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Aplicaciones Informáticas. Word

Ciclo Formativo de Administración y Finanzas

APLICACIONES INFORMÁTICAS. WORD

Pilar Baranguá Arbués Página 2

CONTENIDO Inicio ...................................................................................................................................................... 3

Fuente ............................................................................................................................................... 3

Párrafo: ............................................................................................................................................. 4

Diseño de página ................................................................................................................................... 5

Revisar un documento ........................................................................................................................... 6

Inserción de elementos .......................................................................................................................... 7

Tablas ................................................................................................................................................ 7

Imágenes ........................................................................................................................................... 9

Formas ............................................................................................................................................. 10

SmartArt .......................................................................................................................................... 11

Gráficos ........................................................................................................................................... 12

Encabezado y pie de página ............................................................................................................. 12

Vínculos ........................................................................................................................................... 13

Textos y símbolos ............................................................................................................................ 13

Referencias .......................................................................................................................................... 14

Notas al pie...................................................................................................................................... 14

Índices y tablas de contenido........................................................................................................... 14

Combinar correspondencia .................................................................................................................. 15

Plantillas .............................................................................................................................................. 15

Macros ................................................................................................................................................. 15

Formularios.......................................................................................................................................... 15

Bibliografía .......................................................................................................................................... 16

Libros recomendados ........................................................................................................................... 16



INICIO

FUENTE

Para aplicar formato a un texto, siempre se debe emplear el mismo procedimiento; se selecciona el texto y se hace clic en el botón correspondiente.

El grupo de botones Fuente contiene las acciones de formato más utilizadas con los textos, como tipo de letra, tamaño, color y efectos.

Realizar el siguiente ejercicio:

Este párrafo está escrito en fuente “Gill Sans MT Condense” y tamaño 14. Tiene palabras en varios colores, en negrita, cursiva, subrayado, tachado y doble tachado. También puedo escribir fórmulas como H2O y m2 e incluso sombrear con colores algunas palabras.

Solución:

1. Lo primero es elegir el tipo y tamaño de letra, para ello se hace clic en el desplegable Fuente y se elige Gill Sans MT Condense. Igualmente, en el desplegable Tamaño de Fuente, escribe 14 y pulsa <Intro>

2. Selecciona el texto “Gill San MT Condense” y abre el cuadro de diálogo Fuente y marca Versales.

3. Selecciona la palabra “varios” y escoge el color de fuente verde. Repítelo con “colores” en rojo. 4. Selecciona las palabras “negrita”, “cursiva” y “tachado” y haz clic en los respectivos botones. 5. Selecciona la palabra “subrayado” y despliega el botón Subrayado optando por más

subrayados. Escoge los valores correspondientes de estilo y color verde del subrayado en el cuadro diálogo Fuente.

6. Selecciona “doble tachado”, abre el cuadro de diálogo Fuente y marca Sombra y dobletachado. 7. Selecciona “fórmulas” y pulsado <Ctrl> selecciona “sombrear”. Abre el cuadro de diálogo

Fuente y accede a la pestaña Espacioentrecaracteres. Elige Espaciado con valor Expandido en 3. Abre el desplegable Colorderesaltadodetexto y escoge amarillo.

8. Selecciona el “2” de “H2O” y haz clic en el botón Subíndice. Repite los mismo con el “2” de “m2” y Superíndice.

Este párrafo está escrito en fuente “GILL SANS MT CONDENSE” y tamaño 14. Tiene palabras en

varioscolores, en negrita, cursiva, subrayado, tachado y ddoobbllee ttaacchhaaddoo. También puedo escribir

f ó r m u l a s como H2O y m2 e incluso s o m b r e a r con colores algunas palabras.



PÁRRAFO:

En esta sección nos ocuparemos de las herramientas para manejar los párrafos y el botón de Mostrar todo, que nos enseña los símbolos ocultos de formato que la aplicación Word introduce y que nos ayudarán a manipular textos.

1. Alineaciones.- La alineación es el ajuste de un párrafo a los márgenes del documento. 2. Sangrías.- Las sangrías son las distancias horizontales entre un párrafo y los márgenes de

documento. 3. Interlineadoyespaciado.- El interlineado es la distancia vertical entre las líneas de un mismo

párrafo. Desde el interlineado es posible controlar el espaciado, es decir, la distancia de un párrafo respecto al anterior y/o siguiente.

4. Tabulaciones.- Son espacios de tamaño y formato prefijado, que se establecen en una línea de texto.

5. Sombreado.- Es el color de fondo del texto o del párrafo seleccionado. 6. Borde.- Un borde es una línea en un lado de un texto o párrafo. 7. Numeraciónyviñetas.- Una lista es una enumeración de elementos, cada uno de ellos

precedido por un elemento de numeración o símbolo de viñeta. 8. Listamultinivel.- Es un tipo de lista con niveles y subniveles de elementos.

Alineaciones

Inter

linea

do

Som

brea

do

Bordes

Listas

Sangria

Mostrar



DISEÑO DE PÁGINA

Tema de la página. Un tema es un conjunto de características de color, fuentes y efectos de diseño del texto y resto de objetos del documento, unificados bajo un nombre.

El botón Temas ofrece una serie de opciones para dar un aspecto profesional al documento de forma sencilla.

Configurar la página.- Desde esta pestaña pueden modificarse las características de la página sobre la que se escribirá el documento: tamaño, orientación, etc.

Orientación: Permite alternar entre la orientación vertical y horizontal de la página del documento.

Márgenes del documento: Los márgenes son la distancia desde el borde de la página hasta el texto, tanto vertical como horizontalmente.

Salto de página y sección. El salto de página marca el punto en el que acaba una página, pasando el punto de inserción al principio de la página siguiente. El salto de sección se usa para realizar cambios de diseño o de formato en una parte del documento.

Fondo de página.

Marca de agua. La marca de agua es un texto o imagen con aspecto transparente que se coloca de fondo en la página.

Color y bordes de páginas. Se puede configurar un color de fondo para toda la hoja. También nos permite añadir cualquier borde a la página.

Párrafo. En el grupo párrafo tenemos herramientas que permiten configurar la sangría y el espaciado de los párrafos. La diferencia con el grupo párrafo de la ficha inicio está en que la configuración de las sangrías y el espaciado en este apartado afectará por defecto a todos los párrafos del documento.

Columnas de estilo periodístico Las columnas de estilo periodístico permiten dar a los documentos un aspecto profesional y organizado. El texto pasa del final de una columna al principio de la siguiente.



REVISAR UN DOCUMENTO

Antes de dar por terminado un documento o mandarlo imprimir es muy importante comprobar que no hay errores gramaticales ni ortográficos.

Autocorrección.- Mediante esta herramienta el procesador de texto va revisando el documento a medida que se va escribiendo. Para activarla accederemos al botón de Office/Opciones de Word/Revisión.

Revisar después de escribir. Una vez finalizado el documento haremos clic en el botón Ortografía y gramática. Word comienza la revisión y cuando encuentra un error lo muestra en un cuadro de diálogo.



INSERCIÓN DE ELEMENTOS

TABLAS

Son la representación de la información mediante filas y columnas.

Insertar tabla. Esta herramienta consiste en un desplegable que ofrece varias posibilidades:

Muestra de celdas: deslizando el ratón sobre ella el título del desplegable va informando de las dimensiones que tendrá la tabla.

Insertar tabla: al hacer clic sobre esta opción, aparecerá un cuadro de diálogo donde se podrá teclear el número de filas y columnas que formarán la tabla.

Dibujar tabla: convierte el puntero del ratón en un lápiz con el que, al pinchar y arrastrar sobre el documento, dibujaremos un rectángulo que formará los límites exteriores de la tabla. Posteriormente, con la misma técnica de pinchar y arrastrar, se dibujan las líneas que irán dividiendo la tabla en filas y columnas, consiguiéndose tablas totalmente personalizadas.

Hoja de cálculo de Excel: inserta una cuadrícula de Excel y adapta la cinta de opciones para trabajar como si de esa aplicación se tratara.

Tablas rápidas: colección de plantillas que agilizan la creación de tablas.

Diseño de tablas

Durante el proceso de creación de una tabla o bien una vez creada, se pueden modificar todas las características de formato de la misma.

Cuando se inserta una tabla, aparecen disponibles dos nuevas pestañas agrupadas bajo el nombre Herramientas de tabla

Esta ficha tiene los siguientes grupos: Opciones de estilo de tabla: Este grupo de herramientas consiste en seis botones de verificación que proporcionan un formato especial a las filas o columnas sobre las que actúan además de poner o quitar las bandas de color entre filas y/o columnas.

Estilos de tabla: Word muestra una serie de plantillas para dotar de estilo a las tablas de forma rápida.



Dibujar bordes: Permite dibujar bordes a mano alzada seleccionando previamente el color, grosor y estilo. Para eliminar un borde, se hace clic en el botón Borrador.

Presentación de tablas

Durante la creación de una tabla, se puede añadir celdas, unirlas, dividirlas, controlar el tamaño, etc. Todas estas opciones están disponibles en la ficha Presentación de Herramientas de tabla

Para seleccionar… Acción

Una celda Colocar el cursor en la parte izquierda de la celda, hasta que se convierta en una flecha negra y hacer clic

Una fila Situarse a la izquierda de la fila hasta que el cursor se convierta en una flecha blanca que señale a la fila y hacer clic.

Una columna Situarse en la parte superior de la columna hasta que el cursor se convierta en una flecha negra y hacer clic

Toda la tabla Colocar el cursor en la tabla hasta que aparezca el controlador de movimiento de la misma (un cuadrado con cuatro flechas) sobre la esquina superior izquierda de la tabla y hacer clic en él



IMÁGENES

Para incluir una imagen en un documento, colocaremos el cursor en el punto donde deseamos que parezca y abriremos la ficha Insertar. Una vez insertada la imagen, cuando éste seleccionada aparecerá disponible la ficha Formato de herramientas de imagen para poder manipularla.

Ajuste de imagen. Desde el grupo Ajustar se pueden modificar el brillo y contraste de la imagen e incluso colorearla con distintas tonalidades. Estilos de imagen. Las herramientas de este grupo son:

Colección de estilos: dotan a la imagen de un marco con distintos estilos

Forma de la imagen: despliega el conjunto de formas que puede adoptar nuestra imagen.

Contorno de imagen: permite elegir entre distintos colores y estilos de líneas para el contorno de la imagen.

Efectos de la imagen: permite elegir entre distintos efectos visuales de la imagen seleccionada como sombra, resplandor, etc.

Organización de las imágenes. Se puede controlar:

Posición: es el ajuste de la imagen con respecto al texto que la rodea.

Ajuste del texto: es el ajuste del texto con respecto a la imagen

Traer al frente: en el caso de que haya varias imágenes superpuestas, la imagen seleccionada se colocará delante del resto.

Enviar al fondo: maneja el orden en sentido contrario

Agrupar: consigue que varias imágenes u objetos seleccionados se conviertan en un único objeto.

Alinear y Girar: permiten colocar las imágenes respecto a otros elementos y rotarlas personalizando hasta el ángulo de giro.



FORMAS

Las formas son dibujos que el usuario inserta en el documento eligiendo entre una colección propuesta.

Para insertar un dibujo se despliega el botón Forma y se hace clic sobre la elegida. Se hace clic en el punto del documento donde que desea ubicar el dibujo y se arrastra con el ratón hasta que la forma adopte el tamaño deseado. Se suelta el ratón y aparecerá la forma con los puntos de control que permiten modificar su posición, tamaño y orientación.

Para trabajar con las formas, abriremos la ficha Formato de Herramientas de dibujo

Cuando la forma es un cuadro de texto, la ficha Formato sustituye su primer grupo por el grupo Texto, con el que es posible dibujar más cuadros, controlar la orientación del texto y vincular cuadros para que el texto continúe de uno a otro.



SMARTART

Un gráfico SmartArt es una forma visual de representar información. Entre los distintos diseños de gráficos SmartArt debemos elegir aquel que mejor se adapte a la información que vamos a representar según sean datos jerarquizados, consecutivos, etc.

Insertar un gráfico de estas características es muy sencillo:

Se sitúa el cursor en el lugar del documento donde se añadirá el gráfico.

Accedemos a la ficha Insertar/SmartArt para abrir el cuadro de diálogo. Allí se selecciona un gráfico SmartArt, eligiendo en la parte izquierda del cuadro de diálogo la categoría o diseño y posteriormente en la parte central el tipo de gráfico dentro del diseño escogido. Una vez elegido, se hace clic en aceptar.

A la izquierda del gráfico aparecerá el panel de texto en el que se escribe el contenido, como si de una lista se tratara. Al pulsar <Intro> se crearán nuevas formas, que estarán al mimo o distinto nivel que la principal, según se aumente o disminuya el nivel del elemento dentro de la lista. Para este cometido se pueden utilizar los botones del mismo nombre de la ficha Diseño.



GRÁFICOS

Un gráfico es una forma visual de representar información numérica. Los gráficos son una herramienta muy útil y necesaria en las aplicaciones de hojas de cálculo.

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

Los encabezados y pies de página son áreas situadas en los márgenes superior, inferior y lateral de cada página de un documento.

En estas áreas se pueden insertar diversos elementos como texto, número de página, nombre del autor, etc., o imágenes como por ejemplo el logotipo de la empresa.

Al hacer clic sobre los botones Encabezado o pie de página, se despliega un menú que ofrece una lista de posibilidades de formato. Además aparecerá abierta la nueva ficha Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página.

Botón Acción

Número de página El desplegable Número de página de las fichas Insertar o Diseño propone varias posibilidades para numerar las hojas de los documentos, como el lugar del documento en el que se insertará el número, su formato, etc.

Fecha y hora Permite la inserción de la fecha y hora actual con distintos formatos.

Elementos rápidos Inserta elementos de contenido como el título y el autor

Imagen e Imágenes prediseñadas Estos botones insertan una imagen desde archivo o prediseñada



VÍNCULOS

Los hipervínculos son objetos que funcionan de enlace a una parte del documento, a una página web u otro archivo.

Cuando se hace clic en la ficha Insertar/hipervínculo, se abre el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

TEXTOS Y SÍMBOLOS

Cuadro de texto: áreas para escribir texto con un estilo y situación prediseñados.

WordArt: texto con estilo artístico. La barra de herramientas Formato de Herramientas de WordArt cuenta con numerosas opción es para su diseño análogas a las de imágenes y formas.

Letra capital: es una letra inicial destacada del texto.

Línea de firma: texto característico de las líneas de firma de los documentos.

Fecha y hora: añade la fecha y hora actual en diferentes formatos.

Objeto: permite insertar objetos de otras aplicaciones Windows.

Ecuación: permite escribir ecuaciones matemáticas y lógicas

Símbolo: permite insertar símbolos muy comunes o buscar otros entre una colección de ellos agrupados según el tipo de fuente.



REFERENCIAS

NOTAS AL PIE

Una nota al pie es una aclaración acerca de algún concepto del texto que se inserta al final de la página o del documento.

Las notas al pie está formadas por dos partes:

Una marca en forma de superíndice sobre una palabra del texto

La explicación, que puede estar situada al pie de la página correspondiente o al final del documento

Desde el cuadro de diálogo notas se puede configurar:

Posición: elige si las notas se situarán al final de la página, del documento o de la sección si la hubiese.

Convertir: convierte las notas al pie en notas al final y viceversa

Formato de número: estilo de numeración

Símbolo: posibilidad de seleccionar un símbolo como marca personal

Iniciar en: modifica el inicio de la numeración elegida

Numeración: determina si la numeración de las notas continua a lo largo de todo el documento o se reinicia en cada página o sección.

Aplicar cambios: a todo el documento o por secciones si las hubiese

ÍNDICES Y TABLAS DE CONTENIDO

Índices: Un índice es una colección de términos ordenados alfabéticamente junto a los que aparecen los números de la página o páginas del documento en que se encuentran.

Los términos que situamos en el índice se denominan entradas. Para añadir entradas a un índice, debemos seleccionar y marcar previamente cada palabra en el documento con el botón Marcar entrada. Cada término lo marcaremos una sola vez y repetiremos el proceso con todas y cada una de las entradas o temas que deseemos incluir. Posteriormente se genera el índice mediante el botón Insertar índice con el estilo que escojamos.

Tablas de contenido: Una tabla de contenido es una lista de términos y temas expuesto por orden de aparición en el documento y con un vínculo a la página exacta donde aparecen.

Generar una tabla de contenido es un proceso que requiere que los textos del documento que vayan a aparecer en la tabla deben tener previamente los estilos correctamente configurados. Lo mas sencillo es realizar el documento de forma que todos los títulos de capítulo tengan el mismo estilo entre ellos, los de subcapítulos tengan el mismo estilo entre sí y así sucesivamente, para que queden configurados correctamente los elementos por niveles.

El botón Tabla de contenido es un desplegable que ofrece la posibilidad de crear automáticamente una tabla de contenido



COMBINAR CORRESPONDENCIA La combinación de correspondencia consiste en generar un documento en serie, personalizando automáticamente cierto contenido del mismo.

Para desarrollar la combinación de correspondencia se siguen los siguientes pasos generales:

Generar el documento principal. Este documento contendrá el texto y demás elementos que serán iguales para cada versión del documento combinado

Enlazar el documento principal con el origen de datos (archivo que contiene la información que se debe combinar)

Delimitar la lista de destinatarios. La aplicación genera una copia del documento principal por cada elemento o registro de su archivo de datos.

Agregar campos de combinación de correspondencia al documento (marcadores de posición)

Completar la combinación. Es posible obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir la colección de documentos.

PLANTILLAS

Una plantilla es un documento, previamente diseñado, que se usa como base para la creación de otros.

Para abrir una plantilla, hay que ir al botón de Office/Nuevo. En el menú de la parte izquierda del cuadro de diálogo, existen las siguientes opciones:

Plantillas instaladas: son plantillas preinstaladas en la aplicación.

Mis plantillas: se abrirán las plantillas que hayamos creado.

Nuevo a partir de existente: creará una plantilla a partir de un documento ya existente

Microsoft Office Online: si tenemos conexión a Internet, podemos descargar las plantillas que nos ofrecen en el muestrario.

MACROS

Una macro es la automatización de un conjunto de instrucciones agrupadas bajo un nombre.

FORMULARIOS

Un formulario es un documento con espacios en blanco, listas desplegables y otros elementos,

destinado a ser rellenado por el usuario.

En un formulario pueden insertarse los siguientes tipos de campos:

Texto: estos campos se rellenan a través de la escritura del usuario. El texto aparecerá con el

formato que el diseñador le haya configurado a través de sus propiedades.

Fecha: se inserta a través del botón Selector de fecha.

Lista: los controles Lista desplegable o campo combinado proporcionan un campo de

formulario desplegable con una colección de opciones entre las que el usuario puede elegir una

sin necesidad de escribir.

Casillas de verificación: son unos controles que permiten la selección de alguna opción

mediante una marca de verificación dentro del control.

Botones de opción: son controles que se usan en grupos de al menos dos para dar a elegir al

usuario entre opciones excluyentes.



BIBLIOGRAFÍA Tratamiento Informático de la información de la Editorial Macmillan Profesional

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