad vista como un sistema de información debe ofrecer a los

directivos, la información relevante y oportuna que servirá de base para

planear y controlar el crecimiento y el rumbo de las organizaciones, tomando

como base la información histórica y las estimaciones futuras para evaluar

las consecuencias de las decisiones tomadas en el presente.

Por otra parte el autor antes citado establece que la Contabilidad tiene

como fin primordial el estudio del patrimonio de las organizaciones, tanto en

su aspecto estático como dinámico, con el fin de lograr la mayor

productividad de este.

Del mismo modo, en las organizaciones lucrativas, la Contabilidad se

ocupa de medir las utilidades originadas por el trabajo realizado durante un

periodo determinado.

2.2.4. FUNCIONES BASICAS DE LA CONTABILIDAD

De la definición de Contabilidad emitida por Guerra (1998, p.31) se

desprende que las funciones básicas de la Contabilidad son:

Recolectar: No es más que extraer los datos iniciales de las diversas

fuentes de origen, las cuales son extensas y variadas y pueden cubrir

todos los medios imaginables como talonarios de venta hasta promesas

comerciales.


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Verificar: Consiste en determinar que los datos se originaron en una

fuente fidedigna, es decir, que son verídicos.

Comparar: Es decir, clasificarlos en algún orden secuencial

predeterminado y combinar los datos similares de tal forma que puedan

ser confrontados de acuerdo a criterios de semejanza o disparidad.

Modificar: O transformar los datos contables, ajustándolos cuando

sea necesario con el propósito de reflejar los cambios en el estado

financiero de una organización.

Comunicar e Interpretar: No es más que distribuir los datos

obtenidos entre quienes los necesiten.

Interpretar: Es la etapa final del proceso contable y consiste en

descubrir el significado de los datos informados. Al respecto Guerra

(1998, p.31), establece que una interpretación sana de la información

contable es el resultado de un juicio lógico basado en el análisis, la

integración y la deducción.

Existen otros autores que simplifican la función de la Contabilidad en una

frase: registrar las operaciones.

No se considera apropiado el resumir la función de la contabilidad de tal

manera, por cuanto se estaría haciendo referencia una sola de las etapas de

todo el proceso, que aun cuando sea primordial no daría ningún resultado

por sí sola. En consecuencia ha de tomarse como la mas adecuada la

planteada por Guerra (1998, p.31), ya que es el que más se acerca a lo

contenido en las definiciones estudiadas.


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2.2.5. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

Guerra (1998, p.50), establece que los Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados son el conjunto de normas o proposiciones de

carácter general que, como conceptos aceptados, sirven para unificar

criterios en materia de evaluación y exposición de los hechos o fenómenos

patrimoniales y su interpretación.

Por su parte Gómez (1998, p.321), expone que los Principios de

Contabilidad Generalmente Aceptados se refieren a conceptos básicos o

conjuntos de directrices, cuya misión es establecer delimitaciones en los

entes económicos, bases de cuantificación de las operaciones y la

presentación de la información financiera.

Continua el autor diciendo, que si bien no tienen autoridad formal, son

generalmente aceptados por todos los contadores con la suficiente ética

profesional, debido a su indiscutible conveniencia para la respetabilidad y

prestigio de la profesión del Contador Publico.

Al respecto la Federación de Contadores Públicos de Venezuela

manifiesta, en su Boletín No. 3:

“ ...mientras nuestro gremio no emita pronunciamientos expresos sobre

Principios de Contabilidad, que se basen en serios y profundos estudios

sobre la materia y consultas con los entes económicos del país, nos

guiaremos, por analogía, por los Principios de Contabilidad Aceptados en

México...”

A continuación se mencionan algunos de los Principios:


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Hipótesis de Negocio en Marcha: Supone que una empresa

establecida continuara sus operaciones en forma indefinida.

Hipótesis de Estabilidad de la Moneda: Supone que el valor

adquisitivo de una moneda se mantendrá constante o como máximo, las

variaciones serán tan insignificantes que deberán ser ignoradas.

Concepto de Entidad: La entidad puede ser una persona jurídica o

una combinación de varias de ellas. La personalidad de un negocio es

independiente de la de sus propietarios.

Concepto de Periodicidad: La división de la vida de una entidad en

periodos convencionales anuales conlleva la necesidad de que las

operaciones realizadas o por realizarse y sus efectos derivados

susceptibles de cuantificación deberán identificarse con el periodo en que

ocurren.

Principio de Asociación de Ingresos y Egresos: Todo ingreso

debe estar asociado a un determinado periodo el cual ha de soportar los

costos causados o que pudieran causar esos ingresos.

Principio de Consistencia: La información contable debe ser

obtenida y presentada mediante la aplicación de las mismas políticas de

contabilidad. Si la comparabilidad de los Estados Financieros se ha

afectado por cambios en la aplicación de las políticas, se requiere una

exposición de la naturaleza de los cambios y su efecto en los Estados

Financieros.


39

Principio de Revelación Suficiente: El principio de revelación

suficiente implica no solo la cantidad de información financiera, sino

también las características cualitativas, procurando que la cantidad de

información no este en detrimento de los aspectos relevantes.

Principio de Importancia Relativa: Manifiesta que siendo la

contabilidad una materia pragmática y en constante período de evolución,

no será necesario el estricto cumplimiento de los Principios de

Contabilidad cuando cuantitativamente una o más operaciones no

distorsionen o modifiquen sustancialmente o en forma relevante la

información suministrada en los Estados Financieros.

Principio de Objetividad: Establece que el registro de las

operaciones realizadas por un ente y la información suministrada en base

a esos registros, deberán efectuarse sobre evidencias objetivas y hasta

donde sea posible apoyados con la correspondiente documentación que

garanticen su verificación cuantitativamente.

Principio de Conservatismo: La filosofía del conservatismo exige:

reflejar las pérdidas cuando se supongan que puedan ocurrir, pero no

registrar ganancias hasta que se produzcan.

Principio de Costo: Sostiene que el valor de costo será la base para

el registro de la adquisición de bienes, servicios o cualquier otro factor de

la producción y ese mismo deberá ser la base para su valuación mientras

no se vendan, consuman o de alguna otra forma pasen a poder de otra

entidad diferente a la que los adquirió.


40

2.2.6. PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Para que la Contabilidad cumpla con todos sus objetivos y funciones

básicas de suministrar información debe realizar operaciones a actividades

mediante procedimientos técnicos de rutina, en lo que se requiere recabar y

manejar cierta información específica de la organización.

Por esta razón, Catacora (1997, p.71), define los procedimientos contables

como a todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se

utilizan para el registro de las transacciones y operaciones que realiza la

organización en los libros de contabilidad, dentro del ciclo de operaciones de

la misma. Todos los procedimientos contables afectan, en grado mayor o

menor, a los estados financieros, razón por la cual se considera sumamente

importante determinar e identificar todos los procedimientos clasificables

como procedimientos contables, y así determinar cual de ellos pudiera tener

mayor impacto sobre los estados financieros que otros.

2.2.7. LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN

La contabilidad es el proceso de identificar, medir y comunicar información

económica que permita, a los usuarios de esta, emitir y tomar decisiones bien

fundamentadas, así como estudiar las causas que han originado variaciones

económicas en la empresa.

Basado en esta teoría, se habla de la contabilidad como un sistema de

información destinado a comunicar hechos financieros importantes. Así la

Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, en la

Declaración de Principios de Contabilidad número cero (DPC No.0), que trata


41

sobre las Normas Básicas y Principios de Contabilidad de Aceptación

General, establece que la contabilidad debe ser considerada tanto una

actividad de servicio como un Sistema de Información, ya que mide y

comunica información referente a entidades económicas, a personas

interesadas en formular juicios basados en la información y tomar decisiones

de dicha información.

De igual forma, Loaiza (1993, p.13), establece la contabilidad como el

sistema de información diseñado para ayudar a la gerencia o a los dueños de

un negocio a tomar buenas decisiones.

2.3. SISTEMA CONTABLE 2.3.1. DEFINICIÓN DEL SISTEMA CONTABLE El sistema de contabilidad es el que genera toda la información de tipo

financiera que necesita las organizaciones para lograr sus objetivos,

mediante la racionalización de las alternativas de curso de acción que se

puedan presentar, y de esta forma tomar decisiones eficientes, es decir, que

el sistema de contabilidad ejercerá presión y fuerza sobre los controles

internos y externos de la empresa para, controlar las operaciones y

transacciones que se realicen coaccionando con los sistemas de producción,

ventas, administración y finanzas.

El Sistema Contable es el eje alrededor del cual se toma la mayoría de las

decisiones financieras, Catacora (1.997, p.110), expone que un sistema

contable debe enfocarse como un sistema de información que reúne y


42

presenta datos resumidos acerca de la actividad económica de una

empresa, a una fecha o para un período determinado.

Por otra parte, Ziaurriz, Montengua y Fernández (1.987,p.32), establecen

que un sistema de contabilidad deberá constituir una red nerviosa que

recorra toda la empresa, capaz de mantener informada en todo momento del

trayecto de cada elemento de aquella y del grado del cumplimiento de los

planes empresariales.

Con las ideas presentadas, se define que una sistema contable es un

instrumento de planificación y de control de todas las operaciones de la

empresa, así mismo, la información que suministra dicho sistema sirve de

base para el análisis de la misma, como también conocer realmente la

situación económica – financiera de la empresa para un período

determinado, lo que conlleva a una organización a tomar decisiones

adecuadas y así alcanzar los objetivos inicialmente propuestos.

Al respecto, los sistemas contables deben ser planificados de acuerdo a

las necesidades de la empresa para lograr un resultado armónico, por lo

tanto, imprescindible saber lo qué deseamos y como vamos a obtenerlos,

para tal efecto, se requiere un profundo conocimiento de la contabilidad y

otros ramos importantes par el desarrollo de estos.

2.3.2. IMPORTANCIA DEL SISTEMA CONTABLE EN LAS

ORGANIZACIONES.

Todas las organizaciones tienen la necesidad de llevar un control de sus

negociaciones mercantiles y financieras, de acuerdo con el volumen de sus


43

operaciones. El control se logra mediante la implementación de un sistema

que permita registrar de manera exacta, cada una de las actividades que

dieron origen a un cambio de valor en la sociedad, expresado en términos

monetarios.

El sistema contable debe estar ajustado a las características propias de la

empresa, a sus objetivos y sus necesidades particulares.

Las anotaciones contables efectuadas en el marco del sistema de

contabilidad van presentando a lo largo del tiempo un testimonio continuo de

la vida de la empresa, y escribiendo su historia.

El sistema de contabilidad según Catacora (1.997,p.33), es el que

centraliza y agrupa todos los movimientos generados por los subsistemas de

producción, ventas y administración de toda empresa, de lo que se deduce la

importancia que tiene este sistema, y cómo su uso, origina beneficios,

rendimientos y provechos en pro de la organización. Pero la importancia del

sistema contable reside en que es la columna vertebral alrededor de la cual

se mueven todos los demás sistemas que sé interrelacionan.

El citado autor determina que un sistema de contabilidad debe ser un

sistema que esté en capacidad de generar información financiera relevante

para la empresa. Relevante se refiere al simple hecho de presentar

información que sea de verdadera utilidad y precisa para todos los usuarios

de ella, debido a que no se considera necesario generar información

extensa, compleja, inoportuna y fatigante. De ocurrir esto, seria muy difícil y

hasta imposible controlar las operaciones de la empresa.


44

De todo lo anterior se deduce que una entidad que no posea un sistema

de contabilidad adecuado, presentaría estados financieros que no estarían

razonablemente al día, atrasos en los registros contables y problemas en la

toma de decisiones.

2.3.3. OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTABLE

El sistema contable existe en una organización porque se debe atender a

los requerimientos de información de diferentes usuarios dentro del mismo.

Según los autores Ziaurriz, Montengua y Fernández (1.987 p.31), los

objetivos de dicho sistema son los siguientes:

1. - Proveer información que permita el control de las operaciones de la

organización:

Todo sistema contable debe facilitar el control de la organización por parte de

la administración o dueños de las mismas.

2. - Proveer información que permita la planeación de las operaciones

de la organización:

Toda organización tiene un objetivo que cumplir; su objetivo social, y éste

objetivo no se alcanza sino a través de un adecuado proceso de planeación

de las actividades operacionales, que este soportado en información interna

y externa.

3. - Proveer información que permita la toma de decisiones en la

organización:

El sistema contable debe permitir a la gerencia cumplir con su principal

función, la cual es tomar decisiones permanentes, los gerentes o dueños de


45

una organización están decidiendo acerca de los cursos de acción que se

deben llevar a cabo con el fin de alcanzar los objetivos propuestos. Para

poder realizar esto, se analiza toda la información tanto interna como

externa en la organización.

Aunado con lo anteriormente descrito el sistema contable permite al

gerente – propietario de una empresa alcanzar los objetivos de toda una

empresa en los actuales momentos:

Sobrevivir: Dada a la competencia existente, las regulaciones

monetarias y fiscales impuestas por el gobierno o el cambiante gusto de

los consumidores

Crecer: Si se genera una organización cada día más fuerte que pueda

hacerle frente a las débiles economías de los países.

Generar utilidades: De manera que la organización sea atractiva

para sus dueños y fomente en otras el deseo de inversión.

En el siguiente gráfico se puede observar la integración del Sistema

Contable que se tiene dé acuerdo con los objetivos de la administración y de

la organización:


46

FIGURA # 1

Relación del Sistema Contable con la Gerencia

SISTEMA CONTABLE

HECHOS ECONOMICOS:

Identifica

Mide

Comunica ADMINISTRACIÓN:

Controlar

Planear NEGOCIO

Tomar decisiones

Sobrevivir

Crecer

Utilidades


47

2.3.4. ELEMENTOS DEL SISTEMA CONTABLE

Loaiza (1.993), define el sistema contable como un sistema coordinado de

escenarios, medios de comunicación, fuentes de información y usuarios de

las misma, que se encargan de identificar los hechos económicos que

afectan una entidad, medirlos y comunicarlos a todos aquellos que están

interesados en la empresa, estableciendo los siguientes elementos:

2.3.4.1 LA CONTABILIDAD

La Contabilidad esta conformada por un conjunto de elementos

relacionados que buscan un objetivo común: proporcionar una información

útil y oportuna a los usuarios. Estos elementos los constituyen todos los

recursos humanos y técnicos necesarios para cumplir con la función de

administrar la información, y los recursos se incrementan en la medida en

que aumenta el tamaño de la empresa.

La Contabilidad no sólo identifica la transacción y la clasifica, siguiendo un

código ya establecido, sino que también mide la transacción. Se puede decir

que la contabilidad es el lenguaje de los negocios; se usa para tramitar

información fundamentalmente financiera, a personas, organizaciones, entes

gubernamentales, entre otros.

Las empresas se valen de la contabilidad para planificar y controlar sus

actividades comerciales, así como para comunicar los resultados de esas

actividades a propietarios, administradores, accionistas, clientes,

proveedores, agencias financieras y gubernamentales. La contabilidad es

una disciplina que suministra información financiera y diversas, para la


48

eficiente conducción y evaluación de las actividades de cualquier

organización de la actividad económica.

2.3.4.2. INFORMES Debido a que todo sistema contable debe proporcionar información, un

elemento esencial son los diferentes informes que se obtienen de la

recolección de datos. Estos informes son:

Balance General: Es en el que se resume los recursos y obligaciones

con los que cuenta la empresa a una fecha determinada.

Estado de Ganancias y Perdidas: Es donde se establece la

situación económica de la empresa en un período determinado.

Estado de Movimiento de Patrimonio: Es el que muestra los

cambios de inversión de los dueños o accionistas durante un periodo

determinado.

Estado de Flujo de Efectivo: Es el que refleja el movimiento del

efectivo disponible y necesario para cumplir con los compromisos de la

empresa.

2.3.4.3. USUARIOS O DESTINATARIOS

Los destinatarios de información se clasifican en internos y externos. Los

usuarios internos son los gerentes, directores, accionistas entre otros; y los

externos son los inversionistas, banqueros, proveedores, clientes y entidades

gubernamentales.


49

Para que estos informes puedan cumplir la función de la comunicación es

necesario que el lenguaje sea común entre las fuentes (el contador) y el

destino (gerente o empresario).

Así, Loaiza (1993), establece que los propietarios desean conocer los

resultados de la gestión de la empresa; los acreedores necesitan analizar

cuidadosamente los datos contables indicativos de la solvencia de la

empresa, es decir, la mayor o menor seguridad que presente esta en cuanto

a la capacidad de pagar sus deudas; los trabajadores empleados de la

empresa tendrán interés de todos aquellos datos contables que revelan la

continuidad de la actividad empresarial (garantía de empleo para el futuro).

Sin embargo, es a la dirección de la empresa a la que más le interesa

conocer los datos y la información que genera la información contable, para

poder llevar a cabo el control de las actuaciones empresariales, establecer

programas de acción, y demás generalidades que se requieran para lograr

las metas y objetivos.


50

Figura #2

Usuarios o Destinatarios

Fuente Loaiza, 1993, p.24

Como se evidencia los sistemas contables, presentan un conjunto de

elementos que implican la entrada, procesamiento y salida de información, lo

cual sirve de apoyo para ejecutar las transacciones; en el caso objeto de

estudio referido al diseño contable para la empresa de Repuestos Yasmín

C.A.


51

2.3.4.4. MEDIOS DE COMUNICACIÓN

El propósito fundamental del sistema de contabilidad, es de facilitar

información a través de todas las áreas de la entidad y fuera de la misma, se

establecen canales mediante los cuales debe fluir información, es decir, se

fijan las líneas de comunicación.

2.3.4.5. ESCENARIOS

En el proceso de transformar los datos de información, el sistema contable

se conforma por tres escenarios como lo son: El de entrada de datos, donde

se recolectan los datos sobre las transacciones y operaciones de la empresa;

el área de procesamiento de datos en el que se clasifican los datos

recolectados; y el área de salida de información donde se genera la

información procesada que se dirige a los usuarios.

Escenarios del Sistema Contable

(Fuente de Loaiza, 1993)

Identificación Medición Comunicación

Cada uno de estos escenarios implica una serie de tareas ejecutadas.

Asimismo, para el desarrollo de estas tareas se emplean elementos, tales

ENTRADA DE

DATOS

PROCESAMIENTO

SALIDA DE INFORMACION


52

como documentos, así como los medios a través de los cuales son llevados

a cabo dichas tareas.

2.3.5. PRINCIPALES CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE

Horngren y Harrison (1997 pp. 254,255), precisan que, para que un

sistema contable trabaje eficazmente debe incluir las siguientes

características:

Control: Son métodos y procedimientos utilizados para autorizar las

operaciones y proteger los activos.

Compatibilidad: Un sistema compatible es aquel que trabaja

suavemente con las operaciones, el personal y la estructura

organizacional del negocio.

Flexibilidad: Un sistema contable debe adaptarse a los constantes

cambios en el negocio sin necesidad de un cambio completo de su

estructura.

Relación favorable costo-beneficio: Alcanzar el control, la

compatibilidad y la flexibilidad cuestan dinero, en virtud de esto se debe

buscar un sistema que ofrezca beneficios máximos al mínimo costo.

2.3.6. FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA CONTABLE

Atendiendo a los argumentos antes expuestos, se puede decir que un

sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las

decisiones financieras, el funcionamiento de este sistema cuenta con

diferentes tareas para poder ser ejecutado, Catacora (1997 pp.111-117)


53

identifica las siguientes tareas como las principales dentro del sistema

contable:

Ingreso de los datos: Se realizan a través de un comprobante de

diario, cada comprobante de diario contiene dos o más registros, bien sea

débitos o créditos, éstos comprobantes pueden ser de dos tipos

manuales o mecanizados.

Validación de datos: Se verifica que los datos ingresados cumplan

con los parámetros establecidos para el control de los datos.

Actualización de registros: Consiste en el traspaso de los

movimientos del diario general a cada de las cuentas del mayor.

Emisión de reportes: Implica procesar la información contable que

ha sido validada y actualizada.

2.3.7. CICLO DEL SISTEMA CONTABLE

Según Horngren y Harrison (1997, p.142) el ciclo contable es el proceso

mediante el cual las compañías producen sus estados financieros para un

periodo específico y se puede dividir en dos fases, el trabajo realizado

durante el período tales como asentar las operaciones en el libro diario y

pasarlas al mayor y el trabajo realizado al final del mismo tal como la

preparación de los estados financieros.

Los procesos administrativos de un negocio se repiten con cierta

frecuencia y en forma más o menos cíclica. Unificar y controlar sus

actividades comerciales, así como para comunicar los resultados de esas

actividades a propietarios, administradores, accionistas, clientes,


54

proveedores, agencias financieras y gubernamentales. La contabilidad es

una disciplina que suministra información financiera y diversa, para la

eficiente conducción y evaluación de las actividades de cualquier

organización de la actividad económica.

2.3.7.1. CICLO DE TRANSACCIONES

El ciclo de transacciones se conoce como el grupo de transacciones o

eventos agrupados de acuerdo a los hechos económicos relacionados entre

sí y son una subdivisión de los subsistemas de información; por ello los ciclos

de transacciones varían de una organización a otra.

Los ciclos más importantes de transacciones según Loaiza (1.993, p.38),

son los de ingreso, que incluye ventas de productos de servicios y el recaudo

de las cuentas por cobrar, y de egresos, que realizan la adquisición de

recursos y los pagos que se efectúen, lo esencial de este ciclo es el

procesamiento de las transacciones, el cual consiste en transformar datos de

información deseada.

2.3.7.2. DOCUMENTOS FUENTES Partiendo de las ideas expuestas por el autor ya mencionado los

documentos fuentes son los encargados de capturar datos, tanto de los

eventos externos como de las operaciones internas de las empresas;

además autorizan operaciones físicas, reflejan la contabilización de las

acciones tomadas, sirven como referencia y suministran datos necesarios

para elaborar informes y documentos de salida.


55

Al respecto, Catacora (1.997 p.161), formaliza las características

necesarias de los formularios que sean útiles en la ejecución de los

procedimientos, nombrando la sencillez en su diseño, organizando la

solicitud de información en el mismo orden en que se originan los datos,

empleando un formato para cada procedimiento específico y distribuyendo

las copias únicamente a los departamentos que realmente manejen la

información que en ellas se encuentren. Igualmente un documento debe

presentar facilidad en el relleno, reducción de las posibilidades de error y

estética.

2.3.7.3. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD En los comprobantes de contabilidad se clasifican, ordenan y codifican los

datos de las transacciones, con el fin de atender los hechos económicos

ocurridos, ya que, las transacciones aparecen de forma detallada, facilitando

el control de estas.

2.3.7.4. PERIODO CONTABLE

Las operaciones que afectan al patrimonio son repetitivas, y ocurren con

mucha frecuencia. Todos los hechos económicos que se presentan en el

continuo desarrollo de las actividades de la empresa, se anotan y se

registran debidamente, tal y como se explicó anteriormente, hasta ser

acumuladas por períodos de tiempo en las que en un momento dado, son

cortadas.

Cortadas quiere decir que se realiza un corte en el tiempo de las

transacciones realizadas, para que estas puedan someterse a


56

comparaciones y análisis, que no pueden realizar simultáneamente con la

ocurrencia del fenómeno.

Quintero (1.996,p.29), hace referencia al período en el que se registran

contablemente las transacciones y luego se efectúa el corte, como el

ejercicio económico, cuya amplitud regularmente es de un año, todo

dependiendo de la actividad de la empresa.

Pueden existir, no obstante, períodos más cortos en los que se ejecuten

cortes o cierres de cuentas, mucho antes del final del período del ejercicio

económico. Estos periodos más cortos son conocidos como precierres que

sirven como control de las operaciones y transacciones de una empresa

durante la consecución del ejercicio económico.

2.3.7.5. LIBROS ESPECIALES DE REGISTROS

En los libros de contabilidad es donde se registra la información esencial

de los hechos económicos, en orden cronológico, para luego ser clasificada,

resumida y presentada. Él articulo 3 del Código de Comercio dispone:

Todo comerciante deberá llevar una contabilidad ordenada y

adecuada a su actividad mercantil y necesariamente un Libro de

Inventario y Balances y otro Diario, sin perjuicio de lo dispuesto

en las leyes o disposiciones esenciales.

Los libros para Goxens y Goxens (1998,p.63), son conjuntos de hojas de

una misma estructura gráfica, encuadernados o no, en los cuales se hacen

las anotaciones y se llevan las cuentas. Estos libros son para reflejar con

orden y claridad la recopilación de los hechos contables, han de tener un


57

adecuado aspecto y disposición con objeto de la recolección de datos

numéricos y conceptos explicativos en los mismos, sea lo más fácil posible.

2.3.7.5.1. LIBRO DIARIO

El Código de Comercio de Venezuela en el Articulo 38, establece: “ en el

Libro Diario se asentará día por día, las operaciones que haga el

comerciante... o se resumirá mensualmente; por lo menos los totales de esas

operaciones .....

En el Libro Diario, como expresa los autores citados anteriormente,

contienen la historia desarrollada por la empresa. Por lo tanto, el libro Diario

contiene anotaciones conjuntas, que se efectúan periódicamente,

resumiendo los hechos de una misma clase que se produce a lo largo de un

cierto período de tiempo. El detalle necesario sé específico en los libros o

documentos auxiliares, convenientemente coordinado con el libro.

El Libro Diario tiene por funciones:

Suministrar un registro cronológico de todas las transacciones que se

realicen, mostrando la fecha de la operación, los nombres de las cuentas

que se afectan, los números de comprobantes entre otras.

Analizar cada transacción de forma que se identifique los cargos y

abonos.

Efectuar los ajustes en los que se haya incurrido hasta el final del

período contable.


58

2.3.7.5.2. LIBRO MAYOR

El citado Código de Comercio, también obliga a llevar otro libro

denominado Mayor pese a no existir su legalización es el libro en el que las

anotaciones del diario son redistribuidas, clasificando las transacciones

según su naturaleza de los elementos que en ella intervienen y el efecto que

produce, es decir, según el área de activo, pasivos, patrimonio, ingresos y

gastos.

Este libro cumple con la misión de agrupar las cuentas, que tiene como

función básica de recopilar sistemáticamente las operaciones inscritas

anteriormente en el diario.

2.3.7.5.3. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

El inventario es un recuento detallado de los diversos bienes, derechos y

obligaciones de la empresa en un momento determinado. Por medio del

inventario se establece la situación real de la empresa, y por ello resulta

imprescindible, efectuarlo al comienzo de las operaciones de la empresa así

como al momento de su disolución y en determinadas ocasiones importantes

de la vida misma.

Ziaurriz, Montengua y Fernández (1987, p.78), manifiestan que la relación

de los bienes, derechos y obligaciones de la empresa ha de establecerse de

forma ordenada y coordinada según las ciertas reglas formales, con el fin de

que el contenido sea homologable al de los documentos contables.


59

Relativo al balance los autores indican que este es él ultimo documento

que se elabora en le proceso contable. Contiene el resumen de las cuentas

del libro mayor y expresa coordinadamente la situación patrimonial de la

empresa al momento de la realización del mismo.

Con el balance se cierra el ciclo contable y comienza un nuevo ciclo,

debido a que los datos del balance de cierre figuran como primera anotación

del Libro Diario en el período siguiente. El inventario debe llevarse con fecha

del fin del ejercicio, con objeto de compararlo con el balance. De este modo,

se comprueban el estado patrimonial de la entidad a partir de dos bases

distintas, contables y extra contables.

2.3.7.6 ESTADOS FINANCIEROS

A los fines de las Normas sobre preparación de Estados Financieros,

publicado por la Federación del Colegio de Contadores Públicos de

Venezuela, en la Publicación Técnica de los Servicios Especiales Prestados

por los Contadores Públicos número uno (SEPCI), los estados financieros

son la presentación de los datos financieros incluidas las notas adjuntas

tomadas de los registros de contabilidad o de un documento de soportes,

diseñado para dar a conocer los recursos económicos o las obligaciones de

una entidad a una fecha determinada o los ingresos y egresos o el flujo de

efectivo durante un período definido, de acuerdo con los principios de

contabilidad y aceptación general.


60

Son aquellos a través de los cuales se logra saber como se elabora el

desenvolvimiento de los resultados del trabajo desarrollado y como se

desempeña los recursos dentro del sistema. Son cuadros sinópticos

extraídos de los registros de contabilidad que muestra razonablemente la

situación económica financiera de la empresa, en términos monetarios para

una fecha precisa y/o su evolución durante la fecha.

Los estados financieros constituyen el medio de comunicación de datos

operativos y financieros de la empresa. Ellos reflejan:

Hechos registrados por las actividades realizadas por la empresa.

Aplicación de los principios y convencionalismos contabilísticos.

Apreciaciones y juicios personales que afecté significativamente a los

valores de activos y resultados de las operaciones de la empresa.

2.3.7.6.1.ESTADOS DE GANANCIAS Y PERDIDAS

El Estado de Ganancia y Pérdidas es un cuadro numérico según Gómez

Rondón (1998, pp. 4-1), demuestra las incidencias de los costos, gastos e

ingresos, originados en la organización durante un período preciso así como

la utilidad (o la Pérdida) resultante del mismo. Para Goxens y Goxens (1998,

p.191) es el informe resultante de la separación de las cuentas de ingresos y

egresos. Representa los resultados de las operaciones efectuadas por la

empresa, muestra en forma numérica los ingresos y los gastos al igual que la

utilidad o pérdida ocurrida en un determinado ejercicio económico.


61

El objetivo de mostrar la utilidad o la pérdida resultante de un período dado

es facilitar el análisis de las interrelaciones existentes entre los costos, gastos

e ingresos para la toma de decisiones, asimismo relatar en forma dinámica

las transformaciones sufridas por la situación económica de la empresa

durante el ejercicio económico al que se refiere.

2.3.7.6.2. BALANCE GENERAL

Es un documento donde aparece reflejado un conjunto de datos

debidamente ordenados, representativo de los distintos componentes, tanto

positivos como negativos, que influyen en la situación de la empresa.

El balance general esta conformado por activos que son bienes y

derechos de la empresa, pasivos que son las deudas y el patrimonio o capital

que será la situación neta de la organización, atendiendo a estas

consideraciones Rondón (1998, pp. 3-1), define el balance general como un

cuadro demostrativo de la ecuación fundamental de la Contabilidad; con

todas las cuentas reales de una empresa, clasificadas y agrupadas en un

orden establecido por convención.

El Balance General tiene como función:

Informar sobre la situación económica y financiera de la empresa

Permite seguir de cerca la evolución experimentada por aquellos

conceptos fundamentales que afectan a la rentabilidad de la empresa.

Se pueden establecer los objetivos a alcanzar en le futuro y captar a

tiempo las desviaciones ocasionadas.


62

2.3.7.6.3. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

Un estado de flujo de efectivo puede prepararse para dar a conocer la

corriente de efectivo por un período, esto es, mostrar las causas o razones

para los aumentos y las disminuciones en el efectivo.

En relación con esto Kennedy y McMullen (1991,p.347), establecieron que

con este estado se muestra el movimiento de efectivo que sale e ingresa a la

empresa, mediante un listado que especifica las fuentes de ingresos de

efectivos y los usos (desembolsos) del mismo.

Así entonces, La Federación del Colegio de Contadores Públicos en la

Declaración de Principios de Contabilidad numero once sobre el Estado de

Flujo de Efectivo, emitió en el Párrafo ocho Pág. 158:

El estado de flujo de efectivo debe ser presentado como parte integrante

de los estados financieros, además debe prepararse dicho estado para cada

período por el cual presente un Estado de Ganancias y Pérdidas ( Estado de

Resultados). Este estado debe prepararse con base en el efectivo y los

equivalentes de efectivo y no de capital de trabajo.

El estado se presenta utilizando datos financieros generalmente

identificables en el Estado de Ganancias y Pérdidas, Balance General y en

las notas relativas. Sin embargo, los datos que suministra el informe no se

encuentra disponible fácilmente en los otros estados, pero permiten que se

concilien las cifras entre ellos.


63

Al respecto los autores referenciados, manifiestan que el Estado de Flujo

del Efectivo difiere del Estado de Ganancias y Pérdidas porque resume las

operaciones de ingresos y egresos de efectivo, sin considerar su relación con

las actividades que producen utilidades y al proceso de equilibrar los

ingresos y los costos. Esto es, las fuentes y los usos de efectivo, son la

materia del Estado de Flujo de Efectivo; las ventas o ingresos realizados y el

costo incurrido durante el período contable son las materias del Estado de

Ganancias y Pérdidas.

Como objeto fundamental el Estado de Flujo del Efectivo proporciona

información relativamente sobre los ingresos y desembolsos de efectivo o

equivalentes de efectivo de una entidad durante un período determinado,

para que los usuarios de los estados financieros posean elementos

adicionales que les permita; según el DPC numero once (párrafo once, Pág.

158):

Evaluar la capacidad de la empresa para generar flujos futuros de

efectivo

Evaluar las razones de las diferencias entre la utilidad neta y los

ingresos y desembolsos de efectivo relacionados.

Evaluar los efectos sobre la situación financiera de una entidad y las

transacciones de inversión y financiamiento que utilizaron efectivo y

equivalente de efectivo durante el período.

A efecto del mismo pronunciamiento, efectivos y equivalentes son:


64

Efectivo disponible, depósito a la vista en bancos y otras instituciones

financieras, cualquier partida que permita a la entidad en cualquier

momento de depositar o revelar fondos sin previo aviso.

Inversiones líquidas y fácilmente convertibles con fecha de

vencimientos inferiores a tres meses, tales como certificados de depósitos

a plazo fijo, mesas de dinero entre otras.

Los recursos generados y utilizados que maneja este estado se clasifican en:

Derivados de las operaciones.

Derivados de las actividades de financiamiento.

Derivados de las actividades de inversión.

2.3.7.6.4. ESTADO DE MOVIMENTO DE PATRIMONIO

El Estado de movimiento de las cuentas de patrimonio muestra los

cambios en la inversión de los dueños o accionistas durante un período, así

Moreno Fernández, establece que este informe presenta las alteraciones

sufridas en le patrimonio, en las diferentes reclasificaciones del capital

contable, durante un lapso o período determinado.

El estado de movimiento de las cuentas de patrimonio también conocido

como el Estado de Variaciones en el capital contable, para el autor ya

nombrado, es un estado dinámico y es el alcance entre el estado de

situación financiera (Balance General) y el Estado de Resultado, relativo a

las partidas que conforman al capital contable, en especial las utilidades

retenidas, y en segundo de las utilidades de del período.


65

La importancia de estros estados, para el autor, estriba en el interés en

que los socios o propietarios de una empresa tiene que conocer las

modificaciones que ha sufrido el patrimonio por la proporción que a él le

corresponde. En forma secundaria, el estado tiene interés porque los

dividendos repartidos, las negociaciones que se hacen de las utilidades para

fines generales o específicos (traspasos de las reservas de capital), así como

las cantidades que se encuentran disponibles de las utilidades, para ser

repartidas en forma de dividendos o para aplicarlos a fines especiales. Así

mismo, es recomendable que todos los movimientos del estado de

variaciones en el capital estén autorizadas en actas o estatutos.

2.3.7.7. PLAN DE CUENTAS

Otro elemento fundamental y necesario dentro de los procesos contables

lo constituye el llamado Manual o Plan de Cuentas obteniendo organización

y control acerca de todas las partidas manejadas por una organización.

2.3.7.7.1. DEFINICION

Para sus fines la contabilidad, cuya misión es el análisis, clasificación y

registro de las operaciones que afecten a una unidad económica, utiliza

herramientas que son las Cuentas.

El plan de cuentas es el instrumento de la movilización contable. Su

aplicación debe conducir a que la información contable de las empresas se

formulen con el requerimiento de la comparabilidad.


66

El plan de cuentas es una lista ordenada y clasificada de las cuentas que

utilizarán las empresas para el desarrollo de su contabilidad. Goxens y

Goxens (1998, p.93), establece en el plan de cuentas como la relación que

comprende todas las cuentas que han de ser utilizadas al desarrollar la

Contabilidad de una organización determinada, indicando para cada una de

ellas los motivos de cargos y abonos, el significado de una saldo y la

coordinación establecida entre las distintas cuentas, para reflejar las

operaciones de la entidad.

Todo plan de cuentas debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le

permitan cumplir con los requerimientos de información que solicitan los

usuarios de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la

contabilidad.

Por lo que, Catacora (1997,p.139), expresa que el plan de cuentas debe

cubrir circunstancias especiales y los casos individuales que pueden

presentarse.

El plan de cuenta es la estructura principal de un sistema contable que

permitirá generar información óptima y relevante con esta finalidad se debe

tomar en cuenta un principio para el diseño del plan de cuentas, el cual es la

sencillez del mismo sin perder de vista el sentido común. De esta forma

debe ser flexible para que permita agregar nuevas clasificaciones o detalles,

adecuados porque estar clasificados de acuerdo a las normas contables y

jerarquizado donde se establezcan subdivisiones para cada uno de los

grupos y subgrupos que conforman los estados financieros.


67

2.3.7.7.2. CARACTERISTICAS GENERALES DEL PLAN DE CUENTAS

Un plan de cuentas debe ser lo más detallado posible, de manera que se

facilite seguir la continuación de una transacción a través de su

procesamiento, según lo afirma Ziaurriz, Montengua y Fernández (1987, p.

43). Por ejemplo, debe proveer cuentas separadas para identificar las ventas

de cada producto en particular o suministrar cuentas diferentes que permitan

identificar todos los costos y gastos incurridos en la organización.

En el contexto de los Sistemas de Información Contable la clasificación

de los datos se refiere al agrupamiento de éstos o de la información de

acuerdo con alguna característica establecida. Por ejemplo, los datos de las

transacciones pueden ser agrupadas de acuerdo con las cuentas a las que

pertenecen. En el caso de la cuenta de ventas, que pueden ser clasificadas

por líneas de productos o servicios, por zonas, por vendedores o incluso

hasta por fechas.

El diseño de la clasificación del plan de cuentas se hace tomando en

cuenta un objetivo específico, que puede ser el de satisfacer los

requerimientos de información de un usuario determinado.

Redondo (1.995,p.614), expone que existen varios procedimientos para

registrar contablemente las operaciones. En el procedimiento “manual” no es

necesario que las cuentas que componen el plan de cuentas estén

codificadas, no obstante, para mejorar la efectividad se suelen codificar. En

el caso de registro contable de operaciones por procedimientos


68

“computarizados” es imprescindible codificar todas las cuentas que

conformen un plan de cuentas.

Es importante realizar un profundo y detallado estudio de las

características y necesidades presentes y futuras, pues cada empresa suele

tener diferentes necesidades, es decir, el código debe ser flexible y tener

cierto margen para poder ser ampliado.

De igual manera, Goxens (1.998 pp.93-94), explica que el Plan de

Cuentas establece la clasificación, distribución y agrupación de cuentas de

acuerdo con el inventario y la operatoria patrimonial. Según la naturaleza de

los elementos que la integran y de las operaciones que realiza, un Plan de

Cuentas se caracteriza por que las operaciones que va a efectuar la empresa

y que movimientos se van a producir y como afectará a las distintas masas

del patrimonio y de acuerdo a esto se tiene que:

Se debe presentar al patrimonio en él numero de cuentas que sea

posibles.

Cada cuenta debe ofrecer la mayor cantidad de orientaciones para

guiar a la gerencia de la organización.

Las cuentas deben tener una representación de forma y de fondo

permanente e inalterable.

Las cuentas se deben ordenar y titular con nombres de presentación

precisas y no ambiguas.


69

2.3.7.7.3. OBJETIVOS DEL PLAN DE CUENTAS

Según Goxens (1998, pp.102-103), un Plan de Cuentas debe tener los

siguientes objetivos:

La ordenación de la organización mediante una contabilidad moderna.

Información externa que sea capaz de informar acerca de agentes

económicos tales como: Accionistas, inversionistas, proveedores, entre

otros.

Un instrumento de planificación, ya que la planificación contable

empresarial se extiende en el plano nacional a la contabilidad nacional,

siendo éste un instrumento necesario en la planificación económica.

Armonizar la contabilidad propia con las demás naciones a través de

la Armonización Supranacional, la cual nace debido a la necesidad de

que la información responda criterios comunes.

2.3.7.7.4. GRUPOS FUNDAMENTALES DE CUENTAS

Goxens ( 1.998, pp.94-95), describe que debido a las necesidades de

cada empresa se procede al desarrollo de un Plan de Cuentas dividido en los

siguientes grupos:

Cuentas que tienen por finalidad presentar el detalle de los elementos

que componen el patrimonio, las cuales se denominan Cuentas Integrales

de Activos y Cuentas Integrales de Pasivo.

Cuentas representativas de la aportación inicial del propietario, es

decir, cuentas de Neto (capital y Reservas).


70

Cuentas que representen los motivos de aumentos y disminuciones

del Neto las cuales se denominaran cuentas diferenciales, cuentas de

resultados, cuentas de pérdidas y ganancias y cuentas de gastos e

ingresos.

Asimismo se tiene que las integrales pueden dar lugar a los siguientes

subgrupos:

1. - Cuentas que representen el equipo de trabajo como lo son la

maquinaria, el mobiliario, las instalaciones y los edificios.

2. - Cuentas que reflejan el movimiento financiero como el dinero, las

cuentas por cobrar bancarias, los documentos de créditos, entre otros.

3. - Cuentas que correspondan a relaciones crediticias con terceros

como lo son: proveedores, clientes, etc.

4. - Cuentas abiertas a los factores económicos de la actividad

especulativa de la empresa.

También se establecen ciertos subgrupos a las cuentas

representativas de los aumentos y disminuciones del Neto como lo

son: Costos – Gastos y los Ingresos.

2.3.7.7.5. RELACIONES ENTRE LOS GRUPOS DE CUENTAS

Goxens (1.998 pp. 156-160), clasifica las cuentas en cinco grandes

grupos. Las cuentas que comiencen por a, p, n, ò 1,2,3 serían las cuentas

del balance y las que lo hagan por g, i ò 6,7, serán las de gestión transitoria,

luego se establece la estructura de un plan de cuentas en el cual se tiene:


71

El total de activo será igual a la suma de los saldos de todas las

cuentas que empiecen por a.

El total de las deudas será igual a la suma de los saldos de todas las

cuentas que empiezan por p.

El total de patrimonio neto inicial, será igual a la suma de los saldos de

todas las cuentas que empiecen por n.

El total de pasivo será igual a la suma de los saldos de todas las

cuentas que empiezan por p, más los saldos de todas aquellas que

comiencen por n.

Asimismo, se debe establecer la composición de dichas agrupaciones, es

decir, el activo atendiendo a su posibilidad de transformarse en efectivo, se

clasifica en circulante, corriente o realizable a corto plazo ( 18 meses o un

año dependiendo de los criterios de cada país) y activo fijo o inmovilizado. El

pasivo no corriente o exigible a largo o medio plazo.

Aunado a lo anterior se tiene que dentro del activo circulante se

establecen las siguientes subdivisiones:

Disponible, el cual puede ser efectivo en caja, disponibilidad en cuentas

corrientes, de ahorros y a la vista, y otras partidas susceptibles de realización

inmediata, como ventas al contado y bonos del tesoro.

Realizable, que comprende partidas como cuentas por cobrar y cuentas de

inventario o existencia.


72

El activo fijo o inmovilizado se clasifica en:

Activo fijo o tangible material, que comprende terrenos, edificios,

maquinarias e instalaciones.

Activo fijo intangible o inmaterial, en el que se incluyen patentes,

marcas, concesiones, fondos de comercio, etc.

Activo fijo financiero, donde se recogen inversiones que tengan

carácter de permanencia.

Activo fijo ficticio, que comprenden gastos que se capitalizan por un

cierto numero de ejercicios.

De igual forma el pasivo se clasifica en:

Pasivo a corto plazo, es el que está compuesto por los importes

adeudados cuya obligación de pagos debe cumplirse en cierto plazo

como lo son, las cuentas por pagar a los proveedores, otros deudores,

entre otras.

Pasivo a largo plazo y medio plazo, que comprende los préstamos, los

empréstitos, etc.

En cuanto al neto patrimonial ( pasivo no exigible) lo componen: El capital

propio, las reservas legales o voluntarias constituidas; y los beneficios

retenidos o utilidades no distribuidas. Si el patrimonio neto ha permanecido

invariable las restantes partidas del pasivo no exigible formarían parte de la

variación en el neto patrimonial y que se identifica en este caso como dN.


73

Por consiguiente dará como resultado:

A(activo) = P(pasivo) + N ( neto patrimonial)+dN

Asimismo, se han de nombrar las cuentas de gestión o transitorias ya que

su permanencia está vinculada a la duración del ejercicio y a su finalización

se cierran contra la cuenta de Pérdidas y Ganancias, entre otras se tienen:

1. - Gastos: que pueden o no representar salidas de efectivo y que se

subdividen en:

a.) Compras: que incluyen las adquisiciones de mercancía, materia

prima; así como las devoluciones, descuentos, etc. Es decir,

recoge las operaciones que afectan al grupo realizable (

Inventarios).

b.) Gastos: que recoge sueldos y salarios del personal, seguros

sociales a cargo de la empresa, gastos financieros, tributos,

reparaciones, arrendamientos, material de oficina, etc. También

se incluyen las pérdidas de valor que sufren los elementos del

activo fijo utilizados en la explotación tales como la amortización o

depreciación.

2. - Ingresos: Pueden estar originados por la explotación ( como las

ventas y sus devoluciones, descuentos, etc.) y por operaciones ajenas a

dicha explotación.

La suma de los saldos de todas las cuentas que empiecen por g

proporciona el total de gastos.


74

La suma de los saldos de todas las cuentas que empiecen por i producirá

el total de ingresos.

La diferencia entre el total de ingresos y el total de gastos originará los

Resultados o Pérdidas y Ganancias del ejercicio respectivamente; dicha

diferencia será la nueva variación dN obtenido para el periodo presente.

2.3.7.7.6 MAESTRO DE CUENTAS

Según Loaiza (1.993, pp. 70-71) expone que el Maestro de Cuentas “ es el

que contiene toda la información que identifica a las cuentas – subcuentas,

así como toda la referida a saldos y acumulados de los movimientos a lo

largo del ejercicio.”

Asimismo, describe otros conjuntos de datos tales como:

Cuenta: Es el código que identifica la cuenta. Debe seguir las

normas del Plan Contable que se esté utilizando o se vaya a utilizar.

Subcuenta: Es también un código, y sirve para identificar a las

subcuentas dentro de una cuenta, debiendo también cumplir las normas

del Plan Contable. El concepto de subcuenta se emplea cuando es

preciso tener una cuenta subdividida.

Dígito de Control: Es un dato que el sistema genera

automáticamente cuando se hace se da de alta el registro

correspondiente a la cuenta – subcuenta en el Maestro de Cuentas.

Nombre: Es el nombre dado a la cuenta o subcuenta.

Saldo Inicial: En este campo se indica el momento de grabar la

cuenta - subcuenta, cuál es el saldo con que se inicia el proceso contable


75

mecanizado a partir del manual; por lo tanto, cuando se realiza los cierres

del ejercicio se indicará cuál es el saldo al principio del mismo, debido a

que cuando se efectúa el cierre del ejercicio todas los movimientos se

traspasarían a la cuenta, quedando el importe definitivo en este campo de

Saldo Inicial.

Acumulados del ejercicio al debe y haber: Estos dos campos

contienen el total de los movimientos realizados a la cuenta, desde él

ultimo cierre del ejercicio, pero con la diferencia, de que uno tendrán los

movimientos al Debe y el otro los del Haber. Estos se pueden iniciar al

arrancar el sistema mecanizado, con el valor correspondiente a la

contabilidad que se haya podido llevar de forma manual.

Claves del Balance y de Resultados: Estas claves se utilizan para

agrupar cuentas; por consiguiente, estos dos campos solos se grabaran

cuando se esté tratando información de una cuenta, y nunca cuando se

trabaje con subcuentas.

Fecha último movimiento: Este campo sirve para que el sistema

pueda saber que se ha realizado algún apunte a la cuenta, y de esta

forma evitar la posibilidad de que sé de baja; si se hiciera esto ultimo, en

efecto, surgirán errores, aunque luego se diera de alta, pues los campos

de Acumulado debe y haber no reflejarían los saldos correctos. El hecho

de que una cuenta – subcuenta se pueda dar de baja resulta útil sólo en

aquellos casos en el que al grabarla se ha cometido un error, y se prefiera

borrarla y volverla a dar de alta en lugar de modificarla. Esto puede


76

ocurrir por ejemplo, cuando se le da un valor equivocado a la cuenta -

subcuenta.

2.3.7.7.7. SISTEMA DE CODIFICACION

Según Goxens ( 1.998, pp.155-156), explica que la introducción de los

modernos ordenadores como ayuda a los sistemas contables hace más

necesario una indagación de los planes de cuentas a adoptarse, es decir, de

sus interrelaciones y ampliaciones.

Por lo general, se llevan las cuentas identificándolas con dos referencias,

una que corresponde a la denominación especifica, y otra que pueda

denominarse como su código, su verdadero nombre en el interior del sistema

contable, sea éste manual o computarizado.

En cuanto a la denominación especifica de cada cuenta es el nombre que

adquiera esa cuenta en el plan y debe de tratar de explicar por sí mismo el

concepto que expresa: una simple consulta a los nombres de las cuentas.

La estructura que tengan las cuentas, es decir, lo que constituye el Plan de

Cuentas debe estar en consonancia con la actividad a desarrollar y los

requisitos de información y legales que se han de cumplir.

Los códigos de cuentas suelen ser numéricos, alfabéticos o alfanuméricos,

es decir, formados de manera exclusiva por números, por letras, o por

combinaciones de letras y números respectivamente. Como por ejemplo

estas diversas alternativas se describen un esquema general de una Plan de

Cuentas:


77

Cuentas del activo a........ o bien 1..........

Cuentas del pasivo: p......... o bien 2..........

Cuentas del neto: n...........o bien 3..........

Cuentas de gastos: g...........o bien 6..........

Cuentas de ingresos: i............o bien 7..........

Asimismo el Plan de Cuentas debe ser abierto y especialmente preparado

para recoger las sugerencias de expertos. De igual forma debe estar

planeado para introducir en las modificaciones que resulten por el proceso

tecnológico y por otras. El plan de cuentas debe ser flexible y debe emplear

un sistema utilizable para todas las empresas y debe situarse en la línea de

transición, siguiendo las directrices de la normalización contable para crear

una vocación nacional hacia la gestión moderna de las empresas.

El plan debe dar preferencia a los elementos financieros de las

transacciones y debe tener aptitud para ser aplicado por procedimientos

modernos.

Catacora ( 1.997, pp.131-137) describe las siguientes:

Secuencial: El método de codificación secuencial consiste en la

asignación consecutiva de un numero o una lista de elementos a partir de

un número predeterminado. Presenta como ventajas su utilización en

listas cortas. Como desventaja tienen que no se pueden formar grupos

para clasificar los elementos.

Por bloques: Representa una derivación secuencial, ya que los

códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos


78

consecutivos que identifiquen alguna característica de elemento a

codificar. Su ventaja radica en el procesamiento de listas cortas. Y su

desventaja esta en que pueden presentarse problemas de flexibilidad.

Por grupo: Es una derivación de la codificación secuencial y consiste

en la asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas

que abarcan cada vez un mayor número de posiciones, y que sirven para

identificar un grupo de funciones o características homogéneas. Su

ventaja es facilitar la expansión y la rapidez en el procesamiento de los

datos. Su desventaja es que si no es definida adecuadamente la

estructura del código, pueden presentarse problemas de expandibilidad y

confusión en su uso.

Alfabético numérico: Se asigna un código alfabético tomando en

cuenta el nombre del elemento en la lista y una codificación numérica,

que tiene en cuenta las demás características de los elementos de la

lista. Tiene como ventaja el procesamiento de las listas cortas y como

desventaja se puede presentar problemas de expandibilidad si la

estructura del código no es adecuadamente definidas del activo:

Nemotécnico: Efectúa una combinación de números y letras, para

identificar por varias características a cada uno de los elementos. Su

aplicación es útil en empresas que manejen una gran variedad y cantidad

de ítems, como por ejemplo, el inventario en una ferretería o empresas

similares. Su objetivo es de identificar el código con los elementos que


79

representa y facilita el aprendizaje y la memorización. Como desventaja

se tiene que la codificación de los ítems puede ser engorrosa y compleja.

De consonantes: Consiste en eliminar todas las vocales posteriores

a la primera letra de la palabra. No se debe suprimir la primera letra, sea

consonante o vocal. Su ventaja radica en la facilidad en su aplicación.

Su desventaja esta en su uso limitado.

Fonético: Es un método que codifica los nombres de los elementos

de acuerdo con su sonido.

De barras: Consiste en la asignación de una líneas y espacios de

distintos anchos que son impresos a un producto. La aplicación práctica

esta representada por el control que pueda tenerse sobre los inventarios,

lo cual permite fácilmente controlar mejor tales activos a través de la

identificación óptica del producto.

De acuerdo a todas las transacciones realizadas por la empresa el sistema

de codificación por grupo es él más apropiado, ya que facilita el

procesamiento de los datos provenientes de las operaciones realizadas

diariamente

2.3.7.7.8. CARACTERISTICAS BASICAS DE UN SISTEMA DE

CODIFICACION.

Al respecto Catacora (1.997 pp.128-131), señala que todo sistema de

codificación debe poseer una serie de características a fin de que se adopte

como método de procesamiento para la información se tienen:


80

Precisión del Código: Significa que un sistema de codificación debe

aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un

conjunto, es decir, asignar un código a cada cuenta que sea única para

dicha cuenta.

Flexibilidad: Significa que la estructura del código debe aceptar más

elementos en caso de que se necesite agruparlos.

Conciso: Establece que no se debe adicionar códigos que no tengan

relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada

elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste

a confusión.

Significativo: Debe indicar alguna característica diferencial de los

elementos que se están codificando. De esta forma, se podrá distinguir o

identificar por el código, la transacción que sé esta realizando.

Operabilidad: Implica que los códigos definidos puedan ser

manejados fácilmente por un sistema mecanizado.

2.3.7.7.9. DISEÑO DE UN CODIGO DE CUENTAS

Al respecto, Catacora (1997, pp. 142-149), describe los siguientes pasos:

PASO 1:

Especificar o asignar números a los grupos generales de partidas, tanto

del Balance General como el Estado de Ganancias y Pérdidas.


81

PASO 2:

Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles.

Esta definición estará sujeta a la flexibilidad que tenga software contable que

sé este usando, y a la definición de los parámetros de las cuentas.

PASO 3:

Se empieza a desarrollar el código contable propiamente dicho, de

acuerdo con las clasificaciones especificadas y las necesidades de

información de la empresa.

Asimismo, Redondo (1995,pp.615-627), establece que para la codificación

del plan de cuentas se deben definir los grupos, las cuentas principales, las

subcuentas y las cuentas auxiliares respectivamente.

La estructura del código de cuentas suele tener de 2 a 5 niveles y de 66 a

12 dígitos, de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Los niveles pueden

estar formados por uno o más dígitos e indicarán los cortes o informes que

proporcionará el sistema. El primer y segundo nivel suministran información

Destinada a los gerentes de departamentos. Ejemplificando lo anteriormente

descrito se tiene:

XXX – XXX 2 NIVELES 6 DIGITOS

XX – XX – XX 3 NIVELES 6 DIGITOS

XX – XX – XXX 3 NIVELES 7 DIGITOS

XX – XX- XX- XXX 4 NIVELES 9 DIGITOS

XXX - XX - XX – XXX 4 NIVELES 10 DIGITOS

XXX – XX – XXX – XXXX 4 NIVELES 12 DIGITOS


82

CODIGO DE CUENTAS DE SEIS DIGITOS – DOS NIVELES

Nivel Longitud 1 2

P XXX XXX

Cuentas Auxiliares

Grupo y Ctas. Ppal.

A – PRIMER NIVEL

Constará de tres dígitos

DIGITO 1 2 3

Cuenta Principal

Sub - grupos

Grupos básicos

En la contabilidad es aceptada la formación de los siguientes grupos:

1 = ACTIVO

2 = PASIVO

3 = PATRIMONIO

4 = INGRESOS

5 = COSTOS

6 = GASTOS OPERACIONALES

7 = OTROS INGRESOS Y EGRESOS


83

8 = CUENTAS DE ORDEN

El tercer dígito de primer nivel controlará las cuentas principales Mayor

General, entonces se tiene como ejemplo:

1 ACTIVO

11 Circulante

110 Caja Principal

111 Bancos

2 PASIVO

21 Circulante

211 Efectos por pagar

212 Pagares bancarios

3 PATRIMONIO

31 Capital

311 Capital Social

312 Capital no pagado

4 INGRESOS

41 VENTAS

411 Ventas a crédito

412 Ventas a contado

5 COSTOS

51 Costos de Ventas

510 Inventario Inicial

511 Compras


84

5 GASTOS OPERACIONALES

61 Gastos de Ventas

611 Sueldos

612 Comisiones

6 OTROS INGRESOS Y EGRESOS

71 Otros Ingresos

711 Alquileres

712 Comisiones

9 CUENTAS DE ORDEN

91 Cuentas deudoras

911 Bancos giros al cobro

912 Mercancías en consignación

B – SEGUNDO NIVEL

Se emplea para el control de las cuentas auxiliares. La longitud de este

nivel es de 3 dígitos, cada cuenta principal de primer nivel puede tener un

máximo de 999 cuentas auxiliares.

1 ACTIVO

11 Circulante

110 Caja

110101 Caja Principal 1

110102 Caja Principal 2

110201 Caja Auxiliar 1

110202 Caja Auxiliar 2


85

111 Bancos; y así sucesivamente.

CODIGO DE CUENTA DE DOCE DIGITOS (4 NIVELES)

NIVEL DE LONGITUD 1 2 3 4

XXX XXX XXX XXX

Cuentas Auxiliares

Controles geográficos

Sub – Cuenta

Grupos

A.- PRIMER NIVEL:

Esta formado por tres dígitos:

DIGITO 1 2 3

Ctas. Mayor General

Sub – grupo

Grupos Básicos

B.- SEGUNDO NIVEL

Tendrán una longitud de dos dígitos y servirá para analizar las

cuentas principales del Mayor General de acuerdo con su origen o

naturaleza.


86

C.- TERCER NIVEL

Tendrá una longitud de tres dígitos y se empleará para el control de las

cuentas auxiliares o de detalle.

2.3.7.7.10. RELACION DE LA CODIFICACIÓN CON LOS SISTEMAS

MECANIZADOS

Según Catacora (1997 pp. 149 – 150), señala que los métodos de

codificación permiten clasificar todas las operaciones, detalles, y listas de

elementos que son manejados por un sistema de contabilidad. De esa

manera la sistematización de las operaciones significa que las transacciones

deben estar organizadas de tal forma que su acceso y procesamiento no se

dificulte, sino sea de rápida interacción y de respuesta para el usuario.

2.4. NORMAS CONTABLES

Catacora (1.997 p. 65), señala que son las pautas especificas que mide la

gerencia para el buen funcionamiento de todas las operaciones realizadas.

Cualquier operación realizada por la empresa puede ser llevada a cabo en

forma mecanizada o manual si existen ciertas pautas para su control.

2.5. POLÍTICAS CONTABLES

Al respecto, Catacora (1.997 p.103), se refiere a las Políticas Contables

como políticas generales de contabilidad y políticas específicas de

contabilidad, siendo las políticas generales de contabilidad las declaraciones

que enuncian la aceptación de los Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados, y las políticas específicas de contabilidad las que se refieren a


87

los tratamientos contables especiales y aplicables a ciertas operaciones o

transacciones de partidas especificas de los estados financieros.

Se podría decir entonces que las Políticas Contables serán aquellas guías

de acción, que emanadas de la alta gerencia, vendrán a regular las acciones

llevadas a cabo por la organización en materia contable.

2.6. PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Basado en que un procedimiento es el conjunto de instrucciones que se

establecen para realizar una actividad, Andrade (1996, p.24) se refiere a los

Procedimientos Contables como aquellos que marcan las pautas a seguir en

la realización de todas las actividades llevadas a cabo por el departamento

de contabilidad de una organización, los cuales estarán basados en las

políticas, normas y principios emanados de la alta gerencia.

De manera similar Catacora (1.997 p.95), define a los Procedimientos

Contables como el conjunto de procesos, secuencias de pasos e instructivos

que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que

realiza la empresa en los libros de contabilidad y que afectan las cifras de los

estados financieros.

Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos

contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuenta de

los estados financieros.

Finalmente las bases teóricas planteadas permitirán al investigador

intercambiar y analizar sus ideas con el flujo de información teórica

desarrollada y asimismo servir como soporte a la investigación.


88

3. DEFINICIÓN DE TERMINOS BÁSICOS

EFICIENCIA: Logro de los fines con la menor cantidad de recursos; el

logro de los objetivos al menor costo u otras consecuencias no deseadas

(Koontz y Weihrich, 1994, p.714).

EFICACIA: es la habilidad para determinar los objetivos adecuados

“hacer lo correcto”. (Stoner,1996,p.78).

METODO: es la forma o manera de realizar una labor pero tomando

en cuenta los fines, objetivos, las facilidades disponibles y, los recursos

que utilizaran en su realización (Melinkoff, 1990, p.29).

COMPRA: acto por el que un agente adquiere el dominio de un bien

(o recibe un servicio), contra el pago de un precio. (Rosenberg,1989,

p.82).

ESTRATEGIAS: planes y pautas de acción de índole administrativos,

planificadas y formuladas por la gerencia para el logro de los objetivos de

las empresas y los cumplimientos de sus valores organizativos, es decir

misión visión y metas. De esta manera, se orienta al empleo racional de

los recursos y esfuerzos disponibles en el sistema para lograr consolidar

estos objetivos en las conclusiones más ventajosas atendiendo las

condiciones del ambiente (Munch y García, 1990, p.85).

CUENTA: Representa a los elementos patrimoniales agrupados por

clases expresando los aumentos o disminuciones de valor que

experimenta en un período determinado. (Goxens, 1998).


89

TRANSACCIÓN: Materialización de un hecho económico entre la

utilidad o empresa y otras entidades diferentes que están en el medio

(Loaiza, 1993).

REGISTRO: Libro o documento que contiene o comprueba algunas o

todas las actividades de una empresa, o que justifica una transacción,

asiento o cuenta (Kholer, 1979).

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

(PCGA): Los principios de contabilidad de aceptación general son un

cuerpo de doctrinas saciadas con la contabilidad que sirvan de las

actividades corrientes o actuales y como guía en la selección de

convencionalismos o procedimientos, aplicados por los profesionales de

la Contaduría Pública en el ejercicio de las actividades que le son propias,

en forma independiente de las entidades analizadas y que han sido

aceptados en forma general y aprobados por la Federación de Colegios

de Contadores Públicos de Venezuela (Declaración de Principios de

Contabilidad No. 0; Párrafo No. 24).

ANÁLISIS DE LA SITUACION FINANCIERA: Tiene como objeto

comprobar la capacidad de la empresa para poder cumplir sus

obligaciones de pago. (Goxens, 1998).

INGRESOS: Aportación o incremento del patrimonio sin aparente

contraprestación, es decir sin entregar ningún otro valor patrimonial a

cambio (Goxens, 1998).


90

GASTOS: Desembolso o consumo realizado, en dinero efectivo o en

otra clase de valor que no tiene contraprestación inmediata en un bien o

derecho a favor de la empresa que sea susceptible de su inventariado en

el activo (Goxens, 1998).

ACTIVIDAD: Serie de actos y ejercicios que el personal ejecuta en

sus puestos de trabajo, que pueden estar orientados bajo determinados

criterios administrativos y operativos. En este sentido, las actividades se

consideran únicamente un conjunto de tareas de ejecución. (Goxens

1998, p.141).

4. SISTEMAS DE VARIABLES

Sistema Contable

4.1. DEFINICIÓN CONCEPTUAL

Se define como el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las

decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un

sistema de información que reúne y presenta datos resumidos o detallados

acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o por un

período determinado. Catacora (1.997 p.110),

4.2. DEFINICIÓN OPERACIONAL

Un sistema es un conjunto de elementos entrelazados entre sí, que tienen

como finalidad generar información contable, que operacionalmente se

construye tomando en consideración la situación actual de la empresa, los


91

formatos modelos necesarios dentro del sistema contable, un plan de

cuentas que organice todas las partidas manejadas, los pasos a ejecutar

para el procedimiento de las transacciones de los diversos registros, así

como emitir los reportes que sirven de soporte a todos los procesos

contables, los mecanismos de análisis de toda la información contable

financiera y los lineamientos generales para la implantación del sistema

contable.


92

CUADRO DE OPERALIZACIONES DE LAS VARIABLES

OBJETIVOS ESPECIFICOS

VARIABLE DIMENSION INDICADORES

Analizar la situación actual del proceso contable utilizado por la empresa de Repuestos Yasmín C.A.

Sistema Contable

Situación actual del proceso contable

-Procesamiento de registros. -Frecuencia de los registros. -Realización del análisis de los estados financieros. -Documentos fuentes. -Políticas Contables. -Normas Contables. -Procedimiento Contable. -Plan de cuenta

Diseñar los documentos que sirvan de base al registro de las transacciones económicas y financieras realizadas para la empresa.

Sistema Contable

Formatos Modelos

Objetivos propios del diseño

Establecer el plan de cuenta adecuado a las necesidades del proceso contable de la empresa.

Sistema Contable

Plan de Cuenta Objetivo propio del diseño

Diseñar las políticas a utilizar en el sistema contable.

Sistema Contable

Políticas Objetivo propio del diseño

Diseñar las normas a utilizar en el sistema contable

Sistema Contable

Normas Objetivo propio del diseño

Diseñar los procedimientos a utilizar en el sistema contable.

Sistema Contable

Procedimientos Objetivo propio del diseño

capÍtulo ii marco teÓrico 1. antecedentes

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