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MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUDDIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
INFORME DE SEGUIMIENTO ANUALPLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL Y GESTIÓN PRESUPUESTARIA, 2017
Enero, 2018
1- Misión:
“El Archivo Nacional es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud, que reúne, organiza, conserva, facilita y divulga el patrimonio documental de la Nación, a todos los habitantes de Costa Rica, para acrecentar la identidad nacional; promueve el desarrollo archivístico de las instituciones para una administración más transparente y eficiente, y coadyuva en el control del ejercicio Notarial”.
2- Visión:
El Archivo Nacional de Costa Rica, ejercerá plenamente su rol de rector del Sistema Nacional de Archivos y ofrecerá a los habitantes costarricenses, nuevos y mejores servicios, acrecentando el patrimonio con nuevos fondos y colecciones, mediante el rescate, organización, conservación, facilitación y divulgación. Estos retos los asumirá mediante el mejoramiento de su infraestructura física, tecnológica, un marco legal mejorado adaptado a las necesidades actuales y un recurso humano altamente calificado, comprometido con la eficiencia, transparencia y orientado al cliente.
3- Marco jurídico institucional
Desde el punto de vista normativa, el Archivo Nacional como institución pública
está obligada a cumplir un marco normativa amplio y de la más diversa naturaleza,
no obstante lo anterior y en un esfuerzo de priorización, se señalan a continuación
algunas referencias normativas básicas y directas al funcionamiento institucional:
Leyes:
Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 de 24 de octubre de 1990.
Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios N° 9158 de
8 de agosto del 2013.
Ley de Regulación del derecho de petición N° 9097 de 26 de octubre del 2012.
Ley de Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales
N° 8968 de 7 de julio del 2011.
Ley N° 8505 Código Procesal Contencioso de 01 de enero de 2008.
Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos N° 8454 de 30
de agosto 2005.
Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N°
8422 de 29 de octubre de 2004.
Ley General de Control Interno N° 8292 de 04 de setiembre de 2002.
Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites
administrativos N° 8220 del 11 de marzo de 2002.
Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos
N° 8131 de 18 de setiembre de 2001.
Código Notarial, Ley N° 7764 de 22 de noviembre de 1998.
Ley de Reorganización Judicial, Reformas a la Ley Orgánica del Poder Judicial
N° 7728 de 15 de diciembre de 1997.
Ley de Contratación Administrativa N° 7494 de 02 de mayo de 1995.
Ley General de la Administración Pública N° 6227 de 02 de mayo de 1978.
Ley de Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional N° 5574 de 17
de setiembre de 1974.
Ley que Autoriza Utilización Sistema Microfilmación Archivos N° 4278 del 11 de
diciembre de 1968.
Ley N° 64 Ley de creación de la Revista del Archivo Nacional de 12 de agosto
de 1936.
Ley de Creación del Timbre de Archivos N° 43 de 21 de diciembre de 1934.
Reglamentos:
Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos N°7202,
Decreto N°40554-C
Reglamento de Organización y Servicios del Archivo Nacional, Decreto
N°40555-C, ambos de 29 de junio de 2017
Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto No 24023-C
del 30 de enero de 1995. (vigente hasta el 7 de diciembre de 2017)
Reglamento a la Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de
Servicios, Decreto Ejecutivo N° 39096-PLAN.
Reglamento a la Ley contra la corrupción y enriquecimiento, Decreto Ejecutivo
No. 32333-MP-J del 12 de Abril del 2005.
Reglamento a la Ley de Certificados Decreto N° 33018 de 20 de marzo de
2006.
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa N° 33411-H de 27 de
setiembre de 2006.
Reglamento a la Ley de protección al ciudadano, Decreto Ejecutivo No. 37045-
MP-MEIC del 22 de febrero del 2012.
Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Cultura Decreto N° 33270-
C de 02 de junio de 2006.
Reglamento para la presentación de índices Decreto ejecutivo N° 37769-C de
10 de abril de 2013.
Decreto N° 39225-MP-MTSS-MICITT de 21 de octubre de 2015. Aplicación del
teletrabajo en las instituciones públicas.
Reglamento del programa de teletrabajo del Ministerio de Cultura y Juventud y
sus órganos desconcentrados, Decreto N° 39178-C del 2 de julio del 2015.
Decreto Nº 39019-C de 23 de marzo de 2015. Reglamento para la operación
del fondo fijo de caja chica de la Dirección General del Archivo Nacional.
Decreto N 37937-C de 01 de agosto de 2013. Reglamento sobre las Garantías
que deben rendir los funcionarios públicos del Archivo Nacional.
Decreto Nº 39019-C de 23 de marzo de 2015. Reglamento para la operación
del fondo fijo de caja chica de la Dirección General del Archivo Nacional.
Decreto N 37937-C de 01 de agosto de 2013. Reglamento sobre las Garantías
que deben rendir los funcionarios públicos del Archivo Nacional.
Decretos ejecutivos:
Decreto Nº XXV de 23 de julio de 1881. Creación del Archivo Nacional.
Decreto N° 39350-C de 29 de octubre de 2015. Premios Archivísticos
Nacionales.
Decreto N° 38961-C de 15 de junio de 2015. Guía de trámites y requisitos de
los servicios que brinda la Dirección General del Archivo Nacional.
Decreto Nº 36799-C de 12 de mayo de 2011. Manual para la atención de
denuncias planteadas ante el Ministerio de Cultura y Juventud.
Decreto Nº 18099-C de 14 de abril de 1988. Declara cuarta semana de julio
“Semana del Archivista Nacional”.
Directrices:
Directriz para la elaboración del tipo documental "Carta", publicada en La
Gaceta N° 247 del 21 de diciembre de 2015.
Directriz general para la normalización del tipo documental actas municipales,
publicada en La Gaceta N° 5 del 08 de enero de 2015.
Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones
técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de
Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos,
publicada en la Gaceta Nº 61 del 28 de marzo de 2008 |ver fe de erratas.
Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción de
documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la
Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015.
Directriz para la digitalización de documentos en soporte físico y la autenticidad
de imágenes de 29 de agosto de 2014.
Directriz 001-2015 de 22 de setiembre de 2015. Implementación y uso de
sistemas informáticos para la gestión documental y administrativa con firma
digital en MCJ y Órganos Desconcentrados.
Directriz N° 067-MICITT-H-MEIC de 03 de abril de 2014. Masificación de la
implementación y el uso de la firma digital en el sector público costarricense.
Directriz Nº 040 MICIT de 23 de junio 2005. Sitios Web Institucionales.
Resoluciones:
Resolución R-CO-26-2007 de la Contraloría General de la República. Gaceta
Nº 119 del 21 de junio de 2007. Normas Técnicas para la gestión y el control
de las Tecnologías de Información.
Normas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría
General de la República.
Resolución Nº 03-2003 del 17 de setiembre de 2003. Restricción reproducción
"Mapas y Planos" y "Censos población 1927".
Resolución DG 01-2006 del 6 de febrero de 2006. Restricción reproducción
Colecciones de impresos denominadas: Colección de Revistas del Archivo
Nacional, Memorias de Ministerios, Colección de Leyes y Decretos,
Documentos para la historia de Costa Rica de León Fernández Bonilla y
Colección Fotografías.
Resolución DG 02-2006 del 9 de febrero de 2006. Reproducción de
documentos con cámara digital.
Resolución DG 01-2007 del 14 de marzo de 2007. Restricción reproducción de
colecciones Complementario Colonial y Provincial Independiente.
Resolución JAAN-01-2008 Regulación de entrega de testimonios de escrituras
expedidas en el Archivo Nacional para efecto de inscripción en el Registro
Nacional.
Resolución DGAN-01-2008 Reproducción de documentos posteriores a 1821
por medio del sistema de fotocopiado.
Resolución DGAN-02-2008 Disposiciones sobre los servicios funciones de la
Sala de Consulta e Investigación José Luis Coto Conde del Archivo Nacional.
Resolución CNSED-01-2009 Normas sobre valoración documental: Vigencia
Administrativa legal permanente, serie documental “Liquidaciones
presupuestarias” y revisión de tablas de plazos.
Resolución CNSED-02-2009 Norma sobre valoración documental: material
audiovisual producido por Despacho del Presidente de la República, Consejo
de Gobierno, despachos de los ministros de Estado y despachos de los
viceministros.
Resolución CNSED-03-2009 Norma sobe valoración documental: material
fotográfico y de grabaciones de audio producidas por el Archivo Nacional.
Resolución CNSED-01-2011 Normas sobre presentación y trámite de tablas de
plazo y valoraciones parciales.
Resolución DG-12-2012 sobre restricción acceso cuadernos de Figueroa.
Resolución DG-03-2013 sobre la restricción al acceso de los documentos
originales que se encuentren microfilmados y/o digitalizados.
Resolución CNSED-02-2013. Norma en la que se aclara la presentación
trámite y vigencia de las tablas de plazos de conservación de documentos.
Resolución CNSED-01-2014 Declaratoria general de tipos documentales con
valor científico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector
Público Costarricense.
Resolución CNSED-02-2014 Declaratoria general de tipos documentales con
valor científico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector
Público Costarricense.
Resolución CNSED-03-2014 Declaratoria general de la serie documental
“Partituras musicales de bandas nacionales y municipales de autores
costarricenses.
Resolución CNSED-01-2015 del 14 de diciembre de 2015. Declaratoria general
de series documentales con valor científico cultural en todas las instituciones
que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.
Resolución DG-07-2016 del 11 de julio de 2016. Regulaciones de uso de las
redes sociales en el Archivo Nacional.
Lineamientos:
Lineamientos para el servicio de Presentación de Índices de Instrumentos
Públicos vía Internet, emitidos por la Junta Administrativa del Archivo Nacional,
La Gaceta N° 83 del 4 de mayo de 2017.
Políticas:
Políticas de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados
Digitalmente de 26 de julio de 2012.Emitidas por la Dirección de Certificadores
de Firma Digital del MICITT
Políticas para la transferencia de documentos en soporte electrónico del
Sistema Nacional de Archivos, aprobadas por la Junta Administrativa del
Archivo Nacional, mediante acuerdo N° 3 de la sesión N° 28-2013 de 21 de
agosto de 2013 y comunicadas por medio de oficio JA-419-2013 de 26 de
agosto de 2013.
Políticas de acceso a la información y respeto al Derecho de Petición y pronta
respuesta, establecidas en el oficio de la Dirección General número DG-755-
2014 del 17 de noviembre del año 2014.
4- Estructura Orgánica
La actual estructura orgánica del Archivo Nacional está vigente desde marzo de
2015, producto de una reorganización parcial que modificó la estructura del año
2008, en lo relativo a formalizar dentro de la estructura algunas áreas funcionales
que por su alto nivel de consolidación y aumento en el volumen del trabajo,
requirieron ser convertidas en unidades administrativas, en los departamentos
sustantivos denominados Archivo Notarial, Archivo Histórico y Servicios
Archivísticos Externos. Igualmente se actualizan las funciones y el nombre de la
dependencia de Cómputo, de tal forma que se transforme en una unidad de
Tecnologías de la Información, entre otros cambios propuestos.
En un análisis evolutivo de las propuestas organizativas que ha tenido el Archivo
Nacional a partir del año 1982, se considera a la organización vigente como la
sexta organización la que se aprobó como se ha dicho en 2015. Anterior a esta
fecha y hasta el año 1881, cuando se crea la institución, su estructura orgánica era
muy elemental.
La estructura aprobada en el 2015, se caracteriza por una mayor complejidad,
tomando en cuenta una mayor especialización del trabajo sustantivo y la
consolidación de las unidades de funciones sustantivas, que permiten una mejor
organización del trabajo y por ende una prestación de mejores servicios a las
personas usuarias, así como la profesionalización del personal a cargo y la
promoción de la carrera administrativa.
Esta estructura cuenta con las unidades decisorias o de nivel político y las
unidades ejecutoras de los procesos, según el siguiente detalle:
Nivel Político:
1. Despacho del Ministro de Cultura y Juventud.
2. Junta Administrativa del Archivo Nacional (cuenta con una Auditoría Interna
como órgano asesor para el adecuado control interno de los recursos).
3. Dirección General, con las unidades de Planificación Institucional, Asesoría
Jurídica, Proyección Institucional, Contraloría de Servicios, Biblioteca
Especializada en Archivística y Ciencias Afines y Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos como órgano asesor en dicha
materia.
Nivel ejecutor:
1. Departamento Archivo Histórico.
o Unidad de Organización y Control de Documentos
o Unidad de Acceso y Reproducción de Documentos
2. Departamento Archivo Notarial.
o Unidad de Gestión y Control de Documentos
o Unidad de Facilitación y Despacho de Documentos
3. Departamento Conservación.
4. Departamento Servicios Archivísticos Externos.
o Unidad de Servicios Técnicos Archivísticos
o Unidad de Archivo Intermedio
5. Departamento de Tecnologías de Información
6. Departamento Administrativo Financiero.
o Unidad Proveeduría Institucional
o Unidad Financiero Contable
o Oficina Auxiliar de Gestión Institucional de Recursos Humanos
o Unidad Servicios Generales
o Unidad Archivo Central
o Unidad de Servicios Médicos
Seguidamente se muestra el organigrama vigente en la institución, cuya
organización fue aprobada por el Ministerio de Planificación y Política Económica
por medio del oficio DM-153-15 del 24 de marzo de 2015.
Estructura Organizacional de la Dirección General de Archivo Nacional
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INFORME DE SEGUIMIENTO ANUAL 2017
Objetivo del informe: Conocer los resultados de la evaluación de la gestión
institucional del ejercicio económico 2017 de la Junta Administrativa del Archivo
Nacional e identificar desviaciones respecto de las metas de los indicadores y
productos, sus causas así como acciones correctivas para los siguientes periodos.
1. APARTADO INSTITUCIONAL
1.2. Gestión financiera:
Se incorporan en el siguiente cuadro, los datos de los recursos autorizados y
ejecutados al 31 de diciembre de 2017 por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional (con ingresos corrientes, de capital y de financiamiento/superávit).
Para cumplimentar esta información se ha tomado como referencia el Informe de
la Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Egresos al 31 de diciembre del 2017,
preparado por la Unidad Financiero Contable del Departamento Administrativo
Financiero, el cual fue conocido y aprobado por la Junta Administrativa, en la
sesión 03-2018, celebrada el 24 de enero de 2018, mediante acuerdo No. 16.
Cuadro 1.1.1Archivo Nacional
Comparativo del monto presupuestado y ejecutado según partidaAl 31 de diciembre de 2017En colones y porcentajes
Partidas Presupuesto Autorizado
Presupuesto Ejecutado
% Ejecución
0-Remuneraciones 1,888,332,204.14 1,805,021,033.40 96%1-Servicios 755,958,321.44 637,936,185.50 84%2-Materiales y Suministros 62,318,787.00 32,763,008.85 53%3-Intereses y Comisiones 0 0 04-Activos Financieros 0 0 05-Bienes Duraderos 2,068,000,013.78 1,937,290,510.49 94%6-Transferencias Corrientes 36,930,500.00 35,566,010.97 96%
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Partidas Presupuesto Autorizado
Presupuesto Ejecutado
% Ejecución
7-Transferencias de Capital 0 0 08-Amortización 0 0 09-Cuentas Especiales 0 0 0SUB TOTAL 0 0 0Recursos de crédito público 0 0 0TOTAL GENERAL 4,811,539,826.36 4,448,576,749.21 92%
1/Ejecutado: Sumatoria de los egresos reales y los compromisos al 31 de diciembre.Fuente: Unidad Financiero Contable, Departamento Administrativo Financiero.
Cuadro 1.1.2Archivo Nacional
Factores que afectaron la ejecución presupuestaria y acciones correctivas.31 de diciembre, 2017
Partida Presupuestaria
Factores que afectaron Acción correctivaAcción Responsable
directo de ejecutar las acciones (1)
Servicios En virtud de la publicación del Decreto Ejecutivo N°40540 “contingencia fiscal” publicado en el Alcance N° 191 de La Gaceta del 7 de agosto de 2017, mediante el cual se detuvieron los procesos de contratación que conllevaran nuevas obligaciones para el Gobierno Central, muchas de las adquisiciones de servicios que estaban presupuestadas, no se pudieron llevar a cabo, razón que afectó la ejecución presupuestaria en esta partida.
1) La causa de la no ejecución no es imputable a la Administración, razón por la cual no se establece acción correctiva.
Materiales y Suministros
En virtud de la publicación del Decreto Ejecutivo N°40540 “contingencia fiscal” publicado en el Alcance N° 191 de La Gaceta del 7 de agosto de 2017, mediante el cual se detuvieron los procesos de contratación que conllevaran nuevas obligaciones para el Gobierno Central, muchas de las adquisiciones de materiales
1) La causa de la no ejecución no es imputable a la Administración, razón por la cual no se establece acción correctiva.
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Partida Presupuestaria
Factores que afectaron Acción correctivaAcción Responsable
directo de ejecutar las acciones (1)
que estaban presupuestadas, no se pudieron llevar a cabo, razón que afectó la ejecución presupuestaria en esta partida.
Bienes Duraderos
La adquisición de bienes duraderos también se vio afectada por la publicación del Decreto Ejecutivo N°40540; en cuanto a adquisición de equipos de transporte, de comunicación y de oficina; sin embargo, se culminó con una ejecución del 96% la subpartida de Edificios, en vista de que finalizó la construcción de la IV etapa del edificio del Archivo Nacional.
En cuanto a la subpartida de Piezas y obras de colección, ante un informe de la Dirección General referente a estas adquisiciones, con acuerdo N° 14 tomado en sesión de la Junta Administrativa del Archivo Nacional N° 42-2017 del 8 de noviembre de 2017, el órgano colegiado indicó su anuencia para que las compras se realizaran en el año 2018, debido a la imposibilidad que existía en tiempo y forma para realizarlas en 2017.
Presupuestar y adquirir las Piezas y obras de colección durante el año 2018.
La Junta Administrativa del Archivo Nacional, en coordinación con la Proveeduría Institucional.
1/Se refiere a la persona responsable directa de ejecutar la acción, no se refiere al Director (a) del programa presupuestarioFuente: Unidad Financiero Contable, Departamento Administrativo Financiero
Partidas que presentaron al Primer Semestre un porcentaje de ejecución presupuestaria inferior al
45% y que al cierre del ejercicio 2017 tienen un porcentaje de ejecución presupuestaria igual o
inferior al 90%, lo anterior sin considerar los recursos de crédito público:
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2. APARTADO PROGRAMÁTICO
Objetivo del Informe: Conocer los resultados de la evaluación de la gestión
institucional por programas durante el ejercicio económico 2017, respecto de las
metas de los indicadores y productos cuantificables.
La estructura programática del Archivo Nacional, está conformada de los
siguientes tres programas:
Código Nombre del programa Objetivo01 Patrimonio Documental de la Nación Sustantivo
02 Sistema Nacional de Archivos Sustantivo
03 Actividades Centrales Administrativo o de apoyo
A continuación se presenta una breve descripción de los dos programas
sustantivos, para una mejor comprensión de los resultados que se expondrán en
este informe:
Programa 1: Patrimonio Documental de la Nación. Como su nombre lo indica,
contiene el conjunto de metas que permitan cumplir las competencias legales
relativas a su misión patrimonial. Incluye las metas de reunión o rescate del
patrimonio; del tratamiento archivístico para ordenarlo, clasificarlo, describirlo e
incorporar los registros en las bases de datos, lo que permitirá ponerlo a la
disposición de las personas usuarias y de la ciudadanía en general, por medio de
las actividades de facilitación y de difusión. Además, este programa incorpora las
metas relacionadas con la conservación de dicho patrimonio, tanto actividades
preventivas como correctivas, entre las que destacan las labores para mantener
las condiciones físicas y ambientales adecuadas para su conservación; las labores
de restauración manual o mecánica; labores de encuadernación, de microfilmación
y digitalización de documentos.
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Programa 2: Sistema Nacional de Archivos. Por medio de este programa se
incorporan las metas que permiten ejercer la rectoría del sistema nacional de
archivos, así como aquellas que contribuyen con el control del ejercicio del
notariado en Costa Rica. En virtud de lo anterior, se incorporan metas para las
asesorías e inspecciones en los archivos de las instituciones públicas; las
relacionadas con el plan externo de capacitación, donde tradicionalmente se pone
a la disposición de los archivistas y otros profesionales, cursos sobre
administración de archivos centrales y de gestión, talleres sobre procesos técnicos
archivísticos como la conservación, la valoración documental y la elaboración de
tablas de plazos de conservación de documentos, además de una cantidad
importante de charlas sobre aspectos técnicos archivísticos; igualmente destaca el
Congreso Archivístico Nacional que se ofrece todos los años y, en los que
participan expertos nacionales e internacionales. Además, se incorporan metas
que establecen relaciones con los archivos del sistema; las que tienden a reforzar
el marco normativo vigente, como lo son la promulgación de directrices y
resoluciones que deben cumplir los archivos del sistema, así como las eventuales
denuncias que se presenten por incumplimiento de la legislación archivística,
notarial y conexa, por parte de las instituciones y de los notarios públicos.
Logros obtenidos:
Para brindar este informe se cumplimentan los cuadros “2.1 Metas de Producción”
y “2.2 Indicadores de cada Programa Presupuestario”. Seguidamente se realiza el
análisis correspondiente, tomando como base el rango cualitativo en que se ubica
el porcentaje de avance, según los siguientes parámetros:
Cumplido 100%
Parcialmente cumplido 76% - 99%
No cumplido 0% - 75%
Código del Programa: 01
Nombre del Programa: Patrimonio Documental de la Nación
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Cuadro 2.1Archivo Nacional
Programa: Patrimonio Documental de la NaciónAvance de metas de producción al 31 de diciembre de 2017
Producto Unidad de medida Meta Grado de Cumplimiento
Programada
Alcanzada Porcentaje
alcanzadoActividades nuevas en cantones prioritarias
Visitas y exposiciones
13 14 108%X
Personas participantes
580 2.649 457%X
Edificio para la conservación del patrimonio documental
Edificio construido 1 1 100%X
Servicios de patrimonio documental
Servicios de difusión
232 217 93% X
Servicios de facilitación
341.278 299.803 88% X
0 2 3Fuente: Informe de evaluación del plan operativo institucional, anual 2017, para las metas del programa 01 y relacionadas con los productos del programa, según detalle de la ficha técnica.
Se detalla a continuación, las razones que llevaron a ubicarse a las metas en
“parcialmente cumplido”.
Porcentaje de servicios de difusión del patrimonio documental brindados por el
Archivo Nacional.
Lo que incidió en que esta meta quede parcialmente cumplida, con un porcentaje
de logro del 93%, es la ejecución de las visitas guiadas, a los estudiantes de los
centros educativos de los diversos cantones del país, debido a que hubo varias
cancelaciones, producto de la Tormenta Nate que azotó al país durante el mes de
octubre, afectando a más de 70 cantones. Respecto de las visitas guiadas
programadas en el marco del Plan Nacional de Desarrollo en los cantones
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prioritarios, se cumplieron a cabalidad. Cabe indicar que detrás de cada uno de los
servicios de difusión, existe un esfuerzo institucional, tanto en materia de recursos
financieros, como en materia de recurso humano y todo un engranaje de logística,
con el objetivo primordial de satisfacer las necesidades de información de nuestras
personas usuarias y beneficiarias. Para el próximo año se pretende hacer una
revisión de la meta en función de la capacidad de atención de las personas
funcionarias de la Unidad de Proyección Institucional, quienes tienen a cargo la
labor de impartir las visitas guiadas.
Porcentaje de servicios de facilitación del patrimonio documental brindados por el
Archivo Nacional.
Esta meta queda parcialmente cumplida, con un porcentaje de ejecución del 88%,
debido a que se programaron aproximadamente 125.000 consultas (con base en
el sistema de control de filas) requeridas por las personas usuarias en relación con
los diferentes servicios brindados en las áreas de atención al público en el
Departamento Archivo Notarial y, finalmente se realizaron solamente 38.260
consultas, lo que impacta en el porcentaje obtenido. Un aspecto importante de
mencionar es que por ser un servicio que se ofrece por demanda, el resultado final
se ve afectado por factores exógenos de esa demanda, no controlables por la
institución. En virtud de lo anterior y a pesar del resultado final, es relevante
señalar que el 100% de los servicios de facilitación solicitados por las personas
usuarias fueron atendidos a cabalidad.
El Archivo Nacional fija como prioridad institucional la revisión y mejora continua
de la calidad de los servicios que ofrece a las personas usuarias, realizando en
sus diferentes despachos de atención, los denominados “Estudios de usuarios”,
que permiten sistematizar información, sobre los diferentes elementos que
intervienen en la prestación de los servicios. Congruente con lo anterior, también
se han establecido los estudios de usuarios comparativos, que permiten identificar
en que se ha mejorado o desmejorado en un análisis comparativo de periodos,
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normalmente cinco años. Igualmente y por medio de la Contraloría de Servicios,
también se revisan las encuestas y sus resultados para velar por la debida
prestación de los servicios a nuestros usuarios.
Como acción de mejora para el presente ejercicio económico se revisará la
metodología empleada en la determinación de la cantidad de servicios de
facilitación, en particular en el Archivo Notarial, con el fin de ajustar la cantidad
estimada e incorporar un dato real y alcanzable.
Seguidamente, se presenta la información de los resultados obtenidos por medio
de la medición de sus indicadores de desempeño asociados a cada producto,
ejecución de los recursos programados y su efectividad:
Cuadro 2.2Archivo Nacional
Programa: Patrimonio Documental de la NaciónAvance de indicadores del desempeño y estimación de recursos asociados,
Millones de colones, al 31 de diciembre de 2017
Producto IndicadorMeta Recursos Efectividad
Programada Alcanzada Porcentaje Alcanzado
Programado Ejecutado Porcentaje de
EjecuciónE PE NE
Actividades nuevas en cantones prioritarios
Número de actividades nuevas en cantones prioritarios
13 14 108% 1,57 1.32 84%
X
Número de personas participantes en actividades en cantones prioritarios
580 2.649 457%
X
Edificio para la conservación del patrimonio documental
Porcentaje de avance de construcción del edificio (IV Etapa)
100% 1 100% 1,952,4 1 1.856.6 95%
X
1 Se incorpora la totalidad del presupuesto destinado para la construcción de la IV Etapa del edificio, aunque en la programación presupuestaria está distribuido entre los tres programas presupuestarios que conforman la estructura programática institucional, atendiendo la recomendación técnica brindada por la Secretaría de Planificación del Ministerio de Cultura y Juventud.
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Producto IndicadorMeta Recursos Efectividad
Programada Alcanzada Porcentaje Alcanzado
Programado Ejecutado Porcentaje de
EjecuciónE PE NE
Servicios de patrimonio documental brindados
Porcentaje de servicios de difusión del patrimonio documental brindados por el AN.
100% 93% 93% 177,1 169.2 95%
X
Porcentaje de servicios de facilitación del patrimonio documental brindados por el AN.
100% 88% 88% 1.004,0 883.52 88%
X
Porcentaje de satisfacción de las personas usuarias atendidos en los servicios que brinda el Archivo Histórico y la Biblioteca.
100% 100% 100%
Porcentaje de satisfacción de las personas usuarias atendidos en los servicios que brinda el Archivo Notarial
98% 98% 100%
Fuente: Informe de evaluación del plan operativo institucional, anual 2017, para las metas del programa 01 y relacionadas con los productos del programa, según detalle de la ficha técnica. Los datos del presupuesto son proporcionados por la Unidad Financiero Contable del Departamento Administrativo Financiero, basado en el presupuesto ordinario 2017 y sus modificaciones.
Con base en la información suministrada en el cuadro anterior (2.2.) se describe
en forma detallada los resultados obtenidos en los indicadores establecidos.
1. Sobre los indicadores de las metas del Plan Nacional de Desarrollo:
Se establece realizar actividades nuevas en cantones prioritarios como parte del
Programa de desconcentración artística, educativa y cultural (4 Exposiciones en
cantón prioritario y 9 visitas guiadas en el Archivo Nacional a estudiantes de
22
cantones prioritarios, por año), así como lograr una participación de 2.320
personas en las actividades desarrolladas en cantones prioritarios (Se contempla
la participación de por lo menos 100 personas por exposición, así como un
aproximado de 20 jóvenes en cada una de las visitas guiadas que se realicen).
El Archivo Nacional manifiesta su satisfacción por el cumplimiento cabal de estas
metas en el 2017, para lo cual fue indispensable la coordinación con las
comunidades, los centros educativos y la Dirección General de Cultura del
Ministerio de Cultura y Juventud. Lo anterior permitió, llevar a cabo 4 exposiciones
itinerantes en los cantones: Guácimo, Limón, Siquirres y Talamanca y se trabajó
con 10 grupos de estudiantiles de esos mismos cantones. En 4 casos se
efectuaron visitas al Archivo Nacional y en 6 casos se realizaron charlas
interactivas en los centros educativos.
Además, se logró la participación de 2.649 personas en las actividades
desarrolladas para los cantones prioritarios, superando significativamente la meta
estimada, desglosado de la siguiente manera:
Guácimo 1567
Limón 433
Siquirres 319
Talamanca 330
Respecto del proyecto de construcción de la IV Etapa del edificio y, que también
forma parte de las metas del Plan Nacional de Desarrollo, a cargo del Archivo
Nacional, se concluyó satisfactoriamente su construcción.
Es un edificio de depósitos que se ubica en las instalaciones actuales de la
Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat. Estos depósitos de
documentos tienen un área aproximada de 2208 m², dividida en dos plantas y
serán equipados únicamente con estantería compacta o móvil (primer nivel de 23
1.112 m² y segundo nivel de 1.096 m², además cuenta con un parqueo de un área
aproximada de 808 m².)
A manera de recuento, es importante destacar algunos aspectos de este proceso:
el 30 de enero de 2017 se da la orden de inicio de este proyecto de construcción,
con un plazo de entrega de 10 meses. Cabe destacar que a mediados del 2016,
se adjudicó la obra a la empresa Constructora Navarro & Avilés S.A y fue apelada
ante la Contraloría General de la República, lo que retraso el inicio del proyecto a
enero de 2017. Se concluye el proyecto el 12 de enero de 2018, por cuanto la
empresa requirió la ampliación del plazo para la ejecución de trabajos extras
autorizadas.
2. Sobre los indicadores del producto Servicios de patrimonio documental
brindados:
2.1. Porcentaje de servicios de difusión del patrimonio documental brindados
por el Archivo Nacional.
Como se ha indicado en el análisis anterior (cuadro 2.1.), de las metas que
contribuyen con el logro de este indicador, la relacionada con las visitas guiadas
es la que se presenta como parcialmente cumplida, con un porcentaje de
ejecución del 93%, debido a que hubo varias cancelaciones producto de la
Tormenta Nate, que azotó al país durante el mes de octubre, afectando a más de
70 cantones, así como otras que fueron canceladas por motivos propios de las
instituciones educativas y fue responden a factores exógenos. A pesar de las
dificultades enfrentadas en el programa de visitas guiadas, fue posible atender 75
visitas y beneficiar a un total de 1398 estudiantes.
Sin embargo no se puede dejar de lado que durante el periodo 2017 se ejecutaron
215 actividades de difusión del patrimonio documental, de las 232 programadas
para el año. Destacan entre ellas, las exposiciones documentales itinerantes que
24
viajaron a instituciones públicas de las provincias de San José, Cartago y Heredia,
así como la exposición documental “Pacífico, España y la aventura de la mar del
sur”, que se exhibió en este periodo en el Archivo Nacional y que permitió realizar
actividades académicas y culturales, sobre todo con el público que participa del
programa de visitas guiadas.
En este indicador, también se contemplan las publicaciones del Archivo Nacional,
iniciando con la producción de la Revista del Archivo Nacional 2017, la cual es una
edición anual, que se produce ininterrumpidamente y este año corresponde a la
81; constituye la segunda revista cultural más antigua del país y, en los últimos
años, acreditada como revista científica por parte del programa Latindex. Además,
se editaron seis boletines Archívese, que también es una publicación que tiene
muchos años en producción y, se edita bimensualmente, su población objetivo es
la comunidad archivística nacional. Complementa este indicador, la publicación de
una cronología del Archivo Nacional 1881-2015, elaborada por el señor Luis
Fernando Jaén García, historiador y profesor catedrático de la Carrera de
Archivística de la Universidad de Costa Rica.
Por la relevancia interinstitucional que tiene, se menciona como uno de los
principales logros en este indicador, la celebración del Día Internacional de los
Archivos, realizada los días 8 y 9 de junio; las investigaciones históricas, en los
fondos de documentos que custodia el Archivo Histórico, así como la presentación
al Programa Memoria del Mundo que promueve la Unesco, en el nivel regional
(latinoamericano), los documentos del fondo de la Corte de Justicia Centroamérica
y los documentos de la Independencia de Costa Rica, los que ya tienen este
reconocimiento a nivel nacional. Pero no solo fue posible obtener este
reconocimiento a nivel nacional y regional, sino que también a nivel internacional,
ingresando estos dos fondos documentales, al registro de memoria del mundo a
nivel internacional. Para reconocer este logro tan significativo para el país y, el
primero en cuanto a patrimonio documental, la institución realizó una actividad
para compartirlo con la ciudadanía, con la presencia del señor Presidente de la
25
República, realizada el 15 de noviembre del 2017. Esta actividad tuvo una
destacada cobertura por los medios de comunicación, incluyendo la televisiva,
contribuyendo con una mayor difusión del patrimonio.
2.2. Porcentaje de servicios de facilitación del patrimonio documental brindados
por el Archivo Nacional.
Este indicador está relacionado con todas las actividades de la institución que
tienen como propósito facilitar documentos a las personas usuarias, en sus
diferentes despachos de atención. El resultado obtenido es parcialmente cumplido,
con un porcentaje de ejecución del 88%, pues como se indicó en el análisis
anterior (cuadro 2.1.) hubo una disminución en la demanda en relación con lo
programado de las consultas requeridas por las personas usuarias, relativas a los
diferentes servicios brindados en las áreas de atención al público, facilitando un
total de 38.260 servicios, de las aproximadamente 125.000 que se tenían
previstas, lo que impacta en el porcentaje obtenido.
Como una acción de mejora se realizará un análisis de estos resultados y de la
metodología para la estimación de la demanda en los servicios que presta el
Archivo Notarial, con el fin de tomar las medidas correctivas y ajustar las
estimaciones.
Como complemento, cabe destacar que a pesar de este resultado del indicar,
respecto de lo programado, todas las solicitudes de servicios de facilitación
presentadas por las personas usuarias, fueron atendidas a cabalidad. Además y
de acuerdo con los resultados de los estudios de usuarios realizados, el grado de
satisfacción en la presentación de estos servicios, es altamente satisfactorio, como
se aprecia en los indicadores que se tienen al respecto. Estos servicios de
facilitación del patrimonio documental, también incluyen los servicios de
reproducción y de expedición de constancias y certificaciones, sobre los
documentos que se custodian.
26
2.3. Porcentaje de satisfacción de las personas usuarias atendidas en los
servicios que brinda el Archivo Histórico y la Biblioteca.
Para medir este indicador se aplicaron 53 encuestas a las personas usuarias del
Archivo Histórico y la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines, 36
y 17 encuestas, respectivamente. El resultado obtenido es altamente satisfactorio,
alcanzándose el 100% de la meta.
En ambos despachos de atención, las personas usuarias que cumplimentaron la
encuesta, consideran que la calidad del servicio y el trato del personal es
satisfactorio. Para estas dos consultas, se obtienen resultados muy satisfactorios,
la mayoría lo califican de “excelente” y de “muy bueno”; no se registran respuestas
con menor calificación a las indicadas.
Se adjuntan los informes con los resultados generales de la aplicación de estas
encuestas, para mayor comprensión de los resultados.
2.4. Porcentaje de satisfacción de las personas usuarias atendidas en los
servicios que brinda el Archivo Notarial
Para medir este indicador, se aplican 400 encuestas a las personas usuarias
durante el año. Esta encuesta recoge información de diferentes características del
servicio que se brinda, incluidas las preguntas 12 y 13 que se refieren al trato que
se brinda a las personas usuarias por parte del personal del Archivo Notarial y,
sobre la calidad del servicio, por medio del criterio del conocimiento que tiene el
citado personal, respectivamente. Los resultados obtenidos en estas dos
preguntas (12 y 13) son las que se utilizan para medir este indicador. El resultado
obtenido es altamente satisfactorio, logrando un 98% de grado de satisfacción
27
Código del Programa: 02
Nombre del Programa: Sistema Nacional de Archivos
Cuadro 2.1Archivo Nacional
Programa: Sistema Nacional de ArchivosAvance de metas de producción al 31 de diciembre de 2017
Producto Unidad de medida Meta Grado de cumplimiento
Programada Alcanzada PorcentajeServicios de desarrollo archivístico nacional
Número de actividades de desarrollo archivístico nacional
273 489 179%X
Servicios de control de la función notarial
Número de actividades de control de la función notarial
17.100 17.938 105%X
Fuente: Informe de evaluación del plan operativo institucional, anual 2017, para las metas del programa 02 y relacionadas con los productos del programa, según detalle de la ficha técnica.
Como se aprecia en el cuadro anterior, no se tienen metas no cumplidas o
parcialmente cumplidas, de acuerdo con la escala valorativa que rige este informe;
por tal razón no es necesario cumplimentar la tabla con las acciones correctivas.
Por el contrario, en los dos productos los resultados superan las metas
programadas.
A continuación se presenta el cuadro 2.2. que contempla la información de los
resultados obtenidos por medio de la medición de sus indicadores de desempeño
asociados a cada producto, ejecución de los recursos programados y su
efectividad:
28
Cuadro 2.2Archivo Nacional
Programa: Sistema Nacional de ArchivosAvance de indicadores del desempeño y estimación de recursos asociados,
Millones de colones, al 31 de diciembre de 2017
Producto IndicadorMeta Recursos Porcentaje
de ejecución
EfectividadProgramada Alcanzad
aPorcentaje Alcanzado
Programados Ejecutados E PE NE
Servicios de desarrollo archivístico nacional
Porcentaje de actividades de capacitación impartidas a instituciones del Sistema Nacional de Archivos.
100% 97% 97% 212,4 205.64 97%
X
Porcentaje de cumplimiento de las disposiciones técnicas brindadas en el curso taller "Tablas de plazos de conservación de documentos" impartido en el 2016, en la elaboración de instrumentos por parte de los participantes y presentados ante la CNSED en 2017.
92% 92% 100%
X
Porcentaje de instituciones Públicas y Privadas atendidas por medio de asesorías.
100% 252% 252% 106,2 41,2 39%
X
Porcentaje de instituciones del Sistema Nacional de Archivos, inspeccionadas.
94% 95% 101% 318,7 318.7 100%
X
Servicios de control de la función notarial
Porcentaje de servicios de control notarial realizados
100% 105% 105% 424,9 424.9 100%
X
Fuente: Informe de evaluación del plan operativo institucional, anual 2017, para las metas del programa 02 y relacionadas con los productos del programa, según detalle de la ficha técnica. Los datos del presupuesto son proporcionados por la Unidad Financiero Contable del Departamento Administrativo Financiero, basado en el presupuesto ordinario 2017 y sus modificaciones.
Con base en la información suministrada en el cuadro anterior (2.2.) se describe
en forma detallada los resultados obtenidos en los indicadores establecidos.29
1. Sobre los indicadores del producto Servicios de desarrollo archivístico nacional
1.1. Porcentaje de actividades de capacitación impartidas a instituciones del
Sistema Nacional de Archivos.
Del total de 32 actividades de capacitación programadas para el año, se realizaron
31 actividades, logrando un 97% de ejecución del plan de capacitación. El curso
“Clasificación, Ordenación y Descripción Documental”, a pesar de que fue
debidamente difundido por diversos medios, no obtuvo el cupo mínimo para
impartirlo; por su parte, el curso “Norma Nacional de Descripción Archivística”, no
fue posible impartirlo, si bien fue elaborada la propuesta académica por el
Departamento Servicios Archivísticos Externos y aprobado por la Comisión de
Capacitación Archivística en Sesión N°4-2017 del 11 de setiembre de 2017, no fue
posible realizar el estudio de costos para determinar su precio de venta. Se
incluirá nuevamente en el plan de capacitación del 2018.
Como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, corresponde al Archivo
Nacional brindar actividades de capacitación y actualización profesional, por lo que
el plan de capacitación externa, es de la más alta prioridad institucional. Es de
destacar el valor estratégico que tiene, sobre todo para el personal en servicio que
no tiene formación profesional en Archivística, incluso en ninguna otra profesión.
Cabe mencionar que las personas encargadas de la mayoría de las actividades de
capacitación en materia archivística son personas funcionarias de los
departamentos Servicios Archivísticos Externos y Archivo Histórico, quienes no
tienen exclusividad en esta función, sino que tienen otras responsabilidades
asignadas en los departamentos respectivos.
Una de las actividades de capacitación y actualización profesional más destacada
del plan anual, es el congreso archivístico nacional, que realiza todos los años la
institución, de manera ininterrumpida, brindando oportunidades de actualización
30
en la disciplina archivística y ciencias afines, a las personas encargadas de los
archivos de la Administración Pública. En el 2017, se llevó a cabo el congreso
número XXIX y se trataron temas de la mayor relevancia, como lo son:
presentación de la nueva estrategia para ejercer la rectoría del Sistema Nacional
de Archivos, la presentación de los dos nuevos reglamentos de la Ley 7202 del
mencionado sistema, la presentación de una norma nacional para la descripción
documental y, la consulta a la propuesta de una política nacional para la gestión y
conservación de documentos, como garantía de la transparencia y el acceso a la
información pública.
1.2. Porcentaje de cumplimiento de las disposiciones técnicas brindadas en el
curso taller "Tablas de plazos de conservación de documentos" impartido
en el 2016, en la elaboración de instrumentos por parte de los participantes
y presentados ante la CNSED en 2017.
Se realizó la medición de la calidad de la instrucción brindada en el curso taller de
referencia en este indicador, para la totalidad de los participantes, por medio de la
calidad y precisión en la aplicación de las tablas de plazos de conservación de
documentos y las valoraciones parciales, obteniéndose que para el periodo,
únicamente el 8.3% de tales instrumentos han sido devueltos por incumplimientos
de requisitos relativos a la forma y fondo del proceso de valoración documental.
Por defecto, se obtiene un 91.7% de instrumentos elaboradores correctamente y
por ende, sin necesidad de ser devueltos a las instancias correspondientes. Con
este resultado, se cumple al 100% la meta propuesta para el periodo y para el
año.
1.3. Porcentaje de instituciones Públicas y Privadas atendidas por medio de
asesorías.
Las asesorías en organización de archivos centrales y sistemas institucionales de
archivo, así como en conservación de documentos, se brindan a solicitud de las
31
instituciones. Se brindan por diferentes modalidades: visitas a las instituciones,
atención de consultas técnicas en forma escrita y en forma presencial, así como
por medios electrónicos y telefónicos. En este periodo, destacan las visitas
realizadas para dar seguimiento a la preparación de la documentación que será
transferida al Archivo Intermedio del Archivo Nacional, con motivo de la
terminación del actual periodo de gobierno, de acuerdo con lo que estable el
artículo 53 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. En este periodo, se
realizaron 248 visitas de asesoría y seguimiento, a despachos de ministros,
despachos de viceministros, oficinas de prensa, despachos del Presidente de la
República y vicepresidentes, despacho de la Primera Dama, Consejo de Gobierno,
diversos consejos presidenciales.
Es importante destacar que fue necesario realizar más visitas de seguimiento a las
instituciones de Gobierno indicadas, por cuanto no avanzaron como se había
solicitado en la preparación de los documentos, por lo que fue necesario coordinar
visitas adicionales para cumplir con el objetivo propuesto. Lo anterior, constituye
un factor externo a la institución, relacionado con el trabajo realizado en los
archivos de gestión de las instituciones involucradas, en cual pudo ser atendido
por el personal designado, en razón de la prioridad institucional de estas
transferencias.
Con excepción de las visitas referidas a la transferencia de documentos por el
artículo 53 de la ley, los demás servicios de asesorías responden a la demanda en
el Sistema, por lo que en este periodo, se ha atendido el 100% de las solicitudes
recibidas y que superan la cantidad programada para este año.
1.4. Porcentaje de instituciones del Sistema Nacional de Archivos,
inspeccionadas.
Del total de 19 inspecciones programadas para el año, se realizaron 18
inspecciones a las instituciones públicas. Con este resultado, se obtiene un
32
porcentaje de avance en la meta del 95%, que con respecto de la meta anual
propuesta, lo que representa un 101% de cumplimiento. Como complemento a
estos resultados, es importante destacar que a partir de este año, se implementa
una nueva metodología para cumplir esta función fiscalizadora del órgano rector
de los archivos públicos, mejorando el informe de inspección, los instrumentos
para recolectar la información, la documentación de la información y la propuesta
de planes de mejora, para que las instituciones propongan como subsanarán las
debilidades o incumplimientos detectados en estas inspecciones. Este es uno de
los indicadores más directamente relacionado con la obligación de las instituciones
públicas de cumplir con la legislación archivística y conexa, en pro de gestión y
conservación de los documentos, incluidos los electrónicos.
2. Sobre los indicadores del producto Servicios de control de la función notarial
2.1. Porcentaje de servicios de control notarial realizados
Durante este periodo se ejecutaron 17.938 servicios de control de la función
notarial, representando el 105% del total de servicios programados para el año.
Destacan en estos servicios, la consignación de 5.819 notas marginales de
referencia, según el artículo 97 del Código Notarial; la realización de 891
investigaciones notariales a solicitud del Poder Judicial, Procuraduría General de
la República y de la Contraloría General de la República; la actualización del
registro de testamentos con 8.065 registros; la actualización del Gestión de
Información Notarial (GIN), en 2.310 registros correspondientes al estado de los
notarios (habilitados o inhabilitados para ejercer la función notarial), entre otras.
Todo lo anterior resulta estratégico para contribuir con el control del ejercicio del
notariado en Costa Rica, cumpliendo de esta manera, con una función misional de
la institución.
33
34
Código del Programa: 03
Nombre del Programa: Actividades Centrales
Cuadro 2.1Archivo Nacional
Programa: Actividades CentralesAvance de metas de producción al 31 de diciembre de 2017
Producto Unidad de medida Meta Grado de cumplimiento
Programada Alcanzada
Programada
Acciones para personas con discapacidad
Plan de trabajo 90% 54% 60% x
Fuente: Informe de evaluación del plan operativo institucional, anual 2017, para las metas del programa 03 y relacionadas el plan de trabajo de la Comisión Institucional para la Accesibilidad y Discapacidad del Archivo Nacional
Como se aprecia en el cuadro anterior, la meta relacionada con el plan de trabajo
de la Comisión Institucional para la Accesibilidad y Discapacidad (CIAD) del
Archivo Nacional, se da como no cumplido, de acuerdo con la escala valorativa
que rige este informe.
Del total de 13 metas que contiene el citado plan de trabajo, se cumplieron al
100% 7 metas y en 4 de ellas se realizaron las gestiones para su cumplimiento
pero no se logró llegar a su culminación por diversos factores, entre ellos las
directrices de restricción presupuestaria giradas por el Gobierno Central. Pese a
ello se logra cumplir con la meta programada para 2017.
A continuación se presenta el cuadro 2.2. que contempla la información del
resultado obtenido por medio de la medición de su indicador de desempeño
asociados al producto, ejecución de los recursos programados y su efectividad:
35
Cuadro 2.2Archivo Nacional
Programa: Actividades CentralesAvance de indicadores del desempeño y estimación de recursos asociados,
Millones de colones, al 31 de diciembre de 2017
Producto IndicadorMeta Recursos Porcentaj
e de ejecución
EfectividadProgramad
aAlcanzad
aPorcentaj
e Alcanzad
o
Programados
Ejecutados E P
ENE
Acciones para personas con discapacidad.
Porcentaje de acciones del Plan de Trabajo en Discapacidad ejecutadas.
90% 54% 60% 3,0 1.8 60% X
Fuente: Informe de evaluación del plan operativo institucional, anual 2017, para las metas del programa 03 y relacionadas el plan de trabajo de la Comisión Institucional para la Accesibilidad y Discapacidad del Archivo Nacional. Los datos del presupuesto son proporcionados por la Unidad Financiero Contable del Departamento Administrativo Financiero, basado en el presupuesto ordinario 2017 y sus modificaciones.
Con base en la información suministrada en el cuadro anterior (2.2.) se describe
en forma detallada los resultados obtenidos en el indicador establecido.
Tal como se menciona en el apartado anterior, el plan no se cumplió en su
totalidad por diversos factores, el más relevante las directrices de restricción
presupuestaria giradas por el Gobierno Central. Se realizará un replanteamiento
de las metas para el 2018, buscando el contenido presupuestario para su
ejecución oportuna. Dentro de las acciones realizadas durante el período 2017
cabe mencionar que se verificó el cumplimiento de las recomendaciones giradas
en el diagnóstico emitido por la Contraloría de Servicios Institucional, sobre la
prestación de productos y servicios de apoyo para las personas con discapacidad,
usuarias de los servicios del Archivo Nacional, además se realizó una visita de
supervisión a las instalaciones del Archivo Nacional, con el fin de comprobar que
se cumple en materia de diseño universal accesible, según lo establecido en la
36
Guía Integrada para la verificación de la Accesibilidad al Entorno Físico y cumplir
con la normativa vigente. Asimismo, se realizó la
37
ANEXO: 1Informe de los resultados del 2017
Metas relacionadas con los indicadores del programa 1: Patrimonio documental de la Nación
38
ANEXO: 2Informe de los resultados del 2017
Metas relacionadas con los indicadores del programa 2: Sistema Nacional de Archivos
39
ANEXO: 3Informe de los resultados de aplicación de
encuestas en la Sala de Consulta, Departamento Archivo Histórico
40
ANEXO: 4Informe de los resultados de aplicación de encuestas en la Biblioteca en Archivística y
Ciencias Afines
41