análisis de los sistemas contables
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍ FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
SISTEMATIZACIÓN CONTABLE
INTEGRANTES
Calderón Parraga Rosa
Baque Rodríguez Lina
Intriago Rezabala María
Macías Aguayo Cinthia
Mendoza Vélez Lucciola
Mera Anchundia José
Mera Macías carolina
Meza Mendoza Ericka
Rivera Macías Andrea
Velíz Solórzano Mónica
CURSO
Séptimo “B” Auditoría
CATEDRÁTICO
Ing. Rosa Maricela Cedeño
PERIODO
Octubre 2014 – Febrero 2015
ANALISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES
Dentro de este análisis existen diferentes metodologías para el análisis de
cualquier sistema, así como por ejemplo: análisis estructurado, análisis
orientado a objetivos y otras mitologías particulares.
Un sistema de información contable comprende al menos los siguientes
elementos
Hardware donde se procesa la información
Software o programas
Recursos Humanos
Políticas y normas contables por la entidad
Uno de los objetivos principales es verificar que la información procesada por el
sistema se está efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la
empresa o sea a toda una filosofía que la empresa refleja en manuales,
instructivos, comunicaciones, gráficos y en general cualquier vía de información
en donde se plasmen principalmente las políticas que de alguna forma
pudieran afectar el desempeño de los empleados en relación con el
procesamiento de la información contable.
PRINCIPALES OBJETIVOS DEL ANALISIS
Uno de los objetivos principales del análisis de un sistema contable, es el de
verificar que la información procesada por el sistema se esté efectuando de
acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. Estos estándares son
los que la empresa especifica en manuales, instructivos, comunicaciones,
gráficos y en general cualquier vía de información en donde se plasmen
políticas de la empresa que pudieran afectar de alguna manera el desempeño
de los empleados en relación con el procesamiento de la información contable.
El análisis de un sistema contable debe estar enfocado principalmente hacia el
logro de los siguientes objetivos:
a) Asegurar la integridad de los datos.
b) Asegurar el adecuado registro y procesamiento de las operaciones.
c) Presentar la información financiera en forma confiable.
d) Garantizar la oportunidad en la presentación de la información
ASEGURAR LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS
Se refiera a que todas las transacciones que deben estar registradas, lo estén;
para esto la empresa debe tener controles establecidos que garanticen que
todas las transacciones se estén registrando e incluyendo en los registros
financieros.
Una de las causas más frecuentes de errores de inconsistencia en la
información financiera es la falta de integridad de los datos contables.
Una Empresa de estableces controles que aseguren que todas las
transacciones se estén registrando e incluyendo en los registros financieros.
Bibliografía
file:///C:/Users/pc/Downloads/Analisisdelossistemascontables.pdf
http://www.buenastareas.com/ensayos/An%C3%A1lisis-De-Los-
Sistemas-Contables/1648570.html
file:///C:/Users/pc/Downloads/Analisisdelossistemascontables.pd
ADECUADO REGISTRO Y PROCEDIMIENTOS DE LAS OPERACIONES
El segundo objetivo que debe cumplir que debe cumplir el análisis de un
sistema contable se refiere al adecuado registro y procesamiento de las
operaciones, esto significa que se efectúen de acuerdo con normas y
procedimientos aprobados por la gerencia. Una empresa que tiene compras o
adquisiciones frecuentes de activos fijos, debe fijar políticas o parámetros para
el registro de los desembolsos por este concepto, a partir de que el monto y
bajo qué condiciones puede considerarse un pago como capitalizable en el
rubro de los activos fijos. Con frecuencia las empresas no poseen guías o
pautas para este tipo de decisiones que son relativamente sencillas, y esto
origina errores de inconsistencia en la información financiera por el riesgo que
se corre si operaciones similares son tratadas en forma diferente. El proceso
del registro de las operaciones contables puede dividirse en Tres de las fases
que abarca el ciclo contable:
A. Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto en el
caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en el de
aquélla que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en ejercicios
precedentes.
B. Desarrollo o gestión: se extiende a lo largo del ejercicio económico anual y
tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones que
surgen como consecuencia de la actividad de la empresa.
C. Conclusión o cierre: consiste en un trabajo de recopilación y síntesis, por el
cual se introducen determinadas modificaciones o ajustes a las cuentas, esta
recopilación permite elaborar una información contable de los estados
financieros, que luego se ponen a disposición de todos los usuarios.
PRESENTAR LA INFORMACIÓN FINANCIERA EN FORMA
CONFIABLE El tercer objetivo de análisis se refiere a la confiablidad de la información
financiera, y establece que los estados financieros deben tener un mínimo
grado de confianza acerca de las cifras, y que estas se encuentren
razonablemente presentadas de acuerdo con principios de contabilidad. Por
ejemplo un inversionista que desea comprar acciones de una determinada
empresa basa parte de su decisión, en la confianza asignada a los estados
financieros. Muchas de las grandes quiebras y descalabros financieros de las
empresas han sucedido debido a una asignación de confianza a estados
financieros que no reflejaban las cifras razonablemente correctas de una
empresa.
Para que una información sea fiable debe ser imparcial, objetiva, verificable,
constituir una representación fiel de los hechos que pretenden ser puestos de
manifiesto y prudente. Se debe considerar que los activos o ingresos no se
sobrevaloren y que los pasivos exigibles o los gastos no se infravaloren es un
principio conservador enfocado a la salvaguarda del patrimonio empresarial y
garantizar su futuro.
GARANTIZAR LA OPORTUNIDAD EN LA PRESENTACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
El cuarto objetivo referente a la oportunidad en la presentación de la
información, no menos importante que los anteriores, establece que la
información debe ser generada y presentada oportunamente y ello por una
sencilla razón: la información es una herramienta para tomar decisiones. Para
que una decisión sea efectiva y eficaz, esta tiene que ser soportada
necesariamente por la información que llegue en forma oportuna. Es obvio
pensar entonces que la información debe ser recibida en el momento que se
necesita para tomar una decisión. Este punto es muchas veces poco
entendido tanto por personas gerenciales, como por personas a nivel
supervisorio.
Muchos sistemas de información tradicionalmente se han diseñado bajo el
supuesto de que los datos incompletos constituyen el problema más crítico al
que se enfrentan los gerentes. Esta suposición a menudo ha hecho que los
diseñadores adopten una “estrategia de escopeta” muy poco efectiva, que
consiste en bombardear a los gerentes con más información de la que pueden
aprovechar. Lo que necesitan muchos gerentes actuales es información
concisa que resuma los datos pertinentes y haga resaltar las excepciones con
respecto a las actividades normalmente planeadas.
Análisis
Adecuado registro y procesamiento de las operaciones:
Este es el segundo objetivo que debe cumplir el sistema de un análisis contable
y este tiene relación en el aseguramiento de los datos. por lo tanto este objetivo
requiere que todas las transacciones estén registradas. ya que uno de los
principales errores y más frecuente es la falta de integridad de los datos
contables. una empresa debe tener controles que le permitan observar si las
transacciones se están registrando y los registro financieros también. (PONTE,
2009)
Presentar la información financiera en forma contable:
Este es el tercer objetivo del análisis se refiere a la confiabilidad de la
información financiera, y este requiere que los estados financieros deben tener
un mínimo grado de confianza acerca de las cifras, y estas se encuentren
debidamente presentadas de acuerdo con los principios de contabilidad.
Garantizar la oportunidad en la presentación de la información:
Este es el cuarto objetivo referente a la oportunidad en la presentación de la
información, pero por ser el cuarto no es el menos importante, y este requiere
que la información sea generada y presentada oportunamente y ello por una
sencilla razón: la información es una herramienta para tomar decisiones y que
estás sean efectiva y eficaz, además de que tiene que ser soportada
necesariamente por información que llegue en forma oportuna.
Bibliografía
PONTE, E. (2009). CONTABILIDAD COMPUTARIZADA. EL CID
EDITOR.
CATAGORA FERNANDO (2010). SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
http://www.buenastareas.com/ensayos/1-Proceso-Del-Registro-De-
Las/1857019.html
ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES
Dentro del funcionamiento de un sistema contable, deben definirse las
siguientes áreas:
Área tecnológica
Programas y Software relacionados
Políticas Contables.
Estructura Organizacional
Cada área de análisis debe ser tratada en forma individual y tomar en cuenta la
relación que existe entre cada una de ellas. No debemos olvidar en ningún
momento que toda operación registrada terminara reflejándose en las cifras de
los estados financieros.
Un ejemplo de Banking Investment Inc. es una banca de inversión nueva en el
mercado financiero venezolano. Para empezar sus actividades, acaba de
ordenar un estudio completo de lo que será sus operaciones desde el punto de
vista administrativo y contable. Previo al análisis de las cuatro áreas
nombradas, debe tener claro cuáles serán todas las operaciones llevadas a
cabo por cada uno de los subsistemas que integran la compañía. El plasma en
una gráfica el análisis de todas las operaciones contables, ayuda a tener una
visión global del funcionamiento de la empresa.
OPERACIONES SUBSISTEMAS SISTEMAS
Compras de
suministros
Compra de activos
fijos
SERVICIOS
GENERALES
SISTEMAS
CONTABLES
Alargamiento de
crédito
Cobros a clientes
Registro de
interese
CRÉDITO
Colocaciones en
mesa de dinero
Emisión de bonos
Compra venta de
divisas
TESORERÍA
Pagos a
empleados
Pago de viáticos
RECURSOS HUMANOS
Pago de
honorarios
Vacaciones
Liquidaciones
Retenciones
Emisión de
cuentas corrientes
Emisión de
cuentas de ahorro
Participaciones
Colaboraciones a
largo plazo
Captación de
monedas
extranjeras
CAPTACIONES
Una vez definidas todas las operaciones contables, podemos empezar a
realizar el análisis del área tecnológica, los programas, las políticas, y la
estructura. Debemos recordar que en mayor o menor medida cada uno de los
elementos influirá en el funcionamiento y el rendimiento global del sistema.
Es común en muchas empresas culpar a los sistemas por cualquier falla que
se presente en la generación de información. En muchos casos, los problemas
no se generan por los sistemas, sino por el mal uso de los mismos. Una
posición y actitud objetiva, debe estar sustentada en el análisis previo de la
situación o problema presentado.
El análisis de sistemas es el análisis de un problema que la institución tendrá
de resolver mediante un sistema de información. Consiste en definir el
problema, identificar sus causas, especificar la solución e identificar los
requerimientos de información que deben ser cumplidos por una solución de
sistemas.
La clave para la construcción de un buen sistema de información es una
comprensión profunda de la organización y el sistema existente. Para ello, el
analista de sistemas crea mapa de carreteras de la institución y sus sistemas,
identificando a los principales propietario y usuario de los datos de la
institución, estos actores tienen un interés directo de la información afectada
por el nuevo sistema, además de estos aspectos institucionales, el analista
también describe brevemente el hardware y el software existentes que le
sirven a la institución.
Ya con este análisis organizacional, el analista de sistema detalla los
problemas de los sistemas actuales. Al examinar documentos, papeles de
trabajo y procedimientos, observa las operaciones de los sistemas y entrevistar
a los usuarios clave de los sistemas, el analista puede identificar las áreas de
problemas y los objetivos a ser alcanzados por una solución. Con frecuencia, la
solución implica detallar un nuevo sistema de información o mejorar el ya
existente.
Además de recordar una solución, el análisis de sistemas implica un estudio de
factibilidad para determinar que una solución sea posible o alcanzable dados
los recursos y restricciones de la institución. Se debe estudiar tres áreas
principales de factibilidad.
1. Factibilidad técnica.- Si la solución propuesta puede ser implantada con
el software, hardware y recursos técnicos disponibles.
2. Factibilidad económica.- Si los beneficios de la solución propuesta son
mayores que los costos.
3. Factibilidad operativa.-Si la solución propuesta es deseable con el marco
administrativo y organizacional existente.
El análisis de un sistema contable, es verificar que la información procesada
por el sistema se está efectuando de acuerdo con los estándares establecidos
por la empresa.
Los principales objetivos del análisis son:
Asegurar la integridad de los datos.
Adecuar el registro y procesamiento de las operaciones.
Presentar la información financiera en forma confiable.
Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.
Un sistema contable es el eje alrededor del cual se toma la mayoría de las
decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema
que reúne y presenta datos resumidos y detallados acerca de la actividad
económica de una empresa.
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad
que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de la empresa
como parea aquellos usuarios externos de la información.
Entonces podemos decir que el análisis de los sistemas contables es un
conjunto de proceso sistemático relacionados, por medio del cual se
desarrollan actividades especiales que requieren abundancia de personas,
recursos y conocimientos.
Considerando que la contabilidad es la base sobre la cual se fundamenta las
decisiones gerenciales y por lo tanto las decisiones financieras, así como el
aplicar las técnicas y herramientas, reglas y procedimientos que nos permitan
conocer y mejorar el estado económico y financiero de la empresa.
La implementación de un sistema contable que permita proporcionar una
información confiable al momento de llevar la contabilidad comprendida como
medio de generación de datos, reportes, balances, etc., ya que ésta es
considerara la columna vertebral en toda la empresa, y es la que se encarga de
registrar de manera efectiva las finanzas de la organización.
Bibliografía
London Kenneth C. y London Jane P. Administración de los Sistemas de
Información. Organización y Tecnología. Tercera Edición. Año 1998.
Prentice-Hall.
https://prezi.com/ah0hxttnn6f5/analisis-de-los-sistemas-contables/
http://hdl.handle.net/123456789/713Escuela de Contabilidad y Auditoria
AREA DE TECNOLOGIA
Dentro de la profesión contable, existe una especialización denominada
auditoria de sistemas, la cual tiene como objetivo principal, la evaluación de los
controles internos en el área de PED(2). EL análisis de la tecnología debe estar
enfocado a evaluar y determinar si la plataforma computacional está
soportando satisfactoriamente los objetivos de procesamiento de la información
financiera. Los adelantos tecnológicos del hardware tienen impacto
considerable o influencia sobre el procesamiento de las transacciones.
las tecnologías de información y comunicaciones describe procedimientos que
los auditores deben utilizar para verificar el uso de los recursos tecnológicos,
confidencialidad, confiabilidad, integridad, disponibilidad de la información
procesada por los sistemas de información automatizados y apoyo en la
automatización de los procesos operativos y administrativos de la entidad para
llegar a medir los indicadores de gestión de eficiencia, efectividad y economía
de las tecnologías de información y comunicaciones implementadas por la
institución y presentar conclusiones y recomendaciones oportunas y acertadas
que sirvan de guía para corregir las deficiencias que pueden llegar a existir y
lograr mejorarlas.
Normalmente el análisis tecnológico requiere de cierta experiencia en el área.
El análisis de la tecnología puede estar enfocado hacia distintas plataformas
computacionales: microcomputadoras, minicomputadoras, ambientes de redes,
ambientes mainframe.
Cualquier tipo de análisis que se vaya a realizar en los distintos ambientes de
hardware, debe debe cumplir con ciertos objetivos de seguridad desde el punto
de vista contable.
Acceso a la información
Procedimiento de los datos
Emisión de informes
ACCESO A LA INFORMACION
Existen en muchos casos diferencias de criterios acerca de que funcionario
debe manejar la seguridad para el acceso a la información contable. Muchas
organizaciones ven influidas su conducta en este sentido, por lo que piensa la
alta gerencia respecto a quienes deben tener acceso y hasta que nivel dentro
de la estructura organizativa.
El análisis del sistema contable debe establecer cuáles serán los oficiales de
seguridad, para la identificación de los perfiles de usuarios
La información en contabilidad debe permitirles a los administradores del
negocio identificar, medir, clasificar, registrar, analizar y evaluar todas las
operaciones y actividades de la organización.
Las personas que tienen algún negocio en el cual presta servicios, tiene una
empresa de producción o realiza cualquier actividad de comercio deben llevar
un registro continuo de su actividad económica, es por ello que se hace
necesario que se implemente un tipo de lineamiento que le permita tener la
información necesaria para la evaluación de su entidad.
La información contable debe servir esencialmente para:
Conocer los recursos, obligaciones y resultados de las operaciones de la
empresa.
Apoyar a los usuarios de esta en la planeación, organización y administración
de la actividad empresarial.
Evaluar la gestión de los administradores.
Tomar decisiones de corto y largo plazo.
Establecer las obligaciones con el estado.
Fijar operaciones de control.
Evaluar el impacto social de la empresa.
La información contable debe tener cierto tipo de cualidades que satisfagan las
necesidades de los usuarios, esta debe ser comprensible, útil, clara, pertinente,
confiable, oportuna, neutral, verificable, comparable y debe representar
fielmente los hechos económicos de la empresa.
PROCESAMIENTO DE DATOS
El sistema de información contable desempeña un papel fundamental en la
medición de los resultados financieros. En cuanto al procesamiento de los
datos contables, hoy en día está bastante automatizado en la mayor parte de
las empresas. Huelga repetir el impacto que la informática ha supuesto en
todos los aspectos de gestión de la contabilidad: diario, mayor, cuentas a
cobrar y pagar, elaboración de la nómina, obtención estados contables como el
balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el cuadro de financiación o el
estado de valor añadido proporcionan información contable cuantitativa.
Debido a que la información cualitativa es más difícil de tratar con las
tecnologías actuales, documentos como la memoria no están completamente
automatizados.
En el contexto corporativo, las conversaciones entre los
contadores financieros y el personal de tecnología de información a menudo
insinúa una división operativa básica en la cuestión sobre qué significativo es
en realidad el procesamiento de datos. Para los contadores, el proceso implica
la teneduría de libros, la revisión del diario de entrada y la preparación del
balance de corporación, mientras que los profesionales de tecnología de la
información lo ven a través del lente de la automatización y la rapidez
tecnológica.
El procesamiento de datos en un ambiente de microcomputadoras esta
manejado y controlado por el usuario directo de la máquina. Para un análisis
del procesamiento de la información, se deberá establecer si el objetivo del
procesamiento es llevado a cabo por el usuario principal, o este es compartido
entre varios empleados con acceso a la información contenida en el
computador.
El procesamiento de los datos bajo el ambiente de redes está centralizado en
el servidor de la red de micros o en computadores individuales y compartidos,
en este caso el análisis de la seguridad de los registros financieros debe estar
enfocado a verificar que nivel de seguridad posee el servidor de la red, tanto
desde el punto de vista físico como lógico. A medida que crece una
organización, se hace necesario el parcelamiento de la información. En el área
contable, los estados financieros deben tener un mínimo nivel de seguridad
para el procesamiento de la información.
EMISION DE INFORMES
En general todo sistema contable captura datos, los procesa y luego los emite.
Los sistemas de información gerencial son sistemas que tienen como objetivo
el suministrar información a todos los usuarios para la toma de decisiones.
Cuando se está analizando un ambiente tecnológico de microcomputadoras,
debe tenerse cuidado en evaluar la frecuencia con la cual son emitidos los
listados, y que personas tienen acceso a esta. Para una secretaria del
departamento de contabilidad, no es relevante por ejemplo que alguna cuenta
de valuación del activo se encuentre subestimada, sin embargo, para un
ejecutivo financiero, el asunto puede tener características de gravedad.
Un ambiente de redes puede prestarse a que algunos usuarios tengan acceso
a información no autorizada, debido a una definición errada en la autorización
lógica para la emisión de informes. Algo tan sencillo como es la impresión de
informes puede prestarse a riesgos a la seguridad de los datos. De esta forma,
por ejemplo, una impresora que sea utilizada por el gerente de contabilidad, por
el supervisor de contabilidad y por el analista y auxiliar contable puede generar
inquietudes en estos, al querer saber que dice el reporte de uno u otro
empleado.
Un ambiente de minicomputadoras y mainframe presenta un mayor control en
el acceso a la información contable, por lo que el énfasis de análisis deberá
estar enfocado a evaluar el cumplimiento de los mismos.
Bibliografía
bibliotecavirtual.olacefs.com/gsdl/.../ManualAuditoriaGestion
http://www.ehowenespanol.com/procesamiento-datos-contabilidad-
financiera-info_142381/
http://aulavirtual.afige.es/webafige/informacion-sobre-emision-
informe#
PROGRAMAS Y SOFTWARE RELACIONADOS
Los análisis de los programas y software relacionados, varían si estos fueron
adquiridos o desarrollados internamente por la empresa. Debe tomarse en
cuenta que todo programa de aplicación en computadora, tiene que estar
diseñado y desarrollado no solamente para estar elaborado con las ultimas
herramientas tecnológicas en programación, sino para que sirva afectivamente
al usuario final en el desarrollo de su trabajo.
Un nivel de visión, es el grado hasta el cual un usuario de la información tiene
acceso.
Existen diferentes niveles de visión entre los que percibe un usuario final, un
usuario operativo y un programador.
Se conoce como software al equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema
informático, que comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios
que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los
componentes físicos que son llamados hardware.
Los componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones
informáticas; tales como el procesador de texto, que permite al usuario realizar
todas las tareas concernientes a la edición de textos; el llamado software de
sistema, tal como el sistema operativo, que básicamente permite al resto de los
programas funcionar adecuadamente, facilitando también la interacción entre
los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, y proporcionando
una interfaz con el usuario.
En el análisis y software relacionados debe abarcar los siguientes
objetivos:
Documentar los programas que procesan la información contable.
Asegurar que el análisis y desarrollo de los programas se realizan bajo
alguna metodología formalmente establecida.
Verifica la existencia de pistas de auditoria que ayuden a detectar
problemas en los programas y el procedimiento de la información.
Comprobar la existencia de alguna metodología para la evaluación y
selección de software administrativo.
Comprobar la existencia de controles en los programas que nos
permitan asegurar la integridad de la información.
Verifica la existencia de políticas establecidas para los procedimientos
de datos que sirvan para el entrenamiento de nuevos usuarios.
POLITICAS CONTABLES
Desde el punto de vista gerencial, una política se refiere a todas acciones
tomadas para el desarrollo, planificación, formulación y evaluación de las
decisiones. Las políticas se establecen con la finalidad de fijas los objetivos y
métodos generales de administración de los cuales se deben manejar las
operaciones de cualquier organización.
Podemos decir que las políticas contables en una empresa deben hacer
referencia a los principios, bases, convenciones, reglas, procedimientos y
prácticas específicas adoptadas por la administración para los efectos de la
elaboración y presentación de sus estados financieros.
Las políticas contables son las reglas de juego de un negocio. La realidad
económica de un negocio ese plasmada en su estructura financiera. La base
de presentación de los estados financieros, NIC1 está en las políticas y
estimaciones contables que debemos adoptar de acuerdo con la NIC8.
Una política contable se establece con la finalidad de regular todo la actividad
contable referente a los registros, tratamiento y presentación resumida de las
transacciones financieras.
¿Quién define las Políticas Contables?
No es solo de las áreas contable, los responsables de la información financiera
son la administración, conformada por la Junta Directiva y su staff de primera
línea.
Las políticas contables se encuentran establecidas en manuales declarativos
que por lo general son manejados por alta gerencia.
Toda la actividad comercial de una empresa, requiere que el nivel directivo fije
y dicte pautas para el procesamiento de la información financiera. De esta
forma, una gran corporación requiere que sean establecidas políticas para el
tratamiento y registro de las transacciones financieras. El análisis de este
aspecto de un sistema contable, deberá estar enfocado a la verificación de la
existencia formal o informal de políticas como por ejemplo.
Registro de los gastos y amortizaciones de los gastos pre-pagados.
Capitalización de activos fijos.
Depreciación y Amortización de activos fijos tangibles e intangibles.
Métodos para valorar las inversiones.
Políticas para el registro de prohibiciones para incobrables y de
inventario.
Políticas contables para la consolidación de los Estados Financieros.
Políticas para el cálculo y registro de las acumulaciones y reservas.
Análisis
Los programas y software relacionados son de vital importancia para el buen
funcionamiento y marcha de la empresa, aunque estos varíen dependiendo del
tipo de negocios que realicen; deben tener además de las herramientas
tecnológicas en programación, su base fundamental es que debe servir para el
usuario final en el desarrollo de su trabajo, es por ello que los tres niveles de
visión deberían estar relacionados entre sí.
Para establecer las políticas contables hay que estudiar los principios, bases,
convenciones, reglas, procedimientos y prácticas específicas adoptadas por la
administración para los efectos de la elaboración y presentación de
sus estados financieros, en conjunto con el personal de la Directiva y los
miembros de la empresa, puesto son las reglas de juego de un negocio, lo que
tiene como objetivo plasmado en su estructura financiera.
Bibliografía
http://omenlaceglobal.com/politicas-contables/
http://es.wikipedia.org/wiki/Software
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Es la forma que adopta la empresa para llevar a cabo sus funciones, a medida
que la organización crece, se hace necesaria la existencia de una
diferenciación en el trabajo, como consecuencia de la especialización de las
actividades.
Al analizar la estructura organizativa del área contable, se debe tomar en
cuenta los siguientes aspectos.
Existencia de un mínimo grado de especialización.
Delimitación de la estructura organizativa
Definición de funciones para cada una de las áreas
Cumplimiento de los niveles jerárquicos establecidos
Grado de conocimiento de la estructura y su significado por parte de los
niveles operativos.
Se clasifican de la siguiente manera:
De acuerdo con la actividad:
Empresas agropecuarias, mineras, industriales, comerciales y de
servicios.
De acuerdo con el tamaño:
Pequeña, mediana y grande empresa.
De acuerdo con la procedencia del capital
Empresas privadas, oficiales o públicas, económicas mixtas.
De acuerdo con el número de propietarios
Empresas individuales, sociedades.
Independiente de la clasificación se debe aplicar a una empresa, los procesos
contables a medida que aumenta la entidad. De esta manera encontramos las
siguientes denominaciones a nivel de conocimiento contable.
Contabilidad gubernamental
Contabilidad agrícola
Contabilidad bancaria
Contabilidad hotelera
Contabilidad de petróleos y mina
Todas las organizaciones tienen una estructura o forma. La clasificación de
Mintzberg, identifica 5 tipos de estructura organizacional.
Los tipos de sistemas de información que se encuentran en una empresa de
negocios y la naturaleza de los problemas con estos sistemas reflejan a menudo el
tipo de estructura organizacional.
En las pequeñas empresas es común encontrar sistemas mal diseñados que se
desarrollan con prisa y a menudo se sobrepasa su utilidad con rapidez. En las
enormes empresas con varias divisiones que operan en cientos de lugares, es
común descubrir que no hay un solo sistema de información integrado sino que cada
localidad o división tiene su propio conjunto de sistemas de información.
Los conceptos sobre la organización de la empresa han evolucionado con el paso
del tiempo. Al comienzo del siglo XX hay una perspectiva de racionalización del
trabajo (Taylor), con el predominio de los principios de la función administrativa
(Fayol), que contempla el principio de división del trabajo con una organización
especializada por funciones, donde regían los principios de autoridad, jerarquía y
disciplina que eran consustanciales con la unidad de mando y dirección.
Posteriormente, se propugna un modelo de relaciones humanas, por cuanto que el
punto central es el análisis de la conducta de los individuos con la organización,
con el objetivo de maximizar la eficacia de la misma.
Actualmente, el análisis de las organizaciones se hace combinando los principios
de la psicología social y la empresa entendida como un sistema en el que tienen
lugar procesos complejos de información. Ello conduce a que, frente al enfoque
clásico, en el que el objetivo de la empresa es el objetivo de los empresarios,
tienden a incluirse los intereses de otros agentes económicos (empleados, clientes,
proveedores) directamente implicados en la actividad de la empresa, surgiendo así
una coalición de objetivos.
La estructura organizativa de la empresa se puede representar a través de un
organigrama, en relación con el cual deben ser definidas las funciones de cada
agente, el alcance de sus funciones y responsabilidades y relaciones con los
demás agentes de la organización.
Las características del sistema de control de gestión implantado en una empresa
dependen en gran medida de su estructura organizativa y de las
responsabilidades asignadas a cada centro (Castelló y Lizcano, 1996).
Principios básicos para el diseño o revisión de la estructura organizativa
Hay dos supuestos básicos:
Deben establecerse con claridad los diferentes niveles
divisionales relacionados con las acciones de dirección, gestión y
ejecución para facilitar posteriormente la asignación de funciones y
responsabilidades.
La estructura organizativa debe ser capaz de reflejar el proceso de
creación de valor en la empresa.
Bibliografía:
Kenneth c. laudon; sistemas de información gerencial; organizaciones,
administración y la empresa en red
Fernando catangora, análisis de los sistemas contables, primera parte: los
sistemas
http://revistacontable.dev.nuatt.es/noticias_base/metodolog%c3%ada-para-el-
dise%c3%b1o-de-sistemas-de-control-de-gesti%c3%b3n-estructura-
organizativa-y-modelo-econ%c3%b3mico-parte-i#
LAS CORPORACIONES Y LA CONTABILIDAD
Una corporación es una forma de organización empresarial que posee una
personalidad jurídica separada de sus dueños. Es decir, existe aparte de sus
accionistas, directores y oficiales, en contraste con una sociedad regular y un
negocio individual; los cuales no pueden funcionar separados de sus dueños. Por
tal razón, una corporación puede adquirir, transferir o disponer de sus propiedades,
demandar y ser demandada en un tribunal, entre otras cosas.
Las corporaciones pueden dedicarse a cualquier tipo de negocio, siempre que
posean un propósito lícito y no exista una prohibición por disposición de ley. Los
propietarios de una corporación son conocidos como accionistas, quienes adquieren
su interés propietario por medio de la compra de acciones de capital. Generalmente,
una entidad incorporada es administrada por una junta de directores escogida por
los accionistas
Los objetivos de una corporación difieren sustancialmente de los de una pequeña
cadena de supermercados al igual que los de esta última con los de un pequeño
abasto, el empresario contratara los servicios de una empresa para q procese la
contabilidad del pequeño negocio, en medida que el negocio vaya creciendo se hará
necesaria una mayor cantidad de información y no solamente para el dueño sino
para el uso de tercera personas. Luego para poder generar información contable
para terceras personas, se hace necesario contar con una estructura organizativa
que responda a las necesidades y nuevos En una primera parte cuando el negocio
va creciendo se hace necesario definir las políticas requerimientos.
Con el continuo crecimiento de los negocios, los procesos de hacen cada vez más
complejos y ello requiere que se dicten pautas para el funcionamiento armónico del
negocio. Surge entonces, la necesidad de elaborar un manual de cuentas en el área
contable, esta necesidad surge en razón a que ya no es posible controlar las
operaciones en forma personal poco a poco se va formando una compañía donde el
control principal es a través de las normas políticas aplicables a todo un grupo de
empresas
La contabilidad es mucho más que unos libros y estados financieros que se tienen
para presentárselos a las diferentes autoridades administrativas que lo pueden
solicitar.
Análisis
La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las
operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para
que los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus
negocio; permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia y la capacidad
financiera de una corporación. Un sistema de información contable comprende los
métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control
de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones,
es necesario que a medida que crecen la necesidad de la corporación implantar
normas en el área contable cubriendo todas las exigencias. La importancia de la
contabilidad es reconocida y aceptada por cualquier entre privado o publica los
cuales están plenamente convencidos que para obtener una mayor productividad y
aprovechamiento de sus recursos, así como para cualquier información de carácter
legal son imprescindibles los servicios prestados por la contabilidad.
Bibliografía
Rincón, Carlos; Lasso, Geovanny; Parrado Alvarado. Contabilidad
Computarizada siglo XXI. Segunda Edición. 2012.EcoeEdiciones
Catagora Fernando. Sistemas de procedimientos contables. Decima Segunda
Edición 2000. Editorial Mc Graw Hill
http://books.google.com.ec/books?id=RNyYV5rJsU0C&printsec=frontcover&d
q=las+corporaciones+y+la+contabilidad&hl=es&sa=X&ei=_cFeVKmOBIOjyAT
RnoKwDg&ved=0CB0Q6AEwAA#v=onepage&q&f=false
ASPECTOS QUE INFLUYEN EN LOS SISTEMAS Y LA CONTABILIDAD
La base de todo negocio exitoso u organización es un sistema de contabilidad que
funciona bien. Los sistemas de contabilidad proporcionan un método informatizado
de registro y seguimiento de operaciones financieras diarias, mensuales y anuales
de una empresa.
Además, las empresas pequeñas y grandes utilizan sistemas de contabilidad para
generar datos que les permita tomar decisiones acertadas. Sin embargo, sí un
sistema contable trabaja para satisfacer estos objetivos depende de un número de
factores.
Un sistema es una serie de elementos relacionados entre sí y con ciertos atributos.
Los sistemas de contabilidad son sistemas que ayudan en el procesamiento de
todas las operaciones mercantiles y en ausencia de ellos, los estados financieros,
jamás estarían al día o razonablemente al día. Algunas empresas que están sujetas
a regulaciones de tipo legal, por lo general cumple con la presencia de los estados
financieros en forma oportuna a las correspondientes autoridades reguladoras.
Normalmente la mayoría de las empresas que están sujetas a regulaciones de tipo
legal, tratan de establecer sistemas tanto mensuales como mecanizados que
permiten cumplir con las obligaciones en las cuales están sujetas. El mundo actual
de los negocios, requiere que los gerentes establezcan sistemas enfocados a la
generación de información financiera oportuna. Es común encontrar empresas con
atrasos en la información contable de cuatro a más meses, lo cual se podrían
subsanar mediante el desarrollo de sistemas de información contables eficientes.
Análisis
En el momento actual, los sistemas y tecnologías de la información constituyen un
elemento clave para las empresas, facilitando nuevos diseños organizativos, al
tiempo que dan un lugar a nuevos procedimientos de gestión, nuevas estrategias y
nuevos valores, y pueden convertirse en el verdadero motor del cambio y principal
fuente de ventajas competitivas
La verdadera importancia de estos un nuevos sistemas no resisten tecnologías en sí
mismas, si no en la aplicación que se hace de ellas. Por ello y refiriéndonos al
ámbito de las organizaciones, es preciso conseguir una integración adecuada con
los distintos aspectos de los que depende el éxito de estas: sus estrategias como la
correcta realización de los procesos, el adecuado desarrollo e integración de las
personas, etc.
Bibliografía
London Kenneth C. y London Jane P. Administración de los Sistemas de
Información. Organización y Tecnología. Tercera Edición. Año 1998. Prentice-
Hall.
Álvaro Gómez Vieites y Carlos Suarez rey. Sistemas de información
(herramientas prácticas para la gestión 3era edición)
http://www.ehowenespanol.com/factores-influyen-sistemas-contabilidad-
info_234892/
SERVICIOS EXTERNOS DE CONTABILIDAD
Los servicios externos de contabilidad son empresas que se dedican al
procesamiento de la información contable de terceras empresas por las cuales son
contratadas. Con frecuencia, algunas empresas recurren a este tipo de servicios
externos de procesamiento de la información contable. En estos casos, el mayor
cuidado que se debe poner en la contratación del servicio externo, está en la calidad
del mismo, como por ejemplo, los tiempos de respuesta para la entrega de la
información.
Los servicios de contabilidad están diseñados para que se constituyan en un
verdadero soporte administrativo, sobre el cual el empresario o comerciante pueda
realizar netamente su actividad productiva, con la confianza que cuenta con una
empresa de especialistas que se encargará de hacer las tareas contables
oportunamente y dentro de las disposiciones legales vigentes.
Actualización contable: Elaboración anual de la contabilidad para empresas
inactivas o de pocos movimientos en el año, para cumplir con la presentación de los Estados Financieros a las entidades de control.
Elaboración de la contabilidad mensualmente: de empresas y negocios que
necesiten el servicio contable externo, entregando mes a mes los reportes contables básicos como información adicional que el cliente requiera.
Revisión de procesos e información contable y tributaria: Brindamos el
servicio de revisión de procesos e información, para detectar posibles errores para su depuración, con la finalidad de que los directivos de la empresa tengan la seguridad de que el trabajo contable se enmarque dentro de las leyes y normas y así evitar futuras observaciones o sanciones.
Asesoría permanente: Podemos asesorarlo oportunamente con visitas,
telefónicamente o enviándole información necesaria en un tiempo real de atención.
Los beneficios potenciales de contratar servicios externos incluyen la reducción de costos, acceso a mejores habilidades y experiencia, así como un crecimiento eficiente de las actividades de la empresa.
SERVICIOS EXTERNOS DE CONTABILIDAD
Los beneficios que se obtienen al contratar nuestros servicios externos de contabilidad son: Perfección del enfoque en el negocio: Permite a la administración de las
empresas dedicarse a los puntos clave de su actividad. Disminución en los gastos de administración: Al no tener que contratar
personal contable, se ELIMINAN los costos relacionados con el pago de capacitación, prestaciones laborales y de las aportaciones de seguridad social de los mismos.
Obtención de un servicio especializado: Permite a la administración del
negocio obtener un servicio personalizado y ALTAMENTE ESPECIALIZADO, ya que nuestros colaboradores se mantienen en constante capacitación
PROBLEMAS CON EL SOFTWARE CONTABLE
Los problemas con el contable, se deben a una inadecuada evaluación inicial que se efectúa sobre los programas de computación que se desarrollan o compran para la empresa. Muchos problemas son consecuencia directa de la falta de visión contable y de sistemas que en algunos casos tiene el personal encargado de diseñar los programas contables. Las fallas que se presentan, con frecuencia hace que el trabajo de los empleados de contabilidad se duplique en muchos casos. Contadores públicos que en este sentido ejercen la profesión en el área de sistemas, con frecuencia encuentran observaciones.
observación consecuencia
Los usuarios de los sistemas no tienen la documentación que explica el manejo de la operación del sistema contable, la cual es una ayuda básica para manejar un sistema administrativo
Los usuarios desconocen cómo funcionan los sistemas y ello aumenta el riesgo de cometer errores
No se realiza un entrenamiento formal para la operación del sistema contable
Hay dependencia de las personas con mayor experiencia en el uso de los sistemas administrativos
Los totales de débitos y créditos no son mostrados al momento de capturar los movimientos
Demoras en la transcripción de los comprobantes por error en diferencias
PERSONAL NO CAPACITADO
Las causas de personal no capacitado pueden presentarse por dos razones:
Evaluación inadecuada al momento del ingreso
Deficiencia en la capacitación del personal activo
La evaluación inadecuada al momento del ingreso de un personal puede generar
problemas posteriores que pueden pasar inadvertidos en el momento de su
contratación, por lo que un reclutamiento riguroso y el diseño de planes de carrera
para el personal contable jara que estos riesgos se minimicen.
bibliografía
libro/Edición 10 Sistema de información gerencial/Kenneth c. Laudon_Jane P.
Laudon
libro/Edición 6 Sistema de información gerencial/Kenneth c. Laudon_Jane P.
Laudon
https://rsetool.com/la-importancia-de-capacitar-al-personal-de-una-empresa/
AUSENCIA DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS
Las normas y los procedimientos indican el camino a seguir y es responsabilidad de
la gerencia el brindarlas, son métodos para la correcta ejecución del trabajo y buen
funcionamiento de las operaciones es decir para lograr que el trabajo realizado se
desempeñe debidamente bajo ciertos parámetros ya establecidos.
Un ejemplo puede ser que un sistema de control de pagos se puede llevar de forma
mecanizada o manual si existen las pautas necesarias para su control.
Los efectos que ha tenido el avance tecnológico en la contabilidad ha generado que
estén estrechamente ligadas y que el futuro de la contabilidad sea el desarrollo de
sistemas contables y su impacto en la forma como se procesan las transacciones u
operaciones financieras.
Bibliografía
London Kenneth C. y London Jane P. Administración de los Sistemas de
Información. Organización y Tecnología. Tercera Edición. Año 1998. Prentice-
Hall.
Catagora Fernando. Sistemas de procedimientos contables. Decima Segunda
Edición 2000. Editorial Mc Graw Hill
http://www.monografias.com/trabajos88/manual-organizacion-normas-y-
procedimientos-ipsaunexpo/manual-organizacion-normas-y-procedimientos-
ipsaunexpo.shtml
RESUMEN
El análisis de un sistema contable puede efectuarse bajo distintas miradas o
enfoques, su principal objetivo es el de analizar un sistema contable, verificar que la
información procesada este conforme los procedimientos establecidos por la
empresa y que estos están especificados en manuales, instructivos comunicaciones,
etc. Que logre como fin la emisión de los estados financieros.
Otros de los objetivos son :
Asegurar la integridad de los datos
Adecuado registro y procedimiento de las operaciones
Presentar la información financiera en forma confiable
Garantizar la oportunidad en la presentación de la información
Debemos recordar que la contabilidad representa el lenguaje de los negocios y al
implantar un sistema contable debe analizarse cada área, realizar un inventario de
las operaciones para que el sistema pueda plasmarlo y no genere errores.
La información contable le sirve a muchos usuarios entre estos los dueños del
negocio y de acuerdo a como vaya creciendo aumentará la demanda de información
hacia otros usuarios.
Muchos de los problemas que pueden presentar los sistemas contables pueden
deberse a:
Personal no capacitado
Procesamiento de la información se realice por servicios externos
Problemas con el software
Ausencia de normas y procedimientos.