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ANÁLISIS DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE LA FUNDACIÓN ABC PRODEIN: ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES
BLANCA MAR PEÑA PEÑA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA D.C.
2012
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ANÁLISIS DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE LA FUNDACIÓN ABC PRODEIN: ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES
BLANCA MAR PEÑA PEÑA COD. 17061377
TRABAJO DE GRADO PARA OBTENER EL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO
BLANCA LESLY MARTINEZ
Asesor
UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA D.C.
2012
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Nota de aceptación
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____________________________________
____________________________________
____________________________________
Firma del Presidente del Jurado
__________________________________
Jurado
__________________________________
Jurado
__________________________________
Bogotá D.C. Enero de 2012
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A mi familia quien fue el motor que nunca se detuvo para impulsar mi ánimo. A mis hijos David, Laura y a mi esposo por su apoyo incondicional y por haber
soportado con amor mi ausencia durante todo este tiempo. A mi madre quien desde la distancia me alentó con sus plegarias.
A todos ellos, con el más profundo y sincero amor dedico este trabajo. A Dios por iluminar mi camino en los momentos de confusión e incertidumbre.
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AGRADECIMIENTOS
A la Universidad de La Salle y su cuerpo docente por impartir el excelente método educativo que fue eje fundamental en mi formación profesional. A la FUNDACIÓN ABC PRODEIN por abrirme sus puertas permitiéndome poner en práctica todos los conocimientos adquiridos durante mi educación universitaria. A mi directora de tesis, BLANCA LESLI MARTINEZ por sus invaluables recomendaciones, sus críticas constructivas y por su tiempo en la revisión del presente trabajo de grado. A los miembros del jurado, quienes con paciencia y sinceridad aportaron con gran importancia en el resultado final de este proyecto. A mis compañeros de carrera quienes me acompañaron en este largo pero delicioso trasegar.
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 11
1. TEMA 12
1.1 Título 12
1.2 Línea de investigación 12
1.3 Sub-línea de investigación 12
2. PROBLEMA 13
2.1 Planteamiento 13
3. OBJETIVOS 14
3.1 Objetivo General 14
3.2 Objetivos Específicos 14
4. JUSTIFICACIÓN 15
5. MARCO TEÓRICO 16
5.1 Marco Legal de las ONG en Colombia 19
5.2 Gestión administrativa y control contable de las ONGs en Colombia 22
6. MARCO CONCEPTUAL 25
7. DISEÑO METODOLÓGICO 27
7.1 Investigación IAP 27
7.2 ¿Qué es la IAP investigación acción - participativa? 27
7.3 Métodos, técnicas e instrumentos de recolección de Datos 28
7.4 Fuente de información 28
7.5 Población 30
7.6 Validez y confiabilidad de las técnicas e instrumentos de recolección de
datos. 30
8. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN 31
8.1 Entrevista 31
8.2 Encuesta 31
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9. PROPUESTA 32
9.1 Aspectos Generales 32
9.1.1 Referencia Histórica 32
9.1.2 Misión 33
9.1.3 Visión 33
9.1.4 Organigrama 34
9.1.5 Recursos 34
9.2.1 Generalidades Plan de mejoramiento 35
9.2.2 Gestión administrativa y control contable de la Fundación ABC Prodein 35
9.2.3 Control administrativo y contable de ABC Prodein 36
9.2.3.1 Características para aplicar en el control administrativo 37
9.2.3.2 Elementos para aplicar en el control contable 37
9.2.3.3 Aspectos contables 39
9.3 Situación actual del departamento financiero de la Fundación ABC
Prodein 40
9.3.1 Contabilidad 40
9.3.2 Tesorería 41
9.3.3 Recursos Humanos 41
9.4 Diagnóstico financiero de la Fundación ABC Prodein 41
9.4.1 Estado de resultados 41
9.4.2 Notas al estado de resultados 43
9.4.2.1 Nota 1 – Ingreso operacionales 43
9.4.2.2 Nota 2 – Gastos operacionales de administración 44
9.4.2.3 Nota 3 – Ingresos y gastos no operacionales 45
9.4.3 Análisis Vertical 46
9.4.4. Análisis Horizontal 50
9.4.5 Indicadores financieros 52
9.4.5.1 Indicador de rentabilidad 53
9.5 Conclusiones y recomendaciones al análisis financiero del estado de
resultados 56
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9.5.1 Conclusiones 56
9.5.2 Recomendaciones 56
10. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN EL DEPARTAMENTO
FINANCIERO DE LA FUNDACIÓN ABC PRODEIN 58
11. TALLER DE APLICACIÓN GENERAL DEL MANUAL DE FUNCIONES 88
12. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 89
REFERENCIAS 90
ANEXOS 93
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LISTA DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1. ONGs Representativas. 17
Cuadro 2. Normatividad ONGs en Colombia 19
Cuadro 3. Períodos de ONGs en Colombia 23
Cuadro 4. Recolección de datos 28
Cuadro 5. Fuentes de información 29
Cuadro 6. Caracterización empleados 30
Cuadro 7. Principios de la Gestión Administrativa 36
Cuadro 8. Características del control administrativo 37
Cuadro 9. Elementos control contable 37
Cuadro 10. Aspectos contables 39
Cuadro 11. Estado de resultados de Enero a Mayo de 2010 42
Cuadro 12. Nota 1 – Ingreso operacionales 43
Cuadro 13. Nota 2 – Gastos operacionales de administración 44
Cuadro 14. Nota 3 – Ingresos y gastos no operacionales 45
Cuadro 15. Análisis vertical 46
Cuadro 16. Análisis horizontal 50
Cuadro 17. Símbolos del Flujograma 71
Cuadro 18. Flujograma 1. Causación de facturas de compras y gastos en
general 72
Cuadro 19. Flujograma 2. Conciliaciones bancarias 73
Cuadro 20. Flujograma 3. Ingresos 74
Cuadro 21. Flujograma 4. Pago a proveedores 75
Cuadro 22. Flujograma 5. Selección y contratación de personal 75
Cuadro 23. Subsistemas de información contable 77
Cuadro 24. Características de la información contable 78
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LISTA DE ANEXOS
Pág.
Anexo 1. Encuesta 94
Anexo 2. Resultados de la investigación 97
Anexo 3. Taller para dar a conocer el Manual de funciones del Departamento
Financiero de la Fundación ABC Prodein 111
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INTRODUCCIÓN
Las ONG son organizaciones no gubernamentales de carácter público con fines humanitarios y sociales. El financiamiento de actividades, generalmente, proviene de diversas fuentes como son las donaciones de personas particulares, Administraciones estatales, organismos internacionales y empresas del sector privado. Estas organizaciones tienen un amplio campo de acción, relacionado especialmente con ayuda humanitaria, salud pública, investigación social, desarrollo económico, cultura, derechos humanos, transferencia tecnológica, ecología, etc.
El presente trabajo de grado contribuirá a la Fundación ABC Prodein, en métodos para la optimización y buen funcionamiento del departamento financiero, por medio de la consolidación de protocolos contables, en busca de eficiencia en la contribución al desarrollo económico, social, político y cultural de las personas más vulnerables en el país.
Es importante analizar e identificar, la problemática en el manejo de recursos y gestión administrativa, orientando y organizando las actividades de la Fundación, con el fin de lograr los objetivos de dicha entidad. La propuesta de este proyecto es el mejoramiento del departamento financiero por medio de una herramienta de gestión, diseñando un manual de funciones que identifique las dependencias y estructura del mismo, que incluya entre otras especificaciones, obligaciones y labores debidamente enmarcadas, para el análisis de la estructura organizacional. El departamento financiero de la Fundación ABC Prodein está integrado por contabilidad, recursos humanos y tesorería, respectivamente. Cada uno carece de instrucciones y responsabilidades contables, lo que hace necesario exponer las correcciones necesarias en busca de un correcto funcionamiento.
Inicialmente, la información contenida en el presente estudio, corresponde a
las ONG a nivel mundial, seguida de una breve exposición de las mismas a nivel nacional, para luego entrar a analizar a la Fundación ABC Prodein siendo ésta el objetivo principal de la investigación.
En este orden de ideas, se analizará la historia, creación, desarrollo y recursos obtenidos e utilizados en la Fundación, así como también, las entidades que la regula, para finalmente identificar en el departamento financiero de la Fundación ABC Prodein, su estado actual, condiciones establecidas, con el fin de ofrecer alternativas de solución, que permitan mejorar mediante una herramienta de gestión el uso considerado de sus procesos financieros en todas las actividades de la entidad.
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1. TEMA
1.1 Título
Análisis del departamento financiero de la Fundación ABC Prodein: Elaboración de un manual de funciones.
1.2 Línea de investigación
Gestión, Administración y Organizaciones.
1.3 Sub-línea de investigación
Impacto social.
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2. PROBLEMA
2.1 Planteamiento La Fundación ABC Prodein, Asociación Benéfico Cristiana Promotora de
Desarrollo Integral, nace en España con sede principal en Madrid. Actualmente, está presente en doce países; Entre ellos se encuentran, Estados Unidos, Puerto Rico, Perú, Argentina, Brasil, Chile, México, Costa Rica, República Dominicana, Perú, Venezuela y Colombia. En el país, cuenta con una sede ubicada en la ciudad de Bogotá; desde hace diez años trabaja con los niños más desfavorecidos del barrio Santa Bibiana, al sur de la ciudad, donde construyó el Centro Educativo “Didascalio Nuestra Señora De La Esperanza”.
La Institución suministra educación, desayuno, almuerzo, uniforme,
materiales escolares e implementos de aseo personal. El Colegio inició con preescolar, luego se presentó la necesidad de ampliar el nivel académico para que los niños culminaran sus estudios, ya que ésta es la única alternativa académica con la que cuentan en el sector.
La Fundación ABC Prodein desde su inicio ha aumentado progresivamente
la capacidad educativa y hoy en día atiende a 656 niños, los cuales están entre 4 y 15 años de edad, desde el nivel escolar de jardín hasta noveno grado. Dentro del cumplimiento de sus metas y objetivos propuestos, nace la necesidad de hacer un análisis en el departamento financiero del estado de resultados de los meses comprendidos entre Enero y Mayo de 2010, para conocer la situación actual y poder identificar claramente el problema y buscarle una solución de acuerdo con la realidad que se presente.
2.2 Formulación
Teniendo en cuenta la situación descrita, se formula como pregunta: ¿Cuáles son las causas por las cuales existe desorden operacional en el departamento financiero de la Fundación ABC Prodein?
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3. OBJETIVOS
3.1 Objetivo General
Analizar la operación del departamento financiero de la Fundación ABC Prodein con el fin de identificar las causas generadoras del desorden operacional, y poder contribuir al fortalecimiento de la institución en cuanto al buen desarrollo de sus actividades.
3.2 Objetivos Específicos
Obtener un diagnóstico del departamento financiero de la Fundación ABC Prodein, para conocer la situación financiera y económica actual, a partir de un análisis de estado de resultados de enero a mayo de 2010.
Elaborar un informe que incluya la situación financiera en que se encuentra la Fundación ABC Prodein.
Proponer una solución al problema de la Fundación con una herramienta de gestión.
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4. JUSTIFICACIÓN
Para la Fundación ABC Prodein, es de gran ayuda la investigación a
desarrollar, porque permite analizar el estado actual del departamento financiero y así identificar las irregularidades que se están presentando actualmente, para proceder a corregirlas por medio de las soluciones ofrecidas en el presente trabajo de grado, en especial, con una herramienta de gestión donde se delimitarán las responsabilidades y obligaciones de los miembros del departamento financiero, logrando con ello, el mejoramiento de las operaciones contables.
La investigación y elaboración de una herramienta de gestión para el
departamento financiero de la Fundación ABC Prodein, es importante para la Universidad de la Salle, ya que tiene un fin práctico, su aplicación da inicio a la evaluación de las acciones sociales emprendidas por la institución, permitiendo con ello analizar la gestión realizada en este campo.
La introducción a los temas estudiados a lo largo de la carrera de
contaduría pública aplicados a una organización, aporta nuevos conceptos que son necesarios para el desarrollo del conocimiento profesional, ya que en la actualidad la visión de las organizaciones evoluciona hacia lo social, por ello, se requiere de profesionales con un perfil integral que adopten una posición más crítica hacia la toma de decisiones y el planteamiento de estrategias, involucrando en ellas los intereses de la organización y de la comunidad.
Por lo tanto, es importante que los futuros profesionales se concienticen
acerca de actuar con una buena formación académica y principios éticos, los cuales son generadores de acciones precisas y prudentes que luchan por conseguir sus objetivos respetando los demás escenarios.
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5. MARCO TEÓRICO
Las organizaciones no gubernamentales ONGs, han estado presentes
desde mediados del siglo XIX, en 1840, la Convención Mundial se reunió con el fin de acabar con el comercio de esclavos. Estas organizaciones desarrollan una gran cantidad de causas como: el intercambio científico, la religión, ayuda de emergencia, asuntos humanitarios, ciencia, ayuda cristiana y la cruz roja internacional, hoy en día por causa del crecimiento global de las comunicaciones, las inscripciones de las ONG han crecido notoriamente, en 1990 habían inscritas 200 ONG. [Tomado en línea de http://solidaridad.universia.es/informacion/historiaongs.htm]
Para los organismos internacionales como las Naciones Unidas (ONU), la
Organización para la Seguridad y el Desarrollo y la Unión Europea, las ONG desarrollan un papel muy importante ya que son muy efectivas y disponen de un amplio apoyo económico. Su actividad permite la consecución de contactos y acuerdos transfronterizos sin involucrar a los gobiernos. Son aceptadas en las relaciones internacionales y al intervenir en las políticas nacionales y multilaterales, adquieren cada vez un mayor protagonismo. A pesar de su minucioso trabajo han sido víctimas de críticas siendo acusadas de no llevar una adecuada contabilidad. [Tomado en línea de http://solidaridad.universia.es/informacion/historiaongs.htm]
En España y América Latina, las ONG en la última década han tenido un
buen desarrollo, por ejemplo, en España, el apoyo y la opinión pública obligan al estado, gobiernos regionales y locales a aumentar en un 0.7% de sus presupuestos, en las ayudas y apoyo que prestan estas organizaciones, ya que con estos recursos pueden desarrollar grandes programas de beneficio al desarrollo como: sanidad, educación, bienestar, bien sean de carácter bilateral, por acuerdos o participación de las ONG procedentes de varios países. [Tomado en línea de http://solidaridad.universia.es/informacion/historiaongs.htm].
Algunas ONG tienen como objetivo principal ayudar a las poblaciones en
situaciones urgentes, o sustituyendo sus necesidades, por lo tanto, estas pueden ser de distinto tipos, y se clasifican según los fines que persigan como: Ayuda Humanitaria que proporcionan ayuda a los lugares más desfavorecidos, donde la escasez de alimentos y de agua hace que miles de personas mueran cada día de hambre y desnutrición; la asistencia sanitaria: siendo esta unas de las mayores preocupaciones de las organizaciones gubernamentales, la carencia de asistencia sanitaria y de medicamentos genera una elevada tasa de mortalidad, existe un gran número de enfermedades y epidemias en los países subdesarrollados, causados por la malnutrición, el consumo de agua no potable, alimentos en mal estado, ausencia de higiene, medicamentos y personal sanitario, siendo estas
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organizaciones, las que promueven la movilización de personal sanitario a estas zonas, donaciones de medicamentos y recaudan fondos para la creación de hospitales; la Infancia: estas organizaciones se dedican a solidarizar a la infancia de los sectores de la población menos favorecidos, ayudando a solucionar innumerable problemas como: desamparo, abandono, educación, abuso, explotación sexual y laboral. En los sectores más vulnerables, la mayor parte de las mujeres son cabeza de hogar, son ellas quienes producen con su trabajo el 70% de los alimentos que se consumen, sufren maltrato, explotación sexual, de modo que, existen varias ONGs que prestan ayuda a estas mujeres, para que se produzca un cambio en las leyes de algunos países con tal de mejorar la situación y los derechos de la mujer; Violación de los derechos Humanos: trabajan en la divulgación, defensa y promoción de los derechos humanos, situaciones concretas, producidos por guerras o circunstancias políticas represivas como una dictadura, luchan contra la pena de muerte y a favor de la libertad de expresión, contra la excarcelación de presos políticos y denuncias de los tratos humillantes que sufren estos; Medio ambiente y protección a los animales: Trabajan en la conservación del medio ambiente y por la mala explotación de los recursos naturales, ya que hoy en día se vive el fenómeno del calentamiento global lo cual con lleva a cambios climáticos que podrían generar graves e incalculables consecuencias.
Las ONGs encargadas intentan que los gobiernos reduzcan la emisión de
gases y promuevan el uso de energías renovables. También persiguen la protección a los animales abandonados, denuncian maltratos a estos, intentan cambiar las leyes para proteger a las especies en vía de extinción. Tomado en línea de [http://www.yoteca.com/pg/Informacion-de-tipos-de-ongs.asp].
Algunas de las ONGs más representativas, son las que se relacionan a
continuación:
Cuadro 1. ONGs Representativas
NOMBRE AÑO DE CREACION
ACTIVIDAD
Cruz roja internacional
1863
Trabajan en la atención a las víctimas de guerra.
Caritas 1942
Centra su labor a la atención a todas las personas que sufren la marginación y exclusión social. Denuncia las situaciones de desigualdad e injusticia.
Intermón OXFAM
1956
Apoya el desarrollo económico, ayuda a las necesidades emergentes, da a conocer campañas de solidaridad y promueve el comercio justo.
Greenpeace
1971
Protege al medio ambiente, infunden aprovechar mejor los recursos naturales y la protección a los animales.
Médicos sin
fronteras
1971
Proporciona ayuda sanitaria, medicamentos a aquellos países donde hacen más falta, debido al hambre, a la ausencia de higiene y por el elevado número de enfermedades infecciosas.
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Ayuda en acción
1981
Su Misión mejorar las condiciones de vida de los niños y niñas, las familias y comunidades en países y regiones pobres, a través de proyectos auto sostenible de desarrollo integral y actividades de sensibilización, con la finalidad última de propiciar cambios estructurales que contribuyan a la erradicación de la pobreza en el mundo.
Fuente: Adaptado de http://www.yoteca.com/pg/Informacion-de-tipos-de-ongs.asp. Elaborado por: la autora.
Las organizaciones no gubernamentales en Colombia, surgen como
respuestas a las necesidades que el Estado no puede satisfacer. Éstas buscan salidas alternas y complementarias para el desarrollo total de las carencias que se presentan en las poblaciones desfavorecidas. Con las diferentes actividades, proyectos que desarrollan a favor de la comunidad y que benefician una gestión orientada al desarrollo del país.
En este sentido existen publicaciones como se expone en el Estudio de
Antecedentes de las Organizaciones No Gubernamentales, regulación, control y vigilancia, documento solicitado por la Comisión Segunda del Senado de la República en donde se menciona:
de igual forma como lo señala la ONU a través de un documento divulgado por su Departamento de Información Pública, muchas ONG en algunos países incurren en algunas prácticas corruptas; los fondos adquiridos por canales internacionales con frecuencia son malversados y mal utilizados; y no pocas veces tienen poco impacto sobre los beneficiarios o sobre las actividades que proclaman promover […] También es frecuente encontrar fundaciones, corporaciones y asociaciones que representan intereses personales de candidatos, partidos, movimientos o funcionarios públicos, cuyo mayor objetivo es el de promover la imagen de estos […] De la misma manera, en muchas ocasiones también se crean instituciones que distorsionan los objetivos enunciados, con el fin de beneficiarse con los recursos adquiridos por cooperación internacional, lo cual provoca un detrimento en la imagen de estas organizaciones en el resto del mundo [Tomado en línea de http://guayabitofundacionorg. wikispaces.com/file/view/normatividad .pdf].
En Colombia, a pesar que existe legislación acerca del control presupuestal
financiero y contable de las organizaciones no gubernamentales, las entidades encargadas de ejercer dicho control no lo hacen en debida forma, motivo por el que nace el interés de justicia tanto a nivel mundial como en la legislación de Colombia, en el entendido que éstas entidades tienen una serie de privilegios tributarios y de contratación, como reconocimiento a la labor que desarrollan a favor de la ciudadanía. El estado debería ampliar la normatividad existente limitando y creando más estrategias de vigilancia acerca de la naturaleza y las acciones de las ONGs.
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Para hacer un seguimiento efectivo de las actuaciones de las ONGs, el Estado debería realizar evaluaciones periódicas de desempeño que midan el resultado de las actividades finalmente ejecutadas en la población a la que éstas se dirigen. Por otro lado, verificar su naturaleza solidaria; de modo que los beneficios que perciban sean realmente destinados a los objetivos propuestos y se ajusten a concretar el interés general.
5.1 Marco Legal de las ONG en Colombia
El marco legal que actualmente rige en Colombia, se describe a continuación el siguiente cuadro 2, donde se exponen la normatividad existente, artículos, leyes, decretos que hacen referencia al papel de las ONGs en el país. Cuadro 2. Normatividad ONGs en Colombia
NORMATIVIDAD MARCO LEGAL DESCRIPCION
Constitución Colombiana 7 de Julio de 1991
Artículo 10: Expresa: la existencia de las entidades benéficas o de utilidad común no gubernamentales, e impone al Estado la obligación de contribuir a su organización, promoción y capacitación, sin detrimento de su autonomía. Artículo 38: Se consagra el derecho de libre asociación de las personas para el desarrollo de las actividades que realicen en sociedad”. Ejerciendo este derecho fundamental la sociedad civil puede constituir organizaciones desprovistas del objetivo de lucro, que busquen el bien común. Artículo 39: La estructura interna y el funcionamiento de los sindicatos y organizaciones sociales y gremiales se sujetarán al orden legal y a los principios democráticos. La cancelación o la suspensión de la personería jurídica sólo proceden por vía judicial. Artículo 103: El Estado contribuirá a la organización, promoción y capacitación de las asociaciones profesionales, cívicas, comunitarias, juveniles, benéficas, o de utilidad común no gubernamentales, sin detrimento de su autonomía con el objeto de que constituyan mecanismos democráticos de representación en las diferentes instancias de participación, concertación, control y vigilancia de la gestión pública que se establezcan”. Artículo 355. Ninguna de las ramas u órganos del poder público podrá decretar auxilios o donaciones en favor de personas naturales o jurídicas de derecho privado. El Gobierno, en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal podrá, con recursos de los respectivos presupuestos, celebrar contratos con entidades privadas
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sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de Desarrollo. El Gobierno Nacional reglamentará la materia.
LEYES VIGENTES Ley 57 del 260 de Mayo de 1887
Artículo 86: El domicilio de los establecimientos, corporaciones y asociaciones reconocidas por la ley, es el lugar donde está situada su administración o dirección, salvo lo que dispusieren sus estatutos o leyes especiales. Artículo 633: Definición de persona jurídica: Se llama persona jurídica, una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las personas jurídicas son de dos especies: corporaciones y fundaciones de beneficencia pública. Artículo 634: Fundaciones: No son personas jurídicas las fundaciones que no se hayan establecido en virtud de una ley. Artículo 650: Normatividad de las fundaciones de beneficencia: Las fundaciones de beneficencia que hayan de administrarse por una colección de individuos, se regirán por los estatutos que el fundador les hubiere dictado; y si el fundador no hubiere manifestado su voluntad a este respecto, o sólo la hubiere manifestado incompletamente, será suplido este defecto por el presidente de la Unión. Artículo 652: Terminación de las fundaciones: Las fundaciones perecen por la destrucción de los bienes destinados a su manutención.
DECRETOS Decreto 624 del 30 de marzo de 1989 Estatuto Tributario.
Artículo 19: Contribuyentes con un régimen tributario especial: Artículo modificado por el artículo 8 de la Ley 863 de 2003. Los contribuyentes que se enumeran a continuación, se someten al impuesto sobre la renta y complementarios, conforme al régimen tributario especial contemplado en el Título VI del presente Libro: 1. Las corporaciones, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro, con excepción de las contempladas en el artículo 23 de este Estatuto, para lo cual deben cumplir las siguientes condiciones: a) Que el objeto social principal y recursos estén destinados a actividades de salud, deporte, educación formal, cultural, investigación científica o tecnológica, ecológica, protección ambiental, o a programas de desarrollo social; b) Que dichas actividades sean de interés general, y c) Que sus excedentes sean reinvertidos totalmente en la actividad de su objeto social. 1. Personas jurídicas sin ánimo de lucro que realizan actividades de
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captación y colocación de recursos financieros y se encuentren sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria.
2. Las cooperativas, sus asociaciones, uniones, ligas centrales, organismos de grado superior de carácter financiero, las asociaciones mutualistas, instituciones auxiliares del cooperativismo, confederaciones cooperativas, previstas en la legislación cooperativa, vigilados por alguna superintendencia u organismos de control. Estas entidades estarán exentas del impuesto sobre la renta y complementarios si el veinte por ciento (20%) del excedente, tomado en su totalidad del Fondo de Educación y Solidaridad de que trata el artículo 54 de la Ley 79 de 1988, se destina de manera autónoma por las propias cooperativas a financiar cupos y programas de educación formal en instituciones autorizadas por el Ministerio de Educación Nacional.
Decreto Distrital 059 de 1991
Artículo 38: Establece que: La Alcaldía Mayor de Bogotá podrá ordenar, a efectos de asegurar que las instituciones de utilidad común cumplan la voluntad de los fundadores, conserven o inviertan debidamente sus rentas y se ajusten en su formación y funcionamiento a las leyes y decretos y observen sus propios estatutos, las siguientes actuaciones: - El examen de libros, cuentas y demás documentos de las
instituciones. - La solicitud de allegar los proyectos de presupuesto y los balances de
cada ejercicio, con arreglo a las normas vigentes sobre la materia. Consejo Técnico de la contaduría pública. Ley 190 de 1995
Artículo 45: Expresa: De conformidad con la reglamentación que al efecto expida el Gobierno Nacional, todas las personas jurídicas y personas naturales que cumplan con los requisitos señalados en el reglamento deberán llevar contabilidad de acuerdo con los principios generalmente aceptados.
Decreto 2649 de 1993
Artículo 2: Expresa: El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar libros de contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.
Decreto 2500 de 1986
Artículo 2: Expresa: A partir del 1ºde enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho público, Juntas de Acción comunal, Juntas de Defensa Civil y entidades previstas en el artículo 5º. Del presente decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponde a su domicilio. “La contabilidad deberá sujetarse, incluso al régimen sancionatorio a lo dispuesto en el título IV del Código de Comercio y el capítulo V del Decreto 2821 de 1974. Tendrán carácter obligatorio los libros Mayor y Balances y Diario”.
Decreto 2150 de 1995
Artículo 42: El cual consagró que los libros de las entidades privadas sin ánimo de lucro deberían ser inscritas en la Cámara de Comercio, excepciones hechas a las entidades contempladas en los artículos 3 y 45 del Decreto 2150 de 1995 respecto de los que la ley les señala una forma específica de creación.
Fuente: Adaptado de Constitución Colombiana de 1991, Ley 57 del 260 de Mayo de 1887, Estatuto Tributario, Decreto Distrital 059 de 1991, Consejo Técnico de la contaduría pública. Ley 190 de 1995, Decreto 2649 de 1993, Decreto 2500 de 1986, Decreto 2150 de 1995. Elaborado por la autora.
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5.2 Gestión administrativa y control contable de las ONGs en Colombia
La gestión administrativa y el control contable de las ONGs en Colombia, teniendo en cuenta que su objetivo es distinto a la obtención de beneficios para sus fundadores, se mide en primer lugar, por la cantidad de servicios sociales que provee y por la calidad de los mismos, considerando que el concepto de servicio es poco susceptible de ser percibido en valores reales, se hace muy difícil elegir alternativas de acción, dadas las dificultades de relacionar directamente los costos de los servicios y de los beneficios. Los directivos, quienes toman las decisiones en este tipo de organizaciones, deben de alguna forma asegurar que los recursos sean utilizados con eficiencia y eficacia, es de allí donde parte el problema de establecer las medidas de control de gestión que se deben aplicar en las políticas y prácticas que se implementan en la prestación de los servicios. Su contabilidad, aunque necesaria legalmente, posee ciertas libertades, ya que carecen de rentabilidad monetaria, y sus excedentes se miden en efectos sociales y mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos beneficiados. El artículo 19 del estatuto tributario establece:
Que el objeto social principal y recursos estén destinados a actividades de salud, deporte, educación formal, cultural, investigación científica o tecnológica, ecológica, protección ambiental, o a programas de desarrollo social b) Que dichas actividades sean de interés general, y c) Que sus excedentes sean reinvertidos totalmente en la actividad de su objeto social. En las organizaciones, incluyendo las fundaciones sin ánimo de lucro, el
principal sistema de información es el sistema contable, un sistema efectivo que proporciona varios fines importantes como: mantener informados a los responsables para la toma de decisiones, planear, organizar, elaborar planes a corto y largo plazo, brindan información a los fundadores, gobierno, entidades financieras y terceros. El método contable se desarrolló también con el fin de detectar fraudes y para la medición de las responsabilidades fiscales, como fuente de información.
De acuerdo a lo anterior, las organizaciones deben establecer un control
administrativo y contable, que cumpla con objetivos importantes como lo son la obtención de información financiera ágil y veraz, y el control e investigación de causas que afecten económicamente a la entidad.
La administración contable está relacionada con la acumulación,
clasificación e interpretación de costos con el fin de lograr los objetivos propuestos con buen éxito. Por lo tanto, hoy en día el procesamiento de datos en cantidades es posible gracias a la alta tecnología, convirtiéndose en una herramienta útil, generando datos contables fáciles de manejar y procesar, los cuales deben ser pertinentes a los propósitos de los interesados. Por lo general, un sistema de información contable administrativo brinda inicialmente identificación de problemas
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y a la vez la solución a estos, la información contable de cualquier organización actualmente, puede llegar a satisfacer no solo el control si no también los propósitos de la contabilidad financiera.
Existe un proceso para lograr un buen desempeño organizacional:
1. Es importante que el contador elabore una guía que le ayude a seleccionar los procedimientos, ésta proporcionará seguridad, suministrará datos correspondientes a los propósitos contables, los cuales deben ser definidos de forma amplia para poder llegar a la mejor decisión.
2. Implantar ajuste entre el sistema contable y la organización, o enfocarlo hacia los responsables de cada área.
3. Reflejar de forma coordinada los planes de acción de todas las áreas de la organización.
4. Los ingresos y costos particulares de cada actividad deberán ser registrados y ejecutados por quien abandera o coordina cada proyecto quien será el responsable primario de estos recursos.
5. Debe existir armonía entre los objetivos y las actividades ejecutadas, lo cual se logra planificando y determinando los proyectos de cada área.
6. Es importante la exactitud en la información contable, he aquí la importancia de llevar registros y soportes que sirvan de fuente a cada operación, logrando con ello reflejar la realidad económica.
7. El papel del contador además de velar por el control contable, es también interpretar y analizar la información, para posteriormente transmitirla con veracidad a los órganos de dirección.
En la contabilidad de las ONGs en Colombia, se destacan cuatro períodos
importantes:
Cuadro 3. Períodos de ONGs en Colombia
PERIODO CONCEPTO
Inicial
Desarrollo de la organización, los asientos contables y las operaciones preliminares como la preparación de presupuestos, solicitudes de fondos a las agencias donantes, recibimiento de fondos.
Gestión
Es el tiempo comprendido entre el principio y fin del ejercicio contable. (1 de Enero al 31 de Diciembre.
Fin del ejercicio
Son las operaciones de cierre de los Estados Financieros de Situación y de Resultados para la determinación de los objetivos y metas que se logró alcanzar y los resultados de las operaciones económicas de las ONG.
De liquidación Es el que comprende el Balance de liquidación final y de cierre de Proyectos, no necesariamente inicia el 1 de Enero ni termina el 31 de Diciembre.
Fuente: López, Guzmán y Domínguez (2005). Elaborado por: la autora.
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Las organizaciones no gubernamentales en Colombia deberán registrar todas sus operaciones, basados en los principios de contabilidad generalmente aceptados, apoyándose en ellos, según el decreto C, Art 1: “la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna”.
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6. MARCO CONCEPTUAL
Control: según Forero Briyith, Gómez Andrés y Martínez Grace, control es el acto de registrar le medición de los resultados de las actividades ejecutadas por personas y equipos en un tiempo y espacio determinado. (pág. 9.)
Coordinar: según Veciana José “coordinar significa ordenar, y armonizar las partes de un todo unitario”. (pág. 54).
Dirigir: según Joaquín Rodríguez Valencia “dirigir es lograr objetivos a través de otros, conseguir que otros hagan lo que tienen que hacer que cumplan con las tareas encomendadas”.
“Hacer que otros coordinen sus esfuerzos, su inteligencia y su voluntad para obtener resultados, que solos o con el esfuerzo aislado no sería posible”. (pág. 87)
Directivo: según Gómez, Luis, Balkin y Cardy “persona encargada de otras personas y responsable de la ejecución correcta y a tiempo de las tareas que fomentan el éxito de su unidad”. (pág. 727).
División del Trabajo: según Forero Briyith, Gómez Andrés y Martínez Grace, “es el acto de segmentar el trabajo total de una organización, por especializaciones y niveles de dificultad.” (pág. 10).
Diagnóstico: según Forero Briyith, Gómez Andrés y Martínez Grace, “identificación y explicación de las variables directas e indirectas en un problema, más sus antecedentes, medición y los efectos que se producen en su medio ambiente”. (pág. 10).
Equipo: según Gómez, Luis, Balkin y Cardy “es un reducido número de personas con cualidades complementarias que trabajan en pro de objetivos comunes de los que son mutuamente responsable”. (pág. 727).
Eficacia: según Puchol (2007), “eficacia es el grado en que se consigue el objetivo”. (pág. 417).
Estrategia: según Puchol (2007), “plan, método o política diseñada para conseguir determinados objetivos”. (pág. 418).
Evaluación del desempeño: según Gómez, Luis, Balkin y Cardy “la identificación, la medida y gestión del rendimiento de los recursos humanos de las organizaciones”. (pág.728).
Formulario: según Forero Briyith, Gómez Andrés y Martínez Grace,
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“documento impreso que contiene información estructurada sobre un determinado aspecto, para ser complementada con información según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. (pág. 11).
Gerencia: funciones mediante las cuales las empresas y el Estado logran resultados para satisfacer sus respectivas demandas.
Identificación: significa determinar qué áreas de trabajo debería analizar el directivo cuando mide el rendimiento.
Jerarquía: la jerarquía es el orden de los elementos de una serie según su valor. De igual modo, es la disposición de personas, animales o cosas, en orden ascendente o descendente, según criterios de clase, poder, oficio, categoría, auto-ridad o cualquier otro asunto que conduzca a un sistema de clasificación. Tomado en línea [http://www.mitecnologico.com/im/Main/ConceptoDeJerarquiaYAutoridad].
Manual: según Forero Briyith, Gómez Andrés y Martínez Grace, “documento que contiene información valida y clasificada sobre una determinada materia de la organización. Es una colección de textos seleccionados y fácilmente localizados”. (pág. 11).
Meta: lo que se aspira a llegar con el trabajo propuesto, también lo que se logró del trabajo.
ONG: Se denomina ONG u organización no gubernamental a una entidad jurídica de carácter privado que tiene como finalidad el ejercicio de actos humanitarios. Sus integrantes son voluntarios.
Plan de mejoramiento: según Forero Briyith, Gómez Andrés y Martínez Grace, “conjunto de proyectos y programas mediante los cuales la organización se compromete en un proceso de mejoramiento continuo de la calidad de sí misma”. (pág. 12).
Planeación: según “de la Garza (1995), “definida como la fijación de objetivos y el desarrollo de cursos de acción para lograrlos, requiere de ciertos elementos que nos lleven a considerar las acciones adecuadas para alcanzar las metas”. (pág. 21)
Presupuesto: de la Garza (1995), “técnica de planeación que predetermina en forma cuantitativa las actividades de un ente económico en unidades monetarias”. (pág. 202)
Puesto de trabajo: Según Puchol “esta fase recibe varios nombres: incorporación, acogida, inducción, adscripción, etc. Convertir a una persona (el nuevo) en un miembro más de la organización”. (pág. 106).
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7. DISEÑO METODOLÓGICO
7.1 Investigación IAP
Los siguientes párrafos que hacen referencia a la investigación IAP, presentan los conceptos de Bernal, Cesar (2006) acerca de este tipo de Metodología de la investigación.
La investigación acción participativa (IAP) es un enfoque diferente del método tradicional de hacer investigación científica, ya que conceptúa a las personas, tradicionalmente consideradas como menores objetos de investigación, por el método tradicional, como sujetos partícipes, en interacción con los expertos investigadores en los proyectos de investigación. En la IAP se rompe la dicotomía sujeto-objeto de investigación, y se genera así una unidad o un equipo de investigación integrado, por un lado por expertos investigadores, quienes cumplen el rol de facilitadores o agentes de cambios; por otro, por la comunidad o grupo donde se realiza la investigación, quienes serán los propios gestores del proyecto investigado y, por ende protagonistas de transformación de su propia realidad y constructores de su proyecto de vida (pág. 58).
7.2 ¿Qué es la IAP investigación acción - participativa?
La investigación en el enfoque de la IAP, se realiza al servicio de la población sujeto de estudio: para resolver sus problemas y necesidades, y para ayudar en la orientación de su vida. Según este autor, la participación en un proceso de investigación acción no es solo una posibilidad que se le conceda a la comunidad (entendida ésta como todo grupo sujeto de investigación), sino que es un derecho que tiene toda persona de ser sujeto y protagonista de su propio proyecto de vida. (Rojas, citado por Bernal, 2006, pág. 59).
Estas normas están orientadas básicamente a la investigación social y cultural, y para efectos del presente estudio se fundamenta en el trabajo de campo de la Fundación ABC Prodein, con el fin de obtener un cambio positivo y estructural en el departamento financiero, donde los mismos empleados del área administrativa participaron en el análisis del mismo por medio de una reunión participativa, donde ellos expusieron las causas que generan el problema en el departamento y en qué consisten los elementos de un tratamiento contable.
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7.3 Métodos, técnicas e instrumentos de recolección de Datos
Se relacionan a continuación en el cuadro 4.
Cuadro 4. Recolección de datos
RECOLECCION DE DATOS
Métodos
Conjunto de pasos orientados hacia un fin y/o procedimientos generales para la recolección de datos.
Existen dos tipos: observación y encuesta.
Técnicas Conjunto de reglas y procedimientos que permiten al investigador establecer la relación con el objeto o sujeto de la investigación.
Instrumentos Mecanismo que usa el investigador para recolectar y registrar la información; formularios, pruebas, test, escalas de opinión, listas de chequeo.
Fuente: Urbano y Yuni (2006). Elaborado por: la autora.
7.4 Fuente de información
Una fuente de información es una persona y objeto que provee datos. Se distinguen dos tipos fundamentales de fuentes de información:
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Cuadro 5. Fuentes de información
CLASES DE FUENTES DE INFORMACION
Primarias
Información sobre la cual se basa la investigación, son los resultados directos de un suceso o una experiencia.
Observación: consiste en obtener información escuchando y viendo los fenómenos que se quieren analizar. Comprende la selección previa de lo que interesa observar y la recolección de datos.
Encuesta: utilización de cuestionarios con preguntas (abiertas y cerradas) con el fin de obtener información a través de lo expresado por las personas encuestadas.
Entrevista: Es la comunicación interpersonal de forma (directa, metódica y planificada) entre el investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener información.
- Estructurada: Tiene un foco claro y evidente y una respuesta que es obviamente la que se pide. Piden respuestas explicitas.
- No estructurada: Permite al entrevistado proporcionar más o menos detalles en sus respuestas. Permite unas respuestas más amplias por parte del entrevistado.
Secundarias Reportes de investigación en basados en fuentes o datos primarios (artículos de investigación en, libros, reportes técnicos, patentes, etc.)
Fuente: Salkind (1999).
Para el desarrollo de la Investigación, los datos de interés son recogidos de forma directa de la realidad que presenta la Fundación, en este orden de ideas se trata de una investigación a partir de fuentes primarias y secundarias.
Uno de los métodos de recolección de datos que se utilizó fue la entrevista, no estructurada o directa a la directora de la Fundación ABC Prodein, con el fin de obtener la información requerida para poder profundizar más acerca las falencias que abordan al personal del departamento financiero.
El otro método de recolección de datos usado fue la encuesta, aplicada a los demás funcionarios administrativos de la Fundación, con el fin de instruir el grado de conocimiento y su opinión con respecto a las diferentes actividades que desarrolla el departamento financiero. La encuesta estuvo conformada de preguntas relacionadas directamente con el objetivo general y los objetivos específicos de la investigación.
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7.5 Población
Para cumplir con los objetivos planteados en este proyecto, la población objeto son los empleados de cada departamento: diez (10) en total, que conforman la sede administrativa de la Fundación ABC Prodein. En la muestra se aplicaron aleatoriamente 5 encuestas.
Caracterización de la población:
Cuadro 6. Caracterización empleados
CARACTERIZACION EMPLEADOS
EMPLEADOS INTERVALO DE EDAD (años)
SEXO
7 ENTRE 21 Y 40 F y M
3 ENTRE 41 Y 60 F Y M
Fuente: Elaborado por: la autora
7.6 Validez y confiabilidad de las técnicas e instrumentos de recolección de datos.
Según Urbano Cesar, Yuni (2006)
La confiabilidad y la validez son cualidades esenciales que han de tener todas las pruebas o instrumentos de recolección de datos. Validez de un instrumento de recolección de información es definida como la propiedad del documentos para medir/observar lo que se pretende medir/observar. Confiabilidad, es la capacidad de instrumento para arrojar datos o mediciones que correspondan a la realidad que se pretende conocer (pág. 33). […] Validez de un instrumento de recolección de información es definida como la propiedad del documentos para medir/observar lo que se pretende medir/observar (pág. 35).
Según Namakfoosh (2005), la validez se refiere “al grado en que la prueba está midiendo lo que en realidad se desea medir. Confiabilidad: se refiere a la exactitud y a la precisión de los procedimientos de medición” (pág. 227).
La información obtenida a través de las técnicas de las encuestas y la entrevista, fueron organizadas en categorías para proceder analizarlos y someterlos posteriormente a un proceso de medición, de esta forma, la autora utilizó los datos e información que recolecto para compararla con los resultados obtenidos mediante la entrevista.
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8. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Se presenta inicialmente, la información recopilada del análisis de la entrevista realizada a la directora de la Fundación objeto de estudio, con el fin de conocer el procedimiento del departamento financiero. Luego, se analizó la información recopilada de las encuestas hechas a los empleados de las diferentes áreas administrativas de la Fundación, de tal forma que tanto la entrevista, como las encuestas se organizaron para posteriormente diferenciarlas, y proponer soluciones.
8.1 Entrevista
La entrevista fue realizada a la directora de la Fundación ABC Prodein, con un tiempo estimado de (1) una hora y se llevó a cabo en las instalaciones de la Fundación. Los resultados de la misma, son importantes toda vez que guardan relación con los objetivos diseñados, para posteriormente realizar un análisis de estos resultados y cotejarlos respecto de lo obtenido en las encuestas realizadas a los empleados de la Fundación. Ver anexo 1 entrevista
8.2 Encuesta
La encuesta fue aplicada a cinco (5) personas que conforman el área administrativa de la Fundación ABC Prodein, donde se obtuvo respuestas a las preguntas, las cuales fueron sometidas a un proceso de análisis. Ver anexo 2 encuesta.
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9. PROPUESTA
9.1 Aspectos Generales
9.1.1 Referencia Histórica. La información de la referencia histórica fue tomada en línea de la página de la Fundación ABC Prodein. http://abcprodein.com.
La Fundación ABC Prodein es una entidad sin ánimo de lucro, de inspira-ción católica, es una ONG cuya sede principal se encuentra en Madrid, España.
ABC PRODEIN fue fundada en Cuzco, Perú, en el año de 1968 por el Padre Rodrigo Molina y la hermana Josefina Serrano García, con el fin de promover el desarrollo integral del ser humano, especialmente del más necesitado. Allí iniciaron con programas en el sector agrícola, industrial y educativo: las metas iniciales del padre Molina eran saciar el hambre de comida, de cultura y de Dios. Posteriormente, a partir del año 1970, se extendieron operaciones a otros países como: Argentina, Chile, Costa Rica, México, Puerto Rico y Venezuela.
En 1989, el Padre Rodrigo Molina y la hermana Josefina Serrano García fundaron ABC PRODEIN en Colombia, con el propósito de promover la educación como motor de transformación social, en algunos de los sectores más vulnerables de las principales ciudades.
Teniendo como objetivo principal promover el desarrollo integral del ser humano especialmente del más necesitado, por medio de proyectos educativos, formativos, salud, ayuda alimentaria y social, creación de microempresas y medios de comunicación; siendo puente entre quienes desean aportar ayuda económica, en especie o personal con aquellos que necesitan recibirla.
En Colombia siguen proyectos en varios campos de acción como:
Educación: Porque ven esta área como un verdadero medio de transformación que influye en la vida de los niños y repercute en su familia y la comunidad. Una oportunidad de educación brinda al ser humano que tiene dificultades, la posibilidad de proyección hacia una realidad presente y futura, según sus aptitudes e intereses y para el cumplimiento de este propósito, la Fundación tiene un colegio en Bogotá ubicado en Santa Viviana Ciudad Bolívar donde recibe a 656 niños de estratos 0, 1 y 2, la mayoría de ellos victimas de complejas problemáticas sociales y desplazamiento forzoso. En Medellín hay otro colegio con 450 estudiantes.
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Alimentación: proporcionan a todos sus estudiantes disponibilidad suficiente, de calidad permanente y oportuna de alimentos, con el propósito de velar por una adecuada nutrición, generando a los niños un buen desarrollo y potencial intelectual, que les permite llevar una vida saludable y activa. Igualmente, tienen un campo de acción enfocado en familias y adultos mayores con dificultades de alimentación brindado a ellos un mercado o una comida, para esto cuenta con 2 comedores ubicados en Cali donde proporciona 180.000 almuerzos, En Medellín, brinda 180.000 comidas, entrega 2.000 mercados, en la ciudad Bogotá entrega 260.000 comidas y 30.000 mercados a las familias más necesitadas.
Actualmente, también desarrollan proyectos que proporcionan mayores beneficios a la comunidad como un plan de Apadrinamiento, donde buscan personas que apoyan con recursos económicos los niños más necesitados.
Como proyecto de corto y mediano plazo trabajan en el tema de la salud en busca de brindar servicios de atención médica, odontológica y psicológica, realizando campañas frecuentes de vacunación, desparasitación y salud visual.
Con el fin de controlar los índices de aborto, trabajan en proyectos para ayudar a las menores y mujeres embarazadas, prestan asistencia médica y psicológica que evita la toma de decisiones equivocadas, realizando controles mensuales del embarazo, conferencias educativas, servicio de ecografía, terapias y consultas psicológicas para escucharlas y atender su problemática.
9.1.2 Misión. Promover el desarrollo integral del ser humano, especialmente del más necesitado, a través de proyectos educativos y formativos, salud, ayuda ali-mentaria y social, creación de microempresas y medios de comunicación; siendo puente entre quienes quieren aportar ayuda económica en especie o personal, con aquellos que necesitan recibirla.
9.1.3 Visión. Ser una organización autosostenible que produzca y gestiones sus propios recursos, a partir de la prestación de servicios para el desarrollo social y espiritual de la comunidad.
Para el año 2012, se espera estar posicionados como una ONG de alto reconocimiento en el país, que por su transparencia y efectividad, sea la primera opción de las empresas y donantes particulares para canalizar inversión social.
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9.1.4 Organigrama
Fuente. Tomado de la Fundación ABC Prodein. 16 de Noviembre de 2010.
De acuerdo al organigrama, la Fundación A.B.C. Prodein está organizada de forma jerárquica vertical, encabezado por la dirección general, quien es la encargada de tomar decisiones, seguido por la Dirección de desarrollo estratégico y horizontalmente esta precedido por los 12 departamentos que forman la organización administrativa de la Fundación ABC Prodein, los cuales son: Departamento de proyectos, eventos, apoyo a la infraestructura tecnológica, recursos humanos, promoción comercial, apadrinamientos, plan cuento contigo, alcancías y planes especiales, portafolio, relaciones institucionales, comunicaciones D.S.E. y departamento financiero.
9.1.5 Recursos. Los recursos proceden de donaciones efectuadas por organis-mos internacionales, de cooperación internacional, empresas privadas, proyectos con embajadas, donaciones de personas naturales vinculadas a los programas de apadrinamiento y plan cuento contigo, alcancías y portafolio empresarial (bonos, asesorías, voluntarios, medios de comunicación, convenios comerciales, eventos especiales, entre otros).
La Fundación ABC Prodein presenta deficiencia en los procesos contables que se llevan a cabo en el departamento financiero, debido a que no tiene una herramienta de gestión. El método lógico de la mayoría de las operaciones
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contables generadas en la Fundación no es correcto, lo cual genera confusiones y atrasos, afectando la totalidad de las actividades y, sobre todo, la toma de decisiones, ya que no cuenta con información financiera oportuna, es por eso que se ve la necesidad de fortalecer el departamento financiero, creando un plan de mejoramiento para la Fundación.
9.2 Análisis del Departamento Financiero
9.2.1 Generalidades Plan de mejoramiento. Un plan de mejoramiento son ele-mentos, que consolidan las acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Gestión de calidad, de Control Interno y en la ges-tión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Auto-evaluación, de Evaluación Independiente y de las observaciones formales prove-nientes de los Órganos de Control. [Tomado http://www.idesan.gov.co/documentos/Modulo%20Calidad/planes_de_mejoramiento.pdf]
El objetivo primordial del Plan de Mejoramiento es promover que los procesos internos se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo.
El desarrollo y compromiso social que está ejerciendo la Fundación ABC, requiere que sus empleados, colaboradores y/o voluntarios, asuman firmes compromisos en la gestión encargada a cada uno. En especial, para la Fundación es importante que los empleados que hacen parte del departamento financiero utilicen correctamente los procesos contables prediseñados o en su defecto actualicen sus conocimientos al respecto. Para lograr este propósito es indispensable poder contar con un plan de mejoramiento basado en una gestión administrativa y un control contable.
9.2.2 Gestión administrativa y control contable de la Fundación ABC Prodein. Para las organizaciones no gubernamentales como es el caso de ABC Prodein, es importante clasificar la contabilidad por áreas, abstrayendo la información que cada una de estas maneja.
La información debe vincularse a la contabilidad a través de las técnicas de elaboración de informes y de presupuestos. Cada departamento debe informar con detalle y prioridad a su respectivo director, para obtener una efectiva planeación, toma de decisión y control.
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Existen principios a tener en cuenta los cuales se relacionan a continuación:
Cuadro 7. Principios de la Gestión Administrativa
PRINCIPIOS DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
El contador y administrador son los responsables de generar la información financiera que necesita la Fundación para sus reportes internos y externos. Así es responsable de captar, procesar y reportar información que ayude a los administradores en sus actividades de planeación, control y toma de decisiones.
Planeación
Es la formulación detallada de acciones para lograr un propósito particular es la actividad administrativa que se conoce como planeación, la cual requiere el establecimiento de objetivos y la identificación de métodos para lograrlos.
Control Son los procesos de vigilancia de la puesta en marcha de un plan y de la toma de acciones correctivas según se necesiten.
Toma de decisiones
Es el proceso de elegir entre alternativas. Un administrador debe reunir información sobre las alternativas. Una de las principales funciones del sistema de información contable es aportar información que facilite la toma de decisiones.
Fuente: Adaptado de Hansen y Mowen (2003). Elaborado por: la autora.
En las organizaciones, la contabilidad no es única responsabilidad del contador, se debe involucrar a todo el personal que está a cargo de cada área, de esta forma constituye e integra el proceso administrativo.
9.2.3 Control administrativo y contable de ABC Prodein. El control administrativo consistes en vigilar que las actividades de ABC Prodein se lleven a cabo con objetivos claros, ya que los principales problemas dentro de la contabilidad se encuentran en esta área.
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9.2.3.1 Características para aplicar en el control administrativo
Cuadro 8. Características del control administrativo
CARACTERISTICAS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
Retroalimentación
Es información que puede usarse para evaluar y corregir los pasos que se están dando para poner en práctica un plan. Con base en la retroalimentación un administrador puede decidir que siga el proceso de puesta en marcha como hasta ese momento, emprender acciones correctivas o de algún otro tipo para devolver las acciones al plan original, o hacer una nueva planeación a mitad del proyecto.
Reportes de desempeño
Son los reportes de contabilidad que proporciona la retroalimentación al comparar los datos planeados con los reales.
“Estos pueden tener un impacto drástico en las actividades de los administradores”.
Fuente: Adaptado de Hansen y Mowen (2003). Elaborado por: la autora.
9.2.3.2 Elementos para aplicar en el control contable
Cuadro 9. Elementos control contable
ELEMENTOS DESCRIPCION
Ingresos a caja
Todos los comprobantes de ingresos (Facturas), las cuales serán enumeradas consecutivamente en original y dos copias, la original se archivara junto con el recibo de caja, la primera copia debe ser archivada para el control de documentos, y la otra copia deberá ser entregada al depositante en el momento.
Los cheques que la Fundación reciba a beneficio de esta, deberán estar girados a nombre de la Fundación ABC Prodein.
Todo ingreso debe ser inmediatamente consignado en su totalidad a una cuenta bancaria.
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Control de caja
Todos los pagos de menor valor (facturas con valores menores a $100.000) deben hacerse por medio de la caja menor.
Cuando los fondos de la caja menor estén por agotarse se girará un cheque por el importe de los gastos efectuados.
Para el soporte de la caja menor deben presentarse obligatoriamente los soportes (facturas) que justifiquen las salidas.
Todos los pagos o deben efectuarse por medio de cheques.
Es necesario efectuar supervisiones o arqueos constantes para evitar desviaciones de dinero.
Conciliaciones bancarias
Cotejar cuidadosamente las cuentas de libros contra extractos bancarios. Este proceso se inicia con el saldo que arroja el extracto bancario, agrega los depósitos que estén en tránsito y resta los cheques girados o expedidos aun no pagados por el banco.
Es necesario describir cada partida detallando fechas de consignación, listar cheques identificando fechas de expedición, valor, número de cheque, nombre de beneficiarios, concepto del importe.
La conciliación deberá hacerse inmediatamente llegue el extracto bancario.
La corrección de las diferencias entre el extracto bancario y los libros de contabilidad deberá hacerse cuando se haya investigado las discrepancias y determinado las cuentas a afectar.
Presupuestos
Son planes en los que se incluyen todas las operaciones y resultados esperados de un periodo o proyecto. Deben ser específicos, las decisiones sobre adquisición de recursos, utilización y resultados sociales esperados.
Un presupuesto debe ser formulado como una especie de proceso contable, realmente es un estado de resultados a futuro, el cual será comparado con lo ocurrido realmente, con el fin de controlar su efectividad.
Control presupuestal
Consiste en la evaluación y control de los resultados dentro de los proyectos programados. Deben adecuarse protocolos que organicen los ingresos y egresos de los proyectos ejecutados, evaluando los resultados entre lo presupuestado y los resultados. Debe considerarse, en este caso específico, la rentabilidad social de cada uno de los proyectos ya que dará claridad sobre el estado financiero de la organización y la utilidad social de sus proyectos.
Elaborado por: la autora
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El control de ingresos y efectivo no existe en ABC Prodein, así que debe implementarse con urgencia una caja menor, debe ser creada por un monto acorde a los ingresos y obligaciones de la Fundación, teniendo en cuenta el estado resultados de los meses comprendidos entre Enero y Mayo de 2010, se propone crear la caja menor por una cuantía de $1,500.000, y ser intervenida con frecuencia, por lo menos 3 veces al mes. Como ejemplo del desorden se cita que las conciliaciones bancarias, presentan un atraso hasta de 4 meses en ser reportado o reflejado en la contabilidad.
Los proyectos deben ser ejecutados de acuerdo a un presupuesto, lo cual no sucede, y que permitirá poder medir la efectividad del objeto social dirigido a las comunidades vulnerables.
9.2.3.3 Aspectos contables. En el departamento financiero de la Fundación ABC Prodein, es necesario adoptar los siguientes aspectos, contentivos de los procedimientos contables, que estén acorde a los principios generalmente aceptados, cuyo objetivo será asegurar el control contable y financiero de la Fundación.
Cuadro 10. Aspectos contables
ASPECTOS CONTABLES
1 Es necesario tener en cuenta el plan de cuentas institucional para todas las operaciones que se efectúen en caja.
2 Cualquier modificación que realice el departamento financiero, como aperturas o eliminaciones en el plan general de cuentas debe ser informada oportunamente a la persona encargada de caja.
3 El Departamento financiero de ABC Prodein debe autorizar toda la documentación sustentadora con respecto a los gastos.
4 Los documentos no deben ser pagados y registrados por Caja si no disponen de la autorización del Departamento financiero. Antes, deben ser revisados y verificados dentro del saldo presupuestario. Se omiten aquellos que se produzcan por las liquidaciones de remuneraciones y Beneficios Sociales.
5 Después de efectuar el pago de alguna necesidad derivada por prestación de servicios particulares, el responsable de la caja está en la obligación de deducir los impuestos que causen este pago y que deberán ser consignados en el Departamento financiero al momento de autorizar el pago.
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6 Las responsabilidades a ser canceladas por Caja deben estar autorizadas por el Director Ejecutivo y el Administrador.
7 Los cheques Por la Fundación ABC Prodein emitidos deben ser firmados por mínimo dos personas; el Director Ejecutivo y el Administrador, tesorero o algún miembro del Consejo Directivo, asignado en Asamblea de Socios.
8 La documentación de ABC Prodein relativa a adelantos de retribuciones, préstamos personales y otros pagos deben contar necesariamente con el Visto Bueno del Director Ejecutivo.
Elaborado por la autora
9.3 Situación actual del departamento financiero de la Fundación ABC Prodein
Las finanzas están ligadas a la consecución de recursos económicos. Las ONGs requieren una gestión eficiente en la administración de dichos recursos, por lo tanto, no se puede desconocer por parte de estas entidades y de los agentes de control que las ONGs que no tienen obligaciones en el manejo de estos recursos para con terceros llámense entidades del estado o entidades del sector privado.
Para lograr este objetivo, es necesario que parte de estos recursos deban destinarse al fortalecimiento de la gestión administrativa y el control contable, ya que sin esto, el departamento financiero no funciona adecuadamente, si este no existe, la Fundación no está correctamente organizada, generándose ineficiencias en todas las otras áreas.
En la actualidad, el departamento financiero de la Fundación ABC Prodein no cumple estos objetivos por falta de coordinación entre las áreas que componen este departamento, por lo tanto se hace necesario entrar a describir las funciones y características que estos sub departamentos como los son; contabilidad, tesorería y recursos humanos.
9.3.1 Contabilidad. Siendo que este departamento debería encargarse de organizar y ejecutar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para la exactitud y seguridad del registro de las operaciones financieras y presupuestales, en la Fundación ABC Prodein se ha detectado las siguientes irregularidades:
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a) Ausencia de conocimiento total en el manejo de los sistemas contables donde registran las operaciones financieras.
b) Retardo en el cotejamiento de la información financiera con los programas contables, arrojando información inexacta y desactualizada.
c) Retardo en el registro de operaciones contables económicas en el programa contable, lo cual arroja información inexacta y desactualizada.
d) No se recoge a tiempo la información económica de los otros departamentos para registrarla contablemente.
9.3.2 Tesorería. Esta unidad tiene como responsabilidad programar, recaudar, cancelar y custodiar los valores en dinero que se manejan, de acuerdo al presupuesto creado. En la Fundación ABC Prodein no está creado este departamento, por lo tanto, las mencionadas funciones son ejercidas directamente por el personal de contabilidad, lo que permite la concentración de funciones en relación con el manejo de dinero en cabeza de una sola persona.
9.3.3 Recursos Humanos. Es el encargado de seleccionar y retener a los mejores colaboradores de la Fundación y a la vez registrar nomina, arrojar informes relacionados con el área y efectuar pagos de nómina. En la actualidad, la Fundación ABC Prodein no tiene integrada esta área al departamento financiero lo cual se propondrá en la herramienta de gestión objeto de este trabajo.
9.4 Diagnóstico financiero de la Fundación ABC Prodein
Se realizó un análisis financiero del estado de resultados de Enero a Mayo de 2010, a fin de diagnosticar la situación financiera actual de la Fundación, detectando las fortalezas y debilidades del departamento encargado del manejo contable.
Según Wild, Subramanyam y Halsey. (2007), “él análisis financiero es la utilización de los estados financieros para analizar la posición y el desempeño financiero de una organización o compañía, así como para evaluar el desempeño financiero futuro” (pág. 12).
9.4.1 Estado de resultados. Según Wild, Subramanyam y Halsey. (2007), “un estado de resultados mide el desempeño financiero de una compañía durante las fechas del balance. Es una representación de las actividades de operación. El
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estado de resultados proporciona detalles de entradas, gastos, ganancias y pérdidas de una compañía durante un periodo” (pág. 19).
Cuadro 11. Estado de resultados de Enero a Mayo de 2010
C UEN T A MAYO
INGRESOS OPERACIONALES
Comercio al por mayor y al por menor 864.500 1.207.400 3.695.500 1.756.946 2.625.300
Enseñanza 14.457.000 12.718.100 5.055.000 5.174.000 5.873.000
Otras actividades de servicios comunitarios 212.849.235 68.310.099 38.957.532 62.029.660 81.896.290
TOTAL INGRESOS OPERACIONALES 228.170.735 82.235.599 47.708.032 68.960.606 90.394.590
COSTOS DE OPERACIÓN
De mercancias comercializada 0 0 0 0 0
TOTAL COSTOS OPERACIONALES 0 0 0 0 0
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 228.170.735 82.235.599 47.708.032 68.960.606 90.394.590
GASTOS OPERACIONALES DE ADMON
Gastos de personal 45.973.580 97.970.338 79.941.957 82.219.213 0
Honorarios 0 2.667.000 2.062.000 750.000 2.550.000
Impuestos 1.828.000 754.333 3.654.914 0 125.000
Arrendamientos 627.250 627.250 650.000 663.000 663.000
Seguros 395.000 0 0 75.600 410.300
Servicios 10.181.544 18.688.198 33.938.422 12.406.038 15.623.375
Legales 32.774 872.200 418.100 439.700 418.100
Mantenimiento y reparaciones 1.906.796 1.957.112 1.120.000 287.100 0
Adecuaciones e unstalaciones 1.142.000 1.277.470 483.513 2.128.496 94.828
Gastos de viajes 8.396.270 5.575.158 1.412.081 4.166.609 1.204.904
Depreciacion 100.000 0 0 0 0
Diversos 26.491.101 37.915.261 77.101.167 35.370.196 26.911.116
Otros gastos 0 0 0 0 0
TOTAL GASTOS OPERACIONALES DE ADMON 97.074.315 168.304.320 200.782.154 138.505.952 48.000.623
EXCEDENTES Y/0 DEFICIT OPERACIONAL 131.096.420 -86.068.721 -153.074.122 -69.545.346 42.393.967
INGRESOS NO OPERACIONALES
Financieros y otros 6.275 0 371 0 0
Diversos 0 0 0 0 0
TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES 6.275 0 371 0 0
GASTOS NO OPERACIONALES
Gastos financieros 199.964 0 0 0 0
Gastos extraordinarios 0 121.187,00 4.800,00 0 0
Gastos diversos 0 0 0 0 0
TOTAL GASTOS NO OPERACIONALES 199.964 121.187 4.800 0 0
EXCEDENTES Y/O DEFICIT OPERACIONAL ANTE DE IMPTOS 130.902.731 -86.189.908 -153.078.551,00 -69.545.346 42.393.967
EXCEDENTES Y/O DEFICIT NETO 130.902.731 -86.189.908 -153.078.551,00 -69.545.346 42.393.967
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL
ASOCIACION BENEFICIO CRISTIANA PROMOTORA DE DESARROLLO INTEGRAL
ABC PRODEIN
NIT: 800. 232.727-3
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE MAYO DE 2010
Fuente. Fundación ABC Prodein
43
9.4.2 Notas al estado de resultados
9.4.2.1 Nota 1 – Ingreso operacionales
Cuadro 12. Nota 1 – Ingreso operacionales
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO
OPERACIONALES
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR
COMERCIALIZACION LIBROS EDUCATIVOS 0% 794.000,00 1.105.400,00 1.515.000,00 1.270.146,00 0
COMERCIALIZACION LIBROS EDUCATIVOS 16% 0 0 0 52.750,00 0
VENTA DE ARTICULOS EN CACHARRERIAS Y 70.500,00 102.000,00 2.180.500,00 434.050,00 2.625.300,00
Total COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR 864.500,00 1.207.400,00 3.695.500,00 1.756.946,00 2.625.300,00
ENSEÑANZA
EDUCACION BOGOTA 14.457.000,00 12.718.100,00 5.055.000,00 5.174.000,00 5.873.000,00
Total ENSEÑANZA 14.457.000,00 12.718.100,00 5.055.000,00 5.174.000,00 5.873.000,00
OTRAS ACTIVIDADES DE SERVICIOS COMUNITARIOS, SOCIALES Y PERSONALES
ACTIVIDADES DE ASOCIACION 0 0 5.500.000,00 0 0
APADRINAMIENTOS 163.096.000,00 31.829.400,00 19.835.400,00 30.638.000,00 13.180.100,00
DONACIONES NIÑOS COLEGIO DIDASKALIO 14.848.000,00 10.565.000,00 5.983.116,00 6.824.600,00 42.411.000,00
DONACIONES EMISORA NSE 450.000,00 0 0 0 0
DONACIONES EN ESPECIE 17.930.735,00 25.715.699,00 2.667.216,00 23.182.060,00 18.252.540,00
DONACIONES CONSTRUCCION COLEGIO 1.220.000,00 0 3.250.000,00 480.000,00 0
DONACIONES EVENTOS 13.502.500,00 200.000,00 1.209.000,00 540.000,00 7.304.000,00
DONACIONES ALCANCIAS 872.000,00 0 512.800,00 0 748.650,00
DONACIONES CAM 930.000,00 0 0 365.000,00 0
Total OTRAS ACTIVIDADES DE SERVICIOS 212.849.235,00 68.310.099,00 38.957.532,00 62.029.660,00 81.896.290,00
228.170.735,00 82.235.599,00 47.708.032,00 68.960.606,00 90.394.590,00
INGRESOS
Total OPERACIONALES
Fuente. Fundación ABC Prodein
44
9.4.2.2 Nota 2 – Gastos operacionales de administración
Cuadro 13. Nota 2 – Gastos operacionales de administración
Fuente. Fundación ABC Prodein
45
9.4.2.3 Nota 3 – Ingresos y gastos no operacionales
Cuadro 14. Nota 3 – Ingresos y gastos no operacionales
DESCRIPCION ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO
INGRESOS NO OPERACIONALES
Financieros y otros 6.275 0 371 0 0
Diversos 0 0 0 0 0
TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES 6.275 0 371 0 0
GASTOS NO OPERACIONALES
Gastos financieros (comisiones bancarias) 199.964 0 0 0 0
Gastos extraordinarios 0 121.187,00 4.800,00 0 0
Gastos diversos 0 0 0 0 0
TOTAL GASTOS NO OPERACIONALES 199.964 121.187 4.800 0 0
Fuente. Fundación ABC Prodein
46
9.4.3 Análisis Vertical
Cuadro 15. Análisis vertical
CUENTA % % %
INGRESOS OPERACIONALES
Comercio al por mayor y al por menor 864.500 0,38 1.207.400 1,47 3.695.500 7,75 1.756.946 2,55 2.625.300 2,90
Enseñanza 14.457.000 6,34 12.718.100 15,47 5.055.000 10,60 5.174.000 7,50 5.873.000 6,50
Otras actividades de servicios comunitarios 212.849.235 93,29 68.310.099 83,07 38.957.532 81,66 62.029.660 89,95 81.896.290 90,60
TOTAL INGRESOS OPERACIONALES 228.170.735 100,00 82.235.599 100,00 47.708.032 100,00 68.960.606 100,00 90.394.590 100,00
COSTOS DE OPERACIÓN
De mercancias comercializada 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00
TOTAL COSTOS OPERACIONALES 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 228.170.735 100,00 82.235.599 100,00 47.708.032 100,00 68.960.606 100,00 90.394.590 100,00
GASTOS OPERACIONALES DE ADMON
Gastos de personal 45.973.580 20,15 97.970.338 119,13 79.941.957 167,56 82.219.213 119,23 0 0,00
Honorarios 0 0,00 2.667.000 3,24 2.062.000 4,32 750.000 1,09 2.550.000 2,82
Impuestos 1.828.000 0,80 754.333 0,92 3.654.914 7,66 0 0,00 125.000 0,14
Arrendamientos 627.250 0,27 627.250 0,76 650.000 1,36 663.000 0,96 663.000 0,73
Seguros 395.000 0,17 0 0,00 0 0,00 75.600 0,11 410.300 0,45
Servicios 10.181.544 4,46 18.688.198 22,73 33.938.422 71,14 12.406.038 17,99 15.623.375 17,28
Legales 32.774 0,01 872.200 1,06 418.100 0,88 439.700 0,64 418.100 0,46
Mantenimiento y reparaciones 1.906.796 0,84 1.957.112 2,38 1.120.000 2,35 287.100 0,42 0 0,00
Adecuaciones e unstalaciones 1.142.000 0,50 1.277.470 1,55 483.513 1,01 2.128.496 3,09 94.828 0,10
Gastos de viajes 8.396.270 3,68 5.575.158 6,78 1.412.081 2,96 4.166.609 6,04 1.204.904 1,33
Depreciacion 100.000 0,04 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00
Diversos 26.491.101 11,61 37.915.261 46,11 77.101.167 161,61 35.370.196 51,29 26.911.116 29,77
Otros gastos 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00
TOTAL GASTOS OPERACIONALES DE ADMON 97.074.315 42,54 168.304.320 204,66 200.782.154 420,86 138.505.952 200,85 48.000.623 53,10
EXCEDENTES Y/0 DEFICIT OPERACIONAL 131.096.420 57,46 -86.068.721 -104,66 -153.074.122 -320,86 -69.545.346 -100,85 42.393.967 46,90
INGRESOS NO OPERACIONALES 0,00 0,00 0,00
Financieros y otros 6.275 0,00 0 371 0,00 0 0,00 0 0,00
Diversos 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00
TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES 6.275 0,00 0 0,00 371 0,00 0 0,00 0 0,00
GASTOS NO OPERACIONALES
Gastos financieros 199.964 0,09 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00
Gastos extraordinarios 0 0,00 121.187 0,15 4.800 0,01 0 0,00 0 0,00
Gastos diversos 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00
TOTAL GASTOS NO OPERACIONALES 199.964 0,09 121.187 0,15 4.800 0,01 0 0,00 0 0,00
EXCEDENTES Y/O DEFICIT NETO 130.902.731 57,37 -86.189.908 -104,81 -153.078.551 -320,87 -69.545.346 -100,85 42.393.967 46,90
%
ASOCIACION BENEFICIO CRISTIANA PROMOTORA DE DESARROLLO INTEGRAL
ABC PRODEIN
NIT: 800. 232.727-3
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE MAYO DE 2010
ANALISIS VERTICAL
MARZO MAYOABRILENERO % FEBRERO
Fuente. Fundación ABC Prodein.
47
Según Wild, Subramanyam y Halsey. (2007),
el análisis de estados financieros se puede beneficiar del hecho de saber qué proporción de un grupo o subgrupo se compone de una cuenta en particular. El análisis vertical del estado de resultados consiste en relacionar cada cuenta con el total de ingresos operacionales o ventas netas (100%), y las cuentas restantes del estado de resultados se expresan como un porcentaje de las ventas” (pág. 27).
Con el fin de expresar que porcentaje representa del mismo para interpretar su participación en los resultados de la operación del periodo; contiene los ingresos netos y la totalidad de gastos de la Fundación de los periodos: Enero 1 al 31 de mayo de 2010, tomando los rubros más representativos, analizando cuales son los de mayor representación o impacto sobre los ingresos, siendo analizados mes a mes:
Enero 2010: Como rubro más importante, se puede observar que son las actividades de servicio comunitario con una participación del 93,29%, lo que indica que la mayor parte de los ingresos son obtenido a través de apadrinamientos y donaciones como lo muestra las notas al estado de resultados No 1, teniendo en cuenta los otros rubros, enseñanza con una participación del 6,34%, no es un rubro muy representativo para la Fundación, debido a que la educación que ofrece la Fundación prácticamente es gratuita y como último rubro comercio al por mayor y al por menor representa un 0.38% del total de los ingresos, la participación de este rubro es muy mínima debido a que la Fundación no centra su objetivo en la consecución de recursos específicamente en las ventas.
Por otra parte, los gastos operacionales de administración son relativamente altos, el rubro de gastos de personal con un 20,15%, posteriormente, los diversos con un 11,61%, los servicios con un 4,46% y gastos de viajes con una participación del 3,68%, esto indica que la Fundación destina gran parte de su dinero a los gastos administrativos, debido a las diferentes actividades que desempeña como: educación, comedores al servicio social de la comunidad y donaciones en especie, como se puede apreciar en las notas al estado de resultados No 2.
Por último, se tiene los excedentes, con una participación del 57,37%, esto debido a que algunos de los donantes como son las entidades financieras, hacen sus donaciones de todo el año en el mes de enero.
Febrero 2010: En el mes de Febrero la representación de los ingresos por otras actividades de servicio comunitario tiene una participación de 83,07%, enseñanza con un 15,47%, este rubro tiene un aumento respecto al mes anterior debido a las matrículas obtenidas en el colegio y por último, comercio al por mayor y al por menos con una participación del 1,47%.
48
Se observó, que los gastos operacionales de administración para el mes de Febrero fueron altamente representativos con respecto a los ingresos, el rubro de gastos de personal con una participación de 119,13%, diversos con un 46,11%, servicios con una participación del 22,73% y gastos de viajes con un 6,78%. Las donaciones en especie fueron incrementadas como se puede apreciar en las notas No 2, dando como consecuencia un resultado altamente negativo de un (104,66%), lo cual indica que aumentaron los gastos más del doble que los ingresos.
Marzo 2010: En este mes se aprecia que el rubro con mayor participación son las actividades de servicio comunitario con un 81,66%, teniendo en cuenta que por medio de estas actividades la Fundación obtiene la mayor parte de sus recursos, enseñanza tiene una participación del 10,60% y comercio al por mayor y al por menor con un 7.75% del total de los ingresos.
Los gastos operacionales tiene un aumento significativo respecto a los ingresos, los gastos de personal con una participación del 167.56%, diversos con una alta participación de 161,61%, servicios con un 71,14%, impuestos con un 7,66%. Como se puede ver en las notas al estado de resultados No 2 el rubro de representaciones y relaciones hace una gran contribución en este mes, es por eso que se recargan los gastos administrativos, arrojando un déficit equivalente a un (320.87%).
Abril 2010: Se observa que en este mes, el rubro otras actividades de servicios comunitarios tiene una participación del 89,95%, enseñanza con un 7,50% y comercio al por mayor y al por menos con un aporte del 2,55%, el aumento en estas cuentas es un poco notorio lo que significa que los esfuerzos por conseguir recursos, fueron más eficientes. Por otra parte los gastos operacionales tuvieron una alta disminución respecto a los meses anteriores, siendo el rubro de gastos de personal el más significativo el cual tiene una participación respecto a los ingresos de 119,23%, diversos con una participación 51,29% es rubro es altamente representativo debido a que la Fundación destina gran parte de sus ingresos a las donaciones en especies, como se puede ver en las notas al estado de resultados No 2, la cuenta de servicios con una participación del 17,99%, por último se obtienen un resultado altamente negativo equivalente a un (100.85%).
Mayo 2010: En este mes aumentaron los ingresos siendo el rubro más importante el de otras actividades de servicios comunitarios las notas al estado de resultado No 1 muestran que el rubro de donaciones niños colegio Didaskalio tuvo una gran participación al igual que donaciones en especies del total de los ingresos, notándose que la aplicación de nuevas técnicas para la consecución de los recursos o ingresos aumentaron la eficiencia de este departamento.
Se aprecia en el estado de resultados que no existe causación de gastos de personal, lo que ocasiona una alteración en los resultados, los gastos diversos con
49
una participación del 29,77% y servicios con un 17,28% estos datos arrojan unos excedentes del 46,90%.
En el análisis vertical del estado de resultados se concluye que para la Fundación ABC Prodein existen rubros que generan una mayor participación por los que la Fundación debe prestar mayor atención con el fin de incrementar sus ingresos, respecto a los egresos se ve la necesidad de comparar algunos datos registrados con sus respectivos soportes para deducir si son reales o si existe alguna alteración de estos, de esta forma eliminar errores o en lo posible reducir un poco los gastos con el fin de que la Fundación cumpla con sus objetivos.
50
9.4.4. Análisis Horizontal
Cuadro 16. Análisis horizontal
CUENTA V/RELATIVO
INGRESOS OPERACIONALES
Comercio al por mayor y al por menor 1.207.400 864.500 342.900 39,66 3.695.500 1.207.400 2.488.100 206,07 1.756.946 3.695.500 -1.938.554 -52,46 2.625.300 1.756.946 868.354 49,42
Enseñanza 12.718.100 14.457.000 -1.738.900 -12,03 5.055.000 12.718.100 -7.663.100 -60,25 5.174.000 5.055.000 119.000 2,35 5.873.000 5.174.000 699.000 13,51
Otras actividades de servicios comunitarios 68.310.099 212.849.235 -144.539.136 -67,91 38.957.532 68.310.099 -29.352.567 -42,97 62.029.660 38.957.532 23.072.128 59,22 81.896.290 62.029.660 19.866.630 32,03
TOTAL INGRESOS OPERACIONALES 82.235.599 228.170.735 -145.935.136 -63,96 47.708.032 82.235.599 -34.527.567 -41,99 68.960.606 47.708.032 21.252.574 44,55 90.394.590 68.960.606 21.433.984 31,08
COSTOS DE OPERACIÓN
De mercancias comercializada 0 0 0 0 0 0,00 0 0 0 0,00 0 0 0 0,00
TOTAL COSTOS OPERACIONALES 0 0 0 0 0 0,00 0 0 0 0,00 0 0 0 0,00
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 82.235.599 228.170.735 -145.935.136 -63,96 47.708.032 82.235.599 -34.527.567 -41,99 68.960.606 47.708.032 21.252.574 44,55 90.394.590 68.960.606 21.433.984 31,08
GASTOS OPERACIONALES DE ADMON
Gastos de personal 97.970.338 45.973.580 51.996.758 113,10 79.941.957 97.970.338 -18.028.381 -18,40 82.219.213 79.941.957 2.277.256 2,85 0 82.219.213 -82.219.213 -100,00
Honorarios 2.667.000 0 2.667.000 100,00 2.062.000 2.667.000 -605.000 -22,68 750.000 2.062.000 -1.312.000 -63,63 2.550.000 750.000 1.800.000 240,00
Impuestos 754.333 1.828.000 -1.073.667 -58,73 3.654.914 754.333 2.900.581 384,52 0 3.654.914 -3.654.914 -100,00 125.000 0 125.000 100,00
Arrendamientos 627.250 627.250 0 0,00 650.000 627.250 22.750 3,63 663.000 650.000 13.000 2,00 663.000 663.000 0 0,00
Seguros 0 395.000 -395.000 -100,00 0 0 0 75.600 0 75.600 100,00 410.300 75.600 334.700 442,72
Servicios 18.688.198 10.181.544 8.506.654 83,55 33.938.422 18.688.198 15.250.224 81,60 12.406.038 33.938.422 -21.532.384 -63,45 15.623.375 12.406.038 3.217.337 25,93
Legales 872.200 32.774 839.426 2.561,26 418.100 872.200 -454.100 -52,06 439.700 418.100 21.600 5,17 418.100 439.700 -21.600 -4,91
Mantenimiento y reparaciones 1.957.112 1.906.796 50.316 2,64 1.120.000 1.957.112 -837.112 -42,77 287.100 1.120.000 -832.900 -74,37 0 287.100 -287.100 -100,00
Adecuaciones e unstalaciones 1.277.470 1.142.000 135.470 11,86 483.513 1.277.470 -793.957 -62,15 2.128.496 483.513 1.644.983 340,21 94.828 2.128.496 -2.033.668 -95,54
Gastos de viajes 5.575.158 8.396.270 -2.821.112 -33,60 1.412.081 5.575.158 -4.163.077 -74,67 4.166.609 1.412.081 2.754.528 195,07 1.204.904 4.166.609 -2.961.705 -71,08
Depreciacion 0 100.000 -100.000 -100,00 0 0 0 0,00 0 0 0 0,00 0 0 0 0,00
Diversos 37.915.261 26.491.101 11.424.160 43,12 77.101.167 37.915.261 39.185.906 103,35 35.370.196 77.101.167 -41.730.971 -54,12 26.911.116 35.370.196 -8.459.080 -23,92
Otros gastos 0 0 0 0,00 0 0 0 0,00 0 0 0 0,00 0 0 0
TOTAL GASTOS OPERACIONALES DE ADMON168.304.320 97.074.315 71.230.005 73,38 200.782.154 168.304.320 32.477.834 19,30 138.505.952 200.782.154 -62.276.202 -31,02 48.000.623 138.505.952 -90.505.329 -153,04
EXCEDENTES Y/0 DEFICIT OPERACIONAL -86.068.721 131.096.420 -45.027.699 -34,35 -153.074.122 -86.068.721 -67.005.401 77,85 -69.545.346 -153.074.122 83.528.776 -54,57 42.393.967 -69.545.346 111.939.313 -160,96
INGRESOS NO OPERACIONALES
Financieros y otros 0 6.275 -6.275 -100,00 371 0 371 100,00 0 371 -371 -100,00 0 0 0 0,00
Diversos 0 0 0 0,00 0 0 0 0,00 0 0 0 0,00 0 0 0 0,00
TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES 0 6.275 -6.275 -100,00 371 0 371 100,00 0 371 -371 -100,00 0 0 0 0,00
GASTOS NO OPERACIONALES
Gastos financieros 0 199.964 -199.964 -100,00 0 0 0 0 0 0,00 0 0 0 0,00
Gastos extraordinarios 121.187 0 121.187 100,00 4.800 121.187 -116.387 -96,04 0 4.800 -4.800 -100,00 0 0 0 0,00
Gastos diversos 0 0 0 0,00 0 0 0 0 0 0 0,00 0 0 0 0,00
TOTAL GASTOS NO OPERACIONALES 121.187 199.964 -78.777 -39,40 4.800 121.187 -116.387 -96,04 0 4.800 -4.800 -100,00 0 0 0,00
EXCEDENTES Y/O DEFICIT OPERACIONAL ANTE DE IMPTOS-86.189.908 130.902.731 -44.712.823 -34,16 -153.078.551 -86.189.908 -66.888.643 77,61 -69.545.346 -153.078.551 83.533.205 -54,57 42.393.967 -69.545.346 111.939.313 -160,96
EXCEDENTES Y/O DEFICIT NETO -86.189.908 130.902.731 -44.712.823 -34,16 -153.078.551 -86.189.908 -66.888.643 77,61 -69.545.346 -153.078.551 83.533.205 -54,57 42.393.967 -69.545.346 111.939.313 -160,96
ASOCIACION BENEFICIO CRISTIANA PROMOTORA DE DESARROLLO INTEGRAL
ABC PRODEIN
NIT: 800. 232.727-3
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE MAYO DE 2010
ANALISIS HORIZONTAL
V/RELATIV0MARZO V/RELATIVOV/ABSOLUTOABRILV/ABSOLUTO V/ABSOLUTOV/RELATIVO V/ABSOLUTOENERO FEBRERO MARZO ABRILFEBRERO MAYO
Fuente: Fundación ABC Prodein.
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En el análisis horizontal del estado de resultados, se comparan los meses de Enero a mayo de 2010, tomados de dos en dos, para determinar los aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas, de un mes a otro. Este análisis es de gran importancia para la Fundación, porque mediante él se informa si los cambios en las actividades y/o resultados han sido positivos o negativos.
Enero – Febrero
Ingresos Netos: Los ingresos netos entre Enero y febrero disminuyeron notablemente en $145.935.136,00, Lo que significó una disminución del 63,96%, esta situación se presenta debido a la modalidad que usan las entidades financieras respecto a las donaciones, ellos emiten en el mes de enero el total de las donaciones correspondientes al año en curso.
Gastos operacionales de administración: Estas partidas soportan un crecimiento de $71´230.005, equivalente a un 73,38%, este aumento es generado por la contratación de personal “educadores” para cumplir con la labor social educativa.
Excedentes operacionales: Los excedentes disminuyeron en $45´027.699, de Enero a Febrero en un 34,35%, esta circunstancia pone en evidencia que la Fundación en este periodo dejo de percibir ingresos por otras fuentes y se dedicó exclusivamente a trabajar para cumplir su objetivo.
No operacionales: Tanto ingresos como gastos, no son muy significativos para la Fundación, realmente no generan cambios importantes, de Enero a Febrero disminuyen los gastos en $78.777.
Febrero – Marzo
Ingresos netos: En este periodo disminuyen en 41,99%, equivalente a $34´527.567, lo cual deja ver que la Fundación no está logrando con sus políticas de consecución de recursos una mayor acogida por sus donantes, manteniéndose en una situación inestable, sin tener un incremento en estos meses.
Gastos operacionales de administración: En el periodo de Febrero y Marzo el total de los gastos operacionales de administración aumentaron notoriamente en $32´477.834, como se puede analizar los servicios públicos con un aumento de $15.250.224, los gastos diversos se vieron altamente afectados por un valor de $39.185.906, siendo el rubro “el gastos de representaciones y relaciones” el que afecto significativamente los gastos operacionales como se muestra en las notas No 2, estos cambio seguramente indica que la Fundación está trabajando en aras a conseguir más ingresos para lograr sus objetivos.
No operacionales: Estos gastos disminuyeron en un 96,35% debido a que en el mes de Marzo no asumieron impuestos como se hizo en el mes de febrero.
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Excedentes y/o déficit neto: Se generó un déficit de ($66´888.643), este resultado es causado por la abrupta baja de los ingresos, también se vieron afectados por el aumento de los gastos los cuales desembocaron en la disminución de excedentes.
Marzo – Abril
Ingreso netos: En este periodo los ingresos aumentaron en una forma alentadora llegando al 44,55% equivalente a $21.252.574, este aumento se debe seguramente al esfuerzo hecho por la Fundación en la consecución de recursos.
Gastos operacionales de administración: los gastos operacionales tuvieron una reducción significativa con respecto al mes de Marzo, bajaron un 31,02% equivalente en pesos a $62.276.202, esto debido a que en el mes de Abril no se presentaron gastos de representación y relaciones.
Excedentes Netos: se reflejan cambios significativos, la Fundación logra aumentar sus ingreso y reducir gastos pero sin consigue obtener excedentes.
Abril – Mayo
Ingresos operacionales: Tuvieron un aumento respecto al mes de abril de 31,08% equivalente a $21.433.984. Se puede analizar en las notas al estado de resultados No 1, que para la Fundación es muy importante el rubro de donaciones porque por medio de esté se obtienen la mayor parte de ingresos.
Gastos operacionales de administración. Con una reducción del 65,34% esto significa que los gastos operacionales de administración bajaron en $90.505.329, no existe causación de gastos de personal, concluyendo que estos datos son irreales.
Excedentes Netos. Este periodo se genera unos excedentes del (160,96%) equivalente a (90´505.329). En el Mes de Mayo los registros contables de gastos no son reflejados en su totalidad por lo tanto los excedentes no son reales.
En el análisis horizontal, se compara la información financiera de los diferentes rubros que componen el estado de resultados de Fundación ACB Prodein, de los meses de enero a mayo de 2010 organizados de dos en dos, mostrando la diferencia o variaciones que existe de un mes a otro, donde se ultima que los datos de algunos rubros no pueden ser reales poniéndose en tela de juicio la veracidad de la información.
9.4.5 Indicadores financieros. Los indicadores o razones financieras, son utilizados para mostrar las relaciones que existen entre las diferentes cuentas de los estados financieros; desde el punto de vista del inversionista le sirve para la predicción del futuro de la compañía, mientras que para la administración del
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negocio, es útil como una forma de anticipar las condiciones futuras y, como punto de partida para la planeación de aquellas operaciones que hayan de influir sobre el curso futuro de eventos.
9.4.5.1 Indicador de rentabilidad. Según Anaya (2011)
Los indicadores de rentabilidad sirven para medir la efectividad de la administración de la empresa u organización, para controlar los costos y gastos y de esta manera convertir las ventas en utilidades.
Desde el punto de los inversionistas, lo más importante de analizar con la aplicación de estos indicadores es la manera como se produce el retorno de los valores invertidos en la empresa (rentabilidad del patrimonio y rentabilidad del activo total)”. (Pág.203).
Clases de indicadores:
a) Margen de utilidad bruta MUB
b) Margen de utilidad operacional MUO
c) Margen de utilidad neta MUN
d) Rendimiento del activo total ROA
e) Rendimiento del patrimonio ROE
f) EBITDA
g) Sistema DUPONT
Margen utilidad bruta MUB: Es la participación que tiene la cuenta utilidad bruta frente a la cuenta de ventas netas logradas en el ejercicio financiero.
Formula:
MUB =
UTILIDAD BRUTA
=
VENTAS NETAS
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Margen de utilidad operacional MUO: Según Anaya (2011)
La utilidad operacional está influida no solo por el costo de las ventas sino también por los gastos operacionales, vale decir, los gastos de administración y de ventas. Los gastos financieros no deben considerarse como gastos operacionales, puesto que no son necesarios para que la empresa pueda operar. […] El margen operacional tiene gran importancia dentro del estudio de la rentabilidad de una empresa puesto que indica si el negocio es lucrativo o no, en sí mismo, con independencia de la forma como ha sido financiado (pág. 205).
Formula:
MUO =
UTILIDAD OPERACIONAL
=
VENTAS NETAS
Margen de utilidad neta MUN: La utilidad neta contiene las cuentas no operacionales que pueden favorecer o descontar el monto de la utilidad; es el reflejo de lo que generó la empresa. El indicador es la rentabilidad de la utilidad neta generada por los ingresos por ventas.
Formula:
UTILIDAD NETA
VENTAS NETASMUN = =
Rendimiento del activo total ROA: Es utilizado como indicador de rentabilidad relativo al total de activos de la entidad. Esta razón da una idea de qué tan eficiente se es al usar los activos para generar ganancias. (Tomado de http://www.banrep.gov.co/documentos/publicaciones/report_estab_finan/2009/marzo_indice.pdf.)
Formula:
UTILIDAD NETA
ACTIVO TOTAL BRUTOROA = =
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Rendimiento del patrimonio ROE: Es una razón que genera información acerca de la rentabilidad de las entidades teniendo en cuenta el patrimonio; en otras palabras señala qué tan eficiente es la entidad a la hora de utilizar los recursos de los inversionistas. Tomado en línea de [http://www.banrep.gov.co/documentos/publicaciones/report_estab_finan/2009/marzo_indice.pdf].
Formula:
UTILIDAD NETA
PATRIMONIOROE = =
EBITDA: Representa el beneficio operativo o el resultado bruto de explotación.
EBITDA= utilidad operacional + gastos por depreciación + gastos por amortizaciones.
El EBITDA según Anaya (2011) “significa el valor de la utilidad operacional de la empresa en términos de efectivo”. (pág. 210)
Sistema DUPONT: Es un estudio completo, las razones de actividad y el margen de utilidad sobre las ventas, y muestra la forma en la que estas razones interactúan para determinar la tasa de rendimiento sobre los activos.
Para este análisis, se aplica el indicador de margen de utilidad operacional ya que por falta de datos es imposible aplicar otros indicadores.
ENERO % FEBRERO % MARZO % ABRIL % MAYO %
EXCEDENTES OPERACIONALES 131.096.420 (86.068.721) (153.074.122) (69.545.345) 42.393.967
228.170.735 82.235.599 47.708.032 68.960.606 90.394.590
(1,01) 0,47 =
MARGEN DE UTILIDAD OPERACIONAL
MUOVENTAS NETAS
0,57 (1,05) (3,21)
Elaborado por: la autora.
Se observa, que la Fundación para el mes de Enero, corresponde a un 0,57%, de los ingresos netos, en Febrero, 1,05%, Marzo (3,21%), Abril (1,01%) y Mayo 0,47%. Esto refleja que por cada $1 recibido en Enero se reportaron 0.57 centavos, en Febrero se reportaron 1.05 centavos, Marzo refleja déficit reporta menos 3,21 centavos de los excedentes operacionales por cada $1 peso recibido,
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Abril reporta menos 1,01 pesos, por cada $1 recibido y Mayo refleja que por cada $1 recibido se reportaron 0.47 centavos.
Los porcentajes que reflejan no son muy confortantes, se muestra un déficit y para el mes de mayo se logra obtener un excedente del 0,47. Comparando la información contable registrada en los anteriores meses respecto al mes de Mayo se analiza falta de causación tanto de ingresos como de egresos, se puede señalar que la Fundación no cuenta con información financiera real en el momento.
Con la aplicación del indicador de margen de utilidad operacional se última que los excedentes arrojados en los meses de Enero a Mayo no son los que una organización espera obtener, por lo que se concluye que la Fundación no está pasando por el mejor momento.
9.5 Conclusiones y recomendaciones al análisis financiero del estado de resultados
9.5.1 Conclusiones. Los resultados arrojados por el análisis no son muy alentadores para la Fundación, ellos reflejan que durante el mes de Enero a Mayo los ingresos que se obtuvieron fueron muy bajos comparados con los gastos, la Fundación se ve en la obligación de reducirlos, buscar otras alternativas que ayuden a incrementar los ingresos.
La Fundación frente a los diferentes cambios que han surgido a nivel social, económico y político ha logrado afrontar las diferentes situaciones negativas que se han presentado, manteniendo su nivel y logrando alcanzar sus metas, gracias a los esfuerzos que hace el personal, al conseguir los recursos.
Es importante que la Fundación analice cuán importante puede llegar a ser para ésta poder reorganizar el departamento financiero, ya que con el análisis del estado de resultados se pudo identificar las causas que representan desorden operacional como muchas cuentas contables a la fecha no reflejan la situación de la Fundación, algunos gastos superan en un alto porcentaje la realidad. La falta de conciliación de cuentas bancarias no permite saber el total de los ingresos a la fecha, generando inexactitudes en la contabilidad, todo esto por no registrar cronológicamente todos los movimientos de ingresos y egresos que se generan en la Fundación.
9.5.2 Recomendaciones. La principal recomendación es expandir las fronteras para la consecución de recursos, tanto nacional como internacionalmente, ya que estos son la base para poder desarrollar con una buena finalidad la actividad social de la Fundación.
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Ante los bajos resultados obtenidos por la Fundación, para los meses Febrero, Marzo y Abril y Mayo, según la información contable, se recomienda mejorar las técnicas usadas en la obtención de ingresos, también ejecutar programas para mejorar la parte administrativa, sería importante revisar los rubros de servicios, gastos de representación y relaciones ya que estos rubros están consumiendo buena parte de los recursos.
EL rubro de gastos de personal denominado “aportes de administradora de riesgos” correspondiente al mes de Enero y Febrero presenta un valor muy alto respecto a los demás meses, es conveniente analizar a que se debe este sobrecosto pues no se acompasa a ninguno de los porcentajes establecidos en la ley para los riesgos profesionales.
Es importante tener al día la contabilidad de la Fundación, la información que arroje es de gran utilidad para poder tomar decisiones importantes y además saber su situación financiera actual.
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10. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN EL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE LA FUNDACIÓN ABC PRODEIN
Teniendo en cuenta la información arrojada por el análisis financiero del estado de resultados de los meses Enero a Mayo de 2010, de la Fundación ABC Prodein, y con el fin de corregir las irregularidades encontradas, se propone una herramienta de gestión como la elaboración de un manual de funciones que permita armonizar los objetivos y funciones generales del departamento, con cada uno de los empleos que lo conforman.
El manual de funciones es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre aspectos organizacionales necesarios para la mejor ejecución del trabajo. Dentro de este marco, el manual de funciones se define como el instrumento a través del cual se establecen las funciones y requisitos de los empleos que conforman la planta de personal de una organización. Para el diseño del manual de funciones, se tiene en cuenta la estructura del departamento financiero de la Fundación ABC Prodein.
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DEPARTAMENTO FINANCIERO
Manual de funciones
ASOCIACIÓN BENÉFICO CRISTIANA PROMOTORA DE DESARROLLO
INTEGRAL A.B.C PRODEIN
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES BOGOTA D.C.
2011
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TABLA DE CONTENIDO
Presentación Pág.
1. OBJETIVO 61 1.1. Objetivos específicos 61 2. DEPARTAMENTO FINANCIERO FUNDACIÓN ABC PRODEIN 62 2.1. Objetivo 62
2.2. Organigrama 62 3. DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO 62 3.1. Perfil 63
3.2. Funciones 63 4. CONTABILIDAD 64
4.1. Perfil 64 4.2. Funciones 64 5. ASISTENTE DE CONTABILIDAD 65
5.1. Perfil 65 5.2. Funciones 65 6. TESORERIA 66
6.1. Perfil 66 6.2. Funciones 66 7. ASISTENTE DE TESOSERIA 67
7.1. Perfil 67 7.2. Funciones 67 8. RECURSOS HUMANOS 68
8.1. Perfil 68 8.2. Funciones 69 9. ASISTENTE DE RECURSOS HUMANOS 69 9.1 Perfil 70 9.2. Funciones 70 10. FLUJOGRAMA 70 11. PROCESOS CONTABLES 77 11.1 Contabilidad como sistema 77 11.2 Características de la información contable 78 12. EVALUACIÒN DE DESEMPEÑO 78 12.1 ¿QUÉ SE EVALÚA? 79 12.2 FACTORES QUE GENERALMENTE SE EVALÚAN 79 12.3 FORMATO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO 79
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PRESENTACION
El manual de funciones es un documento que sirve como guía de trabajo, y que contiene las funciones y actividades a ser cumplidas por el personal de la Fundación, permitiéndoles conocer la forma correcta de procesar, registrar y ejecutar la información financiera.
El manual presenta concreta y detalladamente los objetivos, funciones y responsabilidades que cada cargo dentro del área financiera de la Fundación ABC Prodein, debe cumplir. El propósito principal del manual de funciones es instruir a los funcionarios de las diferentes áreas que componen el departamento financiero de la Fundación, sobre las actividades mencionadas con el fin de enmarcar sus labores y permitir al alcance de una alta experiencia y conocimiento en los procesos y actividades de cada cargo.
El manual inicialmente contiene una descripción de las responsabilidades planteadas para cada cargo del departamento financiero. Seguidamente contiene los formatos de evaluación de desempeño laboral que se podrán utilizar periódicamente para hacer seguimiento al cumplimiento de las funciones relacionadas en el presente manual.
1. Objetivos
1.1 Objetivos específicos
El presente manual tiene como objetivo general la descripción de las diferentes áreas que componen el departamento financiero precisando sus funciones y determinando las responsabilidades que competen a cada una de las mencionadas áreas.
1.2 Objetivos específicos
Instaurar funciones administrativas a las diferentes unidades que conforman el departamento financiero.
Especificar los procesos que conforman las actividades adecuadas del departamento.
Determinar políticas e indicadores de gestión que orientan el desarrollo del y crecimiento del departamento.
62
2 DEPARTAMENTO FINANCIERO FUNDACIÓN ABC PRODEIN
2.1 Objetivo
A través de sus áreas de contabilidad, tesorería y recursos humanos; garantizar a todos los otros departamentos de la Fundación, especialmente a la dirección, el procesamiento y ejecución de una información real y confiable respecto de todas las operaciones económicas relacionadas con el objeto principal y secundario de la organización.
2.2 ORGANIGRAMA
Elaborado por: la autora.
3 DIRECTOR DEPARTAMENTO FINANCIERO
Es el encargado de dirigir, coordinar, vigilar y controlar el funcionamiento general del departamento, el desarrollo de los programas y objetivos de este. Asesora en la creación de presupuestos de cada departamento de la Fundación.
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A su cargo se encuentra las áreas de contabilidad, tesorería, y recursos humanos, delegando en ellas las funciones propias de cada una de ellas.
El director financiero asesorará a la Dirección general sobre todos aquellos aspectos financieros que la organización requiera. Será responsable de las actividades contables relativas a: impuestos, presupuestos, datos estadísticos, procesamiento de datos, contabilidad financiera y de costos, al igual que el área de recursos humanos.
3.1 Perfil
Profesional en contaduría pública, con experiencia demostrada en office y sistemas operativos. Persona dinámica y creativa, con actitud de servicio y pensamiento estratégico.
3.2 Funciones
• Administrar la posición financiera de la Fundación, asignando presupuestos de operaciones a los diferentes departamentos, controlando permanentemente la racionabilidad de los gastos y su calidad en términos de su contribución económica al desarrollo de las actividades.
• Controlar los Sistemas de Información administrativos en operaciones de la Fundación y las actividades relacionadas con: adquisiciones, almacenamiento, control de inventarios, transporte, mantenimiento, presupuesto y contabilidad y planes de cuentas, registros documentado, personal, evaluación y control de desempeño, capacitación y formación, asistencia social y remuneraciones.
• Velar por que se efectúen oportunamente los pagos fiscales impuestos nacionales distritales, contribuciones, aportes y todas aquellas erogaciones a favor de las entidades del estado.
• Actualizar y fortalecer la gestión del Departamento, que permitan mejorar eficiencia, eficacia, economía y calidad de los servicios que se brindan a los usuarios tanto internos como externos, de conformidad al marco jurídico imperante.
• Controlar que el uso de los recursos financieros aportados por las diferentes entidades a través de las diversas actividades que desarrolla la Fundación, sean utilizados racionalmente y de acuerdo a los términos suscritos.
• Llevar el control y la contabilidad manteniendo los registros financieros
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contables actualizados y custodia de todos los documentos de soporte, recursos financieros y valores, que se originen productos de las operaciones financieras.
• Proporcionar asesoría en materia financiero - contable y presupuestaria a las diversas Dependencias, de manera que los esfuerzos en este campo, respondan a los lineamientos dictados por las directrices.
• Informar a las directivas todo lo pertinente a su cargo y funciones.
4 CONTABILIDAD
Asiste al director financiero en la obtención, procesamiento, verificación y registro de la información contable, procurando la veracidad, agilidad y utilidad de dicha información.
4.1 Perfil
Estudiante o practicante de contabilidad, con estudios universitarios o técnicos, experiencia mínima de dos años en el cargo. Deberá tener conocimientos en principios de contabilidad, procesamientos electrónicos de datos, teneduría de libros, sistemas operativos, hojas de cálculo, procedimientos de oficina. Persona diligente, proactiva y organizada, con actitud de servicio.
4.2 Funciones
Elaborar la causación de compras y gastos en general.
Elaborar la conciliación Bancaria mensual obteniendo así un correcto movimiento de cheques girados, notas débitos y créditos de las cuentas Bancarias de Bogotá, Medellín y Cali.
Verificar el arqueo de caja, conjuntamente con la cajera de la Fundación.
Velar por el buen manejo del dinero de la Fundación.
Elaborar certificados de donación Bogotá, Medellín y Cali.
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Llevar el control de inventario de las librerías, (entradas y salidas), al igual solicitar los movimientos de inventarios a las diferentes sucursales, e informar a España.
Custodiar todos los documentos de soporte, correspondiente a sus funciones.
Suministrar información solicitada en forma oportuna.
Velar por que la información sea clara, ágil, útil completa y veraz.
Las demás inherentes a su condición de asistente contable.
Tareas afines que le sea asignada.
5. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y regis-trando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la Fundación.
5.1. Perfil
Bachiller, más curso de contabilidad de por lo menos dos (2) años de dura-ción, con conocimientos en procedimientos de oficina, procesamiento electrónico de datos, sistemas operativos y hojas de cálculo.
5.2. Funciones
Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documen-tos.
Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas.
Archiva documentos contables para uso y control interno.
Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos.
Transcribe información contable en el sistema.
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Participa en la elaboración de inventarios.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
6. TESORERIA
Es la persona encargada de controlar el efectivo, formular los planes para aplicaciones de capital, obtención de recursos, dirección de actividades de créditos y cobranza, manejo de la cartera y ejecución del presupuesto.
6.1. Perfil
Estudiante de contaduría pública, administración de empresas o economía, con conocimientos básicos contables, habilidad en el manejo de dinero, procesamientos electrónicos de datos, hojas de cálculo, procedimientos de oficina, experiencia mínima de dos años. Persona diligente, proactiva y organizada, con actitud de servicio.
6.2. Funciones
Revisar los libros auxiliares de banco y de caja.
Hacer arqueo de caja.
Elaborar el presupuesto de tesorería, es importante que el departamento de tesorería conozca los planes o programas que tenga la Fundación en todas sus áreas.
Custodiar el efectivo y los títulos valores de propiedad de la Fundación.
Recaudar todos los recursos que reciba la Fundación.
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Desembolsar los pagos por todo concepto que efectúe la Fundación.
Informar oportunamente a contabilidad sobre las situaciones que deban registrarse contablemente, cuando lleguen facturas o cuentas de cobro, ingreso, entrega de bonos, etc.
Llevar un registro actualizado de deudores y donantes.
Atender con diligencia y respeto los requerimientos de la directiva.
Revisar comprobantes de pago, recibos de caja y pagos por medios electrónicos bancarios.
Revisar causaciones de ingreso y contabilización de consignaciones a las diferentes cuentas bancarias.
Revisar y elaborar informes de las actividades realizadas.
7. ASISTENTE DE TESORERIA
Ejecuta los procesos administrativos de los diferentes trámites desarrollados en la Unidad de Tesorería, chequeando, clasificando y registrando documentos de diversa índole y aplicando correctamente las normas y procedimientos definidos para ello, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos.
7.1. Perfil
Bachiller, estudiante de contabilidad, administración de empresas, por lo menos dos (2) años de experiencia en el área de tesorería, con habilidad en el manejo de dinero, conocimientos en procedimientos de oficina, procesamiento electrónico de datos, sistemas operativos y hojas de cálculo.
7.2. Funciones
Elaboración recibos de caja.
Elaboración de comprobantes de egreso para pagos a proveedores.
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Elaborar los pagos por medios electrónicos bancarios a:
- Servicios públicos.
- Seguridad social.
- Descuentos tarjetas crédito.
Causación de la factura de venta.
Contabilización consignaciones de las diferentes cuentas de la Fundación.
Elaborar listado de saldos de bancos diariamente para ser entregado a la directiva.
Elaborar informe de caja diario. (Ingresos y egresos).
Elaboración de transferencias.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reporta cualquier anomalía.
Realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.
8. RECURSOS HUMANOS
Persona encargada de ejecutar planes y programas pertinentes a la administración de personal, aplicando técnicas administrativas relacionadas con el recurso humano, a fin de contribuir con el desarrollo de los procesos administrativos relacionados con la gestión de recursos humanos.
8.1. Perfil
Profesional en administración de empresas, ingeniería industrial con conocimientos en administración de recursos humanos. Debe ser altamente calificado en la gestión y optimización de los recursos humanos, internos y externos.
Debe abarcar, sin necesidad de llegar a ser un especialista, el ámbito psicológico, sociológico, financiero, informático y de marketing, de forma que le permitan planificar, coordinar y liderar el desarrollo de los profesionales de su empresa, en función de la estrategia y las necesidades de la organización.
69
8.2. Funciones
Entrevistar o preparar las entrevistas de los aspirantes a un puesto, encargarse de la vinculación, rotación, llamados de atención y despidos del personal.
Preparar y mantener los registros y estadísticas de personal.
Preparar y aplicar los instrumentos de control de personal.
Calificar y evaluar al personal.
Preparar o elaborar los contratos de personal.
Afiliación de empleados a seguridad social. (Salud, pensiones, ARP y parafiscales).
Elaboración de nómina.
Describir las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe.
Programar la capacitación: con cursos a nuevos empleados, supervisores, ejecutivos y demás colaboradores.
Organizar programas de sugerencias
Organizar reuniones de integración
Diagnóstico de Necesidades
Elaborar el presupuesto de gastos de personal.
Informar a las partes implicadas en la negociación de las remuneraciones
Proponer escalas salariales.
Calcular remuneraciones y demás beneficios económicos
9. ASISTENTE DE RECURSOS HUMANOS
Asistirá y apoyara en todas sus funciones al encargado del área.
70
9.1 Perfil
Estudiante de administración de empresas, ingeniería industrial con conocimientos en administración de recursos humanos. Experiencia mínima de dos años.
9.2 Funciones
Aplica instrumentos de registro de información de cargo, para el análisis de cargos.
Verifica las referencias de los aspirantes a los cargos.
Mantiene actualizados los archivos del personal.
Chequea diariamente el control de asistencia y detecta fallas.
Participa con el analista en la elaboración, organización y ejecución de pro-gramas y/o actividades de previsión social, higiene y seguridad en el trabajo, recreación y bienestar social para el trabajador.
Diseña y elabora cartelera de información general y de instrucciones
Rinde cuenta a su superior inmediato de las actividades realizadas cuando así lo requiera
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
10. FLUJOGRAMA
El flujo grama es un gráfico que representa en forma dinámica la secuencia del trabajo, permite conocer y comprender el proceso que se describe, a través de los pasos, las unidades administrativas y cargos que intervienen en el.
En el siguiente cuadro se muestran algunos de los símbolos que se utilizan en la elaboración de un flujo grama con sus respectivos significados.
71
Cuadro 17. Símbolos del Flujograma
SIMBOLO SIGNIFICADO
Terminal: Indica la iniciación o terminación del flujo; puede ser acción o lugar.
Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos.
Documento: Documentos que se generan en el proceso.
Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.
Disco magnético: Actividad que se realiza mediante el uso de una aplicación, herramienta de productividad o sistema de Información.
Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama con otra parte del mismo.
Dirección de flujo: Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.
Fuente: Adaptado de Rozo y Suarez (2005). Elaborado por la autora.
72
Cuadro 18. Flujograma 1. Causación de facturas de compras y gastos en general
1
2 x
3
4
5
FORMATO No 1 - FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES
INFORMACION
DEPENDENCIA Departamento f inanciero
PORCESO Contable
SUBPROCESO Causación de facturas de compras y gastos en general
No ACTIVIDADES CONTABILIDAD PROVEEDOR DIRECTORASISTENTE
CONTABILIDAD
Inicio
El proveedor genera la factura
a nombre de la fundación ABC
Prodein.
Recibe la documentación
(facturas de compras, gastos)
y las clasif ica.
x
Verif ica si las facturas
cumplen con los requisitos
legales, según artículo 617 del
Estatuto tributario.
No
x
Hacer la causación "digitar en
el sistema contable" los
documentos (facturas de
compras, gastos) e imprimir
los soportes contables.
x
Verif icar el cuadre de
comprobante e imprimir el
correspondiente comprobante
y adjuntar a los documentos,
entregar al director encargado
del departamento f inanciero.
No
6 x
7
8
Verif icar el cuadre de
comprobante e imprimir el
correspondiente comprobante
y adjuntar a los documentos,
entregar al director encargado
del departamento f inanciero.
No
Archivar documentos físicos
(facturas de compra y
gastos), para su respectivo
pago.
Si
x
Fin
INICIO
RECIBIR,ANALIZAR Y
CLASIFICAR
FACTURA
¿CUMPLE CON
LOS REQUISITOS
LEGALES?
CAUSACION DE FACTURAS
¿ CORRECTA ELABORACION?
FIN
SOPORTE
ARCHIVAR
Elaborado por: la autora.
73
Cuadro 19. Flujograma 2. Conciliaciones bancarias
1
2 x
3
4
5
6
7
8
9 x
10
11
Archivar conciliación bancaria. x
Fin
Inicio
Extracto Bancario.
Comparar el saldo del extracto de la
cuenta bancaria, contra el saldo del
libro auxiliar.x
xSe debe tener el auxiliar del libro de
la cuenta del banco.
La conciliación física del mes
inmediatamente anterior, es
necesaria porque ella puede tener
cheques en mano que fueron
cobrados en el banco en el presente
mes, remesas en tránsito que
pueden aparecer en el extracto.
SUBPROCESO Conciliaciones Bancarias
No ACTIVIDADES BANCO DIRECTORASISTENTE DE
TESORERIACONTABILIDAD
FORMATO No 2 - FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES
INFORMACION
DEPENDENCIA Departamento f inanciero
PORCESO Contabilidad
La conciliación debe ser f irmada por
el director.
x
Si
Verif icar si los saldos del extracto
bancario junto con los del auxiliar de
la cuenta bancaria coinciden.x
Elaborar notas de contabilidad
cuando los valores determinados en
el extracto no contabilizados en los
libros auxiliares requieran ajustes
contables mediante las notas de
contabilidad en el periodo.
x
Verif icar el cuadre de comprobante
de concilicación correspondiente,
adjuntar a los documentos y
entregar al director encargado.
x
INICIO
EXTRACTOS
FIN
ARCHIVA
CONCILIAR
¿LOS SALDOS COINCIDEN?
ELABORAR NOTAS DE CONTABILIDAD
LIBRO AUXILIAR
CONCILIACIONANTERIOR
¿CONCILIACION CORRECTA?
FIRMAR
NOTAS DEBITO O
CREDITO. IMPRIMIR
Si
No
No
Elaborado por: la autora.
74
Cuadro 20. Flujograma 3. Ingresos
1
2
3 x
4 x
5
6
7
8
9
10
FORMATO No 3 - FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES
INFORMACION
DEPENDENCIA Departamento financiero
PORCESO De tesoreria
SUBPROCESO Ingresos
No ACTIVIDADESCLIENTE Y/O
DONANTEDIRECTOR
ASISTENTE DE
TESORERIATESORERIA
Generar recibo de pensiones. Si
Inicio
Generar factura de venta. x
Generar recibo de donaciones.
Verif icar saldos en bancos.
Confirmar datos de terceros o
registrar información de nuevos
donantes.x
Verif icar si existen consignaciones
elaboradas por terceros.
x
x
x
Elaborar registro de entrada de
ingresos "recibo de caja". x
Archivar recibos de caja con sus
respectivos soportes.
Fin
INICIO
FACTURA DE VENTA
FIN
ARCHIVAR
PENSIONES
REGISTRAR INFORMACION
DONACIONES
RECIBOS DE CAJA
VERIFICAR SALDOS
¿CONSIGNACIONES EN
BANCOS?
No
Si
Elaborado por: la autora.
75
Cuadro 21. Flujograma 4. Pago a proveedores
1
2
3
4
5
6
7 x
8 x
9
10
FORMATO No 4 - FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES
INFORMACION
No
x
x
Verif ica saldos en las diferentes
cuentas bancarias.
PROVEEDOR DIRECTORASISTENTE DE
TESORERIAACTIVIDADES
PORCESO
DEPENDENCIA
SUBPROCESO
x
x
x
Archivar comprobantes de egresos
con sus respectivos soportes.
Fin
Revisar y f irmar cheque girado.
Elaborar comprobante de egreso e
imprimir comprobante.
Inicio
Facturas pago a proveedores.
Seleccionar las facturas por pagar,
con vencimiento mayor a 60 días.
TESORERIA
Departamento f inanciero
De tesoreria
Pago a porveedores
Si el saldo en bancos es suficiente,
cancelar las facturas que cumplan
con un vencimiento mayor a 60 días.
Entregar pago al proveedor, el
comprobante de egreso debe ser
f irmado por la persona que recibe el
pago (proveedor).
x
INICIO
CUENTASPOR PAGAR
¿>60
DÍAS?
FIN
ARCHIVA
VERIFICAR SALDO
SALDO SUFICIE
NTE
ELABORARCOMPROBANTE
DE EGRESO
IMPRIMIRCOMPROBANTE.
REVISAR Y GENERAR PAGO
ENTREGARPAGO
No
Si
Si
No
Elaborado por: la autora.
76
Cuadro 22. Flujograma 5. Selección y contratación de personal
1
2 X
3
4 X
5
6 X
7
8 X
9
10 X X
11
12
FORMATO No 5 - FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES
INFORMACION
DEPENDENCIA Departamento f inanciero
PORCESO Recursos humanos
SUBPROCESO Selección y contración de personal
No ACTIVIDADES OPCIONADO DIRECTORRECURSOS
HUMANOSRECURSOS HUMANOS OTRAS AREAS
Hacer entrevistas al personal
opcionado. X
No
Inicio
El documento de requerimiento
de personal debe contener: perfil,
funciones acorde al cargo y
firmado por el director del
departamento que solicita
personal.
Si
Recibir hojas de vida. X
Seleccionar los perfiles que más
se adecúan al requerimiento.X
Archivar hoja de vida, contrato y
afiliaciones a seguridad social. X
Fin
De los entrevistados se selecciona a
la persona que tenga las condiciones
requeridas.X
Confirmar los datos estipulados en la
hoja de vida del seleccionado.
No
sI
X
X
X
Si
Emitir afiliaciones de seguridad social
(salud, pensiones, parafiscales y
ARP).
El contrato debe ser f irmado por la
persona seleccionada, el director y el
asistente de recursos humanos.
Llamar a la persona seleccionada y
solicitar los documentos necesarios,
según procedimientos establecidos en
la Fundación para las respectivas
afiliaciones a seguridad social.
INICIO
REQUERIMIENTO DE
PERSONAL
¿CUMPLECON EL
PERFIL?
FIN
ARCHIVA
HACER ENTREVISTAS
SELECCION OPCIONADO
RECEPCIONHOJAS DE VIDA
¿DATOS CORRECTOS?
RECEPCION DOCUMENTOS
AFILIACIONES A SEGURIDAD
SOCIAL
FIRMAR CONTRATO
Elaborado por: la autora.
77
11. PROCESOS CONTABLES
11.1 Contabilidad como sistema
Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. Dentro del macro-sistema “empresa” existen una variedad de Subsistemas de Información Administrativa, entre los cuales encontramos el Subsistema de Información Contable.
Cuadro 23. Subsistemas de información contable
SUBSISTEMA DE INFORMACION CONTABLE
Entradas o causaciones
Recopilación de Datos: • Facturas • Notas de Débitos • Notas de Créditos • Depósitos • Cheques • Letras • Comprobantes Ingreso • Compra • Egreso.
Procesos contables • Análisis y Clasificación de Operaciones realizadas. • Registro de las Operaciones. • Preparación Estados financieros (Balance General, Estado de
Resultados) • Análisis Información Contable.
Entrega de estados financieros
• Balance general
• Estados de resultados
• Otros
Fuente: Rodríguez, (2002). Elaborado por: la autora.
78
11.2 Características de la información contable
Cuadro 24. Características de la información contable
CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE
Exacta Responder con exactitud a los datos consignados en los documentos originales (facturas, cheques, y otros).
Verídica y fidedigna Los registros e informes deben expresar la real situación de los hechos.
Clara La información debe ser presentada de tal forma que su contenido no induzca a error y comprendida por el común de los miembros de la organización.
Referida a un nivel Elaborada según el destinatario.
Económica Con un costo inferior al beneficio que reporta.
Oportuna Que esté disponible al momento en que se requiera su información.
Fuente: Rodríguez, (2002). Elaborado por: la autora.
12. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Según Puchol (2007)
Es un procedimiento continuo, sistemático, orgánico y en cascada, de expresión de juicios acerca del personal de una empresa, en relación con su trabajo habitual, que pretende sustituir a los juicios ocasionales y formulados de acuerdo con los más variados criterios. La evaluación tiene una óptica histórica (hacia atrás) a prospectiva (hacia delante), y pretende integrar en mayor grado los objetivos organizacionales con los individuales. […] Es un procedimiento continuo, que abarca todas y solas las actuaciones del individuo durante el período de tiempo evaluado. […] Es un procedimiento sistemático porque tanto los factores que se van a evaluar, como sus niveles o grados, así como el procedimiento entero de la entrevista y su desarrollo están sistematizados en un manual (pág. 301). Es un procedimiento orgánico, afecta a toda la organización, no solo a un departamento s sección de la misma […] Procedimiento cascada por ser un sistema de comunicación vertical en el que cada jefe va a evaluar a todos y sólo sus colaboradores directos. (pág. 302)
79
12.1 ¿QUÉ SE EVALÚA?
Las cualidades del sujeto (personalidad y comportamiento) • Contribución del sujeto al objetivo o trabajo encomendado. • Potencial de desarrollo.
12.2 FACTORES QUE GENERALMENTE SE EVALÚAN
• Conocimiento del trabajo
• Calidad del trabajo
• Relaciones con las personas
• Estabilidad emotiva
• Capacidad de síntesis
• Capacidad analítica
12.3 FORMATO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO
El formato brinda la información sobre el desempeño de los colaboradores para tomar decisiones sobre las bases justas y objetivas.
80
Formato de evaluación de desempeño laboral formulario No 1
NOMBRES Y APELLIDOS : CEDULA No
DEPENDENCIA:
CEDULA No
CARGO:
NOMBRES Y APELLIDOS : CEDULA No
CARGO:
3. Redacte conjuntamente con el empleado los objetivos a lograr en el período respectivo.
4. Plantee objetivos realizables, medibles y cuantif icables.
5. Describa en el objetivo señalado el qué, el cuándo, el cuánto y el dónde.
7. Consigne las modif icaciones que se efectúen a la descripción, a las fechas de entrega o al peso porcentual.
8. Escriba el porcentaje de ejecución o logro alcanzado.
9. Valore cada objetivo multiplicando el porcentaje del logro por el peso porcentual respectivo.
a una escala de 1000, este resultado será sumado al de la valoración de indicadores en el formato 2.
H - 1 Para la concertación de objetivos al iniciar el período
H - 2 Para el seguimiento y la evaluación parcial y/o definitiva.
Evaluación de Objetivos
MOTIVO DE LA CONCERTACION
PER IOD D E PR U EB AC A M B IO D E EM PLEOPER IOD O A N U A L
DIA M ES AÑO DIA M ES AÑO
PERIODO EVALUADO : DESDE HASTA
INFORMACION GENERAL
E
V
A
L
U
A
D
O
E
V
A
L
U
A
D
O
R
INSTRUCCIONES
El instrumento para la evaluación del desempeño
1. Diligencie este formato al inicio del período anual, cuando se produzca cambio de empleo, cuando se inicie el período de prueba.
2. Defina los objetivos de a cuerdo con la misión, meta o f inalidad asignada a su dependencia y dentro del marco de las funciones del
empleado.
6. Asigne pesos porcentuales, en múltiplos de cinco sobre un total de 100%, de acuerdo con la importancia de cada objetivo.
10. Obtenga la calif icación f inal sumando los puntajes de cada objetivo y multiplicando el total por 10 para transformarla
Concertación de Objetivos de Desempeño
Modificación de Objetivos
FUNDACION ABC PRODEIN EVALUACION DEL DESEMPEÑO LABORAL
CONCERTACION DE OBJETIVOS
FORMULARIO No 1
81
No
1
2
3
4
5
6
7
FIRMA EVALUADOR:
No MES
1
2
3
4
5
6
7
FIRMA EVALUADOR: FIRMA EVALUADO:
DESCRIPCION DIA AÑO FIRMA
FIRMA EVALUADO:
MODIFICACION A LOS OBJETIVOS CONCERTADOS
FECHA:
DIA MES AÑO
TOTAL 100% PUNTAJE
Lleve este puntaje a la hoja No 2
PESO DE FACTORES EVALUACION FINAL DEL PERIODO
DESCRIPCIONPESO
%
LOGRO
(1-100)
VALORACION
(peso x logro/100)
Fuente: http://www.uniquindio.edu.
CONCERTACION OBJETIVO DE DESEMPEÑO
FECHA:
DIA MES AÑO
Fuente: www.uniquindio.com Elaborado por la autora.
82
Formato de evaluación de desempeño laboral formulario No 2
NOMBRES Y APELLIDOS : CEDULA No
DEPENDENCIA:
CARGO:
NOMBRES : APELLIDOS: CEDULA No
CARGO:
ANUAL
PERIODO DE PRUEBA
b- Determine el grado que refleje con mayor proximidad el desempeño del empleado.
POR ORDEN DE JEFE
DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE CLASIFICACION EVALUE SEGÚN SEA EL CASO:
A- Factores de desempeño para el nivel asesor y profesional con personal a cargo.
B- Factores de desempaño para el nivel tecnico y asistencial.
Teniendo en cuenta el logro de los objetivos alcanzados y el nivel de ejecución de los indicadores de este formato, calif ique así:
La valoración de los indicadores se hará con base en los siguientes grados:
POR ENCIMA: Durante el período el indicador se presenta de manera tal que supera ampliamente los patrones y niveles establecidos.
(P.ENC.)
ADECUADO: Durante el período el indicador se presenta en los niveles y patrones establecidos. (ADEC:)
POR DEBAJO: Durante el período el indicador se presenta de forma tal que no alcanza los niveles y patrones establecidos. Requiere aplicar
esfuerzos para satisfacer las exigencias mínimas del empleo. (P.D.)
MUY POR DEBAJO: Durante el período el indicador no se presenta o su presencia dista mucho de los niveles y patrones establecidos.
INTERPRETACION DEL DESEMPEÑO
Para efectos de las decisiones que se deriven de la evaluación del desempeño, se tienen en cuenta los siguientes grados:
SOBRESALIENTE: de 884 a 1000 puntos SUPERIOR: de 767 a 883
ADECUADO: de 650 a 766 INSATISFACTORIO: de 100 a 649 puntos.
CLASE DE EVALUACION
EVALUACION PARCIAL CALIFICACION DEFINITIVA
CAMBIO DE EMPLEO
CAMBIO DE JEFE
FUNDACION ABC PRODEIN
INFORMACION GENERAL
E
V
A
L
U
A
D
O
E
V
A
L
U
A
D
O
R
a- Lea detenidamente la definición de cada indicador.
c - Escriba en la casilla puntos, de acuerdo con el grado de valoración escogido, la puntuación correspondiente dentro del rango estipulado
para el mismo.
d- Sume los puntajes asignados a los factores. Este resultado deberá ser sumado al obtenido en la valoración del logro de los objetivos
oncertados, de acuerdo a los pesos porcentuales señalados, para así determinar la calif icación de servicios.
GRADOS DE VALORACION
INSTRUCCIONES
EVALUACION DE DESEMPEÑO LABORAL
SEGUIMIENTO Y EVALUACION
NIVEL TECNICO ASISTENCIAL
FORMULARIO No 2
83
600
400
300
COLABORACION: Coopera con los compañeros en las labores de la
dependencia y de la entidad.6-21 22-38 39-49 50-60
SUB TOTAL
ADEC. P.ENC.
C
O
N
D
U
C
T
A
L
A
B
O
R
A
L
COMPROMISO INSTITUCIONAL: Genera, asume y trasmite el conjunto
de valores y principios organizacionales. En su comportamiento y
actitudes demuestra sentido de pertenencia.
10-36 37-64 65-82 83-100
INICIATIVA: Propone y desarrolla procedimientos y métodos que
permitan mejorar los procesos de su dependencia frente a la misión de la
entidad.
8-29
SUB TOTAL
FACTORES DE DESEMPEÑO
PUNTAJE TOTAL
UTILIZACION DE RECURSOS: Forma como emplea los equipos y
elementos dispuestos para el desempeño de sus funciones.P
R
O
D
U
C
T
I
V
I
D
A
D8-29 30-51 52-65 66-80
30-51 52-65 66-80
TRATAMIENTO DE LA INFORMACION: Maneja y comparte la
información institucional de manera confiable, teniendo en cuenta los
niveles y competencias.
6-21 22-38 39-49 50-60
RELACIONES INTERPERSONALES: Establece y mantiene estrategias de
comunicación con usuarios, superiores, compañeros y colaboradores
generando un ambiente laboral de cordialidad y respecto.
10-36 37-64 65-82 83-100
50-60
AREA DESCRIPCION Y PESO DE FACTORESNIVEL DE EJECUCION
PUNTOSM.P.D P.D.
ATENCION AL USUARIO: Demuestra efectividad ante la demanda de un
servicio o producto.4-14 15-25 26-32 33-40
RELACIONES INTERPERSONALES: Establece y mantiene comunicación
con usuarios, superiores, compañeros y colaboradores propiciando un
ambiente laboral de cordialidad y respeto.
8-29 30-51 52-65 66-80
P.ENC.
C
O
N
D
U
C
T
A
L
A
B
O
R
A
L
COMPROMISO INSTITUCIONAL: Asume y transmite el conjunto de
valores organizacionales. En su comporta- miento y actitudes demuestra
sentido de pertenencia a la entidad.
8-29 30-51 52-65 66-80
INICIATIVA: Resuelve los imprevistos de su trabajo y mejora los
procedimientos.8-29 30-51 52-65 66-80
CONFIABILIDAD: Genera credibilidad y confianza frente al manejo de la
información y en la ejecución de actividades.6-21 22-38 39-49
FACTORES DE DESEMPEÑO
AREA DESCRIPCION Y PESO DE FACTORESNIVEL DE EJECUCION
PUNTOSM.P.D P.D. ADEC.
CANTIDAD: Relación cuantitativa entre las tareas, actividades y trabajos
realizados y los asignados.8-29 30-51 52-65 66-80
SUB TOTAL
CONOCIMIENTO DEL TRABAJO: Aplica las destrezas y los
conocimientos necesarios para el cumplimiento de las actividades y
funciones del empleo.
37-64 65-82 83-100
RESPONSABILIDAD: Realiza las funciones y deberes propios del cargo
sin que requiera supervisión y control permanentes y asumiendo las
consecuencias que se derivan de su trabajo.
8-29 30-51 52-65 66-80
CALIDAD: Realiza sus trabajos de acuerdo con los requerimientos de
sus clientes en términos de contenido, exactitud, presentación y
atención.
12-44 45-77 78-98 99-120
ADEC. P.ENC.
14-51 52-90 91-115 116-140
OPORTUNIDAD: Entrega los trabajos de acuerdo con la programación
previamente establecida.10-36
FACTORES DE DESEMPEÑO PARA NIVEL TECNICO Y ASISTENCIAL
AREA DESCRIPCION Y PESO DE FACTORESNIVEL DE EJECUCION
PUNTOSM.P.D P.D.
Fuente: http://www.uniquindio.edu.
Fuente: www.uniquindio.com Elaborado por la autora.
84
Formato de evaluación de desempeño laboral formulario No 2A
NOMBRES Y APELLIDOS : CEDULA No
DEPENDENCIA:
CARGO:
CEDULA No
CARGO:
b- Determine el grado que refleje con mayor proximidad el desempeño del empleado.
FUNDACION ABC PRODEIN
Teniendo en cuenta el logro de los objetivos alcanzados y el nivel de ejecución de los indicadores de este formato, calif ique así:
a- Lea detenidamente la definición de cada indicador.
La valoración de los indicadores se hará con base en los siguientes grados:
POR ENCIMA: Durante el período el indicador se presenta de manera tal que supera ampliamente los patrones y niveles establecidos.
(P.ENC.)
ADECUADO: Durante el período el indicador se presenta en los niveles y patrones establecidos. (ADEC:)
POR DEBAJO: Durante el período el indicador se presenta de forma tal que no alcanza los niveles y patrones establecidos. Requiere
aplicar esfuerzos para satisfacer las exigencias mínimas del empleo. (P.D.)
MUY POR DEBAJO: Durante el período el indicador no se presenta o su presencia dista mucho de los niveles y patrones establecidos.
DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE CLASIFICACION EVALUE SEGÚN SEA EL CASO:
A- Factores de desempeño para el nivel asesor y profesional con personal a cargo.
B- Factores de desempaño para el nivel tecnico y asistencial.
GRADOS DE VALORACION
c - Escriba en la casilla puntos, de acuerdo con el grado de valoración escogido, la puntuación correspondiente dentro del rango
estipulado para el mismo.
d- Sume los puntajes asignados a los factores. Este resultado deberá ser sumado al obtenido en la valoración del logro de los objetivos
oncertados, de acuerdo a los pesos porcentuales señalados, para así determinar la calif icación de servicios.
CLASE DE EVALUACION
INFORMACION GENERAL
E
V
A
L
U
A
D
O
E
V
A
L
U
A
D
O
R
CAMBIO DE EMPLEO
CAMBIO DE JEFE
EVALUACION PARCIAL CALIFICACION DEFINITIVA
NOMBRES Y APELLIDOS:
ANUAL
PERIODO DE PRUEBA
POR ORDEN DE JEFE
INTERPRETACION DEL DESEMPLEÑO
Para efectos de las decisiones que se deriven de la evaluación del desempeño, se tienen en cuenta los siguientes grados:
SOBRESALIENTE: de 884 a 1000 puntos SUPERIOR: de 767 a 883
ADECUADO: de 650 a 766 INSATISFACTORIO: de 100 a 649 puntos.
INSTRUCCIONES
EVALUACION DE DESEMPEÑO LABORAL
SEGUIMIENTO Y EVALUACION
PROFESIONAL CON PERSONAL A CARGO
FORMULARIO No 2A
85
300
400
300
6-21 22-38 39-49 50-60
PUNTOSM.P.D P.D. ADEC. P.ENC.
65-82 83-100
FACTORES DE DESEMPEÑO PARA ASESOR Y PROFESIONAL CON PERSONAL A CARGO
4-14 15-25 26-32 33-40
SUB TOTAL
SUB TOTAL
SUB TOTAL
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
C
I
O
N
D
E
P
E
R
S
O
N
A
L
52-65 66-80
TRABAJO EN EQUIPO: Propicia la integración de su grupo de trabajo, en torno a
los proyectos y programas de la entidad, e interactúa con éste para el logro de
los objetivos.
6-21 22-38 39-49 50-60
TOMA DE DECISIONES: Elige oportunamente las alternativas más acertadas para
la solución de los asuntos encomendados a su dependencia. 83-100
SUPERVISION: Ejerce seguimiento y control del personal a su cargo y de los
procesos desarrollados, aplicando los correctivos y ajustes necesarios para el
logro de los objetivos concertados.
DELEGACION: Distribuye las actividades y tareas, permitiendo que sus
colaboradores ejerzan la autonomía necesaria en la ejecución de las mismas.
LIDERAZGO: Conduce, apoya y orienta para el logro de los objetivos de su
dependencia, propiciando el crecimiento personal y técnico de su grupo de
trabajo.
10-36 37-64
PUNTAJE TOTAL
DESCRIPCION Y PESO DE FACTORESAREA
AREA DESCRIPCION Y PESO DE FACTORES
AREA DESCRIPCION Y PESO DE FACTORES
RESPONSABILIDAD: Cumple las funciones, deberes y compro -misos inherentes
al cargo y a la dependencia, enmarcándose en los objetivos y metas de la
organización, logrando la produc- tividad de su área.
P
R
O
D
U
C
T
I
V
I
D
A
D
FACTORES DE DESEMPEÑO
NIVEL DE EJECUCIONPUNTOS
C
O
N
D
U
C
T
A
L
A
B
O
R
A
L
INICIATIVA: Propone y desarrolla procedimientos y métodos que permitan
mejorar los procesos de su dependencia frente a la misión de la entidad. 8-29 30-51 52-65 66-80
TRATAMIENTO DE LA INFORMACION: Maneja y comparte la información
institucional de manera confiable, teniendo en cuenta los niveles y competencias. 6-21 22-38 39-49 50-60
4-14
22-38 39-49
15-25 26-32 33-40
COMPETENCIA TECNICA: Aporta los conocimientos de su formación y
experiencia, aplica las habilidades gerenciales necesarias para el desempeño de
su área, investiga y se capacita sobre temas apropiados para su desempeño.
PUNTOS
6-21
65-82
ADEC. P.ENC.
PROYECCION: Proyecta y establece metas y objetivos acordes con la misión de
la organización, determinando las acciones pertinentes a seguir dentro del
período respectivo y los medios a través de los cuales dichas metas han de
alcanzarse.
UTILIZACION DE RECURSOS: Asigna las labores de la depen-dencia de acuerdo
con los perfiles de sus colaboradores y con los requerimientos de la institución,
teniendo en cuenta los plazos y costos de dichas labores, proveyendo los
equipos y elemen-tos requeridos.
CALIDAD: Demuestra un nivel de conceptualización rigor y acierto técnico en el
señalamiento y verif icación de las especif icaciones de los productos f inales de
su dependencia.
8-29 30-51 52-65 66-80
8-29 52-6530-51
NIVEL DE EJECUCION
M.P.D P.D.
66-80
50-60
Fuente: http://www.uniquindio.edu.
FACTORES DE DESEMPEÑO
NIVEL DE EJECUCION
COMPROMISO INSTITUCIONAL: Genera, asume y trasmite el conjunto de
valores y principios organizacionales. En su comportamiento y actitudes
demuestra sentido de pertenencia.
10-36 37-64 65-82 83-100
8-29 30-51
M.P.D P.D. ADEC. P.ENC.
RELACIONES INTERPERSONALES: Establece y mantiene estrategias de
comunicación con usuarios, superiores, compañeros y colaboradores generando
un ambiente laboral de cordialidad y respecto.
10-36 37-64 65-82 83-100
10-36 37-64
Fuente: www.uniquindio.com Elaborado por la autora.
86
Formato de evaluación de desempeño laboral formulario No 3
A- EVALUACION DEL LOGRO DE OBJETIVOS
B- EVALUACION DE FACTORES DE DESEMPEÑO
FIRMA DEL EVALUADOR CIUDAD Y FECHA:
A- RESULTADO DE LA PRIMERA EVALUACIÓN PARCIAL
B- RESULTADO DE LA SEGUNDA EVALUACIÓ PARCIAL
X35% =
CALIFICACION (A+B)/2 = SATISFACTORIO INSATISFACTORIO
PUNTOS DÉBILES
RECOMENDACIONES PARA EL MEJORAMIENTO
El resultado de las evaluaciones parciales (por cambio de jefe inmediato, de empleo o semestrales)será comunicado al empleador y no
será susceptible de recurso. Únicamente procede recurso sobre el resultado de la evaluación DEFINITIVA.
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN
CALIFICACIÓN DEFINITIVA
X65% =
X35% =(Formularion número 2)
CALIFICACION (A+B) =
MEJORAMIENTO Y DESARROLLO
PUNTOS FUERTES
FUNDACION ABC PRODEIN
X65% =(Formularion número 1)
EVALUACION DE DESEMPEÑO LABORAL
CALIFICACION DE SERVICIOS
FORMULARIO No 3
87
FIRMA DEL EVALUADOR CIUDAD Y FECHA:
FIRMA DEL EVALUADO CIUDAD Y FECHA:
Fuente: http://www.uniquindio.edu.
Contra esta calif icación procede el recurso de reposición y en subsidio el de apelación interpuesto ante el evaluador dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de notif icación. Los recursos deben presentarse por escrito, personalmente o mediante
apoderado y exponiendo los motivos de inconformidad.
(al funcionario se le debe entregar copia)
RECURSOS
Interpuso Recurso de Reposición Interpuso Recurso de Apelación
MEJORAMIENTO Y DESARROLLO
PUNTOS FUERTES
PUNTOS DÉBILES
RECOMENDACIONES PARA EL MEJORAMIENTO
NOTIFICACIÓN
Fuente: www.uniquindio.com Elaborado por la autora.
88
11. TALLER DE APLICACIÓN GENERAL DEL MANUAL DE FUNCIONES
11.1 ¿Qué es un taller?
Un taller consiste en la reunión de un grupo de personas que desarrollan funciones o papeles comunes o similares, para estudiar y analizar problemas y producir soluciones de conjunto. El taller es un espacio donde se comunican y expresan sus ideas, combinando actividades tales como trabajo de grupo, sesiones generales, elaboración y presentación de actas e informes, organización y ejecución de trabajos en comisiones, investigaciones y preparación de documentos (Rojas, 2004).
En el taller a desarrollar en la Fundación ABC Prodein, se dará a conocer a los funcionarios, voluntarios y/o pasantes que componen el área del departamento financiero, el manual de funciones donde se explicará la importancia que tiene el manual, analizar junto con los participantes las funciones respectivas de cada uno, leer con el grupo las herramientas del sistema de evaluación y por ultimo aclarar dudas e inconvenientes. Ver anexo No 3 taller aplicado
89
12. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Con el presente trabajo, se puede concluir que la Fundación ABC prodein presenta falencias en el desarrollo de los procesos contables, debido a que no cuenta con personal calificado, continuación lógica de los procedimientos, lo cual hace que no tenga la información financiera a tiempo para apoyar proyectos o tomar decisiones.
De acuerdo al análisis realizado, se planteó fortalecer al departamento financiero de la Fundación ABC Prodein con un manual de funciones y en consecuencia, con el buen desarrollo de las actividades de la Fundación. En este, se establecieron instrucciones, reglas y ocupaciones que cada funcionario del departamento financiero de la Fundación deberá desarrollar diariamente.
En cuanto a las recomendaciones, en primera instancia se recomienda a la directora de la Fundación que el personal que contrate para laborar en el departamento financiero sean personas integras, idóneas, con una buena formación contable ya que de ellas dependen los resultados e informes financieros para la toma de decisiones.
Exigir mensualmente informes donde se demuestre la veracidad de la información financiera y así abordar problemas de retrasos contables, además, la Fundación podría contar con la información al día.
Que todos los departamentos que generan información para el departamento financiero para efectos de causación sean entregados a tiempo, el registro de estos debe hacerse en las fechas apropiadas, teniendo en cuenta la fecha de expedición de cada documento.
En las cuentas bancarias ingresa gran parte de las donaciones, es indispensable conciliar cada mes a su debido tiempo sin permitir que transcurra varios meses para realizarla ya que podría desconocerse información importante lo cual generaría errores, conllevando en el momento de causar los ingresos o expedir certificados de donaciones a terceros que no acompase a la realidad de quien emite las donaciones.
Separar del departamento financiero de tesorería, ya que no es viable que el personal encargado de contabilidad tenga vínculos con tesorería, de esta manera, se puede evitar confusiones o desviación de dinero.
90
REFERENCIAS
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91
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93
ANEXOS
94
ANEXOS
Anexo 1. Encuesta
ENCUESTA
FUNDACION ABC PRODEIN
Los datos aportados en esta encuesta serán utilizados exclusivamente al uso de la investigación académica como apoyo al proyecto de grado, del programa de contaduría pública, de la Universidad de la Salle.
Favor responder de la manera más atenta y exacta posible, ya que con esta encuesta se aspira conocer su opinión de las diferentes actividades que desarrolla el departamento financiero de la Fundación ABC Prodein.
Fecha: Día Mes Año
Departamento: ______________________Cargo: _________________________
Nombre: ____________________________ Sexo: F M
Por favor marque una sola opción.
1. ¿Qué importancia le asigna a la labor que desempeña el departamento finan-ciero?
No es importante
Importa muy pocas veces
Incide frecuentemente
Es fundamental
LI
ARR
OO
LNT
A
BC
PRO DE IN
AS
O
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O
NBE
FNE
IC
A
O
CRT
ISI
NAPR M
D
O OTORA
E
DES
E
ARL
G
95
2. ¿Conoce los movimientos que realiza el departamento financiero de la Funda-ción?
Sí No Argumente su respuesta_____________________________
3. ¿Cree que el trabajo que desarrolla el personal del departamento financiero es hecho a consciencia y veraz?
Sí No Argumente su respuesta ___________________________
4. ¿Cree que el departamento financiero tiene claros los objetivos que pretende lograr?
Sí No Argumente su respuesta_____________________________ __________________________________________________________________
5. ¿considera importante hacer seguimiento continuo al trabajo que desarrolla el personal del departamento financiero de la Fundación?
No es importante
Importa muy pocas veces
Incide frecuentemente
Es fundamental
6. ¿De acuerdo a la importancia que tiene la presentación de los estados financie-ros, en cuanto a reflejar la situación económica de la Fundación, cree que es im-portante que ellos sean emitidos o presentados regularmente a la directora de la Fundación para evitar atrasos en la contabilidad?
No es importante
Importa muy pocas veces
Incide frecuentemente
Es fundamental.
7. ¿Qué tan importante diría que es para la Fundación poder encontrar un método eficaz para la medición de desempeño del personal del departamento financiero?
No es importante
Importa muy pocas veces
Incide frecuentemente
Es fundamental.
c
c
c
c
c
c
96
8. ¿Cree usted que el departamento financiero es parte clave del éxito de la Fun-dación y por este motivo es importante su identificación, medición y evaluación?
Sí No Argumente su respuesta______________________________
__________________________________________________________________
9. Indique el grado de cumplimiento de las diferentes actividades que desempeñan los empleados, voluntarios y pasantes del departamento financiero, en cuanto a lo que a continuación se relaciona.
DESCRIPCION EXCELENTE MUY BUENO BUENO MALO
Labor que desempeña
Compromiso
Cumplimiento
9. Si tiene alguna duda, comentario o sugerencia, puede añadirlo a continuación:
__________________________________________________________________
La encuesta ha concluido. Gracias por su colaboración.
97
Anexo 2. Resultados de la investigación
Entrevista
En relación a los resultados obtenidos de la entrevista realizada en las instalaciones a la directora de la Fundación ABC Prodein se concluye las respuestas a los interrogantes:
Pregunta 1: ¿Cree usted que las diversas actividades que desarrolla el personal del departamento financiero, responden a las necesidades presentes de la Fundación para el logro de sus objetivos?
Respuesta: “Yo considero que los empleados del departamento financiero presentan falencias graves porque cuando se requiere de información financiera, esta nunca está a disposición por los recurrentes atrasos contables por lo tanto no se puede hacer uso de la información financiera, es imposible tomar decisiones con base en los estados financieros. La Fundación está tratando de mejorar las diferentes áreas que la componen, se promovió una encuesta a nivel interno, para conocer las necesidades e inconvenientes presentados y a la vez sugerencias del personal y así poder lograr nuestras metas”
Análisis: Los empleados del departamento financiero de la Fundación ABC Prodein, no están totalmente comprometidos con la labor que desempeñan en la organización, ya que ellos no contribuyen al mejoramiento, la falta responsabilidad y de comunicación de los encargados hace que se presenten inexactitudes en el departamento financiero.
Pregunta 2: ¿En qué medida se siente activa y participe del departamento financiero, o más bien pasiva y receptora de lo que los empleados le dan sin consultarle antes?
Respuesta: “Considero que realmente me siento pasiva y receptiva por la falta de información y conocimiento contable, falta de dedicación de tiempo ya que es consumido por las arduas tareas y viajes a Medellín, Cali y demás”
Análisis: La directora de la Fundación debe ser asesorada por una persona experta en el tema contable u obtener formación contable, de esta manara le será más fácil exigir con sapiencia toda la información que el departamento financiero debe arrojar cada mes.
98
Pregunta 3: Cree usted que falta definición de actividades a los empleados del departamento financiero.
Respuesta: “Si, definitivamente es importante asignar a cada empleado sus deberes y a la vez los derechos a los que se hacen acreedores en el momento de vincularse a la Fundación”.
Análisis: El departamento financiero de la Fundación no cuenta con un patrón donde estipulen derechos, deberes, a los que se hace acreedora cada persona en el momento de ingresar a laborar en la Fundación.
Pregunta 4: Considera que la labor que desempeña el departamento financiero o la contabilidad es importante o parte clave del éxito de la Fundación, por este motivo es importante su identificación, medición y evaluación.
Respuesta: “Para la Fundación todas las áreas son muy importantes, pero el departamento financiero es aún más importante, es el encargado de apoyar con su trabajo y por medio de sus informes, nuestra labor, para poder cumplirle a todas las personas que realmente necesitan de nuestra ayuda, por eso es importante su identificación, medición y evaluación, justo en estos momentos el departamento deja ver la necesidad de implantar algún mecanismo que perfeccione las actividades que desarrolla el área”.
Análisis: El área financiera no cuenta con políticas o sistemas de gestión de calidad, donde se vea reflejado el impacto económico por medio de las actividades que desarrolla la Fundación.
Pregunta 5: Que tan importante diría que es para el departamento financiero poder encontrar un método eficaz donde estipule las diferentes actividades o deberes a desarrollar cada empleado.
Respuesta: “Sería de gran ayuda, ya que todo estaría escrito o planteado, cada individuo deberá regirse o seguir las reglas, limitarse hacer su trabajo, se optimizaría tiempo y de esta manera se abordarían los errores que se presentan en el departamento”
Análisis: En el departamento financiero se debe establecer un método eficaz donde se estipulen funciones y tareas que permita conocer la forma correcta de procesar, registrar y ejecutar la información financiera.
99
Encuestas
Los resultados de las encuestas realizadas al personal que compone el área administrativa de la Fundación ABC Prodein en relación a la labor que desempeña el departamento financiero son:
• Qué importancia le asigna a la labor que desempeña el departamento financiero.
Respuesta:
Tabla No 1
ALTERNATIVA DE RESPUESTA
SI NO PARTICIPACION
No es importante 0 0 0
Importa muy pocas veces 0 0 0
Incide frecuentemente 0 0 0
Es fundamental 5 0 100
TOTAL 5 0 100
Elaboración: autora del proyecto. 2011
Gráfica:
Elaboración: autora del proyecto. 2011
100
Análisis: Las cinco (5) personas encuestadas, que conforman el área administrativa de la Fundación, aseguran que es fundamental para la Fundación, la labor que desempaña el departamento financiero. Por lo tanto para la Fundación es trascendental integrar cultura de responsabilidad e idoneidad, donde los empleados del departamento financiero sean capaces de interactuar e innovar, solucionar problemas y a la vez emitir información, ya que la labor que desempeña el departamento financiero es fundamental para la Fundación ABC Prodein.
• Conoce los movimientos que realiza el departamento financiero de la Fundación.
Tabla No 2
ALTERNATIVA DE RESPUESTA
RESPUESTA PARTICIPACION
SI 1 20
NO 4 80
TOTAL 5 100
Elaboración: autora del proyecto. 2011
Gráfica:
Elaboración: autora del proyecto. 2011
101
Análisis: Cuatro (4) de los encuestados, respondieron que no conocen los movimientos que realiza el departamento financiero y solo uno (1) de los encuetados respondió que si conoce las funciones pero no los procesos, donde tres de ellos argumentan:
• Conocen solo lo necesario ya que existe desorden en la parte de administración.
• No conocen los movimientos porque cada departamento tiene autonomía de realizar su trabajo con el personal calificado.
• No conoce los movimientos por permanecer poco tiempo en el trabajo.
El departamento financiero tiene una gran responsabilidad social y su entorno o demás áreas administrativas, por lo cual debe incorporar un alto grado de conocimiento contable, valores sociales y éticos para que su desempeño sea claro y útil ante las demás áreas.
• ¿Cree que el trabajo que desarrolla el personal del departamento financiero es hecho a conciencia y produce información veraz?
Tabla No 3
ALTERNATIVA DE RESPUESTA
RESPUESTA PARTICIPACION
SI 2 40
NO 3 60
TOTAL 5 100
Elaboración: autora del proyecto. 2011
Gráfica:
102
Elaboración: autora del proyecto. 2011
Análisis: Tres (3) de los empleados encuestados responden que no y argumentan:
• Por falta de conocimiento
• Aunque no tenga conocimiento en finanzas pienso que siempre se debe dar respuesta a las inquietudes de los trabajadores, pero a veces se perciben inconsistencias en lo que dice dicho departamento.
• No cumple los tiempos establecidos.
Las otras dos personas encuestadas responden que si donde argumentan:
• Un poco lento el proceso de pago y no hay coordinación en las fechas de estos, ni existen contratos.
• Hay un compromiso por dar, el soporte financiero al funcionamiento de los colegios.
El departamento financiero debe analizar todo lo relacionado con sus actividades, funciones o tareas que desempeñan, si realmente las actividades son desarrolladas a conciencia o como está establecido, también es conveniente razonar si los errores que se comenten son por falta de información o conocimiento, es importante que los empleados de esta área tomen conciencia del impacto que tienen las malas prácticas contables y generen medidas para que disminuyan sus acciones, así el trabajo que desarrolle el departamento financiero producirá información veraz y oportuna.
• ¿Cree que el departamento financiero tiene claros los objetivos que pretende lograr?
103
Tabla No 4
ALTERNATIVA DE RESPUESTA
RESPUESTAS PARTICIPACION
SI 1 20
NO 4 80 TOTAL 5 100
Elaboración: autora del proyecto. 2011
Gráfica:
Elaboración: autora del proyecto. 2011
Análisis: Cuatro (4) empleados encuestados responden no, argumentando:
• Se trabaja en desorden
• En cualquier empresa es ideal generar un ambiente agradable desde el departamento de finanzas hacia cualquier otro departamento, aquí no se cumple, se generan incomodidades.
• Porque no los cumple.
• Aunque se apoya a los colegios aún no se ha organizado un pago oportuno de la nómina, es necesario darle importancia a los dos frentes.
Solo uno de los (5) encuestados responde si, argumentando que les falta orden, puntualidad y coordinación.
104
Es importante que el departamento financiero tenga claros los objetivos, que el personal que labora sea capaz de promover liderazgo, confianza, cooperación, tener valores de asociatividad para con las demás áreas y respeto institucional.
• Considera importante hacer seguimiento continuo al trabajo que desarrolla el personal del departamento financiero de la Fundación.
Tabla No 5
ALTERNATIVA DE RESPUESTA
SI NO PARTICIPACION
No es importante 0 0 0 Importa muy pocas veces 0 0 0 Incide frecuentemente 0 0 0 Es fundamental 5 0 100 TOTAL 5 0 100
Elaboración: autora del proyecto. 2011
Gráfica:
Elaboración: autora del proyecto. 2011
105
Análisis: Las (5) personas encuestadas respondieron que es fundamental hacer seguimiento continuo al trabajo realizado por el departamento financiero, por lo tanto para la Fundación es de gran importancia generar una cultura de rastreo o indagación a la labor que desempeña cada individuo del departamento financiero, la Fundación ABC Prodein debe reflexionar sobre su responsabilidad social, por lo tanto es necesario implantar estrategias que le permitan eliminar toda clase de errores en las prácticas contables las cuales solo conllevan a problemas a corto, mediano y largo plazo.
• De acuerdo a la importancia que tiene la presentación de los estados financieros, en cuanto a reflejar la situación económica de la Fundación, cree que es importante que ellos sean emitidos o presentados regularmente a la directora de la Fundación para evitar atrasos en la contabilidad de la Fundación.
Tabla No 6
ALTERNATIVA DE RESPUESTA
SI NO PARTICIPACION
No es importante 0 0 0
Importa muy pocas veces 0 0 0
Incide frecuentemente 0 0 0
Es fundamental 5 0 100
TOTAL 5 0 100
Elaboración: autora del proyecto. 2011
Gráfica:
Elaboración: autora del proyecto. 2011
106
Análisis: Las (5) personas encuestadas respondieron que para la Fundación es fundamental que el departamento financiero presente regularmente los estados financieros a la directiva de la Fundación, con el fin de poder hacer uso de la información para cualquier eventualidad y a la vez el personal del departamento financiero vea la necesidad de causar todos los registros de ingresos, egresos, conciliar bancos etc. cronológicamente.
• Qué tan importante diría que es para la Fundación poder encontrar un método eficaz para la medición de desempeño del personal del departamento financiero de la Fundación.
Tabla No 7
ALTERNATIVA DE RESPUESTA
SI NO PARTICIPACION
No es importante 0 0 0
Importa muy pocas veces 0 0 0
Incide frecuentemente 0 0 0
Es fundamental 5 0 100
TOTAL 5 0 100
Elaboración: autora del proyecto. 2011
Gráfica:
Elaboración: autora del proyecto. 2011
107
Análisis: Las (5) personas encuestadas respondieron que para la Fundación es fundamental Implementar un método donde la medición del desempeño laboral semestral o anual con el fin de que la Fundación a través de este estudio detecte a tiempo cualquier clase de inconsistencias presentada por cada empleado y a la vez abordar a tiempo cualquier suceso que se presente.
• ¿Cree usted que el departamento financiero es parte clave del éxito de la Fundación y por este motivo es importante su identificación, medición y evaluación?
Tabla No 8:
ALTERNATIVA DE RESPUESTA
RESPUESTA PARTICIPACION
SI 5 100
NO 0 -
TOTAL 5 100
Elaboración: autora del proyecto. 2011
Gráfica:
Elaboración: autora del proyecto. 2011
Análisis: Las (5) personas encuestadas respondieron que sí, argumentan:
• De ellos depende el gasto y los rendimientos financieros ya que el salario es sagrado.
108
• El logro de la misión de la Fundación requiere una planeación y contar con recursos suficientes para llevarla a cabo.
• Se conocería cual es la situación financiera de la Fundación para establecer los correctivos.
• Una economía bien manejada en cualquier empresa lleva a esta misma a generar más opciones de trabajo, una alta productividad, para esto debe existir total transparencia en las transacciones.
• Dada la importancia que tiene el departamento financiero por el manejo de toda la información financiera, elaborar un programa que busque desarrollar herramientas de sostenibilidad económica a la Fundación, incorporando un método que personalice, controle y valore este departamento con el fin de obtener éxito en la Fundación.
• Indique el grado de cumplimiento de las diferentes actividades que desempeñan los empleados, voluntarios y pasantes del departamento financiero, en cuanto a lo que a continuación se relaciona.
Tabla No 9:
DESCRIPCION EXCELENTE MUY BUENO
BUENO MALO
Labor que desempeña 0 0 2 3
Compromiso 0 1 2 2
Cumplimiento 0 0 0 5
Elaboración: autora del proyecto. 2011
109
Gráfica:
Elaboración: autora del proyecto. 2011
Análisis: La gráfica muestra que el grado de cumplimiento de las actividades desarrolladas por los empleados del departamento financiero, es muy regular, el personal presenta grandes inconvenientes ya que no están totalmente comprometidos con la labor que desempeñan, lo cual finalmente se ve reflejado en la calidad de la información financiera.
• Si tiene alguna duda, comentario o sugerencia, puede añadirlo a continuación.
Tres (3) de los empleados encuestados hicieron los siguientes comentarios:
Me parece que el departamento financiero debe incentivar a cualquier trabajador para que pueda realizar sus labores de una manera agradable, cuando este genera un incumplimiento e inconsistencias en el trabajo, lo obliga inmediatamente a ver otras opciones de trabajo.
Es fundamental en quien coordine este departamento tenga presente que el salario de los funcionarios es sagrado y que sus atrasos e incumplimientos afectan profundamente la sociedad y los compromisos de quienes laboran, haciendo que los empleados se molesten y no sean permanentes en el cargo.
• Falta organización y un sistema contable adecuado.
110
Análisis: En las encuestas realizadas a los funcionarios que componen el área administrativa de la Fundación ABC Prodein, reflejan su insatisfacción tanto en la falta de incentivos para con los trabajadores, incumplimiento en el pago de salarios y mala organización, todo esto hace que los empleados no se comprometan en su totalidad, causando abandono constante de los cargos.
Conclusión de los resultados de la investigación
En relación a la entrevista realizada a la directora de la Fundación se puede comentar lo siguiente:
La directora de la Fundación considera que los empleados del departamento financiero cometen errores en cuanto al desarrollo de las diferentes actividades que emergen y el tratamiento contable que se le debe dar a la información, ya que no cuentan con la información financiera pues esta nunca está a disposición sin poder hacer uso de esta por los atrasos contables a los que se exponen. Los estados financieros no son utilizados en la toma de decisiones, pues no se sabe la situación real actual de la Fundación, lo que es generado por la falta de asignación de funciones a los empleados, falta de organización del departamento y por la ausencia de conocimiento contable de los funcionarios de esta área.
La directora de la Fundación ABC Prodein, considera que implementar un manual de funciones para el departamento financiero, será de gran ayuda para encaminar el objetivo de la Fundación, eliminando toda clase de errores que a la fecha se presentan.
En relación con las encuestas realizadas al personal que componen el área administrativa de la Fundación se puede concluir:
Las personas encuestadas afirman que la labor que desempeña el departamento financiero es fundamental para la Fundación, a pesar de no conocer muy bien los movimientos que realiza esta área, consideran que el trabajo desarrollado por el personal no es hecho a conciencia y no genera la veracidad que requiere la Fundación. Esta situación, según ellos puede darse por no tener claros los objetivos, piensan que es muy importante para la Fundación poder hacer seguimiento continuo a las diferentes actividades realizadas por el departamento, ya que de esta forma los estados financieros reflejarían la realidad de la situación económica de la Fundación, siendo estos emitidos regularmente a la directora para evitar atrasos en la contabilidad.
111
Anexo 3. Taller para dar a conocer el Manual de funciones del Departamento Financiero de la Fundación ABC Prodein
TALLER
PARA DAR A CONOCER EL MANUEL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE LA FUNDACION ABC PRODEIN
FECHA: Noviembre 22 de 2010
HORA: 3 p.m.
LUGAR: Instalaciones de la Fundación ABC Prodein, Departamento Financiero.
Cra 20 No. 39b – 15 Barrio La Soledad
INFORMANTE: Estudiante de 10 semestre de contaduría pública universidad de la Salle.
PARTICIPANTES: Empleados y voluntarios que conforman el departamento financiero de la Fundación ABC Prodein.
TEMA: Manual de funciones.
TABLA DE CONTENIDO
pág.
Introducción 112
1 Formación del personal 112
2 Presentación de los participantes 112
3 Importancia del taller 112
4 Propósito del taller 113
5 Objetivo del taller 113
6 Sistema de evaluación 113
7 Cierre 113
8 Resultado del taller 114
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INTRODUCCIÓN
Con el fin de fortalecer el departamento financiero y en vista de la dinámica de desarrollo a nivel institucional nace la importancia de la creación de una herramienta, como es el manual de funciones que les permita a los miembros de dicho departamento conocer los pasos uno a uno, en la labor que deben desempeñar.
El documento describe como hacer una buena labor, empleando un lenguaje sencillo que permiten al empleado tener una mayor comprensión del manual. Con el fin de dar a conocer el manual de funciones se dicta un taller a los empleados y voluntarios que conforman el departamento financiero, en el cual se tratarán temas como la importancia del taller, propósito, objetivo y sistemas de evaluación del manual de funciones.
1. FORMACION DEL PERSONAL
Al momento de ingresar el personal, se dará la bienvenida, indicando dónde deben sentarse y se les comunicara que será muy breve.
2. PRESENTACION DE LOS PARTICIPANTES
Al comenzar el taller se hará la presentación de los participantes y de la “autora”, se comentara a grandes rasgos el objetivo: Dar a conocer el manual de funciones a los empleados y colaboradores del departamento financiero de la Fundación ABC Prodein; Se hablará brevemente sobre la importancia que tiene el manual de funciones.
3. IMPORTANCIA DEL TALLER
Proporcionar al empleado los temas que componen el manual sus funciones y darles lineamientos e información que será de mucha importancia para comprender lo que se espera de ellos en el departamento financiero de la Fundación.
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4. PROPÓSITOS DEL TALLER
Dar a conocer el manual de funciones a los empleados participes, informar el propósito de la Fundación de acuerdo con lo escrito en él y aclarar dudas.
5. OBJETIVOS DEL TALLER
Pedir a los participantes que abran su manual de funciones en la página correspondiente, dependiendo la labor o cargo que desempeña en el departamento financiero, con el fin de analizar sus funciones y aclarar dudas.
6. SISTEMA DE EVALUACIÓN
Explicar al grupo la importancia que tiene, para la Fundación ABC Prodein, la evaluación de las funciones desarrolladas por cada funcionario.
Leer junto con el grupo las herramientas de evaluación que se encuentran en el formato de evaluación.
Aclara cualquier duda.
7. CIERRE
Agradecer a los participantes su valiosa colaboración y sus aportaciones para el éxito del taller, transmitir lo importante que es para la Fundación ABC Prodein la formación y destacar los beneficios individuales y colectivos que dicha tarea conllevará.
Finalmente, impulsar a los funcionarios del departamento financiero de manera entusiasta y comprometida, y resalta el hecho de que ellos son, junto con los administrativos de la Fundación, los llamados a ayudar a la comunidad menos favorecida del país.
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8. RESULTADOS DEL TALLER
El taller fue realizado de acuerdo a las especificaciones citadas, teniendo una buena acogida por los participantes, quienes mostraron mucho interés en seguir los lineamientos adoptados en el manual de funciones a fin de mejorar el funcionamiento del departamento financiero, según los objetivos generales y específicos de dicho manual.
De igual forma hubo demostración de interés en los participantes en conocer los aspectos especiales de cada cargo y función, formulando a lo largo del taller variantes de interacción y apoyo en la ejecución futura del manual.