ADMINISTRACION DE

PROYECTOS

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2La Administracin de Proyectos no consiste meramente en repartir los

trabajos entre varias personas y despus confiar en que de alguna manera

stos logren el resultado deseado. De hecho, creerlo as, es la principal razn

por la que fracasan los proyectos.

La Administracin de Proyectos se ha ido consolidando a travs del tiempo

como una tcnica con metodologa definida para lograr un objetivo que se

considera necesario, mediante la realizacin de un plan y un programa que

implica una serie de actividades interrelacionadas, optimizando la utilizacin

de recursos, supervisando su avance real contra el planeado y aplicando las

medidas correctivas pertinentes.

JUSTIFICACION CONCEPTUAL

3CONCEPTOS GENERALES

ACERCA DE LA

ADMINISTRACION DE

PROYECTOS.

Concepto de proyecto. El objetivo de un proyecto. El ciclo de vida de un proyecto. Los atributos de un proyecto. El plan para administrar un proyecto. Los factores decisivos para xito. Resumen del captulo Ejercicio para fijacin de conocimientos. Caso prctico.

4CONCEPTO DE PROYECTO

El concepto de PROYECTO en Administracin de Proyectos se explica como

sigue:

Proyecto es un esfuerzo enmarcado en el tiempo por lograr un objetivoespecfico.

Que satisface una necesidad del cliente. Utilizando una metodologa definida. Que permite administrar una serie de actividades interrelacionadas. As como la administracin y utilizacin eficiente de los recursos. Bajo la responsabilidad de un EQUIPO DE PROYECTO, encabezado por unLIDER o COORDINADOR DEL PROYECTO.

5EL OBJETIVO DE UN PROYECTO

Un proyecto debe tener un OBJETIVO definido, en el que debe quedar

establecido el resultado o producto que se espera a su trmino

Por lo general, el objetivo de un proyecto se define a partir de:

Alcance ( de qu se trata ). Programa de actividades ( tiempos ). Costos.Por ejemplo: el objetivo de un proyecto podra ser :

Ampliar la mezcla de productos que la empresa ofrece cliente por medio dela introduccin un nuevo producto en el mercado de la zona metropolitana.

En un plazo mximo de 10 meses. Y sin rebasar un presupuesto de $ 700, 000.00 Con determinadas especificaciones de calidad. Que aseguren la plena satisfaccin del cliente.

6EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

En trminos generales el CICLO DE VIDA de un proyecto, se desarrolla en

las siguientes fases:

1. Identificacin de una necesidad.

2. Desarrollo de una propuesta de solucin ( proyecto ).

3. Realizacin del proyecto.

4. Trmino del proyecto.

IDENTIFICACION

DE UNA

NECESIDAD

DESARROLLO DE

UNA PROPUESTA

DE SOLUCION

REALIZACION

DEL PROYECTO

TERMINACION

DEL PROYECTO

7LOS ATRIBUTOS DE UN PROYECTO

1. OBJETIVO: Todo proyecto debe tener un objetivo definido con el cliente en

trminos de: alcance, tiempo, costo y calidad.

2. ACTIVIDADES

INTERDEPENDIENTES:

Un proyecto se lleva a cabo mediante una serie de actividades

interdependientes, que han de cumplirse en secuencia

predeterminada ( programa ), a fin de alcanzar el objetivo.

3.RECURSOS: En un proyecto se utilizan diversos recursos humanos,

materiales, tcnicos y financieros, cuyo costo tiene que ser

presupuestado.

4. MARCO TEMPORAL

ESPECIFICO:

Un proyecto tiene un marco temporal especfico o vida til

finita. Un tiempo de elaboracin y una fecha en que debe

concluirse.

5. ESFUERZO UNICO O

DE UNA SOLA VEZ:

Un proyecto puede ser un esfuerzo nico porque nunca antes

se ha intentado o porque las circunstancias en que debe

realizarse, no vuelven a repetirse de la misma forma.

6. TIENE UN CLIENTE: El cliente es aquel que aporta los fondos necesarios para su

realizacin y por lo tanto, es quien debe recibir sus beneficios.

7. SUPONE ALGO DE

INCERTIDUMBRE:

En la planeacin del proyecto se debe considerar la

incertidumbre de los elementos y prever eficientemente las

contingencias.

8EL PLAN PARA LA ADMINISTRACION DE UN PROYECTO

1. Definir con claridad el

objetivo del proyecto:

Conocer a fondo la necesidad del cliente. Explorar alternativas de solucin en base a la solicituddel mismo ( solicitud de propuesta SDP).

Definir el objetivo del proyecto en trminos de alcance,tiempo, costo y calidad.

2. Dividir o subdividir el

alcance del proyecto en

paquetes de trabajo:

Definir una estructura de divisin del trabajo (EDT),paquetes de tareas a realizar.

La estructura de divisin del trabajo describe laorganizacin y personas que sern responsables de

cada paquete.

3. Cada paquete de trabajo

deber ser desmenuzado a

detalle para describir todas las

actividades que incluye.

Definir actividades a realizar. Definir tiempos para cada actividad. Establecer claramente actividades antecedentes secuencias, interrelaciones y posibles simultaneidades.

Verificar que el orden secuencial de operaciones queasegure el menor tiempo y costo posibles, sin demrito

de la calidad.

4. Graficar las actividades. Elegir el tipo de diagrama ms adecuado para elproyecto.

Elaborar el diagrama general del proyecto.

96. Aprobacin del

proyecto.

Presentacin del proyecto incluyendo, objetivo,especificaciones de calidad, tiempo y presupuesto.

Aprobacin y ajustes en su caso.7. Comunicar el

proyecto:

Determinar personas y organizaciones que deben estarenteradas del proyecto.

Determinar los medios de comunicacin ms adecuados ytiempos ms convenientes para comunicar el proyecto a cada

pblico objetivo.

Comunicar el proyecto8. Poner en ejecucin

el proyecto:

Lanzar el proyecto. Ejecutar el proyecto.

9. Supervisar el

avance del proyecto:

Determinar metodologa y frecuencia de control de avance. Comparar real contra planeado ( accin, calidad, costo). Determinar y poner en prctica acciones correctivas quehagan necesarias, dentro del presupuesto.

10. Trmino del

proyecto.

Presentar el proyecto concluido. Evaluar proyecto contra lo realizado y analizar experiencias. Documentar las experiencias y las mejores prcticas.

5.Estimar costos y

elaborar presupuesto:

Estimar el costo para cada actividad ( explosin de recursos),y para cada paquete.

Elaborar el presupuesto total del proyecto.

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LOS FACTORES DECISIVOS PARA EL EXITO DE UN

PROYECTO

Que tenga un objetivo bien definido en trminos de alcance, programa ycosto, acordado con el cliente.

Desarrollar el proyecto completo antes de iniciarlo. La Planeacin y comunicacin del proyecto son fundamentales.Previenen la ocurrencia de problemas.

Involucrar al cliente como parte del resultado exitoso, mediante suparticipacin activa en el proyecto.

La clave del control eficaz del proyecto es comparar el avance real delproyecto contra el que se plane y program, implantando de inmediato las

medidas correctivas.

A la conclusin de un proyecto, debe ser evaluado su desarrollo yresultados, a fin de aprender qu podra mejorarse en proyectos similares.

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RESUMEN DEL CAPITULO

Un proyecto es un esfuerzo enmarcado en el tiempo por lograr un objetivo

especfico que satisface la necesidad del cliente, utilizando una metodologa

definida que permite administrar una serie de actividades interrelacionadas,

as como la administracin y utilizacin eficiente de los recursos a utilizar.

La responsabilidad del equipo de proyecto y especficamente del coordinador

del proyecto asegurar que se logre el objetivo en alcance, tiempo y costo, con

los niveles de calidad que darn satisfaccin al cliente.

La primera fase del ciclo de vida del proyecto incluye la identificacin de una

necesidad, problema u oportunidad, que da lugar a que el cliente solicite

propuestas de solucin a personas o equipos de proyecto.

La segunda fase, es el desarrollo de una propuesta de solucin o propuestas

de solucin.

La tercera es la puesta en prctica de la solucin elegida ( desarrollo del

proyecto ) bajo controles metodolgicos de alcance, tiempo, costo y calidad.

La fase final es la terminacin del proyecto, seguida de su evaluacin en

proceso y resultados obtenidos, documentando las mejores prcticas para

mejorar futuros proyectos.

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En la administracin de proyectos, primero se establece un plan completo y

luego se pone en prctica. El plan consiste en definir con claridad los

objetivos, dividir y subdividir el alcance del proyecto en piezas o paquetes de

trabajo; definir las actividades especficas que incluir cada paquete de

trabajo calculando sus tiempos y presentndolas en forma grfica ; definir los

recursos que se utilizarn, presupuestando su costo.

Comunicar el proyecto a todos los afectados es conveniente para lograr

comprensin y colaboracin.

Es necesario involucrar al cliente en el diseo y en la ejecucin del proyecto

para asegurar su xito.

La clave para el control efectivo del proyecto es medir el progreso real y

compararlo con el planeado, de manera oportuna y peridica, y si es

necesario, implantar de inmediato las medidas correctivas.

La mayor utilidad de utilizar la ADMINISTRACION DE PROYECTOS es lograr

la satisfaccin del cliente y para el ejecutor, adquirir cada vez mejores

prcticas en la ejecucin de proyectos.

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EJERCICIO PARA FIJACION DEL CONOCIMIENTO

1. Defina el trmino Proyecto:

2. Explique cmo tiene que definirse el

objetivo de un proyecto:

3. Qu etapas se dan en el Ciclo de Vida de

un proyecto:

4. Describa sintticamente los principales

atributos de un proyecto:

5. Indique que importancia tiene la

comunicacin para el xito de un proyecto:

6. Indique como debe llevarse a cabo el

control de un proyecto:

7. Mencione al menos cinco factores

fundamentales para el xito de un proyecto:

1.

2.

3.

4.

5.

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CASO PARA ESTUDIO

Al finalizar un ao, el Consejo de Direccin de una organizacin no lucrativa local que

recolecta o compra alimentos y los distribuye a personas necesitadas, en su ltima

reunin de resultados, dieron a conocer que la demanda de alimentos y la cocina de

beneficencia haban estado aumentando, por lo que era urgente pensar en cmo obtener

ms fondos.

Una Consejera, expres que era necesario tener a la brevedad posible un proyecto para

obtener fondos.

Otro Consejero mencion la imposibilidad de obtener ms fondos oficiales o

gubernamentales , pues haban agotado presupuestos e incluso estaban en una

reduccin de gastos.

No se hizo esperar la pregunta de otro Consejero, preguntando acerca de cual era la

cantidad necesaria para pasar el siguiente ao satisfactoriamente.

La respuesta fue que se calculaba la cantidad en alrededor de 10 millones de pesos y

que se necesitara empezar a utilizar parte de esa cantidad en unos dos meses.

Otro Consejero mencion que no se debera olvidar que se requeran muchas otras

cosas adems de dinero, como ms voluntarios, ms espacio para operar y almacenar,

as como otras instalaciones adicionales.

La Presidenta del Consejo coment que todo ello podra ser parte del proyecto.

Sin embargo, una vez ms otro Consejero mencion que a lo mejor no se necesitaba

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un proyecto, sino encontrar la manera de operar con menos fondos y ahorrar en algunos

gastos no necesarios.

La Presidenta le contest que era muy buena su idea, que le peda que trabajara en ella,

mientras otros trabajaban en ideas para conseguir fondos.

La junta termin dentro de un ambiente de incertidumbre pues las opiniones se

dividieron y no estaba claro lo que deba hacerse en el futuro.

Preguntas a resolver acerca del caso:

1. Qu necesidades se han identificado ?

2. Debe hacerse un proyecto ?

3. Cules supone usted que deberan ser en trminos generales los alcances del

proyecto, tiempo y costo ?

Tiempo para trabajar en el caso 20 minutos.